KISIM 9: DİĞER KONULAR

AVRUPA KOMİSYONU

AVRUPA BİRLİĞİ POLİTİKALARI ÇERÇEVESİNDE KURUMSAL YAPILANMA

“EŞLEŞTİRME” PROJELERİ HAKKINDA REFERANS KILAVUZ

REVİZYON (MAYIS 2007)

Bu Eşleştirme kılavuzu, eşleştirme projelerinin hazırlanması ve uygulanması aşamalarında görev alan kişiler için en pratik ve kapsamlı bilgiyi içermektedir.

İÇİNDEKİLER

6KISIM 1: GİRİŞ

61.1 Kurumsal Yapılanma Aracı Olarak Eşleştirme

81.2 Eşleştirme için AB Finansmanına İlişkin Açıklama

9KISIM 2: EŞLEŞTİRME PROJESİNİN BİLEŞENLERİ

92.1 Tüm Eşleştirme Projelerinin Ana İlkeleri

92.2 Proje Liderleri (PL) ve Yerleşik Eşleştirme Danışmanı (YED)

92.2.1 Proje Liderleri

102.2.2 Yerleşik Eşleştirme Danışmanı (YED)

122.3 Eşleştirme “İş Planı”

122.4 Faydalanıcı Ülkelerin Rolü (Faydalanıcı ülke)

132.5 Üye Ülkelerin Rolü

142.6 Komisyonun Rolü

142.6.1 Komisyonun Genel Rolü

152.6.2 IPA Kapsamında Komisyonun Belirli Katılımı (Geçiş Kolaylığı da dahil)

162.7 Faydalanıcı Ülkedeki İdari Ofisin Rolü

162.7.1. IPA Kapsamında İdari Ofisin Rolü ( Geçiş Kolaylığı dahil)

19KISIM 3: TEKLİFLERİN SUNULMASI VE SEÇİLMESİ SÜRECİ

193.1. Teklif Çağrısı

193.1.1 Teklif Çağrısı

193.1.2 Tekliflerin Sunulması

203.1.3 Eşleştirme teklifleri sunulurken uyulacak temel kurallar:

203.2 Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Yetkilendirilmiş Kuruluşlar

223.3 Üye Ülke Konsorsiyumları

223.4 Eşleştirme Ortaklarının Seçimi

233.4.1. Geçiş Kolaylığı Dahil IPA Kapsamında Seçimlerin Yapılması

243.4.2 Kayıt, Seçim ve Değerlendirme Prosedürleri Tablosu

243.5 Seçimlerin Özeti

243.6 Yeniden Dolaşıma Çıkma İhtimali

243.7 Eşleştirme İş Planının ve Eşleştirme Kontratının Düzenlenmesi

253.7.1. Geçiş Kolaylığı da Dahil IPA Altında Eşleştirme Kontratının ve İş Planının Düzenlenmesi

263.8 Eşleştirme Kontratının Onaylanması

263.8.1. Geçiş Kolaylığı da Dahil IPA Kapsamında Eşleştirme Kontratının Onaylanması

273.9 Eşleştirme Kontratının İmzalanması

273.9.1 Ön Açıklamalar

283.9.2 Eşleştirme Kontratlarını İmzalayanlar

293.10 Eşleştirme Kontratının Bildirilmesi

29KISIM 4: AYRINTILI PROJE HAZIRLANMASI

294.1 Zorunlu Sonuçlara ulaşmak için Projenin Hazırlanması

304.2 Göstergeler, Zaman Çizelgeleri, Süre ve Risk Analizi

314.3 Proje Yönetimi Görevlerine Karar Verilmesi

334.4 Faydalanıcı Ülke Girdileri (Personel ve Altyapı)

344.5 Üye Ülke Girdileri (Personel)

344.5.1 Personelin Teknik Bilgisi ve Zamanı

344.5.2 Proje Lideri

344.5.3 Yerleşik Eşleştirme Danışmanı (YED)

354.5.4 Proje Lideri’nin ya da YED’in Değişmesi

354.5.5 Personelin Milliyeti

354.6 Yönetim ve Muhasebe

364.7 Çeviri Hizmetleri

364.7.1 YED için dil/proje asistanı

364.7.2 Yazılı Çeviri

364.7.3 Sözlü Çeviri

364.8 Seminerler, Eğitimler ve Stajlar

374.9 Öngörülmeyen Girdiler

374.10 Proje Sunum Özeti

37KISIM 5: EŞLEŞTİRME PROJESİ BÜTÇESİ

375.1 Proje Bütçesi (Eşleştirme Kontratı Ek III)

375.1.1 Bütçenin İçeriği

385.1.2 Ödenebilir Giderler

385.1.3 Bütçenin Hazırlanması

395.2 Eşleştirme Kontratı Hazırlanırken Yapılan Harcamaların Tahsilatı

395.2.1 Eşleştirme Kontratının ve İş Planının Hazırlanması

405.2.2 YED’lerin Eğitimi

415.3 Yerleşik Eşleştirme Danışmanları

415.3.1 Genel İlkeler

425.3.2. Personel Kategorileri ve Geri Ödenecek Oranlar

425.4 Proje Lideri, Kısa ve Uzun Dönem Uzmanlar

445.5 Öngörülemeyen Hizmet ve Malzeme Alımları

445.6 Seyahat ve Harcırah

445.6.1 Seyahat

455.6.2 Harcırah

465.6.3 Fiyat Değişiklikleri

465.7 Eğitim ve Seminerler

465.7.1 Faydalanıcı Ülkedeki Eğitim

465.7.2 Üye Ülkeye Yapılan Çalışma Ziyaretleri ve Faydalanıcı Ülke Çalışanlarının Üye Ülkenin Ortak Kurumunda Eğitimi/Stajı

475.8 “Proje Yönetim Giderleri” Tazminatı

475.8.1 Genel İlkeler

475.8.2 Alıcı

485.8.3 Bütçe Sunumu

485.9. YED Asistanı

485.10 Yazılı ve Sözlü Çeviri

495.11. Ekipman

495.12. Özel Sektör Alt yüklenicileri

505.13. Eşleştirme Projesinin AB Tarafından Karşılanmayan Giderleri

51KISIM 6: EŞLEŞTİRME PROJELERİNİN YÖNETİMİ

526.1 Zamanlama ve Nihai Tarih

526.2 Proje Liderleri Tarafından Yönetim

526.3 İzleme

536.4 Proje Raporlama Şartları

536.4.1 Raporlama Şartları

546.4.2 Üç Aylık Ara Raporlar

546.4.3 Nihai Rapor

556.5 Değerlendirme

556.6 Eşleştirme Kontratı Değişiklikleri

556.6.1 Eşleştirme Kontratı Değişiklikleri

596.7 Sonlandırma

596.7.1 Yerleşik Eşleştirme Danışmanı’nın Görevlendirilmesinin Sonlandırılması

596.7.2Eşleştirme Projesinin Sonlanması

59KISIM 7: Mali Yönetim ve Kontrol

597.1 Genel İlkeler

607.2 Ödeme İşlemi

617.3 Harcama Teyit Raporu

627.4. Sunulan Hizmetler ve Faturaları Destekleyen Belgeler

627.4.1 Sunulan Hizmetlerin Faydalanıcı Tarafından Onayı

627.4.2. Faturaları Destekleyecek Belgeler

627.5 Denetim

637.6 Özel Sektör Girdileri: İhale, Satın Alma ve Sözleşme

647.7 Fiyat Değişikliği ile ilgili Hükümler

657.8 Vergilendirme İlkeleri

65Kısım 8: Kısa Süreli Eşleştirme için Özel İşlemler

658.1 Kısa Süreli Eşleştirmenin Tanımı

658.2 Ayrıntılı Kısa Süreli Eşleştirme Proje Fişi

668.3 Zorunlu Sonuçlar

668.4 Üye Ülke Kurumunun Seçilmesi

668.4.1 Projelerin Dolaşımı

668.4.2 Üye Ülke Teklifleri için Asgari Kriterler

678.4.3 Seçim İşlemi

67IPA Kapsamında Seçim İşlemi (EDIS’ten önce ve sonra)

688.5 Kontrat ve Uygulama

688.5.1 Kontratın Yapısı

688.5.2 Finansman için Uygun Maliyetler

688.5.3 Sözleşme Makamı, Kontratın İmza Tarafları, İmza Sırası

68IPA Kapsamında

698.5.4 Raporlama

698.5.5 Ödemeler

698.5.6 Harcama teyit raporu

698.6 İzleme ve Değerlendirme

698.7 Kısa Süreli Eşleştirme Kontratında Değişiklikler

698.8 Genel Koordinasyon ile İlgili Hususlar

70Kısım 9: Diğer Konular

709.1 Diller

709.2. Sürdürülebilirlik

719.3 Sorun Giderme

729.4 Finansman Kaynağı Hakkında Bilgi

729.5. Verilerin Korunması ve Gizlilik Kuralları

BÖLÜM A

GENEL YAKLAŞIM

KISIM 1: GİRİŞ

1.1 Kurumsal Yapılanma Aracı Olarak Eşleştirme

Eşleştirme, Avrupa Komisyonunun, Avrupa Birliğinin genişlemesine hazırlık kapsamında 1998’de başlattığı bir girişimdir. Eşleştirme, faydalanıcı ülkelerin, Avrupa Birliğinin gelecekteki Üye Ülkeleri olarak, Topluluk mevzuatını uygulayabilmelerine yönelik idari ve adli kapasitelerini güçlendirmelerinde destek olmak amacıyla hedeflenen idari işbirliği için bir araç olarak oluşturulmuştur. 1998’den bu yana Faydalanıcı ülkelerde 1300’den fazla Eşleştirme Projesi uygulanmış ve Phare programı ya da diğer katılım öncesi araçlarla finanse edilmiştir. Eşleştirme, yeni Üye Ülkelerdeki kurumsal yapılanma kapsamında, Geçiş Kolaylığı altında önemli rol oynamaya devam etmektedir ve Faydalanıcı ülkelerde ( Hırvatistan, Makedonya ve Türkiye) önemli bir kurumsal yapılanma aracı olmaya devam etmektedir.

Batı Balkanlar Eşleştirme, 2002 yazında, temel olarak Adalet ve İçişleri gibi konulara dair belirli Kurumsal Yapılanma programları için başlatılmıştır. Eşleştirme IPA bağlamında, belirli bir sektör gözetmeksizin tüm Kurumsal Yapılanma programlarında kullanılabilmektedir.

2003 sonundan itibaren Eşleştirme, AB ve Yeni Bağımsız Devletler arasında imzalanan Yeni Bağımsız Devletler Ortaklık ve İşbirliği anlaşmaları kapsamında olan ülkelerin bazılarına da sunulmaktadır. Güney Akdeniz bölgesinde ise, Avrupa-Akdeniz Ortaklığının genel hedefleri çerçevesinde işbirliğini arttırmak amacıyla AB ile bu ülkeler Ortaklık Anlaşmaları imzalanmıştır. Bu anlaşmaları uygulamak amacıyla Ortaklık Anlaşmalarının uygulanmasına yönelik Destek Programlar başlatılmıştır.

Eşleştirme, ENPI yaklaşımı kapsamında ve Ortaklık Anlaşmalarının uygulamasına yönelik bir araç olarak, ENPI ülkeleri için Kurumsal Yapılama alanında bir işbirliği aracı olarak başlatılmıştır (kısım 1.2 ‘ye bakınız).

Eşleştirme, özel durumlara göre yeniden düzenleme ve her bir coğrafi alan için yeni işlemlere ihtiyaç duyulmaksızın belirli genel özellikler üzerine kurulan bir Kurumsal Yapılanma Aracıdır.

Eşleştirme, IPA ve ENPI yönetmeliklerinde öngörüldüğü üzere, AB’nin, genişleme sürecine hazırlık, yeni üye ülkelerin idari kapasitesini daha çok güçlendirme (Geçiş Kolaylığı), veya AB politikalarına uygun olarak işbirliğini arttırma gibi ortak hedefleri üzerine kurulmuştur.

Daha özetle, Eşleştirme projeleri az sayıda temel prensip üzerine kuruludur:

· Kural olarak, Faydalanıcı ülke Üye Ülke ortağını kendisi seçer;

· Seçilen Üye Ülkenin görevi, kendi kurumlarında mevcut olan kamu sektörü uzmanlığını aktarmasıdır. Bunun için de, ilk ve en önemlisi tam zamanlı bir Yerleşik Eşleştirme Danışmanı’nın (yada kamu sektöründen bir görevli) en az 12 ay boyunca görevlendirilmesidir.

