kk bengkel pengurusan organisasi
TRANSCRIPT
KERTAS KERJA
BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI
TARIKH
28 – 29 November 2015
TEMPAT
Bilik Seminar Kolej Burhanuddin Helmi
ANJURAN
Majlis Eksekutif Pelajar Kolej Burhanuddin Helmi.
TEMA
Think Ahead
KERTAS KERJA
BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI KOLEJ BURHANUDDIN HELMI
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
1.0 TUJUAN
Pengusulan kertas kerja ini adalah bagi tujuan memohon pertimbangan dan kelulusan serta
bantuan kewangan dari Pusat Pembangunan Mahasiswa dan Perhubungan Alumni (PPMPA)
untuk mengadakan Bengkel Pengurusan Organisasi. Selain itu, untuk mendapatkan penajaan
daripada badan-badan kerajaan dan swasta dengan tujuan membantu melancarkan perjalanan
program dan memberi makluman secara teperinci mengenai program kepada pihak yang
terlibat.
2.0 PENGENALAN/LATAR BELAKANG
Bengkel Pengurusan Organisasi merupakan program pertama kali yang diadakan di Kolej
Burhanuddin Helmi. Program ini bertujuan untuk mendedahkan kepada ahli sekreteriat
program tentang cara-cara berorganisasi dengan cekap dan berkesan. Sekreteriat program
Bengkel Pengurusan Organisasi ini terdiri daripada 18 mahasiswa yang menjadi pengerak
utama kepada kejayaan bengkel ini. Bengkel yang diadakan selama dua hari di Bilik Seminar
Kolej Burhanuddin ini adalah salah satu inisiatif Majlis Eksekutif Pelajar sendiri untuk
menjelaskan prosedur perlaksanaan aktiviti dan program di Universiti Kebangsaan Malaysia
amnya dan peringkat kolej kediaman khususnya. Mengangkat tema Think Ahead, modul
yang diaplikasikan mampu melatih peserta program menjadi lebih terkehadapan dan
menyeluruh serta berfikiran jauh dalam menghasilkan satu program yang dapat memberi
impak terhadap masyarakat dan bangsa. Selari dengan ciri-ciri yang program berimpak
tinggi iaitu meningkatkan kecemerlangan akedemik dan kompetensi pelajar, bengkel ini
menyumbang kepada peningkatan kebolehpasaran siswa, bersedia untuk berdikari dan
berupaya bekerja dalam birokrasi.
Tiga ahli panel yang berpengalaman dan berkemahiran turut dijemput untuk
mengendalikan slot-slot dalam bengkel pengurusan organisasi. Slot-slot yang diketengahkan
dalam bengkel ini berpaksi kepada tiga bidang utama dalam pengurusan organisasi iaitu,
prosedur dan pelaksanaan aktiviti pelajar, tingkah laku organisasi dan penajaan dan
penjanaan kewangan. Fokus yang diberikan ini bertujuan untuk memperlihatkan kemahiran
dan kaedah perlaksanaan dan perjalanan sesebuah organisasi secara terperinci dan
menyeluruh. Bengkel ini juga sebagai platfom membentuk nilai kerjasama dan saling
membantu dalam kalangan sekreteriat program dan peserta. Selari dengan KRA UKM 1:
Graduan beraspirasi kebangsaan, berkompeten, berdaya saing dan inovatif, bengkel ini
bertujuan untuk melahirkan mahasiswa yang berfikiran kritis dan kritikal. Perkongsian
kepakaran dan kemahiran daripada panel jemputan dapat membuka ruang dan peluang
kepada peserta bengkel untuk menimba ilmu mengenai pengurusan organisasi. Bengkel ini
perlu dilaksanakan sebagai mekanisme tambahan kepada mahasiswa yang aktif berprogram
agar kepakaran dan kemahiran dapat diasah. Perjalanan sesebuah program akan lebih lancar
dan sistematik jika ahli yang mengerakkan program tersebut telah dilengkapkan dengan ilmu
pengurusan organisasi sepenuhnya. Inovasi yang cuba diketengahkan dalam bengkel
pengurusan organisasi pada kali ini adalah dari segi pengisiannya di mana peserta bukan
sahaja hanya mendengar ilmu yang disampaikan tetapi juga mempratikkan apa yang
diperoleh secara amali.
