la gestion des archives avec alfresco

Jeanne Darche Archiviste et responsable de la gestion documentaire, ASSS des LaurentidesYannick Richard Leader de pratique GED Open Source, Savoir-faire Linux

La gestion des archives avec Alfresco, vue par une archiviste et responsablede gestion documentaire

Prsentation Alfresco

Fonctionnalits de base

Module de Records Management

Dmonstration

Alfresco RM

Programme

Merci de noter vos questions la fin de chaque partie!!!!!!!!!!!!!!!!

La prsentation va se faire dans un environnement windows pour montrer l'edition online avec IE et la synchronisation du bureau avec Alfresco

Prsentation d'Alfresco

Fond en 2005 par John Newton et John Powell

Les avantages d'Alfresco :

Compatibilit multiple

Forte communaut

Intgration et respect des standards

Interoprabilit avec d'autres applications

Large ventail de partenaires

Alliances technologiques travers le monde

Extensions

Personnalisation

Alfresco RM

Histoire

John Newton est un des cofondateurs de Documentum (societe commerciale historique dans la gestion de contenu)

Compatible avec de nombreux OS, serveur d'applications et BD

intgration et respect des standards: seul produit open-source dans la catgorie ECM du Magic Cadrant de Gartner au ct de Microsoft, IBM et OpenText

Seul vendeur avec un produit open-source dans la magic quadrant

Large ventail de partenaires pour l'implantation dont fait partie titre de francophone SFL.

Alfresco RM

Cadran magique de Gartner

Alfresco est positionn comme visionnaire dans la catgorie ECM

Alfresco est positionn comme visionnaire dans la catgorie ECM depuis les dernires 5 annes.

Seul vendeur avec un produit open-source dans la magic quadrant

Prsence dans le quadrant visionnaire due:Standards ouverts

Interoprabilit avec d'autres applications avec CMIS

Forte communaut

Large ventail de partenaires pour l'implantation

Alliances technologiques travers le monde (CRM, WCM, capture)

Implication en mode infonuagique, le mode hybride et les solutions mobiles

Gestion des documents (GED/GID)
Gestion centralise et flexible des contenus et des permissions

Gestion des enregistrements (RM)
Plan d'archivage et de conservation, enregistrements papier

Plate-forme collaborative
Forums, wiki, calendriers,

Plate-forme de publication

Alfresco RM

Qu'est-ce que Alfresco?

La gestion des documentsMode d'acces aux documentsOperations possibles sur les documentsMode de stockage des donnees

Alfresco RM



Alfresco RM



Alfresco RM

Rfrences au Qubec / Canada / International

Alfresco Edition Communautaire
Version avec les dernires fonctionnalitsSupport de la communaut

Alfresco One Entreprise
Souscription au support / temps de rponse garanti

Clustering (haute disponibilit)

Offre de support par l'intermdiaire de partenaires locaux (francophones)Administration via l'interface graphiqueIntgration avec SalesforceConnecteurs spcifiques additionnels (Oracle, MS SQL, ...)

Alfresco RM

Produits

Lien avec le support / partenaire francophone

Alfresco RM

Alfresco Communautaire vs Entreprise

Edition CommunautaireEditionEntreprise

Fonctionnalits identiquesMme code de base

Tests basiquesAssurance qualit rigoureuse

Support de la communautSupport applicatif

Versions majeures seulementVersions de maintenance, correctifs, service packs

Support par forumsPas d'engagement de temps de rponseVersions de maintenanceTemps de rponse garanti

Module de Records Management

Alfresco RM

Module Alfresco RM

Alfresco RM

Module Alfresco RM

Alfresco RM

Module Alfresco RM

Module complmentaire Alfresco

Permet de crer un espace ddi aux utilisateurs habilits

Utilise les fonctionnalits d'Alfresco (workflow)

Peut tre utilis pour obtenir une conformit des normes varies (DoD 5015.02, ISO 15489, ISO 16175, loi sur les archives du Qubec, )

Certifi DoD 5015.02 en juin 2013

Seule solution open source certifie

Alfresco RM

Module Alfresco RM

Archivages d'enregistrements physiques et digitaux

Enregistrements digitauxavec des formats multiples:Images,

PDF,

Pages HTML, ...

Dossier peut contenir des enregistrements physiques et digitaux

Archivage accessible par l'interface share, CIFS, courriels, etc ...

