Gambaran Umum Sistem InformasiManajemen

Konsep Sistem Informasi (TIF 1205)

Gambaran Umum SIM

• Pengertian SIM

• Komponen pembangun SIM

• Manajemen Informasi sebagai sumber daya yangdibutuhkan perusahaan

• Subsistem dari SIM

• Evolusi Sistem Informasi berbasis Komputer

• Hubungan SIM dengan disiplin ilmu lain

2

Konsep Dasar SIM

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

ditinjau menurut 3 frase:

3

Sistem

Informasi

Manajemen

• Definisi SistemAda 2 pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu:

1. Pendekatan yang menekankan pada prosedur

• Mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dariprosedur – prosedur yang saling berhubungan,berkumpul bersama – sama untuk melakukan kegiatanatau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

• Prosedur: urutan – urutan yang tepat dari tahapan –tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yangharus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya,kapan (when) dikerjakan, dan bagaimana (how)mengerjakannya (Fitzgerald, dalam Jogiyanto: 2005)

4Konsep Dasar Sistem

5Konsep Dasar Sistem (2)

2. Pendekatan yang menekankan pada elemen dan komponensistem

• Sistem sebagai sekumpulan elemen yang saling berinteraksisatu dengan yang lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu(Cushing, Davis, Murdick, Fuller, Ross, etc).

• Sekelompok elemen – elemen yang terintegrasi dengan maksudyang sama untuk mencapai suatu tujuan (McLeod, 2004).

• Sistem dapat dilihat dari beberapa kata kunci:

• Ada elemen (bagian/komponen/subsistem, contoh: alat,manusia, peraturan, dll)

• Ada interaksi (hubungan)

• Terintegrasi (satu kesatuan)

• Ada tujuan (goal/objective)

6Karakteristik Suatu Sistem(Jogiyanto, 2005)

7Karakteristik Suatu Sistem (2)

Sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentuseperti elemen-elemen (terdiri dari beberapa subsistem), batassistem (boundary), memiliki tujuan tertentu (goals), adanyaproses transformasi, memiliki input – output , adanya salingketergantungan (adanya interaksi melalui interface), adanyamekanisme pengendalian, dan lingkungan sistem (enviroments).

(Jogiyanto, 2005)

8

• Komponen (component) : sesuatu yang menjadi bagian sistem(benda, aturan, manusia).

• Batas sistem (boundary) : daerah yang membatasi antara satusistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

• Lingkungan luar sistem (environment) : apapun diluar batassistem yang mempengaruhi operasi sistem.

• Penghubung sistem (interface) : media penghubung antarasatu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui interface,• Sumberdaya mengalir dari suatu sistem ke sistem lainnya,• Output satu sistem menjadi input bagi lainnya,• Satu subsistem berintegrasi dengan lainnya membentuk satu

kesatuan.

• Masukan sistem (input) : sesuatu yang digunakan sebagaibahan untuk diolah lebih lanjut.

Karakteristik Suatu Sistem (3)

9

• Pengolahan sistem (processing) : Kegiatan memproses bahanmasukan menjadi hasil keluaran.

• Keluaran sistem (output) : berbagai macam bentuk yangdihasilkan melalui pengolahan.

• Sasaran (objective) : sesuatu yang ingin dicapai dalam jangkapendek dan atau panjang

• Tujuan (goal) : pencapaian akhir yang hendak dicapai dalamwaktu yang panjang

• Kendali (control) : menjaga sistem agar tetap berjalan sesuairencana dan tujuannya

• Umpan Balik (feedback) :mengukur operasional proses sistem(mengembalikan kondisi menyimpang menjadi standar)

Karakteristik Suatu Sistem (4)

10Klasifikasi Sistem

• Sistem Abstrak dan Sistem Fisik• Abstract system : sistem yg berisi gagasan atau konsep (sistem

teologi)• Physical System : sistem yg secara fisik dapat dilihat (sistem

komputer, sistem transportasi)• Sistem Alamiah dan Sistem Buatan

• Sistem alamiah : terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia(sistem tata surya)

• Sistem buatan : sistem yg dirancang manusia (sistem informasi)• Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu

