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PINAR
2019
HOSPITAL SAN JOSE DEL COCUY
INTRODUCCIÓN
El Plan Institucional de Archivos – PINAR, es el instrumento archivístico de la Gestión Documental del HGM, que establece el seguimiento y articulación de la planeación estratégica con su función archivística, en la que se tratan las necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades de mejoramiento archivístico, la modernización de los procesos y la tecnología.
LA ESE HOSPITAL SAN JOSE DE COCUY para dar cumplimiento a la Ley 594 de
2000 “Ley General de Archivos”, la Ley 1712 de 2014 “Ley de transparencia y
Acceso a la Información Pública” y el Decreto 1080 de 2015 “Reglamentario del
Sector Cultura” donde se establecen los instrumentos para la Gestión Documental
entre los que se encuentra el PINAR, el cual es el resultado de un proceso
articulado entre la alta dirección, los responsables de los archivos y las tecnologías,
planeación, tesorería, contabilidad, jurídica y los procesos asistenciales, con el fin
de realizar los planes a corto, mediano y largo plazo de la gestión archivística,
contemplados en su planeación estratégica.
La formulación de este plan obedece a los lineamientos del manual de elaboración
del PINAR del Archivo General de la Nación, la identificación de las necesidades y
puntos críticos a mejorar en la Gestión Documental del HSJ, se definieron
objetivos, metas y proyectos, con el fin de garantizar una adecuada gestión y
conservación de la memoria del HSJ.
1. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD
El Hospital atiende urgencias las 24 horas del día, de manera integral
para adultos, gineco obstetricia y pediatría, con disponibilidad permanente
de servicios de primer nivel.
El área de Imagenología brinda servicios de radiología únicamente.
Como servicios de apoyo cuenta con laboratorio clínico y de patología,
farmacia.
Hospital reestructuró el 100% del sistema de información y puso en
funcionamiento la historia clínica electrónica, un gran avance tecnológico,
con el fin de tener la información de los pacientes actualizada e
interrelacionada en los procesos de ingreso, atención y egreso, además
de contribuir con la seguridad del paciente y un mejor servicio a sus
usuarios.
Alto compromiso por la seguridad del paciente, su talento humano es una
de las más grandes fortalezas, es un personal capacitado y altamente
comprometido con el sueño de brindar una atención excelente y calidad
de vida.
• MISIÓN: La Empresa Social del Estado Hospital San José de El
Cocuy presta servicios integrales de salud de primer nivel a la
comunidad en general en diagnóstico, tratamiento y rehabilitación,
cumpliendo con las políticas y planes operativos establecidos por la
ley
• .VISIÓN: En el año 2.020 la Empresa Social del Estado Hospital San
José de El Cocuy, será reconocida como la mejor en el Departamento
de Boyacá, por la prestación de servicios de salud de primer nivel,
orientados a la satisfacción del usuario y la comunidad a través de un
equipo humano idóneo, ético y comprometido.
• VALORES: Son cualidades necesarias en las personas para el
cumplimiento de los principios y el logro de los objetivos
organizacionales:
o Responsabilidad: Cumplimiento de deberes y compromisos,
haciendo las cosas bien, en el momento oportuno, atendiendo las directrices institucionales, previendo y asumiendo las consecuencias de las acciones y omisiones
o Solidaridad: Actitud de cooperación con el otro que busca el bien común
o Respeto: Es el trato digno hacia el otro, aceptando la diferencia,
Reconociendo sus derechos, siempre y cuando no se afecten los
principios institucionales ni que se vulneren los de las demás
personas o Vocación de servicio: Es la capacidad de entregarse y brindar un
acompañamiento genuino, logrando la satisfacción de las necesidades y superando las expectativas de las personas, brindando una experiencia positiva en el HGM
o Honestidad: Consiste en comportarse y expresarse con sinceridad y coherencia fundamentados en la verdad
o Seguridad: Comportamientos y actitudes que contribuyen a prevenir y minimizar los riesgos para la organización y los usuarios
• POLÍTICA INTEGRAL DE CALIDAD: En el Hospital enfoca nuestros
procesos a contribuir con la calidad de vida de nuestros clientes, a
cuidar y proteger el medio ambiente y a mejorar las condiciones de
vida y trabajo de nuestros colaboradores, para lo cual nos
comprometemos con:
o Brindar una atención Segura, oportuna, confiable y cálida.
o Prevenir y controlar el impacto ambiental negativo asociado con el uso de los recursos y la generación de residuos, vertimientos y emisiones.
o Prevenir y controlar los riesgos operacionales. o Promover y mantener condiciones y factores laborales seguros,
procurando un bienestar físico, mental y social a nuestros Colaboradores.
o Promover y desarrollar las investigaciones básicas y aplicadas, cuyos resultados deben corresponder con desarrollos y soluciones innovadoras en beneficio del desempeño del Hospital y de sus partes involucradas.
