komunikim kap 4

Business Communication, 14th edition by Lehman and DuFrene Copyright 2005 by South-Western, a division of Thomson Learning

Shtate C-te e komunikimit efektiv

Kapitulli IV


Te gjitha C-te mund te aplikohen si per komunikimin e folur dhe ate te shkruar.

Per te ndertuar mesazhe efektive te shkruara ose gojore duhen te aplikohen parime komunikimi te caktuara.

Shtate C te e komunikimit jane:

TERESIA TERESIA KONCIZITETIKONCIZITETI KONSIDERATAKONSIDERATA KONKRETESIAKONKRETESIA QARTESIAQARTESIA KORTEZIAKORTEZIA KORREKTESIAKORREKTESIA


TERESIA TERESIA

Marresi i mesazhit qofte degjues apo lexues deshiron informacion te plote per pyetjet e tij.

Mesazhi i nje biznesi eshte i kompletuar kur: Permban te gjitha faktet qe i nevojiten degjuesit apo

lexuesit per reagimin qe deshirohet. Palet komunikuese ndryshojne ne filtrin e tyre mendor. Ata influencohen nga mjedisi i tyre, pikepamjet,

nevojat, eksperiencat, qendrimet, statusi dhe emocionet.


TERESIA TERESIA

Perfitime:

1) Mesazhet e plota priten te japin rezultatet e deshiruara pa shpenzimin e mesazheve shtese

2) Mund te bejne nje pune me te kenaqshme per te ndertuar vullnetin e mire. Ngjallin interesim tek te tjeret

3) Mund te ndihmojne ne shmangjen e apelimeve te kushtueshme qe rezultojne ne rast se mungon informacioni i rendesishem

4) Komunikimet ne dukje te parendesishme mund te jene teper te rendesishme ne rast se informacioni i mbartur eshte i plote dhe efektiv


TERESIA TERESIA

Duhen mbajtur parasysh linjat e meposhtme te orientimit:

Sigurimi i te gjithe informacionit te rendesishem

Pergjigjja ndaj te gjitha pyetjeve te bera

Dhenia e dickaje suplementare, kur ajo deshirohet


Sigurimi i te gjìthe informacionit te nevojshem

Mesazhi i drejtuar lexuesit duhet te jete teresor dhe i sakte.

Nje menyre per te ndihmuar kompletimin e mesazhit dhe per ta qartesuar ate eshte pergjigja ndaj 5 W ve:

What? – Cfare ? When? – Kur? Why? – Pse? Who? – Kush? Where? – Ku?E dobishme kur shkruhen kerkesa, lajmerime

dhe mesazhe te tjera informative.


Sa here qe i jepet pergjigje nje pyetesori duhen bere perpjekje per

tu pergjigjur te gjitha pyetjeve (te thena e te pathena)

“Perjashtimet sjellin ndryshime” si ne rastin kur pergjigja jepet rreth nje pyetesori mbi nje produkt, ashtu si dhe ne rekomandimin mbi nje punonjes

Ne rast se nuk ekziston asnje informacion per ndonje pyetje te vecante kjo duhet thene qartesisht

Ne se informacioni i zoteruar eshte i pafavorshem per ti dhene pergjigje pyetjeve te caktuara atehere dhenia e nje pergjigje me takt, te kujdesshme dhe te ndershme eshte e rendesishme.

Ndonjehere para se te mund te jepet pergjigje nje pyetesori nevojitet informacion sqarues ne lidhje me pyetesorin

E nevojshme hartimi i nje liste me detaje te nevojshme te pergatitura nga pala qe drejton pyetjet

Pergjigja ndaj te gjithe pyetjeve te bera


PERDOR LLOGJIKEN ne dhenien e materialit shtese ne rastet kur mesazhi i derguesit eshte i PAPLOTE.

Ka raste kur mesazhi perfshin dicka ekstra per te cilen marresi ka vertet nevoje dhe e vlereson.

