Introduktion til Indkøb og udbud i Sorø

og Ringsted Kommuner

Ressourcecenterchef

Leon K. Johansen

Økonomi, IT, Digitalisering og Indkøb

Sorø og Ringsted Kommuner som

indkøber

• Der indkøbes årligt for ca. 800 mio. kr. af varer og

tjenesteydelser samt anlæg, i hver af kommunerne

• Der indkøbes fra ca. 100 forskellige indkøbssteder, i hver af

kommunerne

• Der koordineres fra 3 hovedområder:

– Teknik, Miljø og Drift (Sorø)

– Teknik- og Miljøcenter og Vej- og Ejendomscenter

(Ringsted)

– Ressourcecenter, Team Indkøb (Fælles)

• Team Indkøb (Ressourcecenter)

– Indkøb (support)

– Udbud

– Controller

Hvor køber Sorø og Ringsted

Kommuner ind?

• Egne konkurrenceudsættelser

• Egne udbud

• Samhandelsaftaler

• Samarbejde med andre

– SKI

– FUS (K17)

– Staten (FM)

• Indkøbet sker på:

– Frivillige aftaler

– Obligatoriske aftaler

Oplysninger om indkøb ud udbud

• http://www.ringsted.dk/OmKommunen/Udbud.aspx

– Indkøbspolitik

– Udbudspolitik

– Betalingsfrister

– Udbudsplan/ udbudsstrategi

– Kursusmateriale

• Opdateres i 2014

– Udbudsstrategi

– Udbuds- og Indkøbspolitik

Offentlige udbud – love og regler

Lovgivning

• EU lovgivning

– Forsyningsdirektivet

– Bygge- og anlægsdirektivet

– Varer- og tjenesteydelsesdirektivet

• Tilbudsloven og Forvaltningsloven

– Annonceringspligten

– Økonomisk ansvarlighed

– Gennemskuelighed

Tærskelværdier for kommuner Hvornår skal vi i EU udbud?

• Forsyningsvirksomhed

– Varer- og tjenesteydelser: 3.083.431

– Bygge- og anlægsarbejder: 38.624.809

• Udbudsdirektivet

– Varer- og tjenesteydelser: 1.541.715

– Bygge- og anlæg: 38.624.809

• Tærskelværdien beregnes som summen af anskaffelsessummen

inkl. 3-4 års drift.

• Hvad er varer/tjenesteydelser og hvad er anlæg?

Under tærskelværdien – hvad så?

• Tilbudsloven

– Alle indkøb på mellem 500.000 kr. og tærskelværdien skal

annonceres

• Konkurrenceudsættelse

– Alle indkøb på mellem 1 kr. og 500.000 konkurrenceudsættes

– Reguleret aftale eller f.eks. 3 tilbud

Udbud – hvordan gør man? Varer- og tjenesteydelser

Når der gennemføres et udbud

• Annoncering (forskelligt efter udbud - dog altid på Ringsted

Kommunes hjemmeside)

• Dialog? – Nej!

• Information/spørgsmål: Skriftligt eller på informationsmøder

• Egnethed – generelle krav

– Tro- og loveerklæring (evt. serviceattest eller bankoplysninger)

– Accept af betalingsbetingelser

– Elektronisk fakturering

– Ingen gebyrer

Kriterier

• Udvælgelseskriterier

– Overholder generelle krav

– Fyldestgørende og rettidigt tilbud

• Tildelingskriterier

– Vægtning af delkriterier

• F.eks. Økonomi 60%, faglighed/kvalitet 40%

Klage!

• Konkurrencestyrelsen

• Klagenævnet for udbud

• Sø- og Handelsretten

• Byretten

Kontrakt - samarbejdsdokumentet

• Kontrakt eller aftalepapir ved hver aftale

– Kontraktforhandling i det omfang det er muligt

– 2-7 års varighed

– Vedligehold af kontrakt i forhold til udviklingen

– Controlling

– Er kontrakten god nok hvis samarbejdet slår revner?

– Evaluering før evt. forlængelse

– Leverandørens deltagelse i nyt udbudsgrundlag

Så er vi i gang!

Når samarbejdet er etableret

• Kontrakten er tilgængelig på Indkøbssamarbejdet

Sorø/Ringsteds fælles Indkøbsportal

• Alle institutioner skal benytte aftalerne

• Team Indkøb kontrollerer om aftalerne benyttes

• Leverandøren må kun levere de aftalte varer/ydelser

• Team Indkøb foretager priskontrol og afholder evalueringsmøder

• Team Indkøb rapporterer til FUS, SI, SKI m.fl.

Spørgsmål og kommentarer

Udbud og Kontrahering

Bygge- og Anlægsopgaver

Tjenesteydelser/ Rådgiveropgaver

Udbudsjurist

Marie Caspersen

Vej- og Ejendomscenter, Ringsted

Udbudspligt og valg af

udbudsform

Valg af udbudsform

• Bygge –og Anlæg:

• Underhåndsbud

• Entreprisesum < kr. 300.000,- vi kan ” nøjes ” med 1 tilbudsgiver.

• Entreprisesum kr. 0,3 mio. – kr. 3,0 mio.

• max. 3 tilbudsgivere, dog 4 hvis denne hentes udenfor

lokalområdet.

Valg af udbudsform

• Bygge –og Anlæg:

- Entreprisesum >= kr. 3,0 mio.

• Licitation:

- Offentlig licitation

- Indbudt licitation / Begrænset udbud

Valg af udbudsform

• Rådgiveraftaler:

- Underhåndsbud

- Offentlig licitation

- Indbudt licitation / Begrænset udbud

• For aftalebeløb >= kr. 500.000,- er der annonceringspligt før

udbud

Valg af entrepriseform

• Totalentreprise

• Hovedentreprise

• Fagentreprise

• Andet:

• Rammeaftaler

• Partnering

Valg af rådgiverform

• Totalrådgivning • Delt rådgivning

Før tilbud

• Gennemsigtighed

• Ligebehandling

• Proportionalitet

Tilbuddets indhold

• Tilbuddet skal afgives iht. udbudsmaterialet:

• Tilbudsliste

• Forsikringsoplysninger

• Tro og love-erklæring

• Forbehold

• Alternative tilbud

Vurdering af tilbud

Tildelingskriterier

• Laveste pris

• Økonomisk mest fordelagtige tilbud

• Eksempel på kriterier: Kvalitet, pris, byggetid,

driftsomkostninger, teknisk værdi, arkitektur m.m.