kmo & ict
DESCRIPTION
Kostenbesparing door ICT?TRANSCRIPT
![Page 1: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/1.jpg)
Forum For the Future
« K.M.O. & I.C.T. »Laurens Van den Wijngaert
BackBone media
Marketing & Communicatie voor de KMO
![Page 2: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/2.jpg)
Overzicht
Een overzicht?
Of erger; een inhoudstafel?
Saai!
Laat ons meteen van wal steken!
![Page 3: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/3.jpg)
Wie is wie?
• BackBone media
• Van den Wijngaert & Partners
• En…
U !
![Page 4: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/4.jpg)
• Marketing & Communicatie voor de KMO– Interactief– Meetbaar– Verstaanbaar– Betaalbaar
• Organisatie, …een uit de hand gelopen hobby …– Idem dito !
Want onlosmakelijk verbonden met elkaar!
![Page 5: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/5.jpg)
• Accountancy & Fiscaliteit• Fiscaal & bedrijfsadvies• Starterservice & Successieplanning
• opgericht in 1981• 9 medewerkers• 2 kantoren• Actief: van Heist-aan-Zee tot Maaseik
van noordelijk Antwerpen tot Halle
![Page 6: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/6.jpg)
U …
… de ‘crème de la crème’ !
![Page 7: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/7.jpg)
Ziezo,
nu alle actoren alle clowns kennen,
kan deze opvoering starten…
![Page 8: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/8.jpg)
Maar eerst,
enkele waarschuwingen…
![Page 9: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/9.jpg)
Een gewaarschuwd publiek…
• Wij verafschuwen het volgen van presentaties; daarom geven we ze zelf…
• Wij hebben de wijsheid niet in pacht; wel zoeken we ze onophoudelijk…
• Wij vonden het warm water niet uit; wel verbaast het ons dat we voorlopig met zo weinig zijn…
![Page 10: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/10.jpg)
• Wij hebben meerdere stopwoordjes en neen, wij hoeven na de presentatie niet te weten hoe vaak we ze gebruikten;
• Wij waarderen een eerlijk publiek, maar… luidop snurken is ons inziens ietsje té eerlijk…
• Neen wij zijn geen IT-ers, bespaar ons dus uw technische vragen en onze daaropvolgende schaamte!
Een gewaarschuwd publiek…
![Page 11: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/11.jpg)
Een geïnformeerd spreker…
• U bent succesvol in wat u doet, anders lag u niet wakker van de ‘future’;
• U bent beoefenaar van een vrij beroep en hebt dus eigenlijk nauwelijks tijd voor dit forum, laat staan deze spreekbeurt;
• Wat men ook beweert, u verdrinkt in de paperassen en heeft nood aan praktische tips en een piekfijne organisatie!
![Page 12: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/12.jpg)
Bedoeling van ons onderonsje…
• Op een luchtige manier enkele voorbeelden aanhalen van wat de juiste I.C.T. op de juiste plaats kan betekenen.
• K.M.O. en I.T. / I.C.T.?
“You can’t live with them, can’t live without them”
![Page 13: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/13.jpg)
To ICT or not to ICT, dat is…
-vraag !de
![Page 14: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/14.jpg)
• De Viagra van uw slappe administratie?
• De wasverzachter van uw ruwe to-do lijst?
• De passe-partout voor uw geblokkeerde hardware?
• De rode peper in smakeloos archief?
Kortom…
Is ICT een wondermiddel?
![Page 15: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/15.jpg)
… is ICT uw …
![Page 16: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/16.jpg)
De KMO & haar ICT… problemen…
Conservatief:
“We werken al jaren op die manier,
waarom zouden we dat veranderen?!?!”
![Page 17: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/17.jpg)
ICT & interne organisatie worden binnen de KMO…
…stiefmoederlijk behandeld.
De KMO & haar ICT… -problemen…
![Page 18: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/18.jpg)
‘Jobprotectionisme’:
men graaft zich in en wijkt geen meter van z’n stelling…
De KMO & haar ICT… -problemen…
![Page 19: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/19.jpg)
Uw IT-partner (‘lokale’ reseller) praat Chinees…
De KMO & haar ICT… -problemen…
![Page 20: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/20.jpg)
Zal u de besteedde ICT-budgetten nog ooit terugzien?
