kursus pengurusan abt dan hapuskira

1

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

KURSUS PENGURUSAN HASIL,

AKAUN BELUM TERIMA & HAPUSKIRA

KEMENTERIAN SUMBER ASLI & ALAM SEKITAR

OLEH :

CIK SITI HAJAR BINTI RUSLI

UNIT AKAUN BELUM TERIMA

BAHAGIAN PENGURUSAN AUDIT DALAM

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

22 – 25 FEBRUARI 2010

TEMPAT :

BUKIT GAMBANG RESORT CITY

KUANTAN, PAHANG

BPAD

2

OBJEKTIF

Para pegawai dapat mempraktikkan

ilmu pengetahuan yang diperolehi

dalam menguruskan sistem perakaunan

ABT di Kementerian / Jabatan masing-

masing dengan baik dan mengikut

kehendak Pekeliling semasa.

BPAD

3

KANDUNGAN

1. PENGENALAN KEPADA ABT

2. PENYELENGGARAAN ABT

3. PUNGUTAN & PELAPORAN ABT

4. HAPUSKIRA

5. ISU-ISU KETIKA PENGAUDITAN

6. KESIMPULAN

BPAD

4

KANDUNGAN


Takrifan ABT

Peraturan dan Prosedur ABT

Jenis-jenis ABT

Tanggungjawab Pegawai Pengawal

Tatacara ABT

BPAD

5

KANDUNGAN


Akaun Kawalan & Subsidiari ABT

Unsur-unsur kawalan dalaman sistem ABT

Daftar Tunggakan ABT

Sistem perfailan untuk ABT

BPAD

6

KANDUNGAN


Pungutan ABT

Pelaporan ABT

Format Laporan ABT

Mengenalpasti usia tunggakan

Kes pengecualian ABT

Proses penyediaan Laporan ABT

Tanggungjawab Pemungut dan Pegawai Pengawal

BPAD

7

KANDUNGAN

4. HAPUSKIRA

Peraturan berkaitan hapuskira

Proses memohon hapuskira


Format hapuskira

BPAD

8

KANDUNGAN


Kes sebenar yang berlaku

BPAD

9

1.

PENGENALAN

KEPADA ABT

BPAD

10


Takrifan ABT

Peraturan dan Prosedur ABT

Jenis-jenis ABT


Tatacara ABT

BPAD

11

TAKRIFAN ABT (PP Bil. 3/2008)

• Akaun Belum Terima (ABT) ditakrifkan sebagai jumlah

wang yang sepatutnya telah diterima oleh Kerajaan

pada sesuatu ketika tetapi belum diterima berasaskan

kepada bil atau melalui dasar dan keputusan Kerajaan

yang berkuatkuasa.

• Bil merangkumi invois, nota, pentaksiran atau notis lain

yang dikeluarkan kepada penghutang.

BPAD

12

TAKRIFAN ABT (PP Bil. 3/2008)

• Contoh bagi takrifan ini ?

1. Tunggakan cukai tanah yang masih belum dibayar

2. Tunggakan bayaran bil hospital yang tertunggak

3. Bayaran denda yang masih belum dijelaskan

4. Cek tak laku yang masih belum diganti

5. Bayaran pinjaman komputer yang masih belum

dijelaskan

6. Cukai pendapatan yang masih belum dibayar

BPAD

13

PERATURAN & PROSEDUR BERKAITAN ABT

Terdapat 3 sumber bagi peraturan dan prosedur :

Arahan Perbendaharaan

Pekeliling Perbendaharaan

Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia

i) Arahan Perbendaharaan ( AP 89A & AP 328 )

BPAD

14


AP 89A - Pegawai Pengawal hendaklah menyelenggara dan melaporkan

ABT

(a) - ABT hendaklah dilaporkan oleh Pegawai Pengawal kepada

Akauntan Negara dan disalinkan kepada Perbendaharaan dan

Ketua Audit Negara

- Sistem perakaunan ABT yang hendak diwujudkan perlu mendapat

kelulusan Akauntan Negara

(b) - Adalah menjadi tanggungjawab semua Pemungut dan Pegawai

Pengawal bagi mengambil tindakan untuk memungut semua ABT.

