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INTRODUCCIÓN
El Ministerio de Justicia y del Derecho es un entidad escindida del Ministerio del Interior
mediante la Ley 1444 de 2011, que con el objeto de dar cumplimiento al Decreto 2609 de
2012 sobre Gestión Documental expedido por el gobierno nacional y en la búsqueda de
ejecutar la Política de Gestión Documental aprobada por el Ministerio, ha previsto
desarrollar para el periodo 2015 al 2019 un Plan Institucional de Archivos –PINAR,
teniendo en cuenta el análisis de necesidades efectuado con la metodología DOFA y el
Diagnóstico Integral de Archivos elaborado en el 2013, así como los diferentes planes de
mejoramiento generados para dar respuesta las observaciones sobre el tema, de
entidades como la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la
Nación y el Archivo General de la Nación, y de las dependencias Oficina de Control
Interno y Oficina de Planeación en las visitas realizadas para el Sistema de Gestión de
Calidad de la entidad.
A partir de allí se identifican los aspectos críticos de la gestión documental del Ministerio y
teniendo como referente cuatro ejes articuladores, se priorizan las necesidades a
satisfacer y se establecen objetivos a desarrollar que les den respuesta y se establecen
los planes y proyectos que estarían involucrados en su solución.
Posteriormente se estructuran los planes o se identifica la participación en planes que no
pertenecen exclusivamente a gestión documental, estableciendo metas, fechas de
realización e indicadores para cada uno de ellos, asimismo, se elaboran una propuesta de
necesidad de recursos, en especial de talento humano, para proyectar las necesidades
financieras de los mismos.
Finalmente, se presenta esa priorización de necesidades y las herramientas de medición
para el seguimiento y control de su ejecución.
De esta forma se considera que al llevar a cabo este Plan Institucional de Archivo se
logrará mejorar la gestión documental de la entidad y responder a las exigencias que al
respecto se generan día a día.
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1 CONTEXTUALIZACIÓN
La gestión documental del Ministerio de Justicia y del Derecho está enmarcada en el
enfoque estratégico y de prestación de servicio de calidad expresado en:
1.1 MISIÓN
Formular, gestionar e implementar las políticas, planes, programas y proyectos de orden
nacional, en materia de justicia y amparo efectivo de los derechos, con el fin de contribuir
al fortalecimiento del Estado Social y Democrático de Derecho.
1.2 VISIÓN
El Ministerio de Justicia y del Derecho se proyecta para el 2018 como la institución líder
en la construcción de un sistema de justicia accesible, que juega un papel fundamental en
la creación de una sociedad con igualdad, equidad y seguridad y en la cual se garantiza el
goce efectivo de derechos y libertades.
1.3 PRINCIPIOS
Transparencia: Hacer de conocimiento público la información y el actuar personal.
Genera ambiente de confianza y seguridad.
Perseverancia: Es la actitud de ser constante en alcanzar un objetivo, en momentos que
uno se propone llegar a un final definido.
Cooperación: Consiste en el trabajo armónico llevado a cabo por parte de un grupo
para cumplir un objetivo compartido.
Efectividad: Medida del impacto la gestión.
Participación: Es el actuar cuando podemos ser fichas clave en un conjunto. Es aportar
lo que podemos dar, cuando es necesario para llegar a un fin en
conjunto.
1.4 VALORES
Responsabilidad: Cumplimiento de los deberes en forma oportuna y efectiva para
beneficio público, aceptando y asumiendo libremente las consecuencias
de nuestros actos y omisiones.
Respeto: Reconocimiento y valoración de la dignidad, los derechos y las creencias
de los demás, como base de la convivencia.
Vocación de Servicio: Dar para facilitar el cumplimiento de un proceso, resolver una
necesidad, demanda o solicitud, o satisfacer una expectativa de alguien,
de modo que tanto quien da como quien recibe puedan sentirse
agradados.
Solidaridad: Actuar desinteresadamente a favor de otra, mediante el apoyo
incondicional, para el logro de los objetivos y el bienestar de todos y
cada uno en particular.
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Tolerancia: Aceptación y comprensión de la diversidad étnica, cultural, social,
religiosa y de opinión, reconociendo su individualidad y diferencias.
Aceptar a los demás como son.
1.5 POLITÍCA DE CALIDAD
El Ministerio de Justicia y del Derecho busca la satisfacción de las necesidades de la
sociedad en materia de justicia y amparo efectivo de los derechos, con una gerencia
pública eficaz y transparente, un talento humano comprometido y competente, y una
cultura de la calidad.
1.6 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y DE CALIDAD
Propiciar una Justicia eficaz y eficiente en el marco de una atención integral.
Diseñar, coordinar e implementar políticas, planes, programas y proyectos de justicia
transicional propiciando la participación de los distintos sectores sociales y con
enfoque diferencial.
Diseñar, coordinar e implementar políticas, planes, programas y proyectos para la
prevención, persecución del delito y resocialización del delincuente.
Diseñar y coordinar las políticas e iniciativas del Estado colombiano para prevenir y
controlar la problemáticas de las drogas y actividades relacionadas.
Garantizar la debida inscripción del derecho a la propiedad y la información
inmobiliaria en Colombia.
Gerencia efectiva y desarrollo institucional.
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2 ANALISIS DE SITUACION ACTUAL
2.1 MATRIZ DOFA (DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, FORTALEZAS, AMENAZAS)
A partir del diagnóstico contratado en el 2013 con la empresa Servicios Postales
Nacionales, del reporte en el Formulario Único de Reporte y Avance de la Gestión -
FURAG, los planes de mejoramiento presentados a la Procuraduría General de la Nación,
Contraloría General de la Republica, Archivo General de la Nación y a la Oficina de
Control Interno del Ministerio de Justicia y del Derecho, se obtiene el siguiente análisis
DOFA frente a la gestión documental del Ministerio de Justicia y del Derecho.
2.1.1 Debilidades
2.1.1.1 Administrativas
Dentro de la estructura organizacional no existe la oficina, división o grupo de
gestión documental, la ubicación de las funciones de gestión documental están
inmersos en el Grupo de Gestión Administrativa a cargo de la Secretaría General,
siendo estas muy generales y no contemplan todos los aspectos que deben ser
plasmados en el Programa de Gestión Documental – PGD. Por lo anterior, la
gestión documental no se encuentra delegada a perfiles o cargos específicos y las
responsabilidades archivísticas se encuentran asignadas al Grupo de Gestión
Administrativa.
A pesar que la gestión documental corresponde a un único proceso en el Sistema
de Gestión de Calidad, el manejo de las responsabilidades de la administración de
correspondencia y del archivo (central y de gestión) se encuentran separados en
la práctica.
Los procesos administrativos presentan vacios en cuanto a la identificación del
flujo de documentos en especial para el manejo de las copias.
Dada las características que tiene en su conformación, el Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo dispone de poco tiempo para el análisis y toma de
decisiones frente a la gestión documental.
Los funcionarios del Ministerio de Justicia y del Derecho, no cuentan con la cultura de gestionar la correspondencia de manera electrónica.
A pesar de contar con la herramienta tecnológica SIGOB, para la administración de la correspondencia, no se usa en todo su potencial por desconocimiento.
Debido a la falta de una política establecida institucionalmente, y dadas las
necesidades de la entidad, no toda la correspondencia de entrada y salida se
encuentra centralizada por la mesa de entrada y la de salida, respectivamente.
Existen vacios funcionales y de responsabilidades frente a la administración y
parametrización del SIGOB.
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2.1.1.2 Personal
Hay insuficiente personal de planta para desarrollar las funciones y obligaciones
que implica la gestión documental, tanto en el área de archivo como en cada una
de las dependencias.