De KMO & haar ICT… -problemen…
![Page 21: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/21.jpg)
De KMO & haar ICT… -problemen…
Te snel willen gaan, in enkele maanden tijd van het Stenen
Tijdperk naar 2050 willen evolueren…
![Page 22: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/22.jpg)
De KMO & haar ICT… -problemen…
Bij vernieuwingen/veranderingen vergeet men steeds weer
dat het in de 1ste plaats om mensen gaat!
Ieder bureau kent ze, toch?!
Hou rekening met hun gevoeligheden en eigenschappen!
Heb je de gebruiker niet mee, dan was alles voor niets!
![Page 23: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/23.jpg)
De KMO & haar ICT… -problemen…
Het “boys & toys”-effect:
“Als de buurman dat heeft, dan moet ik dat ook hebben!”
“De nieuwste trend, yes, nu ben ik ‘in’!”
Mooi voorbeeld:
De ‘smart phone’ (BlackBerry, iPhone, HP iPaq, HTC,…).
Gevolg:
Geld weggegooid!
Parels voor de zwijnen!
![Page 24: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/24.jpg)
De KMO & haar ICT… problemen…
Vooroordelen:
“Nodeloze kosten! Veel te duur!”
“Allemaal amusement en tijdverlies!”
“Daarmee verdienen we onze centen niet hoor!”
“Ik hoef geen Tomorrow’s Office, neen dank je!”…
Fout! Want…- Onbekend is onbemind!- ICT hoeft niet groots en/of duur te zijn om u al te helpen!- Verwar aub ‘ICT’ niet met uw ‘interne organisatie’!- Ga eerst op zoek naar een partner die uw taal
spreekt!
![Page 25: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/25.jpg)
De KMO & haar ICT… Wat?
K.M.O.:
Kleine of Middelgrote Onderneming
I.C.T.:
Informatie- & CommunicatieTechnologie
Informatietechnologie:
Hard-, software & bijhorende diensten
Communicatietechnologie:
Communicatieapparatuur & -diensten
![Page 26: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/26.jpg)
De KMO & haar ICT… Analyseer!
Uw I.C.T., hoe is het ermee gesteld?
• Hoe verloopt het werk bij u op kantoor? (‘workflow’)
• Wat heeft u in huis (aan I.T.!)?
• Wat wordt daarvan optimaal benut?
Analyseer of laat analyseren!
Stel een boekhouding op van uw hard- en software!
En… ga even zitten alvorens men u nadien de
resultaten voorleest!
![Page 27: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/27.jpg)
De KMO & haar ICT… Analyseer!
Voorbeeld Van den Wijngaert & Partners:
I.C.T., hoe is het ermee gesteld?
• Wel bep. automatismen maar niet op elkaar afgestemd en/of elk haar/zijn eigen werkwijzen;
• Versch., vaak elkaar overlappende software;
• Boekhoudpakket: +/- 40% v.d. mogelijkheden onbenut;
• Relatief hoog papierverbruik = kost;
• Gefragmenteerde informatie & versch. kopijen v 1 doc;
Analyse gebeurde intern (periodiek werkgroepje)
en kostte heel wat tijd (en dus ook geld).
Rendement??
![Page 28: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/28.jpg)
De KMO & haar ICT… Analyseer!
Dus wat met al die ‘verloren’ uren (cfr. analyse)?
Waar zit het rendement?
U bent beoefenaar van een vrij beroep (accountant,
boekhouder, revisor…). Aan uw klant het belang van een
goede administratie uitleggen.
Moeilijk hé?
I.C.T.-aankopen (investeringen) IS NIET hetzelfde als
‘vervangen wat defect is’ !
![Page 29: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/29.jpg)
De KMO & haar ICT… Analyseer!
= NIET ‘welke computers/printers hebben we?
1. Hoe verloopt de werkstroom? (infostroom)
Levensloop van elk document / elke opdracht/vraag?
2. Leveranciers & (onderhouds)contracten?
3. Inloggegevens, paswoorden, enz.?
4. Flexibiliteit / dynamiek van gegevens oké?
5. Automatisering van stroom / gegevens mogelijk?
6. Veiligheid van gegevens?
7. Onderlinge communicatie?
En automatisch heeft u hard- & software opgelijst……
![Page 30: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/30.jpg)
De KMO & haar ICT… Analyseer!
