1

Kurumsal Kaynak Planlama Sistemi Şartname

Taslağı

Sürüm 1.0

İstanbul Kalkınma Ajansı tarafından desteklenene “Yönetici Denetçi ve Son Kullanıcı Bilişim Akademisi” kapsamında hazırlanan bu yayının içeriği İstanbul

Kalkınma Ajansı ve Kalkınma Bakanlığı’nın görüşlerini yansıtmamakta olup, içerik ile ilgili tek sorumluluk Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesine aittir.

2

İçindekiler Tablosu

Önsöz 3

1 Temel Tanımlar .................................................................................................................. 4 2 Ürün Fonksiyonları ............................................................................................................ 4

2.1 Modüller ...................................................................................................................... 4

2.2 Kurumsal Varlık Yönetimi .......................................................................................... 4 2.3 Kurumsal Kaynak Planlama Modülü .......................................................................... 5

2.3.1 Müşteri İlişkileri Yönetim Modülü ...................................................................... 5 2.3.2 Tedarik Zinciri Yönetimi ..................................................................................... 6 2.3.3 Finans Yönetimi ................................................................................................... 7

2.3.4 İnsan Kaynakları Yönetimi .................................................................................. 8

2.3.5 Üretim Sistemleri ................................................................................................. 9

2.3.6 Ürün Yönetimi ...................................................................................................... 9 2.3.7 Katalog Yönetimi ................................................................................................. 9 2.3.8 Stok Yönetimi .................................................................................................... 10 2.3.9 Envanter Yönetimi ............................................................................................. 10 2.3.10 Satış Sistemleri ................................................................................................... 10

2.4 Yardımcı Yazılımlar .................................................................................................. 11 2.4.1 Karar Destek Sistemi .......................................................................................... 11

2.4.2 İş akış ve Süreç Yönetim sistemleri ................................................................... 11 2.4.3 İçerik yönetim Sistemleri ................................................................................... 12

2.4.4 Risk Yönetim Modülü ........................................................................................ 12 2.5 Raporlama Modülü .................................................................................................... 13

2.6 Güvenlik .................................................................................................................... 13 2.7 Yardım ....................................................................................................................... 13

3 Teknik Özellikler .............................................................................................................. 13 3.1 Tanımlar ..................................................................................................................... 13 3.2 Teknoloji altyapısı ..................................................................................................... 13

3.3 Merkezi Menu ............................................................................................................ 14 3.4 Ekran Özelleştirme Desteği ....................................................................................... 14

3.5 Veri Model Özelleştirme Desteği .............................................................................. 14 3.6 Akış Özelleştirme Desteği ......................................................................................... 15 3.7 Kural Özelleşme Desteği ........................................................................................... 15

3.8 Rapor Özelleşme Desteği .......................................................................................... 15 4 Ürünün Kuruma Uyarlanması Projesi .............................................................................. 15

4.1 Kapsam belirleme ...................................................................................................... 15 4.2 Planlama .................................................................................................................... 15

4.3 Yürütme ..................................................................................................................... 17 4.4 Kontrol ....................................................................................................................... 17 4.5 Kabul İşlemi .............................................................................................................. 17

5 Bakım ............................................................................................................................... 17 6 Ceza ve diğer şartlar ......................................................................................................... 18

7 Fikri ve sınai mülkiyete konu olan hususlar ..................................................................... 18 8 Kaynaklar ......................................................................................................................... 19

3

Önsöz

Bu taslak Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi, Yönetici Denetçi ve Son Kullanıcı Bilişim

Akademisi Tarafından Hazırlanmıştır. Bir Kurumsal Kurumsak Kaynak planlama sisteminde

olması gereken temel fonksiyonlar ve geliştirme süreci açıklanmıştır.

Buradaki maddeler şirketlere göre arttırılabilir ve azaltılabilir. Her maddenin şirket yapısına

göre değerlendirildikten sonra kullanılması önerilir. Özel bir projede doğrudan kullanımı

halinde çıkabilecek sorunlardan FSMVÜ sorumlu tutulamaz.

Şartnamede sıralanan her maddenin hangi kurumsal sürecin parçası olacağı kurumsal yapıya

göre belirlenmelidir. Kurumsal ihtiyaçlara göre ilave ve çıkarmalar da olabilir.

Seçime bağlı özellikler ayrıca parantezle belirtilmiştir.

Kuruma özel süre ve diğer değişkenler ??? İşareti ile belirtilmiştir.

Ürün Fonksiyonları ve teknik özellikler kısmında ürünün sahip olması gereken tüm

fonksiyonlar açıklanmıştır. Buradaki fonksiyonlar ürünün çekirdek yapısında bulunmalı ve

özel kodla yazılmamalıdır.

Ürünün kuruma uyarlama projesi, kuruma uyarlama için yapılacakları kapsar. Ürün

fonksiyonları kısmında yazılan her özellik kuruma uyarlanmayabilir. Kuruma uyarlanacak

özellikler ve kapsam net belirtilmelidir.

4

1 Temel Tanımlar Bu şartnamede aşağıdaki temel tanımlar kullanılacaktır. Kurum ihtiyacına göre ilave ve

çıkarmalar yapılabilir.

Kurum: Hizmet alan şirket ve kurumları niteleyecektir.

Yüklenici: Hizmet veren veya satıcı kurumları niteleyecektir.

İş: Yükleniciye ihale edilen ve artışlar dâhil sözleşme kapsamında gerçekleştirilen; sürekli

(belli dönemler itibariyle tekrarlanmak suretiyle ifa edilen) nitelikteki hizmetleri veya belli

bir çalışma sonrasında tamamlanarak (bir defada ) ortaya çıkarılan hizmetleri

Kontrol teşkilatı: Yapılan işin şartnameye uygunluğunu kontrol edecek kurum tarafından

görevlendirilen kişi veya birimi niteleyecektir

2 Ürün Fonksiyonları

Kurumsal kaynak yönetimi hammadde temininden üretim ve satışa kadar tüm süreçlerin

entegre şekilde yönetilmesine yardımcı olacak altyapıyı sağlar.

2.1 Modüller

Kurumsal kaynak Planlama sistemi aşağıdaki modülleri içermelidir.

