kpk thh oy - liiketoimintasuunnitelma
DESCRIPTION
KPK THH on kuntatoimijoiden omistama valtakunnallinen talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus, joka tarjoaa omistajilleen talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita. Yhtiö toimii myös aktiivisena kunnallisen talous- ja henkilöstöhallinnon vaikuttajana, kehittäjänä ja koordinoijana yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa. Yhtiö toimii useamman alueellisen toimipisteen kautta, ja sen henkilöstö muodostuu pääsääntöisesti kuntatoimijoilta siirtyvistä työntekijöistä. Se tavoittelee asiakkaikseen kuntatoimijoita, joiden yhteenlaskettu väestöpohja kattaa 25 % Suomen väestöstä vuoteen 2014 mennessä. Yhtiön liikevaihdon odotetaan tällöin olevan yli 45 M€ .TRANSCRIPT
Sitran Kuntaohjelma Kuntien Palvelukeskus –hanke
KPK THH Oy perustettava yhtiö LIIKETOIMINTASUUNNITELMA
VERSIO 2.0 8.4.2010
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
2
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
VERSIOHISTORIA:
Dokumentin tiedot
Hankkeen nimi: KPK-kuntaneuvottelut ja yhtiöiden perustaminen
Projektin nimi: KPK THH
Hankejohtaja: Kimmo Haahkola
Versio: 2.0
Status:
Tiedoston nimi: KPK_THH_LTS_v2.0.docx
Hyväksynnät
Nimi & rooli (allekirjoitus) _________________________ (pvm) _____________________
Nimi & rooli (allekirjoitus) __________________________ (pvm) _____________________
Nimi & rooli (allekirjoitus) __________________________ (pvm) _____________________
Versiohistoria
Versio Pvm Tekijä(t) Kommentit
22.1.2010 KPK THH projekti Liiketoimintasuunnitelma v10 siirretty uuteen
pohjaan
5.3.2010 KPK THH projekti Suunnitelma päivitetty versio luonnos 04032010
ppt-pohjalta
1.8 12.3.2010 KPK THH projekti Suunnitelma päivitetty versio luonnos 12032010
ppt-pohjalta
1.88 16.3.2010 KPK THH projekti Suunnitelma päivitetty 15032010 läpikäynnin
pohjalta
1.89 16.3.2010 KPK THH projekti Kuntasektorin ulkoiset menot,
investointilaskelman oletukset
1.90 18.3.2010 KPK THH projekti KPK THH Oy muutettu KPK THH, osakkeen
merkintähinnat ja tiedon omistajuus lisätty, kuvia
päivitettty Unionin visualisoinnin mukaisiksi
2.0 8.4.2010 KPK THH projekti Stilisoinnit ja kommenttien mukaiset muutokset
Valinta Julkisuusluokka Perustelu
X Täysin julkinen
Neuvotteluihin osallistuvat
kunnat
Hankkeen sisällä julkinen
Kuntaneuvottelu
Projektin sisällä julkinen
Hankejohto
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
3
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Tiivistelmä
Tämä liiketoimintasuunnitelma on laadittu kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon
osakeyhtiömuotoiselle palvelukeskukselle (myöhemmin KPK THH, palveluyhtiö tai yhtiö).
Liiketoimintasuunnitelma pohjautuu kuntatoimijoiden kanssa pidettyihin työpajoihin ja muuhun
projektityöskentelyyn. Lisäksi hankkeessa on käyty neuvotteluja 192 sitoumuksen antaneen
kunnan ja kuntayhtymän kanssa.
Palvelukeskuksen liikeidea perustuu laadukkaan, vertailukelpoisen sekä oikea-aikaisen
taloudellisen ja toiminnallisen toteuma- ja ennusteinformaation tuottamiseen sekä talous- ja
henkilöstötoimintojen kustannustehokkaaseen ja laadukkaaseen toteuttamiseen. Liikeidean
perustana on ylivertainen kuntasektorin tarpeiden ymmärtäminen sekä nykyaikaisimman
tietotekniikan hyödyntäminen osana yhtenäisiä ja parhaiden käytäntöjen mukaisia prosesseja.
Tavoitteena on kustannustehokkaasti hoidetut, tuotteistetut talous- ja henkilöstöhallinnon
peruspalvelut, joissa on optimoitu myös palvelukeskuksen asiakkaana olevien kuntatoimijoiden
(kunta, kuntayhtymä ja niiden konserniyhteisöt) tehtäväksi jäävät prosessin osat.
KPK THH:n visio on olla valtakunnallisesti laajin ja merkittävin palveluyhtiö, kuntasektorin
osaavin kumppani johtamista tukevien talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja
lisäarvopalvelujen tuottajana. Palvelukeskus on kuntatoimijoiden kokonaan omistama siten, että
se mahdollistaa kuntien suorahankinnat yhtiöltä. Palvelukeskuksen tavoitteena ei ole tuottaa
enemmän voittoa kuin mitä tarvitaan vakaan ja kehittyvän toiminnan rahoituksen turvaamiseksi.
KPK THH:n organisaatio perustuu alueellisiin palvelukeskuksiin, joilla ainakin toiminnan
alkuvaiheessa voi olla useampia fyysisiä toimipisteitä. Päätökset toimipisteiden sijoittumisesta
tehdään mukaan lähtevien asiakkaiden sijainnit huomioiden. KPK THH:n henkilökunta
muodostuu pääsääntöisesti asiakasomistajien nykyisestä henkilökunnasta ja työntekijät siirtyvät
vanhoina työntekijöinä. Näin varmistetaan KPK THH:n hyvä asiakastuntemus.
Tavoitteena on, että ensimmäisessä vaiheessa mukaan lähtevät kuntatoimijat päättävät
osakkuudestaan ja yhtiön perustamisesta vuoden 2010 kesällä. Palvelukeskuksen toiminta alkaa
henkilöstöhallinnon palveluilla vuoden 2011 ja taloushallinnon palveluilla vuoden 2012 alusta.
Palveluiden tuottamiseksi on kaksi vaihtoehtoa: yhtenäisen tietojärjestelmäkokonaisuuden
kehittäminen ja järjestelmien hankkiminen ostopalveluna. Lisäksi palveluja voidaan ostaa
alihankintana nykyisiltä seudullisilta palvelukeskusyhtiöiltä. ICT-palvelut ostetaan KPK
ICT:ltä.
Kukin mukaan lähtevä kunta sijoittaa osakepääomaan alkuvaiheessa 1 € per kuntalainen.
Osakepääomaan tehtävä sijoitus nousee ajan kuluessa ja myöhemmin mukaan tuleville kunnille
ensin 3 euroon ja sitten 6 euroon per kunnan asukas. Lisäksi Sitra ja muut pääomasijoittajat
lainaavat yhtiön toiminnan käynnistämiseen sekä prosessien ja tietojärjestelmien kehittämiseen
tarvittavan pääoman, jonka suuruudeksi on arvioitu 3,0 milj. €. Lainasta osa tulee olemaan
oman pääoman ehtoista ja osa vieraan pääoman ehtoista. Kullekin mukaan lähtevälle
kuntatoimijalle tehdään siirtymäsuunnitelma, jonka osa-alueita ovat henkilöstö, tietojärjestelmät
ja prosessit.
KPK THH Oy:n tavoitteena on 25 % markkinaosuus asiakkaina olevien kuntien väestöllä
mitattuna vuoteen 2014 mennessä. Tämä tarkoittaa noin 45 milj. € liikevaihtoa, kun toiminta on
suunnitellussa tavoitetehokkuudessaan.
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
4
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
1 JOHDANTO ....................................................................................................................................... 5
2 TAVOITELTAVAT HYÖDYT ...................................................................................................... 11
3 LIIKEIDEA JA STRATEGINEN TAHTOTILA ......................................................................... 13
3.1 LIIKEIDEA .................................................................................................................................. 13 3.2 STRATEGINEN TAHTOTILA ......................................................................................................... 14
3.2.1 Visio, toiminta-ajatus ja arvot .............................................................................................. 14 3.2.2 Strategiset tavoitteet ............................................................................................................. 15 3.2.3 Kriittiset menestystekijät ....................................................................................................... 16 3.2.4 Mittarit ja seuranta ............................................................................................................... 17
4 TOIMINTA-, MARKKINA- JA ASIAKASYMPÄRISTÖ .......................................................... 19
4.1 TOIMINTAYMPÄRISTÖ ................................................................................................................ 19 4.2 MARKKINAYMPÄRISTÖ .............................................................................................................. 22 4.3 ASIAKASYMPÄRISTÖ .................................................................................................................. 27
5 LIIKETOIMINTAKUVAUS JA ORGANISOITUMINEN ......................................................... 28
5.1 LIIKETOIMINNAN ANSAINTALOGIIKKA ....................................................................................... 28 5.2 LIIKETOIMINTARAKENNE ........................................................................................................... 28 5.3 ORGANISAATIOMALLI ................................................................................................................ 29 5.4 ORGANISAATION ROOLIT ........................................................................................................... 34 5.5 KPK THH:N JOHTAMISMALLI.................................................................................................... 36 5.6 KPK THH:N ASIAKASSUHTEEN HALLINTA ................................................................................ 38
6 OMISTAMINEN, OHJAUS JA HALLINTO ............................................................................... 42
6.1 YHTIÖN RAKENNE JA OMISTUS ................................................................................................... 42 6.2 TOIMINNAN OHJAUS JA HALLINTO ............................................................................................. 43
7 PALVELUTARJONTA .................................................................................................................. 45
7.1 PALVELUKONSEPTI .................................................................................................................... 45 7.2 PALVELUSALKKU ....................................................................................................................... 46 7.3 TALOUS- JA HENKILÖSTÖHALLINNON PALVELUT ....................................................................... 47
8 KPK THH:N JÄRJESTELMÄKENTTÄ JA IT-ARKKITEHTUURI ....................................... 49
9 TALOUDELLISET TOIMINTAEDELLYTYKSET ................................................................... 52
10 RISKIT JA TOTEUTUSSUUNNITELMA ................................................................................... 58
10.1 RISKIEN HALLINTA JA VARAUTUMINEN ..................................................................................... 58 10.2 TOTEUTUSSUUNNITELMA........................................................................................................... 60
LIITTEET
Liite 1: Palvelutarjonnan prosessikuvaukset
Liite 2: Palvelukatalogi
Liite 3: Palvelusopimusluonnos
Liite 4: Alihankintasopimusluonnos
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
5
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
1 Johdanto
Tämä liiketoimintasuunnitelma sisältää ”Kuntien Palvelukeskus THH” -osakeyhtiön
(myöhemmin KPK THH, palveluyhtiö tai yhtiö) perustamisen lähtökohdat, liikeidean ja
strategisen tahtotilan, tavoiteltavat hyödyt kuntasektorille, liiketoimintakuvauksen ja
organisoitumisen, palvelutarjonnan järjestelmävaihtoehtoineen sekä toteutussuunnitelman. KPK
THH:n tietotekniset ratkaisut on kuvattu KPK ICT:n liiketoimintasuunnitelmassa.
Perustamisen lähtökohdat
Lähtökohta KPK THH:n perustamiselle on kuntien tarve tehostaa toimintaansa ja yhtenäistää
toimintatapojansa. Kuntien itsenäisen aseman sekä kuntakonsernin monimuotoisen rakenteen
vuoksi asiakkailla on hyvin erilaisia tarpeita, jolloin yhden yhtenäisen toimintamallin periaate
mielletään usein haasteelliseksi toteuttaa. Tämän vuoksi talous- ja henkilöstötoimintojen
hoitamiseen onkin useita erilaisia käytäntöjä. Suurin osa erityisesti pienistä kunnista hoitaa
talous- ja henkilöstötoimintonsa itse ja suurin haaste KPK THH:n markkinoille tulolle onkin
kuntien varovaisuus muuttaa totuttuja toimintatapoja. Usean kunnan tahtotila on kuitenkin
luopua itse tekemisestä ja keskittyä ydintoimintoihinsa.
Osa kunnista ja kuntayhtymistä on perustanut oman talous- ja/tai henkilöstöhallinnon
palvelukeskuksen palvelemaan kunta- tai kuntayhtymäkonsernia. Lisäksi tietyt kuntatoimijat
ovat perustaneet seudullisia palvelukeskusyhtiöitä. Palvelukeskusmallista saadut kokemukset
ovat olleet yleensä hyviä.
Kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon markkinoiden koko Sitran alkuvuodesta 2009
teettämän selvityksen mukaan on kustannuksilla mitattuna 570 milj. €. KPK THH:n
asiakaspotentiaalin muodostavat kaikki kunnat ja kuntayhtymät riippumatta siitä, kuinka niiden
talous- ja henkilöstötoiminnot on nykytilassa hoidettu. Samalla markkinoilla kilpailevat
yksityiset palvelutuottajat kuten tilitoimistot. Näiden markkinaosuus nykytilassa on kuitenkin
pieni, mutta voi kasvaa, jos kuntien halukkuus ulkoistaa palvelujaan lisääntyy.
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
6
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Liikeidea ja strateginen tahtotila
KPK THH:n liikeidea perustuu laadukkaan, vertailukelpoisen sekä oikea-aikaisen taloudellisen
ja toiminnallisen toteuma- ja ennusteinformaation tuottamiseen sekä talous- ja henkilöstö-
toimintojen kustannustehokkaaseen ja laadukkaaseen toteuttamiseen. Liikeidean perustana on
ylivertainen kuntasektorin tarpeiden ymmärtäminen sekä nykyaikaisimman tietotekniikan
hyödyntäminen osana yhtenäisiä ja parhaiden käytäntöjen mukaisia prosesseja. KPK THH on
valtakunnallisesti toimiva, kuntatoimijoiden omistama in house -osakeyhtiö, joka tuottaa
asiakkailleen talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita sisältäen laadukkaan ja ajantasaisen
informaation päätöksenteon tueksi. Tämän mahdollistavat kustannustehokkaasti hoidetut,
tuotteistetut talous- ja henkilöstöhallinnon peruspalvelut, joissa kokonaisprosessi mukaan lukien
asiakkaan vastuualueen tehtävät on optimoitu. KPK THH:n visio on olla valtakunnallisesti
laajin ja merkittävin palveluyhtiö, kuntasektorin osaavin kumppani johtamista tukevien talous-
ja henkilöstöhallinnon perus- ja lisäarvopalvelujen tuottajana. KPK THH:n tavoitteena on 25 %
markkinaosuus kuntasektorilla vuoteen 2014 mennessä. Tämä tarkoittaa noin 45 milj. €
liikevaihtoa, kun toiminta on suunnitellussa tavoitetehokkuudessaan.
Tavoiteltavat hyödyt
KPK THH tuo hyötyjä niin yksittäiselle kunnalle kuin koko yhteiskunnalle. Yksittäisen kunnan
kannalta merkittävin hyöty on yhtiön tuottama ajantasainen, luotettava ja yhteismitallinen
informaatio, jonka pohjalta johto saa tarkan ja reaaliaikaisen näkemyksen kuntatoimijan tilasta
ja pystyy tekemään päätöksiä oikean informaation pohjalta. Oikean informaation pohjalta tehdyt
päätökset mahdollistavat huomattavat kustannussäästöt kuntien toimialojen palveluissa. Lisäksi
talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien tuotteistaminen parhaiden käytäntöjen pohjalta,
työnjaon optimointi sekä palvelukeskuksen että kuntatoimijan kannalta ja
tietojärjestelmäympäristön tehostaminen tuottavat merkittäviä kustannushyötyjä näiden
tukipalveluiden hoitamisessa. KPK THH vastaa myös eläköitymisen ja muun resursointivajeen
tuomiin haasteisiin.
Koko kuntasektori hyötyy KPK THH:n toiminnasta suorina kustannushyötyinä. Välillisesti
yhteiskunta hyötyy, koska talouden kokonaiskuvan muodostaminen helpottuu ja on
luotettavampi, kun tiedot ovat yhteismitallisia ja tiedonsaanti ajantasaista. Lisäksi
viranomaisraportointi tehostuu ja nopeutuu, kun raportointi voidaan suorittaa entistä
keskitetymmin.
Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen
KPK THH:n liiketoiminnan ansaintamalli perustuu siihen, että palvelukeskus toimii
kustannustehokkaammin kuin kuntatoimijat tuottaessaan talous- ja henkilöstöhallinnon
palvelunsa itse. Palvelut ovat standardoituja, selkeästi tuotteistettuja ja ne on määritelty
palvelusopimuksissa. Jotta hinnoittelu pysyy kilpailukykyisenä markkinoilla vallitsevaan
hintatasoon nähden, palvelutoimintaa kehitetään ja tehostetaan jatkuvasti. KPK THH:n
tavoitteena onkin olla kilpailukykyisin markkinatoimija. Yhtiö ei tavoittele voittoa enemmän
kuin tarvitaan vakaan ja kehittyvän toiminnan rahoituksen turvaamiseksi.
KPK THH on liiketoimintarakenteeltaan useamman alueellisen keskuksen muodostama,
keskitetysti ohjattu palveluyhtiö. Palveluyhtiö ohjaa ja kehittää alueellisia keskuksiaan
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
7
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
yhtenäiseen suuntaan ja vastaa siitä, että käytäntöjen yhtenäistäminen ja prosessien sekä
järjestelmien kehittäminen etenee yhtiön tavoitteiden mukaisesti. KPK THH:n toimitusjohtaja
vastaa koko palveluyhtiön toiminnasta, sekä toiminnallisesti että taloudellisesti. Alueellisen
palvelukeskuksen johtajan tukena toimii palvelukeskuksen johtoryhmä. Lisäksi
prosessikohtaiset ohjausryhmät, joissa on mukana asiakkaiden ja KPK ICT:n edustus, kehittävät
toimintamalleja, prosesseja ja tietojärjestelmiä valtakunnallisella tasolla.
Palvelutarjonta
KPK THH tarjoaa omistajakunnille ja niitä lähellä oleville toimijoille tuotteistettuja talous- ja
henkilöstöhallinnon palveluita. Tässä liiketoimintasuunnitelmassa taloushallinnon palvelu-
kokonaisuus kattaa osto- ja myyntilaskut ja vastaavat reskontrat, perinnän, maksuliikenteen,
käyttöomaisuuskirjanpidon, kirjanpidon ja tilinpäätöslaskelmat. Näihin peruspalveluihin sisältyy
prosessien perus- ja viranomaisraportointi ja toiminnan kehittäminen. Taloushallinnon
lisäpalveluina tarjotaan kuntakonsernin tilinpäätöksien laadintaa, kassanhallintaa ja
rahoituspalveluita sekä raportointia ja strategisen taloushallinnon lisä- ja tukipalveluita johdon
päätöksenteon tueksi. Henkilöstöhallinnon palvelukokonaisuuden peruspalvelut sisältävät
palkkahallinnon, matkalaskujen käsittelyn ja perustietojen ylläpidon. Henkilöstöhallinnon
lisäpalveluina tarjotaan tukea rekrytointiin sekä palvelusuhdeasioiden neuvontaa ja tukea.
Henkilöstöhallinnon lisäpalveluiden osalta palveluja tarjotaan mahdollisesti yhteistyössä
Kuntaliiton kanssa. Tulevaisuudessa yhtiön tarjoamat palvelut voivat kehittyä sekä tarvittaessa
muuttua ja lisääntyä. Tulevaisuuden mahdollisista palveluista voivat olla esimerkiksi
työvoimavuokraus ja strategisen henkilöstöhallinnon asiantuntija- ja
tietojärjestelmätukipalvelut.KPK THH ja sen asiakkaat tekevät sopimuskausittain
palvelusopimuksen, jossa määritellään tuotettavat palvelut sekä niiden määrä, laatu ja hinta.
Yhtiö tuottaa ja tehostaa prosessikohtaisia kokonaispalveluita sisältäen asiakkaan vastuualueelle
jäävän toiminnan optimoinnin kokonaishyötyjen saavuttamiseksi. Tämä tuo KPK THH:lle
kilpailuetua suhteessa muihin markkinoilla oleviin palveluyhtiöihin ja kuntatoimijoille
kustannustehokkuutta. Palvelukeskuksen ulkopuolisten prosessin osien kehittäminen on
toisaalta myös edellytyksenä nykyistä yhtenäisemmän, vertailukelpoisemman informaation
saamiseksi kuntatoimijoille. Lisäksi mm. suurten kaupunkien palvelukeskusten benchmark-
arvioinneissa on todettu, että prosessien tehostaminen palvelukeskuksen osalta on huomattavasti
yksinkertaisempaa kuin kuntatoimijan päähän jäävien prosessin osien osalta. Arviointien
mukaan suurin kustannushyötypotentiaali on juuri kuntatoimijalle jääneiden prosessin osien
kehittämisessä.
Tavoitetilassa talous- ja henkilöstöhallinnon kukin osaprosessi toteutetaan yhtenäisellä
tietojärjestelmäkokonaisuudella. Tämä ratkaisumalli mahdollistaa kustannustehokkaan
palvelutuotannon.
Toteutussuunnitelma
KPK THH on kuntatoimijoiden kokonaan omistama yhtiö. Perustamisvaiheessa kunnat
sijoittavat osakepääomana yhtiöön 1 euroa per kunnan asukas. Osakepääomaan tehtävä sijoitus
nousee ajan kuluessa ja myöhemmin mukaan tuleville kunnille ensin 3 euroon ja sitten 6 euroon
per kunnan asukas. Yhtiö tarvitsee lisäksi ulkopuolista rahoitusta, minkä vuoksi Sitra ja muut
markkinaehtoiset rahoittajat sijoittavat käynnistämisvaiheen investointeihin tarvittavan
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
8
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
lisäpääoman lainana. Lainasta osa tulee olemaan oman pääoman ehtoista ja osa vieraan
pääoman ehtoista. Lainoille tarvitaan mahdollisesti omistajien takaus.
KPK THH:n tavoitetilaan 2015 edetään vaiheittain toiminnan riskit minimoiden alla olevan
suunnitelman mukaisesti.
Taulukko 1-1 KPK THH 2015 tavoitetilan tiekartta
KPK THH:n toiminta käynnistyy vuonna 2011. Palvelutarjonnassa on tuolloin palkanlaskenta ja
matkalaskujen käsittely. Tuotantoa tehdään olemassa olevilla palkanlaskennan järjestelmillä.
Matkalaskujen käsittelyyn KPK THH:lle hankitaan uusi yhteinen järjestelmä. KPK THH:n
alihankkijaverkoston kautta on mahdollista ostaa myös taloushallinnon ja –suunnittelun
palveluita.
2011 2012 2013 2014 2015
Asiakasvolyymi
(väestön
kattavuus)
~10 % ~15% ~20% ~25% ~25%
Palvelutuotanto Palkanlaskenta,
matkalaskujen
käsittely,
Alihankintana on
mahdollista ostaa
myös
taloushallinnon
palveluita
Palkanlaskenta,
matkalaskujen
käsittely,
taloushallinto *,
taloussuunnittelu *
Palkanlaskenta,
matkalaskujen
käsittely,
rekrytointi,
(työvoima-
vuokraus)
taloushallinto,
taloussuunnittelu
Palkanlaskenta,
matkalaskujen
käsittely,
rekrytointi,
(työvoima-
vuokraus)
taloushallinto,
taloussuunnittelu
Palkanlaskenta,
matkalaskujen
käsittely,
rekrytointi,
(työvoima-
vuokraus)
taloushallinto,
Taloussuunnittelu
Järjestelmä-
ympäristö
Palkanlaskennassa
olemassa olevat
järjestelmät,
(Personec F.K./R,
Pegasos),
matkalaskujen
käsittelyprosessissa
uusi yhteinen
järjestelmä,
taloushallinnon ja –
suunnittelun osalta
tehdään
järjestelmä-
kehitystä
Yhtenäinen
järjestelmä-
kokonaisuus:
- ERP *
- järjestelmä-
palveluna
hankittava
vaihtoehto
Yhtenäinen
järjestelmä-
kokonaisuus:
- ERP
-Järjestelmä-
palveluna
hankittava
vaihtoehto
Yhtenäinen
järjestelmä-
kokonaisuus:
- ERP
-Järjestelmä-
palveluna
hankittava
vaihtoehto
Yhtenäinen
järjestelmä-
kokonaisuus:
- ERP
-Järjestelmä-
palveluna
hankittava
vaihtoehto
Toimipisteet Vähintään 3 aluetta
Enintään 5 aluetta,
joilla mahdollisesti
useampia
toimipisteitä
5 aluetta,
Noin 150
htv/toimipiste
Henkilöstö Kultakin asiakkaalta
siirtyy tavoite-
tehokkuuden
mukainen määrä
työntekijöitä, loput
henkilöt voidaan
myös siirtää KPK
THH:hen, mutta
lisäresursointi
laskutetaan
erikseen
Tavoite-
tehokkuuksien
mukainen
henkilöstömäärä
(saavutetaan
eläköitymisen
kautta)
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
9
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Vuoden 2011 käynnistysvaiheessa KPK THH:lla on toimintaa vähintään kolmella ja enintään
viidellä alueella, joilla voi olla useampia toimipisteitä. Alueelliset keskukset pohjautuvat
alkuvaiheessa asiakkaaksi tulevien kuntatoimijoiden olemassa oleviin palvelukeskuksiin. Uusia
toimipisteitä voi lisäksi syntyä mm. ostamalla ja yhdistämällä pienempiä palveluntuottajia tai
liittämällä toimiva palvelukeskus osaksi KPK THH:a.
KPK THH:n asiakasvolyymin suunnitellaan kasvan vuosittain 5%:lla vuoteen 2014 mennessä,
jolloin väestön kattavuus on 25%.
KPK THH:n palvelutarjonta kattaa taloushallinnon ja –suunnittelun palvelut vuonna 2012
mikäli hyödynnetään olemassa olevia laajennettavia järjestelmäsopimuksia, muutoin nämä
palvelut ovat KPK THH:n palvelusalkussa vasta vuonna 2013. Toisaalta kuntatoimijoilla on
mahdollisuus hankkia nämä palvelut jo vuonna 2012 palveluna hankittavan tietojärjestelmän tai
alihankintaverkoston kautta. KPK THH:n suunniteltu palvelusalkku on täydessä laajuudessaan
kuntatoimijoiden käytettävissä vuonna 2013, jolloin palvelutarjontaan lisätään myös
rekrytoinnin tuki.
Kuva 1-1 KPK THH:n kehityspolut I ja II
KPK THH:n toiminta käynnistyy kahden rinnakkaisen kehityspolun kautta. Kehityspolku I
keskittyy KPK THH:n tavoitetilan mukaisen toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) käyttöön
pohjautuvan palvelutuotannon kehittämiseen. Kehityspolku II pohjautuu palveluna hankittavaan
vaihtoehtoiseen järjestelmäratkaisuun. Kuntatoimijoilla on tässä kehityspolussa mahdollisuus
joko siirtää talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijansa KPK THH:oon tai jättää henkilöstö
kunnan omaan organisaatioon.
Palvelukeskusrakenne vastaa kuntasektorin haasteisiin
Kuntasektorille on tunnusomaista toimintaympäristön hajanaisuus. Kuntia on 348, jotka ovat
kooltaan ja lähtökohdiltaan hyvin erilaisia. Kuntayhtymiä on syyskuun 2009 tietojen mukaan
KPK THH:N PERUSTAMINEN
Kehityspolku I
KEHITETYN KONSEPTIN
MUKAISEN TOIMINNAN
LAAJENTAMINEN
KPK THH:n TAVOITETILAN MUKAISEN ERP-JÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖN
POHJAUTUVA PALVELUTUOTANTO
Kehityspolku II
YHTENÄISTEN PROSESSIEN JA
TOIMINTA-TAPOJEN
JATKUVA KEHITTÄMINEN
KPK THH:n PALVELUNA HANKITUN TIETOJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖN
POHJAUTUVA PALVELUTUOTANTO(IIa. THH-henkilöstö siirtyy KPK THH:hen,
IIb: THH-henkilöstö ei siirry KPK THH:hen)
Kehityspolkujen lisäksi voidaan tarjota talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita alihankintaverkoston kautta.
Omistusjärjestelyt olemassa olevien palvelukeskusten kanssa ovat myös mahdollisia.
Prosessien ja raportoinnin jatkuva kehittäminen on tärkeä osa KPK THH:n oimintaa.
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
10
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
188, joista merkittävimmät ovat 19 maakuntien liittoa, 20 sairaanhoitopiiriä, 37
kansanterveystyön kuntayhtymää, 16 erityishuoltopiirien kuntayhtymää ja 48
koulutuskuntayhtymää1. Lisäksi kuntakonserniin kuuluu näiden omistamia liikelaitoksia ja
yhtiöitä. Hajanaisuus heijastuu myös talous- ja henkilöstöhallintoon, joiden osalta kuntien
välinen yhteistyö on vielä melko harvinaista. Käytännöt ja toimintaperiaatteet on toteutettu
useilla eri malleilla ja järjestelmäratkaisuilla. Alla olevassa taulukossa kuvataan tyypilliset
toimintamallit.
Taulukko 1-2 Yhteenveto talous- ja henkilöstöhallinnon järjestämistavoista kunnissa
Palvelukeskusmalliin siirtyminen vaatii toimintaperiaatteiden yhtenäistämistä, mistä seuraa
lukuisia välittömiä hyötyjä. Laadukas ja ajantasainen informaatio luo edellytykset tehokkaalle
johtamiselle. Yhtenäiset laskentakäytännöt tuovat läpinäkyvyyttä ja mahdollistavat kuntien
tunnuslukujen vertaamisen keskenään. Prosessien ja järjestelmien yhdenmukaistaminen,
palvelujen tuotteistus ja yhteiset kehitysinvestoinnit tehostavat palvelutuotantoa ja alentavat
kustannuksia myös kuntiin jäävien toimintojen osalta. Palvelukeskusmallissa työnjako on
selkeä. Palveluyhtiö vastaa talous- ja henkilöstöhallinnon peruspalveluista sekä tuottaa
johtamista ja päätöksentekoa tukevaa informaatiota ja raportointia tarvittaessa lisäpalveluina.
Kuntatoimija voi täysipainoisesti keskittyä toimialojen palveluiden toimivuuteen ja ohjata
resursseja näiden palveluiden varmistamiseen.
Liiketoimintasuunnitelmaa on työstetty yhdessä kuntasektorin toimijoiden kanssa
KPK THH:n liiketoimintasuunnitelma on laadittu alkuvuoden 2009 aikana useiden
kuntatoimijoiden talousjohdon kanssa. He toivat sisältöä työhön haastattelujen, työkokousten ja
materiaalin kommentoinnin kautta. Marraskuussa 2009 käynnistynyt liiketoimintasuunnitelmien
päivitys pohjautuu sekä 192 kuntatoimijan kanssa käytyihin kuntaneuvotteluihin että Lahden,
Oulun, Raision ja Turun kaupunkien ja Varsinais-Suomen Sairaanhoitopiirin edustajien kanssa
pidettyihin työpajoihin. Lisäksi olemassa olevista palvelukeskuksista Seutukeskus Häme Oy:n
ja Taloustuki Kuntapalvelut Oy:n edustajat ovat olleet mukana liiketoimintasuunnitelman
päivittämisessä mm. alihankintaverkostomallin osalta.
1 www.kunnat.net, syyskuu 2009
TOIMINTAMALLI TYYPILLINEN YMPÄRISTÖ
1Hajautettuna tai osana kunnan yleishallintoa Pienet kuntatoimijat, osa keskisuurista
kuntatoimijoista
2Kunnan oma palvelukeskus sisäisenä yksikkönä tai liikelaitoksena
Suuret kuntatoimijat, osa keskisuurista kuntatoimijoista
3Yhteisesti muiden kuntien/kuntayhtymien kanssa omistettuna palvelukeskusyhtiönä
Noin kymmenen seudullista osakeyhtiötä tuottaa palveluja keskisuurille kuntatoimijoille ja niiden ympäristölle
4Ulkoistettuna kaupalliselle markkinatoimijalle, kuten tilitoimistolle
Kuntakonserniin kuuluvat osakeyhtiöt
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
11
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
2 Tavoiteltavat hyödyt
Palvelukeskusmalliin siirtyminen mahdollistaa hyötyjä organisaatiolle
Palvelukeskusmallin avulla on tutkitusti mahdollista saavuttaa useita hyötyjä. BearingPointin
eurooppalaisen tutkimuksen2 mukaan palvelukeskusmalliin siirtyneet yritykset ja julkiset
organisaatiot ovat saavuttaneet toiminnassaan selvää parannusta aikaisempaan tilanteeseen
nähden.
Kuva 2-1 Organisaatioiden kokema hyöty palvelukeskukseen siirtymisen jälkeen
Toimintatapojen yhtenäistäminen, kustannustehokkuus ja parhaiden käytäntöjen käyttöönotto on
parantunut lähes jokaisessa tutkitussa organisaatiossa palvelukeskusmalliin siirtymisen myötä.
Yli puolet organisaatioista on ilmoittanut, että lisäarvoa tuottavan työn osuus on kasvanut,
tiedon laatu on parantunut ja se on ollut nopeammin saatavilla. Lisäksi työntekijöiden
osaamistaso on kasvanut. Myös yhteistoiminta muiden tukitoimintojen kanssa ja sisäinen
asiakastyytyväisyys on pysynyt yhtä hyvänä tai parantunut entisestä.
