introducción a alfresco workdesk
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Presentación del Webinar "Introducción a Alfresco Workdesk" . En este webinar (19/09/2013) se puede ver una introducción de Alfresco Workdesk, destacando los casos de uso a que aplica, sus características generales y como conseguimos mayor rapidez y eficacia con Alfresco Workdesk en nuestros procesos documentales.TRANSCRIPT
Alfresco WorkdeskLa Solución de Alfresco para escenarios de negocio basados en documentos.!!!Jose Carrasco!Skype: [email protected]!
La plataforma abierta para gestión de contenidos críticos y la colaboración documental.
Alfresco en cifras
4.000 mill. archivos
7 millones usuarios
3.000 empresas
180 países
100,000,000+ documentos
Los 10 mayores despliegues tienen una media de más de 60 millones de documentos, superando algunos los 100
mil.
100,000+ usuarios
Los 10 mayores
despliegues tienen una media de 72.000 usuarios, superando algunos los 100
mil.
10,000+ docs/hora
Una agencia federal de USA
carga en el sistema +10,000 registros médicos
por hora en Alfresco
Alfresco en el mundo real
La plataforma Alfresco
Plataforma Open Source
Web Content Services
IMAP Server
Colaboración
Flujos de Trabajo
Contenido social
Gestión de documentos
Gestión de Archivo
Gestión Activos Digitales
Gestión de Expedientes y negocio
Aplicaciones de movilidad
Alfresco Cloud
DAM
IMAP
ACTIVITI
OWD
Mobile
DM
RM
SHARE
SOCIAL
WCS
Content Platform
CLOUD
Alfresco Workdesk • Casos de Uso • La Suite Workdesk • Puntos clave de Alfresco Workdesk • Arquitectura • Demo • Preguntas
Cuáles son tus casos de uso?
Process-centric? " Eficiencia en los procesos " Reducción de costes " Múltiples roles " En base a normativas
o Content-centric? " Colaboración documental " Publicación de contenidos " Compartición de archivos " Contenido móvil
Process-centric Tramita tu documentación, accede a los expedientes. Tramita.
Content-centric Navega, colabora, organiza, distribuye, publica…
Alfresco Workdesk es la interfaz de usuario orientada a procesos, la forma más rápida, para realizar aplicaciones de negocio basados en Documentos.
Crear aplicaciones de negocio dispositivo. Permite implantar de manera rápida p r o c e s o s d e n e g o c i o m e d i a n t e configuración, sin desarrollos y que funcionan tanto en desktop , web y mobile.
El expediente electrónico Gestiona expedientes desde el punto de vista de negocio y no documental. WorkDesk hace la conversión a gestión documental internamente por ti.
Una vista de negocio, múltiples repositorios. WorkDesk gestiona repositorios Alfresco, IBM y cualquier otro compatible con CMIS. El usuario ve el expediente y documentos, independientemente de la ubicación de sus archivos.
Implementar tus propias tramitaciones. Con WorkDesk puedes configurar varios tipos de documentos , flujos y tipos de expedientes, como por ejemplo:
• expedientes de crédito • reclamaciones de pólizas • Facturas y contratos • archivos de gobierno • expedientes de personal • informes financieros
Lanzar procesos enfocados a documentos Con Alfresco Workesk puedes lanzar procesos y asignar tareas adhoc en base a entidades de negocio
Casos de uso
¿Por qué Alfresco Workdesk? 1. Gestión de Contenidos Transaccional
• Tramitación y gestión de expedientes.
2. Case Management • Centros de atención al usuario, reclamaciones de
seguros, contratos, registros, expedientes…
3. Coexistencia • Desde FileNet, Documentum, OpenText, y otros
repositorios compatibles con CMIS
El grupo financiero Mannheimer Insurance Group cuenta con 14 millones de documentos . Entre sus productos financieros hay pensiones, seguros de vida, coberturas de accidente, mutuas laborales y otros productos similares. Cada activo cuenta con un conjunto variable de documentación que es gestionada como expedientes dentro de WorkDesk.
“La utilización de Alfresco Business Solutions mejora otras soluciones ECM no solamente en relación a los costes, si no también en relación a toda la funcionalidad y beneficios que ofrece a los usuarios .” Norbert Koch, Head of IT Mannheimer Insurance Group
Alfresco Workdesk cuenta con muchas referencias en Pharma, Hospitales y organismos dedicados a salud pública. Un sector por necesidad crítico donde no pueden haber errores.