Kurumsal Varlık Yönetimi

Kurumsal Kaynak Planlama

Mali Yönetimi

İnsan Sermayesi Yönetim>

Tedarik zinciri yönetimi

Ürün Yaşam Döngüsü Yönetimi

Tedarik zinciri yönetimi

Sürdürülebilirlik

Kurumsal kaynak Planlama sisteminin içerdiği modüller bütünleşik veya tek tek olarak

sunulabilmelidir.

(* Her projede tüm modüller kullanılmayabilir. Ancak kapsamlı bir sistemde tüm bu modüller

olmalıdır. )

2.2 Kurumsal Varlık Yönetimi

Kurumsal insan, birim, malzeme ve taşınmaz tüm kaynakların sisteme tanımlanabilmesi

Kaynakların türlerinin belirlenmesi

Kurumsal yapının ve Birimlerin tüm hiyerarşik kırılımlarla sisteme girilebilmesi

o Birden fazla alt kuruma sahip kurumların ayrı ayrı ve bütünleşik olarak takip

edilebilmesi

Personellerin sisteme girilebilmesi

o Personelin tüm özgeçmiş bilgilerinin sisteme tanımlaması

o Personelin görev ve rolünün sisteme tanımlanması

o Personelin rol, birim ilişkisinin sisteme tanımlanması

İrtibat kişi- Firma havuzunun oluşturulması

o İrtibat kurulan tüm kişi ve firmaların sisteme tanımlanması

o İrtibat kişi- Firma ticari sicil bilgilerinin sisteme girilmesi

5

o İrtibat kişi- Firma birden fazla adres girilebilmesi

o Firma varsa irtibat kişileri nüfus bilgilerinin sisteme girilmesi

o İrtibat kurulan kişi ve firmaların tekil olarak tanımlanabilmesi

Örneğin Bir firma hem müşteri hem de tedarikçiyse iki defa tanımlanmamalıdır.

2.3 Kurumsal Kaynak Planlama Modülü Kurumsal kaynak planlama modülü aşağıdaki özellikleri içermelidir.

Kaynaklar arası ilişkilerin sisteme tanımlanabilmesi

Birimlerin malzeme, insan gibi kaynaklarla nerede ne zaman ne yapması gerektiğinin

belirlenebilmesi.

Birimlere ilişkin ilerleme raporları oluşturularak verimlilik analizi yapılabilmesi

Stratejik plan hazırlanması

Kurum istediği sürelerde stratejik plan hazırlayabilecektir.

Stratejik plan hedef, amaç, faaliyet ve performans göstergeleri şeklinde hiyerarşik bir yapıda

sisteme girilebilecektir.

Plandaki her seviye için sorumlu belirlenebilmesi

o Birden fazla sorumlu olması (tercih edilmemekle) birlikte tanımlanabilmesi

Stratejik Planın performans göstergelerinin kullanıcı tarafından girilip güncellenecek veya

sistemdeki veriler üzerinden otomatik olarak güncellenecek şekilde kullanıcı tarafından

tasarlanabilir olması

Performans göstergelerinin güncel ve tarihsel değerlerinin, değişim eğilimlerinin

görüntülenmesi, açıklama girilebilmesi ve değişim grafiklerinin görüntülenmesi

Stratejik plan hazırlama aşamasında her birim kendi planlarını oluşturabilecektir.

o Bunların birleştirilmesiyle taslak bir plan oluşturulabilecektir.

o Taslak plan onaylanarak gerçek plan oluşturulabilecektir.

Sistemde yürürlükteki ve arşivlenmiş şeklinde birden fazla stratajik planın aynı anda takip

edilebilmesi

Planın izlenmesi ve sapma durumunda ilgili kısımla ilgili eylem planı oluşturulabilmesi

Eylem planlarının sorumlusunun belirlenmesi ve ana plana bağlı olarak izlenmesi

İletişim ve iş grupları oluşturma.

o İş grupları arasında görev ve iş ajandalarının paylaşılması

2.3.1 Müşteri İlişkileri Yönetim Modülü

Müşteri İlişkileri Yönetimi(MİY) sistemlerinin temel hedefi mevcut müşterilerin tanınması,

her müşteriye kendi durumuna özel hizmet alması ve potansiyel müşterilerin kazanılması için

altyapı sağlamaktır.

Müşteri bilgilerinin tanımlanması

Farklı Müşteri türlerinin bunlara ait özelliklerin tanımlanması

Müşteri ile ilgili tüm bilgilere merkezi olarak ulaşılabilmesi

Müşteri dilek, istek ve şikâyet takibi yapılabilmesi

Müşterinin telefon, e-posta vb. birçok farklı kanaldan talebini iletebilmesi

Müşteri ilişkileri yönetim sistemi satış, pazarlama ve müşteri destek departmanları ile de

entegre çalışmalıdır.

6

2.3.2 Tedarik Zinciri Yönetimi

Tedarik Zinciri Yönetimi, ürünlerin tedarikçilerden hammadde ve hizmet temin aşamasından

başlayarak satış kanalları ve müşterilere dağıtımına kadarki sürecin yönetilmesini

sağlayacaktır .

Tedarikçiler irtibat firma – kişi havuzundan seçilecektir.

Üretimde kullanılan hammaddelerin ürün bileşenleri, uzmanlık, ara ürün veya temel

materyaller şeklinde tanımlanabilmesi.

Tedarikçiden malzeme akışının basamak basamak takip edilebilmesi

o Sürecin grafik ortamda tasarlanması, yürütülmesi ve izlenmesi

o Geri iade gibi durumların takibi

Malzeme bilgileri, Müşteri bilgileri, teslimat durumları, zincirdeki şirketler arasında

paylaşılabilmesi.

o Şirketler arası ortak barkotlama, her yerde geçerli kimlik bilgileri kullanımı (TC

kimlik) gibi temel kodlar aynı mantıkla yapılmalıdır.

Para akışı: Finansal anlaşmalar ve para akışının yönetimidir.

o Ödemeler, ödeme şekilleri, EFT gibi işlemler izlenir.

Malzemenin stokta olup olmadığı ve üretim gerekip gerekmediğinin kontrolü,

o Stokta olmayan malzemeler için üretim emirleri çıkartılması,

o Web üzerinden müşteriye durum bilgisi verilmesidir.

