kiesa.rks-gov.net · web viewnë shumë raste komisioni evropian do të jetë 'autoriteti...

SHTOJCA KUDHËRRËFYESI dhe LISTA KONTROLLUESE për vlerësimin e

BUXHETIT TË VEPRIMIT dhe OPSIONET E THJESHTËSUARA TË SHPENZIMEVE për KONTRATAT E GRANTEVE të financuara nga Unioni

Hyrje

Ky dokument përfshin udhëzimet dhe një listë kontrolli për Autoritetin Kontraktues për vlerësimin e buxhetit të veprimit (referuar më tej si "Buxheti i Veprimit" ose "Buxheti") duke përfshirë opsionet e thjeshtuara të kostove për kontratat e grantit për veprimet e jashtme të Bashkimit Evropian1 (Kontratat e Grantit) në fazën e propozimit.

Buxheti i Veprimit i është bashkëngjitur kontratës së grantit si Shtojca III. Ai përfshin ndër të tjera një fletë pune të arsyetimit të detyrueshëm ('Fleta e arsyetimit') që duhet të plotësohet nga përfituesi. Kjo fletë pune është një dokument kyç dhe do të referohet më tej si 'Fleta e arsyetimit'.

Në shumë raste Komisioni Evropian do të jetë 'Autoriteti Kontraktues', por nganjëherë (për shembull, nën menaxhimin indirekt të mënyrës së zbatimit) Autoriteti Kontraktues mund të jetë një tjetër subjekt (p.sh. Zyrtari Kombëtar Autorizues në kuadër të FEZH). Termi Autoriteti Kontraktues ('AK') përdoret në të gjithë këtë dokument dhe zakonisht i referohet stafit të AK-së të cilët janë ngarkuar me vlerësimin e Buxhetit të Veprimit dhe opsioneve të thjeshtuara të kostove.

Udhërrëfyesi dhe lista e kontrollit mund të përdoren për të vlerësuar besueshmërinë dhe arsyeshmërinë e buxheteve të veprimit të cilat:

Nuk bazohen ose nuk përfshijnë opsione të thjeshtuara të kostos; Bazohen në tërësi ose pjesërisht në (një kombinim) opsionet e thjeshtuara të kostove

Mundësitë e thjeshtuara të kostos mund të marrin formën e:

- kostot e njësive: këto i mbulojnë të gjitha ose disa kategori specifike të kostove të pranueshme të cilat mund të identifikohen qartë (siç tregohet në Buxhet, në fazën e propozimit) dhe janë shprehur në shuma për njësi.

Shembull: kostoja e njësisë për muaj pune për kostot e personelit bazuar në politikat e brendshme dhe kostot mesatare (pagave); Shpenzimet për njësi për transportin e vogël lokal ose shpenzimet e tjera në zonat rurale (shpesh në kategori të shpenzimeve me shumë artikuj me vlerë të vogël dhe/ose me dokumentacion të dobët), mëditjet2 etj.

- Shumat paushalle: këto në kushte globale i mbulojnë të gjitha kategoritë ose disa kategori specifike të kostove të pranueshme të cilat mund të identifikohen qartë (siç tregohet në Buxhetin në fazën e propozimit).

Shembull: kostoja globale për organizimin e një ngjarjeje të hapjes, kostoja globale për prodhimin e videove të informacionit etj.

- Financimi me shuma fikse: këtu përfshihen kategoritë specifike të kostove të pranueshme të cilat mund të identifikohen qartë (siç tregohet në Buxhet tek faza e propozimit) dhe janë shprehur si përqindje e kostove të tjera të pranueshme.

Shembull: shpenzimet e zyrës vendore dhe shpenzimet që lidhen me të (mirëmbajtja, siguria, makina e përbashkët etj.) të ngarkuara si përqindje e shpenzimeve të stafit, shpenzimet indirekte etj.

- ndarja e shpenzimeve që lidhen me zyrat në terren.

1 Përfshirë Marrëveshjet e Granteve AP, sipas rastit2 Mëditjet nuk konsiderohen si opsione të thjeshtësuara të shpenzimeve për qëllimet e financimit të Unionit kur

një përfitues e rimburson stafin e vet me një shumë fikse në përputhje me rregullat e personelit dhe kërkesat për riimbursim në atë shumë në Buxhetin e Veprimit. Mëditjet e tilla konsiderohen si shpenzime të mirëfillta.

15 janar 2016 Faqe 1 nga 20document.docx

Opsionet e thjeshtuara të kostos mund të zbatohen për një ose më shumë pozicione të kostos së drejtpërdrejtë të buxhetit (d.m.th. pozicionet e kostos 1 deri 6), ose pozicionet nën-kostos ose për artikujt e kostos specifike brenda këtyre pozicioneve të kostos.

Seksioni I i këtij dokumenti përcakton parime të përgjithshme dhe udhëzuese për vlerësimin e besueshmërisë dhe arsyeshmërisë së buxheteve të veprimit – d.m.th. Me ose pa mundësi të thjeshtuara të kostos - në fazën e propozimit. Seksioni II është një listë kontrolli që i përshkruan procedurat dhe kontrollet që mund t’i kryejë stafi i AK-së për vlerësimin e kategorive të përbashkëta të shpenzimeve, si dhe sendet e përbashkëta dhe të mëdha të shpenzimeve në këto kategori. Është strukturuar rreth kategorive të shpenzimeve në modelin e buxheteve të veprimit.

Lista e kontrollit nuk është gjithëpërfshirëse dhe rrethanat dhe konteksti specifik i Veprimit duhet të merren parasysh rast pas rasti.

VINI RE:

- Ky dokument nuk është një dokument zyrtar i miratimit. Është një mjet mbështetës për të përcaktuar nëse një Buxhet Veprimi për një Kontratë të Grantit të propozuar nga një Përfitues është i besueshëm dhe i arsyeshëm. Rrjedhimisht lista e kontrollit shërben si bazë për marrjen e një vendimi nga AK nëse Buxheti i Veprimit është i pranueshëm.

- Aplikuesit mund të propozojnë opsione të thjeshtuara të kostos në fazën e propozimit. AK-ja do të vendosë nëse këto kosto mund të pranohen gjatë fazës kontraktuese në bazë të buxhetit të dorëzuar. AK do të bazojë vendimin e saj në një analizë të Buxhetit të kryer përmes kontrolleve në këta udhërrëfyes.

- Si rregull i përgjithshëm3 shuma e përgjithshme e financimit në bazë të opsioneve të kostove të thjeshtuara që mund të autorizohen nga Autoriteti Kontraktues (duke përjashtuar kostot indirekte) nuk mund të kalojë 60 000 euro për përfitues (përfshirë opsionet e thjeshtuara të kostos të propozuara nga subjektet që kanë lidhje me të, duke përjashtuar kostot e zyrës në terren, nëse ka). Veçanërisht:

a) Pragu prej 60 000 eurosh nuk zbatohet medoemos për të gjithë shumën e grantit. AK mund të vendosë që format e thjeshtësuara të granteve mund të përdoren për grante në vlerë të vogël. AK gjithashtu mund të autorizojë forma të thjeshtuara të granteve për vetëm një ose disa kategori të kostove të pranueshme deri në 60 000 euro.

b) Pragu prej 60 000 eurosh korrespondon me shumën e dhënë në formën e rimbursimit të kostove të njësisë, shumave të paushallit ose financimit në shumë fikse.

c) Në rast të grantit me shumë përfitime, pragu prej 60 000 eurosh i referohet shumës së dhënë për Përfituesin. Në rastin e granteve multi-përfituese, AK mund të japë grante ose një pjesë të granteve në forma të thjeshtuara që tejkalojnë 60 000 euro, me kusht që shuma për Përfitues të jetë e barabartë ose më e vogël se 60 000 euro.

d) Rregullorja Financiare parashikon financim në shuma fikse të shpenzimeve indirekte në bazë të një norme deri në 7% të kostove totale direkte të pranueshme. Pragu prej 60 000 euro konsiderohet si i përjashtuar nga financimi i kostove indirekte të pranueshme bazuar në një normë fikse prej 7% ose më të ulët të aplikuar për kostot totale direkte të pranueshme.

