Økonomi - nye Øygarden kommune€¦ · viktige verdiar som felles kultur, språk og identitet....

Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook

ØKONOMI

Gebyr og brukarbetaling


Innhald 1. Bakgrunn ............................................................................................................................................. 3

1.1 Tre kommunar blir ein ny kommune ............................................................................................. 3

1.2 Visjon ............................................................................................................................................. 3

2. Mål ....................................................................................................................................................... 3

2.1 Intensjonsavtalen .......................................................................................................................... 3

2.2 Intensjonsavtalen sine hovudmål .................................................................................................. 3

2.3 Prinsipp for tenesteyting ............................................................................................................... 4

2.4 Digitalisering .................................................................................................................................. 4

3. Prosjektorganisering ............................................................................................................................ 5

4. Prosjektbestilling ................................................................................................................................. 5

5. Organisering og ansvar ........................................................................................................................ 8

5.1 Prosjektmetodikk .......................................................................................................................... 9

5.2 Prosjektstyring ............................................................................................................................... 9

5.3 Prinsipp for organisering av delprosjekt ....................................................................................... 9

6. Framdrift og milepelsplan ................................................................................................................. 10

6.1 Projectplace ................................................................................................................................. 10

7. Rapportering, omfang og avgrensing ................................................................................................ 11

8. Rammevilkår og økonomi .................................................................................................................. 11


1. Bakgrunn

1.1 Tre kommunar blir ein ny kommune

Nye Øygarden består av Fjell, Sund og Øygarden som utgjer

eit felles geografisk område med sterk kystkultur. Den nye

storkommunen med omlag 40.000 innbyggjarar vil handtera

framtidige velferdsoppgåver på ein betre måte enn dagens

kommunar kvar for seg. Den nye kommunen

vil ha betre føresetnader for å løysa framtidas utfordringar.

1.2 Visjon

Øygarden - eit fyrtårn i vest.

Den nye kommunen skal byggja vidare på felles kyst- og strilekultur med lokalt sjølvstyre,

gode tenestetilbod til innbyggarane og framtidsretta samfunns- og næringsutvikling som

sikrar attraktivitet og vekst i heile kommunen.

2. Mål

2.1 Intensjonsavtalen

Nye Øygarden kommune skal vera ein framtidsretta og kunnskapsbasert samfunnsutviklar,

med fortrinn innanfor energi, teknologi og marine ressursar. Kommunen skal løfta fram

viktige verdiar som felles kultur, språk og identitet. Beste praksis i dei noverande kommunane

skal vidareførast. Nærteneste-prinsippet skal leggjast til grunn med daglege tenester som er

tilgjengelege for innbyggjarane lokalt og digitalt. Me skal ha ein kommune innbyggjarane er

stolte av og der det er godt og trygt å bu og leva.

2.2 Intensjonsavtalen sine hovudmål

Den nye kommunen skal vera eit regionalt og nasjonalt fyrtårn innan teknologi, energi

og marine næringar.

Kommunen skal vera ein attraktiv bu- og arbeidsregion i bergensregionen


Kommunen skal ha ein berekraftig kystkultur

Kommunen skal levera tenester av høg kvalitet til beste for innbyggjarane

Heile kommunen skal takast i bruk med levande lokalsamfunn og eit mangfaldig

kommunesenter

Kommunen skal vera ein god arbeidsgjevar der trivsel og kompetanse er

grunnleggjande faktorar

Infrastruktur innan veg, fiberkabling og VAR-tenester er høgt prioritert og skal

framleis byggjast ut

2.3 Prinsipp for tenesteyting

Nærteneste-prinsippet skal leggjast til grunn for tenesteytinga i den nye kommunen. Det betyr

at dei publikumsretta tenestene skal vera sikra i kommunale servicesenter, og dei brukarretta

tenestene skal vera lokaliserte så nær brukarane som mogeleg.

Tenestene skal vera på same nivå som i dag, eller betre, og gjeldande planar skal vidareførast.

