7

KEHILANGAN, HAPUSKIRA & PELUPUSAN

KEHILANGAN,HAPUSKIRA &PELUPUSAN

7

pemeriksaan stok pengiraan stok verifikasi stok pemeriksaan audit

JADUAL PEMERIKSAANJADUAL PEMERIKSAAN

Tidak Menarik - Dua Tahun Sekali Menarik - Sekali Setahun Sangat Menarik - Dua Kali Setahun

PEMERIKSAAN, PENGIRAAN DAN VERIFIKASI STOK

PEMERIKSAAN, PENGIRAAN DAN VERIFIKASI STOK

7

Secara umumnya Kehilangan bererti rekod sesuatu aset masih wujud tetapi aset berkenaan tidak ada di dalam stor atau dalam simpanan.

Definisi Kehilangan

Definisi Kehilangan seperti Arahan Perbendaharaan Bab `C’ A.P. 314 iaitu:

HAPUSKIRA

TINDAKAN KEHILANGAN

7

HAPUSKIRAHapuskira adalah suatu proses dimana sesuatu aset atau barang awam telah hilang dan kelulusan diperlukan dari pihak-pihak tertentu untuk membatalkan rekod atau akaun di Kementerian/Jabatan.Laporan Hapuskira dikemukakankepada Perbendaharaan setiaptiga bulan sekali dan salinan kpd.Juruodit Negara.

7P E L U P U S A N

… adalah suatu proses dimana sesuatu aset/barang awam yang secara fizikalnya masih ada dalam simpanan tetapi tidak digunakan atau tidak diperlukan dan perludikeluarkan dari simpanan dan dibatalkan rekodnya.

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1997.Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1997.

7KEHILANGANKEHILANGAN

Kehilangan termasuk kehilangan wang awam, stem, barang-barang awam dan lain-lain harta benda yang berharga.

7

PUNCA KEHILANGANPUNCA KEHILANGAN

kecurian,

penipuan;

kecuaian pegawai;

kekurangan,

bayaran terlebih,

Pembayaran tanpa kuasa;

Hutang yang tidak boleh didapatkan balik;

Hasil yang tidak boleh dikutip; dan

Perbelanjaan sia-sia.

7KEHILANGAN PERSEKUTUAN

‘Kehilangan Persekutuan’ ertinya suatu kehilangan yang hendaklah ditanggung oleh Kerajaan Persekutuan dan lazimnya melibatkan benda-benda yang dipunyai oleh, atau telah diamanahkan oleh orang awam kepada Kerajaan Persekutuan atau wang yang telah atau yang tentu pada akhirnya diakaunkan sebagai hasil Persekutuan atau perbelanjaan atau Wang Amanah Persekutuan jika tiada kehilangan, tidak kira sama ada dihilangkan oleh suatu Jabatan Persekutuan atau Jabatan Negeri.

7

Ertinya suatu kehilangan yang hendaklah ditanggung oleh suatu Kerajaan Negeri dan mutatis mutandis takrif `kehilangan Persekutuan’ hendaklah yang lazimnya dipakai. A.P. 314

KEHILANGAN NEGERIKEHILANGAN NEGERI

7

Apabila kehilangan berlaku:

pastikan kehilangan benar-benar berlaku.

sekiranya terdapat unsur-unsur jenayah, laporkan kepada pihak Polis dalam tempoh dua hari.

Siapakah yang bertanggungjawab untuk melaporkan kepada pihak Polis ?

Sekiranya kehilangan tiada unsur jenayah, tetapi terdapat kecuaian dan kelalaian pegawai, tidak perlu dilaporkan kepada pihak Polis. Lapor kepada Pegawai Pengawal.

7Laporan Awal (format Lampiran `J’) dikemukakan kepada Pihak Berkuasa Kewangan dalam tempoh satu bulan.

Laporan Akhir (format Lampiran `K’) dikemukakan dalam tempoh empat bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

(A.P. 316)

BUTIR-BUTIR LAMPIRAN ‘J’

(1) Jenis Kehilangan

(2) Anggaran jumlah wang tunai atau anggaran nilai semasa barang-barang yang hilang.

(3) Tempat sebenar di mana kehilangan berlaku.

(4) Tarikh dan masa kehilangan berlaku.

(5) Cara bagaimana kehilangan berlaku.

(6) Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan wang atau barang-barang yang hilang itu.

(7) Sama ada seseorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawab ke atas kehilangan itu.

(8) Sama ada seseorang pegawai telah ditahan kerja.

(9) Sama ada laporan kepada Polis telah dibuat selaras dengan AP315. Sila nyatakan rujukan Repot Polis.

(10) Langkah berjaga-jaga yang telah diambil untuk mengelakkan kehilangan itu berlaku.

(11) Langkah-langkah yang akan diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini.

(12) Catatan-catatan lain sekiranya ada.

Tarikh:

Tandatangan Ketua Pejabat atau Ketua Jabatan.

7

Kehilangan berunsur jenayah:Laporkan kepada Ketua Jabatan

Tanggungjawab KJ melaporkan kepada pihak Polis

Tanggungjawab Ketua Jabatan mengemukakan Laporan Permulaan kepada:

a) Pegawai Pengawal

b) Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pihak Berkuasa Kewangan Negeri.

Salinan laporan kepada:

7

Jika Kehilangan Persekutuan:

Akauntan Negara, Juruaudit Negara dan wakil Tempatan Juruaudit Negara dalam negeri itu.