En los archivos de gestión no se cuenta con la suficiente capacitación para realizar
las labores de archivo técnicamente, presentando retraso en su conformación.
2.1.1.3 Espacio
Insuficiente espacio para las áreas de archivo de gestión y central para el
almacenamiento de los archivos.
Insuficiente espacio para archivo de documentación de transferencias de entes
suprimidos o liquidados como: Fondo de Seguridad de la Rama de Justicia
liquidado, Dirección Nacional de Estupefacientes, Fondo del Antiguo Ministerio y
Fundación Social.
Tanto el archivo central como algunos archivos de gestión no cuentan con la
dotación, materiales e infraestructura suficiente para el almacenamiento de la
documentación.
2.1.1.4 Presupuesto
La asignación presupuestal para el proceso de gestión documental, se determina a
partir del presupuesto de la Secretaría General, quien a su vez establece un
porcentaje al Grupo de Gestión Administrativa, que como ordenador del gasto
genera proyectos de inversión y gastos de funcionamiento con ese centro de costo
fijando de esta manera presupuesto para la gestión documental, por lo cual, el
presupuesto está incluido en el del Grupo de Gestión Administrativa y no de forma
independiente.
Existe por inversión un proyecto para este grupo y no hay uno independiente para
las labores archivísticas. Para el 2015 no cuenta con recursos este proyecto.
2.1.1.5 Archivísticas
El proceso de gestión documental no se está llevando a cabo en las dependencias
y se requiere que en la administración de los archivos de gestión se incluyan
actividades de: Clasificación, ordenación, actualización, descripción, inventarios,
transferencias, transporte, recepción, conservación y consulta de documentos.
Los expedientes se encuentran desactualizados en su conformación en algunos
archivos de gestión.
Falta de descripción archivística en documentos del archivo central.
No se han realizado transferencias primarias al archivo central ni a Archivo
General de la Nación en el periodo de la Tabla de Retención Documental -TRD.
No existe un Plan de Transferencias.
Los funcionarios de las diferentes áreas imprimen o reproducen las
comunicaciones que requieren, desde el aplicativo de gestión de correspondencia,
lo que evidencia que no existe racionalización del recurso y duplicidad de
documentación.
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2.1.1.6 Normalización
La entidad no cuenta con un Programa de Gestión Documental – PGD ni un
Sistema Integrado de Conservación - SIC
La Tabla de Retención Documental - TRD está pendiente de corregir y pasarla
para convalidación por el Archivo General de la Nación.
Falta mayor capacitación para la aplicación de Tabla de Retención Documental –
TRD.
Falta de elaboración de inventarios documentales para la totalidad los archivos de
gestión.
No existen las Tablas de Valoración Documental - TVD elaboradas para la
organización de los archivos del Fondo Acumulado.
Existe en el Sistema de Gestión de Calidad un proceso de gestión documental
pero hace falta su documentación integral, dado que en su mayoría fue apropiado
de la documentación de la entidad de la cual se escindió el Ministerio.
Por lo anterior, los procedimientos del Sistema de Calidad, en el proceso de
gestión documental presentan inconsistencias que deben corregirse.
Falta mayor especificación y definición en procedimientos, instructivos y guías
para correspondencia, archivo central y archivos de gestión.
2.1.2 Oportunidades
El Ministerio de Justicia y del Derecho es una entidad de reciente creación
(escindida del Ministerio del Interior) por lo que cuenta con un volumen documental
acumulado propio pequeño.
Del actual desarrollo de las funciones no hay un alto volumen documental
producido.
Es posible contar con espacios asignados de las entidades que pertenecen al
sector y que son liquidadas.
Dado la reciente creación de la entidad, es el momento oportuno para direccionar
la gestión documental acorde con la visión que tenga la administración.
2.1.3 Fortalezas
El Ministerio cuenta con el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo creado
mediante acto administrativo.
El Fondo Documental propio de la entidad es pequeño, lo que implica una facilidad
para la administración de las solicitudes al archivo central sobre esta
documentación.
La documentación del archivo central se encuentra inventariada.
Se cuenta con Cuadro de Clasificación Documental para los archivos de gestión.
Existe el Cuadro de Evolución Orgánica para el análisis de la documentación del
Fondo Documental.
Existe un instructivo para la organización de los archivos que se incluye en el
Sistema de Gestión de Calidad en el proceso de Gestión Documental.
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El responsable de gestión documental realiza capacitaciones a las dependencias
sobre los temas relacionados con archivo.
El Ministerio cuenta con la herramienta tecnológica SIGOB para la administración
de la correspondencia que se encuentra en proceso de actualización.
Existe un espacio asignado para documentación recepcionada de entidades
suprimidas.
En general, la documentación de archivo se encuentra en buen estado sin
afectaciones de humedad, biológica o química.
2.1.4 Amenazas
Alto nivel de consulta de documentos del fondo de entidades suprimidas o
liquidadas.
Continúo seguimiento por parte de Archivo General de la Nación a la gestión
documental de la entidad.
Desgaste administrativo por elaboración de múltiples informes de seguimiento a
los planes de mejoramiento presentados.
Posibles transferencias de documentación de otras entidades liquidadas.
Traslado de sede.
Variedad de planes de mejoramiento elaborados para diferentes objetivos y metas
no cumplidos.
Alta rotación de personal en el área de gestión documental, en especial de los
contratistas.
Incertidumbre por los espacios asignados para el almacenamiento de los archivos.
Falta de presupuesto frente a infraestructura, dotación y personal necesario para
asumir la responsabilidades de la gestión documental.
Posible reestructuración administrativa.
2.2 EJES ARTICULADORES
Se establecen los siguientes ejes articuladores de la gestión documental en la entidad,
sobre los cuales sirven para análisis y par la valoración del impacto de las necesidades.
Administración de archivos: que incluye temas como Infraestructura, personal,
presupuesto, normatividad, políticas, procesos y
procedimientos.
Acceso a la información: incluye transparencia, servicio al ciudadano, participación y
acceso.
Preservación de la información: incluye conservación y almacenamiento.
Aspectos tecnológicos y de seguridad de la información: incluye infraestructura
tecnológica e seguridad informática.
Fortalecimiento y seguridad: Relación con otros modelos de gestión.