· Eşleştirme projeleri AB müktesebatına veya işbirliğine açık diğer AB politikalarına bağlı olarak, Faydalanıcı ülkeye, somut işlevsel bir sonuç (zorunlu sonuç) sağlamalıdır;

· Eşleştirme ortakları yalnızca zorunlu sonuca ulaştıracak yollara değil aynı zamanda bu sonuçlara da ulaşmaya kendilerini adamalıdırlar. Proje sonuçlandığında, faydalanıcı ülkenin kendi yetki ve sorumluluğu altında, yeni veya uyarlanmış bir sistem işliyor olmalıdır;

· Eşleştirme hibe mahiyetinde ortak bir projedir. Teknik desteğin bir Üye Ülkeden bir Faydalanıcı Ülkeye tek yönlü olarak aktarılması değildir. Her bir ortağın sorumluluk üstlendiği süreci kapsayan ortak bir projedir. Faydalanıcı ülke, reformları üstlenmeyi ve finanse etmeyi, Üye Ülke ise proje süresince sürece eşlik etmeyi taahhüt eder;

· Taahhütlerinin inandırıcılığını vurgulamak için Eşleştirme ortakları çalışmaya başlamadan önce ayrıntılı bir Eşleştirme iş planı hazırlar. Uygulama aşamasında değişiklikler yapılabilir, fakat nihai sonuca ilişkin ilerlemeyi yakından izlemeyi sağlayacak net göstergeleri tespit etmelidir;

· Eşleştirme projesinin uygulaması bittikten sonra bile Eşleştirme projesinin başarısı (zorunlu sonuçlar) Faydalanıcı kurum tarafından kalıcı bir değer olarak sürdürülmelidir.

· Eşleştirme teklif çağrıları, faaliyetlerin saydamlığını ve idari teklif sahipleri arasında eşitliği sağlamak amacıyla, sadece Üye Ülke kurumlarındaki Ulusal İrtibat Noktaları arasında dolaşıma çıkar ve ELARG/AIDCO sitelerinde yayınlanır.

Eşleştirmenin özel yapısını dikkate almak ve düzgün mali yönetimi sağlamak amacıyla bazı özel işlemler gereklidir. Ticari ihalenin olmaması ve Üye Ülke proje ortağının Faydalanıcı kurum tarafından seçilmesi, programdan kendiliğinden olarak doğabilecek maliyetlerin kontrolü için başka araçlar bulunmasını gerekli kılar. Bu işlemler Eşleştirme projelerinin özel yapısını anlatır.

Eşleştirme projeleri bir dizi faaliyet ve girdiler içerir. Uzun dönemli Üye Ülke uzmanlarının Faydalanıcı ülke kurumlarında görevlendirilmeleri, Eşleştirme projelerinin ‘belkemiği’ni oluşturur. (kısım 2.2.2’ye bakınız). Bir Eşleştirme projesinin amaçlarına ulaşması için orta ve kısa dönemli uzmanlar, eğitimler gibi diğer başka uzman girdilerine ihtiyaç duyulur.

Bir Eşleştirme projesinin tamamlanmasını takiben, Faydalanıcı Ülkenin, projenin tanımlanmış alanında önemli ilerleme kaydetmiş olması beklenir. Bazı durumlarda bu hedefe ulaşmak için bir Eşleştirme projesi yeterli olmayabilir ve ilgili yükümlülüklerle tam uyumun sağlamak için bir dizi ilave faaliyete (Eşleştirme, Kısa süreli Eşleştirme ya da diğer Kurumsal Yapılanma araçları) ihtiyaç duyulabilir. Fakat bu durum, her bir projenin başarısı için açıkça tanımlanmış hedeflere ve kesin, vadeli ve bütçeli bir iş planına sahip olması ihtiyacını hiçbir şekilde azaltmaz.

Eşleştirme faaliyetleri aşağıdaki özelliklere sahip olan projeler için tam olarak uygundur:

· Hedef nispeten açıktır. Örnek olarak, Faydalanıcı Ülkenin müktesebatın ilgili kısımlarına dair iyi bilgisi vardır ve benimsemeyi tasarladığı sistem çeşidini seçmiştir;

· Yaralanıcı Ülkede, İlgili mevzuatın taslağının hazırlanması ve kabul edilmesi için mümkün olan en iyi koşulları yaratacak yeterli siyasi irade mevcuttur;

· Bir Eşleştirme projesinde ihtiyaç duyulan kaynakları (mali, personel) sağlamayı temin için yeterli Faydalanıcı Ülke taahhüdü mevcuttur.

Bir Faydalanıcı Ülkenin belirli bir sektörü geliştirmek için alacağı bir referans noktası yoksa, reform seçeneklerinin daha iyi tanımlanmasına yardım amacıyla geleneksel Teknik Destek için bir durum oluşabilir. Örnek olarak, Üye Ülke’de kullanılan birbirinden tamamen farklı en az iki tip arazi kayıt sistemi vardır. Bir sistem arazide yapılan ayrıntılı ölçümlerin temel alındığı ve dolayısıyla sınır çizgilerinin yeterli bir kanıtı olarak kabul edilen bir harita gerektirir. Diğer sistem, hava fotoğrafçılığını temel alır, daha az kesinliğe sahiptir ve yalnızca hukuki bir metin ile tayin edilen arazi sahipliğini destekler. Bir Eşleştirme projesi, arazi kayıtları için bir sistem geliştirmeye başlamadan, örneğin hava fotoğrafçılığı çalışmalarına başlamadan önce, Faydalanıcı Ülke hangi modeli benimsemek istediğine karar vermiş olmalıdır.

Eşleştirme bağımsız dış uzmanlar tarafından düzenli olarak değerlendirilmelidir. Değerlendirme raporlarının bir kısmına aşağıdaki adresten ulaşılabilir.

http://ec.europe.eu/comm./enlargement/phare_evaluation_main.htm

Avrupa Sayıştayı, Eşleştirme hakkında, esas olarak 1998 ve 1999’da başlatılan PHARE Eşleştirme projeleriyle ilgili, özel bir denetim raporu çıkarmıştır. Bu rapor Komisyonun cevapları ile birlikte aşağıdaki adreste bulunabilir:

http://eca.europe.eu/audit_reports/special_reports/docs/2003/rs06_03en.pdf

2007-2008’ de devam raporu beklenmektedir.

1.2 Eşleştirme için AB Finansmanına İlişkin Açıklama

Program

Faydalanıcı Ülke

Tüzük

Amaç

IPA

ADAY ÜLKELER

Hırvatistan, Makedonya ve Türkiye

BATI BALKANLAR

ARNAVUTLUK, BOSNA HERSEK, SIRBİSTAN, KOSOVA , KARADAĞ

17 Temmuz 2006 tarih ve (EC) 1085/2006 sayılı Konsey Tüzüğü

AB Üye Ülkesi olmayı bekleyen ülkelere AB müktesebatının yürütülmesinde Kurumsal Yapılanma desteği.

Potansiyel aday ülkeler için İstikrar ve Ortaklık Süreci’ni desteklemek amacıyla temel araç.

Geçiş Kolaylığı

BULGARİSTAN , ROMANYA

Geçiş Kolaylığı - Katılım Anlaşmasının 31. maddesi

Yeni Üye Ülkelerde idari ve adli kapasitenin güçlendirilmesi amacıyla sürdürülen destek

ENPI

YENİ BAĞIMSIZ ÜLKELER: ERMENİSTAN, AZERBAYCAN, GÜRCİSTAN, MOLDOVA, UKRAYNA

Katılım ve Ortaklık Anlaşmalarını imzalamış olan diğer yeni bağımsız devletler müstakbel Eşleştirme projeleri için uygundur: RUSYA FEDERASYONU, BEYAZ RUSYA

Güney Akdeniz: TUNUS, ÜRDÜN, LÜBNAN, FAS, MISIR (Ortaklık Anlaşmasının uygulanması amacıyla Destek Programını imzalayan ülkeler)

Ortaklık Anlaşmalarını imzalamış olan diğer MEDA ülkeleri müstakbel bir Ortaklık Anlaşması Destek Programı için uygundur: CEZAYİR, İSRAİL, FİLİSTİN OTORİTESİ

SURİYE: Katılım Ortaklığı kabul edilmedi.

ENPI: Konseyin 24 Ekim 2006 tarihli ve Avrupa Parlementosu’ nun 1638/2006 sayılı düzenlemesi

2007-2013 döneminde , Topluluğun ENPI altındaki desteği, Avrupa Birliği ve ortak ülkeler arasındaki işbirliğininin ve ekonomik bütünleşmenin artmasını ve özellikle ortaklık ve işbirliği anlaşmalarının birleşme anlaşmalarının ve günümüzdeki ve gelecekteki anlaşmaların uygulanmasını teşvik edecektir.

Bu destek ayrıca ortak ülkelerin iyi kurum ve adil sosyal ve ekonomik gelişmeyi teşvik etme çabalarını cesaretlendirecektir.

KISIM 2: EŞLEŞTİRME PROJESİNİN BİLEŞENLERİ

2.1 Tüm Eşleştirme Projelerinin Ana İlkeleri

· Bir Eşleştirme projesi sadece danışmanlık veya diğer klasik Teknik Destek çeşitlerini sunmak üzere tasarlanmamıştır. Eşleştirme projesi, ZORUNLU SONUÇLAR elde edilmesi gereken, belirli bir alandaki idari işbirliği projesidir.

· Bir Eşleştirme Projesi, Üye Ülkeden Faydalanıcı Ülkeye tek yönlü Teknik Destek değildir. Aynı zamanda hedeflenen değişikliklerin arkasındaki itici güç olan Faydalanıcının özel taahhüdünün çok önemli olduğu yakın bir ortaklıktır.

· Bir Eşleştirme projesi belirli bir Üye Ülkenin idari sistemini kopyalama amacını taşımamaktadır. Topluluk mevzuatıyla ilişkili olarak AB’deki en iyi uygulamaları tanıtmaya yardımcı olmayı amaçlar.

‘Zorunlu sonuçlar’ kavramı Eşleştirmenin kilit özelliğidir. Her iki proje ortağı, ortak bir proje uygulama sürecinde, ortaklaşa kararlaştırılmış bir sonuca ulaşma yolunda çalışmayı taahhüt eder. Komisyon en başında Eşleştirme projelerinin sınırlı ve iyi tanımlanmış kurumsal hedeflere odaklanması gerektiğini belirtmiştir. Üzerinde karara varılmış bir hedef bulunduğu sürece, bu ‘zorunlu sonuç’ idari kapasiteye ilişkin belirli bir kriter oluşturan bir ara göstergeolabilir. Bu hedef, ölçülebilir ve kesin olmalıdır.

Bir Eşleştirme projesi tamamlandığında, Faydalanıcı Ülke, AB müktesebatına veya AB ile söz konusu işbirliği alanına ilişkin amaçlarına tam olarak ulaşmasını sağlayacak şekilde belirgin ölçüde gelişmiş bir yapılanma sahip olmalıdır.

Bu nedenle, Eşleştirmenin amacı belirli bir alanda işlevsel bir sonuca ulaşmaktır. Bu amaca ulaşmak, Faydalanıcı Ülke ve Üye Ülke arasında, istenen sonuçlara ulaşmak için gereken her faaliyetin gerçekleşmesini sağlayan uzun ve kapsamlı bir işbirliği gerektirir.

2.2 Proje Liderleri (PL) ve Yerleşik Eşleştirme Danışmanı (YED)

Tüm eşleştirme projelerinde zorunlu bir sonuca ulaşmadaki başarı; belli sayıda ardışık girdinin tutarlılığına, bu girdilerin sürekliliğine ve devamlı ilerlemeye bağlıdır.

2.2.1 Proje Liderleri

Bir Eşleştirme projesinin başarılı bir şekilde uygulanması için Üye Ülke ile Faydalanıcı Ülkenin kurumlarında görevlendirilen iki Proje Liderinin taahhüdü gerekir.

Her bir Eşleştirme projesinde, kendi Üye Ülke kurumundaki görevine devam ederken zamanının bir kısmını da projenin genel gidişatının kurulması, denetlenmesi ve koordinasyonu için ayıran bir Üye Ülke Proje Lideri bulunmaktadır. Üye Ülke Proje Lideri, işlevsel diyalog ihtiyacını yerine getirecek ve siyasi seviyede destek verecek bir üst düzey yetkili olmalıdır. Üye Ülke Proje Lideri bir Danışman değildir, projenin uygulanmasını yönetir. Daima Yerleşik Eşleştirme Danışmanı(YED) adı verilen en az bir tam zamanlı uzmanla birlikte çalışır. Yerleşik Eşleştirme Danışmanı Üye Ülkeden gelir; Faydalanıcı Ülkede Faydalanıcı Kurum ile birlikte günlük çalışmalar yapar ve eşleştirme projesinin uygulanmasına yardımcı olur.

Ayrıca her bir Eşleştirme projesinde bir Faydalanıcı Ülke Proje Liderine ihtiyaç vardır. Proje Lideri Üye Ülke Proje Liderinin muadili olarak çalışır ve yakın işbirliği içerisinde, projenin genel yönetimi ve koordinasyonunu sağlar. Bu kişinin de aynı şekilde yeterli siyasi seviyede görevli bir konumda, Faydalanıcı Ülke kurumunda bir üst düzey bir yetkili olması beklenmektedir.

2.2.2 Yerleşik Eşleştirme Danışmanı (YED)

a. Tanım

YED’ler kesintisiz en az on iki ay boyunca Faydalanıcı Ülke’de bulunmak ve çalışmak üzere görevlendirilen kamu görevlisi ya da eşdeğerindeki personeldir.

YED’ler Üye Ülke kurumları ve yetkilendirilmiş kuruluşlar tarafından, Faydalanıcı Ülkedeki muadil kurumlarda, AB fonu aracılığıyla görevlendirilir.