Tenester som innbyggjarane ikkje nyttar dagleg, kan sentraliserast til kommunesenteret eller

kommunedelsentera. Effektiviseringsvinstar ved etablering av ein ny større kommune skal gje

betre tenester til innbyggjarane.

Kommunen skal ha ein handlekraftig og effektiv kommunal organisasjon med god

leiing, høg kompetanse og kvalitet i alle ledd.

Kommunen skal jobba for effektiv internkommunikasjon.

Digitalisering skal kompensera for fysiske avstandar. Vår nye storkommune skal ha

gode digitale løysingar, både publikumsretta og i tenesteyting som til dømes

velferdsteknologi.

2.4 Digitalisering

Digital samanslåing byr på mange utfordringar og mogligheiter.

Kommunesamanslåinga er eit unikt høve til å byggje ein ny og framtidsretta

kommune. I omstillingsprosessen skal det leggjast vinn på å finne nye løysingar og

auka graden av digitalisering

Eksisterande kommunar har ulike digitale løysningar som må handterast i

samanslåingsprosessen. Nokre løysingar vert avslutta, nokre vert vidareført og andre

må skaffast på nytt


Data som ligg elektronisk lagra i ulike system må overførast til nye system, og

samanhengen mellom kommunen sine interne løysningar og kommunale og nasjonale

fellesløysingar må ivaretakast for å sikre god informasjonsflyt og effektiv

oppgåveløysning.

3. Prosjektorganisering

4. Prosjektbestilling

Dei beste løysningane frå dagens kommunar må identifiserast og vurderast opp mot

morgondagens oppgåver og utfordringar.

I dei tilfella beste praksis ikkje er god nok, må vi sjå etter nye og betre løysningar (neste

praksis).

Det er eit mål at velferdstenestene i den nye kommunen skal vera organisert så nær

innbyggjarane som mogeleg. Det skal sikrast gode og likeverdige tenester og i framtida skal

det vera tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse. Kommunen skal satse på innovasjon og

Prosjektrådmann

Økonomi

Delprosjekt: Gebyr og

brukarbetaling

Overordna styringsgruppe


digitalisering for å oppnå forbetring, fornying og effektivisering. Dette vil vera viktige

element for å ivareta målsettinga om ressursoptimalisering. Arbeidet med delprosjektet skal

gjennomførast med bred medverknad og involvering av tilsette.

Bestilling kartlegging av dagens no situasjon M.1.1

Kva behov skal dekkast innan delprosjekt gebyr og brukarbetaling?

Døme på teneste

Innenfor VAR

Innenfor skule og SFO

Barnehage

Helse og omsorg

Kultur og samfunn

Byggesak

Plan

Utleige (bygg)

Feiing

Med meir..

Sikre samhandling med andre prosjekt/delprosjekt, til dømes:

Eigedom på kultur og samfunn

Skule ho oppvekst

Helse og velferd

Med meir..

Ta også hensyn til Vedtak i Fellesnemnd Nye Øygarden kommune - 19.02.2018: 1.

Det vert sett ned ei administrativ arbeidsgruppe frå høvesvis Fjell, Øygarden og Sund

kommunar.

1. Prosjektleiaren får i oppgåve å etablere gruppa i samråd med rådmennene, inkl. val av

leiar for gruppa.


2. Arbeidsgruppa skal utarbeide eit framlegg til nytt reglement og nye takstar for dei

tekniske tenestene i Nye Øygarden kommune.

3. Framlegget skal i utgangspunktet ha gjeldande reglement- og takstsystem i dei tre

kommunane som referanse, men gruppa skal stå fritt til å fremje eit nytt reglement- og

takstsystem basert på alternative kriterium om dei finn dette tenleg.

4. Fellesnemnda har som mål å vedta eit nytt reglement- og takstsystem hausten 2018.

Arbeidsgruppa skal i samsvar med dette levere eit framlegg til prosjektleiaren seinast i

september 2018.

