IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 1. Iratkezelési szabályzat

1.1. Iratkezelési fogalmak meghatározása

Iratnak kell tekinteni és e szabályzatban előírt módon kezelni a Közösségi

Ellátásokhoz érkezett, valamint a szolgáltatások működése során - bármilyen anyagon,

alakban és bármely eszköz felhasználásával - keletkezett szöveget, számadatsort, a

gépi adatfeldolgozás útján létesített adatot, továbbá az ügyviteli segédkönyveket

(iktatókönyvet, nyilvántartó könyvet, nyilvántartó kartont), az irathoz csatolt

mellékleteket, könyvelési bizonylatokat.

A faxon és e-mailben érkező, illetve továbbított iratokat ugyanúgy kell kezelni, mint a

postán, vagy személyesen átadott vagy továbbítandó iratokat. A faxon vagy e-mailben

érkező iratokról másolatot kell készíteni, hogy annak tartalma később is elolvasható

legyen.

Nem kell iratnak tekinteni a rendszeresen kapott hivatalos lapokat, napilapokat,

folyóiratokat, könyveket, reklám- és propagandaanyagokat.

Küldemény a szolgáltatás vagy annak dolgozói nevére érkező vagy kimenő irat,

sajtótermék, értesítés, szórólap, prospektus, csomag, stb.

Iratkezelés az iratok átvétele, átadása, postázása, nyilvántartásba vétele (iktatása),

sokszorosítása, továbbítása irattárolása, selejtezése, valamint a nem selejtezhető iratok

levéltárba történő átadása.

Irattár a társaság működése során keletkezett iratok, küldemények rendszerezett

forgalmának nyilvántartó, gyűjtő és biztonságos megőrző helye.

Az irattári terv a szolgáltatás működése során keletkezett iratok csoportosításrendszerét

(irattári tételekbe besorolását) és egyben selejtezési időtartalmát határozza

meg.

1.2 Az iratkezelés szervezeti formája

Az iratkezelési, postázási, iratselejtezési feladatok elvégzését szolgáltatásonként és a

központi iratkezelést a közösségi koordinátorok végzik.

Ha az iratkezeléssel megbízott dolgozó a társaságtól eltávozik, akkor a munkakörével

kapcsolatos feladatokat a feladattal megbízott személynek át kell adnia.

A szolgáltatások iratkezelésének irányításáért és ellenőrzéséért a kuratóriumi elnök a

felelős. A szolgáltatási egységek irattári munkáját a szolgáltatások vezetői irányítják

és ellenőrzik.

Az iratkezeléssel megbízott dolgozók legfőbb feladatai:

• gondoskodás a postán érkező küldemények elhozataláról, valamint a kimenő

küldemények postára való eljuttatásáról,

• küldemények átvétele, a portó (utánvét) kifizetése, a névre szóló levelek és

csomagok eljuttatása a címzetthez,

• az érkező postai küldemények felbontása, érkeztetése, szolgáltatások szerinti

csoportosítása, 3 iratkezelési szabályzat

• a hivatalos lapok eljuttatása a címzetthez,

• a kimenő levelek postázása és bérmentesítése, valamint a postai költségek

elszámolásáról nyilvántartás vezetése,

• a szolgáltatások által leadott iratok megőrzésre való átvétele és irattározása,

• az irattári terv alapján, a megőrzési idő elteltével, az iratok selejtezése, illetve a

maradandó értékű anyagok elhelyezése levéltárban,

• az ügyintézőkre szignált iratok átadása,

• a kuratóriumi elnök által aláírásra váró iratok rendezése és átadása aláírásra,

• az kuratóriumi elnök iratainak határidő-nyilvántartása.

A szolgáltatások iratkezelési feladatait a fentiek szerint értelemszerűen kell ellátni!

1.3 Az iratok átvétele

Munkaidő alatt: a társaság címére postán vagy kézbesítve érkező iratokat vagy

küldeményeket az iratkezelők veszik át. A szolgáltatások bármely dolgozójához

közvetlenül kézbesített hivatalos küldeményeket haladéktalanul el kell juttatni az

iratkezelőhöz.

A postai küldemény átvételére feljogosított dolgozót a Posta által előírt formában,

hivatalos meghatalmazással kell ellátni.

