l. charmet
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L. CHARMET. Déploiement du NSI Gestion Exemple du circuit de la dépense Direction Economique et Financière Service Efficience et déploiement de Projet . Le positionnement de la Direction Economique et Financière dans le déploiement du NSI Gestion. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Déploiement du NSI GestionExemple du circuit de la dépense
Direction Economique et Financière
Service Efficience et déploiement de Projet
L. CHARMET
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Le positionnement de la Direction Economique et Financière dans le déploiement du NSI Gestion
La DEF est un des sponsors du projet NSI Gestion avec la DRH et la Trésorerie Générale
La DEF est un utilisateur du NSI Gestion La DEF a une mission traditionnelle de monitorat
métier/outil sur certains sujets La DEF a une responsabilité d’animation des filières
financière et économique La DEF a également le souci de maximiser le retour
sur investissement de l’outil
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Pourquoi travailler plus particulièrement sur le circuit de la dépense ?
Un circuit fortement impacté par le changement avec à la clé une réorganisation institutionnelle : la création du service facturier
Un circuit qui fait intervenir de nombreux acteurs
Un démarrage sur les sites pilotes qui a mis en évidence des difficultés
Des enjeux importants
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BJM
DEMANDE D’APPROVISIONNEMENT
Le magasin ou l’utilisateur exprime son besoin au moyend’une demande d’approvisionnement sur support papier.
BON DE COMMANDE
Le gestionnaire vérifie la conformité de la demandeavec la politique d’achat et la règlementation,puis il saisit le bon de commande et le fait valider. La dépense est engagée.
CONSTATATION DU SERVICE FAIT
Le magasin ou l’utilisateurcertifie que la livraison est conforme à son besoin (quantité + qualité),et envoie cette constatation au gestionnaire (bon de livraison papier).
CERTIFICATION DU SERVICE FAIT
Le gestionnaire certifie que la livraison estconforme au bon de commande. La commandefait l’objet d’un dégagement et d’une liquidation.
MANDATEMENT
A réception de la facture, le gestionnairerapproche celle-ci des pièces précédenteset mandate la facture (en demande le paiement).
PAIEMENT
La TG vérifie l’exhaustivitédes pièces justificatives et procède au paiement..
Ces phasessont souventconcomitantes
LE PROCESSUS DE DEPENSES AVANT SAP
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SERVICE
FACTURIER
DEMANDE D’ACHAT
Le magasin ou l’utilisateur exprime son besoin au moyend’une demande d’achat, directement dans le système.
BON DE COMMANDE
Le gestionnaire vérifie la conformité de la demandeavec la politique d’achat et la règlementation,puis il transforme la DA en bon de commande et le fait valider.
CONSTATATION DU SERVICE FAIT
Le magasin ou l’utilisateurcertifie que la livraison est conformeà son besoin, directement dans le système.
CERTIFICATION DU SERVICE FAIT
Le gestionnaire (ou directement lemagasin ou l’utilisateur) certifie que lalivraison est conforme au bon de commande.
MISE EN PAIEMENT
A réception de la facture, le service facturierrapproche celle-ci des pièces justificativeset procède à la demande de mise en paiement.
Une fois validée, le paiement est effectué.
Le circuit de la dépense avec SAP
Ces phasespeuvent êtreconcomitantes
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Pourquoi travailler plus particulièrement sur le circuit de la dépense ?
Un circuit fortement impacté par le changement avec à la clé une réorganisation institutionnelle : la création du service facturier
Un circuit qui fait intervenir de nombreux acteurs
Un démarrage sur les sites pilotes qui a mis en évidence des difficultés
Des enjeux importants
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Un circuit qui fait intervenir de nombreux acteurs
Un circuit … ou plutôt des circuits : Hôtelier / Investissement / DM / Médicaments / Biologie En stocks/hors stocks Marchés centraux/locaux
L’exemple de l’hôtelier hors stock
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Produits hôtelier hors stock (1/2)Flux d’approvisionnement
Flux d’approvisionnement Hôtelier hors Stock / Hôtelier non stocké
Ges
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Cad
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rvic
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Saisie de la DA (Produit sur
marché)
Validation DA
Saisie de l’engagement
juridique
Edition de la commande
Oui
Transmission du BC au fournisseur
Signature de la commande
BC
BC
2
13
Réception DA
DA
Saisie DA Papier (Produit hors marché)
DA
3
11 14
9
Produits hôtelier hors stock (2/2)Flux de réception
Flux de réception Hôtelier hors Stock / Hôtelier non stocké
Ges
tionn
aire
adm
inis
trat
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s ac
hats
Logi
stic
ien
Ser
vice
Livraison fournisseur
Contrôle de la livraison par
rapport au BL
Archivage Copie BTI / Copie BL? et Transmission de
documentsBL
Constatation du Service Fait
BL
BL
BTI Cop.