KPK THH:n tavoittelemat hyödyt
KPK THH:n suurin lisäarvo kuntasektorille syntyy laadukkaan, vertailukelpoisen ja oikea-
aikaisen taloudellisen ja toiminallisen informaation tuottamisesta kunnan johtamisen ja
päätöksenteon tueksi, sekä siitä, että tämä mahdollistaa ydinprosessien kehittämisen
2 BearingPoint White Paper –julkaisu 2005: ”Shared Services and Outsourcing in Europe: What Firms Have Done
and Plan to Do”
0 %
20 %
40 %
60 %
80 %
100 %
Osu
us
vast
aajist
a
Aiempaa huonommin Sama kuin aiemmin Aiempaa paremmin
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
12
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
keskitetymmin sekä prosessien, rakenteiden, toimintamallien ja järjestelmien yhtenäistämisen,
mikä näkyy suorana kustannustehokkuuden parantumisena kokonaisprosessissa.
KPK THH:n asiakkuudesta saavutetaan hyötyjä monella tasolla. Yksittäisen kunnan kannalta
merkittävimmiksi hyödyiksi on tunnistettu edellä mainitun kokonaistehostumisen lisäksi selkeät
ja tuotteistetut palvelut talous- ja henkilöstöhallinnossa, eläköitymiseen ja muihin
resursointihaasteisiin vastaaminen, palveluiden laadun parantuminen osaamisen keskittymisen
kautta sekä kunnan oman tietojärjestelmäympäristön kehittäminen palvelukeskuksen
järjestelmäympäristöä hyödyntäen. Hyödyt näkyvät selkeimmin pienissä kunnissa, joilla ei
itsenäisesti ole mahdollisuutta suuriin kehittämisinvestointeihin sekä kunnissa, joissa talous- ja
henkilöstöhallinto hoidetaan vielä hajautetusti itse. Niiden kuntien osalta, jotka jo ovat
organisoineet talous- ja henkilöstöhallintonsa esimerkiksi kunnan sisäisellä
palvelukeskusmallilla, tehostuminen ei välttämättä ole yhtä suurta. Toisaalta näissäkin kunnissa
on tehostamispotentiaalia vielä huomattavasti erityisesti kuntaorganisaation sisällä edelleen
toteutettavien prosessin osien osalta. KPK THH:n tavoitteena on yhtenäistää myös näiden
prosessin osien toimintatapoja kuntien kesken. Tällä saavutetaan kustannustehokkuutta ja
luodaan edellytyksiä nykyistä vertailukelpoisemman informaation tuottamiseen.
Jo toimiville palvelukeskuksille KPK THH antaa mahdollisuuden oman toiminnan
laajentamiseen osana laajempaa palvelukokonaisuutta joko liittymällä osaksi KPK THH:a tai
toimimalla KPK THH:n alihankkijana. Palveluyhtiö luo myös mahdollisuuden hyödyntää
entistä suurempia mittakaavaetuja ja laajempaa omistuspohjaa. Toimiminen KPK THH:n
palveluverkostossa antaa olemassa oleville palvelukeskuksille mahdollisuuden tuoda omia
parhaita käytäntöjä palveluyhtiön kehittämiseen ja palveluyhtiön kanssa yhdessä kehitettyjen
yhtenäisten toimintatapojen ja järjestelmien käyttöönoton. Näin kehitetään sisällöllistä
erityisosaamista kuntasektorin keskeisillä palvelualueilla.
Yhtenä esimerkkinä KPK THH:n perustamistoimien tuomista hyödyistä olemassa oleville
palvelukeskuksille on KPK-hankkeen yhteydessä syntyvä kahden kuntaomisteisen yhtiön
perusteilla oleva KuntaPro Oy, joka tuottaa ja tarjoaa omistajilleen, kunnallisille yhteisöille,
talous- ja palkkahallinnon ja muita tukipalveluja. Yhtiön visiona on muodostaa yhdessä
omistajiensa kanssa sähköiseen asiointiin perustuva talouspalvelukeskusten verkosto. Yhtiön
tavoitteena on omistajien osaamisen hyödyntäminen palvelujen kehittämisessä ja varsinaisessa
palvelutuotannossa, omistajien kustannustehokkuuden ja laadun parantaminen tällä toimialalla
sekä tuotantoprosessien ja tuotettujen palvelujen kehittäminen kaikille asiakkaille sopivina
ratkaisuina (toimivien mallien monistus).
Yhteiskunta hyötyy KPK THH:n toiminnasta suorina kustannustehokkuuden parantumisena.
Välillisesti yhteiskunta hyötyy, koska talouden kokonaiskuvan muodostaminen helpottuu ja on
luotettavampi, kun tiedot ovat yhteismitallisia ja tiedonsaanti ajantasaista. Viranomaisraportointi
tehostuu ja nopeutuu, kun raportointi voidaan suorittaa entistä koordinoidummin. Parempi
informaatio tukee myös rakennemuutosta ja parantaa resurssien suunnittelua ja sitä kautta
hillitsee lyhytaikaisten työsuhteiden ja eläköitymisen aiheuttamia haasteita.
Paremman informaation avulla johdon on helpompi tuottaa entistä parempia ja perusteltuja
päätöksiä. Taloudellisia tietoja ja operatiivisen toiminnan tunnuslukuja voidaan vertailla
toisiinsa ja analysoida toiminnan kehittämiseksi. Lisäksi talouden suunnittelu paranee, kun
johtamisen tueksi kehitetään uusia välineitä.
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
13
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
3 Liikeidea ja strateginen tahtotila
3.1 Liikeidea
KPK THH on valtakunnallisesti toimiva, kuntatoimijoiden omistama palveluyhtiö, joka tarjoaa
asiakkailleen johdon päätöksenteon tuen laadukkaan ja ajantasaisen tiedon tuottamisen sekä
raportoinnin ja analyysin kehittämisen kautta, sekä kustannustehokkaat talous- ja
henkilöstöhallinnon peruspalvelut tehokkaan kokonaisprosessin osana.
Palvelukeskusrakenne luo perustan toimintamallin kehittämiselle
KPK THH:n liiketoimintamalli perustuu palvelukeskusmallin yleisille perusperiaatteille. Tämä
tarkoittaa sitä, että palvelukeskus on itsenäisesti johdettu organisaatio, joka tuottaa asiakkailleen
yhtenäisiin prosesseihin perustuvat palvelut. Palvelukeskusmalli lisää välitöntä
kustannustehokkuutta rakenteiden, toimintojen ja vastuun keskittämisen sekä tuotteistetun
palvelutarjooman ja yhtenäistetyn järjestelmäympäristön kautta. Toiminnan kehittäminen on
asiakaslähtöistä.
Rakenteiden keskittäminen ja yhtenäistäminen luo edellytykset asiakkaiden toimialojen
palveluiden tehokkaalle johtamiselle. Palvelukeskusmallissa tiedon ajantasaisuus,
yhteismitallisuus ja vertailtavuus on helpompi toteuttaa, kuin mitä se olisi yksittäisissä
toimipisteissä. Laadukkaat perustiedot puolestaan edesauttavat sekä raportoinnin että
raportoinnista tehtävän analyysin laadun huomattavaa paranemista. Suurimmat hyödyt
palvelukeskusmalliin siirtymisestä saavutetaan, kun myös asiakkaiden toimialojen palvelut
tuotteistetaan yhtenäisellä tavalla.
Kuva 3-1 Palvelukeskusrakenne KPK THH:ssa
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
14
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
3.2 Strateginen tahtotila
KPK THH:n strateginen tahtotila strategiakartaksi tiivistettynä on esitetty alla. Perustelut ja
kuvaus sisällölle on dokumentoitu luvuissa 3.2.1 – 3.2.4.
Strategiakartassa tiivistetään KPK THH:n visio, toiminta-ajatus, arvot, strategiset tavoitteet ja
kriittiset menestystekijät yhteen näkymään. Strategiset tavoitteet ja niihin liittyvät kriittiset
menestystekijät käsitellään neljän näkökulman kautta, jotka ovat talous ja vaikuttavuus,
asiakkaat, prosessit sekä ihmiset ja osaaminen.
Kuva 3-2 KPK THH:n strategiakartta
3.2.1 Visio, toiminta-ajatus ja arvot
KPK THH:n visio on olla valtakunnallisesti laajin ja merkittävin palveluyhtiö, kuntasektorin
osaavin kumppani johtamista tukevien talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja
lisäarvopalvelujen tuottajana.
Visio tarkoittaa sitä, että KPK THH on:
Valtakunnallisesti laajin ja merkittävin palveluyhtiö. KPK THH:n tavoitteena on 25 %
markkinaosuus kuntasektorilla vuoteen 2014 mennessä.
Kuntasektorin osaavin kumppani. Henkilöstöllä on kilpailijoihin nähden ylivertainen
osaaminen ja ymmärrys kuntasektorin toiminnasta, haasteista ja ratkaisumalleista.
Johtamista tukevien talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja lisäarvopalvelujen tuottajana.
Liiketoimintarakenne ja organisaatiomalli suunnitellaan niin, että ne mahdollistavat
peruspalvelujen kustannustehokkuuden, yhteismitallisen ja vertailukelpoisen informaation
tuottamisen, kuntasektorin raportointisisällön ja -käytäntöjen yhtenäistämisen ja
kehittämisen sekä kuntasektorin toimialojen palvelujen ohjauksen tehostamisen
Visio Toiminta-ajatus Arvot
KPK THH tehostaa kuntasektorin johdon päätöksentekoa parantuneen
raportoinnin ja analyysin kautta, sekä tuottaa kuntasektorin talous- ja
henkilöstöhallinnon palvelut kustannustehokkaasti ja yhtenäisellä
toimintamallilla. Toimintaa suunnitellaan
ja kehitetään yhdessä asiakkaiden kanssa.
Tahtotila
Kriittiset
menestystekijät
Strategiset
tavoitteet 2015
Esimerkkejä
mittareista
KPK THH on valtakunnallisesti laajin ja merkittävin palveluyhtiö,
kuntasektorin osaavin kumppani johtamista tukevien talous- ja
henkilöstöhallinnon perus- ja lisäarvopalvelujen tuottajana.
AsiakaslähtöisyysAvoimuus
Vaikuttavuus
Lisäarvoa osaamisen ja organisaatiokulttuurin
kautta
Ihmiset ja
osaaminen
Kehityshenkinen kulttuuri
Optimaalisen henkilömäärän ja oikean
osaamisen varmistaminen
HTV/prosessiOsaamisprofiilien
ajantasaisuusHenkilöstötyytyväisyys
Yhtenäiset prosessit ja asioimiskäytännöt,
selkeät palvelukokonaisuudet
Prosessit
Palvelujen tuotteistaminen ja
suunnitelmallinen kehittäminen
Tietojärjestelmien yhteensopivuus
LäpimenoaikaPoikkeamat
palvelusopimuksestaIT-kustannukset
/kokonaiskustannukset
Talous ja
vaikuttavuus
Kustannustehokas toimintamalli
Toimiva omistajaohjaus
Toiminnan organisointi ja mittakaavaedut
Kpl / htvEur / kpl
Ainutlaatuinen asiakastuntemus
Asiakkaat
Asiakkaan toiminnan ymmärtäminen
AsiakastyytyväisyysAsiakaskannattavuus
Asiakkaiden pysyvyys
Palvelujen riittävä läheisyys
KPK THH:n tavoitteena on 25% markkinaosuus kuntasektorilla vuoteen
2014 mennessä
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
15
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
KPK THH:n toiminta-ajatus on tehostaa kuntasektorin johdon päätöksentekoa parantuneen
raportoinnin ja analyysin kautta sekä tuottaa kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon
palvelut kustannustehokkaasti ja yhtenäisellä toimintamallilla. Toimintaa suunnitellaan ja
kehitetään yhdessä asiakkaiden kanssa.
Toiminta-ajatuksen tahtotilan mukaan kuntatoimijoiden tiedonhallintaa, prosesseja ja
asiointikäytäntöjä on uudistettava tavalla, joka mahdollistaa kunnon irtioton nykytilanteesta ja
tehostaa kuntatoimijoiden taloutta. Kehitystyöhön tarvitaan valtakunnallinen yhtenäinen
toimintatapa, joka huomioi parhaat käytännöt sekä nykyisten palvelukeskusten toimintatavat ja
asiakkaiden tarpeet
KPK THH:n arvot - asiakaslähtöisyys, avoimuus ja vaikuttavuus - ovat linjassa vision ja
toiminta-ajatuksen sekä kuntatoimijoiden strategisten periaatteiden kanssa.
Asiakaslähtöisyys tarkoittaa asiakkaan toiminnan ja toimintaympäristön ymmärtämistä,
asiakkaan kuuntelemista ja palvelujen asiakaslähtöistä kehittämistä
Avoimuus tarkoittaa kehityshakuista ja ennakkoluulotonta organisaatiokulttuuria sekä
toiminnan läpinäkyvyyttä ja rehellisyyttä kaikkien sidosryhmien suuntaan
Vaikuttavuus tarkoittaa lisäarvon tuottamista asiakasyhteistyön kaikissa vaiheissa
3.2.2 Strategiset tavoitteet
KPK THH:n strategiset tavoitteet kuvaavat sen, miten yhtiö saavuttaa pysyvän kilpailuedun
valitussa talous- ja henkilöstöhallinnon markkinassa.
Kustannustehokkuus
Talouden ja vaikuttavuuden näkökulmasta katsottuna KPK THH:n toiminta suunnitellaan
parhaita käytäntöjä vastaavaksi niin, että kustannustehokkuuden kasvattaminen on mahdollista.
Kustannustehokkuus syntyy muun muassa mittakaavaeduista, omien ja kuntatoimijoiden
asiakkaiden prosessien ja järjestelmäkentän yksinkertaistamisesta ja standardoinnista, palvelujen
tuotteistamisesta, järjestelmätuen lisäämisestä prosessien eri vaiheissa, sähköisen asioinnin
kehittämisestä sekä toimintojen organisatorisesta uudelleenjärjestelystä, jossa roolit ja vastuut
määritetään selkeiksi ja niistä pidetään kiinni.
Ainutlaatuinen asiakastuntemus
Asiakkuuksien näkökulmasta katsottuna KPK THH perustetaan asiakaskuntatoimijoiden sekä
mahdollisesti kuntatoimijoille jo palveluja tuottavien yhtiöiden aloitteesta sekä pääsääntöisesti
nykyisellä henkilöstöllä. Tämä tarkoittaa sitä, että yhtiöllä on erittäin vahva ymmärrys
asiakkaidensa erityispiirteistä ja tarpeista.
Yhtenäiset prosessit ja asioimiskäytännöt, selkeät palvelukokonaisuudet
Prosessien näkökulmasta katsottuna KPK THH noudattaa yhteisiä käytäntöjä läpi koko
organisaation sekä sisäisissä että asiakaspalvelu- ja tuotantoprosesseissa. Tämä on ainoa tapa
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
16
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
luoda aitoa lisäarvoa asiakaskuntatoimijoille kustannustehokkuuden nousun sekä selkeiden,
myös asiakkaan rajapinnan puolelle määriteltyjen roolien ja vastuiden kautta.
Lisäarvoa osaamisen ja organisaatiokulttuurin kautta
Ihmisten ja osaamisen näkökulmasta katsottuna KPK THH organisoidaan osaamiskeskus-
periaatteella niin, että henkilöstöllä on mahdollisuus työn kautta kehittyä erityisosaajiksi
esimerkiksi tietyn prosessin tai asiakassegmentin osalta. Tavoitteena on kehityshenkisen
kulttuurin kautta myös tarvittaessa pyrkiä houkuttelemaan pätevää lisähenkilöstöä.
3.2.3 Kriittiset menestystekijät
Strategisten tavoitteiden saavuttamisen kannalta kriittisiksi, etenkin KPK THH:n
perustamisvaiheessa huomioon otettaviksi tekijöiksi, on tunnistettu seuraavat kokonaisuudet.
Talous ja vaikuttavuus
Toimiva omistajaohjaus: Hallitustyöskentely keskittyy organisaation ja toiminnan strategiseen
kehittämiseen. Hallitus koostuu henkilöistä, jotka ovat erikoistuneet talous- ja
henkilöstöhallintoon, palveluliiketoimintaan, yritysjuridiikkaan ja julkiseen palvelusektoriin.
Hallituksella tulisi myös olla kontaktipintaa korkeakouluihin, ammattijärjestöihin ja -liittoihin.
Hallituksen kokouksiin voivat osallistua hallituksen kutsumat pysyvät asiantuntijat.
Toiminnan organisointi ja mittakaavaedut: KPK THH ei tavoittele monopoliasemaa. Toiminnan
on tarkoitus olla mittavaa, jotta varmistetaan KPK THH:n kustannustehokkuus verrattuna
pieniin erillisyksiköihin.
Organisointi KPK THH:n toiminnallisella tasolla tarkoittaa sitä, että rajapinta kuntatoimijan ja
palveluyhtiön välillä on selkeä ja hyvin määritelty. Kriittistä organisoinnissa on prosessien
tehokas järjestäminen kuntatoimijoiden organisaatioissa. Myös sinne tarvitaan riittävästi
osaamista ja tietämystä tuottamaan näiden organisaatioiden vastuulle jääviä tehtäviä.
Tehostumistavoitteiden ja kustannustehokkuuden saavuttamiseksi on organisaatioiden oltava
valmiit myös henkilöstön uudelleenjärjestelyihin. On todennäköistä, että työn sisältö tulee
muuttumaan tai henkilölle saatetaan ehdottaa siirtymistä palveluyhtiön palvelukseen tai muuhun
rooliin organisaation sisällä.
Asiakkaat
Asiakkaan toiminnan ymmärtäminen tarkoittaa kuntasektorin erityispiirteiden tuntemuksen
säilyttämistä ja kehittämistä sekä niiden huomioimista päivittäisessä työssä, ei asiakkaille
yksittäin tuotettavia erityispalveluja.
Palvelujen riittävä läheisyys. Palvelut pidetään lähellä asiakkaita siten, että suora kontakti
asiakkaan organisaatioon säilyy ja toiminta pysyy tehokkaana myös henkilökohtaisten suhteiden
kautta. Asiakasnäkymän lisäksi palvelujen sijaintiin vaikuttavat myös kuntasektorin
elinkeinopoliittiset reunaehdot.
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
17
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Prosessit
Tietojärjestelmien yhteensopivuus. Tietojärjestelmäkentän selkiinnyttäminen, yhteensopivuus ja
liittymien toimivuus myös asiakkaiden muiden tietojärjestelmien kanssa on keskeinen tekijä
KPK THH:n kustannustehokkaan palvelutuotannon varmistamisessa.
Palvelujen tuotteistaminen ja suunnitelmallinen kehittäminen. Kaikille asiakkaille tarjotaan
samat palvelukokonaisuudet laadultaan samantasoisina. Tuotteistaminen on edellytys
kokonaisprosessien tehokkaalle organisoinnille ja tavoiteltavien kustannushyötyjen
saavuttamiselle. Tuotteistamisen avulla voidaan muodostaa asiakkaalle parhaiten sopivat
palvelukokonaisuudet. Kokonaisprosessien ja raportoinnin jatkuva kehittäminen on tärkeä osa
KPK THH:n toimintaa.
Ihmiset ja osaaminen
Kehityshenkinen kulttuuri. Innostava ja osallistava organisaatiokulttuuri mahdollistaa KPK
THH:n kiinnostavuuden työpaikkana, helpottaa rekrytointeja ja parantaa työntekijöiden
viihtyvyyttä.
Optimaalisen henkilömäärän ja osaamisen varmistaminen. KPK THH:n on varmistettava
kriittisen osaamisen riittävyys kaikilla palvelutarjonnan osa-alueilla. Lisäksi on varmistettava,
että prosesseissa työskentelee optimaalinen henkilömäärä. KPK THH:n riittävä koko
mahdollistaa panostamisen kouluttamiseen ja henkilöstön kehittämiseen ja sitä kautta
laadukkaampiin palveluihin. KPK THH:n tulee viestiä korkeasta osaamistasosta ja osaamisen
arvostuksesta toiminnan alusta lähtien. Osaamiseen liittyy keskeisenä alueena kaksikielisyys,
koska kaikki palvelut tarjotaan tarvittaessa myös ruotsin kielellä.
3.2.4 Mittarit ja seuranta
KPK THH:n lopullinen mittaristo päätetään yhtiön perustamisvaiheessa ja mittareille haetaan
samalla lähtötilannetta kuvaavat arvot. Tämän jälkeen annettujen tavoitteiden seuranta ja
toiminnan kehittäminen perustetaan mittariarvojen muutoksiin ja muutosten taustoihin.
Esimerkkejä tyypillisistä mittareista strategiakartan eri osa-alueilla KPK THH:n näkökulmasta
on kuvattu alla.
Talous ja vaikuttavuus: Kustannustehokkuuden mittareita ovat tapahtumamäärät per
henkilötyövuosi sekä kustannukset per tapahtuma. Esimerkkejä tapahtumat per henkilötyövuosi
-mittareista ovat käsitellyt ostolaskut ja käsitellyt palkkakuitit per henkilötyövuosi.
Esimerkkeinä kustannukset per tapahtuma -mittareista on yhden ostolaskun tai palkkakuitin
tuottamisen ja käsittelyn hinta. Talousmittareita ovat myös yhtiön taloudelliset tunnusluvut,
kuten myyntituotot, käyttökate ja liikevoitto.
Asiakkaat: Asiakaslähtöisyyden ja asiakastuntemuksen keskeisin mittari on
asiakastyytyväisyys, jota mitataan prosessitasolla esimerkiksi kerran vuodessa kerättävällä
asiakastyytyväisyyskyselyllä tai asiakkaan reklamaatioiden lukumäärällä. Muita mittareita ovat
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
18
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
asiakaskannattavuus sekä asiakkaiden pysyvyys ja KPK THH:n tuottama osuus asiakkaidensa
talous- ja henkilöstöhallinnon palveluista.
Prosessit: Prosessien tehokkuutta ja tietojärjestelmien yhteensopivuutta mittaavat prosessien
läpimenoaika ja tietojärjestelmäkustannusten osuus kokonaiskustannuksista. Prosessien
läpimenoaika tulisi saada mahdollisimman pieneksi ja sitä voidaan mitata joko
kokonaisprosessin tai palvelukeskuksen osalta. Tietojärjestelmäkustannusten osuus
kokonaiskustannuksista mittaa tietojärjestelmien hyödyntämisen astetta.
Prosessien yhtenäisyyttä ja palvelujen tuotteistuksen astetta voidaan mitata poikkeavuuksilla
palvelusopimuksista. Palvelusopimuksista poikkeamien lukumäärä mittaa prosessien ja
asioimiskäytäntöjen yhtenäisyyden tilannetta ja sitä, kuinka paljon poiketaan suunnitelluista
prosesseista tai tehdään asiakaskohtaisia poikkeuksia.
Ihmiset ja osaaminen Kehityshenkisen kulttuurin ja osaamistason mittareita ovat
henkilöstötyytyväisyys, osaamisprofiilien ajantasaisuus ja henkilötyövuosia per prosessi.
Henkilöstötyytyväisyyttä seurataan kausittain, tyypillisesti kerran vuodessa toteutettavalla
työtyytyväisyyskyselyllä. Osaamisprofiilien ajantasaisuus indikoi KPK THH:n osaamistasoa ja
osaamisen kehittämistoimien etenemistä. Henkilötyövuosia per prosessi -mittari kuvaa
henkilöiden taitoja ja tehokkuutta prosessin toteuttamisessa.
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
19
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
4 Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö
4.1 Toimintaympäristö
KPK THH:n yhteiskunnallinen toimintaympäristö ja kilpailuympäristö asettavat reunaehtoja
palveluyhtiön toiminnalle ja siten valituille strategisille linjauksille. Toimintaympäristössä
selvästi tunnistettavia trendejä ovat väestön ikärakenteen muutos, monikulttuurillistuminen,
alueellinen keskittyminen erityisesti Uudenmaan alueelle ja muihin kasvukeskuksiin sekä
alueellisten erojen kasvaminen palveluiden saatavuuden ja kuntien rahoituskyvyn osalta.
Toimintaympäristön muutokset antavat periaatteessa hyvän lähtökohdan KPK THH:n toiminnan
käynnistämiselle. Kunnat ovat perustaneet omia talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksia
ja niistä saadut kokemukset ovat olleet yleensä hyviä. Kunnissa ei kuitenkaan ole vielä tehty
selkeitä linjauksia tai päätöksiä ulkoistaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita markkinoille.
Usean kunnan tahtotila on kuitenkin luopua itse tekemisestä ja keskittyä ydintoimintoihinsa.
Jotta näin käytännössä tapahtuisi, palveluyhtiön tarjoamien palveluiden tulee olla ennen kaikkea
kustannustehokkaita. Kuntien päätöksenteossa korostuvat myös palveluiden hankkimisen
vaivattomuus ja vähintään nykyinen palvelutaso suhteessa omaan palvelutuotantoon. Neljäs
päätöksentekoon vaikuttava asia on se, että palveluyhtiö tarjoaa kunnille mahdollisuuden siirtää
kunnan omaa henkilöstöä tuottamaan toimialojen palveluita, joiden tuottajista kunnissa on jo nyt
osin pula.
Alla kuvassa 4-1 on eritelty kuntien ja kuntayhtymien ulkoiset menot vuonna 2008.
Kuva 4-1 Kuntien ja kuntayhtymien ulkoiset menot 20083
KPK THH:n näkökulmasta poliittiselle toimintaympäristölle on tunnusomaista, että kuntia
kannustetaan parantamaan tuottavuutta ja lisäämään yhteistoimintaa palveluiden järjestämisessä.
Hallitusohjelman mukaan kuntien menojen ja tulojen jatkuva epätasapaino johtaa
kestämättömään tilanteeseen. Kansallisen kunta- ja palvelurakenneuudistuksen tavoitteena on
keskittyä asiakaslähtöisesti siihen, että palvelut ovat kuntalaisten saatavilla. Kuntien
3 Kuntien ja kuntayhtymien ulkoiset menot 2008, Kuntaliitto15.12.2009
Yleishallinto1,0 mrd € 3 %
Sosiaali- ja terveystoimi
17,7 mrd € 47 %
Opetus- ja kulttuuritoimi8,2 mrd € 22 %
Yhdyskuntapalvelut1,1 mrd € 3 %
Muut palvelut0,5 mrd € 1 %
Liiketoiminta2,6 mrd € 7 %
Investoinnit4,1 mrd € 11 %
Lainanhoito1,5 mrd € 4 %
Muut menot0,7 mrd € 2 %
Kuntien ja kuntayhtymien ulkoiset menot 2008 37,4mrd €
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
20
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
palveluyhtiön näkökulmasta keskeistä on kuntien tarve hakea rakenteellisia muutoksia
palveluiden järjestämis- ja tuotantotapoihin julkisten menojen kasvun hillitsemiseksi.
Sosio-ekonomisessa toimintaympäristössä korostuvat erityisesti kuntien kiristynyt taloudellinen
tilanne ja suurten ikäluokkien eläköityminen vuodesta 2010 lukien. Kuntien omien
tulevaisuusarvioiden mukaan ikärakenteen voimakas muutos ja yleinen työmarkkinakehitys
kiristävät kilpailua osaavasta työvoimasta erityisesti talous- ja henkilöstöhallinnossa. Kuntien
palveluiden tuotanto on työvoimavaltaista ja kuntien on siksi uudistettava toimintatapojaan.
Toiminnan tehostaminen ja oman tuotannon korvaaminen ostopalveluilla ovat tärkeimmät
keinot kuntalaisten palveluiden tason pitämiseksi vähintään nykyisellä tasolla.
Kuntasektorin kokonaistuottavuus on laskenut koko 2000-luvun lukuun ottamatta vuotta 2005.
Vuonna 2008 työllisyys oli korkealla tasolla, mutta käänne huonompaan on ollut jyrkkä.
Kunnallisveron kertymä vuonna 2010 vähentynee aikaisemmista vuosista. Nämä tekijät yhdessä
aiheuttavat paineen kustannustehokkuuden parantamiseen erityisesti tukitoiminnoissa ja
hallinnossa yleisesti. Kuntatalous on heikentynyt jyrkästi. Kunnissa joudutaan tekemään
radikaaleja säästöpäätöksiä, ottamaan lisää velkaa sekä osassa kuntia korottamaan veroja.
Tarve keskittää kunnan omat resurssit ydinpalveluiden tuottamiseen on ilmeinen. Suomen
kuntien omat strategiat ja niihin dokumentoidut linjaukset tukevat näkemystä resurssien
kohdentamisesta tukipalveluista ydinpalveluiden tuottamiseen. Kustannustehokkaiden
ratkaisujen aikaansaaminen tukipalveluissa edellyttää kunnilta valmiutta luopua omasta
palvelutuotannosta ja palveluiden ostoa kumppanilta erityisesti kunnan eri yksiköille yhteisten
standardipalveluiden osalta.
Teknologiselle toimintaympäristölle leimaavaa on, että muutokset teknologiassa mahdollistavat
uudenlaisten talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen ja tuotantoprosessien ja järjestelmien
käyttöönoton. Palveluiden tuottamispaikan merkitys muuttuu myös, koska palveluita ei tarvitse
tuottaa siellä, missä ne käytetään. Sähköiset palvelut ja sähköinen asiointi parantavat omalta
osaltaan kunnan palvelujen saatavuutta ja mahdollistavat aikariippumattoman palvelutuotannon.
Teknologisten innovaatioiden ja järjestelmien hyödyntäminen täysimittaisesti edellyttää
kunnilta investointeja järjestelmiin ja työntekijöiden kouluttamiseen.
Konvergenssi mahdollistaa lisäksi sen, että samoja palveluita tuottavat niin julkiset, yksityiset
kuin kolmannen sektorin organisaatiot. Eri toimijoiden yhteistyö lisääntyy ja palveluyhtiön on
entistä helpompi liittää toimintaansa alihankkijoiden palveluita. Samalla syntyy uudenlaisia
palveluiden yhdistelmiä. Sähköisten palveluiden hyödyntäminen palvelutuotannossa
mahdollistaa palveluyhtiön kasvun skaalautumalla operatiivisten tarpeiden mukaisesti ilman
resurssien lisäämistä. Itsepalveluteknologioiden hyödyntäminen parantaa asiakaspalvelua ja
vähentää henkilöstön tarvetta.
Toimintaympäristön erityispiirteet
Kuntien, kuntayhtymien ja niiden konsernien kirjanpitoon ja tilinpäätökseen sovelletaan
kirjanpitolakia soveltuvin osin, kirjanpitolautakunnan (KILA) kuntajaoston antamia ohjeita ja
lausuntoja sekä kuntalain säädöksiä. Näissä säädetään muun muassa tuloslaskelman, taseen,
rahoituslaskelman, niiden liitteiden, talousarvion toteutumisvertailun, toimintakertomuksen,
talousarvion ja taloussuunnitelman laatimisesta. Pääosin kunnallinen laskentatoimi noudattaa
yleisen laskentatoimen säännöksiä. Erityispiirteitä kunnalliselle laskentatoimelle ovat
kunnalliset oikeushenkilömuodot (kunta, kuntayhtymä, liikelaitos ja liikelaitoskuntayhtymä)
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
21
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
sekä näiden käsittely konsernilaskennassa. Näille oikeushenkilömuodoille on määritelty KILAn
toimesta yleisestä kaavasta poikkeavat tuloslaskelmakaavat, joissa huomioidaan esimerkiksi
toimintatulot, toimintamenot, verotulot ja valtionosuudet. Kunnallinen laskentatoimi edellyttää
tekijöiltään erityisosaamista. Toisaalta erityispiirteet ovat luonteeltaan sellaisia, että samoja
prosesseja, osaamista ja tietojärjestelmiä kuin muussakin laskentatoimessa voidaan melko
luontevasti käyttää.
Henkilöstöhallinnon osalta kunnilla ja kuntayhtymillä on omat kunnalliset työ- ja
virkaehtosopimukset. Nämä poikkeavat yksityisten alojen työehtosopimuksista. Erityisesti
opetustoimen palkanlaskenta on monimutkaista. Lisäksi sekä opetus- että sosiaali- ja
terveystoimelle on tyypillistä määräaikaisten työsuhteiden käyttö, mikä lisää huomattavasti
henkilöstöhallinnon työtä. Tämä asettaa vaatimuksia erityisesti palkanlaskennalle ja siinä
käytettäville ohjelmistoille.
Kuva 4-2 Kuntasektorin erityispiirteet toimintaympäristössä
Toiminta-
ympäristön
erityisvaatimukset
PALVELUITA TUOTETTAVA
AINAKIN KAKSIKIELISESTI
KUNTIEN TULOJEN JA MENOJEN
EPÄTASAPAINO
aiheuttaa kustannustehokkuuden
kasvattamisvaatimuksia
KUNTASEKTORIN ITSENÄINEN
ASEMA SEKÄ KUNTAKONSERNIN
MONIMUOTOINEN RAKENNE
muodostavat hyvin erilaisia tarpeita,
jolloin yhden yhtenäisen mallin
periaate on haasteellinen toteuttaa
KUNTALAIN JA KIRJANPITO-
LAUTAKUNNAN KUNTAJAOSTON
ANTAMAT OHJEET JA
LAUSUNNOT
sekä erilaiset kunnalliset yhteisö-
muodot vaikuttavat kirjanpitoon
KUNNALLISET TYÖ- JA
VIRKAEHTOSOPIMUKSET SEKÄ
ELÄKEJÄRJESTELYT
erityispiirteineen vaikuttavat
henkilöstöhallinnon sisältöön ja
prosessiin
KUNTALIITOKSET, KUNTA- JA
PALVELURAKENNEUUDISTUS
ja muu kuntayhteistyö sekä jatkuva
muutos aiheuttavat muutospaineita
myös tukitoiminnoille
YLIMMÄN PÄÄTÖKSENTEON
POLIITTINEN LUONNE
ja halu harjoittaa elinkeino-
politiikkaa oman seudun tueksi voi
vaikuttaa ulkoistuspäätöksiin
RAKENTEIDEN JÄYKKYYS JA
KIRJOITTAMATTOMAT SÄÄNNÖT
paikallisen päätöksenteon taustalla
esim. pyrkimys välttää henkilöstö-
vähennyksiä ja muita muutoksia
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
22
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Sidosryhmät toimintaympäristössä
KPK THH:n keskeisiä sidosryhmiä ovat henkilöstö, rahoittajat, Kuntaliitto sekä muut kunta-
alan toimijat ja järjestöt sekä valtiovalta.