5. Fellesnemnda vil avdekke forholdet til eksisterande sjølvkostfond.

6. Fellesnemnda oppnemner ei politisk referansegruppe på seks medlemer, to medlemer

frå kvar av kommunane Fjell, Øygarden og Sund. Kvar kommune kjem tilbake med namn på

medlemer til fellesnemnda sitt møte 19.mars

M1.1 – Kartlegge dagens no situasjon:

Skaffe oversyn over innhald, organisering og IKT verktøy i dei tre kommunane.

Skildre fordeler og ulemper med dagens organisering og tenesteomfang.

Arbeid som pågår i andre prosjekt/arbeidsgrupper knytt til kommunesamanslåing må

inngå i dette prosjektet.

Sikre tverrfaglig samarbeid og samhandle med tverrgåande prosjekt.

M1.2 – Foreslå satsingsområde, mål og strategiar for Nye Øygarden kommune

Ta hensyn til at den nye kommunen vil ha eit innbyggjar tal på 40 000.

Ta hensyn til nasjonale føringar

Ta hensyn til lokale forhold – utfordringar og mogeligheiter.


M1.2 - Tilrå tenesteomfang, organisering, struktur, kompetanse og lokalisering i den nye

kommunen, for å sikra best mogelig

Heilskapleg, samanhengande og framtidsretta tenestetilbod

Brukarvennlege tenester med ny framtidsretta praksis eller beste praksis i dei

noverande kommunane skal vidareførast

Referansegrupper – brukarperspektiv og høyringar

Effektivisering av arbeidsprosessar

Effektive teneste

Nærtenesteprinsippet og tilgjenge teneste både lokalt og digitalt

Arbeidsgivarpolitikk der trivsel og kompetanse er grunnleggjande faktorar

M1.3 – Prioriteringsplan

1. Prosjektrapporten må innehalda ein prioritert tiltaksplan før og etter 1.1.2020.

2. Prosjektrapporten må innehalda ein kostnad skisse ved evt. Innkjøp.

5. Organisering og ansvar Prosjektleiar : Heine Kleppe

Prosjektdeltakarar:

Fagleiar regnskap Egil Johansen (ø)

Økonomileiar Knut Ove Ekren (S)

Leiar Areal Ole Karsten Midtgård (S)

Fagleiar plan og eigedom Hanna Gjesdal (f)


Overordna styringsgruppa

•Overordna stryringsgruppe tek stilling til politiske og prinsipielle spørsmål som må vidare til fellesnmenda for avgjerd

•Andre spørsmål frå prosjektgruppene kan overordna styringsgruppe ta avgjerd om

Prosjektgruppe/ styringsgruppe

•Prosjektleiar rapporterer til overordna styringsgruppe via prosjektrådmannen som utarbeider grunnlag til møte i styringsgruppa

•Politiske og prinsipielle spørsmål må løftast til overordna styringsgruppe via prosjektrådmannen

Delprosjekt

•Delprosjekt rapporterer til prosjektgruppa som er styringsgruppe for delprosjekta

•Politiske og prinispielle spørsmål må løftast til prosjektgruppa som er styringsgruppe for delprosjekt

5.1 Prosjektmetodikk

«Prosjektveiviseren» er Difi’s anbefalte prosjektmodell for styring av digitaliseringsprosjekter

i offentlige virksomheter. Denne prosjektmodellen er lagt til grunn for prosjektet med

etablering av den nye kommunen.

5.2 Prosjektstyring

5.3 Prinsipp for organisering av delprosjekt

Delprosjektleiar har mynde til å organisera arbeidet på ein tenleg måte som gir

framdrift og resultat i tråd med milepelsplan.

Deltakarar i prosjektgruppa og tillitsvalte kan inngå i delprosjekt, både som deltakarar

og delprosjektleiarar.


Prosjektleiar skal ikkje inngå som deltakar i delprosjekt.

6. Framdrift og milepelsplan M1.1 kartlegging av dagens no situasjon skal leverast til prosjektgruppa Helse og

velferd innan 07.01.19

M1.2 Framtidig satsingsområde og organisering skal leverast til prosjektgruppa Helse

og velferd innan 18.01.19

M1.3 – Prioriteringsplan situasjon skal leverast til prosjektgruppa Helse og velferd

innan 18.01.19

Delprosjektleiar og gruppa legg sjølv oppgåver, fristar og ansvar for gjennomføring i

milepelsplanen.

