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Las empresas de producción, así se dediquen a la elaboración de alimentos, bebidas, fármacos, suplementos alimenticios, químicos, pinturas, recubrimientos, cosméticos y productos de cuidado personal, tienen procesos productivos similares: definición de productos, formulaciones, costeo, planeación, programación de producción, controles de calidad y más.

En este documento, le mostraremos el ciclo de producción estándar que siguen la mayoría de nuestros clientes y conocerá cómo es que con el uso de la tecnología se puede hacer frente a las necesidades de cada una de las etapas productivas. El mercado evoluciona y las necesidades de su cliente también, ¡satisfágalas tomando ventaja de las mejores prácticas de la industria!

Introducción

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¿Cuál es el primer paso en su ciclo de producción? Así produzca alimentos, bebidas, fármacos, químicos, etcétera, seguramente su respuesta instintiva será “la mezcla”. Pensándolo con mayor detenimiento, quizá otra respuesta sea “realizar pruebas de calidad a la materia prima”, pero en realidad hay un paso previo: conocer las necesidades del mercado.

Y es que así tengamos una planta de producción armada hasta los dientes con las mejores líneas; así hayamos reclutado a la mano de obra mejor calificada del planeta y así tengamos estrategias de mercadotecnia con presupuesto ilimitado, si nuestro producto no satisface ninguna necesidad, es un hecho que nadie comprará nuestros bienes.

Un mercado, según el libro Marketing de Kotler, et al, es un “conjunto de compradores reales y potenciales de un producto. Estos compradores comparten

una necesidad o un deseo particular que puede satisfacerse mediante una relación de intercambio“.Claro, si Steve Jobs nos enseñó algo es que podemos inventar una necesidad y es que, en serio ¿quién necesita un iPad? Al inicio se vendían más de estas tabletas que computadoras portátiles o de escritorio. Hoy, las computadoras otra vez están a la alza. La moraleja de esta historia es que, para satisfacer o crear una necesidad, hay que conocer al mercado.

Este mercado puede tener dos rostros: el ambiguo, definido por un gran colectivo de clientes potenciales, o el claro, definido por el rostro de una persona que representa a una empresa que viene a nosotros con una necesidad particular como “requiero una película plástica de X peso y Y espesor“.

01 El mercado

Ciclo de producción

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El primer tipo de mercado es el más complicado y es que, al no tener un rostro, debemos valernos de nuestro equipo de mercadotecnia para tratar de ponerle uno aunque sea de manera simbólica. A este rostro se le conoce como buyer persona. Por ejemplo: en el mercado hay una mujer de entre 20 y 28 años, cuida su figura, está en los primeros años de una prometedora carrera profesional. Si me dedico a producir embutidos ¿qué le puedo ofrecer? Seguramente pechuga de pavo alta en proteínas y baja en grasas saturadas. Desde luego, no lo venderé solo a una mujer, sino a cientos de miles de ellas.

A veces, el día a día del piso de producción o del departamento de sistemas (dependiendo de a qué nos dediquemos), nos absorbe tanto que olvidamos a la persona (o grupo de personas) para cuya necesidad satisfecha trabajamos diariamente, pero mientras mejor entendamos a nuestro mercado, seremos más asertivos y mientras más asertivos, tendremos mayor probabilidad de vender. Y todos buscamos que nuestra empresa venda.

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Sin importar la industria a la que se dedique nuestra empresa, siempre habrá una fuente que nos obligue a iniciar el desarrollo de un nuevo producto: el mercado (o cliente) tiene una necesidad que debe ser satisfecha. El bien por crear puede ser totalmente nuevo o la versión más reciente de algo que ya exista en el catálogo de la compañía. En cualquier caso, será dirección general quien apruebe la creación del nuevo producto y solicite al equipo de Laboratorio o Investigación y Desarrollo que ponga manos a la obra.

