Kurs i MS Powerpoint

Kurset bygger på fagplan for Datakortet Kurset i Word, Excel og Powerpoint er utviklet for bruk sammen med nettstedet: www.digitalkompetanse.net/public På nettstedet finner du instruksjonsvideoer til alle avsnittene.

23.08.2009

2

Velkommen til kurs i Powerpoint! Kurset i Powerpoint vil gi deg en grundig innføring i Microsoft Powerpoint. Powerpoint er et kraftig og allsidig presentasjonsprogram med mange muligheter. Dette kurset tar utgangspunkt i en tom presentasjon der funksjoner vises med video. Hvis du vil kan du prøve funksjonene parallelt med kurset på det samme dokumentet som vist på video. Du kan selvfølgelig bruke en egen presentasjon til å prøve ut funksjonene - det viktigste er at du får prøvd ut funksjonene og teknikkene på egen hånd. For mange av funksjonene vil du ikke trenge noen presentasjon å arbeide med, i de tilfellene er det nok at du har en tom presentasjon på skjermen. Du velger det som er best for deg og hvordan du lærer best.

Installere Adobe Flash Player

Før du begynner må du sikre at du har Adobe Flash Player installert.

3

Introduksjon For de som er helt nye til PowerPoint kan skjermbildet kanskje virke litt uforståelig, men gjennom kurset vil det fremstå mye mer oversiktlig. Powerpoint har en lav brukerterskel, og med en kort introduksjon er det lett å komme i gang på egen hånd.

Grensesnittet i Powerpoint er likt andre Windows programmer, og du vil fort kjenne igjen ulike funksjoner fra andre programmer. Hvis du har fulgt kurset i Word eller Excel vil du kjenne igjen bruken av flere funksjoner.

PowerPoint er et program for å lage presentasjoner. Presentasjonene lages ved hjelp av lysbilder som kan inneholde tekst, bilder og video. Det som kjennetegner presentasjoner via lysbilder, er at man presenterer et budskap på en enkel og oversiktlig måte med lite tekst på hvert lysbilde. Bilder kan brukes for å illustrere og støtte teksten.

Det mest vanlige er kanskje å presentere PowerPoint presentasjoner på lerret for et publikum, men man kan også bruke PowerPoint til å lage presentasjoner som kan publiseres på papir, Internett eller som kan brennes til en CD. Mulighetene er mange og dette kurset vil vise mange muligheter i programmet. Lykke til!

Introduksjon til skjermbildet i Powerpoint

Skjermbildet i Powerpoint består av flere deler, og som for Word og Excel er det viktig å kunne litt om de ulike delene for å kunne arbeider effektivt med programmet.

I Powerpoint arbeider man med lysbilder. Et lysbilde tilpasses automatisk etter skjermstørrelsen ved fremvisninger. Man kan enkelt legge til elementer som tekst, bilde og andre medier på bildene.

Se video om skjermbildet i PowerPoint

4

Oppgaveruten - snarvei til mange viktige oppgaver

Oppgaveruten blir i mange sammenhenger slått på automatisk når man velger en funksjon der oppgaveruten kan brukes. Det kan likevel være greit å vite hvordan man slår på oppgaveruten manuelt.

Se video om oppgaverute i Powerpoint

5

Grunnleggende Grunnleggende funksjoner i Powerpoint handler om og:

• Opprette en presentasjon • Lagre en presentasjon • Avslutte en presentasjon • Åpne en lagret presentasjon

Opprette en presentasjon

For å opprette en ny, tom presentasjon, trykk knappen Ny og en ny presentasjon kommer til syne på skjermen.

Du kan også opprette en ny presentasjon ved å trykke Ctrl+N

Se video om å opprette en ny presentasjon

Lagre en presentasjon

For å lagre en presentasjon, trykk på lagreknappen på verktøylinjen. Når presentasjonen er lagret kommer navnet til syne på Tittellinjen.

6

Du kan også lagre ved å trykke Ctrl+S

Se video om å lagre en presentasjon

Lagre en presentasjon under et annet navn

Noen ganger ønsker man å lagre en kopi av en presentasjon under et annet navn eller en annen plassering. Velg Fil > Lagre som... for å lagre kopi.

Lagre en presentasjon ved en annen filtype

Se video om å lagre kopi under et annet navn

Man kan velge å lagre presentasjonen under en annen filtype. Dette kan være en webside (.htm), bilde (.jpg) eller en utformingsmal i PowerPoint. For å lagre som en annen filtype, velg Fil > Lagre som...

7

Dialogboksen for lagring åpnes. Velg rullegardinmenyen Filtype og spesifiser filtype.

Prøv deg litt frem med de ulike filtypene. For lagring som webside for publisering på Internett, kan man velge mellom å lagre alle lysbildene i en fil, eller i flere filer alt etter hvor mange lysbilder presentasjonen inneholder.

Veksle mellom åpne presentasjoner

Se video om å lagre som en annen filtype

Har man flere presentasjoner i arbeid samtidig, kan man veksle mellom disse ved å velge den presentasjonen man vil ha øverst ved å velge fra listen over åpne presentasjoner.

