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ITIM

KRANKENHAUS

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Die IT ist entsprechend den

jetzigen und zukünftigen

Anforderungen an die integ-

rative Unterstützung der medizini-

schen und administrativen Kern-

und Sekundärprozesse gehalten,

sich strategisch zu positionieren

und ihr Leistungsangebot profes-

sionell und vor allem wirtschaft-

lich zu steuern. Forderungen nach

transparenten Leistungen und

Kosten in der IT werden immer lau-

ter. Für die Krankenhaus-IT bedeu-

tet dies, dass IT-Leistungserbrin-

gung ohne entsprechendes IT-Ser-

vicemanagement keine Option

mehr ist.

Ziel der nachfolgenden Ausfüh-

rungen ist es, die administrative

Untermauerung einer transparen-

ten, effizienten und serviceorien-

tierten Leistungserbringung

IT-Leistungskataloge und-LeistungsverrechnungMethoden undWerkzeuge zur Steuerung derWirtschaftlichkeit in der IT (Teil 1)

Wie die Basis für eine wirtschaftliche

Leistungserbringung der IT für ein Kranken-

haus geschaffenwerden kann und somit der

oftmals diskutierte Wertbeitrag zwischen

Fachbereich und IT verbessert wird, zeigt

eine zweiteilige Beitragsserie von Dr. Uwe

Günther, Geschäftsführender Gesellschafter

der Sanovis GmbH, und Udo Purwin, CIO der

Städtischen Kliniken Neuss Lukaskranken-

haus GmbH. Im ersten Beitrag beleuchten

die Autoren die grundsätzlichen Aspekte

der IT-Leistungskataloge und der darauf

basierenden innerorganisationalen

Verrechnung von IT-Leistungen.

durch die Krankenhaus-IT zu be-

schreiben.

Zu nennen sind in diesem Kontext

besonders die klare Strukturie-

rung der IT-Leistungen in Form

von IT-Leistungskatalogen und die

darauf basierende innerbetriebli-

che Verrechnung von IT-Leistun-

gen an die „Kunden“ der IT.

Die typische Situation derIT im Krankenhaus

Typischerweise stellt sich die Si-

tuation der IT im Krankenhaus

häufig als noch nicht zufrieden-

stellend dar. Leider gilt, dass

trotz der gestiegenen Anforde-

rungen an die IT der Sektor Ge-

sundheitswesen beim Einsatz

moderner Informationstechnolo-

gien hinter anderen Branchen

zurückliegt.

Die Investitionsbereitschaft in zu-

kunftsweisende Informations-

technologien und personelle

Foto: Les Cunliffe - Fotolia

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KRANKENHAUS

Kompetenz ist vergleichsweisegering. Derzeit liegt das jährlicheIT-Budget einer typischen deut-schen Klinik bei lediglich ca.2,5 % des Gesamtbudgets, weithinter dem Durchschnitt andererBranchen.

Beobachtungen aus der Praxiszeigen darüber hinaus, dass häu-fig technikgetriebene Ansätzedie Aufstellung und Arbeitsweiseder Krankenhaus-IT dominieren.Die IT ist zudem oft gezwungenmit Generalisten ohne tiefe Spe-zialisierung „auf Zuruf“ zu rea-gieren – nach dem Motto „Jedermacht alles“. Organisatorische

Aspekte werden vernachlässigt,zum einen aus einer Überlastungund Überforderung des IT-Fach-personals heraus, zum anderenschlicht aus Unkenntnis.

Es existiert in weiten Teilen ein brei-tes Spektrum an nicht standardisier-ten und vielfach unklar definiertenIT-Services, die in unterschiedlicherQualität und mit stark variierendenReaktionszeiten erbracht werden.Die IT-Leistungen werden meistnicht auf Basis von klaren Leis-tungsvereinbarungen zwischen ITund Fachbereich – sogenanntenService Level Agreements (SLAs) –bereitgestellt. Komplexe und nichtabgestimmte Prozesse, besondersbei der Einführung und dem Betrei-ben von anwenderkritischen IT-Sys-temen, sind häufig noch an der Ta-gesordnung.