3.0 OBJEKTIF
3.1 Menyediakan satu slot kursus mengenai penjanaan kewangan dan pemasaran bagi
melancarkan perjalanan sesebuah program bertepatan dengan KRA UKM 5: Penjanaan
Kewangan Secara Optimun Dan Strategik.
3.2 Menyediakan latihan pengaplikasian teori pengurusan untuk meningkatkan prestasi
organisasi selaras dengan KRA UKM 4: Sumber Manusia dan Institusi Cemerlang.
3.3 Mengalakkan persaingan ilmu dalam kalangan peserta program melalui tugasan yang
diberikan selaras dengan KRA UKM 1: Graduan Beraspirasi Kebangsaan, Kompeten,
Berdaya Saing dan Inovatif.
4.0 TEMA
Think Ahead
5.0 ANJURAN
Sekretariat Bengkel Pengurusan Organisasi Sesi 2015/2016
Kolej Burhanuddin Helmi
Universiti Kebangsaan Malaysia.
6.0 TARIKH DAN MASA
Program ini dicadangkan untuk diadakan pada :
Tarikh : 28 - 29 November 2015
Hari : Sabtu - Ahad
Masa : 9.00 am - 5.00 pm
7.0 TEMPAT PROGRAM
Tempat program yang dicadangkan ialah :
Bilik Seminar Kolej Burhanuddin Helmi.
8.0 INOVASI
Status quo memperlihatkan kemahiran pengurusan organisasi dan penganjuran program telah
dimiliki oleh para pelajar di Kolej Burhanuddin Helmi. Namun kemahiran yang dimiliki
tersebut diperoleh daripada pengalaman pertama kali penganjuran program dan budaya kerja
oleh senior kelab dan organisasi. Oleh itu, inovasi yang dilakukan adalah dalam bentuk
peningkatan dan pemerkasaan kecekapan pengurusan organisasi dan penganjuran program.
Maka melalui bengkel ini menampilkan tenaga pakar yang mahir dalam bidang ini bagi
membuat perkongsian kepakaran dengan para pelajar yang bakal menganjurkan program
program Kolej Burhanuddin Helmi agar gerak kerja yang dilakukan adalah lebih efisien.
9.0 PUBLISITI
Publisiti bagi majlis ini bercadang dilaksanakan sekitar Kolej Burhanuddin Helmi khususnya
kerana fokus bengkel ini lebih kepada pelajar tahu satu Kolej Burhanuddin Helmi.
i. Poster
ii. Hebahan melalui facebook
Poster akan ditampal di setiap blok kediaman dan di bangunan pentadbiran. Sebarang info
mengenai bengkel akan dimaklumkan melalui media sosial seperti facebook dan pengumunan
dari semasa ke semasa.
10.0 CADANGAN PERASMI
I. Dr. Muhamad Rahimi bin Yusop
Pengetua Kolej Burhanuddin Helmi,UKM.
II. Dr. Zalifah binti Mohd Kassim
Timbalan Pengetua Kolej Burhanuddin Helmi,UKM.