3 Komisioni Evropian me vendim mund të vendosë një prag më të lartë dhe kushte të ndryshme që pastaj do të pasqyrohen në thirrjen për propozime sipas rastit


e) Pragu prej 60 000 eurosh nuk duhet të interpretohet si tavan përfundimtar për shuma të paushallta, shpenzime për njësi ose financim të sheshtë. Shuma më të larta mund të pranohen, por duhet të autorizohen me një vendim të Komisionit.

- Pasi që shumat e kostove të thjeshtuara (siç janë specifikuar në Buxhetin e Veprimit) të jenë vlerësuar dhe miratuar nga AK-ja, këto kosto nuk do të jenë lendë e një verifikimi ex post të kostove reale aktuale. Prandaj nga auditorët nuk do të kërkohet të kontrollojnë dokumentet mbështetëse për të verifikuar kostot aktuale të ndodhura por do të verifikojnë aplikimin korrekt të metodës dhe formulës për llogaritjen e kostos bazuar në inputet përkatëse dhe informatat relevante sasiore dhe cilësore.

- Përfaqësuesit duhet të mbajnë evidencë dhe dokumentacion adekuat për të vërtetuar se kostot janë deklaruar sipas metodës dhe formulës së dakorduar dhe se janë respektuar kushtet cilësore dhe sasiore.

- Nëse një verifikim/auditim zbulon se metodat e llogaritjes të përdorura nga përfituesi (ose përfituesit) ose subjektet që lidhen me të, për të përcaktuar nëse kostot e njësisë, shumat paushalle ose norma fikse janë në përputhje me kushtet përkatëse ose informacionin faktik (p.sh. Ngjarjet e krijuara nuk kanë ndodhur), Autoriteti Kontraktues mund të përcaktojë shpenzime të tilla që nuk janë të pranueshme dhe të rikthej shumën e përdorur, përmes opsioneve të thjeshtuara të shpenzimeve.


I Parimet e Përgjithshme dhe Udhëzuese

Përkufizimet e buxhetit

Buxheti për një kontratë granti duhet të jetë një plan realist për të ardhmen, i shprehur në terma sasiorë. Buxheti duhet të bazohet në objektivat dhe aktivitetet e përcaktuara në kontratën e grantit dhe përbën një pjesë thelbësore të saj. Buxheti duhet të bazohet në një kombinim të informacionit financiar, sasior dhe cilësor. Buxheti është pjesë thelbësore e raportit financiar për veprimin e financuar nga kontrata e grantit.

Buxheti është një mjet planifikimi. Një organizatë me objektiva dhe aktivitete në formë të një buxheti do të jetë në gjendje të planifikojë dhe të marrë vendime më të mira.

Buxheti është një mjet kontrolli. Një buxhet ndihmon një organizatë për të kontrolluar shpenzimet duke përcaktuar udhëzimet e kostos, standardet, vlerësimet dhe kriteret. Buxheti duhet të reflektojë të gjitha shpenzimet në përputhje me aktivitetet e planifikuara.

Buxheti është një mjet për përputhshmërinë financiare. Kategoritë dhe linjat e dakorduara të buxhetit janë kufijtë e përgjithshëm të shpenzimeve.

Buxheti pasqyron raportin financiar. Shpenzimet aktuale të ndodhura do të paraqiten në raportin financiar dhe do të krahasohen me shpenzimet e buxhetuara.

Përgjegjësitë e përfituesit (t)

Përfituesit e Kontratave të Grantit duhet të:

Hartojnë një Buxhet të Veprimit të besueshëm, të arsyeshëm, transparent dhe realist në përputhje me objektivat, aktivitetet dhe periudhën kohore të përcaktuar për veprim.

Shpjegojnë në fletën e arsyetimit supozimet e përdorura për hartimin e buxhetit dhe metodat dhe burimet e përdorura për të :

- caktojnë sasinë e inputeve të projektit (p.sh. numri i pasurive që do të sigurohen, numrat e stafit që do të punësohet/alokohet dhe periudha kohore).

- të vlerësojnë veprimet e inputeve (p.sh. çmimet e aseteve që do të fitohen, pagat e stafit, tarifat e konsulentëve)

Përfituesi (ët) duhet të jetë në gjendje të ofrojnë - sipas kërkesës së Autoritetit Kontraktues dhe përveç Buxhetit dhe fletës së arsyetimit - shpjegime, dokumente dhe burime të tjera të përdorura për hartimin e Buxhetit. Dështimi për ta bërë këtë shkakton dyshim në besueshmërinë dhe arsyeshmërinë e buxhetit.


NB: Informatat që duhet të përfshihen në Buxhetin e Veprimit në rast të opsioneve të thjeshtuara të shpenzimeve

Aplikuesit që propozojnë opsione të thjeshtuara të kostos duhet të tregojnë qartë në fletën e parë të punës të Buxhetit të Veprimit, çdo titull / pika4 të kostove të pranueshme që lidhen me këtë lloj financimi, dmth. Të shtetit me shkronja të mëdha "SHPENZIMET E NJËSISË" , "PAUSHALLI", "PAGESA FIKSE" ose "NDARJA" në kolonën e Njësisë, si në shembullin e mëposhtëm.

Buxheti për Veprimin Te Gjitha Vitet

KOSTOTNjesia # i

NjesiveVlera e Njesise

(në Euro)

Kostot(Ne Euro)

1. Burimet njerëzore 1.1 Pagat (pagat bruto përfshirë pagesat e sigurimeve shoqërore dhe shpenzimet e tjera të lidhura me to, stafi vendor) 44 1.1.1 Teknike Per muaj 12 4.000 48.000

1.1.2 Stafi administrativ / mbështetësKOSTOJA E NJËSISË per muaj 12 3.500 42.000

1.3 Mëditjet për misione/ udhëtime5 1.3.1 Jashtë vendit (personeli i caktuar për Veprim) Për mëditje 60 100 6.000

1.3.2 Lokale (personeli i caktuar për Veprim)

KOSTOJA E NJËSISË Për

mëditje 200 20 4.000 Nën totali i Burimeve Njerëzore 100.0002. Udhëtimet6 2.1. Udhëtimet ndërkombëtare Per fluturim 5 1.000 5.000

2.2 Transporti lokalKOSTOJA E

NJËSISË per muaj 12 200 2.400 Subtotal Travel 7.4004. Zyra Lokale PAGESA FIKSE 3% 2.7004.1 Kostot e automjeteve Per muaj 4.2 Qiraja e Zyres NDARJET 4.3 Furnizimet e konsumit - furnizimet e zyrës Per muaj 4.4 Shërbime të tjera (tel / faks, energji elektrike / ngrohje, mirëmbajtje) Per muaj Subtotal Local office 2.7005.Kosto të tjera, shërbime8 5.1 Publikimet9 5.2 Studime, hulumtime9 PAUSHALLI 8.000Nën totali Kosto të tjera, shërbime 8.000

Në shembullin e mësipërm:

- Kostoja 1.1.1. Stafi teknik do të rimbursohet në bazë të kostos aktuale të bëra. Kostoja 1.1.2 Stafi Administrativ/Mbështetës do të rimbursohet në bazë të KOSTOS SË NJËSISË për muaj. Kur janë në dispozicion të dhënat e listës së pagave, shuma prej 42.000 euro do të rimbursohet (auditori verifikon të dhënat sasiore (dmth. Numrin e muajve dhe stafit përkatës) dhe kontrollon nëse Kostoja e njësisë është ajo që është miratuar si opsion i kostos së thjeshtuar).