Arsyeja pse derguesi perfshin kete informacion shtese duhet te jete dicka lehtesisht e dallueshme

Sa here qe kjo s’eshte plotesisht e qarte duhet shpjeguar arsyeja pse po perfshihet informacioni shtese.

Sqarime plotesuese kur ato deshirohen


Pese karakteristikat qe duhet te mbarte nje burim komunikimi

Kompetenca: a e njeh derguesi realisht mesazhin e tij?

Karakteri: a e percepton audienca derguesin e mesazhit si komunikues te ndershem?

Permbajtja: a jep derguesi ndjesine e te qenurit i qete dhe i permbledhur, vecanerisht ne nje situate stresante?

Komunikueshmeria: a shfaqet derguesi si nje njeri i pelqyeshem?

Pershtatshmeria: a shfaq burimi “pershtatje me situaten” ne momente te veshtira apo ngelet i turperuar


Ti thoni marresit te informacionit tuaj ate cfare ai deshiron qe te dije rreth sherbimit apo produktit tuaj.

Sqarimin e plote te asaj cka ju trajtoni

Nepermjet mesazhit, marresit e mesazhit duhen ne njefare menyre te binden

Npmj informacioneve te thjeshta atyre duhet qe tu shpjegohen rezultate konkrete

Autoret e mesazheve mund te jene me teresore

Kjo praktike mund te reduktoje numrin e mallrave qe i kthehen kompanise

TERESIA TERESIA


Te shprehurit e asaj cka duhet thene me sa me pak fjale qe te jete e mundur dhe pa i sakrifikuar cilesite e tjera te C-ve

Konciziteti eshte kusht per komunikimin sa me efektiv ne biznes

Kursen kohen dhe shpenzimet si per derguesin dhe per marresin

Duke eleminuar fjalet e panevojshme mundesohet kuptimi i ideve te rendesishme

Mesazhet koncize tregojne respekt per marresit duke mos e tejngopur jeten profesionale te marresit me informacione te panevojshme

KONCIZITETI KONCIZITETI


Per te qene konciz mesazhi rekomandohet qe:Per te qene konciz mesazhi rekomandohet qe:

Te eleminohen shprehjet fjale – shumta

Te perfshihen vetem materialet qe lidhen me ceshtjen

Te shmangen perseritjet e panevojshme

KONCIZITETI KONCIZITETI


1) Perdorni fjale te thjeshta ne vend te frazave te ngarkuara sa me shume qe te jete e mundur me kusht qe frazat te mos ndryshojne.

Me shume fjale Koncize

Ne kohen qe po flasim Tani

Ka nevoje per Nevojitet

Per arsye se Sepse

Ne nje te ardhme te afert Shume shpejt

Te eleminohen shprehjet fjale – shumtaTe eleminohen shprehjet fjale – shumta


2) Lini jashte shprehjet e konsumuara dhe te panevojshme


Ju lutemi pranoni njoftimin Deklaraten tuaj

se deklarata juaj e pranimit te pranimit e morem

u mor prej nesh.



3) Elemino frazat e parafjaleve te panevojshme


Ceshtja e pjeses me te madhe Ceshtja me aktuale

te aktualitetit eshte puna ne eshte puna ne grup

grup.



4) Kufizo perdorimin e fjales pesore


Totali ne bilanc do te gjendet Bilanci eshte ne faqen

ne faqen 2 te ketij raporti 2 te ketij raporti



Mesazhi efektiv duhet te perjashtoje jo vetem shprehjet e fjaleve te panevojshme, por dhe deklaratat pa lidhje

Sugjerime:

Mbahuni fort te qellimi i mesazhit

Eleminoni fjalet pa lidhje dhe fjalite e tejzgjatura

Mos perserit qe ne fillim cfare te ka thene me pare marresi i informacionit

Shmangni prezantimet e gjata, shpjegimet e panevojshme, ndajfoljet dhe parafoljet e tepruara, fjalet pompoze dhe edukaten lajkatare.

