laporan akhir tahun unit layanan...
TRANSCRIPT
LAPORAN AKHIR TAHUN
UNIT LAYANAN TERPADU
PERIODE
JANUARI s/d DESEMBER 2018
SEKRETARIAT
UNIVERSITAS AIRLANGGA
Halaman 2 dari 22
Unit Layanan Terpadu (ULT) Universitas Airlangga berada dibawah koordinasi Bidang Admnistrasi &
Kearsipan pada Sekretariat Universitas. Unit ini dibentuk untuk memaksimalkan pelayanan kepada
mahasiswa dan memaksimalkan kinerja Direktorat, sehingga tugas dan fungsi Direktorat di Kantor
Manajemen terfokus sebagai unsur penunjang UNAIR yang membantu Rektor dalam melaksanakan
manajemen dan administrasi rasi sesuai dengan tugas dan fungsinya yaitu mengelola semua aspek
manajemen penyelenggaraan UNAIR baik secara fungsional maupun administratif, dan menyampaikan hasil
pengelolaan tersebut kepada Rektor, sebagaimana tercantum dalam Pasal 64 – Peraturan Pemerintah RI
Nomor 30 Tahun 2014 tentang Statuta Universitas Airlangga.
Pelayanan kepada mahasiswa yang merupakan pusat dari proses bisnis UNAIR, kerjasama antara Fakultas
dan Kantor Manajemen sangat diperlukan, untuk menjembatani ini maka dibangunlah aplikasi layanan
bersama yaitu e-layanan yang terintegrasi dengan cybercampuss sebagai satelit pengelolaan data di UNAIR.
Aplikasi ini mulai dibangun oleh tim Pengembang Teknologi Informasi Sekretariat Universitas pada bulan
Januari s/d Maret 2018 dan terus mengalami pengembangan hingga saat ini. Penggunaan aplikasi ini
ditujukan untuk menunjang kecepatan, ketepatan, dan terukurnya layanan yang diberikan. Sehingga
kedepan e-layanan bisa menjadi layanan terpusat, tidak hanya kepada mahasiswa tapi juga alumni dan
civitas akademika UNAIR dalam pemanfaatan layanan di UNAIR.
Proses bisnis pelayanan ULT saat ini meliputi :
1. Layanan Pendidikan (Perpanjangan Studi, Undur Diri, Terlambat Daftar Ulang, Cuti Akademik, Surat
Keterangan Mahasiswa);
2. Layanan Keuangan terkait Mahasiswa, merupakan layanan lanjutan dari layanan pendidikan karena
terkait erat dengan pembayaran SOP/UKT Mahasiswa;
3. Layanan Administrasi Persuratan, merupakan layanan yang terintegrasi dengan aplikasi e-office
serta Ekspedisi Surat/Dokumen yang tidak dapat dilayani/dijangkau oleh aplikasi e-office;
4. Layanan Informasi, merupakan layanan penyediaan informasi tentang UNAIR;
5. Layanan Sarana Prasarana, merupakan layananan penggunaan ruangan di lingkungan Kantor
Manajemen/GOR/ACC/Masjid Ulul Azmi, peminjaman kendaraan dinas/mabeler;
6. Layanan Penyampaian Aspirasi/Pengaduan, merupakan sharing penanggganan dengan Pusat
Informasi dan Humas (PIH). ULT menanggani penyampaian melalui media langsung, laman
www.ult.unair.ac.id ; surel [email protected]; nomor WA; dan aplikasi LAPOR!
Pengelolaan ULT secara penuh dimulai pada bulan April 2018, pada bulan Januari s/d Maret, layanan
yang dilakukan terbatas pada Administrasi Persuratan, Layanan Informasi, dan Layanan Sarana
Prasarana. Hal ini disebabkan belum adanya Sumberdaya Manusia yang dikhususkan mengelola ULT
secara penuh dan masih dalam tahap penyiapan SDM, SOP, dan pembangunan aplikasi e-layanan.
Pengelolaan lebih terfokus dimulai pada pertengahan bulan Maret 2018, dengan adanya SDM sejumlah
6 (enam) orang dengan latar belakang berbeda dan diharapkan saling bersinergi dalam pengelolaan
ULT, yang terdiri dari 4 orang backofficer dan 2 orang frontofficer. Pengelolaan ULT yang berbasis
aplikasi teknologi informasi, yaitu Airlangga Intergrated Service (AIS), dilakukan oleh 2 orang staf
pengembang teknologi informasi Sekretariat Universitas yang berada langsung dibawah pengawasan
Kepala Bidang Administrasi & Kearsipan.
