Turun kaupungin tarkastuslautakunnan julkaisuja 1:2009

Turun kaupungin tarkastuslautakunta 27.1.2009

KEHITTÄMINEN JA PROJEKTITOIMINTA TURUSSA

1 Sisällysluettelo Sivu 1 Tiivistelmä ................................................................................................2 2 Johdanto ..................................................................................................4 3 Mikä on projekti? .......................................................................................5 4 Toiminnan kehittämisprojekteihin käytetyt voimavarat Turussa ...............6 5 Kehittämis- ja projektitoiminnan kokonaishallinta ja johtaminen ...............8 6 Projektien johtaminen..............................................................................15 7 Johtopäätökset ja suositukset .................................................................19 Liitteet.........................................................................................................23 Liite 1: Luettelo haastatelluista henkilöistä ja kyselyihin vastanneista henkilöistä .....................................................................................24 Liite 2: Projekteihin liittyvää sanastoa ........................................................25 Liite 3: Toiminnan kehittämisprojekteihin käytetyt voimavarat Turussa vuonna 2007 ..................................................................................27 Liite 4: Esimerkkiprojektien vertailutaulukko...............................................29 Liite 5: Lähdeluettelo .................................................................................35

2

1 Tiivistelmä Julkaisija ja julkaisuaika

Turun kaupungin tarkastuslautakunta, 2009

Tekijät

Tarkastuslautakunnan nimeämä arviointiprojektin ohjausryhmä: Katri Sarlund (pj), Heikki Talvitie (vpj), Markku Hongisto, Hans Johansson, Anu Nummelin ja Matti Puhakka. Revisiotoimistosta ohjausryhmän työhön ovat osallistuneet Kari Koivuluhta ja Synnöve Niemi (siht.)

Julkaisun nimi Kehittäminen ja projektitoiminta Turussa

Julkaisun osat/ muut tuotetut versiot

Julkaisu on saatavissa internetistä osoitteesta www. turku.fi/tarkastuslautakunnanjulkaisut

Asiasanat Kehittäminen, projekti, hanke, projektisalkunhallinta, projektinhallinta

Julkaisusarjan nimi ja numero

Turun kaupungin tarkastuslautakunnan julkaisuja 1:2009

Julkaisun tun-nistetiedot

Sivuja 22 + liitteet

Kieli Suomi

Julkaisun jaka-ja

Turun kaupungin revisiotoimisto, puh (02) 330 000

Painopaikka ja -aika

Turun keskushallinto, painatuspalvelukeskus, Turku 2009

Tarkastuslautakunta hyväksyi kokouksessaan 2.10.2007 § 120 syyskauden 2007 ja vuoden 2008 työ-ohjelman. Työohjelmaan sisältyi hanke- ja kehitystoiminnan arviointi. Tarkastuslautakunta päätti kaupungin kehittämis- ja projektitoimintaa koskevan arviointiprojektin käynnistämisestä kokouksessaan 19.8.2008 § 101. Arviointiprojektin ohjausryhmä nimettiin samassa kokouksessa. Arviointiprojektin tavoitteena oli tuottaa tietoa a) Turun kaupungin kehittämis- ja projektitoiminnan johtami-sesta, projektisalkunhallinnasta sekä b) käytössä olevien kehittämis- ja projektitoiminnan toimintatapojen tuloksellisuudesta sekä kehittämistarpeista. Aineistona käytettiin Turun kaupungin toiminnan tai palvelujen kehittämisprojekteihin liittyviä päätöksiä ja raportteja sekä projektitoimintaa koskevaa kirjallisuutta. Tiedonkeruumenetelmänä käytettiin kirjallisen mate-riaalin lisäksi hallintokuntien virastopäälliköille ja projektitoiminnan asiantuntijoille osoitettuja kyselyitä. Li-säksi haastateltiin projektitoiminnan asiantuntijoita sekä hallintokuntien ja kaupungin johtoa. Kaupungin keskushallinnon yhteyteen on perustettu 1.9.2008 uusi Strategia ja viestintä -vastuualue. Tar-kastuslautakunta suosittelee, että kehittämis- ja projektitoiminnan arvioinnin tuloksia hyödynnetään uuden vastuualueen toiminnan tarkemmassa suunnittelussa uuden kehittämisjohtajan astuttua virkaansa. Raportin lopussa on projekteihin liittyvää sanastoa, josta ilmenee, missä merkityksessä eri termejä on tässä raportissa käytetty (Liite 2). Lisäksi projekti-sanan määritelmää on käsitelty raportin kohdassa 3.

3

Arvioinnin tuloksena tarkastuslautakunta päätyi esittämään seuraavaa: 1 Projektien on toteutettava kaupungin ohjausasiakirjoissa asetettuja keskeisiä tavoitteita. Kehittämisvoima-varat tulee suunnata projekteille, jotka käynnistetään tunnistettujen muutostarpeiden pohjalta. Kaupungin konsernijohdon ja viraston johdon tuki projekteille tulee varmistaa. Turun kaupungilla ei tällä hetkellä ole yhtenäisiä kaupunkitasoisia kriteerejä sille, miten valitaan toteutettavat projektit tai miten valitaan ne ulkopuolisten tahojen käynnistämät projektit, joihin kaupunki osallistuu. Kau-punkitasoiset kriteerit on tarpeen hyväksyä. 2 Turussa tulee ottaa käyttöön kaupunkitasoinen projektisalkunhallinta, jonka avulla johdetaan kaupungin projekteissa käytössä olevia voimavaroja (rahat, henkilöt ja tilat) sekä johdetaan ja koordinoidaan laajempia, useasta projektista koostuvia kokonaisuuksia. Projektisalkunhallinnan tavoitteena on, että raportointitieto projektien tavoitteiden toteutumisesta, tuloksista ja voimavarojen käytöstä kerätään ja analysoidaan keskitetysti johdon ja päätöksentekijöiden käyttöön. Kaupunginhallituksen tulee nimetä kaupunkitason projektisalkunhallinnan johtoryhmä. Johtoryhmän vastuul-la tulee olla kehittämis- ja projektitoiminnan johtaminen strategianmukaiseen suuntaan sekä kaupungin pro-jektien kokonaisseuranta. Lisäksi johtoryhmän tulee vastata siitä, että kaupungin keskeiset projektit sekä poikkihallinnolliset projektit etenevät kaupungin keskeisten tavoitteiden mukaisesti. 3 Kaupungin nykyisessä taloustilanteessa on erityisen tärkeää, että kaikille projekteille asetetaan selkeät mitattavat tavoitteet sen suhteen, mitä vaikutuksia projektin toiminnalla tulee olemaan kaupungin toimintaan ja talouteen lyhyellä ja pidemmällä aikavälillä. Projektin päätyttyä tulee tehdä jälkiseurantaa ja -raportointia tarpeeksi pitkään ja otettava tarpeellisessa määrin huomioon myös välilliset vaikutukset, jotta voidaan arvioida kokonaisvaikutukset kaupungin toimin-taan ja talouteen projektin jälkeen. Projekteihin, joilla kehitetään kaupungin toimintaa tuloksellisempaan ja asiakkaiden kannalta laadukkaam-paan suuntaan, tulee varata tarpeelliset henkilöstövoimavarat. On huolehdittava siitä, etteivät kaupungin henkilöstön vähentämistavoitteet muodosta estettä kehittämistyölle. 4 Projektinhallintaa tulee tehostaa ottamalla käyttöön yhtenäinen projektinhallintamalli koko kaupungissa. Keskushallinnon tulee vastata projektinhallintamallin kehittämisestä sekä mallin levittämisestä hallintokun-tiin. Kaupungin projektiohjeet ja EU-projektiohjeet tulee päivittää projektinhallintamallin mukaisiksi. Lisäksi tarvitaan projektinhallintamallin mukaista projektitoimintaan ja -johtamiseen liittyvää keskitetysti järjestettyäkoulutusta. 5 Projekteja koskevaan tiedonhallintaan tarvitaan kaupungin kattava tietojärjestelmä, joka sisältää tiedot kaupungin itsensä rahoittamista sisäisistä projekteista sekä ulkopuolisten tahojen kanssa toteutettavista yhteistyöprojekteista. Tietojärjestelmän tulee palvella johdon ja projektisalkunhallinnan tietotarpeen lisäksi myös projektihenkilös-töä heidän jokapäiväisessä työssään. Projektinhallinnan tietojärjestelmän tietojen oikeellisuuden ja ajan-tasaisuuden valvontavastuun tulee olla hallintokunnan kehittämistoiminnasta vastaavalla henkilöllä. Kau-punkitasolla valvontatehtävä sopisi luontevasti kehittämisjohtajalle. 6 Keskitettyjen tuki- ja neuvontapalvelujen tarjoaminen projekteille on järkevää silloin kun sillä voidaan lisätä kaupungin toiminnan tuottavuutta. Keskitettyjä tukipalveluita voivat omalla erikoisalallaan tarjota keskushal-linnon eri yksiköt. Tukea tulisi tarjota erityisesti kaupungin ulkopuolisen rahoituksen hankinnan tehostami-seksi. Keskitettyjen taloushallintopalvelujen järjestäminen projekteille on perusteltua, koska sillä pystytään tehos-tamaan projektien hallintoa ja näin säästämään kaupungin kustannuksia.

4

2 Johdanto Arvioinnin tavoitteet

Arviointiprojektin tarkoituksena oli edistää kaupungin toiminnan tuloksellisuutta (tehokkuutta, taloudellisuutta ja vaikuttavuutta) tuottamalla valtuustolle raportointitietoa Turun kaupungin kehittämis- ja projektitoiminnan - johtamisesta, - projektisalkunhallinnasta sekä - käytössä olevien toimintatapojen tuloksellisuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta se-

kä kehittämistarpeista. Arviointiprojektin tavoitteena oli muodostaa kokonaiskuva kehittämis- ja projektitoiminnan

- voimavaroista1 (kaupungin sisäiset kehittämisprojektit sekä yhteistyöprojektit mui-den tahojen kanssa)

- ulkopuolisen rahoituksen määrästä ja eri rahoituslähteiden osuudesta

- johtamisesta, projektisalkunhallinnasta sekä käytössä olevista toimintatavoista ja

kehittämistarpeista kaupunki- ja hallintokuntatasolla

- kaupunki- ja hallintokuntatasoiseen johtamiseen tarvittavan tiedon saatavuudesta ja hyväksikäytöstä sekä tiedontuotannon ja -jakelun kehittämistarpeista

- taloudellisten ja toiminnallisten tulosten mittaamisesta, raportoinnista ja niiden

kehittämistarpeista sekä

- toistuvista haasteista.

Arvioinnissa käytetty aineisto ja -menetelmät

Aineistona käytettiin Turun kaupungin toiminnan tai palvelujen kehittämisprojekteihin liit-tyviä päätöksiä ja raportteja sekä projektitoimintaa koskevaa kirjallisuutta (Liite 5). Tie-donkeruumenetelmänä käytettiin kirjallisen materiaalin lisäksi hallintokuntien virastopääl-liköille ja projektitoiminnan asiantuntijoille osoitettuja kyselyitä. Lisäksi haastateltiin pro-jektitoiminnan asiantuntijoita sekä hallintokuntien ja kaupungin johtoa. Luettelo kyselyihin vastanneista henkilöistä sekä haastatelluista henkilöistä on liitteessä 1.

Aikataulu ja resurssit

Tarkastuslautakunnan nimeämään arviointiprojektin ohjausryhmään kuuluivat Katri Sar-lund (pj), Heikki Talvitie (vpj), Markku Hongisto, Hans Johansson, Anu Nummelin ja Matti Puhakka. Ohjausryhmän työskentelyyn osallistuivat revisiotoimistosta kaupunginreviisori Kari Koivuluhta sekä tarkastuspäällikkö Synnöve Niemi, joka toimi ohjausryhmän asioi-den valmistelijana. Arviointiprojektin kyselyt ja haastattelut toteutettiin syys-joulukuussa 2008. Ohjausryh-män laatima arviointiprojektin raportti on hyväksytty tarkastuslautakunnassa 27.1.2009.

1 Voimavarat = rahat ja henkilötyövuodet

5 3 Mikä on projekti?

Projekti, projektinhallinta ja projektisalkunhallinta saattavat monelle lukijalle olla jossain määrin vieraita käsitteitä. Tämän raportin liitteenä on projekteihin liittyvä sanasto, jossa keskeisimmät käsitteet on selitetty (Liite 2). Alan kirjallisuudessa projektilla tarkoitetaan tapaa organisoida kertaluontoinen tehtävä. Projekti on kertaluontoisen tehtävän organisointi tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi tietyn aika- ja budjettikokonaisuuden sisällä. 2 Projektin tunnistaa siis siitä, että sillä on tavoitteet, aikataulu ja budjetti. Projekti voidaan tämän määri-telmän mukaan toteuttaa kokonaan tai osittain omalla rahoituksella tai sen kulut voidaan kokonaan kattaa ulkopuolisella rahoituksella. Kaupungin projektiohjeiden (Kh 25.10.1999 § 1170) mukaan ”Projekti eli hanke on tapa järjestää työn tekeminen. Projektilla on sovittu tarkoitus, aikataulu ja resurssit ja se on luonteeltaan kertaluonteinen. Projektilla on järjestetty seuranta.” Tässä raportissa käy-tetään projekti-sanaa projektiohjeiden laajassa merkityksessä. Kaupungilla on lisäksi erilliset ohjeet EU-tukea saaville projekteille (EU-projektiohjeistus, Kh 15.12.1997 § 1372). Molemmat ohjeet on tallennettu kaupungin sähköiseen säännös-töön. Ohjausryhmän suorittamissa haastatteluissa on käynyt ilmi, että osalla Turun kau-pungin ylimmästä virkamiesjohdosta on alan kirjallisuuteen ja kaupunginhallituk-sen hyväksymien projektiohjeisiin verrattuna huomattavasti suppeampi käsitys termistä projekti. Osa kaupungin ylimmästä virkamiesjohdosta katsoo, että ainoas-taan ulkopuolista tukea saava hanke on projekti. Tämän määritelmän mukaan projek-tin tunnistaa siis siitä, että se saa ulkopuolista rahoitusta. Muut kertaluontoiset tehtävät, joilla on tavoite, aikataulu ja budjetti ovat tämän tulkinnan mukaan aina hankkeita. Tämä yleisestä kielenkäytöstä poikkeava määritelmä on omiaan aiheuttamaan väärinkäsityksiä ja sekaannusta keskusteltaessa projektinhallinnasta ja projektisalkunhallinnasta. Kaupungin ylimpään virkamiesjohtoon kuuluvien henkilöiden käyttämän määritel-män mukaan tulkittuna kaupungin projektiohjeet koskisivat pelkästään ulkopuolis-ta tukea saavia projekteja, ei esimerkiksi kaupungin kokonaan rahoittamia (sisäi-siä) kehittämishankkeita. Tarkastuslautakunta on arviointikertomuksessaan vuo-delta 2007 kiinnittänyt huomiota projektiohjeiden noudattamiseen myös kaupungin sisäisissä hankkeissa. Hanke-sanalla ei ole alan kirjallisuudessa vakiintunutta merkitystä. Hanke-sanaa käyte-tään eri organisaatioissa eri tavalla. Monessa organisaatioissa hanke on synonyymi sa-nalle projekti, toisissa organisaatioissa hanke on projektia olennaisesti suurempi ja toi-sissa taas projektia pienempi kokonaisuus. Sanan merkityksestä on sovittava organisaa-tion sisällä. Tässä raportissa käytetään kaupungin projektiohjeiden määritelmää, eli projekti ja hanke merkitsevät samaa asiaa.

2 Lehtonen Päivi, Lindblom Lassi, Simonen Santeri ja Korpinen Jouni: Projektisalkunhallinta - Kehitystoiminnan strateginen johtaminen, Helsinki 2006

6

4 Toiminnan kehittämisprojekteihin käytetyt voimavarat Turussa

Turun kaupungin toiminnan kehittämisprojekteihin käytettävistä kokonaisvoimavaroista ei raportoida kattavasti kaupungin tasolla. Kaupunkitasolla tietoa projekteista on huonosti saatavissa kaupungin eri tietojärjestelmistä. Tietojärjestelmiin liittyviä asioita on käsitelty tämän raportin kohdassa Projektisalkunhallinnan tietotarpeet/ Kaupungin kattavat tieto-järjestelmät. Arvioinnin ohjausryhmä teki syys-lokakuun vaihteessa 2008 kaupungin hallintokunnille kyselyn, missä kysyttiin mm. kehittämisprojektien kustannuksia ja henkilötyövuosien käyttöä sekä ulkopuolisen rahoituksen määrää vuodelta 2007. Tavoitteena oli mahdolli-simman kattavien tietojen saaminen toiminnan kehittämisprojekteihin käytetyistä voima-varoista. Kyselyssä pyydettiin tietoa toiminnan tai palvelujen kehittämishankkeista ja -projekteista, − joilla oli virallinen (päätökseen perustuva) oma organisaatio (esim. projektipäällikkö

ja ohjausryhmä/johtoryhmä), budjetti ja aikataulu (voi olla myös kaupungin ulkopuoli-sen tahon asettama projekti, johon kaupunki osallistuu),

− jotka eivät olleet osa kaupungin normaalia perustoimintaa, − jotka oli tehty kaupungin sisäisenä hankkeena tai projektina tai yhteistyössä ulkopuo-

listen tahojen kanssa ja − jotka oli rahoitettu kokonaan tai osittain kaupungin talousarviosta tai johon kaupunki

osallistui tietyllä ennakkoon sovitulla työpanoksella. Kysely ei koskenut kaupungin perustoimintaan kuuluvia toimitushankkeita ja -projekteja, jotka oli toteutettu osana organisaation perustehtävää. Tällaisia kyselyn ulkopuolelle jää-neitä projekteja olivat mm. kaupungin toteuttamat rakennushankkeet, koulutuksen järjes-täminen sekä konsertti- ja teatteritoiminta. Myös työllistämishankkeet jäivät kyselyn ulko-puolelle, koska niiden ensisijainen tavoite ei ole kaupungin toiminnan kehittäminen. Lukuihin pyydettiin sisällyttämään sekä hallintokunnan omat kehittämisprojektit että muut kehittämisprojektit, joihin osallistuttiin ja jotka aiheuttivat hallintokunnalle kustannuksia tai lisäsivät työvoimatarvetta. Kysely ei kohdistunut toiminnan kehittämiseen, jota tehtiin muulla tavalla kuin projektimuotoisena.

