introduccin a word

Excel 2000 BÁSICO

Centro de Desarrollo Informático Arturo Rosenblueth

Excel Básico Difusión Tecnológica

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Crear y abrir libros de trabajo _____________________3 Crear un libro de trabajo ____________________________ 3 Abrir un libro de trabajo existente ____________________ 3 Guardar y cerrar libros de trabajo ____________________ 3 Para salir de Excel: _________________________________ 4

Libros de Trabajo_________________________________5 Funcionamiento de un libro de trabajo ________________ 5 Personalización de las barras de herramientas _________ 5 Desplazamiento dentro de una hoja ___________________ 6 Desplazamiento en un libro de trabajo ________________ 7 Inserción y eliminación de hojas ______________________ 8 Cambio del nombre de las hojas ______________________ 8 Mover y copiar hojas ________________________________ 8 Ejercicio __________________________________________ 10

Creación de una hoja de cálculo ___________________11 Selección y desplazamiento dentro de una selección____ 11 Introducción de datos_______________________________ 12 Creación de series__________________________________ 13 Ejercicio __________________________________________ 14

Edición de una hoja de cálculo ____________________15 Edición dentro de una celda _________________________ 15 Insertar, eliminar y borrar celdas, filas y columnas ____ 16 Búsqueda _________________________________________ 17 Revisión ortográfica ________________________________ 18

Ejercicio __________________________________________ 19

Formato de una hoja de cálculo___________________ 21 Aplicar formatos __________________________________ 21 Alineación de datos ________________________________ 22 Formato a la fuente________________________________ 23 Agregar bordes, diseños y colores ___________________ 24 Formato de número________________________________ 25 Copiar formatos ___________________________________ 27 Autoformato ______________________________________ 27 Resaltar los datos que cumplan las condiciones especificadas______________________________________ 28

Impresión de documentos________________________ 29 Preparar una página para la impresión ______________ 29 Página ___________________________________________ 29 Márgenes_________________________________________ 29 Encabezado / Pie de página _________________________ 30 Hoja _____________________________________________ 30 Presentación preliminar____________________________ 31

Uso de fórmulas ________________________________ 33 Fórmula con referencias____________________________ 33 Fórmula con funciones _____________________________ 33 Sintaxis de la fórmula _____________________________ 33 Referencias _______________________________________ 35 Referencias relativas ______________________________ 35


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Modificar un gráfico _______________________________ 44 Referencias absolutas ______________________________ 36 Mostrar datos en un mapa__________________________ 46 Referencia mixta___________________________________ 36 Ejercicio __________________________________________ 47 Introducir una fórmula para calcular un valor ________ 36

Lista de datos __________________________________ 48 Introducir referencias ______________________________ 36 Análisis de datos usando funciones __________________ 37 Instrucciones para crear una lista en una hoja de cálculo

__________________________________________________ 48 Uso del Asistente para funciones ____________________ 38 Mantenimiento de una lista ________________________ 48 Trabajo con nombres _______________________________ 38 Ordenar y filtrar datos _____________________________ 50 Ejercicio __________________________________________ 41 Ejercicio __________________________________________ 52 Gráficos ________________________________________42

Creación de un gráfico______________________________ 42


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Glosario________________________________________ 54


ANTECEDENTES

Las hojas de cálculo surgen como un complemento a las herramientas de cómputo ya existentes; los Procesadores de Textos y las Bases de Datos.

El prototipo de la Hoja de Cálculo se realizó en 1979 y le llamaron Visicalc. Se hicieron demostraciones del paquete y se lanzó al mercado por la compañía Personal Software en Octubre del mismo año. Visicalc fue la primera Hoja Electrónica de Cálculo y estableció las bases para las hojas que surgieron posteriormente.

¿Qué es una Hoja de Cálculo?

Es un programa que reduce el tedio de realizar cálculos repetitivos si se tienen tablas de valores con columnas que hay que calcular. Por ejemplo: saldos, balances, amortizaciones, etc.

El formato columna-línea es el que identifica a una Hoja de Cálculo, este formato es el que facilita el almacenamiento de listas tales como; inventarios, listas de clientes, de empleados, etc. sobre las cuales se pueden efectuar procesos de ordenamiento tanto alfabético como numérico.

La estructura de una Hoja de Cálculo permite el trabajo con tablas de valores, en las que se pueden relacionar los datos de una columna con los valores de otra por medio de fórmulas, logrando con ello, que cuando se cambie un valor se recalculen todas las fórmulas que contienen ese nuevo dato, esto se realiza de manera automática.

Por su versatilidad, la Hoja de Cálculo se utiliza tanto en oficinas de negocios, como en laboratorios de investigación y tareas escolares. Lo cual ha contribuido a su aceptación como una herramienta de trabajo.


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OBJETIVO

Al finalizar el curso los participantes contarán con los conocimientos básicos de

Excel, para elaborar una hoja de cálculo utilizando las funciones de edición,

formato, fórmulas, gráficos e impresión, así como los conceptos generales de

una base de datos. Con lo que podrán utilizar el software como una

herramienta en el desempeño de sus actividades.


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CREAR Y ABRIR LIBROS DE TRABAJO Un libro de trabajo es un archivo de la versión 2000 de Microsoft Excel, contiene: hojas de cálculo, de gráficos y de macros.

Crear un libro de trabajo Para iniciar el trabajo con Microsoft Excel para Windows, dar un clic

en el botón de Inicio, ir al comando Programas y seleccionar Excel.

Se abre un libro de trabajo nuevo.

Estando en Excel, si se desea crear otro libro de trabajo nuevo; elegir el comando Nuevo en el menú Archivo.

Abrir un libro de trabajo existente 1. Elegir el comando Abrir del menú Archivo.

2. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Abrir, seleccionar la unidad de disco y la carpeta en donde se encuentra el libro de trabajo.

3. Elegir el nombre del libro de trabajo, que se desea abrir.

4. Hacer clic en el botón Aceptar.

NOTA: Es posible abrir de forma rápida un libro de trabajo al cual se ha tenido acceso recientemente, eligiéndolo en la lista ubicada en la parte inferior del menú Archivo.

Guardar y cerrar libros de trabajo Cuando se crea un libro de trabajo, se encuentra almacenado temporalmente en la memoria de la computadora. Para mantener en el disco el último trabajo en forma segura, se debe guardar periódicamente.

Por lo general se recomienda guardar cada 10 ó 15 minutos o después de haber terminado cualquier trabajo que no se desee rehacer. Si se guarda frecuentemente se evita perder parte del trabajo en caso de que ocurra algún problema con la energía eléctrica o de otro tipo. También es conveniente guardar un archivo antes de:

♦ Imprimir o hacer un cambio importante

♦ Transferir los datos del archivo a otra aplicación

♦ Convertir los archivos a un formato de archivo diferente

♦ Iniciar una tarea que use mucha memoria, como la búsqueda o la revisión ortográfica.