11.0 PENGLIBATAN AHLI-AHLI PROGRAM
1.Peserta : 50 orang
2.Sekreteriat : 16 orang
3.Panel : 6 orang
4.Perasmi : 2 orang
12.0 STRUKTUR ORGANISASI
Rujuk Lampiran A
13.0 TENTATIF PROGRAM
Rujuk Lampiran B
14.0 BELANJAWAN PROGRAM
Rujuk Lampiran C
15.0 PERINCIAN PROGRAM
15.1 Slot Ceramah 1: Prosedur & Pelaksanaan Aktiviti Pelajar
Pn. Nor Intan Zanariah Binti Abd Aziz merupakan Pegawai Tadbir di Pusat
Pembangunan Mahasiswa & Perhubungan Alumni (PPMPA) akan melakukan
perkongsian berkaitan pengenalan dan peranan PPMPA berserta prosedur dan
pelaksanaan aktiviti pelajar. Penganjuran program di UKM sangat berkait rapat
dengan PPMPA dan memerlukan para pelajar memiliki hubungan yang baik
dengan pihak PPMPA. Atas faktor ini, pengenalan terhadap PPMPA menjadi
sangat signifikan termasuklah tatacara yang telah ditetapkan kepada para pelajar
untuk dipatuhi. Sehubungan dengan itu, mempelajari sistem di UKM menjadi
prasyarat kepada setiap penganjur program di UKM di samping menguasai
kaedah pelaksanaan aktiviti pelajar. Pengisian ini menjadi tuntutan terhadap
program di mana Bidang Keberhasilan Utama (KRA) UKM 1: Graduan
Beraspirasi Kebangsaan, Berkompeten, Berdaya Saing dan Inovatif menjadi
denyut nadi slot ini. Maka penyampaian ini mestilah disampaikan oleh wakil
yang berkaitan sendiri. Butiran slot ini adalah seperti berikut:
Durasi : dua jam
Perkongsian : 1 jam 30 minit
Soal jawab : 30 minit
15.2 Slot Ceramah 2: Tingkah Laku Organisasi
Slot ini akan diisi oleh seorang panel, En. Awang Fardillah Awang Hussin yang
merupakan seorang pensyarah muda UiTM Sarawak dan kini bergelar pelajar
pascasiswazah Sains Politik dan menginap di Kolej Burhanuddin Helmi.
Kemahiran beliau adalah dalam bidang pentadbiran dan pengurusan organisasi
berdasarkan latar belakang pendidikan dan pengalaman yang ada. Kriteria ini
menjadikan beliau sebagai panel yang sesuai untuk membuat perkongsian ilmu
bersama peserta. Panel akan memberikan pendedahan mendalam berkaitan
dengan tingkah laku organisasi yang menyentuh beberapa perkara penting seperti
proses organisasi (organizational processes). Proses organisasi merangkumi tiga
teras utama iaitu struktur organisasi, budaya organisasi dan perubahan organisasi.
Tiga kerangka ini menjadi kunci kepada kelancaran pelaksanaan program secara
cekap dan berkesan. Bukan sekadar itu kemahiran yang perlu digarap oleh peserta
juga adalah bertepatan dengan KRA UKM 4: Sumber Manusia Dan Institusi
Cemerlang. Pengisian yang diberikan juga akan turut disertakan dengan bahan
nota pembentangan oleh ahli panel. Butiran slot ini adalah seperti berikut:
Durasi : dua jam
Perkongsian : 1 jam 30 minit
Soal jawab : 30 minit
15.3 Slot Ceramah 3: Penjanaan & Penajaan Kewangan
Sumber kewangan menjadi nadi utama kepada kelangsungan sesebuah program
yang dianjurkan oleh mana-mana organisasi. Oleh itu seorang panel yang
berpengalaman dalam bidang pemasaran iaitu En. Bisharuzi Bin Omar akan
berkongsi kepakarannya dengan lebih menyeluruh. Beliau akan mengupas intipati
pemasaran dari segi pembinaan jalinan rangkaian hubungan dengan pihak
korporat dan industri beserta teknik dan kemahiran berkesan untuk mendapatkan
penajaaan dana program. Perkara ini juga memenuhi KRA UKM 3:
Perkongsian Pintar dan Keterlibatan Strategik dan KRA UKM 5:
Penjanaan Kekayaan secara Optimum dan strategik. Butiran slot ini adalah
seperti berikut:
Durasi : dua jam
Perkongsian : 1 jam 30 minit
Soal jawab : 30 minit
15.4 Pembentangan Projek Kumpulan
Proses pembelajaran secara teori memerlukan latihan amali bagi memberikan
kefahaman yang lebih mendalam kepada para peserta. Para peserta akan
dibahagikan kepada lima kumpulan sesuai dengan bilangan program kolej yang
bakal dianjurkan. Kemudian para peserta akan diberikan taklimat ringkas
berkaitan program tersebut pada sesi terakhir 28 November 2015. Setiap
kumpulan diberikan tugasan untuk membuat perancangan program masing-
masing dan perangkaan gerak kerja bagi melaksanakan program yang telah
ditetapkan tersebut. Proses ini akan bermula pada awal slot bertarikh 29
November 2015. Masa yang diberikan adalah selama 3 jam dan sesi
pembentangan bagi setiap kumpulan adalah selama 15 minit.
