kundenmagazin pages - ausgabe 3/2003

ABACUS PAGES 3/2003

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Editorial / 3Pages 3/2003

LIEBE LESERIN, LIEBER LESERCHÈRE LECTRICE, CHER LECTEUR

Dieser Sommer wird uns allen noch langein Erinnerung bleiben. Das Wetter hat esmit wunderschönen Tagen und hochsom-merlichen Temperaturen für ein Mal auchmit uns wettermässig wenig verwöhntenOstschweizern gut gemeint. So haben vie-le bei ABACUS, die über die heissen Som-mermonate gearbeitet haben, neben derArbeit doch auch ein richtiges "Sommer-feeling" erlebt. Die Arbeit über die Som-mermonate war intensiv und die ersten"Früchte" davon werden an der Orbit inBasel und an der ABACUS User Confe-rence im November in Kronbühl-St.Gallenpräsentiert werden können. Bei diesen An-lässen wird Ihnen erstmals auch das kom-plett neu entwickelte und modulare ABACUS PPS gezeigt, welches die bisheri-ge Option "Fertigung" der Auftragsbear-beitung ablöst, im Funktionsumfang aberweit darüber hinausgeht. Längerfristigwerden auch andere Entwicklungen denAnwendern zu Gute kommen, die in dieserAusgabe unserer Kundenzeitschrift Pagesvorgestellt werden, wie die Vorbereitun-gen für das Electronic Bill Presentmentand Payment (EBPP), eine sicherere An-wendung der ABACUS Software übersInternet und die Öffnung von ABACUSVerzeichnissen durch die Integration desweltweit anerkannten Standard LDAP.

Wir freuen uns, Sie zusätzlich zu unsererKundenzeitschrift auch bei der einen oderanderen Gelegenheit persönlich über dieWeiterentwicklungen in der ABACUS Soft-ware informieren zu dürfen.

Freundliche GrüsseIhr Pages-Team

Cet été restera longtemps dans nos mé-moires. Avec ses journées ensoleillées etses températures plus qu’estivales, cet éténous aura gâté. Les collaborateurs(-trices)d’ABACUS, qui ont travaillés pendant ceschauds mois d’été, ont quand même puavoir un vrai ”summer feeling”. Notre tra-vail, pendant cet été, a été intensif et lespremiers résultats pourront être présentésà l’Orbit de Bâle et à la conférence desABACUS Users en novembre à Kronbühl-St. Gall. Lors de ces deux évènements,nous vous présenterons pour la premièrefois le nouveau programme PPS (systèmede planification de la production) d’ABACUS. Ce programme, entièrementretravaillé et modulaire, remplace et amé-liore les fonctions de l’option "Fabrica-tion" de la gestion des commandes. A pluslong terme, vous pourrez également profi-ter des autres améliorations présentéesdans cette édition de Pages.

A savoir, les préparations pour l’ElectronicBill Presentment and Payment (EBPP), uneutilisation plus sécurisée des logicielsABACUS sur Internet et l’ouverture desrépertoires ABACUS grâce à l’intégrationdu LDAP standard, mondialement recon-nu.

Pour compléter notre revue client, nousserions heureux de pouvoir égalementvous informer personnellement, à l’occa-sion, sur le développement des logicielsABACUS.

Avec nos meilleures salutationsVotre team Pages

Aktuell / 5Pages 3/2003

ABACUS USER CONFERENCE 2003AUTOMATISIERUNG VON ARBEITSPROZESSEN

Wie wäre es, wenn Sie entscheiden-de Informationen nicht mehr abfra-gen müssten, sondern diese direkt in Ihrer Mailbox landen? Massge-schneidert nach Ihren Bedürfnissenzu einer gewünschten Zeit oder aus-gelöst durch ein bestimmtes Ereig-nis.

An der ABACUS User Conference 2003 er-fahren Sie, wie Sie solche Prozesse aufeinfache Weise automatisieren können.Zudem erhalten Sie einen Einblick in dieneuesten funktionalen und technologi-schen Entwicklungen der ABACUS Soft-ware in der Version 2004. Wir haben eineninteressanten Informationstag vorbereitet,an dem wir unter anderem folgende Neuig-keiten präsentieren:

Auftragsbearbeitung: Aufgabenorien-tierte AblaufsteuerungCustomer-Relationship-Management:CRM-Funktionalitäten in der ABACUSSoftwareRechnungswesen: MWST – Automati-sierte UmsatzabstimmungCash Management: Liquiditätsplanungund Cash PoolingPPS/Fertigung: Vorstellung der neuenABACUS PPS-Software/Ablösung derABEA-Option FertigungGeschäftsprozesse automatisieren:Triggering/Alarmsystem, Replikation vonDaten, Scheduler, Workflow

Such- und NavigationssystemAbaPilot: Erweiterung der Search-Enginefür volltextindexiertes Suchen Datenbank: Erweiterbar durch individu-elle FelderABACUS und Java: ABACUS Softwareorts- und plattformunabhängig einsetzenLDAP: Automatische Synchronisation derBenutzerverwaltung, Mailadressen oderTabellen anderer Applikationen

In verschiedenen Foren und an Info-Pointserhalten Sie Informationen aus ersterHand – kompetent und persönlich durchdas ABACUS Supportteam – damit IhrWissen auch in Zukunft die in ABACUSSoftware getätigten Investitionen sicher-stellt.

Für Detailangaben verweisen wir auf diepersönliche Einladung in dieser AusgabePages 3/2003. Verlangen Sie zusätzlicheExemplare bei:

ABACUS Research AGFrau Jacqueline [email protected] 071 292 25 25Fax 071 292 25 00

Anmeldungen direkt auch auf:www.abacuscity.ch/user-conference

Die ABACUS User Conference 2003 wirdunterstützt durch:

DURCHFÜHRUNGSDATEN USER CONFERENCE 2003Montag, 3. NovemberDienstag, 4. November Reserviert für Kunden DELEC / KPMG Mittwoch, 5. November Reserviert für Kunden BewidaDonnerstag, 6. November Reserviert für Kunden InterBit / bsb.info.partnerFreitag, 7. November Dienstag, 11. November Reserviert für Kunden All ConsultingMittwoch, 12. November


”come together” ist das Motto derOrbit/Comdex 2003 vom 24. bis 27.September in Basel. Auf einer Aus-stellungsfläche von rund 10'000Quadratmetern bieten 367 Ausstel-ler ihre Produkte und Dienstleistun-gen an. Highlights der IT-Fachmessesind das KMU-Infocenter, die The-menparks und der Fachkongress am25. und 26. September.

KMU-INFOCENTERDas KMU-Infocenter an der Orbit/Comdex2003 realisiert die Messeleitung unterdem Patronat des seco, des SGV/USAMund der Ecademy in enger Zusammenar-beit mit CASH, Hauptmedienpartner derOrbit/Comdex 2003, und anderen Part-nern. Die herstellerunabhängige Informa-

mitteln praxisorientiertes Fachwissen zuden Themen: Information Security, Mobile& Wireless, E-Business Integration in KMU,IT in Finance, Gewinnsteigerung durchCRM – Utopie oder Realität?

Detailinformationen unter www.orbitcomdex.com

GRATISEINTRITT FÜR ABACUSPAGES LESERWir offerieren unseren Lesern einenGratiseintritt an die Orbit/Comdex 2003.Mit dem Priority Code 257-LZ62Y14Fkönnen Sie unter www.orbitcomdex.com/online-ticket Ihr Ticket zu Hauseausdrucken. Geben Sie den Priority Codebei der Online Ticketbestellung ein, undSie erhalten Ihren persönlichen Messe-eintritt. Wir wünschen Ihnen einen er-folgreichen Messebesuch.

ABACUS: Halle 1, Stand D40

tionsplattform bietet KMU-Verantwort-lichen einen neutralen Überblick und fach-kompetente Unterstützung bei individuel-len IT-Problemen in den Bereichen: Si-cherheit und IT, IT-Projekte – Best Practiceund Zugang zu Partnern, IT-Innovationen,Kosten/Nutzen-Verhältnisse in der IT.

THEMENPARKSWelche IT-Lösungen suchen Sie an derOrbit/Comdex? Als Ergänzung zu den Ein-zelauftritten der Aussteller bieten themen-spezifische Gemeinschaftsstände einezusätzliche Orientierungshilfe. Der Busi-ness Software Park, Information SecurityPark, Storage Park oder eStarter Park fo-kussieren sich auf Aussteller, die Produkteund Dienstleistungen in den jeweiligenBereichen anbieten.

ORBIT/COMDEX KONGRESSAm 25. und 26. September findet parallelzur Fachesse der Orbit/Comdex Kongressunter dem Motto ”Nutzenoptimierung fürKMU” statt. Renommierte Referenten ver-

ORBIT/COMDEX 2003 MIT KONGRESS UND KMU-FOKUS

10.30 – 12.00

Information Security

25.9.2003

Mobile & Wireless

Remote Access und SecurityS1 M-Payment – mobile Zahlungs-formen der Zukunft

M1

13.30 – 15.00 IT-Security ArchitectureS2 UMTS, GPRS & WLAN – das richtige Netz für den richtigenZweck

M2

15.30 – 17.00 Die drei Megatrends der nächsten Dekade

S3 Mobile Hardware: Trends, Entwicklungen und ihr richtigerEinsatz

M3

10.30 – 12.00 Forensics I – Rechtliche Aspekte,Gefährdungsanalyse und Unter-suchungen

S4 Sicherheit und Mobilität, einWiderspruch?

M4

13.30 – 15.00 Forensics II – Technische Aspekte,Prävention, Podiumsdiskussion

S5 Java 2, mehr als nur eine Alternative zu SMS und WAP

M5

15.30 – 17.00 Sicherheit in mittleren und kleineren Netzwerken

S6 Mobilize your EnterpriseM6

26.9.2003

E-Business-Integration in KMU

Kollaborative GeschäftsprozesseE1

E Branchentransformation im Baugewerbe

E2

Integration durch Unternehmensportale

E3

Intermediation als Geschäftsmodell

E4

ERP-Systeme in KMU: Integration von E-Shop und Back-Office-System

E5

Supply Chain ManagementE6

Gewinnsteigerung durch CRM – Utopie oder Realität?

E

Wie verkaufe ich CRM meinemChef? ROI Facts und Figures

C4

IT Einsatz in Verkauf, Marketingund Kundendienst – Best Practice Beispiele

C5

Kundenbeziehungsmanagement– Mieten oder Kaufen?

C6

IT in Finance

Wege aus der IT-Kostenfalle beiBanken und Versicherungen

F1

E CRM in Private Banking – Profitable Kunden gewinnen und halten in schwierigen Zeiten

F2

Standard-Schnittstellen –Voraussetzung zur Umsetzungneuer Geschäftsmodelle

F3

Orbit/Comdex Kongress – Programmübersicht(Änderungen vorbehalten)

8 / Aktuell Pages 3/2003

ORBIT-ZEIT – RELEASE-ZEITNEUERUNGEN DER VERSION 2004

An der diesjährigen Orbit zeigtABACUS vom 24. bis 27. September2003 zahlreiche Neuerungen undzusätzliche Funktionen, die in derVersion 2004 realisiert wurden. AmABACUS Stand D40 in der Halle 1wird zudem die neue ”Trigger“-Funktion vorgestellt, mit welcherautomatische Benachrichtigungenvia E-Mail oder die Erstellung vonReports zeitgesteuert ausgelöst wer-den können.

- Integration einer zentralen Benutzer-struktur, die auf einem universellenStandard basiert (LDAP), erweiterbarist und mit den verschiedenen auf dem Markt existierenden Benutzer-authentifizierungssystemen wie ActiveDirectory von Microsoft und eDirectoryvon Novell synchronisierbar ist.

- Integration für OpenSLL mit Unter-stützung von eTokens und "Challenge& Response" Authentifizierung

NEU

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N 2

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PROGRAMMÜBERGREIFENDE NEUERUNGEN

Die F4-Listen wurden neu konzipiert.Neu können die F4-Listen vom Anwen-der selber gestaltet werden. Dies be-trifft vor allem die Anzeige der Spaltenund deren Reihenfolge.Zentrales Updaten aller Applikationenin einem oder mehreren Mandanten istmöglich.Die AbaPilot-Suchfunktionen wurde inallen Modulen erweitert. Zusätzlichgibt es neu die Möglichkeit, neben demglobalen Abfragebaum einen benutzer-spezifischen Abfragebaum zu definie-ren. Damit kann sich jeder Benutzer ei-nen kleinen, übersichtlicheren Baumdefinieren. Der Benutzer bestimmt, bisauf welche Ebene die gefundenenSuchresultate automatisch dargestelltwerden. Die weiteren Ebenen könnenwie gewohnt manuell geöffnet werden.Diverse Optimierungen in der ABACUSBenutzerverwaltung- Liste mit zugriffsberechtigten Mitar-

beitern pro Programm- Rechte Maustaste auf Menüpunkt mit

Information, welche Benutzer auf die-sen Menüpunkt Zugriff haben.


FINANZBUCHHALTUNG

Bilanzprogramm mit vereinfachter Be-nutzeroberflächeKennzahlenprogramm mit neuer Benut-zeroberfläche. Neu können Kennzahlennicht nur in der Bilanzsteuerung undExcel, sondern auch in Word ausgewer-tet werden. Mehrfachselektionen undder Zugriff auf sämtliche Klassierungenwurde integriert.Neues Programm für den gesetzlich ge-forderten Umsatzabgleich der MWST Kontenplan: Import-/Export-Programmmit neuer Benutzeroberfläche

FIBULIGHT

Bilanzprogramm mit vereinfachter Be-nutzeroberflächeNeues Programm für den gesetzlich ge-forderten Umsatzabgleich der MWST Kontenplan: Import-/Export-Programmmit neuer Benutzeroberfläche

DEBITORENBUCHHALTUNG

Neue UmsatzlisteNeue Kennzahl, welche die durch-schnittliche Zahlungsfrist bestimmt.Neu können Abgleiche der Kreditkar-tenzahlungen durchgeführt werden.Pro Zahlung mit einer Kreditkarte wer-den diverse Zahlungsinformationen aufdem Beleg gespeichert. Diese Informa-tionen werden mit den Zahlungen derKreditkarteninstitute abgeglichen.Integration der Debitorendaten mit derCash-Management-Funktionalität desElectronic Banking

KREDITORENBUCHHALTUNG

Integration der Kreditorendaten mit derCash-Management-Funktionalität desElectronic BankingDer IPI-Einzahlungsschein wird voll-ständig unterstützt. Dies gilt auch fürdie neuen dafür notwendigen Belegle-ser.

ELECTRONIC BANKING

Neue Option ”Cash Management“:Liquiditätsberechnung bis 60 Tage imvoraus unter Berücksichtigung der ak-tuellen Kontostände bei den Finanzins-tituten und der Debitoren-, Kreditoren-und Lohndaten.Berechnung der Zahlungsmoral der De-bitoren Auswertungsassistent Auswertungen pro Firmenzahlstelleund/oder GeschäftsbereichAutomatische Dispositionsvorschläge

LOHNBUCHHALTUNG

Diverse Reports wurden neu program-miert und mit neuer Funktionalität ver-sehen, wie freie Selektionen, freie Rei-henfolge, freie Reportgestaltung usw.Es handelt sich dabei insbesondere umdie Auswertungen: PeriodenvergleichMitarbeiter (Programm 216), Kontroll-journal Basen (Programm 219), Jahres-vergleiche (Programm 226), KumulativeBasisliste (Programm 228), Basiskon-trollliste (Programm 229)

Die ALV-Lohnbescheinigungen stehenneu im DTA-Format zur Verfügung. Beidieser Funktion handelt es sich um eineOption (Preis: Fr. 1’200.– Single User).Die Begünstigtenkonti im Programm 33können mit 34 Stellen, anstatt wie bisanhin mit nur 24 Stellen, gespeichertwerden. Dadurch können Zahlungenauf IBAN-Konten ausgeführt werden.Erweiterungen bei den ”Freien Selek-tionen“. 1:n-Relationen können neu ab-gebildet werden.

LOHNLIGHT

Das Lohnabrechnungsprogramm wurdemit einer verbesserten Detailerfassungsowie mit neuen Funktionen ergänzt.Zentrales Element ist dabei die interneVerwendung von Basen.Zahlungen können neu über dasABACUS Electronic Banking abge-wickelt werden. Auszahlungsliste undBankvergütungsaufträge vervollständi-gen die neuen Zahlungsmöglichkeiten.Neue AHV-Lohnbescheinigungsliste ge-mäss SUVA Standard sowie eine UVG-Abrechnungsliste.

HUMAN RESOURCES

Anbindung an die Software der pro-spective media services ag. Dies er-möglicht Firmenkunden und Personal-dienstleistern, Inserate in Printproduk-ten, diverse Online-Stellenbörsen sowieauf der eigenen Homepage direkt ausdem ABACUS HR elektronisch zu über-mitteln resp. zu publizieren.Verschiedene Neuerungen und Opti-mierungen im Bereich der Organi-gramme, zum Beispiel beim Drucken.

NEU


ADRESSVERWALTUNG

Freie Selektionen in den Auswertungs-programmen, die ein direktes Selektie-ren und Bearbeiten von Daten ermög-lichen.Serienmails können personalisiert oderunpersonalisiert mittels Selektionen,Gruppierungen oder freien Selektionenerstellt und verschickt werden. Die Ba-sis dazu sind Vorlagen analog der Se-rienbrieffunktion.

ABAPROJECT

Programm für die Berechnung und dasautomatische Erfassen von Gleitzeit-vorträgen. Der Gleitzeitsaldo kann inden Auswertungen nach Mitarbeiterwahlweise dargestellt werden.Die Auswertungen nach Mitarbeiterund nach Projekt (Programme 211 und214) wurden weiter ausgebaut. Neu istes möglich, die Matrix pro Achse 1,Achse 2 und Detailachse zu definieren.Dadurch können vor allem vertikaleProzentzahlen einfacher gerechnetwerden. Im weiteren können die Sub-achsen als Rekapitulation unter einemGruppentotal angezeigt werden. Achse1 und Achse 2 kann flexibler eingestelltwerden. Zum Beispiel kann auch dieKlassierung mit mehreren Ebenen alsAchse 1 definiert werden. Im weiterenkönnen in den Auswertungen nach Pro-jekt (Programme 214) auch Zahlen ausder Debitorenbuchhaltung eingefügtwerden.Neue Mitarbeiterselektion „Mitarbeiterdes Benutzers“ in den Programmen211, 212, 213 und 221. Mit dieser Vor-gabe wird der Benutzer automatischals auszuwertender Mitarbeiter vorge-schlagen und der Anwender muss sich

AUFTRAGSBEARBEITUNG

Die Belegflüsse werden durch Ablauf-steuerungen abgelöst. Ablaufsteuerun-gen unterstützen beliebig viele Doku-mente und ermöglichen das Einbindenvon externen Programmen. Jede Zeileinnerhalb einer Ablaufsteuerung ent-spricht einer Aktion, die ausgeführtwerden soll. Aktionen können Doku-mente auslösen, Programme starten,Verarbeitungsprozesse wie zum Bei-spiel ”Chargen-SNR-Abfrage anzei-gen“ oder ”Rückstandsprüfung durch-führen”, Adressaktivitäten generierenund vieles mehr. Falls gewünscht, kanndas Ausführen einer Aktion auf eineeinzelne Benutzerkategorie beschränktwerden. Die Abarbeitung von Offertenwird neu auch durch die Ablauf-steuerung unterstützt.Für die Abwicklung von Bestellungenund die Zuweisung der ”direkten Kos-ten“ steht ein neuer Lagertyp ”Direkt-lager“ zur Verfügung. Material, das direkt für einen bestimmten Auftrag(Verkauf/Fertigung/PPS) eingekauft wird,darf den durchschnittlichen Einstands-preis nicht verändern. Die effektivenKosten werden auf die Materialpositionübernommen, was eine korrekte Kalku-lation garantiert.Die Eingabemasken für die Bearbeitung von Produktstammdaten (Artikel, Leis-tungen, Zuschläge, Diverse Produkte) können analog Einkauf und Verkauf aufdie individuellen Bedürfnisse eines Be-triebes angepasst werden. Visual Basic-und JavaScripts erlauben den indivi-duellen Ausbau der Standardfunktiona-lität.Der Produktstamm unterstützt zweineue Produkteigenschaften: ”Auswahl-artikel“ und ”Ersatzartikel“. EinemAuswahlartikel können im Produkt-stamm beliebig viele Artikel zugeordnet

nicht bei jeder Auswertung der eigenenRapportierungen selbst auswählen.Die Zahlen aus der Debitorenbuchhal-tung können auf allen Achsen ange-zeigt werden. Wenn in einer Rechnungmehrere Projekte abgerechnet werden,werden die Debitorenzahlen im Ver-hältnis der Beträge der Projekte aufdiese aufgeteilt. Dadurch ist es zumBeispiel möglich, den ausstehendenBetrag pro Projekt oder pro Kunde an-zuzeigen.In der Fakturierung kann die Sortierungvon Rechnungen frei definiert werden,zum Beispiel nach Kundenadresse odernach Fakturaadresse.Für die Rapportierung kann jeder Mit-arbeiter festlegen, bis wann die Daten-erfassung bereits erfolgt ist. Falls ineiner bereits abgeschlossenen Periodetrotzdem gebucht wird, erscheint eineWarnung. In Programm 19 (ÜbertragLOHN/FIBU) wird ebenfalls eine War-nung angezeigt, wenn in der zu verbu-chenden Periode nicht alle Mitarbeiterdie Rapportierung abgeschlossen ha-ben. Die Mitarbeiter können direkt ausdiesem Programm per Mail informiertwerden.Die Visumskontrolle ist neu über maxi-mal drei Instanzen möglich. Im weite-ren kann eine Buchung vom Visieren-den abgelehnt werden.Planung/Ressourcen: Soll-Stundenbe-rechnung gemäss neuem Firmenkalen-der möglich. Im weiteren ist eine Über-sicht pro Mitarbeiter mit den geplantenEinsätzen bis auf Detailebene imple-mentiert.Web-Frontend für die Rapportierungüber Internet/Intranet. Voraussetzungdafür ist eine schnelle Verbindung. Esstehen bei der Internet-Rapportierungnicht alle Möglichkeiten der Windows-Rapportierung zur Verfügung, zum Bei-spiel: Rapportvorschläge berechnen,Rapport aus Planung berechnen. DieBedienung des Web-Frontend unter-scheidet sich von der Windows-Rappor-tierung.

NEU


werden. Wird ein Auswahlartikel in denBewegungsdaten (Auftrag, Bestellung)verwendet, muss der gewünschte Arti-kel aus der Liste der zugeordneten Arti-kel selektiert werden. Neu können ei-nem Artikel beliebig viele Ersatzartikelzugeordnet werden. Die bisher maxi-mal zwei möglichen Ersatzartikel wer-den mit dem Update in die neuen Er-satzartikellisten übernommen.Der Update auf die Version 2004 berei-tet alle Datenbankdateien, die eineProduktnummer beinhalten, auf denzukünftigen Einsatz von Artikelvari-anten vor. Im Produktstamm könnenals erster Schritt die Dimensionen undKombinationen wie ”Grösse“, ”Farbe“etc. definiert werden.Die Vertreterstammdaten und die bis-herigen Vertreterkonditionen werdenabgelöst durch die Provisionierungs-stammdaten der Debitorenbuchhal-tung. Die Provisionierung kann in derAuftragsbearbeitung stand alone oderkombiniert mit der Option ”Provisio-nierung“ der Debitorenbuchhaltungeingesetzt werden.Die Auftragsbearbeitung ist neu auch infranzösischer und englischer Spracheerhältlich.Die Option ”Fertigung“ wird abgelöstmit der neuen Applikation ”PPS“. Wiebeim Verkauf, Einkauf, Lager und Pro-duktstamm können sämtliche Eingabe-masken für die Verwaltung von Produk-tionsaufträgen individuell gestaltet undallenfalls mit Visual-Basic- oder Java-Script funktional ergänzt werden. DieBearbeitung von Produktionsaufträgenwird ebenfalls durch die oben beschrie-bene Ablaufsteuerungstechnologie un-terstützt.Die bestehenden Stammdaten der Bau-gruppen-Auflösung werden in neueproduktionsgerechtere Dateistrukturenumgewandelt.Ressourcen und Kalender aus AbaPro-ject stehen für eine effizientere Produk-tionsplanung zur Verfügung.

Verschiedene Verbesserungen beimEinlesen von Zahlungen in die Debi-torenkontrolle, zum Beispiel eine War-nung beim doppelten Einlesen vonZahlungen.

ABASHOP E-COMMERCE

ShopClientIm ShopClient können die Liefer- undRechnungsadressen der Shopper gelöstund somit neu zugeordnet werden.Der ShopClient wird multiuserfähig.Für den ShopClient gibt es eine franzö-sische Version.

Expert- und BenutzerseitenBeliebige benutzerdefinierte VariablenImport und Export aller Seiten in Da-teienExpert-Variablen erweitert und berei-nigt

AdministrationOnline-Hilfe in der Shop-AdministrationAbaShopEasy: Zusätzliche Produkt- undKlassierungsmöglichkeitenText-Variablen zum einfacheren Über-setzen und AnpassenZusätzliche Speicher- und Konfigura-tionsmöglichkeiten auf Shopper, Aufträ-gen und AuftragspositionenNeues Design

Neue FunktionenAnbindung an neues PostCard InterfaceLager, Domänen, Offertanfrage-Funk-tion, zusätzliche DebitorenfelderNeues Design und zusätzliche Funktio-nalität auf www.abacuscity.ch

ABEA-basierende ShopsPreisfindung optional auch in nicht-ein-geloggtem Zustand, zum Beispiel fürMengenrabatteLieferortzuordnungUnterstützung der Lagerorte

CIM-POOL PPS

Kopieren von Produktionsaufträgen:Beim Kopieren kann definiert werden,ob die Soll- oder die Ist-Werte des be-stehenden Produktionsauftrages alsSollwerte des zu erstellenden Produk-tionsauftrages übernommen werden.Erweiterung der grafischen Anzeige:- Anwahl Zeitstrahl: Anzeige Arbeits-

vorgang- Anwahl KST: Anzeige Wochenplan

(ListView)Erweiterung der Unterproduktionsauf-tragseröffnung: Bei der Eröffnung vonUnterproduktionsaufträgen kann neumit der Fehl- oder Sollmenge ein Unter-produktionsauftrag oder eine Bestel-lung ausgelöst werden.Materialzuweisung an einen Arbeits-vorgang.Definition von Standardreports: Pro Be-nutzergruppe innerhalb einer Report-gruppe kann ein Standardreport defi-niert werden.Über Kontextmenü oder Hotkey könnendiverse Funktionen direkt gestartetwerden: Zum Beispiel von einem ak-tuellen Artikel auf den Produktstammwechseln.

FAKTURIERUNG ABAWORX

Die Debitorenschnittstelle wurde kom-plett neu programmiert. Der Datenex-port im Debitoren-ASCII-Format 1.3 istneu möglich. Zusätzliche Selektions-möglichkeiten beim Erstellen der Ver-buchungsdatei.Verbuchte Dokumente können gelöschtwerden.Die OP-Liste in der Option ”Debitoren-kontrolle“ wurde überarbeitet und eineRekapitulation nach FIBU-Konto integ-riert.


AbaWorX-basierende ShopsFremdwährungenLager auf ProduktvariantenErweiterte Preisfindung gem. Produkt-und Kundenkonditionen

ABAVIEW REPORT WRITERErweiterung beim Excel-Export: Nach-kommastellen und mehrzeilige String-Felder werden korrekt formatiert.Outputsprache kann via DB-Feld ge-steuert werden.Zugriffssteuerung bis auf Datensatz-ebene, zum Beispiel für Mitarbeiterta-belle in der LohnbuchhaltungSubjob Mail-Funktionalität erweitert

ABAVIEW WEBEDITIONVereinfachte Installation auf beliebigerHardware. Jeder AbaView-User kannauch Web-User sein.Unterordner werden im Browser ange-zeigt.”Alte“ und ”neue“ Engine können pa-rallel eingesetzt werden. Neben derbisherigen, auf AbaView.Exe beruhen-den Version, gibt es nun eine völlig neuentwickelte WebEdition, die für denServerbetrieb optimiert ist.- Reports können als PDF-, Excel- oder

Word-Dokument direkt im Browser angesehen und als Ganzes gedruckt werden.