Henkilöstö on merkittävä sidosryhmä ja henkilöstökustannukset muodostavat suurimman
yksittäisen erän yhtiön kustannusrakenteessa.
KPK THH tarvitsee kuntien oman pääoman sijoituksen lisäksi ulkopuolista rahoitusta. Nämä
rahoittajat ovat sidosryhmä yhtiölle. Rahoittajien on saatava kohtuullinen tuotto yhtiön käyttöön
antamalle pääomalle.
Kuntaliitto on kuntien ja kuntayhtymien muodostama edunvalvoja ja kehittäjä. Kuntien tapa
järjestää palveluita uudistuu voimakkaasti. Kuntaliitto yhtiöineen tukee kuntia muutoksen
läpiviemisessä ja on siten yhteistyökumppani KPK THH:lle. Muita kunnallisia julkislaitoksia
ovat muun muassa Kuntien Eläkevakuutus (KEVA), joka on myös keskeinen liittymärajapinta
palkka- ja henkilöstöhallintopalveluille.
Valtiovalta asettaa viime kädessä lainsäädännöllä puitteet kuntien toiminnalle ja taloudelle.
Siten valtiovalta on myös keskeinen sidosryhmä yhtiölle.
4.2 Markkinaympäristö
Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskusmarkkina Suomessa on melko hajanainen. Eri
toimijat eivät ole selkeästi differentioituneet toisistaan ja asiakkaat eivät koe, että paikallisten ja
kansainvälisten toimijoiden välillä olisi suuria eroja. Off-shore –tyyppisiä toimijoita Suomessa
ei ole, mihin vaikuttaa myös kielialueen pienuus.
Kaksi merkittävintä asiakkaiden mainitsemaa syytä ulkoistamiselle ovat organisaatioiden halu
keskittyä omiin ydinprosesseihinsa ja ulkoistamisen myötä saavutettava kustannustehokkuus.
Kolmas mainittu vaikutin on tavoite parantaa ulkoistettavien prosessien laatua. Suurimpana
ongelmana ulkoistuksen tehneet asiakkaat mainitsevat ulkoistuskumppanin hallinnan ja
ohjauksen. Palvelukeskusten asiakkaat eivät koe, että asiakkaan ja palvelukeskuksen välisistä
vastuista olisi sovittu tarpeeksi selkeästi. Verrattaessa eurooppalaiseen keskiarvoon
Pohjoismaissa ja Suomessa ulkoistuksen tehneet organisaatiot uskovat keskimääräisesti
harvemmin saavuttaneensa ulkoistukselle asetetut tavoitteet. Suomen ja Pohjoismaiden
palvelukeskusmarkkinaa leimaa siis keskimääräistä suurempi tyytymättömyys ulkoistuksen
tavoitteiden saavuttamiseen, hajanainen tarjonta ja differoinnin puute eri tarjoajien välillä.4
Kaikki tämä mahdollistaa KPK THH:n sijoittumisen kuntien palvelukeskusmarkkinalle.
Talous- ja henkilöstöhallinnon ulkoistuspalveluja Suomessa suurille ja keskisuurille
organisaatioille tarjoavat lähinnä talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiä toimittavien
yritysten perustamat palvelukeskukset. Henkilöstöpalvelujen osalta yleisin ulkoistettu prosessi
on palkanlaskenta ja siihen liittyen henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien ylläpito ja
työntekijätietojen hallinta.
Talouspalvelujen osalta suurten ja keskisuurten organisaatioiden prosessien ulkoistaminen on
harvinaisempaa kuin henkilöstöhallinnossa. Kuten henkilöstöhallinnossakin tietojärjestelmä-
4 Lähde: Nordic Region Outsourcing Service Provider Performance Study 2008, EquaTerra incorporating Morgan
Chambers
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
23
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
yritysten palvelukeskusten lisäksi markkinaa jakavat erityisesti pienten organisaatioiden osalta
tilitoimistot. Tietojärjestelmäyritysten perustamien palvelukeskusten palveluvalikoimaan kuuluu
periaatteessa kaikki talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit ja tämä on myös suunta, johon nämä
palvelukeskukset haluavat toimintaansa kehittää. Markkina ei ole kuitenkaan kasvanut
odotusten mukaisesti varsinkaan kuntasektorilla.
Markkinaympäristöä on tarkasteltu yksityiskohtaisemmin viidestä näkökulmasta, jotka ovat 1)
toimittajat, 2) alalla olevat kilpailijat, 3) asiakkaat, 4) potentiaaliset tulokkaat sekä 5) korvaavat
tuotteet ja palvelut. Kuva 4-3 esittää markkinaympäristöön vaikuttavat keskeiset huomiot ja
kukin osa-alue käsitellään tarkemmin alla.
Kuva 4-3 KPK THH:n markkinaympäristö
Toimittajat
KPK THH:lla on lähtökohtaisesti vahva neuvotteluasema sekä toimittajien että palvelu-
tuotannon kumppaneiden suhteen. Asema perustuu suureen kokoon ja laajaan asiakaspohjaan.
ICT-järjestelmä- ja palvelutoimittajat ovat merkittävässä roolissa ottaen huomioon, että KPK
THH:n kustannuksista IT-kustannukset ovat toiseksi suurin erä heti henkilöstökustannusten
jälkeen. Merkittäviä talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmätoimittajia ovat mm. Aditro,
Logica, Oracle ja SAP sekä rajatuilla talous- ja henkilöstöhallinnon osa-alueilla muun muassa
Basware ja OpusCapita. ICT-palvelut KPK THH ostaa KPK ICT:ltä.
Palvelutuotannon kumppaneita etsitään mm. skannauspalveluihin, verkkolaskupalvelujen ja
perintään.
Alalla olevat kilpailijat
KPK THH:n kaksi kilpailijaryhmää ovat yksityiset palveluntuottajat ja seudulliset ja paikalliset
palvelukeskusyhtiöt. Seudulliset ja paikalliset palvelukeskusyhtiöt ovat kilpailijoita vain, mikäli
Toimittajat ja ml. henkilöstö
• Suureen kokoon ja laajaan asiakaspohjaan perustuva vahva neuvotteluasema tietojärjestelmä-toimittajien ja palvelutuotannon kumppanien suhteen.
• Toimipisteiden sijoittelusta johtuva henkilöstön hyvä saatavuus ja vahva kiinnostavuus työnantajana.
Asiakkaat
• Talous- ja henkilöstöpalvelut eivät ole ydintoimintaa ja hoidetaan pääsääntöisesti kunnan sisällä.
• Asiakkaat ovat vahvasti mukana palveluiden kehittämisessä palvelukeskusmallissa.
• Kuntien yhteistyö tukipalvelujen kehittämisessä on edelleen vähäistä.
Alalla olevat kilpailijat
Yksityiset palveluntuottajat: Yksityiseen sektoriin verrattuna KPK THH:lla on kuntasektorin osaamisen ja inhouse-toimintaperiaatteen tuoma vahva asema.
Mahdolliset kumppanit
Seudulliset ja paikalliset palvelu-keskusyhtiöt: KPK THH:lla uutena yhtiönä heikompi tunnettuus, mutta parempi mahdollisuus mittakaava-etujen hyödyntämiseen.
Potentiaaliset markkinoille tulijat
• Kuntien haluttomuus ulkoistaa talous- ja henkilöstötoimintojaan on hidaste uusien yksityisten palveluntuottajien alalle tulolle. Mahdollista kilpailutusten kautta.
• Uusien seudullisten inhouse-palvelukeskusten markkinoilletulo on vaihtoehto KPK THH:n asiakkuudelle.
Korvaavat palvelut
• Merkittävin korvaava palvelu on kuntien totuttu tapa hoitaa talous- ja henkilöstö-hallintonsa itse.
• Yksityisten palveluntuottajien palvelut eivät ole kattavia eivätkä mahdollista palveluiden laajamittaista hankintaa yhdeltä palveluntuottajalta.
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
24
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
ne eivät liity osaksi KPK THH:n toimintaa. Suhteessa muihin toimijoihin KPK THH:lla on
uutena yhtiönä heikompi tunnettuus, mutta sillä on edellytykset laajentua merkittäväksi
toimijaksi ja näin hyödyntää mittakaavaetuja. KPK THH:lla on myös alalla olevia kilpailijoita
paremmat mahdollisuudet panostaa kokonaisprosessien ja järjestelmien kehittämiseen
kustannustehokkuuden ja laadun parantamiseksi.
Yksityiset palvelutuottajat
Kuntasektorilla talous- ja henkilöstöpalvelujen ulkoistaminen markkinaehtoiselle toimijalle on
yrityksiä harvinaisempaa. Vain harva kunta on ulkoistanut peruskunnan talous- tai henkilöstö-
palvelut markkinaehtoisesti toimivalle yhtiölle. Kunnan konserniyhteisöjen, kuten asunto-
osakeyhtiöiden, osalta ulkoistus tilitoimistolle on tyypillisempää.
Suhteessa yksityisiin palveluntuottajiin KPK THH:n asemaa parantavat kuntasektorin
osaamisen ja in house -toimintaperiaatteen tuoma vahva asema. Yksityisten palveluntuottajien
kilpailuetuna on vakiintunut toimintamalli, mutta palveluita ei välttämättä ole räätälöity täysin
kuntasektorin tarpeita ja ominaisuuksia vastaavaksi. Puhtaasti kuntasektorilla toimivana KPK
THH pystyy sopeuttamaan toimintaansa kuntien toimintaympäristön mukaiseksi. Kunta pystyy
paremmin vaikuttamaan palvelutuotannon järjestämiseen ja kehittämiseen toimimalla
omistajana yhtiössä sekä osallistumalla aktiivisesti ohjausryhmiin.
KPK THH:n tarkoituksena ei ole toimia markkinahäirikkönä eikä rakentaa talous- ja
henkilöstöhallintopalveluiden monopolia. KPK THH madaltaa kuntien kynnystä kilpailuttaa
talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut. Kun kunta ulkoistaa palvelutuotannon KPK THH:lle, on
kunnalla jatkossa helpompaa kilpailuttaa palvelut KPK THH:n ja yksityisesti omistettujen
kumppanien kesken koska sillä ei enää ole tuotantoon liittyviä omia resursseja.
Kilpailutusmahdollisuuden olemassa olo on tärkeää myös siksi, että voidaan varmistua siitä, että
KPK THH:lla on kannustimet toiminnan jatkuvaan kehittämiseen.
Seudulliset ja paikalliset palvelukeskusyhtiöt
Erityisesti keskisuuret kaupungit ovat perustaneet seudullisia palvelukeskusyhtiöitä.
Tyypillisesti keskisuuri kaupunki on palvelukeskusyhtiön enemmistöomistaja, ja muina
omistajina ja asiakkaina ovat lähiseudun kuntia ja kuntayhtymiä. Talous- ja
henkilöstöhallinnonpalvelujen lisäksi palvelukeskusyhtiö usein tuottaa myös IT- ja
hankintapalveluita. Toinen mahdollinen liiketoimintamalli seudulliselle palvelukeskukselle on
yksittäisen kunnan yksikkö tai liikelaitos, joka myy talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja
lähiseudun kunnille. Kolmas liiketoimintamalli on, että seudullinen kuntayhtymä tuottaa
jäsenkunnilleen kuntayhtymän muiden palvelujen ohessa myös talous- ja henkilöstöhallinnon
palvelut. Tällöin kyse on tyypillisesti laajasta seudullisesta yhteistyöstä.
Asiakkaat
Suuri osa kunnista ei ole nykytilassa yhdistänyt neuvotteluvoimaansa talous- ja
henkilöstöhallinnon palvelujen tuottamiseksi. KPK THH:n kannalta kaikkein potentiaalisimpia
asiakkaita ovat ne kunnat, jotka tuottavat talous- ja henkilöstöhallinnon palvelunsa itse ja joiden
talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien elinkaari on lopuillaan. KPK THH:n kannalta
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
25
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
vähiten potentiaaleja asiakkaita ovat ne, jotka ovat jo perustaneet oman palvelukeskuksen tai
liittyneet seudulliseen palvelukeskukseen sekä investoineet juuri merkittävästi talous- ja
henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien ja prosessien kehittämiseen. Tavoitteena on, että KPK
THH:n asiakkaat ovat vahvasti mukana talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden
kehittämisessä.
Potentiaaliset tulokkaat
Kuntien varovaisuus ulkoistaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluitaan on rajoittanut
potentiaalisten markkinoille tulijoiden määrää. Kuntien taloudellisen toimintaympäristön
kiristyessä on kuitenkin oletettavaa, että myös talous- ja henkilöstöhallinnon ulkoistuksia tullaan
tarkastelemaan nykyistä enemmän. Tällöin potentiaalisia tulokkaita markkinoille ovat yksityiset
palveluntuottajat, jotka eivät vielä toimi kuntasektorilla.
Korvaavat palvelut
Kunnille vahvin korvaava vaihtoehto palvelukeskuksen asiakkaaksi liittymiselle on oman,
kunnan sisäisenä toimivan palvelukeskuksen perustaminen tai kehittäminen. Kuntien
kokemukset omista kunnan sisäisistä palvelukeskuksista ovat olleet melko hyviä.
Oman sisäisen palvelutuotannon järjestäminen on perusteltu fyysisen läheisyyden säilymisellä,
mutta oman palvelutuotannon kautta ei kuitenkaan ole mahdollista panostaa järjestelmien ja
prosessien kehittämiseen samassa määrin kuin KPK THH:n kautta. Pienten tai keskisuurten
kuntien volyymit eivät myöskään mahdollista mittakaavaetujen tuomaa kustannustehokkuutta.
Suuret ja osittain myös keskisuuret kunnat ja kuntayhtymät ovat perustaneet suurempia talous-
ja/tai henkilöstöhallinnon palvelukeskuksia palvelemaan omaa kunta- tai kuntayhtymä-
konsernia. Kaikki kahdeksan suurinta kaupunkia ovat perustaneet talous- ja/tai
henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen joko kunnallisena liikelaitoksena tai kaupungin sisäisenä
yksikkönä. Näissäkin palvelukeskuksissa on edelleen mahdollista saavuttaa mittakaavaetuja.
Lisäksi näilläkin yksittäisillä palvelukeskuksilla on haasteita kehittää raportointia parantavien
tietojärjestelmäratkaisuja.
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
26
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
KPK THH:n asema markkinaympäristössä
Valtakunnallisena palveluntuottajana toimiessaan KPK THH:n vahvuutena on sen merkittävä
asema ja neuvotteluvoima esim. IT- ja muiden toimittajien suuntaan. KPK THH:n
liiketoimintamalli mahdollistaa sen, että palveluyhtiötä voidaan kasvattaa myös olemassa
olevien kunnallisten palvelukeskusten kautta, jolloin pystytään varmistamaan vahva
kuntasektorin osaaminen ja hyödyntämään mittakaavaetuja myös heti toiminnan alkuvaiheessa.
Asiakkaille pystytään tarjoamaan palveluita, jotka on kehitetty kunnan tarpeiden pohjalta ja
tuottamaan lisäarvoa myös kokonaisprosessin näkökulmasta.
Kuva 4-4 Asiakas- ja toimittajasuhteet markkinaympäristössä
Esimerkkejä vastaavista hankkeista valtionhallinnossa ja kansainvälisesti
Valtion KIEKU-hanke, jossa valtionhallinnon neljä talous- ja henkilöstöhallinnon
palvelukeskusta koottiin 1.1.2010 hallinnollisesti yhdeksi, useissa alueellisissa toimipisteissä
toimivaksi virastoksi. Kieku-hankkeeseen liittyvän tietojärjestelmäuudistuksen yhteydessä
yhtenäistetään toimintatapoja, prosesseja ja tietorakenteita.
Yliopistojen talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalveluja hoitamaan on perustettu palvelukeskus
(Certia), joka aloitti toimintansa syksyllä 2008. Keskus toimii markkinaehtoisesti.
Kirkkohallituksen, seurakuntien ja seurakuntayhtymien talous- ja henkilöstöhallinnon
palvelukeskuksen perustaminen on suunnitteilla.
Tanskan valtion palvelukeskus (KMD). KMD tuottaa IT-palveluita Tanskan kuntasektorille,
valtionhallinnolle ja yksityisille toimijoille. Kuntasektorin osuus KMD:n liikevaihdosta on noin
2/3. KMD tuottaa talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäpalvelut SAP-ratkaisuun
pohjautuvalla KMD Opus –järjestelmällä.
Asiakkaat Toimittajat
Perustettava yhtiö:
KPK ICT Oy
Perintätoimisto
Verkkolaskuoperaattori
Skannauspalvelun
tuottaja
Muut asiantuntijat
KPK THH
Yksityiset palvelutuottajat
Seudulliset ja paikalliset
palvelukeskusyhtiöt
Kuntien sisäiset
palvelukeskukset
Palvelutuottajat
Kumppanit/Kilpailijat
KUNNAT,
KUNTAYHTYMÄT JA
MUUT
KUNTAKONSERNIEN
YKSIKÖT
Laadukas ja oikea-aikainen
informaatio toimialojen
palveluiden johtamiseen
Taloushallinnon
perus- ja lisäpalvelut
Henkilöstöhallinnon
perus- ja lisäpalvelut
Palvelutuotanto
Palveluiden ja järjestelmien
kehittäminen
Asiakkuuksien hallinta
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
27
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
4.3 Asiakasympäristö
KPK THH:n potentiaalinen asiakaspohja on kaikki Suomen kunnat ja kuntayhtymät sekä niiden
konserneihin yhdisteltävät konserniyhteisöt. Merkittävimpiä asiakkaita palveluyhtiölle ovat
kunnat ja kuntayhtymistä sairaanhoitopiirit. Palveluyhtiön potentiaaliset asiakkaat voidaan
segmentoida niiden koon, toiminnallisten ja teknisten valmiuksien sekä maantieteellisen
sijainnin mukaan. Koon kannalta potentiaalisimpia asiakkaita ovat keskikokoiset kunnat. Tämä
johtuu siitä, että monet isot kaupungit ovat jo tehneet mittavan projektin oman talous- ja/tai
henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen perustamiseksi ja eivät halua jättää näitä investointeja
hyödyntämättä tai tehdä muutoksia toimintatapoihinsa. Toisaalta pelkästään pienistä kunnista
KPK THH:n on hankala koostaa asiakaspohjaa, joka ylittää sellaisen kriittisen massan, jolla
yhtiön toimintaa voidaan täysipainoisesti kehittää. Toiminnallisten ja teknisten valmiuksien
osalta ne kunnat, joissa on vanhenevat tai muuten heikosti toimivat tietojärjestelmät, ovat
potentiaalisimpia KPK THH:n asiakkaita. Nämä kunnat hyötyvät myös eniten yhtenäisiin
tietojärjestelmiin ja prosesseihin siirtymisestä. Maantieteellisellä segmentoinnilla on ennen
kaikkea merkitystä palveluyhtiön alueellisia sijaintipaikkoja määriteltäessä.
Kuntien sisäisiä asiakkaita ovat johto, hallintokunnat ja liikelaitokset. Ulkoisia asiakkaita, jotka
asioivat myös palveluyhtiön kanssa, ovat esimerkiksi valtio (verottaja, KELA ym.), KEVA,
vakuutusyhtiöt, asiakkaat ja toimittajat (ml. kaupunkilaiset) sekä muut kunnat. Suurimpia
palveluiden käyttäjiä kuntayhtymissä ovat klinikat.
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
28
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
5 Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen
5.1 Liiketoiminnan ansaintalogiikka
KPK THH:n ansaintamalli perustuu siihen, että palveluyhtiö toimii kustannustehokkaammin
kuin mihin kukin kunta pystyisi tuottaessaan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelunsa itse.
Palveluyhtiötoiminnassa pystytään hyödyntämään mittakaavaetuja volyymien kasvaessa,
henkilöstön sijaisuusjärjestelyt ja osaamistaso on helpompi ylläpitää ja järjestelmäratkaisut ja
niiden kehittäminen pystytään toteuttamaan keskitetysti. Kunnalle on näin kustannusten
alenemisen ja laadun paranemisen vuoksi selkeää etua tuottaa palvelunsa palveluyhtiön kautta.
KPK THH tuottaa tuotteistettuja, yhteisten toimintatapojen mukaisia palveluita ensisijaisesti
omistajakunnille ja niitä lähellä oleville toimijoille. Tuotteistuksen kautta KPK THH pystyy
myös tuottamaan ajantasaista ja vertailukelpoista raportointia johdon päätöksenteon tueksi.
Tavoitteena ei ole tuottaa voittoa osinkona jaettavaksi, vaan palveluita kustannustehokkaasti,
laadukkaasti ja asiakaslähtöisesti. Palvelut ovat standardoituja, selkeästi tuotteistettuja ja ne on
määritelty palvelusopimuksissa. Jotta hinnoittelu pysyy kilpailukykyisenä markkinoilla
vallitsevaan hintatasoon nähden, sitä kehitetään jatkuvasti toimintaa tehostamalla. KPK THH:n
tavoitteena onkin olla kilpailukykyisin markkinatoimija. Asiakkaille kustannukset laskutetaan
tuotettujen suoritemäärien tai käytetyn työajan suhteessa.
KPK THH:n toiminnasta saatavilla tuloilla katetaan kaikki toiminnan edellyttämät menot.
Yhtiön tarkoituksena ei ole tehdä voittoa, mutta ei myöskään tappiota. Yhtiö sisällyttää
hintoihinsa katteen, jolla katetaan toiminnan ja järjestelmien kehittämiskustannukset. Mikäli
toiminnalle kertyy voittoa enemmän kuin tarvitaan jatkuvan kehittämisen turvaamiseksi, se
voidaan käyttää esimerkiksi hintojen alentamisen muodossa, tai mahdollisia aikaisempia tai
tulevia tappiota vastaan. Mikäli toiminta on tappiollista, tulee yhtiön reagoida tähän esimerkiksi
kustannuksia vähentämällä, hintoja nostamalla, uusia asiakkuuksia hankkimalla tai muulla
vastaavalla tavoin.
Toiminnan alkuvaiheessa jotkin kuntatoimijat saattavat tulla ainoastaan KPK THH:n
omistajiksi, mutta nämäkin toimijat siirtyvät sovitun aikataulun mukaisesti myös palvelujen
käyttäjiksi. Pelkkänä palvelujen ostajina kuntatoimijat eivät voi olla.
5.2 Liiketoimintarakenne
KPK THH:n liiketoimintaa parhaiten tukeva rakenne on keskitetysti ohjattu useamman
alueellisen keskuksen muodostama palveluyhtiö, jossa yhtiötaso ohjaa ja kehittää alueellisia
keskuksiaan yhtenäiseen suuntaan ja vastaa siitä, että käytäntöjen yhtenäistäminen ja prosessien
sekä järjestelmien kehittäminen etenee yhtiön tavoitteiden mukaisesti. Keskitetty ohjaus tukee
myös yhtiön tavoitetta toimia valtakunnallisena palveluyhtiönä mahdollistaen laajan
asiakaskunnan palvelemisen, kun yhtiö pystyy itse vaikuttamaan toimipaikkojen lukumäärään,
sijaintiin, tuoterakenteeseen ja yhteisten kehityshankkeiden toteuttamiseen.
Liiketoimintarakennetta määriteltäessä merkittävimpänä tekijänä on ollut se, minkälainen
ohjausote tukee parhaiten KPK THH:n strategiaa. Koska KPK THH:n tavoitteena on toiminnan
yhdenmukaistaminen ja vahva kehittämisrooli, on ohjausotteen oltava vahvemmin keskitetty.
Vahvan ohjausotteen kautta toiminnan kasvattaminen ja käytäntöjen yhtenäistäminen on
helpompaa ja kustannushyötyjen ja muiden tavoitteiden toteutuminen siten varmempaa.
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
29
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Omistussuhteen näkökulmasta katsottuna KPK THH omistaa operatiivisen palvelutoiminnan.
Vastaavasti KPK THH:n omistavat sen asiakkaina toimivat kuntatoimijat. Yhtiö tuottaa siis
palveluita niille kunnille, kuntayhtymille ja muille kuntakonserniin kuuluville yhtiöille, joiden
osalta kunta on yhtiön osakkaana.
5.3 Organisaatiomalli
Organisaatiorakenne alueellisella ja toimipistetasolla
KPK THH:n organisaatiorakenteeksi sopii parhaiten alueellisten keskusten muodostama,
hallinnollisesti yhtenäinen kokonaisuus. Yhtiön organisaatiorakenteen valinnassa on huomioitu,
että organisaation laajuus voi muodostua hyvin suureksi kattaen potentiaalisesti huomattavan
osan kaikista Suomen kunnista, sairaanhoitopiireistä ja muista kuntayhtymistä sekä näiden tytär-
ja osakkuusyhteisöistä ja vastaavista kuntakonserniin kuuluvista organisaatioista. Lisäksi on
huomioitu, että usealla kunnalla tai kuntayhtymällä on jo olemassa talous- ja/tai
henkilöstöhallinnon palvelukeskus, joka kokonsa puolesta voisi olla liitettävissä palveluyhtiöön
omaksi alueekseen/toimipisteekseen.
Palveluyhtiöorganisaatio toteutetaan useamman alueellisen keskuksen mallilla, jossa kullakin
keskuksella voi olla useita fyysisesti erillään sijaitsevia toimipisteitä, mutta niillä on yhtenäinen
hallinto ja johto. Alueellisten toimipisteiden johtajat vastaavat omista alueellisista
palvelukeskuksistaan ja raportoivat KPK THH:n toimitusjohtajalle.
Alkuvaiheessa on tarkoitus lähteä liikkeelle vähintään kolmen alueellisen keskuksen rakenteella.
Alueellisten keskusten ja niiden toimipisteiden sijaintipaikat määräytyvät mukaan tulevien
asiakkaiden mukaan. Toimipisteillä tulee olla riittävä kyky muokata toimintansa KPK THH:n
toimintamallin mukaiseksi sekä mahdollisuus laajentaa asiakaskuntaansa huomattavasti
nykyistä laajemmaksi ja toimia monikuntamallisena.
Alueellisten keskusten ja toimipisteiden lukumäärää kasvatetaan portaittain suhteuttamalla se
asiakkuudesta kiinnostuneiden asiakaskuntien määrään, kokoon ja transaktiovolyymeihin.
Tavoitetilassa pienempiä toimipisteitä yhdistellään riittävän suuriksi (n. 150 htv), jotta
volyymien kautta saavutetaan kustannustehokkuus. Toisaalta yksittäisen toimipisteen
organisaatio ei saa kasvaa liian suureksi, jotta sisäisten hallintotehtävien kasvava osuus ei
aiheuta tehottomuutta. Tavoitetilassa vuonna 2015 alueellisia keskuksia oletetaan olevan viisi.
Alueita ja toimipisteitä yhtenäistetään toimimaan yhtiön strategian, tavoitteiden ja yhtenäisten
toimintatapojen mukaisesti. Suunnitellut sähköistämis-, automatisointi- ja muut
kehittämistoimenpiteet aloitetaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta sitä kautta
toiminnan lopullisia hyötyjä on helpompi tuoda esille potentiaalisille, tuleville asiakkaille.
Alueellisten palvelukeskusten toiminnan kehittämisestä vastaavat talous- ja henkilöstöhallinnon
kehityspäälliköt yhdessä palvelupäälliköiden kanssa.
Vaikka alueen sisällä palvelutoiminnot ovat rakentuneet prosesseittain, niin asiakasnäkökulma
otetaan huomioon palvelukokonaisuuksien kokoonpanoissa siten, että kussakin
palvelukokonaisuudessa on mukana myös erityisasiantuntijoita. Esimerkiksi
kirjanpitopalveluissa osa henkilöistä keskittyy osakeyhtiömuotoisten asiakkaiden kirjanpitoon
tai myyntilaskupalvelukokonaisuuden osa henkilöistä pystyy hoitamaan palvelun ruotsin
kielellä. Lisäksi myös asiakasvastaavat työskentelevät palvelukokonaisuuksissa.
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
30
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Kuva 5-1 Tavoitetilan organisaatiorakenne: usean alueellisen keskuksen muodostama
palveluyhtiö
Kuva 5-2 KPK THH:n yhtiömalli pohjautuu laajaan palveluverkostoon
Toteutusvaiheen etenemistä on kuvattu tarkemmin luvussa 10.2. Riskit ja toteutussuunnitelma.
Portaittain etenevä laajenemissuunnitelma ja -aikataulu tarkentuvat myöhemmässä vaiheessa
tuotantoon siirtymisvalmistelujen edetessä.
AlueN
Asi
akasv
ast
aavat
Kirjanpito
Ostolaskutiimi
Myyntilaskutiimi
Palkanlaskutiimi
Prosessikohtaisetohjausryhmät
(asiakkaan edustajat)Asiakkaat
AsiakkaatAsiakkaat
AsiakkaatAsiakkaat
Asiakkaat
AsiakkaatAsiakkaat
Asiakkaat
KPK THH
Yhtiöpalvelut
Alue B
Asi
akasv
ast
aavat
Kirjanpito
Ostolaskutiimi
Myyntilaskutiimi
Palkanlaskutiimi
AlueA
Asi
aksv
ast
aavat
Kirjanpito
Ostolaskut
Myyntilaskut
Palkanlaskenta
KPK THHtuottamat yhtiötason toiminnot
Prosessien kehittäminen, käytäntöjen yhtenäistäminen,
”neuvotteluvoima” järjestelmä- ym. toimittajien suuntaan,
järjestelmien kehittäminen, viestinnän tuki, koulutus,
controller-toiminnot ja muut sisäiset palvelut
KPK THH:n Alue D
KPK THH:n Alue A
KPK THH:n Alue B
KPK THH:n Alue C
KPK THH:n Alue X
KPK THH vastaa alueellisten toimipisteiden kehittämisestä ja muista yhteisistä toiminnoista
KPK THH myös omistaa
operatiivisen palvelutoiminnan
Asiakaskunta omistaa KPK THH:n (in-house periaate)
KPK THH:n Alihankinta-
verkosto
KPK THH:n operatiivinen palvelutoiminta tapahtuu alueellisten keskusten toimipisteissä, joiden lukumäärä tarkentuu KPK THH:n asiakaskunnan mukaan.
Esim. Toimipisteet 1 - 3 Esim. toimipisteet 4 - 7 Toimipisteet xx - xx
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
31
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Organisaatiorakenne maantieteellisellä tasolla
Palvelukeskuksen alueellisten toimipisteiden sijainnista päätettäessä on tärkeää arvioida usean
eri tekijän vaikutusta. Tällaisia lokaatioanalyysissä huomioitavia tekijöitä ovat erityisesti
nykyisten palvelujen tarjonta (onko alueella jo olemassa olevia palvelukeskuksia, jotka
haluavat liittyä mukaan, ja onko siellä muuta kilpailua)
osaavan työvoiman saatavuus (alan oppilaitosten läheisyys, ruotsin kielen huomiointi)
alueella vallitseva palkkataso ja muut kustannustekijät
miten helppoa asiakkaaksi tulevan kunnan nykyisten työntekijöiden on siirtyä sinne
(etäisyys, alueen houkuttelevuus)
omistajakuntien intressit (esimerkiksi kunta ei halua menettää työpaikkoja muualle) sekä
poliittiset tai muut tekijät (esimerkiksi alueellistamistavoitteet).
Maantieteelliseen sijaintiin ja toimipisteiden lukumäärään vaikuttaa myös se, halutaanko
palveluyhtiön toiminta ensisijaisesti organisoida alueellisen etäisyyden pohjalta,
prosessilähtöisesti vai jonkun muun tekijän, kuten sen tarjoamien tietojärjestelmäratkaisujen tai
muun asiakassegmentoinnin pohjalta.
Alustavan suunnitelman mukaan KPK THH:n organisointi pohjautuu alueelliseen etäisyyteen,
mutta muutkin ylläkuvatuista organisointitavoista ovat mahdollisia KPK THH:n kohdalla. Siksi
kuhunkin vaihtoehtoon liittyvät edut ja haitat on esitetty taulukossa 5-1.
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
32
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
PALVELU-
TUOTANNON
ORGANISOINTI
A) Prosesseittain B) Asiakkaan
alueellisen sijainnin
pohjalta
C)
Tietojärjestelmäratkaisun
pohjalta
D)
Asiakassegmentin
muun erityispiirteen
pohjalta
Kuvaus Palveluntuotanto on
järjestetty siten, että
kustakin prosessista vastaa
kyseiseen prosessiin
keskittynyt alue.
Esimerkiksi ostolaskujen
käsittely kaikille asiakkaille
hoidetaan yhden alueen tai
toimipisteen toimesta.