8

Lukke en presentasjon

Se video om å veksle mellom presentasjoner

For å lukke en presentasjon, velg Fil > Lukk. Det er viktig å lagre endringer før man lukker presentasjonen.

Åpne en lagret presentasjon

Se video om å lukke en presentasjon

For å åpne en lagret presentasjon, velg Åpne fra verktøylinjen.

Du kan også åpne en presentasjon ved å trykke Ctrl+O

Se video om å åpne en presentasjon

Bruke hjelpefunksjonen

Hjelpefunksjonen er nyttig for å søke hjelp etter spesielle emner. Med søkefunksjonen kan man søke etter spesielle emner, bakdelen er derimot at man må vite hva man skal søke på for å få relevante treff.

9

Du kan også starte hjelpefunksjonen ved å trykke F1

10

Innstillinger Innstillinger omhandler ulike typer visninger for lysbildene. Under utviklingen av en presentasjon vil man oppleve at de ulike visningene har sine fordeler i arbeidet med en presentasjon.

Bruke forstørrelses- og zoom-verktøy

Bruke forstørrelses – og zoom-verktøy brukes for å forstørre lysbildene under arbeidet med presentasjonen. Det er viktig å være klar over at dette bare forstørrer på skjermen.

Vise, skjule verktøylinjer

Se video om å bruke forstørrelses- og zoomverktøy

Under arbeidet med presentasjonen vil man ha behov for ulike verktøy i arbeid med de ulike elementene i presentasjonen. Det finnes egne verktøylinjer for arbeid med ulike elementer. Selv om verktøylinjene kommer til syne automatisk når man velger å arbeide med ulike elementer, kan det være nyttig å vite hvordan man slår av og på verktøylinjene manuelt.

11

Ulike visninger

Se video om å vise, skjule verktøylinjer

PowerPoint har ulike visninger for lysbildene under arbeidet med en presentasjon. Under følger en kort oversikt over de ulike visningsmulighetene.

Normalvisning Dette er den vanligste visningen, og den visningen som programmet starter med når man oppretter en ny presentasjon. Normalvisningen viser oversikt over lysbildene på venstre side og gjeldende lysbilde i hovedvinduet.

Lysbildesortering Lysbildesortering viser en oversikt over alle lysbildene i presentasjonen. Denne visningen er ideell for å legge på overganger og effekter i presentasjonen. Dermed er denne visningen mest aktuell når presentasjonen er utviklet.

12

Lysbildefremvisning Dette viser lysbildene på fullskjermvisning i den rekkefølge de er utviklet. Det er sli k de vil fremstå i en fremvisning av presentasjonen. Hvis ikke man har lagt til overganger og angitt den tid hvert lysbilde skal vises, kan man klikke seg fremover i lysbilderekke med musen.

Du kan også starte lysbildefremvisning ved å trykke F5

Notatvisning Notatvisning er egnet for planlegging av fremvisningen planlegging av utfyllende kommentarer etter hvert som lysbildene vises. Innholdet i lysbildene skal gjerne kommenteres under fremvisningen og da kan notatvisningen være nyttig. Her kan man skrive kommentarer til hvert lysbilde. Notater kan også legges til nederst på siden i Normalvisning, men Notatvisning viser alle notater for alle lysbilder, og gir på denne måten en bedre oversikt over notatene.

13

Endreinformasjon om brukerinformasjon og filplasseringer

Se video om å endre visningsoppsett

I mange sammenhenger ønsker man å bruke brukerinformasjon som eget navn eller egne initialer i presentasjoner. Programmet lagrer informasjon om brukeren i informasjonen som følger presentasjonene. Ved installasjon av programmet oppgir man eget navn og egne initialer. Man kan forandre informasjonen om brukeren ved å velge Verktøy > Alternativer fra menyen.

Dialogboksen for Alternativer åpnes. Under fanen Generelt ser man brukerinformasjonen i dialogboksen.

14

Endre informasjon om filplassering og lagring

Se video om å endre brukerinformasjonen

På samme måte som med brukerinformasjonen kan man endre informasjonen som programmet bruker når det lagrer filer. Dette kalles standard filplassering og viser den mappen der programmet lagrer filer i. Hvis man vil endre standard filplassering, kan man gjøre dette ved å velge Verktøy > Alternativer fra menyen.

15

Dialogboksen for Alternativer åpnes. Under fanen Lagre finner man banen der filene blir lagret.

Når man har endret standard filplassering vil PowerPoint gå direkte til denne mappen når man velger å lagre presentasjonen. Dermed slipper man å bla seg frem til riktig plassering hver gang en ny presentasjon lages.

16

Utvikle en presentasjon Når man skal utvikle en presentasjon kan man velge blant alle mulighetene i programmet. Under følger en gjennomgang sentrale deler av det å utvikle en presentasjon.

Sette inn et lysbilde

Når man starter en ny presentasjon kommet et lysbilde opp på skjermen. I Normalvisning vises lysbilde i miniatyr på venstre side, mens selve lysbildet vises i hovedvinduet. For å legge til et lysbilde, velg Sett inn > Nytt lysbilde fra menyen.