- Verbesserte HTML-Ausgabe, kleinere Datenmenge

- Bessere Skalierbarkeit im Serverbe-trieb (grössere Anzahl, gleichzeitige Benutzer)

- Scheduler: zeitgesteuerter Automa-tismus für die Erstellung und den Mail-Versand von Reports

NEU

Die fidevision AG ist ein Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in Schlieren, welches auf die Einführung von ABACUS Software spezialisiert ist. Wir suchen per sofort oder nachVereinbarung

Kundenbetreuer/-inAufgabengebiete:• Einführung der ABACUS Software im Bereich Finanz- und Rechnungswesen, sowie

Lohn- und Personaladministration

Voraussetzungen für diese anspruchsvolle Tätigkeit:• KV oder höhere betriebswirtschaftliche Ausbildung• Mindestens 1 bis 2 Jahre Erfahrung mit ABACUS, vorzugsweise als Kundenbetreuer/in• Freude im Umgang mit unserer anspruchsvollen Kundschaft• 100% Arbeitspensum

Wir bieten:• Junges, dynamisches Team• Modernste Infrastruktur• Aus- und Weiterbildung• Leistungsbezogenes Salär• Interessante, ausbaufähige Position

Wenn Sie sich angesprochen fühlen, erwarten wir gerne Ihre schriftlichen Bewerbungs-unterlagen. Bitte beachten Sie, dass wir nur Bewerbungen mit ABACUS Erfahrung berücksichtigen können!

fidevision ag, Herr G. Morger, E-Mail: [email protected] 3, CH-8952 Schlieren, www.fidevision.ch


KMU VOR EINER UNGEWISSEN ZUKUNFTREALITÄTEN – PERSPEKTIVEN – IMPULSE

Der St.Galler KMU-Tag ist eine ge-samtschweizerische Tagung, die dieKlein- und Mittelunternehmen insZentrum stellt. Als jährlich wieder-kehrende Veranstaltung soll sie zueinem bedeutenden KMU-Anlass mitschweizweiter Ausstrahlung werden.Dafür stehen sowohl die Initianten,das Schweizerische Institut für ge-werbliche Wirtschaft an der Univer-sität St.Gallen (IGW-HSG) und diefreicom ag, als auch die Mitgliederdes Patronatskomitees.

ST. GALLER KMU-TAG 2003TagungsterminFreitag, 24. Oktober 2003, 10.30 Uhr bis ca. 17.00 Uhr

OrtOlma Halle 2.1, Areal Olma Messen St.Gallen

OrganisationSt.Galler KMU-Tag Rorschacher Strasse 304 Postfach 145CH-9016 St.Gallen Telefon 071 282 21 31 Fax 071 282 21 30 [email protected]

KostenCHF 350.– (mehrwertsteuerbefreit)CHF 320.– für Mitglieder der Förderungsgesellschaft des IGW-HSG

In diesen Kosten sind inbegriffen:Mittagessen (Steh-Lunch)Tagungsdokumentation und TagungsmappePausenverpflegung (Erfrischung, Snacks)

AnmeldungÜbermittlung per Fax 071 282 21 30 oder Online-Anmeldung unter www.kmu-tag.ch


PROGRAMM 24. OKTOBER 200310.30 – 10.40 Uhr

10.45 – 11.20 Uhr

11.25 – 11.50 Uhr

11.55 – 12.15 Uhr

12.15 – 13.15 Uhr

13.20 – 14.00 Uhr

14.05 – 14.30 Uhr

14.35 – 14.55 Uhr

15.00 – 15.30 Uhr

15.30 – 15.55 Uhr

16.00 – 16.25 Uhr

16.30 – 16.50 Uhr

16.55 Uhr

Eröffnung der TagungUrs Fueglistaller, Direktor Schweizerisches Institut für gewerbliche Wirtschaft (IGW-HSG)

Rahmenpolitische Realitäten für Schweizer KMUFranz Jaeger, Universität St.Gallen

Perspektiven in der KMU-Politik der öffentlichen Hand Aymo Brunetti, Staatssekretariat für Wirtschaft (seco)

Diskussion

Mittagessen (Stehlunch)

Impulse für KMU – Erfahrungen eines Unternehmers und Politikers Lothar Späth, ehemaliger Vorstandsvorsitzender Jenoptik

Unternehmerische Realitäten in umkämpften MärktenStephan Baer, Präsident und Delegierter des Verwaltungsrates der BAER AG

Diskussion

Pause

Perspektiven der KMU in unserer GesellschaftPeter Gross, Universität St.Gallen

Impulse eines UnternehmersRené C. Jäggi, Vorstandschef 1. FC Kaiserslautern

Diskussion

TagungsabschlussUrs Fueglistaller

Moderation:Ellionor von Kauffungen

Urs Fueglistaller

Franz Jaeger

Aymo Brunetti

Lothar Späth

Stephan Baer

Peter Gross

René C. Jäggi

Ellionor von Kauffungen


EBPP / E-BUSINESSDIE ZUKUNFT FÜR DEN AUSTAUSCH VONGESCHÄFTSDOKUMENTEN

E-Business birgt erhebliches Spar-potential; das ist keine neue Er-kenntnis. In der Vergangenheit hatsich bei EDI-Projekten (ElectronicData Interchange) aber gezeigt, dassdamit für Unternehmen auch hoheKosten verbunden sind. Das soll jetztanders werden. Die Standardisie-rung und die vollständige Integra-tion von E-Business-Funktionen indie ABACUS Business-Software istangesagt.

Die Zeit ist reif, dass nicht mehr nur gros-se Unternehmen auf elektronischen Da-tenaustausch mit Kunden und Lieferantensetzen können:

Grosse Rechnungssteller wie beispiels-weise die grössten Telekommunika-tionsfirmen oder Kreditkartengesell-schaften sind zusammen mit der Post-Finance im Privatkundensegment be-reits dazu übergegangen, Rechnungenauf dem Portal yellownet zu präsentie-ren.PayNet und Conextrade geben Unter-nehmen schon heute die Möglichkeit,über ihre Netzwerke Geschäftsdoku-mente mit anderen Unternehmen aus-zutauschen.Mehrere branchenspezifische Netzwer-ke in der Schweiz transportieren jähr-lich mehrere Millionen Dokumente.Alle notwendigen gesetzlichen Grund-lagen für den elektronischen Datenaus-tausch sind geschaffen, entsprechendeVerordnungen erlassen.

Doch damit nicht genug. Weitere Aktivi-täten sollen den Weg für E-Business eb-nen:

Zwölf Schweizer Banken – darunter diedrei grössten – werden in wenigen Mo-naten mit ihrer Internet-Banking-Lö-sung ähnliches bieten wie bereits heutedie PostFinance mit yellownet.

International werden grosse Anstren-gungen unternommen, um alle Aspektedes E-Business weltweit zu standardi-sieren, unter anderen auch unterMithilfe der UNO.Mit XML steht ein weltweit anerkann-ter Standard zu Verfügung, welcher dasFundament diverser E-Business Initiati-ven bildet.

WAS IST EBPP / E-BUSINESS?EBPP steht für ”Electronic Bill Present-ment and Payment“ oder zu Deutsch”Elektronische Rechnungspräsentationund -Bezahlung“. Dabei werden Rech-nungsdokumente elektronisch erstellt,übermittelt, beim Empfänger verarbeitetund schliesslich gesetzeskonform archi-viert – alles ohne den Einsatz von Papier.

EBPP ist ein Teil des Überbegriffs ”E-Busi-ness“. Während sich EBPP auf Rechnun-gen, Mahnungen und Gutschriften be-schränkt, können beim E-Business zusätz-lich die Dokumenttypen Offertanfragen,Offerten, Bestellungen, Auftragsbestäti-gungen, Stornos, Lieferinformationen etc.verwendet werden.

BEGRIFFE BEIM ELEKTRONISCHEN DOKUMENTENAUSTAUSCHEBPP = Electronic Bill Presentmentand PaymentElektronische Rechnungspräsentationund -BezahlungB2B = Business-to-BusinessDatenaustausch zwischen Unternehmen,die MWST- und/oder buchführungs-pflichtig sind.B2C = Business-to-Consumer Datenaustausch zwischen Unternehmenund nicht MWST- oder buchführungs-pflichtigen Konsumenten.


Die Ziele von E-Business sind im wesent-lichen die Folgenden:

Prozesse des Dokumentenaustauschesüber die Unternehmensgrenzen hinwegdurchgängiger machenProzesse durch den Einsatz von Work-flows verbessernMedienbrüche vermeidenFehleingaben weitgehend ausschaltenAbwicklung des Datenaustauschesmerklich beschleunigenKosten sparen

Mit der Realisierung von E-Business Lö-sungen können die Dienstleistungen ge-genüber den Kunden verbessert und dieKundenbindung verstärkt werden. Aus-serdem lassen sich die Geschäftsbeziehun-gen zu den Lieferanten effizienter gestal-ten.

EIN BLICK ZURÜCKElektronischer Datenaustausch zwischenUnternehmen ist nicht neu. In der Schweizwerden pro Jahr mehrere Millionen elek-tronischer Dokumente zwischen Firmenausgetauscht. Hinter diesem Datenaus-tausch stehen aber in vielen Fällen Lösun-gen, die quasi bilateral zwischen zwei Un-ternehmen realisiert wurden und nichtwirklich standardisierte Formate verwen-den, die universell auch von weiteren Un-ternehmen oder sogar gegenüber demEndkonsumenten resp. Privaten verwendetwerden könnten. Die Folgen sind hoheKosten für die Realisierung und den Be-trieb dieser Lösungen.

Übertragen auf die Kommunikation mitdem Telefon wäre es, wie wenn jedes Un-ternehmen eine separate Kupferleitung zujedem Geschäftspartner verlegen würde.Viel einfacher und kostengünstiger funk-tioniert natürlich eine Telefonzentrale, diemit allen anderen Telefonen und Zentralenkommunizieren kann – auch im Ausland.Genau so kann man sich ein E-Business-Netzwerk vorstellen. Der Aufwand, eineKommunikation mit vielen verschiedenenGeschäftspartnern herzustellen, wird er-heblich reduziert.

BUSINESS-TO-CONSUMERGrundsätzlich kann der elektronische Aus-tausch von Dokumenten in die BereicheB2B (Business-to-Business) und B2C(Business-to-Consumer) unterteilt werden.Bei B2C geht es nur um elektronische Rech-nungen, deren Empfänger weder Mehrwert-steuer- noch buchführungspflichtig sind.

Ablauf EBPPEBPP (Electronic Bill Presentment and Pay-ment) im Bereich des B2C funktioniert so,dass die Rechnung elektronisch erstelltund an ein Finanzinstitut übermittelt wird.In der Internet-Banking-Lösung bzw. imyellownet der PostFinance wird dem Kon-sumenten diese Rechnung angezeigt. DerKunde kann im Browser die Rechnungs-details als HTML und/oder PDF einsehen –also genau zu dem Zeitpunkt, wo er überdie Bezahlung entscheidet. Um die Rech-nung valutagerecht zu bezahlen oder ab-zulehnen, braucht es dann nur noch einigeMausklicks.

In der Schweiz gibt es über eine MillionKunden von Web-basierten Finanzdienst-leistungen, welche bereits heute über dieInternet-Banking-Lösungen der Finanz-institute viele Rechnungen bezahlen. DieFinanzinstitute sollten mit Unterstützungder grossen Rechnungssteller wie zumBeispiel den Telecomanbietern, Kreditkar-tenanbietern, Versicherungen also nichtallzu viel Mühe haben, ihren Kunden dasBezahlen der Rechnungen über diesenWeg schmackhaft zu machen. Das wirdden Bekanntheitsgrad von EBPP in derSchweiz in nächster Zeit merklich steigern.

KMU als RechnungsstellerDas elektronische Erstellen und Einliefernvon B2C-Rechnungen lohnt sich aber nichtnur für die grossen Rechnungssteller derSchweiz. Dank der sich abzeichnenden In-tegration von E-Business-Funktionen indie ABACUS Business-Software wird esauch für KMU interessant, ihre Rechnun-gen auf einem Finanzportal ihren Kundenzu präsentieren. Voraussetzung dafür istallerdings, dass es sich bei diesen Kundenum wiederkehrende Privatkunden handelt.

BUSINESS-TO-BUSINESSEine noch grössere Bedeutung erhält derelektronische Austausch von Rechnungenund anderen Geschäftsdokumenten zwi-schen den Unternehmen selbst. Dies sollan einem Beispiel verdeutlicht werden:

Ablauf im herkömmlichen ModellEine eingehende Rechnung auf Papierwird mit einem Eingangsstempel und denKontierungsinformationen für die Buch-haltung versehen. Anschliessend wird siein der Kreditorenbuchhaltung erfasst, mitden Beträgen und der MWST-Kontierung.Gegebenenfalls werden sogar alle Rech-nungspositionen einzeln erfasst und ent-sprechenden Kostenstellen zugewiesen.Anschliessend erfolgt die interne Rech-nungskontrolle auf Papier, wobei die Rech-nung je nach Fall mehrere Abteilungen

E-Business und EBPP

SPARPOTENTIAL DURCH E-BUSINESSKosten herkömmliches Modell (Papier-/Postweg):

Absenden einer Rechnung: CHF 4-19 1

Empfang einer Rechnung: CHF 10-35 2

Absenden eines anderen Dokumentes: CHF 2-10 2

Empfang eines anderen Dokumentes: CHF 3-10 2

Sparpotential70% der Kosten nach herkömmlichemModell 2. Das gesamte Potential kann al-lerdings erst mit einer vernünftigen An-zahl teilnehmenden Kunden und Liefe-ranten ausgeschöpft werden.

1 Quelle: PricewaterhouseCoopers2 Quelle: Beweco


durchlaufen muss und visiert wird. Dabeiwird im Falle einer Warenlieferung auchein Vergleich mit dem bereits überprüftenLieferschein vorgenommen. Schliesslich erfolgt die Freigabe der Rechnung zurZahlung und die Originalrechnung wird für10 Jahre physisch archiviert.

Ablauf mit E-BusinessEine elektronische Rechnung wird emp-fangen und löst – falls erwünscht – einenWorkflow-Prozess aus. Der Vergleich mitden allenfalls im Lager eingegangenenWaren erfolgt automatisch; der Menschmuss nur bei einer Differenz eingreifen.Sämtliche Rechnungsdaten werden auto-matisch in die Kreditorenbuchhaltung über-nommen, inkl. den Kostenstellenzuweisun-gen. Im Idealfall sind spezielle Buchungs-informationen wie die Fibu- und Kosten-stellenkontierung bereits in der Rechnungenthalten, weil sie mit der Bestellung anden Lieferanten übermittelt wurden. DieUnterschriftsberechtigten werden zumBeispiel per E-Mail benachrichtigt underhalten eine Kopie der Rechnung als PDFzur Kontrolle. Sie entscheiden dann perMausklick über die Freigabe, Ganz- oderTeilablehnung der Rechnung. Für die an-schliessende Bezahlung und gesetzeskon-forme digitale Archivierung sind dannebenfalls keine manuellen Arbeitsschrittemehr notwendig. Mögliche Fehlerquellenwie zum Beispiel Tippfehler werden so er-heblich reduziert und lösen weniger Folge-kosten aus.

Dass mit dem elektronischen Verarbeitenvon eingehenden Geschäftsdokumentenein enormes Sparpotential ausgeschöpftwerden kann, liegt auf der Hand.

FAZITZukünftig werden grössere Firmen immermehr versuchen, die Prozesse in ihren Wert-schöpfungsketten zu verbessern, vor allemdurch elektronisch austauschbare Bestel-lungen und Rechnungen. Dazu fordern sieihre Lieferanten auf, ihre Software fürdiese Funktionalität fit zu machen. Darausresultiert auch für KMUs ein Handlungs-bedarf.

Auch immer mehr Kunden werden wün-schen, ihre Rechnungen einheitlich mitEBPP bezahlen zu können, weil es aufdiese Weise erheblich einfacher und be-quemer ist. Keine Firma, welche als inno-vativ gelten will, kann sich dieser Ent-wicklung entziehen.

In diesem Artikel haben wir Ihnen dieBasisinformationen über die Prozesse imBereich EBPP vermittelt. In den nächstenAusgaben des Pages werden wir Ihnenkonkrete Konzepte und Realisierungen deselektronischen Datenaustauschs, insbe-sondere den Austausch elektronischerRechnungen in der ABACUS Software, vor-stellen.

Stationen einer Lieferantenrechnung


ABACUS SOFTWARE MIT STRENGER AUTHENTIFIZIERUNGMEHR SICHERHEIT IM INTERNET

Die Sicherheit von Unternehmens-daten ist durch den Siegeszug desInternets, das praktisch alle Un-ternehmen erschlossen und durch-drungen hat, ernsthaft gefährdet.Nicht nur sich häufende Viren-attacken, auch Angriffe von Hackernmachen den Systemadministratorendas Leben schwer.

Vor dem Internetzeitalter war alles vieleinfacher. Dadurch, dass die Computer ineiner Unternehmung kaum mit der Aus-senwelt vernetzt waren, musste sich ein”Einbrecher” zuerst einmal physischen Zu-gang zum Firmengebäude und zu einemTerminal oder Computer verschaffen, be-vor er Informationen abfragen konnte. Pass-wörter genügten zur Identifikation einesComputerbenutzers, da ein Aussenstehen-der kaum Zugang zum System hatte undman davon ausgehen konnte, dass Mitar-beiterpasswörter nur firmeninternen Per-sonen bekannt waren.

Durch die globale Vernetzung der Compu-ter und den Anspruch der Unternehmen,dass Geschäftsinformationen zeit- undortsunabhängig immer zur Verfügung ste-hen sollten – Daten also über Internet vonzu Hause, vom Feriendomizil via Laptopoder auch über fremde Computer abge-fragt werden können – ergeben sich neuezentrale Probleme:

Wie wird ein Benutzer zusätzlich alsnur über sein Passwort sicher authenti-fiziert?Wie kann sicher gestellt werden, dassInformationen während der Übermitt-lung an einen autorisierten Benutzernicht auch noch von Dritten mitgelesenoder sogar verändert werden können?

MOBILITÄT VERSUS SICHERHEITDer Wunsch nach grenzenloser Mobilitätund ”Information at your fingertips” hatzur Folge, dass viele Computer mit kriti-schen, vertraulichen Daten ungeschützt imInternet eingebunden sind. Perfid istzudem, dass die meisten ”Einbrüche“ inEDV-Systeme unentdeckt bleiben, da dieTäter in den meisten Fällen keine offen-sichtlichen Spuren hinterlassen. Hat sichzum Beispiel ein Ex-Mitarbeiter einer Fir-ma das Passwort seines Vorgesetzten ge-merkt, könnte er unerkannt in dessenIdentität schlüpfen, bequem von zu Hausevertrauliche Daten der Firma herunterla-den und im Extremfall sogar modifizieren.Die meisten solcher ”Einbrüche“ bleibenunerkannt; der Schaden stellt sich mei-stens ohne erkennbare Ursache ein. Alswichtigste Regel gilt deshalb:

Wer einen Fernzugriff auf einen Fir-mencomputer zulässt und den Be-nutzer nur mittels Passwort identifi-ziert, handelt grob fahrlässig.

AUTHENTIFIZIERUNG ÜBER MEHRERE STUFENUm den reellen Gefahren des Missbrau-ches zu begegnen und die Unternehmens-daten zu schützen, ist es wichtig, dass einexterner Benutzer sich über mehrere Stu-fen identifizieren muss. Die Eingabe einesPasswortes darf nicht genügen, um Infor-mationen auf einem Rechner abzufragenund zu mutieren, da Passwörter aus Nach-lässigkeit allzu oft innerhalb einer Firmabekannt sind. Es braucht einen weiterenSchutz, nämlich durch einen ”digitalen”Schlüssel, den nur sein Benutzer besitzt.

Ob der Zugriff auf Unternehmensdatenüber einen Web-Browser, Citrix Meta-Frame oder Windows Terminalserver er-folgt, ist irrelevant. Da es nicht möglich ist,fremde Benutzer über ein Gebäude-schliesssystem auszuschliessen, braucht esein sicheres elektronisches ”Schlüssel-system”, mit dem ”Einbrüche” durch Drit-te verunmöglicht werden.


Zudem müssen sichere Übertragungspro-tokolle garantieren, dass Informationen,die über öffentliche Leitungen ausge-tauscht werden, nicht durch Dritte ”abge-hört” und missbraucht werden können.

KRYPTOGRAPHIE, DER SCHLÜSSELZUR SICHERHEITEine sichere Datenübertragung wird durchdie Verwendung von ”asymmetrischerKryptographie” erreicht. Im Gegensatz zusymmetrischen Verfahren, die nur einendigitalen Schlüssel verwenden, kommenbei dem asymmetrischen Verfahren immerPaare von digitalen Schlüsseln zur Anwen-dung. Ein Schlüsselpaar setzt sich aus ei-nem öffentlichen Schlüssel – dem PublicKey – und einem privaten Schlüssel – demPrivate Key – zusammen. Mit dem öffentli-chen Schlüssel können Daten chiffriert unddigitale Signaturen überprüft werden. Mitdem privaten Schlüssel können Daten de-chiffriert und digitale Signaturen erstelltwerden.

Der private Schlüssel lässt sich nicht ausdem öffentlichen ableiten, mindestensnicht mit den heute bekannten Mitteln in-nerhalb vernünftiger Zeit. Umgekehrt hin-gegen wird der öffentliche Teil einesSchlüsselpaares aus dem privaten Teil ab-geleitet. Darin besteht auch die eigentli-che Asymmetrie.

Ein einfaches Beispiel soll die Funktions-weise der asymmetrischen Verschlüsse-lung verdeutlichen:

Alice erzeugt mit einer Software einSchlüsselpaar. Den privaten Schlüssel be-hält Alice geheim. Den öffentlichenSchlüssel schickt sie an Bob, ohne dabeium die Sicherheit des privaten Schlüsselsfürchten zu müssen. Nun kann Bob irgendwelche Nachrichten oder Daten wie bei-spielsweise vertrauliche Bilanzauswer-tungen mit dem öffentlichen Schlüssel vonAlice kryptieren und an Alice schicken.

Nur Alice als Besitzerin des privatenSchlüssels kann die chiffrierte Nachrichtoder die Daten lesen.

Durch dieses Verfahren ist sichergestellt,dass Alice und Bob Nachrichten und Datenuntereinander austauschen können, ohnedass Dritte diese lesen oder verändernkönnen, auch wenn solche Nachrichtenauf dem Internet abgefangen würden.

ZERTIFIKATE FÜR IDENTIFIKATIONUND AUSSCHLIESSLICHKEIT Eine Frage bleibt noch offen: Wie weissBob, ob der öffentliche Schlüssel, den ervon Alice zum Beispiel über das Internetbekommen hat, auch wirklich von Alicestammt? Es wäre durchaus möglich, dasssich ein Dritter für Alice ausgibt. Bei Ge-schäftskontakten, Kreditkartenangabenund beim Urkundenaustausch ist die zu-verlässige Identifikation des Kommuni-kationspartners von primärer Wichtigkeit.Hier kommen Zertifizierungsstellen zumZuge, die ”bezeugen”, dass öffentlicheSchlüssel zum Beispiel von Alice oder Un-ternehmen wie ABACUS wirklich von die-sen stammen. Dazu stellen sie ein Zertifi-kat mit digitaler Signatur der Zertifizie-rungsstelle – quasi wie ein Siegel – zurVerfügung.

Ein digitales Zertifikat enthält somit dieIdentität und den öffentlichen Schlüsseldes Subjekts – zum Beispiel Alice – , sowieweitere durch die Zertifizierungsstelle ein-gefügte Felder. Ein Zertifikat erlangt seineGültigkeit, sobald die Zertifizierungsstelleden Inhalt signiert und somit die Vertrau-enswürdigkeit des Zertifikats bezeugt. EinZertifikat bleibt solange vertrauenswürdig,bis seine Gültigkeitsdauer abläuft oder dieZertifizierungsstelle es aus anderen Grün-den für ungültig erklärt. Im letzteren Fallwird ein solches Zertifikat auf eine so ge-nannte Revokationsliste gesetzt.

E-TOKEN FÜR SICHERE AUFBEWAHRUNG VONSCHLÜSSELNBei der Verwendung von Zertifikaten undSchlüsseln ist zu beachten, dass privateSchlüssel genau so wie physische Schlüs-sel sicher aufbewahrt werden müssen.Derjenige, der ihn besitzt, kann sich somitZugang zu vertraulichen Daten und Infor-mationen verschaffen. Idealerweise solltendiese privaten Schlüssel wie die physi-schen vom Besitzer auf sich getragen wer-den. Dazu bieten sich die so genannteneTokens an.

Ein eToken ist eine spezielle Form einerSmartcard, die direkt über den USB-An-schluss des Computers angesteuert wer-den kann und die Erstellung wie auch dieSpeicherung von Schlüsseln und Zertifi-katen ermöglicht. Der erstellte Private Keywird auf dem eToken sicher verwahrt. AlleEntschlüsslungsroutinen werden auf demeToken ausgeführt.


Im Gegensatz zu einer Smartcard wird fürden eToken kein separater Leser am Com-puter benötigt.

Anwendung von eToken in ABACUSSoftwareDurch die Weiterentwicklung der ABACUSSoftware hin zur Internet-Tauglichkeit er-öffnen sich neben vielen neuen Möglich-keiten des Einsatzes auch zahlreiche Ge-fahren. Die Unterstützung einer strengenAuthentifizierung und geeigneter Sicher-heitsmechanismen machen einen sicherenEinsatz über das Internet erst möglich. MiteTokens werden in der ABACUS Softwarezukünftig die folgenden Möglichkeiten un-terstützt:

Digitale Schlüssel erstellenAls Zertifizierungsstelle eigene Zertifi-kate generieren für Benutzer und ServerZuweisung erstellter Zertifikate anABACUS BenutzerZugriffsrecht auf ABACUS Software in Abhängigkeit eines gültigenZertifikatesABACUS Web-Applikationen sicherübers Internet anwendenABACUS Applikationen sicher überCitrix MetaFrame/Terminalserver an-wenden

ZUSAMMENFASSUNGPasswörter genügen im Zeitalter des In-ternets nicht mehr, um eine Person genü-gend zu authentifizieren. Es braucht zu-sätzlich eine Kombination von privatenund zertifizierten öffentlichen Schlüsseln,damit ein sicherer Datenverkehr möglichwird.

Mit der ABACUS Software wird das Erstel-len und die Speicherung von Schlüsselnund Zertifikaten auf eTokens ab der Ver-sion 2004 unterstützt. Wie das funktio-niert, zeigen wir Ihnen an der diesjährigenOrbit und an der User Conference vom 3. bis 12. November 2003 in Kronbühl-St.Gallen.

DIGITALE SCHLÜSSELWas ist ein ”Digitaler Schlüssel”?Ein digitaler Schlüssel ist eine spezielleNummer oder Gruppe von Nummern, diesorgfältig gewählt wurde und gewissemathematische Eigenschaften besitzt.Abhängig vom Kryptieralgorithmus kannder Schlüssel eine grosse Zufallszahl seinoder ein Set von verwandten Zahlen.

Was sind symmetrische und asymmetri-sche digitale Schlüssel?Es gibt zwei Formen von Kryptieralgo-rithmen: symmetrische und asymmetri-sche. Symmetrische Algorithmen verwen-den den gleichen Schlüssel, um ein Do-kument zu schützen und freizugeben.Asymmetrische Algorithmen verwendenzwei verschiedene Schlüssel: ein Schlüs-sel wird verwendet, um ein Dokument zuschützen und der zweite Schlüssel wirdverwendet, um das Dokument freizuge-ben. Asymmetrische Algorithmen kenntman auch unter der Bezeichnung ”PublicKey Algorithmen“.

Beispiele von symmetrischen Algorith-men sind: RC2, RC4, DES, DES3

Der bekannteste asymmetrische Kryptier-algorithmus ist der RSA-Algorithmus.


INFORMATIONEN GEMEINSAM NUTZENABACUS INTEGRIERT LDAP-TECHNOLOGIE

In der ABACUS Business Softwareexistiert mit der Benutzerverwal-tung ein zentrales Verzeichnis allerUser und deren Rechte. Ähnlichedigitale Verzeichnisse von Personengibt es in einer Unternehmung inverschiedenen Bereichen. So in Mail-Systemen wie Exchange, GroupWise,Lotus Notes in Form von E-Mail-Ad-ressen oder in Netzwerken und aufServern in Form von User-Verzeich-nissen.

Elektronische Verzeichnisse habenmit dem Siegeszug des Internetsauch ausserhalb der Unternehmens-grenzen in allen Bereichen Einzuggehalten. Die bekanntesten davonsind die elektronischen Telefonbü-cher, zum Beispiel die ”Weissen undGelben Seiten“ (www.weisseseiten.ch), die über Internet jedermann zurVerfügung stehen.

VERTEILTE INFORMATIONENGEMEINSAM NUTZENEine sehr grosse Anzahl von Applikationenwie zum Beispiel die ABACUS Software,Mail-Systeme, Arbeitsplatz- und Netz-werkbetriebssysteme sowie Datenbankenwerden weltweit auf verschiedenstenHardwareplattformen eingesetzt. Da isteine Normierung, wie die Daten in diesenunterschiedlichen Programmen gespei-chert werden, unmöglich. Die Folge davonwar – und ist zum Teil immer noch – dassDaten mehrfach erfasst werden, Informa-tionen in einer heterogenen Systemweltnur mühsam gefunden werden oder Be-nutzer sich mehrfach mit Name und Pass-wörtern anmelden müssen. Dieser Zustandwar und ist unbefriedigend. Abhilfe schafftLDAP.