Bu kurallar altında görevlendirilen uzmanların görev süreleri boyunca kendi ulusal kurumlarında veya yetkilendirilmiş kuruluşlarda ücretli istihdamları sürer.

YED’ler ilke olarak bir AB üye ülkesi uyruğundan olmalıdır.

b. YED’lerin Nitelikleri

Görevlendirilebilmek için YED’lerin, AB müktesebatının fiili uygulanmasının düzenlenmesinde veya Eşleştirme Proje fişinin ilgili alanında, yasama süreci veya görevlendirildikleri eşleştirme proje fişinde tanımlanan diğer görevlerde en az üç yıllık deneyime sahip olmaları gerekmektedir.

YED’ler üniversite seviyesinde eğitim almış olmalı ve Faydalanıcı Ülke kurumlarında en çok kullanılan, Topluluk çalışma dillerinden (İngilizce, Fransızca veya Almanca) en az birini iyi derecede bilmelidirler. .

c. YED’lerin Statüsü

YED’ler, ev sahibi ülkede, teknik uzman statüsündelerdir. YED’ler diğer teknik uzmanlarda olduğu gibi Faydalanıcı ülke bir nezaket göstergesi olarak ayrıcalık vermediği sürece, otomatik olarak diplomat statüsüne alınmamaktadırlar (Diplomatik personel listesinde yer almazlar).

d. Görev Süresi

Kural olarak YED’ler kesintisiz en az on iki ay boyunca görev yapabilirler ancak bu süre hiçbir ülkede toplamda üç yılı geçemez. YED’ler, tam zamanlı hizmet etmek zorundadırlar. Görev süresi Eşleştirme Kontratının başında belirlenmiştir.

YED’ler, finansman kaynağı olan programa bağlı kalmaksızın arka arkaya sadece iki eşleştirme görevi alabilirler.

YED olarak üçüncü bir görevlendirme, ancak aşağıdaki koşullarda mümkündür.

(1)-Görevlendirmelerin biri diğer ikisinden farklı bir coğrafi alanda yapılmalıdır.

Eşleştirmeye açık 4 alan:

(i) Yeni Üye Ülkeler ve Aday Ülkeler,

(ii) Batı Balkan Ülkeleri,

(iii)Güney Akdeniz Bölgesi ve

(iv)Yeni Bağımsız Ülkeler;

(2)-YED, üç YED görevini kapsayan süre boyunca Topluluk Müktesebatı/ Avrupa Birliği Politikaları ile ilgili bilgilerini güncellemek amacıyla en az 6 aylık bir dönem için kendi kurumuna dönmüş olmalıdır.

YED, aynı coğrafi bölgede üçüncü kez görevlendirilemez.

e. Görevler

YED’ler önceden belirlenen bir iş planı kapsamında Faydalanıcı Ülke kurumu veya diğer kamu sektörü kurumlarına teknik danışmanlıkta bulunur ve destek sağlar. Genel olarak Eşleştirme projesinin Faydalanıcı Ülke’de günlük uygulanmasında sorumludurlar.

Ev sahibi kurum kendi kamu hukukundan kaynaklanan haklarını kullanırken, YED’ler kural olarak herhangi bir resmi mevzuata tabi değildirler. Kendi adına veya Komisyon adına hiçbir taahhüt altına girmez. Komisyonu veya ev sahibi kurumunu kendi kamu hukukundan kaynaklanan haklarını uygulamasına taviz verecek herhangi bir taahhüt altına sokmazlar.

YED’ler, kendi geldikleri kurum veya yetkilendirilmiş kuruluşlarının çıkarlarıyla çatışmadığı sürece, Eşleştirme Kontratında yer alan hizmetlerinin gerekli görüldüğü her alanda çalışabilirler.

YED’ler yalnızca Faydalanıcı Ülkedeki ev sahibi kurumun çıkarları doğrultusunda ve AB’nin çıkarlarını da göz önünde bulundurarak görevlerini yerine getirir ve buna göre davranırlar.

YED’ler kendi konumlarına yansıyabilecek herhangi bir hareketten, özellikle kamu önünde fikir beyanından kaçınmalıdırlar.

YED'ler, görev sırasında, bağımsız kararlarını bile etkileyecek kişisel çıkarlarının olduğu bir durumda çalışılmakta olan bir konu yâda bir sonuç hakkında açıklama yapmaları istendiğinde bu durumu derhal bağlı bulundukları Üye Ülke Proje Lideri’ne bildirirler.

YED’ler görevleri sırasında veya görevleri ile ilgili olarak öğrendikleri bütün veri ve bilgiler bağlamında en geniş inisiyatifi kullanırlar. Kamuya duyurulmadığı sürece bu belge veya verileri yetkili olmayan kişilere hiçbir şekilde vermezler. Görev süreleri tamamlandıktan sonra da bu yükümlülüğe bağlı olmaya devam ederler.

YED’ler görev yaptıkları ülkede koşullar ve yürürlükteki kurallar doğrultusunda Avrupa Komisyonu ve Faydalanıcı Kurumdan izin alınmadan, diğerleriyle birlikte veya tek başlarına Faydalanıcı Ülkedeki ev sahibi kurum veya AB ile olan çalışmaları hakkında hiçbir konuyu yayımlayamaz veya yayımlanmasına vesile olmazlar. İzin talebi, sadece önerilen yayın Faydalanıcı Ülkenin veya AB’nin çıkarlarına ters düşme eğiliminde ise reddedilecektir.

YED’ler tarafından görevleri sırasında yapılan her çalışmanın hakkı söz konusu Faydalanıcı Ülkeye aittir. Üye Ülke ve Komisyon, çalışma sonuçlarını sadece Faydalanıcı Ülkenin izniyle başka yerlerde kullanabilecektir. İzin talebi, sadece önerilen kullanım Faydalanıcı Ülkenin veya Avrupa Birliği’nin çıkarlarına ters düşme eğiliminde ise veya ticari amaçlarla kullanılacaksa reddedilebilir.

YED’ler görev yerlerinde veya görevlerini düzgün bir şekilde yapmaya uygun mesafede olan bir yerde ikamet ederler.

YED’ler Faydalanıcı Ülkede görevlendirildikleri ortak kurumun temsilcilerine danışmanlıkta bulunur ve destek sağlarlar. Verilen görevleri yerine getirmede Üye Ülke Proje liderine karşı sorumludurlar.

f. YED'lerin Eğitimi

YED'ler kendi özel alanlarında deneyimli olsalar da bir Eşleştirme Projesi tarafından kendilerine yüklenen önemli beklentileri karşılamak için her zaman hazır olmayabilirler. Bu nedenle YED'lere Faydalanıcı Ülkede görev almadan önce ya da aldıktan kısa bir süre sonra Komisyon Merkezinde zorunlu hazırlık eğitimi verilir. Komisyon tarafından sağlanan eğitim şunları içerir:

· Eşleştirme el kitabının teknik hükümlerine giriş;

· Kavramsal ilgili çerçeve;

· Uygunsa; Eşleştirme Projesi ve/veya AB politikaları ile ilgili müktesebatın son hali ve ilgili alandaki işbirliği hakkında güncel bilgi.

g. Çalışma Koşulları

YED'ler ev sahibi ülkede yürürlükte olan çalışma saati kurallarına bağlıdırlar. Kısmi-zamanlı çalışmalarına izin verilmez.

Çalışma ve işten çıkış saatlerinin kurumsi ve kontrolü Üye Ülke Proje liderlerinin ve Faydalanıcı Ülkedeki muadillerinin sorumluluğundadır.

2.3 Eşleştirme “İş Planı”

Birçok Eşleştirme projesi çeşitli araçların koordineli olarak kullanılmasını gerektirir. Bunlar ayrıca belirli bir uzmanlığının örneğin, kamuoyunu bilgilendirme kampanyaları, yazılım geliştirilmesi gibi kamu dışından en iyi biçimde sağlandığı durumlarda geleneksel Teknik Desteği de içerebilir. Özel sektör taşeronluğu için kısım 5.11’e ve ihaleye çıkma, satın alma ve sözleşme hakkındaki ayrıntılar için kısım 7,6’ya veya Eşleştirme Kontratı Ek VII’ ye bakınız.

Belirli bir amaca ulaşmak için kullanılan çeşitli araçlar bir araya gelerek Eşleştirme “iş planını” oluşturur. Bu plan, Faydalanıcı Ülkenin yasal ve kurumsal reform yapmak üzere üstlendiği ve aşağıdaki unsurlarla desteklenen, tüm faaliyetleri kapsar:

· Bir Üye Ülke teknik personelinin (YED) tam-zamanlı ve uzun-dönemli görevlendirilmesi;

· Uzmanlaşmış kişilerin özel olarak görevlendirilmesi (kısa dönem, orta dönem);

· Seminerler, çalışma toplantıları, stajlar, çalışma ziyaretleri, eğitimler ve eğiticilerin eğitimi;

· Somut olmayan değerler - Yazılım, dokümantasyon, vs.

· Projenin başarısını temin için gerekli görülen diğer hizmetler

İş Planında zorunlu sonuca ulaşmak için gerekli olan tüm faaliyetleri, bu faaliyetlerin hangi sırada yer alması gerektiği ve her biri için kimin sorumlu olduğu ile ilgili ayrıntılar mevcuttur. Girdiler, Faydalanıcı Ülke tarafından gerçekleştirilen çalışmaları (örneğin; uygun mevzuatın çıkarılması) ve Üye Ülkenin taahhüt ettiği her türlü Teknik Destek, eğitim ve teknik bilgiyi içerir. En çok vurgu, Faydalanıcı Ülke tarafından ortaya konulacak, istenilen amaca ulaşmak ve Eşleştirme projesinin başarısını sağlamak için vazgeçilmez olan reformlara verilmelidir.

Örnek olarak, KDV’nin henüz mevcut olmadığı bir ülkeye KDV’nin getirilmesi, şirket muhasebesi ve faturalandırma için yasal ve mali mevzuatın ve kuralların geliştirilmesi, benimsenmesi ve yürürlüğe konmasını gerektirir. Ayrıca uygun şekilde örgütlenmiş Vergi ve Hazine birimleri, yeni yazılımlı uygun bilgisayarlı idari sistemi, sistemin çalışmasını sağlayacak devlet memurları için özel bir eğitim ve kamuoyu için genel bir bilgilendirme programını da gerektirir.

İş planı içinde yürütülen hiçbir faaliyetin kendi içinde bir sona sahip olduğu düşünülemez. Bunlar, belirli bir amaca hizmet etmez ve zorunlu sonuca ulaşmak için doğrudan katkıda bulunmazsa, bir Eşleştirme projesinden finanse edilemezler.

Bu amaçlar öncelikle ve ilk anlamda, kamu sektörü uzmanlığının ve teknik bilginin Faydalanıcı Kuruma doğrudan transfer edilmesiyle elde edilir. Eşleştirme projesinin zorunlu sonucunun nihai sahibi tamamen Faydalanıcı Ülke olacaktır.

2.4 Faydalanıcı Ülkelerin Rolü (Faydalanıcı ülke)

Faydalanıcı Ülke, genişleme veya AB ile işbirliğinin diğer alanları kapsamında ortaya koyulan politika önceliklerine uygun olarak ihtiyaç duyulan reformları ve yeniden yapılanmaları yerine getirmeye tamamen kararlıysa Eşleştirme işe yarayabilir. Eşleştirme faaliyetleri en çok, hedefin nispeten açık olduğu ve idari uzmanlık girdilerinin vazgeçilmez olduğu projeler için uygundur. Belli diğer durumlarda, ayrıntılı bir Eşleştirme projesine geçmeden önce reform seçeneklerini tanımlamak amacıyla geleneksel Teknik Destek kullanmak uygun olabilir.

Faydalanıcı Ülke birkaç seviyede taahhüt altına girer:

· Faydalanıcı Ülke kurumları, programlama faaliyeti çerçevesinde belirli Eşleştirme projeleri geliştirmek için Komisyonla birlikte çalışır;

· Faydalanıcı Ülke zorunlu sonuçlara ulaşmak için Eşleştirme projelerinin uygulanmasını taahhüt eder. Bu, hem üst düzey siyasi taahhüt hem de Faydalanıcı Ülke finans ve insan kaynaklarının uygulamalı bir taahhüdü demektir.

Her bir eşleştirme projesinde ilgili Faydalanıcı Ülke ihtiyaç duyulan zorunlu sonuçlara ulaşmayı sözleşme gereği taahhüt etmelidir. Bir Faydalanıcı Ülkenin resmi taahhüdü, ‘Eşleştirme Kontratı’ şeklinde olur (kısım 3.8 ila kısım 3.10'a bakınız). Eşleştirme Kontratı, Eşleştirme projesinin uygulanması için bir çerçeve oluşturur ve Üye Ülke ve Faydalanıcı Ülkenin yükümlülüklerini belirler.

