Para uso restringido de las entidades participantes del Convenio Marco No. 5211540. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta presentación puede ser reproducida o utilizada en ninguna forma o por ningún medio sin permiso del Comité de Coordinación y Control.

GRAN ALIANZA PARA EL FORTALECIMIENTO DEL TEJIDO EMPRESARIALJUNTOS CONTRIBUIMOS CON EL DESARROLLO DEL PAÍS

DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL

METODOLOGÍA DE FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL

DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL

OBJETIVO DEL DIAGNÓSTICO

Identificar el estado de cada una de las variables del modelo, en un momento específico de

tiempo, con el fin de establecer la situación de la empresa frente a los mercados actual y

proyectado y determinar las soluciones de intervención (PFE) que más le favorezcan para

cerrar las brechas identificadas.

ACTORES INVOLUCRADOS

•Administra la información de las empresas•Asigna empresas a líderes mentores•Revisa la información de diagnósticos y óptimos

Administrador

•Responsable del levantamiento de la información de la Esencia Empresarial y calificar en el SIDE las variables del entorno•Coordina actividades de los mentores a cargo

Líder Mentor

•Responsable del diligenciamiento de la información y calificación de las variables de la empresa

Mentor empresarial

•Responsable de brindar la información y la evidencia de la misma para hacer el diagnóstico•Asignar los responsables y tiempo para el diligenciamiento de la información

Empresa diagnosticada

PROCESO DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL

Apropiarse de las

herramientas de

diagnóstico

Documentarse sobre la actividad

económica de la región y las

empresas becarias

Solicitar cita

reunión inicio

diagnóstico

Recolección información para

medición 178 variables

diagnóstico en el formulario físico

Recolección información para

medición variables óptimos en

formulario físico

Medición Variables óptimo en el SIDE

Medición 178 variables

en el SIDE

Scanear en PDF

Secciones I , II y Anexo 5 y cargar en

el SIDE

Creación Líderes

Mentores en el SIDE

Creación Aliados

en el SIDE

Creación Empresas y asignación del LIDER MENTOR en el SIDE

Exportar empresas para

Líderes Mentores en el

SIDE

Importar empresas asignada

s en el SIDE

Asignar empresas

a los Mentores

en el SIDE

Imprimir formulario

AD

MIN

ISTR

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LÍD

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RLÍ

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MEN

TOR

y M

ENTO

RM

ENTO

R

Crear Mentores

en el SIDE

Exportar empresas

para mentores

en el SIDE

Importar empresas asignadas en el SIDE

Exportar diagnóstic

o

Verificar diagnóstico y óptimos en el SIDE

Importar diagnóstico en el SIDE

Importar diagnóstico y óptimos en el SIDE

Calcular diagnóstico en el SIDE

Reunión de cierre del

diagnóstico

General Plan de

Fortaleci-miento

Empresarial (PFE)

Exportar diagnóstico

y óptimos en el SIDE

Leer instructivo

Realiza el informe y PPT del

diagnóstico

Revisa Diagnósticos y PPT

Envía gráfico y PFE al Líder

Mentor

Guarda en Dropbox

Revisa 4 informes y

PPT aleatorios por zona

Aprueban impresión

Imprime Informe y

PPT

Reunión de presentación de resultados

Reunión de inicio diagnósti

co

Reenvía Grafico y

PFE a Mentor

Presentación LÍDER MENTOR y

alcance Diagnóstico Empresarial

Presentación MENTOR

Presentación EMPRESARIO y su equipo de trabajo

Revisión formulario físico

SECCIÓN II- Datos generales de la

empresa

Presentación de la empresa

(Empresario)

Presentación de la metodología para el

diagnóstico LÍDER MENTOR

Diligenciar el formulario físico

SECCIÓN III – Antecedentes y

Proyección

Definición cronograma de

trabajo

PRIMERA VISITA

RECOMENDACIONES GENERALES

• Recuerde que las calificaciones no son buenas o malas, solo reflejan un estado actual de desarrollo de las mismas en cada empresa.

• Cada sector empresarial tiene sus particularidades por lo tanto es importante que antes de visitar una empresa investigue y se familiarice un poco con las características de cada sector.