15.5 Apa Kata Juri?
‘Apa Kata Juri?’ merupakan slot yang dikhususkan oleh barisan panel penilai
untuk memberikan ulasan lanjut terhadap pembentangan lima projek yang telah
diberikan kepada kumpulan masing-masing. Slot adalah penting di mana
kemahiran dan pengelaman para ahli panel dapat menentukan tahap kebolehan
semasa para peserta setelah seharian diberikan penerangan mendalam tentang
pengurusan organisasi. Elemen yang akan dinilai semasa pembentangan tersebut
adalah seperti pemikiran kritis dan inovatif, kerja berpasukan, strategi pemasaran,
dan literasi dan pengurusan maklumat yang efisien. Bagi setiap elemen tersebut,
intipati yang boleh diukur adalah:
KRITERIA PENILAIAN (%)
Struktur organisasi 20
Perancangan gerak kerja berdasarkan garis masa 20
Bidang tugas yang diberikan 20
Strategi pemasaran 20
Dokumentasi keseluruhan perancangan 20
JUMLAH KESELURUHAN PENILAIAN 100
15.6 Refleksi: Mudahnya Berprogram
Slot ini merupakan slot terakhir bagi penyertaan para peserta. Slot ini memiliki
beberapa kepentingan utama seperti menyediakan wadah kepada ahli sekretariat
program kolej untuk meluahkan pandangannya berkaitan dengan kaedah
pelaksanaan aktiviti pelajar di UKM dan KBH. Maka, penganjur bengkel kali ini
boleh menjadikan luahan itu sebagai maklum balas verbal terhadap keberkesanan
bengkel ini justeru menjustifikasikan keyakinan para penganjur bahawa program-
program kolej yang dirancang mampu divisualisasikan dengan baik dan jelas.
Butiran slot ini adalah seperti berikut:
Durasi : 15 minit
Peserta : Wakil kumpulan
15.7 Anugerah Pembentangan Projek
Anugerah pembentangan projek akan diberikan kepada setiap kumpulan sebagai
tanda penghargaan terhadap komitmen yang diberikan kepada urusetia bengkel
ini. Selain itu, anugerah ini juga adalah tanda pengiktirafan kebolehan yang
dimiliki oleh setiap kumpulan setelah menghadiri dan menjalani bengkel ini
secara intensif. Anugerah yang diberikan pula adalah bertitik tolak daripada
kriteria penilaian yang digunakan oleh para juri. Kategori anugerah adalah seperti
berikut:
i. Anugerah Kumpulan Efektif
ii. Anugerah Kumpulan Kristis & Inovatif
iii. Anugerah Pemasaran Terbaik
iv. Anugerah Pengurusan Maklumat Terbaik
v. Anugerah Pengurus Terbaik (Orientasi Kecemerlangan)
16.0 CADANGAN PANEL
Rujuk Lampiran D
17.0 PEJABAT URUSAN
Sebarang maklumat lanjut, penerangan, pertanyaan dan urusan serta surat menyurat, sila
hubungi:
Sektretariat Bengkel Pengurusan Organisasi
Kolej Burhanuddin Helmi
Universiti Kebangsaan Malaysia
43600 Bangi
Selangor Darul Ehsan.
(u/p : Ketua Pengarah)
Nama : Nur Fatihah Bt Ismail
Tel : 0136701295
18.0 PENUTUP
Diharapkan agar kertas kerja Bengkel Pengurusan Organisasi ini mendapat kelulusan
daripada pihak PPMPA dan juga amat diharapkan pihak PPMPA mempertimbangkan
sewajarnya untuk meluluskan permohonan bantuan kewangan seperti yang telah dinyatakan.