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2.3 ASPECTOS CRITICOS
No. CRITICO
POR TEMA ASPECTO CRITICO
COMPONENTES RIESGO ASOCIADO
1 Política
Débil presencia institucional del tema gestión documental
El proceso de gestión documental no se encuentra consolidado en el Ministerio de Justicia y del Derecho, lo que se expresa en falta de personal asignado y débil presencia en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
Bajo presupuesto asignado
Frenar la operatividad del proceso por falta de aprobación de acciones
Dispersión de responsabilidad del proceso de gestión documental de forma integral
2
Tecnología Subutilización de herramientas tecnológicas
Desaprovechamiento del uso del documento electrónico
Desperdicio de papel e incumplimiento meta política cero papel
Dificultad para la recuperación de información
2
Desconocimiento del uso herramienta tecnológica para el manejo de correspondencia
Pérdida de información
Obsolescencia de la herramienta por uso
Respuesta a solicitudes por fuera de términos
Pérdida de demandas
2
Existencia de documentos producidos y almacenados en medio electrónico sin control ni políticas de administración
Pérdida de información
Dificultad para la consolidación de resultados
Dificultad para la recuperación de información
2 Altos volúmenes de uso de soporte papel en comunicaciones
Desperdicio de papel e incumplimiento meta política cero papel
Duplicidad de información
2 No se aplica ningún medio alternativo para la consulta de documentos
Desperdicio de papel e incumplimiento meta política cero papel
Dificultad para la recuperación de información
3
Normalización
Deficiencia en la normalización y documentación del proceso de gestión documental en el sistema de calidad
Deficiente normalización del proceso de gestión documental
Diferentes tipos de gestión de la documentación según criterios propios
Incumplimiento de exigencias legales
Pérdida de información
Pérdida de demandas
3 No se aplica un plan de transferencias documentales
Acumulación de documentación
Dificultad para la recuperación de información
Pérdida de la memoria institucional
3 No se han aprobado las Tablas de Retención Documental - TRD
Desorganización de los archivos de gestión
Pérdida de información
Dificultad para la recuperación de información
Pérdida de la memoria institucional
9
3 No se ha elaborado Tablas de Valoración Documental - TVD
Fondo acumulado desorganizado
Pérdida de información
Dificultad para la recuperación de información
Pérdida de la memoria institucional
3 No se ha elaborado Programa de Gestión Documental -PGD
Diferentes tipos de gestión de la documentación según criterios propios de los funcionarios
Incumplimiento de exigencias legales
Pérdida de información
Pérdida de demandas
3 No se elaboran inventarios documentales en los archivos de gestión
Dificultad para la recuperación de información
Pérdida de información
3
Calidad
Flujos documentales incompletos
Pérdida de soporte e información
Cruce de información entre expedientes no conexos
No elaborar documentos que son requeridos
3
Deficiente documentación del proceso de gestión documental en el sistema de calidad
Duplicidad de actividades
Dificultad para la consolidación de resultados
Incumplimiento de exigencias del sistema de calidad
4
Archivo de gestión
Desorganización de archivos
Desorganización de los archivos de gestión
Falta de seguridad frente a la pérdida de los documentos
Acceso no autorizado a información
Fraccionamiento de expedientes y trámites
Pérdida de información
Expedientes incompletos
4 Dificultad para seguimiento a la trazabilidad de las comunicaciones
Pérdida de demandas
4 Falta de descripción archivística
Dificultad para la recuperación de información
5 Capacitaci
ón
Falta de capacitación archivística
Conocimiento deficiente por los funcionarios sobre las responsabilidades en gestión documental
Incumplimiento de exigencias legales
Aplicación de criterios personales en la organización de archivos
6 Espacio Espacio inadecuado para los archivos
Insuficiente espacio para las áreas de archivo de gestión y archivo central o deficiente distribución
Deterioro de la documentación
Dificultad para la recuperación de información
Pérdida de la información
7 Organizaci
ón Fondo Acumulado
Fondo documental acumulado
Pérdida de la memoria institucional
Dificultad para la recuperación de información
Pérdida de demandas
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2.4 VALORACION Y PRIORIZACION DE ASPECTOS CRITICOS*
Al evaluar los aspectos críticos con su impacto en los ejes articuladores de análisis, se obtiene el siguiente cuadro.
No. ASPECTO CRITICO
EJES ARTICULADORES
Prioridad Administración de archivos
Acceso a la información
Preservación de la
información
Aspectos tecnológicos y de seguridad
Fortalecimiento y articulación
Total
1
Débil presencia institucional del tema gestión documental
8 2 5 8 10 35 4
2 Subutilización de herramientas tecnológicas
5 10 4 10 5 34 3
3
Deficiencia en la normalización y documentación del proceso de gestión documental en el sistema de calidad
10 10 10 10 8 48 1
4 Desorganización de archivos
10 10 6 5 7 38 2
5 Falta de capacitación archivística
10 10 5 5 2 32 5
6 Espacio inadecuado para los archivos
10 8 10 4 2 34 3
7 Fondo Acumulado 8 5 10 2 2 27 6
* Calificación de 1 a 10 63 55 50 44 36
En la columna de prioridad se observa que la normalización del proceso de gestión documental es el aspecto más relevante a
solucionar seguido de la desorganización de archivos.
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3 VISION ESTRATÉGICA
Tomando como punto de partida el enfoque estratégico en calidad del Ministerio de Justicia y del Derecho se establece la siguiente Política de Gestión Documental para el mismo: El Ministerio de Justicia y del Derecho está comprometido con una gestión documental efectiva mediante actividades enfocadas a la correcta administración física y electrónica de los documentos durante su creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación, de manera que sirva como base para la toma de decisiones en el desarrollo de una justicia eficaz y eficiente, el diseño de políticas del sector justicia y como mecanismo de prueba del desarrollo de los objetivos misionales y del derecho de propiedad. Para ello cuenta con un talento humano comprometido y competente que aporta las mejores prácticas en la administración de documentos, priorizando la transparencia de sus actos.
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4 OBJETIVOS
A partir de la política de gestión documental y los aspectos críticos priorizados, se
establece para el Plan Institucional de Archivos los siguientes objetivos:
4.1 OBJETIVO GENERAL
Nombre: Fortalecimiento de la Gestión Documental para una gerencia efectiva
Fortalecer el proceso de gestión documental del Ministerio de Justicia y del Derecho de
manera que los documentos de archivo respeten los principios archivísticos de orden
original y procedencia en la aplicación de la gestión documental, garanticen la
perdurabilidad y seguridad de la información, su inalterabilidad, autenticidad e integridad
en el sistema de gestión documental y se contribuya al uso racional de los recursos para
favorecer el medio ambiente.
4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
El objetivo general se desglosa en los siguientes objetivos específicos:
Actualizar la normalización del proceso de gestión documental.
Centralizar funcionalmente la supervisión de la organización de los archivos de gestión.
Creación de un archivo intermedio (de la fase de archivo gestión a la fase de archivo central) para optimizar el uso de espacios en las dependencias.
Divulgar y capacitar en gestión documental a los usuarios internos.
Integrar los sistemas de información de la entidad en especial para los documentos catalogados de archivo.
Preservar la memoria de la entidad organizando el fondo documental acumulado.
Proyectar el proceso de gestión documental para la implementación de tecnologías para la gestión del documento físico y electrónico.
Custodiar los archivos de la entidad.
Prestar el servicio de correspondencia.
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5 REFERENTE ESTRATÉGICO
Para dar solución a los aspectos críticos ya priorizados, se establece la siguiente relación
con los objetivos específicos y los planes proyectados:
PRIORIZACION
ASPECTOS CRITICOS OBJETIVOS PLANES
1
Deficiencia en la normalización y documentación del proceso de gestión documental en el sistema de calidad
Elaborar instrumentos archivísticos
Plan de elaboración de instrumentos archivísticos y normalización del proceso (Ver 5.1)
Capacitar a los funcionarios sobre uso de instrumentos
Plan de Capacitación (Participación) (Ver 5.2)
Revisar y ajustar la formulación del proceso de Gestión Documental
Plan de elaboración de instrumentos archivísticos y normalización del proceso (Ver 5.1)
Formular procedimientos, instructivos y guías para las actividades del proceso de Gestión Documental
2 Desorganización de archivos
Centralizar funcionalmente los archivos de gestión
Plan de centralización archivos de gestión (Ver 5.3)
Crear de archivo intermedio Plan de centralización archivos de gestión (Ver 5.3)
Adquirir herramienta tecnológica para la gestión documental
Plan estratégico informático (Ver 5.8)
Capacitar a servidores sobre organización de archivos de gestión
Plan de Capacitación (Participación) (Ver 5.2)
3 Subutilización de herramientas tecnológicas
Capacitación a servidores sobre uso de software
Plan de Capacitación (Participación) (Ver 5.2)
4 Espacio inadecuado para los archivos
Remodelar y adecuar la infraestructura del archivo central
Plan para remodelar y adecuar la infraestructura (Ver 5.9)
5 Débil presencia institucional del tema gestión documental
Consolidar la presencia de la gestión documental en la planeación y dirección de la entidad
Plan consolidar presencia de gestión documental (Comité Institucional de Desarrollo Administrativo) (Ver 5.6)
6 Falta de capacitación archivística
Capacitar a servidores sobre la gestión documental en la entidad
Plan de Capacitación (Participación) (Ver 5.2)
7 Fondo documental acumulado
Organizar el fondo documental acumulado
Plan Organización fondo acumulado (Ver 5.4)
8 Administrar el servicio de correspondencia
Administración de correspondencia
Plan administración correspondencia (Ver 5.7)
9 Administrar archivo central incluye tema de transferencias
Administrar archivo central incluye tema de transferencias
Plan administración archivo central (Ver 5.5)
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5.1 PLAN PARA ELABORACION DE INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS Y NORMALIZACION
DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL
Objetivo: Elaborar los instrumentos archivísticos: Programa de Gestión Documental - PGD, Tabla
de Retención Documental - TRD y Sistema Integrado de Conservación – SIC, revisar y actualizar
los procedimientos, guías, instructivos existentes del proceso de gestión documental y realizar
asistencia técnica para su implementación.