4 Përdorni linja të ndryshme për çdo lloj opsionit të kostos së thjeshtësuar dhe për përfitues.


Kostoja për zyrën lokale (kreu 4) do të rimbursohet duke llogaritur 3% mbi koston përfundimtare të pagave (1.1.Salarë) Informata shtesë janë dhënë në fletën e arsyetimit. (Shikoni më poshtë)

Nëse një Zyre terreni e vendosur në një nga vendet ku veprimi që zbatohet përfshin më shumë se një projekt dhe Autoriteti Kontraktues ka pranuar metodologjinë e propozuar nga përfituesi që përshkruan çelësin e shpërndarjes për të atribuar kostos së qirasë së zyrës midis projekteve të ndryshme, Kostoja në 4.2 do të deklarohet në bazë të kësaj metode. Kostot e deklaruara do të kontrollohen në raportin e verifikimit të shpenzimeve kundrejt metodologjisë së propozuar nga përfituesi dhe të pranuara nga Autoriteti Kontraktues.

Nëse studimi kryhet në përputhje me kushtet e pajtuara, një shumë e barabartë prej 8.000 euro do të rimbursohet.

Për më tepër, aplikuesit duhet që në kolonën e dytë të fletës së arsyetimit dhe për secilën zë ose pozicion buxhetor përkatës të:

- të përshkruajnë informatat dhe metodat e përdorura për përcaktimin e shumave të kostove të njësisë, shumave të pandryshueshme dhe/ose tarrifave fikse për kostot që u referohen, etj.

- të shpjegojnë formulat për llogaritjen e shumës përfundimtare të pranueshme5

- të identifikojnë përfituesin i cili do të përdorë opsionin e kostos së thjeshtuar (në rastin e një subjekti që ka lidhje me të, të specifikojë së pari përfituesin), me qëllim të verifikimit të shumës maksimale për secilin përfitues (që përfshin nëse opsionet e kostos së thjeshtëzuar të subjektit që ka lidhje me të)

- në rastin e kostove që lidhen me zyrat në terren, një përshkrim i përgatitur nga subjekti ekonomik për metodën e alokimit që përdoret për të përcaktuar kostot e Zyrës në terren në përputhje me praktikat e zakonshme të kontabilitetit të kostos dhe praktikave të menaxhimit të njësisë ekonomike dhe duke shpjeguar se si metoda plotëson dy kushtet e paraqitura më poshtë, ato duhet të paraqiten në një fletë të veçantë dhe të bashkëngjitet në Buxhet.

1. Metoda është në përputhje me praktikat e zakonshme të kontabilitetit dhe menaxhimit të përfituesit dhe zbatohet në mënyrë të qëndrueshme pavarësisht nga burimi i financimit dhe

2. Metoda bazohet në zgjidhje objektive, të drejtë dhe të besueshme të shpërndarjes. (Ju lutemi referojuni seksionit të fundit të kësaj Shtojce K për të pasur shembuj të zgjidhjeve të alokimit të pranueshëm).

Përgjegjësitë e Autoritetit Kontraktues ('AK')AK (ose stafi i vet që merret me vlerësimin e Buxhetit të Veprimit) duhet të vlerësojë besueshmërinë dhe arsyeshmërinë e Buxhetit të Veprimit dhe supozimet dhe parimet themelore të tij.

NB: Opsionet e thjeshtuara të kostove të aprovuara

Çdo pozicion/zë i kostove të pranueshme për të cilat "KOSTOJA E NJËSISË", "PAUSHALLI", "TARRIFA FIKSE" ose "NDARJA" janë deklaruar në kolonën e Njësisë në versionin përfundimtar të Buxhetit të Veprimit i cili i është bashkangjitur kontratës përfundimtare të nënshkruar, që konsiderohet se janë vlerësuar dhe miratuar nga Autoriteti Kontraktues si opsion i thjeshtuar i kostos (shih shembullin e mësipërm

Këshilla për shqyrtimin e një buxheti

5 Shembujt:- Kostot e stafit: numri i orëve/ditëve të punës *shkalla për orë apo ditë - Shpenzimet e udhëtimit: distance në km * Kostoja e transportit per km; numri i ditëve * mëditja për shtetin;- Kostot specifike në lidhen me organizimin e një ngjarjeje: numri i pjesëmarrësve në ngjarje * Kostoja totale për pjesëmarrës etj.


Fleta e arsyetimit të buxhetit duhet të përshkruajë se si është vendosur buxheti. AK duhet të shqyrtojë nëse supozimet dhe parimet e përdorura nga përfituesi (ët) për të hartuar Buxhetin janë të besueshme dhe realiste. Prandaj, është thelbësore që të kemi ose të fitojmë një njohuri të mirë të objektivave dhe aktiviteteve të veprimit. Hapi i parë është identifikimi i aktiviteteve. Burimet dhe inputet e ardhshme duhet të renditen në mënyrë që të rishikohen të dhënat cilësore, sasiore dhe financiare.

Buxheti duhet të jetë i qartë, transparent dhe gjithëpërfshirës.

Buxheti duhet të jetë realist. Vlerësimet e përafërta dhe shumat të cilat nuk janë sqaruar hedhin dyshime mbi besueshmërinë e buxhetit. Kjo përfshin një rrezik të lartë të mbi- dhe nënvlerësuar.

Të dhënat sasiore dhe cilësore duhet të jenë të qarta dhe të besueshme, duke marrë parasysh objektivat dhe aktivitetet e veprimit. Shembuj: lloji dhe numri i pasurive/gjësendeve që do të sigurohen (p.sh. automjetet, pajisjet), kualifikimet dhe numri i personelit dhe koha e kërkuar (orë, javë, muaj), llojet, njësitë dhe masat e materialeve që do të sigurohen, përmbajtja, etj.).

Të dhënat e kostos dhe të çmimeve duhet të jenë të besueshme dhe të verifikueshme me dokumente adekuate mbështetëse dhe burime të tjera, të brendshme (përfituesi-t) dhe të jashtme.

Shpenzimet e buxhetuara duhet të klasifikohen siç duhet për të shmangur tejkalimet që mund të rezultojnë me shpenzime të papërshtatshme.

Parimet buxhetore - në veçanti parimet dhe zgjedhja e alokimit të kostos - duhet të jenë koherente me politikat ekzistuese kontabël (nëse është e aplikueshme) dhe të bazohen në supozime të besueshme.

Duhet të kontrollohet saktësia aritmetike e buxhetit.

Shpenzimet e buxhetuara duhet të jenë të pranueshme në përputhje me kushtet kontraktuale të aplikueshme.

Burimet e InformacionitPërdorimi i burimeve të informacionit që përdoren për vlerësimin e kostove të buxhetuara mund të ndryshojnë me:

- koha e shpenzimeve (si shpenzimet e pagave të shpenzimeve kapitale, pagesat e asistencës teknike);

- disponueshmëria e burimeve dhe dokumenteve. Për shembull: qasja dhe disponueshmëria e të dhënave historike në përfituesin ose në Delegacionin e BE-së;

- Përdorimi i informacionit aktual ose historik.Në disa raste mund të jetë e nevojshme ose e dobishme të përdoren burime të ndryshme për të vlerësuar koston e buxhetuar dhe për të vërtetuar informacionin e siguruar nga një burim tjetër.

Një dallim i parë mund të bëhet midis informacionit aktual dhe historik:

Informacioni aktual ('ACT')

Informacioni aktual është informacion i pranishëm në lidhje me një organizatë që përdoret për të ndihmuar parashikimin e së ardhmes së organizatës, gjegjësisht të hartojë një buxhet.

Informacioni historik ('HIST')

Informacioni historik është informacion i kaluar rreth një organizate që ndihmon parashikimin e së ardhmes së organizatës, gjegjësisht të hartojë një buxhet.