Selain itu diharap Bengkel Pengurusan Organisasi ini dapat menjadi titik lonjakan bagi
sekreteriat program untuk mendalami ilmu berorganisasi secara mendalam dan berkesan
serta mengaplikasikan ilmu tersebut ketika berprogram sehinggalah melangkah ke alam
pekerjaan. Bengkel ini merupakan platform yang tepat bagi mereka yang baru berjinak-jinak
untuk menguruskan sesuatu program di samping menghayati 6 KRA UKM yang telah
digagaskan demi menjunjung institusi pendidikan kebangsaan UKM sebagai Pendaulat
Amanah Negara.
Disediakan oleh,
NUR FATIHAH BINTI ISMAIL
Ketua Pengarah
Bengkel Pengurusan Organisasi
Kolej Burhanuddin Helmi Sesi 2013/2014
Universiti Kebangsaan Malaysia.
Disemak oleh,
ANIS ANWAR BIN SUHAIMI
Felo Penasihat
Bengkel Pengurusan Organisasi
Kolej Burhanuddin Helmi Sesi 2013/2014
Universiti Kebangsaan Malaysia.
Disokong oleh,
DR ZALIFAH
Timbalan Pengetua
Kolej Burhanuddin Helmi
Universiti Kebangsaan Malaysia
Disahkan oleh,
DR. MUHAMAD RAHIMI BIN YUSOP
Pengetua
Kolej Burhanuddin Helmi
Universiti Kebangsaan Malaysia.
LAMPIRAN A
STRUKTUR ORGANISASI
BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI 2015/2016
Penaung
Y.Bhg.Prof Datuk. Dr. Noor Azlan Ghazali
Naib Canselor UKM
Pengerusi
Y.Bhg.Prof. Datin Noor Aziah Mohd Awal
Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni), UKM
Penasihat Utama
Dr. Muhammad Rahimi bin Yusop
Pengetua Kolej Burhanuddin Helmi , UKM
Felo Penasihat
Anis Anwar bin Suhaimi
Felo Kolej Burhanuddin Helmi, UKM
Ketua Pengarah
Nur Fatihah Bt Ismail
A149789/ FKAB/2/013-6701295
Timbalan Ketua Pengarah
Rutra Devi A/P Tharumalay
A148546/FSSK/2/014-6387049
Setiausaha
Amira Binti Ismail
A149167/FST/2/012-4098785
Bendahari
Nur Alia Syahida Binti Nik Hasbullah
A151349/FPEND/2/013-5375353
Pengarah Program
Nurul Fathira binti Misron
A143928/FKAB/3
AJK Program
Udaimatun Nur binti Sudin
A145833/FST/3
Pengarah Perhubungan Awam
Hemananthini A/P Naganathan
A144586/FSK/3
AJK Perhubungan Awam
Nur Anis Nazriah binti Noor Ismadi
A150627/FKAB/2
Pengarah Teknikal
Muhammad Mustaqim Bin Aziza
A149742/FKAB/2
AJK Teknikal
Goh Yee Zee
A148491/FSK/2
Pengarah Logistik
Nurul Farahim bt Kamar Nor
A149959 /FKAB/ 2
Ajk Logistik
Abdul Halim Bin Ahmad Zaki
A150264 /FKAB/2
Pengarah Protokol
Nur Amalina Binti Khairul Anuar
A143956/FKAB/3
Ajk Protokol
Noor Amira binti Mohamad
A150776/FSSK/3
Pengarah Cenderahati
Muniroh Bt Baharin @ Bahadon
A149001/FKAB/2
Pengarah Tugas-tugas Khas
Nur Adilah’ binti Md Adnan
A146396/FKAB/3
AJK Tugas-tugas Khas
Nur Fazlin binti Mohd Aziz
A150497/FKAB/2
LAMPIRAN B
TENTATIF PROGRAM
28 NOVEMBER 2015
SABTU
MASA PERKARA TEMPAT
8.30 pagi
Pendaftaran peserta
Sarapan
Bilik Seminar Kolej
Burhanuddin Helmi
8.45 pagi Ketibaan tetamu kehormat
9.00 pagi Nyanyian lagu
Bacaan doa
Ucapan Perasmian Bengkel:
Y. Bhg. Dr. Muhamad Rahimi bin Yusop
Pengetua Kolej Burhanuddin Helmi
9.30 pagi Slot Ceramah 1: Prosedur & Pelaksanaan
Aktiviti Pelajar
Pn. Nor Intan Zanariah Binti Abd Aziz
Eksekutif Pentadbiran PPMPA
11.30 pagi Slot Ceramah 2: Tingkah Laku Organisasi
En. Awang Fardillah Awang Hussin
Pensyarah Muda UiTM Sarawak
1.30 tengah hari Rehat
2.00 petang Slot Ceramah 3: Penjanaan & Penajaan
Kewangan
En. Bisharuzi Bin Omar
Pegawai Sains, LESTARI.