Sebarang hutang lapuk untuk dihapuskira perlu mematuhi AP 328

BPAD

15


ii) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2008

(Garis Panduan untuk Penyenggaraan dan Pelaporan

ABT)

iii) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 13 Tahun 2008

(Pengurusan Kehilangan dan Hapuskira Wang Awam)

iv) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008

(Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun)

BPAD

16


v) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1993

(Skim Pembiayaan Kenderaan)

vi) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1992

(Skim Pembiayaan Komputer)

vii) Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bil. 1

Tahun 1994

(Kaedah Perakaunan Cek-Cek Tak Laku)

BPAD

17

JENIS-JENIS ABT

Terdapat 3 jenis ABT

Tunggakan Hasil

Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman

Tunggakan Hutang-Hutang Lain

BPAD

18

JENIS-JENIS ABT

1. Tunggakan Hasil

Tunggakan hasil adalah hasil atau pendapatan yang

berpunca dari hasil cukai, hasil bukan cukai dan pelbagai

terimaan yang sepatutnya telah diterima tetapi belum

diterima oleh Kerajaan.

Antara hasil Jabatan adalah :

• Jualan Barang Jabatan Perhutanan

• Hasil Jualan Borang Tender

• Sewa Bangunan-bangunan Lain

• Bayaran-bayaran Balik Yang Lain

• Pelbagai Bayaran Hukuman

BPAD

19

JENIS-JENIS ABT

2. Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman

Tunggakan ini merangkumi bayaran balik pinjaman yang

matang tetapi belum diterima seperti dari Kerajaan

Negeri, Badan Berkanun, Pihak Berkuasa Tempatan,

Koperasi, Syarikat dan individu

Contoh :

• Pinjaman Perumahan

• Pinjaman Kenderaan

• Pinjaman komputer

BPAD

20

JENIS-JENIS ABT

3. Tunggakan Hutang-Hutang Lain

Tunggakan ini merangkumi :

• Pendahuluan diri dan pendahuluan pelbagai kepada pegawai Kerajaan (termasuk AP 59)

• Tuntutan dan denda kepada pihak ketiga

• Tuntutan terhadap pegawai Kerajaan seperti kehilangan wang tunai atau surcaj

• Emolumen terlebih bayar

• Panggilan telefon persendirian

• Bayaran balik tiket kapal terbang

BPAD

21

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai Pengawal perlu mewujudkan satu sistem perakaunan ABT mengikut keperluan Kementerian/Jabatan masing-masing.

Pegawai Pengawal hendaklah mendapatkan kelulusan Akauntan Negara/Akauntan Negeri/Bendahari Negeri, mengikut mana yang berkenaan mengenai sesuatu sistem perakaunan ABT yang akan dilaksanakan.

Semua Pemungut dan Pegawai Pengawal perlu memungut semula ABT.

BPAD

22

TATACARA ABT

Pegawai Pengawal hendaklah mewujudkan tatacaraABT dengan mengambilkira perkara berikut :

i. Tatacara hendaklah mempunyai sistem yangberkesan bagi tujuan mengemaskini rekod ABTdengan tepat

i. Tatacara hendaklah membolehkan penyemakansemula dan tindakan susulan terhadap amaunyang masih belum dijelaskan

i. Tatacara hendaklah memudahkan penyediaanlaporan ke atas jumlah ABT yang sebenarnya

BPAD

23

TATACARA ABT

Pegawai Pengawal hendaklah mewujudkan tatacara

ABT dengan mengambilkira perkara berikut :

iv. Tatacara untuk hapuskira hutang lapuk perlu

selaras dengan Arahan Perbendaharaan dan

Pekeliling yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan

Malaysia dari semasa ke semasa

BPAD

24

2.

