kallelse till vård- och omsorgsnämnden...2019/06/19 · 2 (8) datum diarienummer 2019-05-02...

VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDEN KALLELSE SIDA1 (3)

Kallelse till vård- och omsorgsnämnden

Tid Onsdag den 19 juni 2019, klockan 17:00

Plats Sessionssalen, Huddinge kommunalkontor, Kommunalvägen 28, Huddinge

Ärenden Diarienummer

Val av justerare

1 Godkännande av föredragningslistan

2 Information

Inventering av personer med psykisk funktionsnedsättning i åldrarna 18 – 65 år.Sara Zechel, enhetschef

Projekt psykisk hälsaEllinor, Sundlöf, projektledare

Utvärdering av gratis broddar till Huddingebor över 65 årMaria Jonsson, utvecklingsledare

Ekonomisk rapportMichael Johansson, controller

3 Bygg nytt LSS-boende i Solgård – Huddingeförslag

VON-2019/443.104

4 Förslag till revidering av vård- och omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan

VON-2019/540.116


5 Entledigande samt förordnande av dataskyddsombud för vård- och omsorgsnämnden

VON-2019/551.111

6

Nytt

ärende

Val av ledamöter till vård- och omsorgsnämndens referensgrupp för tematiska strategier

VON-2019/610.905

7 Agenda 2030-delegationens slutbetänkande ”Världens utmaningar – världens möjligheter”, SOU 2019:13 - remissvar

VON-2019/474.109

8 Utredning om enprocentregeln - remissvar VON-2019/85.676

9 Granskning av kommunens systematiska brandskyddsarbete inom särskilt boende

VON-2019/449.118

10 Systematiska kontroller av brandskydd – en redovisning från 10 verksamheter inom socialförvaltningen

VON-2019/541.118

11 Kvalitetsuppföljning av hemtjänst 2018 VON-2019/542.118

12 Uppföljning av särskilda boenden inom äldreomsorgen, egen regi

VON-2019/580.732

13 Uppföljning av korttidsvistelse Kås Omsorgsverksamhet

VON-2019/322.118

14 Vård- och omsorgsnämndens rapport till kommunfullmäktige angående icke verkställda beslut den 31 mars 2019

VON-2019/492.736

15 Övriga frågor

16 Meddelande till vård- och omsorgsnämnden(Senare utskick)

VON-2019/534.905

laraxe

Markering

laraxe

Markering


17 Anmälan av delegationsbeslut till vård- och omsorgsnämnden(Senare utskick)

VON-2019/535.905

Huddinge den 22 maj 2019

Karl HenrikssonOrdförande

Sarah JohanssonSekreterare

TJÄNSTEUTLÅTANDESOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN

1 (2)

Datum Diarienummer2019-05-02 VON-2019/443.104

HUDDINGE KOMMUN

Postadress Besök Tfn 08-535 300 00 [email protected] kommunSocial- och äldreomsorgsförvaltningen141 85 Huddinge

Gymnasietorget 1 Tfn vxl 08-535 300 00 www.huddinge.se

HandläggarePia Bastholm Rahmner08-535 [email protected]

Vård- och omsorgsnämnden

Bygg nytt LSS-boende i Solgård - Huddingeförslag

Förslag till beslutVård- och omsorgsnämnden godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande, daterat 2019-05-02, och överlämnar det till kommunstyrelsen som sitt yttrande i ärendet.

SammanfattningEtt medborgarförslag, så kallat Huddingeförslag, har inkommit till Huddinge kommun från Susanne Helander. I förslaget föreslår förslagsgivaren att det byggs ett nytt gruppboende för 4-6 personer enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Platsen där boendet föreslås byggas på ägs av kommunen och ligger i korsningen Lilla Solgårdsvägen 18 och Neptunvägen 1.

Förvaltningen ser i dagsläget inget behov av ytterligare en fristående gruppbostad enligt LSS i kommunen, däremot har förvaltningen behov av både service- och gruppbostäder integrerade i flerbostadshus för denna målgrupp.

Beskrivning av ärendetEtt Huddingeförslag har inkommit till Huddinge kommun om att bygga ett nytt gruppboende för 4-6 personer enligt lagen om särskilt stöd (LSS). Platsen där boendet föreslås byggas ägs av kommunen och ligger i korsningen Lilla Solgårdsvägen 18 och Neptunvägen 1. Den som lämnat förslaget menar att denna plats är idealisk för ett LSS boende då de boende även kan vistas utomhus. Förslaget fick 115 positiva röster och 21 kommentarer på Huddinge kommuns hemsida.

Förvaltningens synpunkterFörvaltningen gör varje år en prognostisering över behovet av gruppbostäder enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) i kommunen, det vill säga sammanställningen Kommande lokalbehov. Denna sammanställning presenteras som bilaga i kommunens verksamhetsplan Mål och budget samt i Plan för samhällsbyggnad. Utifrån denna planering är förvaltningens kommande behov av LSS-gruppbostäder som inte är förlagda i flerbostadshus täckt. Detta innebär att förvaltningen i dagsläget inte ser ett behov av fler bostäder i denna


2 (2)


kategori men däremot har förvaltningen behov av både service- och gruppbostäder i flerbostadshus för denna målgrupp.Det övergripande målet för verksamhet enligt LSS är att den enskilde får möjlighet att leva som andra. Vid planering av nya gruppbostäder och servicebostäder är det därför mer ändamålsenligt att dessa inryms i flerbostadshus för att på så sätt skapa förutsättningar för personer med funktionshinder att leva så likt andra människor som möjligt.

Ekonomiska och juridiska konsekvenserHuddingeförslaget Bygg nytt LSS-boende i Solgård medför ekonomiska konsekvenser för nämnden om det genomförs, vilka i så fall särskilt bör utredas.

Annmarie SandbergSocialdirektör

Marianne Saur HedlundTf. bitr. socialdirektör och kvalitetschef

Bilagor1. Missivbrev2. Huddingeförslaget

Beslutet delgesKommunstyrelsens förvaltning, Gunilla Wastesson

REMISSMISSIVKOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING

1 (1)

Datum Diarienummer2019-03-22 KS-2018/3021.104

HUDDINGE KOMMUN

Postadress Besök Tfn 08-535 300 00 [email protected] kommunKommunstyrelsens förvaltning141 85 Huddinge

Kommunalvägen 28 Tfn vxl 08-535 300 00 www.huddinge.se

HandläggareAntonina [email protected]

Remissinstans:Vård- och omsorgsnämnden

Bygg nytt LSS-boende i Solgård - Huddingeförslag

Rubricerat ärende har tidigare överlämnats till vård- och omsorgsnämnden för ställningstagande den 20 december 2018.Då ärendet behöver handläggas av kommunstyrelsens förvaltning översänds bifogade handlingar till ovanstående remissinstanser för yttrande senast den 28 juni 2019.Handläggare: Gunilla Wastesson, samhällsbyggnadsavdelningen, kommunstyrelsens förvaltning.

Skicka era svar genom remissfunktionen i W3D3.

Patrick StenbackaSektionschef

DelgesKommunstyrelsen, delegationsbeslut A:7.10

TJÄNSTEUTLÅTANDESOCIALFÖRVALTNINGEN

1 (2)


HUDDINGE KOMMUN

Postadress Besök Tfn 08-535 300 00 [email protected] kommunSocialförvaltningen141 85 Huddinge


HandläggareLina Albrektsson08-535 300 [email protected]


Förslag till revidering av vård- och omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan

Förslag till beslutVård- och omsorgsnämnden godkänner förvaltningens förslag på förändringar och tillägg i vård- och omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan i enlighet med bilaga 1.

Beskrivning av ärendetEnligt Huddinge kommuns arkivreglemente ska varje myndighet upprätta en dokumenthanteringsplan. En sådan plan är ett verktyg för att hålla god ordning och överblick över kommunens allmänna handlingar. En dokumenthanteringsplan beskriver hur handlingar som inkommit, upprättats och som förvaras i verksamheten ska hanteras, om de ska bevaras för alltid eller gallras efter viss tid. Hanteringen gäller alla handlingar oavsett om de är i pappersform, i digital form eller i annat format.Förvaltningen har genomfört en översyn av vård- och omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan. Detta arbete har resulterat i en del förändringar och tillägg av den befintliga dokumenthanteringsplanen. Förslag till förändringar och tillägg presenteras i bilaga 1. Det är endast de punkter som behöver revideras som presenteras där. Övriga punkter som förblir oförändrade finns inte med i denna bilaga.Arbetet med att revidera avsnittet gällande ekonomi pågår och förslaget beräknas vara klart under senare delen av 2019.Föreliggande förslag är framtaget utifrån den nu gällande dokumenthanteringsplanen och Sveriges Kommuner och Landstings (SKL:s) rekommendationer. Förvaltningen har konsulterat berörda tjänstemän inom de områden där förändringarna har gjorts.


2 (2)


Förvaltningens synpunkterDokumenthanteringsplanen är ett levande dokument som behöver uppdateras kontinuerligt. Förvaltningen har som mål att årligen se över dokumenthanteringsplanen samt att vid behov uppdatera planen i enlighet med ändringar i lag, författningar, verksamhetssystem och statliga eller kommunala bestämmelser.

Ekonomiska och juridiska konsekvenserÖversynen av vård- och omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan innebär att offentlighetsprincipen stärks och att det blir lättare att hitta inkomna och upprättade handlingar som utomstående vill ta del av. Förslaget har inte några ekonomiska konsekvenser.


BilagorFörslag till revidering av vård- och omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan

BILAGA 1SOCIALFÖRVALTNINGEN

1 (8)


HUDDINGE KOMMUN



Förslag till revidering av vård- och omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan

Avsnitt: NämndadministrationNuvarande text Förslagen text Handlingar Förvarings-

platsTill kommun-arkiv

Bevaras/gallras

Handlingar Förvarings-plats

Till kommun-arkiv

Bevaras/gallras

Vård- och omsorgsnämndens kallelser

- Vid inaktualitet

Vård- och omsorgsnämndens kallelser

W3D3 - Vid inaktualitet

Arbetsutskottets kallelser

- Vid inaktualitet

Arbetsutskottets kallelser


Tillkommer:Vård- och omsorgsutskottets protokoll

Arkiv hos nämnd-sekreteraren. Till förvaltnings-arkivet efter 2 år.

3 år Bevaras


2 (8)


Vård- och omsorgsutskottets kallelser


Meddelanden och delegationsbesluts-listor

Socialnämnds-pärm hos registrator

3 år Bevaras Meddelanden och delegationsbesluts-listor

W3D3 - Bevaras

Diarieförda handlingar

W3D3 - 3 år Diarieförda handlingar

W3D3 - 5 år

Diarieförda ärenden W3D3I pappersform i aktomslagett år hos registrator, därefter till förvaltningsarkiv

5 år Bevaras Diarieförda ärenden W3D3I pappersform i aktomslagett år hos registrator, därefter till förvaltningsarkivDigitala handlingar sparas ej i pappersform

5 år Bevaras

Inkomna handlingar som inte ger upphov till ärende.


Utgår i sin helhet då handlingarna hanteras som under punkten Diarieförda handlingar


3 (8)


Avtal W3D3 - Bevaras Avtal W3D3/Proceedo

- Bevaras

Domar i ärenden där vård- och omsorgsnämnden är part

W3D3Pärm hos registrator

2 år Domar i ärenden där vård- och omsorgsnämnden är part

W3D3Pärm hos registrator

Handlingar i W3D3 gallras efter 5 år.Handlingar i pärm gallras efter 2 år.


4 (8)


Avsnitt: PersonalNuvarande text Förslagen text Handlingar Förvaringsplats Till

kommunarkivBevaras/gallras

Anställningsavtal Diarieföring av anställningsärendenm.m. sker enligtsärskild rutin.Original till personalakt hos personalkontoret, Kommunstyrelsens förvaltning efter underskrift.

Bevaras

Sekretessbevis/tystnadspliktsförsäkran

Till personakt hos personalkontoret, Kommunstyrelsens förvaltning efter underskrift

Bevaras

Reseersättning – bil, kollektivtrafik

Inlåsta på respektive enhet

10 år

Traktamente Personalkontoret, Kommunstyrelsens förvaltning

10 år

Förslaget är att hela avsnittet gällande personal utgår ur vård- och omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan, med hänvisning till socialnämndens dokumenthanteringsplan, då socialnämnden är anställande myndighet.


5 (8)


Matkuponger Pärm hos respektive enhet

10 år

Friskvårdskvitton Pärm hos respektive enhet

10 år

Partiell ledighet, studieledighet

Pärm hos respektive enhet

10 år

Bekräftelse på uppdragstagare t exhandledare

Personalkontoret, Kommunstyrelsens förvaltning

10 år

Arvode - familjehem, kontaktfamiljer,kontaktpersoner samt underlag

Pärm hos respektive enhet

3 år

Rekryteringsärenden Heroma 2 år


6 (8)


Avsnitt: KvalitetsutvecklingNuvarande text Förslagen text Handlingar Förvarings-


Bevaras/gallras


Till kommun-arkiv

Bevaras/Gallras

Upphandling och LOV Upphandling LOU och LOVLOV- Ansökan från utförare- Kompletteringar- Tjänsteskrivelse- Delegationsbeslut- Besked om godkännande- Kontrakt

W3D3 5 år Bevaras - Tjänsteutlåtanden- Upphandlings-strategi- Upphandlingsplan- Beslut om att godkänna eller inte godkänna ansökan LOV- Hävning av avtal- Uppsägning av avtal

- Delegationsbeslut

(Övriga handlingar som gäller upphandling finns bevarade på KSF)

W3D3 5 år Bevaras


7 (8)


Direktupphandlingar- Offertförfrågan- Offertsvar- Avtal- Förlängningsavtal

W3D3 5 år Bevaras

Upphandlingsunder-lag, kopiorAvtal, kopior

W3D3 5 år Bevaras Utgår i sin helhet då handlingarna hanteras som under punkterna för upphandling

Enkäter och statistik Enkäter och statistikStatistik infordrad från SCB

Tas ut från Procapita iform av filer som skickastill SCB

Vid inaktualitet

Statistik infordrad från SCB

Tas ut från verksamhets-system i form av filer som skickas till SCB

Vid inaktualitet

Statistik infordrad från Länsstyrelsen

W3D3 5 år Bevaras Statistik infordrad från Socialstyrelsen.

Tas ut från verksamhetssystem i form av filer som skickas till socialstyrelsen

Vid inaktualitet


8 (8)


Avsnitt: Bistånd inom socialpsykiatri och LSSHandlingar Förvarings-


Bevaras/gallras


Till kommun-arkiv

Bevaras/gallras

- Avtal med andra kommuner- Avtal med entreprenörer- Avtal med enskilda till utomstående

Närarkiv Biståndskansliet, till förvaltningsarkiv i personakten efter avslutat individärende 3

5 år Bevaras - Avtal med andra kommuner- Avtal med entreprenörer- Avtal med enskilda till utomstående

Närarkiv på bistånds-kansliet

5 år Bevaras


1 (2)


HUDDINGE KOMMUN



HandläggareLars [email protected] 312 27


Entledigande samt förordnande av dataskyddsombud för vård- och omsorgsnämnden

Förslag till beslutVård- och omsorgsnämnden beslutar att:

1. Eva Assarsson entledigas från uppdraget som dataskyddsombud för vård- och omsorgsnämnden från och med den 12 augusti 2019.

2. Maria Boman förordnas som dataskyddsombud för vård- och omsorgsnämnden från och med den 12 augusti 2019.

SammanfattningI och med att dataskyddsförordningen trädde i kraft som svensk lag den 25 maj 2018 så ska den personuppgiftsansvarige, det vill säga i kommunens fall respektive nämnd, utnämna ett dataskyddsombud. Ombudets roll är att kontrollera att dataskyddsförordningen följs inom organisationen genom att till exempel utföra kontroller och informationsinsatser.Kommunstyrelses förvaltning har i dialog med övriga förvaltningar kommit fram till att det initialt bör vara ett gemensamt dataskyddsombud för samtliga nämnder. Inför införandet av dataskyddsförordningen förordnades därför Eva Assarsson vid kommunstyrelsens förvaltnings kansliavdelning som dataskyddsombud av var och en av dåvarande nämnder.Då Eva Assarsson slutar sin tjänst i Huddinge kommun den 11 augusti 2019 föreslår socialförvaltningen att hon entledigas från uppdraget från och med den 12 augusti 2019 samt att Maria Boman vid kommunstyrelsens förvaltnings kansliavdelning förordnas som personuppgiftsombud för vård- och omsorgsnämnden från och med den 12 augusti 2019.

Beskrivning av ärendetDen 25 maj 2018 trädde dataskyddsförordningen, som kommer ur ett EU-direktiv (General Data Protection Regulation, GDPR), i kraft.


2 (2)


Bakgrunden till förordningen är behovet av modernisering, harmonisering (alla medlemsstater ska förhålla sig till samma regelverk) och behov av förstärkning av enskildas rättigheter samt tydliggörande av skyldigheter för de som behandlar personuppgifter.Den som behandlar personuppgifter måste i vissa fall utse ett dataskyddsombud. Enligt artikel 37 i förordningen (se bilaga 1) ska den personuppgiftsansvarige, det vill säga i kommunens fall respektive nämnd, under alla omständigheter utnämna ett dataskyddsombud om behandlingen genomförs av en myndighet eller ett offentligt organ. Dataskyddsombudets ställning, som regleras i artikel 38 i förordningen, anger bland annat dataskyddsombudet ska rapportera direkt till den personuppgiftsansvariges högsta förvaltningsnivå.Ombudets roll är att kontrollera att dataskyddsförordningen följs inom organisationen genom att till exempel utföra kontroller och informationsinsatser. Uppgifterna beskrivs närmare i artikel 39 i förordningen. Mot bakgrund av ovanstående behöver vård- och omsorgsnämnden i likhet med övriga nya nämnder som tillkommit i och med den nya politiska organisationen utse ett dataskyddsombud med huvudsaklig uppgift att övervaka att vård- och omsorgsnämnden och dess förvaltning följer dataskyddsförordningen.

Förvaltningens synpunkterSocialförvaltningen föreslår att Eva Assarsson enledigas från uppdraget som dataskyddsombud för vård- och omsorgsnämnden från och med den 12 augusti 2019 och att Maria Boman utses till nytt dataskyddsombud från och med samma datum.

Ekonomiska och juridiska konsekvenserFörslaget till beslut medför inga ekonomiska eller juridiska konsekvenser.


BilagorUtdrag ur dataskyddsförordningen (avsnitt 4)

Beslutet delgesDatainspektionenKommunstyrelsens förvaltning, Eva Assarsson och Maria Boman

Bilaga 1

1(2)

Utdrag ur Dataskyddsförordningen

Avsnitt 4 – Dataskyddsombud

Artikel 37

Utnämning av dataskyddsombudet

1. Den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet ska under alla omständigheter utnämna ett dataskyddsombud om

a) behandlingen genomförs av en myndighet eller ett offentligt organ, förutom när detta sker som en del av domstolarnas dömande verksamhet,

b) den personuppgiftsansvariges eller personuppgiftsbiträdets kärnverksamhet består av behandling som, på grund av sin karaktär, sin omfattning och/eller sina ändamål, kräver regelbunden och systematisk övervakning av de registrerade i stor omfattning, eller

c) den personuppgiftsansvariges eller personuppgiftsbiträdets kärnverksamhet består av behandling i stor omfattning av särskilda kategorier av uppgifter i enlighet med artikel 9 och personuppgifter som rör fällande domar i brottmål och överträdelser, som avses i artikel 10.

2. En koncern får utnämna ett enda dataskyddsombud om det på varje etableringsort är lätt att nå ett dataskyddsombud.

3. Om den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet är en myndighet eller ett offentligt organ, får ett enda dataskyddsombud utnämnas för flera sådana myndigheter eller organ, med hänsyn till deras organisationsstruktur och storlek.

4. I andra fall än de som avses i punkt 1 får eller, om så krävs enligt unionsrätten eller medlemsstaternas nationella rätt, ska den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet eller sammanslutningar och andra organ som företräder kategorier av personuppgiftsansvariga eller personuppgiftsbiträden utnämna ett dataskyddsombud. Dataskydd sombudet får agera för sådana sammanslutningar och andra organ som företräder personuppgiftsansvariga eller personuppgiftsbiträden.

5. Dataskyddsombudet ska utses på grundval av yrkesmässiga kvalifikationer och, i synnerhet, sakkunskap om lagstiftning och praxis avseende dataskydd samt förmågan att fullgöra de uppgifter som avses i artikel 39.

6. Dataskyddsombudet får ingå i den personuppgiftsansvariges eller personuppgiftsbiträdets personal, eller utföra uppgifterna på grundval av ett tjänsteavtal.

7. Den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet ska offentliggöra dataskyddsombudets kontaktuppgifter och meddela dessa till tillsynsmyndigheten.

Artikel 38

Dataskyddsombudets ställning

1. Den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet ska säkerställa att dataskyddsombudet på ett korrekt sätt och i god tid deltar i alla frågor som rör skyddet av personuppgifter.

2. Den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet ska stödja dataskyddsombudet i utförandet av de uppgifter som avses i artikel 39 genom att tillhandahålla de resurser som krävs för att fullgöra dessa uppgifter samt tillgång till personuppgifter och behandlingsförfaranden, samt i upprätthållandet av dennes sakkunskap.

3. Den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet ska säkerställa att uppgiftskyddsombudet inte tar emot instruktioner som gäller utförandet av dessa uppgifter. Han eller hon får inte avsättas eller bli föremål för sanktioner av den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet för att ha utfört sina uppgifter. Dataskyddsombudet ska rapportera direkt till den personuppgiftsansvariges eller personuppgiftsbiträdets högsta förvaltningsnivå.

4. Den registrerade får kontakta dataskyddsombudet med avseende på alla frågor som rör behandlingen av dennes personuppgifter och utövandet av dennes rättigheter enligt denna förordning.

5. Dataskyddsombudet ska, när det gäller dennes genomförande av sina uppgifter, vara bundet av sekretess eller konfidentialitet i enlighet med unionsrätten eller medlemsstaternas nationella rätt.

6. Dataskyddsombudet får fullgöra andra uppgifter och uppdrag. Den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet ska se till att sådana uppgifter och uppdrag inte leder till en intressekonflikt.