Tiedot pyydettiin antamaan tarkkuudella, joka ei aiheuta kohtuutonta työmäärää. Hallin-tokuntien ilmoituksen mukaan kyselyvastauksen laatimiseen käytettiin yleisimmin noin ½ - 1 työpäivää/hallintokunta, eräissä tapauksissa aikaa oli käytetty enemmän. Kyselyyn saatiin vastaus kaikista hallintokunnista (vastausprosentti 100 %), mutta vastausten tark-kuustaso vaihteli. Kaikkiin kysymyksiin ei hallintokunnissa pystytty vastaamaan käytettä-vissä olevan ajan puitteissa. Taulukkomuotoinen yhteenveto toiminnan kehittämis-projekteihin käytetyistä voimavaroista on liitteessä 3. Kyselyn vastausten perusteella voidaan arvioida, että kaupungin toiminnan kehit-tämisprojekteissa, jotka eivät olleet osa hallintokunnan normaalia perustoimintaa, tehtiin vuonna 2007 yhteensä vähintään 128 henkilötyövuotta kaupungin hallinto-kunnissa. Luvusta puuttuu terveystoimen henkilötyövuodet. Koska kysely oli rajattu kos-kemaan toiminnan kehittämisprojekteja, jotka eivät olleet osa hallintokunnan normaalia perustoimintaa, jäivät tarkastelun ulkopuolelle esim. Turun ammattikorkeakoulun tutki-mus- ja kehittämisprojektit. Ammattikorkeakulun tutkimus- ja kehittämisprojekteissa teh-tyjä henkilötyövuosia oli vuonna 2007 noin 140.

Toiminnan kehittämisprojekteihin liittyviin tukitoimintoihin, neuvotteluihin, koko-uksiin, seurantaan ja valvontaan käytettiin vastanneissa hallintokunnissa yhteensä vähintään 18 henkilötyövuotta. Tähän kysymykseen vastauksen antoivat 60 % hallin-

7tokunnista. Loput ilmoittivat, ettei henkilötyövuosimäärää pysty arvioimaan tai jättivät vastaamatta. Kokonaismäärä lienee siis tätä lukua selvästi korkeampi. Saatujen vastausten mukaan kaupungin hallintokunnissa käytettiin vuonna 2007 yhteensä vähintään 8,23 M€ toiminnan kehittämisprojekteihin (brutto). Kehittämis-projektien menoihin saatiin vuonna 2007 ulkopuolista tukea yhteensä vähintään 4,51 M€. Keskushallinnon alaiset kehittämisprojektit toteutettiin melkein poikkeuksetta ilman ulkopuolista tukea. Muut hallintokunnat kattoivat keskimäärin n. 2/3 projektien ko-konaismenoista ulkopuolisella tuella. Keskushallinnon alaiset projektit mukaan luettuna ulkopuolinen rahoitustuki kattoi 54 % erillisellä päätöksellä perustettujen kehittämispro-jektien kokonaismenoista. Lisäksi Turun ammattikorkeakoulun tutkimus- ja kehittämispro-jekteihin käytettiin 7,9 M€. Ammattikorkeakoulu sai vuonna 2007 ulkopuolista tukea pro-jekteihin 4,1 M€. Kyselytulosten perusteella voidaan siis todeta, että erillisellä päätöksellä perustet-tuihin kehittämisprojekteihin saatu ulkopuolinen rahoitus kattaa koko kaupungin tasolla keskimäärin hieman yli puolet kehittämisprojekteihin käytetyistä menoista. Muiden kuin keskushallinnon projektien menoista ulkopuolinen tuki kattaa n. 2/3. Ulkopuolisen tuen ansiosta taloudellinen rasite kaupungille lienee pienempi kuin projekteista saatu pitkän aikavälin toiminnallinen ja taloudellinen hyöty, jos uudet, tuloksellisemmat toimintatavat onnistutaan levittämään ja juurruttamaan normaali-toimintaan pysyvästi. Hallintokunnilta kysyttiin myös, kuinka paljon toiminnan kehittämisprojekteissa on käytet-ty varoja konsulttipalveluihin. Vastausten mukaan vuonna 2007 toiminnan kehittämispro-jektien konsulttipalveluihin käytettiin yhteensä vähintään 490.000 €. Luvusta puuttuu kes-kushallinnon, terveyslautakunnan ja kulttuurilautakunnan mahdollisesti käyttämät kon-sulttipalvelut. Myöskään ammattikorkeakoulu ei vastannut tähän kysymykseen. Vastauksia tulkittaessa tulee muistaa, että kysely ei anna vastausta siihen, kuinka paljon kaupungissa käytettiin voimavaroja ylipäätään projektitoimintaan. Monessa hallintokunnassa perustoiminta tai osa siitä on organisoitu projektimuotoiseksi, jolloin toimintaan voidaan tietyin edellytyksin saada myös ulkopuolista rahoitusta (esim. rakennushankkeet, kulttuuritapahtumat yms.). Eräissä haastatteluissa voimavaroihin liittyvänä ongelmana nostettiin esille se näkökoh-ta, että kaupungin henkilöstömäärätavoitteiden tiukkuus on esteenä kehittämisprojektien käynnistämiselle. Kaupungin henkilöstön vähentämistavoitteet ovat haastattelujen mu-kaan eräissä hallintokunnissa johtaneet siihen, ettei kehittämisprojekteihin voida palkata henkilöitä. Henkilöstötavoitteet estävät tällöin käytännössä hallintokunnan osallistumisen toiminnan kehittämisprojekteihin. Kehittämisprojektien aikana tarvitaan usein lisäresursseja, jotta organisaatiossa voidaan samanaikaisesti hoitaa pakolliset lakisääteiset tehtävät ja suunnitella uu-sien toimintatapojen käyttöönottoa. Tarkastuslautakunta toteaa, että henkilöstön työmotivaation säilymisen kannalta on tärkeää perustoiminnan sujuvuuden niin vaatiessa palkata sijainen projekteihin siirtyville henkilöille. Sijaisen palkkaaminen tulisi olla mahdollista sekä kaupungin sisäisissä projekteissa että ulkopuolisen rahoituksen turvin rahoitetuissa projekteissa. Riittävällä henkilöstömitoituksella varmistetaan henkilöstön jaksaminen ja kaupungin kilpailukyky työnantajana. Haastattelujen mukaan on merkkejä siitä, että projektitoiminnan aktiivisuus on hiipunut Turun kaupungissa. Tätä pidettiin valitettavana, koska koettiin, että ulkopuolisen rahoi-tuksen hankinta toiminnan kehittämiseen on järkevää. Haastateltavien mielestä mahdol-lisuuksia ulkopuoliseen rahoitukseen tulee hyödyntää. Haastateltavien mukaan keskite-tyllä projektirahoituksen hankintaa koskevalla neuvonnalla pystyttäisiin lisäämään ulko-puolisen projektirahoituksen määrää selvästi. Nykytilanteessa hallintokunnat toimivat it-senäisesti ja pahimmassa tapauksessa kilpailevat keskenään hakiessaan rahoitusta sa-

8masta rahoituslähteestä. Projektien koon kasvaessa ulkopuolinen rahoitus tulee yhä tär-keämmäksi, ja samalla rahoituksen saaminen edellyttää yhä parempaa asiantuntemusta hakuprosessin aikana. Rahoittajien asettamat tavoitteet ohjaavat omalta osaltaan projekteille asetettavia tavoitteita. Tarkastuslautakunta toteaa, että ennen projektirahoitushakemuksen te-kemistä tai yhteisprojektiin osallistumispäätöksen tekemistä on punnittava, ovatko rahoittajan tai yhteistyökumppaneiden asettamat tavoitteet yhdenmukaiset kau-pungin tavoitteiden ja strategioiden kanssa. Jos rahoittajan tavoitteet tukevat kau-pungin tavoitteiden toteutumista, rahoitusta voidaan hakea. Tarkastuslautakunta tukee haastatteluissa esitettyä näkemystä siitä, että ulkopuo-lista rahoitusta kannattaisi hakea nykyistä aktiivisemmin nimenomaan sellaisiin hankkeisiin, joita ollaan käynnistämässä joka tapauksessa. Turun kaupunginjohtajan asettaman ulkopuolisen rahoituksen strategiatyöryhmän raportti vuodelta 2001 ja Turun kaupungin tilaama selvitys Turun yliopiston taloustieteen laitok-selta vuodelta 2004 osoittavat, että Turun kaupunkiseutu on jäänyt jälkeen muista alueel-lisen, kansallisen ja EU:n rahoituksen hyödyntämisessä.3 Vuonna 2004 julkaistussa tutkimuksessa tarkasteltiin sekä rakennerahasto-ohjelmien, kansallisten rahoitusohjelmien että Raha-automaattiyhdistyksen jakamien rahoitusten määriä koulutus-, sosiaali- ja terveyssektoreiden kehittämiseen seutukunnittain vuosina 2000 - 2004. Kokonaistuen määrän vertailussa Helsinki oli selkeä voittaja. Seuraavaksi eniten kehittämisrahoitusta saivat järjestyksessä Jyväskylän, Oulun ja Tampereen seu-dut. Turun seutu sijoittui viidenneksi ennen Espoon ja Vantaan seutua. Tutkimuksen mukaan Turun seudulle saatiin ulkopuolista tukea vuosina 2000 - 2004 noin 44,3 M€. Vertailtaessa projektien määriä Turun seutu sijoittui kuitenkin toiseksi 110:llä projektilla. Tutkimustuloksen mukaan Turun seudulla toteutettiin siis runsaasti projekteja, joiden yh-teenlaskettu rahoitus oli vähäistä verrattuna muihin merkittäviin kaupunkiseutuihin. Asu-kaskohtaisen tuen määrän vertailussa Turun seutu sijoittui viidenneksi tuloksella 283 €/asukas. Eniten tukea sai Jyväskylän seutu (423 €/asukas).

5 Kehittämis- ja projektitoiminnan kokonaishallinta ja johtaminen Kehittämisprojektien tarpeellisuus ja kytkentä strategiaan

Arvioinnin lähtökohtana oli käsitys, että kehittämistoiminnan johtaminen on eräs oleelli-sempia osia kaupungin toiminnan johtamista. Kehittämistoimintaa on nimenomaan joh-dettava, ei vain koordinoitava tai ohjattava. Toimivaan johtamisprosessiin kaupunkiorga-nisaatiossa kuuluu toiminnan muutostarpeiden tunnistaminen. Johtamisprosessin tulee tuottaa tavoitteet kehittämiselle ja muutokselle sekä muutosta toteuttaville hankkeille ja projekteille. Strategioista, ohjelmista, talousarvioista ja muista ohjausasiakirjoista tulee löytyä muutostavoitteet. Kun toteutettavista muutoksista on päätetty, päätetään millä kei-nolla muutos toteutetaan. Tämän suuntaisia ajatuksia esitettiin myös haastateltavien ta-holta. Virastopäälliköille osoitetun kyselyn vastausten mukaan toiminnan kehittämiskohteet nousevat esille vaihtelevalla tavalla. Osassa hallintokuntia kehittämistarpeiden keräämi-nen ja kehittämiskohteiden valinta on järjestelmällistä ja asia on vastuutettu tietyille toimi-

3 Alueellisen, kansallisen ja EU:n rahoituksen hyödyntäminen Turun kaupungin ja kaupunkiseudun kehittämi-seen, Ulkopuolisen rahoituksen strategiatyöryhmän raportti 27.9.2001 Hyvinvoinnin kehittämisrahoitus, Koulutus-, sosiaali- ja terveyssektoreiden kehittämisrahoitus Turun, Tampe-reen, Jyväskylän ja Oulun seudulla sekä Espoon, Vantaan ja Helsingin kaupungeissa, Niina Nikka, Turun yliopis-ton taloustieteen laitos 17.6.2004

9joille, esim. viraston tutkimus- ja kehittämispäällikölle tai viraston johtoryhmälle. Varsinkin osa suurimmista hallintokunnista seuraa aktiivisesti valtakunnallisia kehittämishankkeita ja rahoitusmahdollisuuksia sekä arvioivat niiden yhteensopivuutta hallintokunnan omiin kehittämistarpeisiin. Mikäli sopiva rahoittaja löytyy ajankohtaiselle kehittämisprojektille, voidaan perustaa projekti ja hakea siihen rahoitusta, jolloin muutos voidaan toteuttaa edullisemmin. Toisissa hallintokunnissa kehittämistarpeet ja -kohteiden valinta perustuu enemmän suoraan perustoiminnasta lähteviin, usein pakottaviin kehittämistarpeisiin. Virastopäälliköiden mukaan kehittämistarpeista saadaan tietoa toiminnan suunnittelussa ja seurannassa, kaupungin sisäisessä yhteistyössä, seutukunnallisessa yhteistyössä se-kä valtakunnallisessa kaupunkien verkostoyhteistyössä. Ajankohtaista tutkimus- ja tilas-totietoa yhteistyökumppaneiden tai asiakkaiden tarpeista ja kehittämiskohteista saadaan esimerkiksi tilastokeskukselta, TE-keskukselta (tutkimus- ja ennakointipalvelu), järjestöil-tä ja ministeriöiltä. Kehittämistarpeet voivat myös nousta esiin viraston itsearviointipro-sessin kautta tai tulosyksiköiden tarpeista. Ympäristötoimen sektorilta todettiin, että kau-pungin tai sektorin yhteisistä projekteista saadaan tieto ympäristötoimen johtoryhmän kokouksissa. Johtoryhmässä päätetään projektien osallistujat ja pilotoijat (ensimmäiset käyttöönottajat). Oman alan yhteistyöprojekteista saadaan tietoa alan yhteistyötilaisuuk-sissa tai suoraan sidosryhmiltä. Myös ulkomaisilta tahoilta tulee aloitteita ja kyselyjä EU-projektiin osallistumisesta. Keskushallinnossa projekteissa toimineiden henkilöiden mukaan projektien perus-tamisvaiheessa on vaihtelua, miten tarkkaan projektien kehittämistarve on taustoi-tettu ja dokumentoitu. Usean vastaajan mielestä kehityssuunta on kuitenkin me-nossa siihen, että projektit yhä enenevässä määrin käynnistetään todellisen ja do-kumentoidun kehittämistarpeen pohjalta. Vastauksissa todettiin, että esimerkiksi tietojärjestelmäprojekteja voidaan edelleen käyn-nistää kevein perustein toiminnan kehittämiseen liittyvänä tietojärjestelmähankintana markkinoiden tarjonnan mukaan. Usein vasta tämän jälkeen huomataan, että uuden tie-tojärjestelmän ominaisuuksista voisi olla myös laajemmin toiminnalle hyötyä. Haastatel-tavien mukaan järjestelmällisempää olisi edetä siten, että ensin mietitään, mikä muutos toiminnassa on toteutettava. Vasta kun on ymmärretty toiminnan muutoksen tarve, tulisi siirtyä suunnittelemaan muutoksen mahdollistavaa tai muutosta tukevaa tietotekniikkaa. Haastatteluissa tuotiin esille, että mikäli projektin tavoitteena on toiminnan muuttaminen, muutosprojektin vetäjänä tulisi olla toiminnan tunteva henkilö eikä ensisijaisesti tietotek-niikan ammattilainen. Kaupunginjohtajiston haastatteluissa ilmeni, että mikäli ulkopuolinen rahoitus kattaa lä-hestulkoon koko projektin kustannukset, jää tarveharkinta pienemmälle huomiolle tai saattaa jäädä kokonaan tekemättä. Kyseessä voi olla esimerkiksi ulkopuolelta annettu tehtävä, kuten Itämeren kaupunkien liiton (UBC - Union of the Baltic Cities) ympäristösih-teeristön sijoittaminen Turkuun. Tällöin harkintaan vaikuttavat kaupungin imagolliset ky-symykset enemmän kuin projektin tuoma suora hyöty kaupungin toiminnalle. Haastatteluissa todettiin, että kehittäminen on siirtymässä toimintokohtaisesta kehittämi-sestä prosessien kehittämiseen. Siirtyminen toimintokohtaisesta kehittämisestä kaupun-gin kattavien prosessien kehittämiseen vaatii kokonaisvaltaisempaa ajattelua yli organi-saatio-/ toimintorajojen. Esimerkkejä kaupungin kattavien prosessien kehittämisestä ovat taloushallinnon palvelukeskus (Tapake-projekti), hankinta- ja logistiikkakeskus (HALO-projekti) ja tietohallinnon uusi toimintamalli. Haastatteluissa kuitenkin todettiin, että kehit-tämistyössä tehdään edelleen liian vähän poikkihallinnollista yhteistyötä tai kehitetään kaupungin kattavasti toimintaprosesseja. Näin ollen kehittämistyössä on toimintokohtai-sen osaoptimoinnin vaara.