PENYELENGGARAAN

ABT

BPAD

25


Akaun Kawalan & Subsidiari ABT

Unsur-unsur kawalan dalaman sistem ABT

Daftar Tunggakan ABT

Sistem perfailan untuk ABT

BPAD

26

PENYELENGGARAAN ABT

Rekod ABT perlu diselenggara dan dikemaskini

dengan lengkap untuk :

i. Membolehkan baki-baki ABT dilaporkan mengikut

format yang ditetapkan dalam Pekeliling

ii. Membolehkan penyata dan laporan disediakan bagi

tujuan mengesan dan memperbaiki prestasi pungutan

ABT oleh pihak pengurusan

iii. Memudahkan tindakan susulan oleh pihak pengurusan

bagi mengelakkan tunggakan dari terus menjadi hutang

lapuk

BPAD

27

AKAUN KAWALAN & SUBSIDIARI ABT

Apa itu Akaun Kawalan ABT dan Akaun Subsidiari ABT?

i. Akaun Kawalan ABT

(Rekod yang digunakan untuk mencatat jumlah keseluruhan amaun yang sepatutnya dituntut dan amaun yang telah dipungut)

ii. Akaun Subsidiari ABT

(Akaun yang diselenggarakan bagi menunjukkan jumlah amaun yang sepatutnya dituntut dan amaun yang telah diterima daripada individu / firma)

BPAD

28

UNSUR KAWALAN DALAMAN SISTEM ABT

Sistem ABT hendaklah mempunyai unsur kawalandalaman seperti berikut :

i. Satu Akaun Kawalan ABT bagi setiap jenis ABTperlu diselenggara untuk menunjukkan jumlahbaki ABT yang terdapat dalam Akaun SubsidiariABT yang berkenaan

ii. Semua terimaan / bayaran hendaklah dicatatkanke dalam Akaun Subsidiari ABT yang berkenaandan jumlahnya dipindah catat ke dalam AkaunKawalan ABT

BPAD

29


iii. Akaun Subsidiari ABT hendaklah diimbangkandengan Akaun Kawalan ABT yang berkenaan dandisesuaikan dengan jumlah wang yang dipungut

iv. Baki setiap Akaun Kawalan ABT hendaklah samadengan jumlah baki bagi setiap Akaun SubsidiariABT

v. Semua pelarasan seperti hapuskira dansebagainya boleh dikesan terus kepadaperubahan dalam Akaun Subsidiari ABT

BPAD

30


vi. Sebarang pindaan kepada rekod hendaklah

mengikut AP 147

vii. Semua rekod Akaun Kawalan ABT dan Akaun

Subsidiari ABT hendaklah disimpan selamat oleh

pegawai yang diberikuasa

BPAD

31

DAFTAR TUNGGAKAN ABT

Antara rekod-rekod yang perlu diselenggara dan

dikemaskini adalah seperti berikut :

1. Akaun Kawalan ABT

2. Akaun Subsidiari ABT

3. Daftar Sewaan

4. Daftar Cek Tak Laku

5. Daftar Emolumen Terlebih Bayar

6. Daftar Panggilan Telefon Persendirian

7. Daftar Pendahuluan Diri

8. Daftar Pendahuluan Pelbagai

CONTOH DAFTAR.xls

CONTOH DAFTAR.xls

CONTOH DAFTAR.xls

CONTOH DAFTAR.xls

BPAD

32

DAFTAR TUNGGAKAN ABT

Antara rekod-rekod lain yang perlu diselenggara dan

dikemaskini adalah seperti berikut :

9. Daftar Pinjaman Kenderaan

10. Daftar Pinjaman Komputer

11. Daftar Hapuskira

CONTOH DAFTAR.xls

CONTOH DAFTAR.xls

CONTOH DAFTAR.xls

BPAD

33

SISTEM PERFAILAN ABT

Sistem perfailan bagi menyimpan dokumen atau rekod

ABT perlu dibuat bagi memudahkan pemantauan dan

penyeliaan oleh pegawai atasan untuk mengambil

tindakan sewajarnya ke atas penghutang.

i. Fail untuk hapuskira

ii. Fail untuk pengeluaran surat peringatan

iii. Fail untuk kes-kes mahkamah (jika berkaitan)

iv. Fail untuk penyimpanan dokumen Akaun Kawalan

ABT

v. Fail individu penghutang

BPAD

34

3.