Te perfshihen vetem materialet qe lidhen me ceshtjenTe perfshihen vetem materialet qe lidhen me ceshtjen


5) Dilni tek pika e rendesishme me takt dhe koncizitet

Te perfshihen vetem materialet qe lidhen me ceshtjenTe perfshihen vetem materialet qe lidhen me ceshtjen

Me shume fjale

Ne me nderime duam t’ju bejme te ditur se kompania jone eshte e kenaqur me konfidencen qe ju keni treguar me ne

Koncize

Ne vleresojme konfidencentuaj


Perseritja eshte e nevojshme ne llogjiken e te theksuarit

Ekzistojne tre menyra per te eleminuar peresritjen e panevojshme:

Perdorimi i termave me te shkurter pas perdorimit me pare te termave me te gjate

Perdorimi i peremrave ose inicialeve ne vend te perseritjes se emrave te gjate

Te spastrohen te gjitha perseritjet e frazave dhe fjalive te panevojshme

Te shmangen perseritjet e panevojshmeTe shmangen perseritjet e panevojshme


Te pergatitesh cdo mesazh duke patur parasysh marresin e mesazhit Te pergatitesh cdo mesazh duke patur parasysh marresin e mesazhit

Te vendosim veten tone ne pozicionin e marresit. Nuk duhet te humbasim Te vendosim veten tone ne pozicionin e marresit. Nuk duhet te humbasim kontrollin, te mos akuzojme dhe te mos ngarkojme te tjeret me faj pa kontrollin, te mos akuzojme dhe te mos ngarkojme te tjeret me faj pa fakte.fakte.

Duhet te jemi koshiente per deshirat e te tjereve, per problemet, rrethanat, Duhet te jemi koshiente per deshirat e te tjereve, per problemet, rrethanat, emocionet dhe per reagime te tjera te mundshme si pergjigje per emocionet dhe per reagime te tjera te mundshme si pergjigje per kerkesat tona.kerkesat tona.

Kontrollohet ceshtja nga kendveshtrimi i tyre .Kontrollohet ceshtja nga kendveshtrimi i tyre .

Qendrimi- Ju= empathi, prekje njerezore, te kuptuarit e natyres njerezore. Qendrimi- Ju= empathi, prekje njerezore, te kuptuarit e natyres njerezore.

Te eleminohen shprehjet fjale – shumta

Te perfshihen vetem materialet qe lidhen me ceshtjen

Te shmangen perseritjet e panevojshme

KONSIDERATA KONSIDERATA


I nenshtrohet 6 C ve te tjera te komunikimit per nje I nenshtrohet 6 C ve te tjera te komunikimit per nje biznes me te sukseshembiznes me te sukseshem

Gjuha dhe permbajtja duhet adaptuar sipas nevojave te marresit gjate periudhes qe mesazhi eshte duke u kompletuar

Fokusimi tek shprehja JU ne vend te shprehjes UNE dhe NE

Theksimi i perfitimeve dhe interesave qe mund te fitoje audienca

Theksimi i fakteve pozitive dhe te kenaqshme



Fokusimi tek shprehja JU ne vend te shprehjes UNE dhe NE

Duhet te perqendrohemi ne menyren se si do te perfitoje marresi i mesazhit, cfare do te marre ai dhe cfare ka nevoje qe te di.

Theksim me i rendesishem

Derguesi duhet te frenoje ndjenjat e tij dhe te theksoje momente te vecanta duke bere nje reference te qarte



Krijimi i nje Qendrimi-Ju mund te kerkoje shmangien e diskutimeve te te tjereve per menyren se si ata ndihen duke supozuar se nevojat e tyre njihen

Qendrimi – Ne

Jam mjaft i kenaqur t’ju lajmeroj se ne do te zgjasim oraret tona per t’iu lehtesuar ju gjate shopingut

Qendrimi – Ju

Ju do te jeni ne gjendje qe te beni pazar mbremjeve me orare te zgjatura



Mesazhi qe perdor termin – Ne

Mund te jene te orientuara nga marresi ne rast se termi ne perfshin dhe marresin e mesazhit.