4.00 petang Pembahagian kumpulan dan tugasan.
5.00 petang Bersurai
29 NOVEMBER 2015
AHAD
8.30 pagi Pendaftaran Peserta
Sarapan
Bilik Seminar Kolej
Burhanuddin Helmi
9.00 pagi Perbincangan dan persiapan projek.
12.00 tengah hari Pembentangan projek Kumpulan 1
Pembentangan projek Kumpulan 2
12.30 tengah hari Rehat
1.30 petang Pembentangan Projek Kumpulan 3
Pembentangan Projek Kumpulan 4
Pembentangan Projek Kumpulan 5
2.30 petang Apa Kata Juri?
3.45 petang Refleksi: Mudahnya Berprogram.
4.00 petang Anugerah Pembentangan Projek
4 .30 petang Bersurai
LAMPIRAN C
ANGGARAN PENDAPATAN
ANGGARAN PERBELANJAAN
BIL PERKARA RM
1.
2.
Sumbangan Tabung Majlis Eksekutif Pelajar
Sumbangan Pusat Pembangunan Mahasiswa dan Perhubungan Alumni
300.00
200.00
JUMLAH 500.00
BIL PERKARA RM
1. PROGRAM
Slot Ceramah 1
o Salinan nota (RM 0.05 x 10 helai x 50 peserta)
Slot Ceramah 2
o Salinan nota (RM 0.05 x 22 helai x 50 peserta)
Pembentangan Projek
o Kertas mahjong 70 gsm 25" x 37 ( RM 0.20 x 10 helai)
o Marker Pen – Permanent ( RM 15.00 x sedozen)
25.00
55.00
1.00
15.00
JUMLAH 96.00
2.
CENDERAMATA
Hamper ( RM 15.00 x 5 unit)
Cenderamata perasmi ( RM 15.00 x 1 unit)
Cenderamata panel (RM 15.00 x 3 orang)
Cenderamata juri (RM 15.00 x 3 orang)
75.00
15.00
45.00
45.00
JUMLAH 180.00
3 JAMUAN
Air Mineral R O SEAMASTER (230ml x 35 botol)
(RM 15.00 x 3 kotak)
45.00
JUMLAH 45.00
3
TUGAS-TUGAS KHAS
A4 paper ( RM 12.00 x 1 RIM )
Poket fail ( RM 0.50 x 50 peserta )
Pen ( RM 1.00 x 50 peserta )
Sijil penyertaan (RM 1.00 x 50 peserta)
12.00
25.00
50.00
50.00
JUMLAH 137.00
4 RENCAM 42.00
JUMLAH KESELURUHAN 500.00
LAMPIRAN D
CADANGAN PANEL
PANEL 1
A.Maklumat Peribadi
Nama : Awang Fardillah bin Awang Hussin
Jantina : Lelaki
Umur : 34 tahun
Kerjaya : Pensyarah muda pentadbiran awam dan sains politik ,UiTM Sarawak
Emai : [email protected]
B. Latar Belakang Pendidikan
1. Diploma Pentadbiran Awam , UiTM Sarawak.
2. Ijazah Sarjana Muda Sains Pentadbiran Dan Pengajian Polisi.
3. Master Sains Politik , Universiti Kebangsaan Malaysia.(2015)
C. Pengalaman Berorganisasi
1. Penasihat Majlis Orientasi Pelajar Baru selama tujuh tahun.
2. Penasihat Jawatankuasa Perwakilan Kolej.
3. Fasilitator Kem Gemilang UiTM.
4. Fasilitator Kursus Pembantu Mahasiswa UiTM Sarawak.
5. Fasilitator Majlis Perwakilan Pelajar.