Halaman 3 dari 22
Dalam melakukan pelayanan, frontofficer ULT dibantu oleh 1 orang staf Direktorat Sarana Prasarana &
Lingkungan (SPL) untuk Layanan SPL, dan saat highseason layanan pendidikan, diberikan tambahan
staf pengembang teknologi informasi Sekretariat Universitas yang berpengalaman dalam layanan
frontofficer.
Sumberdaya Manusia dalam Diagram dengan kondisi per 28 Desember 2018
Diagram 1 – Tingkat Pendidikan Staf ULT
Diagram 2 – Jumlah SDM dan Tugas yang dikelola
Diagram 3 – Jenis Kelamin staf ULT
Tugas dan Fungsi SDM ULT terbagi menjadi :
1. Pengelola Ekspedisi
Pengelola ini mengendalikan pengiriman surat-surat yang tidak terjangkau oleh aplikasi e-office, baik
di lingkungan UNAIR, maupun di wilayah Surabaya. Dalam melaksanakan fungsinya untuk beberapa
fungsi mendapatkan bantuan dari staf sie administrasi dan arsip untuk pengiriman undangan acara-
acara tertentu yang berjumlah banyak dan harus dikirimkan bersifat segera, karena undangan
biasanya H-7 (contoh : Undangan untuk acara Sidang Universitas);
0
1
2
3
SMA D3 S1 S2
Tingkat Pendidikan
0 0.5 1 1.5 2 2.5
Pengelola AIS & Informasi
Pengelola e-office & Call…
Pengelola Ekspedisi
Jumlah SDM & Tugas
0 1 2 3 4 5
Laki-laki
Perempuan
Jenis Kelamin SDM
Dari Diagram disamping dapat terlihat bahwa latar belakang pendidikan dari SDM Unit Layanan Terpadu bervariasi antara SMA, D3, S1, dan S2
Diagram disamping menggambarkan jumlah SDM dan tugas & fungsinya masing-masing
Diagram disamping menggambarkan jenis kelamin SDM yang ada
Halaman 4 dari 22
2. Pengelola e-office & Call Center
Pengelola ini mengendalikan penerimaan, pengadministrasian, pengiriman surat secara elektronik
di lingkungan UNAIR, khususnya di lingkungan kantor manajemen, dan Call Center untuk nomor
telepon official UNAIR 031-5914042.5914043, ext 117;
3. Pengelola AIS dan Informasi
Pengelola ini mengendalikan layanan di frontdesk ULT atau Layanan Terpadu melalui aplikasi AIS,
layanan informasi & layanan aspirasi/pengaduan baik secara tatap muka maupun tanpa tatap muka
(telepon ext. 130 & 150, WA 082140361508, surel : [email protected]), penerimaan dokumen dari
unit kerja di dalam & di luar UNAIR yang ditujukan kepada pimpinan unit kerja maupun beberapa
atas nama pribadi.
Pengelolaan pelayanan melalui aplikasi AIS menjadi satu kesatuan dengan helpdeskofficer Direktorat
Pendidikan, Direktorat Keuangan, dan Direktorat Sarana Prasarana & Lingkungan serta Operator
Fakultas (Bagian Akademik dan Kemahasiswaan), dengan alamat laman www.ult.unair.ac.id/ais.
Pelayanan Mahasiswa yang terintegrasi saat ini dilakukan dengan aplikasi AIS, para pengelola, diberikan
akun dalam aplikais AIS, para pengelola ini berasal dari Direktorat, ULT, Operator Fakultas. AIS dapat
di akses oleh pemilik login & password yang telah mendapatkan pelatihan sebelumnya, dan jumlahnya
saat ini adalah 76 (tujuh puluh enam) orang operator, dengan tingkat level akses yang disesuaikan
dengan kondisi di lapangan.
