Konsep Dasar INFORMASI&

Sistem Informasi

Agung Widarman, ST., MT.NIDN : 0406058204

Sumber Utama dalam Perusahaan

MachineMaterialMoneyManInformation

Informasi mempunyai peranan yang sangat penting dalam Organisasi

Tanpa informasi, para Manager tidak dapat

mengambil keputusan

Informasi adalah sumber daya yang paling berharga 

Apa itu

Raymond McLeod :

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.

Gordon B. Davis :

Informasi adalah data yang telah diproses/diolah kedalam bentuk yang Lebih berarti untuk penerimanya ...

.

Informasi mampu menggambarkan 'sesuatu' dari suatu data

Sebagai contoh :

jika diberikan deretan angka 0228731717, maka kita tidak mendapat pemahaman maupun gambaran yang utuh. Hanya sekadar angka belaka.

Berbeda jika hal ditambahkan keterangan menjadi

“No.Telp: 022-8731717“

maka akan ada sebuah pemahaman bahwa deret angka tersebut adalah sebuah nomor telepon di kota Bandung. Itulah yang dikatakan informasi.

DATA PROSES INFORMASI

DATA • Kumpulan simbol yang menggambarkan jumlah,

tindak, aktivitas

• Kumpulan dari angka, huruf maupun karakter-karakter yang tidak tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai

• Representasi dari fakta mengenai suatu obyek atau kejadian

Data

Data adalah kenyataan

yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.

Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.

Perbedaan Data dengan InformasiData ibarat bahan mentah pada sebuah proses produksi. Bahan mentah tidak dapat membantu proses pengambilan keputusan. Akan tetapi, jika bahan mentah ini dikelola, disusun dan diberi makna, maka data ini akan menjadi sebuah informasi yang sangat berguna dalam pengambilan keputusan, atau dapat dikatakan sebagai penunjang pengambilan keputusan.

Perhatikan deret angka berikut : 6.30 27 6.32 28 6.34 27

Bandingkan 6.30 27 6.32 28 6.34 27 dengan:

Adakah artinya?

Waktu Suhu

6.30 27

6.32 28

6.34 27

apa artinya ?

Data vs InformasiPada dasarnya data adalah fakta, bentuk, maupun angka yang

belum diproses.

Secara umum informasi dapat di definisikan sebagai hasil pengolahan data dalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimannya

Fungsi-fungsi Informasi

• Untuk meningkatkan pengetahuan bagi si pemakai• Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses

pengambilan keputusan pemakai• Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal.

Siapa Pengguna Informasidalam Organisasi ?

INFORMASI

Customer

Pemegang Saham

Pemerintah

Diluar Perusahaan

Dalam Perusahaan

Manager

Non Manager

Orang/Organisasi dalam Lingkungan

PerusahaanPENGGUNA INFORMASI

Top Management

Middle Management

Low Management

Tingkatan Manajemen& Pengguna Informasi

Rencana Strategis

Control/PengendalianTingkat Manajemen

Control/PengendalianTingkat Operasional

Informasi Taktis

Informasi Operasional

Informasi Strategi

Tingkat PerencanaanStrategis

Tingkat pengendalianManajemen

Tingkat pengendalianOperasional

Plan

Control

Organize

Direct

Staff

Organize

Staff

Direct

Plan

Control

Direct

StaffPlan

Control

Organize

Sumber : McLEOD

Eksternal

Internal

SUMBERNYA

Top - Strategis

Low - Operasional

Mid - Pengendali Mnjn

RINGKAS

RINCI

BENTUKNYA

Top - Strategis

Low - Operasional

Mid - Pengendali Mnjn

Kualitas InformasiTiga pilar yang menentukan kualitas informasi (John Burch dan Gary Grudnitski) yakni :

Akurasi Ketepatan waktu Relevansi

1. Akurat (accurate)

Akurat Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias atau tidak menyesatkan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.

Komponen keakuratan informasi

Keakuratan

Informasi

Kelengkapan

Kebenaran

Keamanan

ekonomis

Efisiensi

Dapat dipercay

aBeberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah sistem informasi

Kelengkapaninformasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik

informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan

Kebenaran (Correctness)

Kebenaran dari informasi tersebut harus dapat dipertanggung jawabkan.

informasi yang diterima kebenarannya tidak perlu diragukan lagi.

Data yang salah akan menghasilkan keputusan yang salah

Keamanan (Security)

Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya. Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah

Ekonomi (Economy)

Kualitas dari Informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan juga bergantung pada nilai ekonomi yang terdapat didalamnya.

Efisiensi (Eficiency)

Efisiensi adalah seberapa banyak manfaat dari sumber daya dapat meningkat karena adanya informasi

Dapat dipercaya (reliability)

Informasi harus dapat dipercaya oleh pengguna

Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber yang diolah

2. Tepat Waktu (Timeliness)

Informasi yang datangnya terlambat, tidak akan mempunyai nilai yang berkualitas baik, dan kemudian jika di gunakan sebagai acuan dalam pengambilan suatu keputusan maka dapat menimbulkan kesalahandalam mengambil tindakan

3. Relevan (Relevance)

Informasi dikatakan Relevan apabila informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pihak yang menerimanya/pemakai.