Du kan også sette inn et nytt lysbilde ved å trykke Ctrl+M

Se video om å sette inn lysbilde

Velge et bildeoppsett

Når man setter inn nye lysbilder kan man velge mellom flere såkalte oppsett. Dette er forhåndsdefinerte oppsett som gjør det enkelt å sette inn elementer som tabeller, bilder, diagrammer, tegnede objekter eller video på lysbildene. Når man setter inn et nytt lysbilde kommer oppgaveruten til syne på høgre side, der finner man de ulike oppsettene man kan velge.

Tekstoppsett Tekstoppsett er et oppsett der man enkelt kan legge til tekst i en eller flere tekstområder

Innholdsoppsett Innholdsoppsett er oppsett som gjør det enkelt å legge til mange ulike former for elementer og media.

17

Tekst - og innholdsoppsett Tekst - og innholdsoppsett er oppsett som kombinerer tekstoppsett og innholdsoppsett ved at de kan både inneholde tekst og andre elementer.

Endre bakgrunnsfarge på lysbilde

Se video om å velge ulike oppsett

Man kan enkelt andre bakgrunnsfargen på lysbildene, på enkeltlysbilder eller alle lysbildene. For å endre bakgrunnsfarge, velg Format > Bakgrunn... fra menyen.

Dialogboksen Bakgrunn åpnes. Her kan man velge farge fra rullegardinmenyen.

I dialogboksen kan man også velge om bakgrunnsfargen skal brukes på ett eller alle lysbildene.

Man kan også velge andre farger eller fylleffekter ved å velge Fylleffekter... i dialogboksen for Bakgrunn.

Se video om å endre bakgrunnsfarge på lysbilder

18

Prøv deg frem med de forskjellige alternativene, mulighetene er for mange til å vise alle her!

Bruke utformingsmaler for lysbildene

Se video om å legge fylleffekt på lysbildebakgrunn

PowerPoint inneholder et galleri med mange profesjonelle utformingsmaler som enkelt kan benytte i presentasjonene. For å legge til en utformingsmal, velg Format > Lysbildeutforming fra menyen.

19

En oversikt over de ulike utformingsmalene kommer til syne i oppgaveruten på høgre side. Klikk på de ulike utformingsmalene for å legge de til egen presentasjon.

Bruke automatisk sidenummerering (lysbildenummer)

Se video om å velge en utformingsmal

Automatisk sidenummerering (Lysbildenummer) kan enkelt settes inn i bunntekst, eller andre steder i presentasjonen. Velg Vis > Topptekst og bunntekst fra menyen. Dialogboksen for Topptekst og bunntekst åpnes. Merk av avkrysningsboksen for Lysbildenummer for å nummerere lysbildene.

Sette inn en bunntekst i presentasjonen

Se video om å sette inn automatisk sidenummerering

En bunntekst er en kort tekst som vises nederst på lysbildene. Det kan eksempelvis være temaet for presentasjonen.

For å sette inn bunntekst, velg Vis > Topptekst og bunntekst fra menyen. Dialogboksen for Topptekst og bunntekst åpnes. Skriv inn ønsket bunntekst i feltet for bunntekst.

20

Bruke dato i presentasjonen

Se video om å sette inn bunntekst

Det er to måter man kan bruke datoer på i PowerPoint, fast datovisning eller automatisk datovisning. Fast datovisning viser dato når den ble satt inn, mens automatisk datovisning oppdateres automatisk med dagens dato. For fast dato, merk av knappen Fast og skriv inn dato i feltet.

For automatisk oppdatering, merk av knappen Oppdater automatisk og velg deretter datoformat.

21

Redigere en lysbildemal

Se video om å sette inn dato i bunntekst

I tilfeller der man lager mange presentasjoner kan det være nyttig å lære litt om redigering av maler. For å effektivisere arbeidet med presentasjoner kan man bruke egne tilpassede lysbildemaler. Når man har tilpasset en lysbildemal vil alle nye lysbilder inneha disse tilpasningene, og vil gi presentasjonene et særpreg.

Når man velger å redigere en lysbildemal åpnes Malvisning som gir tilgang til å redigere de ulike elementene i lysbildemalen. Redigere man størrelse eller farge på overskriftene her vil alle overskrifter på de tilhørende lysbilder få denne formateringen. Et annet eksempel kan være at man setter inn en logo eller et bilde på lysbildemalen - bildet vil da automatisk komme på alle lysbilder man setter inn i presentasjonen.

22

På denne måten kan redigering av lysbildemalen bidra til mer effektivt arbeid med presentasjonene.

Sette inn figur, bilde eller tegning i lysbildemalen For å sette inn en figur i lysbildemalen, velger man Malvisning. Deretter kan man velge den figuren man vil sette inn i lysbildemalen.

For å sette inn et bilde i lysbildemalen, velger man Malvisning. Deretter kan man velge det bildet man vil sette inn i lysbildemalen.