Kurum içi üretim, müşteriye özel üretim, alt yüklenicilerden yararlanma gibi farklı üretim

şekillerinin izlenebilmesi

Gönderme yönteminin belirlenmesi ve teslimatların takibi

o Sipariş temelli veya toplu sevkiyat tanımlanabilmesi

o Sipariş teslimatlarının kontrolü

Ürünlerin garanti takibi

Ürünlerin servis ve bakım işlemlerinin takip edilmesi

Gerekli durumlarda ürünlerin sigortalanması

Müşteri ile iletişim: müşteriye istek, şikâyet, görüş ve önerilerinin sorulması

Geri iade işlemlerinin kontrolü

Tekliflerin takibi ve değerlendirilmesi

o Tekliflerin karşılaştırılması

o Teklif önceliklendirme

o Teklif tarihçesini takip etme

o Farklı para birimlerinde teklif alma

o Tekliften otomatik sipariş oluşturma

o Teklife ilişkin ödeme yöntemi seçimi

Fatura Yönetimi

o Satış ve alım faturalarının merkezi takibi

o İrsaliye durumu takibi

o Fatura KDV ve iskonto işlemlerinin takibi

o Fatura temelli garanti takibi

o Fatura ile ödeme metodu ilişkilendirme

o Farklı para birimi desteği

7

2.3.3 Finans Yönetimi

Finans yönetim işlemleri, kurumdaki en küçüğünden en büyüğüne kadar para akışı, harcama,

kazanç ve mali varlıkların takibi ve planlanması için kullanılacaktır.

Ürünlerin fiyatlandırılması

Harcamalar süreç içerisinde değerlendirilmesi.

Kar zararın takibi

Maliyet/Nakit akışı takibi

Ödeme/Satış İşlemleri takibi

o Faaliyetlerin ödeme emirlerinin oluşturulabilmesi

o Nakit, Finans kurumu üzerinden gibi farklı ödeme şekillerinin desteklenmesi

Cari işlemler

o Cari işlemlerin yönetimi

o Ödeme talepleri yönetimi

o Taksitli ödeme yapılabilmesi

o e ödeme tarihi geçmesine rağmen tahsilat yapılmayan kayıtların takibi

o İcra vb. işlemlerin takibi

Mali raporlama / devlete yönelik raporlar

Muhasebeleştirme (defteri kebir)

Yasal zorunlulukların yerine getirilmesi için gerekli raporların alınabilmesi

Avans İşlemleri

Personelin nakit veya diğer yollarla istediği avansların sisteme girilebilmesi

Avans onay işlemlerinin takibi

Finansal planlama ve Bütçeleme

Birimlerin yatırım teklifleri hazırlama işleminin sistem üzerinde yapılması

Bütçe tekliflerinin amir onayı süreci sonrasında mali işlere iletilmesinin takip edilebilmesi

Bütçe tekliflerinin bütünleşik tasarı şeklinde görüntülenmesi, kontrol edilmesi ve onaylanarak

sonlandırılması

Bütçe tekliflerinin yeni yatırım, mevcut yatırımın devamı şeklinde gösterilmesi

Bütçe tekliflerinin kurumsal planla eşleştirilebilmesi

Farklı dönemler için bütçe tanımlayabilme

Harcamaların bütçeye göre değerlendirilmesi

İdarenin toplam bütçesinin ortaya çıkması

Ayrıntılı yatırım ve harcama planı oluşturulması .

Harcamaların bütçeye uygun yapılması ile ilgili kurallar koyulabilmesi. Örneğin bütçeyi aşan

harcamalara izin verilmeyebilir.

Bütçeler arası aktarım yapılabilmesi.

İleriye yönelik bütçe gerçekleşme tahminleri de yapılabilmesi.

Doğrudan gözlenemeyen finansal sapmaların tespit edilmesini de sağlanması (opsiyonel).

Gün sonu kasa vb. raporların alınması

Finans yönetimi mali risklerin yönetilmesi için kullanılması

Muhasebe

Hesap planının belirlenecek kırılımlarda oluşturulabilmesi

8

Hesap planlarının bütçe ile eşleştirilebilmesi

Hesap planındaki hesapların firma ve müşterilerle eşleştirilebilmesi

Kurum muhasebeleştirme fişlerinin kesilebilmesi

Muhasebe bütçe entegrasyonunun yapılması

Toplu veya tek tek, tahakkuk ve tahsilat

Finans kurum ilişkileri yönetimi

Hesapların Takibi

Banka/finans kurum İşlemleri Takibi

Talimat takibi

Hesaba Para Yatırma/Çekme İşlemleri

Virman İşlemleri

Gelen / Giden Havale

Döviz Alış / Satış

Kredi Kartı Ödeme ve Tahsilat takibi

Toplu Provizyon İşlemleri

Otomatik Ödeme İşlemleri

POS İşlemleri Takibi

2.3.4 İnsan Kaynakları Yönetimi

Firmaların gerekli uzmanlıkların tespitinden başlayarak, başvuru değerlendirme, işe alım, iş

performans ölçülmesi, ödemeler, bordro ve işten ayrılışa kadarki aşamaların takip edildiği

sistemlerdir.

Kurumsal yapı tanımlama

o Birim hiyerarşisi tanımı

o Rol tanımı

o Rol birim eşleştirilmesi

o Norm Kadro Yönetimi

Personel ihtiyacının belirlenmesi süren işlemler, yeni projeler ve yatırımlar için gerekli rol ve

uzmanlıkların belirlenmesi

o İşe alım süreci

o İlan hazırlanması

o Başvurular arasında işe en uygun kişinin belirlenerek işe alımını

o Deneme süreci planlama

Performans ölçülmesi çalışanların verilen işlerdeki başarısını değerlendirmek için kullanılır.

o Görev planlama

o Elektronik ortamda görev takibi,

o Görevin yer zaman gibi bilgilerinin tutulabilmesi

o Görevin özelliklerine göre maliyetlendirme yapılabilmesi; örneğin yurtdışı

göreviyle ilgili ayrıntıların girilebilmesi

o Performans değerlendirmeleri yapılabilmesi

o Personelin faaliyetlere ayırdığı toplam mesainin hesaplanması

o İşe uygunluk için gerekli eğitimlerin planlanması

o Çalışana özel kariyer geliştirme uygulanmalıdır.