• Sistem tertentu : sistem yg operasinya dapat diprediksi secaratepat (social network dan software dari beberapa vendor)

• Sistem tak tentu : sistem yg tidak bisa diramal dengan pasti karenamengandung unsur probabilitas (ramalan cuaca, stok barang)

11Klasifikasi Sistem (2)

• Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka• Closed system : sistem yg mandiri dan tidak terpengaruh dengan

lingkungan luarnya (reaksi kimia dalam tabung tertutup)• Open system : sistem yg berhubungan dan terpengaruh dengan

lingkungan luarnya (sistem keorganisasian, sistem penawaran)• Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks

• Sistem Sederhana : terdiri dari sedikit elemen, interaksinya tidakrumit, sifatnya langsung

• Sistem Kompleks : memiliki banyak elemen yg sangat erat kaitannyadan saling berhubungan

• Sistem Stabil dan Sistem Dinamis• Sistem Stabil : Jika perubahan yg terjadi di lingkungan memberi

pengaruh sangat kecil atau tidak sama sekali thd sistem (perusahaanmainan dari kayu)

• Sistem Dinamis : sistem yg terus berubah dengan cepat seiringperubahan yg terjadi pada lingkungannya (perusahaan manufakturkomputer)

12Klasifikasi Sistem (3)

• Sistem Permanen dan Sistem Temporer• Sistem Permanen : sistem yg memiliki eksistensi jangka panjang,

umumnya lebih dari 10 tahun• Sistem Temporer : sistem yg eksistensinya jangka pendek (kemitraan)

• Sistem Fisik dan Sistem Konseptual• Sistem Fisik: terdiri dari sejumlah sumberdaya fisik (sistem bisnis)• Sistem Konseptual: sistem yang menggunakan sumberdaya

konseptual, umumnya berupa data dan informasi untuk mewakilisuatu sistem fisik

• Subsistem dan Supersistem• Subsistem: sebuah sistem di dalam suatu sistem yg lebih besar• Supersistem: sistem yang lebih besar dan terdiri dari subsistem –

subsistem• Contoh: pemerintah propinsi merupakan supersistem dari pemerintah

kota, namun merupakan subsistem dari pemerintahan nasional

13Siklus Hidup Sistem

Siklus hidup sistem terdiri dari serangkaian tugas yang erat mengikutilangkah-langkah pendekatan sistem karena tugas-tugas tersebutmengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara top down.

(Sutabri, 2012)

14Siklus Hidup Sistem (2)

Beberapa tahapan atau fase-fase dari Siklus Hidup Sistem yaitu :

a) Mengenali adanya kebutuhanKebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan diri organisasidan volume yang meningkat melebihi kapasitas dari sistem yang ada.Semua kebutuhan tersebut harus dapat didefinisikan dengan jelas.Tanpa adanya kejelasan dari kebutuhan yang ada, pembangunansistem akan kehilangan arah dan efektifitasnya.

b) Pembangunan sistemSuatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti untukmenganalisis kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistemuntuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

c) Pemasangan sistemSetelah tahap pembangunan sistem selesai, sistem akan dipasang.Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting dalam daur hidupsistem. Di dalam peralihan dari tahap pembangunan menuju tahapoperasional terjadi tahap pemasangan sistem yang sebenarnyamerupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem.

15Siklus Hidup Sistem (3)

d) Pengoperasian sistemProgram-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasianyang membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis,sedangkan organisasi ditunjang oleh sistem informasi tersebut.Sistem selalu mengalami perubahan karena pertumbuhan kegiatanbisnis, perubahan peraturan dan kebijaksanaan ataupun kemajuanteknologi. Untuk mengatasi perubahan tersebut sistem harusdiperbaiki atau diperbaharui.

e) Sistem menjadi usangKadang perubahan yang terjadi begitu drastis sehingga tidak dapatdiatasi hanya dengan melakukan perbaikan-perbaikan pada sistemyang berjalan. Secara ekonomis dan teknik, sistem yang ada sudahtidak layak lagi untuk dioperasikan dan sistem yang baru perludibangun untuk menggantikannya.