Alueellisen sijainnin
pohjalta organisoidun
palvelukeskuksen
yksittäinen alue tuottaa
kaikkia palvelu-
prosesseja tietylle
maantieteellisesti
valitulle ryhmälle
asiakkaita.
Alueiden järjestelmä-
ratkaisut voivat poiketa
toisistaan silloin, jos
palvelukeskus on
muodostettu jo olemassa
olevista palveluntuottajista,
joiden järjestelmäratkaisut
eivät ole vielä elinkaarensa
päässä.
Palvelukeskus
voidaan organisoida
asiakassegmentin
pohjalta, mikäli näillä
on hyvin vahvoja ja
toisistaan poikkeavia
erityispiirteitä.
Hyödyt Palvelutuotannon
järjestäminen prosesseittain
on kustannustehokkain
vaihtoehto. Muita hyötyjä
syntyy siitä, että
henkilöstön osaamista on
helppo ylläpitää ja syventää,
sijaisuusjärjestelyt ovat
helposti toteutettavissa ja
toimintatapojen
yhtenäistäminen, tuotteistus
ja yhdenmukaisuuden
säilyttäminen on helpompi
toteuttaa.
Yhteydenpito
asiakkaaseen on
kiinteämpi ja asiakkaan
erityispiirteiden
tuntemus parempi.
Alueellisen
palvelukeskuksen
henkilökunta on
helpompi muodostaa
asiakkaiden olemassa
olevista resursseista,
kun sijainti ei ole
kohtuuttoman matkan
päässä.
Hyötyjä ovat lähinnä lyhyen
tai keskipitkän tähtäimen
kustannustekijät.
Tietojärjestelmäratkaisut
ovat lähellä asiakkaan omia
ratkaisuja tai eivät edellytä
uusien liittymien
rakentamista.
Osaaminen pohjautuu
tietyn
asiakassegmentin
erityispiirteiden
syvälliseen
tuntemiseen.
Haasteet Prosessituotannon vahva
keskittäminen edellyttää,
että toimintatavat ovat
yhtenäisiä, eikä
asiakaskohtaisia eroja
esiinny. Haasteena voi olla
kapeiden
erikoistumisalueiden tai
rutiinien yksitoikkoisuus
työntekijälle sekä
mahdollinen etääntyminen
asiakkaan tilanteesta. Jos
useasta alueesta koostuva
palvelukeskus on
organisoitu prosesseittain,
tulisi asiakkaalla olla
kontakti useaan eri
Toimintatapojen
yhtenäistäminen on
hankalampaa kun samaa
palvelua tuotetaan
useammalla alueella.
Tätä kautta myös
tehokkuus jää helposti
alhaisemmaksi kuin
prosessilähtöisessä
mallissa.
Useiden rinnakkaisten
tietojärjestelmäratkaisujen
käyttö aiheuttaa enemmän
käyttö-, ylläpito- ja
kehittämiskustannuksia.
Lisäksi toimintatapojen ja
osaamisen
yhdenmukaistaminen
vaikeutuu jos samaa työtä
tehdään eri
järjestelmäratkaisuilla.
Tämä ei ole
suositeltava malli
ensisijaiseksi
organisoinniksi, sillä
talous- ja henkilöstö-
hallinnon prosessien
toteuttamistapa on
lähes samanlainen
riippumatta siitä,
minkälaisen
asiakkaan
transaktioista on
kyse.
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
33
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
alueeseen, mikä voi olla
hankalaa sekä asiakkaan
käytännön asioinnin
kannalta, että
asiointikanavien
näkökulmasta
Soveltuvuus Prosessilähtöisesti
organisoitu
palveluntuotanto on hyvin
yleinen ja suositeltava tapa
silloin, kun palvelukeskus
toimii yhdellä alueella,
mutta mikäli palvelu-
keskustoiminta on
hajaantunut useampaan,
fyysisesti eri paikassa
sijaitsevaan alueeseen, ei
prosessikohtainen
organisoituminen ole yhtä
yleistä.
Alueellinen organisointi
on yleinen tapa lähteä
liikkeelle
palvelukeskusta
perustettaessa. Toimi-
pisteitä yhdistetään
usein toiminnan
kehittyessä.
Mallia suositellaan usein
lähinnä siirtymävaiheen
vaihtoehdoksi. Vain mikäli
palvelukeskuksen koko
kasvaisi huomattavan
suureksi, niin usean
tietojärjestelmäratkaisun
malli voisi olla
varteenotettava myös
pysyvämpänä vaihtoehtona,
jotta vältetään liiallinen
riippuvuus yksittäiseen
järjestelmätoimittajaan.
Segmentointiin
perustuva malli
soveltuu paremmin
esimerkiksi
prosessikohtaisen
palvelukokonaisuude
n sisällä toimivaksi
alajaoksi.
Taulukko 5-1 Palvelutuotannon organisointitapojen vertailu
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
34
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
5.4 Organisaation roolit
Roolit KPK THH:ssä
KPK THH:n roolien suunnittelussa huomioidaan palveluyhtiön tuotannollinen
organisaatiorakenne ja tavoitetilalle määritelty toimintamalli. Roolit, näiden tehtävät, vastuut ja
avainosaaminen palveluyhtiön eri organisaatiotasoilla ovat:
KPK THH Hallitus koostuu 3-7 henkilöstä ja se vastaa yhtiön strategisesta kehittämisestä
sekä valitsee toimitusjohtajan. Hallituksen tulisi koostua henkilöistä, jotka ovat
erikoistuneet THH alaan, palveluliiketoimintaan, yritysjuridiikkaan ja julkiseen
palvelusektoriin. Hallituksella tulisi myös olla kontaktipintaa korkeakouluihin,
ammattijärjestöihin ja liittoihin. Esitys yhtiön ensimmäisestä hallituksesta tehdään
valmistelijoiden toimesta. Hallituksen kokouksiin voivat osallistua hallituksen kutsumat
pysyvät asiantuntijat.
KPK THH Toimitusjohtajalla on yleistoimivalta yhtiön kehittämiseen sekä kokonaisvastuu
yhtiön toiminnasta ja tuloksesta. Toimitusjohtajan tukena on mm. palveluyhtiön johtajista
koostuva yhtiön johtoryhmä. Toimitusjohtaja raportoi yhtiön hallitukselle ja hänellä tulee
olla pitkä ja laaja johtamiskokemus mielellään THH palveluyrityksessä tai –keskuksessa.
Alueellisen palvelukeskuksen johtaja vastaa koko palvelukeskuksen toiminnasta, sekä
toiminnallisesti että taloudellisesti. Hänellä on kokonaisvastuu palvelukeskuksen toiminnan
kehittämisestä ja tuloksellisuudesta. Palvelukeskuksen johtajan tukena toimii
palvelukeskuksen johtoryhmä. Johtaja on KPK THH:n johtoryhmän jäsen. Hänellä tulee
olla pitkä ja laaja johtamiskokemus THH palveluyrityksessä tai –keskuksessa.
Prosessikohtaisessa ohjausryhmässä (kokonaisprosessit) on mukana KPK THH:n,
kuntasektorin ja KPK ICT:n edustus. Ohjausryhmä osallistuu palveluyhtiön toiminnan ja
prosessiketjujen valtakunnalliseen kehittämiseen sekä palveluyhtiön sisällä että asiakkaiden
organisaatioissa. Ohjausryhmän jäsenillä tulee olla pitkä ja laaja kokemus
toimintaprosessien kehittämisestä sekä palveluiden tuotteistamisesta ja johtamisesta
Sisäinen kehitysryhmä koostuu kehityspäälliköistä ja ICT-edustuksesta. Kehitysryhmä
vastaa toiminnan ja järjestelmien kehittämisestä valtakunnallisesti ja alueellisesti. Kullakin
aluekeskuksella on vastuullaan oma prosessikokonaisuus, jonka kehittämistyötä se vetää.
Alueen edustaja vastaa myös kaikkien prosessien kehitystyön jalkauttamisesta omalla
alueellaan
Asiakasryhmä on palvelukeskuksen tasolla toimiva työryhmä, jossa on mukana asiakkaan
edustusta, palvelupäälliköt, kehityspäälliköt ja asiakasvastaavat. Asiakasryhmän tavoitteena
toimia linkkinä asiakkaan suuntaan aluetasolla ja kehittää toimintaa asiakaspalautteen
pohjalta. Se kokoontuu 4 kuukauden välein.
Palvelupäällikkö vastaa aluetasolla prosessikokonaisuuksista, etenkin operatiivisen
toiminnan tehokkuudesta ja käytäntöjen yhtenäisyydestä, sekä huolehtii henkilöstön
resursoinnista ja tiimien johtamisesta.
Asiakasvastaava toimii asiakkaan kontaktipintana asioissa, jotka eivät liity yksittäiseen
prosessiin. Näitä ovat esimerkiksi palvelusopimusasiat, mahdolliset ongelmatilanteet tai
asiakaspalautteeseen ja muuhun yleiseen asiakkuuden hoitoon liittyvät kysymykset.
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
35
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Controller on sisäisen laskennan asiantuntija, joka tarjoaa asiantuntijapalveluita asiakkaalle
ja toimii sisäisenä tukena tarjoten controller–palveluita palvelukeskuksen tarpeisiin
Kehityspäällikön vastuulla on toiminnan ja tietojärjestelmien kehittäminen oman
vastuualueen prosessien osalta. Kehityspäällikkö toimii sisäisessä kehitysryhmässä.
Tiimiesimies vastaa oman prosessinsa (yhden tai muutaman prosessin) tavoitteiden
mukaisesta palveluntuotannosta ja toimii käytännön työnjohtajana / lähiesimiehenä tiiminsä
jäsenille.
Prosessiasiantuntijat ovat palvelukokonaisuuksien jäseniä omilla nimikkeillään, kuten
ostolaskun käsittelijä, kirjanpitäjä, palkanlaskija, jne. ja vastaavat työn päivittäisestä
toteuttamisesta. Osa prosessiasiantuntijoista toimii myös järjestelmien pääkäyttäjinä.
Palvelukokonaisuuden jäsenten joukossa voi olla myös erikoistumista esim.
prosessitoiminnon, asiakkaan, toimialan, ruotsinkielisyyden tai muun tekijän pohjalta.
Palvelukeskuksessa työskentelevällä henkilöllä voi olla monen eri roolin tehtäviä. Esimerkiksi
tiimiesimies saattaa toimia myös asiakasvastaavan ja kehityspäällikön rooleissa.
Toiminnan perustamisvaiheessa avainhenkilöitä ovat palvelukeskuksen johtaja, asiakasvastaava
ja palvelupäälliköt, joiden tulee olla mukana hankkeessa jo ennen varsinaisen
palveluyhtiötoiminnan aloittamista, sillä toiminnan kehittäminen, yhteydenpito asiakkaisiin,
palvelukokonaisuuksien henkilöstön rekrytoinnit ja toimitilavalmistelut tulee aloittaa hyvissä
ajoin.
KPK THH:n tarvitsema henkilöstömitoitus määritellään yhtiölle asetettujen prosessien
tavoitetehokkuuksien mukaisesti. Kokonaishenkilöstön tarve on riippuvainen asiakkaaksi
tulevien kuntien lukumäärästä, kompleksisuudesta, koosta ja volyymimääristä. Asiakkaiden
mukaantulon on tarkoitus tapahtua portaittain vuosien 2011 – 2015 aikana, joten henkilöstötarve
kasvaa vastaavasti portaittain näiden muuttujien kautta. Kuvassa 5-3 on kuvattu KPK THH:n
tavoitetilan organisaatiokaavio.
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
36
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Kuva 5-3 KPK THH organisaatiokaavio tavoitetilassa vuonna 2015
Roolit asiakkaan puolella
Asiakkaan puolella tyypillinen rooli palvelukeskuksen rajapinnassa on palvelukeskusvastaava.
Palvelukeskusvastaava voi pienissä kunnissa olla kaikille talous- ja henkilöstöhallinnon asioille
yksi yhteinen henkilö, joka voi olla esimerkiksi kunnan sihteeri, hallintopäällikkö tai vastaava.
Suuremmissa kunnissa palvelukeskusvastaavan rooli voi jakautua talous- ja henkilöstöhallinnon
kesken, esimerkiksi talousjohtajan, controllerin, taloussihteerin ja henkilöstösihteerin tehtäviin.
5.5 KPK THH:n johtamismalli
KPK THH:n johtamismallia toteutetaan sekä valtakunnallisella että yksittäisen
palvelukeskuksen tasolla. Kuvassa 5-4 on kuvattu johtamismallin mukaan pidettävät kokoukset
ja muodostettavat työryhmät molemmilla tasoilla.
KPK THHToimitusjohtaja nn
Prosessikohtaiset ohjausryhmät(asiakkaan edustajat)
PalvelutKirjanpitopalvelut
PalvelutOstolaskupalv.
Palvelut Myyntilaskupalv.
Palvelut Palkanlask.palv.
Palvelut Kirjanpitopalvelut
Palvelut Ostolaskupalv.
Palvelut Myyntilaskupalv.
Palvelut Palkanlask.palv.
Palvelut Kirjanpitopalvelut
Palvelut Ostolaskupalv.
Palvelut Myyntilaskupalv.
Palvelut Palkanlask.palv.
Alue A,n. 150 htv
Aluejohtaja nn
Alue B,n. 150 htv
Aluejohtaja nn
Alue C,n. 150 htv
Aluejohtaja nn
Palvelut Kirjanpitopalvelut
Palvelut Ostolaskupalv.
Palvelut Myyntilaskupalv.
Palvelut Palkanlask.palv.
Palvelut Kirjanpitopalvelut
Palvelut Ostolaskupalv.
Palvelut Myyntilaskupalv.
Palvelut Palkanlask.palv.
Alue E,n. 150 htv,
Aluejohtaja nn
Järjestelmäratkaisu I: ERP Järjestelmäratkaisu II: Järjestelmät palveluna
KPK THH:n alihankinta-
verkosto
KPK THHYhtiöpalvelut
Alue D,n. 150 htv,
Aluejohtaja nn
Asia
kasvasta
avat
Asia
kasvasta
avatt
Asia
kasvasta
avat
Asia
kasvasta
avat
Asia
kasvasta
avat
Asiakkaat
Palvelut Sovitut talous-
ja henkilöstö-hallinnon palvelut
Asia
kasvasta
avat
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
37
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Kuva 5-4 KPK THH:n kokoukset ja työryhmät
Aluetasolla tapahtuvaa ohjaus- ja johtotoimintaa ovat viikkopalaverit, tiimipalaverit,
asiakasryhmän kokoontumiset, alueellisen palvelukeskuksen johtoryhmätyöskentely sekä
vuosittainen tavoitteiden asettaminen ja toimintasuunnitelman tekeminen. Valtakunnan tasolla
toimii KPK THH:n johtoryhmä, sisäiset kehitysryhmät sekä prosessikohtaiset ohjausryhmät.
Taulukosta 5-2 ilmenee kokous- ja työryhmäkohtaiset tarkemmat tiedot.
Ennusta Kontrolloi RaportoiSuunnittele
Viikko
Vuosi
Kvart
aali
Kuukausi
Alueellisen palvelu-
keskuksen johtoryhmä
Strategian ja tavoitteiden asettaminen
Tavoitteet
Tavoitteet
Tavoitteet
Tavoitteet ja toiminta-
suunnitelma
TiimipalaveriTiimipalaveriViikkopalaveri
Sisäiset kehitysryhmät
(live meeting)
KPK THH Oy johtoryhmä (live meeting)
Hallitus-työskentely
Prosessi-kohtaiset
ohjausryhmät
Prosessi-kohtaiset
ohjausryhmät
Prosessi-kohtaiset
ohjausryhmät
Asiakasryhmä
TiimipalaveriTiimipalaveriTiimipalaveri
Valtakunnan tason
toiminta
Aluetason toiminta
Symbolit:
Strategian ja tavoitteiden
asettaminenTavoitteet ja
toiminta-
suunnitelma Asiakas-ryhmä
TiimipalaveriTiimipalaveriTiimipalaveri
TiimipalaveriTiimipalaveri
ViikkopalaveriAlueellisen
palvelukeskuks
en johtoryhmä
Hallitus-työskentely
Prosessi-kohtaiset
ohjausryhmät
Sisäiset kehitysryhmät
(live meeting)
KPK THH johtoryhmä
(live meeting))
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
38
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Taulukko 5-2 Yhteenveto KPK THH:n johtamismallin kokouksista ja työryhmistä
5.6 KPK THH:n asiakassuhteen hallinta
KPK THH:n asiakkaita ovat kuntasektorin toimijoiden johto, talous-/henkilöstöhallinnon
asiantuntijat ja yksittäiset kuntatyöntekijät. Asiakkaina voivat olla myös yksittäisen kansalaiset
esimerkiksi laskutusprosessin osalta.
KPK THH:n asiakassuhteen hoitomallin peruselementit on kuvattu kuvassa 5-5. Asiakkuuden
hallinnan kokonaisuus koostuu kolmesta osa-alueesta: 1. asiakassuhteen hallinta, 2. tuotekehitys
(ohjausryhmät) sekä 3. toimitusprosessi (”service desk”).
KOKOUS TAVOITE OSALLISTUJAT FREKVENSSI
Strategian ja
tavoitteiden
asettaminen
• Strategian ja tavoitteiden määrittely KPK THH
aluekeskukselle hallituksen asettamien
tavoitteiden mukaan
• KPK THH aluekeskuksen
johtoryhmä ja seuraava taso
• KPK THH hallitus asettaa
tavoitteet
Vuosi
Tavoitteet ja
toimintasuunnitelma
• Strategian ja tavoitteiden kommunikointi KPK
THH aluekeskuksen henkilöstölle
• Toimintasuunnitelman tekeminen
• KPK THH aluekeskuksen koko
henkilöstö
Vuosi
Prosessin ohjausryhmä • Prosessien ja toiminnan kehittäminen
yhteistyössä asiakkaan ja KPK ICT:n kanssa
• Toimii valtakunnallisella tasolla
• Ohjausryhmän jäsenet Kvartaali
Sisäinen kehitysryhmä • Toiminnan ja järjestelmien kehittäminen
alueellisesti ja valtakunnallisesti yhdessä KPK
ICT:n kanssa
• Kehitystyön jalkauttaminen aluekeskuksiin
• Kehitysryhmän jäsenet Kuukausi
KPK-THH:n johtoryhmä • KPK THH:n toiminnan johtaminen ja
ohjaaminen
• Tulosseuranta, raportointi
• KPK THH johtajat
• KPK THH toimitusjohtaja
Viikko / 2 viikkoa
KPK THH
aluekeskuksen
johtoryhmä
• Palvelukeskuksen toiminnan johtamiseen ja
ohjaamiseen liittyvä päätöksenteko
• Tulosseuranta, raportointi
• KPK THH johtaja
• Palvelupäälliköt
Viikko / 2 viikkoa
Tiimipalaveri • Informoiminen tuloksesta, henkilöstöasioista,
tuotantoon ja prosesseihin liittyvistä asioista
• Tiimiesimies
• Tiimin jäsenet
Kuukausi
Viikkopalaveri • Operatiivinen palaveri
• Tulosten seuranta, raportointi
• Resursointi
• Palvelupäällikkö
• Tiimiesimiehet
Viikko
Alueelliset
asiakasryhmät
• Käsittelee reklamaatiot
• Käsittelee laatupoikkeamat
• Edistää asiakaskohtaisten tavoitteiden
toteutumista
• Toimii alueellisella tasolla
• Asiakasryhmän jäsenet Kvartaali
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
39
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Kuva 5-5 KPK THH:n asiakassuhteen hoitomallin peruselementit
Asiakassuhteen hallinnan peruselementtejä ovat:
1. Palvelusopimus. Palvelusopimus velvoittaa molempia osapuolia. Palvelusopimus
käydään läpi ja tarkennetaan säännöllisesti palveluiden sisällön, aikataulun, hinnoittelun
ja laskutuksen suhteen.
2. Asiakaspalvelun ja yhteistyön korostaminen. Asiakaspalvelua korostetaan kaikessa
toiminnassa. Asiakaspalautetta kerätään ja käsitellään säännöllisesti ja siitä toimitetaan
palautetta eteenpäin. Säännöllisten asiakastapaamisten avulla kartoitetaan kuntatoimijan
toiminnassa tapahtuneet muutokset, selvennetään palvelukeskuksessa tapahtuneet
muutokset, informoidaan kehityshankkeista ja suoritetaan tyytyväisyyden mittausta ja
seurantaa. On tärkeää, että palvelukeskuksen asiakasvastaavilla on kuntatoimijan
organisaation tuntemus. Vastaavasti kuntatoimijan palvelukeskusvastaavalla tulee olla
talous- ja henkilöstöhallinnon ja palvelukeskuksen tuntemusta. Kokonaisprosesseja
kehitetään yli organisaatiorakenteen pitäen yllä läpinäkyvyyttä. KPK THH:n ja sen
asiakkaiden palvelutuotannossa ja yhteistyössä on äärimmäisen tärkeää
molemminpuolinen luottamus. Mikäli toiminta pohjautuu hyvään luottamukseen,
kuntatoimijoiden organisaatioihin ei synny päällekkäisiä organisaatioita eikä
palvelutasovaatimuksissa ja palvelulupauksissa tarvitse tehdä varmisteluja.
3. Toiminnan mittarit. Mittarit toimivat palvelukeskuksen ja asiakkaiden toiminnan
kehittämisen apuvälineinä. Niillä mitataan volyymia, tehokkuutta, laatua, kustannuksia
ja potentiaalia. Mittaritietoa analysoimalla voidaan prosesseja kehittää yhteistyössä
asiakkaiden ja KPK THH:n välillä. Mittaamalla asiakkailta lähtevää dataa voidaan
myös heidän toimintojaan jatkuvasti kehittää. Julkaisemalla asiakasmittarit KPK THH
sitoutuu palvelemaan asiakkaitaan parhaalla mahdollisella tavalla tuottamalla esim.
benchmarking–tietoa kuntatoimijoille.
Uusien asiakkaiden hankintaprosessi
Toimitusprosessi
Asiakassuhteen-hoitoprosessi
Asiakaspalvelu-prosessi
Asiakkaat
Ohjaus-ryhmät
E
D
U
S
TA
J
A
T
Tuotetarjooman hallinta- ja kehitysprosessi
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
40
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Kuva 5-5 KPK THH:n ja asiakkaiden yhteistyön peruselementit
KPK THH:n tuotekehitys - prosessikohtaiset ohjausryhmät
KPK THH:n strategian mukaisesti yhtiön palveluprosesseja kehitetään jatkuvasti niin, että ne
muodostavat selkeät asiakkaille tarjottavat palvelukokonaisuudet kustannustehokkaasti ja
asiakkaiden tarpeisiin vastaten.
Kehittämiskohteet jaetaan seuraavasti:
1. Taloushallinnon- ja suunnittelun kehittämistoimenpiteet
2. Henkilöstöhallinnon kehittämistoimenpiteet
KPK THH:n palvelusalkku ja sen sisältämä palveluiden tuotteistusprosessi linkittyy KPK:n
kehityshankkeiden ja projektien hallintamalliin.
Palvelusalkku:
• Palvelusalkku sisältää KPK THH:n palvelutuoteportfolion taloushallinnon perus- ja
lisäpalveluiden, strategisen taloushallinnon lisä- ja tukipalveluiden sekä
henkilöstöhallinnon perus- ja lisäpalveluiden osalta
• Palvelusalkun sisältämät palvelut on tuotteistettu ja tarjolla kuntien hyödynnettäviksi
sovitun aikataulun mukaisesti
Kehityssalkku:
• Kehityssalkku sisältää KPK THH:n omien kehityshankkeiden lisäksi näkyvyyden
muissa organisaatioissa käynnissä oleviin KPK THH:n kannalta relevantteihin
hankkeisiin
• Kehityshanke-ehdotukset valmistellaan asiaankuuluvan prosessin mukaisesti
kehityshanke-esityksiksi, joiden pohjalta niiden eteenpäin viemisestä tehdään päätökset
• Kehityshankkeet ryhmitellään strategisten ohjelmien alle
Projektisalkku:
Asiakas 1 Asiakas 2
KPK THH tehostunein la laadukkain
toimintatavoin
Toiminnallinen tuki
Tapahtuman käsittely
1. Asiakkailta
lähtevä data
3. Asiakas-
mittarit
2. KPK THH:n
toiminnan sisäiset
mittarit
Toiminnallinen tuki
Tapahtuman käsittely
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
41
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
• Projektisalkku sisältää KPK THH:n hankehallinnan piiriin kuuluvat
hankekokonaisuuksien alle ryhmittyvät toteutusprojektit. Projektisalkussa seurattavat
projektit hyödyntävät KPK THH:n projektihallintametodologiaa
Kuvassa 5-6 on kuvattu hankkeiden ja projektien ylätason päätöksentekoprosessi.
Kuva 5-6 Ylätason päätöksentekoprosessi
KPK THH:n toimitusprosessi (”service desk”)
KPK THH:n käytössä on ”service desk” -palvelu ja työväline erilaisten palvelupyyntöjen
käsittelyyn. Palvelupyynnöt tulevat joko KPK THH:n asiakasomistajan talous-
/henkilöstöhallinnon asiantuntijoilta, yksittäiseltä asiakasomistajan kuntatyöntekijältä tai
yksittäiseltä kuntalaiselta.
Palvelupyynnöt ovat luonteeltaan joko informatiivisia (esim. tiedoksianto, että tiedosto ajettu
pääjärjestelmään) tai toimenpiteitä edellyttäviä (esim. asiakas pyytää viemään kirjanpitoon
muistiotositteen tai kuntalainen tiedustelee saamastaan laskusta).
Palvelupyynnöt ohjautuvat siihen KPK THH:n alueelliseen keskukseen, jonka asiakas
yksittäisen palvelupyynnön luonut henkilö on. Alueellisen palvelukeskuksen toimipisteessä
palvelupyyntö ohjautuu automaattisesti ko. palvelupyynnön aihealuetta hoitavaan
palvelukokonaisuuteen. Service Desk työvälineen kautta palvelupyynnön lähettäjä pystyy
seuraamaan oman palvelupyyntönsä käsittelyprosessin tilannetta. ”Service Desk” –palvelu
tarjotaan yhdessä KPK ICT:n kanssa sekä suomen että ruotsin kielellä.
KPK THH Projektisalkku
Projektin
suunnittelu
Projektin
toteutus
Projektin
päättäminen &
käyttöönotto
KPK THH Kehityssalkku
Kehityshanke-
ehdotuksen
vastaanotto
Kehityshanke-
esityksen
valmistelu
Päätös: kehityshanke-ehdotus hyväksytty
valmisteltavaksiPäätöksen tekijä:
strategisen ohjelman ohjausryhmä / johtoryhmä
Päätös: kehityshanke-esitys hyväksytty
toteutettavaksiPäätöksen tekijä:
strategisen ohjelman ohjausryhmä / johtoryhmä
K1 K2 P1 P2 P3
Päätös: Projekti / tuotos hyväksytty toteutettavaksi
Päätöksen tekijä: Projektin ohjausryhmä
Päätös: Projekti / tuotos hyväksytty käyttöön-
otettavaksiPäätöksen tekijä:
Projektin ohjausryhmä
Päätös: Projekti / tuotos hyväksytty
Päätöksen tekijä:Projektin ohjausryhmä
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
42
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
6 Omistaminen, ohjaus ja hallinto
6.1 Yhtiön rakenne ja omistus
KPK THH:n juridinen rakenne on osakeyhtiö, joka sopii tarkoitukseensa joustavuutensa
ansiosta. Osakeyhtiömuotoon liittyy lisäksi läpinäkyvyyttä, esimerkiksi yhtiöjärjestyksen
julkisen saatavuuden osalta. Myös yhtiöoikeudellinen päätöksentekojärjestys,
tuloksenmuodostusmalli ja varojen jakoon liittyvät kysymykset ovat osakeyhtiössä varsin
selkeitä verrattuna esimerkiksi osuuskuntamalliin. Osakeyhtiö mahdollistaa parhaiten myös
erilaisten omistajaintressien toteuttamisen.
Palveluyhtiö on kuntatoimijoiden kokonaan omistama siten, että se mahdollistaa kuntien
suorahankinnat yhtiöltä. Yhtiö ei toimita palveluita eikä osallistu tarjouskilpailuihin, mikäli
palvelunostaja ei ole yhtiön nykyinen tai tuleva omistaja-asiakas. Yhtiön perustamisvaiheessa
perustajakunnat sijoittavat 1 euroa per kunnan asukas osakepääomana KPK THH:oon.
Osakepääomaan tehtävä sijoitus nousee ajan kuluessa ja myöhemmin mukaan tuleville kunnille
ensin 3 euroon ja sitten 6 euroon per kunnan asukas. Alustavien suunnitelmien mukaan
kuntayhtymät ja Kuntaliitto ostaisivat kumpikin yhden osakkeen.
Suunnitelman mukaan Sitra ja muut markkinaehtoiset rahoittajat myöntävät
käynnistämisvaiheessa tarvittavan rahoituksen pääomalainana yhtiölle. Pääomalaina maksetaan
takaisin viiden vuoden takaisinmaksuajalla. Omistajakunnat antavat rahoitusjärjestelyn
edellyttämän takauksen tarvittaessa.
Kuva 6-1 KPK THH:n omistajat ja rahoittajat
Jo toiminnassa olevat osakeyhtiömuotoiset palvelukeskukset voidaan liittää KPK THH:oon
mikäli:
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
43
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
KPK THH voi ostaa 100% yhtiön osakekannasta tai liiketoiminnan
Olemassa oleva palvelukeskusyhtiö käyttää samoja tietojärjestelmiä kuin KPK THH tai
sen omistajat/asiakkaat sitoutuvat vaihtamaan nykyistä järjestelmää
Yhtiön omistajat tekevät vähintään viiden (5) vuoden sopimuksen palveluiden ostosta
KPK THH:n kanssa
Kauppahinta määritellään palvelusopimusten perusteella laskettavasta nettokassavirran
nykyarvosta
Yhtiö ei tule pääsääntöisesti ostamaan kiinteää omaisuutta: tiloja/kiinteistöjä
KPK THH voi myös tehdä alihankintasopimuksen olemassa olevien palvelukeskusten kanssa.
Tässä mallissa KPK THH ostaa in house -ostot mahdollistavan osuuden kunnan/kuntien
omistamasta palvelukeskus Oy:stä. Alihankkijan palveluiden hinnoittelu on sama kuin jos kunta
ostaisi palvelut KPK THH:lta. Alla olevassa kuvassa 6-2 on kuvattu alihankintaverkostomallia.
Kuva 6-2 KPK THH:n alihankintaverkostomalli
6.2 Toiminnan ohjaus ja hallinto
Palveluyhtiön toimintaa ohjataan omistajaohjauksen, tulosohjauksen ja asiakasohjauksen
keinoin. Palveluyhtiön omistajaohjauksesta ja tulosohjauksesta vastaavat palveluyhtiön
omistajat, asiakasohjauksesta vastaavat palveluyhtiön asiakkaat.
Omistajaohjaus on KPK THH:n strategista ohjaamista. Omistajan tehtäviin kuuluu strategisen
tahtotilan ilmaiseminen palveluyhtiölle. Palveluyhtiö laatii strategian ja tavoitteet tämän
tahtotilan pohjalta. Palveluyhtiön toiminnallisina lähtökohtina ovat kuntien talous- ja
henkilöstöhallinnon tuottavuuden lisääminen, toiminnan tehostaminen ja jatkuva palveluiden
laadun parantaminen. Palveluyhtiön toiminnan tulee olla kannattavaa, niin että toiminnasta
saatavat tuotot kattavat toiminnan kulut.
KPK THH:n verkostolle tuottamat palvelutProsessien kehittäminen, käytäntöjen yhtenäistäminen, ”neuvotteluvoima” järjestelmä- ym. toimittajien suuntaan
Alihankkija Jesim.
olemassaoleva palvelukeskus
Alihankkija Aesim.
olemassaoleva palvelukeskus
Alihankkija Besim.
olemassaoleva palvelukeskus
Alihankkija Cesim.
olemassaoleva palvelukeskus
Verkostoon liittyneet toimijat tuottavat omilla
järjestelmilllään ja prosesseillaan palveluja KPK THH:n kautta kuntatoimijoille
KPK THH omistaa x %:n osuudella kutakin alihankkijaansa (in-house periaate)
KPK THH:n asiakasomistajat omistavat KPK THH:n kautta alihankkijoita (in-house periaate)
Asiakkaat
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
44
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Tulosohjauksen piirissä omistaja ohjaa KPK THH:a myös palveluyhtiön tulossopimuksella ja
tulosneuvotteluilla. Tulossopimukseen määritellään strategiasta johdetut tulosmittarit, joiden
toteutumista seurataan.
Asiakasohjaus pohjautuu tilaaja-tuottajamalliin, jossa palvelujen käyttäjä ostaa palvelut
palvelujen tuottajalta. Palveluiden tilaaja on se taho, joka solmii palvelutuottajan kanssa
palvelusopimuksen hankkiakseen palveluita itselleen tai muulle sopimuksessa määritellylle
asiakkaalle. KPK THH:n rooli palvelun tuottajana merkitsee sitä, että se määrittelee tuottamansa
palvelut ja niiden hinnoittelun asiakkaan tarpeiden pohjalta ja että tuotettavat palvelut,
palvelutaso, palvelujen määrä sekä palveluista suoritettava korvaus määritellään etukäteen
tilaajan ja tuottajan välisessä palvelusopimuksessa.