Se video om å sette inn figur i lysbildemalen

For å sette inn en tegning i lysbildemalen, velger man Malvisning. Deretter kan man velge å tegne det man vil sette inn i lysbildemalen. Dette gjøres ved tegneverktøyene i programmet.

Se video om å sette inn bilde i lysbildemalen

Legge til tekst i bunnteksten på lysbildemalen

Se video om å sette inn en tegning i lysbildemalen

For å legge til bunntekst i lysbildemalen, velger man Malvisning. Velg deretter Vis > Topptekst og bunntekst fra menyen.

På samme måte som for vanlig innsetting av lysbildenummerering og innsetting av dato, kan dette gjøres på samme måte ved redigering av maler. Når man er ferdig å redigere malen velger man Lukk malvisning for å gå tilbake til presentasjonen.

Se video om å sette inn bunntekst i lysbildemalen

23

Arbeide med tekst Å arbeide med tekst i PowerPoint har mange likheter med å arbeide med tekst i Word. Under følger en gjennomgang av ulike funksjoner innen arbeid med tekst.

I PowerPoint skriver man tekst i tilordnede tekstbokser - plassholdere som er en del av lysbildeoppsettet. Derfor er mange av lysbildeoppsettene rene tekstoppsett, med ulik layout for tekst.

Legge til tekst i presentasjonen

For å legge til tekst i et lysbilde, klikk i plassholderen for tekst, og skriv inn egen tekst.

Endre skrifttype og skriftstørrelse

Se video om å legge til tekst

De ulike lysbildeoppsettene er tilordnet ulike skrifttype og skriftstørrelse, og i mange tilfeller er det ikke nødvendig å endre dette. Husk at hvis man vil endre skrifttype eller skriftstørrelser på alle lysbildene i en utformingsmal, vil det være mest hensiktsmessig å redigere malen.

For likevel å endre skrifttype og skriftstørrelse, merk teksten som skal endres og velg skrifttype og skriftstørrelse fra verktøylinjen.

24

Et annet og raskere alternativ for større eller mindre skriftsstørrelse, er å merke teksten og velge knappene "Øk skriftstørrelse" eller "Reduser skriftstørrelse" på verktøylinjen.

Se video om å endre skrifttype og skriftstørrelse

Endre skriftstil - Fet, kursiv, understreket og skygge

Teksten kan også tilordnes en skriftsstil. Skriftstilene er:

• Fet skrift • Kursiv skrift • Understreket skrift • Skyggelagt skrift

For å endre skriftstil, merk teksten og velg deretter skriftstil fra verktøylinjen. De ulike skriftstilene fungerer på samme måte som i Word, men i Powerpoint kan man i tillegg legge til skygge på teksten.

25

Endre til store/små bokstaver på tekst

Se video om å endre skriftstil

For å endre skriften til store/små bokstaver etter at teksten er skrevet kan man merke teksten man vil forandre, velg Format > Endre bokstavtype fra menylinjen.

Dialogboksen for og Endre bokstavtype kommer til syne. Her kan du velge å bytte til den bokstavtypen du foretrekker å bruke.

Benytte forskjellig farge på tekst

Se video om endre til store/små bokstaver på tekst

Det er enkelt å legge farge på tekst i Powerpoint. Merk teksten som skal endre farge, og velg farge fra paletten. Vil man velge mellom flere farger å velge innen kan man velge alternativet "Flere farger..."

26

Justere tekst: venstre, høyre, midtstilt

Se video om å endre skriftfarge

Justering av tekst brukes for å justere teksten på arket. Det kan være mot venstre, midtstilt eller justert mot høgre. I Powerpoint er teksten ofte midtstilt på de ulike lysbildeoppsettene. Hvis man vil forandre dette, merker man teksten og velger den tekstjusteringen man vil ha.

Justere linjeavstand før og etter punktmerket eller nummerert liste

Se video om å bruke tekstjustering

Man kan justere linjeavstanden på lysbildene ved å merke det tekstområde man ønsker å justere linjeavstanden på, og deretter velge Format > Linjeavstand fra menylinjen.

27

Dialogboksen Linjeavstand kommer til syne. I det øverste feltet viser linjeavstanden og verdien 1 indikerer normal linjeavstand. Ønsker man å doble linjeavstanden bruker man pilene i dialogboksen, eller skriver inn den verdien man ønsker. I de to andre feltene kan man justere linjeavstanden henholdsvis før og etter avsnittet.

Endre punktstil i punktlister og nummereringsstil i en nummerert liste

Se video om å justere linjeavstand

Når man bruker punktlister eller nummererte lister i presentasjoner, brukes den punktstil og nummereringsstil som er tilordnet de ulike utformingsmalene. Hvis man vil forandre utseende på punkter eller nummerering, merker man teksten og velger Format > Punktmerking og nummerering.

28

Bruke angre- og gjentafunksjonen

Se video om å endre stil på punktlister og nummererte lister

Angre og Gjør om funksjonen kan brukes når man angrer på handlinger man har gjort i presentasjonen. Man kan angre mange handlinger - hvis man likevel vil beholde de opprinnelige handlingene, kan man benytte Gjør om funksjonen. Den gjør om handlinger som man har angret på.