• La cordialidad y la amabilidad no quitan la objetividad. Mostrar interés y tener disposición de escucha son maneras de mostrar respeto por el entrevistado.

RECOMENDACIONES GENERALES

• Antes de cada reunión advierta el tiempo que se requiere para llevar a cabo la gestión. De no contar con tiempo suficiente reprograme o divida la sesión.

• Pregunte todo lo que considere pertinente. Si el entrevistado se molesta, explíquele que una mayor claridad en la información se traduce en un mejor diagnóstico.

• El diagnóstico evalúa el nivel desarrollo de una empresa, no sirve, ni determina el desempeño o gestión de una persona o un grupo de ellas.

INSTRUMENTOS DEL DIAGNÓSTICO

Tabla de LogrosFormulario

Físico Instructivo para la recolección

de información y evidencias de

soporteSistema de Información para el Diagnóstico Empresarial - SIDE

TABLA DE LOGROS

Es un documento que contiene la información correspondiente a las 178 variables que componen el diagnóstico empresarial, así:

• Nombre variable.• Tipo de variable: Discreta/ continua.• Fórmula para variables continuas.• Definición de la variable.• Esquema de medición con calificación de 0 a 4 para cada variable.• Pregunta(s), secciones asociadas del formularioNota: La variable 80 fue unificada con la variable 30 y por lo tanto aparecerá sin valores

TABLA DE LOGROS

Valor Criterio Casos en que aplica

0 No tiene nada implementado No le interesa, le interesa pero no sabe, dice que lo tiene pero no hay evidencia.

1 Esta empezando a implementar Tiene algo incipiente, hay poca información, hay un modelo empírico

2 Ya esta implementado pero no esta terminado

Se evidencia la existencia de un modelo o metodología de trabajo sin embargo su implementación no esta terminada o difundida en toda la organización

3 Ya esta implementado Existe un modelo y esta implementado o difundido en toda la organización. Hay evidencia de registros e indicadores pero no se evidencia que la información se use para toma de decisiones

4 Ya genera retroalimentación (PHVA)

los resultados del modelo o metodología implementada son usados para la toma de decisiones futuras o revisión de los procesos

Tabla de Logros

La escala está homogenizada de modo que la calificación tenga la misma amplitud basados para todas las variables, según el siguiente criterio:

FORMULARIO FÍSICO• Es el instrumento diseñado para capturar la información necesaria y suficiente

para poder calificar las diferentes variables asociadas a la empresa y a su entorno.

• La recolección de la información solicitada es un proceso que dura varios días, incluso semanas, por lo tanto es necesario establecer un plan de trabajo con el empresario.

• Esta diseñado para que los responsables de las áreas, suministren la información correspondiente a su sección.

• El formulario no es un cuestionario sino una guía de captura de información suficiente para valorar el estado de la empresa.

• El formulario no reemplaza la evidencia.

FORMULARIO FÍSICO

Consta de 14 secciones de las cuales:• Las 2 primeras corresponden a información del responsables del diagnóstico y

de la empresa.• La 3ª corresponde a la información de la esencia empresarial.• De la sección 4ª a 13ª corresponden al levantamiento del diagnóstico

empresarial. Cada una de las secciones corresponde a un área específica empresarial.

• La sección 15 corresponde a la información del mercado actual y proyectado.• La sección 14 – Cierre de diagnóstico, es responsabilidad del MENTOR y

solamente se encuentra en el SIDE, no en el formulario.

Archivo PDF

14

Una pregunta puede servir de insumo para la medición de una o más

variables.

FORMULARIO FÍSICO

15

MEDICIÓN VARIABLE 70:DISPONIBILIDAD DE HARDWARE

¿Los equipos de la empresa

están conectados en

red?

¿Se cuenta con un estudio para determinar las necesidades de hardware y de software de la

empresa? Cada cuanto se hace?

¿La empresa cuenta con equipos de

cómputo para el desarrollo de

sus actividades?

Una variable puede necesitar una o más preguntas para su

medición.

CALIFICACIÓN DE LAS VARIABLES EN EL SIDE

• La empresa tiene la misión en un documento que está en el computador del gerente, pero no está en ningún otro equipo, no está impreso ni publicado.