Alcance del plan: Este plan involucra:
1. Elaborar los instrumentos archivísticos: Programa de Gestión Documental - PGD, Tabla de
Retención Documental - TRD y Sistema Integrado de Conservación – SIC a partir del diseño
con que ya cuenta la entidad y realizar asistencia para su implementación.
2. Realizar asistencia técnica para la implementación de las TRD a partir de las correcciones
efectuadas atendiendo las observaciones del Archivo General de la Nación.
3. Revisar los procedimientos, guías, instructivos existentes del proceso de gestión documental,
ajustarlos, actualizarlos y elaborar los faltantes.
Responsable: Coordinador Grupo Gestión Administrativa, profesional encargado gestión
documental.
Actividades y tiempos
No ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA INICIO
FECHA FINAL
ENTREGABLE OBSERVACIONES
Programa de Gestión Documental - PGD
1 Levantamiento de información
Profesional Gestión Documental
Febrero 02 de 2015
Abril 30 de 2015
Documento de apoyo para la redacción del PGD
2 Elaboración de PGD
Profesional Gestión Documental
Febrero 16 de 2015
Junio 30 de 2015
PGD
3 Aprobación de PGD
Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
Julio 1 de 2015
Julio 31 de 2015
Acta de comité Depende de la reuniones del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
4 Asistencia Técnica para la Implementación de PGD
Profesional Gestión Documental
Marzo 2 de 2015
Diciembre 31 de 2015
Asistencias a capacitación
Inicia de forma paralela a la elaboración.
Sistema Integrado de Conservación - SIC
5 Levantamiento de información
Profesional Gestión Documental
Febrero 02 de 2015
Abril 30 de 2015
Se expresa en la elaboración del SIC
6 Elaboración de SIC
Profesional Gestión Documental
Febrero 16 de 2015
Junio 30 de 2015
SIC Documento paralelo al PGD
7 Aprobación de SIC
Comité Desarrollo
Julio 1 de 2015
Julio 31 de 2015
Acta de comité Se aprueba con el PGD
8 Asistencia Técnica para la
Profesional Gestión
Marzo 2 de 2015
Diciembre 31 de
Informes de Seguimiento de
Es parte de la gestión con la documentación
15
Implementación de SIC
Documental 2015 implementación inicia paralelo a su definición
Tabla de Retención Documental - TRD
9 Corrección de TRD
Profesional Gestión Documental
Febrero 2 de 2015
Marzo 31 de 2015
TRD Corregida
10 Aprobación de correcciones a TRD
Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
Abril 6 de 2015
Mayo 15 de 2015
Acta de aprobación TRD aprobadas
Depende de aclaración del AGN sobre procedimiento a seguir y de la programación de reuniones del Comité
11 Entrega para aprobación por AGN
Secretario General
Mayo 19 de 2015
Junio 5 de 2015
Carta remisoria Depende de la aprobación por Comité
12 Asistencia Técnica para la Implementación de TRD
Profesional Gestión Documental
Enero 2 de 2015
Diciembre 31 de 2015
Dependencia con TRD aplicada
Incluido en el Plan de Capacitación
Normalización del proceso de Gestión Documental en el sistema de calidad
13 Revisar y ajustar la formulación del proceso de Gestión Documental
Profesional Gestión Documental
Enero 2 de 2015
Marzo 31 de 2015
Proceso revisado
Actividad en coordinación con la oficina de planeación.
14 Formular procedimientos, guías e instructivos del proceso
Profesional Gestión Documental
Febrero 5 de 2015
Noviembre 30 de 2015
Proceso, guía o instructivo elaborado
Actividad en coordinación con la oficina de planeación.
Indicadores
INDICADORES
Indicador índice sentido meta Procesos archivísticos especificados en el PGD
Cantidad de procesos especificado/8 procesos * 100 Creciente 8
Asistencia para la implementación de PGD
Dependencia asistida/30 *100 Creciente 30
Avance en elaboración de SIC Cantidad de programas del SIC especificados/6 *100 Creciente 6
Asistencia para la implementación de SIC
Dependencia asistida/30 *100 Creciente 30
Tablas de Retención Documental corregida
TRD de corregida
Único 1
Proceso ajustado Proceso revisado/Proceso revisado Único 1
Procedimiento, guía o instructivo elaborado
Procedimiento, guía o instructivo elaborado/ 6 procedimiento, guía o instructivo requerido
Creciente 6
Recursos (Ver ítem 5.12)
16
5.2 PLAN DE CAPACITACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL
Objetivo: Realizar inducción, reinducción y capacitación en gestión documental a funcionarios y
contratistas del Ministerio de Justicia y del Derecho.
Alcance del plan: Este plan involucra:
4. Inducción, reinducción y capacitación a funcionarios y contratistas en Instrumentos
archivísticos aprobados para el Ministerio.
5. Inducción, reinducción, capacitación y asistencia técnica a funcionarios y contratistas sobre
organización de archivos de gestión y en gestión documental en general
6. Inducción, reinducción y capacitación a funcionarios y contratistas sobre uso del software de
correspondencia existente.
Responsable: Coordinador Grupo Gestión Administrativa, profesional encargado gestión
documental.
Actividades y tiempos
No ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA INICIO
FECHA FINAL
ENTREGABLE OBSERVACIONES
Capacitación en instrumentos archivísticos
1 Capacitación en instrumentos
Profesional Gestión Documental
Julio 31 de 2015
Diciembre 31 de 2015
Control de asistencia a capacitación
Inicia una vez sean aprobados los instrumentos, año a año esta actividad es continua
2 Capacitación y asistencia técnica en gestión documental con énfasis en archivos de gestión
Profesional Gestión Documental
Febrero 2 de 2015
Diciembre 31 de 2015
Control de asistencia a capacitación / Acta de asistencia técnica
La actividad se desarrolla en dos frentes, capacitación y asistencia técnica a cada dependencia, año a año esta actividad es continua
3 Capacitación en uso de software
Profesional Gestión Documental
Enero15 de 2015
Diciembre 31 de 2015
Control de asistencia a capacitación
Indicadores
INDICADORES
Indicador índice sentido meta Actividad de capacitación realizada en instrumentos archivísticos
Actividad de capacitación realizada/ Actividad de capacitación programada * 100
Creciente 100%
Actividad de capacitación realizada en archivos de gestión
Actividad de capacitación realizada/ Actividad de capacitación programada * 100
Creciente 100%
Asistencia técnica realizada a dependencia
Actividad de asistencia técnica realizada/ Asistencia técnica programada * 100
Creciente 100%
Actividad de capacitación realizada en uso software
Actividad de capacitación realizada/ Actividad de capacitación programada * 100
Creciente 100%
Recursos (Ver ítem 5.12)
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5.3 PLAN PARA CENTRALIZAR LOS ARCHIVOS DE GESTION
Objetivo: Centralizar funcionalmente la organización de los archivos de gestión del Ministerio de
Justicia y del Derecho.