Bu itibarla, Eşleştirme iş planı, bir ya da daha fazla Üye Ülke tarafından Faydalanıcı Ülkeye sağlanan hizmetlerin bir listesinden daha fazla anlam taşır. İş Planı öncelikle, süreç boyunca Faydalanıcı Ülkenin kurum ve kuruluşlarının yeniden yapılandırılmasını hatta kurulmasını sağlayacak yerel görevleri tespit eder. Dolayısıyla Faydalanıcı Ülke, iş planında, söz konusu kurum veya kuruluşları, istenilen sonuca ulaşmak için veya yapılacak değişiklikler için sorumlu olan memur(lar)ı, kullanılabilir uygun ofis alanı ve lojistik desteğin varlığını, ayrılan bütçe kaynaklarını ve projenin her bir ilerleme aşamasında üstleneceği işler için bir zaman çizelgesinin detaylarını yazmalıdır. Bu yerel planlama ve hazırlık, Üye Ülkenin katkılarının özümsenmesi ve programın sorunsuz ve kesintisiz bir şekilde ilerlemesi için vazgeçilmezdir.

Faydalanıcı Ülke Ulusal İrtibat Noktaları

Her bir Faydalanıcı Ülkede Eşleştirme faaliyetlerinin geliştirilmesinde ve koordinasyonunda önemli bir rol oynayan Eşleştirme Ulusal İrtibat Noktası vardır.

Faydalanıcı Ülkelerin görevleri özellikle şunlardır:

· Komisyon ve Faydalanıcı Ülke arasındaki iletişimin merkez noktasıdır. Aynı zamanda diğer Faydalanıcı Ülkeler ve Üye Ülke Ulusal İrtibat Noktaları için de merkezi irtibat noktasıdır.

· Faydalanıcı Ülke Bakanlıklarına ve ilgili diğer kurumlara bilgi aktarır ve Eşleştirme projelerinin süreci ve gelişimiyle ilgili olarak kurumlara yol gösterir.

· Faydalanıcı Ülkedeki tüm Eşleştirme faaliyetlerinin yönetiminin koordinasyonunu yapar ve her türlü yatay idari engelleri çözer.

· Diğer Faydalanıcı Ülke ve Üye Ülke Ulusal İrtibat Noktaları ile yapılan Komisyon toplantılarına katılır.

2.5 Üye Ülkelerin Rolü

Müktesebatın benimsenmesi, uygulanması ve yürürlüğe konulması amacıyla Faydalanıcı Ülkeleri desteklemek üzere bir mekanizma olan ‘Eşleştirme’, tümüyle Üye ülkenin Faydalanıcı Ülkedeki muadilleriyle verimli idari işbirliğine dayanır.

· Bir eşleştirme projesine dâhil olan Üye Ülke, sözleşme gereği, zorunlu sonuçlara ulaşmayı taahhüt etmelidir.

· Komisyon, sadece bu taahhüt yapıldığı takdirde, Üye Ülkelerin masraflarını karşılamak için fon sağlar.

Üye ülkenin resmi taahhüdü, ‘Eşleştirme Kontratı’ şeklinde olur. (kısım 3.8 ila kısım 3.10’a bakınız). Eşleştirme Kontratı, Eşleştirme projesinin uygulanması için bir çerçeve oluşturur ve Üye Ülke ve Faydalanıcı Ülkenin yükümlülüklerini belirler.

Üye Ülke Ulusal İrtibat Noktaları

Her bir Üye Ülkede, Komisyon namına hareket eden tek bir Eşleştirme Ulusal İrtibat Noktası vardır. Bu kişi Eşleştirme faaliyetlerinin teşvik edilmesi, geliştirilmesi ve koordinasyonunda önemli bir role sahiptir.

Üye Ülke Ulusal İrtibat Noktalarının görevleri özellikle şunlardır:

· Komisyon ve Üye Ülke arasındaki iletişimin merkez noktasıdır. Aynı zamanda diğer Faydalanıcı Ülkeler ve Üye Ülke Ulusal İrtibat Noktaları için de merkezi irtibat noktasıdır.

· Üye Ülke Bakanlıklarına ve ilgili diğer kurumlara bilgi aktarır ve Eşleştirme projelerinin süreci ve gelişimiyle ilgili olarak kurumlara tavsiyede bulunur.

· Üye Ülkedeki tüm Eşleştirme faaliyetlerinin yönetiminin koordinasyonunu yapar ve her türlü ortak idari engelleri çözer (örneğin geri ödemelerin hesaplanması).

· Üye Ülkeler arasındaki konsorsiyum anlaşmaları görüşmelerinde çıkabilecek sorunlar için destek sağlar.

· Proje önerilerinin inceler ve sunar

· Diğer Faydalanıcı Ülke ve Üye Ülke Ulusal İrtibat Noktaları ile yapılan Komisyon toplantılarına katılır.

2.6 Komisyonun Rolü

2.6.1 Komisyonun Genel Rolü

Komisyon Eşleştirme projeleri için yasal, mali ve usule ilişkin çerçeveyi ortaya koyar. Komisyon, Eşleştirme kurallarının adil, şeffaf ve tutarlı bir biçimde uygulanmasında koruyucu ve kolaylaştırıcı bir rol oynar.

Bu, Eşleştirmenin merkezi koordinasyonunun oluşturulmasını, Ulusal İrtibat Noktaları ağıyla teması ve bütün paydaşların girdilerinin koordinasyonunu içerir.

Genel olarak, buna göre:

· Eşleştirme kural ve prosedürleri dahil genel koordinasyonu sağlamak;

· Programlama /Planlama;

· Proje fişlerinin hazırlanmasına katkıda bulunmak;

· Yetkilendirilmiş kuruluşlara verilecek izinler ve bu izinlerin iptali;

· Tekliflerin gerekli standartları karşılayıp karşılamadığının kontrol edilmesi;

· Komisyonun Merkez Teşkilatı’nda YED’lere ilk eğitimin verilmesi;

· Eşleştirme projelerinin izlenmesi ve değerlendirilmesi;

· İyi bir iş planı hazırlanması için ortaklara tavsiyelerde bulunma;

· Eşleştirme Kontratı’ nın amaçlarının değerlendirilmesi;

· İdari Ofislerin eğitimi;

· Ulusal Temas Noktalarının yıllık toplantısının organizasyonu.

Somut Eşleştirme Projelerinin uygulanmasında Komisyonun rolünün tam kapsamı, faaliyetin geçtiği coğrafi alandaki mevcut yönetim sistemine (merkezi veya merkezi olmayan) dayanır: Yeni Üye Ülkeler, Aday Ülkeler, Batı Balkan Ülkeleri, Güney Akdeniz Bölgesi ve Yeni Bağımsız Ülkeler.

Hangi kurumun Sözleşme Makamı olacağına Mevcut yönetim sistemi karar verir.

Yeni Üye Ülkelerde, Sözleşme Makamı, Faydalanıcı ülkenin İdari Ofisidir.

Batı Balkan Ülkelerinde Sözleşme Makamı, Komisyon (merkezi programlar için), EAR ofisleri (dolaylı yönetim) veya (program merkezi değilse )MFİB’ dir.

Merkezi olmayan yönetim altında yürütülen Güney Akdeniz bölgesinde Sözleşme Makamı Faydalanıcı Ülkenin Denetleyici Bakanlığı’ dır.

Genel olarak Eşleştirme ortakları finansal ve sözleşme ile ilgili konularda her zaman Sözleşme Makamı’ na başvurmalıdır.

2.6.2 IPA Kapsamında Komisyonun Belirli Katılımı (Geçiş Kolaylığı da dahil)

IPA kapsamında Eşleştirme Projelerinde Komisyonun rolünün kapsamı (Teşkilatta veya Delegasyon düzeyinde), Genişletilmiş Merkezi Olmayan Uygulama sisteminin uygulanıp uygulanmadığına bağlıdır.

Eşleştirme El Kitabı bu değişiklikleri içerir, ve her bir Faydalanıcı Ülke için EDIS sistemine geçişten önce ve sonra uygulanacak farklı kuralları açıklar.

Komisyonun EDIS’ten önceki rolü aşağıdaki gibi özetlenebilir:

· Programlama;

· Yetkilendirilmiş kuruluşların akreditasyonu veya akreditasyonun iptali;

· Üye Ülkelerden gelen Eşleştirme tekliflerinin toplanması;

· Eşleştirme tekliflerinin Faydalanıcı Ülkelere dağıtılması;

· Ayrıntılı tekliflerin istenen standartları sağlayıp sağlamadığını kontrol etmek;

· Seçim toplantılarının organizasyonu ve yönetilmesi;

· Seçim sonuçlarının ilgili Üye Ülke kurumuna bildirilmesi;

· İyi bir iş planı tasarımlanması için ortaklara tavsiyelerde bulunma;

· Önerilen Eşleştirme kontratını içerik ve finansman açısından değerlendirme;

· Eşleştirme Kontratlarının amaçlarının Yönlendirme Komitesi tarafından değerlendirilmesi;

· Eşleştirme Projelerini izleme ve değerlendirme (değişikliklerin onaylanması, tüm Eşleştirme Proje raporlarının incelenmesi ve onayı);

· Eşleştirme el kitabının genel koordinasyonu;

· Komisyonun Merkezinde YED’ler için ilk eğitim;

· Değerlendirme

EDIS kapsamında, Komisyon, artık, Eşleştirme projelerinin usule, sözleşmeye veya maliyete dayanan yönlerinin ön kontrolüne katılmamaktadır. Bunun yerine, Eşleştirme İş planının AB Müktesebatı ve en son gelişmelerle ilgisi hakkında bağlayıcı kararını bildirir.

Eşleştirme projesinin finanse edilmesi için bu karara uyulması ön koşuldur. EDIS altında, İdari Ofis Eşleştirme Sözleşmesinin bu karara uygun olmasını sağlamalıdır.

Komisyonun EDIS altındaki rolü aşağıdaki gibi özetlenebilir:

· Programlama;

· Eşleştirme Proje fişlerinin dolaşıma çıkarılması;

· Yetkilendirilmiş kuruluşların akreditasyonu ve akreditasyonların iptali;

· Tekliflerin teslim alınması;

· Tekliflerin Faydalanıcı Ülke kurumlarına dağıtımının yapılması;

· İlgili AB politika hedefleri (müktesebatı) ve en son gelişmelere bağlı olarak iş planı hakkında zorunlu ve bağlayıcı görüşün oluşturulması. Bu görüş mali ve sözleşmeyle ilgili yönleri kapsamaz.

· Yerleşik Eşleştirme danışmanları için ilk eğitim;

· Eşleştirme El Kitabının genel koordinasyonu;

· Genel izleme, son kontroller veya ilk kontroller;

· Değerlendirme.

Yeni Üye Ülkelerdeki Avrupa Komisyonu Delegasyonları farklı bir görevle Temsilcilik Ofisi halini almışlardır. Bu Temsilcilikler Eşleştirme Proje Ortaklarına yardımcı olmak amacıyla sıkça danışma işlevi üstlenen Eşleştirme yöneticileri değillerdir. Bu, Faydalanıcı Ülkelerdeki İdari Ofis’inin görevidir.

2.7 Faydalanıcı Ülkedeki İdari Ofisin Rolü

İdari Ofis, Faydalanıcı Ülke kurumunda, Eşleştirme projelerinin mali ve usule ve kontrata ilişkin genel yönetimini yürütmekle görevli bir yapıdır. Fakat aşağıda belirtilen özelliklere bağlı olarak, sorumluluklarının kapsamı, uygulanan yönetim sistemine (Merkezi olmayan ve merkezi) ve coğrafi alana bağlı olarak değişir.

2.7.1. IPA Kapsamında İdari Ofisin Rolü ( Geçiş Kolaylığı dahil)

EDIS’ ten Önce

Her Faydalanıcı Ülkenin Maliye Bakanlığında, Eşleştirme Projelerinin ihalesi, kontratı ve ödemelerinden sorumlu bir Merkezi Finans ve İhale Birimi (MFİB) vardır. MFİB denetimi altında ilgili bakanlıklar Eşleştirme projelerinin hazırlanması (eşleştirme kontratının taslağının hazırlanması) ve uygulanmasından sorumludur.

MFİB, Delegasyonun taslak halindeki Eşleştirme kontratlarının bütçesel durumlarını değerlendirmesine katılır. Bununla birlikte, Delegasyon tarafından bildiriminden önce Eşleştirme kontratlarını imzalar ve Eşleştirme projelerine AB’nin katkısı için ödeme kuruluşu olarak hareket eder. (bkz. kısım 7.1)

EDIS Kapsamında

EDIS uygulanırken, Komisyon proje seçimi, ihale ve sözleşmeleri sonradan onaylar ve denetimini de sonradan yapar.

İdari Ofis sadece Avrupa Komisyon Delegasyonu tarafından daha önce yürütülen Eşleştirme projelerinin finansman ve idari yönetimi ile ilgili görevlerin çoğunu üstlenir.