o Kişilere verilecek/verilen ilave ödüllerin takibi

9

o Kişilere verilecek/verilen ceza ve disiplin işlemlerinin takibi

o Yöneticilerin performans değerlendirmesi yapabileceği bir ekranın açılması

o Performans değerlendirmesinin yetki dahilinde personelin kendisi ve üst amirleri

tarafından da görülebilmesi

Görevlendirme süreci

o Göreve uygun personellerin listelenmesi

o Faaliyetlere sayısal ve sözel performans hedeflerinin girilmesi, performans

hedefinin; tasarruf, verimlilik ve etkinlik performans kriterinden biri veya birden

çoğu seçilerek kaydedilmesi

o Faaliyetlerle ilgili elektronik ortamda gelen kutusu tanımlama ve e-posta uyarı

yapılabilmesi

Faaliyet Yönetimi

o Faaliyet Yönetim ekranında faaliyetin adı, faaliyetin ilgili olduğu birim görevi,

faaliyet tanımı, gerçekleştirecek personel, performans hedefleri, faaliyetin

planlanan bütçesi, faaliyetin gerçekleşen bütçesi, faaliyete ilişkin raporlar ve

bağlantılarının görüntülenmesi

o Faaliyet gerçekleşme yüzdesi ve harcanan maliyetin takip edilebilmesi

o

Personel devam kontrolü

o Personel izin bilgilerinin sisteme girilebilmesi

o Personel devam kontrol cihazları ile entegrasyon (opsiyonel)

o Personel devam bilgilerinin sisteme girilmesi

o Personel devam kontrol raporlarının alınabilmesi

2.3.5 Üretim Sistemleri

Hammaddeleri ürün haline dönüştürme sürecini yöneten sistemlerdir. Üretilen ürünlere göre

farklılık gösterebilirler. Ürün hammaddelerini kurum içi bir tedarik sistemi gibi

bütünleştirirler.

Üretim planlarının yapılabilmesi

Ürün oluşturan parçaların ağacı ve sürecini oluşturma

Ürün ağacındaki parçaların tedarik takibi

Doğrudan veya Fason gibi farklı üretim şekillerin takip edilmesi

Endüstiyel otomason algılayıcı ve robotlar ile entegrasyon sağlanabilmesi (seçime bağlı)

2.3.6 Ürün Yönetimi

Ürün/Malzeme tanımlarının yapılması

Ürün kategorisi tanımlama

Kategoriler arasında hiyerarşi oluşturma

Farklı türde ürün/malzemelerin bunlara has alanların tanımlanabilmesi

Barkod cihazı entegrasyonu

POS Sistem entegrasyonu

2.3.7 Katalog Yönetimi

Sınırsız sayıda ürün kataloğu oluşturma

Kataloğa sınırsız ürün ekleme

Kullanıcı grublarına göre Web'de katalog yayını

10

2.3.8 Stok Yönetimi

Stok yönetimi ambarlar, malzeme giriş çıkış işlemleri ve kişilere verilen malzemelerin

yönetimi için kullanılırlar.

Stok kodunun kurumsal kırılımlara göre oluşturulması

Stok giriş çıkış işlemlerinin muhasebeleştirilmesi için düzenlenmesi

Stok giriş-çıkış işlemlerinde farklı yöntemlerin desteklenmesi

o Ortalama birim fiyat

o İlk giren ilk çıkar

o İlk giren son çıkar

Stok ambar tanımlarının yapılabilmesi

o Ambar raf ve malzeme konumlarının tanımlanması

o Ambar yöneticilerinin tanımlanabilmesi

Malzemelerin ambara girişi, ambardan çıkışı ve ambarlar arası transfer için gerekli belgelerin

düzenlenebilmesi

Ambardaki malzemenin takibi için barkotlama ve RFID ile yer tespiti gibi teknolojilerle

entegre çalışabilmesi

Malzemenin mevcut stok durumunu takibi

Alınan ve verilen, sipariş ve rezervasyon takibi

Stokların gerçek durumuna Depo / ambar bazında stok sayımlarını takip etme

2.3.9 Envanter Yönetimi

Kişilere verilen uzun süreli malzemelerin yönetimi için kullanılır.

Malzemelerin kime verildiğinin tarihsel olarak takip edilebilmesi

Envanter veya taşınır yönetiminde her malzemenin bir numarası(ID) tanımlanabilmesi.

Malzemenin yıllar içindeki değer kaybı (amortisman) takip edilebilmesi

o Farklı amortisman metotlarının desteklenmesi

Değer kazanımı (yeniden değerleme) bu sistemler takip edilir.

o Farklı yeniden değerleme metotlarının desteklenmesi

Envanter sistemleri ile stok sistemi arasında entegrasyon olması

o Malzeme tanımlarının entegrasyonu

o Envanterlerin ambar işlemlerinin takip edilmesi

Sigorta bilgileri takibi

2.3.10 Satış Sistemleri

Satış sistemleri satış işlemleri takibini ve ürünlerin fiyatlandırılması hedefler.

Ürün fiyatlandırma

Farklı dağıtım kanallarının tanımlaması

Ürün kazanç analizi

Satış temsilcilerinin etkinliğinin ölçülmesi

Yeni ürün, hizmet ve Pazar planları yapılması

Teklif yönetimi

o Teklif kaydı

11

o Teklif aşamalarını izleme

o Müşteriye özel teklif oluşturma

o Farklı para birimlerinde teklif hazırlama

o Tekliften otomatik sipariş oluşturma

o Teklife ilişkin sevk yöntemi seçimi

o Teklife ilişkin ödeme yöntemi seçimi

2.4 Yardımcı Yazılımlar

Kurumsal Kaynak Sistemlerinde akışların ve belgelerin yönetilmesi için özel modüller

olmalıdır. Bu sayede sistemlerin kurumlara özelleşmesi kolaylaşır.

2.4.1 Karar Destek Sistemi Kurum için değerli ve ulaşılabilen tüm bilgilerin merkezi bir veritabanında raporlama amacı

ile bütünleştirilmesi desteklenmelidir.