Die Folgen für IT undKrankenhäuser

Die Konsequenzen hieraus sindeindeutig. Es existieren nicht sel-ten organisatorische Schnittstel-lenprobleme zu den Fachberei-chen und innerhalb der IT sowiemangelnde Anwenderorientierungund Organisationsstrukturen mitineffizienten Arbeitsabläufen.

Bedingt durch die mangelndeStrukturierung und Standardisie-rung ist eine zuverlässige und effi-ziente Bereitstellung von IT-Ser-vices und deren Möglichkeit zurKontrolle und Steuerung schwie-

rig. Dies verursacht eine extremgeringe Kostentransparenz bezüg-lich der erbrachten Leistungen, so-wohl auf Seiten der IT als auch fürdie Fachbereiche.

Die Kontrolle der Kosten ist somitnicht möglich, was oftmals einenwuchernden Kostenanstieg her-vorruft. Insbesondere durch dieFachbereiche wird auch die man-gelnde Verursachergerechtigkeitder ihnen entstehenden IT-Kostenbemängelt.

All dies führt nicht nur zu großerUnzufriedenheit bei den IT-Abtei-lungen selbst, sondern vor allembei den Anwendern. Die IT hat eineschwierige Vermittlerrolle zwi-schen den an sie gestellten Anfor-derungen und ihren tatsächlichenMöglichkeiten. Darunter leidetinsbesondere die Akzeptanz der ITbeim Anwender – dem „Kunden“.

Der Aufbau vonLeistungskatalogen

Abhilfe kann in diesem Zusam-menhang das stringente IT-Servicemanagement leisten. Zielist es, die IT-Leistungen transpa-rent, bewertbar und steuerbar zumachen und damit ein Leistungs-controlling zu ermöglichen.

Ein erster wesentlicher Schritt inRichtung einer effizienten undeffektiven IT ist der Aufbau einesIT-Leistungskataloges.

Das erfordert jedoch häufig einegrundlegend andere Einstellungund Sichtweise auf die Kranken-haus-IT, die sich als Dienstleiteram Kunden verstehen muss. DieSicht der Kunden (Fachbereicheund Anwender) auf die IT-Leistun-gen unterscheidet sich von der in-ternen Sicht der IT-Organisation.Zum Beispiel denken Fachbereichein der Regel nicht im Sinne von In-stallation und Administration vonServersystemen und Netzwerken,jedoch sehr wohl im Sinne vondem für sie greif- und verstehbarenBegriff eines neuen Stations-Ar-beitsplatzes oder eines Internetzu-ganges.

Demzufolge ist die Zielsetzung fürden Aufbau eines IT-Leistungskata-loges zweigeteilt. Auf der einen Sei-te steht die klare Strukturierung

2. IT Strategie &Planung

2.1 IT Ausrichtung2.2 IT Planung2.3 Risikomanagement…

1. IT Management & Steuerung

1.1 IT Organisation1.2 IT Geschäftsaus-

richtung1.3 Anforderungs- und

Portfoliomanagement1.4 IT Performance1.5 Standards &

Richtlinien…

Anwendungs-entwicklung

3.1 Change Administration

3.2 Anwendungsenwick-lungsprozess

3.3 Anwendungsentwick-lungsumgebung

3.4 Projekte…

5. Ressourcen Management

5.1 Service Management5.2 Personal5.3 Finanzen5.4 Sachanlagen…

4. IT Betrieb & Support

4.1 IT Systeme und

Infrastruktur4.2 Systems Manage-

ment (IT Betriebs-prozesse)

4.3 Applikations-management

4.4 Help Desk und

Service Center4.5 Projekte…

IT-Management & Steuerung

IT Strategie &Planung

Anwendungs-entwicklung

IT-Betrieb &Support

Ressourcen Management

Abb. 1: Sanovis IT-FähigkeitenModell H - Übersicht.