Sistem dibangun untuk memenuhi kebutuhan yang muncul. Sistemberadaptasi terhadap perubahan-perubahan lingkungan yang dinamis.Kemudian sampai pada kondisi di mana sistem tersebut tidak dapatberadaptasi dan harus dibangun sistem yang baru.

16Konsep Dasar Informasi

• Definisi Informasi• Hasil pengolahan data yang sudah menjadi bentuk yang

memiliki arti tertentu.• Data: sekumpulan fakta yang menjadi bahan pengolahan

lebih lanjut.• Atau representasi dunia nyata yang mewakili suatu objek

seperti manusia (pegawai, mahasiswa, pelanggan), hewan,peristiwa, konsep, keadaan dll, yang direkam dalam bentukangka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi ataukombinasinya.

• Contoh:• Informasi kependudukan

• Data : Biodata penduduk (nama,jenis kelamin,TTL,pekerjaan)• Informasi : Jumlah penduduk, penduduk miskin, DPT

• Informasi Akademik• Data : Biodata mahasiswa, Nilai, Aktifitas• Informasi : Absen per kelas, Transkrip, IP, IPK, Ijazah

17Konsep Dasar Informasi (2)

18Konsep Dasar Informasi (3)

• Siklus Informasi1. Input (data) yang diolah melalui suatu model (process)

menjadi output (informasi)

2. Diterima oleh penerima informasi (recipient) kemudiandibuat keputusan (decision) dan melakukan tindakan(action)

3. Hasil tindakan tersebut (result) akan kembali menjadi datayang akan ditangkap (captured) sebagai input dan diproseskembali melalui model dan seterusnya membentuk suatusiklus

4. Siklus tersebut disebut sebagai information cycle atau dataprocessing cycle

19Konsep Dasar Informasi (4)

• Kualitas Informasi• Akurat

informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidakmenyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut.Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkanmaksudnya. Dalam prakteknya, mungkin dalam penyampaiansuatu informasi banyak terjadi gangguan (noise) yang dapatmerubah atau merusak isi dari informasi tersebut. Komponenakurat meliputi:• Completeness, informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus

memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yangdihasilkan sebagian-sebagian akan mempengaruhi dalampengambilan keputusan.

• Correctness, informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harusmemiliki kebenaran.

• Security, informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harusmemiliki keamanan.

20Konsep Dasar Informasi (5)

• Tepat waktuInformasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebabinformasi yang usang (terlambat) tidak mempunyai nilai yangbaik, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilankeputusan akan dapat berakibat fatal.

• RelevanInformasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansiinformasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbedamengingat kebutuhannya.

• Waktu responBerkaitan dengan kecepatan informasi yang diberikan sesuaidengan tuntutan pengguna.

• LengkapInformasi dapat memenuhi kebutuhan pengguna.

21Konsep Dasar Sistem Informasi

• Definisi Sistem InformasiKumpulan dari subsistem apapun baik fisik ataupun nonfisik yangsaling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secaraharmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadiinformasi yang berarti dan berguna (Azhar Susanto, 2004).

Susunan dari orang-orang, kegiatan, data, jaringan, dan teknologiyang diintegrasikan sedemikian rupa dengan tujuan untukmendukung dan memperbaiki operasi sehari-hari perusahaan sertauntuk memenuhi kebutuhan informasi baik untuk pengambilankeputusan maupun pemecahan masalah (Whitten, 2004).

Jadi sistem informasi berfungsi menghasilkan informasi untukmemenuhi kebutuhan aktivitas organisasi. Informasi yangbernilai tinggi dihasilkan oleh suatu sistem informasi yang efektifdan efisien. Sistem informasi yang efektif dan efisienmenghendaki intervensi menajemen secara tepat.

22Alat Pengolah dalam Sistem Informasi

(Azhar Susanto, 2004)

• OtakSangat berperan dalam mengolah rangsangan yang tertangkap olehindranya. Mengolah rangsangan / menginterpretasikan /mempersepsikan akan menghasilkan suatu fakta.