Sesuai peruntukannya !

Bagaimana DATA/INFORMASI DIPEROLEH ?

Cara Mengumpulkan DataBerdasarkan Tekniknya :

Test / eksperimen Observasi Survei (Quesioner) Dokumentasi / Studi Literatur Wawancara

Berdasarkan Sumbernya :

Data PrimerSumber yang langsung memberikan data

Data SkunderSumber yang tidak langsung memberikan data

Bagaimana DATA/INFORMASI DIKELOLA

?

INFORMASI

BAGAIMANAINFORMASIDIKELOLA

?

DATA MENTAHDIKUMPULKAN

MANAGEMENT DATA DIPROSES

INFORMASIDIDISTRIBUSIKA

N

TEPATALOKASI

TEPATBENTUK

TEPATWAKTU

MEMBUANG DAN

MENGGANTIINFORMASI

MUTAKHIR/BARU

AKURAT

MANAGEMEN INFORMASI

3 tahap mengolah data menjadi informasi

1. Orginating-Recording (Pencatatan)2. Classifiying (Klasifikasi)3. Sorting (Penyusunan)4. Calculating (Perhitungan)5. Summarizing (Penyusunan Laporan)6. Storing (Penyimpanan)7. Retrieving (Pencarian) 8. Communicating (Komunikasi)9. Reproducing (Penggandaan )

Input Proses Output

Nilai INFORMASI(value of information)

Gordon B. DavisNilai Informasi ditentukan dari dua hal, yaitu :

1. Manfaat 2. Biaya

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

Sifat Informasi

NILAI INFORM

ASI

KEMUDAHAN LUAS &

LENGKAP

TELITI

RELEVAN

TEPAT WAKTU

JELAS

LUWES

DAPAT DIBUKTI

KAN

TIDAK ADA PRASANGK

A

TERUKUR

Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya.

1. Kemudahan dalam MemperolehInformasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh.

2. Kelengkapan (Completeness)

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/ cakupan yang luas dan lengkap.

Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.

2. Sifat luas dan kelengkapannyaInformasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/ cakupan yang luas dan lengkap.

Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.

Informasi Tidak Lengkap = Salah Arti

3. Akurat (accurate)

Informasi mempunyai nilai yang lebih baik apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.

terbebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias atau tidak menyesatkan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.

4. Kecocokan (Relevance)informasi harus mempunyai manfaat bagi pihak yang menerimanya/pemakai.

Sesuai peruntukannya !

Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan

5. Ketepatan waktu (timeliness)Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

Untuk itu informasi harus mudah diakses sehingga mereka dapat mendapatkan informasi dalam format yang tepat dan waktu yang tepat

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/ usang, karena

tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.

4. Kebenaran (Correctness)

Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field harus dimasukkan secara benar.

Data yang salah akan menghasilkan keputusan yang salah

6. Kejelasan (clarity)

Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi

7. Fleksibilitas/ keluwesannyaFleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pimpinan pada saat pengambilan keputusan

8. Dapat dipercaya (reliability)

Informasi harus dapat dipercaya oleh pengguna

Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber yang diolah

9. Tidak ada prasangkaKebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber yang diolah.

10. Dapat diukurInformasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang telah ditentukan

Kesalahan Informasi(Penyebab)

Gordon B. Davis, kesalahan INFORMASI antara lain disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut :

• Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.• Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar.• Hilang/tidak terolahnya sebagian data.• Pemeriksaan/pencatatan data yang salah.• Dokumen induk yang salah.• Kesalahan dalam prosedur pengolahan (contoh: kesalahan program

aplikasi komputer yang digunakan).• Kesalahan yang dilakukan secara sengaja.

Cara mengatasi kesalahan informasi

Gordon B. Davis Penyebab kesalahan tersebut dapat diatasi dengan cara-cara sebagai berikut:• Kontrol sistem untuk menemukan kesalahan.• Pemeriksaan internal dan eksternal.• Penambahan batas ketelitian data.• Instruksi dari pemakai yang terprogram secara baik dan dapat

menilai adanya kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.

Siklus Informasi

AktifitasSISTEM INFORMASI

Input, Melibatkan pengumpulan data mentah dari dalam organisasi atau dari lingkungan eksternal untuk pengolahan dalam suatu sistem informasi.

Process, Melibatkan proses mengkonversi input mentah ke bentuk yang lebih bermakna. Output, Mentransfer proses informasi kepada orang yang akan menggunakannya

atau kepada aktivitas yang akan digunakan. Feedback, Output yang di kembalikan ke anggota organisasi yang sesuai untuk

kemudian membantu mengevaluasi atau mengkoreksi tahap Input.

Definisi Sistem InformasiSumber Definsi

Alter (1992) Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan tekno logi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.

Bodnar danllopwood(1993) Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna.

Gelinas, Oram, danWiggins (1990)Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai.