Az iratkezelők feladata minden munkanapon a bérelt postafiókot kiüríteni és az átvett

postaanyagot zárható táskában hiánytalanul beszállítani és átadni a központi, illetve a

szolgáltatások iratkezelőnek.

Munkaidő után: a munkaidő lejárta után, illetve munkaszüneti napokon érkező iratok

esetében az átvett iratot, küldeményt bontatlanul, a legközelebbi munkanap

munkakezdéskor át kell adni az iratkezelőnek.

Az EXPRESSZ, SÜRGŐS, AZONNAL kézbesítendő jelzésű iratokat és táviratokat az

iratkezelőnek (átvevőnek) azonnal és soronkívül kell eljuttatni a címzetthez.

Nem bonthatók fel

• azon névre szóló levelet, melyekről egyértelműen megállapítható, hogy

magánjellegűek, illetve

• ha a feladó sajátkezű felbontást ír elő.

Ezeket a leveleket a borítékon kell iktatni.

Amennyiben a felbontási tilalom alá eső levél mégis felbontásra került, akkor azt le

kell ragasztani, ráírni: TÉVES FELBONTÁS és aláírni, majd haladéktalanul át kell

adni az illetékes címzettnek.

Abban az esetben is, ha levélről csak felbontás után derül ki, hogy az előírt tilalom alá

esik, azonnal el kell juttatni a címzetthez.

A névre szóló küldeményt a címzett távollétében az illetékes vezető felbonthatja, ha az

nyilvánvalóan hivatalos iratot tartalmaz.

Ha olyan sérült vagy felbontott irat, küldemény érkezik, amelyet felbontás nélkül kell

továbbítani, akkor az érkeztetést végző dolgozó rávezeti a borítékra, hogy

SÉRÜLTEN ÉRKEZETT vagy FELBONTVA ÉRKEZETT.

Ha a címzett a küldemény felbontása után megállapítja, hogy a küldemény -

tartalmánál fogva - hivatalos iratnak minősül és nincs a borítékon iktatva, köteles azt

iktatásra és további kezelésre az iktatóba átadni.

1.4 A posta bontása

A posta bontását az iratkezelők végzik.

Ha a bejövő levélben pénz, vagy értéktárgy van, akkor jegyzőkönyvet kell felvenni és

a jegyzőkönyvvel együtt a pénztárba helyezni. Az átvevő az ügyiraton igazolja az

értékrész átvételét és az ügyiratot az iratkezelőnek adja át.

A küldemények téves felbontásakor, valamint ha később kerül ki, hogy a

küldeményben titkos ügykezelési szabályzat rendelkezései alá tartozó ügyirat van, a

borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét és szervezeti

egységét, majd a küldeményt a címzetthez, illetve a titkos ügykezelést ellátó

személyhez, szervezeti egységhez kell eljuttatni.

Ha az irat határidőben való továbbításához jogkövetkezmény fűződik (fizetési,

fellebbezési, határidő, stb.), vagy ha a küldő adatait csak a borítékról lehet

megállapítani, a borítékot minden esetben az irathoz kell csatolni. A boríték csak a

selejtezés alkalmával semmisíthető meg.

A tértivevénnyel feladott levelekről szóló elismervényt a lehető legrövidebb időn belül

vissza kell juttatni a feladóhoz. Amennyiben valaki, vagy valamely szervezeti egység

külön, a központi iktatót megkerülve ad fel tértivevényes levelet, köteles utólag az

iratkezelőt informálni, hogy az iratkezelő az aláírt, visszaérkezett elismervényt a

feladónak eljuttathassa.

1.5 Az iratok iktatása

A beérkező iratok érkezését az iratkezelő végzi az irat megérkezése napján.

A beérkezéskor az iratkezelő tölti ki az irat:

• beérkezésének, nyilvántartásba vételének keltét,

• az iktatás sorszámát,

• a mellékletek számát,

• az irattári tételszámot.

Az iktatás az ügy lényeges adatainak iktatókönyvbe való bejegyzésével történik.

Az iktatás célja biztosítani:

• a beérkezett iratok fellelhetőségét,

• az irat elintézésével kapcsolatos személyi felelősség megállapíthatóságát,

• az iratforgalom pontos számbavételét,

• a határidők betartásának ellenőrzését

A beérkezett iratokat a beérkező iratok iktatókönyvébe kell bevezetni (soros

folyószámos iktatókönyv S.Sz.ny. 5230-152/a.r.sz.).