Guardar un libro de trabajo nuevo Para guardar un libro de trabajo por primera vez

Ir al menú Archivo

Seleccionar el comando Guardar Como

Escribir un nombre para el libro de trabajo. (En esta versión el nombre puede contener hasta 255 caracteres)

Seleccionar la unidad de disco y la carpeta en donde se va a guardar.

Hacer clic en el botón Aceptar (los archivos en Excel se guardan con la extensión XLS)


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Guardar cambios automáticamente Excel puede guardar automáticamente el libro de trabajo activo o todos los libros de trabajo abiertos durante un intervalo de tiempo especificado, se ejecuta como sigue:

Ir al menú de Herramientas

Seleccionar el comando Guardado Automático *

Especificar con que frecuencia se desea que se guarde el trabajo.

Cerrar un libro de trabajo Para cerrar un libro de trabajo

Ir al menú Archivo

Seleccionar el comando Cerrar

Para cerrar todos los libros de trabajo abiertos

Mantener presionada la tecla de SHIFT

Ir al menú Archivo

Seleccionar el comando Cerrar todo

Para salir de Excel: Ir al menú Archivo

Seleccionar el comando Salir

NOTA: Si el libro de trabajo tiene cambios que no se han guardado, el programa preguntará si se desean guardar los cambios antes de cerrar.

* Si el comando Guardado Automático no aparece en el menú Herramientas, se debe instalar la macro automática.


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LIBROS DE TRABAJO

Funcionamiento de un libro de trabajo En la versión 2000 de Microsoft Excel se denomina Libro de Trabajo al archivo donde se almacenan los datos. Cada libro se abre con 3 hojas de cálculo*, tituladas Hoja1 hasta Hoja3. Dependiendo de la memoria que tenga la máquina, se pueden abrir hasta 255 hojas en un mismo libro.

Un libro de trabajo esta conformado por:

* Es el documento principal en Excel para almacenar y manipular datos. Una hoja de cálculo está formada por celdas organizadas en columnas y filas y siempre forman parte de un libro.

1. Barra de título 8. Barra de tareas

2. Barra de menú 9. Etiquetas de la hoja

3. Barra de herramientas 10. Botones para desplazar las etiquetas

4. Barra de edición o de fórmulas 11. Columna

5. Barra de desplazamiento vertical

12. Fila

6. Barra de desplazamiento horizontal

13. Celda

7. Barra de estado 14. Celda activa

Nota: Si las “Etiquetas de Hojas” no aparecen en un libro de trabajo se deberá elegir el comando Opciones del menú Herramientas, seleccionar la ficha Ver y luego la casilla de verificación “Etiquetas de Hojas”

2 1 3

Personalización de las barras de herramientas 4 Se puede mostrar cualquier barra de herramientas y personalizarla

para incluir los botones que se utilizan con mayor frecuencia, estos cambios se guardan automáticamente para que estén disponibles cuando se abra Excel.

11 13 14 5

De forma predeterminada Excel muestra dos barras de herramientas la Estándar y la de Formato.

12 6

7 8 10 9


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Para agregar otras barras 1. Ir al menú Herramientas

2. Seleccionar el comando Personalizar

3. Dar un clic en la barra de herramientas que se desea mostrar

4. Dar un clic en el botón Cerrar

Crear barras de herramientas personalizadas Dar un clic en el menú Herramientas

Elegir el comando Personalizar

Seleccionar el botón Nueva

En el cuadro de diálogo que se muestra escribir el nombre para la nueva barra de herramientas y dar un clic en el botón Aceptar (se muestra una barra de herramientas vacía)

1. Seleccionar la ficha Comandos

2. Arrastrar los botones que se desea agregar en la barra de herramientas.

Dar un clic en el botón Cerrar

Para eliminar una barra personalizada; ir al menú Herramientas seleccionar Personalizar, en el listado que aparece seleccionar el nombre de la barra y dar un clic en el botón Eliminar. Las barras incorporadas no se pueden eliminar.

Desplazamiento dentro de una hoja El desplazamiento en una hoja de cálculo se puede realizar con el ratón, como lo muestra la siguiente imagen,

Hacer clic en la barra para avanzar o retroceder una

Arrastrar la barra de división hacia la izquierda para

ver más de la

o bien por medio del teclado, como a continuación se indica:

Teclas Movimiento

Teclas de dirección Una celda hacia arriba, abajo, izquierda derecha

RE PÁG Una ventana hacia arriba o

AV PÁG Una ventana hacia abajo

Inicio Al inicio de la fila

CTRL + Inicio Al inicio de la hoja

CTRL + Fin A la última celda que contiene

Hacer clic para avanzar

una fila o

Arrastrar el cuadro de desplazamiento o hacer clic

en la barra para moverse a la d d h

Seleccionar Hacer clic en el botón que d l

Barra de herramientas

Descripción del


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datos en la hoja

Si se desea ir a un lugar en específico de una hoja de cálculo:

1. Hacer clic en el menú Edición

2. Seleccionar el comando Ir a

3. Escribir la referencia de la celda

4. Aceptar

O bien en el cuadro “Nombre” escribir una ubicación de celda o de un rango y presionar ENTER.

Desplazamiento en un libro de trabajo En un libro de trabajo es posible desplazarse rápidamente utilizando el ratón:

Nota: Los botones de desplazamiento sirven únicamente para mostrar diferentes etiquetas. Para activar una hoja, es necesario hacer clic sobre la etiqueta de la misma.

O bien con el teclado:

CTRL + AV PÁG Para desplazarse a la siguiente hoja

CTRL + RE PÁG Para desplazarse a la hoja anterior

Selección de hojas en un libro de trabajo El trabajar en un libro de Excel, permite agrupar las hojas para realizar diversas tareas de forma simultánea. Por ejemplo, eliminar varias hojas en un solo paso, dar formato o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez.

Escribir la celda o rango i

Seleccionar una sola hoja Para convertir cualquier hoja de un libro de trabajo en la hoja activa, hacer clic en la etiqueta correspondiente. También se puede utilizar el teclado para hacer que la hoja anterior o la siguiente sea la activa. Mantener presionada la tecla de CTRL y presionar AVPÁG o REPÁG.

Selección de hojas adyacentes. Hacer clic en la primera etiqueta de la hoja

Mantener presionada la tecla SHIFT

Posteriormente hacer clic en la etiqueta de la última hoja del rango a seleccionar.

Hacer clic para desplazar las

i d l Selección de hojas no adyacentes. Hacer clic en la primera etiqueta de la hoja

Mantener presionada la tecla de CTRL y hacer clic en las otras hojas a seleccionar.