La ESE HOSPITAL SAN JOSE DE COCUY se apoya en el cumplimiento permanente de los requisitos legales aplicables, una cultura organizacional propia que involucre a los proveedores, contratistas, visitantes y población del entorno y el mejoramiento continuo del desempeño de los procesos. CONFORMACION AREA NIVEL / DENOMINACIÓN No CARGOS
ADMINISTRATIVA
DIRECTIVO
Gerente 1
EJECUTIVO
Sub. Director Administrative 0
PROFESIONAL
Médicos 6
Odontólogos 3
AREA NIVEL / DENOMINACIÓN No CARGOS
Enfermeros 3
Bacterióloga 1
TÉCNICO / TECNOLOGICO
Técnico en saneamiento ambiental 0
Almacenista auxiliar 1
AUXILIAR
Auxiliar de información en salud 2
Auxiliar de Administración 1
Cajero 1
Secretario
Conductores
1
4
Operario de Servicios Generales 4
Celadores 3
Auxiliar de laboratorio clínico 1
Auxiliar de Droguería 1
Auxiliar de consultorio dental 0
Auxiliar de Salud familiar y comunitaria 1
Auxiliar de enfermerías 16
Supervisor auxiliar 0
Promotor en salud 1
Auxiliar en imágenes diagnosticas 0
TOTAL 41
SALUD
PROFESIONAL
Enfermero 3
Enfermero servicio social obligatorio 0
Medico general 1
Medico Serv. Social Obligatorio 5
Odontólogo 3
AREA NIVEL / DENOMINACIÓN No CARGOS
Odontólogo Serv. Social Obligatorio 0
Bacteriólogo Serv. Social obligatorio 0
TÉCNICO
Técnico en saneamiento 0
Técnico en imágenes diagnósticas 1
AUXILIAR
Auxiliar de enfermería 16
Auxiliar de Higiene oral 0
Promotor de salud 1
TOTAL 18
2. DESARROLLO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
El Plan Institucional de Archivos – PINAR del Hospital tiene la estructura
establecida en el Manual que para el evento formuló el Archivo General
de la Nación y con su aplicación se pudieron visualizar las siguientes
situaciones:
2.1. IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS DE LA LABOR
ARCHIVÍSTICA EN EL HSJ
Los aspectos críticos con los respectivos riesgos de la Gestión
Documental del HSJ, se identificaron desde los planes de mejoramiento
los que a su vez, son el resultado de los hallazgos de auditorías internas y
externas incluidas las de los entes de control, el grado de cumplimiento a
la normatividad archivística, el diagnóstico integral de la Gestión
Documental y el mapa de riesgos, entre otros.