Artikel 39

Dataskyddsombudets uppgifter

1. Dataskyddsombudet ska ha minst följande uppgifter:

a) Att informera och ge råd till den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet och de anställda som behandlar om deras skyldigheter enligt denna förordning och andra av unionens eller medlemsstaternas dataskydds bestämmelser.

b) Att övervaka efterlevnaden av denna förordning, av andra av unionens eller medlemsstaternas dataskyddsbestämmelser och av den personuppgiftsansvariges eller personuppgiftsbiträdets strategi för skydd av personuppgifter, inbegripet ansvarstilldelning, information till och utbildning av personal som deltar i behandling och tillhörande granskning.

c) Att på begäran ge råd vad gäller konsekvensbedömningen avseende dataskydd och övervaka genomförandet av den enligt artikel 35.

d) Att samarbeta med tillsynsmyndigheten.

e) Att fungera som kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten i frågor som rör behandling, inbegripet det förhandssamråd som avses i artikel 36, och vid behov samråda i alla andra frågor.

2. Dataskyddsombudet ska vid utförandet av sina uppgifter ta vederbörlig hänsyn till de risker som är förknippade med behandling, med beaktande av behandlingens art, omfattning, sammanhang och syften.


1 (2)


HUDDINGE KOMMUN



HandläggareLars Axelsson08-535 312 [email protected]


Val av ledamöter till vård- och omsorgsnämndens referensgrupp för tematiska strategier.

Förslag till beslutVård- och omsorgsnämnden beslutar att:

1. nämndens referensgrupp för tematiska strategier ska bestå av tio ledamöter med en representant vardera från de partier som finns representerade nämnden.

2. utse följande ledamöter eller ersättare att ingå i nämndens referensgrupp för tematiska strategier: N.N (KD), N.N (M), N.N (C), N.N (L), N.N (HP), N.N (DP), N.N (S), N.N (V), N.N (MP) och N.N (SD).

SammanfattningI Plan för samhällsbyggnad och lokalförsörjning i Huddinge har nämndens behov av lokaler fastställts och de tematiska strategierna ska fungera som vägledning för förvaltningen vid om- och nybyggnation av särskilda boenden för nämndens målgrupper. Genom att nämnden utser ledamöter som bildar en referensgrupp ökar nämndens möjlighet till delaktighet och bred politisk förankring i arbetet med att ta fram strategier som säkerställer att nämndens verksamhet kan bedrivas på ett kvalitetsmässigt, ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt.

Beskrivning av ärendetSom ett komplement till Plan för samhällsbyggnad och lokalförsörjning i Huddinge som årligen beslutas av Samhällsbyggnadsutskottet ska respektive nämnd ta fram tematiska strategier för sin egen verksamhet.

De tematiska strategierna utgörs av politiska ställningstaganden och innehåller grundläggande kvalitetskrav som säkerställer de egenskaper för lokaler och boenden som är viktiga för verksamheten och kommunen i stort. Målsättningen är att planera lokaler och boende för en hållbar lösning där lokalerna ska kunna användas flexibelt för långsiktigt nyttjande när verksamheten förändras.


2 (2)


I de tematiska strategierna beskrivs vad som krävs för att verksamheterna ska kunna bedrivas på ett kvalitetsmässigt, ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. De tematiska strategierna innebär att nämndens delaktighet i avgörande frågor i lokalprocessen stärks.

Genom att utse en referensgrupp med en representant vardera från de partier som finns representerade i vård- och omsorgsnämnden förbättras nämnden möjligheter aktivare ta del av arbetet med att ta fram beslutsunderlag, tematiska strategier som säkerställer att nämnden verksamheten kan bedrivas på ett kvalitetsmässigt, ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt.

Förvaltningens synpunkterI februari 2018 fanns nio (9) särskilda boenden för äldre i kommunen, av dessa drivs sju (7) med 456 platser i egen regi och två (2) boenden drivs av privata aktörer vilka kommunen har ramavtal med.Behovsprognosen fram till år 2031 anger ett behov om ytterligare ca 390 platser för särskilt boenden för äldre.I februari 2018 fanns inom funktionshinderområdet 19 gruppbostäder i egen regi, fyra (4) gruppbostäder på entreprenad och sex (6) servicebostäder i egen regi. Behovsprognosen fram till år 2031 anger ett behov om ytterligare ca 80 platser för särskilt boenden inom funktionshinderområdet.Förvaltningen återkommer med tids- och aktivitetsplan kring arbetet med att ta fram tematiska strategier.

Annmarie SandbergSocial- och äldreomsorgsdirektör

Helen TrostemoEkonomichef


1 (5)


HUDDINGE KOMMUN





Agenda 2030-delegationens slutbetänkande Världens utmaningar - världens möjligheter, SOU 2019:13 - remissvar

Förslag till beslutVård- och omsorgsnämnden godkänner förvaltningens synpunkter och överlämnar tjänsteutlåtandet, daterat den 6 maj 2019, till kommunstyrelsen som sitt yttrande i ärendet.

SammanfattningRegeringen beslutade den 10 mars 2016 att tillsätta en kommitté i form av en nationell delegation för att stödja och stimulera Sveriges genomförande av Agenda 2030 (dir. 2016:18) för en hållbar utveckling. Delegationens förslag har nu remitterats till myndigheter under regeringen, samtliga kommuner och landsting och övriga intressenter. Förslaget presenteras i 17 mål för en hållbar global utveckling.Förvaltningen ställer sig positiv till Agenda 2030 och tycker att det är ett mycket bra initiativ för att uppnå ett globalt hållbart samhälle. Målen i Agenda 2030 är abstrakta och formulerade på en övergripande nivå och bör brytas ner till konkreta delmål i förvaltningens verksamhetsplan för att få den effekt som eftersträvas. Det är inte rimligt att varje nämnd utgår från en egen bedömning av Agenda 2030. Gemensamma tillämpningsanvisningar för kommunen bör formuleras och beslutas av fullmäktige.Idag arbetar förvaltningen med många frågor som berör målen i Agenda 2030 så som exempelvis barnkonventionen för att stärka barns rättigheter i samhället. Förvaltningen står även inför många framtida utmaningar som hänger ihop med den demografiska utvecklingen och en åldrande befolkning, det vill säga frågor som behöver samordnas på en övergripande nivå för att sedan kunna tas hand om i kommunens ordinarie processer.

Beskrivning av ärendet

BakgrundI september 2015 antog FN:s medlemsstater Agenda 2030 för hållbar utveckling.


2 (5)


Agendan är en handlingsplan för omställning till ett hållbart samhälle för människorna, planeten och välståndet som ska främja fredliga, rättvisa och inkluderande samhällen. Regeringen beslutade den 10 mars 2016 att tillsätta en kommitté i form av en nationell delegation för att stödja och stimulera Sveriges genomförande av Agenda 2030 (dir. 2016:18). I tilläggsdirektiv den 26 januari 2017 (dir. 2017:8) beslutade regeringen om en justerad tidplan för delegationens delredovisningar samt att delegationen, utöver de ursprungliga direktiven, i sin slutredovisning ska lämna förslag till hur arbetet med att genomföra Agenda 2030 fortsättningsvis ska bedrivas. Kommittén har tagit namnet Agenda 2030-delegationen. Utredningen tar i sitt betänkande upp flera förslag som syftar till att skapa goda förutsättningar för att nå de mål som Sverige har förbundit sig till genom att anta agendan. Det är inom de centrala och ordinarie styrprocesserna i riksdagens och regeringens arbete som delegationen identifierat att det finns potential att förbättra och förstärka arbetet för att effektivt kunna genomföra arbetet med hållbar utveckling. Delegationens förslag riktar sig därför till regeringen och riksdagen och syftar till att skapa långsiktighet i arbetet och politisk förankring för ett stärkt genomförande av Agenda 2030.

17 mål för hållbar utvecklingAgenda 2030 med 17 globala mål för hållbar utveckling syftar till att utrota fattigdom och hunger, förverkliga de mänskliga rättigheterna för alla, uppnå jämställdhet och egenmakt för alla kvinnor och flickor samt säkerställa ett varaktigt skydd för planeten och dess naturresurser. Globala målen är integrerade och odelbara och balanserar de tre dimensionerna av hållbar utveckling: den ekonomiska, den sociala och den miljömässiga. Samtliga 17 mål har brutits ner till ett antal delmål.De 17 målen är:Mål 1. Avskaffa fattigdom i alla dess former överallt

Mål 2. Avskaffa hunger, uppnå tryggad livsmedelsförsörjning och förbättrad nutrition samt främja ett hållbart jordbruk

Mål 3. Säkerställa hälsosamma liv och främja välbefinnandeför alla i alla åldrarMål 4. Säkerställa en inkluderande och likvärdig utbildning av god kvalitet och främja livslångt lärande för allaMål 5. Uppnå jämställdhet och alla kvinnors och flickors egenmaktMål 6. Säkerställa tillgången till och en hållbar förvaltning av vatten och sanitet för alla


3 (5)


Mål 7. Säkerställa tillgång till ekonomiskt överkomlig, tillförlitlig, hållbar och modern energi för allaMål 8. Verka för varaktig, inkluderande och hållbar ekonomisk tillväxt, full och produktiv sysselsättning med anständiga arbetsvillkor för allaMål 9. Bygga motståndskraftig infrastruktur, verka för en inkluderande och hållbar industrialisering samt främja innovationMål 10. Minska ojämlikheten inom och mellan länderMål 11. Göra städer och bosättningar inkluderande, säkra, motståndskraftiga och hållbaraMål 12. Säkerställa hållbara konsumtions- och produktionsmönsterMål 13. Vidta omedelbara åtgärder för att bekämpa klimatförändringarna och dess konsekvenserMål 14. Bevara och nyttja haven och de marina resurserna på ett hållbart sätt för en hållbar utvecklingMål 15. Skydda, återställa och främja ett hållbart nyttjande av landbaserade ekosystem, hållbart bruka skogar, bekämpa ökenspridning, hejda och vrida tillbaka markförstöringen samt hejda förlusten av biologisk mångfald.Mål 16. Främja fredliga och inkluderande samhällen för hållbar utveckling, tillhandahålla tillgång till rättvisa för alla samt bygga upp effektiva, och inkluderande institutioner med ansvarsutkrävande på alla nivåerMål 17. Stärka genomförandemedlen och återvitalisera det globala partnerskapet för hållbar utveckling.

Sveriges utmaningarFör att hållbar utveckling ska vara ett effektivt övergripandemål för all politik behövs det utvecklade former för samordning och styrning, samt ett ledarskap som agerar långsiktigt och flexibelt. Agenda 2030 betonar nödvändigheten av alla samhällsaktörers delaktighet och att genomförandet är ett gemensamt ansvar. Agendan förutsätter förändrade förhållningssätt och beteenden på både individ-och samhällsnivå. Att utveckla och skapa former för dialog för att säkerställa bredd och långsiktighet behöver vara en del av arbetet med att genomföra agendan. Det finns även behov av information och kommunikation om Agenda 2030. Det är en viktig del i att öka kännedomen och kunskapen om hållbar utveckling, liksom för att bibehålla och öka innovation, engagemang och förändrade beteenden i riktning mot hållbar utveckling.

Stärkta förutsättningar för lokal och regional nivåEn stor del av ansvaret för de åtgärder som bidrar till genomförandet av Agenda 2030 ligger på kommuner och landsting. Delegationen anser att det är angeläget att Agenda 2030 och hållbar utveckling får ökat genomslag i kommuner och landsting samt att agendan integreras i ordinarie styrning och ledning.


4 (5)


Som ett led i genomförandet är det angeläget att kommuner och landsting fullt ut använder den potential för hållbar utveckling som finns inom ramen för offentligupphandling och att Upphandlingsmyndigheten har kapacitet och resurser att ge ett tillräckligt stöd.

RemittenterBetänkandet har remitterats till myndigheter under regeringen, samtliga kommuner och landsting och övriga intressenter. Kommunstyrelsen i Huddinge kommun har i sin tur remitterat ärendet vidare till samtliga nämnder, råd och beredningar, Huddinge Samhällsfastigheter AB och Huge Bostäder AB.

Förvaltningens synpunkterMålen i Agenda 2030 är abstrakta och formulerade på en övergripande nivå och bör brytas ner till konkreta delmål i förvaltningens verksamhetsplan/handlingsplan för att få den effekt som eftersträvas.Både socialtjänstlagen (SoL), Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) och Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) samt kommunens Mål & Budget (MoB) ger nämnden uppdrag inom nämndens kärnverksamhet som ligger i linje med målen i Agenda 2030, framför allt mål 1-3 men även 5, 8, 10. Genom att följa SoL, HSL och LSS, samt genomföra uppdragen i MoB bidrar nämnden till att förverkliga Agenda 2030. Det är inte rimligt att varje nämnd utgår från en egen bedömning av Agenda 2030. Gemensamma tillämpningsanvisningar för kommunen bör formuleras och beslutas av fullmäktige. När direktiv kommer från statlig nivå och innebär ökade kostnader för kommunen anser förvaltningen att full ekonomisk kompensation ska ges till kommunen.

Idag arbetar förvaltningen med många frågor som berör målen i Agenda 2030 så som exempelvis barnkonventionen för att stärka barns rättigheter i samhället. Förvaltningen står även inför många framtida utmaningar som hänger ihop med den demografiska utvecklingen och en åldrande befolkning, det vill säga frågor som behöver samordnas på en övergripande nivå för att sedan kunna tas hand om i kommunens ordinarie processer. Det står uttryckligen i Agenda 2030 att ”ingen ska lämnas utanför” och att Agenda ska genomföras med särskild hänsyn till de människor som har sämst förutsättningar, det vill säga målgrupper som tillhör nämndens ansvarsområde.

Ekonomiska och juridiska konsekvenserI dagsläget ser inte förvaltningen hur Agenda 2030 påverkar förvaltningens ekonomi eller vilka juridiska konsekvenser det kan få.


5 (5)




BilagorRemisshandlingar:

1. Remissmissiv2. https://www.regeringen.se/rattsliga-dokument/statens-offentliga

utredningar/2019/03/sou-201913/ (hämtad 2019-05-08)

Beslutet delgesKommunstyrelsens förvaltning, Björn Rosborg

https://www.regeringen.se/rattsliga-dokument/statens-offentliga%20utredningar/2019/03/sou-201913/

https://www.regeringen.se/rattsliga-dokument/statens-offentliga%20utredningar/2019/03/sou-201913/


1 (1)


HUDDINGE KOMMUN




Remissinstanser:Samtliga nämnder, råd och beredningarHuddinge Samhällsfastigheter ABHuge Bostäder AB

Remiss av Agenda 2030-delegationens slutbetänkande Världens utmaningar - världens möjligheter, SOU 2019:13Bifogade handlingar översänds till ovanstående remissinstanser för yttrande senast den 29 maj 2019.

Handläggare: Björn Rosborg, kansliavdelningen, kommunstyrelsens förvaltning.


Patrick StenbackaSektionschef

DelgesKommunstyrelsen, delegationsbeslut A:7.10


1 (3)


HUDDINGE KOMMUN



HandläggareHelén Trostemo08-535 312 [email protected]

Vård och omsorgsnämnden

Utredning om enprocentregeln - remissvar

Förslag till beslutVård och omsorgsnämnden godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande Utredning om enprocentregeln - remissvar daterat 2019-05-16, som sitt svar och överlämnar det till kommunstyrelsen.

SammanfattningUtredningen föreslår att Huddinge kommun ska tillämpa enprocentregeln och göra avsättningar till konstnärlig gestaltning när kommunen bygger nya verksamhetslokaler och större parkanläggningar på allmänna platser som finansieras med skattemedel. Utredningen anser att regeln bara ska tillämpas på anläggnings- och byggprojekt med en budget på över 5 miljoner. För att möjliggöra ett långsiktigt och systematiskt arbetssätt bör konstsatsningarna utgå från en fast årlig budget. Utredningen föreslår att kommunen tar fram en konstpolicy som reglerar syfte och mål med Huddinges satsningar på konst.Förvaltningen ser enprocentregeln som en metod för att skapa ett stabilt och mer långsiktigt ekonomiskt utrymme för konsten i planeringen och byggandet av offentliga miljöer, men ser också att det ökar kostnaderna i ett kärvt ekonomiskt läge.

Beskrivning av ärendet2015 inkom ett medborgarförslag om att Huddinge kommun bör införa enprocentregeln. Enprocentregeln innebär att ca en procent av budgeten vid ny-, om-, eller tillbyggnationer av byggnader, lokaler och anläggningar investeras i konstnärlig gestaltning och utsmyckning. Ärendet behandlades i kommunfullmäktige den 14 november 2016. I protokollet från sammanträdet står att ”huruvida enprocentregeln är lämplig att tillämpas på samtliga av kommunens ny- om- och tillbyggnationer eller om ställningstagandet till konstnärlig gestaltning ska ske särskilt i varje projekt bör dock utredas” och kommunstyrelsen och kultur- och fritidsnämnden fick tillsammans uppdraget att göra en sådan utredning.


2 (3)


Utredningen omfattar inte privata fastighetsägare som tillhandahåller kommunal service på sin fastighet eller utbyggnad av allmän plats där gatukostnadsreglementet tillämpas.Huvuddelen av Huddinges offentliga konst tillhör kommunens fastighetsbolag som under åren gjort stora satsningar inom området. Men även i Huddinges offentliga miljöer, såsom parker, torg eller lekplatser, förekommer konstnärlig gestaltning om än i begränsad utsträckning. Enligt utredningen så bidrar konstnärlig gestaltning i det offentliga rummet till att utveckla Huddinge som en attraktiv kommun för invånare, besökare och näringsliv. Utredningen har, på uppdrag av kommunfullmäktige, med ett brett perspektiv undersökt hur kommunen ska arbeta med frågor rörande konstnärlig gestaltning vid ny-, om- och tillbyggnationer av byggnader, lokaler och anläggningar. Utredningen föreslår att Huddinge kommun ska tillämpa enprocentregeln och göra avsättningar till konstnärlig gestaltning när kommunen bygger nya verksamhetslokaler och större parkanläggningar på allmänna platser som finansieras med skattemedel. Regeln ska bara tillämpas på anläggnings- och byggprojekt med en budget på över 5 miljoner. För att möjliggöra ett långsiktigt och systematiskt arbetssätt bör konstsatsningarna utgå från en fast årlig budget. Utredningen föreslår att kommunen tar fram en konstpolicy som reglerar syfte och mål med Huddinges satsningar på konst. Utifrån den beslutade konstpolicyn och aktuella projektlistor på kommande projekt från samhällsbyggnadsavdelningen ansvarar kultur- och fritidsförvaltningen årligen för att ta fram beslutsunderlag till relevant politiskt forum rörande vilka områden och byggprojekt som ska bli föremål för konstnärlig gestaltning samt ekonomisk fördelning dem emellan. Kommunens tillämpning av enprocentregeln och dess regelverk och processer bör utvärderas efter 3 år för att se om syftet med reformen uppfyllts och att arbetet bedrivs effektivt.

Förvaltningens synpunkterEtt införande av enprocentsregeln innebära högre hyreskostnader för nya och ombyggda lokaler än de annars skulle ha blivit. Vid en investering om 208 mkr motsvarar det ca 160 tkr på ett år. Huddinge kommun har under de kommande åren en stram ekonomisk budget och socialförvaltningens verksamheter måste vara återhållsamma och prioritera kärnverksamheten.Vid köp av verksamhet tex särskilda boendeplatser för äldre kan reglerna kring enprocentsregeln som bidrar till högre kostnader medföra att villkoren för Huddinges kommunala utförare gällande särskilt boende och andra utförare blir olika.Förvaltningen ser enprocentregeln som en metod för att skapa ett stabilt och mer långsiktigt ekonomiskt utrymme för konsten i planeringen och byggandet av offentliga miljöer, men ser också att det ökar kostnaderna i ett kärvt ekonomiskt läge.


3 (3)



BilagorUtredning om enprocentregeln – konstnärlig gestaltning vid ny- om- och tillbyggnationer.

Beslutet delgesKommunstyrelsenKommunstyrelsens förvaltning, Björn Rosborg


1 (1)


HUDDINGE KOMMUN




Remissinstanser:Samtliga nämnderHuddinge Samhällsfastigheter ABHuge Bostäder ABHuddinge konstnärsklubbKulturföreningen Lyktan

Utredning om enprocentregelnBifogade handlingar översänds till ovanstående remissinstanser för yttrande senast den 28 februari 2019.

Handläggare: Björn Rosborg, kansliavdelningen, kommunstyrelsens förvaltning.