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Hacer clic en la etiqueta para

Hacer clic para mostrar la

i

Después de seleccionar un grupo, aparece la palabra “[Grupo]” en la barra de títulos de la ventana activa y las etiquetas seleccionadas aparecen blancas.

Para cancelar la selección, elegir el comando Desagrupar hojas en el “Menú contextual”* de la etiqueta de la hoja.

Seleccionar todas las hojas Es útil seleccionar todas las hojas cuando se van a realizar tareas, como verificar ortografía, buscar o reemplazar datos que aparecen en todo el libro de trabajo.

Para seleccionar todas las hojas de un libro, elegir el comando Seleccionar todas las hojas en el “Menú contextual” de la etiqueta de la hoja.

Para cancelar la selección, hacer clic en la etiqueta de cualquier hoja.

Inserción y eliminación de hojas Dentro de un libro de trabajo se pueden eliminar o insertar hojas. La cantidad máxima es de 255, sin embargo se puede limitar por la memoria disponible de la computadora.

Nota: Es posible cambiar el número de hojas de un libro de trabajo nuevo eligiendo el comando Opciones en el menú Herramientas, seleccionar la ficha General y cambiar el valor en el cuadro “Número de Hojas en un libro nuevo” teniendo un máximo de 255.

Insertar hojas Para insertar una hoja:

Seleccionar una hoja haciendo clic en la etiqueta

Hacer clic en el menú Insertar

Elegir el comando hoja de cálculo

Se pueden insertar varias hojas de cálculo al mismo tiempo. Seleccionando el número de hojas que se desean, ir al menú Insertar y

seleccionar el comando Hoja de cálculo, o bien con el teclado SHIFT + F11.

* Menú que muestra una lista de comandos referentes a un elemento en particular. Para activar el menú contextual, dar un clic en el botón derecho del ratón sobre el elemento.

Eliminar hojas Para eliminar hojas:

Elegir el menú Edición

Seleccionar el comando Eliminar hoja

Para eliminar varias hojas al mismo tiempo, seleccionar el número de hojas, después ir al comando Eliminar del “Menú contextual” de la etiqueta de la hoja.

Cambio del nombre de las hojas Para organizar e identificar el contenido de las hojas, se puede cambiar el nombre de las mismas, el cual puede contener hasta 31 caracteres, incluyendo espacios. Para cambiar el nombre:

Hacer clic en el menú Formato

Seleccionar el comando Hoja y Cambiar nombre

1. Escribir el nombre en la etiqueta

Oprimir ENTER,

o elegir Cambiar Nombre del menú contextual

Mover y copiar hojas Para reorganizar las hojas de un libro de trabajo, se pueden mover dentro del mismo o bien cambiarlas a otro, de la siguiente manera:

Seleccionar la hoja y arrastrarla por la fila de etiquetas, se

t t iá g l


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Para mover más de una hoja, seleccionarlas y arrastrarlas. Si las hojas seleccionadas no son adyacentes, se insertaran juntas

Al soltar el botón del ratón la hoja se

l l

Mover una hoja a otro libro de trabajo: Seleccionar la hoja u hojas que se desean mover

Hacer clic en el menú Edición

Elegir el comando Mover o Copiar hojas

Seleccionar el libro de trabajo destino* (debe estar abierto), así como el lugar en donde se desean colocar las hojas

Indicar si se desea que se haga una copia

Aceptar

Nota: Si existe una hoja con el mismo nombre en el libro de trabajo destino, Excel cambia el nombre de la hoja.

Para copiar una hoja en el mismo libro de trabajo; seleccionar la hoja, mantener presionada la tecla de CTRL y arrastrar la hoja por la fila de etiquetas. El triángulo negro indica donde se va a insertar la copia de la hoja. Al soltar el botón del ratón la hoja se copia en la nueva ubicación.

Nota: Cuando se copian hojas dentro de un libro de trabajo, Excel cambia el nombre de la copia de la hoja; por ejemplo una copia de la Hoja1 se convierte en Hoja1(2)

* Libro en el que se va a copiar o mover la información.


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Ejercicio ¿Qué es un libro de trabajo?

Mencione seis elementos que componen un libro de trabajo

1.- 4.-

2.- 5.-

3.- 6.-

¿Cuántas hojas puede tener un libro de trabajo?

¿Qué opciones existen para ir a un lugar específico de la hoja de cálculo?

1.-

2.-

¿Cómo se selecciona un grupo de hojas no adyacentes?

¿Qué procedimiento se sigue para copiar hojas?

En un mismo libro de trabajo

A otro libro de trabajo


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CREACIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO Antes de introducir datos o ejecutar la mayoría de los comandos de Excel, se deben seleccionar las celdas u objetos que se desean modificar.

Selección y desplazamiento dentro de una selección Siempre que se seleccionan bloques de celdas, estos son rectangulares. Los tipos de selección que se pueden hacer en una hoja son:

Selección de una sola celda

Hacer clic en ella

Selección de un rango de celdas

Arrastrar en diagonal desde la primera celda hasta la última

Selección de celdas o rangos no adyacentes

Mantener presionada la tecla de CTRL mientras se hace clic en las celdas adicionales

Selección de una fila entera

Hacer clic en el encabezado de la fila

Selección de una columna entera

Hacer clic en el encabezado de la columna

Selección de toda la hoja Hacer clic en el botón seleccionar todo. Esta opción es especialmente útil cuando se desea dar un formato global, por ejemplo cambiar el tipo de letra en todo el texto de la hoja de cálculo.


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Para desplazarse dentro de una selección.

Presionar la tecla ENTER o TAB para desplazarse hacia abajo o hacia la derecha, y SHIFT + ENTER o SHIFT + TAB para desplazarse en la dirección opuesta.

Introducción de datos En una hoja de cálculo se pueden introducir dos tipos de datos:

Valor constante es un dato que se escribe directamente en una celda. Puede ser un valor numérico, como una fecha, hora, moneda, porcentaje, fracción, notación científica o puede ser un texto. Los valores constantes no cambian salvo que se seleccione la celda y se edite su contenido.

Fórmula es una secuencia de valores, referencias de celdas, nombres, funciones u operadores que producen un nuevo valor a partir de valores existentes. Las fórmulas comienzan siempre con el signo (=). Un valor que se ha creado a partir de una fórmula puede cambiar cuando cambian los valores de la hoja de cálculo a los que hace referencia.

Números Cuando se crea una nueva hoja de cálculo, a todas las celdas se les asigna el formato de número General. , Que muestra los números en la forma más exacta posible, utilizando el formato de número entero (789), el formato de fracción decimal (7,89).