Az iktatókönyv közhiteles okirat, hatósági eljárásnál az abban történt bejegyzések

bizonyítékként felhasználhatók.

Az iktatókönyvnek tartalmaznia kell az iratok azonosításához, az iratok hollétének

megállapításához szükséges adatokat.

Az iktatókönyvet évenként kell hitelesíteni és megnyitni. A könyv fedőlapján fel kell

tüntetni a szervezet pontos nevét, az évszámot.

Az iktatókönyvben a posta érkezésekor kittöltendők a következő rovatok:

• az iktatószám (pl.: 1-től kezdődő folyamatos sorszám évkezdettől évvégéig),

• a beérkezés dátuma,

• a feladó megnevezése,

• az ügyirat tárgya,

• a mellékletek száma,

• a kiszignálás után az ügy előadója.

Tilos

• az utólagos iktatás,

• az ügyirat nélküli iktatás,

• az átvétel napjától eltérő keltezéssel történő iktatás,

• a szóbeli megkeresés alapján történő iktatószám kiadása.

Nem szabad az iktatókönyvben sorszámot, illetve sorokat kihagyni, alszámokat,

törtszámokat használni.

Az iktatókönyvben felhasznált lapokat összeragasztani, az iktatóbélyegző lenyomatán

vagy az iktatókönyvben feljegyzett adatokat - a ceruzával bejegyzett határidő

kivételével - kiradírozni, kivakarni, lefesteni, leragasztani, tussal, tintával vagy

bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha az iktatókönyvben az

iktatás keltének, vagy az ügy tárgyának helyesbítése szükséges, a téves szöveget,

számot tintával, egy vonallal át kell húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés olvasható

maradjon. A javítást kézjeggyel és keltezéssel igazolni kell. Ugyanakkor a "kezelési

feljegyzések" rovatban meg kell jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratanyagát mely

számra iktatták át, illetőleg melyik szolgáltatási egységnek adták át.

Az iktatókönyv egy-egy sorszámára csak egy ügyet szabad beiktatni.

Az iktatókönyvet az év utolsó napján, az utolsó iktatást követően le kell zárni.

Az iktatókönyv megnyitását és lezárását az iratkezelő végzi el és a kuratóriumi elnök

ellenőrzi.

Nem kell iktatni:

• a jogkövetkezményekkel nem járó tömeges értesítéseket,

• a reklám- és propaganda anyagokat,

• nyomtatványokat,

• árjegyzékeket,

• szaklapokat,

• folyóiratokat,

• napilapokat.

1.6 A posta továbbítása

Az iktatott postát az iratkezelő az eljuttatja a címzetthez. A beérkező küldeményeket

az ügy elintézésével megbízott személyre (ügyintézőre) kell szignálni.

A szignálással egyidejűleg kell utasítást adni az elintézés határidejére és sajátos

módjára, pl.: "megbeszélés velem" stb. vonatkozóan is.

A szignálás után a posta azonnal továbbításra kerül az ügyintézőkhöz.

Az iratkezelő a kiszignált ügyiratokról annyi másolati példányt készít, ahány

szolgáltatásra azt kiszignálták kivéve. Az eredeti ügyirat a központi irattárban marad.

1.7 Az iratok szervezeti egységen, szolgáltatáson belüli kezelésének fő elvei

Az iratok átadását, illetve átvételét az iktatókönyvben az ügyintéző aláírásával

igazolja. (Az iratok átadásának, átvételének igazolása más módon, pl. kézbesítő

könyvben rögzítve is lehetséges).

A szolgáltatáshoz beérkező posta ügyintézőig történő eljutásának módját a

szolgáltatások vezetői határozzák meg.

Biztosítani kell, hogy a beérkező iratok

• minél rövidebb idő alatt az ügyintézőhöz kerüljenek,

• megállapítható legyen, hogy az irat kinél található, ki a felelős ügyintéző,

• az irat elintézett-e, nem igényel-e választ, tudomásulvételre szolgál, vagy intézés

alatt áll.

A beérkező ügyiratokat az ügy természete szerint szükséges időtartamon belül meg

kell válaszolni.