Verilerin dış sistemlerden entegrasyon aracılığı ile belirli periyotlarda otomatik olarak veya

kullanıcı tarafından komutla alınarak merkezi veri ambarına aktarılması

Harici sistemlerden veri aktarımı için ayrı bir planlama aracı bulunması

o Veri aktarımı için web servisi, doğrudan veritabanına bağlanma gibi teknolojilerin

desteklenmesi

Her bir raporun hangi parametreler üzerinden sorgulanmak üzere tasarlandığının son

kullanıcıya gösterilmesi

o Parametre seçimi yapılabilmesi

o Parametre değerlerinin veritabanında getirilebilmesi

Veri ambarının hızlı ve esnek raporlama için iyileştirilmesi

o Hesaplamaları tutan küp yapılarının kullanılabilmesi

Verilerin sisteme aktarılması işleminin ayrıntılı planlanabilmesi ve izlenebilmesi

Entegrasyon ile alınamayan verilerin, tasarlanan standart veri şablonları veya kullanıcı

ekranları aracılığı ile yetkilendirilmiş bir kullanıcı tarafından sisteme yüklenmesi

Veriler üzerinde kontrol aralıkları tanımlanabilmesi

Kullanıcıların görsel ortamda kendi raporlarını hazırlamasına imkân verilmesi

Veriler arasında tarihsel değişim karşılaştırma olanağı bulunması,

Kurum, birim, proje gibi kırılımlarda rapor hazırlanabilmesi

Raporların yetki dahilinde merkezi bir ortamda (portal) birlikte gösterilebilmesi

o Kullanıcının kendi raporunu ilave etmesine imkân sağlanması,

o Kullanıcının istemediği raporu çıkarmasına imkân sağlanması

2.4.2 İş akış ve Süreç Yönetim sistemleri

Kurumsal kaynak planlama sistemi işlerin ve işi yapan kaynakların grafik ortamda

tanımlanabileceği, tanımlı akışların çalıştırılmasını ve yönetimini sağlayan kapsamlı akış

modülleri içerecektir.

Süreçlerin grafik ortamda tasarlanması: Süreç yönetim sistemlerin süreç tasarımı grafik ara

yüzlerde gerçekleştirilecektir Bu ara yüzlerde görev tanımı, görevi kimin yapacağının

tanımlanması ve aralarındaki bağlantılar çizilebilecektir.

12

Yönlendirme ve kural tanımlama: Bağlantılar üzerinde veya işler üzerinde tanımlanan giriş

ve çıkış şartları ile işler yönlendirilebilecektir. Örneğin genel müdür onaylarsa personel

birimine gönder şeklinde kurallar yazılabilir.

Kaynak yönetimi: İşleri yapacak kişiler veya diğer kaynaklar sisteme tanımlanabilecektir. Bu

kaynaklarla ilgili bilgiler KKP sistemi temel kaynak havuzundan çekilebilecektir.

Akışların işletilmesi: Akışların başlatılmasıyla yapılan tanımlarının örnekleri

oluşturulabilecektir. ,

Akış örnekleri merkezi bir veritabanında saklanabilecektir.

İş süreçlerinin gözlemlenmesi: Süreç yönetim sistemleri akışının gözlemlenmesi, kişiler

üzerindeki iş yüküne göre yönlendirme yapılabilmesi, işlerdeki aksamaların giderilmesi

özelliklerine sahip olacaktır.

Akışların özetten ayrıntıya tanımlanması: Süreç yönetim sistemleri karmaşayı azaltabilmesi

için büyük akışların alt akışlara bölünmesini desteklenecektir.

Son kullanıcı için akış başlatma ve izleme araçları sağlama: Akış başlatma ekranları ve gelen

kutusu sağlanacaktır.

Gelen kutusunda kişi kendisine atanan işleri görebilir, bitince kapatabilir ve yetkisi dâhilinde

onay veya reddedebilecektir.

o Üzerine al isminde işe başladığını işaretleyerek o anda uğraştığı işi

işaretleyebilecektir (seçime bağlı).

Farklı uygulamalar bütünleşme için web servisi veritabanına bağlanma gibi bağdaştırıcılar

sağlanacaktır.

Bir akış içinden farklı akışlar başlatılabilecektir.

Anlık kararlarla yönlendirme yapılabilmesini desteklenecektir. Örneğin kişi üzerindeki işi

yetkisi dahilinde bir başkasına iletebilecektir(seçime bağlı).

2.4.3 İçerik yönetim Sistemleri

İçerik yönetim sistemleri belgelerin elektronik ortama aktarılması ve yönetimi işlemlerinin

gerçekleştirildiği yazılımlardır. Kurumlardaki bilgilerin bir çoğu hala belgeler üzerindedir.

E-mail, faks gibi yapısal olmayan bilgilerin saklanabilmesi.

Belgelerin indekslenmesi ve hızlı arama mekanizmaları gerekir.

Belge paylaşılması için gerekli güvenlik altyapısı sağlanması

Belgelerin yapılan işler ve süreçlerle ilişkilendirilmesi ile ilgili altyapıların sağlanması

2.4.4 Risk Yönetim Modülü

Tespit edilen her "risk kriterinin" ve tanımının kaydedilmesi

o Risk önceliği, etkisi, oluşma zamanı kriterlerinin sisteme kaydedilebilmesi

Kurumun strateji planına ve mali yönetim alanlarına yönelik risk tanımları yapılabilmesi

Proje, süreç ve eylem bazlı risk tanımları yapılabilmesi

Kurumsal, stratejik plan, birim ve proje seviyelerinde risk eylem planları yapılabilmesi

o Risklerle ilgili iç ve dış denetim sorumluları tanımlanabilmesi

Risk eşikleri kaydedilebilmesi

o Eşiğin aşılması durumunda e-posta gibi yollarla uyarı verilebilmesi

Risklerin sürekli takip edilmesi için risk olasılık değişimlerinin izlenebilmesi

o Karar destek sisteminden izleme kriterler değerlerinin otomatik alınabilmesi

En önemli riskler tablosu oluşturulabilmesi

13

2.5 Raporlama Modülü

Sistem firmanın kullandığı matbu raporların alınmasına imkân verecektir.

o İlave: Matbu rapor listesi şartnameye eklenmelidir.

Anlık rapor hazırlama modülü: Sistem üzerinde bulunan tüm kayıtların ve ayrıntılarının

görüntülenmesi, kayıtların her alanına göre anahtar sözcüklerle arama yapılabilmesi,

sonuçların detaylarının görüntülenmesi, tarih, birim, alfabetik sıra, vb. şeklinde

sıralanabilmesi, arama sonuçlarının filtrelenebilmesi, sonuçların çıktısının alınması

Anlık rapor hazırlama modülü çıktıları yazıcı, CSV (virgülle ayrılmış değer) şeklinde

alınabilecektir.