Level Akses dalam aplikasi AIS adalah wewenang dalam melakukan akses terhadap aplikasi, adapun
penjelasan level akses ini adalah :
1. Administrator, merupakan level tertinggi dan hanya dimiliki oleh creator aplikasi, yang dapat
melakukan akses pada databased e-layanan;
2. Koordinator, merupakan level akses yang dapat memantau semua akstivitas e-layanan;
3. Front Officer, merupakan level akses yang diberikan kewenangan input data, verifikasi dan
menaikkan permohonan pemohon dari diajukan ke proses selanjutnya;
4. Eksekutor, merupakan level akses yang dimiliki oleh helpdeskofficer Direktorat
Pendidikan/Direktorat SPL yang berhak untuk melakukan verifikasi akhir, yang selanjutnya
dilanjutkan helpdeskofficer Direktorat Keuangan;
5. Koordinator Fakultas, merupakan level akses di tingkat fakultas yang dapat melakukan input
pengajuan pemohon baik Layanan Akademik dan Layanan Kemahasiswaan;
6. Operator Kemahasiswaan, merupakan level akses tingkat fakultas yang hanya dapat melakukan
input pengajuan dan tindak lanjut/hasil layanan terkait kemahasiswaan fakultas (Surat Keterangan);
7. Operator Akademik, merupakan level akses tingkat fakultas yang hanya dapat melakukan input
pengajuan layanan terkait akademik/pendidikan;
8. Operator Sarana Prasarana, merupakan level akses tingkat direktorat sarana prasarana yang
melakukan input peminjaman/penggunaan ruangan/kendaraan/mebeler/gedung
Halaman 5 dari 22
Diagram 4
Jumlah pemilik akun e-layanan dan level aksesnya
Diagram 5
Jumlah Pemilik Akun e-layanan
2
1
3
7
39
13
11
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45
Administrator
Koordinator
Frontofficer
Eksekutor
Koordinator fakultas
Operator Kemahasiswaan
Operator Akademik
Level Akses akun e-layanan dalam Angka
8
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Direktorat Pendidikan
FEB
FF
FH
FIB
FISIP
FK
FKG
FKH
FKp
FKM
FPK
F.Psi
FST
FV
SEKOLAH PASCASARJANA
ULT - SU
Pemilik akun e-layanan dalam Angka
Halaman 6 dari 22
Tabel 1
Daftar Pemilik Akun e-layanan NO NIP/NIK NAMA LEVEL AKSES UNIT KERJA
1 197504242006041000 ACHMAD FADILAH Koor. Fakultas Fakultas Kedokteran
2 198110202018035000 ADHITYA YUDHASASONGKO Koor. Fakultas Sekolah Pasca Sarjana
3 196306111987021000 AGUNG PURWANTORO Koor. Fakultas Fakultas Kedokteran Gigi
4 197308122007011000 AGUS PRIYANTO Opr. Akademik Fakultas Psikologi
5 197305212008101000 AINUR ROFIQ Koor. Fakultas Fakultas Vokasi
6 196705201990111000 ALI IMRON Koor. Fakultas Fakultas Perikanan dan Kelautan
7 199005142018035000 ANASTASIA PARAMAISWARI Front Officer Unit Layanan Terpadu
8 198203302018035000 ANGGARA KUSUMA Opr. Kemahasiswaan Fakultas Vokasi
9 196607111988032000 ANIK SUNARTI Koor. Fakultas Fakultas Kedokteran
10 198108042005011000 ARDI GUNAWAN Eksekutor Direktorat Keuangan
11 198003062009102000 ARI PURWATI Koordinator Unit Layanan Terpadu
12 198401052018053000 ARIF USMAN Koor. Fakultas Unit Layanan Terpadu
13 197110281999031000 ARIS SETIAWAN Eksekutor Direktorat Pendidikan
14 197710162000031000 ARVIADI TRI HARSO PUTRO Koor. Fakultas Fakultas Kedokteran Hewan
15 197803222009102000 ASTRI NURJANNAH Opr. Akademik Fakultas Ilmu Budaya
16 197607152001122000 BAYU YULIANTI Koor. Fakultas Fakultas Sain dan Teknologi
17 198907122018013000 BUDI LUTFIRA WISADA Opr. Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis
18 196801311990011000 BUDI SANTOSO Koor. Fakultas Fakultas Farmasi
19 199301172018013000 CHASANAH TRI MANDASARI Opr. Akademik Fakultas Kesehatan Masyarakat
20 199112032018035000 DANU WICAKSONO Opr. Akademik Fakultas Kedokteran
21 197306272007011000 DJUMADI Koor. Fakultas Fakultas Kesehatan Masyarakat
22 197303182001122000 EKO RETNOWATI Koor. Fakultas Fakultas Perikanan dan Kelautan
23 196601211988032000 ENDANG PRATIWI HENRINA Opr. Kemahasiswaan Fakultas Psikologi
24 198609212018053000 FRANSISCA IKA PRASETYO Koor. Fakultas Unit Layanan Terpadu
25 198406202018013000 ILAFIHIM JUWARIYAH Koor. Fakultas Fakultas Kedokteran Hewan
26 197905142018035000 JATMIKO Koor. Fakultas Fakultas Kedokteran Hewan
27 196307301987021000 JOES SOETRISNO Koor. Fakultas Fakultas Ilmu Budaya