Patrick StenbackaTf. chef administrativa sektionen

DelgesKommunstyrelsen, delegationsbeslut C:7.8

DiarienummerKS-2017/1461.676

Kommunstyrelsens förvaltning 2018-09-24

Utredning om enprocentregeln - konstnärlig gestaltning vid ny- om- och tillbyggnationer

HandläggareBjörn Rosborg, utredare, ksfTove Sandahl Fransson, kulturstrateg, kufPeter Bergman, enhetschef, kuf

InnehållSammanfattning ...................................................................................................4

1. Inledning ..............................................................................................................51.1 Bakgrund........................................................................................................51.2 Syftet ..............................................................................................................51.3 Avgränsning ...................................................................................................51.4 Metod, material och genomförande ...............................................................51.5 Disposition .....................................................................................................5

2. Varför är konstnärlig gestaltning viktig? .............................................................62.1 Konsten berättar och ger upphov till reflektion och insikt….........................62.2 …samtidigt som den främjar kreativitet och dialog…...................................62.3 …och därmed gör Huddinge attraktivare.......................................................6

3. Begreppet – enprocentregeln ...............................................................................73.1 Definition .......................................................................................................73.2 Tillämpning....................................................................................................7

3.2.1 Tolkningen av regelns tillämpning och omfattning ................................83.2.2 Enskilda satsningar eller en pott/fond.....................................................83.2.3 Beslut och organisation...........................................................................83.2.4 Bättre processer efterfrågas.....................................................................9

4. Utblick – erfarenheter från några utvalda kommuner........................................104.1 Haninge ........................................................................................................10

4.1.1 Processen, förvaltning och ägande........................................................104.1.2 Visdomsord och erfarenheter ................................................................10

4.2 Karlstad ........................................................................................................104.2.1 Processen, förvaltning och ägande........................................................114.2.2 Visdomsord och erfarenheter ................................................................11

4.3 Sundbyberg ..................................................................................................124.3.1 Processen, förvaltning och ägande........................................................124.3.2 Visdomsord och erfarenheter ................................................................12

5. Läget i Huddinge kommun ................................................................................135.1 Konstnärlig gestaltning i Huddinge kommun ..............................................13

5.1.1 Översiktsplan 2030 ...............................................................................135.1.2 Parkprogrammet....................................................................................135.1.3 Huddinge kommuns råd för fysisk planering........................................145.1.4 Fastighetsbolaget...................................................................................145.1.5 Huddinges kulturkostnader ...................................................................14

6. Slutsatser och rekommendationer ......................................................................156.1 Rekommendation .........................................................................................15

6.1.1 Principiellt ställningstagande ................................................................156.1.2 Ekonomiska konsekvenser....................................................................156.1.2.1 Handlingsalternativ ............................................................................156.1.3 Ägande och förvaltande ........................................................................166.1.4 Regelverk och process ..........................................................................16

Bilaga – utblick på ytterligare tre kommuner ........................................................18

4 (20)

Utredning om enprocentregeln

SammanfattningKonstnärlig gestaltning i det offentliga rummet bidrar till att utveckla Huddinge som en attraktiv kommun för invånare, besökare och näringsliv. Den offentliga konsten speglar vår historia och nutid, men är också en betydelsefull beståndsdel i att bygga broar och skapa möten mellan människor oavsett bakgrund. Utredningen har, på uppdrag av kommunfullmäktige, med ett brett perspektiv undersökt hur kommunen ska arbeta med frågor rörande konstnärlig gestaltning vid ny-, om- och tillbyggnationer av byggnader, lokaler och anläggningar. Enprocentregeln innebär att ca en procent av budgeten för ett byggprojekt (vid nybyggnation, om- eller tillbyggnad) avsätts till bild- eller formkonstnärlig gestaltning. I utredningens utblick redovisas många kommuner som ger återkommande uppdrag i konstnärlig gestaltning. Inriktning, omfattning och arbetssätt skiljer sig emellertid åt mellan de olika kommunerna. Enprocentregeln framstår mer som en ekonomisk princip som fått två områden att mötas – byggsektorn och kultursektorn – än som en rigid och riksövergripande regel med enhetliga tillämpningsföreskrifter. Huvuddelen av Huddinges offentliga konst tillhör kommunens fastighetsbolag som under åren gjort stora satsningar inom området. Men även i Huddinges offentliga miljöer, såsom parker, torg eller lekplatser, förekommer konstnärlig gestaltning om än i begränsad utsträckning. Utredningen föreslår att Huddinge kommun ska tillämpa enprocentregeln och göra avsättningar till konstnärlig gestaltning när kommunen bygger nya verksamhetslokaler och större parkanläggningar på allmänna platser som finansieras med skattemedel. Utredningen anser att regeln bara ska tillämpas på anläggnings- och byggprojekt med en budget på över 5 miljoner. För att möjliggöra ett långsiktigt och systematiskt arbetssätt bör konstsatsningarna utgå från en fast årlig budget. Trots svårigheter med att uppskatta storleken på de investeringar som modellen baseras på är det inte osannolikt, mot bakgrund av byggtakten i kommunen, att enprocentregeln skulle generera avsättningar till konstnärlig gestaltning på runt 5 miljoner årligen. Vill man ha flera handlingsalternativ med olika ekonomiska utfall är det bara att utgå från olika procentsatser och ändra de investeringsområden som regeln ska tillämpas inom. Utredningen föreslår att kommunen tar fram en konstpolicy som reglerar syfte och mål med Huddinges satsningar på konst. Utifrån den beslutade konstpolicyn och aktuella projektlistor på kommande projekt från samhällsbyggnadsavdelningen ansvarar kultur- och fritidsförvaltningen årligen för att ta fram beslutsunderlag till relevant politiskt forum rörande vilka områden och byggprojekt som ska bli föremål för konstnärlig gestaltning samt ekonomisk fördelning dem emellan. Som en följd kommer det att behövas ökning av de personella resurserna för att administrera tillämpning av enprocentregeln. Kommunens tillämpning av enprocentregeln och dess regelverk och processer bör utvärderas efter 3 år för att se om syftet med reformen uppfyllts och att arbetet bedrivs effektivt.

5 (20)


1. Inledning

1.1 Bakgrund 2015 inkom ett medborgarförslag om att Huddinge kommun bör införa enprocentregeln. Enprocentregeln innebär att ca en procent av budgeten vid ny-, om-, eller tillbyggnationer av byggnader, lokaler och anläggningar investeras i konstnärlig gestaltning och utsmyckning. Ärendet behandlades i kommunfullmäktige den 14 november 2016. I protokollet från sammanträdet står att ”huruvida enprocentregeln är lämplig att tillämpas på samtliga av kommunens ny- om- och tillbyggnationer eller om ställningstagandet till konstnärlig gestaltning ska ske särskilt i varje projekt bör dock utredas” och kommunstyrelsen och kultur- och fritidsnämnden fick tillsammans uppdraget att göra en sådan utredning.

1.2 Syftet Syftet med utredningen är att med ett brett perspektiv undersöka hur kommunen ska arbeta med frågor rörande konstnärlig gestaltning vid ny-, om- och tillbyggnationer av byggnader, lokaler och anläggningar. De förslag och rekommendationer som utredningen presenterar ska innefatta översiktliga processbeskrivningar och kostnads- och konsekvensanalyser. Det ska även framgå av utredningen vem som ska äga, förvalta och ansvara för konsten samt vilka eventuella regelverk och riktlinjer som behöver tas fram.

1.3 Avgränsning Utredningen omfattar inte privata fastighetsägare som tillhandahåller kommunal service på sin fastighet eller utbyggnad av allmän plats där gatukostnadsreglementet tillämpas. Inte heller omfattas allmänna anläggningar som finansierats med exploateringsbidrag från privata fastighetsägare.

1.4 Metod, material och genomförande Forskning inom området har studerats, liksom dokument från Konstnärsnämnden, fastighetsbolag och andra kommuner. Några inom området framträdande kommuner har också intervjuas för att få en djupare insikt om tillämpningen av och omfattningen på deras respektive system.

1.5 Disposition I kapitel två förklaras varför konstnärlig gestaltning är viktig och i det därpå följande kapitlet förklaras begreppet enprocentregeln, dess historik och tillämpning. I det fjärde kapitlet presenteras några goda exempel på kommuner som arbetat länge och systematiskt med denna fråga och i det femte beskrivs nuläget i Huddinge kommun rörande konstnärlig gestaltning. Det avslutande sjätte kapitlet innehåller slutsatser och rekommendationer.

6 (20)


2. Varför är konstnärlig gestaltning viktig?

2.1 Konsten berättar och ger upphov till reflektion och insikt… Ett konstverk kan säga något om platsen den befinner sig i genom att berätta en historia, få oss att tänka i nya banor samt aktiverar synen på den miljö som berörs. Här finns en potentiell kraft i att belysa nya värden och samtidigt omförhandla platsens villkor. Konsten kan både vara av tillfällig karaktär eller mer permanent i sin utformning. Konsten kan även vara nyttobaserad, exempelvis genom att verka identitets- och trygghetsskapande. Den konstnärlig gestaltning främjar då folkhälsan genom att skapa delaktighet och trygghet i lokalsamhället. Offentlig konst är en viktig beståndsdel i samhället eftersom den erbjuder direkt tillgång till gestaltning och visuella uttryck. Den offentliga konstens plats i samhället är att förse invånare med konstverk som ger upphov till frågor, diskussioner och kunskap, men inte minst förskjuter den perspektiv. Konsten blir då en viktig del i att förvalta, men också förnya, vårt gemensamma kulturarv.

2.2 …samtidigt som den främjar kreativitet och dialog… En konstnär med ett utsmyckningsuppdrag tar sig an platsen genom ett samspel av research, kreativitet och närvaro. Processen liknar forskarens då den ofta är undersökande och analyserande och utgår numera allt oftare från samhällsfrågor. På senare år har den offentliga konsten öppnat upp för en dialog med invånare inom ramen för deltagandeprocesser. Exempelvis kan unga vara delaktiga i det konstnärliga arbetet och medverka till att konstverket gestaltar historier specifika för platsen och sin samtid. På så sätt blir offentlig konst del av vårt kulturarv och en viktig del av platsens identitet. På så vis skänker konsten framtida generationer värden att vara stolt över.

2.3 …och därmed gör Huddinge attraktivareKonstnärlig gestaltning i det offentliga rummet bidrar till att utveckla Huddinge som en attraktiv kommun för såväl invånare, besökare och näringsliv. Den offentliga konsten speglar vår historia och nutid, men är också en betydelsefull beståndsdel i att bygga broar och skapa möten mellan människor oavsett bakgrund. Huddinge expanderar och i byggandet av två regionala stadskärnor är det viktigt att kommunen agerar möjliggörare för innovation och möten över gränser. Konsten står inte för sig själv utan är en del av det offentliga samtalet genom att både understödja och tydliggöra olika demokratiska processer, och därigenom vara tillgänglig för alla och på lika villkor.Det är också viktigt att betona att konsten genererar estetiska värden, uppmuntrar till en levande stadsmiljö samt förstärker en positiv och samtida bild av Huddinge.

7 (20)


3. Begreppet – enprocentregeln

3.1 Definition Enprocentregeln innebär att ca en procent av budgeten för ett byggprojekt (vid nybyggnation, om- eller tillbyggnad) avsätts till bild- eller formkonstnärlig gestaltning. Redan 1937 sjösattes principer i en statlig utredning som avsåg statliga nybyggnationer.1

Genom enprocentregeln kunde ett stabilt och mer långsiktigt ekonomiskt utrymme skapas för konsten i planeringen och byggandet av offentliga miljöer. Med dagens perspektiv på 1900-talet är det tydligt att enprocentregeln haft en stor betydelse för konstnärers medverkan och konstens plats i utformningen av modernismens offentliga byggnader och miljöer.Enprocentregeln har aldrig varit en enhetlig regel utan mer en ekonomisk princip som fått två politikområden att mötas; byggsektorn och kultursektorn och där kultursektorn tillförs anslag från en mer penningstark sektor. Men även byggbolag och fastighetsföretag kan ses som vinnare då den byggnadsanknutna konsten tillför byggnaderna ett mervärde.

3.2 Tillämpning2 Konstnärsnämnden är en statlig myndighet under kulturdepartementet och har regeringens uppdrag att främja konstnärers villkor bl.a. genom att sprida kunskap om konstnärers förutsättningar för konstnärligt skapande. År 2013 beslöt nämndens styrelse att genomföra en undersökning om, och i så fall hur, stat, kommuner och landsting idag tillämpar enprocentregeln, eller om regeln ersatts av andra former av samverkan för konstnärlig gestaltning av offentliga miljöer.3 Några exempel på undersökningens resultat: 44 kommuner och 11 landsting/regioner uppger att man fattat principbeslut

om enprocentregeln, men betydligt fler än de som fattat principbeslut, 67 procent av kommunerna och 96 procent av landsting/regioner, ger konstnärer uppdrag i konstnärlig gestaltning.

Intresset för offentlig miljö, stora ombyggnadsbehov och kultursamverkansmodellen har skapat ett nyväckt intresse för enprocentregeln.

Att offentliga beställare genomför offentlig upphandling innebär att fler konstnärer kan komma i fråga. Upphandlingsförfarandet måste dock förenklas och konstnärlig kompetens är viktig i en beslutsfattande jurygrupp.

Konstnärlig gestaltning av offentlig miljö är en tydligt definierad och ekonomiskt betydelsefull arbetsmarknad för bild- och formkonstnärer. I runda tal kan konstateras att det gav minst 300 konstnärer gestaltningsuppdrag och minst 50 konstnärer deltog i planerings- och byggprojektgrupper under 2011.

1 Proposition 1937:572 Ingen regel utan undantag – enprocentregeln för konstnärlig gestaltning av offentlig miljö. Rapport från Konstnärsnämnden 2013. 3 Undersökningen är avgränsad till den byggnadsanknutna konsten, situationer där konstnärer ges i uppdrag att konstnärligt gestalta offentliga miljöer.

8 (20)


3.2.1 Tolkningen av regelns tillämpning och omfattningInom vilka områden tillämpas enprocentregeln och vilka ”byggprojekt” omfattas? Rör det enbart verksamhetslokaler eller ska också bostäder och yttre miljöer som parker och vägar inkluderas? En snabb utblick på några kommuner 2013 visade också att tillämpningen skiljde sig åt. Haninge avsatte exempelvis en procent av kommunens lokalinvesteringsbudget medan Värnamo utgick från kommunens nettoinvesteringsbudget och Göteborgs stads riktlinjer gällde vid ny, om- och tillbyggnader av lokaler och bostäder.Konstnärsnämndens utredning från 2013 visar att av de kommuner som tillämpar enprocentregeln använder samtliga den när det gäller nybyggnation av lokaler, men enbart 60 procent vid om- och tillbyggnad. Än färre, endast 30 procent, använder regeln för den yttre miljön, dvs. byggnation av park, vägar och andra allmänna platser.Regeln omfattar de egna förvaltningarna och betydligt mer sällan allmännyttiga bolag. Det senare enbart i 24 procent av kommunerna och 13 procent av landstingen/regionerna. Av Konstnärsnämndens utredning framgår dock att även om kommunen inte tillämpar enprocentregel för de allmännyttiga fastighetsbolagen så svarade fem stycken, varav Huddinge var en, att man ändå rekommenderar att det avsätta medel för offentlig konst.

3.2.2 Enskilda satsningar eller en pott/fond Enligt Konstnärsnämnden är det vanligast att enprocentregeln tillämpas inom ramen för enskilda byggprojekt. Det finns emellertid kommuner som uppger att man avsätter/fonderar en procent av investeringsanslaget för all ny-, om-, och tillbyggnad under året. Beloppet är då inte direkt kopplat till något enskilt byggprojekt, utan det är fullt möjligt att satsa på konstnärlig gestaltning på valfri plats i kommunen. Flera har också angivit att det bara är byggprojekt över en viss storlek som kommer i fråga för konstnärlig gestaltning, men med en ”fondmodell” finns möjlighet att samla medel även från mindre byggprojekt och använda dem flexibelt för olika gestaltningsuppdrag.

3.2.3 Beslut och organisationVar tas besluten rörande den konstnärliga gestaltningen i offentlig miljö; på politisk nivå eller på förvaltningsnivå? Och i vad mån finns det organiserat förvaltningsövergripande samverkansgrupper? Det vanligaste är att den nämnd som hanterar kulturfrågorna också beslutar om uppdragen om konstnärlig gestaltning – det kan vara kultur-, kultur- och fritids- eller kultur- och utbildningsnämnd. I några enstaka fall är det inom en teknisk nämnd eller en samhällsbyggnadsnämnd. Många kommuner har instiftat konstnärliga råd som är sammansatta på olika sätt men har det gemensamt att de bereder förslag inför ett förvaltningschefs- eller politiskt beslut. Ibland beslutar de även själva om den konstnärliga gestaltningen.

9 (20)


3.2.4 Bättre processer efterfrågas4

Enligt Sveriges Television råder det generellt positiva tongångar kring enprocentregeln. Men i den granskning SVT gjorde hösten 2016 framhåller konsthandläggare i landsting/regioner att hanteringen av enprocentregeln kräver bättre processer och tydligare riktlinjer. Förståelse för att den konstnärliga processen tar tid och att det måste finnas utrymme för att kunna inkludera den estetiska kompetensen i byggprocessen är grundläggande för att nå framgång. Därför krävs i första hand vägledande policydokument, men även rutiner som säkerställer att man också tillämpar dem.

4 Publicerad på SVTs hemsida 17 november 2016

10 (20)


4. Utblick – erfarenheter från några utvalda kommuner Som framgår av kapitel tre så är det många kommuner som ger återkommande uppdrag i konstnärlig gestaltning. Nedan har gjorts ett axplock av några av de kommuner som medvetet och systematiskt arbetat med varianter på enprocentregeln och brukar framhållas som goda exempel på dess tillämpning.

4.1 HaningeRegeln om avsättningar av medel för konstnärlig gestaltning har funnits i kommunen i 18 år och kan ha varit kontroversiell då den infördes, men ligger i dag helt i linje med att göra stad av förorten. De medel som genereras genom enprocentregeln styrs inte av var det byggs, vilket betyder att det finns ett stort mått av frihet rörande var den konstnärliga gestaltningen ska placeras. Framför allt satsas på konst i anslutning till allmänna platser som torg och parker eller i verksamhetslokaler som skolor och allaktivitetshus etc.5 Några explicita kriterier för gestaltningen utöver att den ska tas fram i delaktighet med brukare eller olika målgrupper finns inte.

4.1.1 Processen, förvaltning och ägandeFörst identifieras en plats eller ett område med behov av offentlig konst. Sedan bestäms den typ av konstverk som eftersöks i ett uppdragsprogram. Intendenten på kultur- och fritidsförvaltningen tar fram ett förslag på tre konstnärer för samrådsgruppen. Brukare och samverkansgrupper finns också med i processen så att verket ska vara välkommet när det är på plats. En samrådsgrupp – bestående av verksamhetschef med konstansvar, konstintendent, stadsarkitekter, stadsträdgårdsmästare, tre förtroendevalda och även ibland med representanter från gatu- och markavdelningen – bereder ärendet innan kultur- och fritidsnämnden fattar beslut. Varje konstnärlig gestaltning kommer till som ett enskilt projekt och följer en rad rutiner, dvs. allt från skissuppdrag till besiktning av konstverket. Det är framför allt kultur- och fritidsförvaltningen och stadsbyggnadsförvaltningen som är involverade i processen. De som beslutar är kultur- och fritidsnämnden efter bredning i samrådsgruppen. Kultur- och fritidsnämnden äger konstverket och ansvarar för driften.

4.1.2 Visdomsord och erfarenheterFramgångsfaktorer är bland annat att inte komma in för sent i plan- och byggprocessen och vara tydliga i avtalsskrivning med konstnärer så att det klart framgår vem som gör vad och vem som ansvarar för vad. Det är också viktigt att säkerställa i beställningarna att verken ska kunna driftas över tid.

4.2 KarlstadSyftet med att införa enprocentregeln var dels att få in mer konst i det offentliga rummet, dels att konsten skulle bli en del i byggprocessen. Utredningen om hur

5 Medlen söks årligen genom ett tjänsteutlåtande rörande investering.

11 (20)


det skulle organiseras gjordes av teknik- och fastighetsförvaltningen, kultur- och fritidsförvaltningen och stadsbyggnadsförvaltningen tillsammans. Reglerna tillämpas bara på objekt med en budget på över 5 miljoner. Och på listan över dessa objekt väljer rådet ut dem man anser bör ha en konstnärlig gestaltning. Detta betyder att vissa gestaltningar i anslutning till ett byggprojekt kan få en större budget medan andra projekt blir helt utan konstverk. Beslut och budget ligger hos teknik- och fastighetsnämnden och dess förvaltning.

4.2.1 Processen, förvaltning och ägandeDet är rådet för konstnärlig gestaltning som föreslår vilka projekt som omfattas av konstnärlig gestaltning och det är teknik- och fastighetsnämndens arbetsutskott som fattar beslutet. Om man väljer att enbart anlita en konstnär så får en extern ledamot ur rådet i uppdrag att skriva ett konstnärligt program för projektet. Sedan väljs ett antal potentiella utförare, konstnärer, ut och presenteras för hela rådet. Därefter bestäms vilken konstnär som är lämplig utifrån de kriterier på konstnär och på verk som finns i det konstnärliga programmet, vilket är i linje med det arbetssätt som statens konstråd tillämpar. Rådet kan också välja att ha en öppen intresseanmälan och därur välja tre konstnärer som ges skissuppdrag. De fasta kriterierna för bedömning av skissuppdrag är platsens identitet, konstnärligt uttryck och originalitet, konstnärlig intention, realiserbarhet, brukarperspektivet samt drift och underhåll.Utöver ovanstående kriterier tillkommer även mer specifika inför varje uppdrag utifrån dess särart. Det slutliga beslutet tas av arbetsutskottet i teknik- och fastighetsnämnden. Det är dock inte den konstnärliga kvalitén som bedöms utan enbart vad som är tekniskt genomförbart. Det konstnärliga ansvarar rådet för och vid ett röstningsförfarande är de externa i majoritet.I rådet sitter representanter från kultur- och fritidsförvaltningen, teknik- och fastighetsförvaltningen och stadsbyggnadsförvaltningen. Sedan tas projektledaren för aktuellt bygge med i processen som rör just det projektet.Rådet tar fram förslag och beslut fattas i teknik- och fastighetsnämndens arbetsutskott.Teknik- och fastighetsförvaltningen äger och förvaltar den konstnärliga gestaltningen.

4.2.2 Visdomsord och erfarenheterFramgångsfaktorer är att involvera alla berörda förvaltningar i arbetet så att alla har ett tydligt ansvar. Det är också viktigt att projektledarna för byggprojekten kommer tidigt in i processen så att man t.ex. undviker att ett verk inte går att genomföra av tekniska skäl.

12 (20)


4.3 SundbybergSundbyberg håller på att ta fram ett förslag till ny översiktsplan som förväntas fastställas under våren 2018 och som avser Sundbybergs utveckling till 2030. I planen har regelverk kring enprocentregeln blivit mer specifikt än det är idag: ”Enprocentregeln är den ekonomiska princip som anger att en (1) procent av produktionskostnaden vid ny-, om- och tillbyggnation ska avsättas för konstnärlig gestaltning. Detta gäller hus, gator, torg och parker. Produktionskostnaden definieras som byggkostnader inklusive byggherrekostnader. Vid husproduktion exkluderas kostnader för VA, markköp och -arbete. Undantagna från huvudregeln är projekt under 200 prisbasbelopp samt projekt av övervägande teknisk karaktär t.ex. stambyten, tillgänglighetsanpassningar, ventilation eller liknande.”Under hösten 2017 tog kultur och fritidsförvaltningen fram ett kulturpolitiskt program i vilket även stadens konstpolicy ska beskrivas. I dagsläget finns det inga officiella kriterier för den konstnärliga gestaltningen.

4.3.1 Processen, förvaltning och ägandeStadsledningskontoret (Exploateringsenheten/Planenheten), Kultur och fritid och Stadsmiljö och service (Projektenheten) är de förvaltningar som är involverade i systemet. Ansvaret för gestaltningen ligger hos förvaltningen som driver projektet och den konstansvarige har en rådgivande roll. Ansvaret för stadens fasta konstsamling ligger hos Stadsmiljö och service däremot förvaltas samlingen av Kultur och fritidsförvaltningen i ett bra samarbete med tidigare nämnd förvaltning.