Kaupunkilaisten näkökulmasta ei ole merkitystä sillä, kuka palvelun tarjoaa, vaan miten joustava, laadukas ja tuloksellinen palvelu on. Tarkastuslautakunta toteaa, että kaupungin ydinprosessien määrittely koko kaupungin tasolla ja ydinprosessi-

10en johtamisen ja kehittämisen vastuuttaminen (nimeämällä prosessin omistaja) edistäisi poikkihallinnollisten muutostarpeiden havaitsemista ja muutosten toteut-tamista kaupungin kattavasti. Haastatteluissa kävi ilmi, että toisinaan kehittämiskohteen valintatilanteessa koettiin han-kalaksi se, ettei kaupungin tasolla ole olemassa selkeitä ohjaavia kriteerejä siitä, millai-siin projekteihin lähdetään mukaan tai ohjeita siitä, kuka päättää mukaan lähdöstä. Eri-tyisesti tämä koettiin ongelmalliseksi poikkihallinnollisissa projekteissa, joissa ei ole yhtä yksiselitteistä vastuullista tahoa. Vastauksissa toivottiin, että etenkin kaupungin keskeis-ten kehittämisprojektien käynnistäminen olisi koordinoidumpaa toimintaa, joka keskitet-täisiin esim. keskushallinnon Strategia ja viestintä -vastuualueelle. Tarkastuslautakunta pitää tärkeänä, että kaupungille hyväksytään kriteerit, jotka ohjaavat kaupungin osallistumista ulkopuolisten tahojen käynnistämiin kehittä-misprojekteihin ja sitä, mitä projekteja kaupunki itse käynnistää. Ulkopuolisen ta-hon käynnistämään projektiin voidaan osallistua tai kaupungin käynnistämään projektiin voidaan hakea ulkopuolista rahoitusta, mikäli löytyy rahoittaja tai yhteis-työkumppani, jonka tavoitteet tukevat kaupungin omia tavoitteita. Tarkastuslautakunnan havaintojen mukaan Turun kaupungin nykyiset ohjausasia-kirjat eivät tarpeeksi selkeästi määrittele kaupungin muutostarpeita. Arvioinnin ai-kana monessa haastattelussa kiinnitettiin huomiota siihen, ettei Turku-strategia tarpeeksi selkeästi ole ohjannut toiminnan kehittämistä. Strategian todettiin olleen niin lavea, että sen avulla on voitu perustella mikä tahansa kehittämisprojekti. Haastateltavat olivat yksimielisiä siitä, että seuraavan Turku-strategian tulee olla selkeämpi sen suhteen, mitä muutoksia kaupungin toiminnassa tulee toteuttaa seuraavan valtuustokauden aikana. Haastattelujen pohjalta arvioinnin aikana syntyi käsitys, että seuraavan valtuusto-kauden ohjausasiakirjojen tulisi sisältää konkreettisia ja mitattavia kehittämista-voitteita. Muutoksen toteuttamisen keinoihin ei ylätason strategiassa sitä vastoin ole tar-peen ottaa kantaa, vaan se voidaan jättää toimivan johdon harkintaan. Virastopäälliköiltä saatujen kyselyvastausten mukaan hallintokuntatasolla toteutettavat kehittämisprojektit valitaan pääsääntöisesti hallintokuntakohtaisten strategioiden pohjal-ta. Hallintokuntakohtaiset strategiat laaditaan siten, että ne tukevat Turku-strategian, val-takunnallisten toimialakohtaisten strategioiden ja kehittämisohjelmien sekä seudullisten strategioiden tavoitteiden toteutumista. Toisena valintakriteerinä mainittiin vaikutus lai-toksen liiketoimintaan. Projektien strategianmukaisuus tarkistetaan yleensä hanke- tai projektisuunnitelman hyväksymisen yhteydessä. Tarkastuslautakunnan havaintojen mu-kaan merkittäviäkin projekteja (esim. SoTe-hanke) on kuitenkin hyväksytty toteutettavak-si ilman projektisuunnitelmaa. Projekteissa toimineet asiantuntijat nostivat haastatteluissa ja kyselyvastauksissa esille, että strategioiden toteutuksessa ja muutosjohtamisessa tulee panostaa yk-sittäisten projektien sijasta laajempien projektikokonaisuuksien hallintaan. Projek-titoimintaa ja sen tuloksien vaikuttavuutta on helppo kyseenalaistaa, mikäli strate-gioiden suunnittelun ja laaja-alaisen kehittämistyön välinen yhteys jää liian ohuek-si. Luomalla projekteista toisiaan tukeva kokonaisuus, projektisalkku, saadaan selkeämmin esille se, miten strategiaa toteutetaan eri projekteista koostuvan ko-konaisuuden avulla. Kaupunkitasoisella projektisalkulla voisi hallita ja priorisoida kehittämisen kokonaisuutta. Haastatteluissa kävi ilmi, että projektien johdossa toimivien henkilöiden kokemus-ten mukaan kehittämistoiminta ei useinkaan ole organisaation johdon mielenkiin-non keskipisteenä. Linjajohdolta toivottiin selvästi nykyistä suurempaa aktiivisuut-ta kehittämisen johtamiseen, muutostarpeiden osoittamiseen, kehittämisprojektien käynnistämiseen ja muutettujen toimintatapojen juurruttamiseen toimintaan. Haas-

11tateltavien mukaan kehittämisprojektien strategianmukaisuuden varmistamiseksi olisi parasta, jos kehittämisaloitteet tulisivat johdolta. Johdolla tulisi olla oma ke-hittämistoiminnan visio, jota se toteuttaa mm. projekteilla. Tarkastuslautakunta toteaa, että kaupungin virastojen ja yksiköiden johdolla tulee kaupungin organisaation joka tasolla olla selkeä, yhdenmukainen näkemys kau-pungin ja oman vastuualueensa kehittämistarpeista. Kehittämisprojekteilla pitäisi pyrkiä saavuttamaan strategiassa ja muissa ohjausasiakirjoissa asetetut tavoit-teet, kuten esimerkiksi toiminnan tuottavuuden nostamisen. Kehittämisprojektit ovat johtajien välineitä, joilla aikaansaadaan haluttu muutos toimintaan ja sen tu-loksiin.

Projektin valintaprosessi

Haastatteluiden ja kyselyvastausten mukaan Turussa ei kaupunkitasolla käytetä standardoitua ennakkoarviointimenetelmää projektien valinnalle. Kaupunginkans-lian kehittämispalvelukeskus (jatkossa Kehittämispalvelukeskus) toteutti ulkopuo-lista rahoitusta saavien projektien ennakkoarviointeja ennen yksikön lakkauttamis-ta 31.12.2006. Nykyään tällaista keskitettyä ennakkoarviointia ei enää ole käytössä. Ennakkoarviointityökalua käytettiin kaupunginhallituksen päätöksenteon apuna kaikissa kaupungin ulkopuolista rahoitusta sisältävissä projekteissa, kun kaupunginhallitus päätti projektin kaupungin omavastuuosuuden irrottamisesta tai projektiin lähtemisestä. Ennak-koarviointityökalua suositeltiin käytettäväksi myös hallintokunnissa niiden omien projekti-en arvioinnissa. Ennakkoarvioinnin kohteena oli aina arvioitavan projektin projektisuunnitelma. Ennakko-arvioinnin tavoitteena oli parantaa projektin onnistumisen todennäköisyyttä jo sen alku-vaiheessa. Projektia tarkasteltiin useista näkökulmista ja usean toimijan kannalta. En-nakkoarvioinnin tärkeimpänä tehtävänä oli kiinnittää huomiota projektin toteutettavuu-teen, vaikuttavuuteen ja tehokkuuteen. Lisäksi ennakkoarvioinnissa otettiin kantaa pro-jektin hallintoon, seurantaan sekä jatkuvuuteen. Ennakkoarvioinnin lopputuloksena syntyi kaupunginhallitukselle laadittu lausunto hankkeen toteuttamiskelpoisuudesta. Kyselyn vastausten mukaan standardoitua tapaa ennakkoarvioida projekteja käytetään tällä hetkellä pelkästään ammattikorkeakoulussa, missä tutkimus- ja kehittämisprojektit ovat kiinteä osa perustoimintaa. Lisäksi Turun Satamassa on käytössä projektisalkun-hallintajärjestelmä, jossa pisteytetään ja arvioidaan sisäiset projektiehdotukset. Muissa hallintokunnissa valinta perustuu tapauskohtaiseen harkintaan. Haastatteluissa kävi ilmi, että ulkopuoliset tahot usein lähestyvät useita kaupungin eri virastoja saadakseen tukea projekteilleen ja tällä tavoin ”kilpailuttavat” kau-pungin eri virastoja keskenään. Ennakkoarvioinnin eräänä tehtävänä olisikin sel-vittää, onko kaupungilla jo meneillään samanlaisia projekteja tai onko samanlaisia vireillä muualla. Keskitetyllä ennakkoarvioinnilla tai valmistelussa olevien ja hylät-tyjen projektien rekisteröinnillä keskitettyyn tietojärjestelmään voitaisiin estää niukkojen voimavarojen hukkaamista päällekkäisiin projekteihin tai jo hylättyjen projektiehdotusten käsittelemiseen useissa eri virastoissa.

Tarkastuslautakunta toteaa, että niin sisäisten projektien kuin ulkoista rahoitusta saavien projektien ennakkoarviointi yhtenäistä menetelmää käyttäen ja kaupunki-tasolla hyväksyttyjen yhteisten kriteerien mukaan edesauttaisi kaupungin voima-varojen tarkoituksenmukaista käyttöä.

12

Projektisalkunhallinta ja projektisalkun muodostaminen

Alan kirjallisuuden mukaan projektisalkunhallinta on projektimuotoisen kehittämistoimin-nan kokonaisvaltainen hallinta- ja johtamistapa. Projektisalkunhallinnassa projekteja kä-sitellään systemaattisesti ryhmittäin projektisalkkuina. Projektisalkut kootaan projekteista, joiden seurantaa samassa ryhmässä pidetään tarkoituksenmukaisena. Projektisalkku voi koostua esimerkiksi kaupungin keskeisistä (strategisista) projekteista, tiettyä tavoitetta yhdessä toteuttavista projekteista, hallintokunnan projekteista, sektorin projekteista tai tietyntyyppisistä projekteista kuten tietojärjestelmäprojekteista. Projektisalkunhallintaan kuuluu mm.

- huolehtiminen siitä, että projektit toteuttavat strategisia tavoitteita - projekti-ideoiden ja projektien ennakkoarviointi ja toteutettavien projek-

tien valinta sekä - projektien muodostaman kokonaisuuden seuranta ja hallinta sekä poik-

keamiin puuttuminen.

Projektisalkunhallinnan tavoitteena on - varmistaa, että projektit yhdessä tukevat strategian toteuttamista - maksimoida projekteilla saavutettavat kokonaistuotot tai -säästöt ja - tasapainottaa projektikokonaisuus.

Projektisalkunhallinnan ollessa toimiva, sitä toteuttavat käytännössä salkunhoitaja (koko-päiväisesti tai osana tehtäväkuvaa) yhdessä salkun johtoryhmän kanssa (voi olla esim. konsernin tai viraston johtoryhmä). Salkunhoitaja on projektisalkunhallinnan vastuuhenki-lö, joka vastaa salkun johtoryhmän toiminnasta. Salkunhoitajan tehtäviin voi kuulua mm. projektisalkunhallintaan liittyvien arviointi- ja katselmointikokousten valmistelu, asioiden esittely kokouksissa ja tehtyjen päätösten viestintä.

Kyselyiden ja haastatteluiden perusteella salkunhallinta toimii systemaattisimmin Turun ammattikorkeakoulussa ja Turun Satamassa. Lisäksi kaupungin tietojärjestelmäprojek-teista ollaan muodostamassa projektisalkkua. Tietojärjestelmäprojektien salkunhallinta on kehittymässä siten, että tietojärjestelmäprojektit tuodaan tietohallintoryhmän käsitte-lyyn. Ryhmässä on n. 10 jäsentä. Suunnitelmien mukaan tietohallinnon uudessa organi-saatiossa tullaan 1.1.2009 alkaen keräämään koko kaupungin IT-projektit ja IT-hankinnat tietohallintoryhmän käsittelyyn. Apulaiskaupunginjohtajien sektoreiden käytännöt ovat keskenään erilaisia:

- Ympäristötoimen apulaiskaupunginjohtajan mukaan sektorin projektit ovat lähes aina joko kokonaan sisäisiä tai niiden kustannukset katetaan lähestulkoon kokonaan ulkopuolisella rahoituksella. Poikkeuksia on vä-hän. Projekteihin liittyviä asioita käsitellään tarvittaessa sektorin johto-ryhmässä. Virastojen projekteista vastaavat virastopäälliköt. Poikkihal-linnollisiin projekteihin nimetään vastuuhenkilö. Ulkopuolisella tuella ka-tettavat projektit hallinnoidaan ympäristö- ja kaavoitusviraston alaisessa projektitoimistossa (UBC ja Valonia)4.

- Palvelutoimen sektorilla on aktiivisesti pyritty hyödyntämään ulkopuolis-ta rahoitusta toiminnan kehittämistyössä. Projekteihin liittyviä kysymyk-siä käsitellään tarvittaessa sektorin johtoryhmässä.

4 Ympäristö- ja kaavoitusviraston alaisuuteen on organisatorisesti sijoitettuna hallinnollisesti itsenäinen projekti-toimisto, jossa toimii Valonia (Varsinais-Suomen kestävän kehityksen ja energia-asioiden palvelukeskus, ent. Varsinais-Suomen Agendatoimisto ja Varsinais-Suomen energiatoimisto) ja UBC:n ympäristösihteeristö (UBC - Union of the Baltic Cities, Itämeren kaupunkien liitto). Projektitoimiston menot katetaan lähes kokonaan ulkopuo-lisella projektirahoituksella. Kooltaan merkittävän projektitoimiston toiminta on luonteeltaan seudullista eikä liity kiinteästi ympäristö- ja kaavoitusviraston ydintoimintaan.

13- Myös osaamis- ja elinkeinotoimen sektorilla voidaan projekteihin liittyviä

asioita tarvittaessa käsitellä sektorin johtoryhmässä. Yhdessä ulkopuo-listen kanssa tehtävä projektitoiminta on sektorilla vilkasta. Sektorin apulaiskaupunginjohtaja kokee, että apulaiskaupunginjohtajan projek-teihin liittyvä päätösvalta on riittämätön, mikä aiheuttaa päätöksenteko-prosessin pitkittymistä. Apulaiskaupunginjohtajalta pyydetään kirjallinen lausunto ulkopuolisten hakemuksiin, jossa pyydetään kaupungin projek-titukea, mutta päätöksen osallistumisesta projekteihin ja kustannuksiin tekee kaupunginjohtaja kaupunginsihteerin esittelystä.

Projekteja koskeva päätöksentekotaso vaihtelee hallintokunnissa sen mukaan, miten pal-jon resursseja projektin toteuttaminen vaatii tai onko projektissa mukana useita tahoja. Esimerkiksi nuorisotoimessa päätöksen projektin aloittamisesta ja mahdollisen ulkopuoli-sen avustuksen hakemisesta tekee joko tulosalueen johtaja, nuorisotoimenjohtaja, nuori-sotoimen johtoryhmä tai nuorisolautakunta (päätöksentekotaso on sidoksissa projektin kokoon). Projektin perustamispäätöksen tekee nuorisotoimenjohtaja (enintään vuoden mittaisista) tai nuorisolautakunta (yli vuoden mittaiset). Opetustoimessa taas päätökset projektien perustamisesta tehdään virkamiespäätöksinä. Projektit viedään opetuslauta-kunnalle tiedoksi ja projekteille varataan myös esittelymahdollisuus lautakunnalle. Ope-tuslautakunta hyväksyy vuosittain projekteille varattavat määrärahat talousarviokäsitte-lyiden yhteydessä.

Arviointihavaintojen mukaan kaupungilla ei ole toimivaa yhtenäistä projektisal-kunhallintaa, jonka avulla järjestelmällisesti johdettaisiin ja seurattaisiin ylätasolla kaupungin projektien kokonaisuutta tai koordinoitaisiin esimerkiksi keskeisten projektien toimintaa. Kaupungin projektien kokonaishallintaa ei syksyllä 2008 ollut vastuutettu kenellekään. Erityisesti keskushallintoa edustavat haastateltavat painottivat, että projektisal-kunhallinnan kuntoon saattaminen koko kaupungin tasolla on välttämätöntä. Tar-kastuslautakunta yhtyy haastatteluissa esitettyihin näkemyksiin, jonka mukaan tarvitaan kaupunkitasoista projektisalkunhallintaa, jonka avulla johdetaan kau-pungin projekteissa käytössä olevia voimavaroja sekä johdetaan ja koordinoidaan laajempia, useasta projektista koostuvia kokonaisuuksia. Tarkastuslautakunta pitää tarkoituksenmukaisena, että kaupungin kehittämis- ja projektitoiminnan johtaminen vastuutetaan nimetylle kaupunkitason johtoryhmäl-le, projektisalkunhallinnan johtoryhmälle. Johtoryhmän vastuulla tulee olla kau-pungin kehittämisen ja projektitoiminnan johtaminen strategianmukaiseen suun-taan, kaupungin projektien kokonaisseuranta sekä lisäksi vastuu siitä, että kau-pungin keskeiset projektit sekä poikkihallinnolliset ja hallintokuntarajat ylittävät projektit etenevät kaupungin keskeisten tavoitteiden mukaisesti.

Projektisalkunhallinnan tietotarpeet Raportointi Kaupungin ylimmälle johdolle ei tuoteta projekteista säännöllistä yhteenvetoraportointia. Kaupunginkanslian kehittämispalvelukeskus kokosi 31.12.2006 asti kaupunginhallituk-selle kaksi kertaa vuodessa raportin kaupunginhallituksen osarahoittamista projekteista. Silloinkaan raportointia ei tehty koko kaupungin kattavasti projekteista. Kaupungin joh-dolle on viimeksi vuodenvaihteessa 2007 - 2008 valmisteltu keskushallinnon toimesta lu-ettelo kaupungin merkittävistä projekteista. Se tehtiin erillisestä pyynnöstä keräämällä tiedot kyselyn avulla hallintokunnilta. Haastatteluissa kävi ilmi, ettei luettelo palvellut toi-votulla tavalla johdon tietotarpeita.

