Agile Beschaffungen

Best Practices

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Reto Maduz, COO, SwissQ Consulting AG, @rmaduz, Mitglied Leitungskreis swissICT Fachgruppe „Lean, Agile & Scrum“

#ITBeschaffung it-beschaffung@swissict.ch

Agenda

•  Was ist seit der IT Beschaffungskonferenz 2012 gelaufen? •  Drei Schritte einer (agilen) Beschaffung •  Verschiedene Sichten •  Fragen, die sich aufgrund der Agilität stellen •  Nächste Schritte

•  ... und am Nachmittag findet die Fachsession 2 statt mit dem Thema „Varianten von agilen Beschaffungen“

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Umfrage 2012 in Bezug auf Agilität in der Beschaffung

Ja Nein

Ist das Konzept "Dialog" praktikabel? 95% 5%

Ist das Konzept "Technologie-Partner" praktikabel? 90% 10%

Sind die zwei erwähnten Konzepte (Dialog,

Strategiepartner) offen genug für Änderungen im

Verlaufe des Projektes?

30% 70%

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Leitfaden: IT Beschaffung

Der Leitfaden soll folgenden Fokus haben: •  Erfolgreiche und nachhaltige IT Beschaffung in der

öffentlichen Hand. •  Ausschreibungen im Umfang von bis zu

3 Mio CHF sollen effizienter werden. •  Zu Handen von Unternehmen und Organisationen, die

IT Beschaffungen tätigen. •  Fokus: Standardsoftware, Individualsoftware, Wartung

und Weiterentwicklung, SaaS; kein Personalverleih.

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Leitfaden: IT Beschaffung

Involvierte Personen –  Daniel Gerhard, Diartis AG –  Matthias Günter, GnostX GmbH –  Marc Leutenegger, XIMIQ AG –  Reto Maduz, SwissQ AG –  Stephan Sutter, ti&m AG

Diskussionen wurden weiter geführt mit: –  Rich Lutz, VBZ –  pcn (public consultant network) –  Diverse Personen auf Auftraggeber und Auftragnehmerseite

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Erfolgskriterien für erfolgreiche Beschaffung Diskussion haben verschiedene Aspekte aufgezeigt

•  Freunden Sie sich mit der Realität an –  Klar definierte Lösung zu einem festen Preis“ à Illusion –  Sie werden Dinge brauchen, an die Sie nicht gedacht haben

•  Richtige Granularität in den Ausschreibungsdokumenten •  Definieren Sie das „WAS“ •  Steuern Sie. Immer.

–  Verantwortung für das „WAS“ niemals wegdelegieren •  Bleiben Sie im Projekt permanent transparent •  Eignungskriterien „filtern“. Wählen Sie diese mit Bedacht

–  Vorsicht mit „Muss“-Kriterien und Technik-Vorgaben.

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Drei Schritte einer Beschaffung

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Vor Ausschreibung

•  Anforderungserhebung •  Wahl des Verfahrens •  Festlegen der Kriterien •  Publikation

Ausschreibung

•  Fragerunden •  Angebot •  Ablauf Angebotsfrist •  Analyse und Bewertung •  Entscheid •  Zuschlag

Nach Ausschreibung

•  Vertragsabschluss •  Realisierung •  Betrieb •  Weiterentwicklung

Beschaffen heisst Entscheiden. Entscheiden heisst eine klare Entscheidungsgrundlage zu

haben. Bei Projektstart kann nicht alles im Detail beschrieben

werden.

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Beschaffen heisst entscheiden. Entscheiden heisst, eine klare Entscheidungsgrundlage zu

haben. Bei Projektstart kann nicht alles im Detail beschrieben

werden.

Wie reagiere ich auf Änderungen? ? Lösung ?

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Priorisierung, Detaillierung und Klärung

Vor Ausschreibung Ausschreibung Nach Ausschreibung

Gute Ausschreibungen ermöglichen eine schrittweise Realisierung

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Beschreibung des „WAS“

Beschreibung des „WAS“ im Lastenheft IT-Beschaffung beschreibt einen „Service“ und nie ein System und/oder eine Software

•  Das Lastenheft als Dokument der Ausschreibung beschreibt das WAS des zu entwickelnden Systems –  das „Geschäft“, das mit dem neuen System abgewickelt werden

soll à Beschreibung des „Service“ –  Prozessabläufe –  Qualitätsanforderungen –  Systemumfeld

•  Der Lieferant (Offert-Steller; Lieferant) beschreibt, WIE das System für den Service entwickelt wird (Pflichtenheft).

•  Enge Zusammenarbeit zwischen den Parteien.

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Beschreibung des „WAS“ im Lastenheft IT-Beschaffung beschreibt einen „Service“ und nie ein System und/oder eine Software

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Auftraggeber: Lasterheft à WAS

Lieferant: Pflichtenheft à WIE

Gemeinsam: Umsetzung à schrittweise

Verschiedene Sichten

Einkäufer

Messbare Beurteilung der Angebote à la „Checkliste“

Jurist / Rechtsabteilung

Klare Vertragslage

Fachabteilung

Möglichst viel Gestaltungsfreiraum und Involvierung bei der Lösungsfindung resp. Lösungsrealisierung

Lieferant

„Offerierbare“ Ausschreibung. Nachvollziehbarer Entscheid. Mitwirkung Auftraggeber. Klare Abgrenzung.

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Beschaffen heisst entscheiden. Entscheiden heisst, eine klare Entscheidungsgrundlage zu

haben, indem ich beschreibe, WAS ich will. Bei Projektstart kann nicht alles im Detail beschrieben werden, weshalb der Lieferant ein Pflichtenheft erstellt,

welches mit dem Auftraggeber besprochen wird. Auf Änderungen reagiere ich flexibel. Die Priorisierung hilft

mir.

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Fragen, die sich stellen

•  Beschreibung des „WAS“ im Lastenheft als Entscheidungsgrundlage: –  Wie bewerte ich das? –  Was sind da die richtigen Eignungs- und Zuschlagskriterien?

•  Hinweise zu möglichen Antworten: –  Eignungskriterien: Im Gegensatz zu Technologie-Partner

Auswahl filtern diese für Projekte < 3 Mio weniger stark. –  Zuschlagskriterien: Müssen beurteilen, wie gut die Lösung den

Bedarf (Service) abdeckt. à Achtung: Mapping von WIE auf WAS!

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Fragen, die sich stellen

•  Flexible Abwicklung: Wenn ich etwas weglasse, dafür was anderes hinzu nehme, verändere ich die Ausgangslage. –  Ist das Beschaffungs-rechtlich machbar?

•  Hinweis zu einer möglichen Antwort:

–  Gedankengang: Was ist anders als bei den vielen „Change Requests“ bei einer Wasserfallentwicklung?

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Nächste Schritte

•  „Tenor“ für Erkenntnisse einholen anlässlich dieser IT Beschaffungskonferenz –  Fachsession 2 am Nachmittag: Varianten von agilen

Beschaffungen

•  Vervollständigung des Leitfadens und Review auf breiter Front.

•  Publikation des Leitfadens unter dem Patronat von swissICT

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Diskutieren Sie mit uns heute Nachmittag in der Fachsession 2 zum Thema „Varianten von agilen

Beschaffungen“

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Haben Sie Interesse, den Leitfaden weiter zu gestalten? Melden Sie sich!

•  Daniel Gerhard, Diartis AG

•  Matthias Günter, GnostX GmbH •  Marc Leutenegger, XIMIQ AG

•  Reto Maduz, SwissQ AG •  Stephan Sutter, ti&m AG

it-beschaffung@swissict.ch

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