Mesazhi qe perdor termin– Ju

Mund te jene josensitive ne situata negative

Shmangia e termit Ju mund te reduktoje mbrojtjen potenciale.

Behet me trajten pesore.

E pakujdesshme: ju nuk e keni mbyllur cekun ne zarf

Konsiderues: ceku nuk ishte ne zarf ( pesore)

Konsiderues: zarfi qe morem nuk kishte cek brenda ( depersonalizues)



Theksimi i perfitimeve dhe interesave te audiences

Perfitimet duhet qe te plotesojne nevojat e marresit, t’u drejtohen shqetesimeve te tyre ose t’u ofrojne atyre shperblime.

Duhet te perceptohen si perfitime nga ana e marresit

Duhen identifikuar perfitimet legjitime te pozicionit, politikave te kompanise dhe produktit te derguesit.

Duhet te vendoset vetja ne vend te marresve, per te vleresuar prespektivat e tyre.

Marresit reagojne pozitivisht ne rast se u tregohet se perfitimit kane kuptim ne raport me perpjekjet dhe kostot qe kerkohen prej tyre.



Theksimi i fakteve pozitive dhe te kenaqshme.

Menyre per te shfaqur konsiderate per marresit e mesazheve.

Te theksohet se cfare mund te behet ne vend te asaj se cfare nuk mund te behet si dhe duke u fokusuar ne situata qe marresi mund ti konsideroje si te preferueshme.



Negative –

E pakendshme

Eshte krejtesisht e pamundur qe te perfundoje sot puna juaj.


Pozitive –

E kendeshme

Sapo materialet tuaja te kene mberritur, ne menjehere do te merremi me ceshtjen tuaj.


Fjalet pozitive si faleminderit, te lutem, perfitime, miqesor. I lumtur, ndihme, bujar, kenaqesi, besnik bejne qe njerezit reagojne pozitivisht

Fjalet me permbajtje negative si faj, gabim, ankese, refuzim, stres, i padrejte, deshtim, sjellin reagime te papershtatshme

Konsiderata e vertete eshte nje rezultat i integrimit dhe i etikes ne komunikim



1. Materialet qe pergatiten duhet ti shikohen vazhdimisht nga kendeveshtimi i atij qe do ti lexoje ato.

2. Ne me te shumten e rasteve, shprehja Ju eshte me e deshirueshme se sa shprehja Une dhe Ne

3. Lexuesve u pelqen te shohin perfitimet nga materiali juaj. Perfitimet duhet te zene nje pjese te rendesishme te mesazhit.

4. Perdorimi i termave pozitive rrit efektivitetin e mesazhit. Keshtu, lexuesit do te reagojne ne nje menyre teper te pershtatshme.



Keqkuptimi i fjaleve ka sjelle tragjedi si ne lufte edhe ne paqe ne situata biznesi ose jo biznesi.

Komunikimi konkret

Duhet te jete : Specifik, i percaktuar dhe i gjalle. Duhet te perdoren fjale direkte.

Jo i vaket dhe i pergjithshem

KONKRETESIA KONKRETESIA


Orientimet e meposhtme ndihmojne per te krijuar mesazhe me konkrete dhe bindese:

Perdorimi i fakteve dhe i shifrave specifike

Gjate diskutimit foljet duhet te behen vepruese dhe aktive

Zgjedhja e fjaleve “te gjalla” dhe imazh-ndertuesve





E mjegullt- e pergjithshme

1. Nr i emigranteve eshte i madh

2. Rajoni yn po terheq shume investitore te huaj

Konkrete -

precize 1. Nr i emigranteve ne

vitin 2000 ka qene .... Dhe ne 2009 eshte ...