Una vez que se ha recibido la asignación, lo primero que se debe hacer es trabajar en papel; es decir, ir a los libros que incluyen la información fisicoquímica de la materia prima que se utilizará en el proceso de producción. Ahora bien, imagine que en vez de tener que recurrir a los viejos catálogos, tuviera acceso a una base de datos con información de la USDA y que al seleccionar un elemento como jamón de pavo le arrojara la información nutricional como cantidad de proteínas, carbohidratos y grasas. O una base de datos con información de elementos químicos.

Continuando con el proceso de investigación y desarrollo, una vez que se ha probado en la teoría que el producto es viable, lo que sigue es llevarlo a la práctica. Es común que I&D tenga en pequeño lo que la planta de producción tiene en grande, por lo que se irán haciendo experimentos bajo el método de prueba y error hasta obtener el resultado deseado. Las notas de estas pruebas suelen documentarse en hojas de papel pero, por temas de cumplimiento, sería mucho mejor si estos resultados se ingresaran a un sistema en el que pudiese exportar la información en cuanto se requiera.

Con los pasos de producción a pequeña escala definidos, lo que sigue es hacer los cálculos para obtener el mismo resultado a gran escala y, con esto atrás, se debe ayudar a definir los planes de muestreo para realizar las pruebas de calidad, generar las etiquetas con información del producto y detallar las especificaciones que deben cumplir los proveedores de materia prima.

Imagine ahora que existiera un sistema que a partir de la formulación o receta del nuevo producto pudiera generar de manera automática la información de etiquetado, gestionar los planes de muestreo y definir las pruebas que se harán a los proveedores. ¿Este sistema le ahorraría tiempo y costos? Seguramente sí y, la buena noticia, es que ese sistema existe.

02 Desarrollo de nuevos productos


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La mayoría de las empresas tiene perfectamente identificados los costos de su materia prima. Pero… ¿usted tiene visibilidad del resto de los costos asociados a su producción?

Llegó el cierre contable del mes y mirando hacia atrás usted es capaz de conocer cuánto invirtió en materia prima, mano de obra, gastos fijos y más, pero ¿cuánto le costó el lote producido el día 10 del mes? ¿cuánto costó el del día 15? ¿por qué fue más caro uno que el otro? Hay costos relacionados al ciclo de producción que pasamos por alto, entre ellos los siguientes:

• Consumibles: usted tiene una línea de producción y en ella manufactura dos productos. El primero a base de ajonjolí, el segundo a base de frijol; uno lo produce por la mañana y el otro por la tarde. Cuando haga el cambio, seguramente tendrá que ajustar la

línea y para esto requerirá consumibles como jabones, químicos y más.

• Costo por pérdida de producto: básicamente este costo hace referencia a la merma.

•Costo por rendimiento de fórmula: imaginemos que produce un producto químico y que en alguno de los procesos introduce 100Kg de materia prima pero solo obtiene 80Kg de semielaborado porque el resto se evaporó. A esto hace referencia el costo por rendimiento.

• Costo por pérdida constante: si su producción es continua y el producto semielaborado es enviado del proceso A al proceso B a través de una tubería, es seguro que en esta queden residuos. Ellos son la pérdida constante.

03 Análisis de costos


Su socio en productividad

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• Costo de empaque: es otro de los costos sencillos de obtener pero que la mayoría de las empresas también obtiene por cierre contable de mes y no por lote de producción.

Otros costos son:

• Costo de mano de obra variable• Gastos asociados a mano de obra variable• Costo de mano de obra fija• Gasto fijo• Costo de mano de obra de alistamiento• Gasto de alistamiento• Costo de subproducto• Gastos de subproducto

Con BatchMaster usted puede controlar estos costos para obtener los márgenes de ganancia que hagan más rentable su negocio.

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La fórmula es la espina vertebral de las empresas que se dedican a la producción por procesos, ya que de aquí parte la requisición de materia prima, programación de producción, etcétera. Pero ¿qué es una fórmula?