Para el buen funcionamiento de la E.S.E. la gerencia cuenta con el apoyo de
organismos de nivel asesor, con profesionales contratados en la modalidad de
prestación de servicios, en las siguientes ramas:
• Asesoría jurídica
• Asesoría Contable
• Auditor de Cuentas
DIAGNOSTICO INSITUCIONAL
SERVICIOS PRODUCTOS CANTIDAD CALIDAD
1.SERVICIOS ASISTENCIALES
Consulta externa S A
Atención de urgencias S A
Hospitalización S A
Enfermería S A
Sala de partos S A
Cirugía S A
Fisioterapia I I
Terapia respiratoria I I
Gineco-obstetricia I I
Pediatría I I
Nutrición y Dietética I I
Odontología S A
Higiene oral S A
Promotoras de salud rural S A
Puestos de salud S A
2.SERVICIOS AUXILIARES DE DIAGNOSTICO
Imagenología S A
Laboratorio Clínico S A
3.SERVICIOS DE APOYO ASISTENCIAL
Servicio de alimentación y
dietética S A
Servicios de aseo, lavandería y
ropería. S A
4.SERVICIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO
Servicio de información y atención
al usuario. S A
SERVICIOS PRODUCTOS CANTIDAD CALIDAD
Estadística S A
Servicio de transporte I I
Farmacia S A
Portería S A
5. PROGRAMAS
Hipertensión Arterial S A
Infección Respiratoria aguda (IRA) S A
Enfermedad diarreica aguda (EDA) S A
Programa ampliado de
inmunizaciones
Crecimiento y Desarrollo
S
S
A
A
Jornadas odontológicas S A
Tuberculosis S A
Lepra S A
Control prenatal, lactancia materna
y planificación familiar S A
Cáncer de Cerviz S A
ITS-SIDA S A
Vigilancia epidemiológica S A
Atención a los ancianos S A
Programa de visitas domiciliarias S A
Programa de información y
educación en salud. S A
6. Medicina legal S A
7. Saneamiento ambiental N A
ACTIVIDAD CUMPLIMIENTO
SI PA NO
Sistema de control interno
Existe sistema de control interno? x
Esta aprobado por la junta directiva? x
Existe Plan de Desarrollo de Control Interno? x
Existe un responsable del control interno en la
entidad?
x
Está conformado el comité de control interno? X
Se reúnen mínimo cada dos meses? X
Existen actas de las reuniones? X
Existe una metodología para la descripción y el
mejoramiento de procesos? X
Esta aprobada por el comité de control interno? X
Se han mejorado los procesos? X
Se cuenta con el manual de proceso de la
institución? X
Se han divulgado los procesos mejorados? X
Han recibido información los funcionarios sobre
Control Interno? X
Sistema obligatorio de garantía de calidad.
Se tiene desarrollado el sistema de la garantía de la
calidad?
X
Se ha realizado la verificación de requisitos
esenciales? X
Se cumple con los requisitos esenciales ¿
porcentaje? X 90%
Se hizo la declaración de requisitos ante el ente
territorial? X
ACTIVIDAD CUMPLIMIENTO
Se tienen los planes de cumplimiento por
dependencia? X
Se ha elaborado el plan de calidad institucional? X
Se cuenta con procesos de auditoria médica? X
Existe un responsable con funciones específicas? X
Existen guías de manejo de las principales
patologías?
X
Se ha hecho capacitación al respecto? X
Existe un sistema de información y atención al
usuario?
X
Existe un sistema de quejas y reclamos? X
Existe un sistema de detección de fallas del servicio? X
Se tiene descritos los procesos asistenciales? X
Se han mejorado dichos procesos? X
Se ha hecho capacitación al respecto? X
Existe comité de historias clínicas? X
Se reúne mínimo una vez al mes? X
Existen actas de las reuniones?
Se realiza evaluación de las historias clínicas?
X
X
Existe un portafolio de servicios? X
Se conoce el perfil epidemiológico de los usuarios? X
Se conoce el costo de la utilización de los servicios? X
Control de gestión
Se han identificado los factores críticos de éxito de la
entidad?
X
Se han definido los puntos de control en los
procesos?
X
Se han definido los principales indicadores de
gestión?
X
ACTIVIDAD CUMPLIMIENTO
Se ha desarrollado el sistema de información
gerencial?
X
Se ha fomentado la cultura del autocontrol? X
Se realizan evaluaciones trimestrales? X
Existen informes periódicos por dependencia? X
Jurídica
Existe jurídica como dependencia en la estructura
organiza? X
Esta contratada externamente? X
Esta a nivel del grupo asesor? X
Existe un responsable directo de la actividad? X
Existe un plan de desarrollo específico del área? X
Es abogado titulado? X
Es jurídica responsable de emitir conceptos sobre
actos administrativos? X
Es la oficina jurídica la encargada de realizar
procesos disciplinarios?