2. Ne rajonin jugor jane bere investime te shumta nga investitore te huaj ne shumen .....$ ne vitin e fundit



Fjale qe cojne ne paqartesi dhe konfuzion:

Lehtazi, e vogel, e madhe, e larte, shume, pak, disi, rreth, ngadale, pothuajse etj

Disa perjashtime:

1. Kur nuk eshte e mundur qe te jemi specifik “kerkoj ndjese po nuk kemi te dhena statistikore te sakta”

2. Kur deshirojme te jemi diplomatike

3. Kur te dhenat ekzakte qe jane ne dispozicion jane te parendesishme



Gjate diskutimit foljet duhet te behen vepruese dhe aktive

Foljet aktivizojne dhe fjale te tjera dhe keshtu mund te ndihmojne qe te gjallerojne fjalitre duke i bere me jetesore

Diapateza veprore- Kur subjekti realizon veprimin e pershkruar nga folja

Diapateza pesore- kur subjekti merr veprimin e foljes



Folje pesore:

1. Kryefjala nuk e kryen veprimin qe pershkruhet ne fjali

2. Folja ne dy ose me sh fjale. Me qene, jam , isha, do te jete etj

3. Fjalet nga, nepermjet mund te shprehen ose te nenkuptohen

Shembull:

Kenget ishin kenduar nga kengetaret. (Pesore)

Kengetaret kenduan kenget. (Veprore)



Foljet ndihmore ndihmojne qe t’i bejne fjalite me:

Specifike

Personale

Koncize

Theksuese



Foljet ndihmore ndihmojne qe t’i bejne fjalite me:

Specifike: Vendimi u mor - Eprori mori

Personale: Ju shihni – Shihet

Koncize: Statistikat tregojne – Sic tregohet nga te dhenat statistikore

Theksuese: Studentet pergatiten prezantimet – Prezantimet e pergatitura nga studentet



Ne disa raste preferohet diateza pesore ne vend te veprores:

Deshirohet te shmangen akuzat ose komentet personale

Deshirohet te theksohet objekti i veprimit

Vepruesi nuk eshte i rendesishem ne fjali



Zgjedhja e fjaleve “te gjalla” dhe imazh-ndertuese

Apelet shqisore, krahasimet, gjuha figurative, emrat konkrete, ndajfoljet dhe mbiemrat

Terheqja sensore

Gjuha konkrete nxit pergjigje sensore tek njerezit duke therritur nje ose me shume prej pese shqisave.

Krahasimet

Gjuha figurative



Qellimi:

Nxjerrja e kuptimit nga mendja e nje individi dhe transferimi i tij ne mendjen e lexuesit.

Nevojitet qe:

Te zgjidhen fjale sa me precize, konkrete dhe te njohura

Te ndertohen fjali dhe paragrafe sa me efektive

QARTESIA QARTESIA


Te zgjidhen fjale sa me precize, konkrete dhe te njohura

Ekuiliber mes shprehjeve te qarta dhe gjuhes se familjarizuar

Kur ka paqartesi eshte mire qe te perdoren me shume fjale te njohura. Audienca do ti kuptoje ato me mire.

QARTESIA QARTESIA


Te ndertohen fjali dhe paragrafe sa me efektive

Thelbi eshte ndertimi i sakte i fjalive

Karakteristika:

Gjatesia. Preferohen fjali te shkurtera (17-20 fjale)

Uniteti. Ekzistenca e nje ideje kryesore

Koherenca. Strukture e qarte fjalie

Theksi. Ideja kryesore ne fillim te fjalise

QARTESIA QARTESIA


Njohja e audiences lejon qe te perdoren shprehjet e pershtatshme te politeses.

Perfshin marrjen ne konsiderate te mendimeve te te tjereve por dhe ndjenjat e tyre.