28 19660613 200701 2 JUNITA PURWANDINI Koor. Fakultas Fakultas Sain dan Teknologi
29 197601012007011000 KUSNAN Opr. Akademik Fakultas Kedokteran Gigi
30 197803292008102000 LILIS RACHMAWATI Opr. Kemahasiswaan Fakultas Sain dan Teknologi
31 197107302018035000 LINGGA JULIARSA ABIPRAJA Opr. Kemahasiswaan Direktorat Kemahasiswaan
32 198608212018035000 LUKMAN Opr. Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis
33 196010281980032000 LULUK DJATMIKO SRIHARINI Koor. Fakultas Fakultas Ekonomi dan Bisnis
34 197905202005012000 LULUS DEWI AMIRAKHIM Koor. Fakultas Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik
35 198410112010024000 M. FIRDAUS MAHMUD Koor. Fakultas Fakultas Perikanan dan Kelautan
36 199406202018035000 M. ROIHAN HANAFI Administrator Unit Layanan Terpadu
37 198706282018013000 M. RULI MASCHAFI Opr. Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Budaya
38 196704022007012000 MARDIANA Koor. Fakultas Fakultas Kedokteran Hewan
39 198803162010122000 MARTIANA HAKIM Eksekutor Direktorat Keuangan
40 198204142009101000 MUHAMAD MUBIN Opr. Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis
41 196406302001122000 MUNDIROH Opr. Akademik Fakultas Vokasi
42 196501101990031000 MUSTAQIM Opr. Akademik Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik
43 199111152018013000 NOVA RIZAL RAHMAN Eksekutor Direktorat Keuangan
44 197308012002122000 NUGRAHENI VITA DYANA Koor. Fakultas Fakultas Ilmu Budaya
45 197002261990031000 NURLIKAN Koor. Fakultas Fakultas Kedokteran Gigi
46 197109072003121000 PETRUS REGINUS SUOT Koor. Fakultas Fakultas Hukum
47 199103222018053000 PUTRI RAFIQAH RAMADHANI Front Officer Unit Layanan Terpadu
48 196603031990031000 R. OEDJIANTO Koor. Fakultas Fakultas Psikologi
49 197008272006041000 RACHMAD SETIAWAN Eksekutor Direktorat Pendidikan
50 197606182007012000 RENY ISNINDIAH Opr. Akademik Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik
51 199012112018013000 RILA KAUFI Eksekutor Direktorat Pendidikan
52 198212142018035000 RIMA DEASY FEMINIA REVIENDA P. Front Officer Unit Layanan Terpadu
53 199101182018035000 RISTYA DWI ANGGRAINI Opr. Kemahasiswaan Fakultas Kedokteran
54 198708112018013000 RIZKI RUDI ANTONI Koor. Fakultas Fakultas Hukum
55 196509111990031000 ROFIQ Koor. Fakultas Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik
56 197903032009102000 ROSITA WIDAYANTI Opr. Akademik Fakultas Sain dan Teknologi
57 196507061992031000 SAIKHON Koor. Fakultas Fakultas Kesehatan Masyarakat
58 198302072018013000 SETO PRIYANGGORO Eksekutor Direktorat Pendidikan
59 196812061988031000 SIGIT SUMARTONO Koor. Fakultas Fakultas Keperawatan
60 198211042018013000 SITI CHUSNUL CHOTIMAH Opr. Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik
61 196607011988032000 SITI MALIKAH Koor. Fakultas Sekolah Pasca Sarjana
62 196201201983031000 SLAMET HADI BUDI TRIONO Koor. Fakultas Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik
Halaman 7 dari 22
NO NIP/NIK NAMA LEVEL AKSES UNIT KERJA
63 197810042009101000 SODDY HERTANTO Opr. Kemahasiswaan Fakultas Kedokteran
64 197003082007012000 SRI KANTI WILUJENG Koor. Fakultas Fakultas Hukum
65 196011221983032000 SRI MULYANI Koor. Fakultas Fakultas Ekonomi dan Bisnis
66 196712121990032000 SRI SUWANDAYANI Koor. Fakultas Fakultas Kedokteran Gigi
67 196203012006041000 SUBAGYO Koor. Fakultas Fakultas Kedokteran
68 196206061987092000 SUGIYATIN Koor. Fakultas Fakultas Kesehatan Masyarakat
69 196911281989022000 SUTRIANA Koor. Fakultas Fakultas Psikologi
70 196408281987021000 SUWADI Opr. Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Budaya
71 196504131990031000 SYAIFUL ANWAR Koor. Fakultas Fakultas Farmasi
72 196503022007011000 WIJI Opr. Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
73 197501232008121000 YUNUS ABDUL HALIM Administrator Unit Layanan Terpadu
74 198406012018035000 YUSDI TRI ATMAJA K. Opr. Kemahasiswaan Fakultas Kesehatan Masyarakat
75 198503202018013000 YUSUF NOORDIHARIA Opr. Akademik Fakultas Ilmu Budaya
76 197010172009101000 ZUHRI Koor. Fakultas Fakultas Keperawatan
