• Kommunfullmäktige–Kommunstyrelse

• Teknisk nämnd» Fastighet

Lokalstyrdokument

Utdrag av Tekniska Nämndens ansvar:

• Ägarföreträdare för kommunens fastigheter.

• Huvudansvarig för kommunens lokalförsörjning och lokalanvändning.

• I ansvaret ingår att besluta om policys, mål och strategier för lokalförsörjningen och lokalanvändningen, samt vilka styrmedel som ska användas för att nå målen.

Fastighetsportfölj

Skolor/förskolor ca: 486 000 kvm

Egna skolor: 412 000 kvm

Förhyrda skolor: 17 000 kvm

Egna förskolor: 55 000 kvm

Förhyrda förskolor: 2 000 kvm

Servicehus/sjukhem ca: 86 000 kvm

Egna: 36 000 kvm

Förhyrda: 50 000 kvm

Affärs- & servicelokaler ca: 66 000 kvm

Förvaltningsfastigheter ca: 106 000 kvm

Egna: 70 000 kvm

Förhyrda: 36 000 kvm

Totalt c:a 904 000 kvm

Egna ca: 773 000 kvm

Förhyrda ca: 131 000 kvm

2009-08-31

• Bokförda värden

c:a 2.6 miljarder

• Försäkringsvärden c:a 9 miljarder

Några av Umeå kommuns fastigheter

• Stadshusområdet

• Nolia

• Dragonskolan

• Östra gymnasiet

• Norrlandsoperan

• Stadsbiblioteket

• Rådhuset

• Umeå Arena

• Simhallen/idrottsplatsen Gammlia

Media/Skötsel & Tillsyn/AU

Kapital

LPU/Reinvestering

Personal etc

317 000 000 kr

5 000 000 kr

100 000 000 kr

130 000 000 kr

40 000 000 krFörsäkringar o Skatt mm

Budget år 2009

UK/Fastighet

692 000 000 kr

Fastighets verksamhetsidé

- Vi anskaffar, förvaltar och avvecklar fastigheter.

Det gör vi som partners till kommunens verksamhetsföreträdare kostnadseffektivt och ansvarsfullt.

– Vi har hög kunskap i organisationen.

– Vi skall i vårt arbete utveckla ett långsiktigt miljö- och kvalitetstänkande.

Fastighets Vision

Vi ska betraktas som de som bäst kan tillgodose Umeå kommuns verksamheters behov av lokaler och bostäder.

Vi ska kunna mäta oss med de bästa i branschen.

Fastighets perspektiv

Ekonomi• Bevara/förädla fastigheternas värde • Ekonomi i balans

Medarbetare• Samarbete, mål, kompetens

Kunder• Nöjda, hög tillgänglighet• Behovsanalys

Samhälle• Minskad miljöpåverkan, energianvändning

Strategiska utvecklingsområden

• Kundfokusering

• Organisationsutveckling

• Energioptimering

• Verktygsutveckling

• Kvalitetsutveckling

• Arbetsmiljö

Kundfokus

• Kunderna är främst kommunens olika verksamheter som är hyresgäster i de fastigheter vi har i uppdrag att förvalta. Det är deras krav och önskemål vår kvalitetspolicy och vår kvalitetsdeklaration avser att uppfylla.

• Vår uppdragsgivare är dock ytterst kommunstyrelsen och vid en eventuell konflikt mellan hyresgästernas krav och önskemål och kommunstyrelsens direktiv är det alltså i första hand kommunstyrelsens krav som ska tillgodoses.

• Kvalitetsdeklarationen är fastställd av kommunstyrelsen och är styrande för servicenivån vi ska tillhandahålla våra kunder.

• Fastighet består av flera enheter som samverkar i processflöden som möter och bygger på varandra. Det innebär att dessa är beroende av att uppgifter och underlag levereras enligt fastställda rutiner för att det interna arbetet inte ska försvåras. Fastighets enheter ska därför ha ett kundperspektiv även i det interna arbetet.

Organisationsutveckling

• Fastighetsorganisationen inriktas mot kompetenta beställare och byggherrar.

• Lokalförsörjning och lokalplanering med god omvärldsbevakning.

• Ökad grad av outsourcing / alternativt genomförande.

• Strategiska kompetenser för lokalförsörjning och teknik.

• Ökad grad av ansvars- och befogenhetsomfördelning.

Strategi för kommunens lokalinnehav

Fastighetsägandet • Långsiktigt och totalekonomiskt bästa alternativ

Investeringar och förhyrningar• Behov av lokaler löses inom befintligt bestånd• Vid investeringar ska lokaleffektivitet prioriteras

Byggnadstekniska investeringar och underhåll• Om de är nödvändiga för funktion, myndighetskrav, bevarandekrav,

miljökrav eller lägre D o UH – kostnader.• Anpassas till nytta och tid för verksamheten och efter förvaltningsplan.

Inhyrning• Fastighet hyr in alla lokaler och bostäder

Avveckling• Fastigheter, lokaler och bostäder som inte behövs långsiktigt

Vakanser • Bekostas av KS (sådana som Fastighet inte råder över)

Fastighetsförvaltaren

• Har en nyckelroll

• Omfattar flera kompetensområden– Juridik– Ekonomi– Teknik

• Ständigt i utveckling

Fastighetsförvaltare Umeå kommun

• Företräder Umeå Kommun som hyresvärd och fastighetsägare.

