Kako modeliranje procesov preverja in podpira strateške načrte glede poslovanja, organizacije in informatike?

MAJA FERLE, EMA POGORELČNIK, ALEŠ SELIŠKAR, JURIJ JAKLIČ, ŠPELA URH POPOVIČ, JURE ERJAVEC, ANTON PEVEC

Izhodišče za projekt

Podatki o nepremičninah v Sloveniji se vodijo v uradnih državnih nepremičninskih evidencah, ki so v pristojnosti različnih upravnih organov

Zastarele informacijske rešitve onemogočajo učinkovito izvajanje procesov na področju prostorskega načrtovanja, graditve objektov in upravljanja nepremičnin

Zakonodaja s področja evidentiranja nepremičnin in drugih področij, ki urejajo evidentiranje prostorsko orientiranih podatkov, je medsebojno slabo usklajena

Prenova nepremičninskih evidenc

V pripravi je nov Zakon o katastru nepremičnin

Zagotovil bo pravne podlage za vodenje podatkov o nepremičninah, državni meji in prostorskih enotah ter pogoje za hitro in učinkovito izvajanje postopkov za spreminjanje in vpis teh podatkov v evidence

Geodetska uprava RS je kot enega prvih korakov (kar se je izkazalo kot smiselno in potrebno) zastavila projekt

Modeliranje procesov evidentiranja nepremičnin in oblikovanje organizacije geodetske uprave

Namen projekta

Nove informacijske

rešitve / sistemi, ki jih uvaja GURS

na področju nepremičninskih

evidenc …

… omogočajo in zahtevajo

…

… drugačne načine in

vsebino dela (procesi) in drugačno

organiziranost, znanja in veščine …

… s ciljem …

… povečevanja učinkovitosti in

uspešnosti delovanja GURS

… sprememba v organiziranosti informatike in

pomoči uporabnikom

Modeliranje poslovnih procesov

Modeliranje poslovnih procesov evidentiranja nepremičnin

Modelirane so elementarne aktivnosti z opredeljenimi poslovnimi pravili za njihovo izvedbo in izvajalci

Ločevanje med procesi in katastrskimi postopki, ki so bolj usmerjeni v pravila

Primeri katastrskih postopkov: nova izmera, spreminjanje meja parcele, določitev območja stvarne služnosti in območja stavbne pravice, združitev in delitev stavb, spreminjanje bonitete zemljišč, …

V sklopu enega poslovnega procesa se lahko (tudi hkrati) izvaja več katastrskih postopkov

Prednosti modeliranja procesov

Nov zakon je še v pripravi

• Modeliranje bodočih procesov

• Preverjanje izvedljivosti postopkov v osnutku zakona in iskanje drugačnih rešitev

• Preverjanje vsebina zakona, na osnovi katerega se bodo v prihodnosti izvajali vsi procesi, kar je omogočilo odpravo neskladij v zakonu, preden ta stopi v veljavo

Dodana vrednost modeliranja procesov

• Iskanje izboljšav v učinkovitosti izvajanja procesov, na primer avtomatsko preverjanje pravilnosti oddane vloge in avtomatsko preverjanje vsebine vloge, kjer je smiselno

• Identifikacija vlog izvajalcev procesov, kar predstavlja izhodišče za organizacijo

Koristi modeliranja procesov

Modeli procesov omogočajo natančnejšo specifikacijo zahtev za razvoj informacijskih rešitev

Modeli procesov so podlaga za opredelitev pravil glede razporejanja delovnih nalog, tj. razvrščanje zadev posameznim izvajalcem

V nadaljevanju so podlaga za opredelitev organizacijske strukture oz. organiziranosti geodetske uprave

Modeli so uporabljeni za oblikovanje sistema merjenja (ključni kazalci uspešnosti in učinkovitosti, KPI) in ustrezen zajem podatkov, z namenom managementa uspešnosti in učinkovitosti izvajanja procesov po uvedbi novih informacijskih rešitev

Opredelitev organiziranosti geodetske uprave

Razporejanje izvajanja procesov

Opredelitev, katere procese se izvaja na centrali, katere pa po posameznih območnih geodetskih upravah

Večje sodelovanje med centralo in območnimi enotami: vodja območne geodetske uprave je odgovoren za optimalno organiziranost izvajanja procesov, ki pa se bodo bolj standardno izvajali

Specializacija ali generalizacija vlog

Opredelitev skrbništva in lastništva procesov

Oblikovanje sistema procesnih metrik

• Metoda kritičnih dejavnikov uspeha (KDU) po kombiniranem pristopu od zgoraj navzdol in od spodaj navzgor

– procesne metrike od zgoraj navzdol so opredeljene s strategijo in organizacijskimi cilji podjetja,

– procesne metrike od spodaj navzgor izhajajo iz posameznih procesov in aktivnosti ter pričakovanj strank

• Potrebna je tudi identifikacija in analiza ustreznih virov podatkov ter opredeljeni načini merjenja posameznih procesnih metrik

Izvedba prve faze projekta

Vodenje projekta (vsebinsko)Koordinacijske aktivnosti na področju modeliranja procesovOblikovanje sistema merjenja za proceseOblikovanje organizacije GURSOrganiziranost informatikeOrganizacija pomoči uporabnikom

Strokovna (vsebinska) znanja na področju nepremičninskih evidenc

Vodenje projekta (organizacijsko)Modeliranje temeljnih procesovOrganizacija nadaljnjega razvoja nepremičninskih evidenc

Oblikovanje organizacije GURS

Ključni dejavniki uspeha projekta

Angažiranost naročnika z zagotavljanjem ustreznih kadrov z različnih področij: vodstvo, vodje območnih geodetskih uprav, pravniki, kadrovski management, izvajalci procesov

Vključevanje strokovne javnosti:geodetski izvajalec je bil vključen v projektno skupino izvajalca

Preverjanje rešitev pri vseh deležnikih v različnih fazah izvedbe projekta je pomembna za sprejemanje in dejansko izvedljivost predlaganih načinov izvajanja projekta

Zgleden primer sodelovanja strokovnjakov univerze, javne uprave in gospodarstva, kjer so se medsebojno dopolnjevali strokovna znanja in praktične izkušnje