Rekapitulasi Layanan yang telah dilakukan ULT, baik Layanan Administrasi Persuratan, Layanan
Akademik, Layanan Keuangan terkait Mahasiswa, tergambar dalam Tabel & Diagram berikut ini,
Tabel 2
Data Pengajuan Layanan melalui aplikasi e-layanan
Per 28 Desember 2018
No Jenis Layanan Diajukan Diproses Ditunda Selesai Ditolak Diulang Proses KU
Jumlah
1 Terlambat daftar ulang 82 2 12 750 17 6 3 872
2 Keterangan mahasiswa aktif 25 1 15 438 2 3 0 484
3 Perpanjangan masa studi 43 14 0 311 7 3 1 379
4 KTM hilang 34 1 0 294 13 0 0 342
5 Keterangan mahasiswa aktif (PNS)
7 0 1 128 1 0 0 137
6 Mahasiswa undur diri 21 1 0 56 12 0 0 90
7 Cuti akademik 12 1 0 29 5 0 0 47
JUMLAH TOTAL e-LAYANAN 2.351
Halaman 8 dari 22
Diagram 6
Diagram dan table diatas menunjukkan jumlah layanan yang masuk/diajukan, kemudian melalui tahapan
diproses (verifikasi dan eksekusi) di helpdeskofficer Direktorat Pendidikan, hingga status selesai (tindak
lanjut). Tindak lanjut ini, bisa didapatkan pemohon di frontofficer ULT.
Tabel 3
Rekapitulasi Layanan Administrasi Persuratan
Periode Mei s/d September 2018
No Bulan Surat
masuk
Surat keluar Total per
bulan Internal Eksternal oleh
PT. Pos Eksternal oleh
Backofficer
1 MEI 2018 691 621 248 45 1605
2 JUNI 2018 617 188 54 34 893
3 JULI 2018 1854 644 110 75 2683
4 AGUSTUS 2018 1553 89 280 134 2056
5 SEPTEMBER 2018 644 123 170 73 1010
Total Dokumen 5359 1665 862 361 8247
0
100
200
300
400
500
600
700
800
Diajukan Diproses Ditunda Selesai Ditolak Diulang Proses KU
Pengajuan Layanan melalui e-layanan
Terlambat daftar ulang Keterangan mahasiswa aktif
Perpanjangan masa studi KTM hilang
Keterangan mahasiswa aktif (PNS) Mahasiswa undur diri
Cuti akademik
Halaman 9 dari 22
Diagram 4
Layanan administrasi persuratan, terdiri dari beberapa layanan, yaitu :
a. Surat Masuk, adalah jumlah surat masuk yang dikirimkan melalui aplikasi e-office dan berasal
dari pihak eksternal yang ditujuka kepada UNAIR;
b. Surat Keluar Internal, merupakan surat keluar yang berasal dari UNAIR yang ditujukan kepada
lingkungan UNAIR (Fakultas/Unit Kerja) yang harus dikirimkan secara fisik karena
melampirkan buku/proposal/poster/banner/dokumen bermaterai)
c. Surat Keluar Eksternal yang dikirimkan melalui PT. POS, adalah surat-surat kepada instansi
lain/mahasiswa/civitas akademika yang alamat tujuannya di luar Surabaya;
d. Surat Keluar Eksternal yang dikirimkan backofficer ULT, merupakan surat yang ditujukan
kepada instansi lain/mahasiswa/civitas akademika yang alamat tujuannya di dalam area
Surabaya.
Layanan Informasi yang ditanggani hingga tanggal 28 Desember 2018 sejumlah 299 layanan. Layanan
ini bisa berasal dari layanan langsung/tatap muka atau melalui nomor WA ULT. Beberapa
capture/creenshoot dari pelayanan informasi dan penyampaian pengaduan, antara lain :
0
500
1000
1500
2000
MEI 2018 JUNI 2018 JULI 2018 AGUSTUS 2018 SEPTEMBER2018
Rekapitulasi Layanan Administrasi Persuratan
SURAT MASUK SURAT KELUAR INTERNAL
SURAT KELUAR EKSTERNAL BY POS SURAT KELUAR EKSTERNAL BY SU
Halaman 10 dari 22
Gambar 1 – Screenshoot Layanan Informasi dan Pengaduan
Gambar 2 - Screenshoot Layanan Informasi dan Pengaduan
Halaman 11 dari 22
Gambar 3 - Screenshoot Layanan Informasi dan Pengaduan
Gambar 4 - Screenshoot Layanan Informasi dan Pengaduan
Halaman 12 dari 22
Gambar 5 - Screenshoot Layanan Informasi dan Pengaduan
Gambar 6 – Rangkaian Screenshoot dari contoh pengaduan melalui email yang telah ditindaklanjuti
Halaman 13 dari 22
Gambar 6 adalah contoh dari salah satu Penyampaian pengaduan melalui email [email protected]
dan langsung ditindaklanjuti oleh Frontofficer Layanan Aspirasi/pengaduan
Halaman 14 dari 22
Gambar 7 – Sreenshoot dari laman www.ult.unair.ac.id yang memberikan menu Tracing Komplain/Layanan
Penyampaian Aspirasi/Pengaduan
Gambar 8 – Screenshoot dari page Aspirasi/Pengaduan
Layanan diatas akan langsung link dengan aplikasi e-layanan dan tindak lanjut akan masuk di email
pemohon. Data dari pihak yang menyampaikan Aspirasi/Pengaduan adalah dalam perlindungan
pengelola menu Aspirasi/Pengaduan.