X
La contratación administrativa se lleva
adecuadamente? X
Jurídica revisa y avala todos los contratos? X
Presta la asesoría necesaria a toda la dependencia? X
Es la encargada de contestar las demandas en
contra de la institucional? X
ACTIVIDAD CUMPLIMIENTO
SI PA NO
Servicios Básicos
Existe plan de acción de la unidad funcional? x
Existe manual de funciones por cargo? X
Existen responsables de las unidades? X
Existe manual de procesos de la unidad funcional? X
Existe programa de inducción? X
Existe programa de reinducción? X
Existe programación de actividades? X
Existe cronograma de actividades del área? X
Existe seguimiento de actividades? X
Existe evaluación periódica? X
Existe cumplimiento de metas y objetivos? X
Recursos de información
Existe plan de acción de la unidad funcional? X
Existe manual de funciones por cargo? X
Existe responsable de la unidad? X
Existe manual de procesos de la unidades
funcionales?
X
Existe programa de inducción? X
Existe programa de reinducción? X
Existe programación de actividades? X
Existe cronograma de actividades del área? X
Existe seguimiento de actividades? X
ACTIVIDAD CUMPLIMIENTO
Existe evaluación periódica? X
Existe cumplimiento de metas y objetivos? X
Recursos Humanos
Existe plan de acción de la unidad funcional? X
Existe manual de funciones por cargo? X
Existe responsable de la unidad? X
Existe manual de procesos de la unidades
funcionales?
X
Existe programa de inducción? X
Existe programa de reinducción?
Existe programación de actividades?
X
X
Existe cronograma de actividades del área? X
Existe seguimiento de actividades? X
Existe evaluación periódica? X
Existe cumplimiento de metas y objetivos? X
Recursos financieros
Existe plan de acción de la unidad funcional? X
Existe manual de funciones por cargo? X
Existe responsable de la unidad? X
Existe manual de procesos de la unidades
funcionales?
X
Existe programa de inducción? X
Existe programa de reinducción? X
Existe programación de actividades? X
Existe cronograma de actividades del área? X
Existe seguimiento de actividades? X
Existe evaluación periódica? X
Existe cumplimiento de metas y objetivos? X
ACTIVIDAD CUMPLIMIENTO
SI PA NO
Consulta externa
Existen protocolos de manejo de las principales
patologías médicas? X
Existen normas técnicas administrativas del área? X
Existen protocolos de las principales patologías
odontológicas? X
Existen protocolos de vacunación y conservación de
biológicos?
X
Existe manual de auditoria? X
Se tiene sistematizada el área de consulta externa?
Indicadores de Gestión?
X
5.3.2 Observación, urgencias y hospitalización.
Existen protocolos de manejo de las principales
patologías médicas? X
Existen normas técnicas administrativas del área? X
Se tienen indicadores de gestión? X
Se tiene sistematizada el área? X
Lab oratorio clínico
Protocolos de manejo de los diferentes exámenes y
tomas de muestras? X
Manual de procedimientos del manejo y
Mantenimiento de los equipos del laboratorio? X
ACTIVIDAD CUMPLIMIENTO
Indicadores de gestión? X
Sistema de información y atención al usuario.
Se tiene el sistema de recepción y atención de
quejas y reclamos? X
Evaluación de la satisfacción de los usuarios? X
Se han diseñado procedimientos de capacitación
para responder a las necesidades detectadas?
X
Aspectos críticos y los riesgos son los que se enuncian a continuación:
2.2. PRIORIZACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOSY EJES
ARTICULADORES
La priorización de los aspectos críticos de la Gestión Documental del
HSJ que se presenta a continuación, son el resultado de la evaluación
de cada uno de ellos frente a los ejes articuladores, de acuerdo a que
cumplan en sus diez puntos correspondientes, de esta manera el
aspecto crítico que tiene mayores valores con los ejes articuladores,
son los de mayor incumplimiento a los requisitos de la gestión
documental, por lo tanto, son los que deben ser atendidos por el HSJ y
deben hacer parte del Plan Institucional de Archivos
– PINAR.