Pensemos en una receta de cocina, particularmente centrémonos en la receta de un pastel de chocolate. Para poder preparar uno, necesitamos tres cosas: una lista de ingredientes, procesos y mano de obra para ejecutar dichos procesos. A continuación veremos estos tres conceptos más a fondo:

• Lista de ingredientes: son los componentes necesarios para preparar el producto final. Tomando el ejemplo del pastel de chocolate, nuestros ingredientes serían: harina, huevos, azúcar, mantequilla y chocolate. La cantidad de estos

componentes estará determinada por el número de productos terminados que deseamos obtener.

• Procesos: son las etapas secuenciales de la producción. Retomando el pastel, los pasos a seguir para cocinarlo son: 1- precalentar el horno, 2- batir el huevo, 3- mezclar la harina, el chocolate y el azúcar junto con el huevo batido, 4- engrasar el molde con la mantequilla (para evitar que se pegue al servirlo en una bandeja), 5- hornear por al menos una hora, 6-sacar el pastel y dejarlo enfriar, 7- servirlo en una bandeja, 8- (opcional) cubrir el pastel con un glaseado de chocolate. En muchas ocasiones, estos procesos no se ven como parte de la fórmula pero, como se puede comprobar en este escenario sencillo, son parte fundamental.

04 Formulación



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• Mano de obra: es el trabajo manual que debe ser realizado por los operadores. Es muy diferente a la nómina; la mano de obra está ligada a cada uno de los procesos. Manteniendo el ejemplo, en una cocina industrial puede haber al menos cuatro personas para cocinar pasteles en serie: un mezclador, un cocinero, un decorador y un chef que está a cargo. Si el mezclador trabaja una hora, el cocinero tres, el decorador cinco y el chef ocho, se debería poder identificar a ciencia cierta cuál es el costo de esta mano de obra ya que, al tener un rol distinto y una duración diferente, todos cobrarán sueldos desiguales. Ahora, si es necesario producir un mismo número de pasteles en otro lote, también es requisito conocer los costos de mano de obra porque puede que, por alguna razón, un lote requiera más o menos tiempo de producción que otro y, para no perder dinero, el productor debe conocer el detalle de los costos para considerarlos en el precio final al consumidor.

La mayoría de las empresas que producen a base de fórmulas o recetas suelen tener estas en hojas de cálculo o, en el peor de los casos, en catálogos interminables que corren el riesgo de ser extraviados. Imagine un software empresarial que le permitiera, entre otras cosas:

• Administrar sus fórmulas activas, obsoletas o en desarrollo, todo con numeración consecutiva.• Elegir una línea de producción por fórmula.• Documentar las instrucciones de producción para cada fórmula.• Generar códigos de orden de producción• Comparar fórmulas.• Sustituir materiales en caso de que su inventario de materia prima se encuentre escaso de un ingrediente y abundante de otro.

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La Lista de materiales o BOM (Bill of Materials, por sus siglas en inglés) es, como su nombre lo indica, la lista de materias primas, productos intermedios, subproductos, empaques y niveles de llenado necesarios para manufacturar un producto final.

• Materias primas: son los insumos necesarios para producir a) un producto intermedio y/o b) un producto final.

• Productos intermedios: son los distintos niveles de formulación obtenidos a través de los diferentes procesos productivos. Por ejemplo: si estamos produciendo cátsup, una vez que se han seleccionado y lavado los jitomates, estos pueden ser puestos a hervir por lo que el primer producto intermedio sería, justamente, jitomate hervido. Este podría ser sazonado para obtener otro producto intermedio

más, que sería jitomate sazonado y así hasta tener el producto final.

• Subproductos: son los productos secundarios obtenidos de un proceso productivo a los que se les puede sacar provecho. Continuando con el ejemplo de la cátsup, la cáscara del jitomate obtenida después de hacer un colado puede ser vendida como insumo a la industria médica pues contiene licopeno, sustancia utilizada en fármacos para proteger el corazón. Otro ejemplo es el agua que se obtiene a partir de una reacción química y es que puede ser utilizada posteriormente como refrigerante.

• Producto terminado: es el producto a granel obtenido como resultado del proceso de producción.