Asiakasohjaus toteutuu kahdella tasolla: sopimustasolla ja palveluyhtiön palvelutuotannon ja
kehittämisen tasolla. Palvelutuotannon kehittämisen keskeisenä toteutumismuotona ovat
asiakkaiden ja palveluyhtiön edustajista muodostetut prosessikohtaiset ohjausryhmät. Nämä
toimielimet käsittelevät asiakkuuteen ja palveluihin liittyviä kehittämistarpeita ja palveluyhtiön
ja asiakkaan välistä vuorovaikutusta ja yhteistyötä.
KPK THH:ssä ylintä päätösvaltaa käyttää omistajien edustajista koostuva yhtiökokous.
Yhtiökokouksen tehtäviin kuuluu hallituksen valitseminen. Hallituksen tehtävänä on tukea
palveluyhtiön johtamista käsittelemällä yhtiön strategisia linjauksia ja tulostavoitteita sekä
toiminnan kehittämissuuntia. Hallitus nimittää toimitusjohtajan.
Kuva 6-3 KPK THH:n ohjausmalli
Palvelusopimus
KPK THH
Prosessin
ohjausryhmä
Prosessin
ohjausryhmä
Prosessin
ohjausryhmä
Asiakasohjaus
Tulosohjaus
Tulossopimus
Tulosneuvottelut
Omistajaohjaus
Strateginen ohjaus
Toiminnan
kehittäminen
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
45
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
7 Palvelutarjonta
7.1 Palvelukonsepti
KPK THH tarjoaa omistaja-asiakkailleen tuotteistettuja talous- ja henkilöstöhallinnon
palveluita. Palveluiden tuottamisen lähtökohtana on toimintatapojen yhtenäisyys ja palvelujen
maksimaalinen keskittäminen palveluyhtiöön. Palvelutarjonta perustuu asiakkaiden tarpeisiin,
joiden pohjalta palveluyhtiön vastuualueelle määritetyt palvelut tuotteistetaan ja hinnoitellaan
ansaintalogiikan mukaisesti.
Lähtökohtaisesti yhtiö omistaa itse kehittämänsä tiedot, kuten kuntien yhteisen tilikartan,
laskentatunnisteet ja yhtenäisen kunta-arkkitehtuurin määrittelyt ja ratkaisut.
Tuotantoprosessissa syntyvät tiedot, kuten kirjanpitoaineiston ja tietojärjestelmissä käytettävät
kuntatiedot, omistavat asiakaskunnat.
Palveluyhtiö ja sen asiakkaat tekevät sopimuskausittain palvelusopimuksen, jossa määritellään
tuotettavat palvelut sekä niiden määrä, laatu ja hinta. Palvelutaso pidetään hyvänä ja
tuotteistettuja palveluita tuotetaan tehokkaasti tuotannon mittakaavaetuja hyödyntäen.
KPK THH ja KPK ICT suunnittelevat ja konseptoivat kappaleen viisi kuvassa 5-5 kuvatun
yhtenäisen asiakkuuden hallinnan hoitomallin lisäksi näkemykset, käytännöt ja toimintatavat
myös palvelutuotannon osalta.
Alla kuvassa 7-1 on yhteenveto palveluiden tuottamisen mallista.
Kuva 7-1 KPK THH ja KPK ICT palveluiden järjestäjänä
KPK THH ja KPK ICT pyrkivät palveluiden järjestämisessä sekä toiminnan jatkuvassa
kehittämisessä huomioimaan potentiaaliset yhtiöiden liiketoimintojen väliset synergiahyödyt.
Molemmat yhtiöt tuottavat ristiin toisilleen palveluja oman palvelutarjooman ja vahvuuksiensa
puitteissa. KPK THH tuottaa talous- ja henkilöstöhallinnon sekä muita tukitoiminnon palveluita
KPK ICT:lle. Vastaavasti KPK ICT järjestää asiantuntija-, sovellus- ja infrastruktuuripalveluita
KPK THH:lle. Ristiin myytävät palvelut on listattu kuvassa 7-2.
Omistaja-asiakas / Kuntatoimija
ASIAKKUUDEN HALLINNAN HOITOMALLI
2. ICT-alueen
kokonaispalvelu
(ml. THH ICT)
1. THH-alueen
kokonaispalvelu
(ml. ICT-palvelut)
1. THH -alueen
ICT-palvelut
KPK THH KPK ICT
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
46
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Kuva 7-2 KPK THH:n ja KPK ICT:n palvelut
7.2 Palvelusalkku
KPK THH:n palvelusalkku kuvaa palveluyhtiön tarjoamat palvelut. Palvelusalkku on esitelty
kuvassa 7-3. KPK THH:n palvelutarjonta edellyttää kaikkien prosessien osalta kuntatoimijoiden
järjestelmien integroinnin KPK THH:n järjestelmiin.
Kuva 7-3 KPK THH:n palvelusalkku
KPK KPK THH
Asiantuntijapalvelut
1. PMO/projektinhallinta
2. muita tarpeen mukaan
Sovelluspalvelut
1. ERP-ratkaisu
2. THH palveluna
Infrapalvelut
1. Käyttäjäpalvelut
2. Kapasiteettipalvelut
3. Tietoliikennepalvelut
4. Toimistopalvelut
(esim. email)
Henkilöstöhallinto
1. Palkanlaskenta
• palkat
• palkkiot
2. Matkalaskut
Muut tukipalvelut
1. HR
2. Viestintä
3. Hankintatoimi/ostot
4. Toimistopalvelut
Taloushallinto
1. Ostolaskut
• sopimusten hallinta
• tilauksesta maksuun
2. Myyntilaskut
• myyntireskontra
• perintä
3. Kirjanpito
• VOM
• KOM
• tilinpäätös
4. Maksuliikenne
5. Raportointi
6. Kustannuslaskenta
Palvelut THH:lle
Palvelut ICT:lle
Taloushallinnon peruspalvelut
•Taloushallinto (sis. prosessien perus-ja viranomaisraportoinnin ja tavoitetason ylläpitävän kehittämisen)
•Ostolaskut ja ostoreskontra
•Sopimusten hallinta•Tilauksesta maksuun
•Sisäisten taloustapahtumien hallinta•Myyntilaskut ja myyntireskontra
•Perintä•Sisäisten taloustapahtumien hallinta
•Maksuliikenne•Käyttöomaisuus
•Kirjanpito ja tilinpäätöslaskelmat•Sisäisten taloustapahtumien hallinta
Taloushallinnon lisäpalvelut
• Kassanhallinta ja rahoituspalvelut• Muu talousraportointi (esim. Benchmarking) ja operatiivinen raportointi (BI )
• Tilinpäätökset ja konsernitilinpäätökset
KPK THH:n tukipalvelut:
Yhtiötoiminnot, asiakkuuksien hallinta, kehittäminen, koulutus, yleishallinto ja muut tukipalvelut
Tulevaisuuden mahdollisia palveluja• Strategisen henkilöstöhallinnon asiantuntija- ja
tietojärjestelmätukipalvelut • Työvoimavuokraus
Henkilöstöhallinnon peruspalvelut
• Palkkahallinto (palkat ja palkkiot)• Matkalaskut• Perustietojen ylläpito
Henkilöstöhallinnon lisäpalvelut
(yhteistyössä KL:n kanssa)
• Palvelusuhdeasioiden neuvonta ja tuki
• Rekrytoinnin tuki
Strategisen taloushallinnon lisä- ja tukipalvelu
•Tietojärjestelmä- ja Controller-asiantuntijatuki:• Talousarvio ja taloussuunnitelma
• Ennustaminen ja seuranta• Kustannuslaskenta
• Muut taloushallinnon neuvontapalvelut, esim. hankkeiden ja avustusten suunnittelu ja seuranta
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
47
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
KPK THH:n palvelut on kuvattu tämän liiketoimintasuunnitelman liitteinä olevissa
prosessikuvauksissa ja palvelukatalogissa. Kuvassa 7-4 on esitelty käyttöönottoaikataulu
vuosina 2011-2013 tarjottaville palveluille.
Kuva 7-4 KPK THH:n palvelut
7.3 Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut
Palveluyhtiön toteuttama osuus kokonaisprosessista voidaan ryhmitellä perus- ja lisä-
palveluihin. Kunkin asiakkaan ostama palvelukokonaisuus kuvataan palvelusopimuksessa ja
tarkennetaan säännöllisesti kerran vuodessa käytävissä sopimusneuvotteluissa.
Perusprosesseihin liittyvät tehtävät jakautuvat asiakkaan ja palveluyhtiön välillä
asiakaskohtaisen palvelusopimuksen mukaisesti. Palvelusopimuksen perusosa on
standardimuotoinen ja sama kaikille asiakkaille. Palvelusopimuksen liitteissä määritetään
tarkempi tehtävänjako ja rajapinta palveluyhtiön ja asiakkaan välillä. Liitteet ovat
asiakaskohtaisia.
KPK THH:n palvelutarjonta koostuu seuraavista palvelukokonaisuuksista ja palveluista:
taloushallinnon peruspalvelut sisältävät asiakkaalle tuotettavan palvelutuotannon: ostolaskujen
käsittelyn, myyntilaskutuksen ja perinnän, maksuliikenteen, kirjanpidon, tilinpäätöksen ja
viranomaisraportoinnin, käyttöomaisuuskirjanpidon. Peruspalveluiden tuottamisen lisäksi
palvelukeskus voi tarpeen mukaan olla mukana myös satunnaisluonteisissa erillisprojekteissa tai
tuottaa muita erikseen sovittavia lisäpalveluita. Lisäpalveluiden hinnoittelu kohdistetaan
suoraan palvelun tilaajalle. Taloushallinnon lisäpalveluja ovat kassanhallinta ja
rahoituspalvelut, muu talousraportointi ja operatiivinen raportointi, tilinpäätökset ja
konsernitilinpäätökset sekä strategisen taloushallinnon lisä- ja tukipalvelut. Henkilöstöhallinnon
peruspalvelut sisältävät palkkahallinnon, matkalaskujen käsittelyn sekä perustietojen ylläpidon.
Henkilöstöhallinnon lisäpalveluina tarjotaan rekrytoinnin tukea sekä palvelusuhdeasioiden
tukea ja neuvontaa. Tulevaisuudessa palvelukeskuksen tarjoamat palvelut voivat kehittyä sekä
tarvittaessa muuttua ja lisääntyä. Tulevaisuuden mahdollisia palveluja voivat olla esimerkiksi
Palvelu
Sisältö KPK THH:n tarjonnassa
vuonna 20XX
Palvelun tavoitetaso
(aika ja laatu)
Palvelun tavoitetaso (tehokkuus)
Palveluiden tuotteistus
• Palvelukuvausten yhteydessä määritettäviä tietoja:
2011 tarjontaan tulevat palvelut
• Palkanlaskenta
• Matkalaskujen käsittely
2012 tarjontaan tulevat palvelut
• Taloushallinnon peruspalvelut
• Taloushallinnon lisäpalvelut
• Strategisen taloushallinnon lisä- ja tukipalvelut
2013 tarjontaan tulevat palvelut
• Rekrytoinnin tuki
• Palvelusuhdeasioiden tuki ja neuvonta
Tulevaisuuden mahdollisia palveluja
• Strategisen henkilöstöhallinnon
asiantuntija- ja tietojärjestelmä-tukipalvelut
• Työvoimavuokraus
Hinta
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
48
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
strategisen henkilöstöhallinnon asiantuntija- ja tietojärjestelmä työvoimatukipalvelut ja
työvoimavuokraus.
Kokonaisprosessissa huomioidaan myös asiakkaan rajapinta. Kokonaishyötyjen saavuttamiseksi
on tärkeää, että palveluyhtiön hoitamat perusprosessit toimivat tehokkaasti ja että myös
asiakkaan puolelle jääviä talous- ja henkilöstöhallinnon toimintoja tarkastellaan ja tehostetaan
osana kokonaisprosessia. Kun suuri osa perusprosesseista on siirtynyt palveluyhtiölle, on
asiakkaan mahdollista keskittyä enemmän lisäarvoa tuottaviin tehtäviin. Talous- ja
henkilöstöhallinnon kokonaisprosessin toimiessa tehokkaasti ja tuottaessa tarvittavan
raportoinnin ja johtoa tukevan informaation, kuntatoimijat pystyvät toteuttamaan myös omien
operatiivisten toimialojensa palvelut entistä tehokkaammin.
Kuva 7-5 Kokonaisprosessin näkökulma kokonaishyötyjen saavuttamisessa
KPK THH ulkoistaa toimintojen osia myöhemmin valittavien kumppaneiden hoidettavaksi.
Ulkoistus on mahdollista esimerkiksi ostolaskujen skannauspalveluissa, ostolaskujen
sähköisessä vastaanotossa ja myyntilaskujen sähköisessä lähettämisessä, paperisten
myyntilaskujen tulostamisessa sekä perinnässä.
Palveluyhtiö voi myöhemmässä vaiheessa harkita palvelutarjonnan laajentamista talous- ja
henkilöstöhallinnon osa-alueella ja myös sen ulkopuolelle, mikäli omistajatahot näin yhdessä
päättävät. Mahdollisia kartoituksen kohteita jatkossa ovat esimerkiksi strategisen
henkilöstöhallinnon asiantuntija- ja tietojärjestelmätukipalvelut, materiaalihallinta,
hankintaosaaminen ja contact center –tyyppiset palvelut.
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
49
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
8 KPK THH:n järjestelmäkenttä ja IT-arkkitehtuuri
Kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien nykytila
Kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät ovat usein erillisiä valmisohjelmistoja.
Näistä merkittävimpiä järjestelmätoimittajia ovat Aditro ja Logica. Molemmilla näillä
toimittajilla on pitkästä historiastaan johtuen kirjava joukko ratkaisuja. Lisäksi usealla suurella
kaupungilla on käytössä ERP-ratkaisu.
Järjestelmän elinkaaren loppuvaiheessa olevat ja/tai uutta järjestelmää suunnittelevat ovat
potentiaalisimpia KPK THH:n asiakkaita. Juuri järjestelmänsä uusineet ja/tai palvelukeskuksen
perustaneet kuntatoimijat eivät todennäköisesti halua luopua tekemästään investoinnista.
Tietojärjestelmien tehostuminen näkyy eri käyttäjäryhmille eri tavoin
Kunnan johdolle tehostuminen näkyy ensisijaisesti entistä laadukkaampana ja oikea-
aikaisempana informaationa, joka tukee johdon päätöksenteko entistä paremmin. Kunnan
talous- ja henkilöstöjohto voi näin keskittyä tiedon analysointiin perusraportoinnin tuottamisen
sijaan. Kunnan talous- ja henkilöstötoiminto voi myös keskittyä tiedon tuottamiseen ja
hyväksikäyttöön palvelukeskuksen keskittyessä tapahtumakäsittelyyn.
Kunnan työntekijöille mahdollisimman pitkälle automatisoidut talous- ja henkilöstöhallinnon
prosessit mahdollistavat keskittymisen lisäarvoa tuottaviin tehtäviin. Tietojärjestelmien
tehostuminen näkyy myös henkilöstöhallinnon itsepalvelutoimintojen lisääntymisenä.
Palveluyhtiön työntekijät voivat yhtenäisten prosessien ja tehostuneiden tietojärjestelmien
avulla keskittyä omaan ydinosaamiseensa.
Uusille järjestelmille asetetaan toiminnallisia vaatimuksia
KPK THH:n palveluprosessit asettavat toiminnallisia vaatimuksia uusille tietojärjestelmille.
Taloushallinnossa on esimerkiksi ostotilausten vastaanotto kunnan järjestelmistä, ostolaskujen
vastaanotto ja käsittely tapahduttava sähköisesti. Samoin myyntitilausten/laskutustietojen
vastaanotto kunnan järjestelmistä ja myyntilaskujen tuottaminen ja lähetys tapahtuu sähköisesti.
Kirjanpidossa järjestelmässä tulee olla tuki kunnallisille oikeushenkilömuodoille ja
kuntakonsernin käsittelylle. Taloussuunnittelussa tarvitaan järjestelmän tuki kunnan sisäiselle ja
ulkoiselle laskennalle sisältäen talousarvion ja toteumavertailut sekä tuki tilaaja/tuottajamalliin
mukaiselle talousarviolle ja toteumavertailulle.
Henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan osalta edellytetään toiminnallisuutta kunnallisten virka-
ja työehtosopimusten hallintaan mm. opetustoimessa sekä sosiaali- ja terveystoimessa.
Järjestelmien on tarjottava työntekijän ja esimiehen itsepalvelutoiminnot sekä esimiehen
sähköinen työpöytä. Rekrytointiprosessi tulee pystyä myös hoitamaan sähköisesti.
Oganisaatiomuutosten jälkeen historiatiedot tulee saada päivitettyä takautuvasti uuden rakenteen
mukaisiksi. Ideaalitilanteessa järjestelmissä olisi keskitetty asiakas-, toimittaja-, henkilöstö- ja
kumppanirekisteri.
KPK THH:n talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäratkaisu pohjautuu yhtenäiseen
järjestelmäkokonaisuuteen, mikä kuitenkin mahdollistaa eri vaihtoehtoja
KPK THH:n toiminta pohjautuu tavoitetilassa yhtenäiseen järjestelmäkokonaisuuteen. KPK
THH:lla on mahdollisuus ryhtyä käyttämään jonkin toimijan jo käytössä olevaa
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
50
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
toiminnanohjausjärjestelmän pohjalta laajennettua järjestelmää tai hankkia asiakkaidensa
käyttöön vaihtoehtoinen järjestelmäratkaisu palveluna.
ERP-toiminnanohjausjärjestelmä on jo käytössä taloushallinnossa Espoossa, Jyväskylässä,
Kainuun maakunta -kuntayhtymässä, Kuopion Halo-yhteisössä, Mikkelissä, Seutulaskenta
Oy:ssä (Kotka), Tampereella, Vantaalla ja Vaasan sairaanhoitopiirissä. Lisäksi Turussa on
käynnissä ERP-hanke.
KPK THH ei itse hanki järjestelmiään vaan ostaa nämä palvelut KPK ICT:ltä. KPK ICT vastaa
myös KPK THH:n perustietotekniikasta ja IT-arkkitehtuurista, jotka on kuvattu KPK ICT:n
liiketoimintasuunnitelmassa.
Kuva 8-1 KPK THH:n järjestelmäratkaisut
Yhtenäisen tietojärjestelmän kehittämisen lähtökohtana on ollut KPK THH -projektiin
osallistuneiden kuntien tietojärjestelmien uudistamishankkeet. Järjestelmän määrittelyssä ja
suunnittelussa otetaan huomioon mukaan lähtevien kuntien tarpeet ja tietojärjestelmä
rakennetaan monikuntaympäristöksi. Mikäli KPK THH päättää hyödyntää olemassa olevia
järjestelmäsopimuksia, voidaan uusi järjestelmäkokonaisuus laajentaa muiden kuntien käyttöön
vuonna 2012. Muussa tapauksessa yhtenäisen järjestelmäkokonaisuuden käyttöönotto tapahtuu
vuonna 2013.
Kuva 8-1 esittää kehityspolut KPK THH:n prosessien ja tietojärjestelmien yhtenäistämiselle.
Kehityspolku I:n järjestelmäympäristö käsittää yhtenäisen talous-ja henkilöstöhallinnon
tietojärjestelmän ja integraatioväylän, jolla kunnat ja kuntayhtymät liittyvät KPK THH:n
järjestelmään. Osana tätä kehityspolkua selvitetään nykyisten ERP-käyttäjä kaupunkien
KPK THH
Asiakkaat
Järjestelmäratkaisu/Kehityspolku I: • Pohjautuu yhtenäiseen järjestelmäratkaisuun, jolle luodaan edellytykset palvella laajaa
kuntatoimija asiakaskuntaa.
• Toimintaa kehitetään yhtenäisen konseptin mukaiseksi.• Fokusalueena paremman informaation tuottaminen. • Tuotteet räätälöity suurille kaupungeille (kuntakonsernin osaaminen, BI, järjestelmä-
integraatio kaupungin sisällä).
Järjestelmäratkaisu/Kehityspolku II: • Pohjautuu palveluna hankittavaan järjestelmään. • Tuotteet räätälöity pienille ja keskisuurille kaupungeille.
• Fokusalueena toimintojen tehostaminen.
Järjestelmäratkaisu/Alihankintaverkosto:• KPK THH:n alihankinkkijoiden järjestelmäratkaisut.
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
51
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
yhteistyömahdollisuudet. Nykytilanteessa haasteeksi on koettu erityisesti yksittäisten
kaupunkien kehitysresurssien riittämättömyys. Kehitysresurssien keskittäminen yhdelle
valtakunnalliselle kuntien omistamalle toimijalle mahdollistaisi paremmin järjestelmän kaikkien
ominaisuuksien hyödyntämisen.
Kehityspolku II:n avulla KPK THH pystyy myös palvelemaan laajempaa asiakasjoukkoa
vaihtoehtoisen, palveluna hankittavan järjestelmäkokonaisuuden kautta. Kehityspolku IIa:ssä
kuntatoimijat ostavat järjestelmäpalvelun KPK ICT:ltä ja heidän talous- ja henkilöstöhallinnon
asiantuntijansa siirtyvät KPK THH:n työntekijöiksi. Kehityspolku IIb:ssa kuntatoimijat ostavat
järjestelmäpalvelun KPK ICT:n kautta, mutta heidän henkilöstönsä ei siirry KPK THH:n
palvelukseen. Kehityspolku II:n järjestelmäympäristö käsittää palveluna hankittavan
järjestelmäkokonaisuuden.
Alihankintaverkoston avulla KPK THH pystyy palvelemaan laajempaa asiakasjoukkoa
vaihtoehtoisten järjestelmien kautta. Tämä mahdollistaa nopeamman liikkeelle lähtemisen
kehityspolku I:een verrattuna, mutta prosessien ja toimintatapojen yhtenäistäminen on
haastavampaa, koska KPK THH:n alihankkijat käyttävät eri järjestelmiä. Tavoitetilassa osa
olemassa olevista palvelukeskuksista saattaa liittyä osaksi KPK THH:n Kehityspolku I:n yhtä
yhtenäistä järjestelmäkokonaisuutta. Alihankintaverkoston järjestelmäympäristö käsittää useita
talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmäratkaisuja sekä mahdollisuuden valita, minkä
tietojärjestelmän käyttäjiksi uudet asiakkaat liittyvät.
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
52
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
9 Taloudelliset toimintaedellytykset
KPK THH:n rahoitustarvetta on selvitetty palveluyhtiön taloudellisilla laskelmilla. Taloudelliset
laskelmat koostuvat KPK THH:n tuloslaskelmasta, taseesta ja kassavirtalaskelmasta.
Laskelmien pohjatietoina on käytetty KPK THH projektissa mukana olleista kunnista kerättyjä
kustannus-, henkilötyövuosi- ja volyymitietoja sekä näiden pohjalta tehtyjä oletuksia.
Alla olevassa taulukossa 9-1 on esitetty arvio KPK THH:n markkinaosuuden kehityksestä.
Taulukko 9-1 Oletukset KPK THH:n markkinaosuudesta
Taloudellisia laskelmia laadittaessa on tehty seuraavia yleisiä oletuksia:
Palveluyhtiön omistavat kuntatoimijat, jotka liittyvät yhtiön asiakkaiksi vaiheittaan neljän
vuoden aikana.
Ensimmäisenä täytenä toimintavuonna 2011 kuntatoimijat edustavat n. 10 % Suomen
kuntien väestöstä. Tavoitetilassa vuonna 2014 kuntatoimijat edustavat n. 25 % Suomen
kuntien väestöstä.
Asiakkaiden henkilöstömääräksi on arvioitu 1 kunnan työntekijä per 15 kunnan asukasta.
Tässä laskelmassa asiakkaiden henkilöstön määrässä on huomioitu vain kunnat
(peruskunnat ja niiden liikelaitokset). Palvelut kattavat myös kuntayhtymät ja
konserniyhteisöt. Niiden tullessa asiakkaaksi korvaavat ne kuntien volyymiä tässä
laskelmassa.
Palveluyhtiön toiminnan oletetaan lähtevän liikkeelle heti ensi vaiheessa yhtiömallisen
palvelukeskuksen mukaisesti.
Organisointi tapahtuu alueittain. Alueen koko on 150 htv.
Kehityspolku I:n eli yhtenäisten prosessien ja tietojärjestelmien osuus tarjonnasta on 50 %:
a. Kehityspolku I:n toiminta käynnistetään 1.1.2011 yhtenäistämällä olemassa olevia
palkkahallinnon järjestelmiä
b. Taloushallinnon ja –suunnittelun osalta tehdään järjestelmäkehitystä siten, että
1.1.2012 alkaen on käytössä yksi yhtenäinen järjestelmäkokonaisuus.
Kehityspolku II:n eli palveluiden tarjoaminen ostetulla talous- ja henkilöstöhallinnon
järjestelmäpalvelulla osuus tarjonnasta on 50 %:
a. Kehityspolku II:n sekä talous- että henkilöstöhallinnon palveluja tarjotaan 1.1.2011
alkaen.
2010 2011 2012 2013 2014 2015
Peitto 0 % 10 % 15 % 20 % 25 % 25 %
Asiakkaiden asukasmäärä 0 530 000 800 000 1 060 000 1 330 000 1 330 000
Asiakkaiden henkilöstön määrä 0 35 000 53 000 71 000 89 000 89 000
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
53
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Alihankintaa nykyisiltä seudullisilta palvelukeskusyhtiöiltä ei ole erikseen huomioitu.
Tämän toiminnan aiheuttamat kustannukset katetaan asiakkailta perittäviltä
palvelumaksuilla, joten se ei vaadi erillistä rahoitusta.
Vuonna 2013 toiminnan oletetaan olevan yhtä tehokasta kuin Oulun konttorin toiminta tällä
hetkellä. Oulun konttori on todettu kunnallisten palvelukeskusten benchmarking-
mittauksissa kuuluvan tehokkaimmin toimiviin kunnallisiin palvelukeskuksiin. Ennen
vuotta 2013 on toiminta on 5% tehottomampaa per vuosi ja vuoden 2013 jälkeen 5%
tehokkaampaa per vuosi.
Mikäli asiakas siirtää enemmän kuin tavoitetehokkuuden mukaisen määrän henkilöstä KPK
THH:lle, peritään kunnalta tästä henkilöstöstä lisämaksu, kunnes henkilöstö on
tavoitetehokkuuden mukaisessa käytössä, siirtynyt eläkkeelle tai muuten poistunut KPK
THH:n palveluksesta. Tätä lisämaksua ei ole huomioitu laskelmissa, koska se on
luonteeltaan läpilaskutuserä.
Kunnan nykyisin käytössä olevien tietojärjestelmien sitoumuksia ja maksuja ei ole
huomioitu laskelmassa.
KPK THH ostaa kaikki tietojärjestelmäpalvelut KPK ICT:ltä. KPK THH maksaa KPK
ICT:lle kuukausittaista palvelumaksua, joka kattaa KPK ICT:n tekemien investointien
(lisenssihankinnat ja tietojärjestelmien kehittäminen) vuosipoistot (25% menojäännöksestä)
sekä tietojärjestelmän ylläpidon, lisenssien ylläpidon, käyttöpalvelut, käyttäjätuen ja
johtamisen.
Kunta vastaa toimialojensa tietojärjestelmien (osakirjanpidot) liittämisestä KPK ICT:n
integraatioväylään ja sitä kautta edelleen KPK THH:n talous- ja henkilöstöjärjestelmiin sekä
tästä aiheutuvista kustannuksista. Esimerkiksi isoilla kaupungeilla migraatioprojekti voi
kestää jopa vuoden, pienemmillä kunnilla riittää lyhempi aika.
Oletukset kehityspolku I:n mukaisesta järjestelmäkehityksestä (henkilöstöhallinto)
Henkilöstöhallinnossa yhtenäistetään ensisijaisesti kuntien tällä hetkellä käytössä olevia
tietojärjestelmiä.
Järjestelmien kehittämiseen käytetään 0,5 milj. € vuosina 2010-11 ja järjestelmien
ylläpitoon 0,2 milj. € vuonna 2011 ja 0,3 milj. € per vuosi alkaen vuodesta 2012
Palveluyhtiössä on enimmillään 370 henkilöstöhallinnon ammattikäyttäjää.
Kunnissa oletetaan olevan henkilöstöhallinnon käyttäjiä:
Henkilöstöhallinnossa ammattikäyttäjiä 20% palveluyhtiön henkilöstöhallinnon
käyttäjien määrästä
Johtoa ja esimiehiä 8% kunnan henkilöstöstä
Itsepalvelukäyttäjiä koko kunnan henkilöstö
Lisenssien hinnat:
Ammattikäyttäjä 600 € per käyttäjä
Johto ja esimiehet 100 € per käyttäjä (esimiesten itsepalvelutyöpöytä)
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
54
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Työntekijät 50 € per käyttäjä (työntekijöiden itsepalvelutyöpöytä)
Vuosittainen lisenssiylläpito 20% hankintahinnasta
Käyttöpalvelut 150 € per käyttäjä per vuosi (vain ammattikäyttäjät, johto ja esimiehet)
Käyttäjätuki 50 € per käyttäjä per vuosi (vain ammattikäyttäjät, johto ja esimiehet)
Oletukset kehityspolku I:n mukaisesta järjestelmäkehityksestä (taloushallinto)
Taloushallinnossa kehitetään ensisijaisesti yhtenäiset tietojärjestelmät kehityspolku I:n
mukaisesti.
Järjestelmien kehittämiseen käytetään 4,0 milj. € vuosina 2010-12 ja järjestelmien
ylläpitoon 0,75 milj. € per vuosi alkaen vuodesta 2012. Tämä edellyttää, että
järjestelmäkehityksen pohjaksi voidaan ottaa olemassa oleva, monikuntaympäristöksi
soveltuva tietojärjestelmä
Palveluyhtiössä on enimmillään 340 taloushallinnon ammattikäyttäjää.
Kunnissa oletetaan olevan taloushallinnon käyttäjiä:
Taloushallinnossa ammattikäyttäjiä 33% palveluyhtiön taloushallinnon
ammattikäyttäjien määrästä
Johtoa ja esimiehiä 8% kunnan henkilöstöstä
Muita työntekijöitä ei ole taloushallinnon järjestelmien käyttäjänä
Lisenssien hinnat:
Ammattikäyttäjä 600 € per käyttäjä
Johto ja esimiehet 100 € per käyttäjä
Vuosittainen lisenssiylläpito 20% hankintahinnasta
Käyttöpalvelut 150 € per käyttäjä pervuosi
Käyttäjätuki 50 € per käyttäjä per vuosi
Kuva 9-1, Kuva 9-2 ja Kuva 9-3 esittävät KPK THH:n tuloslaskelman, taseen ja
rahoituslaskelman kuntariskin mukaisella 3% korolla.
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
55
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Kuva 9-1 KPK THH:n tuloslaskelma (3% korko)
KPK THH:n taseessa ei ole käyttöomaisuutta, koska tietojärjestelmäinvestoinnit sisältyvät KPK
ICT:n palveluveloituksiin. Vastaavasti tuloslaskelmassa ei ole poistoja vaan ne sisältyvät KPK
ICT:n palveluveloituksiin. Tässä laskelmassa laina on vieraan pääoman ehtoisena lainana.
Laskelmat pohjautuvat kuntatakaukseen ja lainan 3 % korkotasoon. Vaihtoehtoinen skenaario
ilman kuntatakausta 10 % pääomalainan korolla on myös esitetty alla olevassa yhteenvedossa.
Tuloslaskelma, tase ja kassavirtalaskelmat on kuitenkin laskettu ja kuvattu tässä kappaleessa
ainoastaan 3 % skenaarion avulla.
Tuloslaskelman tilakustannuksena on käytetty 3 600 € per htv per vuosi.
Kuva 9-2 KPK THH:n tase (3% korko)
t€ 2010 2011 2012 2013 2014 2015
TULOSLASKELMA
Liikevaihto 0 17 722 32 644 40 023 46 826 44 745
Henkilöstökustannukset 455 10 323 19 399 24 443 28 588 26 946
htv 7 274 516 651 765 721
Tilakustannukset 25 985 1 857 2 344 2 752 2 596
ICT-kustannukset (Kehityspolku I) 238 2 090 3 958 4 455 4 885 4 620
ICT-kustannukset (Kehityspolku II) 0 1 800 2 718 3 606 4 524 4 524
Ostopalvelut (asiakkaille kohdistettu) 0 1 521 2 887 3 001 3 362 3 362
Muut kustannukset (asiakkaille kohdistumaton) 250 500 500 500 500 500
Käyttökate -975 230 811 1 022 1 450 1 476
Poistot 0 0 0 0 0 0
Tilikauden tulos -975 230 811 1 022 1 450 1 476
Rahoituskulut 90 72 54 36 18 0
Tilikauden tulos ennen veroja -1 065 158 757 986 1 432 1 476
Välittömät verot 0 0 0 217 372 384
Liikevoitto -1 065 158 757 769 1 059 1 092
t€ 2010 2011 2012 2013 2014 2015
TASE
Osakepääoma 530 800 1 060 1 330 1 330 1 330
Aikaisempin vuosien voitot 0 -1 065 -907 -150 619 1 678
Tilikauden voitto -1 065 158 757 769 1 059 1 092
Oma pääoma -535 -107 910 1 949 3 008 4 100
Ostovelat 20 301 570 621 687 665
Velat rahoituslaitoksilta 3 000 2 400 1 800 1 200 600 0
Vieras pääoma 3 020 2 701 2 370 1 821 1 287 665
2 485 2 594 3 280 3 770 4 295 4 765
Käyttöomaisuus 0 0 0 0 0 0
Pysyvät vastaavat 0 0 0 0 0 0
Rahoitusomaisuus 2 485 1 117 560 435 393 1 037
Myyntisaamiset 0 1 477 2 720 3 335 3 902 3 729
Vaihtuvat vastaavat 2 485 2 594 3 280 3 770 4 295 4 765
2 485 2 594 3 280 3 770 4 295 4 765
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
56
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
KPK THH nostaa tarvitsemansa lainan yhteensä 3.000 t€ vuonna 2010. Lainan takaisinmaksu
alkaa lainan nostovuotta seuraavana vuonna 5 vuoden maksuohjelmalla.