Një dallim gjithashtu mund të bëhet në mes të informacionit të siguruar nga AK dhe nga përfituesi (t):

Autoriteti Kontraktues ('AK')

Kjo do të thotë se informacioni është siguruar nga stafi i AK nga burimet e veta të AK-së ose nga stafi i AK-së drejtpërdrejt nga burime të jashtme të pavarura. Informacioni mund të jetë aktual ose historik. Informacioni mund të lidhet me informacionet e kaluara që lidhen me të njëjtin përfitues


ose që lidhen me një përfitues tjetër. Në varësi të llojit të informacionit kjo mund të jetë e dobishme vetëm nëse përfituesi tjetër është i krahasueshëm (p.sh. madhësia, sektori, vendndodhja gjeografike, lloji i aktiviteteve dhe projekteve etj.)

Përfituesi ('BEN')

Informacioni merret nga stafi i AK nga ose nëpërmjet përfituesit.


Tabela në vijim është një përmbledhje e këtyre burimeve të ilustruara me shembuj.

Burimet Shembujt

ACT

AK

1 Sistemet informative të AK, bazat e të dhënave, njohuritë e stafit të AK

Rregullat dhe mesatarja e mëditjeve

Njohuritë e menaxherëve të projektit në lidhje me kostot e aseteve dhe shërbimet e ngjashme të prokuruara për Veprimet vijuese

2 Informacioni publikisht i diosponueshëm (Interneti, gazetat, revistat, broshurat)

Mesatarja e pagave në Qeveri/Ministri

Ndryshimet e sigurisë sociale (shkalla, %)

Kostot e udhëtimeve (p.sh. çmimi i fluturimeve, biletave të trenit etj.)Kostot e shërbimeve publike (rryma, uji, gazi, karburantet) dhe taksat dhe ngarkesat (p.sh ngarkesat për mbeturina (kanalizimi dhe mbeturinat e ngurta) Çmimet e qirasë për m2 (në fshat, në qytet) në internet ose tnë siguruara përmes agjencive për patundshmëri

3 Informacioni i siguruar drejtpërdrejt nga kontraktuesit

Kuotat nga furnizuesit (p.sh. pajisjet) dhe ofruesit e shërbimeve (p.sh. taksa për asistencë teknike)

4 Informacioni lidhur me Veprimet vijuese të zbatuara nga përfituesit e tjerë .

Kontratat (për punë, qiramarrje, qiradhënie, asistencë teknike)Kostot dhe çmimet e pajisjeve dhe automjeteve

BEN1 Sistemet e Informacionit për përfituesit, shënimet dhe dokumentet

Njësoj si për ACT - AK 2 dhe 3 më sipër

Kontratat (për punë, qiramarrje, qiradhënie, asistencë teknike)

HIST

AK

1 Arkiva historike / dosjet e projekteve të AK, sistemet e informacionit, bazat e të dhënave, njohuritë dhe përvoja e stafit të Komisionit

Kostot/çmimet e pajisjeve dhe automjeteve në dosjet e tenderit dhe prokurimit, faturat. specifikacionet teknike të tyre ose të pajisjeve dhe automjeteve të përdorura për krahasim.Pagat dhe kostot që lidhen me to në dosjet e projekteve nga e kaluaraKostot e konferencave dhe seminareve në dosjet e projekteve nga e kaluaraKonsulentët e databazave, asistentët teknik (p.sh. shkallët e taksave), kontraktuesit e tjerë.Kostot e ofruesve të shërbimit (asistenca teknike, auditimi, vlerësimi) në dosjet e projekteve nga e kaluara

2 Informatat për Veprimet e mëparshme të zbatuara nga përfituesit e tjerë.

Njësoj si për HIST – AK 1 më sipër

BEN1 Të dhënat e historikut të përfituesve dhe dokumentet tjera

Blerja e pajisjeve, automjeteve etj.

Pagat dhe shpenzimet që lidhen me to në sistemet e kontabilitetit dhe të listës së pagave


Burimet Shembujt

Kostot e ofruesve të shërbimeve (asistenca teknike, auditimi dhe vlerësimi)Kostot e shërbimeve publike (rryma, uji, gazi, karburantet) dhe taksat dhe ngarkesat (p.sh ngarkesat për mbeturina (kanalizimi dhe mbeturinat e ngurta)Kostot e komunikimit në zyre (telefoni, faksi, interneti)

Këshilla për shqyrtimin e informacionit dhe dokumenteve burimore

Një fletë e duhur arsyetimi në Buxhet është një kërkesë minimale. Mbështetja e provave në formë dokumentare, qoftë letër, elektronikë apo medium tjetër, duhet të merret - kur është e përshtatshme në bazë të mostrës - për artikujt kryesorë të shpenzimeve.

Dëshmitë e siguruara drejtpërdrejt nga burimet e jashtme të pavarura (jashtë përfituesit (ve)) janë më të forta se provat e marra nga përfituesi(it). Shembuj: kuotat për pajisje kompjuterike të marra direkt nga furnizuesi ose nga interneti.

Informacioni dhe dokumentet e krijuara brenda vendit janë më të besueshme nëse i nënshtrohen kontrollit dhe miratimit. Organizatat e mëdha zakonisht kanë kontrolle të forta të brendshme dhe vendosin dhe rregulla formale dhe procedura në krahasim me organizatat e vogla dhe të mesme. Shembuj: shkallët zyrtare të pagave të përdorura nga një ministri ose një OJQ e madhe ndërkombëtare janë dëshmi e mirë, ndërsa politikat (jo formale) të pagave të një OJQ-je të vogël lokale nuk janë dëshmi aq të mira saqë ky informacion mund të manipulohet lehtësisht. Në rastin e fundit është e këshillueshme një kontroll i realitetit me parametra të jashtëm.

Dokumentet origjinale janë prova më e fortë sesa fotokopjet ose fakset. Një faturë origjinale nga furnizuesit ose kontrata është më e besueshme se një shënim faturës interne të aprovuar.

Informacioni aktual i marrë nga stafi i AK-së i pavarur nga përfituesi (it) në parim është burimi më i besueshëm i informacionit mbështetës për kostot e buxhetuara.

Informacioni historik i marrë nga stafi i AK nga përfituesi (it) mund të jetë më pak i besueshëm, por mund të përbëjë informata të përshtatshme mbështetëse për kostot e buxhetuara.

Neni 14 i Kushteve të Përgjithshme të aplikueshme për kontratat e granteve të financuara nga Bashkimi Europian për veprime të jashtme ofron kritere për kostot e pranueshme. Kostot e buxhetuara duhet të rishikohen për përshtatshmërinë me këto kushte kontraktuale.

Neni 16 i këtyre Kushteve të Përgjithshme përcakton kriteret dhe shembujt e llojit të dokumenteve, të dhënave dhe të informacionit që duhet të mbajnë përfituesit. Ky Nen ofron udhëzime të dobishme për vlerësimin e kostove në Buxhetin e Veprimit.

Aspektet cilësore dhe sasiore të kostove

Një vlerësim i kostove të buxhetuara përfshin një shqyrtim të aspekteve themelore cilësore dhe sasiore të kostove.

Aspektet sasiore

Në shumicën e rasteve aspektet sasiore duhet të shqyrtohen. Shembuj: numri i artikujve që do të blihen, numri i stafit të kërkuar, numri i konsulentëve, aspektet e kohës (orët, ditët, muajt etj), masat


(pesha, distanca etj.) Dhe mjetet e alokimit (përqindjet, numrat). Aspektet sasiore duhet të shqyrtohen për besueshmërinë duke marrë parasysh aktivitetet dhe informacionin në fletën e arsyetimit dhe në dokumentet kontraktuale.

