leadership series 5 of 6 running effective department meetings
TRANSCRIPT
พ.อ. มารวย สงทานนทร
ทปรกษาศนยอ านวยการแพทยพระมงกฎเกลา
23 พ.ย. 2555
หมายเหต
มรายละเอยดอยในชอง Notes ใตแผน slide (เปนภาษาองกฤษ)
เราใชเวลาสวนมากไปกบการประชม
จากการวจยพบวา บางคนใชเวลาไปกบการประชม ประมาณ
รอยละ 50 ของเวลางานทงหมด
การประชมเปนวธการทท าใหทมมการตดตอสอสารกน
จะเปนการดยงขน ถาเรามการประชมทมประสทธภาพและ
ประสทธผล และท าใหเราประหยดเวลาได
ขอเสนอยทธวธในการประชม เพอชวยลดความสญเปลา 3 ขนตอน
ดงน
กอนการประชม (Prior to your meetings)
ระหวางการประชม (During the meetings)
หลงการประชม (Post meeting)
1.ท ำใหกำรประชมเปนกำรท ำงำนรวมกน (Make your meetings
collaborative)
กอนการประชม 72 ชวโมง ใหขอประเดนการประชมจาก
หวหนาหนวย
ระบค าถาม และค าตอบ เพอใชในการตดตามความกาวหนาของ
งาน ทสบเนองจากการประชมครงกอน
ทงนเพอเปนการลดความซ าซอนของประเดนค าถาม
2.ระบหวขอกำรประชมทเปนมำตรฐำน (Identify standard agenda
items)
สรางรปแบบการประชมทเปนมาตรฐาน โดยการเนนเฉพาะเรอง
ทมความส าคญ
เชน ประเดนเรองของความชนะหรอพายแพ การทบทวน
เปาประสงคของหนวยงานหรอขององคกร ความพงพอใจของ
ผปวยลาสด หรอหวขอของมาตรฐานทจ าเปนตองกลาวถง
3.สงประเดนลวงหนำกอนกำรประชม (Send the agenda in advance
of the meeting)
แนะน าใหสงประเดนการประชมใหผเขาประชม ลวงหนาอยาง
นอย 24 ชวโมง
เพอใหผเขาประชมมเวลาเตรยมตวลวงหนาในการใหขอคดเหน
ถาจะใหด ควรเปนประเดนเปาประสงคทมความเกยวเนองกบ
พนธกจและเปาประสงคโดยรวมขององคกร
1.เนนทพนธกจ วสยทศน และคำนยม (focused on the Mission,
Vision and Values)
เรมและปดการประชมดวยพนธกจ วสยทศน และคานยม เพอ
เปนการแสดงวาเรามเปาหมายเดยวกน
เปนเวลาทดทจะใหรางวลกบหนวยงานทท าไดด และอภปรายถง
ผลลพธทท าไดส าเรจ
อภปรายสงทองคกรท าไดกาวหนาเกนความคาดหวง เชน การ
จดซอโดยดทคณคาพนฐาน (Value Based Purchasing) และ
อธบายวาเรองนมความส าคญอยางไร
2.ทบทวนเปำประสงคของหนวยงำนและขององคกร (Review
department and company goals)
มการใหรางวลและค ายกยองหนวยงานทท าไดด สามารถท าได
ตามเปาประสงค สงผลท าใหองคกรบรรลพนธกจ
3.เนนย ำเรองทตองกำรใหมกำรถำยทอดตอ (Provide specific
takeaways)
ในการน าเสนอกอนหนาน เคยเสนอวธการสอสารทวทงองคกร
อยางมประสทธภาพและประสทธผลมาแลว คอ Best Practices
in Communication (3 of 6 : Leadership series)
โดยการระบสงเฉพาะเจาะลงทตองการใหสอสารไปทงทงองคกร
ดวยวธทเปนมาตรฐาน ไมวาเปน PowerPoint slides ขาวสารท
เปนสงพมพ เพอใหผน าตามล าดบชนน าไปถายทอดใหเปน
ขาวสารเดยวกน
4.กำรประเมนวธกำรประชม (Evaluate the meeting)
ใหผเขาประชมทกคนประเมนผลของการประชม ไมวาเปนการ
บอกกลาว การเขยน หรอการใหคะแนน
วธประเมน อาจเปนการเรยงล าดบคะแนนจากตองปรบปรงถงด
เยยม ขาวสารทตองไปถายทอดตอ 3 ล าดบแรกคออะไร และให
ระบวายงมค าถามอะไรทยงคาใจอย
1.มหวขอตำง ๆ ทตองน ำไปปฏบตอยำงครบถวน (Keep actions
items top of mind)
เปนการงายททประชมมวแตเนนหวขอใดหวขอหนงจนหลงลม
ประเดนอน ๆ ไป
เพอใหแนใจวานอกจากหวขอทตองน าไปปฏบตอยางครบถวน
แลว ควรจดเวลาเผอไวใหมขอเสนอแนะ ค าถามเพมเตม หรอ
เรองเรงดวนอน ๆ
ดวยวธการนจงไมจ าเปนตองรอถงการประชมในคราวหนา
การประชมเปนโอกาสทดทไดแลกเปลยนเรยนรเรองวธการ
ปฏบตทเปนเลศ
การประชมทประทบใจ มเรองเลา วดทศน หรอค าคม ทกลาวถง
ความหมายในการด ารงอยของเรา ทสงผลกระทบในทางทดตอ
ผปวย
การน าขอเสนอแนะวธการประชมน ชวยใหการสอสารของ
องคกรมประสทธภาพและประสทธผลทวทงองคกร และชวย
ประหยดเวลาในการประชมได
Chinese Proverb