• La empresa se certificó en ISO 9000 hace seis meses, sin embargo al preguntar nos informan que no se diligencian los formatos de no conformidades porque “quitan mucho tiempo”.

• El gerente considera importante que sus empleados se capaciten, por eso, cuando recibe publicidad de algún curso que le parece pertinente para la empresa, identifica quién es el responsable de ese tema y lo envía a tomar el curso.

• Los resultados de los procesos se revisan en un comité primario y las conclusiones y recomendaciones del mismo se llevan al comité gerencial donde deciden el plan de acción a seguir.

¿Qué calificación daría?

FORMULARIO SECCIONES I Y II

• La información de estas secciones esta previamente diligenciada por el Administrador

• No obstante lo anterior, la información debe ser validada por el Mentor y Líder Mentor en la primera visita.

Sección Responsable

SECCIÓN I - Datos generales del responsable del diagnóstico ADMINISTRADOR

SECCIÓN II - Datos generales de la empresa

• Aliado Local (Cámara de Comercio, Gremio, Caja Compensación, Fundaciones, entre otras) y Código

• Código municipio y nombre• Nombre Líder Mentor y número cédula de ciudadanía • Nombre Mentor y número cédula de ciudadanía

SECCIÓN I – Datos Generales Responsable Diagnóstico

Esta información del formulario físico es únicamente de consulta

CONSTITUCIÓN:

Razón Social, estado de la empresa, tipo de sociedad, NIT, No. matrícula mercantil y fecha, fecha renovación matrícula mercantil, # establecimientos de comercio asociados y sus matrículas mercantiles, tiempo de funcionamiento, capital certificado por la Cámara de Comercio y valor de los activos

ACTIVIDAD ECONÓMICA:Descripción de la actividad económica, código CIIU Principal y secundario, última fecha expedición RUT y régimen contributivo

DATOS DEL REPRESENTANTE LEGAL:

Nombre, tipo y número documento de identidad, edad, género y nivel educativo

DATOS DE CONTACTO DE LA EMPRESA:Teléfono fijo, fax correo electrónico empresa, página web, dirección de la empresa, departamento y municipio

DATOS CONTACTO DE LA EMPRESA PARA EL DIAGNÓSTICO:

Nombre, cargo, celular y correo electrónico

DATOS BÁSICOS PLANTA DE PERSONAL:Número de empleados, directivos y nivel de educación y número de empleados operativos

DATOS ADICIONALES:Valor ventas brutas anuales (2012) y participado en programas de fortalecimiento empresarial

SECCIÓN II – Datos Generales Empresa

Esta información del formulario físico es únicamente de consulta, pero debe ser validada con la empresa

SECCIÓN III – Antecedentes y Proyección• Esta información es requerida para establecer el óptimo.• Se diligencia en forma conjunta entre el Mentor y Líder Mentor en la primera visita.• Debe observarse la coherencia de los tamaños de mercado mencionados por la

empresa.• El registro y calificación de la información en el SIDE es responsabilidad del Líder

Mentor.• Es la única sección en la que se transcribe la información recolectada en el campo.• Se solicita información del core de negocio del mercado actual y proyectado.

Sección Responsable

SECCIÓN III - Antecedentes y Proyección

MENTOR Y LIDER MENTOR

SECCIONES IV A LA XIII• Corresponde a las secciones donde se recoge la información del

diagnóstico de la empresa• Cada sección corresponde a un área funcional de la empresa de modo que

pueda ser distribuido entre los diferentes responsables de cada área• La captura y calificación en el SIDE es responsabilidad del Mentor• Algunas secciones contienen anexos que corresponden a información

detallada requerida para calificar algunas variables. – Los anexos 1, 2A, 2B, 3, 4A, 5 son responsabilidad de la empresa.– Los anexos 4B, 6 y 7 son responsabilidad del Mentor.