4.3.2 Visdomsord och erfarenheterEn framgångsfaktor är att skapa en ordentlig budget för skötsel/underhåll av den fasta konsten och rutiner kring vilken förvaltning som tar ansvar för vad, i fall av återkommande skötselrutiner och eventuella skador.För att konsten ska kunna ha möjlighet att påverka helhetsgestaltningen så är det bäst när konsten kan blandas in så tidigt som möjligt i processen.

För ytterligare tre exempel på kommuner som tillämpar enprocentregeln i en eller annan form – Järfälla, Sundsvall och Göteborg – se bilaga.

13 (20)


5. Läget i Huddinge kommun

5.1 Konstnärlig gestaltning i Huddinge kommunHuddinge kommun har inte arbetat aktivt med enprocentregeln men ger regelbundet uppdrag till konstnärer rörande offentlig miljö. Eftersom det inte finns något heltäckande register över den offentligt ägda konsten är det något oklart var den beställda konsten går att finna i dagsläget. Tefatsrondellerna i Kungens kurva hör hit, liksom konstverken vid rulltrappan i Flemingsberg. I flera park- och torgupprustningar har på senare år olika konstnärliga inslag inbegripits, exempelvis ekorrarna i Skeppsmyreparken och lekskulpturer i Visättra naturlekplats. Det har också drivits flera projekt där Huddingebor getts möjlighet att påverka sin yttre miljö. Som exempel kan nämnas Visättra entré där boende fick lämna in bilder och föremål som representerade Visättra och som sedan tolkades till dekorativa mönster i markbeläggningen. Under hösten 2016 tog kultur och fritidsförvaltningen fram en process för beställande och framtagande av offentlig konst som tillämpades i samband med planeringen av ett nytt torg; Karin Boyes plats. Processen utmynnade i att en konstnär fick uppdraget att gestalta torget med en skulptur som anknyter till den kända författarinnan.I Huddinges offentliga miljöer, såsom parker, torg eller lekplatser, förekommer dock konstnärlig gestaltning i begränsad utsträckning. Huvuddelen av kommunens offentliga konst tillhör kommunens fastighetsbolag som under åren gjort stora satsningar inom området. Utöver detta finns också en stor koncentration av offentliga konstverk i anslutning till Karolinska universitetssjukhuset i Huddinge genom Stockholms läns landsting och Södertörns högskola genom fastighetsbolaget Akademiska Hus.

5.1.1 Översiktsplan 2030Huddinge kommuns översiktsplan 2030 är vägledande i arbetet med den fysiska miljön och har därmed en stor betydelse för den långsiktiga utvecklingen.Den övergripande inriktningen i översiktsplanen är en långsiktig hållbar utveckling genom att skapa levande stadsmiljöer som underlättar ett bra vardagsliv samtidigt som större grönområden värnas och klimatutsläppen minskar.I översiktsplanen lyfts bland annat vikten av att satsa mer på utformningen av det offentliga rummet, det vill säga gator, parker, torg och andra mötesplatser, och att komplettera dessa platser med offentlig konst.

5.1.2 ParkprogrammetI Huddinge kommuns parkprogram anges att fler konstnärliga utsmyckningar ska skapas i den offentliga miljön. De senaste två åren har därför trafik och landskapssektionen samverkat med kultur och fritidsförvaltningen i specifika projekt.

14 (20)


5.1.3 Huddinge kommuns råd för fysisk planeringHuddinge kommuns råd för fysisk planering är organisatoriskt knutet till kommunstyrelsen. Rådets uppgift är att planera, genomföra och utvärdera möten/rådslag med invånarna där man belyser kommunens förslag till fysisk planering för olika områden utifrån ett flertal aspekter – utformning/gestaltning, miljö, trygghet, näringsliv och social hållbarhet. Rådet ska även värna och utveckla skönhetsvärden hos byggnader och i den fysiska miljön i Huddinge och årligen dela ut skönhetspriset till en byggnad eller anläggning som förtjänar uppmärksamhet för sitt bidrag till ett vackrare Huddinge.

5.1.4 Fastighetsbolaget I ett remissvar hösten 2016 till ett medborgarförslag angående konstnärlig utsmyckning angav Huge Fastigheter AB att de installerar konst som tas med i investeringsbudgeten för de olika byggprojekt som Huddinge beställer av fastighetsbolaget. Dessa investeringsmedel beslutas av Huddinge kommun. Det kan vara olika typer av konst som byggs in i fastigheterna och som ska tillföra hyresgästerna mervärden utöver arkitekturenEtt utkast till konstpolicy togs också fram under begynnelsen av 2017 med målet att den skulle beslutas av styrelsen i september. Då det fanns mer akuta frågor på agendan inför delningen av bolaget kom policyn aldrig att fastställas. Emellertid har det även tidigare, utan policy men av ”gammal hävd”, avsatts en halv procent vid nybyggnationer. Regeln har dock inte varit ett skall-krav utan många gånger har en lägre procentsats (eller ingen alls för vissa projekt) använts, särskilt vid större investeringar. En upphandlad konsult har använts vid den konstnärliga utsmyckningen och kostnaderna för denne har ingått i den halva procenten. Processen har gått till så att konsulten gjort ”grundarbetet” och tar fram ett förslag med hjälp av en jury med representanter från Huge, KSF och verksamheten. Befintlig konst finns dokumenterad och registrerad. En särskild värdering ska göras av den lösa konsten som uppgår till ca 400 objekt och betingar ett ungefärligt värde på 2 miljoner.

5.1.5 Huddinges kulturkostnaderI Myndigheten för kulturanalys rapportering konstateras att Sveriges kommuner lägger allt mer pengar på kultur. Samtidigt kan noteras i mätningar av kommunernas kulturkostnader per invånare att Huddinge hamnar långt ner på listan. Kulturen stod för ca 1,3 procent av kommunens budget 2016 och Huddinge är därmed långt ifrån att vara bland länets tre bästa kommuner inom det området.6

6 Myndigheten för kulturanalys, Samhällets utgifter för kultur 2016, Kulturfakta 2017:4

15 (20)


6. Slutsatser och rekommendationerSyftet med utredningen har varit att undersöka hur kommunen ska arbeta med frågor rörande konstnärlig gestaltning vid ny-, om- och tillbyggnationer av lokaler och anläggningar. De rekommendationer som lämnas innefattar ett förslag till principiellt ställningstagande, ekonomiska konsekvenser med handlingsalternativ samt översiktliga processbeskrivningar.

6.1 Rekommendation6.1.1 Principiellt ställningstagandeKonsten berättar och ger upphov till reflektion och insikt samtidigt som den främjar kreativitet, dialog och gör Huddinge attraktivare. Mot den bakgrunden finns skäl att tillämpa enprocentregeln (1 procent) och göra avsättningar till konstnärlig gestaltning när kommunen bygger nya verksamhetslokaler och större parkanläggningar på allmänna platser som finansieras med skattemedel. Bland flera av de kommuner som studerats kan man se att det finns ett ”golv” för när principen ska tillämpas även om nivån på golvet varierar. Utredningen föreslår att regeln bara ska tillämpas på objekt med en budget på över 5 miljoner.För att möjliggöra ett långsiktigt och systematiskt arbetssätt bör konstsatsningarna utgå från en fast årlig budget. Det innebär större frihet då den konstnärliga gestaltningen inte måste vara kopplad direkt till ett specifikt byggprojekt. Hur en sådan fast årlig budget bäst skulle kunna utformas måste bli ett uppdrag att titta vidare på om kommunen väljer att tillämpa enprocentregeln. Kommunens tillämpning av enprocentregeln och dess regelverk och processer bör utvärderas efter 3 år för att se om syftet med reformen uppfyllts och att arbetet bedrivs effektivt.

6.1.4.4 Ekonomiska konsekvenserBehovet av verksamhetslokaler är stort och enligt Huddinge Samhällsfastigheter AB är det inte orealistiskt att nyproduktionen hamnar på mellan 400-500 miljoner/år de kommande åren. Även samhällsbyggnadsinvesteringar förväntas vara omfattande den närmsta tiden, däremot är beloppen för de större parkanläggningarna som föreslås omfattas av principen betydligt lägre. Det bör dessutom påpekas att anläggandet av en park kan helt eller delvis finansieras av externa fastighetsägare och avseende den delen får inte kommunen enligt lag ställa krav på medfinansiering av konst. Trots vissa svårigheten med att uppskatta storleken på de investeringar som modellen baseras på är det inte osannolikt, med tanke på byggtakten i kommunen, att enprocentregeln skulle generera avsättningar till konstnärlig gestaltning på runt 5 miljoner årligen.

6.1.2.1 HandlingsalternativVill man ha flera handlingsalternativ med olika ekonomiska utfall är det bara att utgå från olika procentsatser och ändra de investeringsområden som regeln ska tillämpas inom.

16 (20)


Om även Huge Bostäder AB skulle avsätta medel för konstnärlig gestaltning motsvarande en procent av sina nyinvesteringar skulle de ovan angivna beloppen öka med ytterligare ca 2 miljoner då Huge planerar att investera runt 1 miljard under de kommande fem åren i nyproduktion (200 miljoner årligen i genomsnitt). Detta borde dock i sådana fall regleras i kommunens ägardirektiv.

6.1.3 Ägande och förvaltandeFör lokaler som kommunen beställer av Huddinge Samhällsfastigheter AB står fastighetsbolaget för investeringen i byggnation, inklusive den konstnärliga gestaltningen, och bör då äga och förvalta den. Avseende konstnärlig gestaltning som genereras av byggandet av parkanläggningar måste kommunen avsätta medel i investeringsbudgeten och äger då gestaltningen och måste då avsätta resurser för dess drift och underhåll.

6.1.4 Regelverk och process 6.1.4.1 Konstpolicy Utredningen föreslår att kommunen tar fram en konstpolicy som reglerar syfte och mål med kommunens satsningar på konst samt den procentsats som ska avsättas vid nybyggnationer.

6.1.4.2 BeslutsprocessUtifrån den beslutade konstpolicyn och aktuella projektlistor på kommande projekt från samhällsbyggnadsavdelningen ansvarar kultur- och fritidsförvaltningen årligen för att ta fram beslutsunderlag till relevant politiskt forum rörande vilka områden och byggprojekt som ska bli föremål för konstnärlig gestaltning samt ekonomisk fördelning dem emellan.

6.1.4.3 Riktlinje för konstnärlig gestaltningRiktlinjer som tydliggör roller och ansvar vid framtagande av konstnärliga gestaltningsprojekt bör tas fram. Riktlinjerna ska även beskriva den process som kommunen tillämpar samt innefatta plan för underhåll och eventuell gallring.

6.1.4.4 Projektgrupp För att genomföra ett fastställt konstprojekt ska kultur- och fastighetsförvaltningen ansvara för att en projektgrupp tillsätts. Projektgruppen bör ha teknisk kompetens, kunskap om berörda projekt, konstkompetens och kunskap om verksamheten eller eventuell tematik. Detta innebär att projektgruppen bör bestå av representanter från natur- och byggnadsförvaltningen, samhällsbyggnadsavdelningen på kommunstyrelsens förvaltning, kultur- och fritidsförvaltningen, representant från verksamheten (t.ex. skola) och/eller civilsamhället samt eventuellt Huddinge Samhällsfastigheter AB. Vid behov tas extern konstkonsult in (alternativt används intern kompetens) som då måste finansieras inom budgeten för det specifika konstprojektet. Utöver konstpolicy och riktlinje för konstnärlig gestaltning följer projektgruppens arbete den rådande processen för konstnärlig gestaltning.Det huvudsakliga ansvaret för regeln kommer ligga på kultur- och fritidsnämnden i nära samarbete med övriga berörda förvaltningar och Huddinge samhällsfastigheter AB. Utifrån Huddinges framtida befolkningsökning och den byggtakt det innebär kommer behovet av kompetens både vad gäller

17 (20)


beslutsprocessen och varje specifikt projekt behöva utökas i form av personella resurser på kultur- och fritidsförvaltningen. Uppskattningsvis kommer det sammantaget att röra sig om minst 1 årsarbetstid beroende på byggtakt. Vid behov tas som beskrivet ovan extern konstkonsult in som då finansieras av respektive konstprojekt.

18 (20)


Bilaga – utblick på ytterligare tre kommunerJärfällaEnprocentregeln infördes redan i mitten av 60-talet. Regeln är idag inskriven i kommunens översiktsplan och gäller främst skolor, förskolor, gruppboenden, äldreboenden, och i viss mån andra kommunala verksamheter.Regeln tillämpas enbart vid nybyggnation. Det förekommer dock att kommunen skjuter till medel vid ombyggnation och då finns ett maxtak på 100 tkr för inköp av konstverk. Det finns ingen pott utan konstnärlig gestaltning sker i varje enskilt projekt.Kulturförvaltningen har ett samarbetsavtal med bygg- och miljöförvaltning. Halvårsvis har kulturförvaltningen möten med fastighetschef och projektledare på bygg- och miljöförvaltningen. Utifrån en lista på byggobjekt fattar man sedan beslut om vilka insatser man ska göra. Processen, förvaltning och ägandeEn projektledare utses och presenterar tre konstnärer för en mindre arbetsgrupp. Vid en planerad utsmyckning på en skola så består gruppen exempelvis av projektledaren, rektor och specialintresserad (bildlärare). Vid större projekt anlitas konstkonsult. Representant från fastighetsavdelningen är enbart med som stöd för planeringen. Vald konstnär får betalt för skiss, och arvoderas under arbetets gång till slutbesiktning av konstverk är på plats.Efter färdigställandet av den konstnärliga gestaltningen äger och förvaltar respektive enhet/verksamhet skapelsen. Visdomsord och erfarenheterFramgångsfaktorerna i själva det praktiska arbetat är att ha små arbetsgrupper och med uttalat brukarfokus. Tänk långsiktigt och brett och var införstådd med eventuella tekniska problem. Betänk exempelvis att en konstnärlig gestaltning som en fontän inte bara är ett vackert uttrycksfullt konstverk, utan att den fordrar mycket anläggningsarbete, fungerar bara under en viss tid av året och kräver mycket underhåll.

Sundsvall Redan på 90-talet fastställde kommunen ett styrdokument där det slås fast att det vid all ny- och ombyggnation ska avsätta mellan en halv till en procent för konstnärlig gestaltning. Det är en förhandling vid varje tillfälle med fastighetsförvaltningen om storleken på procentsatsen för konsten. Bygger man exempelvis ett värmeverk i skogen så kanske inget avsätts, medan det kan bli en procent om det är något annat med en större kontaktyta mot befolkningen såsom en simhall eller en förskola. Systemet håller på att ses över till förmån för en fast årlig budget istället, vilken skulle baseras på en procentsats på ett genomsnitt av vad som ska byggas över tid.

19 (20)


Processen, förvaltning och ägandeDen ansvarige för regeln på kultur- och fritidsförvaltningen går igenom fastighetsförvaltningens objektlistor för att få en uppfattning om vad som är på gång. En första åtgärd är att bilda en referensgrupp. Om det exempelvis skulle röra en skola behövs då utöver den ansvarige på kultur- och fritidsförvaltningen någon som har tekniska kunskaper och arbetar med själva byggnationen, en lärare från skolan, en intendent från museet och en extern konstnärlig konsult. Det anses viktigt att en majoritet har konstnärlig kompetens. Gruppen träffas på/vid byggnationen och går igenom förutsättningarna. Vad går att göra tekniskt, var och vad är lämpligt att göra utifrån skolans erfarenheter av var elever vistas t.ex. Utifrån detta bestämmer man sedan plats. Förfrågningsunderlag görs sedan som en LOU-upphandling. Upphandlingen annonseras och sker i fler olika steg. Först krävs en intresseanmälan där man lämnar en konstnärlig beskrivning. Efter det gör referensgruppen det första urvalet utifrån en poängsättning/viktning individuellt som sammanställts av den ansvarige tjänstemannen och presenteras sedan för gruppen och diskuteras. Redan där brukar ett antal förslag utkristalliseras. I nästa steg har två förslag valts ut och blir arvoderade (30 tkr) för att göra en skiss eller modell av förslaget. I det skedet är det viktigt att försöka kvalitetssäkra kostnaderna för förslaget och om det är realistiskt att skapa det till offererad kostnad. Ett vinnande förslag koras och väldigt få, om inga, överklaganden brukar göras. På lång sikt måste all konstnärlig gestaltning underhållas och förvaltas. Däremot är det inte helt glasklart vem som ska göra detta. Ibland är det stadsbyggnadskontoret, ibland fastighetsförvaltningen, ibland museet. Kommunen själv anser att man är otydlig på denna punkt. Visdomsord och erfarenheterUtifrån de erfarenheter man har tror Sundsvall att det är bättre med en ”budgetpott” än att varje objekt ska generera ett visst belopp för konstnärlig gestaltning just där. Man bli helt enkelt friare att använda medlen och kan då göra det på de ställen som bäst behöver det. Vid upphandlingen måste man vara glasklar över vad som ska eller inte ska ingå. Fundamentet och vem som står för det brukar vara en stötesten för vissa konstverk.

GöteborgSyftet med enprocentregeln i Göteborg är att skapa ett stabilt och mer långsiktigt ekonomiskt utrymme för konsten i planeringen och byggandet av offentliga miljöer. Regeln är ett verktyg för hela staden som får byggsektorn och kultursektorn att mötas.I Göteborg drev kulturnämnden fram regeln och stadsledningskontoret arbetade fram ett tjänsteutlåtande, inte kulturförvaltningen. Processen tog två år innan regeln fastställdes. Kulturnämnden blev processägare och redovisar arbetet till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. ”Vi ser det inte som enbart en

20 (20)


kulturfråga, utan det är en ”hela-staden-fråga” och Göteborg konst arbetar tvärsektoriellt i alla projekt” säger en av de intervjuade.Varje konstprojekt är olikt det andra och metodutveckling sker hela tiden. Tumregeln är att 1 procent av den beslutade byggkostnaden avsätts. Regeln om 1 procent tillämpas inte på samtliga av kommunens ny- om- och tillbyggnationer av byggnader, lokaler och anläggningar utan sunt förnuft och relevans styr. Det bidrar i sin tur till att förtydliga och ge skäl till för varför konsten är viktig. Det är beställaren som ska motivera gestaltningen.Rutinbeskrivning är nu på gång angående investeringar. Varje nämnd äger sin egen budget, och samverkar kring beställningar. Konsten ska vara ett strategiskt viktigt verktyg att arbeta med. Beställaren har alltid sista ordet. Inte som med Stockholm konst, som hanterar budget och upphandlingsprocesser ”in house”.Göteborg tillämpar en lägsta kostnadsnivå på 300 tkr när regeln ska tillämpas. Det kan dock finnas behjärtansvärda fall, där budgeten är mindre. Det finns inget kostnadstak.Processen, förvaltning och ägandeAlla förvaltningar och byggande bolag som anlitas av kommunen är involverade i processen. Administrationen är uppdelad där Göteborg konst inom kulturförvaltningen processleder och hjälper i upphandling. Göteborg konst är en resurs för hela staden. Urvalsprocessen om den konstnärliga gestaltningen är viktig. Göteborg konst måste presentera en bra ”sakframställan” i varje enskilt fall. Detta möjliggörs med hjälp med konstkonsulter i bedömningsgrupper. Slutgiltigt beslut har beställaren. Om det är park och natur så är det den förvaltningen som beslutar i slutändan.Vem som äger och förvaltar den konstnärliga gestaltningen beror på vem som äger marken. Kommunen praktiserar ”delad vårdnad” om den offentliga konsten. Park och naturförvaltningen förvaltar om det rör kommunens investeringar. Om det är en privat aktör så ligger ansvaret hos dem.Visdomsord och erfarenheterDet är viktigt att poängtera att offentlig konstnärlig gestaltning är en hela staden fråga. Det är viktigt att få med sig fastighetskontoret och att de skriver in offentlig konst i markanvisningarna för då får man även med de privata aktörerna. Det är också betydelsefullt att projekten återrapporteras till politikerna en gång per år. Det är då man kan få med sig utvecklingspotentialen och att hålla regeln ständigt aktuell. En konstjurist är bra att ha, samt en konstenhet med sakkunskap.


1 (4)


HUDDINGE KOMMUN





Granskning av kommunens systematiska brandskyddsarbete inom särskilt boende

Förslag till beslutVård- och omsorgsnämnden godkänner förvaltningens synpunkter och överlämnar tjänsteutlåtandet, daterat den 26 april 2019, till kommunstyrelsen som sitt yttrande i ärendet.

SammanfattningDe förtroendevalda revisorerna i Huddinge kommun har givit KPMG AB i uppdrag att granska rutinerna kring kommunens systematiska brandskyddsarbete inom särskilt boende. Uppdraget ingår i revisionsplanen för 2018. Det övergripande syftet med granskningen var att bedöma huruvida socialnämnden och äldreomsorgsnämnden (nu vård- och omsorgsnämnden) genom styrning, uppföljning och intern kontroll säkerställt ett skäligt brandskydd vid särskilda boenden enligt de krav som ställs i lagstiftning och förordning. Granskningen resulterade i följande rekommendationer: 1) Följa upp att brandskyddskontrollerna genomförs och att brandskyddspolicyns riktlinjer efterlevs på enhetsnivå. 2) Säkerställa att nämndernas verksamheter har enhetliga rutiner i syfte att säkerställa ett enhetligt brandskyddsarbete. 3) Utarbeta en förvaltningsspecifik utbildnings- och övningsplan för att säkerställa att personal vid verksamheterna deltar regelbundet i brandskyddsutbildning.Förvaltningen anser att det behöver göras en grundläggande genomgång av det systematiska brandskyddsarbetet på samtliga boenden/verksamheter inom förvaltningens ansvarsområde. Förvaltningen kommer därav, tillsammans med säkerhetsavdelningen på kommunstyrelsens förvaltning, ta fram en plan för hur rekommendationerna i rapporten från KPMG AB ska genomföras.


UppdragKommunen driver flera särskilda boenden där kommunen genom direkt ägande eller nyttjanderätt har ansvar för brandskyddet. Detta är verksamheter där konsekvenserna av en brand kan bli särskilt stora. De förtroendevalda revisorerna


2 (4)


i Huddinge kommun har därav givit KPMG AB1 i uppdrag att genomföra en granskning av det systematiska brandskyddsarbetet som utförs vid kommunens boenden (bilaga 1). Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2018.