• ManualAlat bantu manual (untuk mengolah & mengingat sesuatu), mulaidari menulis di batu, sampai kemudian ditemukannya pena & kertas,dsb

23Alat Pengolah dalam Sistem Informasi (2)

• MekanikMuncul dari kebutuhan untuk membuat sesuatu dengan lebih cepat& rapi (mesin tik, mesin penjumlah mekanik)

• ElektrikHampir sama dengan mekanik, yang berbeda adalah tenagapenggeraknya menggunakan listrik (telegraph)

• ElektronikPengembangan peralatan elektrik dengan kelebihan lebih efisien &efektif. Pengolahan datanya disebut sebagai electronic data

24Komponen Sistem Informasi

• SI dapat digambarkan sebagai sistem yg terdiri dari berbagaikomponen. Komponen ini dapat dianalogikan sebagai blokbangunan (building block), yg terdiri dari:• Blok masukan (Input)• Blok model (Model)• Blok keluaran (Output)• Blok teknologi (Technology)• Blok basisdata (Database)• Blok kendali (Control)

Saling berinteraksi satu sama lainmembentuk satu kesatuan untukmencapai sasaran

25Komponen Sistem Informasi (2)

• Blok masukanMewakili sejumlah data yang masuk ke dalam sistem informasi,termasuk metode-metode dan media untuk memperoleh data yangakan dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

• Blok modelTerdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yangakan memanipulasi/mentranspormasi data masukan dan data yangtersimpan dalam basis data untuk menghasilkan keluaran yangdiinginkan.

• Blok keluaranProduk dari sistem informasi adalah keluaran berupa informasi dandokumentasi yang berkualitas yang dapat digunakan untuk semuatingkatan manajemen dan semua pemakai sistem.

26Komponen Sistem Informasi (3)

• Blok teknologimerupakan kotak alat (tool-box) dalam sistem informasi. Digunakanuntuk menerima input, menjalankan model, menyimpan, danmengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran danmembatu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologiterdiri dari 3 bagian utama yaitu teknisi(brainware), perangkat lunak(software) dan perangkat keras (hardware).

• Blok basis dataMerupakan kumpulan dari file data yang saling berhubungan yangdiorganisasi sedemikian rupa agar dapat diakses dengan mudah dancepat.

• Blok kendaliPengendalian dirancang dan diterapkan untuk memelihara sistemdari hal-hal yang dapat merusaknya, seperti faktor-faktor alamiah(api, air, debu, dsb), virus, dan sebagainya.

27Komponen Sistem Informasi Berbasis Komputer

Pada dasarnya pemrosesan data dalam sistem informasi berbasiskomputer terdiri dari 5 komponen, yaitu:

• Hardware, menggambarkan mesin, alat, dan peralatan yang berkaitandengan pengolahan data. Digunakan untuk menunjukkan fungsipenyiapan data, input data, perhitungan, penyimpanan, danmenampilkan keluaran.

• Software, fungsi software: mengelola sumber daya komputer,menyediakan sarana bagi pengguna untuk memanfaat sumberdayatsb, dan sebagai perantara antara informasi yang disimpan denganpenggunanya.

• Brainware, para spesialis (information specialist) yang bertanggungjawab dalam menerapkan dan menjalankan sistem informasi. Paraspesialis yaitu: System Anayst, Database Administrator, NetworkSpecialist, Programmer, Operator.

28Komponen Sistem Informasi Berbasis Komputer (2)

• Procedures, serangkaian peraturan – peraturan yang menentukanoperasi sistem komputer. Dapat juga diartikan sebagai kebijakanperusahaan yang mengendalikan operasi sistem komputer.

Contoh: Standar Operating Procedures (SOP) yang terdapat padaperusahaan yang menjelaskan aktivitas normal harian danpenanganan hal – hal yang sifatnya darurat bila terjadikesalahan/kerusakan hardware ataupun software.

• Database, kumpulan file – file yang berisi data yang salingberhubungan dan terorganisir, terpadu, diatur dan disimpan menurutsuatu cara tertentu yang memudahkan proses pengambilan kembali.