05 Lista de materiales



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• Empaques: el producto terminado, en la mayoría de los casos, no se va comercializar y distribuir a granel, sino que se hará a través de atractivas presentaciones que cubran las distintas necesidades de los consumidores. Por ejemplo, la misma cátsup puede ser vendida en frascos de vidrio, plástico rígido, plástico apachurrable o bolsas para rellenar alguna de las versiones previamente mencionadas.

• Nivel de llenado: es el contenido efectivo de producto terminado que incluye la presentación de un producto. Hay regulaciones que obligan a ciertas industrias a que estos niveles sean exactos.

La mayoría de las empresas en desarrollo utilizan hojas de cálculo para controlar las listas de materiales de sus productos, pero existen soluciones más sofisticadas y exactas para gestionar estas listas.

Con BatchMaster usted puede asociar todos sus empaques, contenedores y consumibles para llegar a su artículo de venta mediante procesos de mezclado, llenado o ensamblado.

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Cada semana, las empresas productoras se hacen dos preguntas muy importantes: ¿cuánto debo producir y cuánta materia prima necesito para cubrir mi producción? Para responder a estas preguntas, podemos valernos de dos herramientas muy útiles:

• MPS (Master Production Schedule): es la herramienta que responde a la pregunta cuánto debo producir. Existen tres fuentes de información para planear la producción:

1. Orden de venta: hay organizaciones que tienen sus fábricas detenidas y las arrancan si, y solo si, cuentan con una orden de venta que justifique el costo de operación y, además, brinde un margen de utilidad2. Pronóstico de venta: es cuando una manufacturera, con base en un histórico de ventas, conoce la estacionalidad de un producto; es decir, sabe cuándo

se va a vender más y, por ende, necesita producir más3. Inventario mínimo: es común que una empresa quiera tener una cantidad de producto terminado en su almacén porque no sabe cuándo van a llegar sus clientes a solicitar un embarque de un día al otro, es por eso que producen constantemente para estar prevenidos.

También es común que haya corporativos que elijan producir utilizando los tres modelos porque sus líneas de productos son tan distintas como las necesidades que cubren.

• MRP (Material Requirements Planning): es la herramienta que responde a la pregunta cuánta materia necesito para cubrir mi producción. Con base en las mismas tres fuentes de información, el MRP es capaz de sugerir una orden de compra para todos los

06 Planeación



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insumos necesarios para llevar a cabo el proceso productivo.

Tanto el MPS como el MRP deberían considerar, a su vez, tres factores para arrojar información certera: 1- el nivel actual de inventario de producto terminado y materia prima 2- lo que ya tengo comprometido a entregar y, ahora sí, 3- lo que me hace falta para completar la producción.

En vez de llevar este control predictivo y estadístico, es más útil valerse de un software que nos ayude con esta tarea a partir de la información ingresada por otras áreas como Ventas, Compras, Dirección, etcétera.

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El siguiente paso a dar después de haber definido la planeación de la producción semanal es programarla, es decir, armar un documento en el que se liste el orden en el que se manufacturarán los productos.

La manera más fácil para documentar la lista de lotes por producir es a través de un Diagrama de Gantt, el cual es una herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar de manera visual el tiempo y los recursos requeridos para llevar a cabo una o más tareas.

A su vez, la forma más sencilla y económica de realizar un Diagrama de Gantt es con una Hoja de Cálculo. En Internet hay decenas de plantillas y tutoriales para crearlos; sin embargo, depender de este tipo de soluciones representa muchos riesgos y contratiempos.

No importa qué tan meticuloso sea el plan de producción y no importa qué tan riguroso sea el calendario de programación; siempre existirá la posibilidad de que aparezca la urgencia de programar un lote de producción que ni siquiera se tenía contemplado.

Si la programación se realiza en Hojas de Cálculo, el menor de los problemas es tener que ajustar el documento ya que el mayor inconveniente será hacer los cálculos de manera manual considerando factores como la mano de obra, el inventario en almacén, el inventario comprometido, los tiempos de las pruebas de calidad, de alistamiento de máquinas y de la producción en sí.