Külön utasítás hiányában az ügyeket rendszerint 8 napon belül, hosszadalmasabb

eljárást igénylő ügyek esetén legkésőbb 30 napon belül kell elintézni. Amennyiben a

külső szervekről, illetőleg ügyfelektől érkezett iratok 30 napon belül nem intézhetők

el, erről a körülményről az iratot küldőt értesíteni kell annak megjegyzésével, hogy az

elintézés mikorra várható.

A válaszadási határidőt csak az ügyvezető, illetve a szolgáltatások vezetői saját

irányítási területükön hosszabbíthatják meg.

A jogszabályokban, szerződésekben vagy egyéb módon meghatározott válaszadási

határidőre az azokban előírt határidőket kell betartani.

Az ügyintézőnek ugyanahhoz az ügyhöz, témához tartozó összes iratot együtt kel

őriznie úgy, hogy azok a történések szempontjából jól követhetők, áttekinthetők

legyenek.

Az írásban megválaszolásra került ügyiratnak, a válaszlevél szolgáltatásoknál maradó

példányán minden esetben az érkezés iktatószámát kell feltüntetni.

A szolgáltatások vezetői minden naptári év végén kötelesek rendeztetni az iratokat. A

központi irattárba helyezendő iratokat összekötve a szolgáltatás és a selejtezés évének

megjelölésével a központi irattárnak kell átadni.

A könnyebb visszakereshetőség érdekében az összekötözött iratokat

tartalommutatóval kell ellátni, feltüntetve az irattári tételszámokat, a dossziék címét,

az iratok keletkezésének évszámát. A tartalommutató 1 példányát az anyaggal együtt

le kell adni az irattárba.

Szervezeti változás esetén az el nem intézett, illetve folyamatban levő ügyek iratait

tételesen jegyzékkel kell átadni a feladatkört átvevő jogutód egységnek.

1.8 A kimenő iratok továbbítása

Az iratkezelő a kimenő iratokat bevezeti a kimenő iratokat iktatókönyvébe (soros

folyószámos iktatókönyv C.Sz.ny. 5230-152/a.r.sz.) és ellátja a szükséges

bélyegzőlenyomattal, a bejegyzés egyben az átvétel igazolása.

A kimenő iratok iktatókönyvét, ugyanúgy mint a beérkező iratok iktatókönyvét

évenként hitelesíteni kell, meg kell nyitni és le kell zárni.

Ha célszerű, a bejövő és a kimenő iratokra ugyanazt az iktatókönyvet lehet használni.

Az iratok aláírását a cégjegyzési szabályozás szerint kell végezni.

A szervezeti egységeknek a kimenő leveleket annyi példányban kell elkészíteni, hogy

a saját szükségleteikre visszamaradó másolatokon túl egy példány az irattárban

maradhasson.

A kimenő levél irattári másolati példányán fel kell tüntetni a postai továbbítás módját

is. Az aláíró, a levél tartalmán túl, aláírásával igazolja a levélben szereplő továbbítási

mód szükségességét is.

Ha az iraton továbbításra vonatkozó utasítás nem szerepel, egyszerű postai

küldeményként kell kezelni.

A kimenő csomagokat, illetve az utánvétes leveleket minden esetben a postai

előírásoknak megfelelően kell elkészítenie.

A küldeményeket továbbítási módjuknak megfelelően két részre kell csoportosítani:

• postán és

• kézbesítés útján továbbított küldeményekre.

A postai küldeményeket díjmentesíteni kell, majd tovább csoportosítani:

• sima,

• ajánlott,

• expressz,

• expressz-ajánlott,

• értékküldemény,

• tértivevényes küldemény,

• csomag.

Postai továbbítás céljára a postahivatal által előírt és hitelesített postai feladókönyvet

kell használni.

Helytelen címzés vagy átvétel megtagadásból eredően visszaérkezett iratokat,

küldeményeket az illetékes szolgáltatásoknak vagy ügyintézőnek kell visszaadni

további intézkedés céljából.

Az átvételt igazoló, visszaérkezett tértivevényt az iratkezelő - iktatás nélkül - a

megfelelő ügyirat másolathoz csatolja, illetve visszaadja az ügyintézőnek.

1.9 Az irattári terv

Az iratok nyilvántartásának, kezelésének és selejtezésének elősegítésére az Irattári terv

szolgál. Az irattári terv a szolgáltatások iratait irattári tételenként csoportosítja.

Magában foglalja továbbá az egyes ügykörökre (irattári tételekre) vonatkozó

selejtezési (megőrzési) határidőt.