29Konsep Dasar Manajemen

• Definisi Manajemen• Proses pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian usaha-

usaha para anggota organisasi dan pengguna sumber daya lainyang ada dalam organisasi guna mencapai tujuan yang telahditetapkan (Stoner, 1992).

• Manajemen terdiri atas proses atau kegiatan yang menjelaskanapa yang dilakukan manajer pada organisasi, mereka:merencanakan, mengorganisasikan, memprakarsai, danmengendalikan operasi (Murdik, 1984).

• Kegiatan dalam manajemen• Perencanaan, pengendalian, pengawasan, pengambilan keputusan.

• Sumberdaya• Manusia, material, modal• Informasi

30Proses Manajemen

Tingkatan Kegiatan Manajemen dan Jenis PembuatanKeputusan

31Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen

• Definisi Sistem Informasi Manajemen• Terminologi frase : Kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok

unsur dalam sebuah organisasi yang saling terkait dalam usahamemecahkan suatu masalah dengan memanfaatkan sumberdayamanajemen sehingga sampai pada sebuah pemberian informasiuntuk mendukung pengambilan keputusan.

• James Alter (1992) buku Information System : A ManagementPerspective : Kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang,dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapaitujuan dalam sebuah organisasi.

32Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen (2)

• Definisi Sistem Informasi Manajemen• Kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang

untuk mentransformasikan data dalam bentuk informasi yangberguna (Bodnar dan Hopwood, 1993. buku AccountingInformation System).

• Turban, McLean, dan Waterbe (1999) buku InformationTechnology for Management Making Connection for StrategiesAdvantages : Sistem yang mengumpulkan, memproses,menyimpan, menganalisa, dan menyebarkan informasi untuktujuan yang spesifik.

33Sistem Informasi Manajemen

• Tujuan Utama Sistem Informasi Manajemen• Tujuan utama SIM adalah membantu pimpinan dalam mengambil

keputusan yang tepat.

• Tantangan SIM dalam mencapai tujuan utama SIM(sistem informasi yang efisien)• Kemampuan memberikan macam & jumlah informasi yang benar-

benar dibutuhkan.

• Menyampaikan informasi yang memenuhi persyaratan & mudahdimengerti oleh pimpinan.

34Sistem Informasi Manajemen (2)

SIM Menjembatani Perencanaan dan Pengendalian

35Sistem Informasi Manajemen (2)

SIM dalam Perencanaan, Pengorganisasian, danEvaluasi/Pengontrolan

36Sistem Informasi Manajemen (3)

SIM dalam Perencanaan, Pengorganisasian, danEvaluasi/Pengontrolan

• SIM harus ada dan dimanfaatkan pada semua fungsimanajemen agar organisasi dapat mencapai tujuan secaraefektif dan efisien.

• Semua fungsi manajemen yaitu planning (perencanaan),organizing (pengorganisasian), dan evaluating &controlling (evaluasi dan pengendalian) harusdilaksanakan secara benar agar proses & hasil pekerjaanorganisatoris optimal.

37Sistem Informasi Manajemen (4)

Sistem Informasi Manajemen yang efektif

• Mampu menyajikan dan menyediakan informasi sebagai dasarpengambilan keputusan pada fungsi manajemen manapun.

• Menghasilkan perencanaan termasuk rencana penganggaranyang memiliki nilai keterlaksanaan, realitas, fleksibilitas, danrasional yang tinggi.

• Memberikan arah pengorganisasian (staffing, coordinating,directing) yang jelas dan tepat.

• Memberikan informasi yang tepat dalam aktivitaspengendalian atau evaluasi atau pengontrolan dalamorganisasi.

Q & A 38

Latihan - Kelompok 39

Materi Latihan:• Pilihlah tempat (contoh: Apotik, Sekolah, Rumah sakit,

Supermarket, dll) yang menurut kelompok anda harus atausudah memiliki sistem informasi.

• Menurut kelompok anda:

• Data apa saja yang dibutuhkan

• Informasi apa saja yang dihasilkan

• Kelompokan informasi yang dihasilkan menurut levelmanajemen

• Buat uraian mengenai Siklus Informasi yang dihasilkan Sistemtersebut.

40