2.6 Güvenlik

Sistemde kişi, rol ve birim bazlı yetki tanımı yapılabilecektir.

Yetki tanımları üzerinden veri ve ekran seviyesinde yetkilendirme yapılabilecektir.

Kişi sadece yetkili olduğu veri ve ekranları görebilecektir.

Microsoft Active Directory gibi LDAP sistemleriyle entegrasyon altyapısı sağlanacaktır.

2.7 Yardım

Her ekranı ve ekranlar üzerindeki temel tüm fonksiyonları anlatan merkezi bir yardım

menusu olacaktır.

Çoklu dil desteği sunulacaktır.

3 Teknik Özellikler Ürün sahip olması gereken teknik özellikler açıklanacaktır.

3.1 Tanımlar

Kurumsal kaynak planlama sisteminde temel tanımlar merkezi olarak sadece bir defa

gerçekleştirilecektir. Tüm modüller bu tanımları kullanacaktır.

o Personel, Rol ve Görev tanımları

o Müşteri – firma

o Malzeme (Stok, şirket taşınırları vb.)

o Şirket taşınmazları

o Birim tanımları

3.2 Teknoloji altyapısı

Sistem web tabanlı çalışacaktır.

Özel performans gerektiren durumlarda web tabanlı ekranlar yanında kurumun onayıyla

istemci sunucu mimarisinde ekranlar kullanılabilir.

Sistem artan kullanıcı yükünü dengeleyecek mimaride çalışacaktır.

Sistem sunucular arasında yük dengeleme yapılmasına destek verecektir.

Sistem kurum içi sanallaştırma ve bulut altyapıları üzerinde çalışabilecektir.

Çoklu dil desteği sunulacaktır. Ekrandaki bileşenlerin isimlerinden başlayarak raporlar ve

yardım dahil tüm sistem çoklu dil desteği sağlayacaktır.

Sistem ekran ve rapor gibi arayüzleri homojen olarak tasarlanacaktır. Bu kapsamda aşağıdaki

görünümler her kullanıcıda temelde aynı olacaktır:

14

o Temel verilerin isimlendirilmesi, Örneğin çalışanlar bir ekranda çalışan diğerinde

personel şeklinde isimlendirilmeyecektir. Kullanım amacı özel isimlendirmeler

bunun dışındadır. Örneğin müşteri temsilcisi tanımı bunun dışında

değerlendirilebilir.

o Girilmesi zorunlu alanların renklendirilmesi

o Seçimli listelerin görünümleri

o Tarih ve takvim görünümü

o Metin alanların biçimleri, fontları

o Kaydet, sil gibi standart butonların yerleri ve isimleri

o Ana menünün yeri ve isimleri

o Kullanıcı isterse yukarıdaki görünümlerde değişiklik yapabilecektir.

3.3 Merkezi Menu

Kullanıcılar tüm ekranlara merkezi bir menü üzerinden ulaşabilecektir.

Bir noktada ilgili veriye ihtiyaç duyulduğunda bunun ekranı otomatik olarak açılabilecektir.

Ekranlarda sağ tuş menüleri ile o ana uygun seçenekler gösterilecektir.

3.4 Ekran Özelleştirme Desteği

Ekranlardaki bileşenlerin yerleri değiştirilebilecektir.

Ekranlardaki bileşenlerin giriş sıraları değiştirilebilecektir.

Ekranlara veri modeli ile eş zamanlı çalışacak şekilde ilave alanlar eklenebilecektir.

Ekranlara yeni eklenen alanlar metin girişi ve seçimli girişi destekleyecektir.

Ekranlara yeni eklenen alanlar tarih, nümerik gibi farklı veri türlerinde olabilecektir.

Ekranlardaki belirleyici alanlar haricindeki alanlar silinebilecektir.

Ekranlar rol, kullanıcı ve birim bazlı özelleştirilebilecektir. Örneğin bir kullanıcıda bir alan

görünürken diğerinde görünmemesi sağlanacaktır.

Ekrandaki renkler değiştirilebilecektir

Arayüzü Türkçe - İngilizce veya farklı bir dilde kullanabilme

Yetkili olunan modül ve fonksiyonlara göre giriş (gündem) sayfasını dizayn ederek, önemli

fonksiyonlara hızlı ulaşım sağlama. İstenen ekranı öne alabilme

En çok kullanılan sayfalara kısa yol tanımlama.

Kişisel şifre değiştirme

Farklı zaman dilimlerinde çalışabilme

3.5 Veri Model Özelleştirme Desteği

Bir varlıkla ilgili ilave alanlar eklenebilecektir.

Eklenen ilave alanlar istenilen ekran üzerinde gösterilebilecektir.

İlave alanlar belli bir varlık türüne ait olabilecektir.

o Örneğin sadece bilgisayar malzemelerine ait bir alan eklenebilecektir. Bu alan

diğer malzeme türlerinde görülmeyecektir.

Yeni eklenen alanlar tarih, nümerik gibi farklı veri türlerinde olabilecektir.

İlave alanlar çoktan seçimli şekilde eklenebilecektir. Sistemde varolan veriler ilave alanlarda

liste şeklinde gösterilebilecektir.

15

3.6 Akış Özelleştirme Desteği

Akış tanımları kurumsal ihtiyaçlara göre düzenlenebilecektir.

Farklı ve yeni akışlar tanımlanabilecektir.

Akışların farklı sürümlerinin aynı anda çalışması desteklenecektir.

o Eski sürümlerinde başlatılan işler başlatıldığı sürümde tamamlanabilecektir.

3.7 Kural Özelleşme Desteği

Sistemde tanımlı kural ve hesaplamalar kural motoru yardımıyla merkezi olarak

değiştirilebilecektir (seçime bağlı).

Sistemde özel kural değişiklikleri yapılabilmesi için bir bileşen altyapısı (API) sunulacaktır.

Çok özel kurallarda değişiklik yapılabilmesi için gerekirse sistemin koduna veya veri

modeline müdahale edilebilecektir(seçime bağlı).

3.8 Rapor Özelleşme Desteği

Sistemde karar destek kapsamında yeni raporlar üretilebilecektir.