07 Programación



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Imagine un software que considere todas estas variables y le permita de manera automática:

• Crear múltiples escenarios de programación para tomar una mejor decisión• Reprogramar los lotes por tiempo y fecha de programación• Unir las órdenes de producción• Seleccionar las líneas de producción• Todo esto con una interfaz gráfica con funcionalidad “arrastre y suelte”.

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La producción es, sin duda alguna, el punto más importante de las empresas manufactureras y, a pesar de esto, aún existen muchas organizaciones que llevan manualmente el control de su proceso productivo a través de la famosa Hoja viajera.

Una Hoja viajera es un documento que pasa de mano en mano por todos los responsables de la cadena, de tal forma que su viaje inicia en Almacén (cuando se emite la materia prima) y finaliza en Almacén (cuando se registra el ingreso del producto terminado).

Algunos de los inconvenientes de seguir dependiendo de este método de registro son:

• Inmediatez: múltiples empresas han aceptado que la carga de información a algún sistema informático (así sea una Hoja de cálculo), la hacen hasta dos días después de terminada la producción, por lo que no hay capacidad de tomar decisiones en tiempo real.

• Veracidad: en muchas ocasiones, la información de la Hoja viajera es vaciada en una Hoja de estilo y es muy común que haya discrepancias entre lo que dice una y lo que se captura en la otra por razones tan sencillas como que no se entiende la letra de los responsables.

Utilizar un sistema informático para controlar el proceso de producción ayuda a:

• Ligar los procesos en un lote de producción para ver el progreso en un solo tablero de control.• Acumular de manera automática los tiempos y costos de la producción.• Gestionar las desviaciones de producción.• Administrar tiempos muertos de las máquinas.• Generar planes de inspección / listas de verificación previos a dar inicio al proceso.• Registrar tiempos de trabajo.

08 Producción


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El Control de Calidad es un aspecto fundamental del ciclo de producción y es que hay múltiples organismos reguladores, desde la FDA hasta ministerios locales, que obligan a las empresas manufactureras a cumplir con ciertos estándares para poder comercializar sus productos. Además, los consumidores finales y otras organizaciones (cuando se trata de un negocio B2B) se unen a la exigencia de que los productores cumplan cabalmente con los estándares de calidad.

A pesar de la sensibilidad de llevar un estricto control de los certificados de análisis, muchas empresas siguen utilizando formatos impresos para contabilizar sus pruebas y buscar los cumplimientos normativos.Son al menos tres momentos en los que se realizan pruebas de calidad:

• Recepción de materia prima: se puede tener una relación milenaria con un proveedor, el cual siempre entregue en tiempo y forma; sin embargo, las productoras deben ejecutar planes de inspección a los fletes, tarimas y ejecutar planes de muestreo a los insumos recién ingresados.

• Producto intermedio: en más de una ocasión, es necesario realizar pruebas de calidad a los productos semielaborados. Estas pruebas pueden ser: sensoriales (en las que simplemente se acepta o rechaza la prueba) o de límites (en las que se establece un nivel mínimo y uno máximo de aceptación). Dependiendo de lo que se esté produciendo, es posible que se mida el color, el peso, la densidad, el calibre, etcétera.

09 Control de calidad


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• Producto final: y el producto final puede ser probado en distintos momentos: cuando se finaliza la producción, después de determinado tiempo de estar en almacén y cuando se entrega al cliente final/centro de distribución.

Hay certificados de calidad que pueden ser realizados de manera interna y otros que, al ser requeridos por las normativas, deben acompañar a los lotes de producción. En cualquier caso, si se depende de certificados físicos, se corre el riesgo de que estos se pierdan, traspapelen o simplemente ocupen mucho espacio en los estantes.

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Todas las empresas que se dedican a la producción tienen al menos un almacén en el que resguardan su materia prima, productos intermedios y terminados. Además, en el mismo almacén se encuentran los productos que están esperando sus dictámenes de prueba de calidad.

La mayoría de las empresas manufactureras siguen marcando con colores (ya sea con tarjetas o plumones) los productos:

• Verde: si es producto final, indica que está listo para ser entregado. Si es materia prima o semielaborado, quiere decir que ha pasado la prueba de calidad y puede ser emitido al siguiente proceso del ciclo.