Aspektet cilësore

Rëndësia e aspekteve cilësore ndryshon nga natyra e shpenzimeve dhe mund të ketë një ndikim thelbësor tek kostot.

Shembuj:

Për shpenzimet kapitale (p.sh. pajisjet kompjuterike, automjetet) specifikimet dhe kërkesat kryesore teknike kanë një ndikim thelbësor në kostot dhe çmimet. Tek pajisjet kompjuterike madhësia e memories ka një ndikim të drejtpërdrejtë dhe të konsiderueshëm në çmimin e blerjes.

Pagat e stafit dhe tarifat e konsulencës. Kualifikimet, ekspertiza, përvoja dhe ndonjëherë kërkesa specifike kanë një ndikim të drejtpërdrejtë dhe thelbësor në koston e pagave. E njëjta gjë vlen edhe për tarifat e ngarkuara nga asistentë teknik, konsulentë dhe ekspertë.

Kostot

Kostot, çmimet, tarifat, kostot e njësisë, normat e kostos etj duhet të kontrollohen për besueshmërinë dhe arsyeshmërinë. Në varësi të natyrës dhe madhësisë mund të duhet të shpenzohen më shumë kohë për ekzaminimin e kostove.

Shembuj:

Për shpenzimet kapitale, aspekti çmim/kosto është shumë i rëndësishëm. Çmimet e blerjes së pajisjeve kompjuterike dhe teknike (p.sh. pajisje mjekësore) kanë një ndikim të drejtpërdrejtë dhe të konsiderueshëm në buxhet. Prandaj një ekzaminim i duhur duhet të përfshijë marrjen e informacioneve të besueshme të çmimeve ose konfirmimin e çmimeve në dokumentet e siguruara nga përfituesi(t) me burime të jashtme (p.sh. marrja e kuotave nga furnizuesit)

E njëjta gjë është shpesh e vërtetë për pagat e stafit të projektit. Në disa raste një kontroll me kopjet e të dhënave të pagave të siguruara nga përfituesi(t) nuk mund të konsiderohet i mjaftueshëm dhe mund të jetë e nevojshme të bëhet një kontroll shtesë me parametra të jashtëm të përfituesit (p.sh. shkallët e pagave të ministrisë ose OJQ-ve të mëdha).

Në përgjithësi nuk është e nevojshme të bëhet një rishikim i plotë dhe gjithëpërfshirës i të gjitha krerëve të kostove dhe të të gjitha nënkategorive. Më poshtë duhet të shqyrtohen rast pas rasti:

- përdorimi i kontrolleve të mostrës brenda kategorive të kostos;

- fokusimi në shpenzimet e larta ose të pazakonta ose në artikujt e kostos;

- cilësia e Buxhetit të Veprimit. Nëse buxhetet e veprimit janë transparente dhe shpjegohen në një tabele të qartë justifikimi, një rishikim i kufizuar i bazuar në një numër të kontrolleve kryesore dhe mostrave mund të jetë i mjaftueshëm për të pranuar të gjithë buxhetin si të besueshëm. Buxhetet e veprimit të cilat nuk janë të qarta dhe të bazuara do të kërkojnë më shumë punë dhe ndoshta një rishikim të plotë. Në disa raste cilësia e një Buxheti mund të jetë aq e dobët sa që mund të jetë e nevojshme t'i kërkohet përfituesit(ve) që të ripërpunojë punën dhe të ofrojë një Buxhet të Ri Veprimi.


II LISTA E KONTROLLIT

Lista e kontrollit përbëhet nga procedurat dhe kontrollet që zbatohen për

- çdo kategori / nënkategori të kostos

- Kategoritë specifike të kostos: burimet njerëzore, udhëtimet, pajisjet dhe furnizimet, kostot e zyrës dhe kostot dhe shërbimet e tjera.

Të gjitha kategoritë dhe nënkategoritë e kostos së buxhetit të Veprimit

1Verifikoni saktësinë aritmetike të shifrave në buxhetin e kostos dhe oraret mbështetëse, nëse është e nevojshme/e përshtatshme në bazë të mostrës.

Buxheti specifik i kostos dhe oraret mbështetëse, tabelat dhe ndarjet e kostove.

Është një praktikë e mirë dhe e zakonshme që këto lista të përfshihen në shtojcat e buxhetit dhe/ose të integrohen në fletën e arsyetimit

2Kontaktoni përfituesin (it) për të marrë sqarime dhe/ose informacione shtesë nëse është e nevojshme/e përshtatshme.

3

Paushalli (nëse është i aplikueshëm)Paushalli për financimin e kostos së buxhetit ose pjesëve të tij mund të pranohet nëse:- totali i kostove përkatëse të buxhetuar është i arsyeshëm;- aktivitetet dhe burimet e financuara me paushall janë të definuara në mënyrë të qartë

Kur shpenzimet e buxhetuara përdoren si bazë për shuma paushall, kostot e njësive ose normat fikse, kjo do të thotë që shpenzimet aktuale të shkaktuara (dhe që lidhen me këto kosto të buxhetuara) nuk do t’i nënshtrohen verifikimit.

Në këtë rast shpenzimet e buxhetuara duhet të jenë (më shumë) të rishikuara në mënyrë kritike.

4

Kostot e njësive (nëse është e aplikueshme)Kostot e njësive për financimin e Kostos së buxhetit ose pjesëve të tij mund të pranohen nëse:- totali i kostove përkatëse të buxhetuar është i arsyeshëm;- të dhënat sasiore përkatëse janë të arsyeshme;- njësitë e kostove janë llogaritur si duhet dhe në mënyrë vazhdueshme; dhe- aktivitetet dhe burimet e financuara me paushall janë të definuara në mënyrë të qartë

5

Normat Fikse (nëse janë të aplikueshme)Normat fikse (p.sh. normat e përqindjes) për financimin e Kostos së buxhetit ose pjesëve të tij mund të pranohen nëse:- totali i kostove përkatëse të buxhetuar është i arsyeshëm;- të dhënat sasiore përkatëse janë të arsyeshme;- Normat fikse (%)janë llogaritur si duhet dhe në mënyrë vazhdueshme; dhe- aktivitetet dhe burimet e financuara me norma fikse janë të definuara në mënyrë të qartë


Kategoria e kostos së buxhetit të Veprimit: BURIMET NJERËZORE (RESURSET HUMANE) ('RH')

Objektivat:- të vlerësohet besueshmëria e kostove totale të buxhetuara për burimet njerëzore; Dhe nëse është e aplikueshme- të vlerësohen kostot e buxhetuara të përdorura si bazë për mundësitë e thjeshtuara të kostos në mënyrë që Autoriteti Kontraktues të aprovojë opsione të thjeshtuara të kostos për financim

# Procedurat dhe kontrollet Burimet / dokumentet / shembujt

1

A është i besueshëm informacioni cilësor/në përputhje me aktivitetet e projektit?- kualifikimet, përvoja, aftësitë e veçanta të kërkuara- personeli vendor dhe/ose stafi ndërkombëtar, emigrantët- detyrat: mbështetja menaxheriale, financiare, administrative, operacionale, teknike.

Përshkrimi i projektit dhe fleta e arsyetimitNë veçanti: përshkrimi i hollësishëm i profileve/kërkesave të personelit për t’i kryer detyrat e projektit

2

A është informacioni sasior i besueshëm/ në përputhje me aktivitetet e projektit?- numri i personelit për detyrat e ndryshme (shih # 1)- me kohë të pjesshme ose me orar të plotë- periudha kohore gjatë së cilës duhet të punësohet/ angazhohet stafi në projekt (javë, muaj, vite)

Përshkrimi i projektit dhe fleta e arsyetimitNë veçanti: përshkrimi i supozimeve/parimeve të përdorura për të llogaritur numrat e stafit dhe për të definuar periudhat kohore

3

A janë pagat bruto:

- të bazuara në politikat e pagave të rregullta të përfituesit,- të bazuara në normat zyrtare, në përgjithësi të aplikueshme të pagave / pagave- në përputhje me standardet / kriteret / standardet përkatëse (Vendi, sektori ..)