Cuando puede, Excel asigna automáticamente el formato de número correcto a los datos que se están introduciendo. Por ejemplo, cuando se introduce un número que contiene el signo de moneda o un signo de

porcentaje, Excel cambia automáticamente el formato de la celda a un formato de moneda o de porcentaje, respectivamente. Los números que se introducen se alinean a la derecha de la celda.

Si un número es demasiado largo para aparecer en una celda, se mostrarán una serie de signos de número (######). Si se aumenta el ancho de la columna lo suficiente para acomodar el número, éste aparecerá en la celda.

Para introducir un número como texto aplicar el formato de texto a las celdas antes de introducir los datos. Seleccionar el comando Celdas del menú Formato, elegir la ficha Número y luego la categoría “Texto”. También se puede introducir un número como si fuera texto escribiendo un apóstrofe (‘) antes del mismo.

Para introducir un número como un valor constante, seleccionar la celda y escribir el número, pueden incluir caracteres numéricos (del 0 al 9), así como cualquiera de los caracteres especiales:

+ - ( ) , / $ % . E e

Al introducir datos es necesario tomar en cuenta las normas siguientes:

♦ Se pueden incluir puntos en números como 1.000.000.

Una sola coma en una entrada numérica será considerada como una coma decimal.

Los signos (+) introducidos delante de números serán ignorados.

Los números negativos deberán ser precedidos por el signo menos (-) o estar entre paréntesis.

Texto Un texto puede estar compuesto de cualquier tipo de caracter. Cualquier conjunto de caracteres que se introduzca en una celda que Excel no interprete como número, fórmula, hora, fecha, valor lógico o de error lo interpreta como texto. Cuando se introduce texto, se alinea a la izquierda de la celda.

Para introducir texto, seleccionar la celda y escribir el texto. Una celda puede contener hasta 255 caracteres.


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Creación de series Con el análisis de valores, se puede rellenar una serie de valores que se ajusten a una tendencia lineal. Los valores proyectados se extraen de los valores iniciales seleccionados en la hoja de cálculo. Por ejemplo, se puede aumentar una serie como 1,2,3, para incluir 4,5,6..., o crear series como Período1, Beneficio; Pérdida, Período2, Beneficio, Pérdida....etc.

Para lo cual hay que colocar el puntero del ratón sobre el controlador de relleno*, arrastrar hacia la izquierda, derecha, arriba o abajo para llenar las celdas con datos. Como se indica en la siguiente ilustración.

* Es el pequeño cuadro negro situado en la esquina inferior de la selección. Cuando se señala con el puntero este cambia a una cruz negra, se utiliza para copiar el contenido de la celda seleccionada o para crear series utilizando la característica de llenado automático.

Las celdas seleccionadas se llenan con la continuación de l i

Aumentar una serie de números o fechas Cuando se arrastra el controlador de relleno en una celda o en un rango de celdas que contiene valores que se identifican como una serie de números secuenciales, la serie se aumenta dentro del rango que se seleccionó. La tabla siguiente muestra algunos ejemplos de los tipos de datos y sus secuencias. Colocar el

puntero del ratón sobre

Clase de datos Selección inicial Series extendidas

Números 10. 15 20, 25, 30, 35,...

Meses Ene Feb, Mar, Abr, May,....

Fechas 12/1/99 13/1/99, 14/1/99, 15/1//99,....

Para aumentar las series también se puede elegir el comando Rellenar del menú Edición y luego el comando Series.

Arrastrar el ratón h t Crear una lista personalizada de llenado automático

Si se trabaja frecuentemente con series especiales de datos, como listas de productos o nombres, se recomienda crear una lista personalizada

Hacer clic en el menú Herramientas

Elegir el comando Opciones

Seleccionar la ficha Lista

En el cuadro “Listas personalizadas” dar un clic en la opción “NUEVA LISTA”


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Escribir la lista en el cuadro de Entradas de listas (las entradas no pueden iniciar con un número)

Elegir el botón “Agregar” para guardar la lista

1. Aceptar.

Para editar o eliminar una lista personalizada de llenado automático, elegir Opciones del menú Herramientas luego seleccionar la ficha Lista.

♦ Para editar el elemento de una lista seleccionarlo en el cuadro “Lista personalizada” y escribir los cambios en el cuadro “Entradas de lista”.

Para eliminar un elemento de una lista, utilizar la tecla de Suprimir o Retroceso.

Para eliminar por completo una lista personalizada seleccionar la lista en el cuadro “Listas personalizadas” y elegir el botón “Eliminar”.

Nota: No se pueden editar o eliminar las listas incorporadas.

Ejercicio Para introducir datos o ejecutar la mayoría de los comandos de Excel, ¿qué se debe

hacer?

¿Qué es un valor constante?

¿Cómo se llena un rango de celdas con una serie?

¿Qué procedimiento se debe seguir para crear una lista personalizada que contenga:

Nombre, Edad, Ocupación, Domicilio y Teléfono?

Crear la lista anterior en su máquina


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EDICIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO La información que contiene una celda, se puede modificar o cambiar escribiendo la nueva entrada sobre la existente o editando parte de la información incluida en la celda.

Edición dentro de una celda Para editar el contenido de una celda, Excel cuenta con los comandos menú Edición, del menú contextual, o los botones de la barra de herramientas.

Los principales comandos en la Edición, son:

♦ Cortar Elimina de las celdas los caracteres seleccionados y los coloca en el Portapapeles*.

Copiar Hace una copia de los caracteres seleccionados y los coloca en el Portapapeles

Pegar Coloca el contenido del Portapapeles en la celda, a partir del punto de inserción.

Borrar Borra de las celdas los caracteres seleccionados, no se guardan en el Portapapeles. También se puede presionar la tecla de SUPRIMIR o RETROCESO para borrar los caracteres seleccionados.

Nota: Se pueden deshacer o repetir la mayoría de las acciones y comando de edición haciendo clic en los botones “Deshacer” y “Repetir” de la barra de herramientas, inmediatamente después de realizar una acción o de elegir un comando.

Selección dentro de una celda

* Zona de almacenamiento temporal, hasta que se corta o copia otro texto, imagen, etc.

Dar doble clic en una celda y se muestra el punto de i ió

Para colocar el punto de inserción en la celda

Señalar con el puntero y hacer doble clic

Para seleccionar caracteres en la celda

Arrastrar a lo largo de los caracteres que se desean seleccionar

Para seleccionar una palabra en la celda

Hacer doble clic en la palabra

Copiar y mover celdas Existe la posibilidad de cambiar la posición del contenido de las celdas copiándolas o moviéndolas a otro lugar dentro de la misma hoja de cálculo, a otra hoja dentro del mismo libro de trabajo o a otra aplicación.