PUNGUTAN &

PELAPORAN ABT

BPAD

35


Pungutan ABT

Pelaporan ABT

Format Laporan ABT

Mengenalpasti usia tunggakan

Kes pengecualian ABT


Tanggungjawab Pemungut dan Pegawai Pengawal

BPAD

36

PUNGUTAN ABT

Semua Pegawai Pengawal dan Pemungut bertanggungjawab

untuk memungut semua terimaan termasuk ABT selaras dengan

Arahan Perbendaharan dan Pekeliling yang dikeluarkan oleh

Perbendaharaan Malaysia dari semasa ke semasa.

Ketika menjalankan pengauditan, pihak audit akan melihat dari

sudut :

Tindakan untuk memungut ABT

Pengeluaran surat peringatan

Potongan gaji bagi penjawat awam

BPAD

37

PELAPORAN ABT

Menurut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2008

Kementerian/ Jabatan perlu menyediakan Laporan ABT sebanyak

2 kali setahun iaitu bagi:

Laporan ABT seperti pada 30 Jun

(rujuk lampiran)

Laporan ABT seperti pada 31 Disember

(rujuk lampiran)

Sila gunakan format pelaporan dalam Pekeliling tersebut mengikut

jenis tunggakan dan usia tunggakan ABT bagi tujuan pelaporan

BPAD

38

PELAPORAN ABT

Bagaimana hendak mengenalpasti usia tunggakan

ABT?

Laporan ABT seperti pada 30 Jun

(rujuk lampiran)

Laporan ABT seperti pada 31 Disember

(rujuk lampiran)

BPAD

39

PELAPORAN ABT

Jika tiada ABT yang hendak dilaporkan

BPAD

40

PELAPORAN ABT

Bagi tujuan pelaporan, ABT tidak temasuk

i. Kes ansuran pungutan

ii. Kes ansuran audit dan siasatan

iii. Kes di bawah peringkat penangguhan dan rayuan

iv. Kes didaftarkan di mahkamah dan masih dalam proses

perbicaraan atau belum menerima penghakiman

BPAD

41

PELAPORAN ABT


Menurut para 7.0 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2008,

terdapat 2 peringkat yang perlu diikuti oleh Pemungut dan

Pegawai Pengawal dalam menyediakan Laporan ABT.

1. Peringkat Pemungut

2. Peringkat Pegawai Pengawal

BPAD

42

PELAPORAN ABT

1. Peringkat Pemungut

Semua Pemungut dikehendaki melaporkan ABT kepada

Pegawai Pengawal masing-masing selewat-lewatnya sebulan

selepas 30 Jun dan 31 Disember setiap tahun.

Ini bermakna, Laporan ABT seperti pada 30 Jun perlu

dihantar kepada Pegawai Pengawal selewat-lewatnya

pada ____________________

Ini bermakna, Laporan ABT seperti pada 31 Disember

perlu dihantar kepada Pegawai Pengawal selewat-

lewatnya pada ____________________

BPAD

43

PELAPORAN ABT

2. Peringkat Pegawai Pengawal

Pegawai Pengawal perlu menyatukan maklumat yang diterima

daripada semua Pemungut di bawah seliannya secara

menyeluruh dan lengkap bagi Laporan ABT seperti pada 30 Jun

dan 31 Disember setiap tahun

Laporan ABT tersebut perlu dikemukakan oleh Pegawai

Pengawal kepada Jabatan Akauntan Negara Malaysia dengan

salinannya kepada :