14Hallintokuntien projektisalkunhallinnan taso vaihtelee. Suuremmissa hallintokunnissa se-kä etenkin opetustoimintaa harjoittavissa hallintokunnissa hallintokuntien projektisalkun-hallinta on pienempiä hallintokuntia järjestelmällisempää. Kyselyvastausten perusteella keskitettyyn järjestelmälliseen projektien seurantaan on varattu resursseja ainakin terve-ystoimessa, sosiaalitoimessa, opetustoimessa, Turun ammatti-instituutissa, Turun am-mattikorkeakoulussa ja Turun Satamassa. Raportointi johdolle projekteista on säännöllis-tä ja projektien seurantaan on varattu erilliset voimavarat. Projektien talouden toteutumi-sesta raportoidaan samalla tavalla kuin muun talousarvion toteutumisesta. Kyselyvasta-usten mukaan virastojen johdon käytettävissä on projektikohtaista tietoa strategisten pro-jektien etenemisestä ja tuloksista, joiden perusteella johto voi tarvittaessa tehdä päätök-set korjaavista toimenpiteistä. Käytännössä pienempien hallintokuntien johto saa tarvittavan tiedon projektien etenemi-sestä siten, että hallintokunnan johtoryhmän jäsen on projektin ohjausryhmän jäsenenä. Kyselyn vastausten mukaan muutamassa pienemmässä hallintokunnassa raportointi joh-dolle projekteista ei ole säännöllistä eikä määrämuotoista. Tätä ei läheskään aina koettu ongelmana, koska katsottiin, että pienessä organisaatiossa tieto kulkee tehokkaasti ja ongelmiin on mahdollisuus puuttua heti. Toisena syynä siihen, ettei erillisiä resursseja ole varattu projektien seurantaa varten, mainittiin, että kehittämisprojekteja on vähän tai ei ollenkaan, tai projektit ovat hyvin pieniä. Tarkastuslautakunta toteaa, että Turun kaupungin projekteista ja projektitoimin-nasta on vaikea muodostaa kokonaiskuvaa. Tällä hetkellä kaupunkiorganisaatios-sa ei ole säännöllistä raportointia tai tietojärjestelmiä, joista ilmenisi kattavasti, mi-tä projekteja kaupungissa on parhaillaan käynnissä, mitkä näistä projekteista ovat kaupungin johtamisen kannalta keskeisiä kehittämisprojekteja tai kuinka paljon resursseja on kulloinkin sidottu projektitoimintaan. Hallintokuntatasolla ei ole yh-tenäistä tapaa huolehtia projektisalkunhallinnasta, jolloin tietoja on saatavissa eri hallintokunnista vaihtelevalla tarkkuudella.

Kaupungin kattavat tietojärjestelmät Projektien seurantaan tarkoitettu hankerekisteri Projektori ei palvele johdon tietotarpeita. Hankerekisterin tulisi kaupunginhallituksen 29.3.2004 § 277 tekemän päätöksen mukaan sisältää tiedot niistä projekteista, joihin kaupunki saa ulkopuolista rahoitusta. Kaupungin sisäisistä projekteista, joihin ei ole saatu ulkopuolista rahoitusta, ei tarvitse syöttää mi-tään tietoa Projektoriin. Tähän ei ole minkäänlaista velvoitetta, koska sitä ei kaupungin-hallituksen em. päätöksessä vaadita. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan kaupunkiorganisaatiossa tulisi olla projektisalkunhallinnan tietojärjestelmä, joka sisältää tiedot sekä kaupungin itse rahoittamista (sisäisistä) että ulkopuolisten tukemista projekteista. Tietojärjestel-män avulla voitaisiin muodostaa kokonaiskuva koko kaupungin projektitoimin-nasta. Hankerekisterin ylläpito on hajautettu hallintokunnille ja projekteille. Haastattelujen perus-teella tietojen oikeellisuudesta tai ajantasaisuudesta ei ole varmuutta ja varsinkin taloutta koskevissa tiedoissa on puutteita. Hankerekisterin puutteena on pidetty tietojen puutteellisen ylläpidon lisäksi mm. sitä, ettei se tue projektien päivittäistä työtä, vaan raportoinnista tulee erillinen velvoite. Haastatte-luissa pidettiin tarkoituksenmukaisimpana ratkaisuna sitä, että hankitaan projektisalkun-hallinnan tietojärjestelmä, joka palvelee sekä päivittäistä projekteissa tehtävää työtä että koko kaupungin projektisalkunhallinnan tarpeita. Tarkastuslautakunta toteaa, että projektisalkunhallinnan tietojärjestelmä tulee ot-taa käyttöön kattavasti koko kaupungissa. Tietojen oikeellisuuden ja ajantasai-

15suuden valvontavastuun tulee olla hallintokuntien projektisalkunhallinnasta vas-taavilla henkilöillä ja viime kädessä koko kaupungin projektisalkunhallinnan vas-tuuhenkilöllä. Menettelytapa luo puitteet projektitoiminnan kaupunkitasoiselle joh-tamiselle. Riippumatta siitä, hankitaanko uusi projektisalkunhallinnan tietojärjestelmä vai jatketaan-ko nykyisin käytössä olevan hankerekisterin käyttöä, on yhteistä tietojärjestelmää koske-vaa tiedottamista syytä tehostaa ja tietojärjestelmän käyttöä kouluttaa nykyistä laajem-min. Haastattelujen perusteella hankerekisteri Projektori ei syksyllä 2008 ollut kaikille hal-lintokunnille tai virastopäälliköille tuttu tietojärjestelmä, jolloin sen hyödyntäminen tai tie-tojen syötön valvonta luonnollisesti ei voi toimia.

Kaupungin taloustietojärjestelmästä Webhansasta on saatavissa projekteittain tietoa pro-jektien vuosittaisista menoista ja tuloista, mikäli projektilla on talousarviossa oma tili. Haastateltavien mukaan Webhansasta yhteenvetotietojen tuottaminen projekteista koko hallintokunnan tai koko kaupungin tasolla on työlästä. Momenttitason tai rahoittajatason yhteenvedot on laskettava käytännössä käsin. Yhteenvetotietojen tuottamista hankaloit-taa lisäksi se, ettei pienimpiä projekteja kirjata Webhansaan, eikä ohjelman tiettyjen rajoi-tusten vuoksi kirjanpidon tiedot palkkojen osalta aina ole täysin ajan tasalla. Intranet ja internet Kaupungin intranet-sivustolle on viime vuosina tehty suurimmille poikkihallinnollisille pro-jekteille omat sivustot kohtaan Kehittäminen ja hanketoiminta. Sivujen ylläpito on projek-tipäälliköiden vastuulla. Sivustojen sisältö vaihtelee ja niitä ylläpidetään vaihtelevalla ak-tiivisuudella. Kehittämistarpeena todettiin, että ylikunnallisissa yhteistyöprojekteissa ei rii-tä, että projektin sivut ovat kaupungin sisäisessä intranetissa, vaan projektin tietojen jul-kaiseminen kaikille avoimessa internetissä on välttämätöntä.

6 Projektien johtaminen Kehittämisprojektien tavoitteiden asettaminen ja tulosten mittaaminen

Projektin tavoitteet hyväksytään yleensä projektisuunnitelman hyväksymisen yhteydessä. Vastuu tavoitteiden asettamisesta on ensikädessä projektin ohjausryhmällä. Tavoitteiden toteutumista seurataan projektien ohjausryhmissä, hallintokunnan johtoryhmässä ja ra-hoittajien toimesta. Yleensä seuranta on säännöllistä, mutta siinä keskitytään lähinnä projektin aikataulun ja budjetin seurantaan, vaikuttavuuden ja tulosten seurannan jää-dessä vähemmälle. Tarkastuslautakunnan havaintojen mukaan kaupungin kehittämisprojektien tavoit-teiden asettaminen ja tulosten ja hyödyllisyyden mittaaminen ei ole tällä hetkellä järjestelmällistä. Haastatteluissa ja saaduissa kyselyvastauksissa ilmeni, että pro-jektien tuloksellisuuden ja hyödyn arviointi on hankalaa, koska projekteille asete-tut taloudelliset ja toiminnalliset tavoitteet harvoin ovat mitattavia. Lähtötilanne ei myöskään aina ole selvillä, jolloin ei voida asettaa selkeitä mitattavia vaikuttavuus-tavoitteita tulokselle tai tavoitteita projektin kautta saavutettavalle hyödylle. Lisäk-si projektin jälkiseurantaa harvemmin jatketaan niin pitkään, että projektin lopulli-set hyödyt olisivat selvillä. Haastateltavien mukaan kaupungin organisaatiossa hyväksytään liian helposti projekti-suunnitelmia, jotka eivät sisällä mitattavia tavoitteita. Yhtenäistä koko kaupungin katta-vaa toimintatapaa tai ohjausta ei ole. Haastatteluissa todettiin, että projektin tulosten mit-

16taamista ja raportointia olisi syytä kehittää, sillä se on useissa projekteissa varsin heikolla tasolla. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan kaupungin nykyisessä taloustilan-teessa on erityisen tärkeää, että kaikille projekteille asetetaan selkeät mitattavat tavoitteet sen suhteen, mitä vaikutuksia projektin toiminnalla tulee olemaan kau-pungin toimintaan ja talouteen lyhyellä ja pidemmällä aikavälillä. Kaupunki- ja hallintokuntatasolla tulee seurata kehittämisprojektien hyödyllisyyttä ja tuloksia suhteessa niihin käytettyihin voimavaroihin. Projektien toiminnallisia ja taloudellisia vaikutuksia tulee seurata ja niistä tulee raportoida säännöllisesti pro-jektin aikana. Projektin päätyttyä tulee tehdä jälkiseurantaa ja -raportointia tar-peeksi pitkään ja ottaa tarpeellisessa määrin huomioon myös välilliset vaikutukset, jotta voidaan arvioida projektin kokonaisvaikutukset kaupungin toimintaan ja ta-louteen. Kuten aiemmin tässä raportissa on todettu, nykyiset tietojärjestelmät, kuten han-kerekisteri Projektori ja Webhansa, eivät tue riittävästi projektien tuottavuuden seurantaa. Projektien talousseurannassa tulee kiinnittää huomiota tietojen oikeel-lisuuteen, kattavuuteen ja ajantasaisuuteen. Kaupungin tulee ottaa käyttöön pro-jekti(salkun)hallinnan tietojärjestelmä, joka mahdollistaa talousraportoinnin koko projektin ajalta. Tietojärjestelmän tulee toimia sekä yksittäisissä projekteissa pro-jektinhallinnan, että koko kaupungin tasolla projektisalkunhallinnan apuvälineenä. Laajoissa hankekokonaisuuksissa ja esim. EU-projekteissa saatetaan käyttää ul-kopuolista tahoa projektin tulosten arvioinnissa. Haastatteluissa kiinnitettiin huo-miota siihen, että projektit usein itse kilpailuttavat arvioinnin suorittamisen ja voi-vat näin vaikuttaa siihen, minkä tahon kanssa arviointisopimus tehdään. Käytäntö ei ole täysin ongelmaton arvioinnin riippumattomuuden ja objektiivisuuden kan-nalta. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan arvioinnin riippumattomuuden varmistamiseksi olisi tarkoituksenmukaista ainakin ulkopuolisten rahoittajien tu-kemissa projekteissa, että projektin omistajataho kilpailuttaisi arvioinnin suoritta-misen ja solmisi siitä sopimuksen arvioinnin toteuttavan tahon kanssa. Projektien tuloksia mitataan haastattelujen perusteella seuraavasti: - Projektien itsearviointi tapahtuu lähinnä projektin mittareita seuraamalla. Itsearviointia

suoritetaan projekteissa vaihtelevasti ja kokonaisuudessaan varsin vähän. - Projektien taloudellisia tuloksia mitataan useimmissa projekteissa vain seuraamalla

talousarvion toteutumista. Joissakin projekteissa on lisäksi vaikuttavuusmittareita koskien sitä, miten toiminta vaikuttaa organisaation kokonaiskustannuksiin. Tällöin mitataan a) miten paljon projekti on tuonut kaupunkiin ulkopuolista rahaa, b) minkä-laisia toimenpiteitä projektissa on tehty, ja onko niille voitu laskea jonkinlainen las-kennallinen arvo tai säästö.

Ulkoinen rahoittaja vaatii ns. maksatusraportin, joka sisältää sekä taloudellisen rapor-toinnin että toiminnallisten mittareiden raportoinnin jokaisella raportointikaudella. EU-projektit eivät yleensä ole luonteeltaan sellaisia, joissa projektin varsinaisena tulok-sena haetaan taloudellista ”voittoa”. Haastatteluissa todettiin, että projektin taloudel-lista tulosta (taloudellista vaikutusta) on usein vaikea laskea, sillä harvoin tiedetään suoraan, mikä johtuu projektin tuloksesta ja mikä ulkopuolisessa ympäristössä tapah-tuvista muutoksista. Tällöin ympäristössä tapahtuneita muutoksia voidaan projektissa laskea projektin työn tuloksiksi. Työllisyysprojekteissa voidaan laskea tulokseksi työl-listyneiden ihmisten tuomaa taloudellista hyötyä verotuloina, yritysprojekteissa liike-vaihdon kasvua jne. Esimerkiksi Fortuna- ja Tempo-projekteista on tehty projektien toteuttamasta asiakastyöstä kustannushyöty-analyysi.

17- Projektien asiakas- ja kansalaistuloksia (asiakastyytyväisyys) mitataan asiakas-

kyselyillä. Asiakastyytyväisyyden mittaaminen on projekteissa tavanomaista. Lähinnä kyselyitä suoritetaan tilaisuuksien, koulutusten ja projektin päättymisen jälkeen. Net-tipohjaiset kyselyt ovat yleistyneet viime vuosien aikana, mutta myös suoria paperi-kyselyitä suoritetaan projekteihin liittyvissä tilaisuuksissa.

- Projekteihin osallistuneen tai sen kohteena olevan henkilöstön työtyytyväisyyttä on

mitattu harvemmin. Joissakin projekteissa sitä kuitenkin on tehty säännöllisesti, kuten esimerkiksi TOTI-hankkeessa, jossa on mm. arvioitu tiimityötaitoja. Tapake-projektissa tehtiin kysely muutoksen kohteena olevalle henkilöstölle projektin alkaes-sa ja seuraava projektin jo muututtua toiminnaksi.

- Projektien yhteiskunnallisia vaikutuksia mitataan harvemmin. Esimerkiksi kaupungin

talousarviossa mainittuja yhteiskunnallisia vaikutuksia ovat asukkaiden tyytyväisyys elinympäristöön, ympäristövaikutukset ja vaikutukset kaupungin elinkeinoelämän keskeisten toimialojen kehittymiseen ja yrittäjyyteen. Mikäli yhteiskunnallisiin vaiku-tuksiin liittyviä tavoitteita on asetettu, projektit raportoivat tuloksista yleensä projektin loppuraportissa. Suuremmissa projekteissa yleensä tehdään ulkoinen arviointi, jossa otetaan kantaa myös projektin yhteiskunnallisiin vaikutuksiin.

Ulkopuolisen rahoittajan rahoittamissa projekteissa tavoitteiden toteutumisen arviointi on yleensä systemaattisempaa kuin kaupungin sisäisissä projekteissa, koska ulkopuolinen rahoittaja vaatii enemmän seurantatietoja kuin kaupungin oma organisaatio. Kullakin ul-kopuolisella rahoittajalla on omat selkeät vaatimuksensa raportoinnille. Ulkopuolista tukea saavissa projekteissa kansalliset ja kansainväliset rahoitusohjelmat mittaavat tiettyjä indikaattoreita ohjelmatasolla, minkä lisäksi projekteilla on oltava tietyt mittarit ja indikaattorit lueteltuina projektihakemuksessa. Tuloksista raportoidaan rahoitta-jasta riippuen 3 - 12 kuukauden mittaisissa raportointijaksoissa. Haastatteluissa tuotiin esille, että usein projektit kokevat kaupungin projektiseurannan liian työlääksi, sillä seu-ranta saattaa kohdistua erilaisiin mittareihin ja seurantajaksot ovat erilaiset kuin rahoitta-jilla. Seurantaa pitäisikin miettiä jatkuvaksi prosessiksi projektin aikana. Virastopäälliköiden vastausten perusteella osassa hallintokuntia projekteille laaditaan kattavasti projektisuunnitelmat ja osassa hallintokuntia vain pääosin. Eräissä hallintokun-nissa projektisuunnitelmat laaditaan ulkopuolista rahoitusta saaville projekteille rahoitta-jan vaatimusten mukaisesti. Näissä hallintokunnissa pääosa projekteista saa ulkopuolista rahoitusta.

Kehittämisprojektien osaamisen sekä prosessien tehokkuuden varmistaminen Tehdyissä haastatteluissa kävi ilmi, että varsinkin kaupungin sisäisissä projekteissa oh-jausryhmätyöskentely ei aina ole toimivaa. Ohjausryhmän jäsenet eivät välttämättä miel-lä, että ohjausryhmällä on kokonaisvastuu projektin onnistumisesta. Valtiovarainministeriön Kunta-IT -projektinhallintamenetelmän mukaan ohjausryhmän tu-lee vastata projektin valmistelun onnistumisesta, tavoitteiden asettamisesta ja projekti-suunnitelman hyväksymisestä, seurata projektin tavoitteiden toteutumista ja projektin etenemistä, tukea projektipäällikköä projektin hallinnassa ja toteuttamisessa sekä tehdä tarvittaessa päätökset mahdollisista muutoksista. Tarkastuslautakunta pitää välttämättömänä, että kaupungissa otetaan käyttöön yh-tenäinen projektinhallintamalli, joka ohjaa projekteja niiden valmistelusta aina jäl-kiseurantaan. Yhtenäisen mallin käyttöönotto helpottaa projektipäälliköiden ja oh-jausryhmien työtä, kun jokainen projektissa työskentelevä tietää oman roolinsa ja vastuunsa ja jokaisessa projektissa käytetään samoja hyväksi koettuja työ- ja ra-portointitapoja.