LDAP: die LösungLDAP ist ein standardisierter Weg, wie In-formationen, die sich in einem digitalenVerzeichnis befinden, abgefragt oder mu-tiert werden können. Entwickelt wurde dieLDAP-Technologie an der Universität Mi-chigan, um ein älteres, komplexes, digita-les Verzeichnis-Zugangsprotokoll mit demNamen X.500 für das Internet zu adaptie-ren.

LDAP LDAP steht für ”Lightweight DirectoryAccess Protocol“ und ist ein TCP/IP-ba-siertes Directory-Zugangsprotokoll, dassich im Internet und in Intranets alsStandardlösung für den Zugriff auf Netz-werk-Verzeichnisdienste für Datenban-ken, E-Mails, Speicherbereiche und ande-re Ressourcen etabliert hat. LDAP ist vonder IEFT standardisiert und bietet eineneinheitlichen Standard für Verzeichnis-dienste Directory Services (DS).

Das LDAP-Protokoll definiert keinenDirectory-Inhalt und auch nicht, wie derDirectory Service erbracht werden soll.


Unternehmen wie Microsoft, IBM, Novellund Sun haben diese Technologie über-nommen und sie gemeinsam zu einemweltweit verwendeten Standard gemacht.Somit basieren zum Beispiel ActiveDirectory von Microsoft, Sun iPlanet undeDirectory von Novell auf LDAP.

LDAP definiert nicht, wie elektronischeVerzeichnisse gespeichert werden, son-dern wie die Daten aus einem Verzeichnisgelesen werden können. Wie die Datenletztlich in einem Verzeichnis abgelegtsind, wird den verschiedenen Herstellernwie Novell, Sun, Microsoft und anderenüberlassen. Mit LDAP wird die Integrationder unterschiedlichen proprietären Ver-zeichnisdienste ermöglicht und ein ein-heitlicher Zugriff auf Verzeichnisse ge-schaffen.

SO FUNKTIONIERT LDAPEin auf einem Server installiertes Verzeich-nis, das die LDAP-Technologie unterstützt,kann von jedem Programm, das LDAP-kompatibel ist, abgefragt werden. Dabeispielt es keine Rolle, ob die Abfrage lokaloder über das Internet erfolgt.

LDAP-Server indexieren alle Informatio-nen, die in ihren Verzeichnissen gespei-chert sind und erlauben dadurch, dieDaten auf verschiedene Weise abzufragen.Mit Filtern kann zum Beispiel eine ganzbestimmte Person oder eine Gruppe vonPersonen gesucht werden. Beispielsweisewird eine Anfrage auf einem LDAP-Serverplatziert, um alle Personen zu finden, diein Luzern wohnen, ”Gübelin“ heissen undüber eine E-Mailadresse verfügen. Als Re-sultat dieser Abfrage werden die Namen,Vornamen, Adressen und die E-Mail-Adressen zurückgegeben.

Welche Rechte die Benutzer oder Benut-zergruppen beim Zugriff auf ein LDAP-Ver-zeichnis haben, – das heisst, wer Daten le-sen oder auch ändern kann – wird vonden Administratoren der betreffenden Ver-zeichnisse definiert. Sie entscheiden auch,welche Informationen allgemein zugäng-lich sind und welche privat sind.

LDAP-SERVERS WELTWEITLDAP-Servers sind auf drei verschiedenenEbenen zu finden. Grosse, öffentlich zu-gängliche Server wie die SuchmaschineBigfoot, Telefonverzeichnisse wie Yellow-Pages bieten einen weltweiten Zugang.Auf der Ebene einzelner Unternehmen,Universitäten etc. werden mit LDAP-Servern die innerhalb einer Organisationexistierenden Verzeichnisse miteinanderverbunden. Eine dritte Anwendung, beider die LDAP-Technologie zum Einsatz ge-langt, sind Arbeitsgruppen. Diese LDAP-Verzeichnisse können Auskunft gebenüber die E-Mailadressen des Projektleitersund der Projektmitglieder oder zeigen diein einem Netzwerk installierten Druckeran.

Die meisten Benutzer von PC-Programmenund des Internets haben auf ihrem Rech-ner bereits Programme installiert, dieLDAP unterstützen. Beispiele dafür sind:Mail-Systeme wie Outlook, OS X Mail,GroupWise. Diese Programme erlauben,auf LDAP unterstützende Verzeichnissezuzugreifen, die sich irgendwo in der Un-ternehmung oder im Internet befinden.

ABACUS UND LDAPDie ABACUS Benutzerdatenbank ist ab derVersion 2004 ebenfalls in einem Verzeich-nis abgelegt, welches das LDAP-Protokollunterstützt. Dadurch ist das digitale Ver-zeichnis der ABACUS Benutzer nicht mehrnur für ABACUS Programme zugänglich,sondern kann je nach Berechtigungenauch von externen Personen mit entspre-chenden Programmen abgefragt und so-gar unter Umständen beliebig ergänztwerden.

Synchronisation von Verzeichnis-inhaltenEin konkreter Nutzen aus dieser Technolo-gie besteht darin, dass die Benutzerver-waltung und die Adressverwaltung in derABACUS Software automatisch synchroni-siert werden können. Einem ABACUS Be-nutzer kann ein bestimmter Mandant undeine Adresse zugeordnet werden. Je nachKonfiguration werden dann Änderungenin der Adressverwaltung automatisch imBenutzerverzeichnis nachgeführt, zumBeispiel Änderungen von E-Mail-Adres-sen. Aber auch der umgekehrte Weg istmöglich: Änderungen in einem LDAP-Ver-zeichnis werden automatisch in dieABACUS Adressverwaltung übernommen.

In Unternehmen jeder Grösse kann so einzentrales, elektronisches Telefonbuch ge-führt werden, auf das alle Mitarbeiterortsunabhängig Zugriff haben.


Employee SelfserviceDadurch, dass sich alle Verzeichnisse in-nerhalb einer Unternehmung dank LDAPmiteinander verbinden und synchronisie-ren lassen, eröffnen sich neue Perspekti-ven beim so genannten ”Employee Self-service”. Mitarbeiter können ihre persönli-chen Daten selber verwalten. Der System-administrator bestimmt, auf welche Ver-zeichnisse die Mitarbeiter Zugriff habenund welche Rechte sie in diesen besitzen.Mutationen lassen sich so automatisch inder ABACUS Software, zum Beispiel derLohnbuchhaltung, nachführen. Besondersin grösseren Unternehmen fallen so auf-wändige Abstimmarbeiten zwischen ver-schiedenen Anwendungen resp. Verzeich-nissen weg.

Komplexe Zugriffsberechtigungsfragen inder ABACUS Software entschärfen sichoder fallen ganz weg, wenn Benutzer fürdie Pflege von Daten gar nicht mehr dieABACUS Programme verwenden müssen,sondern diese Daten in einem separatenVerzeichnis verwalten und mutieren.

GENERELLES LOGIN ÜBER LDAPNoch mehr Annehmlichkeiten bietet dieLDAP-Technologie in Software-Anwen-dungen durch die Integration von LDAPals ”Namensdienstleister” in Anmelde-diensten, was auch ein ”Single-Sign-On”in heterogenen Umgebungen möglichmacht. Ein Username/Passwort-Paar regeltden Zugriff auf sämtliche Ressourcen imNetzwerk.

ZUSAMMENFASSUNGDer Einsatz von LDAP-kompatiblen Ver-zeichnissen verspricht, Benutzern wieauch der Systemadministration, zukünftigviel Zeit und Ärger zu ersparen. Durch dieAblage von Daten in Verzeichnissen, dienormiert abgefragt werden können, ent-fällt das lästige Suchen und auch das Ak-tualisieren von Daten von Ressourcen, Per-sonen und deren Berechtigungen.

Mit LDAP wird auch die Zukunftsvisioneines WWW-Kataloges oder ein weltweitverwendbares Branchenbuch, Telefonbuchoder E-Mailverzeichnis greifbare Realität.

DER NUTZEN VON LDAP-VERZEICHNISSEN

Tiefere Kosten für AdministrationVereinfachte und/oder verteilte Admi-nistrationBessere Transparenz über vorhandeneRessourcen und BenutzerWeniger Benutzerkonten und Pass-wörter durch ”Single-Sign-On“Verbesserung der Sicherheit

30 / Auftragsbearbeitung Pages 3/2003

ABLAUFSTEUERUNG ERWEITERTE FUNKTIONEN FÜR DEN BELEGFLUSS

In über 1000 Unternehmen, die dieABACUS Auftragsbearbeitung in derSchweiz einsetzen, werden die sogenannten Belegflüsse von den An-wendern bei ihrer täglichen Arbeitsehr geschätzt. Damit müssen näm-lich Auftragsdaten nicht mit Kopier-funktionen mühsam von einem Do-kument in ein nächstes übernommenwerden, sondern das Programm erle-digt die Weiterverarbeitung aufGrund von Voreinstellungen selb-ständig.

Die Idee, die Bearbeitung der Auftrags-daten in einen Belegfluss mit bestimmtenAutomatismen zu integrieren, war bereitsseit der ersten Version der ABACUS Auf-tragsbearbeitung einer der wesentlichenPluspunkte. Der Verarbeitungsprozess un-terstützte dabei maximal neun verschiede-ne Arbeitsschritte, die als Dokumente wieAuftragsbestätigung, Lieferschein, Rech-nung abgebildet werden konnten. DieFunktionen der Arbeitsschritte waren zumTeil fix mit bestimmten Dokumenten ver-knüpft und steuerten die Bearbeitungs-möglichkeiten der Daten.

ABLAUFSTEUERUNG ÜBERNIMMTDIE FUNKTION DER BELEGFLÜSSENeue Medien wie Internet und E-Mail, diedie Welt der Unternehmen durchdrungenhaben und der zunehmend elektronischstattfindende Datenaustausch zwischenUnternehmen verlangen heute nach neu-en Möglichkeiten und Funktionen bei derAbarbeitung von Auftrags-, Bestell- undProduktionsdaten. In der Version 2004wird somit der Belegfluss konsequenter-weise durch eine neue, aufgabenorientier-te Ablaufsteuerung abgelöst.

Das Konzept dabei ist denkbar einfach.Aktionen können vom Benutzer in beliebi-ger Abfolge zu einer Ablaufsteuerung zu-sammengestellt werden. Es gibt keine Ein-schränkungen mehr bezüglich der Anzahlmöglicher Dokumente und anstelle vonDokumenten können neu auch Fremdpro-gramme integriert oder Prozesse wie z.B.das automatische Generieren von Aktivitä-ten ausgelöst werden.

Die Funktion ”Ablaufsteuerung“ bestehtaus so genannten Stammdaten, die dieBasis für die verschiedenen Aktionen bil-den und der eigentlichen Ablaufsteuerung,wo der Benutzer definiert, was wann ge-schehen soll.

STAMMDATEN FÜR ABLAUFSTEUERUNGENDamit die Ablaufsteuerung funktionierenkann, müssen für die Aufträge, Bestellun-gen und Produktionsaufträge Stammda-teninformationen definiert werden wie diejeweils zu verwendenden Dokumente, zuberücksichtigende Nummernkreise oderProgramme und Aktionen, die bei einerbestimmten Stufe des Ablaufes gestartetwerden sollen. Diese Definitionsarbeitenwerden im Customizer der Auftragsbear-beitung vorgenommen.

Nummernkreise / Belege

Auftragsbearbeitung / 31Pages 3/2003

DokumenteAlle in einer Unternehmung benötigtenPapiere, die mit der Auftragsbearbeitungerzeugt werden, z.B. Auftragsbestätigung,Lieferschein und Rechnung, benötigen be-stimmte Zuweisungen wie den AbaView-Report, mit dem das Dokument ausge-druckt wird sowie Angaben zu Anzahl Kopien, Druckausgabe, Archivierung, Fak-tura-Art etc. Der Versand von Dokumentenim XML-Format wird zukünftig über dieAktion ”EBPP auslösen“ ermöglicht.

Jedem Dokument kann, falls erforderlich,auch ein Nummernkreis zugewiesen wer-den.

Die fixe Verknüpfung von ”Dokument 4 =Faktura“ in einem Ablauf ist nicht mehrnötig, da ein Dokument allein schon durchdie Zuweisung einer Faktura-Art als Fak-tura spezifiziert wird. Jede Faktura-Artwird als eigenständiges Dokument verwal-tet: Dokument Sofortfaktura, DokumentMonatsfaktura, Dokument Periodenfak-tura, Dokument Abo-Faktura.

ProgrammeDa in einem Ablauf nun auch Programmegestartet werden können, lassen sich fürdiese ebenfalls gewisse Stammdaten defi-nieren wie zum Beispiel notwendige Über-gabeparameter. Bei diesen Programmenkann es sich um individuelle Benutzerpro-gramme handeln, um eine Visual-Basic-Script-Datei oder um irgend ein anderesProgramm wie z.B. Excel.

AktionenJedem Verarbeitungsschritt innerhalb einerAblaufsteuerung ist eine bestimmte Ak-tion zugeordnet, die bestimmt, was zu tunist. Welche Aktionen im Rahmen einesAblaufes möglich sind und ausgelöst wer-den können, wird von den ProgrammenVerkauf, Einkauf und PPS bestimmt.

NummernkreiseNummernkreise sind neu fakultativ, kön-nen aber wie bisher einem bestimmtenDokument zugewiesen werden. Sie lassensich auch mit weiteren Ereignissen wie ei-nem Programmstart innerhalb eines Ab-laufes kombinieren. Definitionselementeeines Nummernkreises sind die Nummerund Bezeichnung sowie die Verarbeitungs-logik.

ABLAUFSTEUERUNGDie Ablaufsteuerung bestimmt den eigent-lichen Verarbeitungsprozess von Aufträgenund neu auch Offerten sowie Bestellungenund Produktionsaufträgen. Es können be-liebig viele Abläufe für verschiedene Zwe-cke definiert werden. Jeder Ablauf kannseinerseits eine unbeschränkte Anzahl Ver-arbeitungsschritte aufweisen.

MÖGLICHE AKTIONEN INNERHALB VON ABLÄUFENAktion BeschreibungDokument auslösen Startet den definierten AbaView-Report.Programm starten Startet das definierte Programm.EBPP auslösen Verschickt ein elektronisches Dokument.Für Bearbeitung gesperrt Der Auftrag ist für die Bearbeitung gesperrt.Lagerbuchung durchführen Verbucht die reservierten Mengen definitiv.Mindestrechnungsbetrag prüfen Prüft die Bedingungen für den Mindestrechnungs-

betrag und generiert eine Zuschlagsposition.Seriennummern abfragen Startet den Chargen-/Seriennummern-Dialog.Fremdwährung neu rechnen Ermittelt den neuen Fremdwährungskurs und

rechnet neu.Assortierung neu rechnen Prüft und berechnet allfällige Assortierungen.Rückstandsprüfung durchführen Vergleicht bestellte Mengen mit den lieferbaren

Mengen und generiert allenfalls einen Rückstands-auftrag.

Subtotale/Totale neu rechnen Berechnet die Positionsarten Subtotal und Total neu.

Kopftext kopieren Kopiert den Kopftext des Vorgänger-Dokuments in den Kopftext des nächsten Dokuments.

Fusstext kopieren Kopiert den Fusstext des Vorgänger-Dokuments in den Fusstext des nächsten Dokuments.

Adressaktivität generieren Erstellt einen Eintrag in den Aktivitäten der Adressverwaltung gemäss den vorgegebenen Parametern.

Das Auslösen von bestimmten Aktionenkann für jeden Schritt resp. pro Ablauf-steuerungszeile auf eine bestimmte Be-nutzerkategorie eingeschränkt werden.Zum Beispiel darf die Rechnung nur durcheinen Mitarbeiter des Rechnungsbürosausgelöst oder ein Lieferschein muss vonder Speditionsabteilung visiert werden.

Berechtigte Anwender oder der Supervisorkönnen jederzeit einen Ablauf anpassen.

Auftragsbearbeitung / 33Pages 3/2003

UPDATE VON ALT AUF NEUDer Update auf die Version 2004 übernimmt die Definitionen der bestehenden Beleg-flüsse in die neuen Ablaufsteuerungen. Der Belegfluss 1 ”Verkauf-Standard“ wird danachfolgende Aktionen beinhalten:

Aktion Dokument Auslösung BeschreibungAssortierung neu rechnen automatisch Prüft Assortierung und berechnet falls nötig die Rabatte neu.Dokument auslösen Auftragsbest. automatisch Druck des Dokuments ”Auftragsbestätigung“.Dokument auslösen Rüstschein automatisch Druck des Dokuments ”Rüstschein“.Dokument auslösen Lieferschein manuell ”Auslösen manuell“ bedeutet wie bisher, dass der Druck

des Lieferscheins vom Benutzer bestätigt werden muss. Bis zum Auslösen bleibt der Auftrag pendent.

Rückstandsprüfung durchführen automatisch Vergleicht bestellte und lieferbare Mengen, bei Abweichungen wird ein Rückstandsauftrag generiert.

Lagerbuchung durchführen automatisch Verbucht die Lagerreservation definitiv.Assortierung neu rechnen automatisch Prüft Assortierung und berechnet falls nötig die Rabatte neu.Mindestrechnungsbetrag prüfen automatisch Prüft Mindestrechnungsregeln und generiert falls nötig eine

Zuschlagsposition.Diese Aktion könnte bspw. mehrfach in einer Ablaufsteuerung verwendet werden. Eine allfällig schon vorhandene Mindest-rechnungsposition würde gelöscht und falls nötig neu generiert.

Dokument auslösen Faktura automatisch Druck des Dokuments ”Faktura“.Rückstandsprüfung durchführen automatisch Vergleicht bestellte und lieferbare Mengen, bei Abweichungen

wird ein Rückstandsauftrag generiert.

FAZITDie neue Ablaufsteuerung erlaubt eine dif-ferenziertere Bearbeitung von Aufträgen,Bestellungen und Produktionsaufträgenund gibt dem Anwender mehr Transparenzüber den aktuellen Status eines Auftrages.Funktionen wie eine automatische Be-nachrichtigung via E-Mail, die Aufberei-tung von Daten über ein externes Pro-gramm, das Generieren von Aktivitätendirekt in der Adressverwaltung oder Ein-schränkung von Aktionen auf eine be-stimmte Benutzergruppe und vieles mehrvereinfachen und automatisieren den Ver-arbeitungsprozess.

Durch die flexible Architektur der neuenAblaufsteuerung werden auch zukünftigeAnforderungen besonders im Bereich desDatenaustausches über die Unterneh-mensgrenzen hinaus erfüllt werden kön-nen.

Ablaufsteuerung definieren

34 / E-Commerce Pages 3/2003

ABASHOP FÜR SUNRISE WERBEARTIKEL PER MAUSKLICK BESTELLEN

Als Outsourcing-Partner von sunrisebietet die Firma Plumor AG in St.Gallen mit AbaShop eine Online-Plattform für die Bestellung vonWerbeartikeln.

SUNRISE sunrise ist eine Marke von TDC Switzer-land AG, dem Zusammenschluss der bis-herigen Telekommunikationsunterneh-mungen diAx und sunrise. Die TDCGroup hält 100% des Aktienkapitals derTDC Switzerland AG. sunrise bietet ihrenKunden/-innen modernste Telekommuni-kations-Dienstleistungen in den Berei-chen Mobiltelefonie, Festnetz und Inter-net. Das sunrise Mobilnetz besitzt diemodernste GSM-Dualband-Infrastrukturder Schweiz und erlaubt, bereits 97%der Bevölkerung mit Mobilfunk zu ver-sorgen. Mit einer Gesamtlänge von über7000 Kilometern bietet sunrise ein quali-tativ hochstehendes und leistungsfähi-ges Glasfasernetz – schweizweit. sunrisebeschäftigt rund 2500 Mitarbeiter/-in-nen.

WERBEARTIKEL FÜR RUND 20 STANDORTEIm hart umkämpften Telekommunikations-markt spielen die Bereiche Werbung undPromotion eine wichtige Rolle. Events undWerbeaktionen unterstützen die Kunden-pflege. Auch in der Neukundenakquisitionwird mit diesen Verkaufsförderungsmass-nahmen erfolgreich gearbeitet. Dabeikommen oft Geschenke zum Einsatz.

Für die Beschaffung und Bewirtschaftungdieser Werbeartikel hat sunrise letztes Jahrdas spezialisierte Unternehmen Plumorbetraut. Plumor konnte – dank der seitJahren erfolgreich eingesetzten ABACUSAuftragsbearbeitung und der E-Com-merce-Lösung AbaShop – quasi im Hand-umdrehen sunrise eine effiziente, internet-basierte Lösung für die Bestellung vonWerbeartikeln zur Verfügung stellen.

DER INTRANET-WERBEARTIKEL-SHOPDer sunrise Shop ist nur für sunrise Mitar-beitende zugänglich ist. Diese Mitarbei-ter/-innen sind so genannte ”Key Per-sons“. Mit einem speziell zugeteilten Kon-tonamen und einem Passwort hat jede KeyPerson Zugriff auf den Shop und kannselbständig Werbeartikel einkaufen.

Aus Sicherheitsgründen sind die jeweili-gen Konten bereits vordefiniert.

Selektive BestellmöglichkeitenJede Key Person darf nur Bestellungen fürdie eigene Kostenstelle vornehmen. Daherwurde die Shop-Software so konfiguriert,dass die Kostenstellenauswahl von dereingeloggten Key Person abhängig ist.

GERINGE KOSTEN FÜR SHOPDANK STANDARDSDa der Kreis der ”Kunden“ des Shops aufdie sunrise Mitarbeitenden beschränkt ist,konnte eines der über hundertfünfzigStandarddesigns verwendet werden, dieABACUS für AbaShops zur Verfügungstellt. Einige geringfügige Anpassungenbei den Farben und beim Layout genüg-ten, und der Shop konnte durch die Plumor AG nach nur einem halben Tag Ein-richtungsarbeiten in Betrieb genommenwerden. So entstanden keine externenKosten, weder für das Shopdesign, die Pa-rametrisierung noch für die ShopsoftwareAbaShop selbst.

INTEGRATION UND DATENAUS-TAUSCH MIT SUNRISEDer sunrise Shop ist in die ABACUS Auf-tragsbearbeitung integriert mit dem Vor-teil, dass Artikelmutationen und Preisän-derungen, die in den Stammdaten der Auf-tragsbearbeitung vorgenommen werden,gleichzeitig auch im Shop aktiv sind. DieBestellungen werden automatisch zurWeiterverarbeitung in die Auftragsbear-beitung übernommen.

Geschenkartikel ”Wasserbälle” in vollem Einsatz!

E-Commerce / 35Pages 3/2003

Der Datenaustausch zwischen derABACUS Software, die bei Plumor für dieAbwicklung der Bestellungen eingesetztwird, und dem ERP-System von sunrise er-folgt mittels ASCII-Files, die mit dem Re-port Writer AbaView erstellt werden. EinMal pro Monat werden die Bestelldatenim Excel-Format, das von sunrise definiertwurde, aufbereitet und via E-Mail an dieBuchhhaltungsstelle bei sunrise über-mittelt. Dort werden die Daten in das dor-tige ERP-System übernommen.

VORTEILE VON ABASHOPHervorzuheben sind für die Plumor AG undsunrise vor allem folgende Vorteile desAbaShops:

Nahtlose Integration in die ABACUSAuftragsbearbeitung und damit auto-matische Weiterverarbeitung derBestellungenHohe Stabilität und Zuverlässigkeit des AbaShopsMöglichkeit zur Einschränkung des Benutzerkreises (IP-Einschränkung,Kontonamen)Einfaches Eröffnen und Warten desAbaShopsCustomizing-FunktionenKeine Kosten für Web-Design dankStandard-Design

Für Auskünfte zur realisierten Lösungwenden Sie sich an:

Plumor AGRainer HungerbühlerCH-9015 St. GallenTelefon 071 313 96 11www.plumor.ch

RUTH SCHWARTZ,PROJEKTLEITERIN BEI SUNRISE”AbaShop hat sich als ideale Basis fürdie Realisierung unseres firmeninternenE-Shops erwiesen. Nicht nur die grosseFlexibilität des E-Shops, die Einfachheitder Implementierung und die Zuverläs-sigkeit des laufenden Betriebes überzeu-gen. Ganz wesentlich sind auch die Kos-teneinsparungen, die wir beim Unterhaltund Betrieb des E-Shops erzielen kön-nen.”

FACTS ZUM SUNRISE SHOPAnzahl Artikel 50Anzahl Kontonamen 100, alle

vordefiniertAnzahl Shop-Bestellungen 80

pro Monat

36 / Adressverwaltung Pages 3/2003

SELEKTIONEN AD HOCEINFACH GEMACHT

Mit der Version 2004 werden die Aus-wertungsprogramme der ABACUSAdressverwaltung mit der Funktio-nalität der ”Freien Selektionen“ er-weitert. Durch diese neuen Selektio-nen, die unter anderem auch in derLohnbuchhaltung verwendet wer-den, erhalten die Anwender der ver-schiedenen Auswertungsprogrammekomfortable neue Möglichkeiten fürdas Selektieren von Adressen, Kon-taktpersonen etc. Datensätze nachverschiedensten Kriterien und Ei-genschaften aufzubereiten sowiedas Suchresultat direkt zu bearbei-ten, das ist der eigentliche Nutzendieser Programmerweiterung.

FREIE SELEKTIONEN Durch die Auswahl einer Selektion wirdbestimmt, welche Datensätze bei einerAuswertung zum Beispiel von Serienbrie-fen, Adresslisten, Etiketten und Schnitt-stellenverarbeitungen etc. ausgegebenoder angezeigt werden.

Die bisher bereits vorhandenen Selek-tionsmöglichkeiten der Adressverwaltungwerden in einem separaten Definitions-programm (Programm 21 ”Selektion defi-nieren“) festgelegt, die dann in den ver-schiedenen Programmen für die Auswer-tung der Adressen genutzt werden kön-nen. Mit der neuen Möglichkeit von ”Frei-en Selektionen“ kann nun direkt auch imeigentlichen Auswertungsprogramm adhoc eine Selektion zum Beispiel nachNamen (von/bis) durchgeführt werden.Auch komplexere Formeln lassen sich fürdie Selektion direkt in den Auswertungs-programmen definieren, ohne dass diesedafür verlassen werden müssen.

Wizard zur UnterstützungZur Unterstützung der Selektionsarbeitensteht ein so genannter Wizard zur Verfü-gung, der den Benutzer bei der Verfeine-rung einer Adressselektion hilfreich unter-stützt.

Die selektierten Adressen werden imWizard angezeigt und der Anwender kanndiese Auswahl weiter bearbeiten, wobeiauch einzelne Adressen mühelos aus derListe entfernt werden können.

Vorschläge, OperatorenIm Gegensatz zu den bereits existierendenSelektionsmöglichkeiten können Defini-tionen neu auch mit Vorschlägen versehenwerden, die der Anwender bei der Ver-wendung nur noch anzupassen braucht.

Verschiedene Operatoren (=, <>, >= etc.)stehen für die Bildung von Selektionen zurVerfügung. Mit Und-/Oder-Verknüpfungenkönnen mehrere Selektionskriterien mit-einander kombiniert werden. Auch Platz-halter oder so genannte ”Wildcards“, wiezum Beispiel ”*“, können zum Selektierenvon Datensätzen verwendet werden.

Freie Selektionen können benutzerspezi-fisch definiert werden, so dass diese Se-lektionen zwar auch von anderen Anwen-dern verwendet, aber nicht abgeändertwerden können.

Bildung einer Selektion mit Zugriff auf alle Tabellender Adressverwaltung

Adressverwaltung / 37Pages 3/2003

MISCHEN VON GRUPPIERUNGENMIT ADRESSATTRIBUTEN Ein Highlight der „Freien Selektionen“ istdie Möglichkeit, dass Adressgruppierun-gen kombiniert mit Adressattributen fürdie Selektion von Adressen verwendetwerden können. So lassen sich zum Bei-spiel bei einer Gruppierung, die aus Adres-sen mit unterschiedlichen Sprachcodesbesteht, nur solche selektieren, die denWert ”D“ für Deutsch auf dem Feld ”Spra-che“ aufweisen.

FREIE SORTIERUNG Mit der ”Freien Sortierung“ kann die Rei-henfolge bestimmt werden, in der die aus-gewählten Datensätze in den Auswer-tungen angezeigt werden sollen. Der Be-nutzer wählt die Felder aus, nach denendie Daten sortiert werden sollen. So kannzum Beispiel eine Adressliste nach Kun-denstatus* und auf zweiter Stufe nach Re-gion* sortiert werden. Somit sind auchmehrstufige Sortierungen innerhalb einerAuswertung möglich, bei denen auch dieAdresszusatzdatei mit ihren zusätzlichenFeldern der ”Erweiterbaren Tabellen“ alsSortierkriterium genutzt werden können.