Alcance del plan: Este plan involucra:
1. Ejecutar un plan piloto con tres (3) dependencias para la organización centralizada
funcionalmente de sus archivos de gestión.
2. Evaluación de plan piloto y definición de nuevas dependencias.
3. Organización de archivos de gestión no transferidos inicialmente (fondo acumulado en
dependencias).
4. Organizar centralizadamente los archivos de gestión de dependencias seleccionadas después
del piloto.
5. Crear y poner en funcionamiento el archivo intermedio.
Responsable: Coordinador Grupo Gestión Administrativa, profesional encargado gestión
documental, jefe de dependencia propietaria del archivo de gestión
Actividades y tiempos
No ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA INICIO
FECHA FINAL
ENTREGABLE OBSERVACIONES
Plan Piloto
1 Evaluación de archivos de gestión a organizar
Profesional Gestión Documental
Enero 20 de 2015
Febrero 6 de 2015
Identificación de archivos a organizar
2 Organización de archivos de gestión
Profesional Gestión Documental
Febrero 2 de 2015
Diciembre 31 de 2015
Expedientes actualizados y organizados
3 Evaluación del plan piloto
Profesional Gestión Documental
Noviembre 16 de 2015
Diciembre 15 de 2015
Definición de nuevos archivos de gestión a organizar
Organización de archivos de gestión no transferidos
4 Evaluación del estado de la organización de archivos de gestión por dependencia
Jefe dependencia propietaria de Archivo de gestión
Enero 2 de 2015
Enero 30 de 2015
Identificación de archivos a organizar
Actividad responsable directamente por las dependencias bajo la asistencia técnica del gestión documental
5 Organización de rezago y archivos de gestión
Jefe dependencia propietaria de Archivo de gestión
Febrero 2 de 2015
Diciembre 31 de 2016
Expedientes actualizados y organizados
Actividad responsable directamente por las dependencias bajo la asistencia técnica del gestión documental
Organización de nuevos archivos de gestión
6 Evaluación de archivos de gestión a organizar
Profesional Gestión Documental
Enero 20 de 2016
Febrero 5 de 2016
Identificación de archivos a organizar
Cada año se realiza esta actividad
18
7 Organización de archivos de gestión
Profesional Gestión Documental
Febrero 02 de 2016
Expedientes actualizados y organizados
Continuo
Archivo intermedio
8 Asignación y preparación de espacio de archivo
Coordinador Grupo Gestión Administrativa
Noviembre 18 de 2015
Diciembre 31 de 2015
Espacio habilitado para archivo
9 Recepción de archivos de gestión para administrar
Profesional Gestión Documental
Febrero 5 de 2016
Diciembre 31 de 2016
Archivos dispuestos en espacio asignado
Actividad continua año a año
10 Atención de consultas
Profesional Gestión Documental
Febrero 5 de 2016
Diciembre 31 de 2016
Consulta atendida
Actividad continua año a año
Indicadores
INDICADORES
Indicador índice sentido meta Expedientes organizados plan piloto
Total de expedientes actualizados y organizados por dependencia/Total de expedientes con documentación para incorporar en la dependencia * 100
Creciente 90%
Expedientes organizados de rezago por la dependencia (actividad de la dependencia)
Total de expedientes del rezago actualizados y organizados por dependencia/Total de expedientes de rezago con documentación para incorporar en la dependencia * 100
Creciente 100%
Expedientes organizados de centralización de archivos de gestión
Total de expedientes actualizados y organizados por dependencia/Total de expedientes con documentación para incorporar en la dependencia * 100
Creciente 90%
Cajas administradas en archivo intermedio de archivos de gestión
Total de cajas de archivo de gestión recibidas para administrar por dependencia/ Total de cajas en archivo de gestión en las dependencias con posibilidad de entrega * 100
Este indicador se obtiene por dependencia.
Creciente 50%
Recursos (Ver ítem 5.12)
19
5.4 PLAN PARA ORGANIZAR EL FONDO ACUMULADO
Objetivo: Organizar técnicamente el fondo documental acumulado del Ministerio de Justicia y del
Derecho.
Alcance del plan: Este plan involucra los fondos de entidades liquidadas y el propio del Ministerio
así:
Fondos:
AMJ - Antiguo Ministerio de Justicia, propio desde la creación.
FSR – Fondo de Seguridad de la Rama Judicial, entidad liquidada.
FUN – Fundación Social, entidad de existencia temporal liquidada.
MIJ – Ministerio del Interior y Justicia, Sección Viceministerio de Justicia.
DNE – Dirección Nacional de Estupefacientes, entidad liquidada.
Responsable: Coordinador Grupo Gestión Administrativa, profesional encargado gestión
documental
Actividades y tiempos
ACTIVIDAD RESPONSABLE
FECHA INICIO
FECHA FINAL
ENTREGABLE
OBSERVACIONES
1 Elaboración de Tablas de Valoración Documental por entidad
Profesional Gestión Documental
Julio 3 de 2015
Diciembre 30 de 2016
Tabla de Valoración Documental
La aprobación de las tablas de valoración elaboradas la realiza el Archivo General de la Nación
2 Organización de archivos de cada fondo
Profesional Gestión Documental
Febrero 02 de 2015
Diciembre 29 de 2019
Fondo Documental organizado
Cada uno de los fondos se organiza a partir de la elaboración de la Tabla de Valoración Documental
Indicadores
INDICADORES
Indicador índice sentido meta Tabla de Valoración Documental elaborada
Tabla de Valoración elaborada/5 *100 Creciente 100%
Cajas organizadas por fondo o metro lineal organizado por fondo
Caja intervenida por fondo /Cajas totales del fondo o Metro lineal intervenido por fondo con todo el proceso /Metro lineal Cajas totales del fondo
Creciente 100%
Recursos (Ver ítem 5.12)
20
5.5 PLAN PARA ADMINISTRAR EL ARCHIVO CENTRAL
Objetivo: Disponer de la documentación del archivo central organizada y prestar el servicio de
consulta a la misma.
Alcance del plan: Este plan involucra:
Recepción de transferencias primarias.
Realizar transferencias secundarias de documentación al Archivo General de la Nación.
Clasificación y organización de la documentación recibida.
Atención de consultas de información y préstamo, incluye proyección de respuestas
derechos de petición relacionados.
Responsable: Coordinador Grupo Gestión Administrativa, profesional encargado gestión
documental.
Actividades y tiempos
No ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA INICIO
FECHA FINAL
ENTREGABLE OBSERVACIONES
1 Programar las transferencias primarias a recibir por el archivo central
Profesional Gestión Documental
Febrero 02 de 2015
Marzo 28 de 2015
Cronograma de Transferencia
Actividad que se realiza anualmente
2 Recepción de transferencias primarias
Profesional Gestión Documental
Febrero 02 de 2015
Diciembre 31 de 2015
Acta de recepción de transferencia
Actividad continua año a año
3 Clasificar y organizar documentación recibida
Profesional Gestión Documental
Febrero 02 de 2015
Diciembre 31 de 2015
Inventarios Documentales
Actividad continua dependiendo de transferencias realizadas
4 Atender consultas y prestar documentación del archivo central
Profesional Gestión Documental
Enero 02 de 2015
Diciembre 31 de 2015
Respuesta a derechos de petición y consultas atendidas
Actividad continua año a año
5 Preparación de transferencia secundarias
Profesional Gestión Documental
Febrero 02 de 2016
Diciembre 30 de 2019
Transferencia preparada
Depende de la aprobación de la TRD y las TVD por el Archivo General de la Nación
6 Entrega de transferencias al AGN
Profesional Gestión Documental
Febrero 15 de 2017
Diciembre 30 de 2019
Transferencia realizada
Depende de la aprobación de la TRD y las TVD por el AGN
Indicadores
INDICADORES
Indicador índice sentido meta Transferencias primarias gestionadas
Transferencias recepcionadas/ Transferencia programadas * 100
Creciente 100%
Solicitudes de consultas atenidas Derechos de petición atendidos en tiempo/ Derechos de petición solicitados
Creciente 100%
Transferencias secundarias realizadas
Transferencias secundarias entregadas/ Transferencia programadas * 100
Creciente 100%
Recursos (Ver ítem 5.12)
21
5.6 PLAN PARA CONSOLIDAR PRESENCIA DE LA GESTION DOCUMENTAL
Objetivo: Fortalecer la presencia de la gestión documental a nivel directivo y en el Ministerio de
Justicia y del Derecho
Alcance del plan: Este plan involucra:
Inclusión del tema de gestión documental en el Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo.