Kontratat aktuale të punës së përfituesit (ve)Të dhënat e pagave dhe të pagave të përfituesveNorma zyrtare e pagave (ministri, sektore, OJQ-të e mëdha ...)Informacioni paraprak i projektit në arkivat e Komisionit, njohuria stafit të Komisionit.Shembuj: kontratat e punësimit, fletëpagesat, informacionet në raportet financiare të projektit dhe në raportet e auditimit dhe vlerësimit.Standardet e vendeve / sektorëve. Shembuj: zyrat e punësimit (sektori publik) dhe agjencitë e punësimit / rekrutimit (sektori privat), interneti

4

A janë pagesat e sigurimeve sociale:- të llogaritura siç duhet në bazë të rregullave të aplikueshme (% e pagës / komponentët e pagave, shumat fikse)- të aplikueshme në bazë të rregullave dhe rregulloreve zyrtare, përgjithësisht?

Botimet, udhëzimet, broshurat publike, qeveritare / të zyrës së punësimit /sektorale,

5

A janë kostot e lidhura me pagën:- të llogaritura siç duhet në bazë të rregullave të aplikueshme (% e pagës / komponentëve të pagave, shumat fikse ...)- të bazuara në politikat dhe rregullat e brendshme- të aplikueshme në bazë të rregullave dhe rregulloreve zyrtare, përgjithësisht

Politikat dhe rregullat e brendshme të përfituesve (RH / memorandumet e menaxhimit, udhëzimet)Komunikimi i zyrës së qeverisë / taksave / punësimit (internet, broshura ..)Rregullat dhe politikat e sektorit (p.sh. shëndetësia, bujqësia, transporti) në broshurat zyrtare, në internetShembuj: sigurimi i sëmundjeve dhe skemat e pensioneve, kompensimet (përfaqësimi, ushqimi, telefoni ...), rimbursimi i shpenzimeve për trajnim.

6

A janë mëditjet:- të llogaritura siç duhet në bazë të rregullave të aplikueshme- të bazuara në politikat dhe rregullat e brendshme- të aplikueshme në bazë të rregullave dhe rregulloreve zyrtare, përgjithësisht-të bazuara në numra të qëndrueshëm, real të ditëve të ngarkuara sipas projektit?

Politikat dhe rregullat e brendshme të përfituesit (RH/ memot e menaxhmentit, udhëzimet)Komunikimet e zyrave qeveritare / tatimore / të punësimit (interneti, broshurat…)Njësoj si tek numri 5 dhe Rregullat/Normat e Komisionit tek kushtet kontraktuale, PRAG.


Kategoria e kostos së buxhetit të Veprimit: UDHËTIMI

Objektivat:- të vlerësojë besueshmërinë e kostove totale të buxhetuara për udhëtim; dhe nëse është e aplikueshme- të vlerësojë kostot e buxhetuara të përdorura si bazë për opsionet e thjeshtuara të kostos në mënyrë që Autoriteti Kontraktues të aprovojë opsione të thjeshtuara të kostos për financim


1

A është informacioni cilësor i besueshëm / në përputhje me aktivitetet e projektit?- domosdoshmëria e udhëtimit ndërkombëtar dhe vendor për projektin- lloji dhe shpeshtësia e udhëtimit: Me aeroplan, tren, autobus, anije, të tjera; lokal, ndërkombëtar Shpenzimet për udhëtim, transporti publik me abonim (javor, mujor)

Përshkrimi i projektit dhe fletë arsyetimiNë veçanti: domosdoshmëria e udhëtimit ndërkombëtar (kostot më të larta)

2

A është informacioni sasior i besueshëm / në përputhje me aktivitetet e projektit?

- numri i udhëtimeve (lokale dhe ndërkombëtare) të nevojshme për të marrë pjesë seminare dhe takime, për vizitat në terren ..- koha (p.sh. fillimi i projektit, afatmesëm, fundi) dhe periudha kohore (Java, muaji)

Përshkrimi i projektit dhe fletë arsyetimiNë veçanti: përshkrimi i supozimeve/parimet e përdorur për të llogaritur të dhënat.

3

A janë kostot e udhëtimit:

- të bazuara në politikat e rregullta të përfituesit?- të bazuara në politikat dhe rregullat zyrtare, të aplikueshme përgjithësisht - bazuar në informata të besueshme dhe të përshtatshme?- në përputhje me standardet / kriteret / standardet përkatëse

Politikat dhe rregullat e brendshme të përfituesit (HR / Memorandumi i Menaxhimit, udhëzimet)Politikat dhe rregullat e qeverisë / OJQ-ve (udhëzimet e brendshme, memorandumet, broshurat ...........)Informacion për projekte të tjera në raportet financiare të projektit dhe në raportet e auditimit dhe vlerësimit.Njohuria e stafit të AK-sëInterneti: çmimet e fluturimeve kombëtare/ ndërkombëtare, dhe biletave të trenave dhe autobusëveKuotat nga agjencitë e udhëtimitShembuj: riimbursimi i transportit lokal me abonim


Kategoria e kostos së buxhetit të Veprimit: PAJISJET DHE FURNIZIMET

Objektivat:- të vlerësojë besueshmërinë e kostove totale të buxhetuara për pajisjet dhe furnizimet; dhe nëse është e aplikueshme- të vlerësojë kostot e buxhetuara të përdorura si bazë për opsionet e thjeshtuara të kostos në mënyrë që Autoriteti Kontraktues të aprovojë opsione të thjeshtuara të kostos për financim


Përkufizimi: Pajisja ka të bëjë me një kategori të gjerë e cila zakonisht quhet asete fikse me karakteristikat e mëposhtme:

- kosto thelbësore/shumë e lartë e blerjes- shpenzimet kapitalizohen dhe shlyhen në një regjistër të kontabilitetit të organizatave (shpenzimet kapitale)- përdoret për një periudhë kohe e cila zakonisht kalon një vit- pasuritë janë të blera zakonisht përmes një procesi të prokurimit

Shembuj:

Automjetet: makinat, kamionët, pirunerët, ambulancat, motoçikletat

Pajisjet e TI-së: kompjuterë, serverë, printerë, softuerë dhe licenca

Pajisjet (duke përfshirë pajisjet speciale / teknike): testimi dhe matja, laboratorët, pajisjet dhe sistemet e pastrimit dhe ruajtjes

Makineritë: makinat pyjore dhe makinat e kujdesit shëndetësor

Pajisjet e zyrës: fotokopjet, faksët, skanerët, projektuesit e të dhënave

Të ndryshme: frigoriferë, telefona të lëvizshëm dhe të mençur, pajisje specifike

Përkufizimi: furnizimet lidhet me një kategori të gjerë të aktiveve të prekshme me karakteristikat e mëposhtme:

- Kostot e blerjes së moderuar/të ulët (krahasuar me pasuritë fikse tipike).- llogariten si shpenzime në regjistrimet e kontabilitetit të organizatave (të pa kapitalizuar dhe të shlyer);- përdoret për një periudhë kohore që mund të kalojë ose të mos e kaloj një vit- mund të ndodh, por jo gjithnjë duhet të fitohet përmes një procesi të prokurimit

shembuj:Pjesë këmbimi dhe komponentë për makineri, pajisje, automjeteMjete duke përfshirë vegla specifike teknikeMaterialet: druri, guri, materialet plastike të llojeve të ndryshme dhe natyra për aktivitetet e projektit; Produkte kimike ...