Kuva 9-3 KPK THH:n kassavirtalaskelma (3% korko)
Alla oleva Kuva 9-4 on KPK THH:n rahoituslaskelma 10% korolla. Myös tässä vaihtoehdossa
tarvittava laina yhteensä 3,0 milj. € nostetaan vuonna 2010. Lainan takaisinmaksu alkaa lainan
nostovuotta seuraavana vuonna 5 vuoden maksuohjelmalla.
Kuva 9-4 KPK THH:n kassavirtalaskelma (10% korko)
KPK THH:n palveluiden hinnoittelusta sovitaan palvelusopimuksessa. Keskeistä hinnoittelussa
on aiheuttamisperiaate, kustannusvastaavuus, läpinäkyvyys ja ennakoitavuus. Hinnoittelun
t€ 2010 2011 2012 2013 2014 2015
RAHOITUSLASKELMA
Käyttökate -975 230 811 1 022 1 450 1 476
Käyttöpääoman muutos 20 -1 196 -974 -564 -501 151
Operatiivinen kassavirta -955 -966 -164 458 949 1 627
Muut investoinnit 0 0 0 0 0 0
Investoinnit 0 0 0 0 0 0
Osakepääoman muutokset 530 270 260 270 0 0
Lainojen nostot 3 000 0 0 0 0 0
Lainojen lyhennykset 0 -600 -600 -600 -600 -600
Maksetut korot -90 -72 -54 -36 -18 0
Välittömät verot 0 0 0 -217 -372 -384
Rahoituksen kassavirta 3 440 -402 -394 -583 -990 -984
Kassavirta 2 485 -1 368 -558 -125 -42 644
Kassa vuoden lopussa 2 485 1 117 560 435 393 1 037
t€ 2010 2011 2012 2013 2014 2015
RAHOITUSLASKELMA
Käyttökate -975 230 811 1 022 1 450 1 476
Käyttöpääoman muutos 20 -1 196 -974 -564 -501 151
Operatiivinen kassavirta -955 -966 -164 458 949 1 627
Muut investoinnit 0 0 0 0 0 0
Investoinnit 0 0 0 0 0 0
Osakepääoman muutokset 530 270 260 270 0 0
Lainojen nostot 3 000 0 0 0 0 0
Lainojen lyhennykset 0 -600 -600 -600 -600 -600
Maksetut korot -300 -240 -180 -120 -60 0
Välittömät verot 0 0 0 -64 -361 -384
Rahoituksen kassavirta 3 230 -570 -520 -514 -1 021 -984
Kassavirta 2 275 -1 536 -684 -56 -73 644
Kassa vuoden lopussa 2 275 739 56 0 -73 570
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
57
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
pohjana ovat palveluiden tuottamisesta aiheutuvat kustannukset, ja perittävät maksut perustuvat
kustannuslaskentamalliin, jossa palveluyhtiön kaikki kustannukset kohdistetaan palveluille ja
asiakkaille aiheuttamisperiaatteen mukaisesti. Hintatasoa seurataan aktiivisesti, jotta hinnoittelu
pysyy kilpailukykyisenä markkinoilla vallitsevaan hintatasoon nähden.
Hinnoittelun läpinäkyvyys edellyttää, että KPK THH esittää asiakkailleen avoimesti, miten
kustannukset muodostuvat ja kohdistuvat. Ennakoitavuus on erityisen tärkeää kuntataloudessa,
jossa KPK THH:n palveluiden tilaajien määrärahat ovat tiukasti sidottu kunnan tai
kuntayhtymän talousarvioon. Hyvä ennakoitavuus edellyttää, että KPK THH:lla on selkeä
käsitys omasta kustannusrakenteestaan samoin kuin myös kustannusten jakautumisesta eri
suoritteiden kesken.
Asiakaskohtainen hinta muodostuu ostettavan palvelukokonaisuuden perusteella. Kustannukset
kohdistetaan asiakkaille palveluittain ja kunkin palvelun tuottamisesta aiheutuvat kustannukset
jaetaan asiakkaille palvelun käytön perusteella.
Asiakkaan vuosiveloitus muodostuu asiakkaan käyttämien palveluiden kustannusten summasta.
KPK THH seuraa hinnoittelussaan markkinoiden hintatasoa, ja pyrkii tehostamaan toimintaansa
niin, että se pystyy tarjoamaan kilpailukykyiset hinnat muihin palveluntarjoajiin nähden.
Tavoitteena on olla kilpailukykyisin markkinatoimija. Markkinoilla toimivien palveluntarjoajien
hintojen vertailua vaikeuttaa kuitenkin tarjottavien palveluiden erilaisuus. Näin ollen hinnat
eivät ole suoraan vertailukelpoisia.
Alla olevassa taulukossa on laskettu alustavat arviot palvelujen hinnoittelusta ja tehokkuudesta..
Tehokkuuden (kpl/htv) saavuttaminen ja parantaminen on kriittinen menestystekijä KPK
THH:lle. Yksittäisten palvelujen hinnat on asetettu siten, että palvelun kate on 14 %. Tällä
katetaan KPK THH:n johto- ja tukihenkilöstö, asiakkaille kohdistamattomat yleiskulut,
rahoituskulut ja välittömät verot.
Taulukko 9-2 KPK THH:n palvelujen hinnoittelu ja tehokkuus vuonna 2013
PALVELUJEN HINNOITTELU JA TEHOKKUUS VUONNA 2013
Suorite-määrä
Suorite-määrän yksikkö
Tehokkuus kpl/htv
Suoritehinta €/kpl
Liikevaihto t€
Kustan-nukset t€
Palkkalaskelmat 21 per hlö 6 400 9,4 13 902 11 956
Palvelussuhdeasiat 1,6 per hlö 1 600 37 4 220 3 629
Matkalaskut 2 per hlö 17 000 3,0 2 223 1 911
Henkilöstöhallinnon palvelut 20 344 17 496
Myyntilaskut 3,1 per asukas 45 000 1,7 5 596 4 812
Ostolaskut 21 per hlö 13 600 4,9 7 330 6 304
Kirjanpito 13 vientiä/as 140 000 0,44 6 270 5 392
Taloussuunnittelu 483 416
Taloushallinnon palvelut 19 679 16 924
Johto ja tuki 3 430
Yhteensä 40 023 37 850
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
58
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
10 Riskit ja toteutussuunnitelma
10.1 Riskien hallinta ja varautuminen
KPK THH:n toiminnan käynnistämiseen liittyy joukko erilaisia riskejä. Riskit voidaan
luokitella:
Taloudelliset riskit. Toimintaan liittyy taloudellinen riski, mikäli perustamisvaiheen tai
jatkuvaan toiminnan rahoittamiseen joudutaan käyttämään suunniteltua enemmän
taloudellisia resursseja. Tällöin yhtiön toiminta ei ole taloudellisesti perusteltua.
Toiminnalliset riskit. Toiminnalliset riskit liittyvät siihen, että KPK THH:n prosessit tai
tietojärjestelmät eivät saavuta niille asetettuja tehokkuustavoitteita. Laajoihin
tietojärjestelmähankkeisiin liittyy tyypillisesti aikataulu-, kustannus- ja laaturiskejä, joita on
seurattava ja kehitettävä tehokkaat toimenpiteet näiden riskien toteutumisen estämiseksi ja
vaikutusten minimoimiseksi.
Sopimukselliset riskit. Sopimukselliset riskit liittyvät siihen, että KPK THH ei onnistu
saamaan kriittistä massaa asiakkaita tai toiminnan käynnistämiseen vaadittavaa
alkupääomaa ei saada kerättyä.
Resurssiriskit. Resurssiriskit liittyvät riskeihin KPK THH:n henkilöstön rekrytoinnissa ja
kehittämisessä.
Toiminnan käynnistämisen jälkeen yhtiön jatkuvassa toiminnassa on joukko riskejä, joihin on
varauduttava. Päämääränä on, että yhtiö pystyy tarjoamaan palvelut myös poikkeuksellisissa
olosuhteissa. Suurimmat toiminnalliset riskit liittyvät henkilöstöön, tietojärjestelmiin ja –
laitteisiin, tietoliikenneverkkoihin sekä fyysisiin tiloihin. Henkilöstön osalta on varmistuttava
riittävästä osaamisen turvaamisesta ja kehittämisestä sekä varahenkilöjärjestelyistä.
Tietotekniset ratkaisut on oltava riittävän toimintavarmoja ja niiden tulee tarjota toiminnan
edellyttämä palvelutaso. Tämä saavutetaan tarpeellisella järjestelmien, laitteiden ja verkkojen
kahdentamisella sekä ennen kaikkea hyvin määritellyillä kehittämis- ja ylläpitoprosesseilla.
Fyysiset toimitilat on suojattava toiminnan edellyttämällä tasolla sekä rikoksia että luonnon
aiheuttamia vahinkoja vastaan.
Riskit tunnistetaan ja luokitellaan riskin todennäköisyyden ja riskin toteutuksen aikaisen
vaikutuksen perusteella.
Riskin todennäköisyys:
5: Erittäin todennäköinen. Riskin toteutuminen on lähes varmaa. Varasuunnitelmaan tai
vaihtoehtoiseen etenemistapaan siirtyminen suositeltavaa. Riskin kehittymistä seurattava
jatkuvasti.
4: Todennäköinen. Riskin toteutuminen on todennäköistä. Varasuunnitelman laatiminen tai
vaihtoehtoisten etenemistapojen kartoittaminen suositeltavaa. Riskin kehittymistä on seurattava
säännöllisesti.
3: Huomioitava. Riskin toteutumisen mahdollisuus on nähtävissä. Riskin eliminointikeinojen
kartoittaminen on suositeltavaa. Riskin kehittymistä on seurattava.
2: Mahdollinen. Riskin toteutumisen mahdollisuus on nähtävissä joissakin tilanteissa.
1: Epätodennäköinen. Riskin toteutuminen on epätodennäköistä.
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
59
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Riskin vaikutus toteutukseen:
5: Erittäin vakava. Mahdollinen toteutuksen keskeytyminen. Vaikutus on välitön: Vaikutuksia
ei ole mahdollista torjua tai pienentää.
4: Vakava. Vakava vaikutus toteutuksen aikatauluun, kustannuksiin tai tuotteen laatuun. Vaatii
uudelleensuunnittelua.
3: Merkittävä. Merkittävä vaikutus toteutuksen aikatauluun, kustannuksiin tai tuotteen laatuun.
Vaatii mahdollisesti useita muutoksia suunnitelmaan.
2: Havaittava. Havaittava vaikutus toteutuksen aikatauluun, kustannuksiin tai tuotteen laatuun.
Vaatii johtoryhmätason käsittelyn, mahdollisesti muutoksen suunnitelmaan.
1: Vähäinen. Vähäinen vaikutus toteutuksen aikatauluun, kustannuksiin tai tuotteen laatuun.
Vaatii ilmoituksen johtoryhmälle, mahdollisesti käsittelyn.
Taulukossa 10-1 on esitetty keskeisimmät KPK THH:n perustamiseen liittyvät riskit.
Taulukko 10-1 Riskiluettelo
Oheisessa matriisissa riskit on esitetty vaikuttavuuden ja todennäköisyyden mukaisesti:
Riski Korjaava toimenpide Toden-
näköisyys
Vaikutus
1. Päätöksentekoprosessin aikataulun
venyminen estää toiminnan käynnistäminen
suunnitellussa aikataulussa
KPK THH:n asteittainen käynnistäminen, vaikka
kaikki asiakaskunnat eivät pysyisi aikataulussa 5 4
2. Palveluyhtiön toimipisteiden
maantieteellisestä sijoittamisesta ei päästä
yhteisymmärrykseen
Riittävän pitkän ajan sopeutussuunnitelma eri
kuntien tarpeiden tyydyttämiseksi 4 3
3. Muutosjohtamisessa ja -viestinnässä
epäonnistutaan
Muutoshallinnan riittävä tuki toteutukselle3 4
4. Nykyiset tietotekniset ratkaisut estävät
yhteisen IT-arkkitehtuurin luomisen
Realistinen tiekartta nykytilasta tavoitetilaan.
Integraatioalustaan panostamisella voidaan alentaa
ao. riskiä.
3 3
5. Toteutussuunnitelman aikataulu ei ole
realistinen
Toteutussuunnitelman keskeisten komponenttien
validointi asiakaskuntien kanssa 3 2
6. Riittävä määrä asiakas-/omistaja
kuntatoimijoita ei pysty tai halua sitoutua
projektiin palveluyhtiön riittävän suuren
asiakaspohjan saavuttamiseksi
Liiketoiminnan aloittamisessa huomioidaan
kuntasektorin intressit. KPK THH:n tulee olla
taloudellisesti ja toiminnallisesti houkutteleva
vaihtoehto kuntatoimijoille
2 5
7. Liiketoimintasuunnitelman osoittamat
taloudelliset tai toiminnalliset hyödyt eivät ole
riittävät
Parhaiden käytäntöjen ja kokemusten soveltaminen
palveluyhtiön liiketoimintasuunnitelmaan 1 3
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
60
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Kuva 10-1 KPK THH:n riskimatriisi
1. Päätöksentekoprosessin aikataulun venyminen estää toiminnan käynnistäminen
suunnitellussa aikataulussa.
2. KPK THH:n toimipisteiden maantieteellisestä sijoittamisesta ei päästä
yhteisymmärrykseen
3. Muutosjohtamisessa ja -viestinnässä epäonnistutaan
4. Nykyiset tietotekniset ratkaisut estävät yhteisen IT-arkkitehtuurin luomisen
5. Toteutussuunnitelman aikataulu ei ole realistinen
6. Riittävä määrä asiakas-/omistaja kuntatoimijoita ei pysty tai halua sitoutua projektiin
palveluyhtiön riittävän suuren asiakaspohjan saavuttamiseksi
7. Liiketoimintasuunnitelman osoittamat taloudelliset tai toiminnalliset hyödyt eivät ole
riittävät
10.2 Toteutussuunnitelma
KPK THH:n tavoitetilaan 2015 edetään vaiheittain toiminnan riskit minimoiden seuraavalla
sivulla olevan suunnitelman mukaisesti.
Ris
kin
vaik
utu
s
6
3 1
7 4 2
5
Riskin todennäköisyys
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
61
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Taulukko 10-2 KPK THH 2015 tavoitetilan tiekartta
KPK THH:n toiminta käynnistyy vuonna 2011. Palvelutarjonnassa on tuolloin palkanlaskenta ja
matkalaskujen käsittely. Tuotantoa tehdään olemassa olevilla palkanlaskennan järjestelmillä.
Matkalaskujen käsittelyyn KPK THH:lle hankitaan uusi yhteinen järjestelmä. KPK THH:n
alihankkijaverkoston kautta on mahdollista ostaa myös taloushallinnon ja –suunnittelun
palveluita.
Vuoden 2011 käynnistysvaiheessa KPK THH:lla on toimintaa vähintään kolmella ja enintään
viidellä alueella, joilla voi olla useampia toimipisteitä. Alueelliset toimipisteet pohjautuvat
alkuvaiheessa asiakkaaksi tulevien kuntatoimijoiden olemassa oleviin palvelukeskuksiin. Uusia
toimipisteitä voi lisäksi syntyä mm. ostamalla ja yhdistämällä pienempiä palveluntuottajia tai
liittämällä toimiva palvelukeskus osaksi KPK THH:a.
KPK THH:n asiakasvolyymin suunnitellaan kasvan vuosittain 5%:lla vuoteen 2014 mennässä,
jolloin väestön kattavuus on 25%.
KPK THH:n palvelutarjonta kattaa taloushallinnon ja –suunnittelun palvelut vuonna 2012
mikäli hyödynnetään olemassa olevia laajennettavia järjestelmäsopimuksia, muutoin nämä
palvelut ovat KPK THH:n palvelusalkussa vasta vuonna 2013. Toisaalta kuntatoimijoilla on
2011 2012 2013 2014 2015
Asiakasvolyymi
(väestön
kattavuus)
~10 % ~15% ~20% ~25% ~25%
Palvelutuotanto Palkanlaskenta,
matkalaskujen
käsittely,
Alihankintana on
mahdollista ostaa
myös
taloushallinnon
palveluita
Palkanlaskenta,
matkalaskujen
käsittely,
taloushallinto *,
taloussuunnittelu *
Palkanlaskenta,
matkalaskujen
käsittely,
rekrytointi,
(työvoima-
vuokraus)
taloushallinto,
taloussuunnittelu
Palkanlaskenta,
matkalaskujen
käsittely,
rekrytointi,
(työvoima-
vuokraus)
taloushallinto,
taloussuunnittelu
Palkanlaskenta,
matkalaskujen
käsittely,
rekrytointi,
(työvoima-
vuokraus)
taloushallinto,
Taloussuunnittelu
Järjestelmä-
ympäristö
Palkanlaskennassa
olemassa olevat
järjestelmät,
(Personec F.K./R,
Pegasos),
matkalaskujen
käsittelyprosessissa
uusi yhteinen
järjestelmä,
taloushallinnon ja –
suunnittelun osalta
tehdään
järjestelmä-
kehitystä
Yhtenäinen
järjestelmä-
kokonaisuus:
- ERP *
- järjestelmä-
palveluna
hankittava
vaihtoehto
Yhtenäinen
järjestelmä-
kokonaisuus:
- ERP
-Järjestelmä-
palveluna
hankittava
vaihtoehto
Yhtenäinen
järjestelmä-
kokonaisuus:
- ERP
-Järjestelmä-
palveluna
hankittava
vaihtoehto
Yhtenäinen
järjestelmä-
kokonaisuus:
- ERP
-Järjestelmä-
palveluna
hankittava
vaihtoehto
Toimipisteet Vähintään 3 aluetta
Enintään 5 aluetta,
joilla mahdollisesti
useampia
toimipisteitä
5 aluetta,
Noin 150
htv/toimipiste
Henkilöstö Kultakin asiakkaalta
siirtyy tavoite-
tehokkuuden
mukainen määrä
työntekijöitä, loput
henkilöt voidaan
myös siirtää KPK
THH:hen, mutta
lisäresursointi
laskutetaan
erikseen
Tavoite-
tehokkuuksien
mukainen
henkilöstömäärä
(saavutetaan
eläköitymisen
kautta)
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
62
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
mahdollisuus hankkia nämä palvelut jo vuonna 2012 palveluna hankittavan tietojärjestelmän tai
alihankintaverkoston kautta. KPK THH:n suunniteltu palvelusalkku on täydessä laajuudessaan
kuntatoimijoiden käytettävissä vuonna 2013, jolloin palvelutarjontaan lisätään myös
rekrytoinnin tuki.
Kuva 10-2 KPK THH:n kehityspolut I ja II
KPK THH:n toiminta käynnistyy kahden rinnakkaisen kehityspolun kautta. Kehityspolku I
keskittyy KPK THH:n tavoitetilan mukaisen ERP-järjestelmän käyttöön pohjautuvan
palvelutuotannon kehittämiseen. Kehityspolku II pohjautuu palveluna hankittavaan
vaihtoehtoiseen järjestelmäratkaisuun. Kuntatoimijoilla on tässä kehityspolussa mahdollisuus
joko siirtää talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijansa KPK THH:hen tai jättää henkilöstö
kunnan omaan organisaatioon.
KPK THH:N PERUSTAMINEN
Kehityspolku I
KEHITETYN KONSEPTIN
MUKAISEN TOIMINNAN
LAAJENTAMINEN
KPK THH:n TAVOITETILAN MUKAISEN ERP-JÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖN
POHJAUTUVA PALVELUTUOTANTO
Kehityspolku II
YHTENÄISTEN PROSESSIEN JA
TOIMINTA-TAPOJEN
JATKUVA KEHITTÄMINEN
KPK THH:n PALVELUNA HANKITUN TIETOJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖN
POHJAUTUVA PALVELUTUOTANTO(IIa. THH-henkilöstö siirtyy KPK THH:hen,
IIb: THH-henkilöstö ei siirry KPK THH:hen)
Kehityspolkujen lisäksi voidaan tarjota talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita alihankintaverkoston kautta.
Omistusjärjestelyt olemassa olevien palvelukeskusten kanssa ovat myös mahdollisia.
Prosessien ja raportoinnin jatkuva kehittäminen on tärkeä osa KPK THH:n oimintaa.
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
63
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Kuva 10-3 KPK THH:n kehityspolut ja siirtymäryhmä
Kuvassa 10-4 on esitetty KPK THH:n liikkeelle lähdön aikatauluja ja vaiheistusta. KPK THH
perustamisesta on tarkoitus päättää kesän 2010 aikana. KPK THH:n oma palvelutuotanto
aloitetaan vuoden 2011 alussa suunnitellussa laajuudessa. Palveluna hankitun tietojärjestelmän
ja alihankintaverkostomallin kautta toiminta käynnistyy tarvittaessa laajemmin jo vuonna 2011.
KPK THH:n oma palvelutuotanto laajenee vuoden 2012 alussa taloushallinnon ja –suunnittelun
osa-alueille, mikäli toiminta tulee pohjautumaan olemassa olevien järjestelmäsopimuksien
laajentamiseen.
Talous- ja
Henkilöstö-
hallinnon
järjestelmä-
selvitys
KPK THH:n
perustamistoimet,
prosessien ja
järjestelmien
suunnittelu ja
toteutus
ERP-järjestelmän toteutus ja käyttöönotto, vaiheittainen migraatio yhteiseen järjestelmään
Siirtymä-ryhmä n
Palkanlaskennan ja matkalaskujen käsittelyn palvelutuotanto
Kehityspolku II
Olemassa olevat järjestelmät Vaiheittainen migraatio uuteen järjestelmään
Kehityspolku I
Palveluna hankitun tietojärjestelmän käyttöönotto
Siirtymä-ryhmä 1
Siirtymä-ryhmä 2
Siirtymä-ryhmä 3
Siirtymä-ryhmä n
Siirtymä-ryhmä 1
Siirtymä-ryhmä 2
Siirtymä-ryhmä 3
Siirtymä-ryhmä 1
Siirtymä-ryhmä 2
Siirtymä-ryhmä 3
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
64
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Kuva 10-4 KPK THH:n perustamisen toteussuunnitelma
Uusien asiakkaiden liittäminen osaksi KPK THH:a toteutuu suunnitelmallisesti ja hallitusti sekä
toiminnan riskit minimoiden. Isommalla asiakkaalla tämä saattaa kestää vuoden, pienempien
asiakkaiden osalta liittyminen voi tapahtua muutamassa kuukaudessa.
Kuva 10-5 Uusien asiakkaiden liittäminen osaksi KPK THH:a
Siirtymisen johtaminen ja laadunvarmistus, muutoshallinta ja kommunikointi
• Määritä yksityiskohtainen
siirtymissuunnitelma
• Henkilöstö
• Toimitilat
• Tietojärjestelmät,
liittymät ja
konversiot
• Prosessit
Analyysi Siirtymisen suunnittelu Toiminnan tuki
• Toiminnan tuki
• Ongelmien ratkaisu
• Analysoi uuden
asiakkaan nykytilan
toiminta- ja
järjestelmäympäristö
• Arvioi siirtymisen
vaikutukset sekä uuden
asiakkaan että KPK
THH:n näkökulmasta
• Määritä
siirtymisstrategia
Siirtyminen
• Siirtyminen
3 – 12 kuukautta
KPK THH:n ja asiakkaiden siirtymä- ja tukitiimit
0,5 kk – 2 kk 1 kk - 4 kk 1,5 kk - 6 kk Jatkuva toiminta
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
65
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Asiakkaiden liittämistä varten KPK THH nimeää organisaatiostaan ns. siirtymätiimin, joka
huolehtii asiakkaiden liittämisen käytännön toteutuksesta. Siirtymätiimin työskentelyyn
osallistuvat aktiivisesti sekä KPK THH:n toimitusjohtaja että alueellisen palvelukeskuksen
johtaja ja palvelu-, kehitys- ja asiakasvastaavat. Muita KPK THH:n asiantuntijoita käytetään
siirtymisen tukena tarvittaessa.
Myös siirtyvän asiakkaan organisaatioon nimetään siirtymätiimi, joka toimii tiiviissä
yhteistyössä KPK THH:n siirtymätiimin kanssa.
Kuva 10-6 Liiketoiminnan käynnistysvaiheen organisoituminen - siirtymäryhmä 1: 1.1.2011
KPK THH:n projektiryhmä:Siirtymätiimin johto:
• KPK THH:n johtaja nn• Alueellisen KPK THH:n johtaja nn
• Projektipäällikkö nnSiirtymätiimin jäsenet:
• Asiakasvastaava nn• Asiakas a
• Asiakasvastaava nn• Asiakas b• Asiakas c• Asiakas d
• Asiakasvastaava nn• Asiakas e• Asiakas f
• Palvelupäällikkö/-t• Kehityspäällikkö
Asiakas a
Siirtymätiimin johto:
• nn
• nn
Siirtymätiimin jäsenet:
• nn
• nn
• nn
Asiakas b
Siirtymätiimin johto:
• nn
Siirtymätiimin jäsenet:
• nn
Asiakas c
Siirtymätiimin johto:
• nn
Siirtymätiimin jäsenet:
• nn
• nn
Asiakas e
Siirtymätiimin johto:
• nn
Siirtymätiimin jäsenet:
• nn
• nn
Asiakas f
Siirtymätiimin johto:
• nn
Siirtymätiimin jäsenet:
• nn
• nn
Asiakas d
Siirtymätiimin johto:
• nn
Siirtymätiimin jäsenet:
• nn
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0
66
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Kuva 10-7 KPK THH käynnistysvaiheen organisaatiokaavio 2011
Kuvassa 10-7 on kuvattu KPK THH:n käynnistysvaiheen orgaanisaatiokaavio.
KPK THH:n hyvä asiakastuntemus varmistetaan pääsääntöisesti asiakasomistajilta siirtyvän
henkilöstön avulla, sillä yhtiön henkilökunta muodostuu pääsääntöisesti KPK THH:n omistaja-
asiakkaiden nykyisestä henkilökunnasta. Esimiestehtäviin (palvelupäällikkö), asiakasvastuu-
sekä kehitystehtäviin jouduttaneen mahdollisesti rekrytoimaan siirtyvien henkilöiden lisäksi
uusia henkilöitä.
KPK THH:n omistaja-asiakkaaksi tulevien kuntatoimijoiden henkilöstö siirtyy KPK THH:n
palvelukseen vanhoina työntekijöinä. Kultakin asiakkaalta voi KPK THH:oon siirtyä vähintään
asetetun tavoitetehokkuuden mukainen henkilömäärä. KPK THH:oon voi siirtyä myös
yksittäiseltä kuntatoimijalta tätä enemmän henkilöstöä, mutta tästä osuudesta kuntatoimijoita
laskutetaan erikseen.
KPK THH:n henkilöstölle tullaan rakentamaan uusiin tehtävän-/toimenkuviin pohjautuva
palkkausjärjestelmä, jonka piiriin pyritään siirtymään heti toiminnan käynnistyttyä.
KPK THHToimitusjohtaja nn
Asia
kas-
vasta
avat
Prosessikohtaiset ohjausryhmät(asiakkaan edustajat)
Asiakkaat
Palvelut Palkanlask.palv.
Matkalaskut
Alue A,n. 150 htv
Aluejohtaja nn
Alue C,n. 150 htv
Aluejohtaja nn
Alue D,n. 150 htv,
Aluejohtaja nn
Järjestelmäratkaisu I: Personec F.K./R, Pegasos, matkalaskujen käsittelyjärjestelmäJärjestelmäratkaisu II: Järjestelmät palveluna
KPK THH:n alihankinta-
verkosto
KPK THHYhtiöpalvelut
Asia
kas-
vasta
avat
Palvelut Palkanlask.palv.
Matkalaskut Asia
kas-
vasta
avat
Palvelut Palkanlask.palv.
Matkalaskut
PalvelutTaloushallinnon ja –suunnittelun prosessien ja järjestelmien kehitystiimi
Asia
kas-
vasta
avat
Asia
kasvasta
avat
Palvelut Sovitut talous-
ja henkilöstö-hallinnon palvelut
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
67
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Sitran Kuntaohjelma
Kuntien Palvelukeskus –hanke
KPK THH Oy perustettava yhtiö
LIIKETOIMINTASUUNNITELMA VERSIO 2.0
Liite 1: Palvelutarjonnan prosessikuvaukset
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
68
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Sopimusten hallinta –prosessin kaavio
Toimittaja- ja sopimushallinta, hyllytyspalvelu
KPK THH Hankinnan prosessit
Do
ku
me
ntit
Tie
to-
järje
ste
lmä
t
TH
H
Pa
lve
lu-
ke
sku
s
Ha
nkin
ta-
toim
i
Vira
sto
t/
Liik
e-
laito
kse
t
(Tila
aja
t)
To
imie
lin
(La
uta
-
ku
nn
at/
Jo
hto
-
ku
nn
at)
Tu
ote
-
ka
talo
gi
To
imitta
ja
Mu
ut
ha
nkin
ta-
yksik
öt
12.03.2010 v10
Tarve tavarasta tai
palvelusta
Päätös hankinnan
toteuttamisesta
Toimeksianto
hankintatoimelle
Tarjouspyynnön
laatiminen
Kilpailutus
Tarjouksen
laatiminen
Tarve tavarasta tai
palvelusta
Päätös hankinnan
toteuttamisesta
(Seudullinen
yhteishankinta)
Tarjousten vertailu
ja
valintapäätöksen
tekeminen
Sopimuksen
solmiminen
Sopimus-
kommentit
Toimittajatietojen
perustaminen
Tuotetietojen
hyväksyminen
Tuotetietojen
toimittaminen
Tuotetiedot
tuotekatalogissa
Asianhallintajärjestelmä
Hankintapäätös
Kilpailutusjärjestelmä
Tarjouspyyntö
Kilpailutusjärjestelmä
Tarjous
Taloushallintojärjestelmä
Toimittajan
perustiedot
Tilausjärjestelmä
Tuotteiden
perustiedot
Toimittaja täyttää
hyllyvaraston
Ostotilaus
hyllyvarastosta
Käyttäjä ottaa
hyllyvarastosta
Toimittaja inventoi
hyllyvaraston
Ostolaskun
lähetys
Ostolaskut
ja osto-
reskontra
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
69
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Sopimusten hallinta –prosessin yhteenveto:
Prosessi alkaa:
– Tarve tavarasta / palvelusta (josta ei ole
sopimusta)
Prosessi loppuu:
– Sopimuksen solmiminen
– Toimittajatietojen perustaminen ja tuotetietojen
hyväksyminen
Prosessin keskeiset vaiheet:
– Päätös hankinnan toteuttamisesta
– Tarjouspyynnön laatiminen ja kilpailutus
– Valintapäätöksen tekeminen
– Sopimuksen solmiminen
– Toimittajaperustietojen perustaminen ja ylläpito
– Tuotetietojen hyväksyminen
Sopimusten hallinta –prosessin työnjako:
KUNTATOIMIJA:
– Päätös hankinnan toteuttamisesta
– Tarjouspyynnön laatiminen ja kilpailutus
– Valintapäätöksen tekeminen
– Sopimuksen solmiminen
– Tuotetietojen hyväksyminen
KPK THH:
– Sopimustietojen vastaanotto
hankintajärjestelmästä
– Toimittajaperustietojen perustaminen ja ylläpito
– Palautteen anto hankintajärjestelmälle
ULKOISTUSKUMPPANIT:
– Tuotetietojen päivittäminen tuotekatalogiin
(kunnan ulkoistuskumppani)
– Seudullinen ja valtakunnallinen hankintayhteistyö
muiden kuntatoimijoiden kanssa (kunnan
kumppanit)
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
70
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Tilaus –prosessin kaavio
Ostotilaukset: varastotuotteet, sopimustuotteet
KPK THH Hankinnan prosessit
Do
ku
me
ntit
Tie
to-
järje
ste
lmä
t
TH
H
Pa
lve
lu-
ke
sku
s
Ha
nkin
ta-
toim
i
Vira
sto
t/
Liik
e-
laito
kse
t
(Tila
aja
t)
Va
rasto
/
Lo
gis
tiik
ka
Mu
ut
ha
nkin
ta-
yksik
öt
To
imitta
jaT
uo
te-
ka
talo
gi
Ostoehdotuksen
tekeminen ja
tiliöinti
Tarve tavarasta tai
palvelusta
Tilausjärjestelmä
Ostotilaus
12.03.2010 v10
Tarve tavarasta tai
palvelusta
Ostoehdotuksen ja
tiliöinnin
tekeminen
Ostoehdotuksen
hyväksyminen
Ostoehdotuksen
hyväksyminen
Vaatii
hyväksynnän?