Övergripande syfte och tillvägagångsättGranskningens övergripande syfte har varit att bedöma huruvida socialnämnden och dåvarande äldreomsorgsnämnden (nu vård- och omsorgsnämnden) genom styrning, uppföljning och intern kontroll säkerställt ett skäligt brandskydd vid särskilda boenden enligt de krav som ställs i lagstiftning och förordning. För att svara på det övergripande syftet kommer följande sju revisionsfrågor att besvaras:- Är lag om skydd mot olyckor inarbetad i ansvariga nämnders säkerhets – och

arbetsmiljöarbete? - Är roll - och ansvarsfördelningen mellan fastighetsägare och hyresgäst

tydliggjord avseende det förebyggande arbetet med brandsäkerhet?- Finns dokumenterade rutiner för inventering och kontroll av brandskyddet,

efterlevs dessa och åtgärdas de brister som framkommer?- Är brandskyddsarbetet ändamålsenligt dokumenterat vid de boenden som

omfattas av granskningen?- Finns uppdaterade skriftliga redogörelser avseende brandskyddet?- Tillhandahålls utbildning för enhetschefer och personal avseende brandskydd

och systematiskt brandskyddsarbete? - Sker en tillräcklig återrapportering till ansvariga nämnder? Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer/avstämningar med berörda tjänstemän och politiker samt träffar med sex kommunala boenden.

ResultatDet finns tydliga gränsdragningar avseende ansvarsfördelningen mellan fastighetsägare och hyresgäster. På enhetsnivå finns det dokumenterade roll- och ansvarsbeskrivningar. De som har ansvar för att kontrollera brandskyddet använder sig av checklistor i vilka resultatet av kontrollerna dokumenteras. Vid kontrollerna beskrivs även de åtgärder som eventuellt krävs för att undanröja brister i brandskyddet. Granskningen visar att fyra av sex boenden har dokumenterat sina brandskyddskontroller ändamålsenligt. Således har två boenden inte uppvisat en tillräcklig dokumentation över brandskyddskontrollerna. Vid dessa boenden har dock enhetschefen framhållit att kontrollerna genomförts.

1 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity.


3 (4)


Personal på de granskade boendena har genomgått brandförsvarsförbundets utbildning och detta har dokumenterats på boendena. Det finns en kommunövergripande utbildningsplan för hur ofta personal ska delta i brandskyddsutbildning, dock saknar förvaltningen en utbildnings- och övningsplan. Det är ett krav att varje förvaltning har en sådan plan enligt brandskyddspolicyn. Återrapportering av brandskyddstillbud sker i den årliga arbetsmiljörapporten för respektive nämnd. Denna återrapportering skiljer sig dock åt mellan respektive nämnd. I brandskyddspolicyn står det att kommunens centrala säkerhetsfunktion ska, som ett led i kvalitetsarbetet, regelbundet följa upp hur ovanstående riktlinjer fungerar i praktiken. Det har i granskningen dock framkommit att säkerhetsfunktionen inte följer upp hur riktlinjerna fungerar i praktiken. Den sammanfattande bedömning utifrån granskningens syfte är att socialnämnden och äldreomsorgsnämnden delvis säkerställt att brandskyddsarbetet utförs enligt de krav och riktlinjer som återfinns i lagar och föreskrifter. Systematiken i brandskyddsarbetet har dock inte säkerställts. Exempelvis har kommunen under 2017 och 2018 inte haft en tillräcklig uppföljning av brandskyddsarbetet för att kunna avgöra om brandskyddsarbete faktiskt genomförts ute på enheterna. Den centrala säkerhetsfunktionen har inte efterlevt riktlinjerna avseende uppföljning av efterlevnad av brandskyddspolicyn.

RekommendationerMed anledning av genomförd granskning rekommenderas socialnämnden och vård- och omsorgsnämnden att:- Följa upp att brandskyddskontrollerna genomförs och att brandskyddspolicyns

riktlinjer efterlevs på enhetsnivå. - Säkerställa att nämndernas verksamheter har enhetliga rutiner i syfte att

säkerställa ett enhetligt brandskyddsarbete (ex. checklista).- Utarbeta en förvaltningsspecifik utbildnings- och övningsplan för att

säkerställa att personal vid verksamheterna deltar regelbundet i brandskyddsutbildning.

Förvaltningens synpunkterFörvaltningen anser att det behöver göras en grundläggande genomgång av det systematiska brandskyddsarbetet på samtliga boenden/verksamheter inom förvaltningens ansvarsområde. Ett välfungerande brandskyddsarbete har stor betydelse för säkerheten och tryggheten för boende såväl personal. Rapporten från KPMG AB visar att ett urval av sex särskilda boende inom socialförvaltningens totalt 42 särskilda boenden har granskats. Urvalet av boenden som granskats kommer från äldreomsorgen, funktionshinderområdet och socialpsykiatrin. Resultatet från KPMG AB:s rapport stämmer väl överens med förvaltningens egen stickprovsundersökning på 10 slumpmässigt utvalda verksamheter inom socialförvaltningen.


4 (4)


Syftet med förvaltningens egen granskning var att kontrollera hur det systematiska brandskyddsarbetet fungerar ute i verksamheterna. Förvaltningens kontroller utfördes hösten 2018 på uppdrag av nämnden (dåvarande socialnämnden och äldreomsorgsnämnden) som en del av det systematiska kvalitetsarbetet. Resultatet av förvaltningens kontroller (bilaga 2) överensstämmer med resultatet från granskningen av KPMG AB. Efter resultatet från dessa två rapporter kommer förvaltningen att, i samarbete med säkerhetsavdelningen på kommunstyrelsens förvaltning, ta fram en planering för hur rekommendationerna i rapporten från KPMG AB ska genomföras och hur det systematiska brandskyddsarbetet med regelbundenhet bör följas upp.

Ekonomiska och juridiska konsekvenserDet systematiska brandskyddsarbetet ingår i förvaltningens ordinarie uppdrag och rekommendationerna från KPMG medför inte några ytterligare ekonomiska eller juridiska konsekvenser för förvaltningen.



Bilagor1. Granskning av systematiskt brandskyddsarbete på kommunens boenden.

Rapport KPMG AB, Huddinge kommun 2019-03-182. Systematiska kontroller brandskydd - En redovisning från 10 verksamheter

inom socialförvaltningen. Kvalitetsenheten 2019-05-02

Beslutet delgesKommunstyrelsenKommunstyrelsens förvaltning, Peka Pöljö

Bilaga: Revisionsrapport: Granskning av systematiskt brandskyddsarbete på kommunens boenden

Huddinge kommun Till:Revisorerna Socialnämnden


För kännedom:Kommunfullmäktige

2019-03-25

Revisionsrapport: Granskning av systematiskt brandskyddsarbete på kommunens boenden

De förtroendevalda revisorerna i Huddinge kommun har uppdragit till KPMG AB att genomföra en granskning av det systematiska brandskyddsarbetet som utförs vid kommunens boenden. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2018. Granskningens övergripande syfte har varit att bedöma huruvida socialnämnden och dåvarande äldreomsorgsförvaltningen (nu vård- och omsorgsnämnden) genom styrning, uppföljning och intern kontroll säkerställt ett skäligt brandskydd vid särskilda boenden enligt de krav som ställs i lagstiftning och förordning.

Med anledning av genomförd granskning rekommenderar vi socialnämnden och vård- och omsorgsnämnden att:— Följa upp att brandskyddskontrollerna genomförs och att brandskyddspolicyns riktlinjer efterlevs

på enhetsnivå. — Säkerställa att nämndernas verksamheter har enhetliga rutiner i syfte att säkerställa ett enhetligt

brandskyddsarbete (ex. checklista).— Utarbeta en förvaltningsspecifik utbildnings- och övningsplan för att säkerställa att personal vid

verksamheterna deltar regelbundet i brandskyddsutbildning.

Revisionen beslutar att överlämna rapporten till nämnderna för yttrande senast i juni 2019 och för kännedom till kommunfullmäktige.

För Huddinge kommuns förtroendevalda revisorer

Svante Axelsson Ulrika WennbergOrdförande Vice ordförande

© 2019 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Document classification: KPMG Confidential

Granskning av systematiskt brandskyddsarbete på kommunens boendenRapportHuddinge kommun

KPMG AB

2019-03-18

Antal sidor 17

1© 2019 KPMG AB. All rights reserved.

Document classification KPMG Confidential

Huddinge kommunGranskning av systematiskt brandskyddsarbete på kommunens boendenRapport2019-03-18

Innehållsförteckning

1 Sammanfattning och rekommendationer 21.1 Rekommendationer 3

2 Inledning 42.1 Syfte, revisionsfråga och avgränsning 42.2 Avgränsning och ansvariga nämnder 52.3 Revisionskriterier 52.4 Metod 5

3 Resultat av granskningen 63.1 Styrdokument 63.2 Brandskyddsarbete på boendena 93.3 Tillsyn 14

4 Slutsats och rekommendationer 154.1 Rekommendationer 17




1 Sammanfattning och rekommendationerKPMG har av Huddinge kommuns revisorer fått i uppdrag att granska rutinerna kring kommunens systematiska brandskyddsarbete inom särskilt boende. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2018.Det övergripande syftet med granskningen har varit att bedöma huruvida socialnämnden och äldreomsorgsnämnden genom styrning, uppföljning och intern kontroll säkerställt ett skäligt brandskydd vid särskilda boenden enligt de krav som ställs i lagstiftning och förordning. Enligt lagen (2003:778) om skydd mot olyckor har den som äger en byggnad och den som bedriver verksamhet där, det yttersta ansvaret för brandskydd. Det innebär en skyldighet att i skälig omfattning hålla utrustning för livräddning vid brand och att i övrigt vidta de åtgärder som behövs för att förebygga brand och för att hindra eller begränsa skador till följd av brand. Systematiskt brandskyddsarbete syftar i första hand till att förebygga uppkomst av bränder och i andra hand till att minska konsekvenserna om brand ändå uppstår. Det är viktigt att det förebyggande arbetet är strukturerat och inte personberoende.Lagen om skydd mot olyckor finns inarbetad i nämndernas riktlinjer avseende arbetsmiljöarbete. I beskrivningen av arbetsmiljöuppgifter står det att ansvariga för arbetsmiljön även ska bedriva systematiskt brandskyddsarbete i enlighet med Statens räddningsverks allmänna råd (SRVFS 2004:3). Kommunen har även en brandskyddspolicy från 2002 med riktlinjer för brandskyddsarbetet. Med anledning av detta bör kommunen arbeta för att göra riktlinjerna i brandskyddspolicyn kända bland verksamheterna.Det finns tydliga gränsdragningar avseende ansvarsfördelningen mellan fastighetsägare och hyresgäster. På enhetsnivå finns det dokumenterade roll- och ansvarsbeskrivningar. De som har ansvar för att kontrollera brandskyddet använder sig av checklistor i vilka resultatet av kontrollerna dokumenteras. Vid kontrollerna beskrivs även de åtgärder som eventuellt krävs för att undanröja brister i brandskyddet. Vår granskning visar att fyra av sex boenden har dokumenterat sina brandskyddskontroller ändamålsenligt. Således har två boenden inte uppvisat en tillräcklig dokumentation över brandskyddskontrollerna. Vid dessa boenden har dock enhetschefen framhållit att kontrollerna genomförts. Personal på de granskade boendena har genomgått brandförsvarsförbundets utbildning och detta har dokumenterats på boendena. Det finns en kommunövergripande utbildningsplan för hur ofta personal ska delta i brandskyddsutbildning, dock saknar social- och äldreomsorgsförvaltningen en utbildnings- och övningsplan. Det är ett krav att varje förvaltning har en sådan plan enligt brandskyddspolicyn. Återrapportering av brandskyddstillbud sker i den årliga arbetsmiljörapporten för respektive nämnd. Denna återrapportering skiljer sig dock åt mellan respektive nämnd. I brandskyddspolicyn står det att kommunens centrala säkerhetsfunktion ska, som ett led i kvalitetsarbetet, regelbundet följa upp hur ovanstående riktlinjer fungerar i




praktiken. Det har i granskningen dock framkommit att säkerhetsfunktionen inte följer upp hur riktlinjerna fungerar i praktiken. Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningens syfte är att socialnämnden och äldreomsorgsnämnden delvis säkerställt att brandskyddsarbetet utförs enligt de krav och riktlinjer som återfinns i lagar och föreskrifter. Systematiken i brandskyddsarbetet har dock inte säkerställts. Exempelvis har kommunen under 2017 och 2018 inte haft en tillräcklig uppföljning av brandskyddsarbetet för att kunna avgöra om brandskyddsarbete faktiskt genomförts ute på enheterna. Den centrala säkerhetsfunktionen har inte efterlevt riktlinjerna avseende uppföljning av efterlevnad av brandskyddspolicyn.

1.1 RekommendationerUtifrån genomförd granskning rekommenderar vi socialnämnden och äldreomsorgsnämnden att:

— Följa upp att brandskyddskontrollerna genomförs och att brandskyddspolicyns riktlinjer efterlevs på enhetsnivå.

— Säkerställa att nämndernas verksamheter har enhetliga rutiner i syfte att säkerställa ett enhetligt brandskyddsarbete (ex. checklista).

— Utarbeta en förvaltningsspecifik utbildnings- och övningsplan för att säkerställa att personal vid verksamheterna deltar regelbundet i brandskyddsutbildning.




2 InledningVi har av Huddinge kommuns revisorer fått i uppdrag att granska det systematiska brandskyddsarbete som utförs vid kommunens boenden. Uppdraget ingår i revisionen för år 2018.Enligt lagen (2003:778) om skydd mot olyckor har den som äger en byggnad och den som bedriver verksamhet där, det yttersta ansvaret för brandskydd. Det innebär en skyldighet att i skälig omfattning hålla utrustning för livräddning vid brand och att i övrigt vidta de åtgärder som behövs för att förebygga brand och för att hindra eller begränsa skador till följd av brand.I statens räddningsverks allmänna råd och kommentarer om systematiskt brandskyddsarbete (SRVFS 2004:3), står att ett skäligt brandskydd innebär att det även bör bedrivas ett systematiskt brandskyddsarbete. Systematiskt brandskyddsarbete syftar i första hand till att förebygga uppkomst av bränder och i andra hand till att minska konsekvenserna om brand ändå uppstår. Det är viktigt att det förebyggande arbetet är strukturerat och inte personberoende. Detta gäller både det förebyggande arbetet samt de delar som måste fungera när en eventuell brand uppstår. I arbetet ingår att både arbeta med byggnadstekniska och organisatoriska bitar. För vissa byggnader eller anläggningar där konsekvenserna av en brand kan bli särskilt stora ska en så kallad skriftlig redogörelse för brandskyddet upprättas. Kommunen driver flera särskilda boenden där kommunen genom direkt ägande eller nyttjanderätt har ansvar för brandskyddet. Detta är verksamheter där konsekvenserna av en brand kan bli särskilt stora. Som en del i sitt granskningsuppdrag ser revisorerna anledning att granska det systematiska brandskyddsarbetet vid särskilda boenden.

2.1 Syfte, revisionsfråga och avgränsningDet övergripande syftet med granskningen har varit att bedöma huruvida socialnämnden och äldreomsorgsnämnden genom styrning, uppföljning och intern kontroll säkerställt ett skäligt brandskydd vid särskilda boenden enligt de krav som ställs i lagstiftning och förordning. För att svara på det övergripande syftet kommer följande sju revisionsfrågor att besvaras:

- Är lag om skydd mot olyckor inarbetad i ansvariga nämnders säkerhets – och arbetsmiljöarbete?

- Är roll - och ansvarsfördelningen mellan fastighetsägare och hyresgäst tydliggjord avseende det förebyggande arbetet med brandsäkerhet?

- Finns dokumenterade rutiner för inventering och kontroll av brandskyddet, efterlevs dessa och åtgärdas de brister som framkommer?

- Är brandskyddsarbetet ändamålsenligt dokumenterat vid de boenden som omfattas av granskningen?

- Finns uppdaterade skriftliga redogörelser avseende brandskyddet? - Tillhandahålls utbildning för enhetschefer och personal avseende brandskydd

och systematiskt brandskyddsarbete?




- Sker en tillräcklig återrapportering till ansvariga nämnder?

2.2 Avgränsning och ansvariga nämnderGranskningen omfattar socialnämnden och äldreomsorgsnämndens brandskyddsarbete under 2017 och 2018.

2.3 RevisionskriterierVi kommer att bedöma om kommunens brandskyddsarbete uppfyller:

— Kommunallagen 6 kap. 6 §— Lagen om skydd mot olyckor (2003:778) 3 kap.— Förordning (2003:789) om skydd mot olyckor— Statens räddningsverks allmänna råd och kommentarer om systematiskt

brandskyddsarbete, SRVFS 2004:3— Statens räddningsverksföreskrifter om skriftlig redogörelse för brandskyddet,

SRVFS 2003:10— Kommunens säkerhetspolicy

2.4 MetodGranskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer/avstämningar med berörda tjänstemän och politiker samt träffar med sex kommunala boenden.




3 Resultat av granskningen3.1 Styrdokument

3.1.1 Bakgrund Grunden för systematiskt brandskyddsarbete är vad som brukar benämnas som brandskyddspolicy. I den ska kommunen ange vad verksamheten och de ansvariga cheferna beslutar kring brandskyddet. Policyn ska gälla inom hela verksamheten och det är viktigt att den är väl förankrad i ledningen och känd i hela organisationen. Brandskyddspolicyn kan även vara integrerad som en del av verksamhetens säkerhetspolicy.Innehållet i en brandskyddspolicy bör beskriva målsättning för brandskyddsarbetet, hur brandskyddsarbetet ska bedrivas samt organisation och ansvarsfördelning. Det är således av vikt för kommunstyrelsen att i brandskyddspolicyn övergripande redogöra för den viljeriktning som kommunen har avseende brandskydd. Vidare bör organisation och ansvarsfördelning beskrivas så att det tydligt framgår vilka som har ansvar för de olika delarna av brandskyddsarbetet. Det bör även finnas en utbildningsplan som klargör vilken personal som ska genomgå olika brandskyddsutbildningar och övningar samt hur ofta det ska ske.Ansvar för brandskydd regleras av Lagen om skydd mot olyckor, LSO 2003:778. I lagen anges Sveriges kommuners ansvar kopplat till brandskydd. Enligt lagen är den som äger och bedriver verksamhet i en byggnad eller anläggning ansvarig för brandskyddet. Det innebär att den har skyldighet att i skälig omfattning ha utrustning för livräddning vid en eventuell brand; skyldighet att vidta åtgärder för att förebygga brand samt hindra eller begränsa skador vid en eventuell brand. Enligt Statens räddningsverks (numera MSB) författningssamling 2004:3 krävs en helhetssyn avseende brandskyddsarbetet. Således är det av stor vikt att ägare och nyttjare av byggnader har kunskaper om sitt ansvar avseende brandskydd, hur brandskyddsåtgärder samverkar och hur de bidrar till att minska riskerna. Ett ändamålsenligt brandskyddsarbete behöver därför bedrivas systematiskt och kontinuerligt och utgå från de brandrisker som finns.

3.1.2 IakttagelserBrandskyddspolicy7 maj 2001 antog kommunfullmäktige en säkerhetspolicy som ligger till grund för Huddinge kommuns övergripande riktlinjer för brandskydd. Kommunstyrelsen beslutade sedan om Övergripande riktlinjer för brandskydd avseende Huddinge kommuns verksamheter (brandskyddspolicy) i december 2002 och reviderade policyn i maj 2005. Syftet med de övergripande riktlinjerna uppges vara att dessa ska ligga till grund för kommunens arbete med att uppfylla skyldigheterna enligt Lagen (2003:778) om skydd mot olyckor 2 kap 2 §. Policyn beskriver att ansvaret för brandskyddsarbetet delas mellan fastighetsägaren och den verksamhet som bedrivs i fastigheten. Enligt policyn ska således fördelningen




av ansvaret tydligt regleras i avtal mellan verksamheten och fastighetsägaren. Den som bedriver verksamhet har ansvar för att se till att den bedrivs på ett säkert sätt och har även skyldighet att kontrollera delar av brandskyddet samt att påtala risker så att dessa undanröjs alternativt undanröja riskerna på egen hand. Till stöd för egenkontrollerna ska det finnas checklistor med anvisningar och råd om viktiga kontrollpunkter. Enligt policyn ska egenkontrollerna bedrivas inom samtliga verksamheter och resurser ska avsättas så att en effektiv och regelbunden kontrollverksamhet kan bedrivas i syfte att uppnå ett systematiskt brandskyddsarbete. Enligt brandskyddspolicyn ska varje verksamhet och dess fastighet ha en brandskyddsbeskrivning, det vill säga driftsinstruktioner av tekniska anordningar. Beskrivningen ska innehålla lokalens användningsområde, brandtekniska installationer, brandcellsindelning, utrymningsvägar samt släckutrustning. Samtliga verksamheter ska ha en brandskyddsansvarig, dessa är vanligtvis enhetschefer eller motsvarande. Brandskyddsansvarig har bland annat i uppgift att representera verksamheterna vid tillsyn från Södertörns brandförsvarsförbund. Enligt de verksamheter som vi träffat eftersträvas följsamhet till policyn. Dock anser varken kommunens Säkerhetschef eller de verksamheter som vi träffat att policyn är tillräckligt känd bland verksamheterna och att det således inte är ett dokument som styr verksamheternas brandskyddsarbete. Säkerhetschefen lyfte fram kommunens program för trygghet och säkerhet som ett övergripande dokument som syftar till att vägleda verksamheternas säkerhetsarbete. Programmet för trygghet och säkerhet antogs av Huddinge kommunfullmäktige 18 juni 2018 och i dokument beskrivs att det är tänkt att ta ett samlat grepp om arbetet med trygghet och säkerhet i hela kommunen. I programmet förklaras att innehållet riktar sig till alla kommunens nämnder, förvaltningar och anställda samtidigt som det utgör en plattform och utgångspunkt för övriga kommungemensamma riktlinjer och andra styrdokument. Syftet med programmet är att definiera ansvarsområden för Huddinge kommuns arbete med trygghet och säkerhet samt fastställa övergripande mål för verksamheten i fem ansvarsområden. I programmet beskrivs brandskyddsarbetet övergripande och till stor del på samma sätt som i brandskyddspolicyn. Brandskyddsarbetet är dock mer utförligt beskrivet i brandskyddspolicyn jämfört med i Programmet för trygghet och säkerhet. Till sist står det i brandskyddspolicyn att kommunens centrala säkerhetsfunktion ska, som ett led i kvalitetsarbetet, regelbundet följa upp hur ovanstående riktlinjer fungerar i praktiken. Detta i syfte att säkerställa att brandskyddsarbetet fungerar och att riktlinjerna i policyn är realistiska. Det har i granskningen dock framkommit att säkerhetsfunktionen inte följer upp hur riktlinjerna fungerar i praktiken. Utbildnings- och övningsplanKommunen har en centralt framtagen övergripande utbildningsplan som bland annat avser utbildningar i brandskyddsarbete. Enligt den övergripande utbildningsplanen ska kommunens medarbetare genomgå Södertörns brandförsvarsförbunds brandskyddsutbildning vart fjärde år. Enligt Huddinge kommuns brandskyddspolicy ska samtliga förvaltningar även upprätta en utbildningsplan avseende systematiskt brandskyddsarbete. Social- och äldreomsorgsförvaltningen har inte en aktuell plan för utbildning avseende systematiskt brandskyddsarbete.