18 Tarkastuslautakunta katsoo, että projektinhallintamallin käyttöönotto koko kau-pungissa edellyttää keskushallinnolta valmistelua, jotta saadaan aikaan päätös kaupungin toimintaan sopivan projektinhallintamallin valinnasta tai kehittämises-tä. Keskushallinnon tulisi ottaa vastuu projektinhallintamallin levittämisestä hallin-tokuntiin sekä projekteihin osallistuvien henkilöiden koulutuksen järjestämisestä. Projektinhallintamallin valinnan jälkeen tarvitaan projektijohtamisen keskitettyä koulutusta, jossa koulutetaan valittua projektinhallintamallia projekteissa ja niiden ohjausryhmissä toimiville henkilöille. Tällä hetkellä hallintokunnat vastaavat itse projektirahoituksen hankinnasta. Hallintokun-tien rahoitusosaaminen kuitenkin vaihtelee. Eräissä hallintokunnissa tunnetaan hyvin tie-tyt ohjelmat, joista voidaan saada tukirahoitusta, esim. ESR tai kansalliset kehittämisoh-jelmat. Vaadittavat projektirahoitushakemukset voivat olla hyvin monimutkaisia. Projek-tien käynnistämisvaiheessa tarvitaan rahoitusmahdollisuuksien tuntemuksen lisäksi so-pimusosaamista ja tietoa siitä, kenet kannattaa ottaa projektiin partneriksi. Projektipäällikkönä toimineilta tiedusteltiin kyselyn avulla projektiosaamisen tuki-palvelujen tarvetta. Haastattelujen mukaan tarvitaan kaupunkitasoista neuvonta- ja tukipalvelua projektien käyttöön. Haastateltavat toivoivat, että keskitettyä neuvon-taa olisi jatkossa saatavissa projektien suunnitteluun, rahoituksen hankintaan, projektien läpivientiin, valvontaan, ohjaamiseen ja arviointiin. Lisäksi projektien ta-loushallintoon ja talousraportointiin liittyvien tehtävien keskittäminen esimerkiksi talouspalvelukeskukseen säästäisi huomattavasti projektien ja sitä kautta kau-pungin resursseja. Haastattelujen mukaan merkittävissäkään projekteissa ei aina tehdä ennakkoarvi-ointia, ei käytetä projektityötä tukevia tietojärjestelmiä, ei juurruteta projektin tu-loksia toimintaan, eikä tehdä projektien tulosten jälkiseurantaa. Projektien aikainen prosessien tehokkuus ei riitä, jos projektin tulosten levittäminen or-ganisaatioon ei onnistu tai uusia työtapoja ei oteta käyttöön. Näin voi tapahtua, jos pro-jekti on ollut irrallaan organisaatiosta tai jos projektin tavoitteet eivät ole tukeneet organi-saation keskeisten tavoitteiden toteutumista. Lisäksi koko kaupunkia koskevissa muutok-sissa muutoksen esteeksi voi nousta osaoptimointi. Hallintokuntien linjaorganisaatioita voi olla vaikea saada muutosten taakse, mikäli kysymys on muusta kuin vain omaan ydintoimintaan liittyvästä muutoksesta. Tällöin konsernin tai hallintokunnan johdon sitou-tuminen ja näkyvä rooli uusien toimintatapojen levittämisessä nousee entistä tärkeäm-mäksi. Haastateltavat totesivat, että parhaiten uudet käytännöt otetaan käyttöön, jos ihmiset ovat itse olleet mukana tekemässä kehitystyötä. Kokonaan linjaorganisaation ulkopuolel-la tehty työ voi jäädä hyödyntämättä. Projektien jälkiseurantaa tulisi jatkaa niin pitkään, että nähdään, onko projekti aiheuttanut pysyviä muutoksia toiminnassa toivottuun suuntaan. Projektien tavoitteet tulisi asettaa niin, että muutoksia pystytään mittaamaan. Jokaisella projektilla tulee olla omistaja, jonka tavoitteena on toteuttaa muutos projektin avulla. Useimmiten projektin tulosten seuranta ja ohjausryhmän toiminta kuitenkin päättyvät loppuraporttiin, eikä nimetä tahoa jälkiseu-rantaan. Esimerkiksi Tempo-projektilla saavutettuja kustannussäästöjä ja hyviä käytäntöjä ei pro-jektin loppuraportin mukaan ole hyödynnetty hallintokunnan toiminnassa. (Tempo-projektin tavoitteena oli vähentää työttömien määrää kehittämällä uusia ja hyödyntämällä hyväksi koettuja menetelmiä). Haastateltavat totesivat, että koko kaupungin tasolla ei ole toimintamallia, joka huolehtisi hyvien käytäntöjen levittämisestä ja niiden ottamisesta py-syviksi työkäytännöiksi.

19Haastatteluissa painotettiin, että tulosten levittäminen linjaorganisaatioon tulisi ol-la osa projektia. Tulosten ja uusien toimintatapojen käyttöönotto koko suunnitel-lussa laajuudessa tulee ottaa osaksi projektisuunnitelmaa. Voimavarat tulee varata projektin kaikkiin vaiheisiin. Haastateltavat totesivat, että ulkopuolisen rahoituksen päätyttyä valitettavan usein uusien toimintatapojen levittäminen jää, ellei jatkuvuuteen panosteta alusta alkaen. Esimerkiksi tietojärjestelmäprojekteissa rahoitus ja projektior-ganisaatio loppuvat usein siihen, kun järjestelmä on saatu ensimmäisessä käyttäjäorga-nisaatiossa käyttöön. Hyötyjen saaminen jää sen jälkeen linjaorganisaation vastuulle ja on siksi usein hidasta. Myönteisinä esimerkkeinä uusien toimintatapojen juurruttamisesta mainittiin kyselyvasta-uksissa Koulut liikkeelle - ja LIIKE 2000 -projektit. LIIKE 2000 -projektin aikana aloitettu turkulaisten liikuntakäyttäytymisen seuranta 1990-luvun alkupuolelta on jatkunut tähän päivään asti ja muokannut kansallisia mittareita.

7 Johtopäätökset ja suositukset

1 Projektien kytkentä kaupungin keskeisiin tavoitteisiin

Toiminnan kehittämisen lähtökohtana tulee olla, että kehittäminen perustuu todelliseen ja dokumentoituun toiminnan muutostarpeeseen. Muutostarpeeseen perustuvat toiminnan kehittämistavoitteet tulee olla selkeästi asetettu ohjausasiakirjoissa (esim. strategioissa, talousarviossa ja -suunnitelmassa). Muutosta voidaan toteuttaa osana normaalia toimin-taa tai esimerkiksi projektina. Mikäli muutos on niin laaja tai vaativa, ettei sen toteuttami-nen onnistu osana normaalia toimintaa, kannattaa perustaa projekti toteuttamaan muu-tosta. Projektilla on ennalta määrätty aikataulu ja määrätyt voimavarat, minkä puitteissa se toteuttaa muutoksen. Arviointiprojektin havaintojen mukaan ainoastaan osa projekteista käynnistetään tuke-maan kaupungin tai hallintokuntien keskeisten tavoitteiden toteutumista. Toinen tavalli-nen syy projektin käynnistämiseksi on, että projektiin on mahdollisuus saada ulkopuolista rahoitusta. Mikäli projektirahoitus kattaa lähes kaikki projektin kustannukset tarveharkinta jää vähemmälle tai saattaa jäädä tekemättä kokonaan. Haastatteluissa todettiin, että projektisuunnitelman laatimisvaiheessa yleensä haetaan kytkentä Turku-strategiaan ja muihin ohjausasiakirjoihin, jotta päätöksentekovaiheessa voidaan osoittaa, että projekti edistää tiettyjen asetettujen tavoitteiden toteuttamista. Tä-mä kytkentä saattaa kuitenkin jossain tapauksessa olla keinotekoinen tai näennäinen, koska esimerkiksi Turku-strategia on ollut muotoilultaan niin väljä, että sillä on voitu pe-rustella lähestulkoon mikä tahansa projekti. Haastatteluissa todettiin, että kaupungin konsernijohdon ja viraston johdon sitoutuminen on edellytys uusien käytäntöjen levittämisen onnistumiselle. Johdon tuki koettiin monesti riittämättömäksi. Eräs syy riittämättömään tukeen on se, että projekti on jäänyt irralliseksi keskeisiin strategisiin ja talousarviotavoitteisiin nähden. Johdon selkeän tuen ja mielen-kiinnon puuttuessa projektin käyttämiä resursseja tai sen tuottamia tuloksia seurataan vähemmän, eikä projektin tuottamia tuloksia tai osaamista hyödynnetä ja levitetä aktiivi-sesti organisaatiossa projektin kuluessa eikä sen päätyttyä. Arvioinnin tuloksena ilmeni, ettei kaupungilla ole valintakriteerejä sille, miten toteutettavat projektit valitaan projektiehdotusten joukosta. Kaupungilla ei myöskään ole ollut vuoden 2006 jälkeen käytössä yhtenäistä ja systemaattista tapaa arvioida projektialoitteita (pro-jektien ennakkoarviointi).

20Suositukset: Projektien on toteutettava kaupungin ohjausasiakirjoissa asetettuja keskeisiä ta-voitteita. Kehittämisvoimavarat tulee suunnata projekteille, jotka käynnistetään tunnistettujen muutostarpeiden pohjalta. Kaupungin konsernijohdon ja viraston johdon tuki projekteille tulee varmistaa. Turun kaupungilla ei tällä hetkellä ole yhtenäisiä kriteerejä toteutettavien projekti-en valinnalle. Kaupungilta puuttuvat myös kriteerit, mihin ulkopuolisten tahojen käynnistämiin projekteihin Turun kaupunki osallistuu. Kriteerit tulee hyväksyä kaupungintasolla, jotta kaupungin voimavarat voidaan suunnata kokonaisuuden kannalta tarkoituksenmukaisimmalla tavalla.

2 Projektisalkunhallinnan käyttöönotto

Projektisalkunhallinta on projektimuotoisen kehittämistoiminnan kokonaisvaltainen hallin-ta- ja johtamistapa, jossa projekteja käsitellään systemaattisesti ryhmittäin ”projektisalk-kuina”. Projektisalkunhallinnan tavoitteina ovat projektijoukon ja strategian yhdenmukaisuuden varmistaminen, projektijoukolla saavutettavien kokonaistuottojen tai -säästöjen maksi-mointi ja projektikokonaisuuden tasapainottaminen. Arviointihavaintojen mukaan kaupungilla ei ole toimivaa projektisalkunhallintaa, jonka avulla seurattaisiin kaupungin projektien kokonaisuutta tai koordinoitaisiin esimerkiksi keskeisten projektien toimintaa. Tällä hetkellä tilanne on se, ettei mistään tietojärjestel-mästä tai säännöllisestä raportoinnista ilmene, mitkä kehittämisprojektit tai muut projektit ovat kaupungissa meneillään tai kuinka paljon resursseja on kulloinkin sidottu projekti-toimintaan. Hallintokuntatasolla ei ole yhtenäistä tapaa huolehtia projektisalkunhallinnas-ta, jolloin tietoja on saatavissa eri hallintokunnista vaihtelevalla tarkkuudella. Arvioinnin tekohetkellä syksyllä 2008 ei kaupungin projektien kokonaishallintaa ollut vas-tuutettu kenellekään. Odotukset kohdistuivat siihen, että keskushallinnon uuden vastuu-alueen, Strategia ja viestintä, johtajaksi nimettävä kehittämisjohtaja olisi se henkilö kau-pungin organisaatiossa, jolla jatkossa olisi kaupungin projektisalkunhallinnan vastuu. Projektisalkunhallinnan vastuiden määrittelyn lisäksi tarvitaan toimivat seurantajärjestel-mät. Kaupungin hankerekisteri Projektorin (kaupungin web-sivuilla) tiedoissa on käytän-nössä paljon puutteellisuuksia. Kaupunkitasoisten tietojen kerääminen kaupungin talous-tietojärjestelmästä Webhansasta on työlästä. Haastatteluissa tuotiin esille, että tuleva projektinhallinnan tietojärjestelmä tulisi valita siten, että se palvelisi sekä päivittäistä pro-jekteissa tehtävää työtä että koko kaupungin projektisalkunhallinnan tarpeita, jolloin eril-listä raportointia ei tarvittaisi. Suositukset:

Turun kaupungissa tulee ottaa käyttöön kaupunkitasoinen projektisalkunhallinta-malli. Projektisalkunhallinnan avulla otetaan haltuun kaupungin projekteissa käy-tössä olevat voimavarat sekä johdetaan ja koordinoidaan laajempia, useasta pro-jektista koostuvia kokonaisuuksia. Projektisalkunhallinnan avulla raportointitieto projektien tavoitteiden toteutumi-sesta, tuloksista sekä voimavarojen käytöstä kerätään ja analysoidaan keskitetysti johdon ja päätöksentekijöiden käyttöön. Projekteista kerättävää seurantatietoa tarvitaan päätettäessä kaupungin kehittämistoiminnan suuntaamisesta ja kehittä-misvoimavarojen strategianmukaisesta ohjaamisesta. Yhtenäinen projektisalkun-

21hallintamenettely tulee ottaa käyttöön kaupunkitasolla ja kaikissa hallintokunnis-sa. Kaupunginhallituksen tulee nimetä kaupunkitason projektisalkunhallinnan johto-ryhmä. Johtoryhmän vastuulla tulee olla kehittämisen ja projektitoiminnan johta-minen strategianmukaiseen suuntaan sekä kaupungin projektien kokonaisseuran-ta. Lisäksi johtoryhmän tulee vastata siitä, että kaupungin keskeiset projektit sekä poikkihallinnolliset ja hallintokuntarajat ylittävät projektit etenevät kaupungin kes-keisten tavoitteiden mukaisesti. Projekteja koskevaan tiedonhallintaan tarvitaan kaupungin kattava tietojärjestel-mä, johon tulee syöttää tiedot sekä kaupungin sisäisistä että ulkopuolisten tahojen kanssa toteutettavista yhteistyöprojekteista. Uusien kaupunkitasoisten projektioh-jeiden hyväksymisen yhteydessä tulee vahvistaa yksiselitteiset, tarkat kriteerit sil-le, minkälaisista projekteista on syötettävä tiedot järjestelmään. Tietojärjestelmän tulee olla sellainen, että se palvelee johdon ja projektisalkunhal-linnan tietotarpeen lisäksi myös projektihenkilöstöä heidän jokapäiväisessä työs-sään. Projektinhallinnan tietojärjestelmän tietojen oikeellisuuden ja ajantasaisuu-den valvontavastuun tulee olla projektisalkunhallinnan vastuuhenkilöllä. Kaupun-kitasolla valvontatehtävä sopisi luontevasti kehittämisjohtajalle, kun se hallinto-kunnissa olisi hallintokunnan kehittämistoiminnasta vastaavalla henkilöllä.

3 Projektien tuloksellisuuden ja taloudellisuuden arviointi

Ohjausryhmän haastatteluissa ja kyselyissä ilmeni, että projektien tuloksellisuuden ja hyödyn arviointi on hankalaa, koska projekteille asetetut taloudelliset ja toiminnalliset ta-voitteet harvoin ovat mitattavia. Lisäksi projektin jälkiseurantaa ei aina jatketa niin pit-kään, että projektin lopulliset hyödyt olisivat selvillä. Nykyiset tietojärjestelmät eivät tue projektien tuottavuuden seurantaa, eikä esimerkiksi projektien talouteen liittyviä tietoja ole niistä helposti saatavissa. Projektien tuottavuuden ja talouden seurannan ollessa riittämätön on mahdotonta muodostaa tarkkaa käsitystä siitä, mitkä ovat kaupungin kaikkien projektien kokonaiskustannukset ja toisaalta projek-tien tuottama taloudellinen kokonaishyöty. Kehittämisprojektien aikana tarvitaan usein lisäresursseja, jotta organisaatiossa voidaan samanaikaisesti hoitaa pakolliset lakisääteiset tehtävät ja suunnitella uusien, tulokselli-sempien toimintatapojen käyttöönottoa. Riittävällä henkilöstömitoituksella varmistetaan henkilöstön jaksaminen ja kaupungin kilpailukyky työnantajana. Suositukset: Kaupungin nykyisessä taloustilanteessa on erityisen tärkeää, että kaikille projek-teille asetetaan selkeät mitattavat tavoitteet sen suhteen, mitä vaikutuksia projek-tin toiminnalla tulee olemaan kaupungin toimintaan ja talouteen lyhyellä ja pidem-mällä aikavälillä. Projektin päätyttyä tulee tehdä jälkiseurantaa ja -raportointia tarpeeksi pitkään ja otettava tarpeellisessa määrin huomioon myös välilliset vaikutukset, jotta voidaan arvioida kokonaisvaikutukset kaupungin toimintaan ja talouteen projektin jälkeen. Projektien tavoitteiden toteutumisen raportoinnissa tulee kiinnittää huomiota tieto-jen oikeellisuuteen, kattavuuteen ja ajantasaisuuteen.

22

4 Projektinhallinnan toimintatapojen yhtenäistäminen

Haastateltavat olivat varsin yksimielisiä siitä, että kaupungin projektiohjeet vuodelta 1999 ja EU-projektiohjeistus vuodelta 1997 jo pitkään ovat olleet vanhentuneita ja että ne tulee saattaa ajan tasalle. Haastatteluissa ilmeni, etteivät kaikki projektipäällikkönä toimineet henkilöt edes olleet tietoisia siitä, että kaupunginhallitus on hyväksynyt projektiohjeet kaupungille. Haastattelujen ja kyselyvastausten perusteella voidaan vetää johtopäätös, että nykyisten projektiohjeiden päivittäminen ei riitä, vaan koko kaupungissa on otettava käyttöön yhte-näinen projektinhallintamalli, joka ohjaa projektin eri vaiheiden toteuttamista projektin asettamisesta projektin päättämiseen. Yhtenäinen projektinhallintamalli selventäisi pro-jektiorganisaatiossa toimivien henkilöiden vastuualueet, tehtävät ja roolit ja yhdenmu-kaistaisi projektinhallintamenetelmät (esim. raportointi), jotka nykyisin ovat kirjavat. Suositukset: Projektinhallintaa tulee tehostaa ja jäntevöittää ottamalla käyttöön yhtenäinen pro-jektinhallintamalli koko kaupungissa. Keskushallinnon tulee ottaa vastuu projek-tinhallintamallin valinnasta ja kehittämisestä. Keskushallinnon tulee vastata pro-jektinhallintamallin käyttöönotosta sekä projekteihin osallistuvien henkilöiden koulutuksen järjestämisestä koko kaupungissa. Kaupungin projektiohjeet ja EU-projektiohjeet tulee päivittää projektinhallintamal-lin mukaisiksi.