Vaatii
hyväksynnän?
Varastotuote?
Varastovaraus
Ennakkokirjaus
(Tilauskanta)
Ennakkokirjaus
(Tilauskanta)
Sopimustuote?
Ostotilauksen
vastaanotto
Tilausjärjestelmä Tilausjärjestelmä Taloushallintojärjestelmä
Hankintaehdotus
Varastonhallinta Tilausjärjestelmä Hankintajärjestelmä
Sopimus- ja
varastotuotteet
Varastosaldo
< 0
Tuotteen
vastaanotto
Tuotteen toimitus
Varastotuotteen
toimitus varastosta
Toimittaja/
Sopimus-
hallinta
Ostolaskun
lähetys
HankintaehdotusVarastovarausEnnakko-
kirjaustosite
Ostolaskut
ja osto-
reskontra
Laskutusmääräys
Sisäinen
laskutus
Varastotuotteen
vastaanotto
Hankintajärjestelmä
Laskutus-
määräys
Varastotuote?
Ostoehdotus
Varastotuotteen
vastaanotto
varastoon
Hyväksytty
ostoehdotus
Ennakko-
kirjauksen
peruutus
Taloushallintojärjestelmä
Ennakko-
kirjauksen
peruutustosite
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
71
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Tilaus –prosessin yhteenveto:
Prosessi alkaa:
– Tarve tavarasta/palvelusta (josta on sopimus)
Prosessi loppuu:
– Tavaran/palvelun vastaanotto (ja edelleen
taloushallinnossa maksu)
Prosessin keskeiset vaiheet:
– Ostoehdotuksen tekeminen ja tiliöinti
– Ostoehdotuksen hyväksyminen
– Ennakkokirjaus (tilauskanta)
– Varastotuote: varastotuotteen toimitus varastosta
ja vastaanotto
– Sopimustuote: sopimustuotteen toimitus
toimittajalta ja vastaanotto
– Muu tuote: hankintaehdotuksen tekeminen
– Ostolaskun vastaanotto ja ostoreskontra
– Ennakkokirjauksen peruutus (tilauskanta)
Tilaus –prosessin työnjako:
KUNTATOIMIJA:
– Ostoehdotuksen tekeminen ja tiliöinti
– Ostoehdotuksen hyväksyminen
– Varastovarausten tekeminen ja varastotuotteen
toimitus ja vastaanotto
– Sopimustuotteen vastaanotto
– Hankintaehdotusten tekeminen
KPK THH:
– (Sisäinen laskutus)
– Ostotilaus- ja toimitustietojen vastaanotto
hankintajärjestelmästä
– Ennakkokirjauksen tekeminen
– (Ostolaskut ja ostoreskontra)
– Ennakkokirjauksen peruutus
– Palautteen anto hankintajärjestelmälle
ULKOISTUSKUMPPANIT:
– Ostotilauksen vastaanotto, tuotteen toimitus
varastoon tai vastaanottajalle, ostolaskun lähetys
(kunnan kumppani)
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
72
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Ostolaskut ja ostoreskontra –prosessin kaavio
Ostolaskut ja ostoreskontra
KPK THH Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit
Tie
tojä
rjest
elm
ät
Palv
elu
kesk
us
Ulk
ois
tus-
kum
ppani
Tuoto
kse
tAsi
akas
11.03.2010
Hankinta:Tiliönti tilaus-vaiheessa
Laskun skannaus /Verkkolasku
Laskutietojen tallennus
Tilaus / sopimus tarkistus
Toimittajan perustaminen **)
Laskun laitto kiertoon *) Automaattinen
siirto ostoreskontraan
Automaattinen siirto kirjanpitoon
Maksatusaineiston koonti
Maksu-liikenne
TarkistaminenTiliöinti
Hyväksyminen *)
Kyllä
Ei
Ei
Kyllä
Maksutietojen päivitys
ostoreskontraan
Kauden päätöstoimet
Ostolaskun
kierrätysjärjestelmä
Ostolaskun
kierrätysjärjestelmä
*) Ostolaskun
kierrätysjärjestelmä
Taloushallinto Taloushallinto Taloushallinto
Autom. kohdistaminen
Onko toimittaja rekisterissä?
Kyllä
Ei
KP ja TPsiirrot
**) Taloushallinto
Tilausjärjestelmän päivitys *)
*) Tilausjärjestelmä
**) Ostolaskun
kierrätysjärjestelmä
Tilausjärjestelmä
E-laskut Maksatusaineisto
Arkistointi
Reskontralistat
Ostolaskut:
- perustiedot
- tiliöinti
- kiertoloki
- kuva
- liitteet
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
73
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Ostolaskut ja ostoreskontra –prosessin yhteenveto:
Prosessi alkaa:
– Ostolaskun saapuminen (verkkolasku / skannattu
lasku)
Prosessi loppuu:
– Maksatus
– Kirjanpito ja tilinpäätössiirrot
Prosessin keskeiset vaiheet:
– Laskutustietojen tallennus
– Tilaustarkistus
– Automaattinen kohdistaminen
– Laskun laitto kiertoon, asiatarkastus, tiliöinti ja
hyväksyminen
– Aineiston automaattinen siirto kirjanpitoon ja
ostoreskontraan
– Maksuaineiston käsittely ja maksatus
Ostolaskut ja ostoreskontra –prosessin työnjako:
KUNTATOIMIJA:
– Tilausjärjestelmän päivitys
– Kiertoon laitetut laskut:
– Laskun tarkistaminen
– Laskun tiliöinti
– Laskun hyväksyminen
KPK THH:
– Laskutietojen tallennus
– Tilaustarkistus
– Automaattinen kohdistaminen
– Toimittajan perustaminen toimittajarekisteriin
– Laskun laitto kiertoon
– Automaattiset siirrot kirjanpitoon ja
ostoreskontraan
– Maksatusaineiston koonti
– Kauden päätöstoimet
– Maksutietojen päivitys ostoreskontraan
ULKOISTUSKUMPPANI / MUU:
– Laskun skannaus / verkkolaskun vastaanotto
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
74
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Myyntilaskut ja myyntireskontra –prosessin kaavio
Myyntilaskut ja myyntireskontra (Myyntilaskut)
KPK THH Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit
Talo
ush
alli
nto
Toim
iala
tTuoto
kse
tPalv
elu
kesk
us
Ulk
ois
tus-
kum
ppani
Tie
tojä
rjest
elm
ät
Ulk
oin
en
asi
akas
11.03.2010
Laskutusaineiston kokoaminen ja lähettäminen kumppanille
Automaattinen kohdistaminen
Ei
Kyllä
Laskutuksen
esijärjestelmät
Taloushallinto Taloushallinto Taloushallinto Taloushallinto Taloushallinto
Viitteen tarkistus
Laskun tuottaminen ja lähettäminen
(laskuoperaattori)
Autom. siirto kirjanpitoon
Autom. siirto myyntireskontraan
Taloushallinto
Kauden päätöstoimet
KP ja TP siirrot
Manuaalinen kohdistaminen
E-laskut
Laskutustiedot asiakas
käyttöliittymän kautta
Laskutustiedot esijärjestelmään
Myyntitilaus / Hyvityslasku
TaloushallintoTaloushallinto
Autom. siirto kirjanpitoon
Maksu-suorituksen
valvonta
Maksu-suorituksen
valvonta
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
75
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Myyntilaskut ja myyntireskontra –prosessin kaavio, maksusuorituksen valvonta
Myyntilaskut ja myyntireskontra (Maksusuorituksen valvonta)
KPK THH Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit
Talo
ush
alli
nto
Toim
iala
tTuoto
kse
tPalv
elu
kesk
us
Ulk
ois
tus-
kum
ppani
Tie
tojä
rjest
elm
ät
Ulk
oin
en
asi
akas
11.03.2010
Perintään siirto (itseperittävät)
Maksu-liikenne
Luottotappioesitys
Taloushallinto Taloushallinto Taloushallinto Taloushallinto
Perintä-kelpoisuuden
tarkistusKyllä
Ei
Luottotappioiden käsittely:
-myyntireskontra- kirjanpito (reskontran
kautta)Maksusuorituksen
valvonta
Perittävien
seurantaraportit
toimialoittain
Luottotappio-päätös
Kyllä
Taloushallinto
Perintä:- sis. maksumuistutuksen
Maksuvapautuksen antaminen
Korotetun maksumuistutus-
aineiston tuottaminen
Maksuajan pidennys
Korkolaskun tuottaminen ja lähettäminen (operaattori)
A
Yhteydenotto ja selvitys
A
Ei
B
B
A
Maksumuistutuksen tuottaminen ja lähettäminen
(operaattori)
A
Korkolasku-aineiston
tuottaminen
Myynti-laskut
Perintäehdotelma(perintäkelpoiset)
Ei
Kyllä
Ulosotto
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
76
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Myyntilaskut ja myyntireskontra –prosessin yhteenveto:
Prosessi alkaa:
– Laskutustiedot valmiina (esijärjestelmä,
asiakaskäyttöliittymä)
Prosessi loppuu:
– Maksu
– Kirjanpitosiirrot
– Luottotappioiden käsittely
Prosessin keskeiset vaiheet:
– Laskun tekeminen ja lähettäminen
– Maksusuoritusten valvonta
– Perintä
– Luottotappioiden käsittely
– Aineiston siirto kirjanpitoon
Myyntilaskut ja myyntireskontra –prosessin työnjako:
KUNTATOIMIJA:
– Myyntitilaukset / hyvityslaskun tekeminen
– Maksuvapautuksen antaminen
– Luottotappiopäätös
KPK THH:
– Laskutusaineiston kokoaminen ja lähettäminen
kumppanille
– Automaattiset siirrot kirjanpitoon ja reskontraan
– Maksusuorituksen valvonta
– Maksetut:
– Viitteen tarkistaminen
– Automaattinen / manuaalinen
kohdistaminen
– Automaattinen siirto kirjanpitoon
– Kauden päätöstoimet
– Maksamattomat:
– Maksuajan pidennys
– Maksumuistutuksen lähettäminen
(itseperittävät)
– Perintäkelpoisuuden tarkistaminen
– Perintä (sakon luonteiset)
– Luottotappioesitys ja kirjausten tekeminen
ULKOISTUSKUMPPANI / MUU:
– Laskun (ml. korkolaskut)tuottaminen ja
lähettäminen
– Perintä (ml. perintäkelpoisten maksumuistutukset)
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
77
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Maksuliikenne –prosessin kaavio
Maksuliikenne
KPK THH Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit
Palv
elu
kesk
us
KP aineisto:
Talo
ush
alli
nto
Pankki
Tie
tojä
rjest
elm
ät
Tuoto
kse
tToim
iala
t
11.03.2010
Kassan-hallinta
Maksettavien maksujen valinta pankkikohtaisesti
Maksuaineisto
Aineiston automaattinen
siirto palvelimelle
Aineiston siirto pankkiin
Maksuaineiston vastaanotto
Maksu /
siirtolokin
tarkastus
Arkistointi:- siirtoloki
(seuraavana päivänä)
Toimialalta lisätietoja
asiakassuorituksesta / toimeentulotuen
suoritukset
Pankilta lisätietoja asiakassuorituksesta
Tilioteaineiston noutaminen:- tiliotesaldot- viiteaineistot
- suoraveloitus valtuutukset- korttiaineisto
Automaattinen viitteiden jako ja
viitteiden virhelistaTiliotteiden käsittely
Selvittelytilit (käsittely kesken)
Maksuliikenne Maksuliikenne Maksuliikenne Maksuliikenne
Maksujen tarkistus ja teknisen
palautteen lähetysMaksatus
Palkat
Matka-hallinto
Toimeen-tulotuet
Henkilöstö-kassat
Ostolaskut
Korttiaineisto
Suoravel. aineisto
Erääntyvien priorisointi
Kyllä
Ei
Arkistointijärjestelmä
Tiliotteiden sulkeminen
Maksuliikenne Maksuliikenne Maksuliikenne / Taloushallinto
Arkistointi
Arkistointijärjestelmä
Taloushallinto
Maksuliikenne
Maksettavien maksujen
hyväksyntä
Tarvittaessa
(esim. valitun
tilin saldo
riittämätön)
Kassan-hallinta: ajantasa-saldot
Myyntilaskutja -reskontra (automaattinen kohdistus)
Siirto kirjanpitoon
Ostoreskontra:- maksamattomat- hyvityslaskut
Myyntireskontra:- virheellisten manuaalinen kohdistus
Palkat:- maksujen peruutukset
Toimialojen ylläpitämät reskontrat (esim.
pysäköintivirhemaksut)
Kassamaksut (maksumääräykset)
Maksumääräys:- aiheeton maksu
- tekniset virheet palvelukeskuksen hoidettavana- harkintaa vaativat toimialan hyväksynnän kautta (ostolaskun
kierrätysjärjestelmän kautta)
Maksuliikenne
Arkistointi:
- siirtoloki
- maksuaineisto
Arkistointi:
- viitesiirrot
- tiliotteet
- käyttäjäkohtaiset
lokitiedot
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
78
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Maksuliikenne –prosessin yhteenveto:
Prosessi alkaa:
– Maksatusaineiston saapuminen
– Tilioteaineiston hakeminen
Prosessi loppuu:
– Maksatus
– Siirto kirjanpitoon ja reskontrien täsmäytys
Prosessin keskeiset vaiheet:
– Maksuaineiston siirto pankkiin
– Maksatus
– Automaattinen viitteiden jako
– Tilioteaineiston käsittely
– Maksumääräykset
– Tiliotteiden sulkeminen
Maksuliikenne –prosessin työnjako:
KUNTATOIMIJA:
– Erääntyvien priorisointi
– Lisätietojen toimittaminen puutteellisiin
tiliotetapahtumiin
KPK THH:
– Automaattiset kirjanpitoaineiston siirrot
– Maksettavien maksujen valinta pankkikohtaisesti
ja siirto pankkiin
– Tilioteaineiston noutaminen
– Automaattinen viitteiden jako
– Tiliotteiden käsittely ja sulkeminen
– Selvittelytilit
– Maksumääräykset (kassamaksut)
– Siirto kirjanpitoon
– Arkistointi
PANKKI:
– Maksun suorittaminen
– Lisätietojen toimittaminen puutteellisiin
tiliotetapahtumiin
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
79
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Käyttöomaisuus –prosessin kaavio
Käyttöomaisuus
KPK THH Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit
Tie
tojä
rjest
elm
ät
Palv
elu
kesk
us
Tuoto
kse
tAsi
akas
11.03.2010
Investointien ohjeistus
poistosuunnitelman osalta
Hanke-/projektitunnisteen
automaattinen päivitys taloushallinnon
järjestelmiin
Automaattinen kirjaus tasetilille
Avustusten (rahoitusosuudet)
anominen
Esijärjestelmät
(esim. Maa- ja vesialueet)
Hankintajärjestelmä
Hankkeen
käyttöomaisuus-
kirjaukset
Käyttöomaisuus-kohteen
perustaminen
Kirjanpidon laskentatunnisteen
perustaminen (projekti-/
hankenumero)
Ostolasku (tilauksellinen)
Keskeneräisten automaattinen aktivointi (esim. kuukausittain)
Avustusten kirjaaminen
Palkanmaksu (valm. omaan
käyttöön)
Investointirajan
täyttyminen
Kuluksi kirjaaminen /
käyttöomaisuus-luokan
muuttaminen
Muistiotositteen laadinta
Muistiotositteen hyväksyntä
Tieto hankkeen kohdistuksista
Tieto käyttöomaisuusmuutoksesta (myynti,
romutus tai valmistuminen)
Poisto käyttöomaisuus-
rekisteristä
Kohdistustarkistus
Kirjaukset kom. järjestelmään ja
kirjanpitoon (myyntivoitto, -tappio,
romutusten jäännösarvo)
Poistoajot Raportointi
Arkistointi:- tapahtumaluettelo
- tilinpäätöksen liitetiedot
- tase-erittelyt
Ostolasku (tilaukseton)
Käyttöomaisuuskirjanpito
Taloushallinto
Taloushallinto Maksuliikenne Taloushallinto
KäyttöomaisuuskirjanpitoKäyttöomaisuuskirjanpito
Taloushallinto
Hankintajärjestelmä
KOM-erittelyt
(tilinpäätös)
KOM-luettelot
Käyttöomaisuuskirjanpito
RaportointiArkistointi
Hankinnan suunnittelu
Hankinta:Tiliönti tilaus-vaiheessa
Tilaukselliset
Tilaukseton
Valmishyödykkeet (ei keskeneräisiin)
Maksuliikenne – tiliotteiden
käsittely
Ei
Kyllä
Poisto kom. rekisteristä ja
kirjanpitoviennit
Käyttöomaisuuskirjanpito
Taloushallinto
Kirjanpidon viennit
TaloushallintoHankintajärjestelmä
10.000 €
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
80
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Käyttöomaisuus –prosessin yhteenveto:
Prosessi alkaa:
– Käyttöomaisuuden perustiedon muutos
• Investointi (sisältää myös
hankintaprosessin ulkopuoliset ostolaskut)
• Muutos käyttöomaisuuden tilassa
(myynti, romutus tai valmistuminen)
• Kauden vaihde
Prosessi loppuu:
– Käyttöomaisuusrekisteri ajan tasalla
– Käyttöomaisuusajot valmiit
Prosessin keskeiset vaiheet:
– Käyttöomaisuuden perustietojen ylläpito
(käyttöomaisuuskohteen perustaminen, kirjapidon
laskentatunnisteen perustaminen)
– Automaattiset tasekirjaukset
– Keskeneräisten aktivointi
– Kuluksi kirjaaminen mikäli hankinta ei ylitä
investointirajaa
– Muutokset käyttöomaisuusrekisteriin
(valmistuminen, myynti tai romutus)
– Kauden vaihteen toimenpiteet (poistoajot,
kirjanpidon viennit)
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
81
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Käyttöomaisuus –prosessin työnjako:
KUNTATOIMIJA:
– Hankinta
– Avustusten anominen
– Kulutositteen hyväksyminen
– Kohdistustarkistus
– Tieto käyttöomaisuuskohteen muutoksesta
(romuttaminen, myynti, valmistuminen)
KPK THH:
– Investointien ohjeistus poistosuunnitelman osalta
– Käyttöomaisuuskohteiden ja laskentatunnisteiden
perustamiset ja poistot
– Automaattiset kirjaukset tasetileille
– Avustusten huomioonottaminen
– Keskeneräisten hankkeiden aktivoinnit
– Investointitarkistus ja mahdollinen kuluksi
kirjaaminen tositteella
– Kohdistustietojen tuottaminen
– Poistoajot
– Raportointi
– Arkistointi
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
82
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Kirjanpito ja tilinpäätöslaskelmat –prosessin kaavio
Kirjanpito ja tilinpäätössiirrot
KPK THH Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit
Tie
tojä
rjest
elm
ät
Palv
elu
kesk
us
KP aineisto:
Ulk
ois
tus-
kum
ppani
Tuoto
kse
tAsi
akas
11.03.2010
Kirjanpitoaineiston kokoaminen ja
suorasiirtoaineiston täsmäytys
Täsmäytys **)
Muistio tositteen vastaanotto
(sähk. tosite)
ALV kirjaukset:- käyttötarkoituksen
mukaiset kirjaukset
Arkistointi
Muistio tositteiden
laadinta (sähk. tosite)
Kauden sulkeminen (tekninen)
Esijärjestelmät
/ Taloushallinto
Taloushallinto Taloushallinto
**) Taloushallinto
Taloushallinto Taloushallinto BI
Täsmäytys- varastot
- palvelukassat
Muistiotositteiden laadinta:
- lakis. jaksotukset- avustusten tuloutukset
Ostot
Mynnit
Matkahall.
Maksuliik.
Palkat
Käyttöom.
Kassanhall
Sis. laskutus
Analysointi
Taloushallinto
Arkistointijärjestelmä
Täsmäytys- käyttöom. *)
Analysointi
*) Käyttöomaisuus Suunnittelujärjestelmä
Varastot
Tuloslaskelma
Tase
Rah. laskelma
Yht. veroilmoitus
Pääkirja
Päiväkirja
Talousarvion
toteumavertailu
Lakisääteisten raporttien
tuottaminen
Raportointi /
Tilinpäätös
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
83
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Kirjanpito ja tilinpäätöslaskelmat –prosessin yhteenveto:
Prosessi alkaa:
– Kirjanpitoaineiston saapuminen
Prosessi loppuu:
– Lakisääteisten raporttien tuottaminen
– Analysointi
Prosessin keskeiset vaiheet:
– Kirjanpitosiirrot
– Muistiotositteet
– Täsmäytys, oikeellisuuden tarkastus, oikaisut
– ALV kirjaukset
– Kauden sulkeminen
– Aineiston siirto raportointijärjestelmään
analysointia varten
Kirjanpito ja tilinpäätöslaskelmat –prosessin työnjako:
KUNTATOIMIJA:
– Varastojen ja palvelukassojen täsmäytys
– Muistiotositteiden laadinta
– Analysointi
KPK THH:
– Kirjanpitoaineiston kokoaminen ja
suorasiirtoaineiston täsmäytys
– Muistiotositteiden vastaanotto ja laadinta
– Täsmäytys
– ALV-kirjausten tekeminen
– Kauden sulkeminen
– Lakisääteisten raporttien tuottaminen
– Analysointi
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
84
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Sisäisten taloustapahtumien hallinta –prosessin kaavio
Sisäisten taloustapahtumien hallinta
KPK THH Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit
Palv
elu
kesk
us
Ulk
ois
tus-
kum
ppani
Tie
tojä
rjest
elm
ät
Asi
akas
Tuott
aja
/ T
ilaaja
11.03.2010
Automaattinen kohdistus / vyörytys
Täsmäytys
Kohdistustekijän määrittely
Sopimuksenhallinta
järjestelmä
Taloushallinto Taloushallinto
Taloushallinto
Tilausjärjestelmä
Sopimuksen tekeminen
Arkistointi
Taloushallinto
Automaattiset kirjanpitoviennit
EiToistuvuus
Kyllä - toistuvaislaskut
Kertatilauksen tekeminen
Automaattiset kirjanpitoviennit
Kertatoimitus
KP ja TP siirrot
Taloushallinto
Arkistointijärjestelmä
Sisäisen ostolaskun tekeminen
Sisäisen myyntilaskun tekeminen
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
85
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Sisäisten taloustapahtumien hallinta –prosessin yhteenveto:
Prosessi alkaa:
– Sopimuksen tekeminen
– Kertatilauksen tekeminen
– Sisäisten osto- ja myyntilaskujen tekeminen
Prosessi loppuu:
– Kirjanpito ja tilinpäätössiirrot
Prosessin keskeiset vaiheet:
– Toistuvaislaskujen automaattiset kirjanpitoviennit
– Kertatilauksiin liittyvät automaattiset
kirjanpitoviennit
– Sisäisten osto- ja myyntilaskujen täsmäytys
– Arkistointi
Sisäisten taloustapahtumien hallinta –prosessin työnjako:
KUNTATOIMIJA:
– Sopimuksen tekeminen (mahdollisimman
korkealla tasolla)
– Kohdistustekijän määrittely (sopimukseen
perustuvat ei toistuvat maksut)
– Kertatilauksen / -toimituksen tekeminen
– Sisäisen osto- / myyntilaskun tekeminen
KPK THH:
– Automaattiset kirjanpitoviennit
– Automaattiset kohdistukset / vyörytykset
– Sisäisten osto- ja myyntilaskujen täsmäytys
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
86
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Kassanhallinta ja rahoituspalvelut –prosessin kaavio, suuri rooli
Kassanhallinta
KPK THH Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit
Palv
elu
kesk
us
Pankki
Tie
tojä
rjest
elm
ät
Tuoto
kse
tAsi
akas
/ ta
loush
alli
nto
11.03.2010
Ostoreskontra
Maksuvalmius
raportointi
Tilimuutokset maksuliikenne-järjestelmään
Automaattinen tietojen päivitys
Maksuvalmius-ennusteen laadinta
Asiakkaan viikko- ja kk-raportin kokoaminen
Maksuliikenne
Palvelukassojen kassanhoito
Maksuvalmius-ennusteen
analysointi ja toimenpide-ehdotus
Tilien avaaminen ja sulkeminen
Pankkipalvelu-sopimus asiakkaan
kanssa
Palvelukeskuksen valtuuttaminen
Myyntireskontra
Matkahallinta
Palkanmaksu
Taloushallinnon
esijärjestelmätMaksuliikenne
Taloussuunnittelu
Tietojen syöttö:- verotulot
- valtionosuudet- alv muutokset
- sijoitukset ja lainat
Henkilöstökassat
Maksuliikenne:- tiliotteiden
saldojen käsittely
Erilliset kassajärjestelmät
Toimenpiteiden hyväksyntä:- sijoitukset- lainan otto
- maksujen lykkäykset- limiitit
- kuntatodistukset- konsernitilin
maksuvalmiuden hallinta
Raportointi:- viikko-raportti- kk-raportti
Sijoitusten ja lainojen ylläpito
Ostoreskontra
Maksuvalmius
ennuste
Maksuliikenne Raportointi Raportointi
Kuukausitasolla
Päivätasolla
Kuntatodistuksiin liittyvät
toimenpiteet
Toimenpide-
ehdotus
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
87
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Kassanhallinta ja rahoituspalvelut –prosessin kaavio, pieni rooli
Kassanhallinta
KPK THH Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit
Palv
elu
kesk
us
Pankki
Tie
tojä
rjest
elm
ät
Tuoto
kse
tAsi
akas
/ ta
loush
alli
nto
11.03.2010
Ostoreskontra
Maksuvalmius
raportointi
Tilimuutokset maksuliikenne-järjestelmään
Automaattinen tietojen päivitys
päivittäin
Maksuvalmius-ennusteen laadinta
Asiakkaan viikko- ja kk-raportin kokoaminen
Maksuliikenne
Palvelukassojen kassanhoito
Maksuvalmius-ennusteen analysointi
Tilien avaaminen ja sulkeminen
Pankkipalvelu-sopimus asiakkaan
kanssa
Palvelukeskuksen valtuuttaminen
Myyntireskontra
Matkahallinta
Palkanmaksu
Taloushallinnon
esijärjestelmätMaksuliikenne
Taloussuunnittelu
Tietojen syöttö:- verotulot
- valtionosuudet- alv muutokset
- sijoitukset ja lainat
Henkilöstökassat
Maksuliikenne:- tiliotteiden
saldojen käsittely
Erilliset kassajärjestelmät
Toimenpiteet:- sijoitukset- lainan otto
- maksujen lykkäykset- limiitit
- kuntatodistukset- konsernitilin
maksuvalmiuden hallinta
Raportointi:- viikko-raportti- kk-raportti
Sijoitusten ja lainojen ylläpito
Ostoreskontra
Maksuvalmius
ennuste
Maksuliikenne Raportointi Raportointi
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
88
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Kassanhallinta ja rahoituspalvelut –prosessin yhteenveto:
Prosessi alkaa:
– Maksuvalmiuteen liittyvien ennakkotietojen
vastaanottaminen
Prosessi loppuu:
– Maksuvalmiusennusteen toimittaminen
Prosessin keskeiset vaiheet:
– Kassan saldotilanteen selvittäminen
– Reskontratietojen päivitys
– Verotulojen, valtionosuuksien ja alv-muutosten
huomioiminen
– Maksuvalmiusennusteen laadinta ja analysointi
– Rahoitus- ja sijoituspäätökset
– Raportointi
– Palvelukassojen hallinta
Kassanhallinta ja rahoituspalvelut –prosessin työnjako:
KUNTATOIMIJA:
– Tilin avaaminen ja sulkeminen
– Pankkipalvelusopimuksen tekeminen
– Palvelukeskuksen valtuuttaminen
– Tietojen syöttö:
– Verotulot
– Valtionosuudet
– Alv muutokset
– Palvelukassojen kassanhoito
– Maksuvalmiusennusteen analysointi
– Toimenpiteet:
– Sijoitukset
– Lainan otto
– Maksujen lykkäykset
– Limiittien käyttö
– Kuntatodistukset
– Kunnan viikko / kk raportin kokoaminen
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
89
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
KPK THH:
– Tilimuutokset maksuliikennejärjestelmään
– Automaattinen tietojen päivitys eri lähteistä:
– Ostoreskontra
– Myyntireskontra
– Matkahallinta
– Palkanmaksu
– Sijoitusten ja lainojen ylläpito
– Henkilöstökassat
– Palvelukassat
– Kunnalta tulevien tietojen päivittäminen
ennusteeseen (verotulot, valtionosuudet, alv
muutokset)
– Maksuvalmiusennusteen laadinta ja raportointi
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
90
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Muu talousraportointi ja operatiivinen raportointi -prosessin kaavio
Kustannuslaskenta, raportointi ja Business Intelligence (BI)
KPK THH Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit
Do
ku
me
ntit
Tie
to-
järje
ste
lmä
t
Pa
lve
lu-
ke
sku
s
Ta
lou
s-
ha
llin
to
He
nkilö
stö
-
ha
llin
to
Vira
sto
/
Liik
ela
ito
sK
VK
HK
J
To
imie
lin
(La
uta
-
ku
nta
/
Jo
hto
ku
nta
)
Ku
nta
liitto
VM
Ve
ro-
ha
llin
to
Taloushallinto Taloushallinto / Tietovarasto
12.03.2010 v10
Kustannuslaskennan
periaatteiden ja
sääntöjen määrittely
Kirjanpito-
kauden
päätös
Menolaji-/
Kustannuspaikka-
vyörytykset
Tuotteiden ja
toimintojen
määrittely
Tuki
kustannuslaskennan
periaatteiden
määrittelylle
Tuki tuotteiden ja
toimintojen
määrittelylle
Kustannuslaskennan
kohdistustekijöiden
tuottaminen
Tuote-/Toimintolaskenta
Taloushallinto / Tietovarasto
Kustannuslaskenta-
raporttien analysointi &
toimenpiteet, hinnoittelu
Kustannuslaskenta-
raporttien tuottaminen
Taloushallinto / Tietovarasto
Operatiivisen
raportoinnin
sisällön
määrittely
Tuki
operatiivisen
raportoinnin
määrittelylle
Operatiivisen
tiedon
tuottaminen
Operatiivisen
tiedon
kerääminen
Tietovarasto Operatiiviset järjestelmät
Tietovaraston
rakentaminen
Tietovarasto
Operatiivisen
raporttien
tuottaminen
Operatiivisten
raporttien
analysointi &
toimenpiteet
Tietovarasto
Kustannus-
laskentamallin
toteutus
järjestelmään
Taloushallinto / Tietovarasto
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
91
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Muu talousraportointi ja operatiivinen raportointi -prosessin
yhteenveto:
Prosessi alkaa:
– Operatiivisen raportoinnin sisällön määrittely
Prosessi loppuu:
– Operatiivisten raporttien tuottaminen ja
analysointi
Prosessin keskeiset vaiheet:
– Tietovaraston rakentaminen operatiiviselle
raportoinnille
– Operatiivisen tiedon tuottaminen
– Operatiivisen tiedon kerääminen ja jalostaminen
– Operatiivisten raporttien tuottaminen ja
analysointi
Muu talousraportointi ja operatiivinen raportointi -prosessin
työnjako:
KUNTATOIMIJA:
– Operatiivisen raportoinnin sisällön määrittely
– Operatiivisen tiedon tuottaminen
– Operatiivisten raporttien analysointi ja
toimenpiteet
KPK THH:
– Tuki operatiivisen raportoinnin sisällön
määrittelylle
– Operatiivisen raportoinnin tietovaraston
rakentaminen
– Operatiivisen tiedon kerääminen tietovarastoon,
jalostaminen sekä yhdistäminen talous- ja
henkilöstöhallinnon tietoihin
– Operatiivisten raporttien tuottaminen
– KPK ICT tarjoaa järjestelmäratkaisun ja KPK
THH asiantuntemuksen raportointiin ja Business
Intelligenceen. Tämä palvelu ei liity pelkästään
talous- ja henkilöstöhallintoon vaan laajemmin
kunnan/kuntayhtymän toimintaan.