Instruir al personal del nivel directivo sobre la importancia y responsabilidades sobre la
gestión documental.
Unificar las actividades de archivo y correspondencia bajo una misma dependencia.
Responsable: Secretario General, Coordinador Grupo Gestión Administrativa, profesional
encargado gestión documental.
Actividades y tiempos
No ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA INICIO
FECHA FINAL
ENTREGABLE OBSERVACIONES
1 Participar en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
Profesional Gestión Documental
Enero 02 de 2015
Diciembre 30 de 2015
Se participa para incluir los temas de archivo pendientes de aprobación
2 Capacitar al personal directivo
Profesional Gestión Documental
Enero 02 de 2015
Diciembre 30 de 2015
Evento de capacitación
3 Unificar actividades de archivo y correspondencia
Secretario General
Enero 02 de 2015
Diciembre 30 de 2015
Depende de la reestructuración
Indicadores
INDICADORES
Indicador índice sentido meta Asistencia a Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
Cantidad de comités en que se participó /Comité programado * 100
Creciente 70%
Evento de instrucción o capacitación realizado individual
Evento de instrucción ejecutado /10 * 100 Creciente 100%
Recursos (Ver ítem 5.12)
22
5.7 PLAN PARA ADMINISTRAR CORRESPONDENCIA
Objetivo: Recepcionar y enviar la documentación oficial del Ministerio de Justicia y del Derecho
Alcance del plan: Este plan involucra:
Recepcionar y registrar la documentación a través de la ventanilla única de entrada y que
va dirigida a las diferentes dependencias de Ministerio
Enviar y registrar la documentación a través de la mesa de salida y que va dirigida de las
diferentes dependencias del Ministerio hacia el exterior (entidades y personas diferentes
del mismo Ministerio).
Responsable: Secretario General, Coordinador Grupo Gestión Administrativa, Profesional
encargada correspondencia.
Actividades y tiempos
No ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA INICIO
FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES
1 Recibir y registrar la correspondencia recibida Incluye: Recepción, clasificación, distribución, digitalización y registro
Profesional Correspondencia
Enero 02 de 2015
Diciembre 30 de 2015
Correspondencia registrada
2 Enviar y registrar la correspondencia de salida Incluye: Recepción para envío, registro, clasificación por medio de envío, elaboración de planillas, control, devoluciones.
Profesional Correspondencia
Enero 02 de 2015
Diciembre 30 de 2015
Registro correspondencia enviada
Indicadores
INDICADORES
Indicador índice sentido meta Registro de correspondencia recibida
Cantidad de documentos registrados / Cantidad de documentos recibidos
Creciente 100%
Registro correspondencia despachada
Cantidad de documentos despachados al exterior del MJD / Cantidad de documentos preparados por las dependencias del MJD y entregados para enviar al exterior de la entidad
Creciente 100%
Recursos (Ver ítem 5.12)
23
5.8 PLAN ADQUISICIÒN TECNOLOGÍA PARA GESTIÓN DOCUMENTAL
(Adición al Plan estratégico Informático)
Objetivo: Adquirir una solución tecnológica para la gestión documental integral del Ministerio de
Justicia y del Derecho
Alcance del plan: Este plan involucra:
Levantamiento de requerimiento y necesidades en los procesos de gestión documental
Elaborar estudio de mercado y análisis de casos
Plan piloto de adquisición y desarrollo para un proceso de la gestión documental
Evaluación y ajustes de sistema.
Adquisición integral de la herramienta tecnológica
Implementación del sistema.
Responsable: Secretario General, Coordinador Grupo Gestión Administrativa, Profesional
encargada correspondencia, Subdirector de Sistemas.
Actividades y tiempos No ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA
INICIO FECHA FINAL
ENTREGABLE OBSERVACIONES
1 Levantar los requerimientos y necesidades de desarrollo tecnológico para la gestión documental
Profesional Gestión Documental
Marzo 1 de 2016
Junio 30 de 2016
Requisitos del sistema de gestión documental automatizado
Requerimientos desde el punto de vista del usuario final, no tecnológicos
2 Elaborar estudio de mercado y analizar casos de éxito
Profesional Gestión Documental
Julio 5 de 2016
Noviembre 30 de 2016
Estudio de mercado
3 Adquisición de herramienta tecnológica para plan piloto
Subdirector Sistemas Jefe Grupo Administrativo
Enero 11 de 2017
Julio 28 de 2017
Contrato de desarrollo o adquisición
4 Implementar herramienta tecnológica
Subdirector Sistemas Profesional Gestión Documental
Julio 28 de 2017
Diciembre 30 de 2017
5 Evaluar plan piloto y realizar ajustes
Subdirector Sistemas Profesional Gestión Documental
Julio 28 de 2017
Diciembre 30 de 2017
6 Adquisición de módulos adicionales del sistema
Subdirector Sistemas Jefe Grupo Administrativo
Enero 11 de 2018
Julio 27 de 2018
Contrato de desarrollo o adquisición
7 Implementar nuevos módulos
Subdirector Sistemas Profesional Gestión Documental
Julio 30 de 2018
Diciembre 28 de 2018
Indicadores
INDICADORES
Indicador índice sentido meta Software adquirido por módulos Módulos adquiridos Creciente 8
Recursos (Ver ítem 5.12)
24
5.9 PLAN PARA REMODELAR Y ADECUAR ARCHIVO CENTRAL
(Adición al Plan de Compras y Adquisiciones)
Objetivo: Remodelar el espacio asignado al archivo central del Ministerio y adecuar la
infraestructura con que se cuenta para administrar y conservar la documentación acorde con la
normatividad vigente.
Alcance del plan: Este plan involucra:
Estudio y evaluación de necesidades de adecuaciones a infraestructura (estantería).
Ejecución de estudio de mercado (solicitud de cotizaciones)
Elaboración de estudios previos
Contratar ejecución de remodelación y adecuaciones
Seguimiento a contrato
Responsable: Secretario General, Coordinador Grupo Gestión Administrativa, Profesional
encargada correspondencia.