İdari Ofisin artan rolleri aşağıdaki gibi özetlenebilir:

· Üye Ülke Eşleştirme tekliflerinin kaydını tutmak;

· Bu teklifleri faydalanıcılara göndermek;

· Detaylı tekliflerin gerekli standartlara sahip olup olmadığını kontrol etmek

· Seçim toplantılarının ve ortak seçimlerinin organizasyonunu ve yönetimini yapmak

· Üye Ülkenin seçim sonuçlarını yönetime bildirmek

· Proje ortaklarına Eleştirme Kontratının taslağını ve eklerini hazırlamakta yardım etmek

· İçerik ve finansman bakımından Eşleştirme Kontratı tekliflerinin uygulanmasını sağlamak

· İş planlarının Avrupa Birliği müktesebatına uygunluğunun sağlanması ve gerekli düzeltmelerin yapılması için Komisyonun fikrini almak

· Eşleştirme Ortaklarının seçimi hakkında gerekli taslağı, onayı ve bilgilendirmeyi Komisyonun görüşüne uygun olarak sağlamak

· Ödemeleri gerçekleştirmek ve kontrol etmek

· Uygulamaların izlenmesi (örneğin; İdari değişiklik mektupları, mevcut proje yönetim komitesi)

· Değişikliklerin onaylanması

· Eşleştirme projelerinin müşterek olarak karar verilmiş hedeflerinin uygunluğunu onaylamak

· Nihai faturaları ve ödemeleri onaylamak

· Bütün Eşleştirme proje raporlarının alımı, sınanması ve onaylanması

İdari Ofisin bütün yükümlülüğü Faydalanıcı Ülkede Eşleştirme projeleri hazırlayan, kabul eden ve uygulamaya koyan bakanlıklar ve kurumlar üzerinde etkili denetimi (hem finansal hem de işlevsel yönden) sağlamak için yeterli yetkiye sahip olması gerektiğini gösterir.

BÖLÜM B

EŞLEŞTİRME PROJELERİNİN HAZIRLANMASI

Eşleştirme Proje Döngüsü Tablosu

KISIM 3: TEKLİFLERİN SUNULMASI VE SEÇİLMESİ SÜRECİ

3.1. Teklif Çağrısı3.1.1 Teklif Çağrısı

Her bir coğrafya için Eşleştirme’nin uygulanması açısından uygun olan projeler belirlenir.

Eşleştirme proje fişleri, ulusal temas noktaları aracılığıyla üye ülkelere dağıtılır ve üye ülke kurumları, projenin uygulanması için teklif vermeye çağrılır.

Her bir Proje fişi yalnızca bir Eşleştirme projesi içerebilir.

Eşleştirme proje fişlerini, ilgili bakanlıklara, kurum ve kuruluşlara dağıtmak; verilecek cevabın koordinasyonunu ve Eşleştirme El Kitabı Ek C2’de gösterildiği gibi asgari teklif kriterlerine uymasını sağlamak, üye ülke Ulusal İrtibat Noktalarının görevidir.

Teklif çağrısı, bilgi vermek amacıyla, Avrupa Komisyonunun web sayfasında yayımlanır.

3.1.2 Tekliflerin Sunulması

Tekliflerin sunulması için nihai tarihler, seçim toplantılarının aynı güne denk gelmesini önleyecek şekilde belirlenir.

Üye ülke kurumları, tekliflerini oluştururken ticari düşünemezler ve kendilerine ödenecek fiyatlar ve oranlar sabit olduğundan, önerilerini, idari sistemlerinin nispi avantajına ve idari uzmanlarının kalitesi ve deneyimine dayanarak yaparlar.

Projeye ilgi duyulduğunun belirtilmesi, tek başına yeterli değildir. Üye ülke tarafından yapılan önerilerin, belirli bir hazırlık yapıldığını göstermesi gerekir. Eşleştirme proje fişlerine cevaben, teklifler, Eşleştirme El Kitabı Ek C2de’ yer alan örnekte gösterildiği gibi hazırlanmalıdır ve kabul edilmesi için, asgari olarak bazı bilgileri de içermelidir.

Üye ülke tarafından yapılan teklif, kısa ve öz olmalıdır (nicelik değil nitelik vurgulanmalıdır.) Daha genel bir ifadeyle, teklif, eşleştirme proje fişinde istenenleri karşılayacak kadar ayrıntılı olmalı; ancak tamı tamına bir proje olmamalıdır. Tüm faaliyetler yerine üye ülkenin yaklaşımına dair önemli noktalar açıklanmalıdır. Teklif, eşleştirme kurallarına uymalıdır.

Eğer bir üye ülke, projenin liderliğini üstlenebilecek düzeyde yerleşik eşleştirme danışmanının da (YED) bulunduğu eksiksiz bir teklif sunarsa, eksik(YED’siz yada projenin sadece bir bölümüne yönelik) teklif sunan üye ülkeler sadece seçim toplantılarına davet edilir.

Üye ülke kurumları ya da yetkilendirilmiş kuruluşlar, bireysel ya da bir konsorsiyumun katılımcısı olarak, her eşleştirme proje fişi için yalnızca bir kez teklif verebilirler.

Üye ülkelerin, tekliflerini hazırlamak için yaklaşık altı ila sekiz (Kısa Süreli Eşleştirme için altı, Eşleştirme için sekiz) haftaları vardır. Herbiri için belirlenen nihai tarih, üye ülkelere gönderilen fişin bulunduğu e-posta mesajında da açıkça belirtilecektir.

Şeffaflığın sağlanması ve tüm teklif sahiplerine eşit muamele yapılması amacıyla tekliflerin sunulması için belirlenen nihai tarihlere uyulmalıdır.

Kural olarak, üye ülkelerin ulusal temas noktaları, belirtilen nihai tarihe uyulması için, teklifleri, Komisyon’a ve faydalanıcı ülkeye e-posta yoluyla gönderecektir.

3.1.3 Eşleştirme teklifleri sunulurken uyulacak temel kurallar:

· Teklifler, Eşleştirme kurallarına tam olarak uyacaktır.

· Üye ülkeler, yapılan önerilerin seçilebilmesi için Eşleştirme proje fişine net bir biçimde karşılık vermelidir . Yalnızca projeye ilgi duyulduğunu belirten ifadeler yeterli değildir.

· Her bir eşleştirme proje fişi için, her üye ülke (kurum ya da yetkilendirilmiş kuruluş) bireysel (Lider ortak) ya da bir konsorsiyum katılımcısı olarak (Yardımcı ortak) yalnızca bir teklif sunabilir.

· Teklifler nihai tarihten önce gönderilmelidir. E-posta adreslerini doğrulamayı ve her seferde teklifin teslim alındığına dair onay istemeyi unutmayınız. Teklifleri bir yetkiliye değil, teklif çağrısınde belirtilen e-posta adreslerine (mesaj kutusuna) gönderiniz.

· Projeler arasında karışıklık olmasını önlemek amacıyla, Eşleştirme referans kodunun ve eşleştirme proje fişinin başlığının belirtilmesi zorunludur. Teklifin ilk sayfasına eşleştirme referans kodunu ve başlığını daima koyunuz.

· Eğer, Eşleştirme proje fişinde farklı bölümler varsa, lütfen hangi bölüm için başvurduğunuzu belirtiniz.

· Açıklayıcı olunuz ve teklifin hangi üye ülke/ler tarafından sunulduğunu her zaman belirtiniz; eğer teklif, bir konsorsiyum tarafından sunulmuşsa bunu giriş kısmında açıklayınız(bkz. kısım 3.4).

· Şayet Eşleştirme teklifi, yetkilendirilmiş bir kuruluşun da katılımını öngörüyorsa; teklifi sunmadan önce, söz konusu kuruluşun Komisyon tarafından onaylandığından emin olunuz. Sadece Komisyon Merkez Teşkilatı’nın onayladığı yetkilendirilmiş kuruluşlar, eşleştirme ortağı olabilirler.

· Projenin uygulanmasına liderlik edecek Üye Ülke/Ülkelerin görevli/temsilcilerinin tüm iletişim bilgilerinin (telefon, faks ve e-posta) (yardımcı ortağın iletişim bilgilerini de içerecek şekilde) verilmesi zorunludur.

· Tekliflerde, Üye Ülkelerin sistemlerinin faydalanıcı ülkeye uygun olup olmadığı belirtilmelidir.

· Teklifler, projenin, amaçlar ve zorunlu sonuçlar konusunda nasıl uygulanabileceğine ilişkin bir strateji belirlemelidir. Teklif kısa olmalı, fakat ana hatlarıyla eşleştirme proje fişinde istenenleri karşılamalıdır.

· Teklif word formatında tek bir belge halinde sunulmalı ve Proje Lideri ve Yerleşik Eşleştirme Danışmanının (gerekirse ek olarak önemli kısa dönem uzmanlarının) AB formatında özgeçmişlerini de içermelidir.

· Teklifler hazırlanırken, Eşleştirme El Kitabında Ek C2de yer alan örnek kullanılmalıdır.

3.2 Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Yetkilendirilmiş Kuruluşlar

Bazen özel sektöre taşeronluk verilse de, üye ülkenin eşleştirme ortağı bir kamu kurumu olmzlıdır(bkz. kısım 5.12). Herhangi bir üye ülke kurumu, eşleştirme ortağı olabilir.

Ancak, üye ülke yarı özel yetkilendirilmiş kuruluşlara, kurumun bir parçasıymış gibi aynı koşullarda eşleştirme projelerini uygulaması için yetki verilmesini önerebilir.

Bazı üye ülkelerin kendi kurumlarının bir bölümünü bir taşerona vermiş veya vermek üzere olması yada özelleştirmesi nedeniyle, idari olmayan bazı kuruluşlar idari kuruluşların yerine geçebilir. Böylelikle bazen, Eşleştirme projeleri için gereken teknik bilgi kurumun dışından sağlanır.

Bu nedenle, bir üye ülke, idari olmayan kuruluşlara, tıpkı kurumun bir parçasıymış gibi, aynı koşullarla eşleştirme projelerinin uygulanması konusunda yetki verilmesini önerebilir. Yarı özel kuruluşlarla ilgili bilgilerin doğruluğu ve gerçekliği, ilgili UTN’nin güvencesi ve tasdiği altındadır. Bu konudaki istekler duruma göre değerlendirilir. Teklifler, gerekçelendirilmeli ve aşağıdaki kriterlere uygun olmalıdır. Komisyon Merkez Teşkilatı teklifleri kabul edebilir veya reddedebilir ve kamu kurumlarının yerine iş görecek yarı özel yetkilendirilmiş kuruluşların bir listesini de elinde bulundurur.

UTN, yetkilendirilmiş kuruluşların, bu beş kriter ile ilgili durumlarında herhangi bir değişiklik olup olmadığı konusunda Komisyonu bilgilendirecektir.

Buna ek olarak, yetkilendirilmiş kuruluşların listesi yukarıda belirtilen kriterlere uygunluk açısından Komisyon tarafından düzenli olarak gözden geçirilir. Bir yetkilendirilmiş kuruluş, artık bu kriterlere uymaması halinde listeden çıkarılır.

İkinci ve/veya üçüncü kriterlerin yalnızca bir kısmının yerine getirildiği bazı durumlarda, kuruluş, eşleştirme projesiyle doğrudan ilgili ticari ihalelere katılamaz.

Yani, verilen yetki, hiçbir durumda rekabete engel olmamalıdır; yani bu yetki, kuruluşa doğrudan yada dolaylı, proje süresince yada projenin sonunda herhangi bir ticari avantaj sağlayamaz. Komisyon, bu ilkeyi uygularken, yetkilendirilmiş kuruluşun ticari faaliyetlerinin geçici olarak sınırlanması şartıyla, o kuruluşa finansman sağlanmasını onaylayabilir.

Böylelikle, Eşleştirme projelerine katılan yetkilendirilmiş kuruluşlar, ticari ihale sözleşmeleri altında Teknik Destek alabilirler.Bununla beraber, şayet katılımları kendilerine ticari bir fayda sağlıyorsa, eşleştirme projelerini takip eden sözleşmelerde, ihalenin dışında tutulmalıdırlar. Ayrıca eşleştirme proje fişi taslağının veya iş tanımının (TOR) hazırlanmasında yer alan kuruluşlar, bir eşleştirme projesi için teklif sunamazlar.

Üye ülkelerde, yetkilendirilmek için gerekli resmi kriterleri sağlayan; ancak eşleştirme projesine sadece belirli bir alanda çok az bir katkıda bulunabilecek (ör. bitki sağlığı konusunda laboratuvar eğitimi) ya da yalnızca bir projede yer alabilecek pek çok kuruluş vardır. Bu nedenle bu kuruluşların konsolide listede yer almaları gerekli değildir ve bunlara geçici yetki belgesi verilebilir.

Yetkilendirilmiş kuruluşlar tekliflerini sunmadan önce, Komisyon Merkez Teşkilatı tarafından onaylanmalıdırlar. Eğer faydalanıcı ülke henüz listede yer almayan bir kuruluş seçerse, Komisyon projenin finansmanını sağlamaz.

Yetkilendirilmiş kuruluşun Kısım 5.4’te de açıklandığı gibi, ücretlerde sınırlı bir artış yapılması için başvurmuş olması durumunda, bu artışın, teklifler sunulmadan önce onaylanması gerekir. Diğer bir deyişle, yalnızca Komisyon Merkez Teşkilatı’nın onayladığı yetkilendirilmiş kuruluşlar eşleştirme ortağı olarak seçilebilirler ve bu kuruluşların uzmanları, yalnızca, yetkilendirilmiş kuruluşlar listesinde yayımlanan standart ücretleri ve kabul edilen oranları talep edebilirler.

Kural olarak, yetkilendirilmiş kuruluşlar, sözleşmeyle, özel sektör uzmanlarının (veya bir STÖ’ nün uzmanlarının) Eşleştirme projelerinin uygulanmasına katılımını sağlayan şemsiye organizasyonlar olarak kullanılmamalıdır.