Sección ResponsableSECCIÓN IV - Planeación y estrategia de la empresaSECCIÓN V - Marco legalSECCIÓN VI - Financiera/contable (incluye Anexo 1)SECCIÓN VII - Instalaciones físicasSECCIÓN VIII - Recurso humanos (Incluye Anexos 2A y 2B)SECCIÓN IX - TecnologíaSECCIÓN X – Producción (Incluye Anexo 3)SECCIÓN XI - Comercial y mercadotecnia (Incluye Anexos 4A y 4B*)SECCIÓN XII - Servicio al clienteSECCIÓN XIII – Proveedores (Incluye Anexo 5)ANEXO 6. Encuesta equipo de trabajoANEXO 4B - Información Comercial/Mercadotecnia ANEXO 7. Encuesta comunidadANEXO 1 – Información Contable/Financiera ANEXO 2A – Información recursos humanos ANEXO 2B – Información recursos humanos ANEXO 3 – Información producción ANEXO 4A – Información comercial/mercadotecnia ANEXO 5 – Información proveedores

MENTOR EMPRESARIAL

EMPRESARIO

SECCIONES IV A LA XIII

• Al inicio de cada una de estas secciones se encuentran los siguientes campos:• Fecha: Fecha en la que inicia la recolección de la información, formato DD/MM/AÑO.• Responsable información por parte de la empresa: Corresponde a los datos de la persona delegada por la empresa

para suministrar la información correspondiente a cada sección del formulario físico. Los datos que se solicitan son nombre y cargo.

• Al final de cada una de las secciones se encuentran los siguientes campos: • Observaciones generales: Información adicional que el LÍDER MENTOR/MENTOR consideren relevante como

evidencia para el diagnóstico que están realizando.• Firma responsable información: Cada sección del formulario físico deberá ser firmada por el responsable del

suministro de la información por parte de la empresa, como evidencia de que la información consignada corresponde a la proporcionada por la empresa para efectos del diagnóstico.

• Firma MENTOR: El LÍDER MENTOR/MENTOR según sea el caso, deberá firmar en cada sección una vez finalice la recolección de la información correspondiente.

• Fecha: Corresponde a la fecha en la que se finaliza la recolección de la información correspondiente a esa sección.

SECCIÓN IV– XIII Generalidades

• Esta sección es responsabilidad del MENTOR y solamente se encuentra en el SIDE, no en el formulario.

• Con base en toda la información recolectada durante el diagnóstico de la empresa, el MENTOR deberá tener los suficientes elementos para realizar la medición de las 17 variables de esta sección.

SECCIÓN XIV – Cierre del Diagnóstico

• Esta sección es responsabilidad del MENTORAl Personal• Esta encuesta se deberá aplicar al menos a un empleado de cada uno de los

niveles jerárquicos de la organización.• Es importante recordarle a los encuestados que la información suministrada es

confidencial y solo se utilizará para la calificación de la empresa.

A la comunidad• El MENTOR debe hacer un recorrido e identificar a 5 personas aledañas a la

empresa y les preguntará la opinión que se tiene sobre la empresa.

Anexos 6 y 7 – Encuesta al Personal y a la Comunidad

SECCIÓN XV – SMOBA - SMOBP• Esta información es requerida para la establecer el óptimo actual y

proyectado.• El diligenciamiento de esta sección es responsabilidad del Mentor.• Se requiere haber diligenciado previamente la Sección III.• Esta diseñado para recolectar de forma simultánea la información del

mercado objetivo actual y el mercado objetivo proyectado, de modo que se pueda comparar y validar la coherencia de información.

• La calificación de la información en el SIDE es responsabilidad del Líder Mentor.

Sección Responsable

SECCION XV – Situación del mercado objetivo actual y proyectado

MENTOR Y LIDER MENTOR

La información para determinar la influencia de las variables de la situación del mercado objetivo actual y proyectado de la empresa (en forma paralela), se puede obtener de información secundaria y de la entrevista con el empresario.

La medición de las variables del óptimo deseado, se hará de acuerdo con la proyección de la empresa a 3 años, documentada en la respuesta a la pregunta 5. En este sentido, los datos que se tendrán en cuenta para el análisis son datos actuales (presentes), pero, del mercado objetivo donde se proyecta la empresa a tres años.