Existen dos formas de copiar y mover celdas:

Usando los comandos de Cortar, Copiar y Pegar, o

♦ Arrastrando con el ratón

Seleccionar las celdas, elegir el comando copiar.

Seleccionar una celda


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Mover celdas Cuando se mueven celdas, éstas se cortan y se transfieren a otra posición.

1. Seleccionar las celdas a mover

2. Dar un clic en el comando Cortar

3. Seleccionar la celda destino

Dar un clic en el comando Pegar

Además de los comandos de la barra de menú y el menú contextual, también se pueden usar los botones de la barra de herramientas y las teclas del método abreviado para mover y copiar:

Función Botón Teclas

Cortar

CTRL + X

Copiar

CTRL + C

Pegar

CTRL + V

Nota: Antes de seleccionar el comando de pegar, seleccionar sólo la celda que se convertirá en la esquina superior izquierda del área de pegado.

¿Qué ocurre al copiar o mover celdas?

Al copiar una celda, se duplica su contenido y se pega en una nueva posición. Al moverla se desplaza su contenido y se pega en una nueva posición. Al seleccionar el

comando Pegar, la celda de destino es la esquina del área de pegado

Copiar y desplazar celdas arrastrando Un modo rápido de copiar y mover celdas a una distancia corta en la hoja de cálculo es usando el ratón

Copiar celdas arrastrando

1. Seleccionar la celda o rango

Colocar el puntero del ratón en el borde de la selección

Presionar la tecla de CTRL y arrastrar el borde a una nueva posición.

Mover celdas arrastrando Seleccionar las celdas que se van a mover

Colocar el puntero del ratón en el borde de la selección

Arrastrar a una nueva ubicación

Insertar, eliminar y borrar celdas, filas y columnas Para cambiar la estructura de los datos de una hoja de cálculo, es posible insertar, eliminar y borrar celdas, filas o columnas.

Se pueden insertar celdas en blanco, filas y columnas enteras en cualquier lugar de la hoja de cálculo. Al insertar celdas las demás se desplazan para incluir las nuevas. Al eliminar las celdas, las celdas circundantes se desplazan para llenar el espacio vacío. Al borrar celdas lo que se borra es el contenido, las celdas quedan en blanco.

Insertar filas o columnas Cuando se inserta una fila o columna Excel desplaza las existentes a fin de crearles un espacio.

Para insertar filas:

Seleccionar el número de filas que se desea insertar


Elegir el comando Filas


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Las nuevas filas se insertan arriba de la selección.

Para insertar columnas:

Seleccionar el número de columnas que se desean insertar

Elegir el comando Insertar

Dar un clic en Columnas

Las nuevas columnas se colocan a la izquierda de las columnas seleccionadas.

Insertar celdas en blanco:

Seleccionar un rango de celdas del mismo tamaño al que se desea insertar


Elegir el comando Celdas

En el cuadro de diálogo Insertar seleccionar la dirección (hacia la derecha o hacia abajo) en la cual se desea que se desplacen las celdas que circundan la selección

1. Aceptar.

Eliminar o borrar celdas Los comandos de Eliminar y Borrar celdas son diferentes

Eliminan celdas

Se suprimen de la hoja de cálculo y las celdas circundantes se desplazan para ocultar el espacio vacío.

Borran celdas Se borra el contenido, los formatos o las notas, pero las celdas permanecen en la hoja de cálculo.

Borrar y eliminar celdas produce resultados distintos en las fórmulas que hacen referencia a ellas. Si se borra el contenido de la celda, su valor es cero. Si se elimina una celda, ésta dejará de existir, una fórmula que haga referencia a la celda eliminada no podrá encontrarla y devolverá el valor de error #¡REF!.

Eliminar celdas

Para eliminar

Seleccionar el rango de celdas que se desean eliminar

Hacer clic en el menú Edición

Elegir el comando Eliminar

Seleccionar la dirección (hacia la izquierda o hacia arriba) en la cual se desea que se desplacen las celdas que circundan la selección.

Aceptar

Borrar

Para borrar celdas

Seleccionar las celdas que se desean borrar

Presionar la tecla SUPRIMIR

También se pueden borrar las celdas, eligiendo el comando Borrar del menú Edición y después seleccionando Todo, Contenido, Formatos o Notas. Al borrar el contenido, se borran todas las fórmulas o datos de una celda.

Búsqueda Para buscar celdas que contengan caracteres específicos en una hoja de cálculo, elegir el comando Buscar del menú Edición. Para buscar y reemplazar secuencias de caracteres en celdas, elegir el comando Reemplazar del menú Edición

Al dar clic en este botón, coloca la celda activa en

Indicar los d t

Marcar si el dato que se busca se encuentra dentro de

fó l

Indicar en dónde se desea


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Buscar variaciones en una secuencia de caracteres Para buscar variaciones en una secuencia de caracteres, usar el signo de interrogación (?) que representa cualquier carácter individual y el asterisco (*) para representar cualquier número de caracteres en esa misma posición. Cuando se quieran buscar asteriscos y signos de interrogación reales, procederlos de una tilde (~).

Revisión ortográfica Excel cuenta con una herramienta para revisar la ortografía de la hoja de cálculo incluyendo los valores de celda, comentarios, gráficos integrados, cuadros de texto, encabezados y pies de página. No se revisarán las hojas protegidas, las fórmulas o el texto que resulte de una fórmula.

Para iniciar la revisión ortográfica, ir al menú Herramientas y seleccionar el comando Ortografía, se muestra el siguiente cuadro de diálogo

Indica la palabra a corregir

Muestra la opción más adecuada para corregir la palabra incorrecta

Sugerencias de otras palabras que pueden sustituir a la incorrecta

Estos dos botones se utilizan cuando la palabra señalada como “incorrecta” se desea dejar así, si dentro del texto existen más palabras iguales oprimir el botón de Ignorar todo

Si la palabra es incorrecta y se desea cambiar por cualquiera de las sugerencias, oprimir el botón de Cambiar, si existen más palabras similares en el texto seleccionar el botón de Cambiar todo

El botón de Agregar se utiliza cuando la palabra se desea incluir al Diccionario personalizado

En esta lista se selecciona el nombre del Diccionario en donde se desea agregar la palabra.

Nota: Para revisar la ortografía de todas las hojas de un libro de trabajo, elegir el comando Seleccionar todas las hojas en el menú contextual de la ficha de la hoja y después hacer clic en el botón “Revisar ortografía”.

Crear un diccionario personalizado Si se usan con frecuencia términos especializados como; nombres, siglas y abreviaturas, se recomienda agregarlos a un diccionario personalizado para evitar que el programa se detenga en cada uno de ellos durante la revisión ortográfica.