Arra kell törekedni, hogy az irattári tételszámok valóságos gyűjtőfogalmak, több

feladatot összefoglaló témacsoportok szerint úgy kerüljenek megállapításra, hogy azok

őrzési, selejtezési ideje azonos legyen.

Az irattári tételszám nélküli iratot az irattárba lerakni nem szabad.

Az irattári tervet a kuratóriumi elnöknek évente felül kell vizsgálnia és szervezeti,

vagy ügyköri változás esetén azt ki kell egészítenie, illetve módosítania.

1.10 Az iratok tárolása, megőrzése

Az irattárba helyezést az iktatókönyv megfelelő rovatában, a hónap és a nap

bejegyzésével fel kell tüntetni.

Határidős iratokat az irattárba tenni nem szabad.

Az ügyiratokat az irattárban az irattári terv szerint tételesen, ezen belül az

iktatószámok növekvő sorrendjében kell elhelyezni. A dossziéban fel kell tüntetni az

iratok keletkezésének évszámát, az irattári tételszámot és a kötegben levő iratok kezdő

és végző iktatószámát.

Az irattár számára olyan helyiségről kell gondoskodni, amelyben az irattár

rendeltetésszerű használata biztosítható.

Az irattárban az egymáshoz tartozó bejövő és kimenő iratforgalmat összetűzve,

együttesen kell tárolni.

Az irattárban őrzött iratokról irattári jegyzéket kell vezetni.

Ha az irattárból szükség van valamely iratra, akkor az irattár kezelő csak elismervény

ellenében adhatja ki az anyagot. Az elismervényt az irat helyén kell tartani.

Az elismervényen szerepel:

• az átvett ügyirat száma,

• az átvett ügyirat tárgya,

• az átvevő ügyintéző neve és beosztása,

• az átvétel hónapja, napja,

• a visszaadásra megjelölt határidő.

Irattárba helyezett iratokról hiteles másolat készítése és kiadása csak az illetékes

vezető engedélyével történhet.

1.11 Az üzleti titkot tartalmazó iratok ügykezelése

Az "üzleti titok" kifejezéssel ellátott iratokat is általában az általános ügykezelés

szabályai szerint kell nyilvántartani és kezelni. Az ilyen iratok nyilvántartásba vétele

során az iktatókönyv iktatószám rovatába piros jelzéssel "ÜT" megjelölést kell

használni, feltüntetve az iratok példányszámát és terjedelmét.

Kettőnél több példány esetén az ilyen minősítésű iratokhoz elosztási ívet kell

készíteni. Az ilyen iratokat sorszámozni kell és fel kell tüntetni, hogy kik, milyen

sorszámú példányt kaptak.

Magán az "ÜT" jelölést tartalmazó iraton fel kell tüntetni a következőket:

• belső használatra,

• iktatószám,

• készült .... példányban,

• .... sz. példány,

• selejtezhető .... évben,

• címzettek megjelölése.

Az üzleti titkot tartalmazó iratokat zárható helyen (szekrény, íróasztal, stb.) kell

tárolni.

Az üzleti titkot tartalmazó irat nem maradhat őrizetlenül.

Az üzleti titkot tartalmazó iratot posta útján ajánlott küldeményként két borítékban

kell továbbítani. A minősítésre és az irat tartalmára utaló jelölést a borítékon

feltüntetni nem lehet. Az "sk. felbontásra" jelzést csak a belső borítékon szabad

feltüntetni. A belső borítékot csak címzett bonthatja fel.

1.12 Az iratok selejtezése

Az irattári tervben szereplő megőrzési idő elteltével az iratokat ki kell selejtezni. A

selejtezést az irattár kezelője végzi. Az irattárban őrzött iratanyagokat selejtezés előtt a

kuratóriumi elnöknek felül kell vizsgálni.

A selejtezés során az iratok tartalmának és őrzési idejének elbírálásánál felmerülő

kétely esetén, a kuratóriumi elnök döntését kell kérni.

A selejtezésről 3 példányos jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvnek

tartalmaznia kell:

• a szervezet megnevezését, selejtezés időpontját,

• mely tételszámok és évfolyamok kerültek selejtezésre,

• mely irattári tételek lettek visszatartva (az iktatószámok felsorolásval),

• a selejtezést végzők és ellenőrök nevét és beosztását.