Bei der Definition der Reihenfolge kannzudem festgelegt werden, ob die Gross-/Kleinschreibung berücksichtigt werdensoll und ob die Daten in der Liste auf-/ab-steigend sortiert werden sollen.

ZUSAMMENFASSUNGMit den ”Freien Selektionen” können nundirekt in den Auswertungsprogrammenbeliebige Selektionen ad hoc komfortabeldefiniert werden. Die gewünschte Sortie-rung der Datensätze definiert der Benutzerebenfalls selbst. Diese neuen Möglichkei-ten bei der Datenaufbereitung erhöhenwesentlich die Flexibilität bei den Aus-wertungen und auch beim Export von Da-ten via Schnittstellen.

ZUSAMMENFASSUNGMit den ”Freien Selektionen” können nundirekt in den Auswertungsprogrammenbeliebige Selektionen ad hoc komfortabeldefiniert werden. Die gewünschte Sortie-rung der Datensätze definiert der Benutzerebenfalls selbst. Diese neuen Möglichkei-ten bei der Datenaufbereitung erhöhenwesentlich die Flexibilität bei den Aus-wertungen und auch beim Export von Da-ten via Schnittstellen.

Selektion von Adressen: Einsatz der Option”Gruppierung“ kombiniert mit Adresseigenschaften

*Beim ”Kundenstatus“ und der ”Region“ handelt es sich um Felder, die in der Adresszusatzdatei (ASI) enthalten sind und die der Anwender selbst bezeichnen kann.

Mehrstufige Sortierung festlegen

38 / Lohnbuchhaltung Pages 3/2003

LOHNBUCHHALTUNG UND AUSGLEICHSKASSENAHV/ALV-LOHNBESCHEINIGUNG IM DTA-FORMAT

Um allen Anwendern der ABACUSLohnbuchhaltung zukünftig denelektronischen Datenaustausch mitihren Ausgleichskassen zu ermögli-chen, wurde eine neue und flexibleSchnittstelle realisiert. Bis anhin wares nur jenen ABACUS Kunden mög-lich, ihre AHV/ALV-Lohnbescheini-gung* im DTA-Format einzureichen,die entweder der Ausgleichskassedes schweizerischen Bankgewerbesoder der Ausgleichskasse Coop an-gehörten. Zweck dieser neuenSchnittstelle ist es, einerseits allenBeteiligten die Arbeitsvorgänge zuerleichtern und anderseits ABACUSKunden von den finanziellen Ver-günstigungen profitieren zu lassen.Einige Ausgleichskassen bieten beiden Verwaltungskosten Reduktionenan, wenn die Daten elektronisch an-geliefert werden.

Die fortschrittliche Haltung der Aus-gleichskassen gegenüber dem elektroni-schen Datenaustausch ist im letzten Ab-schnitt und der Tabelle am Ende diesesBerichtes ersichtlich. Zur Zeit sind jedochnoch nicht alle Ausgleichskassen bereit,die AHV/ALV-Lohnbescheinigung in Formeines DTA-Files zu verarbeiten. Hinzukommt, dass von den Ausgleichskassen,die bereits jetzt oder in naher Zukunft dieMöglichkeit bieten, die Lohnbescheinigun-gen elektronisch anzuliefern, unterschied-liche Anforderungen an das Format einesDTA-Records gestellt werden. Um diese

BEISPIELE FÜR DIE REDUKTION VON VERWALTUNGSKOSTEN

Ausgleichskasse Ostschweizer Handel, Weinfelden (pro jährliche Meldung)

AHV-Jahreslohnsumme Beitragssumme AHV/IV/EO 0.05% Reduktion5 Millionen 505’000 CHF 252.00

10 Millionen 1’010’000 CHF 505.0020 Millionen 2’020’000 CHF 1’010.00

Ausgleichskasse Grosshandel und Transithandel, Reinach

50 Rappen pro Mitarbeiter pro jährliche Meldung

Formate in der ABACUS Lohnbuchhaltunggegebenenfalls selbst zu definieren unddie Aufbereitung der Lohnbescheinigungfür den Datenträger vorzunehmen, stehenneu die folgenden Programme zur Ver-fügung:

Definition DTA-Datei (Programm 2914)AHV/ALV-Lohnbescheinigung via DTA(Programm 2915)

Diese beiden Programme bilden zusam-men die kostenpflichtige Option ”AHV/ALV-Lohnbescheinigung im DTA-Format“.

* neue Bezeichnung für die AHV/ALV-Abrechnung

OPTION AHV/ALV-LOHNBESCHEINIGUNG IM DTA-FORMATVerfügbarkeitVersion 2004Rückportierung auf die Version 2003.1,zeitgleich mit Version 2004

KostenCHF 1200.– Single User,4 User + 40%

Lohnbuchhaltung / 39Pages 3/2003

DEFINITION DTA-DATEIWeder von den Anwendern der ABACUSLohnbuchhaltung noch von deren Bera-tern muss für die Definition dieser Schnitt-stellen das Rad neu erfunden werden. Füralle Ausgleichskassen, die bis zur Freigabeder Option einen elektronischen Daten-austausch anbieten und der ABACUS früh-zeitig den entsprechenden Beschrieb zu-kommen lassen, wird ABACUS die fertigdefinierten Formate rechtzeitig zur Verfü-gung stellen.

Für andere Ausgleichskassen, deren DTA-Format ABACUS standardmässig nicht un-terstützt, kann der Anwender selbst mitdem Programm 2914 ”Definition DTA-Da-tei“ das Format definieren.

Ein DTA-File ist meistens in die drei Sek-toren – Titel, Detail und Total – aufgeteilt.Bei den Feldern, die darin enthalten sind,kann es sich um jene aus dem Personal-stamm handeln (z.B. Mitarbeitername)oder um solche, die vom Programm be-rechnet werden (z.B. AHV-Basis). Je nachAusgleichskasse gibt es Werte, die fix er-fasst oder der freien Eingabe im Auswer-tungsprogramm dienen (z.B. Abrech-nungsnummer). Dafür sind Felder des Typs”Konstante“ geeignet. Auch Formeln kön-nen gebildet werden, die je nach Bedin-gung den einen oder anderen Wert ausge-ben sollen (z.B. AHV-Nummer bzw. Ge-burtsdatum).

Definition der Basisdaten für DTA

Definition eines DTA-Records durch den Anwender

40 / Lohnbuchhaltung Pages 3/2003

AUSGLEICHSKASSEN MIT DATENAUSTAUSCHVon den etwa 85 Ausgleichskassen derSchweiz bieten verschiedene die Mög-lichkeit, die Lohnbescheinigungen imDTA-Format einzuliefern. Entweder ver-fügen diese Kassen über eine eigeneSchnittstelle oder sie verwenden dieSoftware und die Schnittstelle einer In-formatikorganisation, wie z.B. IGS (Infor-matik für Sozialversicherungen) oderIGAKIS (Interessengemeinschaft für Aus-gleichskasseninformationssysteme).

IGS, IGAKIS und weitere Softwareher-steller haben sich zu einer Fachgruppe e-AHV zusammengeschlossen, mit demZiel ein einheitliches Lohnmeldeverfah-ren zu erarbeiten, das die Grundlage zureinheitlichen Übermittlung betrieblicherLohndaten an die Sozialversicherung(AHV, Suva u.a.) bilden wird. Die bisherunterschiedlichen Anforderungen an dasFormat eines DTA-Records werden einemgemeinsamen Standard weichen. DieserStandard wird ab 2004 allen Ausgleichs-kassen zur Verfügung gestellt, die dasbesagte Softwarepaket per 1.1.2004produktiv einsetzen.

ABACUS hat bereits die Lohnbuchhal-tung entsprechend angepasst, damitAHV/ALV-Lohnbescheinigungen in jedemgeforderten Format generiert werdenkönnen.

Bis zum heutigen Zeitpunkt sind folgen-de Ausgleichskassen bekannt (Angabenohne Gewähr), die den elektronischenDatenaustausch bereits unterstützenoder unterstützen werden (IGAKIS):

Ausgleichskasse Ort Software/SchnittstelleCaisse de compensation du canton de Fribourg 1762 Givisiez IGSCaisse de compensation du canton du valais 1951 Sion EigeneAusgleichskasse Metzger 3000 Bern 25 EigeneAusgleichskasse Coiffure und Kosmetik 3000 Bern 25 IGAKIS Ausgleichskasse AGRAPI 3000 Bern 6 IGAKIS Ausgleichskasse IMOREK 3001 Bern EigeneAusgleichskasse Tabak 3001 Bern Eigene Ausgleichskasse Autogewerbe 3001 Bern IGAKIS Ausgleichskasse PANVICA 3001 Bern IGAKIS Ausgleichskasse Transport 3001 Bern IGAKIS Ausgleichskasse ALBICOLAC 3001 Bern IGAKIS Ausgleichskasse Schulesta 3001 Bern IGAKIS Ausgleichskasse des Schweiz. Gewerbes 3001 Bern IGAKIS Eidgenössische Ausgleichskasse 3003 Bern Eigene / IGSAusgleichskasse Berner Arbeitgeber 3007 Bern HRM Mathieu Ausgleichskasse Holz 3007 Bern HRM MathieuAusgleichskasse Privatkliniken 3007 Bern HRM Mathieu Ausgleichskasse Chemie 4002 Basel IGAKIS Ausgleichskasse Volkswirtschaftsbund 4002 Basel IGAKIS Ausgleichskasse der Wirtschafskammer Baselland 4002 Basel IGAKIS Ausgleichskasse COOP 4002 Basel HRM MathieuAusgleichskasse EXFOUR 4010 Basel EigeneAusgleichskasse Basel-Stadt 4021 Basel IGAKIS Ausgleichskasse Basel-Landschaft 4102 Binningen IGAKIS Ausgleichskasse Grosshandel und Transithandel 4153 Reinach 1 BL EigeneAusgleichskasse des Kantons Solothurn 4501 Solothurn IGSAusgleichskasse GASTROSUISSE 5001 Aarau IGAKIS Ausgleichskasse Aarg. Arbeitgeber 5001 Aarau IGAKIS Ausgleichskasse des Kantons Aargau 5001 Aarau Eigene / IGS Ende 2005Ausgleichskasse Luzern 6000 Luzern 15 EigeneAusgleichskasse des Kantons Obwalden 6061 Sarnen IGSAusgleichskasse Obst 6301 Zug IGAKIS Ausgleichskasse Musik-Radio 6301 Zug IGAKIS Ausgleichskasse des Kantons Zug 6304 Zug IGSAusgleichskasse Nidwalden 6371 Stans IGSAusgleichskasse Schwyz 6430 Schwyz IGSAusgleichskasse Kantons Uri 6460 Altdorf IGSCassa cantonale di compensazione (IAS) 6501 Bellinzona IGS Ende 2005Ausgleichskasse des Kantons Graubünden 7001 Chur IGSAusgleichskasse Bündner Gewerbe 7002 Chur IGAKIS Ausgleichskasse Banken 8026 Zürich InsiteAusgleichskasse Versicherung 8026 Zürich EigeneAusgleichskasse Gärtner + Floristen 8029 Zürich IGAKIS Ausgleichskasse Maschinen 8032 Zürich IGAKIS Ausgleichkasse Schreiner 8044 Zürich IGAKIS Ausgleichskasse Zürcher Arbeitgeber 8050 Zürich IGAKIS Ausgleichskasse des Kantons Zürich 8087 Zürich IGSAusgleichskasse des Kantons Schaffhausen 8201 Schaffhausen IGSAusgleichskasse des Kantons Thurgau 8501 Frauenfeld IGSAusgleichskasse Ostschweizer Handel 8570 Weinfelden IGAKIS Kantonale Ausgleichskasse Glarus 8750 Glarus IGSAusgleichskasse Konditoren 8952 Schlieren IGAKIS Ausgleichskasse Edelmetalle 8952 Schlieren IGAKIS Ausgleichskasse Photo + Optik 8952 Schlieren IGAKIS Ausgleichskasse PROMEA 8952 Schlieren IGAKIS Ausgleichskasse medisuisse (Ärzte) 9001 St. Gallen IGAKIS Ausgleichskasse Gewerbe St. Gallen 9001 St. Gallen IGAKIS Ausgleichskasse des Kantons St. Gallen 9016 St. Gallen IGSAusgleichskasse des Kantons Appenzell I.Rh. 9050 Appenzell IGSAusgleichskasse des Kantons Appenzell A.Rh. 9102 Herisau 2 IGSLiechtensteinische AHV-IV-FAK 9490 Vaduz IGS

Lohnbuchhaltung / 41Pages 3/2003

AHV/ALV-LOHNBESCHEINIGUNGVIA DTAFür die eigentliche Erstellung der Lohnbe-scheinigung auf dem Datenträger resp. alsDatei braucht der Anwender nur noch diepassende Definition in diesem Programm-teil auszuwählen. Notwendig ist noch dieEingabe der Abrechnungsperiode mit Jahrsowie dem oder der entsprechenden Mo-nate und ob es sich um eine erstmaligeoder eine wiederholte Abrechnung han-delt. Ausserdem müssen je nach Definitiondie variablen Werte erfasst werden.

SCHLUSSWORTDie neu entwickelte Schnittstelle ist einweiterer Schritt zur Arbeitserleichterungund Benutzerfreundlichkeit. So wird esdem ABACUS Kunden in Zukunft möglichsein, seine AHV/ALV-Lohnbescheinigungauf einfachste Weise, dank bereits erstell-ter Vorgaben, im DTA-Format auszugebenund der entsprechenden Ausgleichskassezu schicken.

Erstellen der Lohnbescheinigung im DTA-Format

42 / Electronic Banking Pages 3/2003

EX-SBV-CLEARINGNUMMERN HABEN AUSGEDIENTRÜCKWEISUNG VON ZAHLUNGEN

Obwohl die UBS AG ihre Kundenmehrmals informiert hat, dass die Ex-SBV-Clearingnummern seit der Fusionvon SBG und Bankverein ungültigsind, wird immer noch eine grosseAnzahl Zahlungen mit 3xx-BC-Num-mern eingeliefert. Kunden, die ihreStammdaten nicht anpassen, müssendamit rechnen, dass Anfang des nächs-ten Jahres Zahlungen, die 3xx-BC-Nummern enthalten, zurückgewiesenund nicht mehr verarbeitet werden.

WAS GESCHAHIm Rahmen der Fusion der Schweizeri-schen Bankgesellschaft und dem Schwei-zerischen Bankverein war es erforderlich,die Bankenclearingnummern (BC-Num-mern) der beiden Banken zu vereinheitli-chen. In diesem Prozess wurde allenKonto-Nummern des ehemaligen Schwei-zerischen Bankvereins eine neue UBS-BC-Nummer (mit 2 beginnend) zugeordnet.

Seit der Fusion wurde seitens der UBS AGmehrmals über die Veränderung informiertund darauf hingewiesen, dass eine Anpas-sung der betroffenen Zahlungsstammda-ten erforderlich ist, um die Verarbeitungder Zahlungen sicher zu stellen. Dennochwerden auch heute noch zahlreiche Zah-lungen zugunsten von UBS-Kunden getä-tigt, bei denen eine 3xx-BC-Nummer ver-wendet wird. Um zu gewährleisten, dassauch diese Zahlungen reibungslos verar-beitet werden können, wurden die 3xx-BC-Nummern von der UBS AG weiterhinakzeptiert und verarbeitet, obwohl sie offi-ziell seit über 3 Jahren ungültig sind.

DIE KONSEQUENZIn letzter Zeit haben sich bei der Verar-beitung solcher Zahlungen vermehrt Prob-leme ergeben. Aus diesem Grund hat dieUBS entschieden, die Verarbeitung solcherZahlungen nach einer nun mehrjährigenÜbergangsfrist Ende des 4. Quartals 2003einzustellen. Zahlungen, die danach nochmit einer 3xx-BC-Nummer eingeliefertwerden, müssen dann auf Grund einer un-gültigen BC-Nummer zurückgewiesen undkönnen somit nicht mehr verarbeitet wer-den.

Auftraggeber solcher Zahlungen werdenseit September 2002 von der UBS konse-quent kontaktiert und über die bevorste-hende Rückweisung, deren Konsequenzensowie den erforderlichen Handlungsbedarfinformiert.

WAS MACHT ABACUSUm die Anpassung der Stammdaten imElectronic Banking, der Kreditoren- undLohnbuchhaltung zu erleichtern, bietetABACUS ein Spezialprogramm an, mitdem die Zahlungsempfänger mit ungülti-gen 3xx-Clearingnummern in den ver-schiedenen Programmen eruiert und in ei-ner Liste zusammengefasst werden. DieListe wird als Datei abgespeichert undkann der UBS auf einer Diskette oder CDzugestellt werden. Auf Grund der Informa-tionen in dieser Liste ist es der UBS mög-lich zu bestimmen, wie die neuen Clea-ringnummern der Zahlungsempfänger lau-ten. Die mit den neuen Clearingnummernergänzte Datei wird dann wieder demABACUS Anwender zurück geschickt. An-schliessend müssen auf Grund dieser An-gaben die manuellen Anpassungen derClearingnummern in den Stammdaten derZahlungsempfänger in den entsprechen-den Applikationen vorgenommen werden.

Beispiel für die Zuordnung der neuen Bankenclearingnummer

ABACUS KUNDEN MIT VERSION98 ODER 2000Da das Spezialprogramm nur für neuereABACUS Programme ab Version 2001verwendet werden kann, müssenABACUS Anwender mit älteren Versio-nen die 3xx-Clearingnummern in denverschiedenen Programmen selber eruie-ren. Diese Daten können in einer TXT-oder Excel-Datei gespeichert und derUBS zugestellt werden. Ein bestimmtesFormat der Datei muss nicht eingehaltenwerden. Die ABACUS Vertriebspartnersind informiert, an welche Stelle in derUBS die Dateien eingeschickt werdenkönnen.

Electronic Banking / 43Pages 3/2003

Eine Konvertierung der alten in die neuenClearingnummern durch Einlesen derdurch die UBS ergänzten Datei kann ausfolgenden Gründen nicht automatisiertwerden:

Da sich die neue Clearingnummer ausder alten Clearingnummer und derKontonummer ableitet, gibt es keineTabelle, die verwendet werden könnte,um eine automatische Konvertierungdurchzuführen. Zudem darf die UBS ausVertraulichkeitsgründen die Kontonum-mern ihrer Kunden nicht generell offenlegen.Ein automatisches Einlesen birgt dieGefahr von Falschzuweisungen.Die notwendigen Mutationen solltennur vereinzelte Zahlungs- oder Lohn-empfänger betreffen.

HinweisEs wird empfohlen, vor dem Anpassender Clearingnummern einen generellenUpdate des Bankenclearingstammes inder ABACUS Software durchzuführen.Unter www.sic.ch kann die neueste Da-tei mit allen Clearingnummern herunter-geladen und ins ABACUS Electronic Ban-king importiert werden. Nach dieser Ak-tualisierung der Clearingnummerntabellekann der Anwender in den Zahlungs-stammdaten von Lieferanten etc. bei dermanuellen Mutation von Clearingnum-mern die neue Nummer aus der Tabelleauswählen und muss sie nicht eintippen.

3XX-CLEARINGNUMMERNANPASSENDie ABACUS Vertriebspartner sind orien-tiert, an welche Stelle in der UBS die Da-teien mit den ungültigen 3xx-Clearing-nummern zur Überarbeitung einge-schickt werden können.

Sowohl das Spezialprogramm vonABACUS wie auch die Dienstleistung derUBS sind kostenlos. Genauere Informa-tionen, wo das Programm zu beziehenist, wie es funktioniert und wer An-sprechpartner bei allfälligen Fragen ist,sind unter folgendem Link zu finden:http://www.abacus.ch/start/de/support/pza_export.pdf

FAZITMit der gebotenen Dienstleistung der UBSund dem zur Verfügung gestellten Tool derABACUS sind die Kunden in der Lage, dieZahlungsstammdaten in den ABACUS Ap-plikationen schnell und effizient auf einenaktuellen Stand zu bringen.

NUMERO DE CLEARING EX-SBSSERA PROCHAINEMENT REJETEBien que l’UBS SA ait informé ses clientsplusieurs fois que les numéro de Clearingex-SBS sont invalides depuis la fusion del’UBS et de l’association bancaire, ungrand nombre de paiements avec desnuméro 3xx-BC est toujours effectué. Lesclients qui n’adapteront pas leurs don-nées de base, devront s’attendre à cequ’au début de l’année prochaine cespaiements ne seront plus traités et reje-tés.

QUE FAIT ABACUSPour faciliter l’adaptation des donnéesde base dans l’Electronic Banking, lacomptabilité des salaires et des créan-ciers, ABACUS offre un programme spé-cial (à partir de la version 2001), aveclequel les bénéficiaires d’un numéro 3xxde Clearing invalide dans les différentsprogrammes se résumera dans une liste.La liste est stockée comme fichier et estdistribuée à l’UBS sur une disquette ousur Cd. Sur la base des informations decette liste, l’UBS peut déterminer quelssont les numéros de clearing des bénéfi-ciaires. Le fichier complété avec les nou-veaux numéros de clearing est alorsenvoyé à nouveau aux utilisateursd’ABACUS. Ensuite, sur la base de cesindications, les adaptations manuellesdes nouveaux numéros doivent être ent-reprises dans la base de données des bé-néficiaires des applications correspon-dantes.

Exportprogramm für Begünstigtenkonten

44 / Tipps+Tricks Pages 3/2003

SUCHEN UND FINDENGEWUSST WIE

In den verschiedenen ABACUS Pro-grammen werden oft zehntausendeund in einigen Fällen sogar hundert-tausende von Daten erfasst und ab-gespeichert. Damit aus dieser Füllevon Daten die gewünschten Infor-mationen trotzdem schnell zur Ver-fügung stehen, können einerseits inden einzelnen Applikationen Listendurch Selektionen und Gestaltungs-möglichkeiten gezielt aufbereitetwerden. Anderseits steht mit Aba-Pilot ein leistungsfähiges Suchins-trument zur Verfügung, mit demschnell und einfach auch applika-tionsübergreifend Informationen ge-funden werden können.

SUCHEN IN AUSWERTUNGENMüssen in Auswertungen bestimmte Texteoder Zahlen gesucht werden, wird diesvon vielen Anwendern immer noch auf ei-nem Papierausdruck gemacht. SolcheSuchen können bequemer und schnellerauch direkt am Bildschirm vorgenommenwerden. In jeder ABACUS Auswertunglässt sich nach beliebigen Werten suchen,egal ob es sich um eine Bilanz, Kunden-umsatzliste oder ein Lohnjournal handelt.

Zu diesem Zweck wird in der Statuszeileder Auswertung zusätzlich zum Zoom-faktor und der Seitenanzahl auch dasSuchfeld angezeigt.

Im Suchfeld kann ein beliebiger Wert ein-gegeben werden, nach dem in der gesam-ten Auswertung gesucht wird. Infor-mationen, die mit dem Suchbegriff über-einstimmen, werden in der Auswertungmarkiert. Mit den Pfeilen neben demSuchfeld kann in der Auswertung vorwärtsund rückwärts weitergesucht werden.

Mit dieser Suchfunktion lässt sich in denAuswertungen effizient und schnell su-chen. Falls nicht nur in einer bestimmtenAuswertung gesucht werden soll, sondernüber alle Daten, die in der ABACUS Soft-ware erfasst wurden, steht mit AbaPiloteine leistungsfähige Suchmaschine zurVerfügung.

SUCHE VON ADRESSENDie Suche nach einer bestimmten Adresseim Adressstamm kann oft zeitaufwändigsein, weil die in Gesprächen und in derKorrespondenz verwendeten Firmenna-men von den erfassten und abgespeicher-ten Bezeichnungen im Adressprogrammabweichen können. So ist es zum Beispielschwierig, die dazugehörige Adresse zufinden, wenn aus Marketinggründen alsKorrespondenzname ”Atupri Krankenkas-se“ verwendet wird, die effektive Firmen-bezeichnung jedoch auf ”KrankenkasseSBB“ lautet.

Damit auch in solchen Fällen das Suchennicht zur Suche nach der berühmten”Stecknadel im Heuhaufen“ wird, bestehtdie Möglichkeit, dass die Adresssuchenicht nur auf den Namensfeldern durchge-führt werden kann, sondern auch aufjedem anderen Feld des Adressstammes.Zum Beispiel auf der Strasse oder der Tele-fonnummer.

EinstellungenSoll auch auf Feldern, die nicht standard-mässig mit so genannten ”Suchschlüs-seln“ versehen sind, gesucht werden,besteht die Möglichkeit, in den ”System-daten Adressverwaltung“ im Programm412 unter der Lasche ”Freie Schlüssel“ fürein Feld einen neuen Suchschlüssel res-pektive einen neuen Index zu definieren.

Zoomfaktor Suchfeld Seitenzahl

Statuszeile in den Auswertungen am Bildschirm

Suchen nach Text

Tipps+Tricks / 45Pages 3/2003

Ein neuer Suchschlüssel kann so zum Bei-spiel auch für die Zeile 1 in der Adresser-fassung bestimmt werden, auf der norma-lerweise die Strasse erfasst wird. Somitkann dann auch auf diesem Feld – nämlichnach der Strasse – gesucht werden.

Insgesamt lassen sich für 3 zusätzliche Fel-der der Adresserfassungsmaske Such-schlüssel definieren.

Durch die Definition eines Suchschlüsselszum Beispiel auf dem Feld ”Zeile 1“ wer-den im Programm 11 ”Adressen bearbei-ten“ rechts von diesem Feld neue Schalt-flächen, so genannte ”Spin-Buttons“, ge-bildet. Mit Hilfe dieser Pfeil-Aufwärts- und-Abwärts-Buttons kann per Mausklick aufdiesem Feld geblättert werden.

Suche nach StrasseAuf dem Feld ”Zeile 1“ kann nun die voll-ständige Strassenbezeichnung inkl. Num-mer oder auch nur ein Teil davon eingege-ben werden. Zum Beispiel ”Sonne“ bei ei-ner Suche nach Sonnenstrasse oder Son-nenweg.

Nach Eingabe des Suchbegriffs und Be-tätigung der Funktionstaste F3 zeigt dasProgramm den alphabetisch zuerst gefun-denen Eintrag an, ausgehend vom Such-begriff. Mit den ”Spin-Buttons“ oder mitPgUp/PgDn kann nun geblättert werden,womit die nächsten oder die vorgängigenAdressen angezeigt werden, deren Stras-senbezeichnung in etwa dem eingegebe-nen Suchbegriff entsprechen.

Zu beachten ist bei den zusätzlich defi-nierten Schlüsseln, dass nach der Instal-lation einer neuen Programmversion dieseIndex-Schlüssel gegebenenfalls neu auf-gebaut werden müssen. Dieser Index-Auf-bau dauert auch bei einigen zehntausendAdressen nur wenige Sekunden.

SUCHE NACH KONTAKTPERSONENMIT ABAPILOTEine bestimmte Kontaktperson respektivedie dazugehörige Adresse und weitere da-mit verknüpfte Informationen zu finden –wie zum Beispiel Aufträge, Aktivitäten etc.auch aus einer Vielzahl von Daten – ist mitAbaPilot ein Kinderspiel. Denn AbaPilot istein einfach zu bedienendes Such- und Na-vigationssystem, welches die unterschied-lichsten Informationen findet, auch solche,die nicht auf oberster Ebene abgespei-chert sind.

TIPP: FREIE SCHLÜSSELDie freien Schlüssel können auch imProgramm 36 ”Adresslisten“ verwendetwerden.

Zusätzlich zu den standardmässig vorge-gebenen Sortiermöglichkeiten werdendie zusätzlich definierten Schlüssel auf-geführt und können so für die Sortierungder auszudruckenden Liste genutzt wer-den.Systemdaten Adresserfassung

Adresse suchen nach Strassenbezeichnung

Tipps+Tricks / 47Pages 3/2003

Start von AbaPilotAbaPilot kann im ABACUS Explorer unterder Lasche ”Spezialprogramme“ gestartetwerden.

Suche eingrenzenUm die Suche zu beschleunigen kann derSuchradius von AbaPilot eingeschränktwerden. In unserem Beispiel wird die Su-che auf die Kontaktpersonen beschränkt.Mit der Eingabe des Suchbegriffs”schwarz“ wird der Suchlauf von AbaPilotgestartet.