Se video om å bruke angrefunksjonen

29

Figurer og bilder Det er i hovedsak to muligheter for å sette inn bilder i en presentasjon. Under følger en gjennomgang av mulighetene.

Sette inn bilder i et lysbilde

Bilder kan settes inn på to måter - ved å velge et utklipp fra utklippsgalleriet i programmet, eller ved å sette inn et bilde fra en annen plassering. Dette kan gjerne være dine digitale bilder som du har lagret et eller annet sted på din datamaskin.

Sette inn et utklipp fra utklippsgalleriet Velg et lysbildeoppsett med plassholdere for bilder. Ved å se etter symbolene under ser man hvilke lysbildeoppsett som er tiltenkt innsetting av utklipp

Ved å klikke på symbolet for Utklipp i plassholderen i lysbildet, kan du velge bilde. Alternativt kan man velge å søke etter utklipp/ medier i oppgaveruten, og sette bildene inn vis oppgaveruten. Fordelen med denne fremgangsmåten er at man kan søke i hele databasen til Office Online for utklipp, fotografier eller andre typer medier.

Se video om å sette inn et utklippsbilde

Sette inn bilder fra en annen plassering

Se video om å sette inn bilde via oppgaveruten

En annen måte å sette inn bilder på, er å bruke egne bilder eller bilder som er oppbevart andre steder på datamaskinen, eksempelvis fra mappen Mine Bilder. Når man setter inn bilder fra utklippsgalleriet (som i forrige avsnitt), får man bare tilgang til bildesamlingen i programmet.

Ved å klikke på symbolet for Bilde i plassholderen i lysbildet, kan du velge bilde.

Se video om sette inn bilde fra en annen plassering (fra Fil)

30

Kopiere eller flytte figurer, bilder og tekst i en presentasjon eller mellom åpne presentasjoner

For å kopiere eller flytte figurer, bilder og tekst mellom lysbilder i en presentasjon, merker man de objektene man vil flytte, og deretter velge henholdsvis Kopier eller Klipp ut. Gå til lysbildet der du vil lime inn objektene, og velg Lim inn.

Arbeider man med flere presentasjoner på en gang, kan man bruke samme fremgangsmåte for å flytte bilde.

Se video om å kopiere eller flytte figurer, bilder og tekst fra et lysbilde til et annet

Du kan også lagre ved å trykke Ctrl+X for å klippe ut, og Ctrl+V for å lime inn

Se video om å kopiere eller flytte figurer, bilder og tekst fra en åpen presentasjon til en annen

Endre størrelsen på figur og bilde i en presentasjon

For å endre størrelsen på figurer eller bilder brukt i presentasjonen, merk figuren eller bildet, og bruk håndtakene til å klikke og dra.

Redigere figurer og bilder

Se video om å endre størrelse på figurer og bilder

Ved å bruke verktøylinjen for bilde, kan man foreta en rekke andre redigeringer, som endring i lysstyrke, kontrast osv.

Slette tekst, figur, bilde i et lysbilde

Se video om å redigere bilde

31

For å slette tekst, figurer eller bilde i en presentasjon, merk objektet du sil slette og velg deretter "Delete" knappen på tastaturet. Alternativt kan merke objektene, og deretter velge Klipp ut.

32

Diagrammer Det er mange muligheter for å sette inn ulike typer diagrammer i en presentasjon. Diagrammer i Powerpoint innbefatter diagrammer basert på utvalg av tall, men også andre typer diagrammer. Under vises de forskjellige mulighetene knyttet til arbeid med diagrammer.

Legge inn data for å opprette diagrammer

Når man skal lage diagrammer, er dette basert på tall fra en tabell. Ved å velge å sette inn et diagram setter programmet inn et Data-ark der man kan legge inn datagrunnlag med tekst og tall. Data-arket minner mye om data-arket i Excel, det man fyller inn de tall som danner grunnlaget for diagrammet.

Man kan legge inn data i Data-arket som settes inn i regnearket. Når man er ferdig med å legge inn data, lukk data-arket.

For å vise data-arket igjen, klikk på knappen for dataarkvisning, og data-arket dukker opp på skjermen igjen. Når man arbeider med diagrammer i Powerpoint bruker man en spesiell verktøylinje for dette. Denne verktøylinjen vises automatisk ved arbeid med diagrammer, og gir mulighet til alle formateringer i forbindelse med diagrammer.

33

Endre bakgrunnsfarge i et diagram

Se video om å sette inn diagram og redigere data-ark

For å endre bakgrunnsfarge på diagrammet etter at diagrammet er satt inn, dobbeltklikk diagrammet og velg bakgrunnsfarge.

Endre farge på sektor, stolpe, linje eller areal i et diagram

Se video om å endre bakgrunnsfarge på diagram

For å endre farge på de andre elementene i diagrammet, må man merke de ulike elementene og velge farge på de enkelte delene. Start med å dobbeltklikke diagrammet for deretter å klikke på det elementet du vil forandre. På figuren under har man merket søylene som viser serie "Øst".

34

Når elementet er merket, velg bakgrunnsfarge.