On peut afouter des metadonnes additionnels un enregistrement pour:des pdfdes scansdes photos numriquesdes pages webdes mtadonnes personnalises

Alfresco RM

Module Alfresco RM

Gestion de la conservation et du sort final des enregistrements

Intgr aux catgories du plan de classification

Possibilit de dfinir plusieurs tapes:Cutoff Dclasser

Transfer - Transfrer

Retain - Conserver

Destroy - Destruction

Rgles de conservation

Transition d'une tat un autre bas sur un venement ou une dateOn peut dfinir des venements personnaliss dans l'espace d'administration dusite rm

Au Qubec, cut off= dclasser et non limiterLes archivistes utilisent dclasser , transfrer, dtruire et archiver (perptuel)

Alfresco RM

Module Alfresco RM

Evnements manuelsDfinies par un utilisateur avec les permissions adquates

Peuvent tre intgrs aux rgles de conservation

Dclenchs par tout utilisateur habilit

Evnements systmeAction lance automatiquement (limiter, transfrer, etc )

Possible d'ajouter de multiples vnements

Evnements

Alfresco RM

Module Alfresco RM

Recherches surContenu du record et ses mtadonnes

Les rgles de conservation

Valeurs calcules (par ex: dates)

Statut du record

Rsultats configurablesParamtrage de la vue (par ex: colonnes slectionnes, valeurs afficher, ...

Sauvegarde des types de recherches et gnration des rapports

Recherches

Alfresco RM

Module Alfresco RM

Suivi de toutes les actions avec l'audit

Filtrage parvnement

Utilisateur

Date

Les traces d'audit peuvent tre archives et dclares en tant que record

Audit et traabilit

Alfresco RM

Module Alfresco RM

Gestion RM ''en place''Automatisation du remplissage des mtadonnesStructuration par moteur de rgles

Automatisation des mtadonnes et dclaration automatique

Alfresco RM

Module Alfresco RM

Gestion RM en place

Gestion en place Pas besoin de maitriser des plans de classement complexes Dclaration depuis n'importe quel endroit Accs facilit aux fichiers Plus besoin de conserver une copie pour soi

Alfresco RM

Module Alfresco RM

Dclaration Automatise

Le systme peut automatiquement dclencher la cration d'un enregistrement et sa dclaration en se basant sur des dclencheurs:Changements d'attributs

Changements de localisation

Dclaration automatise Intgration dans les processus de l'entreprise Dfinition de rgles Masquer la complexit du RM aux utilisateurs Meilleure matrise des enregistrements

Alfresco RM

Module Alfresco RM

Automatisation et structuration par moteur de rgles

Alfresco RM

Module Alfresco RM

Site Records Management

SiteContrats

SiteFactures

SiteRessourcesHumaines

Alfresco RM

Module Alfresco RM


Plan multi-niveaux

Records Series Sries

Records Categories Catgories

Record Folders Dossiers

Mtadonnes mtier personnalises

C'est sur les catgories que sont appliqus le calendrier de conservation pour les rpertoires ou les documents

Souplesse / pas de limitation

Alfresco RM

Module Alfresco RM


Priode de rtention

Edition / versionDclaration commedocument d'archivesDclasserCrationActivit

Temps

Disposition finale:Conservation TransfertDestructionCycle de vie d'un document

Alfresco RM

Module Alfresco RM

Alfresco RM

Alfresco RM

Dmonstration

Cette prsentation s'appuie sur des exemples ou des noms de personnes fictifs

Alfresco RM

Avertissement

La prsentation qui suit va faire intervenir des organisations ou des personnes dont le nom vous est peut-etre familier. Cependant, toute ressemblance ou similitude avec des personnages et des faits existants ou ayant exist ne saurait tre que coincidence fortuite

Alfresco RM

Jacques Sablier Directeur

Silvia MorettoArchiviste

Eric DufourCharg de projet

Alfresco RM

Vue globale

La prsentation qui suit va faire intervenir des organisations ou des personnes dont le nom vous est peut-etre familier. Cependant, toute ressemblance ou similitude avec des personnages et des faits existants ou ayant exist ne saurait tre que coincidence fortuite

Alfresco RM

Site Contrats

Site Gestion d'Archivage Electronique

Projet 1234561. Soumission2. Feuilles de temps3. Factures4. Autres documents5. Courriels

1000 - Administration

Documents d'archivesen attentenon classs

2000 Affaires lgislativeset juridiques

3000 - Gestion des ressources humaines

4000 - Gestion des ressources financires

5000 - Gestion des ressources matrielles

6000 - Communications

Alfresco RM

Analyse du processus Contrat

Alfresco RM

Analyse du flux documentaire RH

Espace de partage et de collaboration

dition en ligne de documents

Espace d'archivage de documents Plan de classification

Calendrier de conservation

Processus complexes

Engin de recherche performant

Archivage des courriels

Alfresco RM

Dtermination des besoins spcifiques

Alfresco RM

Plan de la dmonstration

Prsentation RM

Processus contrat

Flux documentaire RH

Cas pratique Dclassement/Destruction

Jeanne Darche Archiviste et responsable de la gestion documentaire, ASSS des LaurentidesYannick Richard Leader de pratique GED Open Source, Savoir-faire Linux

La gestion des archives avec Alfresco, vue par une archiviste et responsablede gestion documentaire

Questions?