2 1 3

4 Para crear un diccionario personalizado, elegir el comando Ortografía del menú Herramientas, escribir un nombre para el nuevo diccionario en el cuadro “Agregar palabra a” y después elegir el botón “Agregar”. 5

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Ejercicio ¿Qué comandos son de uso común para la Edición?

¿Qué ocurre cuándo se utiliza cualquiera de los siguientes comandos?

Cortar:

Copiar:

Borrar:

¿Qué es el Portapapeles?

¿En dónde se colocan las columnas que se insertan?

¿Qué diferencia existe entre Borrar y Eliminar celdas?

Si se desea encontrar cierta información de la hoja de cálculo, ¿qué comando se

puede utilizar?


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FORMATO DE UNA HOJA DE CÁLCULO El usar las diversas opciones de formato es de utilidad para destacar los datos, o bien, para hacer que las hojas de cálculo sean más fáciles de leer y que tengan una apariencia más atractiva.

Las diferentes opciones de formato se pueden aplicar antes o después de incorporar los datos. Por ejemplo, introducir los datos en un rango de celdas y luego asignarle el formato para que el rango aparezca en negrita. O bien, si se aplica el formato de negrita al rango de celdas, cualquier dato que se introduzca en dicho rango estará en negrita al introducirlo.

Los formatos de una celda son identidades independientes de los datos contenidos en la misma, lo cual permite copiarlos, modificarlos o eliminarlos de manera independiente de los datos.

Aplicar formatos Para designar los formatos a las celdas ir al comando Celdas del menú Formato o el comando Formato de celdas del menú contextual. Los formatos de uso frecuente se encuentran disponibles en la barra de herramientas Formato.

Cambio del ancho de la columna y del alto de la fila En una hoja de cálculo nueva, todas las columnas y filas se establecen conforme al ancho estándar, lo cual se puede cambiar de acuerdo a las características del texto, estos cambios se efectúan en todas o algunas de las filas y/o columnas de la hoja.

Ajuste del ancho de una columna La siguiente imagen muestra la forma de cambiar el ancho de la columna mediante el ratón.

Para ajustar varias columnas a la vez, seleccionar las columnas y luego ajustar el ancho de cualquiera de ellas.

Otra opción es elegir el comando Columna del menú Formato y luego cualquiera de los comandos:

♦ Ancho: Establecer un ancho de columna numérico.

♦ Ajustar a la selección: Ajusta automáticamente la columna conforme a la entrada más larga

♦ Ocultar o mostrar columnas.

♦ Ancho estándar: Establecer el ancho de columna estándar para la columna seleccionada o cambiar el ancho de columna estándar para la hoja de cálculo.

Una vez seleccionada la columna, también es posible usar los comandos del menú contextual para ajustar el ancho de la columna.

Ajuste del alto de la fila Cuando se hace doble clic en el borde inferior del encabezado de una fila, el alto se ajusta para que pueda acomodar la entrada más alta de la misma. Se puede ajustar varias filas a la vez, seleccionando primero las filas y luego ajustando el alto en cualquiera de las filas seleccionadas, o seleccionando el comando Fila del menú Formato y luego cualquiera de las opciones:

♦ Alto para establecer un alto en puntos, desde 0 hasta 409.

♦ Autoajustar para que el alto de la fila se ajuste automáticamente a la letra más alta de la selección.

♦ Ocultar y mostrar.

Ajustar el ancho de la columna arrastrando o


21 Ajustar el alto de la fila arrastrando el borde

Alineación de datos La siguiente ilustración muestra algunos ejemplos de alineación de celdas:

Centrado en varias

Centrada en la

Centrada en la celda

celda

Alinea

Al iniciar el trabajo con una hoja de cálculo todas las celdas tienen el formato de alineación general; los números se alinean a la derecha, el texto a la izquierda y los valores lógicos y de error al centro.

La forma más fácil de alinear el contenido de las celdas es usando los botones de la barra de herramientas Formato.

Aumentar sangría

Disminuir sangría

Alineación izquierda

Alineación ió

Alineación


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Alineación centrada

Alineación derecha

Alineación justificada

Combinar y centrar

Para alienaciones diferentes a las ubicadas en la barra de herramientas, usar el comando Celdas del menú Formato, o bien, el comando Formato de celdas del menú contextual. Seleccionar la ficha Alineación y elegir las opciones que se desean.

Alineación del texto: cambia la alineación horizontal y vertical del contenido de la celda.

Sangría: aplica una sangría izquierda al contenido de las celdas seleccionadas, cada incremento es equivalente al ancho de un carácter.

Orientación: establece la proporción de giro del texto en la celda seleccionada.

1. Combinar celdas: combina dos o más celdas seleccionadas en una sola, tanto vertical como horizontalmente.

Reducir hasta ajustar: reduce el tamaño de los caracteres de forma que todos los datos que contiene la celda seleccionada se ajusten a la columna. El tamaño del carácter se ajusta de forma automática.

Ajusta el texto que contiene la celda, en varías líneas. El número de líneas ajustadas depende del ancho de la columna y de la longitud del texto.

Formato a la fuente Con el fin de destacar la información que contiene la hoja de cálculo, se puede cambiar la fuente, el tamaño, el estilo y el color de los datos, tanto al contenido de una celda como a caracteres individuales, utilizando la barra de herramientas formato.

1 2 3

Cuadro de fuente

Cuadro tamaño de

6 Botones de estilo de

Botón color de

4

5

o, bien en el comando Celdas del menú Formato, seleccionar la ficha Fuente, marcar las características que se desean. En las celdas que contienen texto, los caracteres individuales pueden usar formatos de fuentes diferentes. En las celdas que contienen fórmulas y valores, todos los caracteres usan los mismos formatos de fuentes.

Para asignar formato a caracteres individuales de una celda, hacer doble clic en la misma, o hacer clic en la barra de fórmulas y seleccionar los caracteres, las palabras completas o los grupos de palabras. A continuación usar los botones de la barra de herramientas de formato o bien en el menú Formato.


23

Agregar bordes, diseños y colores Excel ofrece una amplia variedad de tipos y anchos de bordes, diseños y colores que se pueden usar para crear una hoja de cálculo más atractiva.

Para aplicar bordes, diseños y colores:

Seleccionar las celdas que se desean cambiar

Hacer clic en el menú Formato

Elegir el comando Celdas

Seleccionar la ficha Borde

Aplicar los cambios que se desean hacer

Aceptar

La siguiente imagen muestra un ejemplo del tipo de bordes.

Nota: Cuando se ponen bordes parece que las celdas adjuntas tienen bordes en común. Por ejemplo, al colocar un borde inferior en una celda produce aparentemente el mismo efecto que si se colocara un borde superior en la celda de abajo. Sin embargo, el borde no aparecerá cuando se imprima, sólo el de la celda inferior. Al imprimir una hoja, los bordes se imprimirán, sólo si se han aplicado.