Blerja e pajisjeve dhe furnizimeve

1

A janë informacionet cilësore për pajisjet / furnizimet të besueshme / në përputhje me aktivitetet e projektit?- Nevoja e pajisjeve / furnizimeve për projektin- kërkesat teknike dhe specifikimet- përdorimi i ekspertizës specifike teknike (të brendshme / të jashtme) të kërkuara- A zbatohen rregullat e prokurimit dhe origjinë

Përshkrimi i veprimit dhe fletë justifikimi

Në veçanti: kërkesat specifike teknike dhe përdorimi i ekspertizës teknike

2

A janë informacionet sasiore për pajisjet / furnizimet e besueshme / në përputhje me aktivitetet e projektit?- numri dhe lloji i artikujve të kërkuar për projektin (shih # 1)- koha dhe afatet kohore (javë, muaj)

Përshkrimi i veprimit dhe fletë justifikimi

Në veçanti: një vlerësim i duhur i numrit të artikujve, njësitë mund të kërkojnë përdorimin e ekspertizës së veçantë teknike


Kategoria e kostos së buxhetit të Veprimit: PAJISJET DHE FURNIZIMET (vazhdim)

3

A janë shpjeguar si duhet shpenzimet buxhetore për njësi për pajisje dhe furnizime:

për çdo artikull në fletën e arsyetimit (baza, burimet e përdorura)?- ndahen në pjesë përkatëse aty ku është e aplikueshme (P.sh. ngarkesat/shpenzimet shtesë mund të aplikohen për transport, sigurim Dhe për veçori dhe mundësi shtesë specifike)- në përputhje me standardet / kriteret / standardet përkatëse

Informacioni i dhënë nga përfituesi (p.sh. kuotat dhe ofertat)Informacioni mbi koston dhe çmimin e marrë direkt nga stafi i AK (p.sh. kuotat nga furnizuesit, interneti)Informatat e kostos dhe çmimeve në dosjet e projektit të fundit të mbajtura nga AK (dosjet e tenderit dhe të prokurimit, faturat, raportet financiare të projektit, raportet e auditimit ..)Shembuj: çmimet dhe syzet teknike për pajisjet kompjuterike mund të kontrollohen lehtësisht në faqet e internetit të furnizuesve të mëdhenj kompjuterikëShpenzimet për blerjen e pajisjeve specifike mjekësore (p.sh. një makinë me rreze x) mund të kontrollohen me oferta / kuota të fituara nga furnizuesit e pajisjeve të specializuara mjekësore ose me kërkesë në p.sh. Spitale, qendra mjekësore, ministri (standarde dhe udhëzime), organizata ombrellë në sektorin e kujdesit shëndetësor dhe mjekësor ....

4

A janë shpenzimet totale të buxhetuara për pajisjet dhe furnizimet:

- të llogaritura siç duhet në bazë të të dhënave të përshtatshme dhe të besueshme sasiore dhe informacionit financiar?- të përfshira, ku është e aplikueshme, me tarifa dhe kosto shtesë?

Shiko # 1 deri 3 më lart

Marrja me qira e pajisjeve

5A konsiderohen mundësitë për marrjen me qira ose blerjen (p.sh. kosto e përfitimit) siç duhet në fletën e arsyetimit për Veprimin?

6

A janë shpenzimet e qirasë:

- të shpjeguara si duhet për çdo artikull / grup artikujsh në Fletë arsyetim? (Baza, burimet e përdorura)?- të dokumentuara si duhet (nëse shpenzimet e qirasë janë të konsiderueshme)?- të llogaritura siç duhet (numri i artikujve dhe periudha kohore e mbuluar)

Kontratat në vazhdim e përfituesit (ve) për qira / dhënien me qira të pajisjeveInformacion mbi kostot e qirasë:- marrë drejtpërdrejt nga stafi i AK-së (p.sh. kuotat nga ofruesit e shërbimeve, interneti) - mbajtur nga AK-ja: informacion mbi kostot e qirasë në raportet financiare të projektit ose raportet e auditimit.Shembuj: kostot e qirasë për automjete (p.sh. makina) ose për pajisje mjekësore ose teknike


Kategoria e kostos së buxhetit të Veprimit: SHPENZIMET E ZYRES

Objektivat:- të vlerësojë besueshmërinë e kostove totale të buxhetit të zyrës; Dhe nëse është e aplikueshme- të vlerësojë kostot e buxhetuara të përdorura si bazë për mundësitë e thjeshtuara të kostos në mënyrë që Autoriteti Kontraktues të aprovojë opsione të thjeshtuara të kostos për financimShënim: procedurat dhe kontrollet e paraqitura më poshtë lidhen me llojet më të zakonshme të shpenzimeve të zyrës.Procedurat e njëjta ose të ngjashme dhe kontrollet mund të përdoren për llojet e tjera të kostove të zyrës.


1

A është e besueshme informata cilësore / në përputhje me aktivitetet e projektit?- lloji i zyrës dhe kostot përkatëse të nevojshme për projektin?- detyra: menaxheriale, financiare, administrative, operacionale, teknike, mbështetje .. Për t'u kryer brenda / jashtë zyrës

Përshkrimi i projektit dhe fleta e arsyetimit Për shembull kërkesa specifike p.sh. Sipërfaqja minimale / hapësira e zyrave në m2,

2

A është informacioni sasior i besueshëm / në përputhje me aktivitetet e projektit?- periudha kohore për të cilën shpenzimet e zyrës do të lindin- numri i artikujve aty ku është e aplikueshme (p.sh. materialet harxhuese), masat (m2 për kostot e qirasë)

Përshkrimi i projektit dhe fleta e arsyetimit Në veçanti: përshkrimi i supozimeve / parimeve që përdoren për të përcaktuar dhe vlerësuar kostot

3

A janë shpenzimet e buxhetuara të zyrës:- të bazuara në vlerësime bindëse dhe realiste?- të shpjeguara siç duhet në fletën e arsyetimit?- të dokumentuara siç duhet aty ku është e nevojshme / e përshtatshme (P.sh. kontrata për qira zyre)- të bazuara në çelësat përkatës të shpërndarjes (Ndërtesa në pronësi ose pjesë e një ndërtese me qira ose në pronësi të përdorur për projektin)- në përputhje me të dhënat adekuate historike të përfituesit?- në përputhje me të dhënat historike për kostot e zyrës së përfituesve të tjerë të projektit Me zyra të krahasueshme (lloji, vendndodhja, sipërfaqja ..)

Informatat mbi shpenzimet historike të përfituesit (raportet financiare, llogaritë e përgjithshme dhe llogaritë e bilancit të provave ...)Informata të detajuara të kostos në mbështetjen e orareve dhe dokumenteve të siguruara nga përfituesiShpenzimet e zyrës në dosjet e projektit të fundit të mbajtura nga AK (raportet financiare të projektit, raportet e auditimit ..)