Endre diagramtype

Se video om å endre bakgrunnsfarge på ulike elementer i et diagram

For å endre til en annen diagramtype, dobbeltklikk diagrammet. Verktøylinjen for diagrammer vises, og man kan velge diagramtype.

35

Bruke diagramalternativer

Se video om å endre diagramtype

Som i Excel kan man redigere diagramalternativene og formatere diagrammet slik man måtte ønske det. Velg Diagram > Diagramalternativer fra menylinjen.

Dialogboksen for Diagramalternativer kommer til syne. Her kan man blant annet legge til en rekke tilleggsopplysninger om diagrammet, og formatere det etter egen ønske.

36

Sette inn en skjematisk tegning

Man kan lett sette inn skjematiske tegninger som organisasjonskart eller pyramidediagram.

Dialogboksen for skjematisk tegning kommer til syne, og man kan velge den diagramtypen man vil bruke.

37

Her kan man velge hvilken type skjematisk tegning man ønsker å sette inn. Valgene er:

• Organisasjonskart • Kretsdiagram • Strålediagram • Pyramidediagram • Venn-diagram • Måldiagram

Prøv ut de ulike typene, det er mange muligheter.

Sette inn et hierarkisk organisasjonskart

Se video om å sette inn skjematisk tegning

Som eksempel på de mulighetene som finnes i å bruke ulike diagrammer, skal vi vise litt hvordan man kan redigere diagrammene når man har satt det inn i presentasjonen.

Endre strukturen i et hierarkisk organisasjonskart

Når man har satt inn organisasjonskartet, må dette tilpasses. Verktøylinjen for redigering av organisasjonskartet kommer til syne når man merker organisasjonskartet. For å endre teksten i rutene, klikk på den eksisterende teksten og skriv ny tekst.

38

Man kan endre strukturen på organisasjonskartet, altså måten det organiseres på. Klikk på den øverste ruten og velg Oppsett fra menyen.

Legge til, fjerne underordnet, medarbeider, assistent i et organisasjonskart

Se video om å endre struktur på organisasjonskartet

For å legge til underordnet, medarbeider eller assistent er det viktig at man står i den aktuelle ruten, før man velger hvilke type medarbeider som skal settes inn.

39

For å slette en type medarbeider, høgreklikk på medarbeideren i organisasjonskartet, og velg Slett fra menyen.

Se video om å sette inn type medarbeider

Tilpasse utseende på organisasjonskartet

Man kan velge mellom en rekke ferdige design organisasjonskartet og andre diagrammer. For å endre utseende på organisasjonskartet, klikk på knappen Autoformat på verktøylinjen for organisasjonskart.

40

Dialogboksen for Stilgalleri for organisasjonskart åpnes og man kan velge diagramstil.

Se video om å endre utseende på organisasjonskart

41

Tegnede objekter Det er enkelt å sette inn tegnede objekter i en presentasjon. Dette er ulike former og figurer som man setter sammen etter egne ønsker, og i tillegg finnes en rekke forhåndsdefinerte figurer, såkalte Autofigurer. Under følger en gjennomgang av en del av mulighetene.

Sette inn figurer i et lysbilde

Tegnede figurer kan enkelt settes inn i et lysbilde. Velg gjerne et tomt lysbildeformat (uten plassholdere) hvis du å bruke tegnede figurer, det finnes nemlig ikke lysbildeoppsett med plassholdere for tegnede objekter. Skal du ha tekst i tillegg til de tegnede figurene, kan du tegne oppå plassholderne - de er uansett ikke synlige ved fremvisning så lenge du ikke har skrevet egen tekst i dem.

Hvis du vil sette inn et tegnet objekt, må man først slå på verktøylinjen "Tegning". Dette kan gjøres ved å velge Vis > Verktøylinjer > Tegning

Verktøylinjen Tegning kommer til syne nederst i skjermbildet.

42

Her kan man velge fra en rekke figurer og former. Det er bare å prøve de mange mulighetene, det blir for mye å gjennomgå her! Ved å kombinere ulike figurer og teknikker for redigering er mulighetene nesten ubegrenset.

Se video om tegne figurer og former

Endre bakgrunnsfarge, linjefarge, linjetykkelse og linjestil

Se video om å bruke Autofigurer

For å endre eller formatere de ulike figurene, merk figuren og velg deretter Format > Autofigur fra menylinjen. Alternativt kan man merke objektet og høgreklikke mens man fortsatt holder musepekeren over objektet. Deretter kan man velge Autofigur fra menyen som kommer til syne.

Dialogboksen for Formater autofigur kommer til syne, og man kan velge å endre objektets bakgrunnsfarge, linjefarge, linjetykkelse og linjestil.

43

Endre pil-stil

Se video om å endre bakgrunnsfarge, linjefarge, linjetykkelse og linjestil

På piler som er tegnet med verktøyet for piler, kan man endre stil på pil og pilspiss ved å merke objektet, og deretter velge Format > Autofigur fra menylinjen. Også her kan man nå menyen for Autofigur merke objektet og høgreklikke. Velg linjetykkelse, farge og stil på pilspissen.