Praktisch?
Duid een of meerdere personen binnen bedrijf aan, samen
met of zonder uw I.T.-verantwoordelijke! (werkgroep)
-> betrokkenheid, vertrouwen, interactie
En laat hen op vaste tijdstippen werken rondom analyse.
Of
Stel een bedrijf aan, om in uw plaats deze analyse te doen.
Nadelen: duur + groot gebrek aan kennis v uw bedrijf!
![Page 31: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/31.jpg)
De KMO & haar ICT… Analyseer!
Opm. bij keuze partner & tijdens analyse!
Hard sales versus soft sales!
Nooit met een hongergevoel aankopen in supermarkt doen!
Schrijven is schrappen & ‘less is more’!
En de klassieker der klassiekers: Haast en spoed…
Keuze partner:
• ‘All in one’ of per onderdeel specialist?
• Onderschat / vergeet niet menselijke aspect!
![Page 32: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/32.jpg)
De KMO & haar ICT… Budgetteer!
“Wa kost da?!?!”
![Page 33: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/33.jpg)
De KMO & haar ICT… Budgetteer!
Bij zowel analyse als budgetplanning:
• Zie verschillende kandidaten/bedrijven! (vergelijk!!)• Win zelf informatie in! Onderschat uzelf niet!• Staar u niet blind op dure titels / blitse presentaties!• Meerderheid vd gevallen: steeds meer tijd & geld nodig!• Maak keuze tussen prioriteiten en bijkomstigheden!
• Uw ‘buikgevoel’? Volg dat ook bij uw ICT-keuzes -> de door u gekozen IT-partners -> uw noden & problemen, niet hun catalogus!
![Page 34: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/34.jpg)
De KMO & haar ICT… Budgetteer!
Bij budget hoort.. Tijdsplanning!
![Page 35: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/35.jpg)
De KMO & haar ICT… Plan!
1. Neem uw tijd!
2. Verwacht vertragingen / uitstel,
3. maar vermijd tijdverlies! (vb.: technische werkloosheid tijdens implementaties)!
4. Maak onderscheid tussen essentiële en niet-essentiële hardware, software!
Vb.: boekhoudpakket versus frankeermachine
![Page 36: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/36.jpg)
De KMO & haar ICT… Implementeer!
Computer & printer leveren. Klaar is Kees?
Het gaat om mensen, uw medewerkers!!
Guido Palmans & zijn conservatisme;
Jomme Dockx & zijn papieren ‘fichesbak’;
Lydia Protut & haar controledwang;
Michel Drets & zijn zorg voor kantoorbenodigdheden;
…
![Page 37: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/37.jpg)
De KMO & haar ICT… Implementeer!
Mens & dier = gewoontedieren!
Elke verandering roept weerzin / twijfels op…
Daarom al vanaf analyse : nood aan betrokkenheid!
Bij implementatie : toon voordelen aan!
Vb. bij team Van den Wijngaert & Partners:
‘dual screens’ & ‘headsets’
1ste reactie: “Huh?” … ondervinden praktische voordelen en
2de reactie: “Cool…”
![Page 38: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/38.jpg)
De KMO & haar ICT… Implementeer!
Praktisch?:• Implementatie / installatie buiten kantooruren en/of• op andere locatie (kopij situatie / ‘spiegelbeeld’) en/of• testperiode, parallel met / naast bestaande systeem.
• Leer de pakketten op voorhand reeds kennen (trainingen, demo’s,…)
• Fixeer u op de ‘zwakste leerling’ uit uw klas! Heeft u haar/hem niet mee? Implementatie & toepassing mislukt!
![Page 39: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/39.jpg)
De KMO & haar ICT… Gebruik!
Wat als opleiding en ‘coaching’ niet volstaat?
Wat als weerzin en vooroordelen standhouden?
![Page 40: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/40.jpg)
De KMO & haar ICT… Gebruik!
Vechten tot het bittere einde?
Alleen maar verliezers…
Vb.: Van den Wijngaert & Partners:
• Werknemer X met vooroordelen;
• Zette vooroordelen om in ‘ondergronds verzet’;
• Wou geen uitleg over nieuwigheden meer krijgen;
• Nieuwe onderdelen geïmplementeerd? X bleef op (haar) oude werkwijzen bezig.