Halaman 15 dari 22
Layanan Penyampaian Aspirasi/Pengaduan terhadap UNAIR, terekapitulasi dalam aplikasi LAPOR!
Periode bulan Januari s/d September 2018 adalah sebagai berikut :
Pengukuran pelayanan ULT menggunakan Survei Kepuasan Manajemen yang merujuk pada
PermenPANRB Nomor 14 Tahun 2017, yang dilakukan secara berkala pada pemohon tersampling mulai
bulan Januari s/d September 2018, hal ini dilakukan karena ULT menjadi salah satu pengukuran Peta
Jalan Reformasi Birokrasi dan bagian dari Delapan Area Perubahan sebagai wujud Reformasi dalam
Pelayanan Publik Lembaga/Instansi Pemerintah. Penilaian SKM ini menggunakan skala Likert, dengan
9 unsur pertanyaan dengan skala 4
Laporan hasil SKM adalah sebagai berikut : Tabel 4
Hasil IKM Bulan Januari 2018
2.964 2.857 2.679
4.000
2.893 3.000 3.036
2.0712.429
0.000
0.500
1.000
1.500
2.000
2.500
3.000
3.500
4.000
4.500
Per
syar
atan
Pro
sed
ur
Wak
tu p
elay
anan
Bia
ya/t
arif
Pro
du
k la
yan
an
Ko
mp
ete
nsi
pel
aksa
na
Per
ilaku
pe
laks
ana
Sar
ana
Pra
sara
na
Pen
anga
nan
Pen
gad
uan
U1 U2 U3 U4 U5 U6 U7 U8 U9
IKM ULT UNAIR JANUARI 2018
Halaman 16 dari 22
Tabel 5
Hasil IKM Bulan Februari 2018
Tabel 6
Hasil IKM Bulan Maret 2018
Analisis hasil Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Bulan Januari s/d Maret 2018, sebagai berikut :
1. Kurangnya pengetahuan mahasiswa dalam melakukan pengurusan layanan pendidikan,
administrasi persuratan yang berhubungan dengan keuangan, dan bagi yang belum pernah dating
ke Kantor Manajemen akan kesulitan mencari Loket Registrasi sebagai tempat untuk mendapatkan
Layanan Pendidikan, karena berada dibagian belakang Gedung Utama Kantor Manajemen;
3.000 2.786 2.679
4.000
2.857 3.000 3.0002.286
2.643
0.0000.5001.0001.5002.0002.5003.0003.5004.0004.500
Per
syar
atan
Pro
sed
ur
Wak
tu p
elay
anan
Bia
ya/t
arif
Pro
du
k la
yan
an
Ko
mp
ete
nsi
pel
aksa
na
Per
ilaku
pe
laks
ana
Sara
na
Pra
sara
na
Pen
anga
nan
Pen
gad
uan
U1 U2 U3 U4 U5 U6 U7 U8 U9
IKM ULT UNAIR FEBRUARI 2018
2.964 2.7862.429
4.000
2.6793.036 3.036
2.536
3.179
0.000
0.500
1.000
1.500
2.000
2.500
3.000
3.500
4.000
4.500
Per
syar
atan
Pro
sed
ur
Wak
tu p
elay
anan
Bia
ya/t
arif
Pro
du
k la
yan
an
Ko
mp
ete
nsi
pel
aksa
na
Per
ilaku
pe
laks
ana
Sara
na
Pra
sara
na
Pen
anga
nan
Pen
gad
uan
U1 U2 U3 U4 U5 U6 U7 U8 U9
IKM ULT UNAIR MARET 2018
Halaman 17 dari 22
2. Kurangnya informasi tentang layanan yang ada, waktu penyelesaian yang jelas dan kurang
tersedianya informasi tentang penyampaian aspirasi/pengaduan yang jelas;
3. Kurangnya ruang tunggu yang nyaman di area kantor manajemen (Penerangan, Kursi Tunggu,
Colokan Listrik)
Tabel 7
Hasil IKM Bulan April 2018
Tabel 8
Hasil IKM Bulan Mei 2018
3.036 2.857 2.750
4.000
3.000 3.143 3.071
2.429
3.321
0.0000.5001.0001.5002.0002.5003.0003.5004.0004.500
Per
syar
atan
Pro
sed
ur
Wak
tu p
elay
anan
Bia
ya/t
arif
Pro
du
k la
yan
an
Ko
mp
ete
nsi
pel
aksa
na
Per
ilaku
pe
laks
ana
Sara
na
Pra
sara
na
Pen
anga
nan
Pen
gad
uan
U1 U2 U3 U4 U5 U6 U7 U8 U9
IKM ULT UNAIR APRIL 2018
3.000 3.017 3.083
4.000