44

Se video om å endre pil-stil

Bruke skygge på tegnede objekter

På verktøylinjen Tegning kan man også legge skygge på objekter i presentasjonen.

For å legge på 3D skygge på objektene, merk objektet og velg skyggestil.

Se video om å legge skygge på objekter

45

Rotere eller vende tegnede objekter

Se video om å legge 3D skygge på objekter

Det er enkelt å rotere eller vende objekter.

For å vende et objekt, merk objektet og trekk i et av håndtakene. Pass på at det trekkes helt over på andre siden av figuren.

Se video om å rotere eller vende tegnede objekter

46

Justere et tegnet objekt: Venstre, høyre, midtstilt, topp og bunn

Se video om å vende et objekt

Man kan justere plasseringen på de tegnede objektene ved å klikke og dra objektene rundt på skjermen, eller man kan bruke en egen funksjon for å angi en nøyaktig posisjon.

Mer det tegnede objektet og velg Format > Autofigur fra menyen.

Dialogboksen for Formatere autofigur åpner seg.

47

Under fanen Posisjon kan man velge den plassering man ønsker objektet skal ha i lysbilde.

Se video om å plassere et tegnet objekt nøyaktig

Endre størrelsen på tegnede objekter og diagrammer i en presentasjon

Man kan lett endre størrelsen på tegnede objekter i en presentasjon. Merk objektet og bruk håndtakene i hjørnene eller på sidene til å endre størrelse.

Endre rekkefølge på objekter: Lengst frem, lengst bak

Se video om å endre størrelsen på tegnede objekter

48

Hvis man arbeider med flere tegnede objekter i samme presentasjon, ønsker man gjerne at de bestemte figurene skal ha en bestemt rekkefølge. Dette kan gjøres ved å bestemme hvilken figur eller tegnet objekt som skal være bakerst eller fremst.

Merk objektet du ønsker å flytte, høgreklikk på objektet og velg Rekkefølge og den ønskede plasseringen til objektet.

Kopiere eller flytte et tegnet objekt i en presentasjon eller mellom åpne presentasjoner

Se video om å endre rekkefølge på tegnede objekter

For å flytte et tegnet objekt til et annet lysbilde, merk objektet og velg Klipp ut. Gå til det lysbilde du vil ha det tegnede objektet og velg Lim inn. Bruk samme fremgangsmåte for å flytte det tegnede objektet til en annen åpen presentasjon.

Slette et tegnet objekt

Se video om å flytte et tegnet objekt

Merk objektet og trykk deretter Delete knappen på tastaturet. Alternativt kan man merke det tegnede objektet, og velge Klipp ut.

49

Legge til effekter Man bruker effekter i to sammenhenger i Powerpoint, det ene er å legge effekter på de ulike elementene i en presentasjon innad i hvert lysbilde, og det andre er å legge effekter på lysbildeoverganger. Under følger en gjennomgang av de ulike mulighetene.

Legge til animasjonseffekter på tekst og bilde i lysbilde

For å legge effekter på de ulike elementene i et lysbilde, merker man det elementet man vil legge effekt på og velger Lysbildefremvisning > Egendefinert animasjon fra menylinjen.

Oppgaveruten for egendefinert animasjon åpner seg på høgre side i skjermbildet, og man kan velge effekter til det merkede objektet.

50

For å endre en allerede tillagt effekt til et objekt, merker man objektet og velger Lysbildefremvisning > Egendefinert animasjon på nytt. Da kan man fjerne eller redigere effektene.

Legge til overgangseffekter mellom lysbilder

Se video om legge effekter på objekter i lysbildet

Når man skal legge på effekter på lysbildeoverganger, bytter man til Lysbildesortering ved å velge Vis > Lysbildesortering fra menylinjen. Da få man oversikt over alle lysbildene i presentasjonen, og kan legge effekter på overgangene fra et lysbilde til et annet.

For å legge på en overgangseffekt mellom lysbilde 1 og lysbilde 2 i presentasjonen, merk lysbilde 1, og velg deretter Lysbildefremvisning > Lysbildeovergang.

51

Oppgaveruten for lysbildeovergang åpner seg på høgre side i skjermbildet, og man kan velge overgangseffekt for det merkede lysbildet.

For å endre en allerede tillagt effekt til en lysbildeovergang, merker man bildet i Lysbildesorteringen og velger Lysbildefremvisning > Lysbildeovergang på nytt. Da kan man fjerne eller redigere effektene.

Se video om legge til overgangseffekter på lysbildeoverganger

52

Øve inn en tidsberegning

Man kan også øve inn en tidsberegning slik at lysbildeserien kan gå automatisk, helt eller delvis, ved de intervaller som er øvd inn. For å øve inn en tidsberegning, stå i Lysbildesortering og velg lysbilde du vil øve inn tidsberegning på. Velg deretter Lysbildefremvisning > Lysbildeovergang. Nederst i oppgaveruten kan man justere hvor mange sekunder det aktuelle lysbildet skal vises på skjermen.