3.3 Üye Ülke Konsorsiyumları

Bir eşleştirme projesine birden fazla üye ülkenin katılması istenebilir. Buna orijinal teklif sunulmadan (ortak teklif) önce karar verilir. Faydalanıcı Ülke, ilave olarak bir üye ülkenin daha katılmasını talep ederek farklı deneyimler edinmek isteyebileceği için, seçim sürecinde de karar verilebilir.

Böyle bir durumda, Faydalanıcı Ülke, seçimini onaylamadan önce, seçilen üye ülkenin bir konsorsiyuma katılmaya ve birlikte çalışmaya hazırlıklı olduğundan emin olmalıdır.

Komisyon, bir üye ülke sisteminin aynen kopyalanmaya çalışılmasını engellemek ve eşleştirmeye katılacak kadar idari işbirliği deneyimi olmayan üye ülkelere fırsat sağlamak amacıyla herhangi bir eşleştirme projesinde birden fazla üye ülkenin yer almasına olumlu yaklaşmaktadır.

Deneyimler, geniş konsorsiyumların, potansiyel katma değere zarar veren yüksek maliyetler ve yönetimle ilgili sorunlar doğurduğunu göstermiştir.

Genel olarak, bir eşleştirme projesine ikiden fazla üye ülke katılmamalıdır. Sadece istisnai durumlarda ve gerekçeye göre, üç üye ülkeye kadar olan konsorsiyumlar kabul edilebilir.

Kurumsal düzeyde (kamu kurumu veya yetkilendirilmiş kuruluş) projenin bir bölümünü kendi sorumluluğu altında uygulamayı üstlenmeye hazırlıklı olan yalnızca bir üye ülke, konsorsiyumun tam ortağı olabilir ve istatistiksel açıklamalarda adı geçer.

Herhangi bir üye ülke kurumu veya yetkilendirilmiş kuruluşu, proje faaliyetlerinden sorumlu olmadan, sadece geçici uzman sağlıyorsa, o kurum veya yetkilendirilmiş kuruluş, ortak sayılmaz ve konsorsiyum anlaşması imzalaması gerekmez. Böyle bir durumda, bulunan uzman, eşleştirme projesine, üye ülke Proje Liderinin yetkisi ve sorumluluğu altında katkıda bulunur. Uzmanın yararlı olduğundan emin olmak ve yapacağı işin detaylarını belirlemek Proje Liderinin sorumluluğu altındadır.

Bir eşleştirme projesinin hazırlanması ve uygulanması için yapılan konsorsiyum anlaşması, projenin hazırlık aşamasında bile , yönetimle ilgili önemli mevzulara değinmelidir. Projenin hazırlanmasında ve uygulanmasında verimliliği artırmak için, ortakların, sorumluluklarını net bir biçimde paylaşmaları ve etkili iletişim kanalları oluşturmaları çok önemlidir. Lider üye ülke ve yardımcı üye ülke ortak arasındaki konsorsiyum anlaşmasında bu konular belirtilmelidir. (üye ülke konsorsiyumlarının uygulamaları hakkında daha fazla bilgi için kısım 4.3 e bakınız.)

3.4 Eşleştirme Ortaklarının Seçimi

Bir faydalanıcı ülke kurumunun, Eşleştirme uzmanı talep etmesi, o kurumun zorunlu sonuca, özel sektörün Teknik Desteği ile ulaşılamadığını ve kamu sektörünün uzmanlığına ihtiyaç duyduğunu gösterir. Bu tercih kendi içinde, genel anlamda bir kar-zarar analizini yansıtır.

Katılan tüm üye ülkelere eşit oranda fırsat ve şeffaflık sağlanmalıdır. Sözleşme Makamı (Komisyon, Avrupa Yeniden Yapılandırma Dairesi veya İdari Ofisler) nihai faydalanıcı kurumun ortak üye ülke seçimine karar vermesi için nihai bir tarih belirler.

Faydalanıcı Ülke, katılan üye ülkelerin de kabul etmesiyle , üye ülkelerin güçlerini birleştirmelerini ve bir projeyi, konsorsiyum olarak yürütmelerini isteyebilir. Kamu sektörü uzmanlığının eşleştirme yoluyla transfer edilmesi için belirlenen oranlar ve ücretler sabit olduğundan, eşleştirme ortağı üye ülke, idari sisteminin yakınlığına ve önerdiği uzmanların kalitesine ve deneyimine göre seçilmelidir.

Komisyon tarafından bir ön seçim yapılmayacağı unutulmamalıdır. Eşleştirme ortağının seçimi tamamıyla faydalanıcı ülkeye bırakılmıştır. Tekliflerin sunumuyle ilgili klavuz, Eşleştirme El Kitabı Ek C3’de verilmiştir. (Tamamlanmamış tekliflerle ilgili olarak bkz. Kısım 3.2)

Geri Bildirim

Faydalanıcı ülkenin kurumları veya Avrupa Komisyonu Delegasyonu teklif veren her üye ülke için geri bildirimde bulunmalıdır. Faydalanıcı ülkenin veya Avrupa Komisyonu Delegasyonu‘ nun seçimini etkileyen sebepler, üye ülkelerin gelecek stratejilerini planlamaları için önemli bir kaynak oluşturmaktadır. Üye ülkelerin geri bildirim isteme hakları vardır.

3.4.1. Geçiş Kolaylığı Dahil IPA Kapsamında Seçimlerin Yapılması

Tekliflerin Kaydedilmesi

Komisyon üye ülkeden gelen teklifleri not ederken, Faydalanıcı ülke, bunları kaydeder. Şeffaflığı sağlamak için tüm üye ülkeler, her bir eşleştirme proje fişi için gelen tekliflerin sayısı hakkında Komisyon tarafından bilgilendirilir.

Seçim Toplantıları

merkezi olmayan yönetim sistemi: Seçim toplantılarını İdari Ofis (MFİB) düzenler. İdari Ofis Seçim Komitesini görevlendirir ve Avrupa Komisyonu Delegasyonu’ na bildirir. Avrupa Komisyonu Delegasyonu Seçim Komitesindeki ilerlemeleri takip etmek için bir gözlemci görevlendirir. Diğer gözlemcilerin katılımı Avrupa Komisyonu’ na öncelik onayı için sunulmalıdır.

Seçim Kriterleri Tablosu

Seçimler yapılırken, Seçim Kriterleri Tablosu kullanılır. Örnek bir Seçim Kriterleri Tablosu, Eşleştirme El Kitabının Ek C7’ de bulunmaktadır.Bu tabloda, teklifin ve sunumun niteliği, önerilen YEDin deneyimi, kurumun işbirliği projelerindeki deneyimi, önerilen çalışma yöntemleri göz önünde bulundurulur.

Seçim süresince sunulan her bir Üye Ülke teklifi için Seçim Kriterleri Tablosu doldurulacaktır.

Sonuçların Bildirilmesi

Komisyon, Faydalanıcı ülkenin nihai seçim sonuçlarını, üye ülke UİN’e ve Komisyon Merkez Ofisine yada Delegasyon’a da birer kopya göndererek, üye ülke ortaklarına, ayrı ayrı iletir.

Bu mektup hakları ve sorumlulukları belirler ve katılan kurumlara, eşleştirme kontratının taslağını hazırlanmaya başlamaları için yeşil ışık yakar. Seçim süreci tamamlandığında, Komisyon, her bir Faydalanıcı ülkenin tüm nihai seçim sonuçlarının bir özetini yayımlayacaktır.

3.4.2 Kayıt, Seçim ve Değerlendirme Prosedürleri Tablosu

Tekliflerin kaydedilmesi

Seçim Toplantısı:organizasyon ve başkan

Değerlendirme Komitesi:organizasyon ve başkan

EDIS’ e geçmiş yeni Üye Ülkeler

Avrupa Komisyonu Merkezi

İdari Ofis

x

EDIS’ den önceki aday ülkeler/Batı Balkanlar

Avrupa Komisyonu Merkezi

Avrupa Komisyonu

(Delegasyon/ veya EAR )

x

ENPI Merkezi Olmayan Yönetim

Sözleşme Makamı

(Görev dağılımı ile Denetleyici Bakanlık veya İdari Ofis Müdürü )

Sözleşme Makamı(Görev dağılımı ile Denetleyici Bakanlık veya İdari Ofis Müdürü )

Sözleşme Makamı (Görev dağılımı ile Denetleyici Bakanlık veya İdari Ofis Müdürü )

ENPI Merkezi Yönetim

Sözleşme Makamı

(Avrupa Komisyonu Delegasyonu )

Sözleşme Makamı

(Avrupa Komisyonu Delegasyonu )

Sözleşme Makamı

(Avrupa Komisyonu Delegasyonu )

3.5 Seçimlerin Özeti

Seçim süreci tamamlandığında, Komisyon, her bir Faydalanıcı ülke için seçimlerin bir özetini yayımlayacaktır. Her takvim yılının sonunda, Avrupa Komisyonu, teklif çağrılarının sonuçlarını yayımlarken; Komisyon da, her bir Faydalanıcı ülkenin tüm seçim sonuçlarını yayımlar.

3.6 Yeniden Dolaşıma Çıkma İhtimali

Eğer tekliflerin ilk turunda Faydalanıcı ülke kendine bir ortak seçemezse, proje bir eşleştirme projesi olarak ikinci kez dolaşıma çıkarılabilir ya da farklı bir aracın yetkisinde uygulanabilir. Eğer ikinci dolaşım sonucunda da Faydalanıcı ülke uygun bir ortak seçemezse, alternatif bir araç yoluna ya da Teknik Yardım’a başvurması gerekir.

IPA yetkisinde, IPA Yönetim Komitesi bu dönüşüm konusunda bilgilendirilecektir.

3.7 Eşleştirme İş Planının ve Eşleştirme Kontratının Düzenlenmesi

Faydalanıcı ülke tarafından ortak(lar) seçildikten sonra, uygun bir bütçe ve ayrıntılı bir eşleştirme iş planı hazırlamak tamamen iki eşleştirme ortağı kurumun (Faydalanıcı ülke ve üye ülke) görevi ve sorumluluğudur.(bkz. Kısım 4 ve 5). Bunlar, eşleştirme el kitabında tanımlanan diğer eklerle birlikte Eşleştirme Kontratını oluşturacaktır. Standart Eşleştirme Kontratı, aşağıdaki modele uygun olacaktır:

· Özel Hükümler (ön kontrat)

· Ek A1: İş Planı (Faaliyetin Tanımı);

· Ek A2: Dış faaliyetler için Avrupa Topluluğu tarafından finanse edilen hibe kontratları için Genel Koşullar;

· Ek A3: Faaliyet için gereken Bütçe (Faaliyetin Nihai Alıcısı tarafından sağlanan ortak finansman katkısı da dahil);

· Ek A4: İhale verme usulleri;

· Ek A5: Standart ödeme talebi ve mali kimlik formu;

· Ek A6: Harcama Teyit Raporu;

· Ek A7: Özel Mali Ek;

· Ek A8: Yetki Belgeleri (Üye Ülkeler bir konsorsiyum oluşturduysa).

Eşleştirme iş planının, küçük ayrıntılara boğulmaktan ziyade, zorunlu sonuca ulaşmaya çalışan ölçülebilir göstergelere bağlı açık bir stratejiyi yansıtması gerekir. Ayrıca eşleştirme iş planı, her eşleştirme proje ortağının yaptığı katkıları, girdileri ve kimin ne yapacağını ayrıntılı olarak belirtmelidir.

Kısacası, ayrıntılı eşleştirme iş planının zorunlu öğeleri, zorunlu sonuç (örn. bitki sağlığı inceleme sisteminin işletilmesi) ve uzun dönem görevlendirilen bir uzmandır (YED, kesintisiz en az 12 ay). Diğer öğeler ise: her iki tarafta da, sorunlar ve olası çözümler hakkında değerlendirme yapabilen, sorunları çözme ve süreci en üst seviyede yönetme yeterliğine sahip Proje Liderleri; kısa ve orta dönem uzman ziyaretleri; eğitimler, seminerler, üye ülkede yapılan stajlar, saha ziyaretleri, yazılım tasarımı, vb’dır.

Eşleştirme iş planı; çalışma ve zaman çizelgelerini, ortaklar arasında belirgin bir görev ayrımını ve yapılan harcamaların detaylı bir dökümünü de içerecek şekilde, ilgili organizasyonu ve yöntemleri detaylandırmalıdır.

3.7.1. Geçiş Kolaylığı da Dahil IPA Altında Eşleştirme Kontratının ve İş Planının Düzenlenmesi

EDIS’ den Önce

Eşleştirme ortakları, seçim sonuçlarının bildirilmesinden sonraki üç ay içerisinde, eşleştirme iş planı ve bütçeyi de içeren diğer ekler ile birlikte Eşleştirme Kontratı taslağını, değerlendirilmesi için Avrupa Komisyonu Delegasyonlarına sunarlar.

Avrupa Komisyonu Delegasyonları, 4 hafta içerisinde, ana hatlarıyla ve mali yönden bir geri bildirim yapmakla yükümlüdür. Delegasyon, kontratın değiştirilen nüshasını inceler ve eşleştirme ortaklarına en fazla 2 hafta içerisinde geri gönderir.