Az iratselejtezési jegyzőkönyveket összegyűjtve, együtt kell tárolni. A jegyzőkönyvek

nem selejtezhetők.

A selejtezést végző dolgozónak a selejtezendő anyagból ki kell emelnie azokat az

ügydarabokat, amelyek idegen személyeket vagy más jogosultakat illetnek. Ezekről az

iratokról külön jegyzéket kell készíteni és ajánlott jelzéssel kell a jogosultnak

elküldeni. Az át nem vett idegen iratokat a jegyzéken "cím ismeretlen" megjelöléssel

látja le, az előző helyére teszi vissza. Ezek az ügydarabok a továbbiakban sajátként

kezelendők és selejtezhetők.

1.13 A maradandó értékű iratok kezelése

Maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi,

nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki és egyéb szempontból jelentős, a

történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok

folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen,

más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat.

A szervezet tulajdonában levő maradandó értékű iratok kezelésére vonatkozó

szabályozást az 1995. évi LXVI. törvény (a közokiratokról, a közlevéltárakról és a

magánlevéltári anyag védelméről) tartalmazza.

2.Bizonylati szabályzat

2. Iratok és bizonylatok megőrzési ideje

2.1 Számviteli bizonylatok

Számviteli bizonylat (továbbiakban: bizonylat) minden olyan külső és belső okmány -

függetlenül annak nyomdai vagy előállítási módjától-, amelyet a gazdasági esemény

számviteli nyilvántartása céljára készítettek.

A törvény értelmében tehát bizonylatnak minősülnek mindazok az adathordozók és

minden számviteli könyvviteli nyilvántartások, amelyek adatait közvetve vagy

közvetlenül az analitikus és főkönyvi nyilvántartásokban rögzítésre kerülnek.

Bizonylat jelleggel bírnak - és ennek megfelelően kezelendők (irattározás, őrzés) - az

elektronikus adatfeldolgozásnak a könyvvitellel közvetlenül vagy közvetve

összefüggő kódrendszerei és gépi programjai is.

A bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági

intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában kell kiállítani.

A bizonylatokon az adatok időtállóságát megőrzési időn belül biztosítani kell.

Általában bizonylatnak minősülnek a következők:

Bérelszámolási bizonylatok

• munkaidő-igazolások (jelenléti ív - ha ezek a bérek elszámolásnak bizonylatai-,

igazolt távollétet tanúsító okmányok: beteglap, bírósági idézés stb.),

Leltározási bizonylatok

• leltárfelvételi jegyek, ívek,

• leltárösszesítés,

• leltári többletek és hiányok bizonylatai,

• kárjegyzőkönyvek (kártérítési határozatok) stb.

Gépi adatfeldolgozás okmányai

• gépben tárolt törzsadatok jegyzéke, változások okmányai,

• gépi programok,

• gépi adathordozók tervei,

• gépi adatfeldolgozás összesítő okmányai (naplók, naplógyűjtők, gyűjtőkartonok,

tételes és gyűjtött adatok táblázatai stb.)

A bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és

helytállónak kell lennie. A bizonylat szerkesztésekor a világosság elvét szem előtt kell

tartani.

Az általános kellékeken kívül a technikai, optikai módon előállított bizonylatok

esetében a kódolt megnevezésekről, jelölő adatokról kódolt jegyzéket kell

készíteni.

Az azonosíthatóság céljából minden kimutatásnak tartalmaznia kell:

• a gazdálkodó egység megjelölését, kódjelét,

• a feldolgozott adatállomány megnevezését, kódját,

• a feldolgozó program azonosító jelét,

• a feldolgozási időszakot,

• a feldolgozott tételek számát,

• a feldolgozás befejezésének időpontját,

• a feldolgozás teljességének és az előírt egyeztetések végrehajtásának igazolását.

A technikai, optikai adathordozón tárolt adatokat úgy kell elhatárolni, hogy azok

kiíratása, azonosítása és védelme mindenkor biztosított, vizuálisan is megjeleníthető

legyen.

A technikai, optikai, stb. módon előállított adathordozóknál az előbbiekben

foglaltakon kívül alaki és tartalmi kellék még:

• a feldolgozási programok azonosító jelzése,

• az adatállományt azonosító jelzés.