Ocultar e imprimir líneas de división

El ocultar las líneas de división en una hoja, permite destacar los bordes, el subrayado doble y el sombreado.

Para ocultar las líneas de división:

Hacer clic en el menú Herramientas

Elegir el comando de Opciones

Seleccionar la ficha Ver

Desactivar la casilla de verificación “Líneas de división”

Aceptar

Sombra

Borde más grueso

Sin bordes interiores


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Para evitar que las líneas de división se impriman:

Hacer clic en el menú Archivo

Elegir el comando Configurar página

Seleccionar la ficha Hoja

Desactivar la casilla de verificación “Líneas de división”

Aceptar

Formato de número Para modificar la presentación de los números, fechas y horas se puede cambiar el formato. Este cambio no afecta a los valores de los datos que se utilizan en los cálculos. Algunos de estos formatos se pueden aplicar utilizando los botones de la barra de herramientas.

Función Botón Muestra del formato

Moneda

12345 se convierte en $12345

Porcentual

.012 se convierte en 12%

Millares

12345 se convierte en 12.345,00

Aumentar decimales

12.345,00 se convierte en 12.345,000

Disminuir decimales

12.345,00 se convierte en 12.345,0

Para ver una lista de todos los formatos de número integrados a Excel, hacer clic en Celdas del menú Formato. La ficha Número contiene formatos de número que no se encuentran en la barra de herramientas, como contabilidad, fecha, hora, fracción, científica y formato de texto. La categoría Especial incluye formatos para códigos postales y números telefónicos.

Formato de número personalizado Si un formato de número integrado no puede presentar los datos del modo que se requiere. Excel permite crear un formato de número mediante la categoría Personalizada de la ficha Número en el cuadro de diálogo Formato de celdas. Puede crearse un formato de número personalizado especificando los códigos de formato que describen el modo en que se desea presentar un número, una fecha, una hora o un texto.

El formato de número contiene cuatro secciones de código. Los números positivos, los números negativos, los ceros y el texto, en este orden. Si únicamente se especifican dos secciones, la primera se utilizará para los números positivos y los ceros mientras que la segunda se utilizará para los números negativos. Si se especifica una sección, todos los números utilizarán ese formato. La siguiente imagen muestra un ejemplo de un código de número personalizado.

Muestra el formato que tendrán las

Hacer clic en una opción del cuadro

Marcar las opciones para especificar un formato de número


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(#.###,00);[rojo](#.###,00);0,00;”Entradas brutas para”@

Para crear nuevos formatos de número, se recomienda tomar en consideración lo siguiente,

Como marcadores de lugar de los dígitos, Excel usa el 0 y el signo de #. Si se utiliza el 0, entonces el dígito se presentará siempre, incluso si se trata de un cero. Él # suprime la presentación de los ceros no significativos.

Una raya seguida de cualquier caracter creara un espacio del ancho del caracter. Por ejemplo, una raya seguida de un paréntesis a la derecha permite que los números positivos se alinien correctamente con los números negativos encerrados dentro del paréntesis.

Para establecer el color de una sección del formato, escribir en la sección el nombre del color dentro de corchetes, como se muestra en la ilustración anterior.

Para impedir que se presente cualquier tipo de número –positivo, negativo o cero- omitir el código de la sección correspondiente. Por ejemplo, el formato de número 0,000; -0,000;”Error” impedirá que los ceros aparezcan porque la tercera sección está en blanco. Para omitir una sección colocar un punto y coma (;) en su lugar.

Códigos para el formato de números

Símbolo del formato

Significado

General Presenta el número en forma general

# Marcador de lugar para dígitos. Si el número tiene más dígitos a la derecha de la coma decimal que la cantidad de números a la izquierda de la coma decimal Excel redondeará el número agregando lugares decimales conforme a la cantidad de números que haya a la derecha.

0 (cero) Marcador de lugar para dígitos. Sigue las mismas reglas especificadas anteriormente para el marcador #, salvo que si el número tiene menos dígitos que la cantidad de ceros que haya en el formato, Excel mostrará los ceros adicionales.

? Marcador de lugar para dígitos, con este marcador Excel colocará un espacio para los ceros no significativos para cualquiera de los lados de la coma decimal para que las comas decimales queden alineadas.

Coma (,) Este símbolo determina cuántos dígitos se presentarán a la derecha e izquierda de la coma decimal.

Porcentaje (%) Excel multiplica por 100 y agrega el carácter %

Punto (.) El programa separa los millares con puntos si el formato contiene un punto rodeado de números o ceros.

“Texto” Presenta cualquier texto que se encuentre entre comillas.

Números

Números

Ceros

Texto


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Copiar formatos Una vez que se creó un formato de la hoja de cálculo, no es necesario volver a repetir el proceso para hacer una hoja similar, existen dos opciones para aplicarlo.

Copiar el formato de una celda a otra o un rango de celdas utilizando el botón Copiar formato. Este botón permite copiar cualquier cantidad de formatos de celda distintos de una sola vez.

Seleccionar un rango de celdas con formatos diferentes

Hacer clic en el botón Copiar formato (al realizar esta operación el puntero del ratón aparece con una brocha)

Seleccionar las celdas en donde se desea aplicar el formato.

Si se desea repetir la copia del formato dar doble clic en el botón, éste permanecerá activo para hacer las copias que sean necesarias. Cuando se termine, presionar la tecla ESC.

1. Definir el formato de una celda como un estilo. Los estilos permiten almacenar todos los atributos de formato de una celda asignándoles un nombre, que puede aplicarse después a otras celdas.

Seleccionar la celda que contiene los formatos.

Hacer clic en Estilo del menú Formato.

Asignar un nombre al estilo.

Para aplicarlo, seleccionar la celda o celdas, hacer clic en Estilo y seleccionar el nombre.

Autoformato Excel ofrece la opción de elegir un conjunto de formatos de una hoja de cálculo predefinidos.

Al seleccionar la opción de Autoformatos. Excel analiza el área activa* de la hoja de cálculo y aplica automáticamente el formato de acuerdo a la ubicación de los títulos, las fórmulas y los datos.

* Un área es un rango continuo de celdas definidas por un perímetro de celdas vacías o contornos de la hoja de cálculo. El área activa es la zona situada alrededor de la celda activa.

Para aplicar un Autoformato:

Seleccionar una celda del área activa

Hacer clic en Autoformato del menú Formato

1. Seleccionar en la lista el formato que se desea.

Sin Lista 1

Clásico 3

Una vez que se aplica un Autoformato, se podrá continuar aplicando otros formatos de forma individual.