Das SuchresultatDa die Suche auf die Kontaktpersonenda-tei eingeschränkt wurde, wird im Resul-tatfenster auf oberster Ebene das Resultataus der Kontaktpersonendatei aufgeführt.Untergeordnet sind die mit dem Suchre-sultat bzw. der gefundenen Kontaktperson”Karin Schwarz“ verknüpften Informatio-nen und Daten ersichtlich. Die Detailinfor-mationen zu den gefundenen Datensätzen

Der grosse Nutzen bei der Suche mit Aba-Pilot liegt im Zeitgewinn, da die Informa-tionen schneller gefunden werden, ohnedass vorgängig eine aufwändige Loka-lisierung der Daten erfolgen muss. Zudemsind keine kostspieligen Schulungen nötig,damit jeder ABACUS Benutzer AbaPilotsofort einsetzen kann.

ABAPILOT: SUCH- UND NAVIGATIONSSYSTEMDie Ansicht und Handhabung von Aba-Pilot erinnert an eine Suchmaschine imInternet. Im Gegensatz zur Suche im In-ternet sind bei der Suche in einer be-triebswirtschaftlichen Anwendung je-doch verschiedene Restriktionen zuberücksichtigen wie z.B. die Zugriffsrech-te auf bestimmte Programme und Daten-bereiche. Diesen Anforderungen trägtAbaPilot selbstverständlich Rechnung.

Die Vorteile von AbaPilot liegen einer-seits darin, dass Informationen schnellgefunden werden und die Daten nichtisoliert, sondern im Gesamtzusammen-hang der betriebswirtschaftlichen Datendargestellt werden.

Informationen schnell finden:Ein Suchbegriff muss nicht detaillierteingegeben werden.Der Benutzer muss nicht wissen, wodie Informationen gespeichert wur-den.Das Datenformat muss dem Benutzernicht bekannt sein (doc, xls, adf, dat,etc.).

Zusammenhänge darstellen:Zwischen Suchresultat und weiterenbetriebswirtschaftlichen DatenVon archivierten, eingescannten Ori-ginalbelegen und Daten wie Kredito-renbuchungen etc.

erhält man, indem man den interessieren-den Datensatz mit der Maus markiert, wo-rauf im Informationsfenster ”Detailan-sicht“ auf der rechten Seite die Detailin-formationen angezeigt werden. Dort istauch der gefundene Suchbegriff rot mar-kiert.

So ist in diesem Beispiel sofort ersichtlich,dass ”Karin Schwarz“ die Kontaktpersonbei dem Lieferanten Swisscom ist. Auf die-sem Lieferanten wurden sowohl Fakturenwie auch Zahlungen erfasst, die bei ent-sprechenden Zugriffsrechten des Benut-zers ebenfalls dargestellt werden.

Transparenz mit AbaPilotDieses Suchbeispiel zeigt die Effizienz vonAbaPilot. Für eine gezieltere Informations-suche bietet AbaPilot noch viele weitereMöglichkeiten wie zum Beispiel eine er-weiterte Suchsprache. Die dabei zu durch-suchenden Datenbankfelder können denindividuellen Bedürfnissen des Benutzersangepasst werden.

Start von AbaPilot

Suchresultat wird angezeigt

48 / Big Ones Pages 3/2003

CS IT ASSETS VERWALTET MIT ABACUS140’000 PC, DRUCKER, BILDSCHIRME

Die CS IT Assets AG (CSIA) ist alshundertprozentige Tochter der CS-Group in der Gruppe verantwortlichfür die Finanzierung und Inventari-sierung der dezentral eingesetztenIT (Abteilungsserver, Arbeitssta-tionen und Peripheriegeräte). Inihren Verantwortungsbereich fallenneben der Lagerführung für Neu-und Ersatzgeräte der Verkauf vonOccasionsgeräten und die Vertrags-verwaltung für Wartungen an Soft-und Hardware.

Die CSIA arbeitet bei der Systembetreuungeng mit der ALSO COMSYT AG zusammen,die für den Unterhalt der Hardware in derCS-Group zuständig ist und diese Dienst-leistung flächendeckend in der Schweiz er-bringt.

Seit dem 1. Januar 2003 arbeitet die CS ITAssets AG mit der Standardsoftware vonABACUS, mit der die Kosten für die Finan-zierung und Inventarführung ermittelt undmonatlich an die CS-Divisions und derenKostenstellen verrechnet werden.

MENGENGERÜSTAnzahl Artikel 11’750Anzahl Inventarnummern 140’000Anzahl interne Auftragspositionen pro Monat > 4’500Anzahl Rechnungspositionen pro Monat > 320’000

Server 1Arbeitsstationen 9 (+1)(1 dedizierte Arbeitsstation zurVerarbeitung von Schnittstellen)

EINGESETZTE ABACUS APPLIKATIONENAuftragsbearbeitung 10 UserAnlagenbuchhaltung 8 UserFinanzbuchhaltung 6 UserDebitorenbuchhaltung 6 UserKreditorenbuchhaltung 6 UserElectronic Banking 4 UserAdressverwaltung 4 UserReport Writer AbaView 10 User

VON DER BESTELLUNG ÜBER DIEANLAGENBUCHHALTUNG BIS ZURRECHNUNG Aus dem vorgelagerten System der ALSOCOMSYT werden die Adressen, der CS-interne Kostenstellenstamm und die Arti-kel täglich per Schnittstelle in die ABACUSAuftragsbearbeitung bei der CSIA übertra-gen und dort aktualisiert. Erfolgte Liefe-rungen, die bei der ALSO COMSYT für dieCS eingehen, werden dort vorerfasst undanschliessend ebenfalls in Form von elek-tronischen Datensätzen automatisch in dieABACUS Auftragsbearbeitung eingelesen.Nach automatisierten Kontrollen werdendie Daten in die Kreditorenbuchhaltungübertragen.

Die vorgenommenen Auslieferungen andie verschiedenen CS-Kostenstellen durchdie ALSO COMSYT werden ebenfalls perio-disch in die ABACUS Auftragsbearbeitungübernommen und dienen als Datengrund-lage für die Anlageneröffnung in derABACUS Anlagenbuchhaltung, in der alleSysteme inventarisiert werden.

Für die monatliche Verrechnung der Ge-bühren an die CS-Divisions und deren Kos-tenstellen wird die ABACUS Auftrags-bearbeitung mit Rechnungsangaben belie-fert. Zum einen mit den relevanten Datendes Asset Management Systems (AMS) derALSO COMSYT, mit dem die Hardware ver-waltet wird, zum anderen mit den getätig-ten Abschreibungen aus der ABACUSAnlagenbuchhaltung. Bei den monatlichenVerrechnungsläufen werden auch beste-hende Wartungsverträge und weitere zuverrechnende Positionen mit der Auftrags-bearbeitung fakturiert.

Dabei wird neben dem eigentlichen Druckder Rechnungen auch das CS-interne Kos-ten-Verrechnungssystem, das mit People-Soft geführt wird, gespiesen. Mutationendes Anlagenstammes, wie Standortände-rung, Kostenstellenänderung und Liquida-tionen, werden in der Anlagenbuchhal-tung automatisch nachgeführt.

Big Ones / 49Pages 3/2003

Ein ausgefeiltes Reportingsystem, das aufdem MIS der Auftragsbearbeitung, demAnlagenspiegel der Anlagenbuchhaltungsowie der Bilanzsteuerung und dem Aba-View basiert, gibt den Verantwortlichenjederzeit Auskunft über die Aktivitäten derCSIA auf Kunden- und Produktenebene.

EIN BLICK IN DIE ZUKUNFTIn Vorbereitung ist die Einführung derAbaView WebEdition, damit zukünftig alleCS-Kostenstellenleiter einen direkten Zu-griff auf ihre Anlagendaten und die ent-sprechend anfallenden Kosten der IT-Infra-struktur bekommen.

FAZITNach erfolgter Einführung der ABACUSSoftware konnte gegenüber dem bishergenutzten System eine deutliche Steige-rung der Datenqualität erreicht werden.Ebenso wurde die Durchlaufzeit für diemonatliche Rechnungsstellung, die Erstel-lung der notwendigen Statistiken und dieinterne Kostenverrechnung mehr als hal-biert.

Nur durch eine konsequente Automatisie-rung und unter Ausnützung der internenund externen Schnittstellen der ABACUSSoftware konnten die hohen Anforderun-gen erfüllt werden. ABACUS hat sich dabeials leistungsfähiges System erwiesen,auch im Umfeld einer Grossbank.

G. P. Schulte-Stemmerk,Geschäftsleitung CS IT Assets AG”Mit der ABACUS Anlagenbuchhaltungund der Auftragsbearbeitung ist es unsgelungen, ein revisionstaugliches Systemeinzuführen, das unseren komplexen An-forderungen gerecht wird. Mit Hilfe un-seres ABACUS Beraters ist ein grosserSchritt in Richtung Systemunabhängig-keit gemacht worden.”

B E W I D A

ABACUS Software integriert in vor- und nachgelagerte Systeme

Für Auskünfte zur realisierten Lösung wenden Sie sich an:

CS IT Assets AG Gregor P. Schulte-Stemmerk (Geschäftsleitung)Alexandra Hafner (IT-Projektleiterin)Edenstrasse 20CH-8070 ZürichTelefon 01 332 34 [email protected]

Bewida AGPeter SteinIndustriestrasse 44CH-8152 GlattbruggTelefon 01 811 26 [email protected]

50 / Anwenderportrait Pages 3/2003

EDA KONSOLIDIERT MIT ABACUSDIE GROSSE WEITE WELT IN EINER BUCHHALTUNG

150 Schweizer Auslandvertretungenauf der ganzen Welt setzen seit April2003 für ihre Buchhaltung dieABACUS Finanzsoftware ein. In derZentrale des Eidg. Departements fürauswärtige Angelegenheiten (EDA)in Bern werden die Daten der Aus-landvertretungen zusammengeführtund eine konsolidierte Buchhaltungerstellt. Zum Einsatz gelangt dabeidie Option ”Konsolidierung“ derABACUS Finanzbuchhaltung. Das EDAist der erste Anwender, der die neueFunktion der automatischen Elimina-tionen in der Konsolidierungsoptionvon ABACUS nutzt.

Im Pages 2/2003 wurde das Projekt”EDA“ bereits ausführlich vorgestellt. Inder vorliegenden Ausgabe wird nun in ei-nem zweiten Teil der Einsatz der ABACUSSoftware in der Zentrale des EDA – der”Direktion für Ressourcen und Aussen-netz“ (DRA) des Eidgenössischen Departe-ments für auswärtige Angelegenheiten inBern – erläutert.

QUARTALSWEISER DATENTRANSFERAlle Auslandvertretungen erstellen quar-talsweise einen Abschluss der Buchhal-tung. Bei diesem Vorgang werden alle Bu-chungen, welche die Vertretung im betref-fenden Quartal getätigt hat, über dieABACUS Buchungsschnittstelle ausgele-sen und in ein Export-File (ASCII) geschrie-ben. Diese Datei wird dann über die EDA-Telekommunikationswege an die Zentralein Bern gesandt.

Die ”Direktion für Ressourcen und Aus-sennetz“ (DRA) des EDA verfolgt mit derVerwertung der Buchhaltungsdaten desAuslands folgende Hauptziele:

Abbildung der Buchhaltungsvorgängein der ZentraleRevision/Kontrolle der im Ausland getä-tigten BuchhaltungsvorgängeKonsolidierung der weltweit getätigtenBuchungenAutomatische Elimination der Buchungs-vorgänge innerhalb des Vertretungs-netzes

Rechnungsstellung gegenüber anderenBundesämtern aufgrund der konsoli-dierten KontokorrentkontiÜberleitung der konsolidierten Einnah-men- und Ausgabenpositionen ins SAP(Staatsrechnung des Bundes)Überwachung des Globalbudgets so-wie des Budgets jeder einzelnen Vertre-tung

Die auf der zentral installierten ABACUSSoftware eingerichteten Mandanten prä-sentieren sich entsprechend den Zielset-zungen in folgender Struktur:

Für jede Vertretung existiert in Bern einexaktes Abbild der Finanzbuchhaltung,der so genannte ”Revisionsmandant“.In diese Mandanten werden die Bu-chungsdaten, welche die Vertretungensenden, eingelesen.Im ”Zentrale-Mandant“ werden alleden Geschäftsverkehr der Zentrale inBern mit den Aussenstellen betreffen-den Buchungen getätigt.Daneben existiert schliesslich der”Konsolidierungs-Mandant“, welchernach erfolgter Konsolidierung allerRevisions- und dem Zentrale-Mandan-ten die Totalsumme der Buchungstätig-keit des Aussennetzes enthält.

In den folgenden Abschnitten sollen anHand einer typischen Buchung verschiede-ne Zusammenhänge erläutert werden. Eshandelt sich dabei um eine Betriebsmittel-sendung in Form einer Überweisung einesbestimmten Geldbetrages zur Deckung derlaufenden Ausgaben von der Zentrale andie Vertretung.

Anwenderportrait / 51Pages 3/2003

EINE GLOBALE BEZIEHUNG – DER WEG DER BUCHUNGSDATENDES EDAAuf Grund bestimmter Kriterien löst dieZentrale eine Betriebsmittelsendung aus.Die Buchung wird im Mandanten der Zen-trale als Intercompany-Buchung mit Anga-be der Nummer der betroffenen Vertre-tung und eines eindeutigen Intercompany-

Codes erfasst – ein entsprechender Bu-chungsbeleg wird aus der Buchung gene-riert und an die Vertretung versandt.

Nach Eingang der Geldmittel bucht derBuchhalter im Ausland den Geschäftsfallauf Grund der Anleitung auf dem Bu-chungsbeleg.

Übermittlung der Daten nach BernMit dem Quartalsabschluss übermittelt dieVertretung auch diese Buchung an dieZentrale in Bern. Dies geschieht über dieABACUS Buchungsschnittstelle in Form ei-nes ASCII-Files.

In der Zentrale in Bern werden diese Bu-chungen in die Revisionsmandanten ein-gelesen. Beim Versenden der Buchungs-daten liefert die Vertretung alle nötigenRevisionsdokumente mit und die Arbeitder Revisoren kann beginnen. Diese prü-fen die im Ausland getätigten Buchungenund melden Fehler mittels Befundanzeigenan die Vertretungen zurück. Nach diesemaufwändigen Kontrollschritt sind die Bu-chungen bereit zur Konsolidierung.

Erster Schritt zur Konsolidierung Der Konsolidierungsmandant in der BernerZentrale soll alle Buchungen gemäss denvorgenommenen Definitionen aufnehmen.Dazu muss der Anwender in den Konsoli-dierungsmandanten wechseln und dasKonsolidierungsprogramm starten. Alle zukonsolidierenden Mandanten – die Revi-sionsmandanten des Auslands und derMandant der Zentrale – für den Konsoli-dierungsvorgang werden ausgewählt.

Dieser Verbuchungsvorgang dauert für alle150 Vertretungen bei einem durchschnitt-lichen Datenvolumen ca. 5 Stunden. Da-nach enthält der Konsolidierungsmandantden gesamten Buchungsverkehr desSchweizerischen Vertretungsnetzes.

Aus dem Buchungsprogramm erstellter Buchungsbeleg

Buchungsmaske Ausland


Im beschriebenen Buchungsbeispiel prä-sentieren sich die mit der ABACUS Soft-ware konsolidierten Buchungen wie folgt.

Nach erfolgreicher Konsolidierung gilt es,den Intercompany-Verkehr zu prüfen undzu eliminieren. Auf Grund der speziellenAnforderungen des EDA geht es in diesemZusammenhang weniger darum, innerbe-triebliche Umsätze auszubuchen, sondernvielmehr muss sichergestellt werden, dassjede Buchung, welche in Folge des inner-betrieblichen Verkehrs in einem Mandan-ten getätigt wurde, im korrespondieren-den Mandanten als Gegenbuchung eben-falls erfasst wurde.

Automatische Eliminationen von Intercompany-BuchungenMit der durch das EDA erstmals produktiveingesetzten neuen Funktion ”Automati-sche Eliminationen“ kann dieser aufwän-dige Arbeitsschritt im Rahmen der Konso-lidierung effizient vom Programm erledigtwerden.

Jede Intercompany-Buchung verfügt dankdem Intercompany-Code über ein eindeu-tiges gemeinsames Identifikationskrite-rium von Buchung und Gegenbuchung.Mit diesem und diversen weiteren Krite-rien können solche Buchungen ermitteltund automatisch eliminiert werden.

Damit das Programm möglichst sämtlicheEliminationsbuchungen von sich aus rich-tig erstellen kann, stehen verschiedeneKriterien zur Prüfung der Buchungen imKonsolidierungsmandanten zur Verfügung.So können zum Beispiel in einem erstenEliminationslauf mehrere Kriterien mitge-geben werden, welche alle vollständigerfüllt sein müssen. Treffen alle Kriterienauf eine Buchung zu, dann wird diese inden Vorschlag der zu erstellenden Elimina-tionsbuchungen übernommen. Diese Eli-minationsbuchungen können auf Wunschsofort definitiv verarbeitet werden. An-schliessend lassen sich beliebige weitereEliminationsläufe durchführen mit wenigereinschränkenden Kriterien. So ist es auchmöglich, Buchungen für die automatischeElimination zu ermitteln, für die zum Bei-spiel der Intercompany-Code nicht oderfalsch erfasst wurde. Dies wird dadurchermöglicht, weil immer noch genügendübereinstimmende Merkmale für eine kor-rekte Zuordnung von Buchung und Ge-genbuchung vorhanden sind.

Im Fallbeispiel führt das gewählte Konzeptzu folgendem Resultat:

Bei der Erfassung der Buchung haben bei-de Seiten, also Vertretung und Zentrale inBern, denselben Intercompany-Code fürihre Buchung verwendet. Dieses Kriteriumdient zusammen mit der Intercompany-Re-lation (Bern -> Rom versus Rom -> Bern)als Hauptidentifikationsmittel der zu elimi-nierenden Buchungen.

Definitionen für die automatischen Eliminationen

Buchungen im Konsolidierungsmandanten


Der Eliminationsvorschlag kann global ak-zeptiert und verbucht werden. Einmal ge-tätigte Eliminationsbuchungen können beiBedarf auch wieder rückgängig gemachtwerden.

ÜBERTRAG DER BUCHUNGEN INS SAPSobald die Buchungen des Aussennetzesim Konsolidierungsmandanten gesammeltund bereinigt zur Verfügung stehen, müs-sen die Saldi der relevanten Konti ins SAP-

System des EDA übermittelt werden. Miteinem von DELEC Software Solutions ent-wickelten Konvertierungsprogramm wer-den die Quartalsdaten, welche dieABACUS Buchungsschnittstelle aus demKonsolidierungsmandanten liefert, insSAP-Format umgewandelt. Nach der Über-tagung der Zahlen ins SAP ist die ABACUSPlattform in der Zentrale in Bern wiederbereit, die nächsten Quartalsdaten aus dergrossen weiten Welt zu empfangen.


DELEC AGRoland RuferWorbstrasse 170CH-3073 GümligenTelefon 031 958 55 [email protected]

ABACUS IM EDA: EIN ÜBERBLICKInstallierte ABACUS Programme Finanzbuchhaltung

DebitorenbuchhaltungAnzahl Installationen weltweit 150 Anzahl Benutzer im Ausland 600 BenutzerAnzahl Benutzer in Bern 12 Benutzer

Grösste ABACUS Installation Lyon mit 15-20 Benutzernin einer Auslandvertretung 44’000 Buchungen/Jahr

Anzahl Buchungen vor Konsolidierung 240’000 Buchungen pro QuartalAnzahl Buchungen nach Konsolidierung 30’000 Buchungen pro Quartal

1st-Level Support EDA Bern2nd-Level Support DELEC AG

EFFIZIENT UND TRANSPARENT –ABACUS UND DELEC WELTWEITPRÄSENTNachdem nun bereits 3 Quartale mit derABACUS Software abgeschlossen, kon-solidiert, eliminiert und an das EDA-SAPweitergeleitet worden sind, erweist sichdie durch die DELEC AG realisierte Lö-sung auch für die Belange der Zentrale inBern als erfolgreich. Die Benutzer schät-zen die Transparenz bei der Revision, dieübersichtlich gestalteten Masken derKonsolidierung und die hilfreiche pro-grammmässige Unterstützung bei denEliminationen sowie die einfache Be-dienung des SAP-Konvertierungstools.Die vielseitigen Anforderungen konntenmit der realisierten Lösung vollständigabgedeckt werden und die ABACUS Soft-ware hat sich in diesem internationalenUmfeld bewährt. Da nun rund um dieUhr irgendwo auf der Welt jemand mitder ABACUS Software arbeitet, brauchtsich auch die Revisionsabteilung derZentrale in Bern keine Sorgen um weite-res ”Datenfutter“ zu machen.

Konvertierung der ABACUS Daten ins SAP-Format

Eliminationsvorschlag mit Buchungen


SPORTLICH, TRENDIG, DYNAMISCHATHLETICUM NUTZT OPTION GESCHÄFTSBEREICHE

Die Marke ”Athleticum“ steht fürerstklassiges Equipment für Sport,Action und Abenteuer: von coolenBikes und Boards über Fussbälle,Joggingschuhe, Schwimmbrillen undTennisrackets bis hin zum super Zeltfür spontane Trips. Im Backoffice derAthleticum Sportsmarkets AG in Hü-nenberg ist eine ausgefeilte ABACUSFinanz- und Rechnungswesenlösungmit der Option ”Geschäftsbereiche“im Einsatz.

FACTS AND FIGURESAnzahl ABACUS Arbeitsplätze 10Anzahl Kreditorenbelege pro Jahr 50'000Anzahl Fibu-Buchungen pro Jahr 350'000Eingesetzte Module Fibu, Lohn/HR,

Fakturierung,Debi, Kredi,Anlagenbuch-haltung

ABACUS im Einsatz seit 1995

PORTRÄT DER ATHLETICUM SPORTSMARKETS AG Die Sportfachmarktkette Athleticum wächst weiter. Im Verlauf des Jahres 2002 entstan-den vier neue Athleticum Filialen: Winterthur, Collombey (VS), Lugano und Dietikon. Da-mit wurde das Filialnetz auf insgesamt 15 Athleticum Filialen erweitert.

Neben einem breiten, vielfältigen Sortiment, einem fairen Preis-/Leistungsverhältnis so-wie einem umfassenden Serviceangebot hat es Athleticum verstanden, mit einer kom-petenten und freundlichen Verkaufsberatung, sich als Sportgrösse gesamtschweizerischzu etablieren. Dies nicht zuletzt auch durch ein grosses Engagement an verschiedenen,prestigeträchtigen und traditionsreichen Sportveranstaltungen. Sportinstitutionen wiedie Schweizerische Sporthilfe oder Swiss Olympic zählen zu den Partnern von Athleti-cum. Lokale oder regionale Events werden von den Filialen in eigener Regie ausgewähltund unterstützt.

Die Sportkette Athleticum gehört wie die übrigen Mitglieder der Manor-Gruppe zur Mut-tergesellschaft Maus Frères. Zur Manor-Gruppe gehören über 75 Manor Warenhäusermit den Manora Restaurants, die Fly Möbelhäuser und die Jumbo Märkte für den Gar-ten- und do-it-Bereich.

DIE REALISIERTE ABACUS LÖSUNGIN DER ÜBERSICHTEinsatz der GeschäftsbereicheDie Filialen der Athleticum sind teilweiseeigenständige juristische Gesellschaften.Da diese zum grossen Teil dieselbenStammdaten wie Kundenadressen, Liefe-ranten etc. im System führten, drängtesich eine neue Lösung auf Basis der Op-tion ”Geschäftsbereiche“ geradezu auf. Eswurde dann auch entschieden auf Anfang2003 diese Funktion im Rahmen derABACUS Software zu nutzen, um damitDatenredundanzen abzubauen und dieKonsolidierung der Zahlen zu vereinfa-chen.

Da die Einführung von Geschäftsbereichentiefgreifende Konsequenzen in allen Soft-waremodulen hat, wurde für die Geschäfts-bereichsbuchhaltung ein neuer Mandanteröffnet. Eine besondere Herausforderungbestand darin, dass in diesem neuen Man-danten sämtliche Stammdaten aus allenModulen auf einen bestimmten Stichtagübernommen werden mussten. Damit beider Neuausrichtung der Buchhaltungnichts schief gehen konnte, wurde aufGrund eines detaillierten Umstellungskon-zeptes einerseits die Datenübernahme undanderseits auch die Prozesse im Rahmender neu definierten Geschäftsbereiche in-tensiv getestet.


Die Umstellung erfolgte reibungslos aufden 1. Januar 2003. Ab diesem Zeitpunktkonnten somit alle Gesellschaften der Athleticum gemeinsame Stammdaten inden Bereichen Finanz-, Debitoren-, Kredi-toren-, Lohnbuchhaltung/HR und der An-lagenbuchhaltung nutzen.

Für Auswertungen der verschiedenen Ge-schäftsbereiche werden die ABACUS Stan-dardreports verwendet. Für besondereControllingbelange werden die Daten ausder Finanzbuchhaltung ins Excel expor-tiert.

Finanzbuchhaltung / KostenrechnungDer Kontenplan wurde auf Anfang 2003komplett überarbeitet und ist nach FER-Richtlinien aufgebaut. Etwa 700 verschie-dene Konten/Kostenarten und 50 Kosten-stellen/Kostenträger werden verwendet.

Für die kurzfristige Erfolgsrechnung (KER)werden folgende Daten entsprechend auf-bereitet:

Ausweis ErträgeBruttomargeDeckungsbeitrag, EBIT und EBITDA

Die Darstellung dieser Kennzahlen erfolgtin absoluten und in prozentualen Wertenbasierend auf dem Nettoumsatz mit Ist-,Budget- und Vorjahreszahlen. Abweichun-gen werden pro Monat und kumuliert aus-gewiesen, sowie eine Vorhersage bis zumEnde des Geschäftsjahres gerechnet.

Lohnbuchhaltung / HRDie Lohnbuchhaltung wird seit Anfang2003 durch die Athleticum selbst geführt.Etwa 500 Mitarbeiterlöhne werden proMonat verarbeitet. Der Lohnartenstammbasiert auf den Vorgaben der Manor undist mit ca. 200 Lohnarten sehr umfassend.Eine besondere Herausforderung stelltesich in den Bereichen Pensionskassenbe-rechnung (2 Kassen) sowie in der Bear-beitung der Krankheitsfälle und Unfälle.Diverse AbaView-Auswertungen, unter an-derem auch eine Beschäftigungsstatistikpro Abteilung, werden eingesetzt.

Spezielle Schnittstellen aus der Lohnbuch-haltung bestehen zu folgenden Systemen:

Manor PensionskassenManor VersicherungsgesellschaftMobatime-Zeiterfassung

Fakturierung AbaWorXMit der ABACUS Fakturierung werden dieinnerbetrieblichen Verschiebungen vonArtikeln sowie Verkäufe an Vereine etc.abgewickelt.

Kreditorenbuchhaltung mitSpezialprogramm für Skonto-Beleg-ErfassungLieferantenrechnungen weisen oft "Skon-to-Zahlungskonditionen" auf. Athleticumkann somit von einem Skontoabzug profi-tieren, wenn die Rechnungen sofort be-zahlt werden. Auf Grund der jedoch sehrknappen Zahlungsfristen ist es praktisch

unmöglich, die Rechnungsprüfung inner-halb der Skontofrist präzis durchzuführen.Somit wird die Rechnung bezahlt und diegenaue inhaltliche Prüfung in einem zwei-ten Schritt vorgenommen. Dies hat zurFolge, dass auch die Kontierung der Liefe-rantenrechnungen mit Skontozahlungs-kondition erst nach der Eingangskontrolleund Rechnungsprüfung erfolgen kann.

Bei einer bezahlten und bereits in die Fi-nanzbuchhaltung verbuchten Kreditoren-rechnung kann nachträglich die Kontie-rung nicht mehr geändert werden. Ausdiesem Grund entwickelte ARCON Infor-matik ein der ABACUS Kreditorenbuchhal-tung nachgelagertes Zusatzprogramm,welches die Kundenanforderungen erfüllt.Das Ziel dieses Zusatzprogrammes KREDIPlus bestand darin, dass alle Standard-funktionen der ABACUS Kreditorenbuch-haltung weiterhin genutzt werden könnenund der Benutzer keine Doppelerfassun-gen machen muss. Genutzt wird dazu dieODBC-Schnittstelle der Kreditorenbuch-haltung über die aus dem ProgrammKREDI Plus auf die ABACUS Daten wie dieLieferantenadresse und Belegdaten zuge-griffen wird. Im KREDI Plus erfolgt an-schliessend die Visierung und Kontierungder Skonto-Belege. Zu Kontrollzweckenstehen verschiedene AbaView Auswer-tungen zur Verfügung wie z.B. ein Skonto-Ausnützungs-Report und ein Report fürdie Belegerfassungs-Kontrolle.


Die visierten Belege werden anschliessendaus KREDI Plus über die FIBU-Import-Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung ver-bucht. Spezielle Auswertungen ermög-lichen die Beleg-Überwachung und dieAbstimmung der Scharnierkonti.