3.000 3.017 3.0172.667
3.067
0.000
0.500
1.000
1.500
2.000
2.500
3.000
3.500
4.000
4.500
Persyaratan Waktu pelayanan Produk layanan Perilaku pelaksana PenangananPengaduan
U1 U2 U3 U4 U5 U6 U7 U8 U9
IKM Bulan Mei 2018
Halaman 18 dari 22
Tabel 9
Hasil IKM Bulan Juni 2018
Analisis hasil Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Bulan April s/d Juni 2018, sebagai berikut :
1. Layanan kepada mahasiswa di Kantor Manajemen mulai dilayani ULT yang berada di lobi lt. 1 Kantor
Manajemen, sehingga memudahkan mahasiswa/tamu/civitas akademika dalam mencari informasi
sebelum melakukan pengurusan dokumen atau informasi lainnya;
2. Masa penyesuaian layanan yang semula di laksanakan oleh Direktorat ke ULT menjadikan
koordinasi yang dilakukan terbaca oleh pemohon layanan sebagai penyelesaian waktu layanan yang
lama;
3. Adanya beberapa pemahaman yang kurang terinformasikan dengan baik tentang fungsi ULT,
sempat menjadikan mahasiswa merasakan birokrasi yang lebih panjang;
4. Pemohon rata-rata dari mahasiswa yang termasuk dalam Evaluasi Studi dan orang tua mahasiswa
baru yang memohon keringanan menjadi tantangan pada periode ini;
5. Kurangnya ruang tunggu yang nyaman di area kantor manajemen (Penerangan, Kursi Tunggu,
Colokan Listrik, perbaikan toilet)
3.067 3.167 3.050
3.817
3.017 3.150 3.233
2.417
3.000
0.0000.5001.0001.5002.0002.5003.0003.5004.0004.500
Per
syar
atan
Pro
sed
ur
Wak
tu p
elay
anan
Bia
ya/t
arif
Pro
du
k la
yan
an
Ko
mp
ete
nsi
pel
aksa
na
Per
ilaku
pe
laks
ana
Sara
na
Pra
sara
na
Pen
anga
nan
Pen
gad
uan
U1 U2 U3 U4 U5 U6 U7 U8 U9
Indeks Kepuasan Masyarakat Bulan Juni 2018
Halaman 19 dari 22
Tabel 10
Hasil IKM Bulan Juli 2018
Tabel 11
Hasil IKM Bulan Agustus 2018
3.2002.950 2.800
4.000
2.9003.150 3.183
2.7003.017
0.0000.5001.0001.5002.0002.5003.0003.5004.0004.500
Per
syar
atan
Pro
sed
ur
Wak
tu p
elay
anan
Bia
ya/t
arif
Pro
du
k la
yan
an
Ko
mp
ete
nsi
pel
aksa
na
Per
ilaku
pe
laks
ana
Sara
na
Pra
sara
na
Pen
anga
nan
Pen
gad
uan
U1 U2 U3 U4 U5 U6 U7 U8 U9
IKM Bulan Juli 2018
3.133 3.083 2.950
3.967
2.867 3.033 3.183
2.567
3.317
0.0000.5001.0001.5002.0002.5003.0003.5004.0004.500
Per
syar
atan
Pro
sed
ur
Wak
tu p
elay
anan
Bia
ya/t
arif
Pro
du
k la
yan
an
Ko
mp
ete
nsi
pel
aksa
na
Per
ilaku
pe
laks
ana
Sara
na
Pra
sara
na
Pen
anga
nan
Pen
gad
uan
U1 U2 U3 U4 U5 U6 U7 U8 U9
IKM Bulan Agustus 2018
Halaman 20 dari 22
Tabel 12
Hasil IKM Bulan September 2018
Analisis hasil Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Bulan Juli s/d September 2018, sebagai berikut :
1. Pemohon yang berasal dari mahasiswa telah terinformasikan lebih baik setelah adanya Sosialisasi
dan Workshop bagi operator e-layanan fakultas ;
2. Pemohon yang berasal dari orang tua mahasiswa baru/orang tua calon mahasiswa baru yang
kurang memahami peraturan akademik menjadi tantangan tersendiri karena periode bulan Juli s/d
Agustus 2018, karena tidak ada mekanisme yang jelas mengenai toleransi waktu pembayaran,
jumlah yang bias dilakukan pengangsuran;
3. Adanya penerimaan mahasiswa baru jalur Mandiri yang bergelombang, sehingga tantangan untuk