Con la valoración efectuada por el impacto de los aspectos críticos con
respecto a los ejes articuladores, se ordenaron de mayor a menor con
el fin de establecer la visión estratégica de la Gestión Documental,
como se muestra a continuación:
3. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS –
PINAR
Se construye con la intención de mejorar la función archivística del HSJ, a
partir de la priorización de los aspectos críticos y los ejes articuladores que
tuvieron mayor impacto. Por lo tanto, la visión fue formulada de la siguiente
manera:
4. OBJETIVOS
Para lograr la visión estratégica del plan, se establecen los siguientes objetivos
que son el resultado del análisis de los aspectos críticos y los ejes articuladores
de mayor impacto en la Gestión Documental del HSJ; ellos son:
Aspecto Crítico
Objetivo
Planes y Proyectos
Asociados
1. El Sistema de Gestión Establecer el control a las Plan de estructura del Documental no es apto para la comunicaciones oficiales Sistema de Gestión de radicación de las electrónicas que ingresan al Documentos Electrónicos comunicaciones a través de HSJ a través de las cuentas Correos electrónicos. de correos electrónicos, por
parte de la taquilla única, del
área de Gestión Documental.
2. Fortalecimiento y Verificar si Armonizan el Plan de estructura del articulación: involucra Sistema de Gestión Sistema de Gestión de aspectos como la Documental a los Documentos Electrónicos armonización de la gestión procesos archivísticos y
documental con otros estándares nacionales e modelos de gestión. internacionales de seguridad
de la información.
3. Preservación de la Revisar y ajustar los Plan de estructura del información: incluye aspectos procedimientos de la Gestión Sistema de Gestión de como la conservación y el Documental para garantizar la Documentos Electrónicos almacenamiento de preservación y conservación
información.
Aspecto Crítico
Objetivo
Planes y Proyectos
Asociados
de la información a largo plazo
del documento electrónico.
4. Administración de Archivos: Solicitar la modificación de la Proyecto: Propuesta de involucra aspectos de la planta de cargos del área de modificación a la planta de infraestructura, el Gestión Documental, en la cargos incluido el líder de presupuesto, la normatividad cual se incluya el personal gestión documental.
y la política, los procesos y los idóneo que ha estado
procedimientos y el personal. prestando los servicios en la
realización de las labores
técnicas.
5. PLANES Y PROYECTOS
Responsable del Plan: Profesional Gestión Documental
Actividad
Responsable
Fecha de Fecha Entregable
Observaciones
inicio
final
Definición del
Profesional
Alcance.
Establecimiento
Planeación Gestión 02/09/2019 28/09/2019 de objetivos del
Documental SGDEA.
Referencias.
Normativas.
Definición de roles
y
responsabilidades
.
Elaboración plan de trabajo.
Identificación de matriz de riesgos.
Riesgos de compatibilidad
técnica.
Riesgos de gestión de proyecto.
Riesgos
asociados a la disminución inicial
de la productividad.
Análisis
organizacional.
Profesional Análisis técnico /
Tecnológico.
Análisis
Gestión 01/10/2019
28/12/2019
Diagnóstico
Documental
infraestructura
actual.
Diseño de la
estrategia de Implementación.
Análisis de alternativas.
Análisis de las
soluciones
Profesional existentes en el
mercado.
Gestión
Adaptación
Documental
Diseño
02/08/2019
30/12/2019 software existente
/o desarrollo a la medida.
Administrador Desglose de las
fases
del
Eurodoc
Proyecto.
Estimación de tiempo.
Sostenibilidad
financiera y organizacional.
Definición de metas de
Plan o proyecto
Corto Mediano Plazo Largo
Plazo Plazo
Tiempo 2018 2019 2020 2021 2022 PLAN DE ESTRUCTURA DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO – SGDEA PLAN DE DIGITALIZACIÓN A
LOS DOCUMENTOS QUE SOLO EXISTEN EN SOPORTE PAPEL Y TIENEN LARGA RETENCIÓN O CONSERVACIÓN TOTAL. PLAN DE MEJORAMIENTO A LA PLANTA DE CARGOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
7. SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA
Para realizar el seguimiento, control y mejora de la ejecución de cada plan,
se estableció el siguiente cuadro de mando integral:
Planes y Meta Medición
proyectos Indicadores
Trimestra trimestral Gráfico
Observaciones
asociados
l
1
2
3
4
Plan de Cumplimient 100%
estructura del o a Sistema de
programació
Gestión de
n de
Documentos
Electrónicos de actividades Archivo –
SGDEA
Plan de Cumplimient 100%
digitalización a o a los documentos
programació
que solo existen
n de
en soporte papel
y tienen larga actividades retención o
conservación
total.
Plan de Cumplimient 100%
mejoramiento a o a la planta de
programació
cargos de
n de
gestión
documental actividades