i. Ketua Audit Negara

ii. Bahagian Kawalan dan Pemantauan,

Perbendaharaan Malaysia

BPAD

44

PELAPORAN ABT

Pegawai Pengawal perlu menghantar Laporan ABT

seperti pada 30 Jun selewat-lewatnya pada 31 Ogos

tahun semasa

Pegawai Pengawal perlu menghantar Laporan ABT

seperti pada 31 Disember setiap tahun selewat-

lewatnya pada 28 Februari tahun berikutnya

BPAD

45

PELAPORAN ABT

Peringkat Pemungut kepada

Pegawai Pengawal

Pegawai Pengawal ke

JANM, Audit Negara dan

Perbendaharaan

Laporan ABT

seperti pada 30 Jun

Laporan ABT

seperti pada 31

Disember

Tempoh penyediaan dan penghantaran laporan – sila isikan tarikh

berdasarkan pemahaman anda

BPAD

46

4.

HAPUSKIRA

BPAD

47

4. HAPUSKIRA

Peraturan berkaitan hapuskira

Proses memohon hapuskira

Tanggungjawal Pegawai Pengawal

Format hapuskira

BPAD

48

HAPUSKIRA

1. Pegawai Pengawal hendaklah mewujudkan tatacara

untuk hapuskira hutang lapuk yang perlu

diselaraskan dengan Arahan Perbendaharaan dan

Pekeliling yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan

Malaysia dari semasa ke semasa

Arahan Perbendaharaan 328

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 13 Tahun

2008

BPAD

49

HAPUSKIRA

1. Menurut AP 328 (a), sesuatu hutang atau amaun

hasil yang tidak boleh didapatkan dan hendak

dibiarkan hendaklah dilaporkan oleh Ketua Jabatan

melalui Pegawai Pengawal kepada Ketua

Setiausaha Perbendaharaan (KSP) dengan

salinannya kepada :

Ketua Audit Negara

Akauntan Negara

2. Laporan itu hendaklah mengandungi maklumat

seperti di Lampiran L (rujuk lampiran)

BPAD

50

HAPUSKIRA

1. KSP selepas menimbangkan laporan itu untuk

kelulusan hapuskira, perlu memaklumkan kepada

Pegawai Pengawal selepas bersetuju untuk

menghapuskira amaun tersebut. Salinan surat

persetujuan daripada KSP hendaklah dihantar

kepada : [AP 328 (c)]

Ketua Audit Negara

Akauntan Negara

BPAD

51

HAPUSKIRA

4. KSP selepas menimbangkan laporan itu perlu

menyampaikan kepada Pegawai Pengawal kuasa

Menteri Kewangan untuk mengambil tindakan

selanjutnya bagi menghapuskira amaun tersebut.

Salinan surat kuasa daripada KSP hendaklah

dihantar kepada : [AP 328 (c)]

Ketua Audit Negara

Akauntan Negara

BPAD

52

HAPUSKIRA

• Menurut PP Bil. 13 Tahun 2008 para 4.3.2 ,

sebarang amaun hutang yang melebihi enam

(6) tahun atau tiada kemungkinan boleh

didapatkan boleh dikemukakan untuk

pertimbangan hapuskira.

BPAD

53

HAPUSKIRA

• Menurut PP Bil. 13 Tahun 2008, Menteri Kewangan

telah mewakilkan kuasa di bawah Seksyen 5 Akta

Perwakilan Kuasa 1953 kepada Pegawai Pengawal

bagi menimbang dan meluluskan hapuskira di bawah

Seksyen 17 (b) Akta Tatacara Kewangan 1957 bagi

amaun sehingga RM25,000.00 bagi setiap kes.