• Är kommunens handläggare och kontaktperson för lokal- och hyresfrågor för interna och externa hyresgäster.

• Svarar för att utveckla och bibehålla goda kundrelationer.

• Inom angivet förvaltningsområde svara för samordning av huvudprocesserna: Anskaffning, Förvaltning och Avveckling, vilket innefattar planering, budget, genomförande och uppföljning.

• Initierar, samordnar och följer upp processerna, vilket omfattar bland annat budget, hyreskalkyler, hyresförhandlingar, upprättande av hyresavtal med hyresgästerna, fastighetsdrift, underhåll, investeringar, rivning och försäljning av lokaler samt verksamhetsanpassningar.

• Fastighetsförvaltaren svarar också inför fastighetschefen för fastigheternas totalekonomi, lokalplanering samt bereder ärenden till TN och andra förekommande nämnder.

• Back- up för andra fastighetsförvaltare.

Fastighetsförvaltarens roll

•Då – Nu• Teknik – Service

• Byggnad – Hyresgäst

• Annonsering – Marknadsföring

• Ensamvarg – Teamwork

Kommunens fastigheter

• Utveckling fram till 90-talet

– Lokaler = gratis resurs

– Ekonomihänsyn endast vid nyproduktion

– Förvaltning = låg status

– Frånvaro av samordning

– Låg flexibilitet

– Lokalkostnadsandelen ökar på verksamheternas bekostnad

Kommunens fastigheter

• Utveckling från 90-talets början

– Ekonomin stagnerar

– Medvetenheten om lokalkostnader ökar

– Alternativa driftformer införs

– Fokusering på lokaleffektivitet

– Samordning

– Professionalism

Kommunens fastigheter

• Framtida utveckling?– Flernyttjande

– Högflexibla lokaler – snabbt föränderliga

– Dygnet runt-nyttjande

– Många olika driftformer

– Kundfokus – efterfrågestyrd förvaltning

– Valfrihet

– Grundservice – Helhetslösningar

– Kvalitetstänkande – Miljötänkande

– Lokalresursplanering

Omfattning

• In- och uthyrning av lokaler• Lokalplanering• Hyresförhandlingar• Besiktningar

• Fastighetsdrift• Skötsel och tillsyn• Underhåll

• Investeringar i byggnader• Ny-, till- och ombyggnationer• Reinvesteringar

Stödprocesser

• Fastighetsdrift

• Hyresadministration

• Fastighetsekonomi

• Byggprojektledning

• Underhållsplanering

• Registerhantering

Fastighetsdrift

• Skötsel/tillsyn

• Avhjälpande underhåll

• Förebyggande underhåll

• El, värme, vatten, kyla

• Myndighetsförelägganden • Arbetsmiljö• Miljö• Brand• Etc.

Hyresadministration

• Hyresdebiteringar och utbetalningar

• Avtalshantering inkl bevakning

• In- och utflyttningsbesiktningar

• (Krav- och inkassoverksamhet)

Fastighetsekonomi

• Budget

• Redovisning

• Månadsuppföljning

• Analyser

Byggprojektledning

• Upphandling av konsulter

• Upphandling av entreprenörer

• Kontroll

• Besiktningar

• Överlämnande

Underhållsplanering

• Långsiktigt planerat underhåll (LPU)

• Statusbesiktningar

• Rullande underhållsplan

• Ajourhålla underhållssystem

Registerhantering

• Fastighetsdatabas

• Ritningsarkiv

• Nyckel- & låssystem

Fastighetsdatabas

• Struktur• Fastighetsbestånd

• Lokalkategorier/verksamheter

• Objekt

• Fastighet

• Byggnad

• (Lokal)

• Rum

• (Komponenter)

Huvudprocesser

– Anskaffa

– Förvalta»Vidmakthålla»Förädla

– Avveckla

Anskaffa

• Bygga nytt

• Bygga till

• Förvärva

• Hyra in

Vidmakthålla

• Underhålla• Långsiktigt planerat underhåll• Förebyggande underhåll

• Reinvestera• Utbyte av komponenter

Förädla

• Anpassa

• Effektivisera

• Förbättra

Avveckla

• Sälja/avyttra

• Riva

• Säga upp avtal

FastighetsförvaltningOffentlig sektor Privat sektor

Förvaltningsmodellen

• Behovsstyrd

• Anslagsfinansierad

• Ramtänkande

• Självkostnad

• Interna transaktioner

• Interna avtal

• Politiska avvägningar

Privat regi

• Avkastningsstyrd

• Lönsamhetskrav

• Flera överlåtelser

• Högre flexibilitet

• Mindre administration

• Långa avtal

Yttre krav

• Arbetsmiljöverket

• Boverket

• Räddningsverket

• M.fl.

Obligatoriska kontroller

• Systematiskt brandskyddsarbete (SBA)

• Hissar

• Tryckkärl

• Kylmedia

• Ventilation (OVK)

• Elrevision

• M.fl.