Delegasyon tarafından yapılan yorumlara uyulması koşuluyla, genel amaç, kontratın nihai halini almasını, Yönlendirme Komitesine danışılmasını ve tebligatı sonraki 6 hafta içerisinde tamamlamaktır. Böylece, seçim sonucunun bildirilmesinden sonraki 6 ay içinde, projelerin uygulanmasına başlanabilecektir.

Eşleştirme Kontratı Taslağı’nın Sunulmamasının Sonuçları

Eğer üye ülke ve Faydalanıcı ülke ortakları, üye ülke ortak(lar)ının seçildiklerinden haberdar edilmesinden sonraki üç ay içerisinde, Komisyon Delegasyonuna sunulmak üzere bir Eşleştirme Kontratı taslağı oluşturamazsa, Seçim Komitesi, ortak seçimini yeniden gözden geçirebilir ve Eşleştirme Proje Fişi’ni yeniden dolaşıma çıkarabilir. İkinci kez de uzlaşma sağlanamaması halinde, Program Yönlendirme Komitesi farklı bir aracın projeyi yürütmesine karar kılar.

Bu durumda, her iki taraf, eşleştirme kontratının hazırlanması sırasında ortaya çıkan masrafları ayrı ayrı üstlenir.

3.8 Eşleştirme Kontratının Onaylanması

Eşleştirme ortakları, Eşleştirme Kontratı, ve özellikle Eşleştirme İş Planı (Ek A1) ve Eşleştirme Bütçesi (Ek A3) hakkında uzlaştıkları zaman, bu dokümanları, AB Müktesabatı veya politikalarıyla ilgilerinin kontrol edilmesi amacıyla gönderirler.

Sunulan Eşleştirme iş planının ve bütçesinin zorunlu sonuçlara ulaşmak için, olgun, gerçekçi ve yeterli olması açısından, eşleştirme ortakları hızlı ve yakın iş birliği içinde çalışmalıdır.

3.8.1. Geçiş Kolaylığı da Dahil IPA Kapsamında Eşleştirme Kontratının Onaylanması

IPA kapsamında, Eşleştirme projelerinin, Genişletilmiş Merkezi Olmayan Uygulama Sistemi altında yönetilip yönetilmediğine bakılmaksızın, onaylama prosedürleri, genel anlamda aynıdır. Farklılık aslında Yönlendirme Komitesi görüşmesini başlatanın, Delegasyon yada EAR (EDIS’ den önce) veya İO (EDIS altında) olmasıdır.

Ortaklar, Eşleştirme Kontratı ve eklerinin içeriği üzerinde anlaştıklarında iş planını ve bütçesini geçici olarak paraflarlar ve Faydalanıcı ülkedeki Avrupa Komisyonu Delegasyonu aracılığıyla değerlendirme için Komisyon Yönlendirme Komitesine sunarlar.

Yalnızca inceleme için yeterli olgunlukta olduğu düşünülen iş planı ve bütçesi Delegasyon tarafından Komisyonun Yönlendirme Komitesine sunulur.

Yönlendirme Komitesinin rolü (aşağıda açıklandığı gibi) Eşleştirme İş planının AB Müktesebatı ve en son gelişmeleriyle ilgisi hakkında bağlayıcı bir görüş oluşturulmasına odaklanmaktır.

Yönlendirme Komitesinin rolü (aşağıda açıklandığı gibi) iş planının AB Müktesabatı ile ilgisini ve bu aşamadaki son gelişmelerle ilgili zorunlu ve bağlayıcı fikir belirtmektir.

İO/Delegasyon/EAR, Yönlendirme Komitesi bağlayıcı kararından yazılı olarak haberdar edilir ve önlem olarak bir kopya da ortaklara, MFİB’ye ve üye ülke ve Faydalanıcı ülkenin Ulusal İrtibat Noktalarına gönderilir.

Normalde, danışma prosedürü 15 iş günü sürmektedir. Eşleştime projesinin EU fonuyla finanse edilmesinin ön koşulu fikirbirliğine varmaktır. Başka bir deyişle ilgili Genel Müdürlüklerin yorumları Eşleştirme iş planında yer almalıdır.

İO/Avrupa Komisyonu Delegasyon nihai imzadan önce talep edilen değişikliklerin yapıldığını garanti edecektir. İO/Avrupa Komisyonu Delegasyon tarafından son haliyle imzalanan ve Eşleştirme projesi taraflarına bildirilen Eşleştirme Kontratının bir kopyası Komisyon merkez bürosuna gönderilecektir.

Yönlendirme Komitesinden, zorunlu sonuç ile ilişkili olarak iş planının güvenilirliğini ve ilgili AB müktesebatının doğruluğunu değerlendirmesi talebinde bulunulur.

Yönlendirme Komitesi tarafından yapılan değerlendirme, Eşleştirme Kontratını onaylayacak olan Delegasyon Başkanına yol gösteren ve tavsiyeler veren bir görüşle sonuçlanır.

Yönlendirme Komitesi, ilgili Komisyon birimlerinden oluşur ve komiteye, Genişleme Genel Müdürlüğü başkanlık eder. Komite, Komisyonun ilgili bölümleri arasındaki danışma ihtiyacına göre gereken sıklıkta toplanır.

Yönlendirme Komitesinin Faaliyetleri

Yönlendirme Komitesi, hedeflenen zorunlu sonuçlara ve AB Müktesabatı ile ilgisine bakarak iş planının güvenilirliğini değerlendirir.

Yönlendirme Komitesi tarafından yapılan değerlendirme, rehberlik ve tavsiyeler içeren bağlayıcı bir karardır.

Yönlendirme Komitesi Genişleme Genel Müdürlüğü tarafından atanan ilgili Komisyon servislerinden oluşur.

Yönlendirme Komitesine normalde elektronik yollardan danışılır, fakat Komisyonun ilgili bölümleri arasında görüşme ihtiyacına bağlı olarak gereken sıklıkta toplanabilir.

Yönlendirme Komitesi’nin görüşleri aşağıdaki şekillerde olabilir:

I. (i) koşulsuz , ya da

(ii) koşullu;

Projeyi sunulduğu şekliyle finanse etmeyi önermek

II. (i) yazılı usulle, ya da

(ii) müzakere (full debate) ile

Eşleştirme ortaklarının daha fazla değişiklik veya açıklama yapmasını

önermek

III. Teklifi olduğu gibi reddetmek ve tamamıyla yeniden çalışılmasını önermek.

Üyeler, belirtilen süre bitimine kadar (15 iş günü) tam ya da koşullu onay önerirler ve özel bir müzakere istemezlerse, projenin Yönlendirme Komitesinde tartışılmasına gerek kalmaz.

Eşleştirme iş planı, bazı değişikliklere bağlı olarak koşullu onaylanırsa (madde 1(ii)), istenen değişiklikler temel değil teknik özelliklerde olacaktır. Yerine getirilecek koşullar ayrıntılarıyla tanımlanarak Delegasyona gönderilir. Bir kopyası da ortaklara iletilir. Ortaklar uygun şekilde projeyi değiştirir ve imzalanmış olarak Delegasyona tekrar sunarlar. Delegasyon, tereddüte düşerse, Komisyonla da görüşerek, koşullara uyulup uyulmadığını kontrol eder ve ortaklara nihai onayını iletir. Projenin tekrar Yönlendirme Komitesine sunulmasına gerek yoktur.

Yönlendirme Komitesi daha önemli değişiklikler isterse, proje, Komiteye tekrar sunulmadan önce, üstünde yeniden çalışılması için ortaklara geri gönderilir. Komite, projenin, yazılı prosedürle (madde II(i)) daha ileri düzeyde incelenmesi ve tekrar sunulmasını isteyebilir ya da, eğer gözden geçirilecek hususlar, daha fazla görüşülmesi gerekecek kadar önemliyse, proje müzakereye sunulabilir (madde II(ii)). Bu durumda, projenin, Yönlendirme Komitesi’nin tam konsültasyon prosedüründen tekrar geçmesi gerekir.

Komisyon, genellikle, Eşleştirme iş planının, Yönlendirme Komitesine ilk kez sunulduğu durumlarda, (Eşleştirme iş planınında temel eksiklikler olmadığı sürece) III. yolu seçmez ve Faydalanıcı ülke ve üye ülkeye, eşleştirme iş planını uygun şekilde oluşturmaları konusunda yardımcı olmak için her ikisiyle de birlikte çalışmaya her zaman gayret eder. Komisyon, her zaman nedenlerini açık ve anlaşılır kılmaya çalışır.

3.9 Eşleştirme Kontratının İmzalanması

3.9.1 Ön Açıklamalar

Yönlendirme Komitesinin işi bittiğinde (IPA) veya Merkez Teşkiltattaki görüşmeler yapıldığında, Eşleştirme ortakları nihai Eşleştirme Kontratının doğru şekilde imzalanmasını sağlamalıdır.

İş planın (Ek A1) ve bütçesinin (Ek A3) Yönlendirme Komitesine sunulmadan önce geçici olarak paraflanmasıyla, bu son imza birbirine karıştırılmamalıdır.

Üye Ülke ve Sözleşme Makamı (Komisyon, MFİB, İO veya EAR) son imza için Özel Hükümlerin (ön kontrat) her sayfasını paraflarlar ve bu dokümanı imzalarlar. İdari ortaklar sözleşmeyle ilgili ve mali sorumluluğunu ifade edecek şekilde, paraflarlar ve imzalarlar..

Üye Ülke ve Faydalanıcı Ülke Proje Liderleri bağlılıklarını ve malikiyetini ifade ederek hem Ek A1 (Eşleştirme İş planını) hem Ek A3’ü (Eşleştirme Bütçesini) onaylar ve paraflarlar.

Ek A2 (Genel Koşullar), A4 (İhale verme usülleri), A5 (ödeme talebi), A6 (Harcama Teyid Raporu), A7 (Özel Mali Ek) ve Ek A8 (Yetki belgeleri)’ in paraflanmasına ve imzalanmasına gerek yoktur.

Proje hazırlama ve uygulama kısmındaki uygun bir kişi tarafından bu ekler imzalanabilir.

3.9.2 Eşleştirme Kontratlarını İmzalayanlar

Üye ülke adına,

(1) Hükümetin (idari mercinin) bağlayıcı taahhüdünü temsil eden resmi görevli

(2) Kurum veya yetkilendirilmiş kuruluşta, eşleştirme projesindeki üye ülke yükümlülüklerinin uygulamasından sorumlu kişi. Üye ülkenin projedeki yükümlülüklerinin uygulanmasından sorumlu olan kişi de eşleştirme kontratındaki tüm ekleri paraflar.

Üye Ülke Konsorsiyumunda İmza Sahipleri

Bir eşleştirme projesini uygulamak amacıyla üye ülkelerin konsorsiyum oluşturması halinde, üye ülke adına eşleştirme kontratını imzalayanlar, Proje Lideri olarak belirlenen üye ülkenin mensubu olacaktır.

Komisyon, diğer üye ülke ortaklarından Proje Liderine genel bir yetki belgesi verilmesi ister. (bakınız kısım 3.4 ve Eşleştirme Kontratı Ek A8) Bu belge, lider Üye Ülke Proje liderine, diğer ortakların kurumları adına taahhütte bulunma ve projenin uygulanması ile ilgili kararları alma yetkisini verir.

Genel yetki belgesine ek olarak, konsorsiyumdaki üye ülkelerin çalışmalara ilişkin ve mali düzenlemeler konusunda uzlaşmaya varmaları gerekir ve üye ülkeler, bu hususları konsorsiyum içinde yapılan bir anlaşmada tanımlayacaklardır. Eşleştirme Kontratı taslağı, Avrupa Komisyonu Delegasyonuna sunulmadan önce bu konsorsiyum içi anlaşma imzalanmalıdır.

Faydalanıcı ülke adına,

(1) Sözleşme Makamı (Komisyon, MFİB, İO veya EAR) sözleşmeyle ilgili ve mali sorumluluğunu ifade edecek şekilde, Eşleştirme Kontratını(Özel Hükümler) paraflar ve imzalar.

(2) Projeden faydalanan kurum da eşleştirme projesinin uygulanmasından sorumlu resmi görevli(ler), kurumlarının taahhüdünü ve malikiyetini ifade edecek şekilde, iş planını (Ek 1) ve bütçeyi (Ek 3) imzalar.

IPA Kapsamında Eşleştirme Kontratının İmzalanması

Komisyon (Avrupa Komisyonu Delegasyonu/EAR), bütçenin ön kontrolünü ve Yönlendirme Komitesinin görüşü (müktesebat) ile uygunluğu ifade edecek şekilde, Eşleştirme Kontratını (Özel Hükümler ve Ek A1 ve Ek A3) onaylar. Merkezi veya konsantre olmayan yönetim altında Komisyon/EAR Eşleştirme Kontratını yani Özel Hükümleri imzalayacak, Ek A1 ve EkA3’ ü Üye Ülke ve Faydalanıcı Ülke tarafları yanında paraflayacaktır.

Eşleştirmede Kim Neyi İmzalar – IPA Kapsamında

Kim neyi imzalar?