Jika Kehilangan Negeri:Wakil Juruaudit Negara di negeri itu dan Akauntan Negeri / Bendahari Negeri.

Jika kehilangan melibatkan kehilangan Persekutuan dan Negeri, salinan laporan dihantar kepada semua pihak yang tersebut di atas.

APAKAH YANG PERLU DILUPUSKAN?

BILAKAH PELUPUSAN DILAKSANAKAN?

SIAPAKAH YANG BERTANGGUNGJAWAB?

BAGAIMANAKAH PELUPUSAN DILAKSANAKAN?

7OBJEKTIF PELUPUSANOBJEKTIF PELUPUSAN

menjimat dan mengindahkan ruang serta susun atur pejabat.

mendapatkan nilai sisa yang terbaik.

memaksimakan penggunaan.

mengemaskinikan rekod / inventori.

mengelakkan kecurian dan kemalangan.

Adalah menjadi kewajipan semua Pegawai Pengawal menentukan bahawa semua harta benda Kerajaan yang tidak boleh digunakan atau berlebihan diperiksa dengan segera dan dilupuskan secara yang paling berfaedah.

PP. (226)

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

PELUPUSAN TANPALEMBAGA PEMERIKSA

KAEDAH PELUPUSAN

PELUPUSAN DENGANLEMBAGA PEMERIKSA

bagi barang-barang yang nilai perolehan asal tidak melebihi RM20,000 setiap satu atau jumlah perolehan (pembelian) asal keseluruhan barang-barang yang hendak dilupuskan tidak melebihi RM300,000.

Urusetia pelupusan Jabatan bolehlah menyenaraikan barang-barang yang hendak dilupuskan dengan menggunakan format Lampiran ‘V’ beserta dengan syor dan ulasan bagaimana seharusnya barang-barang tersebut dilupuskan.

PELUPUSAN TANPA LEMBAGA PEMERIKSA

Lampiran ‘V’ tersebut dikemukakan kepada Pegawai Pengawal ATAU Pegawai-pegawai lain yang telah diberi kuasa di dalam PU(B) 513 untuk kelulusan pelupusan.

Ambil tindakan pelupusan seperti yang diluluskan oleh PP atau pegawai-pegawai lain.

Sediakan perakuan penyaksian pelupusan.

Salinkan Sijil Pelupusan (Lampiran X) kepada Perbendaharaan dan Jabatan Audit Negara.

Kemaskinikan rekod barang-barang yang telah dilupuskan.

PELUPUSAN TANPA LEMBAGA PEMERIKSA

bagi barang-barang yang nilai perolehan asal melebihi RM20,000 setiap satu tetapi kurang RM50,000 atau jumlah nilai perolehan asal keseluruhan barang-barang yang hendak dilupuskan melebihi RM300,000 tetapi kurang RM500,000, Pegawai Pengawal hendaklah melantik Lembaga Pemeriksa. Sekurang-kurang dua orang pegawai yang tiada kaitan dengan pengurusan stor.

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, MALAYSIA

PELUPUSAN DENGAN LEMBAGA PEMERIKSA (1)

Lembaga Pemeriksa menjalankan pemeriksaan dan menyediakan laporan menggunakan Lampiran ‘V’.

Lampiran ‘V’ dikemukakan Pegawai Pengawal atau pegawai-pegawai lain yang diwartakan dalam PU(B) 513.

Ambil tindakan pelupusan seperti yang diluluskan.

Sediakan surat perakuan penyaksian pelupusan.

Sediakan Sijil Pelupusan - Lampiran X, dan kemukakan kepada KSU Perbendaharaan dan Jabatan Audit Negara.

Kemaskinikan rekod pada kad petak.

PELUPUSAN DENGAN LEMBAGA PEMERIKSA (1)

bagi barang-barang yang nilai perolehan asal setiap satu melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhan nilai perolehan asal barang-barang yang hendak dilupuskan melebihi RM500,000, Pegawai Pengawal hendaklah melantik Lembaga Pemeriksa.

Lembaga Pemeriksa mengadakan pemeriksaan dan menyediakan laporan dengan menggunakan Lampiran ‘V’.

Laporan Lembaga Pemeriksa dikemukakan kepada Perbendaharaan untuk kelulusan.

PELUPUSAN DENGAN LEMBAGA PEMERIKSA (2)

Ambil tindakan pelupusan seperti yang diluluskan;

Sediakan Surat Perakuan Penyaksian pelupusan.

Sediakan Sijil Pelupusan - Lampiran X, dan kemukakan kepada KSU Perbendaharaan dan Jabatan Audit Negara.

Kemaskinikan rekod pada kad petak.

PELUPUSAN DENGAN LEMBAGA PEMERIKSA (2)

Lembaga Pemeriksa dilantik oleh Pegawai Pengawal. Sekurang-kurangnya seorang Pengerusi dan seorang ahli.

Bagi kenderaan, loji, jentera, mesin dan peralatan mekanikal, elektrik dan elektronik; Lembaga Pemeriksa hendaklah mengandungi seorang pegawai profesional.

Keahlian atau kehadiran pegawai profesional boleh digantikan dengan menyediakan Sijil Tidak Ekonomi Dibaiki.

PELUPUSAN DENGAN LEMBAGA PEMERIKSA

Tender

Sebutharga

Lelong

Tukarbeli (trade-in)

Kontrak Pusat

PENJUALANPENJUALAN

PINDAHAN

HADIAH

BUANGTANAM

BAKAR

TENGGELAMKAN

KAEDAH PELUPUSAN