Actividades y tiempos
No ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA INICIO
FECHA FINAL
ENTREGABLE OBSERVACIONES
1 Estudio y evaluación de necesidades de adecuaciones a infraestructura.
Profesional Gestión Documental
Enero 5 de 2015
Marzo 13 de 2015
2 Elaborar estudio de mercado
Profesional Gestión Documental
Marzo 16 de 2015
Abril 30 de 2015
Estudio de mercado
3 Elaborar estudios previos
Coordinador Grupo Gestión Administrativa, Profesional Gestión Documental
Mayo 1 de 2015
Junio 12 de 2015
Estudios previos
4 Contratar remodelación y adecuaciones
Secretario General Coordinador Grupo Gestión Administrativa, Profesional Gestión Documental
Junio 13 de 2015
Septiembre 30 de 2015
Contrato
5 Seguimiento a ejecución
Coordinador Grupo Gestión Administrativa, Profesional Gestión Documental
Octubre 1 de 2015
Diciembre 31 de 2015
Acta de finalización
Indicadores
INDICADORES
Indicador índice sentido meta Avance en inmueble remodelado y adecuado
Avance en ejecución de contrato/ actividades contratadas * 100
Fijo 100%
Recursos (Ver ítem 5.12)
25
5.10 MAPA DE RUTA
La ejecución de los planes en el tiempo se puede observar en el siguiente cuadro:
PLAN
EJECUCION
CORTO PLAZO
MEDIANO PLAZO LARGO PLAZO
2015 2016 2017 2018 2019
Plan Elaboración instrumentos archivísticos
Plan de Capacitación
Plan de centralización archivos de gestión
Plan organización Fondo Acumulado
Plan administración archivo central
Plan consolidación presencia institucional
Plan Administración correspondencia
Plan adquisición tecnológica
Plan remodelación y adecuación espacios
26
5.11 CONTROL Y SEGUIMIENTO
Con el objeto de controlar el avance de cada uno de los planes propuestos se colocan los indicadores y metas para el periodo
planeado, así:
PLAN INDICADOR formula de medición
UNIDAD DE MEDIDAD
META ANUAL
PERIODO DE MEDICION 2015
Meta Trimestral METAS POR AÑOS
OBSERVACION
1 2 3 4 TOTAL 2016 2017 2018 2019
PLAN ELABORACION DE INSTRUMENTOS
Procesos archivísticos especificados en el PGD
Proceso 8 4 4 8
Aunque son paralelos algunos su medición se realiza por proceso
Asistencia para la implementación de PGD Dependencia 30 0 6 12 12 30 30 30 30 30
Inicia paralela con algunas actividades que ya están especificadas y que pueden desarrollarse en conjunto con el plan de capacitación
Avance en elaboración de SIC
Programa 6 3 3 6 El SIC cuenta con 6 programas que se deben elaborar
Asistencia para la implementación de SIC Dependencia 30 0 6 12 12 30 30 30 30 30
Algunas actividades inician paralelamente como reforzamiento de las que ya se realizan, las demás hasta la aprobación del instrumento
Tablas de Retención Documental corregida
Tabla 1 1 1
Las observaciones del AGN son de carácter general y afectan a la totalidad de las dependencias.
Proceso ajustado Proceso 1 1 1
Según directrices de la administración
Procedimiento, guía o instructivo elaborado
Documento 6 1 1 2 2 6 Ajustes a los existentes y elaboración de nuevos
27
PLAN INDICADOR formula de medición
UNIDAD DE MEDIDAD
META ANUAL
PERIODO DE MEDICION 2015
Meta Trimestral METAS POR AÑOS
OBSERVACION
1 2 3 4 TOTAL 2016 2017 2018 2019
PLAN DE CAPACITACION
Actividad de capacitación realizada en instrumentos archivísticos
Evento 6 3 3 6
Se cuenta por evento realizado
Actividad de capacitación realizada en archivos de gestión
Evento 20 5 5 5 5 20 20 20 20 20
Total de dependencias afectadas directamente 20
Asistencia técnica realizada a dependencia
Evento 72 18 18 18 18 72 72 72 72 72 72 eventos a razón de 2 eventos por mes por 3 personas
Actividad de capacitación realizada en uso software
Evento 24 3 3 3 3 12 24 24 24 24
Ejecutado por personal de planta
28
PLAN INDICADOR formula de medición
UNIDAD DE MEDIDAD
META ANUAL
PERIODO DE MEDICION 2015
Meta Trimestral METAS POR AÑOS
OBSERVACION
1 2 3 4 TOTAL 2016 2017 2018 2019
PLAN CENTRALIZACION
ARCHIVOS DE GESTION
Expedientes organizados plan piloto
Expediente 90% 20 20 25 25 90
Medición en porcentaje sobre el total de documentación producida para los expedientes
Expedientes organizados de rezago por la dependencia
Porcentaje Expediente
100% 25 25 25 25 100
Medición en porcentaje sobre el total de documentación producida para los expedientes, responsable la dependencia propietaria del archivo
Expedientes organizados de centralización de archivos de gestión metas para los años 2016,2017,2018, 2019
Porcentaje Expedientes
90% 90% 90% 90% 90%
Medición en porcentaje sobre el total de documentación producida para los expedientes
Cajas administradas en archivo intermedio de archivos de gestión
Cajas 90% 50% 75% 90% 90%
La medición se realiza frente a las cajas de archivo de gestión con posibilidad de entrega por parte de la dependencia responsable.
29
PLAN INDICADOR formula de medición
UNIDAD DE MEDIDAD
META ANUAL
PERIODO DE MEDICION 2015
Meta Trimestral METAS POR AÑOS
OBSERVACION
1 2 3 4 TOTAL 2016 2017 2018 2019
PLAN ORGANIZACIÓN
FONDOS ACUMULADOS
Tabla de Valoración Documental elaborada
Tabla por fondo
1 1 1 4
Cajas organizadas por fondo o metro lineal organizado por fondo
Caja 27600 300 500 500 300 1600 2000 8000 8000 8000
En 2015 se realiza una organización previa a la elaboración de TVD en series que lo permiten
PLAN ADMINISTRACION
ARCHIVO CENTRAL
Transferencias primarias gestionadas
Transferencia 15 2 4 4 5 15 15 15 15 15 Depende de aplicación de TRD y gestión de las propias oficinas
Solicitudes de consultas atenidas
Porcentaje Consulta
100% 100% 100% 100% 100% 100% Depende de las solicitudes realizadas
Transferencias secundarias realizadas
Transferencia 1 1 1 1
Depende de la aprobación de la TRD y las TVD por el Archivo General de la Nación
PLAN CONSOLIDACION
PRESENCIA
Asistencia a Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
Porcentaje Evento
70% 70% 70% 70% 70% 70%
Depende de los Comités Institucionales de Desarrollo administrativo programados
Evento de instrucción o capacitación realizado
Evento 10 2 2 3 3 10 10 10 10 10
Individualmente, solo a directivos participantes en Comité Institucional de Desarrollo Administrativo que deciden sobre la gestión documental.
30
PLAN INDICADOR formula de medición
UNIDAD DE MEDIDAD
META ANUAL
PERIODO DE MEDICION 2015 Meta Trimestral
METAS POR AÑOS OBSERVACION
1 2 3 4 TOTAL 2016 2017 2018 2019
PLAN ADMINISTRACION
CORRESPONDENCIA
Registro de correspondencia recibida
Porcentaje Documentos
100% 100% 100% 100% 100% 100%
Depende de la cantidad de documentos recibidos
Registro correspondencia despachada
Porcentaje Documentos
100% 100% 100% 100% 100% 100%
Depende de la cantidad de documentos enviados
PLAN ADQUISICION TECNOLOGICA
Software adquirido
Módulo 8 1 7
Al adquirir el piloto se adquiere el modulo central de administración del software que después no debe adquirirse
PLAN REMODELAR Y ADECUAR ARCHIVO
CENTRAL
Avance en inmueble remodelado y adecuado
Actividad 100% 100% 100%
Inclusión en el plan de adquisiciones y contratación del ministerio.
31
5.12 RECURSOS
En el siguiente cuadro se presenta una proyección de costos en que se puede incurrir para la ejecución de cada uno de los planes propuestos.
Tipo Activ. Características
EJECUCION PRESUPUESTO COSTOS CONTRATACION (miles)
2015 2016 2017 2018 2019 Planta Contrato Funcio/
Contrato Inversión
Costo base 2014
2015 2016 2017 2018 2019 Total Vr.