Departamento de salud pública de California
Gestión de los expedientes vitales de
salud pública según legislación de 2006 utilizando como Interfaz de usuario
WorkDesk.
“Según nuestros datos y el conocimiento de los usuarios, la interfaz de Alfresco WorkDesk es intuitiva… La rápida adopción y despliegue del sistema fue en parte debido a la gran usabilidad del sistema.” David Fisher, CDPH Center for Health Statistics
Comparativa conAlfresco Share
Diferencias con Alfresco Share y Mobile Workdesk, Office Workdesk, Mobile Workdesk
Alfresco Share, Alfresco Mobile
Descripción Aplicaciones para negocio orientadas a contenido especifico (incluso con diferentes repositorios ECM)
Clientes de propósito general para Alfresco
Concepto Principal
Aplicaciones para diferentes usuarios y grupos combinando configuración y roles de negocio. Framework de desarrollo y personalización orientado a cliente.
Diferentes usuarios y grupos acceden a contenidos y procesos organizados mediante sitios. Los usuarios tienen diferentes permisos agrupados en roles.
Propósito Principal
Aplicaciones de negocio, Contenido transaccional, eFile-management, Case Management
Colaboración, Gestión Documental, Extranet – Intranet, Gestión de contenidos multipropósito
Beneficios Rápida puesta en marcha de aplicaciones orientadas a negocio especifico sin desarrollo o con poco desarrollo.
Rápida puesta en marcha de un sistema de colaboración con modelos de contenido y roles de usuarios predefinidos.
Ejemplos
Gestión de clientes, aplicaciones de Recursos Humanos, Gestión de reclamaciones, Gestión de Contratos, Verificación de Facturas, Archivo de seguros, Banca, Edificios
Centraliación de contenidos de una intranet, creación de materiales y documentación de todo tipo, centralización de información, documentación de proyectos, etc.
Diferenciación de casos de uso Share vs. Workdesk
Share Workdesk
Entidad de gestión o de organización
Sitios Carpetas o Dossiers gestionados mediante eFiles, definidos y estructurados por metadatos
Caso de uso típico Colaboración en la creación de contenidos y publicación
Procesar contenidos en el curso de un proceso de negocio.
Duración en el tiempo
Momento concreto Procesos permanentes
Usuarios/roles Individuales, contenidos Roles de negocio con diferentes responsabilidades
Búsquedas Texto completo, Nombre de fichero, Metadata
Orientado a Metadata
Navegación Estructura de carpetas diferentes en cada sitio, por categorias, por etiquetas
Clasificación predefinida, orientada al negocio y basada en procesos y metadatos.
Share y WorkdeskDemostración
MódulosLa suite Workdesk
La suite Alfresco Workdesk Alfresco Workdesk
• Con cualquier navegador • Orientado en usabilidad y
procesos repetitivos
Alfresco Office Workdesk • Para usarlo como cliente de
escritorio en aplicaciones • MS Word, Adobe Acrobat, etc.
Alfresco Mobile Workdesk
• Para iOS
Alfresco WorkDesk nos permite mediante configuración implantar la gestión de nuestros expedientes vía WEB
Alfresco Workdesk Gestión de roles orientados a negocio Interfaz web con usabilidad orientada • Accesibilidad (Section 508 compliant) • Instalación sencilla • Drag and Drop
Caracteristicas de Productividad • Integración con E-Mail • Operaciones masivas • Edición en linea de metadatos
Add-Ons • Edición en linea de MS Office • Thumbnails • Vistas avanzadas
Usabilidad • Cumple con la sección 508 ( accesibilidad)
• Multi-idioma
• Múltiples zonas horarias
• Drag&Drop y Copy&Paste
• Se puede utilizar el teclado para la navegación
• Actualización masiva de documentos
• Menús contextuales basados en roles
• Indicadores de progreso visuales
Seguridad • Soporta LDAP
• Testeado con OWASP ( test de seguridad )
• Seguridad con el ECM probado en cada punto
• Soporta sistemas de SSO
• Soporta estar bajo la protección de una zona DMZ
Office Workdesk nos permite mediante integrar nuestras herramientas office en la gestión de expedientes y aprovechar su usabilidad
Office Workdesk Sin instalación en las máquinas clientes Utiliza los menús por defecto de Office,
sin macros No se necesita formar a los usuarios Contempla las funciones de los usuarios Introduce la vista de los expedientes ,