Hypothekeert werking kantoor & welslagen v
gedane investeringen!
![Page 41: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/41.jpg)
De KMO & haar ICT… Overdrijf niet!
Vermijd ‘boys & toys’!
Of zoals wijlen Aimé reeds schreef: “Keep it simple!”
Vb. Van den Wijngaert & Partners:• Hardwarekeuze: desktops of laptops?• ‘Smart phones’, echt nodig, voor iedereen?• SharePoint: knap, maar overdrijf niet!
Durf kritisch zijn, ook als uw ICT-partner aangeeft “dat u die
stap toch echt wel zou moeten wagen!”
![Page 42: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/42.jpg)
Kostenbesparing door ICT?
ICT = uw team
uw klanten -> organisatie!
uw diensten
uw communicatie
de nodige hardware + software
ICT = NIET duur
NIET totale makeover in een keer
NIET prestige of imago, maar WEL efficiëntie
ICT = van nieuwe netwerkkabel t.e.m. ‘serverpark’
![Page 43: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/43.jpg)
Kostenbesparing door ICT?
![Page 44: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/44.jpg)
Kostenbesparing door ICT?
Praktijkvoorbeeld:
![Page 45: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/45.jpg)
Kostenbesparing door ICT, bij VdW&P?
Algemene regel:
Zorg dat alles & iedereen met elkaar communiceert!
Vb.: E-mail met agenda, met adresfiches, met
telefooncentrale, met digitaal archief, met register
verzonden brieven, met PC & software, met
printer/scanner/fax
![Page 46: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/46.jpg)
Kostenbesparing door ICT, bij VdW&P?
Dus, koppel interne organisatie aan externe communicatie!
Vbn.:• Website + klantenportaal, gekoppeld aan
boekhoudpakket & administratie!• Periodieke nieuwsbrieven met daarin info over hoe u
werkt, over hun sector,…
![Page 47: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/47.jpg)
Kostenbesparing door ICT, bij VdW&P?
Enkele concrete voorbeelden:
‘fichesbak’ & ‘typemachine’-> openb. map & standaarddoc.
‘boekjes’ & ‘kilopost’ -> klantenportaal & e-mail
‘server’ & ‘onderhoud’ -> max 5j. & hoeveelheid geg.
‘beveiliging’ & ‘toegang’-> afh. v. uw noden
‘planning’ & ‘roepcultuur’ -> openb. agenda’s & dig. fiches
‘paperassen’ & ‘kopijen’-> digitalisering & ‘workflow’
vb.: eCopy
![Page 48: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/48.jpg)
Kostenbesparing door ICT, bij VdW&P?
-> Hardware & software aanpassen! Enkele voorbeelden:
‘Multifunctional’
‘Netwerkprinters’
‘Headsets’ + intelligente, maar makkelijke telefooncentrale
‘Dual screens’
En wat met ERP- en CRM-pakketten & de (K)KMO?
(enterprise resource planning) (bekend vb.: Navision)
(customer relationship management)
![Page 49: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/49.jpg)
Kostenbesparing door ICT, bij VdW&P?
Anno 2009,
moet ICT op KMO-leest geschoeid ,
zeker voor beoefenaars van vrije beroepen,
draaien rondom digitalisering & automatisering!
Dergelijke investeringen:• Hoeven niet groot te zijn om efficiënt te zijn;• Verdienen zichzelf terug indien relevant;• Zullen nog meer toenemen van zodra de Overheid
‘mee is’ & het wettelijk kader uitbreidt!
![Page 50: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/50.jpg)
En dan zwijgen we nog over…
…diezelfde digitalisering, in uw communicatie!
De vrije beroepen moeten dringend meer rekening houden
met de nood aan een actieve communicatie naar klanten &
prospecten toe.
Op betaalbare en meetbare wijze interactief
communiceren, mede dankzij ICT!
‘SOCIAL MEDIA’!
Maar dat is voor een volgend forum…
![Page 51: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/51.jpg)
Nog wakker?
![Page 52: KMO & ICT](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022061119/546adddbaf7959221d8b4da6/html5/thumbnails/52.jpg)
Succes!
Van harte dank voor uw aandacht!
Vragen, meer weten?
http://www.backbonemedia.be/blog