• Bagi setiap kes yang melebihi RM25,000.00,

kelulusan hapuskira perlu diperolehi daripada KSP

BPAD

54

HAPUSKIRA

• Apa-apa amaun hasil atau hutang yang telah

diluluskan hapus kira oleh Pegawai

Pengawal hendaklah dilaporkan kepada

Perbendaharaan dengan menggunakan

format LH 1000 (rujuk Pekeliling) 2 kali

setahun iaitu pada 30 Jun dan 31 Disember

BPAD

55

HAPUSKIRA

Peringkat/ Jumlah

amaun yang hendak

dihapuskira (setiap

kes)

Kelulusan

Ketua Setiausaha

Kementerian

Kelulusan

Ketua Setiausaha

Perbendaharaan

RM 15,325.26

RM 24,889.50

RM 251,000.00

RM 1,450.94

RM 361.28

RM 25,010.35

Pop Kuiz – Sila tandakan √ pada jawapan yang betul

BPAD

56

5.

ISU-ISU

KETIKA PENGAUDITAN

BPAD

57


Kes sebenar yang berlaku

BPAD

58

PENEMUAN AUDIT

Berikut adalah antara isu-isu yang timbul semasa pengauditan

dijalankan bagi Pengurusan ABT di Kementerian / Jabatan

A. Penyelenggaraan ABT

1. Daftar Emolumen Terlebih Bayar tidak diselenggara

2. Akaun Subsidiari ABT tidak diselenggara

3. Akaun Kawalan ABT tidak dikemaskini

4. Daftar Cek Tak Laku tidak diselenggara mengikut format SP

ANM Bil. 1 Tahun 1994

5. Baki Akaun Kawalan berbeza dengan baki Akaun Subsidiari

BPAD

59

PENEMUAN AUDIT

B. Pungutan ABT

1. Pungutan tidak dibuat secara bulanan

2. Tindakan tidak diambil untuk memungut ABT

3. Surat peringatan lewat dikeluarkan kepada penghutang

4. Tindakan susulan untuk memungut tunggakan tidak dibuat

5. Potongan gaji pegawai yang masih berkhidmat tidak dibuat

6. Surat peringatan/ surat tuntutan tidak dikeluarkan secara

berkala

BPAD

60

PENEMUAN AUDIT

C. Pelaporan ABT

1. Laporan ABT tidak mengambilkira semua jenis tunggakan

2. Laporan ABT tidak mengikut format PP Bil. 3 Tahun 2008

3. ABT terlebih lapor

4. ABT terkurang lapor

5. Amaun ABT yang dilaporkan berbeza dengan senarai

penghutang

6. Usia tunggakan ABT yang dilaporkan tidak tepat

7. Tidak melaporkan kesemua kategori ABT

8. ABT yang telah dibuat potongan gaji masih dilaporkan dalam

Laporan ABT

BPAD

61

PENEMUAN AUDIT

D. Hapuskira

1. Jumlah hapuskira tidak dilaporkan dalam Laporan ABT

2. Daftar Hapuskira tidak diselenggara

E. Pemantauan dan Penyeliaan

1. Pengurusan ABT tidak dibincangkan dalam Mesyuarat

Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun

2. Tiada pegawai yang bertanggungjawab melaporkan ABT bagi

pihak Jabatan

3. Beban tugas untuk menguruskan Bahagian Kewangan terlalu

banyak dan tidak fokus kepada satu bidang tugas sahaja

BPAD

62

KESIMPULAN

• Para pegawai diharap dapat memahami konsep ABT

secara keseluruhan dan dapat mempraktikkan

maklumat serta ilmu yang diterima di Jabatan anda

• Pegawai dapat menghasilkan Laporan ABT dengan

tepat dan menguruskan ABT di Kementerian / Jabatan

dengan kemas dan teratur

BPAD

63

TERIMA KASIH

PENGHARGAAN

BPAD

64

SOALAN LATIH AMAL

SOALAN UNTUK MENGUJI

PEMAHAMAN PESERTA

BERKENAAN ABT

kursus pengurusan abt dan hapuskira

Documents