plantillas, etc, en los diálogos de Microsoft Office
Guarda contenido de las aplicaciones
Office en el ECM
Office Workdesk
• Acceso a los contenidos y metadatos
• No se necesita otro interfaz
• Sin instalación adicional • Soporta varias
combinaciones de Sistema Operativo y Aplicaciones
Toda la potencia de Workdesk en el Escritorio
Office Workdesk Integrable en aplicaciones web Soporta, entre otros :
• MS Office • Adobe Acrobat • Open Office • Libre Office
Modifica metadata directamente en el ECM desde la aplicación de Office
Accede a los Expedientes mediante
una unidad de red del sistema operativo
MobileWorkDesk nos permite interactuar con nuestros expedientes en movilidad, con todas las ventajas de Alfresco Business Solutions
MobileWorkDesk Aplicación nativa para iOS y iPhone Cumple con las especificaciones de Apple para aplicaciones de usuario
final Código fuente disponible: fácil de adaptar Una aplicación soporta varios
ECM:
• Alfresco • CMIS • Filenet P8 • IBM CM8
MobileWorkDesk • Basado en roles y funciones de
usuario • La aplicación es diferente en
función de los usuarios y grupos • Información relevante centralizada • No se necesitan otra
• Carpetas virtuales (eg. Inbox) y workflows
• Configuración de servidor ( en lugar de desarrollar en cliente)
• Componentes de servidor • Se requieren conocimiento básicos de IT para configurarlo, no
conocimientos de Objective-C u otras tecnologias propias de Apple.
MobileWorkDesk
Por qué es diferente.Puntos clave de workdesk.
Puntos claves • Basado en estándares, sin inversión inicial en
licencias , open source
• Separación de las aplicaciones de negocio y documentales
• Carpetas virtuales y vistas de negocio
• Web – Desktop – Mobile
• Soporte de diferentes plataformas
Configuración vs Desarrollo • Alfresco WorkDesk esta pensado para configurar las
pestañas, los contenidos, los flujos de trabajo.
• Actúa como un gestor de mantenimientos con base documental
• Al ser configuración, las actualizaciones no requieren de revisión de código.
• La configuración provee un time to market mucho más rápido que el desarrollo
• La configuración permite una respuesta más ágil a los cambios por parte de negocio.
Multi-repositorio y Multi-BPM • Alfresco WorkDesk puede trabajar con más de un repositorio
documental a la vez , permitiendo que los documentos de un determinado procedimiento puedan estar en varios gestores documentales de varios fabricantes.
• Soporta cualquier repositorio compatible con el estándar CMIS.
• Soporte nativo para otros repositorios importantes ECM de IBM como son IBM FileNet P8 V5.x o CMIS
• http://www.alfresco.com/services/subscription/supported-platforms para comprobar los sistemas soportados
• Alfresco WorkDesk permite una única visión de varios procesos ejecutados en diferentes motores de workflow.
Coexistencia y Migraciones • Alfresco WorkDesk es Multi-repositorio. Permite mover aplicaciones,
documentos y metadatos con seguridad entre sistemas ECM como IBM Filenet, Alfresco o cualquiera que cumpla con la especificación CMIS.
• La migración se realiza en el contexto del expediente. Este proceso es completamente transparente para el usuario.
• Permite almacenar documentos en diferentes repositorios, maximizando los costes por documento.
• Permite migrar documentos entre repositorios entendiendo el contexto de negocio.
Configuración vs Desarrollo • La configuración necesita únicamente de conocimientos
mínimos de IT para mantener y actualizar las aplicaciones de negocio.
• El configurador Desktop te permite crear nuevos tipos documentales, formularios y pestañas.
• Cada configuración representa una función de negocio
• Utilización de plantillas y posibilidad de copiar-pegar configuraciones para crear nuevos trámites en minutos.
• Código fuente disponible. Fácil de integrar gracias a su diseño.
Gestión de expedientes • Soporte para direccionamiento de los documentos (document routing)
• Vistas consolidadas para cumplir contextos específicos de negocios con diferentes tipos de información : documentos, expedientes, carpetas, tareas y otros tipos de objetos.