Organisation och ansvarsfördelningAnsvaret för det systematiska brandskyddsarbetet framgår i kommunens brandskyddspolicy där det övergripande ansvaret åligger förvaltningschefen. Enligt socialnämndens och äldreomsorgsnämndens respektive beslut avseende ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter framgår det att förvaltningsdirektören vidarefördelar arbetsmiljöuppgifter inom nämndernas verksamheter. I bilagan till beslutet beskrivs vad som innefattas av arbetsmiljöuppgifter. Där framgår att en del av arbetsmiljöuppgifterna innebär att bedriva systematiskt brandskyddsarbete i enlighet med Statens räddningsverks allmänna råd (SRVFS 2004:3). Kommunen har tillsammans med Huge Fastigheter utarbetat en brandskyddsklausul som beskriver den generella ansvarsfördelningen mellan hyresvärdar och hyresgäster. Klausulen upprättades innan Huddinge Samhällsfastigheter bildades, men används även vid de hyresobjekt där de är hyresvärdar. Klausulen beskriver ansvar för utbildning, dokumentation, utrymningsplanering, släckutrustning och brandlarm/ brandvarnare. För dessa områden beskrivs vem av hyresvärden och hyresgästen som ansvarar för periodisk kontroll, åtgärder av brister, bekostnad av åtgärd samt huruvida det ska göras en årlig inspektion av området.

3.1.3 KommentarerHuddinge kommuns övergripande riktlinjer för brandskydd/säkerhetspolicy har ett relevant och ändamålsenligt innehåll. Dokumentet reviderades senast 2005 och samtliga som vi talat med har berättat att brandskyddspolicyn inte upplevs vara tillräckligt känd bland verksamheterna. Således finns det en risk att verksamheterna inte efterlever brandskyddspolicyn i sitt brandskyddsarbete. Med anledning av detta bör kommunen arbeta för att göra riktlinjerna i brandskyddspolicyn kända bland verksamheterna. Det program för trygghet och säkerhet som vi tagit del av bör inte ses som en uppdaterad version av kommunens brandskyddspolicy då endast delar av brandskyddspolicyns innehåll finns med i programmet. Ansvarsfördelningen för det systematiska brandskyddsarbetet beskrivs tydligt i brandskyddspolicyn. Även ansvarsfördelningen mellan de granskade verksamheterna och fastighetsägare är tydlig och dokumenterad i gränsdragningslistor. Vi bedömer att det finns en risk att systematiken i brandskyddsarbetet blir lidande av att det inte genomförs regelbundna uppföljningar av hur verksamheterna efterlever riktlinjerna i brandskyddspolicyn. Avsaknad av en central uppföljning och styrning kan leda till att verksamheterna inte arbetar enhetligt med brandskyddsarbetet. Därmed bör den centrala säkerhetsfunktionen, som ett led i kvalitetsarbetet avseende brandskydd, följa upp verksamheternas efterlevnad av brandskyddspolicyns riktlinjer. Granskningen visar att Huddinge kommun erbjuder alla anställda vid boendena möjlighet att delta i de utbildningar som ska göras var fjärde år genom Södertörns brandförsvarsförbund. Social- och äldreomsorgsförvaltningen saknar dock en egenutbildnings- och övningsplan för verksamheterna. Enligt brandskyddspolicyn ska varje förvaltning utarbeta en sådan plan. Genom utbildning och övning av verksamhetens medarbetare ökar deras möjlighet att hantera brandskyddsarbete.




Därmed bör social- och äldreomsorgsförvaltningen utarbeta en utbildnings- och övningsplan.

3.2 Brandskyddsarbete på boendena

3.2.1 BakgrundSkador till följd av bränder blir ofta kostsamma och skapar stora besvär för de boenden som drabbas. Bostäder och arbetsplatser kan bli obrukbara på grund av att återställningsarbetena ofta är komplicerade. Verksamheter blir i sådana fall tvungna att flytta till provisoriska lokaler.Det yttersta ansvaret för brandskyddet ligger hos den som är ansvarig för den totala verksamheten, det vill säga förvaltningschef eller motsvarande. Till sin hjälp kan förvaltningschefen utse en brandskyddsansvarig som kan skapa en särskild brandskyddsorganisation/grupp med uppgift att planera, utföra och följa upp brandskyddsarbetet. Uppgiften kan således delegeras, men inte ansvaret. Utöver detta bör det finnas en brandskyddskontrollant på varje enhet som genomför kontroller med hjälp av en checklista. Brandskyddsansvarig kan även inneha rollen som brandskyddskontrollant. Brandskyddskontrollanten ska ansvara för att kontrollerna genomförs regelbundet och att eventuella fel rapporteras. I de fall flera ägare eller nyttjare verkar inom en byggnad bör en dokumentation upprättas för varje enskild verksamhet och i sådana fall bör en sammanställning finnas över de sammantagna riskerna och det övergripande brandskyddet. Det räcker dock inte med att upprätta dokument för att bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete. Det måste även omsättas i praktiken. Statens räddningsverks allmänna råd (2004:3) gör också gällande att dokumentationen bör upprättas/sammanställas av personer inom den egna verksamheten som är väl förtrogna med den verksamhet som bedrivs.

3.2.2 IakttagelserBoendena De boenden som granskats är sex till antalet. Fyra av dessa är så kallade särskilt boende. Ett av de granskade boendena har elva platser som samtliga är till för personer med demenssjukdom. Ett annat boende är till för äldre och har 68 platser uppdelat på två enheter. Ytterligare två av de granskade boendena är särskilda boenden med en gemensam enhetschef. Boendena består av åtta lägenheter och en gemensam lokal respektive nio lägenheter och en gemensam lokal. De två sista boendena är så kallade stödboenden med en gemensam enhetschef. Ett stödboende är en placeringsform inom socialtjänsten där barn och unga i åldern 16-20 år kan tas emot i ett eget boende med individanpassat stöd. Stödboendet innebär ett mer självständigt boende än HVB. Organisation och ansvarsfördelningTre av de sex boendena har Huddinge Samhällsfastigheter (HusF) som hyresvärd och ytterligare två har Huge Bostäder som hyresvärd. Samtliga dessa boenden upplever att dialogen med hyresvärdarna fungerar väl och att de får efterfrågad hjälp vad gäller




brandskyddsarbetet. De tre boendena som numera har HusF som hyresvärd hade tidigare Huge Bostäder som hyresvärd. Dessa tre boenden har särskilt framhållit att samarbetet med hyresvärden har stärkts sedan bytet. Ett av boendena har en privat hyresvärd. Även dialogen mellan den privata hyresvärden och boendet uppges fungera väl. Enhetscheferna erhåller från hyresvärdarna, vanligtvis Huge och HusF, de ritningar och underlag som behövs för att säkerställa att utrymningsvägarna är fria från hinder. Det är fastighetsvärdens uppgift att hjälpa till att uppdatera ritningar och underlag.På samtliga boendena är det enhetscheferna som har det övergripande ansvaret för arbetsmiljön och därmed brandskyddsarbetet. Vid varje boende har enhetschefen delegerat brandskyddskontroller och utbildning av nyanställda eller brukare till så kallade brandskyddsansvariga/brandskyddsombud. Det är dock enhetschefernas ansvar att säkerställa att kontrollerna genomförs. Brandskyddsombuden har i uppgift att regelbundet kontrollera utifrån en checklista. Vidare har brandskyddsombuden i uppgift att informera nyanställda och i vissa fall nyinflyttade brukare om dokumentation och riktlinjer rörande brandskyddsarbetet. Till exempel har vissa boenden en brandskyddspärm och samtliga boenden har en utrymningsplan. I de fall då en fysisk brandskyddspärm inte finns på boendet, hittar personalen dokumentationen på kommunens intranät. Genomgången av dokumentationen har beskrivits som ett led i att säkerställa att kunskapsnivån är tillräckligt hög bland samtliga anställda. Brandskyddsombuden får en särskild utbildning av brandförsvarsförbundet som beskrivs utförligare nedan. Vid ett av de granskade boendena utser personalen en person inför varje arbetspass som har det övergripande ansvaret för en eventuell utrymning under just det arbetspasset. En sådan diskussion har förts på ytterligare ett boende. Där har personalen gemensamt kommit överens om att man inte ska arbeta på det sättet. Detta då personal kan vara upptagna med exempelvis ett omvårdnadsmoment och således inte ha möjlighet att omgående sätta igång samt leda utrymningsarbetet. Det nuvarande arbetssättet skapar en bättre flexibilitet och bättre förutsättning att inleda utrymningen omgående, menar enhetschefen. BrandskyddskontrollerPå samtliga sex boenden har enhetscheferna framfört att brandskyddskontroller genomförs. Vid kontrollerna ska brandskyddskontrollanten gå igenom följande saker:

Brandfatlig-, explosiv vara- Verksamhetsanknuten (tillstånd, föreståndare, förvaring, skyltar)

Utrymningsplanering- Utrymningsplan samt ev. uppdatering av planen- Utrymningsväg (fri framkomlighet)

Brandcellsgränser- Branddörr, glas och vägg- Dörrhållarmagneter, freeswings-dörrstängare- Automatiska dörrstängare




Dörr i utrymningsväg – funktion och beslagning- Lås- och nödutrymningsbeslag- Väsentlig funktion (dörrlås i utrymningsväg)- Dörrfunktion (öppna/stäng)

Utrymningsskyltar, nödbelysning- Genomlysta utrymningsskyltar (elansluten)- Efterlysande utrymningsskyltar

Släckutrustning- Handbrandsläckare inkl. skyltning

Släcksystem- Släcksystem i datarum- Släcksystem i spisfläkt- Portabelt sprinklersystem

Brandlarm och brandvarnare- Batteridrivna brandvarnare (där krav finns)

Övrigt- Brandfiltar- Första hjälpen-utrustning- Placering av sopkärl, papperskorgar och containers utomhus

Fyra boenden har redovisat dokumentation över genomförda kontroller av brandskyddet hos verksamheterna. Kontrollerna har dokumenterats i checklistor. De fyra checklistor som redovisats för oss visar att dessa skiljer sig åt. Vid ett intervjutillfälle med en tjänsteman framgick det att verksamheterna kan få hjälp från den centrala säkerhetsfunktionen för att utveckla en checklista. Ett par enhetschefer har berättat att de fått deras checklista från brandförsvarsförbundet. Resterande enhetschefer har antingen på egen hand letat rätt på en checklista eller så vet de inte var deras checklista kommer från. Det finns en centralt framtagen checklista i Huddinge kommun. Säkerhetschefen har dock framhållit att checklistan inte är användarvänlig och att utformningen av den därför ska ses över under 2019. Brandskyddskontrollerna genomförs med varierad regelbundenhet på boendena. De två boendena som inte dokumenterat sina kontroller har kontrollerat brandskyddet en gång per kvartal. Två av boendena har genomfört kontrollerna varannan månad och de resterande två har kontrollerat brandskyddet varje månad. På de boenden som inte dokumenterat sina kontroller har det vid ett par tillfällen upptäckts att någon brukare har plockat ned sitt brandlarm. Det inträffar även att brukarna inte släpper in kontrollanten i lägenheten vid kontrollerna. Utbildning och övningSödertörns brandförsvarsförbund arrangerar brandskyddsutbildningar för kommunens personal. Dels en grundläggande utbildning och dels en mer utförlig och avancerad utbildning. Enligt riktlinjerna i den övergripande utbildningsplanen ska all personal som arbetar vid social- och äldreförvaltningens boenden genomgå den grundläggande brandskyddsutbildningen vid nyanställning. Därefter ska personalen genomgå




utbildningen minst en gång vart fjärde år. Under utbildningen tränas personalen i bland annat utrymning och brandlarmens funktioner. Granskningen visar att de olika boendena anmäler sin personal till brandskyddsutbildningen olika ofta. Personal på några av de granskade verksamheterna har genomfört utbildningen oftare än var fjärde år. All personal på boendena, förutom tre, har utbildats i systematiskt brandskydd de senaste fyra åren. Kommunen har även en webutbildning rörande brandskydd. Vid träffarna med enhetscheferna på boendena har det framkommit att webutbildningen används i varierande grad. Vid några boenden har den beskrivits som obligatorisk och att all personal genomfört utbildningen varje år de senaste åren. Vid andra boenden har webutbildningen beskrivits som ett komplement som personalen kan använda sig av om de upplever att de behöver stärka sina kunskaper inom brandskyddsarbete. Det finns inte några riktlinjer i utbildningsplanen för hur ofta webutbildningen ska genomföras. Brandförsvarsförbundets fördjupade utbildning som är särskilt riktad till brandskyddsombud ska kommunens brandskyddsombud genomgå i samband med att de inleder sitt uppdrag som ombud. Cirka en månad innan vår intervju med enhetschefen på ett av boendena hade det tidigare brandskyddsombudet slutat, något som medförde att det nyutsedda brandskyddsombudet ännu inte hunnit genomföra den fördjupade brandskyddsutbildningen. Med anledning av detta hade enhetschefen och det nytillträdda brandskyddsombudet tagit ett gemensamt ansvar för brandskyddsarbetet fram till dess att ombudet genomfört utbildningen. Avseende brandövningar har det framgått att dessa genomförs med varierande kontinuitet. Södertörns brandförsvarsförbund assisterar verksamheterna i utrymningsövningar som enligt säkerhetschef helst ska genomföras en gång per år. Ett boende övar två gånger per år och har gjort så under de senaste åren. Fyra av de resterande boendena har genomfört övningar en gång per år. Avseende det sista boendet har inte enhetschefen kunnat redogöra för huruvida några utrymningsövningar har genomförts under det senaste åren och kan inte heller redogöra för när den senaste övningen genomfördes. ArbetsplatsträffarSamtliga boenden har arbetsplatsträffar (APT) cirka en gång i månaden för att diskutera arbetet generellt. Alla boenden diskuterar arbetsmiljön vid dessa träffar. Det är dock endast ett boende som har brandskydd som stående punkt och således diskuterar brand vid varje APT. På ett annat boende diskuterar personalen brandskyddspärmen en gång per år. Vid samtliga boenden har brandskyddsarbetet uppgetts diskuteras vid behov på APT. På de två särskilda boendena, som har en gemensam enhetschef, har gemensamma APT en gång i månaden. Vid APT är brandskyddsarbetet generellt inte en del av agendan utan inkluderas i den punkt som rör arbetsmiljöarbetet. Enhetschefen framförde att ett framtida mål är en bättre samverkan mellan de två boendena avseende brandskyddsarbetet så att de boendena kan lära från varandra och att gemensamma rutiner utformas.




TillbudTillbuden ska rapporteras i avvikelsehanteringssystemet KIA. Personal har fått genomgång av vilka händelser som ska rapporteras samt hur de ska rapporteras. De mer allvarliga tillbuden redovisas vid nämndsammanträden. Vid de granskade boendena har enhetscheferna och brandskyddsombuden beskrivit att det genomförs en årlig uppföljning av samtliga tillbud som rapporterats hos enheten. I den årliga uppföljningen sammanställer inte enhetscheferna brandtillbud i en särskild kategori. Tillbuden ingår även i de två nämndernas arbetsmiljörapport och det är förvaltningens HR-chef som ansvarar för att de är en del av arbetsmiljöarbetet. De två nämnderna skiljer sig i redovisningen av tillbud. Äldreomsorgsnämnden har en mer utförlig och kategoriserad redovisning med diagram över respektive skadeorsak/risk som har rapporterats under det senaste året. Till exempel är en sådan kategori brand. Socialnämnden saknar redovisning för olika typer av tillbud/olycksfall. Anledningen till att det i rapporten för äldreomsorgen 2018 finns ett diagram med indelning utifrån skadeorsaker och inte i socialnämnden beror på att det i KIA endast går att skapa dessa diagram på verksamhetsnivå och äldreomsorgsnämnden bestod 2018 bara av en verksamhet vilket gjorde detta möjligt. För socialnämndens arbetsmiljörapport på nämndnivå går inte detta på grund av att nämnden 2018 innehöll flera verksamheter. När vi talade med HR-chefen framkom det dock att det går att hämta informationen om skadeorsaker på verksamhetsnivå inom socialnämnden från KIA och sammanställa dessa i ett diagram utanför KIA.

3.2.3 Kommentarer Vid intervjuer har det framgått att enhetscheferna på de granskade boendena i hög grad är medvetna om sitt ansvar för brandskyddsarbetet i verksamheterna. Därtill har fyra av sex verksamheter dokumenterat genomförda kontroller av brandskyddet utifrån verksamhetens checklista. Vidare har nästintill samtliga anställda genomgått antingen brandförsvarets utbildning eller kommunens interna webutbildning inom de senaste fyra åren. Samtliga verksamheter har även förteckning på vilka av de anställda som genomfört brandskyddsutbildning. Social- och äldreomsorgsförvaltningen bör dock arbeta för att säkerställa att all personal har genomgått brandförsvarsförbundets utbildning inom de senaste fyra åren. Av de verksamheter som vi träffat har samtliga en brandskyddsorganisation med en tydlig roll- och ansvarsfördelning. Det finns dokumenterat vem det är som har huvudansvaret för brandskyddet på enheten, vanligtvis enhetschefen. Vidare finns det dokumenterat vem/vilka som uppgifterna att kontrollera brandskyddet har delegerats till (brandskyddsombud). Vid en av de granskade verksamheterna utser personalen en person inför varje arbetspass som har det övergripande ansvaret för en eventuell utrymning under just det arbetspasset. Vi har noterat att checklistorna har varit utformade på olika sätt och att enhetscheferna inte känner till varifrån checklistorna kommer. Det medför att det inte är säkerställt att samtliga verksamheter kontrollerar samma delar av brandskyddet. Vidare har två verksamheter inte dokumenterat sina brandskyddskontroller. Således finns det brister i dokumentationen av brandskyddsarbetet och den dokumentation som finns skiljer sig




delvis åt. Detta bör socialnämnden och äldreomsorgsnämnden åtgärda. För att säkerställa ett enhetligt och systematiskt brandskyddsarbete bör kommunen kontrollera att brandskyddsarbetet genomförs utifrån de centrala riktlinjerna i brandskyddspolicyn. Granskningen visar att incident- och tillbudsrapportering kopplat till det systematiska brandskyddsarbetet ska ske via KIA. En sammanställning görs till årsrapporten och ingår i nämndernas arbetsmiljörapporter. Tillbuden ingår även i de två nämndernas arbetsmiljörapport. De två nämndernas redovisning av tillbud skiljer sig dock åt. Detta bör åtgärdas, framför allt genom att socialnämnden tillämpar en kategoriserad redovisning av tillbuden/olycksfallen i likhet med äldreomsorgsnämndens redovisning.

3.3 Brandtillsyn

3.3.1 IakttagelserI Huddinge kommun ansvarar Södertörn Brandförsvarsförbund för tillsynen enligt lag om skydd mot olyckor (SFS 2003: 778). Intervallet bestämmer brandförsvaret utifrån aktuell riskbild. Vår granskning visar att det genomförts tillsyner vid samtliga verksamheter under de senaste åren. Vid dessa tillfällen har brister och risker i brandskyddsarbetet påpekats och åtgärdsförslag lämnats. De brister som påpekats har i vissa fall varit allvarliga. Brandförsvarsförbundet har sedan följt upp att verksamheterna har åtgärdat de brister och risker som påpekats vid tillsynen. Vid de granskade boendena har uppföljningarna visat att bristerna åtgärdats på ett ändamålsenligt sätt. Vid två boenden har brandförsvarsförbundet ännu inte hunnit följa upp den senaste tillsynen.

3.3.2 Kommentarer och bedömningarVerksamheterna har regelbundna tillsyner där brandskyddsansvarig går igenom brandsäkerhetsorganisationen med brandförsvarsförbund. Förbundets uppföljningar av verksamheterna visar att ändamålsenliga åtgärder vidtagits för att åtgärda påpekade brister.




4 Slutsats och rekommendationer Revisionsfrågor Svar

Är lag om skydd mot olyckor inarbetad i ansvariga nämnders säkerhets – och arbetsmiljöarbete?

Ja. Lag om skydd mot olyckor finns inarbetat i granskade nämnders dokument gällande säkerhets- och arbetsmiljöarbete.

Är roll - och ansvarsfördelningen mellan fastighetsägare och hyresgäst tydliggjord avseende det förebyggande arbetet med brandsäkerhet?

Ja. Gränsdragningen mellan fastighetsägare och hyresgäst regleras i dokumenterade gränsdragningslistor. I dessa listor framgår det vem som ansvarar för vad avseende fastighetens brandskydd. Granskningen visar att samtliga boenden har dokumenterade roll- och ansvarsbeskrivningar.

Finns dokumenterade rutiner för inventering och kontroll av brandskyddet, efterlevs dessa och åtgärdas de brister som framkommer?

Ja. Kommunen har en ändamålsenlig brandskyddspolicy som innehåller riktlinjer rörande kontroll och inventering. Därtill tydliggörs riktlinjerna avseende inventering i gränsdragningslistorna mellan hyresgäst och hyresvärd. Granskningen visar dock att brandskyddspolicyn inte är tillräckligt känd ute i verksamheterna.

Är brandskyddsarbetet ändamålsenligt dokumenterat vid de boenden som omfattas av granskningen?