Das Einsatzspektrum der Standard-Soft-ware kann den gesteigerten Kundenbe-dürfnissen entsprechend erweitert wer-den. Dabei haben sich auch die flexiblenSchnittstellen mit dem online ODBC-Zu-griff bestens bewährt.

Als nächstes wird die Einführung der Ar-chivierungssoftware, der Scanning-Lösungsowie des Such- und NavigationssystemsAbaPilot geprüft. Eine spezielle Herausfor-derung wird auch hier die effiziente Be-wältigung des grossen Belegvolumens inder Kreditorenbuchhaltung sein.


ARCON Informatik AGHinterbergstrasse 24CH-6330 ChamRolf FuhrerTelefon 041 749 10 [email protected]

FAZITDer langjährige Einsatz der ABACUS Soft-ware in der Sportfachmarktkette Athleti-cum zeigt, dass mit der ABACUS Softwareanspruchsvolle Lösungen in einem dyna-mischen Umfeld realisiert werden können.

Prozessübersicht beim Handling der Kreditorenbelange

KREDI Plus


TECHNOLOGIE-STANDORT SCHWEIZLEITERPLATTEN FÜR DIE GANZE WELT

Das Technologieunternehmen DYCONEXAG konnte in den letzten Jahrendurchschnittliche Wachstumsratenvon 30% verzeichnen. Dieser erfreu-liche Geschäftsgang führte dazu,dass die Firma im Jahr 2002 einekomplett neue Produktionsstättemit doppelter Kapazität bezog.Gleichzeitig wurde die Erneuerungder Informatikinfrastruktur an dieHand genommen. Das Ziel war, miteiner ERP-Lösung (Enterprise Res-source Planning) die primären sowiedie sekundären Kernprozesse integ-riert unterstützen zu können.

Als Kundenauftragsfertiger ist es fürDYCONEX sehr wichtig, die Prozessketteder Produktionsvorbereitung und Produk-tion optimal zu gestalten und abzuhan-deln. Da jeder Fertigungsauftrag – vonWiederholaufträgen abgesehen – ein Uni-kat darstellt, steigt die Anforderung an dieAbwicklung der Prozesskette in der paral-lelen Fertigung. Entsprechend wurde indiesem Bereich ein Optimierungspotentialgesehen, welches unterstützt durch einERP-System ausgeschöpft werden soll. Umdie internen Ressourcen nicht mit einerperfekten und damit sehr komplexen Lö-sung und deren Einführung zu belasten,wurde beschlossen, in einer ersten Phasenur die Kernprozesse abzubilden.

DYCONEX stellt High-End-Leiterplattenfür unterschiedliche Branchen (z.B. Me-dizinaltechnik und Luftfahrt) her. In vie-len dieser Teilmärkte nimmt sie technolo-gisch eine führende Rolle ein. Dies be-gründet sich durch die Beherrschung vonspeziellen Verfahrenstechnologien, aufwelche zum Teil auch Patente gehaltenwerden.

Die Firma entstand 1991 durch ein Ma-nagement-Buyout und beschäftigt heuteam Standort Bassersdorf rund 140 An-gestellte.

www.dyconex.com

Als Geschäftsabwicklung ist das Offerie-ren, Verkaufen, Produzieren und Liefernvon kundenindividuellen Problemlösungender Leiterplattentechnologie respektiveder daraus resultierenden Produkte anzu-sehen. Dieser Prozess wiederholt sich mitjedem Kundenauftrag und beschreibt auchden Geschäftszweck von DYCONEX AG. Inder grafischen Übersicht ist dieser Ge-schäftsprozess mit seinen primären Kern-prozessen inklusive der unterstützendenSekundärprozesse dargestellt. Zudem istdie Zuordnung der einzelnen Prozess-schritte zu den funktionalen Bereichen er-sichtlich.

SEKUNDÄRE KERNPROZESSEIn die Sekundärprozesse fallen sämtlicheTätigkeiten, welche nicht in direktem Zu-sammenhang mit dem Wertschöpfungs-prozess stehen. Für die Abdeckung dieserAnforderungen kommen die ABACUS Mo-dule Finanz-, Debitoren-, Kreditoren,Lohn- und Anlagenbuchhaltung zum Ein-satz.

Im Finanz- und Rechnungswesen vonnichtkotierten, mittelständischen Unter-nehmen halten immer häufiger internatio-nale Rechnungslegungsstandards Einzug.Der Vorteil liegt bei einer besseren Trans-parenz und Vergleichbarkeit sowie bei derBeschaffung von Mitteln auf dem Kapital-markt. Darum hat auch DYCONEX be-schlossen, beim Neuaufbau der Konten-rahmen sowohl die bisherigen ”Fachemp-fehlungen zur Rechnungslegung in derSchweiz“ (FER) als auch die neuen Inter-national Financial Reporting Standards(IFRS – ehemals IAS) zu berücksichtigen.Die ABACUS Software ermöglicht mit al-ternativen Klassierungsmöglichkeiten proKonto und dem Führen von Zusatzjour-nalen, das gleiche Konto in den zwei ver-schiedenen Systemen abzubilden.


Es ist aber darauf hinzuweisen, dass essich bei FER und IFRS nicht einfach nur umeine andere Darstellungsform handelt. DieUmstellung von den Bewertungsmethodendes schweizerischen Obligationenrechts(Prinzip des Gläubigerschutzes) auf dieangelsächsischen Bilanzierungsregelun-gen (Prinzip des Anlegerschutzes) kannaufgrund der Verschiedenartigkeit beiderSysteme zu erheblichen Anpassungen ein-zelner Posten des Jahresabschlusses füh-ren. Bei DYCONEX drückt sich dies vor allem in der Anlagenbuchhaltung mit un-

terschiedlichen Abschreibungsmethodensowie bei der ungleichen Bewertung vonoffenen Posten in der Debitoren- und Kre-ditorenbuchhaltung aus. Auch werden La-gerpositionen in der Finanzbuchhaltunganders bewertet.

PRIMÄRE KERNPROZESSEDie operative Geschäftsabwicklung wirddurch die Module ”Auftragsbearbeitung“und ”PPS“ unterstützt. Eine wichtige Rollenimmt dabei die Betriebsdatenerfassung(BDE) ein.

Der Produktionsprozess von Leiterplattenbesteht aus sehr vielen einzelnen Arbeits-gängen, die mehrfach die gleichen Prozes-se durchlaufen können. Um den planeri-schen Aspekten besser Rechnung zu tra-gen, war ein Teilprojektziel, die teilweiseüber 100 Arbeitsgänge zusammenzufas-sen und zu vereinfachen, d.h. es wurdenProzessgruppen gebildet, so dass mehrereProzessschritte in der gleichen Operations-position gefertigt werden können.

Über die Betriebsdatenerfassung wird un-ter anderem sichergestellt, dass eine neueArbeitsoperation erst dann gestartet wird,wenn die Vorgängeroperation abgeschlos-sen ist. Da die Produktion jedoch zu einemgrossen Teil in Reinräumen stattfindet,werden Operationen, welche in der glei-chen Kostenstelle direkt nacheinanderausgeführt werden, als Sammeloperationerkannt und systemmässig wie eine Ope-ration behandelt. Die IST-Zeiten der Teil-schritte werden anschliessend nach einemvorgegebenen Verteilschlüssel zugeteilt.Jeder Abteilungsleiter hat die Möglichkeit,per Mausklick Informationen über seinependenten Produktionsaufträge sowie de-ren Status im BDE abzurufen.

Die Leiterplatte bildet das Nervenzen-trum elektronischer Baugruppen. Siestellt heute in ihrer Funktion als Träger-und Verbindungselement von Kompo-nenten ein hochkomplexes Gebilde dar.Auf ihr befinden sich der Sockel für denChip sowie die feinen elektrischen Lei-terbahnen, die den Chip mit Strom ver-sorgen. Die Entwicklung bei Bauelemen-ten, insbesondere bei integrierten Schalt-kreisen zu immer grösserer Dichte führtauch bei Leiterplatten zu ständiger Mi-niaturisierung und Erhöhung der Leis-tungsdichte.

Geschäftsprozesse bei DYCONEX

Fehlercodezuordnung an die Kostenstellen im BDE


Ein Reinraum ist ein von der Umweltkomplett isolierter Arbeitsbereich, in demdurch technisch sehr aufwendige Ver-fahren die Temperatur, Feuchtigkeit undReinheit der Luft gemessen und aktiv aufkonstantem Niveau gehalten werden.Spezielle Luftfilter sorgen, je nach Rein-heitsklasse, für eine möglichst geringeAnzahl an Staub- und Schwebepartikel inder Luft, die bei Kontakt mit den elektro-nischen Substraten diesen anhaften undspäter zu elektrischen Kurzschlüssenzwischen den Leiterbahnen der Substrateführen können (Kontaktkontamination).Bei den ebenfalls im Reinraum durchge-führten, bildgebenden Produktionsver-fahren führen mikroskopisch grosse Ver-schmutzungen u.a. zu Unterbrechungender Leiterbahnen, vergleichbar mit demSchaden, den eine verschmutzte Kame-ralinse den Urlaubsfotos zufügt. DieGüte und Leistungsfähigkeit der Rein-räume ist ein Mass für die erreichbareMiniaturisierbarkeit der darstellbarenStrukturen und gleichzeitig ein wesent-licher ”Trigger“ für die Fertigungsquali-tät: je besser, je geringer der Ausschuss.

Für die Planung mussten zudem die spe-ziellen Mengeneinheiten im System be-rücksichtigt werden. Die Produktionsein-heit ist immer ein ”Nutzen“. Auf einem”Nutzen“ können mehrere ”Abliefernut-zen“ platziert werden, welche ihrerseitswieder mehrere Prints (Leiterplatten) auf-nehmen können. Je nach Grösse der Printsfinden auf einem Nutzen bis zu 100 PrintsPlatz. Diese Abbildung im System ist nötig,da die Bestellung der Kunden in Prints, dieganze Produktionsplanung jedoch in Nut-zen erfolgt. Zudem kann so sichergestelltwerden, dass bei der Fehlercodeerfassungdie entsprechenden Defekte der richtigenEinheit zugeordnet werden können.

die im Zusammenhang mit der Qualitätdes Rohmaterials stehen, muss sofortersichtlich sein, in welchen anderen Pro-duktionschargen, Material aus der glei-chen Lieferung verwendet wurde. DieseRückverfolgbarkeit wird über die Chargen-nummer sichergestellt, welche im Systemgeführt und auf jedem Lieferschein ange-druckt wird.

Da die DYCONEX-Leiterplatten auch insehr sensiblen Bereichen zum Einsatzkommen, werden sehr hohe Anforderun-gen an das gesamte Qualitätsmanage-mentsystem gestellt. Die Rückverfolgbar-keit eines Produktes bezüglich Material-einsatz und Prozessablauf muss in jedemFall gewährleistet sein. Sollten zum Bei-spiel irgendwelche Probleme auftreten,

INTERVIEW MIT SASCHA DÖNNI, ERP-GESAMTPROJEKTLEITER DER DYCONEX AGWelches waren die Erfolgsfaktoren in Ihrem ERP-Projekt?SD: Ein umfassendes Pflichtenheft, welches individuell auf den Betrieb abgestimmt ist,bildet die Basis für eine erfolgreiche Evaluation der Software und des Implementierungs-partners. Da wir intern nicht über das nötige Wissen verfügten, haben wir in diesemBereich mit einem externen Beratungsunternehmen zusammen gearbeitet.

Welche Faktoren standen bei der Wahl des Softwarelieferanten im Vordergrund?SD: Die Abbildung der im Pflichtenheft umschriebenen Anforderungen stand ganz klarim Vordergrund. Zudem wurde ein spezielles Augenmerk auf den technischen Entwick-lungsstand der Software sowie die zukünftige Entwicklung der Firma wie auch des ERP-Systems gelegt. Wichtig waren für uns zudem gute Referenzprojekte, die Wahlfreiheiteines Umsetzungs- und Supportpartners und natürlich ein gutes Preis-/Leistungsverhäl-tnis.

Wie wichtig ist die Wahl des Implementierungspartners?SD: Diese Wahl ist beinahe genau so wichtig wie der Softwareentscheid selbst. Die Soft-ware ist lediglich das Werkzeug, um die Anforderungen umzusetzen. Dazu braucht es dienötige Fachkompetenz sowie Ressourcen. Aber auch die Kosten und der persönliche Ein-druck der Projektmitarbeiter spielten eine wichtige Rolle.

Was ist in der Projektarbeit zu beachten?SD: Aufgrund der beschränkten Einführungszeit mussten wir darauf achten, dass dieProzesse möglichst einfach abgebildet wurden und das Projektteam nicht zu gross war.Zudem ist auf die Umsetzung von Spezialfällen möglichst zu verzichten. Besonders hierliegen die Vorteile der Standardsoftware gegenüber der Individualsoftware. Bei der Im-plementierung bilden nebst den Regeln der Projektführung Terminverlässlichkeit undKostenkontrolle die Erfolgsfaktoren.

Konnten sämtliche Projektziele erreicht werden?SD: Wir sind mit dem Projektverlauf sehr zufrieden. Das neue System bringt die erwar-teten Vorteile mit sich und erlaubt es uns, auch im administrativen Bereich unseren ho-hen, eigenen Ansprüchen gerecht zu werden. Der modulare Aufbau der ABACUS Lösungermöglicht uns zudem, auch mit zukünftigen Entwicklungen Schritt zu halten und dasSystem nach Bedarf weiter auszubauen.


Für Fragen zur realisierten DYCONEX-Lösung wenden Sie sich bitte an:

Finanz- und Rechnungswesen:Customize AGJürg GrischottUetlibergstrasse 288CH-8045 ZürichTelefon 01 880 02 [email protected]

Auftragsbearbeitung/PPS:Customize AGChristian MeuliRosenbergstrasse 32CH-9001 St. GallenTelefon 071 230 13 [email protected]

LIEU DE TECHNOLOGIE EN SUISSE CIRCUITS IMPRIMES POUR LE MONDE ENTIERL’entreprise de technologie DYCONEX SA a enregistré des taux de croissance moyens de30% au cours des dernières années. Cette excellente marche des affaires a eu pour con-séquence un renouveau complet du lieu de production avec une capacité de productiondoublée. Le renouvellement de l’infrastructure informatique a été pris en main en mêmetemps. L’objectif était de pouvoir soutenir les processus centraux primaires et secondai-res avec l’intégration d’une solution ERP.

Le déroulement des transactions opérationnelles est supporté par les applications Ges-tion des commandes et Système de planification de production. Ces applications ontparticulièrement fait attention à la complexité des processus de production, à la possi-bilité que chaque chef de service ait de demander des informations sur leurs contrats deproduction en attente ainsi que leur statut par un simple clique de souris ou encore quepour la planification, les unités de quantité spéciales soient prise en considération dansle système.

Pour la couverture des exigences administratives de DYCONEX, les applications ABACUSComptabilité financière, débiteurs, créanciers, salaires et immobilisations sont utilisées.L’avantage s’est trouvé entre outre dans une meilleure transparence et la prise en comp-te des standards RPC (Recommandations pour la Présentation des Comptes) et IFRS(International Financial Reporting Standards – anciennement IAS).

D’après Monsieur S. Dönni (responsable du projet ERP) les facteurs de choix du fournis-seur du logiciel étaient les suivants : ” Le niveau de développement technique ainsi quele développement futur de l’entreprise aussi bien que du système ERP. Pour nous, lesbonnes relations de prix/performance, de bons projets de références, la liberté de choixd’un partenaire d’appui étaient aussi importants ”. Il rajoute pour finir : ” La construc-tion modulaire de la solution ABACUS nous permet de maintenir les étapes de dévelop-pements futures et de modifier, si nécessaire, le système actuel. ”

EINGESETZTE ABACUS APPLIKATIONENTäglich arbeiten 36 Mitarbeiter mit denABACUS Applikationen:

AuftragsbearbeitungPPSFinanzbuchhaltungDebitorenbuchhaltungKreditorenbuchhaltungAnlagenbuchhaltungAdressverwaltungLohnbuchhaltungElectronic BankingReport Writer AbaView

BDE MODULHersteller: idesco AG

Entwicklungsumgebung: MicrosoftVisualBasic.NET

Datenbank: Microsoft SQL-Server 2000


KOSTEN-/LEISTUNGSRECHNUNG FÜR SONDERSCHULEN UND BEHINDERTENHEIME

Eine effiziente Kostenkontrolle vonAbteilungen und Leistungsangebo-ten wird auch von sozial tätigen Ins-titutionen wie Heimen zunehmendverlangt. Im Kanton St. Gallen hateine durch das Erziehungsdeparte-ment eingesetzte Projektgruppe das”St. Galler Modell der Kosten- undLeistungsrechnung für Sonderschu-len- und Sonderschulheime unterBerücksichtigung eines Erwachse-nenbereiches” entwickelt. DiesesModell wurde im Schulheim Kron-bühl in der St. Galler Vorortsge-meinde Wittenbach mit Unterstüt-zung von ABACUS bereits erfolgreichin die Praxis umgesetzt.

SCHULHEIM KRONBÜHL Der Verein Schulheim Kronbühl wurde1931 unter dem Namen ”VereinigungGebrechlichenheim Kronbühl” gegrün-det. Seinen heutigen Namen erhielt derVerein erst 1972. Gegenwärtig werdenetwa 70 Schüler bzw. jugendliche Er-wachsene betreut und nahezu 200 Mit-arbeiter beschäftigt.

Jahrzehnt der Veränderungen 1988 konnte ein Gebäude für eineWohngruppe mit schulentlassenenJugendlichen gemietet werden.1989 wurde ein Neubauprojekt mitSchulheim und Erwachsenenheim ein-gereicht. Baubeginn für das Schulge-bäude war 1996.1993/1996 wurden weitere Erwachse-nenwohngruppen eröffnet.Bezug des neuen Sonderschulheimeswar 1999. Seit 2000 befindet sich imSchultrakt eine weitere Erwachsenen-wohngruppe.1991 hält der erste PC Einzug und mitihm wird der bis anhin eingesetzte Ruf”Prätor” durch die Finanz- und Lohn-buchhaltungssoftware der ABACUSabgelöst.

AUSGANGSLAGE ZUR ABACUSGESAMTLÖSUNGNach etlichen Jahren stetigen Wachstumsdes Schulheimes Kronbühl wurde mit Ab-schluss der ersten Bauetappe 1999 einMeilenstein gesetzt. Nun galt es mit demBeginn des neuen Jahrtausends das Fi-nanz- und Rechnungswesen des Schulhei-mes den neuen Gegebenheiten und Anfor-derungen anzupassen. Basis dazu solltedas durch das Erziehungsdepartement desKantons St. Gallen initiierte ”St. GallerModell der Kosten- und Leistungsrech-nung für Sonderschulen- und Sonder-schulheime unter Berücksichtigung einesErwachsenen-Bereiches” sein. Durch dieMitarbeit der Verantwortlichen des Schul-heimes in der Projektgruppe für diesesModell lag eine Implementierung imSchulheim Kronbühl auf der Hand. Da imSchulheim bereits seit 1991 die ABACUSProgramme Finanz- und Lohnbuchhaltungeingesetzt wurden, war der Weg zu einerABACUS Gesamtlösung vorgezeichnet.

Komplexe Strukturen als PrüfsteinBei der Implementierung der ABACUS Ge-samtlösung war die komplexe Struktur desSchulheimes ein echter Prüfstein für dieProgramme und die verschiedenen Pro-jekt-Teams. Es galt für folgende Bereichedie Leistungen und Kosten zu erfassen undkorrekt abzurechnen sowie eine möglichstgerechte und transparente Kostenzuord-nung sicherzustellen:

Sonderschule mit angeschlossenem InternatPädagogisch-therapeutischer Bereich(Logopädie)Medizinische Versorgung im Schulbe-reichErwachsenenbereich an mehrerenStandortenMedizinisch-therapeutischer Bereich(Physio- und Ergotherapie) mit Abrech-nung über die IV und verschiedeneKrankenkassenVerpflegung, Transportdienst, Nacht-dienst, technischer Dienst, Wäscherei


und Reinigung für Sonderschule undteilweise für ErwachseneKapitaldienst und Gebäudeunterhaltfür die gesamte Institution

Das anspruchsvolle Gesamtprojekt wurdein verschiedene Teilprojekte gegliedert.Für das Pilotprojekt ”Kosten- und Leis-tungsrechnung” übernahm die REDI AGdie Projektleitung. Der ABACUS Vertriebs-partner Stefani & Partner AG realisiertedas Teilprojekt ”Kostenrechnung”. Die”Leistungsverrechnung” wurde von derABACUS Research AG in Zusammenarbeitmit der Stefani & Partner AG mit dem Pro-gramm AbaProject (Leistungs-/Projekt-abrechnung) umgesetzt.

DIE KOSTENRECHNUNGDa die Mehrzahl der Kostenstellen undKostenarten durch das St. Galler Kosten-und Leistungsrechnungsmodell bereitsvorgegeben ist, mussten nur noch die Ei-genheiten des Schulheimes definiert wer-den. Viel zu diskutieren gab dabei dieFestlegung der verschiedenen Umlage-schlüssel. Das St. Galler-Modell sieht fol-gende Schlüssel vor:

Kapitaldienst Umlage nach Nettokosten der Hilfs-und HauptkostenstellenGebäude, Techn. Dienst, Reinigung Umlage nach m2 Nutzfläche der Hilfs-und HauptkostenstellenWäschereiUmlage nach Stunden oder Kilogramm

ABACUS GESAMTLÖSUNG Finanzbuchhaltung inkl.Kostenstellenrechnung 4 UserDebitorenbuchhaltung 4 UserKreditorenbuchhaltung 4 UserLohnbuchhaltung (200 MA) 4 UserAdressverwaltung 4 UserLeistungs-/Projektabrechnung 12 UserFakturierung AbaWorX 4 UserElectronic Banking 4 UserAbaView Report Writer 4 User

Leitung/Verwaltung Umlage nach geschätztem ZeitbedarfTransportdienstUmlage nach gefahrenen KilometernVerpflegungUmlage nach gelieferten MenüsPädagogisch-therapeutischeMassnahmen Umlage nach Arbeitseinsatz

Nachdem die Umlageschlüssel definiertwaren, konnten sie in der ABACUS Kosten-rechnung schnell und problemlos umge-setzt werden.

Die Betreuung der Heimbewohner ist sehrpersonalintensiv. Für die Aussagekraft derKosten-/Leistungsrechnung ist deshalb dieVerteilung der Personalkosten von ent-scheidender Bedeutung. Mit der Verbu-chungsmatrix in der Lohnbuchhaltungkonnten selbst die komplexesten Ver-buchungen der Lohnkosten in die Finanz-buchhaltung und Kostenrechnung durch-geführt werden.

Sachaufwendungen gelangen über dieKreditorenbuchhaltung in die Finanzbuch-haltung und Kostenrechnung, wobei dieOption ”Visumskontrolle” das Kreditoren-management wesentlich erleichtert.

DIE LEISTUNGSERFASSUNGIn einer Vorstudie wurden die Prozesse imBereich der Leistungserfassung und Rech-nungsstellung analysiert und ein Lösungs-vorschlag erarbeitet, der auf der ABACUSApplikation AbaProject basierte. Dabeimussten vor allem die notwendigenStammdatenfelder, die Gestaltung, derInhalt der Rechnungen und die Auswer-tung auf die speziellen Bedürfnisse desSchulheims angepasst werden. Mit denvielfältigen Customizing-Funktionen, dieAbaProject in vielen Bereichen der Daten-erfassung und des Reportings bietet,konnte diesen branchenspezifischen Be-dürfnissen entsprochen werden.

Kostenstellenplan

ÜbersichtLeistungserbringer –Rechnungsempfänger

StammdatenIm Schulheim Kronbühl wird grundsätzlichzwischen IV- und Nicht-IV-Sonderschülerneinerseits und erwachsenen Bewohnernanderseits unterschieden. Im Weiterenmüssen zusätzlich zu den unterschiedli-chen Rechnungsempfängern – wie Eltern,Krankenkassen, IV, Gemeinden oder kant.Stellen – pro Schüler oder Bewohner di-verse weitere Informationen auch für dieLeistungserfassung geführt werden. Mit-tels der Funktion der ”Erweiterbaren Ta-bellen” konnte der Bewohnerstamm op-timal auf die Bedürfnisse angepasst wer-den. Notwendige Informationen wie zumBeispiel Daten pro Leistungsempfängerinkl. voraussichtlicher wöchentlicher Prä-senz lassen sich so problemlos führen.

LeistungserfassungNotwendige Daten für die Leistungsver-rechnung werden je nach Art manuell oderautomatisch erfasst. Physio- und Ergothe-rapie, aber auch Medikamente oder Trans-porte werden mit einer schriftlichen Mel-dung rapportiert und im Programm er-fasst. Die Präsenz, die auch die Grundlagezur Verrechnung der Schul- und Internats-kosten bildet, kann automatisch aufGrund der Bewohnerstammdaten gene-riert werden. Dieser Vorschlag wird kon-trolliert und entsprechend der effektivenAnwesenheit mutiert. Anschliessend kön-nen ausgehend von dieser bereinigtenPräsenzliste die Schulkostenbeiträge, Kan-tonsgeldbeiträge, Tagespauschalen etc.automatisch ermittelt und verrechnet wer-den.

Rechnungsstellung undAuswertungenBei der Erstellung der Formulare musstendie unterschiedlichsten Informationsbe-dürfnisse der Empfänger beachtet werden.Deshalb wurden pro Rechnungsempfängereigene Rechnungsformulare definiert. Amanspruchsvollsten war dabei die IV-Rech-nung mit detaillierter Beilage, die gemässden Vorgaben der Invalidenversicherunggestaltet werden musste.

Ebenfalls nach den Vorgaben der IV wurdedie IV-Präsenzliste gestaltet. Diese Listemuss jährlich eingereicht werden und bil-det die Grundlage für die Erteilung vonSubventionen an das Heim. Mit der auto-matisierten Aufbereitung dieser Liste ausAbaProject hat das mühsame Eintragender Anwesenheitstage nun endgültig einEnde. Diese Auswertung wird heute perKnopfdruck erstellt.

Damit sämtliche Leistungen, die im Schul-heim erbracht werden, den diversen Rech-nungsempfängern verrechnet werden kön-nen, sind achtzig verschiedene Leistungs-arten notwendig.


Der gestaltbare Bewohnerstamm angepasst auf die Bedürfnisse des Schulheimes

Ausschnitt aus dem Leistungsartenkatalog


SCHLUSSBEMERKUNGENDie Anforderungen des Bundesamtes fürSozialversicherung und des Erziehungsde-partements des Kantons St. Gallen konn-ten mit der erfolgreichen Projektrealisie-rung vollumfänglich erfüllt werden. Diekomplexe Leistungserfassung und Rech-nungsstellung wurde überzeugend gelöst.

Dabei ist die strikte Trennung zwischenden Kosten und den Leistungen für denSchul- bzw. Erwachsenenbereich sicherge-stellt, wie sie als Folge der unterschiedli-chen Subventionierung von Bund undKanton ausdrücklich gefordert wird. Auchkönnen die Umlagen aufgrund realisti-scher Schlüssel – die periodisch mittels Er-hebung überprüft werden – vorgenommenwerden.

Die Kosten-/Leistungsrechnung stellt nundas gewünschte Zahlenmaterial für einManagement-Informationssystem bereit.Somit steht heute der Heimleitung einFührungsinstrument zur Verfügung, das je-derzeit Auskunft darüber gibt, welche Kos-ten in welchem Ausmass wo angefallensind. Diese Kostentransparenz schafft einegute Ausgangsbasis für Diskussionen jeg-licher Art, beispielsweise Veränderungenin der Organisation oder auch Sparmass-nahmen. Im Weiteren bildet die Kosten-/Leistungsrechnung eine gute Basis für Betriebsvergleiche mit anderen Institutio-nen.

Für Auskünfte zur realisierten Lösungwenden Sie sich an:E-Mail: [email protected]

Schulheim KronbühlSonderschulheim undBeschäftigungswohnheimefür Menschen mit einer körperlichen und geistigen BehinderungRingstrasse 13CH-9302 KronbühlTelefon 071 292 19 21www.sh-k.ch

Stefani & Partner AGABACUS Software-PartnerRorschacher Strasse 294CH-9016 St. GallenTelefon 071 282 18 [email protected]

REDI AGTreuhandbüro für HeimePostfach 781CH-8501 FrauenfeldTelefon 052 721 09 [email protected]

DANKESCHÖNJolanda Germann und Rinaldo Stefanivon der Stefani & Partner AG, MelanieSchmid und Ursula Beutter von derABACUS Research AG sowie meinerMitarbeiterin Gaby Gerber und Projekt-leiter Markus Koch von der REDI AGmöchte ich für ihre fachliche Unterstüt-zung danken.