• Plantillas base para casos de negocio (eg. Contratos)
• Generador de Ids únicos
• Herencia de metadatos (por ejemplo ID)
• Administración de Tareas:
• Crea un expediente y sus tareas asociadas • Edición directa de un determinado eFile en el menu contextual de la tarea • Ver la lista de tareas relacionadas con un eFile
Gestión de casos • Procesos y contenido utilizando la misma
interfaz
• Navegación por teclado y procesos en bloque
• Reenvío y reasignación de los ítems de trabajo
• Soporte para diferentes workflow engines
• Capacidad de añadir varias referencias a una determinada tarea
Gestión de casos • Capacidad de añadir varias referencias a diferentes expedientes
• La administración de roles nos ofrece las tareas representativas para el contexto de negocio del usuario
• Vistas configurables
• Capacidad de definir alternativas en caso de ausencias (por ejemplo vacaciones)
• Visión estructuradas de los procesos , visión del grado de avance
• Auditoria y historial de los casos
Como es internamenteArquitectura
3 Pilares Principales de Workdesk
Car
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Rol
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Common Framework & Configuration
Workdesk Office Workdesk & Mobile Workdesk
Gestión de roles flexible: Los roles no están predefinidos, deben ser definidos por Analistas de Negocio y basados en los Requerimientos
Los Roles dan mucha potencia a la aplicación ya que todo se basa en configuración. Cualquier parte de Workdesk está basada en roles. Cualquier nuevo componente está cubierto por la gestión de roles (opciones, menus, contenidos, acciones, etc.)
Workdesk está construido como un framework configurable y reusable basado en componentes (plugins): Vistas, búsquedas, interfaz, funciones simples y avanzadas.
Virtual Folders o Carpetas Virtuales son búsquedas dentro del repositorio cuyo resultado constituye una estructura virtual de documentos u otros objetos del repositorio. Están orientados a mostrar contenido de cualquier parte del repositorio en uno o múltiples eFiles, basado en reglas de negocio. Se muestra lo que pertenece a el caso concreto.
Alfresco Workdesk
BP
M
Human Resources
Perm
isos
Roles de N
egocio
eFile Module (H
R)
Clientes
Reclamaciones
Otros
Negocio Vistas y
Necesidades
Usuarios De
Negocio
eFile Module (C
laims)
eFile Module (C
ustomers)
BP
M M
odule Instancias a diferentes m
ódulos
Vista desde la parte Técnica a la parte de Negocio
Vista Técnica
Integración nativa
Expedientes Fiscales
Contratos
Gestión de reclamaciones
Servidor de Trabajo Aplicaciones de
Negocio
Gestió de Facturas
WorkDesk
Adaptadores de BPM
Adaptadores de Contenido
Adaptadores de Bases de datos
Workdesk y el Repositorio de Alfresco
Qué fases hay en un proyecto de Workdesk?
Fases
Analizar los casos de negocio
Definir el Modelo de
datos (Alfresco)
Configurar las vistas de
negocio y las plantillas
(Workdesk)
Configurar Case Files y
Features
Asignar los artefactos de la solución a los roles de
negocio
• Paso para construir la solución mediante configuración
Qué hay de nuevo en Workdesk 4.1.1 y 4.2 ?
Novedades en la versión 4.1.1 • Localización (Inglés , Francés, Alemán, Español, Italiano, Japonés) • Nuevo adaptador para ECM, basado en OpenCMIS
• Mejora de la adopción del estándar CMIS • Mejor rendimiento • Mejor compaHbilidad con repositorios CMIS
• Lista de resultados AJAX
HTML 5 Drag & Drop Upload
Role Manager
Novedades en la versión 4.2.0 • Soporte para el nuevo módulo de RM 2.1 • Advanced Case Management
• Soporte de la Public Workflow API de AcHviH (req. Alfresco 4.2)
• Thumbnails, Previews, RendiHons • Soporte de las transformaciones naHvas de Alfresco y thumbnails
• Incorporación de Alfresco Preview & el visor PDF
• Mejora de la administración • Configuración de las propiedades CMIS
• Office Workdesk • Integración con los sistemas naHvos de Workflow
Novedades en la versión 4.2.0 • Mejoras
• SSO y soporte para Alfresco Auth
• Mejor integración con los sistemas de búsqueda ( eventual consistency )
• Listas de selección conectadas a la base de datos
• Cuadro de mandos ( phase I )
EnResumen.
En resumen
• Interfaz enfocada a los mantenimientos
• Múltiples aplicaciones de negocio en una única instancia
• Orientación a roles • Carpetas virtuales basadas en
vistas de negocio • Basado en configuración
para rápida adaptación al cambio
¿Preguntas?