Delvis. Fyra av sex boenden har uppvisat en ändamålsenlig och utförlig dokumentation av sitt brandskyddsarbete.Vid två boenden har inte brandskyddskontrollerna dokumenterats. Vid dessa boenden har dock enhetschefen framhållit att kontrollerna genomförts. Under de senaste tre till fyra åren har det inte genomförts någon central uppföljning av brandskyddsarbetet på boendena.




Finns uppdaterade skriftliga redogörelser avseende brandskyddet?

Delvis. Kommunen har en brandskyddspolicy från 2002. Policyn behövs göras känd bland verksamheterna. Kommunens program för trygghet och säkerhet kan ses som ett komplement till brandskyddspolicyn. Programmet beskriver dock brandskyddsarbetet mer övergripande i jämförelse med brandskyddspolicyn och kan därför inte anses ha ersatt densamma.

Tillhandahålls utbildning för enhetschefer och personal avseende brandskydd och systematiskt brandskyddsarbete?

Delvis. Personal på de granskade boendena har genomgått brandförsvarsförbundets utbildning och detta har dokumenterats på boendena. Det finns en kommunövergripande utbildningsplan för hur ofta personal ska delta i brandskyddsutbildning, dock saknar social- och äldreomsorgsförvaltningen en utbildnings- och övningsplan. Detta ska varje förvaltning utarbeta enligt brandskyddspolicyn. Personalen på de olika boendena skiljer sig åt i hur ofta de genomför utbildningen. Detta trots att det finns en central riktlinje om hur ofta de ska utbildas.

Sker en tillräcklig återrapportering till ansvariga nämnder?

Nej. Återrapportering av brandskyddstillbud sker i den årliga arbetsmiljörapporten för respektive nämnd. Någon uppföljning av det systematiska brandskyddsarbetet genomförs inte.




Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningens syfte är att socialnämnden och äldreomsorgsnämnden delvis säkerställt att brandskyddsarbetet utförs enligt de krav och riktlinjer som återfinns i lagar och föreskrifter. Systematiken i brandskyddsarbetet har dock inte säkerställts. Exempelvis har kommunen under 2017 och 2018 inte haft en tillräcklig uppföljning av brandskyddsarbetet för att kunna avgöra om brandskyddsarbete faktiskt genomförts ute på enheterna. Den centrala säkerhetsfunktionen har inte efterlevt riktlinjerna avseende uppföljning av efterlevnad av brandskyddspolicyn.

4.1 RekommendationerUtifrån genomförd granskning rekommenderar vi socialnämnden och äldreomsorgsnämnden att:

— Följa upp att brandskyddskontrollerna genomförs och att brandskyddspolicyns riktlinjer efterlevs på enhetsnivå.

— Säkerställa att nämndernas verksamheter har enhetliga rutiner i syfte att säkerställa ett enhetligt brandskyddsarbete (ex. checklista).

— Utarbeta en förvaltningsspecifik utbildnings- och övningsplan för att säkerställa att personal vid verksamheterna deltar regelbundet i brandskyddsutbildning.

Datum som ovanKPMG AB

Andreas Endrédi Patrik HellbergCertifierad kommunal revisor Granskare

Max CollbergGranskare

Detta dokument har upprättats enbart för i dokumentet angiven uppdragsgivare och är baserat på det särskilda uppdrag som är avtalat mellan KPMG AB och uppdragsgivaren. KPMG AB tar inte ansvar för om andra än uppdragsgivaren använder dokumentet och informationen i dokumentet. Informationen i dokumentet kan bara garanteras vara aktuell vid tidpunkten för publicerandet av detta dokument. Huruvida detta dokument ska anses vara allmän handling hos mottagaren regleras i offentlighets- och sekretesslagen samt i tryckfrihetsförordningen.

SYSTEMATISKA KONTROLLER BRANDSKYDD 1

SOCIALFÖRVALTNINGEN2019-05-02

Systematiska kontroller brandskyddEn redovisning från 10 verksamheter inom socialförvaltningen

2 SYSTEMATISKA KONTROLLER BRANDSKYDD


Pia Bastholm Rahmner

© Pia Bastholm Rahmner och Huddinge kommun 2019

ISBN 91-85565-02-4www.huddinge.se

SammanfattningSocialförvaltningens ledningsgrupp (dåvarande social- och äldreomsorgsförvaltningen) föreslog och nämnderna har godkänt att 2017 års systematiska kontroll ska inriktas på brandskydd i verksamheter där brukare vistas.

Syftet med att utföra brandskyddskontrollerna i verksamheter där brukare vistas var delvis för att inventera hur brandskyddsarbetet fungerar men även för att hitta förbättringsområden. Resultatet av kontrollerna ska användas till att förbättra brandskyddsberedskapen och göra verksamheterna till en ännu tryggare och säkrare plats för brukare och personal.

De systematiska brandskyddskontrollerna har genomförts i ett urval av10 verksamheter. Kontrollerna har utförts med hjälp av en checklista som har tagits fram i samarbete med säkerhetssamordnare på kommunstyrelsens förvaltning. Tjänstemannen som har genomfört kontrollerna har ställt frågorna i checklistan till respektive enhetschef och brandskyddskontrollant på plats i verksamheterna.

Ett tydligt resultat av brandskyddskontrollerna visar att verksamheterna saknar styrning och ledning i vad som ska kontrolleras, hur kontrollerna ska utföras och hur ofta de ska göras. Idag utför verksamheterna kontrollerna olika på grund av avsaknaden av gemensamma riktlinjer. Verksamheterna påtalade även ett behov av att dokumentationen av brandskyddskontrollerna behöver ses över och vissa verksamheter föreslog att kontrollerna skulle dokumenteras digitalt istället som idag i pärmar.


InnehållSammanfattning 3Bakgrund och syfte 5

Systematiska kontroller brandskydd 5Verksamheternas ansvar 5Syfte med brandskyddskontrollerna 5

Tillvägagångssätt vid brandskyddskontrollerna 6Checklista 6Urval av verksamheter 6

Resultat 71. Ansvar systematiskt brandskyddsarbete 72. Checklista, riskinventering och dokumentation av brandskyddsarbetet 83. Utrymning vid brand 114. Utbildning av personal 12

Förbättringsområden utifrån verksamheternas behov 14Checklista för vad, hur och hur ofta brandskyddskontroller ska utföras 14Dokumentation av brandskyddskontrollerna behöver utvecklas 14Behov av riskinventering i verksamheterna 14Begreppsförvirring kring utbildning till brandskyddskontrollant 15

Bilaga 1. Checklista systematisk kontroll av brandskydd 16


Bakgrund och syfteSystematiska kontroller brandskyddSystematiska kontroller är en del av internkontrollen i kommunen. Enligt lagen om skydd mot olyckor (LSO) ska fastighetsägare och den som bedriver verksamhet i en fastighet utföra ett systematiskt brandskyddsarbete. Detta innebär att kommunen enligt lag måste bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete (SBA) i de lokaler där kommunen bedriver verksamhet.

Systematiska kontroller kan användas för att minska identifierade risker men det kan också handla om att nämnden mer förutsättningslöst granskar en process eller ett verksamhetsområde för att kontrollera ändamålsenligheten. Förvaltningens ledningsgrupp föreslog och nämnderna har godkänt att 2017 års systematiska kontroll skulle inriktas på brandskydd i verksamheter där brukare vistas.

Verksamheternas ansvarVerksamhetens ansvar i det systematiska brandskyddsarbetet är i första hand organisation och ledning. Det innebär att det på varje enhet ska finnas en utsedd person, vanligtvis en enhetschef, som är ansvarig för brandskyddet. Enhetschefen delegerar sedan utförandet av kontrollerna till en medarbetare som är utsedd till verksamhetens brandskyddskontrollant. Det är också verksamhetens ansvar att de medarbetare som arbetar på plats har genomgått utbildning, att utbildningen dokumenteras och att det finns tillräcklig information om hur personalen ska agera vid brand. Inventarier såsom brandsläckare, sprinklers är vanligtvis fastighetsägarens ansvar. Det ska även finnas en gränsdragningslista mellan hyresgäst (det vill säga verksamheten) och fastighetsägaren där det framgår vem som ansvarar för vad.

Syfte med brandskyddskontrollernaSyftet med att utföra brandskyddskontrollerna i verksamheter där brukare vistas var delvis för att inventera hur brandskyddsarbetet fungerar men även för att hitta förbättringsområden. Resultatet av kontrollerna ska användas till att förbättra brandskyddsberedskapen och göra verksamheterna till en ännu tryggare och säkrare plats för brukare och personal.

Kontrollerna har gjorts genom besök i verksamheter där brukare vistas.


Tillvägagångssätt vid brandskyddskontrollernaDe systematiska kontrollerna har genomförts i 10 verksamheter där brukare vistas, vilket innebär att biståndskansliet inte ingått i urvalet. Kontrollerna har utförts av en tjänsteman på kvalitetsenheten som har gjort besök i verksamheterna. Besöken bokades i förväg så att ansvarig enhetschef var på plats. Kontrollerna har utförts under november och december 2018.

ChecklistaKontrollerna har utförts med hjälp av en checklista som är framtagen av säkerhetssamordnare på kommunstyrelsens förvaltning (KSF). Tjänstemannen som har genomfört kontrollen har ställt frågorna utifrån checklistan till respektive enhetschef och brandskyddskontrollant i verksamheten. Syftet med frågorna var att få en övergripande bild av hur de olika delarna av det systematiska brandskyddsarbetet fungerar. Frågorna i checklistan handlade om utbildning, rutiner, ansvar inom verksamheten, strategi vid eventuell brand samt genomförande av brandskyddskontroller med mera (se checklista bilaga 1).

Checklistan förtestades på en enhet där brukare vistas dagligen. Vid förtestet deltog, förutom enhetschefen och ett skyddsombud, en säkerhetssamordnare och en brandskyddsingenjör från kommunstyrelsens förvaltning. Testet visade att frågorna var begripliga och användbara.

Urval av verksamheterUrvalet av de 10 verksamheterna har gjorts av förvaltningens lokalstrateger. Urvalet baserades på en fördelning mellan förvaltningens olika typer av verksamheter där brukare vistas, se tabell nedan.

Verksamhet Verksamhetsområde Fastighetsägare 1 SÄBO ÄO HusF2 SÄBO ÄO HusF3 Dagverksamhet ÄO HusF4 Dagverksamhet ÄO Privat5 Dagverksamhet ÄO HusF6 Träfflokal AoF Privat7 Daglig verksamhet FO HusF8 Korttidshem FO HusF9 Boendeenhet IFO Privat10 Boendeenhet IFO HusF


ResultatNedan redovisas resultatet från de 10 brandskyddskontrollerna utifrån fyra områden:

1. Ansvar systematiskt brandskyddsarbete2. Checklista, riskinventering och dokumentation av brandskyddsarbetet3. Utrymning vid brand4. Utbildning av personal

Under varje område redovisas de tillhörande kommentarerna från verksamheterna.

1. Ansvar systematiskt brandskyddsarbeteJa Nej

Finns det en utsedd person med ansvar för brandskyddet? 9 1

Finns det en brandskyddskontrollant? 8 2

Finns det en gränsdragningslista mot fastighetsägaren? 6 4

Om ni behöver hjälp med någon fråga angående brandskydd, vet ni vem ni ska vända er till?

7 3

Ansvarig personDe flesta verksamheter, 9 av 10, vet att det är enhetschefen som har det yttersta ansvaret för brandskyddsarbetet och 8 av 10 har en namngiven brandskyddskontrollant.

Kommentarer från verksamheterna:

Finns mycket information på Insidan men det är svårt att hitta vad som gäller för just den egna verksamheten. Skulle vara lättare ifall man kunde sortera upp informationen utifrån ansvar i något årshjul om vad som ska kontrolleras och hur ofta. Vad man är ålagd att göra inom kommunal verksamhet skulle kunna framgå tydligare och mer överskådligt på Insidan.

Gränsdragningslista mot fastighetsägaren 6 av 10 verksamheter saknar en gränsdragningslista mot fastighetsägare, det vill säga en lista som specificerar vem som är ansvarig för de olika delarna i brandskyddsarbetet (exempelvis vem som ansvarar för att brandsläckaren fungerar). 2 av 4 som saknar en gränsdragningslista tillhör privata fastighetsbolag.



Vi vet inte vem vi ska vända oss till för till exempel kontroll av brandslang eller brandsläckare. Det vore bra med en tydligare ansvarsfördelning och att den som är ansvarig sedan gör det utan att vi behöver påminna dem. Nu har det varit lite si och så med det.

Önskar en förbättrad kommunikation med fastighetsskötaren/fastighetsbolaget efter att de har gjort sina kontroller så att vi vet status och ifall det är någonting som behöver åtgärdas.

Vi är missnöjda med fastighetsägaren. Kommunikationen fungerar inte bra. När vi felanmäler någonting som exempelvis en trasig dörr eller spis så tar det extremt lång tid innan de kommer och lagar. Det är dålig service.

Vi har efterlyst att få en nödutgångsskylt hos fastighetsägaren men det tar tid.

Vi önskar en karta över utrymning på dörren – men vem är ansvarig? Vore bra med ett besök från säkerhetssamordnaren på KSF till enheten.

Viktigt att de som är ansvariga gör sig synliga och tydliggör vilka frågor som hör hemma var – vi saknar en beskrivning över ansvarsfördelningen.

Gränsdragningslista önskas – hur får man tag i den?

Verksamhetens kännedom om vem som ska kontaktas vid frågor angående brandskyddet7 av 10 uppger att de vet vem de ska kontakta vid problem eller frågor som rör brandskyddsarbetet.


Om vi behöver hjälp med någonting så vet vi att vi ska ringa till säkerhetsavdelningen men inte till vem.

Borde finnas en samordning centralt. Det borde bli tydligare vem som är ytterst ansvarig och vilka krav som ställs på verksamheterna.

2. Checklista, riskinventering och dokumentation av brandskyddsarbetet

Ja Nej

Finns brandritningar för verksamheten som beskriver brandskyddet?

7 3

Finns en rutin för brandskyddskontrollanten? Hur ser rutinen ut?

7 3

Finns en kontrollplan (checklista) med intervaller för hur ofta de olika kontrollpunkterna i brandskyddet ska kontrolleras?

6 4

Finns dokumenterade kontroller sparade? 6 4

Finns det en dokumenterad riskinventering/riskanalys över vilka risker för brand som finns i lokalen?

5 5


Brandritningar7 av 10 berättar att det finns ritningar som beskriver brandskyddet i verksamheten.

Rutin för brandskyddskontrollanten7 av 10 uppger att det finns en rutin för brandskyddskontrollanten att följa vid kontrollerna. Rutinen innebär oftast att de går efter en checklista.

Checklistor för kontrollerna6 av 10 uppger att det har en checklista att gå efter vid kontrollerna av brandskyddsarbetet.


Det borde finnas mallar för hur checklistorna ska se ut med exempel från ett SÄBO – vad behöver kontrolleras och hur ofta ska kontrollerna utföras. Nu är det lite godtyckligt att vi själva får bestämma det, det innebär ju även att man gör olika på olika boenden. Det måste finnas tydliga exempel som beskriver vad som ska göras och frekvensen. För att få en djupare kunskap så borde det även framgå på checklistan varför de olika punkterna ska kontrolleras så att vi får en djupare förståelse av hur viktigt det är med ett omfattande brandskyddsarbete. Det måste även vara enkelt att uppdatera checklistan och det blir det ju om det finns en lista som är framtagen centralt – där alla gör lika.

Vi behöver vägledning och hjälp för att göra en lokal rutin/checklista för det systematiska brandskyddsarbetet på enheten. Bra ifall man tydliggör med exempel på hur en lokal rutin ska se ut.

Paketlösning så att vi har ”någonting att hålla oss i”. Det måste vara en enkel checklista för det är så mycket som ska kontrolleras, inte bara brandskyddsarbetet, så det gäller att det är enkelt, tydligt, begripligt och användarvänligt annars är risken att man inte fyller i den. Det är lätt att man bara fyller i en checklista så det blir gjort men man har inte nått målet.

Rutinerna måste vara anpassade efter verksamhetens utformning och behov. Det skulle vara bra att få instruktioner om hur brandskyddsarbetet ska gå till i verksamheten och exempel på hur en checklista ska se ut för just våran verksamhet som är en frivillig verksamhet för besökarna.

Gör en paketlösning på Insidan som vi kan hämta. Hur ska man sköta brandskyddsarbetet - vad man ska göra, hur man ska göra, hur ofta det ska kontrolleras, vilken utbildning ska vi gå, riskinventeringslistor med mera. Det måste vara lätt att hitta – idag gör vi våra egna checklistor efter förmåga. Vi använder en hemmagjord checklista – har hittat en mall på insidan för fastigheter som inte ägs av fastighetsägaren och för enkelhetens skull så kontrolleras allt en gång i månaden.

Vi har tagit fram en checklista själva – behöver finnas en centralt så att vi vet vad som förväntas av oss.

Vi har tagit fram egna checklistor på vad som ska kontrolleras och hur ofta men saknar exempel på hur listorna ska se ut från förvaltningen. Vad är


det kommunen vill att vi tittar på? Finns det någon framtagen lista som vi ska använda? Ifall det finns så är det otydligt var man hittar den. Finns inte på Insidan. Vi behöver utveckla den checklista vi har idag till att bli mer specifik.

Behöver framgå tydligare vad det är som ska kontrolleras så att till exempel alla SÄBO gör lika.

Borde vara reglerat vad och hur ofta kontrollerna ska utföras så att verksamheterna i kommunen gör någorlunda lika. Bra ifall en sådan lista tas fram centralt från till exempel säkerhetsavdelningen som läggs ut på Insidan. Ifall checklistan skulle vara digital skulle den vara lättar att hantera.

Dokumentation av kontrollerna6 av 10 uppger att de har dokumenterat och sparat kontrollerna.


Önskemål om instruktioner vad brandskyddspärmen ska innehålla. En mer praktisk och lättöverskådlig brandpärm behövs. Den som finns

idag är inte överskådlig – behövs mer styrning centralt över vad som ska finnas i pärmen. Detta behövs dels för att på ett enkelt sätt kunna visa vad som har gjorts när bland annat Södertörns brandförsvar kommer på inspektion. Det ska även framgå hur delegeringen på boendet styrs.

Dokumentationen av brandkontrollerna behöver förbättras men hur vill man att vi förvarar kontrollerna (elektroniskt eller i pärm) och hur länge ska kontrollerna sparas?

Dokumentation – hur vill man att den ska sparas och hur länge? Borde ske elektroniskt eller via en app så att det sparas centralt och att systemet gör en påminnelse om att nu är det dags igen så att man kan hålla ordning på alla kontroller. Lätt annars att det glöms bort i allt annat kontrollerande.

Var hittar man information om till exempel hur länge dokumenterade brandskyddskontroller ska sparas i pärmen på enheten?

Det tekniska brandskyddet som fastighetsägaren kontrollerar borde dokumenteras digitalt istället för som idag att de registrerar i en bok i brandskyddskåpet. Då skulle det bli lättare att se när fastighetsägaren kommer, vad de har kontrollerat, vilka fel som upptäcktes och när kontrollen/felanmälan är gjord.

Dokumentationen kunde vara bättre då dokumentation saknas för ett år då enhetschefen var föräldraledig. Idag dokumenteras kontrollerna inte en gång i månaden.

Brandpärmen behöver uppdateras då den är flera år gammal. Finns ingen systematik och ingen dokumentation om de kontroller som

görs. Personalen kontrollerar med jämna mellanrum att nödutgångarna är fria och att de fungerar.


RiskinventeringHälften av verksamheterna, 5 av 10, uppger att de gör en riskinventering/analys över vilka risker för brand som finns i lokalen.


Finns ingen riskinventeringslista i dagsläget men det finns ett behov av en lista. Vad riskinventeringen ska innehålla borde tas fram centralt. Från centralt håll vet man ju vilka risker som finns på exempelvis ett SÄBO och vad man behöver tänka extra på just i den här miljön. Vi tänker kanske inte på allt som risker utan det borde vi få hjälp med. Vi har haft funderingar kring trinettköken i de boendes rum men vi kommer inte längre.

Vi behöver göra en riskinventering skriftligt. Det finns ingen nedskriven lista över risker men personalen är informerade om hur man exempelvis hanterar ljus och rökning. Ljus tänds bara när anhöriga är med och röka får man göra ute på anvisade platser.

Vi vet exempelvis inte hur man ska hantera telefonladdare – är det en risk? Mycket är otydligt för oss. Ringer man KSF så säger de att datorerna ska

stå på och bara stängas av under helgen men pratar man med Södertörns brandförsvar så ska skärmarna till datorn stängas av varje dag – vad gäller?

Vi har ett dumt lås på ytterdörren så vi kan inte låsa för då går det inte att öppna inifrån, det vill säga man måste ha nyckel för att komma ut. Vi skulle behöva göra en riskinventering tillsammans med hyresvärden.

3. Utrymning vid brandJa Nej

Finns rutin för brand och utrymningsstrategi? 8 2

Är personalen insatt i rutinen för brand och utrymningsstrategi?

91 1

Finns rutin för att kontrollera vilka som befinner sig i lokalen i händelse av utrymning?

9 1

Har verksamheten haft övning (med eller utan brukare)? 52 5

Finns det beskrivet hur brandlarmet, eventuell sprinkler fungerar?

7 3

Utrymningsstrategi8 av 10 uppger att de har en rutin för brand och utrymningsstrategi och 9 av 10 säger att personalen är insatt i denna rutin (en verksamhet har inga skriftliga rutiner utan bara muntligt framförd information). 9 av 10 berättar att de har en rutin för att kontrollera vem som befinner sig i lokalen.

1 Varav en verksamhet svarat att det finns en muntlig rutin.2 Varav en verksamhet svarat att de har utfört övning med brukare.



Vid eventuell brand kan vi på SÄBO inte kontrollera hur många anhöriga som är i huset.

Brandövning och kännedom om larmets funktionHälften av verksamheterna, 5 av 10, uppger att de har haft brandövning. En av verksamheterna har haft övning tillsammans med brukare. 7 av 10 beskriver att de vet hur brandlarmet fungerar, det vill säga ifall det hörs i lokalen eller ifall det går direkt till larmcentralen.


Önskar larm på alla handenheter som all personal bär med sig.