Var olan raporlara yeni parametreler eklenebilecektir.

Özel raporlar hazırlanabilmesi ve farklı karar destek sistemleri ile çalışmayı desteklemek

amacıyla sistemdeki veriler kolay raporlanan görüntü (view) şeklinde sunulacaktır.

Raporlar excel veya virgülle ayrılmış değer (CSV) formatına aktarılabilecektir.

Raporlar *.pdf formatına aktarılabilecektir.

4 Ürünün Kuruma Uyarlanması Projesi Yüklenici ürünün tanımlı özelleştirmeleri gerekli planlama, yürütme ve kontrol aşamalarını

gerçekleştirmekten sorumludur.

4.1 Kapsam belirleme Ürünün hangi özelliklerinin kuruma hangi şartlarla uyarlanacağı net olarak belirtilmelidir.

4.2 Planlama

Yüklenici, sözleşmenin yürürlüğe girmesi için gerekli olan yasal prosedürlerin

tamamlandığının kendisine tebliği ve buna göre işe başlama tarihinden itibaren, sözleşme

veya eklerinde belirlenen süre içinde, üstlenilen işler için kontrol teşkilatının öngöreceği

formda ve detaylarda ayrıntılı bir iş programı düzenler ve kontrol teşkilatının uygun görüşüne

sunar. İş programı, kontrol teşkilatı tarafından talep edildiği takdirde, yüklenicinin işin

yürütülmesi için uygulamayı önerdiği metotlar ve düzenlemeler hakkında genel bir

açıklamayı da içerecektir(EK8- Madde 28).

Yüklenici en az aşağıdaki ayrıntıları içeren bir planı kuruma sunacaktır.

Ürün Uyarlaması Sürüm 1

Görev İsmi Başlangıç Tarihi

Bitiş Tarihi Sorumlu Kişi

Analiz aşaması

Nesneler arası etkileşim veya süreç modeli Süreç İsmi, Sürecin amacı ve hedef kitlesi, Sürecin başlama ve bitiş koşulları, Girdi ve çıktıları, Süreç kapsamındaki roller, aktiviteler ve iş kuralları Süreçlerin organizasyon seviyesinde sorumluları ve vekilleri) Süreçlere ilişkin verimlilik, sonuç ve kalite performans

16

Yukarıdaki plan sadece tek bir sürümü ifade etmektedir. Planının tekrar eden sürümler

şeklinde geliştirilmesi gereklidir.

Sürüm1 Sürüm2 Sürüm3

göstergelerinin ve ölçme sıklıklarının belirlenmesi. +Mevcut ??? adet birime ait ??? sürecin analiz edilmesi. İlgili birimler, sorumlular, yapılan birim işler, işlerin girdi ve çıktıları, birim işler arası bağlantılar, kurallar, süreçler arası ilişkiler tasarlanacaktır.

Veri model analizi Sisteme mevcut modele ilave edilecek alanların analiz edilmesi

Güvenlik model analizi Kullanıcı, rol ve yetki tanımları arasındaki ilişkilerin belirlenmesi Elektronik imza gerektiren işlemlerin belirlenmesi

Kullanıcı ara yüzü ihtiyaçların analizi Ekran ve diğer fonksiyonlardaki değişiklilerin belirlenmesi Yeni ekran ihtiyaçların belirlenmesi

Raporlama analizi ??? Birimlerinde kullanılacak ??? raporlarının tasarlanması

Sistemler arası entegrasyon analizi

Donanım ihtiyaçlarının analiz edilmesi

Kontrol Noktaları

Tasarım aşaması

Analiz edilen ihtiyaçların tasarlanması

…

Gerçekleştirme

Süreç Kurumdaki ??? birimlerindeki ve ??? isimli süreçlerinin gerçekleştirilmesi

Güvenlik Kullanıcıların güvenlik ayarlarının yapılması için altyapı kurulumu Sistemin devreye girmesi ve örnekleme amacıyla ??? sayıda kullanıcı ve birimin güvenlik ayarlarının yapılması

Veri modele yapılan ilaveler, Veri modeline yapılan eklerin gerçekleştirilmesi

Test

Yapılan tüm çalışmaların ayrıntılı şekilde test edilmesi

Devreye Alma

Kullanıcı eğitimleri

Donanım temini

Altyapı yazılımlarının temini ve kurulması

Geliştirilen yazılımın kurulması

Ürün Uyarlaması Tüm Planı

Görev İsmi Başlangıç Tarihi Bitiş Tarihi Sorumlu

Kişi

Sürüm1

Sürüm1 Kontrol ve Onay

Sürüm2

Sürüm2 Kontrol ve Onay

Sürüm3

Sürüm3 Kontrol ve Onay

17

4.3 Yürütme

Yüklenici ürünün aşağıdaki belirtilen özellikleri üzerinde tanımlı özelleştirmeleri zamanında

yapma ve teslim etmekle zorunludur.

Yürütme süresinde yüklenici kuruma verdiği ve onaylı iş programına aynen uymak

zorundadır.

Yüklenici yürütme sürecinde çıkan sorunları öncelikle çözmelidir.

Yüklenici işin her aşamasında geliştirilen kullanıcı arayüzü ve raporları kuruma göstererek

ilerlemelidir.

Yürütme sürecinde yapılan tüm işlemler belgelenmelidir.

4.4 Kontrol Kontrol yapılanların kurumun şartnamede tanımladığı ihtiyaç ve yüklenici tarafından sunulan

ayrıntılı plana uygunluğunun değerlendirilmesi sürecidir.

Yüklenici firma sürüm kontrol ve onay aşamaları için gerekli ön hazırlığı yapmakla

yükümlüdür. Bu kapsamda yapılan ve yapılamayan işlerin listelenmesi, yapılanların sunumu

gerçekleştirilmelidir.

Yüklenicinin hazırlayacağı projeler ve/veya raporlar onaylanmak üzere idareye teslim

edilirken, idarece yapılacak incelemeleri kolaylaştıracak ve bunların teklif edilen şekli ile

sözleşme veya eklerinde belirlenen şartlar çerçevesinde, amaca en uygun olduğunu

gösterecek bilgilerin de diğer teknik belgelerle birlikte yüklenici tarafından verilmesi

gereklidir. (EK8-Madde 25)

Yüklenici kontrolde çıkan hatalarla ilgili bir plan vermeli ve bunları acilen çözmelidir.

