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Présentation des principales fonctionnalités du bureau virtuel. L'outil de gestion d'entreprise est une solution modulaire qui permet de s’adapter à votre organisation. E.I., EURL/SARL, SA/SAS, AGESSA, Maison des Artistes, le Bureau Virtuel a été pensé pour vous , pour tous statuts, pour tous métiers. Elle a été conçue pour répondre en premier lieu à des structures légères type TPE et, au file des ans, des mini-applications disponibles dans un "Store" ont été développées pour répondre à des besoins précis et opérationnels. Pilotez votre activité où que vous soyez Une boite à outil de gestion d’activité complète répondant à tous vos besoins : • La gestion de la relation client (#CRM) adaptée à votre métier, intégrant les réseaux sociaux professionnels comme linkedIn et Viadeo, • Le pilotage d'activité (#ERP) Note de frais, Achats, Gestion de temps et de projets,... • L’intégration de l'ensemble de votre démarche commerciale : Gestion Electronique des Documents et Intranet Client/Fournisseurs/Partenaires (#GED, #RSE) • Un système intégré accessible en mobilité par internet avec un navigateur web ou une application mobile, disponible partout, tout le temps.

TRANSCRIPT

  • 1. IwebYou SAS 2 impasse Verlaine FR-84000 Avignon RCS Avignon SIREN 538172032 - APE 6201Z - TVA Intra FR 22 424 761 419 LE BUREAU VIRTUEL DES TPE PME www.iwebyou.fr