5 Keskitetyt tukipalvelut projekteille Haastatteluissa kävi ilmi, ettei kehittämisprojekteille ole enää nykyisin, (mm. Kehittämis-palvelukeskuksen toiminnan loppumisen jälkeen 2006 sekä Itä-Turun koordinaatiohanke Linkin ja Kansalaisen tietoyhteiskuntaohjelman päättymisen jälkeen) tarjolla keskitettyä neuvontaa tai menetelmäapua. Haastattelujen mukaan tarvetta kaupunkitasoiseen neu-vonta- ja tukipalveluun projektien käyttöön on edelleen. Neuvontaa tarvitaan koko projek-tin elinkaareen: projektien suunnitteluun, rahoituksen hankintaan, projektien läpivientiin, valvontaan, ohjaamiseen ja arviointiin. Projektien taloushallintoon ja talousraportointiin liittyvien tehtävien keskittäminen säästäi-si huomattavasti projektien ja sitä kautta kaupungin resursseja. Samoin keskitetyllä pro-jektirahoituksen hankintaa koskevalla neuvonnalla pystyttäisiin lisäämään ulkopuolisen projektirahoituksen määrää ja tehokkuutta selvästi. Suositukset: Keskitettyjen tukipalvelujen tarjoaminen projekteille on järkevää silloin kun sillä voidaan lisätä kaupungin toiminnan tuottavuutta. Tukipalveluita voivat omalla eri-koisalallaan tarjota keskushallinnon eri yksiköt.

Turun kaupungin projektitoiminnalle on perusteltua järjestää keskitetyt taloushal-lintopalvelut. Keskitetyn palvelukokonaisuuden avulla pystyttäisiin tehostamaan projektien hallintoa ja säästämään kaupungin kustannuksia. Kehittämisprojektien ulkopuolisen rahoituksen hankinnan tehostamiseksi tulee huolehtia siitä, että hallintokunnille on tarjolla riittävästi kaupungin ulkopuolista rahoitusta koskevaa neuvontaa ja tukea. Projekteille tulee tarjota riittävästi projektijohtamisen koulutusta, neuvontaa ja tu-kipalvelua, jotta varmistetaan projektien hallittu läpivienti.

23

Liitteet Sivu Liite 1: Luettelo haastatelluista henkilöistä ja kyselyihin vastanneista henkilöistä .....................................................................................24 Liite 2: Projekteihin liittyvää sanastoa ........................................................25 Liite 3: Toiminnan kehittämisprojekteihin käytetyt voimavarat Turussa vuonna 2007 ..................................................................................27 Liite 4: Esimerkkiprojektien vertailutaulukko...............................................29 Liite 5: Lähdeluettelo .................................................................................35

24

Liite 1: Luettelo haastatelluista henkilöistä ja kyselyihin vastanneista henkilöistä Ohjausryhmän haastatteluihin osallistuneet henkilöt: Keskushallinto

Mikko Pukkinen, kaupunginjohtaja Tero Hirvilammi, apulaiskaupunginjohtaja Maija Kyttä, apulaiskaupunginjohtaja Jarkko Virtanen, apulaiskaupunginjohtaja

Matti Franck, tietohallintojohtaja, Talousasioiden vastuualue, Tietohallinto Antti Kirkkola, kaupunginjohtajan avustaja, Päätöksenteon tuen vastuualue Timo Kollanus, erityisasiantuntija, Strategian ja viestinnän vastuualue Teija Raninen, erityisasiantuntija, Turun Seudun kehittämiskeskus Elisa Vuorinen, hankepäällikkö, Toiminnan- ja taloudenohjauksen kehittämishanke (TO-TI)

Kulttuuritoimi

Minna Sartes, kulttuuritoimenjohtaja Inkeri Näätsaari, kirjastotoimenjohtaja Maarit Talamo-Kemiläinen, intendentti

Ympäristö- ja kaavoitusvirasto

Markku Toivonen, kaavoitustoimenjohtaja Turun Ammatti-instituutti

Seija Mattila, johtava rehtori Markku Häyrinen, hallintojohtaja Pia Lagercrantz, kehitysjohtaja

Projektitoiminnan asiantuntijoille osoitettuun ohjausryhmän kyselyyn vastanneet: Keskushallinto

Anneli Hänninen, suunnittelupäällikkö, Talousasioiden vastuualue, Tietohallinto Outi Laikko, erityisasiantuntija, Strategian ja viestinnän vastuualue Hankinta- ja logistiikkajohtaja Pauliina Lautiainen, Hankinta- ja logistiikkakeskus Talouspalvelujohtaja Anne Lindqvist, Talouspalvelukeskus Erityisasiantuntija Mikko Pakarinen, Strategian ja viestinnän vastuualue Koordinaattori Heini Parkkunen, Strategian ja viestinnän vastuualue

Virastopäälliköille osoitettuun ohjausryhmän kyselyyn vastanneet:

Elinkeinojohtaja Kalle Euro, Turun Seudun Kehittämiskeskus Opetustoimenjohtaja Timo Jalonen, Opetuspalvelukeskus Vs. nuorisotoimenjohtaja Ritva Jykelä, Nuorisoasiainkeskus Rehtori Juha Kettunen, Turun ammattikorkeakoulu Tilalaitoksen johtaja Martti Kuitunen, Tilalaitos Kansliapäällikkö Jouko K. Lehmusto, Keskushallinto Vs. sosiaalitoimenjohtaja Riitta Liuksa, Sosiaalikeskus Johtava rehtori Seija Mattila, Turun ammatti-instituutti Vs. teknisten palveluiden johtaja Markku Monnonen, Tekniset palvelut Toimitusjohtaja Irina Nordman, Turun vesilaitos Toimitusjohtaja Christian Ramberg, Turun Satama Pelastusjohtaja Jari Sainio, Varsinais-Suomen aluepelastuslautakunta Liikuntajohtaja Arto Sinkkonen, Liikuntapalvelukeskus Terveystoimen johtaja Markku Suokas, Terveysvirasto Kaavoitustoimenjohtaja Markku Toivonen, Ympäristö- ja kaavoitusvirasto Kiinteistötoimenjohtaja Jouko Turto, Kiinteistölaitos

25

Liite 2: Projekteihin liittyvää sanastoa Lähde: Lehtonen-Lindblom-Simonen-Korpinen: Projektisalkunhallinta - Kehitystoiminnan stra-teginen johtaminen, Helsinki 2006 Projekti Projekti on kertaluontoisen tehtävän organisointi tiettyjen tavoitteiden saa-

vuttamiseksi tietyn aika- ja budjettikehyksen sisällä. Yleisimpiä projektityyp-pejä ovat kehitysprojektit ja toimitusprojektit (ks. myös projektityypit).

Hanke Hanke-sanaa käytetään eri organisaatioissa eri tavalla. Monessa organi-

saatioissa se on synonyymi projekti-sanalle, toisissa taas hanke on projek-tia olennaisesti suurempi ja joissakin projektia pienempi kokonaisuus. Sa-nan merkityksestä on sovittava organisaation sisällä. (Toim. huomautus: tässä julkaisussa hanke on sama kuin projekti)

Sisäinen kehittämis- Mm. sisäisten tietojärjestelmien, prosessien, toimintatapojen, laadun, orga- projekti nisaation ja strategian projektimuotoinen kehittäminen. Usein käytetään

myös termiä muutosprojekti. Projektityypit Projektit voidaan jakaa karkeasti toimitus- ja kehitysprojekteihin. Toimitus-

eli asiakasprojektit tähtäävät tietyn tilatun tuotteen tai palvelun toimittami-seen tietylle asiakkaalle maksua vastaan. Kehitysprojektit pitävät sisällään sisäiset kehittämisprojektit (toiminnankehittämisprojektit) ja tuotekehityspro-jektit. Tuotekehitysprojekteja ovat esimerkiksi tutkimusprojektit, teknologian kehittämisprojektit, vanhan tuotteen kehittämisprojektit ja uuden tuotteen kehittämisprojektit. Sisäisiä kehittämisprojekteja ovat esimerkiksi organi-saation, henkilöstön, prosessin tai strategian kehittämisprojektit ja inves-tointi/laitehankintaprojektit.

Projektinhallinta Projektinhallinnalla tarkoitetaan yksittäisten projektien läpiviennin hallintaa

ja johtamista ja siihen liittyviä toimintoja, kuten suunnittelua, organisointia ja seurantaa. Projektinhallinnan tavoitteena on turvata projektin tavoitteiden saavuttaminen.

Projektisalkku Organisaation tai organisaatioyksikön projektien muodostama kokonaisuus.

Synonyyminä projektiportfolio. Projektisalkunhallinnassa projekteja käsitel-lään systemaattisesti ryhmittäin projektisalkkuina. Projektisalkut kootaan projekteista, joiden seurantaa samassa ryhmässä pidetään tarkoituksen-mukaisena. Projektisalkku voi koostua esimerkiksi kaupungin keskeisistä (strategisista) projekteista, tiettyä tavoitetta yhdessä toteuttavista projek-teista, hallintokunnan projekteista, sektorin projekteista tai tietyntyyppisistä projekteista kuten tietojärjestelmäprojekteista.

Projektisalkunhallinta Projektimaisen kehittämistoiminnan kokonaisvaltainen hallinta- ja johtamis-

tapa, jossa projekteja käsitellään systemaattisesti projektisalkkuina. Projek-tisalkunhallintaan kuuluu mm. projektien strategianmukainen suuntaami-nen, projekti-ideoiden ja projektien arviointi ja valinta sekä projektien muo-dostaman kokonaisuuden seuranta ja hallinta. Projektisalkunhallinnan ta-voitteina ovat projektijoukon ja strategian yhdenmukaisuuden varmistami-nen, projektijoukolla saavutettavien kokonaistuottojen tai -säästöjen mak-

26simointi ja projektikokonaisuuden tasapainottaminen. Synonyyminä projek-tiportfolionhallinta.

Salkunhoitaja Projektisalkunhallinnan vastuuhenkilö, joka vastaa salkun johtoryhmän toi-

minnasta. Salkunhoitajan tehtäviin voi kuulua mm. projektisalkunhallintaan liittyvien arviointi- ja katselmointikokousten valmistelu, keskustelun johtami-nen kokouksissa ja tehtyjen päätösten viestintä.

Ohjelma tai kehittämisohjelma Projektia suurempi kokonaisuus tai ryhmä toisiinsa liittyviä projekteja, jotka yhdessä pyrkivät toteuttamaan samaa strategista päämäärää. Projektitoimisto Asiantuntijoista koostuva organisaatioyksikkö, joka tukee organisaation

projektitoimintaa. Projektitoimiston tehtäviin voi kuulua mm. projektihenki-löstön ohjeistaminen ja kouluttaminen sekä projekteja koskevan tiedon ja kokemusten kerääminen, säilyttäminen ja välittäminen. Projektitoimistolla voi myös olla keskeinen rooli projektisalkunhallinnan tukemisessa.

Projektitoimistolla voi olla projekteja seuraava ja valvova rooli tai se voi

keskittyä projektitoiminnan tukipalvelujen tarjoamiseen. Sen tyypillisiä teh-täviä ovat projektitoiminnan kehittämisestä vastaaminen, resurssien hallin-nan tukeminen esimerkiksi resurssi- ja osaamispankkia ylläpitämällä, pro-jektihenkilöstön ohjeistaminen ja kouluttaminen sekä tiedon ja kokemusten kerääminen, säilyttäminen ja välittäminen. Projektitoimisto voi tarjota myös menetelmiä ja käytännön työkaluja projektihenkilöstölle ja tukea niiden käy-tössä.

27

Liite 3: Toiminnan kehittämisprojekteihin käytetyt voimavarat Turussa vuonna 2007 Yhteenveto hallintokunnille 25.9.2008 lähetetyn kyselyn vastauksista Toimielin Henkilötyö-

vuosia kehit-tämisprojek-teissa

Henkilötyö-vuosia kehit-tämisprojek-teihin liittyen

Kehittämis-projektien bruttomenot (hallinto-kunnan osuus), €

Kehittämis-projektien saama kau-pungin ul-kopuolinen rahoitustuki (EU ja muut), €

Kehittämis-projektien käyttämien konsulttipal-velujen kus-tannukset

Yleishallinto Kaupungin-hallitus

13 Ei ilmene vastauksesta

>1.384.428 (Webhansas-ta saatu tieto)

>31.321 (Webhansas-ta saatu tieto)

Ei ilmene vastauksesta

TAD Centre

3,5 Ei pysty arvi-oimaan

323.192 356.509 24.457

Varsinais-Suomen aluepelastus-lautakunta

0 0 0 0 0

Palvelutoimi Terveyslau-takunta

Ei vastausta

Ei vastausta 1.241.581 (muu yhteis-työ ja hank-keet)

972.478 (muu yhteistyö ja hankkeet)

Ei ilmene vastauksesta

Sosiaalilauta-kunta

n. 12 Ei pysty arvi-oimaan

614.850

243.130 (ei sis. sosiaali-päivystystä tai työllisyys-projekteja)

8.680 (lisäksi ostet-tu arviointitut-kimus ja kieli-koulutusta)

Liikuntalauta-kunta

0 0 0 0 0

Nuorisolauta-kunta

5-6 n. 10 266.563

101.485 12.000

Kulttuurilau-takunta

>20, josta 15 pääkirjasto-hankkeessa (muutto)

> 1

>218.000 >108.000

0

Osaamis- ja elinkeinotoimi Opetuslauta-kunta

34 henkilöä, joista 10 ko-kopäiväistä (ohjausryh-män arvio 20 htv)

2,5 567.535 342.732 20.909

Ammattiope-tuslautakunta

19 Ei pysty arvi-oimaan

1.464.952 1.192.357 0

(Ammattikor-keakoulun hallitus) (Huom! Poik-keaa muista siinä, että tutkimus- ja kehittämis-

(140) (Ei vastausta) (7.900.000) (4.134.000) (Ei ilmene vastauksesta)

28projektit ovat osa amk:n normaalia perustoimin-taa) Ympäristötoimi Teknisten palveluiden lautakunta

n. 0,5 0 0 0 0

Joukkoliiken-nelautakunta

n. 1,5 n. 0,5 128.720

0 9.350

Ympäristö- ja kaavoituslau-takunta

26 2 1.737.519

1.128.346 193.762

Vesilaitoslau-takunta

2-3 n. 1 114.000

29.400 69.344

Satamalauta-kunta

0,2 0,01 169.705 maksettu 2007 8.901, tulossa lisä-tukea 50 % kuluista

81.326

Kiinteistölau-takunta, Kiin-teistölaitos

2 < 1 0 0 Ostopalvelut kehittämis-projekteihin sisältäen konsulttipalk-kiot yht . 69.781 €

Kiinteistölau-takunta, Tila-laitos

0 0 0 0 0

Yhteensä virallisissa kehittämis-projekteissa, jotka eivät ole osa pe-rustoimintaa

> n. 128, ei sisällä amkn lukua (140)

> 18 >8.231.045, ei sisällä amkn lukua (7.900.000)

>4.514.659, ei sisällä amkn lukua (4.134.000)

>489.609

Huom! Kysely koski toiminnan tai palvelujen kehittämishankkeita ja -projekteja,

− joilla oli virallinen (päätökseen perustuva) oma organisaatio (esim. projektipäällikkö ja ohjausryhmä/johtoryhmä), budjetti ja aikataulu (voi olla myös kaupungin ulkopuolisen tahon asettama projekti, johon kaupunki osallistuu),

− jotka eivät olleet osa kaupungin normaalia perustoimintaa, − jotka oli tehty kaupungin sisäisenä hankkeena tai projektina tai yhteistyössä ulkopuo-

listen tahojen kanssa ja − joka oli rahoitettu kokonaan tai osittain kaupungin talousarviosta tai johon kaupunki

osallistui tietyllä ennakkoon sovitulla työpanoksella. Kysely ei koskenut kaupungin perustoimintaan kuuluvia toimitushankkeita ja -projekteja, jotka oli toteu-tettu osana perustehtävää, kuten esimerkiksi rakennushankkeita, koulutuksen järjestämistä, konsertti-toimintaa tai teatteritoimintaa, vaikka työskentely olisikin organisoitu projektiksi. (Turun ammattikorkea-koulun tutkimus- ja kehittämistoiminnan tiedot on otettu mukaan vertailun vuoksi, eivätkä oikeastaan kuulu kyselyn piiriin). Lukuihin pyydettiin sisällyttämään sekä hallintokunnan omat kehittämisprojektit että muut kehittämis-projektit, johon osallistuttiin ja jotka aiheuttivat hallintokunnalle kustannuksia tai lisäsivät työvoimatar-vetta. Kysely ei kohdistunut toiminnan kehittämiseen, jota tehtiin muulla tavalla kuin projektimuotoisena.