Dr. Uwe GüntherGeschäftsführender GesellschafterSanovis GmbHMünchen

Udo PurwinCIO, Leiter ITStädtische Kliniken NeussLukaskrankenhaus – GmbH

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und konkrete Definition von „inter-nen“ IT-Leistungen, die für einenreibungslosen Betrieb der EDV er-forderlich sind. Auf der anderenSeite stehen die daraus abgeleite-ten „Kunden“-IT-Leistungen, dievon den Fachbereichen gefordertund wahrgenommen werden.Folgende Fragestellungen ergebensich daraus, die zu beantwortensind:

P Welche „internen“ IT-Leistungenmüssen erbracht werden, damitein sicherer, performanterund hoch verfügbarer IT-Betrieb gewährleistet ist?

P Welche IT-Leistungen gehöreninhaltlich zusammen und wiekönnen die Services in einemLeistungskatalog strukturiertwerden?

P Welche „Kunden“-IT-Leistungensollen angeboten werden, damitdie Fachbereiche ihre Aufgabenmöglichst effektiv und effizientbewältigen können?

P Wie können die „internen“ IT-Einzelleistungen zu geeigneten„Kunden“-IT-Leistungen (Ser-vice Paketen) gebündelt werden?

Das Sanovis IT-Fähigkeiten Mo-dellH für Krankenhäuser bietet ei-ne geeignete Basis zur Beantwor-tung der oben gestellten Fragenund zum Aufbau eines IT-Leis-tungskatalogs.

Es liefert in ganzheitlicher Weiseeine funktionenorientierte Dar-stellung einer IT-Organisation, be-schreibt modular und detailliertdie typischen Aufgaben und Leis-tungen einer Krankenhaus-IT unddient somit als strukturierter Bau-kasten von IT-Leistungen zur Zu-sammenstellung eines IT-Leis-tungskataloges.

Zur Definition der „internen“ IT-Leistungen können auf Grundlagedes Sanovis IT-Fähigkeiten Mo-dellsH die für die Krankenhaus-ITindividuell gültigen und relevan-ten IT-Leistungen selektiert undfestgelegt werden. Bedarfsweisekann eine ergänzende Beschrei-bung der Leistungen und Aufga-ben hinzugefügt werden, die dannauch für eine weitergehende Stel-lenbeschreibung für das IT-Perso-nal verwendet werden kann.

Mit Blick auf die Kunden der IT –die Anwender der verschiedenenAbteilungen und Fachbereiche –gilt es aus den internen IT-Leistungen geeignete „Kunden“ IT-Leistungen zu definieren. Hierzumüssen zuerst die Serviceanforde-rungen und Zielsetzungen der An-wender identifiziert werden, um imAnschluss entsprechende „Kun-den“-IT-Leistungen, sogenannte„Servicepakete“ oder „IT-Produk-te“, daraus ableiten zu können.

Die „internen“ IT-Leistungen ausdem IT-Leistungskatalog, die zurErbringung der Service Pakete er-forderlich sind, sind dann entspre-chend gebündelt diesen Service-paketen zuzuordnen. Somit erge-ben sich die für die Kunden sicht-baren, greifbaren und verstehba-ren Serviceleistungen.

Typische Servicepakete bzw. IT-Produkte sind z. B.:P Help Desk,P Lokaler Support,P PC-Arbeitsplatz (z. B. Ärzte-Arbeitsplatz, Stations-Arbeits-platz),

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P Applikationsbetreuung (z. B.KIS, RIS/PACS, SAP),

P Kommunikationsdienste (z. B.Internet),

P EDV-Schulungen.

VerursachergerechteVerrechnung von IT-Leistungen

Den zweiten wichtigen Baustein ei-nes stringenten IT-Servicemanage-ments stellt die Verrechnung deroben genannten Service Paketebzw. IT-Produkte an die Abnehmerder IT, d. h. die Kunden, dar.

Grundsätzlich existieren zwei Me-thoden für eine IT-Leistungsver-rechnung. Die Kostenverrechnungdurch Umlageverfahren ist dabeiwohl noch die verbreitetste Form,bei der die gesamten Kosten der ITüber einen gewählten Umlage-schlüssel, z. B. Anzahl der Anwen-der oder Arbeitsplätze, auf die Or-ganisation verteilt werden.