Ha a bizonylat technikai, optikai módon előállított adathordozó, biztosítai kell:

• az adatok vizuális megjelenítése érdekében azoknak – szükség esetén – a

késedelem nélküli kiíratását,

• az egyértelmű azonosítás érdekében a kódjegyzéket.

2.3 Szigorú számadású nyomtatványok

A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági

eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat, továbbá minden olyan nyomtatványt,

amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő

névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen

felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell

vonni. Pl.:

• készpénzcsekk (készpénz-felvételi utalvány),

• csekkszerződés alapján igényelt csekkfüzet,

• bevételi és kiadási pénztárbizonylat,

• készpénzfizetési számla,

• számla,

• nyugta,

• pénztárjelentés,

• gépkocsi-menetlevél,

• leltár nyomtatványok,

• sorszámozott űrlapok és sorszámozott űrlapokat tartalmazó füzetek,

stb.

A szigorú számadású kötelezettség a bizonylatot, a nyomtatványt kibocsátót terheli.

A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel

megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni,

amely biztosítja azok elszámoltatását.

A nyomtatványokkal ( beleértve a rontott példányokat is) el kell számolni. A

nyomtatványok átadása, illetve átvétele csak elismervény ellenében történhet.

A szigorú számadású kötelezettség alá vont nyomtatványokat a gazdasági vezető

határozza meg, a gazdasági szervezeti egység kezeli és tartja nyilván.

A szigorú számadás alá tartozó nyomtatványokat az egyéb nyomtatványoktól

elkülönítetten kell tárolni és nyilvántartani. A nyilvántartásnak legalább a következő

adatokat kell tartalmaznia:

• a nyomtatvány megnevezése,

• a beérkezés és nyilvántartásba vétel kelte,

• a nyomtatvány kezdő-, befejező sorszáma,

• a használatba vétel kelte,

• az átvevő megnevezése,

• az átvétel elismerése.

A nyilvántartásnak naprakésznek kell lennie.

Az átvétel alkalmával meg kell vizsgálni, hogy az egyes füzetekben az űrlapok teljes

számban megvannak-e továbbá az űrlapokon a sorszámok és esetleges egyéb jelzések

(például a számlavezető pénzintézet jelzőszáma) helyesek-e.

A szigorú számadású nyomtatványokat zárt szekrényben kell megőrizni.

2.10 A bizonylatok tárolása és őrzése

A bizonylatok megőrzésének rendszerét úgy kell kialakítani, hogy azok a feljegyzések

hivatkozása alapján visszakereshetők legyenek.

Bizonylatot a megőrzési helyről elvinni csak elismervény ellenében szabad. A

hatósági intézkedésre kiadott eredeti bizonylatok tartalmáról kivonatot, vagy a

bizonylatokról bármilyen módszerrel előállított másolatot kell készíteni, és azt kell

bizonylatként megőrizni.

Irattárban elhelyezett bizonylatokat csak átvételi elismervény ellenében lehet kiadni.

Az elismervénynek tartalmaznia kell a bizonylat azonosító számát, a bizonylatfajta

megnevezését, a kiadás és a visszaadás időpontját, valamint az átvevő aláírását.

2.12 Iratok és bizonylatok megőrzési ideje

Nem selejtező iratok

• A szervezet létesítésére, szervezetére és működésére vonatkozó alapvető

fontosságú ügyiratok

• Műszaki leírások, dokumentációk, szabadalmak, know-how-k

• Az irattári tervben nem selejtezhetőnek minősített egyéb iratok

• Taggyűlési határozatok

• Határozatok könyve

• Törvények, jogszabályok, szabványok (amíg érvényben vannak)

• Szerződések

• Biztosítási ügyek

• Beruházási alapokmány, statisztika, üzembehelyezéssel kapcsolatos iratok

• Újítási javaslatok ügyei

• Munkavédelmi tervek, statisztikák

• Súlyos balesetekről jelentés

• Műszaki engedélyezési tervek

50 éves őrzésű iratok

• Dolgozók alkalmazásával, elbocsátásával kapcsolatos iratok

• Személyügyi nyilvántartási anyag

• Munkaviszonnyal kapcsolatos nyilvántartások

• Bérnyilvántartó lapok

• Nyugdíj ügyek

• Energiaipar, környezetvédelmi és épületgépészeti vállalkozási iratok és

dokumentációk