29

Liite

4: E

sim

erkk

ipro

jekt

ien

vert

ailu

taul

ukko

6.11

.200

8

Proj

ektin

ni

mi j

a ta

r-ko

itus

BU

STR

IP (B

altic

Urb

an

Sus

tain

able

Tra

nspo

rt Im

plem

enta

tion

and

Pla

n-ni

ng)

Kau

punk

ien

liike

ntee

n ar

vioi

nti k

estä

vän

kehi

tyk-

sen

näkö

kulm

asta

, kes

tä-

vän

liiken

teen

suu

nnite

l-m

an la

atim

inen

, kes

tävä

ä liik

enne

ttä e

dist

ävän

pilo

t-tip

roje

ktin

tote

utta

min

en

(Tur

ussa

kev

yen

liike

n-te

en a

siam

iest

oim

inta

)

Dem

okra

tiatil

in-

päät

ös

Kun

tade

mok

ratia

n til

aa ja

toim

ivuu

tta

arvi

oiva

n m

ittar

is-

ton

kehi

ttäm

inen

Fort

una

Itä-T

urun

alu

een

työt

töm

yysa

s-te

en v

ähen

täm

inen

sek

ä vi

-ra

nom

aist

ahoj

en v

älis

en m

o-ni

amm

atilli

sen

yhte

isty

ön k

e-hi

ttäm

inen

ja u

usie

n to

imin

ta-

tapo

jen

löyt

ämin

en

Link

ki

Itä-T

urun

tavo

ite 2

-ke

hittä

mis

osap

uolte

n m

uodo

stam

an v

erko

ston

to

imiv

uude

sta

vast

aam

i-ne

n ja

vas

taam

inen

oh-

jelm

an o

ptim

aalis

esta

hy

ödyn

täm

ises

tä p

aika

lli-si

in ta

rpei

siin

sekä

tuki

pal-

velu

iden

tuot

tam

inen

ke-

hittä

mis

osap

uolill

e vi

es-

tinnä

ssä,

talo

usha

llinno

s-sa

, rap

orto

inni

ssa,

tutk

i-m

usyh

teis

työs

sä, k

oulu

-tu

kses

sa ja

kok

emus

ten-

vaih

doss

a

Turu

n ko

ulut

lii

kkee

lle

Last

en ja

nuo

r-te

n hy

vinv

oinn

in

ja k

oulu

ssa

viih

-ty

mis

en li

sääm

i-ne

n lii

kunn

an

avul

la

VaSk

ooli

Alu

eellis

en k

oulu

tust

akuu

-m

allin

keh

ittäm

inen

ja k

okei

lu

tois

en a

stee

n op

iske

lupa

ikan

ta

rjoam

isek

si jo

kais

elle

pe-

ruso

petu

ksen

pää

ttävä

lle

nuor

elle

Tur

un ja

Sal

on s

eu-

tuku

ntie

n al

ueilla

Proj

ektin

-ko

ordi

noin

ti ja

kum

ppa-

nit

Koo

rdin

oint

i: U

BC

:n (U

ni-

on o

f the

Bal

tic C

ities

) ym

päris

tösi

htee

ristö

, jon

-ka

toim

ipai

kka

on T

urus

sa

Pro

jekt

iin o

sallis

tui s

eu-

raav

at It

ämer

en k

aupu

n-ki

en li

iton

UB

C:n

jäse

n-ka

upun

git:

Turk

u, K

ouvo

-la

, Göt

ebor

g, S

unds

vall,

Ö

rebr

o, B

rem

en, G

dyni

a,

Kau

nas,

Viln

a, L

iepa

ja,

Pär

nu ja

Tar

tto s

ekä

li-sä

ksi C

halm

ersi

n te

knill

i-ne

n yl

iopi

sto

ja U

BC

:n

liiken

nesi

htee

ristö

Göt

e-bo

rgis

ta.

Koo

rdin

oint

i: K

unta

-liit

to

Turu

ssa

seur

anta

-ry

hmän

ä to

imii

osal

lisuu

den

ja

alue

kum

ppan

uude

n se

uran

tary

hmä

täyd

enne

ttynä

vir-

kam

iesj

äsen

illä.

Pro

jekt

iin o

sallis

tu-

vat H

elsi

nki,

Joen

-su

u, J

yväs

kylä

n m

aala

isku

nta,

Ke-

mi,

Laht

i, La

pinl

ah-

ti, K

iuru

vesi

, My-

näm

äki,

Oul

unsa

lo,

Tam

pere

, Tur

ku ja

U

usik

aarle

pyy,

O

ikeu

smin

iste

riö ja

S

isäa

siai

nmin

iste

-riö

.

Koo

rdin

oint

i: S

osia

alik

esku

s,

Johd

on tu

ki

Yht

eist

yöku

mpp

anin

a Tu

run

työv

oim

atoi

mis

to

Pro

jekt

i koo

rdin

oitii

n ka

u-pu

ngin

vie

stin

täke

skuk

-se

ssa.

P

roje

ktia

raho

ittiv

at k

au-

pung

in li

säks

i E

U ja

Var

-si

nais

-Suo

men

liitt

o.

Pro

jekt

in k

ohde

ryhm

istä

m

uodo

stui

laaj

a ve

rkos

to,

joho

n ku

ului

vat I

tä-T

urun

al

ueen

asu

kkaa

t, el

inke

i-no

eläm

ä, p

roje

ktit,

alu

eel-

liset

toim

ijat j

a vi

ran-

omai

sver

kost

o.

Koo

rdin

oint

i: O

petu

stoi

mi.

Yht

eist

yöku

mp-

pane

ina

Nuo

ri S

uom

i ry,

urh

ei-

luse

urat

, Tur

un

ylio

pist

o, Å

bo

Aka

dem

i

Koo

rdin

oint

i: Tu

run

amm

atti-

inst

ituut

ti P

roje

kti o

n os

a ko

ko E

U:n

al

ueel

la to

teut

etta

vaa

EQ

U-

AL-

ohje

lmaa

. Ty

ömin

iste

riö h

yväk

syi

loka

-ku

ussa

200

4 (p

äätö

snum

ero

816/

816/

2004

) V

aSko

oli

ke-

hittä

mis

kum

ppan

uude

n E

u-ro

opan

so

siaa

lirah

asto

n ra

-ho

ittam

asta

yh

teis

öalo

iteoh

jelm

asta

E

QU

AL

tote

utet

tava

ksi

pro-

jekt

iksi

. Li

säks

i keh

ittäm

isku

mpp

a-nu

udes

sa o

livat

muk

ana

Turu

n ka

upun

gin

opet

uspa

l-ve

luke

skus

, Tur

un k

aupu

ngin

nu

oris

oasi

aink

esku

s, T

urun

yl

iopi

sto

/ Kou

lutu

ssos

iolo

gi-

an tu

tkim

uske

skus

, Kaa

rinan

30

kaup

unki

, Lie

don

kunt

a,

Naa

ntal

in k

aupu

nki,

Rai

sion

ka

upun

ki ja

Sal

on s

eudu

n ko

ulut

usku

ntay

htym

ä.

Pr

ojek

tin

tote

utus

aika

1.

10.2

005

- 31.

12.2

007

30.4

.200

4 -

31.1

2.20

08

1.8.

2000

- 31

.12.

2006

1.1.

2000

- 31

.8.2

007

23.6

.200

4 -

31.1

2.20

07

1.11

.200

4 - 3

1.1.

2008

Talo

us (k

o-ko

bud

jet-

ti/ka

upun

gin

osuu

s)

EU

-taso

lla k

okon

aisb

ud-

jetti

oli

3,4

M€/

Turu

n os

uus

190.

210

€, jo

sta

EU

:n In

terre

g III

raho

itus

katto

i 50

% ja

ym

päris

tö-

min

iste

riön

raho

itus

40 %

. Lo

pust

a 10

% s

uuri

osa

raho

itetti

in o

mal

la ty

öllä

. W

ebha

nsas

ta s

aadu

t tie

dot 4

.11.

2008

: V

uosi

na 2

005

- 200

8:

-Kok

.men

ot 1

70.8

38 €

-S

aadu

t EU

-tuet

144

.275

€ -N

etto

men

ot 2

2.76

2 €

Käy

nnis

täm

isen

yh

teyd

essä

on

arvi

oitu

, että

kau

-pu

ngin

osu

us o

n n.

8.

000

€/v.

W

ebha

nsas

ta

saad

ut ti

edot

4.

11.2

008:

V

uosi

na 2

005

- 20

08:

-Kok

. men

ot

107.

199

€ - S

aadu

t tue

t 0 €

Kau

pung

in o

mar

ahoi

tuso

suus

1/

3 ja

TE

-kes

kuks

en o

suus

2/3

(E

SR

-rah

oitu

sosu

us)

Pro

jekt

in lo

ppur

apor

tin m

u-ka

an k

okon

aism

enot

2,4

4 M

€,

jost

a Tu

run

osuu

s 96

5.00

0 €

ja

TE-k

esku

ksen

1,4

7 M

€

(Pro

jekt

oris

sa v

ain

vuod

et

2002

- 20

05)

Web

hans

asta

saa

dut t

iedo

t 4.

11.2

008:

V

uosi

na 2

000

- 200

7:

-Kok

.men

ot 2

.593

.475

€

-Saa

dut E

U-tu

et 8

61.9

10 €

-S

aadu

t muu

t tue

t 759

.103

€

-Net

tom

enot

894

.473

€

Pro

jekt

ipää

lliköl

tä s

aatu

-je

n tie

toje

n m

ukaa

n to

teu-

tune

et k

usta

nnuk

set a

jalla

1.

2.20

03 -

31.8

.200

7 ol

i-va

t 914

.000

€, j

osta

Tur

un

kaup

ungi

n os

uus

365.

160

€, E

U:n

333

.460

€ ja

val

-tio

n 21

5.38

0 €.

P

roje

ktin

raho

itus

ja to

teu-

tune

et k

usta

nnuk

set a

jalta

1.

1.20

00 -

31.1

.200

3:

Tote

utun

eet k

usta

nnuk

set

oliv

at 4

86.4

26 €

, jos

ta

Turu

n k

aupu

ngin

osu

us

185.

657

€, E

U:n

194

.066

€

ja v

altio

n 10

6.70

3 €

. (P

roje

ktor

issa

vai

n vu

odet

20

03 -

2005

) W

ebha

nsas

ta s

aadu

t tie

dot 4

.11.

2008

: V

uosi

na 1

999

- 200

6:

-Kok

.men

ot 1

.499

.278

€

-Saa

dut E

U-tu

et 6

09.7

50

€ -Saa

dut m

uut t

uet

344.

484

€ -N

etto

men

ot 4

09.9

61 €

Pro

jekt

isuu

nni-

telm

an m

ukaa

n ko

kona

ism

enot

65

4.00

0 €,

jost

a ka

upun

gin

osuu

s 45

8.00

0 €

(Pro

jekt

oris

sa

vain

vuo

det

2004

- 20

06)

Web

hans

asta

sa

adut

tied

ot

4.11

.200

8:

Vuo

sina

200

4 -

2007

: -K

ok.m

enot

56

5.86

1 €

-Saa

dut t

uet

147.

345

€ -N

etto

men

ot

397.

910

€

Lopp

urap

ortin

muk

aan

koko

-na

ism

enot

oliv

at 1

,39

M€,

jo

sta

kunt

ien

osuu

s 70

.000

€

ja E

SR

- ja

valti

on ra

hoitu

s 1,

32 M

€.

Keh

ittäm

isku

mpp

anuu

ssop

i-m

ukse

n m

ukaa

n:

amm

atti-

inst

ituut

ti 29

4.00

0 €

proj

ektin

teht

äviin

, 214

.000

€

halli

nnoi

ntiin

ja 2

64.0

00 k

an-

sain

välis

en y

htei

styö

n bu

djet

-tii

n, k

oulu

toim

inta

kesk

us

293.

000

€, n

uoris

oasi

aink

es-

kus

68.0

00 €

ja m

uut k

ump-

pani

t yht

. 625

.000

€.

(Pro

jekt

oris

sa v

ain

vuod

et

2004

- 20

06)

Web

hans

asta

saa

dut t

iedo

t 4.

11.2

008:

V

uosi

na 2

004

- 200

8:

-Kok

.men

ot 6

68.5

29 €

-S

aadu

t EU

-tuet

322

.298

€

-Saa

dut m

uut t

uet 3

25.3

37 €

-N

etto

men

ot 1

3.41

9 €

Päät

ös o

sal-

listu

mis

es-

ta/ p

erus

ta-

mis

esta

Ym

pkaa

lk m

erki

tsi p

roje

k-tin

esi

ttely

n tie

doks

i 13

.6.2

006

§ 45

5.

Kh

21.6

.200

4 §

597

Kh

20.1

2.19

99 §

141

6

Kh

3.1.

2000

§ 2

6 K

h 7.

12.1

999

§ 13

66

Kh

23.1

0.20

00 §

114

2

Kh

23.6

.200

4 §

628

Turu

n am

mat

ti-in

stitu

utin

jo

htav

a re

htor

i 12.

1.20

05 §

6

31

Khh

21.

3.20

06 §

107

yh

den

henk

ilön

palk

kaa-

mis

lupa

pro

jekt

in a

jaks

i

Ohj

ausr

yh-

män

ase

t-ta

min

en

Ym

päris

tösi

htee

ristö

n an

tam

ien

tieto

jen

muk

aan

BU

STR

IP-p

roje

ktin

ohj

a-us

ryhm

ä as

etet

tiin

proj

ek-

tin a

luss

a U

BC:n

ym

päris

-tö

siht

eeris

tön

käyt

ännö

n m

ukai

sest

i. O

hjau

sryh

-m

ässä

oliv

at e

dust

ettu

ina

UB

C:n

ym

päris

tösi

htee

ris-

tö, U

BC

:n li

iken

neko

mis

-si

o se

kä C

halm

ersi

n te

k-ni

lline

n yl

iopi

sto.

Kj 1

.11.

2004

§ 3

64

Kj 7

.2.2

000

§ 60

K

j 10.

5.20

00 §

322

V

uosi

ksi 2

003

- 200

6:

Kj 2

6.8.

2003

§ 2

34

Val

mis

telu

vaih

e:

Pal

velu

toin

ta

joht

ava

akj

14.5

.200

4 To

teut

usva

ihe:

P

alve

luto

inta

jo

htav

a ak

j 12

.5.2

005

§ 21

Turu

n am

mat

ti-in

stitu

utin

jo

htav

a re

htor

i 12.

1.20

05 §

6

Proj

ektin

ta

voitt

eet

aset

ettu

Eur

oopa

n un

ioni

n ko

mis

-si

on ti

edon

anto

11.

1.20

06

keho

ttaa

laat

imaa

n ke

stä-

vää

kaup

unki

liiken

nettä

ko

skev

ia s

uunn

itelm

ia ja

pa

nem

aan

ne tä

ytän

töön

. K

h on

hyv

äksy

nyt A

albo

r-gi

n si

toum

ukse

t 29.

3.20

05

§ 26

7, jo

issa

sito

udut

aan

kehi

ttäm

ään

koko

nais

val-

tain

en ja

kes

tävä

kau

pun-

kilii

kenn

esuu

nnite

lma.

Kun

tien

dem

okra

-tia

tilin

päät

ös –

pro-

jekt

i käy

nnis

tetti

in

osan

a va

ltion

eu-

vost

on k

ansa

lais

-va

ikut

tam

isen

pol

i-tii

kkao

hjel

maa

. P

oliti

ikka

ohje

lman

to

imik

aude

n pä

ätyt

-ty

ä pr

ojek

ti ja

tkaa

to

imin

taan

sa it

se-

näis

enä

Kun

talii

ton

proj

ektin

a.

Pro

jekt

isuu

nnite

lmas

sa o

li m

itatta

vat t

avoi

tteet

. E

U:n

Tav

oite

2 -o

hjel

ma

Ete

lä-S

uom

en T

avoi

te 2

-oh

jelm

a V

arsi

nais

-suo

men

Tav

oite

2

-ohj

elm

a Tu

run

seut

ukun

nan

kehi

t-tä

mis

ohje

lma

Itä-T

urun

keh

ittäm

issu

un-

nite

lma

(Kh

7.12

.199

9 §

1365

)

Pro

jekt

isuu

nni-

telm

assa

, Kh

18.1

0.20

04 §

90

1

Pro

jekt

isuu

nnite

lmas

sa, T

u-ru

n am

mat

ti-in

stitu

utin

joht

a-va

reht

ori 1

2.1.

2005

§ 6

Proj

ekti-

suun

nite

l-m

an h

yväk

-sy

min

en

Ym

päris

tösi

htee

ristö

n an

tam

ien

tieto

jen

muk

aan

proj

ektis

uunn

itelm

a hy

-vä

ksyt

tiin

proj

ektin

ohj

a-us

ryhm

ässä

19.

9.20

05.

Oik

eusm

inis

teriö

n,

sisä

asia

inm

inis

teri-

ön ja

Suo

men

Kun

-ta

liito

n so

pim

us

kunn

allis

ta d

emo-

krat

iatil

inpä

ätös

tä

kosk

evas

ta y

htei

s-ty

öpro

jekt

ista

Kh

20.1

2.19

99 §

141

6 S

osla

12.

1.20

00 §

22

V

arsi

nais

-Suo

men

TE

-kes

kus

31.8

.200

0

Kh

7.12

.199

9 §

1365

K

h 18

.10.

2004

§

901

Turu

n am

mat

ti-in

stitu

utin

jo

htav

a re

htor

i 12.

1.20

05 §

6

Tulo

sten

m

ittaa

min

en

ja ra

port

oin-

ti

Kes

tävä

n liik

ente

en v

er-

tais

arvi

oinn

in lo

ppur

apor

t-ti,

mer

kitti

in ti

edok

si Y

mp-

kaal

k 23

.1.2

007

§ 67

ja

Kh

29.1

.200

7 §

85

Rap

orto

inti

vuos

it-ta

in, y

ht. 4

rapo

rttia

vv

. 200

5 - 2

008

- Tur

un v

aalit

ilin-

päät

ös 2

004

(200

5)

TE-k

esku

ksen

31.

8.20

00 te

-ke

män

pää

töks

en m

ukaa

n pr

ojek

tin to

imin

taa

ja tu

loks

ia

tark

emm

in k

uvaa

va v

älira

-po

rtti

on to

imite

ttava

Var

si-

Ohj

elm

an e

tene

mis

estä

, tu

loks

ista

ja s

amal

la k

oor-

dina

atio

proj

ekti

Link

in

toim

enpi

teis

tä o

n ra

porto

i-tu

vuo

sitta

in k

esäk

uuss

a

Rap

orto

inti

teh-

tiin

ohja

usry

h-m

älle

. P

roje

ktin

väl

ira-

Rap

orto

inti

teht

iin o

hjau

s-ry

hmäl

le.

Rap

orto

inti

toim

inna

sta

tuli

tehd

ä ra

hoitu

spää

töks

en

32

- Kun

tade

mok

ratia

n to

imin

tata

vat T

urun

ka

upun

giss

a (2

006)

- K

unta

kun

ta-

lais

osal

listu

mis

en

edis

täjä

nä (2

007)

Tu

loss

a:

- Luo

ttam

ushe

nkilö

t ja

vira

nhal

tijat

- ed

ustu

ksel

lisen

de

mok

ratia

n to

imi-

vuus

nais

-Suo

men

TE

-kes

kuks

en

työv

oim

aosa

stol

le p

uoliv

uosi

t-ta

in s

eura

ntat

ieto

jen

yhte

ydes

-sä

. Lop

pura

port

ti on

toim

itet-

tava

työv

oim

aosa

stol

le k

uu-

kaud

en k

ulue

ssa

proj

ektin

pä

ätty

mis

estä

. Lop

pura

porti

n to

imitt

amin

en o

n pr

ojek

tin to

-te

utta

jalle

mak

setta

van

viim

ei-

sen

raho

ituse

rän

mak

sam

isen

eh

tona

. Ta

voitt

eide

n to

teut

umis

esta

on

rapo

rtoitu

ohj

ausr

yhm

än k

oko-

uksi

ssa

2 ke

rtaa

vuod

essa

se

kä T

E-k

esku

ksel

le, h

enki

lös-

töke

skuk

selle

ja L

inkk

i-pr

ojek

tille

. U

lkop

uolin

en a

rvio

intit

utki

ja

Net

Effe

ct O

y te

ki v

älia

rvio

inni

t 20

02, 2

003,

200

5 ja

lopp

uarv

i-oi

nnin

200

6.