Diese einfache aber undifferen-zierte Methode birgt allerdingsauch den Nachteil in sich, dass dieKostenbelastung unabhängig vonder tatsächlichen Nutzung der ITerfolgt. Dies wiederum verhindertdie steuernde Einflussnahme aufdas Anwenderverhalten und ruftmöglicherweise eine verstärkte In-anspruchnahme hervor (Moral Ha-zard in der IT).

Geeigneter im Sinne einer wirt-schaftlich geführten IT ist die IT-Leistungsverrechnung über klardefinierte Verrechnungspreise.Dabei werden die IT-Produkte mitPreisen (kalkulierte Kosten oderMarktpreis) bewertet und an dieAnwender gemäß der tatsächli-chen Inanspruchnahme verrech-net.

Die Nachteile des Umlageverfah-rens werden dadurch ausgeschal-tet. Der Anwender hat einpositives Interesse, sein IT-Nutzerverhalten bewusst und kos-tensensitiv zu gestalten.

Damit die Wirtschaftlichkeits-effekte auch wirklich realisiertwerden können, erfordert dieseMethode eine dynamische Res-sourcensteuerung beim Erbringerder IT-Leistungen, der IT selbst.Wesentliche Kriterien für die IT-Leistungsverrechnung über Ver-rechnungspreise sind:

P Klare Leistungsvereinbarungen,z. B. über Service Level Agree-ments (SLAs), die der Anwenderversteht,

P Marktvergleichbare Servicekata-loge und Preise,

P Transparente und gerechte Ver-rechnungsmethode,

P Verrechnung aller Kosten (direk-te und indirekte IT-Kosten),

P Nur erbrachte Leistungen wer-den abgerechnet,

P Kostenbelastung proportionalzur Inanspruchnahme (keineSubventionierung),

P Standardisierte Messverfahrenund Reports,

P Integration der Verrechnungs-methode in das bestehendeRechnungswesen.

Die Umsetzung der IT-Leistungs-verrechnung erfolgt auf Basis ei-ner internen Vorkalkulation amJahresanfang mit angenommenenMengen und Stückpreisen. DieseVerrechnungskosten werden pe-riodisch (z. B. quartalsweise) ab-schlagsweise zur Abrechnung ge-bracht. Am Jahresende erfolgtdann eine Nachkalkulation und

Endabrechnung mit tatsächlichenMengen und Preisen.

Fazit und Ausblick

Die IT-Abteilung in einem Kran-kenhaus sorgt mit ihren hochspe-zialisierten IT-Systemen für die Er-hebung, Vernetzung, Analyse undDarstellung patientenbezogenerDaten. Sie unterstützt wesentlichdie klinischen Prozesse und bringtbenötigte Informationen zur rich-tigen Zeit an den richtigen Ort.

Wenn sie jetzt noch ihre Produkteund erbrachten Leistungen durchnormierte und verständliche Leis-tungskataloge innerhalb der Kli-nik kommuniziert und darstellt,erzeugt sie mit der resultierendenTransparenz mehr Akzeptanz inihrem Unternehmen und schafftsich Entscheidungsfreiraum. DieStädtischen Kliniken Neuss – Lu-kaskrankenhaus – GmbH plant,diesen Weg zu gehen.

Im kommenden Beitrag werdenaufbauend auf den Methoden undWerkzeugen der IT-Leistungskata-loge und der Verrechnung von IT-Leistungen die Grundsätze undMöglichkeiten eines wirksamen IT-Controllings dargestellt. L

Udo Purwin

Städtische Kliniken Neuss

Lukaskrankenhaus – GmbH

Preußenstraße 84

41464 Neuss

Dr. Uwe Günther

Sanovis GmbH

Richard-Strauss-Straße 69

81679München

Spezialanwendungen(z. B. SAP, KIS, RIS/PACS, Labor)

Allgemeine Anwendungen(z. B. Bürokommunikation, Internet)

Basissysteme & Infrastruktur(z. B. Netzwerk, Server, DB)

z. B. spezifische Verrechnung an

die Einrichtungen je Anwendung

z. B. pauschale Verrechnungan die Einrichtungen je Arbeitsplatz

Abb. 2: Modell für eine transparente und verursachergerechte IT-Leistungsverrechnung.