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
92
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Tilinpäätökset ja konsernitilinpäätökset -prosessin kaavio
Seuranta ja ennustaminen: välitilinpäätökset, tilinpäätös, konsernitilinpäätös
KPK THH Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit
Do
ku
me
ntit
Tie
to-
järje
ste
lmä
t
Ta
lou
s-
ha
llin
to
Pa
lve
lu-
ke
sku
s
He
nkilö
stö
-
ha
llin
to
Vira
sto
/
Liik
ela
ito
sK
VK
HK
J-
joh
tory
hm
ä
To
imie
lin
(La
uta
-
ku
nta
/
Jo
hto
ku
nta
)
Ko
nse
rni-
yh
teis
öt/
Ku
nta
-
yh
tym
ät
Taloushallinto,
Suunnittelujärj.,
Asianhallinta
Kirjanpito ja
tilinpäätössiirrot
tehty
Konsernitilinpäätöksen
laatiminen
Kunnan
tilinpäätöksen
laatiminen
Taloushallinto
Tilinpäätös
- Toimintakertomus
- Toteutumisvertailu
- Tuloslaskelma
- Tase
- Rahoituslaskelma
- Liitetiedot
- Tase-erittelyt
Konsernilaskenta
Konsernitilinpäätös
- Konsernituloslaskelma
- Konsernitase
- Konsernin
rahoituslaskelma
- Liitetiedot
- Yhdistelylaskelmat
Kuntayhtymien ja
konserniyhteisöjen
tilinpäätöstiedot
Tilinpäätöksen ja
konsernitilinpäätöksen
käsittely
Tilinpäätöksen ja
konsernitilinpäätöksen
vahvistaminen
12.3.2010 v10
Järjestelmä-
aikataulun
laatiminen
Tilinpäätös-
aikataulu ja
tilinpäätös-
periaatteet
Erillis-
tilinpäätösten
laatiminen
Tilinpäätöksen
käsittely
liikelaitosten
johtokunnissa
Tilinpäätöksen
käsittely
konserniyhteisöjen
hallitukseissa
Peruskunnan
tilinpäätöksen
laatiminen
Tilinpäätösten
analyysi
Taloushallinto Taloushallinto
Erillistilinpäätös
- Toimintakertomus
- Toteutumisvertailu
- Tuloslaskelma
- Tase
- Rahoituslaskelma
- Liitetiedot
- Tase-erittelyt
Toimintakertomus,
toiminnallisten
tavoitteiden
toteuma,
sopimukset ja
vastuut
Tilintarkastus
Erillis-
tilinpäätösten
tilintarkastus
Erillis-
tilinpäätösten
tilintarkastus
Tilinpäätöksen
käsittely
lautakunnissa
Taloushallinto
Kyselylomakkeet
konserniyhteisöille ja
kuntayhtymille (jos
kirjanpito ei KPK THH:ssa)
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
93
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Tilinpäätökset ja konsernitilinpäätökset -prosessin yhteenveto:
Prosessi alkaa:
– Tilinpäätöskauden päätös
Prosessi loppuu:
– Tilinpäätöksen/Välitilinpäätöksen/Konsernitilinpä
ätöksen vahvistaminen
Prosessin keskeiset vaiheet:
– Liikelaitosten ja konserniyhteisöjen
erillistilinpäätösten laatiminen
– Peruskunnan/-kuntayhtymän tilinpäätöksen
laatiminen
– Kunnan/kuntayhtymän tilinpäätöksen laatiminen
– Konserniyhteisöjen ja kuntayhtyminen
tilinpäätöstietojen vastaanotto
– Kuntakonsernitilinpäätöksen laatiminen
– Tilinpäätösten käsittely vahvistaminen
Tilinpäätökset ja konsernitilinpäätökset -prosessin työnjako:
KUNTATOIMIJA:
– Tilinpäätösaikataulun ja tilinpäätösperiaatteiden
laatiminen
– Tilinpäätösten toimintakertomusten ja
toiminnallisten tavoitteiden toteuman laatiminen
– Erillistilinpäätösten käsittely liikelaitosten
johtokunnissa
– Tilinpäätösten käsittely konserniyhteisöjen
hallituksissa
– Tilinpäätöksen käsittely lautakunnissa
– Tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen käsittely
kunnanhallituksessa
– (Tilintarkastus)
– Tilinpäätöksen ja kuntakonsernin tilinpäätöksen
vahvistaminen
KPK THH:
– Järjestelmäaikataulun laadinta
– (Tilinpäätöskauden päättäminen)
– Liikelaitosten ja konserniyhteisöjen
erillistilinpäätösten laatiminen pl.
toimintakertomukset
– Peruskunnan tilinpäätöksen laatiminen
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
94
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
– Kunnan tilinpäätöksen laatiminen pl.
toimintakertomus
– Kuntayhtymien ja konserniyhteisöjen (kirjanpito
muualla kuin KPK THH:ssa) tilinpäätöstietojen
keruu
– Kuntakonsernin tilinpäätöksen laatiminen
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
95
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Talousarvio ja taloussuunnitelma -prosessin kaavio
Talousarvion ja -suunnitelman laatiminen
KPK THH Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit
Do
ku
me
ntit
Tie
to-
järje
ste
lmä
t
Pa
lve
lu-
ke
sku
s
Ta
lou
s-
ha
llin
to
He
nkilö
stö
-
ha
llin
to
Vira
sto
/
Liik
ela
ito
sK
VK
HK
J
To
imie
lin
(La
uta
-
ku
nta
/
Jo
hto
ku
nta
)
Ko
nse
rni-
yh
teis
öt/
Ku
nta
-
yh
tym
ät
Järjestelmäohjeet
Talousarviomallin
ja rakenteiden
määrittely
Talousarviomallin
ja rakenteiden
toteutus
järjestelmään
Järjestelmä-
aikataulun laadinta
Järjestelmä-
ohjeiden laadinta
Talousarvio-
kehyksen ja
suunnitteluohjeiden
kokoaminen
Talousarvio-
aikataulu
Talousarviokehys
- strategia
- taloussuunnitelma
- linjaukset
Asianhallinta Asianhallinta
Talousarviokehys
- palvelusopimukset
- tuloutukset
Talousarviokehys
- palvelusopimukset, hinnoittelu
- liikelaitosten sitovat tavoitteet
- toimintamuutokset
- investoinnit, niiden valtionosuudet ja sitoutuneet menot
TAI: Talousarviotarjous (Turku)
Talousarviokehys
- henkilöstö-
suunnitelma
Talousarviokehys
- verotulot
- valtionosuudet
Suunnittelujärjestelmä Asianhallinta
Talousarviokehys
- ohjeluku per toimiala (Lahti)
- ohjeluku per nettoyksikkö/sitovuus (Oulu)
- ohjeluku per toimielin (Turku)
Suunnitteluohjeet
Talousarvio-kehyksen
ja suunnitteluohjeen
hyväksyntä
Talousarvio-
kehyksen ja
suunnitteluohjeen
esittely
Liikelaitosten sitovien
tavoitteiden
hyväksyntä (Turku)
Talousarvioesityksen laadinta
- käyttötalous
- investoinnit, varaukset
- toiminnalliset tavoitteet
Talouarvio-
esityksen
hyväksyntä
Tuki talousarvio-
esityksen
laatimiselle
(järjestelmä)
Suunnittelujärjestelmä
Talousarvioesitys
- per tehtävä ja
tiliryhmä
Talousarvio-
esityksen
kokoaminen
(numero-osa)
Suunnittelujärj.
KJ Talousarvioesitys
- per tehtävä ja
tiliryhmä
KJ:n talousarvio-
esitys
KH:n
talouarvioesitys
KV:n talousarvio
Suunnittelujärj.
KH Talousarvioesitys
- per tehtävä ja
tiliryhmä
Suunnittelujärj-
KV Talousarvio
- per tehtävä ja
tiliryhmä
Toimeenpano-
suunnitelma
Suunnittelujärj.
Toimeenpano-
suunnitelma
Käyttösuunnitelma
- per kustannus-
paikka ja tili
Käyttö-
suunnitelman
laadinta
Kuntayhtymä-
osuuksien
laskenta
Lausunto
kuntayhtymä-
osuuksista
Kuntayhtymäosuuk
isen hyväksyntä
Toimeenpano-
suunnitelman
laadinta
Tuki talousarvio-
esityksen
laatimiselle
(sisältö)
Suunnittelujärjestelmä
Budjetti-
riihi
KJ:n talousarvio-
esityksen
valmistelu
KH:n talousarvio-
esityksen
valmistelu
KV:n talousarvion
valmistelu
Käyttö-
suunnitelman
hyväksyntä
Talousarviomalli
Rakenteet:
- tilikartta
- organisaatio yms.
Malli
- vyörytyssäännöt
yms.
12.3.2010 v10
Tuki KJ:n
talousarvio-
esityksen
laatimiselle
Tuki KH:n
talousarvio-
esityksen
laatimiselle
Tuki KV:n
talousarvion
laatimiselle
Tuki käyttö-
suunnitelman
laatimiselle
Talousarvio-
aikataulu
Tuki talousarviokehyksen
ja suunnitteluohjeen
laatimiselle
(järjestelmä)
Talousarvio-
ehdotuksen
kokoaminen
(sisältö)
Suunnittelujärjestelmä/Hankesalkku
Talousarvioesitys
- tuloslaskelmaosa
- käyttötalousosa
- investointiosa
- toiminnalliset tavoitteet
- rahoitus
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
96
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Talousarvio ja taloussuunnitelma -prosessin yhteenveto:
Prosessi alkaa:
– Talousarvion ja taloussuunnitelman lähtökohtien
määrittely
Prosessi loppuu:
– Talousarvion ja taloussuunnitelman hyväksyntä
– Käyttö-/liiketoimintasuunnitelmien laadinta
Prosessin keskeiset vaiheet:
– Talousarvion aikataulun laadinta
– Talousarvion rakenteen ja mallin määrittely
– Talousarviokehyksen päättäminen
– Talousarvioehdotuksen laatiminen ja kokoaminen
– Talousarvion ja taloussuunnitelman käsittely ja
hyväksyntä
– Käyttö-/liiketoimintasuunnitelmien laatiminen
talousarvion perusteella
Talousarvio ja taloussuunnitelma -prosessin työnjako:
KUNTATOIMIJA:
– Talousarvioaikataulun laadinta ottaen huomioon
järjestelmäaikataulu
– Talousarvi
omallin ja –rakenteiden
määrittely
– Talousarviokehyksen päättäminen
– Suunnitteluohjeiden laatiminen
– Talousarvioehdotuksen laadinta ja kokoaminen
– Talousarvioehdotuksen käsittely
– Talousarvion ja taloussuunnitelman
hyväksyminen
– Toimeenpano-ohjeen laatiminen
– Käyttö-/liiketoimintasuunnitelmien laatiminen
KPK THH:
– Järjestelmäaikataulun laadinta
– Talousarviomallin ja –rakenteiden toteutus
järjestelmään
– Järjestelmäohjeiden laadinta
– Tuki talousarviokehyksen ja suunnitteluohjeiden
laatimiselle
– Tuki talousarvioehdotuksen laatimiselle
– Tuki toimeenpanosuunnitelman ja käyttö-
/liiketoimintasuunnitelmien laatimiselle
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
97
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Ennustaminen ja seuranta -prosessin kaavio
Seuranta ja ennustaminen: viikkoraportit, kuukausiraportti
KPK THH Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit
Do
ku
me
ntit
Tie
to-
järje
ste
lmä
t
Pa
lve
lu-
ke
sku
s
Ta
lou
s-
ha
llin
to
He
nkilö
stö
-
ha
llin
to
Vira
sto
/
Liik
ela
ito
sK
VK
HK
J
To
imie
lin
(La
uta
-
ku
nta
/
Jo
hto
ku
nta
)
Ku
nta
liitto
VM
Ve
ro-
ha
llin
to
Kassaraportin
käsittely
Kassaraportin
tuottaminen
Kassaraportti
Kassanhallinta Taloushallinto
Ennusteen päivittäminen
toimintamenot,
toimintatulot, liikelaitoksilla
myös muut erät
Kaupungin
kuukausiraportin
tuottaminen
Suunnittelujärjestelmä
Kuukausiraportti
Suunnittelujärjestelmä
Lautakunta talousarvion
muutosesitys
Johtokunta talousarvion
muutos
Talousarvion
muutosesitys
Kuukausiraportin
käsittely
Talousarvion
muutos
Suunnittelujärjestelmä
KH Talousarvion muutos
Suunnittelujärjestelmä
KV Talousarvion
muutos
Suunnittelujärjestelmä
Käyttösuunnitelman
päivitys
- per kustannus-
paikka ja tili
Käyttö/
Liiketoiminta-
suunnitelman
muutos
Suunnittelujärjestelmä
Kauden toteuman
päivittäminen
Suunnittelujärjestelmä
Kuukausiraportin
käsittely
Talousarvion
muutosesitys
Talousarvion
muutosesitys
KJ:lle?
Hallituk-
seen?
Valtuus-
toon?
12.03.2010 v10
Talousarvion
muutosesitysten
kokoaminen
Toiminta-
ympäristön
muutokset
Kassaraportin
analysointi
Kuukausiraportin
analysointi
Toimielimen
kuukausiraportin
käsittely &
analysointi
Verotulojen,
valtionosuuksien, muiden
rahoituserien, poistojen
ennusteen päivittäminen
Päätöksen
vastaanotto
Päätöksen
vastaanotto ja
muutoksen
tarkastus
Talousarvion muutos-
esitys / Liikelaitoksen
talousarvion muutoksen
hyväksyminen
Talousarvion
muutosesitysten
analysointi
Kirjanpito-
kauden
päätös
Toimielimen
kuukausiraportin
tuottaminen
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
98
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Ennustaminen ja seuranta -prosessin yhteenveto:
Prosessi alkaa:
– Kassaraportin tuottaminen
– Kirjanpitokauden päätös
Prosessi loppuu:
– Talousarviomuutosten hyväksyminen
– Käyttö-/liiketoimintasuunnitelmien päivitys
Prosessin keskeiset vaiheet:
– Loppuvuoden ennusteen päivittäminen
– Kuukausiraporttien tuottaminen
– Kuukausiraporttien analysointi
– Talousarvion muutosesitysten kokoaminen
– Talousarviomuutosten hyväksyntä
– Käyttö-/liiketoimintasuunnitelman päivittäminen
talousarviomuutosten perusteella
Ennustaminen ja seuranta -prosessin työnjako:
KUNTATOIMIJA:
– Kassaraportin analysointi
– Loppuvuoden ennusteen päivittäminen
suunnittelujärjestelmään
– Toimielimen kuukausiraportin käsittely ja
analysointi
– Kaupungin kuukausiraportin käsittely ja
analysointi
– Talousarvion muutosesitysten käsittely
– Talousarviomuutosten hyväksyminen
– Käyttö-/liiketoimintasuunnitelmien muutosten
tekeminen
KPK THH:
– Kassaraportin tuottaminen
– (Kirjanpitokauden päätös)
– Kauden toteutuman päivittäminen
taloushallinnosta suunnittelujärjestelmään
– Toimielimen kuukausiraportin tuottaminen
– Kaupungin kuukausiraportin tuottaminen
– Talousarvion muutosesitysten kokoaminen
– Talousarviomuutosten vastaanotto ja vastaavien
muutosten tarkastus suunnittelujärjestelmässä
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
99
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Kustannuslaskentaprosessi -prosessin kaavio
Kustannuslaskenta, raportointi ja Business Intelligence (BI)
KPK THH Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit
Do
ku
me
ntit
Tie
to-
järje
ste
lmä
t
Pa
lve
lu-
ke
sku
s
Ta
lou
s-
ha
llin
to
He
nkilö
stö
-
ha
llin
to
Vira
sto
/
Liik
ela
ito
sK
VK
HK
J
To
imie
lin
(La
uta
-
ku
nta
/
Jo
hto
ku
nta
)
Ku
nta
liitto
VM
Ve
ro-
ha
llin
to
Taloushallinto Taloushallinto / Tietovarasto
12.03.2010 v10
Kustannuslaskennan
periaatteiden ja
sääntöjen määrittely
Kirjanpito-
kauden
päätös
Menolaji-/
Kustannuspaikka-
vyörytykset
Tuotteiden ja
toimintojen
määrittely
Tuki
kustannuslaskennan
periaatteiden
määrittelylle
Tuki tuotteiden ja
toimintojen
määrittelylle
Kustannuslaskennan
kohdistustekijöiden
tuottaminen
Tuote-/Toimintolaskenta
Taloushallinto / Tietovarasto
Kustannuslaskenta-
raporttien analysointi &
toimenpiteet, hinnoittelu
Kustannuslaskenta-
raporttien tuottaminen
Taloushallinto / Tietovarasto
Operatiivisen
raportoinnin
sisällön
määrittely
Tuki
operatiivisen
raportoinnin
määrittelylle
Operatiivisen
tiedon
tuottaminen
Operatiivisen
tiedon
kerääminen
Tietovarasto Operatiiviset järjestelmät
Tietovaraston
rakentaminen
Tietovarasto
Operatiivisen
raporttien
tuottaminen
Operatiivisten
raporttien
analysointi &
toimenpiteet
Tietovarasto
Kustannus-
laskentamallin
toteutus
järjestelmään
Taloushallinto / Tietovarasto
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
100
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Kustannuslaskentaprosessi -prosessin yhteenveto:
Prosessi alkaa:
– Kustannuslaskennan periaatteiden ja sääntöjen
määrittely
Prosessi loppuu:
– Kustannuslaskennan raporttien tuottaminen ja
analysointi
Prosessin keskeiset vaiheet:
– Menolaji-/kustannuspaikkavyörytysten sääntöjen
määrittely
– Tuotteiden ja toimintojen määrittely
– Tuotekustannuslaskennan sääntöjen määrittely
– Toimintokustannuslaskennan sääntöjen määrittely
– Sääntöjen mukaisten kohdistustekijöiden
kerääminen
– Kustannusten kohdistaminen
menolajeille/kustannuspaikoille/tuotteille/toiminn
oille/asiakkaille
– Kustannuslaskennan raporttien tuottaminen ja
analysointi
Kustannuslaskentaprosessi -prosessin työnjako:
KUNTATOIMIJA:
– Kustannuslaskennan periaatteiden ja sääntöjen
määrittely
– Tuotteiden ja toimintojen määrittely
– Kustannustiedon tuottaminen
– Kustannuslaskennan kohdistustekijöiden
tuottaminen
– Kustannuslaskennan raporttien analysointi ja
toimenpiteet, hinnoittelu
KPK THH:
– (Kirjanpitokauden päätös)
– Tuki kustannuslaskennan periaatteiden ja
sääntöjen määrittelylle
– Tuki tuotteiden ja toimintojen määrittelylle
– Kustannuslaskentamallin toteutus järjestelmään
– Menolaji-/kustannuspaikkakohtaisten vyörytysten
tekeminen
– Kustannuslaskennan kohdistustekijöiden
kerääminen
– Tuote-/toiminto-/asiakaskohtainen laskenta
– Kustannuslaskennan raporttien tuottaminen
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
101
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Avustusten suunnittelu ja seuranta -prosessin kaavio
Taloussuunnittelu: Avustukset ja määrärahat
KPK THH Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit
Kunta
/Kunta
yhty
mä
Tie
tojä
rjest
elm
ät
Palv
elu
kesk
us
Tuoto
kse
tAsi
akas
16.02.2010
Web-hakemusjärjestelmä
Avustuspäätös
Ostolaskun generointi
Asianhallinta / Diaari
Avustusraportit
Määrärahojen ja avustusten periaatteet
ValintakriteeritKuulutus
Hakemus-kaavakkeen
julkaisu
Hakemuspohjan täyttö
- Yhteystiedot- Pankkiyhteys
Hakemusten vastaanotto
Hakemusten yhteenveto
Esittely
Ostolaskut ja
ostoreskontra
Avustus pankkitilille
Kuitit
Kuittien kohdistus ja tarkistus
Raportointi
Avustuksen käyttäminen
Avustusraporttien analyysi
Avustusraportit
Avustuspäätöksen vastaanotto
Asianhallinta / Diaari
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
102
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Avustusten suunnittelu ja seuranta -prosessin yhteenveto:
Prosessi alkaa:
– Määrärahojen ja avustusten periaatteet
Prosessi loppuu:
– Raportointi määrärahojen ja avustusten käytöstä
Prosessin keskeiset vaiheet:
– Valintakriteereistä päättäminen
– Kuulutus
– Hakemusten kokoaminen ja yhteenveto
– Päätös
– Maksatus
– Kuittien kohdistus ja tarkistus
Avustusten suunnittelu ja seuranta -prosessin työnjako:
KUNTATOIMIJA:
– Määrärahojen ja avustusten periaatteista
päättäminen
– Valintakriteereistä päättäminen
– Kuulutus
– Esittely ja avustuspäätös
– Avustus- ja määräraharaporttien analyysi
KPK THH:
– Hakemuskaavakkeen julkaisu internetissä
– Hakemusten yhteenveto
– Avustusten ja määrärahojen maksatus
– Kuitten kohdistus ja tarkistus
– Raportointi
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
103
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Palkkahallinto-prosessin kaavio, osa 1
Palkkahallinto (sivu 1/3)
KPK THH Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit
Palv
elu
kesk
us
Kunta
Tie
tojä
rjest
elm
ät
Muu
yhte
isty
öta
ho
9.3.2010
Tietojen tallentaminen tietojärjestelmiin työsuhteen alkaessa: Työsopimus,
virkamääräys, toimeksiantosopimus
Palvelutodistukset, tutkintotodistukset
Sähköisesti järjestelmiin kirjautuvat perustiedot työsuhteen alkaessa:
Työsopimuksen rekisteröiminen ja perustietojen täydentäminen
Palveluaikaperusteiset lisät
Manuaaliset muutokset
perustietoihin
Palvelussuhteen
tietojen
Itsepalvelu-
järjestelmä
Palkanlaskenta-
järjestelmä
HR-järjestelmä Työajanseuranta-
järjestelmäTyövuorosuunnittelu-
järjestelmä
Tuntipalkkaisten
suorasiirtojärjestelmä
Ulosotto-tiedot
Päättyvien palvelussuhteiden
tarkistaminen
Muutokset perustietoihin
Työterveyshuolto(sairauspoissaolo-
todistus sähköisenä)
Sairauspoissaoloihin liittyvien tietojen ja
asiakirjojen toimittaminen
palvelukeskukseen(lääkärintodistukset)
Sähköisesti järjestelmiin kirjautuvat perustiedot ja niiden ylläpito työsuhteen jatkuessa:
Palveluaikaperusteiset lisät
Palvelussuhteen muutokset
Sairauspoissaolotodistukset työterveydestä
Palvelussuhteen keskeytys
Työaikatiedot
Tietojen tallentaminen tietojärjestelmiin työsuhteen jatkuessa: Palvelussuhteen muutokset,
keskeytykset, ilmoitus palvelussuhteen päättymisestä
Työaikakorvaukset, työsuhde-etuudet, opettajien palkkaustiedot
Uuden työntekijän perustiedot rekrytointi-
järjestelmästä
A
Organisaatio- ja tehtäväaluemuutosten ilmoittaminen
Organisaatio- ja tehtäväaluemuutosten tekeminen
Jäsenmaksu-valtakirjat
Työntekijä: omien perustietojen toimittaminen
Työntekijä: omien
perustietojen ja muutostietojen ylläpitäminen
Palvelus-suhde alkaa
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
104
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Palkkahallinto-prosessin kaavio, osa 2
Palkkahallinto (sivu 2/3)
KPK THH Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit
Tie
tojä
rjest
elm
ät
Palv
elu
kesk
us
Kunta
Muu
yhte
isty
öta
ho
Palkanlaskenta-
järjestelmä
Kyllä
Ei
Tiedonsiirto-
järjestelmä
Palkkamateriaalin tarkistus
Korvauspäätöksen vastaanottaminen
(sähköisesti)
Siirtyy varsinaiseen palkka-ajoon
Palkka-ajo (tarkistusajo)
9.3.2010
Oikeuttaako päivärahaan
KorjauksetOnko oikein?
Hakemus Kelalle /
vakuutusyhtiölle
PoissaoloraporttiPäivärahatarkistusta
varten
AB
Kela / vakuutusyhtiö vastaanottaa hakemuksen
Korvausten tallentaminen
Kyllä
Tapaturmajärjestelmä
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
105
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Palkkahallinto-prosessin kaavio, osa 3
Palkkahallinto (sivu 3/3)
KPK THH Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit
Tie
tojä
rjest
elm
ät
Palv
elu
kesk
us
Kunta
Muu
yhte
isty
öta
ho
Palkanlaskenta-
järjestelmäMaksuliikenne-
järjestelmä
Kirjanpito-
järjestelmä
Tiedonsiirto-
järjestelmä
Raportointi-
järjestelmä
Sähköinen
Arkistointi-
järjestelmä
Tilitykset sidosryhmille
(verottaja, liitot, järjestöt, ulosotto)
Palkanmaksatus:
Palkka pankkiin
Palkkalaskelma
Kirjanpitoaineisto
9.3.2010
Arkistointi (sähköinen)
Raportointi:Asiakkaalle (sähköisenä)
palkansaajan maksutiedot
palvelussuhdetiedot
Palvelussuhteen päättyessä palvelussuhteen siirtäminen
KeVaan (neljännesvuosittain) tai Valtiokonttoriin (kerran
vuodessa)
Lopullinen palkka-ajo
B
Kirjanpitoaineisto kunnalle
Palkka kirjautuu pankkiin
Raportit saapuvat sähköisenä
Tilitykset verottajalle,
Liitoille,Järjestöille,Ulosottoon
Palvelussuhdetiedot Kevaan tai
Valtiokonttoriin
Palkkalaskelma e-kirjekeskukseen ja
palkkahotelliin
Siirtyy maksuliikennepros
essiin
Palvelussuhde päättyy
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
106
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Palkkahallinto-prosessin yhteenveto:
Prosessi alkaa:
– Palvelussuhteen alkaminen
Prosessi loppuu:
– Palvelussuhteen päättyminen
Prosessin keskeiset vaiheet:
– Alustavat tukitoimet ja perustietojen ylläpito
– Palvelussuhteen ylläpitoon liittyvät toimet
– Korvaushakemukset Kelalle / vakuutusyhtiölle
– Palkka-ajot, tarkistukset ja korjaukset
– Palkanmaksu ja palkkalaskelma
– Tilitykset sidosryhmille (verottaja, liitot, järjestöt,
ulosotto)
– Raportointi
– Palvelussuhteen päättämiseen liittyvät toimet
– Arkistointi
Palkkahallinto-prosessin työnjako:
KUNTATOIMIJA:
– Tietojen tallentaminen tietojärjestelmiin:
– Työsopimus, virkamääräys,
toimeksiantosopimus
– Työuratiedot (työtodistukset, nimikirjat,
tutkintotodistukset)
– Palvelussuhteen muutokset
– Työaikakorvaukset, työsuhde-etuudet,
opettajien palkkaustiedot
– Tietoihin liittyvien asiakirjojen toimittaminen
KPK THH:oon (esim. lääkärintodistukset)
– Perustietojen muutosten ilmoittaminen
– Organisaatio- ja tehtäväaluemuutosten
ilmoittaminen
– Työtodistuksen antaminen työntekijälle
– Virkojen ylläpito
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
107
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
KPK THH:
– Vastaanottaa sähköisesti kunnan tallentamat tiedot
– Kunnan tallentamien tietojen tarkistaminen ja
mahdollinen täydentäminen ja hyväksyminen
– Pitää yllä palvelussuhteen perustiedot
– Suorittaa palkka-ajot ja tekee mahdolliset
korjaukset
– Tekee päivärahahakemukset Kelalle ja
vakuutusyhtiöön
– Suorittaa palkanmaksatuksen, palkkalaskelman
tuottamisen ja kirjanpitoaineiston luomisen
– Tekee tilitykset sidosryhmille
– Raportoi asiakkaalle
– Palvelussuhteen päättyessä siirtää
palvelussuhdetiedot KeVaan tai Valtiokonttoriin
– Palvelu-/palkkatodistuksen antaminen
työntekijälle pyydettäessä
– Järjestelmätuki, palkkajärjestelmän
pääkäyttäjäpalvelut, organisaatioperustietojen
ylläpito ja muutokset
– Sähköinen arkistointi
ULKOISTUSKUMPPANI / MUU:
– Työterveyshuolto: sairaslomatodistukset
– Vouti: maksukiellot ja muut ulosottoasiakirjat
– Ammattijärjestöt: jäsenmaksuperusteet
– Työntekijät: jäsenmaksuvaltakirjat
– e-kirjekeskus / verkkopankki: palkkalaskelman
toimittaminen palkansaajalle
– KeVa / Valtiokonttori: eläkepäätösten
toimittaminen
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
108
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Matkalaskut -prosessin kaavio
Matkalaskut
KPK THH Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit
Matk
ust
aja
Palv
elu
kesk
us
Kunta
Tie
tojä
rjest
elm
ät
Muu
09.03.2010
Matkanhallintajärjestelmä
Matkaennakon maksatus
Matkasuunnitelman tekeminen
(sis. Myös mahdollisen matkaennakon)
Maksatusajo
Matkalaskun hyväksyminen
Matkalaskun tekeminen -matkasuunnitelma muutetaan matkalaskuksi-matkaan liittyvät osto- ja kululaskut poimitaan/liitetään matkalaskuun
Ajopäiväkirjan hyväksyminen
Ajopäiväkirjan tekeminen
järjestelmässä
Oman auton käyttöpäätös
järjestelmässä
Matkasuunnitelman hyväksyminen
järjestelmässä (oikea tilitunniste
järjestelmään)
Jos haettu
matkaennakkoa
Matkaliput ja luottokorttilaskut
lähetetään sähköisinä
Sähköiset ostolaskut kirjautuvat
järjestelmään
Kirjanpito-aineisto-ajo
Matkasta syntynyt korvaus
maksetaan pankkiin
Siirtyy maksuliikenne-prosessiin
Mahdollisten virheellisten
tiliöintien korjaaminen
Sähköinen arkistointi
- Katseluoikeus- Mahdollisuus
ottaa itse raportteja
omiin tarpeisiin
Raportointi-vuosi-ilmoitukset
verottajalle-vakioraportointi
kunnalle
KirjanpitojärjestelmäMaksuliikennejärjestelmäMatkanhallintajärjestelmä
Matka-järjestelyt
Matkaennakon pidätys
Täsmääkö matka-suunnitelmaan?
Ei
Kyllä
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
109
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Matkalaskut -prosessin yhteenveto:
Prosessi alkaa:
– Matkasuunnitelman tekeminen
Prosessi loppuu:
– Arkistointi
Prosessin keskeiset vaiheet:
– Matka- ja kululaskujen käsittely ja maksatus
– Matkaennakoiden maksatus
– Kirjanpitoaineiston ajo
– Raportointi
– Arkistointi
Matkalaskut -prosessin työnjako:
KUNTATOIMIJA:
– Matkasuunnitelman hyväksyminen
– Oman auton käyttöpäätöksen teko
– Ajopäiväkirjan hyväksyminen
– Matkalaskun hyväksyminen
Matkustaja:
– Matkasuunnitelman tekeminen
– Ajopäiväkirjan tekeminen
– Matkasuunnitelman muuttaminen matkalaskuksi
– Liitteiden liittäminen matkalaskuun (sähköisesti)
KPK THH:
– Matkaennakon, matka- ja kululaskujen maksatus
– Kirjanpitoaineistoajon suorittaminen
– Raportointi verottajalle ja kunnalle
– Arkistointi
– Järjestelmätuki, pääkäyttäjäpalvelut, perustietojen
ylläpito
ULKOISTUSKUMPPANI / MUU:
– Matkatoimisto (myös hotelli yms):
matkustusasiakirjojen toimitus sähköisenä
– Luottoyhtiö ja liikennöitsijät: laskujen toimitus
sähköisenä
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
110
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Rekrytoinnin tuki -prosessin kaavio
Rekrytointi / Sijaisrekrytointi
KPK THH Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit
Palv
elu
kesk
us
Kunta
Tie
tojä
rjest
elm
ät
Työnhakija
9.3.2010
Avoimen hakemuksen tekeminen
järjestelmään
Avoimen hakemuksen rekisteröityminen
rekrytointijärjestelmään
- Hakemusten seulonta (sis. Esim. luokkitelun tehtävittäin ja kelpoisuuksien suhteen, pätevyyden tarkistamisen rekisteristä ja mahdollisen
haastattelun)- Valikoitujen hakijoiden
siirtäminen sijaisrekisteriin
Rekrytointi-tarve
(sijainen)
Valinta sijaisrekisteristä
TyövuorojärjestelmätPalkkajärjestelmäRekrytointijärjestelmä
Ilmoitus valinnasta
Uuden työntekijän esitäytetyt perustiedot palkkajärjestelmään ja
työvuorotaulukko-järjestelmään
Omien tietojen ylläpitäminen
rekrytointijärjestelmässä
Raportointi Hakemusten arkistointi
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
111
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
Rekrytoinnin tuki -prosessin yhteenveto:
Prosessi alkaa:
– Rekrytointitarve syntyy
Prosessi loppuu:
– Hakijalle ilmoitetaan valinnan tuloksesta
Prosessin keskeiset vaiheet:
– Sijaisrekisteri:
– Hakemusten vastaanottaminen, seulonta
ja valinta sijaisrekisteriin
– Rekisterin ylläpitäminen
– Kohdennettu haku:
– Avoimesta paikasta ilmoittaminen
– Hakutoimenpiteet
– Hakemusten käsittely, seulonta ja
haastattelut
– Raportointi
Rekrytoinnin tuki -prosessin työnjako:
KUNTATOIMIJA:
– Aloittaa rekrytointiprosessin todettuaan
rekrytointitarpeen
– Valitsee sijaiset sijaisrekisteristä
– Kohdennettu haku:
– Antaa rekrytointitoimeksiannon kohdennettuun
hakuun
– Tekee lopullisen valinnan
– Ilmoittaa hakijoille valintapäätöksestä
Työnhakija:
– Jättää avoimen tai kohdennetun hakemuksen
järjestelmään
– Omien tietojen ylläpito järjestelmässä
KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset
112
Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010
KPK THH:
– Pitää yllä rekrytointijärjestelmää ja sijaisrekisteriä
– Seuloo hakemukset ja siirtää valikoidut hakijat
sijaisrekisteriin
– Kohdennettu haku:
– Ilmoittaa avoinna olevasta paikasta
– Käsittelee saapuneet hakemukset ja tekee
niistä yhteenvedon (suppea palvelu)
– Seuloo ja lajittelee hakemukset
kelpoisuusluokituksen mukaan (laaja
palvelu)
– Avustaa valintamenettelyssä (haastattelu,
soveltuvuustesti) sovituin osin (laaja
palvelu)
– Raportointi