4.5 Kabul İşlemi Yapılan işler kontrol teşkilatı tarafından değerlendirilir. Burada her iş parçasının ve

bütünleşik olarak şartnamedeki işlerin tamamıyla bitmesi esastır.

İşler %90 tamamlansa da (kurum özel olarak onaylamazsa) kabul aşamasına geçilmez.

İşler bitmeye yakın olarak değerlendiriliyorsa yükleniciye ek süre verilebilir.

Ek süre sonunda işler biterse ödeme yapılabilir.

Zamanında tamamlanmayan işler için cezai müeyyide süreci başlar.

İşin tamamıyla bitmeyeceği anlaşılırsa, kısmi kabul edilebilir. Burada özellikle Tamamlanan

modüller dikkate alınır.

Kısmi kabulde yüklenicinin hakediş veya teminatından uygun görülecek bir bedel kesilir.

5 Bakım Bakım, yazılımı güncel ve işletime uygun tutma, başka bir ortama taşıma gibi hizmetleri

tanımlar.

Proje temel olarak devreye girdikten sonra yüklenici çıkan hataları gidermek amacıyla ürüne

??? sene daha destek verecektir.

Bakım anlaşmalarına ürününü güncellenmesi ve iyileştirmeler de dahil edilebilir (seçime

bağlı).

Bakım sürecinde kurumun istekleri temel olarak bakım isteği olarak değerlendirilir ve

yüklenici tarafından gerçekleştirilir.

Bir isteğin bakım sınırlarını aşması ve yeni istek olarak değerlendirilmesi durumunda

yüklenici bunun için ek süre ve maliyet talep edebilir. Ancak öncelikle isteğin ürün yapısı ve

geliştirme sürecine etkisini ifade eden geniş çaplı bir değerlendirme raporu yazmalıdır.

18

Ancak bu raporun kurum tarafından kabulü durumunda ek süre ve maliyet isteği

gerçekleştirilecektir.

6 Ceza ve diğer şartlar İşin zamanında yapılaması, yetkisiz bilgi paylaşımı gibi durumlarda yapılacakları tanımlar.

Yüklenici şirket projenin zamanında tamamlanmaması halinde her gün için % X oranında

ceza ödeyecektir.

“Yüklenici, işle ilgili olarak elde ettiği her tür bilgi ve dokümanı özel ve gizli tutacak ve

idarenin önceden yazılı izni olmaksızın sözleşmeye ait her hangi bir detayı ifşa etmeyecek

veya yayınlamayacaktır. Türk yargı mercilerinin kararları saklı kalmak kaydıyla, sözleşmenin

amaçları doğrultusunda her hangi bir ifşa veya yayınlama gerekliliği konusunda bir

uzlaşmazlık ortaya çıkarsa idarenin bu konudaki kararı nihai olacaktır. Gizlilik yükümlülüğü,

sözleşmenin herhangi bir nedenle sona ermesinden sonra da devam eder.”

7 Fikri ve sınai mülkiyete konu olan hususlar Kuruma özel yapılan geliştirmelere ait kodlar, belge ve üstlenilen bir hizmetin konusu olan

ya da hizmetin ifası sırasında veya ifası nedeniyle meydana getirilen ürünler üzerindeki fikri

ve sınai haklar ile marka, patent, endüstriyel tasarımlar, faydalı modeller, yarı iletken

topoğrafyalar (chip’ler), dijital iletişim, ticaret unvanları ile diğer ad ve işaretler, coğrafi ad

ve işaretler, açıklanmamış bilgiler ve benzeri fikri ve sınai mülkiyet konusu haklardan

idareye ait olacaktır.

Yüklenici ürünü oluşturan alt parçaların lisanslarını da sağlamalıdır. (İlave maliyet getiren bu

konu seçime bağlıdır.)

Yüklenicinin, sözleşmeye göre üstlendiği yükümlülüklerini yerine getirmesi sırasında veya

getirmesi nedeniyle, ilgili mevzuat hükümleri gereğince koruma altına alınmış fikri ve/veya

sınai mülkiyet konusu olan bir hak ve/veya menfaatin ihlal edilmesi halinde, bundan

kaynaklanan her türlü idari, hukuki, cezai ve mali sorumluluk kendisine aittir. Yüklenici bu

konuda kurumdan herhangi bir istemde bulunamaz. Buna rağmen kurum hukuksal bir

yaptırımla karşı karşıya kalırsa, diğer hakları saklı kalmak kaydıyla yükleniciye rücu eder.

İdarenin talebi üzerine yüklenici, sözleşme imzalanmadan önce, üstleneceği hizmetin fikri ve

sınai mülkiyet konusu olup olmadığını, eğer bu kapsamda ise, konuya ilişkin kendisine ve

üçüncü kişilere ait hak ve yükümlülükleri, idareye tam olarak bildirmek ve belgelendirmek

zorundadır. Bu ödevin hiç veya gereği gibi yerine getirilmemesi nedeniyle kurum herhangi

bir zarara, zarar tehlikesine veya hak kaybına uğrarsa, bu nedenle uğradığı her türlü zararı

diğer hakları saklı kalmak üzere ( yoksun kalınan kar ve kaçırılan fırsatlar dahil )

yükleniciden tahsil ve tazmin eder. (EK-8)

19

8 Kaynaklar SAP Web Sitesi (http://www.sap.com/index.html )

Oracle Application Web sitesi (Oracle Application Web sitesi)

http://www.erkankaraarslan.org/wp-content/uploads/2013/07/S%C3%9CRE%C3%87-

Y%C3%96NET%C4%B0M%C4%B0-TEKN%C4%B0K-%C5%9EARTNAME-

TASLA%C4%9EI.pdf

http://www.enerji.gov.tr/duyurular/esis_ihalesi/Teknik_Sartname_Eki

http://www.workcube.com/

http://web.ogm.gov.tr/birimler/bolgemudurlukleri/antalya/ube%20Mdrlkleri%20CETVELLE

R/Makine%20%C4%B0kmal/kanun%20ve%20y%C3%B6netmelikler/hizmet%20uygulama

%20y%C3%B6netmeli%C4%9Fi/Hizmet%20Genel%20sartname.01.03.doc