Detaillierte Rechnungsbeilage für die IV

Präsenzkontrolle für IV

66 / Firmenportrait Pages 3/2003

TOTAL QUALITY MANAGEMENT IN INFORMATIKUNTERNEHMUNG

Ein praxisnahes und zertifiziertesManagementsystem – gefördertdurch Softnet und das Bundesamtfür Technologie – wurde durch denABACUS Software Partner InterBitAG in Basel/Thun implementiert.Zum Nutzen der Partner, Kunden,Lieferanten und Mitarbeiter setztensich die Mitarbeiterinnen und Mit-arbeiter der InterBit AG währendeines Jahres intensiv mit den Pro-zessen und Werten der Firma ausein-ander.

Was sich so einfach anhört, nahm seinenAnfang im November 2001. Schon seiteiniger Zeit war die Geschäftsleitung derInterBit auf der Suche nach geeignetenOrganisationsformen, um den komplexenAbläufen rund um das Projektgeschäftund dem Support von ERP-Applikationenbesser gerecht zu werden. Um sich vonden Mitbewerbern im Markt positiv abhe-ben zu können, genügt es nicht, über einim Markt bestens etabliertes Produkt wiedie ABACUS Software zu verfügen. DerUmfang und die Qualität der Dienstleis-tungen, die angeboten werden, machenfür die Kunden den echten Leistungsunter-schied aus. Mit der Zielsetzung, die Quali-tät der Dienstleistungen, die Kundenbe-treuung und das Zusammenspiel aller be-teiligten internen und externen Partner zuverbessern, entschied sich die Geschäfts-leitung der InterBit im Herbst 2001 für dieEinführung eines zertifizierten Manage-mentsystems.

Unterstützt durch einen auf Informatik-unternehmen des KMU-Segments ausge-arbeiteten Lehrgang, der dank der finan-ziellen Hilfe durch das AktionsprogrammSoftnet des Bundes und einer Gruppe vondrei innovativen Beratern unter dem Kür-zel www.TQMi.ch zu vernünftigen Kostenabsolviert werden konnte, wurde dasProjekt in Angriff genommen.

EINFÜHRUNG EINES MANAGEMENTSYSTEMS NACH TQMIDer Projektablauf wird in einer Gruppevon 6-8 Informatikunternehmen absolviertund gliedert sich in mehrere Schritte.

Ausbildung und Befähigung Sie bilden den ersten Schritt auf dem Wegzum zertifizierten Unternehmen. In ge-meinsamen Ausbildungswochenenden er-lernen die Teilnehmer die theoretischenGrundlagen über organisatorisches Den-ken in Prozessen und Inhalte eines Ma-nagementsystems nach ISO 9001:2000.Neben der Theorie gehören auch Grund-sätze des Projektmanagements, der Perso-nalführung sowie Ethik und Wertvorstel-lungen in der Unternehmensführung zuden wichtigen Themen des Ausbildungs-lehrganges.

PraxisarbeitAnhand von Fallbeispielen aus dem realenUnternehmensalltag der Teilnehmer, findetbei der Praxisarbeit ein reger Informa-tions- und Know-how-Austausch statt. Solernen die Teilnehmer gegenseitig vonein-ander und unterstützen sich bei der Erar-beitung des eigenen Managementsystems.Die Dokumentationen werden von denTeilnehmern, aus den zur Verfügung ge-stellten Entwürfen, welche den Bedürf-nissen von Informatikunternehmen Rech-nung tragen, abgeleitet und auf die eige-nen Bedürfnisse angepasst. Durch deneinheitlichen Rahmen und Aufbau, können

”Wir wollen unseren Kunden, ihrenErwartungen entsprechend, ein-wandfreie und zeitgerechte Pro-dukte und Dienstleistungen anbie-ten.”

”Unsere Kunden beurteilen dieQualität unserer Produkte undDienstleistungen als überdurch-schnittlich.”

Firmenportrait / 67Pages 3/2003

die Teilnehmer erstens leicht untereinan-der kommunizieren und austauschen, undzweitens wird dadurch sichergestellt, dassdie Prozesse alle wichtigen Elemente zurNormerfüllung nach ISO 9001:2000 ent-halten. Jede teilnehmende Firma mode-riert am Schluss der eigenen Praxisarbeitein Gast-Wochenende und präsentiert da-bei die eigenen Prozesse.

Fachliche BegleitungDer ganze Lehrgang wird von erfahrenenDozenten fachlich begleitet. Die gezielteFührung während der ganzen Umsetzungermöglicht es den Teilnehmern, sich vollund ganz auf die inhaltliche Gestaltungund Umsetzung der eigenen Prozesse zukonzentrieren. Mit dem abschliessendeninternen Audit durch die Dozenten, wirddie Umsetzung des Qualitätsmanage-mentsystems nach den Anforderungen vonISO 9001:2000 vor Ort überprüft.

Abschluss: Zertifizierung nach ISO9001:2000Den Abschluss des Lehrganges bildet diefakultative Zertifizierung nach ISO 9001:2000 der einzelnen Unternehmungen imRahmen der ganzen Gruppe von teilneh-menden Firmen durch die Firma SGS,Société Générale de Surveillance.

TQMI IN DER INTERBITUm die Akzeptanz des Systems zu fördern,wurden alle Mitarbeiter früh in die Ent-wicklungsarbeit der Prozesse integriert.Langjährige Mitarbeiter wurden dabei alsProzessverantwortliche miteinbezogen undkonnten so ihr Wissen in die Prozessent-wicklung einfliessen lassen. Es war denVerantwortlichen der InterBit ein Anliegen,nicht ein Managementsystem anzustre-ben, das in Form eines Zertifikates ge-rahmt im Sitzungszimmer hängt, sondernein gelebtes, akzeptiertes System zu schaf-fen, welches der InterBit erlaubt, die Qua-lität heute und zukünftig laufend zu ver-bessern.

Das ”Handbuch“ ist kein Handbuch mehrim traditionellen Sinn, sondern steht inForm von einfach zu pflegenden Word-Do-kumenten jedem Mitarbeiter auf dem In-tranet online und aktuell zur Verfügung.Die Prozesslandschaft ist unterteilt in 4Prozessgruppen und lediglich 19 über-schaubare Einzelprozesse.

Jede Prozessgruppe ist mit einem überge-ordneten Ziel als Leitbild versehen; diesenLeitsätzen sind die einzelnen Prozesszieleuntergeordnet. Die Prozessgruppe 30 ”Leis-tungserbringung“ bildet dabei den Kerndes Managementsystems, da hier alle Pro-zesse mit Wertschöpfung und Kundenkon-takt thematisiert sind.

Anwendungsbeispiel von TQMi:Service & SupportMit der Einführung von TQMi durfte natür-lich nicht ”alter Wein einfach in neueSchläuche abgefüllt werden“, sondern esmussten alle Abläufe und Geschäftspro-zesse überdacht werden, mit dem Ziel ei-ner nachhaltigen Verbesserung.

Ein zentraler Punkt im Geschäftsalltag derInterBit ist die Bewältigung der Kunden-anfragen und Supportfälle. Bei der Unter-suchung des Prozesses 32 ”Service & Sup-port“ wurde festgestellt, dass die Mitar-beiter pro Tag mit mehr als 100 Kunden-und Lieferantenanfragen konfrontiert sind,sei es per Mail, Brief, Fax, persönlich vorOrt oder per Telefon. Da kann es schnellpassieren, dass in der Hitze des Alltags-geschäfts eine Anfrage liegen bleibt, dieZuständigkeit nicht klar geregelt ist oderganz einfach die Zeit zur fristgerechten Erledigung nicht reicht. Der Prozess 32”Service & Support“ ist nun der zentraleOrt, um die Abwicklung dieser Kundenan-fragen einfach und transparent zu regeln.


Im wesentlichen regelt der Prozess 32”Service & Support“ folgende Aspekte:

Kontaktannahme/ZuständigkeitWeitergabe an zuständige Personen,Kundenbetreuer, Supporter,ProjektleiterReklamationsbehandlungErstkundenkontaktVerfolgung und Überwachung derpendenten AnfragenHandhabung von KundendatenSammeln und Weitergabe vonProduktverbesserungen im Rahmenvon KundenanfragenAbgrenzung zur Auftragsabwicklung,Projektmanagement und Verkauf/MarketingMessung der Kundenzufriedenheit imRahmen von Supportfällen

Der Prozess 32 ”Service & Support“ dientden Mitarbeitern als Entscheidungshilfefür die Vielfalt von anfallenden Anfragenund Problemstellungen. Einerseits sind dieKompetenzen und Zuständigkeiten klardefiniert, anderseits werden die Anfragensystemmässig erfasst und erlauben somitjedem Mitarbeiter zu jeder Zeit die Stell-vertretung in einem Fall zu übernehmen.

Anfragen – per Telefon, E-Mail, schriftlichoder vor Ort – sollen rasch und kompetentan die richtigen Stellen weitergeleitet wer-den. Help-Fälle werden speditiv und sorg-fältig gelöst. Die Weitergabe oder Stell-vertretung von bearbeiteten und unbear-beiteten Help-Fällen soll zudem mit allennotwendigen Informationen gewährleistetsein.

Bekanntlich ist dies in der Praxis meistensnicht so einfach. Mit AbaProject wurdenun ein Hilfsmittel implementiert, das dieUmsetzung optimiert, eine lückenlose Be-arbeitung sicherstellt und auch weiterfüh-rende Prozesse – zum Beispiel die Faktu-rierung mit der Auftragsbearbeitung – ver-einfacht.

Jede eingehende Anfrage wird mit den Ak-tivitäten im AbaProject durch die Mitar-beiter am Telefonempfang erfasst und ei-nem Kundenbetreuer oder Supporter zu-gewiesen. Durch die Online-Nachführungder Einträge ist jeder Mitarbeiter unmit-telbar über seine persönlichen Pendenzeninformiert.

TQMI IM SUPPORT-ALLTAG MIT ABAPROJECTDie Abwicklung sämtlicher Geschäftsfällein der InterBit erfolgt bereits seit über 10Jahren mit den ABACUS Applikationen fürdie Auftragsbearbeitung und das Rech-nungswesen. Es sind dies unter anderemProzesse des Einkaufs und des Verkaufsder Software, der Fakturierung von Dienst-leistungen sowie die Verwaltung und Fak-turierung der Wartungsverträge mit demintegrierten Modul Abo-Verwaltung.

Bei der Umsetzung der neu definierten Ab-läufe im praktischen Alltag, konnte dankEinführung des Moduls AbaProject sehrschnell, einfach und kostengünstig einetransparente und effiziente Lösung reali-siert werden.

Handbuchbeispiel P32 "Service & Support" AbaProject: Erfassen von Kundenaktivitäten

Firmenportrait / 69Pages 3/2003

Eine Aktivität bleibt solange offen, bis derzuständige Mitarbeiter die Anfrage bear-beitet und erledigt hat. Eine Übersicht deroffenen Pendenzen ist für den Mitarbeiterwie auch für den Leiter Support jederzeitmöglich, und damit ist auch die Stellver-tretung gewährleistet. Nach Abschlusseiner Aktivität, wird die aufgewendete Zeitim Selektionsrapport erfasst und die er-gänzenden Notizen zur Problemlösungfestgehalten. Abhängig vom Projekttypund Situation des Wartungsvertrages, ge-langen die erfassten Positionen automa-tisch in die Fakturierung.

Kann eine Aktivität nicht sofort erledigtwerden, bleibt diese offen bzw. wird dieseeinem anderen Mitarbeiter zur Weiterbe-arbeitung übertragen. Wöchentlich wer-den auf Grund einer Auswertung die nichterledigten Aktivitäten besprochen undentsprechend weiterverfolgt.

STATEMENT VON ADRIANKUPFERSCHMIED,GESCHÄFTSLEITUNGSMITGLIEDDER INTERBIT AG”Seit der Einführung des Systems wer-den laufend Anpassungen und Verbesse-rungen vorgenommen – für uns ein Be-weis dafür, dass das System lebt, unddass auch die Philosophie, die dahintersteckt, verstanden wird. Das System wirdnicht als einengende Ansammlung vonVorschriften empfunden, sondern alsechte Hilfe. Jeder einzelne Mitarbeiter istTeil eines ganzheitlichen Systems, kannseine Ideen einbringen, das System ver-bessern, was schliesslich der ganzen Un-ternehmung nützt. Das Managementsys-tem optimiert unsere Abläufe, eliminiertLeerläufe und Doppelspurigkeiten undbringt Transparenz in alle Geschäftspro-zesse für die Geschäftsleitung und dieMitarbeiter. Der teilweise erwarteteMehraufwand oder Papierkrieg ist garnicht aufgetreten und aufwandmässigwird sich das System bereits in kurzerZeit amortisieren.

Der Einsatz von AbaProject sowie derAuftragsbearbeitung und den Finanz-applikationen unterstützen die täglicheArbeit im Rahmen unserer Prozesse opti-mal. Besonders der Einsatz von Aba-Project im Bereich Service & Support warfür das TQMi-Projekt ein absoluterGlücksfall. So konnten die Zielsetzungeneinfach, kostengünstig und in kurzer Zeitrealisiert werden.“

AbaProject: Rapportieren von Dienstleistungen


HINWEISE, FACTS UND LINKS

Softnet ist ein Aktionsprogramm des Bundesamts für Berufsbildung und Technologie (BBT).

Mit seinem Projekt will das BBT sicherstellen, dass die SchweizerSoftware-Szene ihren Top-Level halten kann.

Weitere Auskünfte unter:www.softnet.ch

Zertifizierungsstelle und Kooperationspartner des Projektes TQMi.

Weitere Infos unter:www.sgs.ch

TQMi, Total Quality Management für Informatikunternehmen.Hinter diesem Kürzel versteckt sich ein von Softnet gesponsertes Projekt,mit dem Ziel, eines nach ISO 9001:2000 zertifizierten Managementsystemesfür KMU Informatikunternehmen, von welchen es in der Schweiz mehreretausend gibt.

Weitere Auskünfte unter:www.tqmi.ch

ZUSAMMENFASSUNG UND FAZITVom ersten Ausbildungstag bis zur ganz-heitlichen Einführung des Systems dauertees exakt ein Jahr. Im November 2001 wur-de das Projekt gestartet und Ende 2002waren alle Prozesse definiert und einge-führt. Die dafür notwendigen internenAufwendungen für Ausbildung und Defini-tion der Prozesse betrugen gesamthaft ca.140 Arbeitstage. Im Mai 2003 erfolgte dieerfolgreiche Zertifizierung des Manage-mentsystems durch die Firma SGS.

Für Auskünfte zum realisierten Manage-mentsystem wenden Sie sich an:

Adrian KupferschmiedAustrasse 37CH-4051 BaselTelefon 061 27 99 [email protected]

ABACUS-Vertriebspartner seit 1987

Produktportrait / 71Pages 3/2003

GESAMTLÖSUNG FÜR BILDUNGSBRANCHE UND VERANSTALTEREVENTO & ABACUS

Mit der Unterzeichnung der Bologna-Deklaration vom Juni 1999hat die schweizerische Regierungdie politische Absicht bekundet, inden nächsten Jahren die Hauptzieledieses gesamteuropäischen bil-dungspolitischen Aktionsprogram-mes mitzutragen.

In der Bologna-Erklärung wird eine har-monisierte europäische Studienarchitekturentworfen, nach der sich die Universitätenrichten sollen.

Mit der Schul- und Kursadministrations-Software Evento und der betriebswirt-schaftlichen Software ABACUS wird durchPricewaterhouseCoopers eine Lösung an-geboten, die den zukünftigen Anforderun-gen gerecht wird. Bis heute haben sich be-reits die Pädagogische Hochschule inZürich und die Zürcher Hochschule Win-terthur für diese Lösung entschieden.

EVENTO – DIE LEISTUNGSFÄHIGEUND FLEXIBLE SOFTWAREEvento richtet sich an Schulen, Kursanbie-ter, Kongress- und Event-Veranstalter, Ver-bände und Vereine, Tourismus- und Unter-haltungsbetriebe sowie Veranstaltungs-organisatoren jeder Art. Evento überzeugtzum Beispiel durch hohe Flexibilität mitstarker Workflow-Unterstützung im Back-office, umfangreiche E-Commerce-Funk-tionalität bei gleichzeitig tiefen Betriebs-kosten.

Evento wurde 1997 durch Balzano Infor-matik AG in Zürich realisiert und wird seit-her in intensiver Zusammenarbeit mit demstetig wachsenden Evento-Kundenkreisaktiv weitergepflegt. Balzano InformatikAG wurde vor über 17 Jahren von ETH In-formatikern gegründet und arbeitet heutemit einem Kernteam von hochqualifizier-ten Softwarespezialisten.

EVENTO – SCHUL- UND KURSADMINISTRATIONBerufs- und Mittelschulen, Fach- und an-dere Hochschulen sowie das berufsbezo-gene Weiterbildungswesen profitieren vonEvento in allen Arbeitsbereichen: Klassen-bildung, Schüler- und Lehrlingsverwal-tung, Stundenplanung mit Raum-, Lehrer-und Gerätedisposition, Notenerfassungper Internet, Prüfungswesen, Leistungsab-rechnung für Lehrpersonal, Dossierbil-dung, Dokumentenmanagement, Integ-ration und Datenaustausch mit weiterenÄmtern, Behörden, Statistikbezügern usw.

Förderung der studentischen Mobilitätdurch die Einführung eines Anrech-nungspunktesystems auf der Basis vonECTS (European Credit Transfer System)

Mehrstufige Studien mit Bachelor,Master und DBA/PhD (praxisorientier-ter Doctor of Business Administrationund theoretischer Doctor of Philosophyin Business Administration)

Die Umsetzung dieser Deklaration und diedamit verbundene Umstellung auf die Mo-dularisierung1) verlangen äusserst flexibleund integrierte Systeme bzw. eine Ge-samtlösung, die den neuen Bedürfnissenvollumfänglich nachkommt.

1) ModularisierungEin Modul ist eine abgeschlossene Lerneinheit von einem Semester Dauer. Die Modul-beschreibung umfasst die Lernziele, den Inhalt, die Voraussetzung zum Besuch des Mo-duls und die Art der Leistungserbringung (z.B.: 2 Klausuren sowie eine schriftliche Mo-dulschlussprüfung). Verschiedene Studiengänge können einzelne Module gemeinsamanbieten. Dadurch entstehen mehr Flexibilität innerhalb der Hochschule und mehr Wahl-möglichkeiten für die Studierenden. Studierende haben die Möglichkeit, ein oder meh-rere Semester an einer anderen Hochschule im In- oder Ausland zu absolvieren und kön-nen sich die dortigen Studienleistungen mittels ECTS-Kreditpunkten anrechnen lassen.

Herausforderung "Modularisierung"Fächer werden zu Modulen.Module können neu Studiengang übergreifend sein.Das Modul ist eine in sich geschlossene Lerneinheit.Module können auch als Kurse angeboten werden, d.h. müssen nicht in einen be-stimmten Studiengang "gepackt" werden.Jedes Modul wird mit einem Kompetenznachweis statt einer Prüfung abgeschlossen(Beispiel: Fragebogen, Fallstudien, Präsentation und Diskussion von Projekten etc.).Prüfungen/Tests werden auf Modulen absolviert und Credits gutgeschrieben.Das Modul ist mehrfach anwendbar (Beispiel: Reading English Poetry).

72 / Produktportrait Pages 3/2003

Ob Sprach- oder Informatikschule, obSportzentrum mit Kursangeboten oder fir-meninterne Personalentwicklung, Eventodeckt alle Bedürfnisse ab: Adressver-waltung, Kursangebot, grafische Stunden-planung auf Basis genetischer Algorith-men und ICI-Technologien (künstliche In-telligenz), Grundlagen der Kostenrech-nung, Kursangebot, grafische Ressourcen-planung, Debitorenbuchhaltung, Internet-Anmeldung mit Kreditkartenzahlung, On-line-Abfrage für Lehrpersonal, Statistik,Data Mining usw.

EVENTO-APPLIKATIONEN Evento OfficeDiese Windows-Anwendung deckt alleEvento-Leistungsbereiche von der Adress-und Kursverwaltung bis zur grafischenRessourcendisposition ab. Fest integriertist MS Office, über das sich alle Informa-tionen als Word-Dokumente, Serienbriefe,Excel-Tabellen, Access-Berichte oder Out-look-Informationen und E-Mails generie-ren lassen. Daneben wird hier bei Bedarfdie Buchhaltung (Bsp. ABACUS), Twixtelund anderes standardmässig integriert.

Evento WebMit Evento Web werden Internet-Websitesbetrieben, Veranstaltungsinformationenpubliziert und gleichzeitig Anmeldungen –wahlweise mit Kreditkartenzahlung – ent-gegengenommen. Daneben bildet EventoWeb beliebig umfangreiche Informations-systeme in geschützten Bereichen ab: VomBearbeiten der eigenen Ausbildungsge-schichte über die Notenerfassung der Leh-rer bis hin zur Adresspflege durch alle ex-ternen Beteiligten kann nahezu jede Funk-tionalität via Intranet und Internet genutztwerden.

Evento AdminDurch Administrationswerkzeuge ist esohne jegliche Programmierkenntnissemöglich, die gesamte Funktionalität derEvento-Umgebung den jeweiligen Bedürf-nissen anzupassen. Weder für die Integ-

ration neuer Druckausgaben noch für dieDefinition weiterer zu verwaltender Da-tenfelder muss auf den Lieferanten odereinen Programmierer zurückgegriffen wer-den.

INTEGRATION ABACUS UND EVENTODer Datenaustausch zwischen ABACUSund Evento erfolgt online bidirektional,

Kursausschreibung

das heisst in beide Richtungen. Dies be-deutet zum Beispiel, dass ein neu erfassterStudent im Evento direkt und automatischals Adresse und bei der Fakturierung derSchulgeldrechnung als Debitor im ABACUSerfasst wird. Zur Zeit deckt diese Inte-gration folgende Objekte ab:Adressen, Finanz- und Kostenrechnung,Debitoren-, Lohnbuchhaltung, Leistungs-erfassung und Projektrechnung.

PricewaterhouseCoopers (www.pwc.ch),der weltweit grösste Anbieter von inte-grierter Beratung für Unternehmensfüh-rung, beschäftigt in der Schweiz 2300MitarbeiterInnen. Das Diensteistungsan-gebot umfasst Wirtschaftsprüfung und -beratung, Steuer- und Rechtsberatungund finanzwirtschaftliche Beratung.

Unser Team: Informatik undBeratung TLS/CASSeit vielen Jahren zählt Pricewaterhouse-Coopers zu den führenden ABACUS-Soft-warepartnern. Anfang Jahr eine Verein-barung mit der Balzano Informatik AGabgeschlossen. Dabei übernimmt Price-waterhouseCoopers als Evento-Partnerden Vertrieb und die Einführung vonEvento Applikationen.Im Dienstleistungsbereich Informatik undBeratung sind 25 bis 30 Mitarbeiter tätig.

Für den ausführlichen Produktebeschrieboder weitere Informationen wenden Siesich an:Evento: Marco [email protected]: Michael [email protected]

PricewaterhouseCoopersBeckenhofstrasse 6CH-8035 ZürichTel. 01 630 11 11Fax 01 630 47 55

Evento: www.evento.chBalzano Informatik: www.balzano.chPricewaterhouseCoopers: www.pwc.ch

Produktportrait / 73Pages 3/2003

ZUSAMMENFASSUNGMit Evento, dem Universalwerkzeug fürSchul- und Kursadministration und ABACUSwird eine Gesamtlösung angeboten, dieden neuen hohen Anforderungen des Bil-dungssektors und Event-Managements ge-recht gerecht wird.

Kursanmeldung imEvento Office

GrafischeRessourcenplanung

Kursanmeldung übers Web

Top-aktuelle Referenz für EventoABACUS Gesamtlösung:

Pädagogische Hochschule Zürich

Weitere Referenzen zu Evento undABACUS auf Anfrage.

74 / HP Pages Pages 3/2003

FARBE IM BÜRO WIRD ERSCHWINGLICH

Bessere Lesbarkeit, ein beschleunig-ter Informationsfluss und damit einewirkungsvollere Kommunikation –das sind die schlagenden Argumentefür mehr Farbe im Büro. Dies gilt fürdie Darstellung am Bildschirm ge-nauso wie für Drucksachen. Mit derjüngsten Generation von HP-Farb-druckern wird Farbe im Büro er-schwinglich – und bietet sogar Poten-zial für Einsparungen.

Der erste Eindruck ist entscheidend, wennes darum geht, die Aufmerksamkeit einesKunden zu gewinnen, ihn von einem An-gebot zu überzeugen. Dabei ist Farbe einwichtiger Baustein. Verschiedenen Studienbelegen, dass farbige Dokumente um biszu 80 Prozent besser wahrgenommen undverstanden werden. Diese Resultate lassensich auch konkret bei der täglichen Arbeitumsetzen: bei der Organisation der In-formationen und bei der Erstellung vonvierfarbigen Dokumenten wie Produktun-terlagen, Präsentationen oder Rechnun-gen, die sich an interne und externe Ziel-gruppen wenden.

Dies haben auch in der Schweiz immermehr Unternehmen erkannt, wie die IDC-Zahlen für den gesamten Schweizer Dru-ckermarkt zeigen. Während der Markt fürmonochrome Drucker im letzten Jahr um 9Prozent schrumpfte, verzeichneten dieFarbdrucker eine Zunahme um 40 Prozent.Mit einem Marktanteil von 44 Prozent istHP Branchenleader. HP führt für dieseEntwicklung hauptsächlich drei Gründean: Die neuen Farbdrucker sind wesentlichbenutzerfreundlicher als früher, sie sindleistungsfähiger und – eingebettet in eineunternehmensweite Druckerstrategie –sehr wirtschaftlich.

HÖHERE LEISTUNGFarbdrucker galten lange als kompliziert,langsam und kostenintensiv. Die heutigenGeräte stellen jedoch eine echte Alter-native zum Schwarz-Weiss-Druck dar. Dieneue Generation der HP-Farblaserdruckererreicht beispielsweise mit bis zu 22 Sei-ten pro Minute die Geschwindigkeit vonSchwarz-Weiss-Geräten – wobei die Aus-gabe der ersten Seite bereits nach 17 Se-kunden erfolgt. Tintenstrahldrucker dru-cken in einer Minute bis zu 8 Seiten aus.Hauptgrund für diese Verbesserung sindnebst neuen Drucktechnologien von HPauch leistungsstarke Prozessoren (400MHz) und grosse interne Arbeitsspeicher(160 MB).

BESSERE WIRTSCHAFTLICHKEITMit den neuen kostengünstigeren Techno-logien wird der Farbdruck nun auch fürden Einsatz im Büro erschwinglich. Trotzstetig fallender Preise ist ein Farbdruckerin der Anschaffung zwar noch immer teu-rer als ein Schwarz-Weiss-Gerät. Betrach-tet man jedoch den gesamten Lebens-zyklus des Farbdruck-Prozesses, verzeich-net die neue Generation der HP-Farbdru-cker durch die einfache Installation, War-tung und Verwaltung sowie durch ihrevielfältigen Nutzungsmöglichkeiten eindeutliches Plus. Eine umfassende Druck-strategie schliesst Faktoren wie die Ver-waltung der Ressourcen, die Integrationüber verschiedene Plattformen hinweg,die Supportverwaltung, die Nutzungs-statistiken, die Steuerung des Bedarfs unddie erhöhte Produktivität der Mitarbeiterein. Eine umfassende Drucklösung hilft so,die gesamten Betriebskosten (Total Costof Ownership, TCO) zu reduzieren.

HP Pages / 75Pages 3/2003

FÜR JEDE ANFORDERUNG DERGEEIGNETE FARBDRUCKER HP bietet mit ihrer umfangreichen Palettean Farbdruckern – Tintenstrahl oder Laser– für alle Anforderungen und Bürogrössendas passende Gerät. Bei den kostengünsti-geren Tintenstrahldruckern sorgt bereitsder HP Business Inkjet 2280 zu einemPreis von CHF 899.– für farbige Ausdruckein höchster Qualität. Der leistungsfähigereHP Business Inkjet 3000 kostet ab CHF 1690.–, ist auf die Bedürfnisse vonArbeitsgruppen ausgelegt und lässt sichzudem einfach verwalten. Abgerundetwird das Segment der Tintenstrahldruckerdurch den Grossformatdrucker HP Design-jet 100, mit dem CAD-Profis, wie Archi-tekten oder Ingenieure farbige Drucke inden Formaten A1 bis DIN A4 erstellen kön-nen.

Ein Farblaserdrucker für einen Einzelplatzist mit dem Color Laserjet 1500L bereitszu CHF 899.– erhältlich. Der HP ColorLaserjet 2500N bietet die Möglichkeit, denDrucker in ein Netzwerk eines Kleinun-ternehmen einzubinden.