koordinasi dengan unit lain harus dilakukan sangat intens, untuk memberikan
pengertian/pemahaman yang sama bagi orang tua/calon mahasiswa yang memiliki minat untuk
meanjutkan pendidikan di UNAIR;
4. Pemohon mahasiswa yang mengajukan Perpanjangan Waktu Studi serta mahasiswa yang harus
melalui Evaluasi studi membutuhkan waktu verifikasi yang lebih panjang mengingat perbaruan
regulasi dari Evaluasi studi;
5. Kurangnya ruang tunggu yang nyaman di area kantor manajemen (Penerangan, Kursi Tunggu,
Colokan Listrik)
3.000 2.9672.650
4.000
2.9173.200 3.183
2.9333.267
0.0000.5001.0001.5002.0002.5003.0003.5004.0004.500
Per
syar
atan
Pro
sed
ur
Wak
tu p
elay
anan
Bia
ya/t
arif
Pro
du
k la
yan
an
Ko
mp
ete
nsi
pel
aksa
na
Per
ilaku
pe
laks
ana
Sara
na
Pra
sara
na
Pen
anga
nan
Pen
gad
uan
U1 U2 U3 U4 U5 U6 U7 U8 U9
IKM Bulan September 2018
Halaman 21 dari 22
Tabel 13
Hasil IKM Bulan Januari s/d September 2018
Hasil IKM secara keseluruhan memacu perbaikan waktu layanan, penyampaian informasi, koordinasi
dengan fakultas/unit lain yang terkait, terpolanya pemohon dengan system antrian, terbukanya akses
informasi tracking layanan melalui kontak whatsapp (WA) dan di laman www.ult.unair.ac.id sehingga
kedepan diharapkan pelayanan semakin baik.
Survei lain yang juga dilakukan ULT adalah Survei Persepsi terhadap Korupsi, karena UNAIR merupakan
salah satu percontohan perguruan tinggi negeri dibawah Kemenristekdikti, yang mengimplementasikan
Sistem Pengendalian Benturan/Konflik Kepentingan dengan hasil sebagai berikut:
Rekapitulasi Indeks Persepsi Korupsi Unit Layanan Terpadu tahun 2018 a. Responden
71,952
72,844
73,943
76,610
77,330
77,469
77,423
77,978
78,024
68,000 69,000 70,000 71,000 72,000 73,000 74,000 75,000 76,000 77,000 78,000 79,000
Januari
Februari
Maret
April
Mei
Juni
Juli
Agustus
September
HASIL IKM 2018
10.00%
81.00%
9.00%
Responden
Diploma Sarjana (S1) > S2
Halaman 22 dari 22
b. Jenis Layanan
c. Hasil Survey
NO URAIAN FREKUENSI
INDEKS TS KS S SS
1 Prosedur pelayanan yang ditetapkan sudah memadai dan tidak berpotensi menimbulkan korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN)
43 57 3.57
2 Petugas pelayanan tidak memberikan pelayanan di luar prosedur yang telah ditetapkan dengan imbalan uang/barang
20 80 3.80
3 Tidak terdapat praktek pencaloan /perantara yang tidak resmi
10 90 3.90
4 Petugas pelayanan tidak diskriminatif 15 85 3.85
5 Tidak terdapat pungutan liar dalam pelayanan 10 90 3.90
6 Petugas pelayanan tidak meminta/menuntut imbalan uang/barang terkait pelayanan yang diberikan
5 95 3.95
7 Petugas pelayanan menolak pemberian uang/barang terkait pelayanan yang diberikan
5 95 3.95
8 Produk/jasa layanan yang diterima sesuai dengan daftar produk/jasa layanan yang tersedia/diminta
15 85 3.85
9 Tidak diskriminatif dalam penanganan pengaduan 10 90 3.90
Rerata 3.85
20.00%
25.00%
15.00%10.00%
15.00%
15.00%
Jenis Layanan
Layanan Pendidikan Layanan Persuratan
Layanan Kemahasiswaan Layanan Informasi
Layanan SarPras Layanan Keuangan