Certification du Service fait
BL
Contrôle de la réception
BL Cop. BTI
Procédure de retour marchandise
Réception conforme sous 48h
Non
Oui
Consommation de stock
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Saisie et Edition BTI (sous Adopale)
BTI
Procédure de retour marchandise
OU
BCBL Cop.
Transfert Copie BL au service
économat / BTI annoté au magasin
Réception documents
BL
18
23
24 25
25
BL Cop BTI BL
Réception et Archivage BTI
annoté
BTI
7
19
12 27
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Pourquoi travailler plus particulièrement sur le circuit de la dépense ?
Un circuit fortement impacté par le changement avec à la clé une réorganisation institutionnelle : la création du service facturier
Un circuit qui fait intervenir de nombreux acteurs
Un démarrage sur les sites pilotes qui a mis en évidence des difficultés
Des enjeux importants
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Un démarrage sur les sites pilotes qui a mis en évidence des difficultés
Un outil très structurant Ex : certification du service fait et produits stockés
Un outil très intégré Idéal quand tout va bien : rapide, sans re-saisie inutile… …mais une erreur / un dysfonctionnement en amont va
pénaliser tout l’aval Ex : les fiches articles
Des circuits multiples et … des pratiques hétérogènes ! Ex : déclenchement de la certification du service fait sur la
base de la facture
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Pourquoi travailler plus particulièrement sur le circuit de la dépense ?
Un circuit fortement impacté par le changement avec à la clé une réorganisation institutionnelle : la création du service facturier
Un circuit qui fait intervenir de nombreux acteurs
Un démarrage sur les sites pilotes qui a mis en évidence des difficultés
Des enjeux importants
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Des enjeux importants
Projet de service facturier partagé AP-HP/Trésorerie Générale Mode de collaboration innovant Mode organisationnel appelé à se développer
→ la qualité du circuit amont (engagement, demande d’achat, constatation du service fait, certification du service fait) est déterminante pour la réussite du service facturier et a fortiori pour la maximisation du ROI
Concomitance avec la mise en place des GH
Enjeu de ROI Gains d’efficience (diminution des tâches à faible valeur ajoutée et
mutualisation) Gestion de trésorerie
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La démarche s’inscrit dans l’accompagnement général du NSI
Phase 1 : le dispositif d’accompagnement standard : équipe NSI Gestion
Phase 2 : le soutien spécifique aux sites pilotes
Phase 3 : la préparation des autres sites
Phase 4 : le déploiement sur les autres sites : équipe NSI Gestion
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Le calendrier
INIT
IALI
SA
TIO
N
Identification des bonnes pratiques
Accompagnement des Sites pilotes
Avec l’appui d’Accenture Accompagnement
CLO
TUR
E
PILOTAGE
COMMUNICATION
Février 2009 Avril 2009 Juin 2009 Décembre 2010
Guide d’auto-diagnostic
Guide de bonnes pratiques
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Phase 2 : le soutien spécifique aux sites pilotes
Diagnostic Identification des circuits / acteurs Identification des dysfonctionnements Identification des causes
Assistance Résolution des dysfonctionnements liés à l’outil : Accenture et
sponsors (ex : consignation) Remontée des dysfonctionnements liés aux choix
institutionnels : NSI Gestion (ex : référentiel articles) Proposition d’évolutions sur les pratiques locales (ex : règles
de retour fournisseurs)
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Phase 3 : la préparation des autres sites : Capitalisation sur l’expérience des sites pilotes
1- dédramatiser : démonstration de l’outil par les utilisateurs des sites pilotes Analyse critique par les sites pilotes
2- mobiliser : Réunions régulières organisées par les directions centrales
impliquées Groupe de travail issu du club des directeurs de services
économiques 3- faciliter :
Outils : État des lieux Check liste Guide de bonnes pratiques
Accompagner : suppose une force de démultiplication
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Les difficultés
Articulation avec les autres projets circuit de la dépense : équipe service
facturier avec le projet global NSI Gestion avec les autres filières impliquées avec les autres projets institutionnels
Démultiplication Sites pilotes très sollicités Équipe projet restreinte
→ nécessité de relais locaux
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Conclusion
Trop tôt pour évaluer le dispositif Mais
Satisfaction des sites pilotes d’être accompagnés Mobilisation des sites non pilotes