Kostot tipike dhe të zakonshme të zyrës - procedurat dhe kontrollet përveç atyre të paraqitura në # 3 më sipër

4a

A janë shpenzimet e qirasë së zyrës- të bazuara në kontratën e qirasë dhe çelësat e duhur të alokimeve aty ku është e aplikueshme- të bazuara në shpenzimet e tanishme / historike të zyrës dhe Çelësat e duhur të shpërndarjes nëse zyrat janë në pronësi- në përputhje me standardet / kriteret / standardet përkatëse

Si tek # 3 më sipër dhe:- kontrata e qirasë e siguruar nga përfituesi.- standardet: çmimet e qirasë për m2 (vendi, qyteti) Në internet ose të marrë nga agjencitë e pasurive të patundshme

4bA janë Furnizimet dhe materiali i zyrës- të bazuara në një avari të duhur, orar mbështetës- të përqendruara në artikujt me vlerë të lartë

Si tek # 3 më sipër dhe:Informacioni i kostos / çmimit të dhënë nga përfituesi (p.sh. kuotat, faturat, format e porositjes, ofertat e pranuara)

4c

A janë shpenzimet e shërbimeve publike (energjia elektrike, uji, gazi, karburantet) dhe taksat dhe taksat (p.sh. tarifat e kanalizimeve dhe mbetjeve të ngurta)- të bazuara në të dhënat e duhura historike- të bazuara në kontratat në vazhdim- në përputhje me standardet / kriteret / standardet përkatëse

Si tek # 3 më sipër dhe:- informacioni mbi koston / çmimin e ofruar nga përfituesi (P.sh. kontratat, faturat)- informatat e publikuara në kosto / çmim në faqet e internetit Ofruesit e shërbimeve komunale

4d Mirëmbajtja dhe pastrimi Si tek # 3 dhe 4c më sipër

4e Komunikimet (telefoni, faksi, interneti..) Si tek # 3 dhe 4c më sipër


Kategoria e kostos së buxhetit të Veprimit: SHPENZIMET DHE SHËRBIMET TJERA

Objektivat:- të vlerësohet besueshmëria e Kostos së totalit të të buxhetuar të shpenzimeve dhe shërbimeve tjera; Dhe nëse është e aplikueshme- të vlerësohen kostot e buxhetuara të përdorura si bazë për opsionet e thjeshtuara të kostos në mënyrë që Autoriteti Kontraktues t’i aprovojë opsionet e thjeshtuara të kostos për financim


1

A janë të besueshme informatat cilësore/në përputhje me aktivitetet e projektit?- lloji dhe natyra e kostove dhe shërbimeve të tjera të nevojshme për projektin?- Shfrytëzimi i ofruesve të shërbimeve të jashtme (kërkesat, kualifikimet, profilet ...)- kualifikimet, përvoja dhe ekspertiza e stafit të ofruesve të shërbimeve

Përshkrimi i projektit dhe fleta e arsyetimitNë veçanti:: profilet dhe kërkesat kyçe për ofruesit e shërbimeve

2

A janë të besueshme informatat sasiore/në përputhje me aktivitetet e projektit?- koha (p.sh. fillimi i projektit, afatmesëm, fundi) dhe Koha e llogaritur e vlerësuar nga ofruesit e shërbimeve (orët, ditë e punës ....)- numri i gjësendeve aty ku është e aplikueshme (P.sh broshurat, botimet)

Përshkrimi i projektit dhe fleta e arsyetimitNë veçanti: përshkrimi i supozimeve/parimeve që përdoren për të përcaktuar dhe vlerësuar kostot.

3

A janë shpjeguar si duhet kostot e njësive të buxhetuara, tarifat, normat, taksat për shërbime:- për çdo pozicion në fletën e arsyetimit (Baza, burimet e përdorura)?- bazuar në informacion burimor dhe real?- mbështetur me dokumentet e duhura aty ku është e aplikueshme- në përputhje me standardet/kriteret/standardet përkatëse

Informacioni i ofruar nga përfituesi(t):- kuotat nga furnizuesit (p.sh. për broshurat) dhe ofruesit e shërbimeve Për çmimet/kostot e njësisë, normat, tarifat- kontratat nga e kaluara dhe ato në vazhdim për asistencë teknike, vlerësim, auditim/verifikim (faturat ...)Informacioni i siguruar nga stafi i AK-së:- të njëjtat informata si më lartë të ofruara nga përfituesi (it)- menaxherët e projekteve të njohurive në lidhje me kostot e shërbime të ngjashme të prokuruara për veprimet e kaluara dhe ato në vazhdim- Konsulentët e bazës së të dhënave, asistentët teknikë (p.sh normat e tarifave) Kontraktuesit e tjerë- dosjet e projekteve nga e kaluara: dokumentet e tenderit dhe prokurimit, Faturat e ofruesve të shërbimeve, raportet e auditimit dhe verifikimit

4

A është llogaritur në mënyrë të duhur totali i buxhetuar i shpenzimeve tjera dhe kostos së shërbimeve në bazë të informatave sasiore dhe financiare të përshtatshme dhe të besueshme?

Shihni # 1 deri 3 më sipër


Kategoria e kostos së buxhetit të Veprimit: SHPENZIMET DHE SHËRBIMET TJERA (të vazhdueshme)

Kostot tipike dhe të zakonshme të zyrës - procedurat dhe kontrollet veç atyre të paraqitura në # 3 më sipër

5a Publikimet.Si tek # 1 deri 4 më sipër dhe një përshkrim i hollësishëm i llojit dhe numrit të publikimeve të nevojshme

5b Studimet dhe hulumtimet

Si tek # 1 to 4 më sipër dhe:- një përshkrim i detajuar i prodhimit të pritur (p.sh. raporti)- nëse është e mundur/e zbatueshme (draft) termat e referencës për angazhimin- detajet e kohës së kërkuar (p.sh. ditët e punës) dhe kualifikimet e ekspertëve, ekspertiza dhe përvoja

5c Verifikimi i shpenzimeve (nga auditori i jashtëm) Si tek 5b

5d Vlerësimi Si tek 5b

5e Përkthimi dhe interpretimi Si tek 5b

5f Shërbimet financiare (shpenzimet e garancive bankare)

Informatat e dhëna nga përfituesi (it)- dëshmitë e ngarkesave bankare nga pasqyrat bankare dhe dokumente tjera zyrtare bankare si kontratat, broshurat/fletëpalosje bankare

Informacioni i siguruar nga stafi i AK-së:- të njëjtat informata si më lartë të ofruara nga përfituesi (it)- ngarkesat/tarifat bankare në faqet e internetit të bankës

5g Konferencat dhe seminaret

Si tek 5b dhe, kur është e përshtatshme, oraret mbështetëse dhe zbërthimet e hollësishme të shpenzimeve të konferencës dhe kostove të seminarit

5h

Veprimet e vizibilitetit. Këtu kemi për shembull:- materialet: tabelat e shpalljeve, broshurat, kartat e biznesit Materiali i zyrës (stilolapsat, mbajtëset e çelësave, gjilpërat etj)- reklamimi dhe publiciteti në media (TV, radio, interneti) ..- prezantimet

Si tek 5b


Kategoria e kostos së buxhetit të Veprimit: BURIMET NJERËZORE DHE ZYRA LOKALE (rasti i zyrës së terrenit)

Kontrollet që duhet të kryhen në rast të kostove të kapitalizuara dhe operative të lidhura me një Zyrë të terrenit që do të deklarohet në bazë të një metode të thjeshtuar të alokimit (ndarjes)

Procedurat dhe kontrollet Burimet / dokumentet / shembujt

1 Formati I përshkrimit të metodologjisë Përshkrimi i është bashkangjitur buxhetit, në një fletë të veçantë

2Verifikoni nëse metodologjia është përshkruar si duhet dhe përfshini informacionin relevant

Informacioni relevant është:-Përshkrimi i metodës së alokimit-Konfirmimi se metoda është vendosur në përputhje me praktikat e kontabilitetit të subjektit-Shpjegimet se si çelësi i alokimit është objektiv, i drejtë dhe i besueshëm.

3 Vlerësimi i çelësit të alokimit (objektiviteti, trajtimi i drejtë, besueshmëria)

Shembujt e çelësave të alokimit janë:-pro-rata numri i stafit të caktuar për veprim në vendin e zbatimit në krahasim me numrin e përgjithshëm të stafit në vendin e zbatimit-pro-rata koha e kaluar në veprim (krahasuar me kohën totale të disponueshmërisë së Zyrës së terrenit)-pro-rata pesha e kontributit të BE-së në veprim (krahasuar me financimin total të projekteve të zbatuara përmes Zyrës së terrenit)-pro-rata hapësira e zënë për qëllimin e veprimit (në krahasim me hapësirën totale të disponueshme në Zyrën në terren).


kiesa.rks-gov.net · web viewnë shumë raste komisioni evropian do të jetë 'autoriteti...

Documents