SECCIÓN XV – SMOBA - SMOBP

VARIABLES PARA CALCULO DEL ÓPTIMO ACTUAL Y PROYECTADO1. Juego de oferta y demanda (JOD)2. Barreras de entrada de los oferentes (BEO)3. Barreras de entrada de los demandantes (BED)4. Barreras de salida de los demandantes (BSD)5. Grado de satisfacción de los segmentos del mercado (GSSM)*6. Injerencia del mercado global en la oferta (IMGO)7. Injerencia del mercado global en la demanda (IMGD)8. Aglomeraciones de los demandantes (AD)9. Aglomeración de los oferentes (AO)10. Presencia de oferentes dominantes (POD)11. Presencia de demandantes dominantes (PDD)12. Historia de la empresa13. Actividad Económica14. Retos de largo plazo

Situación del Mercado Objetivo

(SMOB)

Esencia Empresarial (EE)

La medición se hace de 1 a 5

Para la calificación de las barreras, se debe tener en cuenta el esfuerzo que debe

hacer la empresa para superarla, en este sentido, pregúntese de a cuerdo al caso,

si las barreras son:

VARIABLES PARA CALCULO DEL ÓPTIMO CALIFICACIÓN EN EL SIDE

Muy fácil de superar Fácil de superar Superable Difícil de superar Muy difícil de superar

Para un demandante que quiere abandonar el

producto y/o servicio, la barrera en mención es:

Ejemplo:

Optimos de mercado

EJEMPLOUn nuevo empresario quiere entrar al mercado de productos lácteos. De acuerdo con la reglamentación actual se deben contar con certificados de buenas practicas y cada uno de los productos debe contar con registros sanitarios autorizados por el INVIMA si es para consumo humano o por el ICA si es para consumo animal. En ese orden de ideas:

– Desde el punto de vista reglamentario…. las barreras de entrada para un nuevo oferente son: difícil de superar

RESULTADO DEL DIAGNÓSTICO EN UNA EMPRESAA1 A2

A3

A4

A5

A6

B1

B2

B3

B4

B5

B6

B7B8C1C2

C3

C5

C6

C7

D1

D2

D4

D5

E1

E2

E4E5

0

50

100

MAXIMO

DIAGNOSTICO

ÓPTIMO SMOB ACTUAL

ÓPTIMO SMOB DESEADO (3 AÑOS)

Brecha de desarrollo

Brecha actual

INSTRUCTIVO Este documento está dirigido a los Mentores Empresariales para conocer el uso de los instrumentos, cómo determinar y calificar las variables del diagnóstico y de los óptimos de las empresas

becarias del Proyecto “Fortalecimiento del Tejido Empresarial en zonas donde Ecopetrol tiene operación”.

Archivo PDF

SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL - SIDE

Funcionalidades Impresión del formulario y sus anexos. Consulta de la tabla de logros para cada variable en el momento de ingresar la medición. Incorpora el formulario diligenciado. No permitirá calcular los óptimos y el diagnóstico de la empresa hasta tanto no se cuente con

la medición de todas las variables o los datos para realizar el cálculo de la medición. Cálculo del diagnóstico, óptimo actual y óptimo proyectado.

Usuarios Administrador Líder Mentor Mentor

SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL - SIDE

PARA TENER EN CUENTA: Ingreso de la medición de las variables se realiza en el

mismo orden de las secciones del formulario físico. Variable discreta: Mentor realiza la medición de

acuerdo con la información recolectada en el formulario físico.

Variable continua: El mentor ingresa los datos recolectados a través de los anexos del formulario físico y el SIDE realiza la medición de la variable.

No VARIABLE 0 1 2 3 4XXX Nombre

variable

DESCRIPCIÓN DATOa. Valor activos circulantes 2012 $280.000.000

Incluye una sección final que es adicional al formulario físico, en la cual el mentor con todo el conocimiento de la empresa, deberá calificar.

No VARIABLE 0 1 2 3 455 Cohesión equipo de trabajo 62 Liderazgo de la alta

dirección

67 Planeación de recursos

SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL - SIDE

Taller virtual:I. ¿Cómo importar los datos

de una empresa?II. ¿Cómo calificar las variables

del diagnóstico?III. ¿Cómo exportar la

información?

TALLER 3. ESTUDIO DE CASO

EMPACAR S.A.S.

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