4. Utbildning av personalJa Nej

Har brandskyddskontrollanten en dokumenterad brandskyddskontrollutbildning?

6 4

Finns en rutin för att säkerställa att alla medarbetare går grundläggande utbildning i brandskydd och släckning?

9 1

Finns en rutin för att informera nyanställda om brandskydd? 10 0

Finns det dokumenterat vilka som gått brandskyddsutbildningen? 8 2

Brandskyddskontrollantens utbildning 6 av 10 uppger att brandskyddskontrollanten har gått en brandskyddskontroll-utbildning.


Utbildningen måste återkomma kontinuerligt. Det är svårt att hitta på Insidan som för övrigt är rörig och svårsökt. Likaså är kontrollantutbildningen svår att hitta på Insidan.

Hittar inte kontrollantutbildningen på Insidan. Insidan är svår att hitta på. Finns det en kontrollantutbildning? Idag genomförs kontrollantutbildningen sällan och är svår att hitta. Finns det en specifik kontrollantutbildning? Var hittar man den? Borde

tydligare framgå.

Medarbetares brandskyddsutbildning9 av 10 uppger att det finns en rutin för att säkerställa att all personal får gå den grundläggande utbildningen i brandskydd och släckning.



Står olika information om hur ofta personalen ska gå utbildningen. Är det 3 eller 4 år? Södertörns brandförsvar och Insidan säger olika.

Dokumentation av brandskyddsutbildning8 av 10 dokumenterar vilka i personalen som har gått brandskyddsutbildningen.Kommentarer från verksamheterna:

Vart ska det dokumenteras att personalen har gått den grundläggande utbildningen?

Nyanställdas brandskyddsutbildningSamtliga verksamheter uppger att de informerar nyanställd personal om brandskydd.


Vid introduktionsgenomgången får nyanställd personal en genomgång var branddörrarna finns, att inget ska blockera dörrarna med mera. Men detta gäller inte timvikarier och elever.


Förbättringsområden utifrån verksamheternas behov Checklista för vad, hur och hur ofta brandskyddskontroller ska utförasEtt tydligt resultat från kontrollerna visar att verksamheterna saknar styrning och ledning i vad som ska kontrolleras, hur kontrollerna ska utföras och hur ofta de ska göras. Idag utför verksamheterna kontrollerna olika på grund av avsaknaden av gemensamma riktlinjer. Några av verksamheterna berättar att de har hämtat en checklista från en annan kommuns hemsida, en annan verksamhet utgick från den generella checklistan i kommunernas informationssystem om arbetsmiljö och gjorde en lokal rutin utifrån den. Ytterligare en verksamhet beskriver att de själva har tagit fram en checklista utifrån Södertörns brandförsvars hemsida om vad som verkar rimligt för dem att kontrollera i sin specifika verksamhet. För att underlätta och hjälpa verksamheterna med brandskyddsarbetet, men även för att skapa ett enhetligt arbetssätt i organisationen, önskar de att förvaltningen tar fram konkreta och tydliga mallar för checklistor som är anpassade efter den specifika verksamheten som bedrivs.

Dokumentation av brandskyddskontrollerna behöver utvecklasVerksamheterna önskade ett förtydligande kring hur de ska dokumentera kontrollerna. Ett flertal verksamheter föreslog att dokumentationen skulle bli enklare att hantera ifall den lagrades digitalt istället för som idag i pärmar. Några verksamheter uppger att det är svårt att komma ihåg när kontrollerna ska utföras eftersom de olika kontrollpunkterna ska kontrolleras med olika intervall. Ifall dokumentationen istället sparades digitalt skulle även systemet med automatik kunna påminna om när i tiden det är dags att utföra en kontroll.

Behov av riskinventering i verksamheternaDe flesta verksamheterna berättar att de saknar en riskinventeringslista. De vanligaste riskerna som de idag hanterar handlar om att inte använda levande ljus och var rökning är tillåten. Dessa risker finns oftast inte nedskrivna utan berättas muntligt vid APT och nyanställningar. Verksamheterna upplever att de ibland har svårt att bedöma ifall exempelvis trinettkök, mobilladdare eller datorskärmar utgör en risk. Även i riskinventeringen påtalar verksamheterna att de önskar vägledning från förvaltningen eller säkerhetssamordnare från KSF.


Begreppsförvirring kring utbildning till brandskyddskontrollant I verksamheterna råder en viss förvirring kring ifall brandskyddskontrollanten ska gå en specifik utbildning till kontrollant eller ifall de ska gå den grundläggande utbildningen i brandskydd och släckning.


Bilaga 1. Checklista systematisk kontroll av brandskyddEnhet: Närvarande: Datum: Testledare:

SYSTEMATISKT BRANDSKYDDSARBETE

Nr Finns följande: Ja Nej Kommentar

1. Utsedd person med ansvar för brandskyddet?

Denna person ansvarar för att SBA utförs, att det dokumenteras och att brister rapporteras.

2. En brandskyddskontrollant?

Person som utför kontrollen.

3. Har brandskyddskontrollanten en dokumenterad brandskydds-kontrollutbildning?

När genomfördes utbildningen? Får inte vara äldre än 4 år?

4. En rutin för brandskyddskontrollanten? Hur ser rutinen ut?

Rutinen bör bestå av hur ofta kontrollerna ska göras, hur dessa dokumenteras och hur verksamheten gör för att rapportera fel och brister.Finns det dokumenterat när ansvarig person senast gjorde en kontroll av brandskyddet?

5. Brandritningar för verksamheten som beskriver brandskyddet?


För att kontrollanten ska veta vad som ska kontrolleras behöver det finnas en ritning som beskriver vart i byggnaden brandskyddet finns.

6. En kontrollplan (checklista) med intervaller om hur ofta de olika kontrollpunkterna i brandskyddet ska kontrolleras?

Olika kontrollpunkter har olika intervall, vissa ska göras löpande (dokumenteras månadsvis), månadskontroller, kvartal, halvår eller helår. Till exempel ska utrymningsvägar kontrolleras löpande om även det räcker med att dokumentera dessa månadsvis.

7. Finns dokumenterade kontroller sparade?

Ska finnas en per månad.8. En gränsdragningslista mot

fastighetsägaren?

Vem gör vad? För att veta vem som är ansvarig för att kontrollera t.ex. handbrandsläckaren så måste vi ha en gränsdragningslista med fastighetsägaren.

9. Finns det en dokumenterad riskinventering/riskanalys över vilka risker för brand som finns i lokalen?

Exempelvis får man använda levande ljus?Får man inte det så har vi ju inte några risker med detta men om man får använda, hur ska vi säkerställa att ingen glömmer ett levande ljus och vad kan hända om ljuset lämnas utan uppsikt?UTRYMNING



10. Rutin för brand och utrymningsstrategi?

Finns det skriftliga rutiner som säger vad personalen ska göra i händelse av brand? Ringer någon 112? Ska alla boende/brukare utrymma ut ur byggnaden? Vart ska de i så fall samlas osv?Om det brinner inne på ett boende rum- vad gör personalen då? Om det brinner i gemensamhetsutrymmen, korridorer – vad gör personalen då?

11. Är personalen insatt i rutinen för brand och utrymningsstrategi?

12. Har verksamheten haft övning (med eller utan boende/brukare)? Finns en rutin för övning? Hur ofta har man övning? Hur gör man när man övar? Prata på APT räcker inte?

13. Finns det beskrivet hur brandlarmet, eventuell sprinkler fungerar?

14. Rutin för att kontrollera vilka som befinner sig i lokalen i händelse av utrymning?

Hur säkerställer vi att alla boende/brukare samt personal och besökare har tagit sig ut?

15. Om brandlarmet går, går det till räddningstjänsten eller enbart lokalt i byggnaden? Hörs larmet i hela byggnaden även om en begränsad del är av byggnad är påverkad?

16. Om ni behöver hjälp med någon fråga angående brandskydd, vet ni vem ni ska vända er till?


Exempelvis om någon brandskyddsutrustning exempelvis en nödutgångsskylt skulle vara trasig?

UTBILDNING PERSONAL


17. En rutin för att säkerställa att alla medarbetare går grundläggande utbildning i brandskydd och släckning?

>75% ska ha utbildning.

Rutinen säkerställer att stora delar av personalen har utbildning och att den är genomförd minst vart 4e år. Rutinen bör även hantera nyanställda (fast anställning, längre vikariat, timanställda som jobbar regelbundet osv.)

18. En rutin för att informera nyanställda om brandskydd?

19. Finns det dokumenterat vilka som gått brandskyddsutbildningen?

Utbildningen ska genomföras för varje anställd minst vart 4e år. För att veta vilka som har gått utbildningen och när ska det finnas dokumenterat.

Testledare: Enhetschef:

Datum för signatur Datum för signatur

Signatur Signatur

Namnförtydligande Namnförtydligande


1 (3)


HUDDINGE KOMMUN





Systematiska kontroller av brandskydd - en redovisning från 10 verksamheter inom socialförvaltningen

Förslag till beslutVård- och omsorgsnämnden tar del av förvaltningens systematiska kontroller av brandskydd från 10 verksamheter inom socialförvaltningen.

SammanfattningKvalitetsenheten har på uppdrag av förvaltningens ledningsgrupp, med nämndens godkännande, utfört systematiska kontroller av brandskyddet i 10 utvalda verksamheter inom socialförvaltningen 2018. Syftet med kontrollerna var att få ökad kunskap om hur brandskyddsarbetet fungerar i verksamheterna men även för att hitta förbättringsområden.Resultatet av kontrollerna visar att verksamheterna saknar styrning och ledning i vad som ska kontrolleras, hur kontrollerna ska utföras och hur ofta de ska göras. Idag utför verksamheterna kontrollerna olika på grund av avsaknaden av gemensamma riktlinjer.Förvaltningen anser att ett välfungerande brandskyddsarbete har stor betydelse för säkerheten och tryggheten för brukare såväl som för personal. Förvaltningen föreslår därför att förvaltningen, tillsammans med kommunens säkerhetssamordnare, tar fram en planering för hur det systematiska brandskyddsarbetet i verksamheterna kan underlättas och hur arbetet bör följas upp.


Bakgrund och uppdragSystematiska kontroller är en del av internkontrollen i kommunen. Enligt lagen om skydd mot olyckor (LSO) ska fastighetsägare och den som bedriver verksamhet i en fastighet utföra ett systematiskt brandskyddsarbete. Detta innebär att kommunen enligt lag måste bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete i de lokaler där kommunen bedriver verksamhet.


2 (3)


Förvaltningens ledningsgrupp föreslog och nämnderna har godkänt att 2017 års systematiska kontroll skulle inriktas på brandskydd i 10 verksamheter där brukare vistas. Detta arbete blev fördröjt och utfördes hösten 2018.

Syfte och tillvägagångsättSyftet med att utföra brandskyddskontrollerna i verksamheter där brukare vistas var delvis för att inventera hur brandskyddsarbetet fungerar men även för att hitta förbättringsområden. Resultatet av kontrollerna ska användas till att förbättra brandskyddsberedskapen och göra verksamheterna till en ännu tryggare och säkrare plats för brukare och personal.Kontrollerna har utförts av en tjänsteman på kvalitetsenheten som har gjort besök i verksamheterna. Till sin hjälp hade tjänstemannen en checklista som är framtagen tillsammans med en säkerhetssamordnare på kommunstyrelsens förvaltning (KSF). Besöken beslutades i förväg så att ansvarig enhetschef var på plats.

Resultat Resultatet från kontrollerna visar på ett antal förbättringsområden (se rapport bilaga 1):

Checklista för vad, hur och hur ofta brandskyddskontroller ska utföras

För att underlätta och hjälpa verksamheterna med brandskyddsarbetet, men även för att skapa ett enhetligt arbetssätt i organisationen, önskar de att förvaltningen tar fram konkreta och tydliga mallar för checklistor som är anpassade efter den specifika verksamheten som bedrivs.

Dokumentation av brandskyddskontrollerna behöver utvecklas

Verksamheterna önskade ett förtydligande kring hur de ska dokumentera kontrollerna. Ett flertal verksamheter föreslog att dokumentationen skulle bli enklare att hantera ifall den lagrades digitalt istället för som idag i pärmar. Några verksamheter uppger att det är svårt att komma ihåg när kontrollerna ska utföras eftersom de olika kontrollpunkterna ska kontrolleras med olika intervall. Ifall dokumentationen istället sparades digitalt skulle även systemet med automatik kunna påminna om när i tiden det är dags att utföra en kontroll.

Behov av riskinventering i verksamheterna

De flesta verksamheterna berättar att de saknar en riskinventeringslista. De vanligaste riskerna som de idag hanterar handlar om att inte använda levande ljus och var rökning är tillåten. Dessa risker finns oftast inte nedskrivna utan berättas muntligt vid APT och nyanställningar. Verksamheterna upplever att de ibland har svårt att bedöma ifall exempelvis trinettkök, mobilladdare eller datorskärmar utgör en risk. Även i riskinventeringen påtalar verksamheterna att de önskar vägledning från förvaltningen eller säkerhetssamordnare från KSF.


3 (3)


Förvaltningens synpunkterEfter förvaltningens systematiska kontroller av brandskyddet inom 10 utvalda verksamheter (bilaga 1) samt KPMG AB granskning av brandskyddsarbetet på sex av kommunens särskilda boende (bilaga 2) anser förvaltningen att det behöver göras en grundläggande genomgång av det systematiska brandskyddsarbetet på samtliga verksamheter inom förvaltningens ansvarsområde. Ett välfungerande brandskyddsarbete har stor betydelse för säkerheten och tryggheten för brukare såväl som för personal. Efter resultatet från dessa två rapporter föreslår förvaltningen att förvaltningen, i samarbete med säkerhetsavdelningen på KSF, tar fram en planering för hur brandskyddsarbetet ute i verksamheterna på bästa och säkraste sätt ska genomföras.

Ekonomiska och juridiska konsekvenserDet systematiska brandskyddsarbetet ingår i förvaltningens ordinarie uppdrag och bedöms därför inte medföra några ytterligare ekonomiska eller juridiska konsekvenser för förvaltningen.



BilagorSystematiska kontroller brandskydd – en redovisning från 10 verksamheter inomsocialförvaltningen. Kvalitetsenheten, maj 2019.


SOCIALFÖRVALTNINGEN2019-05-02




Pia Bastholm Rahmner

© Pia Bastholm Rahmner och Huddinge kommun 2019

ISBN 91-85565-02-4www.huddinge.se

SammanfattningSocialförvaltningens ledningsgrupp (dåvarande social- och äldreomsorgsförvaltningen) föreslog och nämnderna har godkänt att 2017 års systematiska kontroll ska inriktas på brandskydd i verksamheter där brukare vistas.

Syftet med att utföra brandskyddskontrollerna i verksamheter där brukare vistas var delvis för att inventera hur brandskyddsarbetet fungerar men även för att hitta förbättringsområden. Resultatet av kontrollerna ska användas till att förbättra brandskyddsberedskapen och göra verksamheterna till en ännu tryggare och säkrare plats för brukare och personal.

De systematiska brandskyddskontrollerna har genomförts i ett urval av10 verksamheter. Kontrollerna har utförts med hjälp av en checklista som har tagits fram i samarbete med säkerhetssamordnare på kommunstyrelsens förvaltning. Tjänstemannen som har genomfört kontrollerna har ställt frågorna i checklistan till respektive enhetschef och brandskyddskontrollant på plats i verksamheterna.

Ett tydligt resultat av brandskyddskontrollerna visar att verksamheterna saknar styrning och ledning i vad som ska kontrolleras, hur kontrollerna ska utföras och hur ofta de ska göras. Idag utför verksamheterna kontrollerna olika på grund av avsaknaden av gemensamma riktlinjer. Verksamheterna påtalade även ett behov av att dokumentationen av brandskyddskontrollerna behöver ses över och vissa verksamheter föreslog att kontrollerna skulle dokumenteras digitalt istället som idag i pärmar.


InnehållSammanfattning 3Bakgrund och syfte 5

Systematiska kontroller brandskydd 5Verksamheternas ansvar 5Syfte med brandskyddskontrollerna 5

Tillvägagångssätt vid brandskyddskontrollerna 6Checklista 6Urval av verksamheter 6

Resultat 71. Ansvar systematiskt brandskyddsarbete 72. Checklista, riskinventering och dokumentation av brandskyddsarbetet 83. Utrymning vid brand 114. Utbildning av personal 12

Förbättringsområden utifrån verksamheternas behov 14Checklista för vad, hur och hur ofta brandskyddskontroller ska utföras 14Dokumentation av brandskyddskontrollerna behöver utvecklas 14Behov av riskinventering i verksamheterna 14Begreppsförvirring kring utbildning till brandskyddskontrollant 15

Bilaga 1. Checklista systematisk kontroll av brandskydd 16


Bakgrund och syfteSystematiska kontroller brandskyddSystematiska kontroller är en del av internkontrollen i kommunen. Enligt lagen om skydd mot olyckor (LSO) ska fastighetsägare och den som bedriver verksamhet i en fastighet utföra ett systematiskt brandskyddsarbete. Detta innebär att kommunen enligt lag måste bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete (SBA) i de lokaler där kommunen bedriver verksamhet.

Systematiska kontroller kan användas för att minska identifierade risker men det kan också handla om att nämnden mer förutsättningslöst granskar en process eller ett verksamhetsområde för att kontrollera ändamålsenligheten. Förvaltningens ledningsgrupp föreslog och nämnderna har godkänt att 2017 års systematiska kontroll skulle inriktas på brandskydd i verksamheter där brukare vistas.

Verksamheternas ansvarVerksamhetens ansvar i det systematiska brandskyddsarbetet är i första hand organisation och ledning. Det innebär att det på varje enhet ska finnas en utsedd person, vanligtvis en enhetschef, som är ansvarig för brandskyddet. Enhetschefen delegerar sedan utförandet av kontrollerna till en medarbetare som är utsedd till verksamhetens brandskyddskontrollant. Det är också verksamhetens ansvar att de medarbetare som arbetar på plats har genomgått utbildning, att utbildningen dokumenteras och att det finns tillräcklig information om hur personalen ska agera vid brand. Inventarier såsom brandsläckare, sprinklers är vanligtvis fastighetsägarens ansvar. Det ska även finnas en gränsdragningslista mellan hyresgäst (det vill säga verksamheten) och fastighetsägaren där det framgår vem som ansvarar för vad.

Syfte med brandskyddskontrollernaSyftet med att utföra brandskyddskontrollerna i verksamheter där brukare vistas var delvis för att inventera hur brandskyddsarbetet fungerar men även för att hitta förbättringsområden. Resultatet av kontrollerna ska användas till att förbättra brandskyddsberedskapen och göra verksamheterna till en ännu tryggare och säkrare plats för brukare och personal.

Kontrollerna har gjorts genom besök i verksamheter där brukare vistas.


Tillvägagångssätt vid brandskyddskontrollernaDe systematiska kontrollerna har genomförts i 10 verksamheter där brukare vistas, vilket innebär att biståndskansliet inte ingått i urvalet. Kontrollerna har utförts av en tjänsteman på kvalitetsenheten som har gjort besök i verksamheterna. Besöken bokades i förväg så att ansvarig enhetschef var på plats. Kontrollerna har utförts under november och december 2018.

ChecklistaKontrollerna har utförts med hjälp av en checklista som är framtagen av säkerhetssamordnare på kommunstyrelsens förvaltning (KSF). Tjänstemannen som har genomfört kontrollen har ställt frågorna utifrån checklistan till respektive enhetschef och brandskyddskontrollant i verksamheten. Syftet med frågorna var att få en övergripande bild av hur de olika delarna av det systematiska brandskyddsarbetet fungerar. Frågorna i checklistan handlade om utbildning, rutiner, ansvar inom verksamheten, strategi vid eventuell brand samt genomförande av brandskyddskontroller med mera (se checklista bilaga 1).

Checklistan förtestades på en enhet där brukare vistas dagligen. Vid förtestet deltog, förutom enhetschefen och ett skyddsombud, en säkerhetssamordnare och en brandskyddsingenjör från kommunstyrelsens förvaltning. Testet visade att frågorna var begripliga och användbara.

Urval av verksamheterUrvalet av de 10 verksamheterna har gjorts av förvaltningens lokalstrateger. Urvalet baserades på en fördelning mellan förvaltningens olika typer av verksamheter där brukare vistas, se tabell nedan.

Verksamhet Verksamhetsområde Fastighetsägare 1 SÄBO ÄO HusF2 SÄBO ÄO HusF3 Dagverksamhet ÄO HusF4 Dagverksamhet ÄO Privat5 Dagverksamhet ÄO HusF6 Träfflokal AoF Privat7 Daglig verksamhet FO HusF8 Korttidshem FO HusF9 Boendeenhet IFO Privat10 Boendeenhet IFO HusF


ResultatNedan redovisas resultatet från de 10 brandskyddskontrollerna utifrån fyra områden:

1. Ansvar systematiskt brandskyddsarbete2. Checklista, riskinventering och dokumentation av brandskyddsarbetet3. Utrymning vid brand4. Utbildning av personal

Under varje område redovisas de tillhörande kommentarerna från verksamheterna.

1. Ansvar systematiskt brandskyddsarbeteJa Nej

Finns det en utsedd person med ansvar för brandskyddet? 9 1

Finns det en brandskyddskontrollant? 8 2

Finns det en gränsdragningslista mot fastighetsägaren? 6 4

Om ni behöver hjälp med någon fråga angående brandskydd, vet ni vem ni ska vända er till?

7 3

Ansvarig personDe flesta verksamheter, 9 av 10, vet att det är enhetschefen som har det yttersta ansvaret för brandskyddsarbetet och 8 av 10 har en namngiven brandskyddskontrollant.


Finns mycket information på Insidan men det är svårt att hitta vad som gäller för just den egna verksamheten. Skulle vara lättare ifall man kunde sortera upp informationen utifrån ansvar i något årshjul om vad som ska kontrolleras och hur ofta. Vad man är ålagd att göra inom kommunal verksamhet skulle kunna framgå tydligare och mer överskådligt på Insidan.

Gränsdragningslista mot fastighetsägaren 6 av 10 verksamheter saknar en gränsdragningslista mot fastighetsägare, det vill säga en lista som specificerar vem som är ansvarig för de olika delarna i brandskyddsarbetet (exempelvis vem som ansvarar för att brandsläckaren fungerar). 2 av 4 som saknar en gränsdragningslista tillhör privata fastighetsbolag.