Pro

jekt

issa

on

teht

y lu

kuis

ia

tutk

imuk

sia

ja s

elvi

tyks

iä e

rityi

-se

sti T

urun

ylio

pist

on s

osia

ali-

polit

iikan

laito

ksen

ja T

urun

am

mat

tikor

keak

oulu

n ka

nssa

, ks

. lop

pura

portt

i.

Lopp

urap

ortti

on

käsi

telty

K

h:ss

a 12

.5.2

008

§ 30

3.

kaup

ungi

nhal

lituk

selle

. V

arsi

nais

-Suo

men

liito

lle

on ra

porto

itu k

aksi

ker

taa

vuod

essa

, sam

oin

tavo

ite

2 -jo

htor

yhm

älle

, jon

ka

puhe

enjo

htaj

ana

oli k

au-

pung

injo

htaj

a.

Link

in to

teut

tam

aa o

hjel

-m

akoo

rdin

aatio

ta o

n ku

-va

ttu ”H

yvä

ohje

lma

on

enem

män

kui

n ha

nk-

keid

ensa

sum

ma

EU:n

ta

voite

2 -o

hjel

ma

Itä-

Turu

ssa

2000

- 20

06 L

op-

pura

portt

i”.

portt

i on

julk

ais-

tu 2

006.

Lop

pu-

rapo

rtti k

oost

ui

erilli

sist

ä ar

tikke

-le

ista

, jot

ka o

n ju

lkai

stu

proj

ek-

tin n

ettis

ivui

lla.

Pro

jekt

iin li

ittyy

la

aja

tutk

imus

-ha

nke,

joss

a on

m

ukan

a tu

tkijo

i-ta

Tur

un y

liopi

s-to

sta,

Paa

vo

Nur

mi-

kesk

ukse

sta,

Tu

run

terv

eys-

toim

esta

, Åbo

A

kade

mis

ta ja

Fo

lkhä

lsan

in

tutk

imus

kesk

uk-

sest

a.

tehn

eelle

vira

nom

aise

lle

vähi

ntää

n ka

ksi k

erta

a vu

o-de

ssa.

P

roje

ktis

uunn

itelm

an m

u-ka

an p

roje

ktin

arv

ioin

ti su

ori-

teta

an it

sear

vioi

ntin

a. It

sear

-vi

oint

i on

jatk

uvaa

ja s

itä

tote

utet

aan

osan

a su

unni

tte-

lu ja

ohj

ausr

yhm

ien

toim

in-

taa.

Lis

äksi

ker

ran

vuod

essa

jä

rjest

etää

n er

illin

en a

rvio

in-

tipäi

vä.

Levi

ttäm

is- j

a hy

ödyn

täm

is-

suun

nite

lman

muk

aan

yhte

is-

työ-

ja to

teut

taja

taho

t ko-

koon

tuva

t sää

nnöl

lises

ti ar

vi-

oim

aan

proj

ektin

edi

stym

istä

ja

siin

ä sy

ntyn

eitä

hyv

iä k

äy-

tänt

öjä.

Väh

intä

än k

erra

n vu

odes

sa jä

rjest

etää

n yh

teis

-ty

ökum

ppan

eille

laaj

empi

ar

vioi

ntis

emin

aari,

joss

a ar

-vi

oida

an p

roje

ktin

tulo

ksia

. P

roje

ktin

kul

uess

a jä

rjest

e-tä

än li

säks

i sek

ä ka

nsal

lisia

et

tä k

ansa

invä

lisiä

tulo

sten

le

vittä

mis

sem

inaa

reja

. Sek

ä ev

aluo

inti-

että

levi

ttäm

isse

-m

inaa

reis

sa e

site

llyt m

ater

i-aa

lit ja

tulo

kset

julk

aist

aan

proj

ektin

om

illa k

otis

ivui

lla

inte

rnet

issä

.

Jä

lkis

eura

n-ta

Y

mpä

ristö

toim

enjo

hta-

ja 2

0.5.

2008

§ 9

: Pro

jekt

i-ko

ordi

naat

torin

pal

kkaa

-m

inen

1.6.

- 31.

12.2

008

välis

eksi

aja

ksi U

BC

:n

proj

ektie

n ja

uus

ien

kon-

Pro

jekt

i pää

ttyy

31.1

2.20

08

Rap

ortti

: Tal

oude

llises

ti ka

n-na

ttava

a so

siaa

lityö

tä. F

ortu

-na

- ja

Tem

po-p

roje

ktie

n ku

s-ta

nnus

-hyö

tyan

alyy

si (2

006)

.

Link

in to

teut

usta

on

arvi

-oi

nut M

ikko

Kuo

ppal

a E

valu

e P

raxi

s O

y:st

a.

Rap

ortti

on

julk

aist

u Itä

-Tu

run

julk

aisu

na n

umer

o 10

: ”It

ä-Tu

run

koor

dina

a-

Pro

jekt

iin li

ittyy

la

aja

tutk

imus

-ha

nke,

joss

a on

m

ukan

a tu

tkijo

i-ta

Tur

un y

liopi

s-to

sta,

Paa

vo

VaS

kool

i-pro

jekt

iin li

ittyn

een

tutk

imuk

sen

tavo

ittee

na o

li tu

otta

a se

llais

ta u

utta

tiet

oa

ja y

mm

ärry

stä

syrjä

ytym

isen

m

ekan

ism

eist

a ja

nuo

rten

33

sulto

intip

alve

luid

en k

ehit-

tely

yn ja

tote

utuk

seen

se

kä B

US

TRIP

-pro

jekt

in

jatk

oseu

rant

aan.

tioha

nke

Link

in ja

sen

ko

ordi

noim

an It

ä-Tu

run

tavo

ite 2

-ohj

elm

an to

teu-

tuks

en a

rvio

intit

utki

mus

, ar

vioi

nnin

lopp

urap

ortti

(2

006)

”.

Nur

mi-

kesk

ukse

sta,

Tu

run

terv

eys-

toim

esta

, Åbo

A

kade

mis

ta ja

Fo

lkhä

lsan

in

tutk

imus

kesk

uk-

sest

a.

eläm

änku

lun

ja k

oulu

tusu

rien

kytk

ennö

istä

, jok

a ed

esau

t-ta

a ko

ulut

usta

kuun

tote

utta

-m

ista

. Tut

kim

ukse

n ko

hde-

ryhm

inä

oliv

at s

yrjä

ytym

is-

vaar

assa

ole

vat n

uore

t ja

heid

än p

erhe

ensä

sek

ä nä

ille

toim

enpi

teitä

koh

dent

anee

t ja

tuot

tane

et p

roje

ktin

työn

teki

-jä

t.

Tutk

imuk

sen

tulo

ksiin

voi

tu

tust

ua ta

rkem

min

seu

raa-

viss

a ju

lkai

suis

sa:

Suv

i Kiv

elä

& S

akar

i Aho

la:

Eläm

ää n

ivel

vaih

eiss

a

Nuo

rten

syrjä

ytym

inen

ja s

en

ehkä

isy,

VaS

kool

in tu

tkim

us-

hank

keen

lopp

urap

ortti

Suv

i Kiv

elä

& S

akar

i Aho

la:

Enna

ltaeh

käis

yä v

ai s

ytty

-ne

iden

roih

ujen

sam

mut

-ta

mis

ta?

Opi

nto-

ohja

ajie

n ja

pro

jekt

i-ty

önte

kijö

iden

näk

emyk

siä

nuor

ten

syrjä

ytym

isen

ehk

äi-

syst

ä, V

aSko

olin

tutk

imus

-ha

nkke

en 2

. osa

rapo

rtti

Suv

i Kiv

elä

& S

akar

i Aho

la:

Kou

lutu

syht

eysk

unna

n sy

rjäpo

luill

a V

aSko

olin

tutk

imus

hank

keen

1.

osa

rapo

rtti

Juur

rutta

-m

inen

toi-

min

taan

Kh

päät

ti 26

.5.2

008

§ 33

1, e

ttä T

urun

kes

tävä

n ka

upun

kilii

kent

een

suun

-ni

telm

an jo

ukko

liiken

nettä

ko

skev

at ta

voitt

eet j

a to

imen

pite

et h

yväk

sytä

än

jouk

koliik

ente

en p

itkän

P

roje

ktin

lopp

urap

ortin

mu-

kaan

pro

jekt

in s

aavu

ttam

ista

sä

ästö

istä

ja u

usie

n to

imin

ta-

mal

lien

men

esty

ksel

lisyy

dest

ä hu

olim

atta

osa

amis

en ja

toi-

min

tam

allie

n si

irtäm

inen

kes

-ke

isille

vira

nom

aist

oim

ijoille

Pro

jekt

ipää

llikön

ant

amie

n tie

toje

n m

ukaa

n ar

vioi

nnin

pe

rust

eella

teht

yjä

suos

i-tu

ksia

levi

tetti

in la

ajas

ti ka

upun

gin

eri t

ahoi

lle;

tavo

ittee

na o

li, e

ttä k

au-

punk

i hyö

dynt

äisi

Lin

kiss

ä

Pal

velu

toin

ta

joht

ava

akj

16.1

.200

8: M

ää-

rära

han

siirt

ä-m

inen

ope

tus-

toim

elle

Kou

lut

liikke

elle

-

Lopp

urap

ortin

muk

aan

usei

mm

at p

roje

ktis

sa k

ehite

-ty

istä

hyv

istä

käy

tänn

öist

ä on

nist

uttii

n ju

urru

ttam

aan

emo-

orga

nisa

atio

iden

nor

-m

aalit

oim

inna

ksi.

34

täht

äim

en s

uunn

ittel

un

pohj

aksi

ja e

ttä to

imen

pi-

teis

tä te

hdää

n pä

ätök

set

erik

seen

tark

empi

en

suun

nite

lmie

n ja

sel

vity

s-te

n pe

rust

eella

.

Turu

ssa

ei o

nnis

tunu

t.

test

attu

ja ja

hyv

iksi

koe

t-tu

ja k

ehitt

ämis

proj

ektie

n ko

ordi

noin

tiin

sove

ltuvi

a ty

ökal

uja.

Mitä

än e

i ole

ot

ettu

käy

ttöön

. Kak

si

Link

issä

työs

kenn

elly

ttä

henk

ilöä

vaki

nais

tetti

in, j

a se

itsem

än v

uode

n ai

kana

te

hty

kehi

ttäm

isty

ö on

va

in n

äide

n he

nkilö

iden

om

ana

osaa

mis

pääo

ma-

na. K

aupu

nki e

i ole

org

a-ni

saat

iona

otta

nut m

itään

ke

hittä

mis

järje

stel

miä

kä

yttö

ön v

aan

lakk

autti

31

.12.

2006

lopu

tkin

ole

-m

assa

olle

et k

äytä

nnöt

.

hank

keen

im-

plem

ento

imi-

seks

i ope

tus-

toim

en p

erus

-to

imin

taan

(1

50.0

00 €

)

Tiet

oläh

teet

Y

mpk

aalk

13.

6.20

06 §

45

5 Jo

utse

Net

, Int

erne

t, U

BC

:n y

mpä

ristö

sih-

teer

istö

Tur

ussa

Inte

rnet

(Kun

taliit

to,

OM

), Jo

utse

net,

proj

ektin

julk

aisu

t, pr

ojek

tin n

ettis

ivut

N

etku

ssa

ja K

unta

-liit

on s

ivui

lla

(http

://w

ww

.kun

nat.

net)

Kau

pung

in h

anke

reki

ster

i Pro

-je

ktor

i, ha

nkke

en ju

lkai

sut,

Kh

12.5

.200

8 §

303,

Jou

tseN

et

(han

kkee

n ne

ttisi

vut s

ulje

ttu)

Kau

pung

in h

anke

reki

ster

i P

roje

ktor

i, Jo

utse

Net

, pr

ojek

tipää

llikkö

, han

k-ke

en ju

lkai

sut,

http

://w

ww

05.tu

rku.

fi/ur

ban/

Kau

pung

in h

an-

kere

kist

eri P

ro-

jekt

ori,

Jout

se-

Net

, ht

tp://

ww

w.k

oulu

tliik

keel

le.fi

Kau

pung

in h

anke

reki

ster

i P

roje

ktor

i, ha

nkke

en ju

lkai

-su

t, Jo

utse

Net

, ht

tp://

ww

w.v

asko

oli.f

i

H

avai

ntoj

a:

- ka

ikis

ta p

roje

ktei

sta

ei te

hdä

enne

n pr

ojek

tin a

loitt

amis

ta s

elke

ää p

äätö

stä

siitä

, että

kau

punk

i osa

llistu

u ta

i pää

töst

ä, jo

ssa

Turu

n os

alta

hyv

äksy

tään

pro

jekt

isuu

n-ni

telm

a (B

UST

RIP

) -

proj

ekte

issa

on

tavo

ittee

t, m

utta

käy

töss

ä on

har

vem

min

sel

keitä

tulo

smitt

arei

ta (s

elke

imm

ät m

ittar

it Fo

rtuna

ssa)

-

päät

tyne

istä

pro

jekt

eist

a ei

ole

saa

tavi

ssa

lopu

llisi

a ta

lous

seur

anta

tieto

ja k

aupu

ngin

han

kere

kist

eri P

roje

ktor

ista

, kos

ka ti

etoj

a ei

ole

syö

tetty

kat

tava

sti e

ikä

Proj

ek-

tori

näyt

ä ku

in k

orke

inta

an n

eljä

vuo

tta, v

aikk

a pr

ojek

ti us

ein

on tä

tä p

item

pi

- W

ebha

nsas

ta s

aata

vat t

alou

stie

dot e

ivät

täsm

ää p

roje

ktie

n an

tam

ien

tieto

jen

kans

sa

- pr

ojek

teis

sa k

ehite

ttyje

n uu

sien

men

esty

ksek

käid

en ja

men

oja

hillit

sevi

en to

imin

tata

poje

n ju

urru

ttam

inen

kau

pung

in to

imin

taan

ei a

ina

tote

udu

(For

tuna

, Lin

kki)

35Liite 5: Lähdeluettelo Anttonen, Kyösti : Tehosta projektityötä, Jyväskylä 2003 Lehtonen Päivi, Lindblom Lassi, Simonen Santeri ja Korpinen Jouni: Projektisalkunhallinta - Kehitys-toiminnan strateginen johtaminen, Helsinki 2006 Nikka, Niina: Hyvinvoinnin kehittämisrahoitus. Koulutus-, sosiaali- ja terveyssektoreiden kehittämisra-hoitus Turun, Tampereen, Jyväksylän ja Oulun seudulla sekä Espoon, Vantaan ja Helsingin kaupun-geissa. Turun yliopiston taloustieteen laitos 2004. Pelin, Risto: Projektihallinnan käsikirja, Jyväskylä 2002 Roukala, Veikko: Toiminnan muutoksen toteutus, Jyväskylä 1998 Turun kaupungin asianhallintajärjestelmä Joutsenet Turun kaupungin hankerekisteri Projektori Turun kaupungin intranet Netku Ulkopuolisen rahoituksen strategiatyöryhmä: Alueellisen, kansallisen ja EU:n rahoituksen hyödyntämi-nen Turun kaupungin ja kaupunkiseudun kehittämiseen. Työryhmän raportti. Turun kaupunki 2001.

Julkaisija: Turun kaupungin revisiotoimisto

Painatus: Painatuspalvelukeskus, Turku 2009

Turun kaupungin tarkastuslautakunnan julkaisuja

1:2003 Kuntalais-, osallisuus- ja asiakasnäkökulman huomioon ottaminen päätöksenteossa ja palvelujen järjestämisessä

2:2003 Arviointikertomus Turun kaupungin toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteu-tumisesta vuonna 2002

3:2003 Turku-strategiasta opetustoimen strategiaan

4:2003 Tuloksellisuuden seuranta kaupungin toimintaorganisaatiossa

1:2004 Kaupungin kansainvälistymisstrategia, toimeenpano ja seuranta

2:2004 Joukkoliikennepoliittisen ohjelman 1998 - 2005 toteutuminen

3:2004 Arviointikertomus Turun kaupungin toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteu-tumisesta vuonna 2003

4:2004 Erikoissairaanhoidon kehittämistoimenpiteiden tarkastelu

1:2005 Toimitilahallinnon organisointi sekä toimitilahankkeiden suunnittelu ja toteutus

2:2005 Kaupungin omistajaohjaus liiketoiminnassa

3:2005 Arviointikertomus Turun kaupungin toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteu-tumisesta vuonna 2004

1:2006 Turku-strategian 2005 - 2008, hallintokuntien strategioiden, talousarvion ja -suunnitel-man 2006 - 2008 laatiminen ja merkitys sekä riskien kokeminen Turun kaupungissa

2:2006 Arviointikertomus Turun kaupungin toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteu-tumisesta vuonna 2005

3:2006 Yhteiskunnallisia vaikutuksia kuvaavien tavoitteiden ja mittareiden toimivuuden ja ra-portoinnin arviointi

1:2007 Arviointikertomus Turun kaupungin toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteu-tumisesta vuonna 2006

1:2008 Turun sosiaali- ja terveystoimen kustannushallinta

2:2008 Arviointikertomus Turun kaupungin toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteu-tumisesta vuonna 2006

1:2009 Kehittäminen ja projektitoiminta Turussa

Tarkastuslautakunnan muut raportit

Talouden tasapainottaminen - seurantavastuusta toimenpidevastuuseen (Tlk 30.1.2007, Kv 12.2.2007)