• Amarillo: si es producto final, materia prima o semielaborado, quiere decir que está en proceso de análisis de calidad.

• Rojo: si es producto final, materia prima o semielaborado, quiere decir que no pasó la prueba de calidad y que debe ser destruido o, de ser posible, reprocesado.

Adicionalmente, las empresas siguen controlando sus entradas y salidas con formatos PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) y UEPS (Últimas Entradas Primeras Salidas), pero el problema de depender de formatos físicos y marcadores o tarjetas es la cantidad de errores que se puedan presentar.

Con la ayuda de una solución informática, es posible crear almacenes virtuales, generar códigos de barras y colocarlos en los productos para conocer su estado (liberado, cuarentena, calidad, etcétera) y conocer, además, a cuál cliente debe ser entregado.

10 Gestión de Almacenes


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Originalmente, la trazabilidad o rastreabilidad proviene de la necesidad de las industrias productoras de alimentos y fármacos para cumplir con regulaciones de organismos como FDA que solicita dar informes de la procedencia de la materia prima, pero empresas fuera de estos dos sectores también requieren conocer la procedencia de sus materiales y procedimientos.

La trazabilidad o rastreabilidad es la documentación del origen de un producto y su distribución a través de la cadena de suministro. Esta información puede ser documentada y explotada de dos maneras: de adelante a atrás (rastreabilidad) o de atrás a adelante (seguimiento).

Muchas empresas mantienen sus reportes de rastreabilidad en formatos físicos, lo que merma la capacidad para determinar específicamente el origen

de las materias primas, en especial porque un lote puede estar formado de un gran número de fuentes de origen.

Una manera sencilla de mantener al día los reportes de rastreabilidad es utilizando códigos de barras. El procedimiento sería el siguiente: se genera una orden de compra, el proveedor la recibe, envía la materia prima a entrega, almacén imprime una etiqueta con el código de barras que incluye información tal como proveedor, producto, lote, fecha y usuario que recibe, imprime la etiqueta, la adhiere al lote recibido (que puede ser parcial o completo), escanea el código de barras con un dispositivo móvil y la información se almacena en el sistema y queda lista para ser explotada de la manera que sea necesaria, ya sea en reportes diarios, semanales, mensuales, etcétera.

11 Rastreabilidad (Trazabilidad)



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Utilizar un software garantiza que la normatividad de trazabilidad y retiro de productos pueda ser cumplida en minutos en vez de horas, gracias a la capacidad de seguimiento bidireccional. Los ingredientes dudosos, materias primas, intermedios y productos finales pueden ser rastreados en cualquier momento de la cadena de producción, desde su recepción hasta su embarque y viceversa. Como un siguiente paso, los documentos de retirada de los artículos pueden ser elaborados para los clientes y los proveedores, incluyendo las órdenes de compra, de venta, órdenes de trabajo y la información de números de lote.

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Factores clave a recordar

Muchas empresas han alcanzado cierto nivel de éxito utilizando únicamente controles físicos y hojas de datos para documentar sus procesos y avances; sin embargo, dentro del ciclo de adopción tecnológica, para poder llevar a su empresa a la innovación, es necesario adoptar un ERP para que los sistemas informáticos transformen datos en información y le ayuden a tomar mejores decisiones.

Con una sola solución tecnológica es posible integrar los procesos funcionales de su empresa así como:

• Administrar de su catálogo de fórmulas.• Gestionar las distintas presentaciones de sus productos finales.• Asegurar la calidad de sus productos.• Controlar de manera efectiva lo que sucede en piso de producción.• Costear la producción más allá de los costos estándar y costos promedio.• Planear los tiempos de producción y la requisición de materia prima.• Desarrollar nuevos productos para satisfacer al cambiante mercado o las necesidades puntuales de sus clientes.• Generar reportes de trazabilidad 360°.• Cumplir con organismos reguladores gubernamentales y no gubernamentales.

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