Absoluto
Q Costo Q Costo Q Costo Q Costo Q Costo
PLAN ELABORACION INSTRUMENTOS
H 1,2,4,5,6,8, 14
Profesional X 6.000
1
66.000
66.000
H 9,13 Profesional X NA -
M NA -
PLAN DE CAPACITACION -
H 1,3 Profesional X NA
1
-
H 2 Profesional X
1.892
1
20.812
1
21.436
1
22.079
1
22.742
1
23.424
110.494
H 2 Técnico X
2.470
1
27.170
1
27.985
1
28.825
1
29.689
1
30.580
144.249
H 2 Asistencial 3 X
2.876
1
31.636
1
32.585
1
33.563
1
34.570
1
35.607
167.960
M NA
PLAN CENTRALIZACION ARCHIVOS DE GESTION -
H 1,3, 6 Profesional X NA
1
-
H 2, 7, 9 Técnico X X
2.470
2
54.340
4
111.940
4
115.299
4
118.758
4
122.320
522.657
H 2, 7, 10 Asistencial 1 X X
1.980
7
152.460
14
314.068
14
323.490
14
333.194
14
343.190
1.466.402
H 2, 7, 10 Asistencia 2 X X
1.693
1
18.623
2
38.363
2
39.514
2
40.700
2
41.921
179.121
M NA
32
Tipo Activ. Características
EJECUCION PRESUPUESTO COSTOS CONTRATACION (miles)
2015 2016 2017 2018 2019 Planta Contrato Funcio/
Contrato Inversión
Costo base 2014
2015 2016 2017 2018 2019 Total Vr.
Absoluto
PLAN ORGANIZACION FONDO ACUMULADO -
H 1 Profesional X NA
1
-
H 1 Profesional X X 30.000 -
4
30.000
30.000
H 2 Técnico X X
2.470
1
27.170
2
55.970
2
57.649
2
59.379
2
61.160
261.328
H 2 Asistencial 1 X X
1.980
4
87.120 10
224.334 10
231.064 10
237.996 10
245.136 1.025.650
M
PLAN ADMINISTRACION ARCHIVO CENTRAL -
H 1,2,,3,4,
5, 6 Profesional
X NA 1
-
H 2,3,4, 6 Técnico X
2.470
1
27.170
1
27.985
1
28.825
1
29.689
1
30.580
144.249
H 2,3,4, 6 Asistencial 1 X
1.980
1
21.780
1
22.433
1
23.106
1
23.800
1
24.514
115.633
PLAN CONSOLIDACION PRESENCIA INSTITUCIONAL -
H 1,2,3, Profesional X NA
1
-
PLAN ADMINISTRACION CORRESPONDENCIA -
H 1,2 Profesional X NA
1
-
H 2 Profesional X NA
1
-
H 2 Técnico X NA
1
-
H 1 Auxiliar Adtivo X NA
2
-
H 2 Asistencial 1 X
1.980
6
21.780
6
22.433
6
23.106
6
23.800
6
24.514
115.633
33
Tipo Activ. Características
EJECUCION PRESUPUESTO COSTOS CONTRATACION (miles)
2015 2016 2017 2018 2019 Planta Contrato Funcio/
Contrato Inversión
Costo base 2014
2015 2016 2017 2018 2019 Total Vr.
Absoluto
PLAN ADQUISICION TECNOLOGICA - ESTRATEGICO INFORMATICA -
H 1 Profesional X NA
1
1
-
T 1 Modulo softw X
1
1.000.000
8
2.000.000
3.000.000
PLAN REMODELACION INFRAESTRUCTURA -
H 1 Profesional X NA
1
1
-
I 1 Contrato de
remodelación y adecuación*
X
500.000
1
500.000
500.000
H Humano
* El valor de las obras se definirá en el análisis de necesidades y estudio de mercado.
I Inmuebles T Tecnología
34
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR
2015-2019
Grupo de Gestión Administrativa
Gestión Documental
2014
35
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR 2015-2019
Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
Yesid Reyes Alvarado, Ministro
Alvaro Gómez Trujillo, Secretario General
Isaías Sánchez Rivera, Jefe Oficina de Planeación
Pedro Ricardo Torres Báez, Jefe Oficina Jurídica
Licette Moros León, Coordinadora Grupo Gestión Administrativa
Ana María Ramos Serrano, Viceministra de Promoción de Justicia
Miguel Samper Strauss, Viceministro de Política Criminal y Justicia Restaurativa
Elaborado: Juan Manuel Morales Daza, Contratista
Revisado: Iana Kalioujnaia, Profesional Gestión Documental
Bogotá D.C., Diciembre de 2014
36
Tabla de contenido 1 CONTEXTUALIZACIÓN ................................................................................................................. 2
1.1 MISIÓN ................................................................................................................................ 2
1.2 VISIÓN ................................................................................................................................. 2
1.3 PRINCIPIOS .......................................................................................................................... 2
1.4 VALORES .............................................................................................................................. 2
1.5 POLITÍCA DE CALIDAD ......................................................................................................... 3
1.6 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y DE CALIDAD ........................................................................... 3
2 ANALISIS DE SITUACION ACTUAL ................................................................................................ 4
2.1 MATRIZ DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas, Amenazas) ................................. 4
2.1.1 Debilidades .................................................................................................................. 4
2.1.2 Oportunidades ............................................................................................................ 6
2.1.3 Fortalezas .................................................................................................................... 6
2.1.4 Amenazas .................................................................................................................... 7
2.2 EJES ARTICULADORES .......................................................................................................... 7
2.3 ASPECTOS CRITICOS ............................................................................................................ 8
2.4 VALORACION Y PRIORIZACION DE ASPECTOS CRITICOS* ................................................. 10
3 VISION ESTRATÉGICA ................................................................................................................ 11
4 OBJETIVOS ................................................................................................................................. 12
4.1 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................... 12
4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS .................................................................................................... 12
5 REFERENTE ESTRATÉGICO ......................................................................................................... 13
5.1 PLAN PARA ELABORACION DE INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS Y NORMALIZACION DEL
PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL .......................................................................................... 14
5.2 PLAN DE CAPACITACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL ...................................................... 16
5.3 PLAN PARA CENTRALIZAR LOS ARCHIVOS DE GESTION .................................................... 17
5.4 PLAN PARA ORGANIZAR EL FONDO ACUMULADO ........................................................... 19
5.5 PLAN PARA ADMINISTRAR EL ARCHIVO CENTRAL ............................................................ 20
5.6 PLAN PARA CONSOLIDAR PRESENCIA DE LA GESTION DOCUMENTAL ............................. 21
5.7 PLAN PARA ADMINISTRAR CORRESPONDENCIA ............................................................... 22
5.8 PLAN ADQUISICIÒN TECNOLOGÍA PARA GESTIÓN DOCUMENTAL ................................... 23
5.9 PLAN PARA REMODELAR Y ADECUAR ARCHIVO CENTRAL ................................................ 24
37
5.10 MAPA DE RUTA ................................................................................................................. 25
5.11 CONTROL Y SEGUIMIENTO ................................................................................................ 26
5.12 RECURSOS ......................................................................................................................... 31
38
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El Ministerio de Justicia y del Derecho está comprometido con una gestión documental efectiva mediante actividades enfocadas a la correcta administración física y electrónica de los documentos durante su creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación, de manera que sirva como base para la toma de decisiones en el desarrollo de una justicia eficaz y eficiente, el diseño de políticas del sector justicia y como mecanismo de prueba del desarrollo de los objetivos misionales y del derecho de propiedad. Para ello cuenta con un talento humano comprometido y competente que aporta las mejores prácticas en la administración de documentos, priorizando la transparencia de sus actos.