Die Modelle der höheren Leistungsklasseder HP Color Laserjet 4600 Serie, ab CHF 3900.–, erfüllen alle Anforderungenallgemeiner Büroanwender in Arbeitsgrup-pen mit bis zu 15 Personen, die eineschnelle Drucklösung für die Erstellunghochwertiger Farb- und Schwarzweissdo-kumente benötigen. Das High-End-Gerät,der HP Color LaserJet 5500, schliesslichbietet ab CHF 6100.– anspruchsvollen Ar-beitsgruppen, wie Marketing- und Ver-triebsabteilungen oder Design- und Wer-beagenturen professionelle Qualität fürPräsentationen und Broschüren bis zumFormat DIN A3.

Mit dieser grossen Auswahl an Geräten inallen Preisklassen wird die Anschaffungeines Farbdruckers nun auch für Büroserschwinglich. Gerade für kleine und mitt-lere Unternehmen zahlt sich dabei aus,dass sie auf diese Weise eine breite Palettean Marketingmaterial – auch in kleinenAuflagen – schnell und flexibel im eigenenHaus erstellen können.

Hewlett-Packard (Schweiz) GmbHMargot OberholzerÜberlandstrasse 1

CH-8600 DübendorfTelefon 058 444 65 01

Fax 058 444 66 66www.hp.com/ch

HP Color Laserjet 2500 HP Color Laserjet 4600

78 / Pages romandes Pages 3/2003

RECHERCHER ET TROUVERSAVOIR COMMENT LE FAIRE

Les applications différentes ABACUScontiennent souvent des dizaines demilliers ou même parfois des centai-nes de milliers de données. Pour re-trouver rapidement les informationsdésirées dans les applications diver-ses, il existe la possibilité d’afficherdes listes avec les données selon lessélections et besoins de l’utilisateur.AbaPilot – un moteur de recherchede grande performance – vous per-met de rechercher rapidement desinformations à travers toutes lesapplications.

LA RECHERCHE DANS LES EXTRAITSBeaucoup d’utilisateurs préfèrent encorela recherche de textes et de chiffres surune liste imprimée. Ces recherches se fontplus confortablement et plus vite directe-ment à l’écran. Chaque extrait ABACUSpermet la recherche de valeurs quelcon-ques – soit dans un bilan, une liste dechiffres d’affaires des clients ou un journalde salaires.

Dans ce but, vous trouvez dans la barred’état, à part le facteur de zoom et lenombre de page, aussi un champ pour larecherche.

Vous pouvez saisir une valeur quelconquedans le champ de recherche afin de larechercher dans tout l’extrait. Les infor-mations trouvées vont être marquées dansl’extrait. Les flèches à côté du champ derecherche permettent de continuer larecherche en avant ou en arrière.

Cette fonction permet une recherche effi-cace et rapide dans les extraits. Si vousvoulez effectuer une recherche à traverstoutes les données dans les applicationsABACUS, c’est AbaPilot qui vous proposetoutes les possibilités.

RECHERCHE DES ADRESSESLa recherche d’une adresse dans la basedes adresses peut prendre beaucoup detemps car les noms des entreprises utilisésdans les entretiens divergent souvent deceux qui sont enregistrés dans la Gestiondes adresses. Ainsi, il est par exemple dif-ficile de trouver l’adresse correspondantesi pour des raisons de publicité le nom decorrespondance ” Caisse maladie Atupri ”est utilisé au lieu de ” Caisse maladie SBB ”.

Pour ne pas se perdre dans ” la recherchede l’aiguille dans le foin ”, la recherched’adresse vous permet d’effectuer une re-cherche dans tous les champs de la based’adresse. Par exemple, aussi dans leschamps ” rue ” ou ” numéro de téléphone ”.

ParamètresEn plus, vous pouvez définir une nouvelleclé de recherche dans les ” données desystème de la Gestion des adresses ”, pro-gramme 412, onglet ” clé libre ” qui vouspermet de rechercher dans les champssans clé de recherche par défaut.

Ainsi, vous pouvez par exemple saisir unenouvelle clé de recherche pour la ligne 1dans la Gestion des adresses qui contientnormalement la rue. Cette définition per-met ensuite de chercher dans ce champ ” rue ”.

Facteur de zoom Champ de recherche Numéro de page

Barre d’état dans les extraits à l’écran

Rechercher du texte

Pages romandes / 79Pages 3/2003

En tout, vous pouvez définir des clés derecherche pour 3 champs supplémentairesdans le masque des adresses.

La définition d’une clé de recherche pourle champ ” ligne 1 ” provoque l’ajout des” spin-buttons ” à la droite du champ ”Traiter adresses ” dans le programme 11.Les boutons avec flèches en haut/en baspermettent de feuilleter dans le champ parun simple clique de souris.

Recherche de la rueMaintenant, vous pouvez saisir dans lechamp ” ligne 1 ” le nom complet de larue ou seulement une partie. Par exemple” soleil ” pour rechercher la rue ou le che-min du soleil.

Après la saisie du terme de recherche et ledémarrage de la recherche par la touchede fonction F3, le programme affiche lapremière entrée trouvée. Pour feuilleterdans les entrées trouvées et afficher lesadresses, vous pouvez utiliser les ” spin-buttons ” ou les touches PgUp/PgDn.

Après l’installation d’une nouvelle versiondu programme, il est possible que l’indexde ces clés de recherche supplémentairesdoivent être définies une deuxième fois.Cette reconstruction de l’index se fait enquelques secondes pour quelques dizainesde milliers d’adresses.

RECHERCHE SELON DES PERSONNES DE CONTACT AVECABAPILOTGrâce à AbaPilot, la recherche d’une per-sonne de contact, de son adresse et desinformations liées comme par exemple descommandes, activités etc. devient un jeud’enfant. AbaPilot est un système derecherche et de navigation simple quitrouve toutes les informations à tous lesniveaux.

ASTUCE: CLES LIBRESLes clés libres peuvent aussi être utili-sées dans le programme 36 ” Listes desadresses ”.

Les clés individuellement définies sontaffichées avec les possibilités de triagepar défaut et peuvent être sélectionnéespour la liste à imprimer.

Données système saisie d’adresses

Rechercher des adresses selon le nom de la rue


Démarrer AbaPilotAbaPilot peut être démarré dans l’explora-teur ABACUS dans l’onglet ” Programmesspéciaux ”.

Restreindre la recherchePour accélérer la recherche, le périmètrede recherche d’AbaPilot peut être rest-reint. Dans notre exemple, nous avonseffectué une restriction aux personnes decontact. La saisie du terme ” noiret ” dé-marre la recherche d‘AbaPilot.

Le résultat de la rechercheA cause de la restriction du fichier des per-sonnes de contact, la fenêtre de résultataffiche au premier niveau les résultats dufichier des personnes de contact. Les au-tres résultats de la recherche pour ” Catherine Noiret ” sont affichés après.Pour accéder aux informations détaillées,

Le grand avantage de la recherche avecAbaPilot est le gain de temps – sans êtreforcé de les localiser avant, les informa-tions sont trouvées et affichées plus vite.En plus, l’utilisation de l’outil AbaPilot nenécessite pas de cours coûteux à l’utilisa-teur ABACUS.

ABAPILOT: SYSTEME DE RECHERCHE ET DE NAVIGATIONEn général, le look et l’utilisation d’Aba-Pilot correspond aux moteurs de recher-che sur Internet. Contrairement à la re-cherche sur Internet, il y a des restric-tions (droits d’accès à certaines applica-tions et données) qui dominent la re-cherche et l’affichage des résultats dansun logiciel de gestion d’entreprise. Biensûr, AbaPilot répond à ces exigences.

Les avantages de l’outil AbaPilot sont larecherche rapide et l’affichage des résul-tats dans leur totalité dans les donnéesenregistrées au logiciel de gestion d’en-treprise.

Retrouver rapidement des informations:Le terme de recherche ne doit pasêtre saisi de manière détaillée ;L’utilisateur ne doit pas savoir où setrouvent les informations qu’il recher-che ;L’utilisateur ne doit pas savoir le for-mat des données (doc, xls, adf, datetc.).

Présentation des relations:Entre le résultat de la recherche et lesautres données ;Des documents originaux archivés etscannés et des données comme desécritures des créanciers etc.

il suffit de marquer le résultat avec la sou-ris. Les informations sont alors affichéesdans la fenêtre ” Aperçu détaillé ” à droi-te. Le terme de recherche y est marqué enrouge.

Il peut exister des factures ou des paie-ments pour la personne de contact ou lefournisseur qui sont affichés dépendantdes droits d’accès de l’utilisateur.

Transparence avec AbaPilotCet exemple montre l’efficacité de l’outilAbaPilot. Pour effectuer une rechercheplus ciblée, AbaPilot vous offre encorebeaucoup plus de possibilités comme parexemple une langue de recherche éten-due. Il est aussi possible d’adapter leschamps de la base de données à recher-cher aux besoins individuels de l’utilisa-teur.

Démarrer AbaPilot

Le résultat de la recherche est affiché

82 / Pages romandes Pages 3/2003

SUNRISE ET ABASHOPCLIQUEZ POUR COMMANDER DES ARTICLESPUBLICITAIRES

En tant que partenaire d’outsourcingde sunrise, l’entreprise Plumor SA(Saint Gall) a créé avec AbaShop uneplate-forme online pour commanderdes articles publicitaires.

SUNRISE sunrise est une marque de la société TDCSwitzerland. Cette société est née de lafusion des anciennes entreprises de télé-communication diAx et sunrise. Le grou-pe TDC détient 100% du capital enactions de TDC Switzerland SA. sunriseoffre à sa clientèle les services de télé-communication les plus modernes dansles domaines du téléphone mobile, duréseau fixe et d’Internet. Le réseau mobi-le sunrise possède l’infrastructure GSMla plus moderne de Suisse et permetd’approvisionner 97% de la populationavec le téléphone mobile. Avec une lon-gueur totale de plus de 7000 kilomètres,sunrise offre un réseau fibre optique per-formant et de qualité pour toute laSuisse. sunrise emploie à peu près 2500collaborateurs(-trices).

ARTICLES PUBLICITAIRES POURENVIRON 20 EMPLACEMENTSLa publicité et la promotion jouent un rôleimportant sur le marché très disputé destélécommunications. Les événements etles actions publicitaires fidélisent la clien-tèle. Ce système de promotion des ventesest utilisé avec succès pour l’acquisitionde nouveaux clients. Les cadeaux en fontpartis.

L’année dernière, sunrise a confié l’appro-visionnement et l’exploitation de ces arti-cles publicitaires à la société spécialiséePlumor. Grâce à une utilisation réussiedepuis plusieurs années de la gestion descommandes ABACUS et d’AbaShop (solu-tion pour l’e-commerce), Plumor a pu rapi-dement mettre à la disposition de sunriseune solution Internet simple pour la com-mande d’articles publicitaires.

LE SHOP INTRANET POUR LESARTICLES PUBLICITAIRESLe shop sunrise est un ” closed Shop “accessible uniquement aux collaborateursde sunrise. Ces collaborateurs(-trices) sontappelé(e)s ” Key Persons “. Grâce à unnom de compte attribué en exclusivité et àun mot de passe, chaque personne-clé aaccès au shop et peut elle-même acheterdes articles publicitaires.

Pour des raisons de sécurité, chaquecompte est déjà pré-défini et pré-installé.

Commande sélective possibleChaque personne-clé ne peut effectuerdes commandes que pour sa propre sec-tion de frais. Le logiciel shop a été confi-guré de façon à ce que le choix des sec-tions dépende de la personne-clé venantd’ouvrir une session.

UN SHOP À FAIBLES COÛTSGRÂCE A LA STANDARDISATIONComme le cercle des ” clients “ du shop selimite aux collaborateurs de sunrise, il aété possible d’utiliser un des 150 designsstandard proposés par ABACUS pourAbaShop. Quelques petites adaptations auniveau des couleurs et de la présentationont été suffisantes. Le shop a pu être misen service après seulement une demi-jour-née d’installation effectuée par Plumor SA.Il n’y a donc aucun coûts externes, ni pourle design du shop et le paramétrage, nipour le logiciel AbaShop lui-même.

INTEGRATION ET ECHANGE DEDONNEES AVEC SUNRISELe shop sunrise est intégré dans la gestiondes commandes ABACUS. Un avantage,car lorsque des articles ou des prix sontmodifiés dans la base de données de lagestion des commandes, ils sont égale-ment modifiés dans le shop. Les com-mandes effectuées sur le shop sont auto-matiquement transmises dans la gestiondes commandes.

L’article cadeau ” ballons de plage ”en pleine utilisation


L’échange des données entre le logicielABACUS utilisé par Plumor pour la réalisa-tion des commandes et le système ERP desunrise se fait au moyen de files ASCIIcréés avec le générateur de rapports Aba-View. Une fois par mois, les données com-mandées sont traitées dans un formatExcel défini par sunrise et transmises auservice comptabilité de sunrise par e-mail.Les données sont alors reprises dans lesystème ERP de sunrise.

LES AVANTAGES D’ABASHOPLes avantages suivants d’AbaShop sontune réalité pour Plumor SA et sunrise :

Intégration parfaite dans la Gestiondes commandes ABACUS, d’où un traitement ultérieur automatique descommandesUne grande stabilité et fiabilité d’AbaShopPossibilité de limiter le cercle des utilisateurs (IP, noms de compte)Ouverture et maintenance simpled’AbaShopFonctions de customizingPas de coût pour le design Web grâceau design standard

Pour des informations sur la solution déjàréalisée veuillez contacter :

Plumor AGRainer HungerbühlerCH-9015 St. GallenTéléphone 071 313 96 11www.plumor.ch

RUTH SCHWARTZ, CHEF DE PROJET CHEZ SUNRISE” AbaShop est la base idéale pour la réa-lisation de notre e-shop interne à l’en-treprise. Non seulement, le shop est fle-xible, simple à installer et fiable, mais il aégalement permis d’économiser des fraisau niveau de l’entretien et de l’utilisa-tion. ”

SUNRISE SHOP EN QUELQUESCHIFFRESNombre d’articles 50Nombre de noms 100, tous de compte pré-définisNombre de commandes sur le shop 80 par mois

84 / Kursprogramm Pages 3/2003

ABACUS BASISKURSE BIS DEZEMBER 2003

COURSJUSQU’EN DECEMBRE 2003

Basiskurse Kronbühl-St.Gallen Luzern Bern Preis proPerson*

Finanzbuchhaltung Fr 17. Okt. Di 07. Okt. Do 23. Okt. Fr. 530.–Do 20. Nov. Mi 05. Nov. Di 11. Nov.Mi 17. Dez. Mi 03. Dez. Di 09. Dez.

FibuLight Fr 28. Nov. Di 21. Okt. Mi 10. Dez. Fr. 480.–Gestaltbare Bilanzen Mi 29. Okt. Mi 12. Nov. Fr. 530.–Anlagenbuchhaltung Mi 19. Nov. Mi 15. Okt. Fr. 530.–AbaProject Leistungs- / Do 20. Nov. Fr. 530.–ProjektabrechnungLohnbuchhaltung Mi 22. Okt. Mi 19. Nov. Di 07. Okt. Fr. 530.–

Fr 14. Nov. Mi 03. Dez.Fr 19. Dez.

Human Resources Di 09. Dez. Mi 08. Okt. Fr. 530.–Debitorenbuchhaltung Mi 08. Okt. Fr 17. Okt. Mi 26.Nov. Fr. 530.–

Fr 14. Nov. Fr 19. Dez.Do 04. Dez.

Kreditorenbuchhaltung Di 14. Okt. Do 23. Okt. Do 20. Nov. Fr. 530.–Do 13. Nov.Di 16. Dez.

Electronic Banking Mi 29. Okt. Fr. 480.–Di 16. Dez.

Adressverwaltung Di 18. Nov. Fr. 530.–AbaLight Do 23. Okt. Fr. 530.–AbaWorX Do 16. Okt. Fr. 530.–AbaWorX Formulargestaltung Di 28. Okt. Fr. 530.–

Fr. 12. Dez.Gestaltbare Auswertungen Di 18. Nov. Fr. 530.–AbaShop E-Commerce Mi 15. Okt. Fr. 530.–ABACUS Tool-Kit Do 23. Okt. Mi 17. Dez. Fr. 530.–Dokumentenverwaltung Fr 05. Dez. Fr. 530.–AbaVision Fr 21. Nov. Mi 01. Okt. Fr. 530.–Workshops gemäss AnkündigungFirmen-Seminar auf Anfrage

Cours de base en français Berne Prix par personne*

Comptabilité financière Vendredi 10. Oct. Fr. 530.–Comptabilité salaires Mardi 09. Oct. Fr. 530.–Comptabilité débiteurs Mercredi 15. Oct. Fr. 530.–Comptabilité créanciers Mardi 14. Oct. Fr. 530.–

Les cours sont organisés dès 4 inscriptions,inscrivez-vous donc sans tarder !Pour toute information quant aux cours en français,veuillez vous adresser à ABACUS Research SA,Ziegeleistrasse 12, CH-9302 Kronbühl-St. Gallen Téléphone 071 292 25 25, Fax 071 292 25 00Cours français de tiers :Pour autres cours en français organisés à Neuchâtel,veuillez consulter le site internet www.logiquinche.ch ou vous adresser à Logiquinche SA,Rue du Môle 1, CH-2000 Neuchâtel Téléphone 032 729 93 93, Fax 032 729 93 99

*exkl. MWSt / TVA exclue

Kursprogramm / 85Pages 3/2003

ABACUS SPEZIALKURSE BIS DEZEMBER 2003

Spezialkurse Kronbühl-St.Gallen Luzern Bern Preis pro Person*

Auftragsbearbeitung Kronbühl-St.Gallen Luzern Bern Preis pro Person*

ABEA Verkauf I Do/Fr 09./10. Okt. Mi/Do 17./18. Dez. Fr. 1060.–Mi/Do 19./20. Nov.

ABEA Verkauf II Do 16. Okt. Fr. 530.–Fr 21. Nov.

ABEA Lager/Einkauf Do/Fr 13./14. Nov. Fr. 1060.–ABEA Fertigung Mi 03. Dez. Fr. 530.–ABEA Customizing Do/Fr 11./12. Dez. Fr. 1300.–ABEA VBScript & Com-Objekt Mi 22. Okt. Fr. 650.–AbaView ABEA Formulardesign Do 18. Dez. Fr. 650.–PPS Di 25. Nov. Fr. 650.–PPS Master Di 28. Okt. Fr. 650.–

FIBU Optionen I Di 02. Dez. Fr 24. Okt Fr. 650.–FIBU Optionen II Fr 03. Okt. Fr. 650.–

Di 09. Dez.Bilanzsteuerung Di 07. Okt. Fr. 650.–

Fr 05. Dez.Bilanzsteuerung Master Mi 15. Okt. Fr. 650.–

Di 16. Dez.Anlagenbuchhaltung Customizing Do 13. Nov. Fr. 650.–AbaProject Customizing Mi/Do 03./04. Dez. Fr. 1300.–AbaProject Fakturierung Do 18. Dez. Fr. 650.–AbaProject Optionen Do 27. Nov. Fr. 650.–Kostenrechnung Mi/Do 01./02. Okt. Do/Fr 11./12. Dez. Fr. 1300.–Kostenrechnung Master Mi 17. Dez. Fr. 650.–Geschäftsbereiche Daten auf Anfrage Fr. 650.–Lohnarten Di/Mi 28./29. Okt. Fr. 1300.–

Mi/Do 10/11. Dez.Lohnbuchhaltung Customizing Fr 21. Nov. Do 04. Dez. Fr. 650.–Human Resources Master Daten auf Anfrage Fr. 650.–DEBI Customizing Di 21. Okt. Do 27. Nov. Fr. 650.–DEBI Master Mi 19. Nov. Fr. 650.–KREDI Master Di 07. Okt. Fr 21. Nov. Fr. 650.–Adressverwaltung Master Mi 19. Nov. Fr. 650.–Adressverwaltung Customizing Fr 28. Nov. Fr. 650.–AbaWorX Optionen I Mi 26. Nov. Fr. 650.–AbaShop Customizing Do 27. Nov. Fr. 650.–AbaView Report Writer Do/Fr 02./03. Okt. Do/Fr 11./12. Dez. Fr. 1060.–

Di/Mi 25./26. Nov.AbaView Report Writer Master Di 02. Dez. Fr. 650.–Technischer Workshop Di 18. Nov. Fr. 650.–

Auskünfte über freie Kursdaten und das ausführlicheSchulungsprogramm erhalten Sie bei:ABACUS Research AGSekretariat SchulungenZiegeleistrasse 12, CH-9302 Kronbühl-St. GallenTelefon 071 292 25 25, Fax 071 292 25 00

ANMELDUNGEN AUCH ÜBER INTERNET: WWW.ABACUS.CH

*exkl. MWSt / TVA exclue

Varia / 87Pages 2/2003

Der US Datenbank-Hersteller PervasiveSoftware hat von ABACUS die Volltext-Suchmaschine für Pervasive-Datenbankenlizenziert. Pervasive kann damit die ABACUS Technologie anderen Kunden zurVerfügung stellen. So wird beispielsweiseder US Hersteller von Business-Softwarefür Immobilienfirmen, Timberline Software,die Suchmaschine einsetzen. Dieser Erfolgfür das ABACUS Produkt zeigt, dassSchweizer Software Unternehmen Techno-logien entwickeln können, die auch imamerikanischen Markt einsetzbar und ge-fragt sind.

ABACUS TECHNOLOGIE GEFRAGTSUCHMASCHINE WIRD AN PERVASIVE LIZENZIERT

Mit den Inhabern Thomas und DanielaRütter-Thönig von der Firma BettenhausThönig aus St. Gallen ging es auf eine Bal-lonfahrt. Der Anlass war die Installationder 1000. Lizenz der ABACUS Fakturie-rungssoftware AbaWorX.

ABACUS GING IN DIE LUFTMIT KUNDEN DER 1000. FAKTURIERUNG

IMPRESSUMPAGES 3/2003 SEPTEMBER 2003

Kundeninformation der ABACUS Research AG Ziegeleistrasse 12 PostfachCH-9302 Kronbühl-St.GallenTelefon 071 292 25 25Fax 071 292 25 [email protected]

Konzept/Gestaltung:Ecknauer+Schoch Werbeagentur ASW CH-9101 Herisau

Produktion:Ostschweiz Druck, CH-9302 Kronbühl

Gezeichnete Artikel müssen nicht die Meinung der ABACUS Research AG wiedergeben.

Auflage: 15’500 Exemplare

Alle Rechte vorbehalten

VERFÜGBARE PROGRAMME DER VERSION 2002/03Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Human Resources (HR)Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Electronic BankingAuftragsbearbeitung PPSLeistungs-/Projektabrechn. AbaProjectAbaView Report WriterArchivierungAbaShop E-Commerce

FibuLight LohnLightFakturierung AbaWorXAdressverwaltung

ABACUS Tool-Kit AbaVision AbaAgent

76 / Mitarbeiterportrait Pages 3/2003

Es war sein ehemaliger stellvertretender Lehrlingsausbildner und heutiger Arbeitsplatznachbar Markus Tobler, der Markus auf eine freieStelle in der ABACUS aufmerksam machte. Diese Chance liess er sich nicht entgehen und hat nun bereits seit Oktober 2000 seinen fest-en Arbeitsplatz im Büro des Fibu-Supports. Neben seiner Haupttätigkeit, dem Support der Finanzbuchhaltungssoftware, ist Markus auchzuständig für die Publizierung der Servicepacks und die richtige Auskunftsperson für Kunden, welche Fragen zum Report Writer AbaViewhaben. Er sagt von sich selber, er habe einen grünen Daumen. Dies kommt nicht von ungefähr, absolvierte er doch seine Lehre als kauf-männischer Angestellter in einem Obst- und Beerenzentrum im Thurgau. Nach erfolgreichem Abschluss war er für die AHV-Ausgleichs-kasse des Gewerbes in St. Gallen im Bereich Inkassowesen tätig, bevor er zur ABACUS wechselte.Markus treibt sehr gerne Sport und liebt Pflanzen. Sein Zuhause gleiche schon fast einer kleinen Oase. Doch am liebsten geniesst derfrisch Verheiratete einfach das Leben, was ihm beim unkomplizierten und lockeren Arbeitsklima der ABACUS auch während der Arbeitnicht schwer fällt.

SUPPORT ENGAGIERT UND KOMPETENT

Julia kam eigentlich ganz unverhofft zu einer Stelle bei der ABACUS. Nach ihrer kaufmännischen Lehre in einer St. Galler Baufirma führte sie noch weitere zwei Jahre für dieses Unternehmen die Buchhaltungen von Tocherfirmen und war in der Liegenschaftsverwaltungtätig. Ihr Arbeitsinstrument auf dem PC war dort nicht die ABACUS, sondern eine Konkurrenzsoftware. Neugierig, welche berufliche undsoftware-mässige Herausforderung es noch gäbe, meldete sie sich bei einem Stellenvermittlungsbüro und schon kurz darauf, AnfangAugust 2001, hatte Julia ihren ersten Arbeitstag in der ABACUS. Ihre Sporen hat sie im Team des Fibu-Supports absolviert. Mittlerweileerteilt sie Auskünfte zur FibuLight, Bilanzsteuerung und vermittelt den Anwendern in Finanzbuchhaltungskursen das nötige Know-how.Im Moment arbeitet Julia als Austausch-Supporterin im Debi/Kredi-Team.In ihrer Freizeit ist sie oft mit dem Bike unterwegs. Daneben verbringt sie viel Zeit mit ihrer Familie und ihren bald 20 Nichten und Neffen.Die hauptsächlich jungen Mitarbeiter, der rege Kundenkontakt, die abwechslungsreiche Arbeit und natürlich das Arbeitsklima samt derschönen Sonnenterrasse sind für Julia die Hauptgründe, den Wechsel zur ABACUS nicht bereut zu haben.

THOMAS MANSER

URSULA BAUER

Mitarbeiterportrait / 77Pages 3/2003

Nach absolvierter Unteroffiziersschule orienterte sich Thomas neu: vom Anwender der ABACUS Programme Auftragsbearbeitung undKreditorenbuchhaltung bei seiner Lehrfirma wurde er zum Supporter bei der ABACUS. Seit November 2000 ist er nun im Debi/Kredi-Support tätig. Als ehemaliger Anwender der ABACUS Programme weiss Thomas, was die Kunden wünschen: eine schnelle und kompe-tente Auskunft bei Fragen zum Programmhandling und in der Ausbildung einen praxisnahen Unterricht. Die abwechslungsreiche Arbeit,das junge Team und das gute Arbeitsklima sind für ihn die Hauptgründe, dem Debi/Kredi-Team treu zu bleiben, obwohl er sich eineHorizonterweiterung in Richtung Auftragsbearbeitung auch vorstellen könnte. Offen für Neues ist Thomas Manser in jedem Fall. So hater nach einem dreimonatigen Sprachaufenthalt in Dublin den Kurs zum PC-LAN Supporter absoviert und besucht zur Zeit eine Aus-bildung, die ihn in zwei Jahren zum Informatiker mit eidgenössischem Fachausweis macht. Trotz dieser Ausbildung bleibt ihm noch genugZeit, um sich auch dem Sport zu widmen, als Trainer einer D-Junioren Fussball-Mannschaft oder als Mannschaftsstütze bei den regel-mässigen ABACUS Unihockeyspielen.

JULIA WÜRMLI

Ursula schnupperte zum ersten Mal EDV-Luft in einer kleineren Firma, nachdem sie bei der Kantonsverwaltung ihre KV-Lehre abge-schlossen hatte. Nach einem dreimonatigen Sprachaufenthalt in San Francisco und einer sechsmonatigen Auszeit, in der sie Neuseelandund Australien bereiste, hat sie weitere Firmen und damit auch verschiedene Branchen kennen gelernt. Bei diesen beruflichen Stationenwar sie immer wieder mit Informatik konfrontiert. Über das Internet wurde sie auf die ABACUS aufmerksam und hatte kurze Zeit später,am 1. Dezember 2000, bereits ihren ersten Arbeitstag. Nach einem Jahr im Debi/Kredi-Team und fünf Monaten Austausch im Fibu-Sup-port hat Ursula nun ihren festen Platz im Fibu-Team gefunden. Ihr Wissen kann sie nicht nur beim Telefonsupport, sondern auch als Kurs-leiterin in verschiedenen Kursen weitergeben. Bei ihrer Arbeit schätzt sie das abwechslungsreiche Tagesgeschäft und das gute Teamwork.Beim Joggen in den Wäldern in der unmittelbaren Umgebung des AbaHome, kann Ursula während der Mittagspause am besten abschal-ten. Zu ihren liebsten Freizeitbeschäftigungen gehört unter anderem das Lesen von spannenden Krimis, deren LieblingsautorinnenElizabeth George und Anne Perry sind. Ebenso gerne erkundet sie mit dem Velo die Umgebung oder ”erwandert” auch schon mal einenrichtigen Berg.

MARKUS KOCH

kundenmagazin pages - ausgabe 3/2003

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