Hall (2001) Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai.

Turban, McLean, danWetherbe (1999) Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.

Wilkinson (1992)Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input)menjadi keluaran (informasi), guna mencapaisasaran-sasaran perusahaan.

McLeodSistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi “.

Sebagai suatu sistem...

Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen (manusia, IT, prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses (data menjadi informasi) dan ditujukan untuk mencapai tujuan/sasaran

Prosedur Kerja

Informasi

Teknologi Informasi

Tujuan

Data, Text, Video, Audio

Hardware & Software

Cara kerja orang, alat TI

yang ingin dilakukan Definisi Sistem Informasi

KSI

Arus Informasi

Manajemen tingkat atas

Manajemen tingkat menengah

Manajemen tingkat bawah

Operasional

Pelanggan

Pemegang saham

Pemasok

Arus informasi dalam suatu organisasi dapat mengalir dengan arah mendatar atau vertikal (Hall, 2001)

KSI

Arus Informasi Horizontal (mendatar)

Manajemen tingkat atas

Manajemen tingkat menengah

Manajemen tingkat bawah

Operasional

Pelanggan

Pemegang saham

Pemasok

informasi di gunakan untuk mendukung kegiatan operasional :

informasi rinci tentang transaksi. Pembelian barang, tagihan hutang, dan pengguna an bahan-bahan mentah merupakan beberapa contoh informasi yang mengalir dalam arah mendatar

KSI

Arus Informasi Vertikal

Manajemen tingkat atas

Manajemen tingkat menengah

Manajemen tingkat bawah

Operasional

Pelanggan

Pemegang saham

Pemasok

Pada arah vertikal, informasi mengalir pada semua level manajemen

Arus informasi yang mengalir ke atas berisi rangkuman kinerja operasional

Arus informasi yang mengalir ke bawah berupa instruksi, kuota, dan anggaran-anggaran

6 KOMPONEN SISTEM INFORMASI(Building Blok)

1. Blok InputBlok Input/Masukan, Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok ModelBlok model ini terdiri dari kombinasi prosedur logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan didasar data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok OutputProduk dari sistem informasi adalah Blok Output/Keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok TeknologiBlok Teknologi, Teknologi merupakan “kotak alat” (toolbox) dari pekerjaan sistem informasi, teknologi digunakan untuk :

menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu

pengendaliaan dari sistem Secara keseluruhan

5. Blok Basis DataBasis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat yang disebut dengan DBMS (Data Base Management Sistem).

6. Blok KendaliBeberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjurt terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, te,peratur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya.

3 Bagian TeknologiDalam Sistem Informasi

Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu : Teknisi (humanware atau brainware) Perangkat lunak (software) Perangkat keras (hardware).

KEMAMPUAN UTAMA SISTEM INFORMASI

• Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar, dan dengan kecepatan tinggi.

• Menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antar organisasi yang murah, akurat, dan

cepat.• Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil tetapi mudah diakses.• Memungkinkan pengaksesan informasi yang sangat banyak di seluruh dunia dengan cepat dan murah.

• Meningkatkan efektivitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam suatu tempat atau pada beberapa lokasi.

• Menyajikan informasi dengan jelas yang menggugah pikiran manusia.• Mengotomasikan proses-proses bisnis yang semiotomatis dan tugas-tugas yang dikerjakan secara

manual.• Mempercepat pengetikan dan penyuntingan• Pembiayaan yang jauh lebih murah daripada pengerjaan secara manual.

TujuanSistem Informasi (SI)

Tiga tujuan utama SI (Hall, 2000):

– untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen,

– untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen,

– untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan

Karakteristik Data & Informasi(Alter-1992)

• Tipe data• Akurasi/presisi• Usia & rentang waktu• Tingkat keringkasan & kelengkapan• Kemudahan akses• Sumber• Relevansi/nilai

KSI

Karakteristik Data/InformasiKarakteristik Data/

InformasiPokok Permasalahan

1. Tipe data Apakah tipe data sesuai dengan tujuan?2. Akurasi/Presisi Apakah data cukup presisi?3. Usia Apakah data tepat waktu?4. Rentang waktu Apakah rentang waktu sesuai dengan tujuan?

5.Tingkat keringkasan Apakah data terlalu ringkas atau terlalu detil?

6.Kelengkapan Apakah data kurang lengkap atau berlebihan?

7. Kemudahan akses Apakah data mudah diakses?8. Sumber Apakah sumber bias atau tidak akurat?9. Relevansi/nilai Akankah data mempengaruhi keputusan?

Apakah manfaatnya sepadan dengan biaya?

IT’S TIME to DISCUSS

Diskusi1. Mengapa sistem informasi itu penting bagi

suatu perusahaan? 2. Manakah yang benar: teknologi informasi

adalah bagian dari sistem Informasi atau sistem informasi itu bagian dari teknologi informasi? Jelaskan!

Discuss

Buatlah data dan informasi tentang

lowongan suatu posisi di perusahaan

Termasuk didalamnya kebutuhan/requirement