İmzalar

Lider Üye Ülke

Merkezi Finans ve İhale Birimi

Projeden Faydalanan Kurum

Komisyon (Delegasyon)

Özel Hükümler (merkezi veya konsantre olmayan)

X

X

X

Özel Hükümler (merkezi olmayan)

X

X

(Onay)

X

(Onay)

Ek A1(İş Planı)ve Ek A3 (bütçe)

X

X

3.10 Eşleştirme Kontratının Bildirilmesi

İmzalayan her taraf için Eşleştirme Kontratının orjinal bir kopyası gerekir:

1. Lider üye ülke

2. İdari Ofis

3. Faydalanıcı Kurum

4. Komisyon (Delegasyon) veya Komisyon Merkez Teşkilatı veya EAR

Eşleştirme Kontratı, bütün taraflar tarafından imzalandıktan sonra Sözleşme Makamı taraflara resmi bildirimde bulunmakla yükümlüdür. Komisyonun Sözleşme Makamı olmadığı durumda bildirimin bir kopyası Avrupa Komisyonu Delegasyonuna gönderilecektir.

Bildirim, Sözleşme Makamı tarafından yapılması gereken ayrı bir şarttır. Diğer bir deyişle Eşleştirme Kontratının imzalanması demek Kontratın bildirilmesi demek değildir.

Bu bildirimin tarihi, projenin yasal başlangıç tarihinini ve ayrıca iş planının uygulanması veya YED’in faydalanıcı ülkede bulunmasından doğan masrafların tazmini için olası başlangıç tarihini belirler. Kısım 5.2’de ve Eşleştirme Kontratının Ek 7’ sinde yer alan hükümlere göre, proje fonu, kontrat hazırlanması süresince ortaya çıkan masraflar dışında, bildirim tarihinden önce ortaya çıkan hiçbir masrafı karşılamaz.

Avrupa Komisyonu Delegasyonu veya ilgili Sözleşme Makamı tarafından imzalı, kabul edilen ve bildirilen Eşleştirme Kontratının bir kopyası Komisyon Merkez Teşkilatı’ na gönderilecektir.

KISIM 4: AYRINTILI PROJE HAZIRLANMASI4.1 Zorunlu Sonuçlara ulaşmak için Projenin Hazırlanması

Eşleştirme Kontratı ve İş planı, üye ülke ve Faydalanıcı ülke tarafından ortak olarak hazırlanmalıdır. Eşleştirme iş planı, taraflardan birine veya diğerine yüklenen bir dizi faaliyetten oluşur ve bu faaliyetlerin tamamı, sonuca ulaşmayı amaçlayan bir strateji oluşturur.

Eşleştirme Kontratları (ekleri de içerecek şekilde), ortakların kararına bağlı olarak İngilizce, Almanca veya Fransızca dillerinde hazırlanabilir.

Bir Eşleştirme projesi tasarlarken, başlangıç noktası, zorunlu sonuçların daha kesin bir şekilde tanımlanmasıdır (bkz. kısım 2.1). AB finansmanı, sadece bu sonuca ulaşılması halinde sağlanır.

Zorunlu sonuç, Eşleştirme proje fişinde zaten belirtilmiş olacaktır. Yine de, Faydalanıcı ülke ve üye ülke, Eşleştirme proje fişinin hazırlanmasından sonra yapılan ilerlemeyi de göz önüne alarak,mevcut zaman ve bütçe çerçevesinde, neyin gerçekçi olduğu ve nelerin teslim edilebileceği üzerinde ayrıntılı bir değerlendirme yaptıkları zaman, Eşleştirme iş planında yer alacak zorunlu sonuç üzerinde ince ayar yapmaları gerekebilir.

· Zorunlu sonuç iyi tanımlanmış, iyi odaklanılmış ve elde edilebilir olmalıdır;

· Zorunlu sonuç, Faydalanıcı ülkenin Kurumsal Yapılanmasına belirli ve doğrudan bir katkı sağlamalıdır.

· Zorunlu sonuç, kontrol edilebilmesi açısında somut ve ölçülebilir olmalıdır.

Eşleştirme projelerinin büyüklüğü ve karmaşıklığı göz önüne alındığında, projeyi, her zaman, genel zorunlu sonuca ulaşılmasına katkı sağlayan ve belirli sonuçları olan farklı bileşenlere bölmek gerekir.

Eşleştirme iş planı bu bileşenleri ve bunları gerçekleştirmek için gerekli olan adımları net olarak tanımlamalıdır. Buna, genel proje hedefinin gerçekleştirilmesi için gerekli olan tüm bileşenler, dolayısıyla sadece Faydalanıcı ülkenin sorumluluğunda olan bileşenler de dahildir. Bir Eşleştirme projesi tek başına değerlendirilemeyeceğinden, Faydalanıcı ülkede projeyi destekleyecek, proje ile çakışacak veya projeye engelleyecek diğer faaliyetlerin de göz önüne alınması gerekir.

· Bir Eşleştirme projesinin tüm bileşenleri açıkça ve ayrı ayrı tanımlanmalıdır;

· Her bileşen ve bu bileşenin gerçekleşmesi için tanımlanan faaliyetler, genel zorunlu sonucun gerçekleştirilmesi kapsamında tam olarak gerekçelendirilmelidir.

· Bileşenler, bütçedeki tanımlanabilir bir kalemle doğrudan bağlantılı olmalıdır. (bkz. kısım 5)

İş planı örneği için Eşleştirme Kontratı Ek I’e bakınız.

4.2 Göstergeler, Zaman Çizelgeleri, Süre ve Risk Analizi

Proje Göstergelerinin Belirlenmesi

Bir Eşleştirme projesinin, hem bütün olarak hem de projenin, tamamlanması uzun zaman gerektiren daha büyük bileşenleri çerçevesinde göstergeleri olmalıdır. Bu göstergelerin belirlenmesi, nihai sonuca ulaşılmasına ve genel olarak iyi bir proje yönetiminin sağlanmasına yardımcı olacaktır. Göstergelerin gerçekleştirilmesi, normalde 3 aylık aralıklarla yapılan düzenli izleme ve raporlama prosedürlerinin (bkz. kısım 6.4) de önemli bir parçası olacaktır.

· Eşleştirme iş planı, düzenli aralıklarla, yapılan ilerlemenin ölçülmesinde kullanılacak olan göstergeler belirlemelidir.

Örneğin, tarım politikasını yönetecek ulusal bir yapılanma oluşturulması projesinde: hükümetin bir yasayı kabul etmesi, detaylı bir eğitim stratejisinin hazırlanması; yapının usule ilişkin kurallarının yasalaştırılması; belirli bir yerin seçilmesi; bilgisayarların kullanılabilirliği; uygulama için gerekli yazılımın hazırlanması vb. göstergelere örnek verilebilir.

Zaman Çizelgeleri

Zaman çizelgelerine çok dikkat etmek gerekir. Eşleştirme iş planının her bileşeninin tamamlanması için ayrı bir zaman çizelgesi olması gerekir. Bu çizelge, daha sonra eşleştirme iş planı için genel bir zaman çizelgesi oluştururken de kullanılabilir. Bazı proje bileşenleri aynı zamanda tamamlanabilir. Bazıları ise, diğer bir bileşenin önceden tamamlanmasına bağlıdır. Bu nedenle, Eşleştirme iş planını oluşturan birbirine bağlı ardışık proje bileşenlerinin tamamlanması için gereken zamana bağlı olarak, ‘kritik yol’ yöntemiyle bir zaman çizelgesi oluşturulacaktır.

· Eşleştirme iş planı, hem projenin bütünü hem de tüm proje bileşenleri için gereken zamanı net olarak belirlemelidir;

· Kısa dönem faaliyetlerini programlamadan önce, YED’in yerleşmesi ve çevreye alışması için en az bir ay sürenin ayrılması tavsiye edilir.

Süre

Eşleştirme projesinin uygulanma süresi, Eşleştirme iş planının süresinden daha uzun olmalıdır. Projelerin yasal başlangıç tarihi, kontratın başladığının bildirildiği veya sözleşme makamının kontratı imzaladığı tarihe göre belirlenir.

Pek çok durumda, YED Faydalanıcı ülkeye hemen gelemeyecek ve ancak YED’in birkaç hafta Faydalanıcı ülkede bulunmasından sonra, Eşleştirme iş planına başlanacaktır. Bu nedenle Eşleştirme Kontratının toplam süresi belirlenirken, Eşleştirme iş planı süresine ortalama 2-3 ay eklenmesi tavsiye edilir.

Projenin bitiş tarihi, projenin finanse edildiği ilgili mali aracın uygulanması için gereken süreye uygun olmalıdır.

Risk Analizi

Ne kadar iyi tasarlanmış olursa olsun, Eşleştirme projesinde her zaman riskler olacaktır. Zaman aksamaları ya da fazla masraf edilmesi gibi küçük riskler olabileceği gibi, uygun mevzuatın meclisten geçememesi veya hükümet politikasının değişmesi gibi daha büyük ve esaslı riskler de olabilir. Bazı riskler proje dahilinde olacağından belirli derecede kontrol edilebilir. Örneğin, çevre standartları konusundaki bir Eşleştirme projesinde çok önemli olan izleme ekipmanının zamanında sağlanmaması ve bu nedenle tüm projenin uygulanmasının gecikmesi dahili risklere girer. Siyasi risk gibi diğer riskler ise tamamen projenin kontrolü dışındadır.

· Dahili ve harici tüm riskler, mümkün olduğunca, açıkça ve sayısal olarak belirtilmelidir.

· Eşleştirme iş planı aynı zamanda kontrol edilebilir riskleri azaltma yollarını da belirlemelidir.

4.3 Proje Yönetimi Görevlerine Karar Verilmesi

Faydalanıcı Ülke ve Üye Ülke Arasında

Eşleştirme Kontratı, zorunlu sonuca ulaşmayı taahhüt eden iki taraf (Faydalanıcı ülkenin ve üye ülkenin iki kurumu) arasında yapılan bir anlaşmadır. Bu nedenle proje, biri Faydalanıcı ülkeden diğeri de üye ülkeden olmak üzere iki Proje Liderinin sorumluluğunda yürütülmelidir. Her bir Proje Lideri, Eşleştirme iş planında, kendi kurumuna verilen faaliyetlerden sorumlu olacaktır ve bu faaliyetler kapsamında sevkedilen insan kaynakları ve maddi kaynaklar üzerinde tam yetkiye sahip olacaktır. Diğer bir deyişle, Faydalanıcı ülke Proje Lideri, Faydalanıcı ülkeden gelen uzmanlardan ve üye ülke Proje Lideri de diğer tüm uzmanlardan sorumlu olacaktır.

· Her bileşen için görev dağılımı yapılmalıdır;

· Ortak sorumluluk altındaki bileşenler için, Eşleştirme iş planında, hangi tarafın lider olduğu belirtilmelidir.

· Belirli bir faaliyet için bir sorumluluk verilirken, tahsis edilen bütçeyle ilgili verilen yetki de bununla bağlantılı olmalıdır.

Proje Yönlendirme Komitesi, koordinasyonun iyi sağlanması için faydalı bir araçtır. Projeye katılanların (üye ülke konsorsiyumu ve/veya Faydalanıcı ülkeden farklı bakanlıklar)sayısı ne kadar fazla olursa, böyle bir mekanizma da o denli faydalı ve gerekli olacaktır ve Eşleştirme iş planında öngörülmelidir.

Üye Ülkenin Yönetim Hiyerarşisi

Tüm Eşleştirme projelerinde, üye ülkenin katılımının tüm sorumluluğu, üye ülke Proje Liderine aittir ve Proje Lideri, proje bileşenlerinin yönetimi ve uygulanması için başkalarına da yetki verebilir. Örneğin, Proje Lideri, muhasebe ve faturalandırma işleri, eğitim seminerlerinin organizasyonu, eğitim dokümanlarının hazırlanması vb. gibi konularda,başka bir idari kuruma yetki verebilir. Bunun için ödenen ücretler ve yapılan harcamalar, “proje yönetim giderleri” tazminatından gelirinden finanse edilir.

YED(ler), üye ülke Proje Liderine rapor verirler.

Birden fazla üye ülkenin katılıması halinde, lider üye ülkenin Proje Lideri, tüm proje için üye ülke tarafına ait sorumluluğu alır. Üye ülke Proje Lideri, belirli proje bileşenleri için sorumluluğu diğer bir üye ülkeye aktarabilir ancak projenin genel sorumluluğu ondadır. Buna, Faydalanıcı ülke stajyerlerine evsahipliği yapmak, seminer düzenlemek, mevzuat hazırlanmasında Faydalanıcı ülkeye yardım etmek...vb. örnek verilebilir.

Üye Ülkelerin Konsorsiyum Kurduğu Projeler

Birden fazla üye ülkenin bir konsorsiyumda beraber çalışmaya karar verdiği durumlarda, proje yönetimi daha da karmaşık hale gelir. Eşleştirme Kontratı ve Eşleştirme iş planı taslağı hazırlanırken ve projenin uygulanması için hazırlanırken göz önünde bulundurulması gereken, uygulamaya ilişkin bir çok husus vardır. Faydalanıcı ülke ortaklarının, konsorsiyum üyelerinin, zorunlu sonuçlara ulaşmak için hem istekli hem de tam olarak işbirliği yapabilecek konumda olup olmadığından emin olmalarında yarar vardır.

· Eşleştirme iş planı, her bir proje bileşeni için, ortakların sorumlulukl