IT Strategic Leadership and Planning:  How to Plan for Technology Without Knowing How it Works 

Centre For Social Innovation

Nov. 23rd, 2007

Facilitators 

Nadia GouveiaPartnership CoordinatorPartnership Platform

Jane ZhangPartnership CoordinatorPartnership Platform

The Partnership Platform

Trillium­funded project that helps non­profits find partners to implement technology projects

Identify your technology needs Get connected with corporate resources Help find technology volunteers Help develop a technology strategy

Introductions

Name

Organization

Is your organization technology saavy?

Learning Outcomes

Overview of developing a strategic technology plan

Understanding the resources required for technology implementation

How to leverage external IT resources and support

How to plan for IT without knowing how it works

Technology is not a ‘magic box’ Discussing technology at a technical level 

propagates this misconception See ‘past the box’ to strategic application

Planning IT

Strategic planning ties technology to organizational goals

Leverages existing planning skills and capacity to integrate technology into organizational mandate

Demonstrates leaders understand how technology can serve an organization – not the other way around

Planning IT

Visioning How can technology help my organization?

Planning How can I plan and document a path to that 

vision?

Planning IT

Visioning Goals – What do you want to achieve to move 

your organization closer to fulfilling its mission? Objectives – What concrete, measurable, 

specific, and achievable ‘targets’ are you aiming at to achieve those goals?

Strategies – What approaches can be used to achieve the objectives?

Technology Visioning Exercise GOAL(S)

What do you want to achieve to move your not­

for­profitorganization closer to fulfilling its mission?

OBJECTIVE 1What concrete, 

measurable, specific and achievable (within a certain timeframe) 

“targets” are you aiming at? 

OBJECTIVE 2What concrete, 

measurable, specific and achievable (within a certain timeframe) 

“targets” are you aiming at?

STRATEGY 1AWhat is one general 

approach to achieving Objective 1?

STRATEGY 1BWhat is another general approach to achieving 

Objective 1?

STRATEGY 2AWhat is one general 

approach to achieving Objective 2?

STRATEGY 2BWhat is another general approach to achieving 

Objective 2?

Writing IT Down

Strategic Technology Plans Document and plan a path to achieve your vision Define needs, state strategies, and identify 

required resources Clearly communicate intentions to external 

partners – including consultants and funders

Writing IT Down

Strategic technology plans will: Help ensure you have the right resources, your 

employees have the right skills, and access to the right support structure

Position you for success with funders and potential partners

Integrate specific technology projects into your overall technology strategy

Revisit your plan every 2 to 3 years

Writing IT Down

Strategic technology plans are quite simple when approached step by step

Successful plans: Map technology needs to organizational goals Assess an organization’s current situation Detail resources required to maintain and 

support basic technological infrastructure Reference specific technology projects (detailed 

in other documents)

Writing IT Down

Strategic technology plans include: Overview Technology assessment Technology infrastructure Training and support Web site and online applications Individual technology projects Action plan and technology budget

Overview

Introduces your organization Describes organizational goals  Details technology goals and maps them to 

your strategic goals.

Technology Assessment

Describes the current state of technology in your organization 

Strengths and weaknesses relating to how you work with technology, 

Who is responsible for technology, and any areas that require improvement or addressing.

Technology Infrastructure

Details specifics relating to your current technology equipment

Software usage Networks Management procedures.

Training and Support

Details how you will address IT training and support needs for your staff members

Writing technology training into your staff’s professional development programs 

Includes contact information for external technical support providers

Website/Online Applications

Information on your users, the functionality of your web site, content management strategies and tools

Online marketing campaigns Information on the technical architecture of 

the web site/application (server access passwords, etc.)

Technology Project Plans

Collection of smaller technology plans relating to the specific initiatives that comprise your overall organizational plan

The technology plans contain specific detail as to the critical path, resource requirements, and budget.  

Action Plans and Budgets

Action Plan – high­level schedule and responsibilities for implementing the various technology projects described in the previous section.

Technology Budget – Details all of the budgeting requirements of the specific technology projects your organization plans to implement, as well as information on general maintenance, purchasing, training, and support.

Budgeting for IT

Total cost of ownership (TCO) What it costs to install, operate, and maintain a 

technological infrastructure – not just the price of the hardware

An accurate measure of the true cost of technology

Budgeting for IT

Not allowing for TCO results in wasted technological assets

Calculating IT budgets accurately can ensure you have the resources you need

Funders are starting to realize that technology funding is important

Budgeting for IT

How to position technology expenses in funding requests? Ensure the expenses are part of overall budgets, 

where the ‘sell’ is the strategic objective I.e., request funding for online fundraising 

campaigns, not for 6 new computers Funders want to buy social and economic 

benefit, not boxes and wires

External Assistance Most organizations will require external assistance 

in at least 1 of 3 areas: Planning Development Maintenance

Sources of external assistance Volunteers / Board Members Individual Consultants Small IT Companies Large IT Companies Other Charities and Non­profits

External Assistance

Ideal Scenario Volunteer board member to work on requirements 

gathering Individual consultant to prepare requirements 

documentation and provide project management support Key tools – hardware and software – donated from a large 

IT company Small IT company or other charity or non­profit to perform 

any technical work Individual volunteers to assist with daily updates and 

maintenance Maintenance and support contract with another charity or 

non­profit

Today’s Take­aways

Visioning Worksheet

 Strategic technology plan template

External Assistance Tips and suggested partnership model

Questions?

Contact us:

Partnership Platform.http://www.partnershipplatform.caEmail: info@partnershipplatform.caPhone: 416­644­1018