Nuk eshte thjesht perdorimi mekanik i shprehjeve Te Lutem dhe Faleminderit

(forme e nevojshme sjelljeje)

KORTEZIA KORTEZIA


Individet qe sillen me politese e manifestojne kete si gjate te folurit dhe ne shkrimet e tyre.

Sugjerime:

Sjellja me politese, e matur dhe vleresuese ndaj tjetrit

Perdorimi i shprehjeve qe tregojne respekt

Zgjedhja e shprehjeve jo diskriminuese.

KORTEZIA KORTEZIA


Sjellja me politese, e matur dhe vleresuese ndaj tjetrit:

Takti

Mendimi dhe vleresimi

KORTEZIA KORTEZIA



Perjashto shprehjet irrituese:

Ti duhet qe

Harruat

Ti nuk ja dole

Deshtimi juaj

Je i papergjegjshem

Ajo qe po thua ska kuptim

Turp te kesh

KORTEZIA KORTEZIA

Nuk jam dakort me ju

Po deshe

Si ka mundesi qe

Ne nuk u besojme

Je i paafte qe

Je i pakujdesshem

Ju nuk na treguat



Perjashto Humorin e Dykuptimte

Kur dyshon ne efektin e humorin tend me mire evitoje

Te tallesh me dike mund te jete e neveritshme per te tjeret pasi secili prej nesh ka nje kuptim te ndryshem per humorin

KORTEZIA KORTEZIA


Zgjedhja e shprehjeve jo diskriminuese.

Trajtim i barabarte per njerezit pa dallim feje, race, origjine etnike, tipare fizike etj

Peremrat vetore

Emrat dhe menyra e shprehjes se tyre

KORTEZIA KORTEZIA


Perdorimi i rregullave gramatikore, i shenjave te piksimit dhe i menyrave te shqiptimit.

Karakteristika:

Perdorimi i gjuhes se pershtatshme

Kontrollimi i saktesise se shifrave, fakteve dhe fjaleve

Ruajtja e etikes dhe estetikes ne pergatitjen e materialeve

KORREKTESIA KORREKTESIA


Perdorimi i gjuhes se pershtatshme

Gjuha ne tre nivele: formale (zyrtare), informale dhe popullore ( e perditshme)

Formale: disertacione, dokumenta qeveritare, dokumenta ku kerkohet nje stil i larte.

Duhet te jete i pakundershtueshem, me ton serioz dhe me fjali te gjata

Informal: Hartimi i dokumentave te nje niveli istitucional me te ulet , fjali te shkurtera dhe bashkebiseduese.

Gjuha popullore duhet shmangur kategorikisht gjate hartimit te shkresave te biznesit. Perdorimi i fjalive te papershtatshme, gramatika e parregullt dhe zhargoni popullor shkojne ne drejtim te kundert me komunkimin efektiv



Kontrollimi i saktesise se shifrave, fakteve dhe fjaleve

Qellimi eshte siguria te shifrat, faktet dhe fjale qe ai do te trasmetoje, po kuptohen ne menyren e duhur nga marresi

Rregulla per paraqitjen e shifrave dhe fakteve:

Verifikimi i te dhenave qe disponohen

Verfikimi dhe rikontrolli i perfundimeve te arritura

Evitimi i interpretimeve sipas deshires se rregullave apo ligjeve qe kane ndikim te marresi, derguesi apo mesazhi.

Leximi i mesazhit nga nje person tjeter per te verifikuar ekzistencen e gabimeve

Rishikimi i fakteve qe mund te kene ndryshuar me kalimin e kohes.



Ruajtja e etikes dhe estetikes ne pergatitjen e materialeve

E rendesishme paraqitja me finese e shkrimit te perdorur dhe struktures se jashtme te mesazheve te biznesit

Programet e ndryshme komputerike ndihmojne per kete npmj kontrolleve gramatikore dhe drejtshkrimore.

Ndertimi teknik i shkrimit te materialeve ( formatimi, faqosja, etika, estetika ne paraqitjen e materialit)


komunikim kap 4

Documents