Delprosjektgruppa skal lage ein tydelig plan for arbeidet. Til dømes, møtast kvar

måndag.

6.1 Projectplace Alle delprosjekt skal ta i bruk Projectplace. Der skal det utarbeidast eit gant-diagram som gir

tydeleg oversyn over milepelar og aktivitetar knytt til prosjektet. Kvar aktivitet skal brytast

ned til spesifikke arbeidsoppgåver som vert delegert. Se døme på milepælsplan:

Faser Aktiviter Milepeler frist

Konsept Skaffe oversyn over

innhald, organisering og

IKT verktøy i dei tre

kommunane.

M1.1 07.01.19

Konsept Foreslå satsingsområde,

mål og strategiar for Nye

Øygarden kommune

M1.2

Plan Tilrå tenesteomfang,

organisering, struktur,

kompetanse og

lokalisering i den nye

M1.2 18.01.19


kommunen, for å sikra

best mogelig

planlegging Prioritert tiltaksplan før

og etter 1.1.2020.

M1.3 18.01.19

7. Rapportering, omfang og avgrensing Delprosjektleiar leverer statusrapport til prosjektgruppa kvar 14.dag eller oftare. Det

skal rapporterast på status og framdrift i henhold til milepelsplanen.

Delprosjektleiar skal sikre at alle prosjektdeltakarane tek i bruk «Projectplace» som

prosjektstyringsverktøy og får naudsynt opplæring

8. Rammevilkår og økonomi Naudsynte personressursar vert tilført prosjektet frå overordna styringsgruppe

Behov for økonomiske ressursar må avklarast med overordna styringsgruppe i forkant

Behov for ekstern kompetanse/ ressursar må avklarast med overordna styringsgruppe

i forkant

Vedlegg 1 – Døme på innhold i milepelene (hjelpespørsmål)

M1.1 Rapport om kartlegging av dagens situasjon skal omtale følgjande element:

Nasjonale føringar og trender

Kommunale lokale forskrifter, interne reglement, planar og satsingsområda

Relevante nøkkeltal og statistikk

Dagens digitale verktøy og system


Dagens organsiasjonsstruktur og lokalisering av tenester og bygningsmasse.

Tenester og oppgåver

Handtering av arkiv og data (sikre konvertering og vidareføring av data inn i ny

kommune)

Korleis sikre konvertering av data frå eksisterande kommunar?

Handtering av IKT systema (korleis bruker de IKT systema i dag)

Organisering, dimensjonering og IKT system

Utstyr (bilar, IKT utstyr etc)

Kostnadsramme

Tverrfagleg samarbeid som eksisterer i dag

Avtaler med eksterne samarbeidspartnarar

Avtale med eksterne levernadørar av varer og tenester.

Andre avtaler med eksterne leverandørar

M1.2 Rapport om framtidige satsingsområder, mål og strategiar skal omtale følgjande

element:

Definere kva teneste og oppgåve tenesten skal omfatte i framtida

Nasjonale og kommunale føringar for tenestene.

Status, trendar og utfordringar

Satsningsområda, mål og strategi for arkiv og dokumenthandsaming.

Behov for digitale verkty og system

Konsekvenser knytt til blant annet økonomi, tilsette og digitalisering.

M1.2 Forslag til organsiasjonsplanen for Nye Øygarden kommune bør innehalde

følgjande element:

Organisering og dimensjonering av tenestene

o Kompetansebehov

o Opplæringsbehov

Rolle- og funksjonsomtale

Lokalisering

Lokale forskrifter og interne reglement


M1.3 Tiltaksrapport skal omtale følgjande element.

Tydelig liste over tiltak som må bli utført før 2020 og kva som kan vente til etter

samanslåinga.

Til dømes:

o Opplæring, konvertering m.m.

Økonomi - nye Øygarden kommune€¦ · viktige verdiar som felles kultur, språk og identitet....

Documents