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Einführung SAP bei Bioforce AG
Kurzübersicht:
1. Ausgangslage
2. Projektorganisation
3. Umsetzung
4. Betrieb und Organisation
5. Validierung
6. Herausforderungen / Learnings
Ausgangslage
Bioforce AG in der Schweiz mit Blending für Produktion und Tosca für
Finanzen und Lohn
Kein SAP-Know how bei IT-CH
Rund 100 User
Bisher Software im Hause betreut inkl. Server etc.
Biohorma BV in Holland mit SAP und internem SAP-Betreuer
Rund 60 User
Software extern gehostet
Betroffene Abteilungen:
Produktion / Lager / Einkauf / Avor / Verkauf CH und International /
Qualitätssicherung / Dokumentation-Registrierung / Finanzen-Controlling
Projektorganisation
Gestartet sind wir für die Offertphase mit einem externen Berater und dem
Ansatz über IT-Matchmaker
Mit Start des effektiven Projektes Wechsel des Beraters.
- Neuer Ansatz mit den wichtigsten Elementen:
• Business Bluepring mit User Requirement List (URL) und Fit-Gap-Analyse
• Design und Spezifikation mit Rough cut Prototype (RCP)
• User Acceptance Test (UAT)
• Data migration
Speziell:
Einführung SAP mit dem Modul FI für Bioforce CH Sommer 2015, als
Leuchtturmprojekt
System und Module:
SAP ECC 6.0 EHP7
FI / CO / MM / WM / PP / PE und LPI und PPC / SD / QM / DMS
Umsetzung (User Requirement list)
MacroProcess
MicroProcess
Req-ID Link to SD Proces-ID Requirement Description Core
Fit/Gap
F=Fit / G=Gap /W=Workaround
General Ledger
GL Postings Manual Postings FI-0025 40-30-010 It must be possible to create manual posting in the General Ledger (FI). F
Automatic Postings FI-0027 40-30-010 From an intergrated system is required that most posting are done automatically based on transaction which are made in other modules(Supply Chain, PP, SD, MM, Fixed Assets). The postings are made on predefined accounts.
F
FI-0028 40-30-010 It is required that all posting are done realtime into Finance (GL) F
Manual Intercompany posting
FI-0026 40-30-015 It must be possible to create cross company postings between the companies, so directly from the Company xxx into Company xxx
F
Account determination Materials Management
FI-0029 40-30-010 From 01.11.2015 onwards the material subledgers should be equal to the General ledger inventory. F
FI-0030 40-30-010 It should be possible to assign General Ledger accounts to goods movement types. F
Detaillierte Anforderungen der Abteilungen an das Programm
Umsetzung (Testscripts)
Testscript FICO Bioforce / BiohormaTest-ID 40-20-005
Test-Name customer-specific creation and maintenance G/L accounts
Testfall-Beschreibung Put in of an account trunk with all necessary fields (e.g., fixed linkings) at group level and company code
Verantwortlicher Test-Durchführung fet
Verantwortlicher Test-Korrektur hop
Testdatum 10.07.2015
Testsystem Quality system client 100
Begleitende Dokumente
Gesamtstatus des Testfalls
Test-Fall ID 1
Req-ID FI-008 / FI-009 / FI-0010 / FI-0011 / FI-0012
Test-Fall Name Account master data
Gesamtstatus open
Gesamtstatus gesetzt am finished
Gesamtstatus gesetzt durch
Durchlauf-nr. (wenn nicht sofort korrekt)
Organisationsstruktur des Tests
Buchungskreis 1000
Ergebnisbereich 1000
Kostenrechnungskreis 1000
Kontenplan group
….
Rolle Transaktions-Code Beschreibung Testkriterien / Kommentare Tester Status Ergebnis Fehlerbeschreibung
financial accountant FS00
general ledger account work on
centrally
general ledger account according to our account
plan group fet finished
account opened in
Group G/L
Controller account group Choice must be given sts finished
FSS1 G/L company code level
account opened in
company code 1060
account trunk - register control data currency we decided to put
together creditors and
debtors 3rd party
foreign and domestic in
one
exchange profit liquid assets 6892
excchange loss liquid assets 6842
exchange profit accounts receivable 3820
exchange loss accounts receivable 3810
Projektorganisation und CAB
Videokonferenz 1x pro Monat
Feste Agenda mit Changes, offenen Tickets, Problemen und Fragen,
Verbesserungen
Herausforderungen und Learnings
Länger und teurer
Ziemliche Belastung für Organisation
Matchmaker war unnötig – Business Blueprint war wichtig für Interne und
massgebend für Externe
Externer Berater war für uns sehr wichtig – grosses Vertrauensverhältnis nötig
Datenmigration und Rollenauthorisation, speziell in QM, waren sehr intensiv
Kostendach setzen für alle Teilprojekte
Validierung der Prozesse mit externem Beratungsunternehmen
Herausforderungen Validierung / QM
Prozesspunkte:
• System nach GMP-Regeln für Computervalidierung überprüft
• sehr wichtiger Punkt war das Authorisationskonzept – Freigabe von
Produkten
• Validierung mit externer Unterstützung
• Basierend auf BPM-Liste erfolgte eine erste grobe Risikoabschätzung
• Migration war Herausforderung für die Validierung – möglichst automatisch
Erkenntnisse:
• Workflow unterschätzt, da Abgleich zwischen zwei Firmen und gleichzeitig
SAP
• Workflow eher an SAP anpassen, nicht umgekehrt
• Sehr hoher Dokumentationsaufwand und Verwaltungsaufwand für
Abweichungen