Se video om å øve inn tidsberegning

53

Lysbildefremvisning Lysbildefremvisningen viser lysbildene i den rekkefølgen de ligger i presentasjonen. De neste avsnittene gir litt tips i forhold til lysbildefremvisningen og noen verktøy som man kan bruke i fremvisningen.

Starte lysbildefremvisningen

For å starte lysbildefremvisningen, velg Lysbildefremvisning > Vis fremvisning. Lysbildene fyller hele skjermbildet under fremvisningen.

Om du ikke har innøvd noen tidsberegning som styrer når presentasjonen bytter til neste lysbilde, kan du klikke med venstre museknapp for å gå fremover i presentasjonen.

Du kan også trykke F5 for å starte lysbildefremvisningen

Skjule, vise lysbilder

Noen ganger ønsker du å skjule ett eller flere av lysbildene i presentasjonen for publikum. Dette kan du enkelt gjøre ved å merke det aktuelle lysbildet enten i Normalvisning eller i lysbildesortering. Velg deretter Lysbildefremvisning > Skjul lysbilde. Lysbildet blir ikke skjult i presentasjonen, bare i fremvisningen.

54

Lage en tilpasset fremvisning

Se video om skjule/ vise lysbilde

For å lage en mer tilpasset fremvisning kan man velge blant flere framvisnigsvalg ved å velge Lysbildefremvisning > Lag fremvisning...

Dialogboksen for Lag fremvisning åpnes og gir tilgang til en rekke innstillinger. Her kan du enkelt justere om hvilke lysbilder som skal vises, eller om du vil kjøre fremvisningen manuelt eller via en innøvd tidsberegning.

55

Se video om å lage en tilpasset fremvisning

56

Forberede utskrifter Forberedelser til utskrift omhandler flere faktorer som sikrer et best mulig resultat med utskrift. Bruk avsnittene under til å få en del nyttige tips for å forberede utskrift.

Stavekontrollere presentasjonen

For å kontrollere stavingen i presentasjonen brukes stavekontroll. Stavekontrollen indikerer skrivefeil ved å understreke ordene med rødt. Vær oppmerksom på at stavekontrollen ikke kjenner igjen eksempelvis egennavn og stedsnavn, og kan derfor markere dette som feilstavet.

Legge til notater i lysbilde

Notater kan legges til hvert bilde, uten at disse notatene kommer med på lysbildet. Lysbildenotatene kan være supplement til lysbildene, dine egne notater eller andre ting. Notater kan skrives ut som del av lysbildene, eller skrives ut på egne ark.

Endre lysbildeoppsett: Stående, liggende og papirstørrelse

57

Vanligvis er lysbildene liggende, det vil si størrelsesforholdet tilpasset den aktuelle skjermen. Man kan enkelt endre lysbilderetningen om dette skulle være ønskelig. Velg Fil > Utskriftsformat...

Dialogboksen for Utskriftsformat åpnes og man kan snu lysbildet på skjermen.

Kopiere, flytte lysbilder i presentasjonen eller mellom åpne presentasjoner

Se video om å endre lysbilde fra liggende/stående

Det er enkelt å kopiere eller flytte innhold i presentasjonen til andre steder i presentasjonen, eller flytte innholdet til en annen åpen presentasjon. Man kan enten stå i Normalvisning eller Lysbildesortering for å kopiere eller flytte lysbilder.

For å kopiere et bilde, velg lysbildet du vil kopiere og velg Kopier. Gå til det lysbildet der du vil ha kopien plassert, og velg Lim inn.

Se video om å kopiere lysbilder innad i presentasjonen

58

For å flytte et bilde, velg lysbildet du vil flytte og velg Klipp ut. Gå til det lysbildet der du vil ha bildet plassert, og velg Lim inn. Her kan du alternativt bruke Klikk og dra, en metode der du drar og slipper lysbildet der du vil ha det.

Slette lysbilde(r)

Se video om å flytte lysbilder innad i presentasjonen

For å slette et lysbilde - merk lysbildet og trykk Delete-knappen eller velg Klipp ut. For å merke flere lysbilder, hold nede CTRL-knappen og merk de ønskede lysbildene. Slipp CTRL-knappen når du er ferdig å merke lysbildene. Trykk deretter Delete-knappen.

59

Utskrifter Ved utskrift kan man velge å skrive ut hele presentasjonen, eller foreta flere avanserte utskriftsvalg. Under følger en kort gjennomgang av valgmulighetene.

Skrive ut hele presentasjonen

Man kan enkelt skrive ut hele presentasjonen ved å trykke på ikonet for utskrift på verktøylinjen. Da skrives alle lysbilder ut i ett eksemplar.

Skrive ut enkelte sider, manus, notatsider, disposisjon, antall kopier av presentasjonen

For flere og avanserte utskriftsinnstillinger, velg Fil > Skriv ut...

Dialogboksen for Skriv ut åpnes, og man kan velge flere utskriftsvalg. Her kan man velge å skrive ut lysbilder, støtteark, notatsider og disposisjonsvisninger.

60

Du kan også skrive ut ved å trykke Ctrl + P

Se video om bruke avanserte utskriftsvalg