2. Nos outils Le Bureau Virtuel : ERP CRM Gestion de Projet Collaboratif & Gestion Electronique des Documents SAV Ticketing SIRH : Registre du personnel, Agenda, Note de Frais, Vers la transformation digitale des entreprises 3. Les solutions IT dans le Cloud Le Bureau Virtuel Un modle souple et adaptable La solution que nous proposons est une solution modulaire qui permet de sadapter votre organisation. Elle a t conue pour rpondre en premier lieu des structures lgres type TPE et, au file des ans, des mini-applications ont t dveloppes pour rpondre des besoins prcis et oprationnels. Une solution collaborative Partager, commenter, amender des documents et des donnes, l'application permet de travailler en rseau entre collaborateurs et partenaires. En validant simplement des droits d'accs, vous permettez votre quipe d'homogniser ses outils et ses mthodes de travail, et de partager leurs connaissances des clients, des prospects et des actions en cours. Une plus grande matrise et visibilit des projets avec un suivi conomique Entrant et Sortant et suivi du temps pass par projet, une matrise des versions documentaires et la mise en place de modle de document. Vos donnes accessibles tout moment, depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone Consulter les donnes de n'importe quel endroit, d'un ordinateur quip d'un accs internet, ou depuis votre Smartphone. Grce un accs scuris et personnalis les ressources se connectent au Bureau Virtuel et ont accs aux donnes de l'entreprise tout instant. Optimisant vos performances et votre efficacit en toute circonstance. Vos donnes sont confidentielles, scurises et sauvegardes Nous prenons le plus grand soin assurer la confidentialit et la scurit des donnes. Les serveurs sont des machines ddies, gres par des hbergeurs professionnels, et rompus aux questions de confidentialit et de scurit. Votre connexion est scurise en TLS : tous les changes de donnes sont encrypts et confidentiels. Les serveurs sont bien sr protgs contre les coupures d'lectricit et situs dans des salles o les accs sont rigoureusement contrls. Vos donnes sont sauvegardes pour vous, chaque jour. IwebYou - Agence Web Opensource - http://www.iwebyou.fr 4. Prsentation du Bureau Virtuel Une interface ergonomique Une navigation intuitive et complte reprenant lensemble des outils de gestion 5. Prsentation du Bureau Virtuel Gestion des utilisateurs Ajouter et paramtrer les droits des nouveaux utilisateurs Rajoutez un utilisateur au bureau virtuel, quil soit dirigeant, collaborateur interne ou externe votre structure et grez ses droits daccs et permissions en toute simplicit. Crez des groupes dutilisateurs pour affiner les droits dutilisation des diffrents modules du bureau virtuel. IwebYou - Agence Web Opensource - http://www.iwebyou.fr 6. Prsentation du Bureau Virtuel Gestion des documents Crer un document ou un modle de document Crez un document, bloc par bloc et modifier la disposition sans se soucier de la mise en page. Grez la version du document en dupliquant un document existant valid. Et partagez en version PDF le document, conomisant votre espace de stockage. Crez un Modle-de-document vous permet davoir toutes informations ncessaires ou obligatoires sur un document gnrique et aux bons endroits grce aux "Macros". IwebYou - Agence Web Opensource - http://www.iwebyou.fr 7. Prsentation du Bureau Virtuel Gestion des contacts Base de Donnes Contacts Clients / Partenaires / Fournisseurs / Autres Importez des contacts et tenir jour leurs donnes commerciales. Classez les contacts par catgories, et les attribuer un projet, si besoin. Le menu rapide des raccourcis vous permet dinteragir directement avec le contact : Faire un devis, une facture ou encore envoyer un mail. IwebYou - Agence Web Opensource - http://www.iwebyou.fr 8. Prsentation du Bureau Virtuel Gestion Relation Client Gestion de la relation client et fournisseur Dans linterface de chaque contact, retrouvez tous les changes commerciaux : Devis, Factures, Bon de commande dintervention ou de livraison En plus des conversations, suivez et pilotez votre relation client grce aux commentaires, et lattribution de tches ou dvnements (RDV) vos ressources internes. Paramtrez votre serveur mail en gardant la scurit TLS. En le synchronisant avec le bureau virtuel, tous les changes passs avec le contact se retrouvent sur sa fiche Contact et les Tches et Rendez-vous dans les agendas de la ressource concerne. IwebYou - Agence Web Opensource - http://www.iwebyou.fr 9. Prsentation du Bureau Virtuel Crer une conversation Crer un espace collaboratif interne par projet Crez, partagez chacune de vos Ressources Projet un espace de travail collaboratif, et le clore une fois lensemble des objectifs de la conversation remplis. Cet espace permet de suivre sur un sujet bien prcis, des changes dinformations, de rendez-vous, dattribuer des tches excuter ou dinsrer les documents lis lobjet de la conversation. IwebYou - Agence Web Opensource - http://www.iwebyou.fr 10. Prsentation du Bureau Virtuel Ajouter une Note Crer lhistorique de votre entreprise IwebYou - Agence Web Opensource - http://www.iwebyou.fr Ajouter une Note afin de raliser une communication sur le projet, la rendre confidentielle ou personnelle. Dfinir le type de note et la partager tous ou de manire cible. Les comptes rendus sont centralises, et peuvent tre suivi par projet, puis comment, complt de tche, dvnement et de fichier. Etablir une documentation interne sur les bonnes pratiques ou une information ou simplement un pense bte aprs une runion de travail. 11. Prsentation du Bureau Virtuel Lextranet - 1 Le Rseau Social dEntreprise avec ouverture aux Tiers IwebYou - Agence Web Opensource - http://www.iwebyou.fr 12. Prsentation du Bureau Virtuel Lextranet - 2 Espace Priv Lintranet et le suivi des changes commerciaux IwebYou - Agence Web Opensource - http://www.iwebyou.fr 13. Prsentation du Bureau Virtuel LExtranet - 3 Rglages Spcifiques Lien permanent et Paiement en ligne IwebYou - Agence Web Opensource - http://www.iwebyou.fr 14. Prsentation du Bureau Virtuel Gestion de projet Crer et suivre la vie dun projet Directement dans le "code projet", vous avez la possibilit dajouter une tche, un rendez-vous une ressource, dposer un commentaire ou un fichier au projet afin de garder lensemble de son historique. IwebYou - Agence Web Opensource - http://www.iwebyou.fr 15. Prsentation du Bureau Virtuel Suivi oprationnel Projet - 1 Crer et suivre un vnement et remplir une feuille de temps Programmez la charge prvisionnelle de vos quipes : Rendez-vous, tche raliser, missions spcifiques et dfinir un alerte et/ou une rcurrence et synchronisez leurs agendas. Attribuez du temps consomm, imparti votre projet par la gestion des feuilles de temps de vos ressources. La possibilit, l aussi, de laisser un commentaire ou un fichier par la ressource elle-mme ou une Ressource Projet. IwebYou - Agence Web Opensource - http://www.iwebyou.fr 16. Prsentation du Bureau Virtuel Suivi oprationnel Projet - 2 Planifier et quantifier la charge des ressources Pilotez le plan de charge prvisionnel, attribuez un bon dintervention dans la gestion des vnements qui se crera automatiquement. Cliquez sur le bon dintervention et apportez les lments spcifiques de lintervention. IwebYou - Agence Web Opensource - http://www.iwebyou.fr Suivez lavance des vnements planifis de vos ressources. Chaque ressource retrouve dans son espace personnel mur ou sur son agenda les tches et vnements quelle doit raliser. 17. Prsentation du Bureau Virtuel Suivi oprationnel Projet - 3 Visualiser le Scrumboard par ressource ou par projet Vous avez la possibilit de crer une nouvelle tche directement par le Scrumboard, ou en par "Ajouter une tche" en donnant plus de dtails sur son importance, sa criticit, sa rcurrence IwebYou - Agence Web Opensource - http://www.iwebyou.fr Visualisez lavance des tches raliser ou termines dans une seule interface. Faites un tri par Ressource, par Responsable, ou encore par Projet. Et restez inform des tches faire par un rappel automatique par email. 18. Prsentation du Bureau Virtuel Suivi Commercial Projet - 1 Suivi Commercial du projet Ajoutez un devis li au code projet, effectuez sa validation par le rseau business et transformez-le en une facture respectant les rgles comptables et reprenant les rfrences du projet et du devis. Le client peut valider, ou refuser un devis et laisser des commentaires dans son espace ddi du rseau business. Et en un clic, transformez le "devis accept" en une facture, ou ditez en un clic son bon de livraison ou dintervention. IwebYou - Agence Web Opensource - http://www.iwebyou.fr 19. Prsentation du Bureau Virtuel Suivi Commercial Projet - 2 Facturation, Encaissement et Achat Crez un chancier la facture et ajoutez les encaissements raliss. Lhistorique de la facture se cre automatiquement. Attribuez des alertes de relance interne ou client grce la gestion des tches. Ajoutez un achat et le lier au "code projet" ainsi quau grand livre comptable de votre entreprise par catgorie financire. IwebYou - Agence Web Opensource - http://www.iwebyou.fr 20. Prsentation du Bureau Virtuel Suivi Commercial Projet - 3 Gestion des contrats commerciaux signs - une visibilit du budget prvisionnel Suivre les contrats commerciaux clients signs, permet davoir une plus grande visibilit sur les entres prvues et les dates de renouvellement. Avec la possibilit de crer un chancier prvisionnel par rcurrence. Suivre les dlais des contrats fournisseurs grce aux alertes, permet dapprhender dans les temps leur renouvellement, leurs spcificits et pouvoir rengocier le contrat ou changer de fournisseur temps le cas chant. IwebYou - Agence Web Open

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