Para personalizar el Autoformato, elegir el botón "Opciones” del cuadro de diálogo Autoformato, desactivar la casilla de verificación correspondiente a los formatos que se desean conservar.

Eliminar un Autoformato Si se desea eliminar un Autoformato inmediatamente después de aplicarlo, elegir el comando Deshacer del menú Edición. Para eliminarlo posteriormente, seleccionar una celda dentro de éste, ir al comando Autoformato del menú Formato, posteriormente la opción “Ninguno” del cuadro “Formato de tabla”.


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Resaltar los datos que cumplan las condiciones especificadas Para resaltar los resultados de una fórmula u otros valores importantes de la celda se aplican Formatos Condicionales. Por ejemplo, una celda contiene una fórmula que calcula el promedio de ventas reales. Excel puede aplicar un sombreado de color verde a las celdas si las ventas reales sobrepasan a las ventas pronosticadas y un sombreado de color rojo si las ventas reales son menores que las ventas pronosticadas. Si cambia el valor de la celda y no cumple ya la condición especificada Microsoft Excel suprimirá temporalmente los formatos resaltando esa condición. Los formatos condicionales seguirán aplicándose a las celdas, hasta que se eliminen, incluso aunque no se cumpla ninguna de las condiciones y no se muestren los formatos de celda especificados.

Para crear un formato condicionado, ir al menú formato, seleccionar el comando formato condicionado y en el cuadro de diálogo hacer las especificaciones.

Indicar si la comparación va ha ser con

Seleccionar el valor de comparación

Indicar la celda que contiene el

Dar un clic para definir el formato

Las celdas con valor 145 tiene un


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IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS

Preparar una página para la impresión Para definir los parámetros de impresión en el documento, seleccionar el comando Configurar página del menú Archivo, en el cuadro de diálogo que se muestra presenta las siguientes opciones:

Página

Seleccionar la orientación de la hoja en que se desea imprimir el documento

Indicar la escala en que se desea la impresión

Indicar a cuántas páginas se desea que Excel ajuste el documento para su impresión.

Elegir el tamaño del papel en que se va a imprimir

Indicar la calidad de impresión (alta o borrador)

Especificar el número en el cual se quiere iniciar la numeración de páginas para cada hoja.

Márgenes

1

1

2 2 4

3

1. Especificar los márgenes de la hoja (inferior, superior, derecho e izquierdo), y definir el margen del encabezado y pie de página, tomando como referencia los extremos de la hoja. Haciendo clic en las flechas que se encuentran al lado derecho del recuadro se incrementa o disminuye el ancho del mismo.

5

2. Centrar el documento dentro de la hoja en dirección vertical, horizontal o ambas. 6


29

Encabezado / Pie de página

1. Muestra el encabezado de la página así como su orientación, el predeterminado es Hoja 1 y se encuentra centrado.

2. Seleccionar el encabezado que se desea , hacer clic en la flecha del lado derecho para mostrar la lista de las opciones y seleccionar una.

3. Personalizar encabezados y pies de página, Haciendo clic sobre este recuadro se presenta un cuadro de diálogo en donde se puede indicar el texto que se desea, fuente, estilo, tamaño y orientación.

4. Elegir el texto del pie de página.

5. Indica el texto del pie de página y su orientación.

Hoja

1

1 2

1. Indicar el rango que se desea imprimir

2. Cuando el documento a imprimir tiene una extensión mayor a una página, y se desea que los títulos de las columnas y/o filas aparezcan en cada una de las páginas, escribir en los recuadros el rango.

3. En este recuadro se determinan las características de la impresión

♦ Líneas de división

♦ Calidad de borrador, ésta opción es útil cuando se desean hacer pruebas.

♦ Blanco y negro, seleccionar la casilla de verificación cuando se van a imprimir gráficos y la impresora es en blanco y negro.

♦ Encabezados de filas y columnas.

♦ Comentarios: Para imprimir comentarios al final del documento y al inicio de otra página seleccionar la opción al Final de la hoja. Para imprimirlos en la misma ubicación en que aparecen cuando se ve la hoja de cálculo, seleccionar la opción Como en la hoja.

3

4

5

3 2

4


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Establecer el orden de la impresión de las páginas:

♦ Abajo, luego hacia la derecha, imprime desde la primera página hacia abajo y luego se desplaza a la derecha y continua imprimiendo hacia abajo de las hojas de cálculo.

♦ Derecha luego hacia abajo, imprime desde la primera página hacia la derecha y luego se desplaza hacia abajo y continua imprimiendo a través de la hoja de cálculo.

♦ Para cerrar el cuadro de diálogo Preparar página. Elegir el botón Aceptar .

Presentación preliminar Cuando la información está lista, para imprimirse, se puede ver una presentación preliminar del documento y ajustar la configuración de las páginas para obtener la impresión deseada. Esto permite determinar el orden en que Excel crea las hojas de cálculo, controla los saltos de página y los números de páginas, reducir o ampliar el documento para que se imprima en un determinado número de páginas y ajusta el tamaño de las hojas del gráfico.

Cuando se hace la presentación preliminar antes de imprimir el documento, se ahorra tiempo ya que se pueden hacer todos los ajustes necesarios y evitar la impresión de copias incompletas o con defectos de formato.

Para ver la página antes de imprimirla, hacer clic en el botón “Presentación preliminar” de la barra de herramientas.

Los botones que se muestran son los siguientes:

La siguiente ilustración, indica la forma en que se presenta el documento en la vista preliminar

Arrastrar el cuadro para ajustar el ancho de la columna

Margen del encabezado

Arrastrar los cuadros para

ajustar los márgenes

Hacer clic para aumentar o disminuir el tamaño de la página

Margen del pie de página

Una vez seleccionados los parámetros, el documento se encuentra listo para imprimir, para lo cual Excel cuenta con las siguientes opciones:

1. Botón de imprimir de la barra de herramientas: Se imprime de forma inmediata, usando las configuraciones actuales de los cuadros de diálogo correspondientes a Configurar página.


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Muestra la página anterior o la siguiente

Aumenta o reduce el tamaño de presentación de la ina

Imprime las páginas

pág

Muestra el cuadro de diálogo para definir los parámetros de impresión

Muestra y oculta los controladores de margen

Muestra una vista que permite ajustar los saltos de página

2. Botón de imprimir en la ventana de Presentación preliminar: Muestra el cuadro de diálogo Imprimir en donde se puede elegir el rango de impresión y el número de copias que se desean.

3. Botón de imprimir dentro del cuadro de diálogo configurar página. Muestra el cuadro de diálogo Imprimir, el cual se describe a continuación.

Especificaciones de la impresora que se encuentra definida

Indicar el intervalo de páginas y hojas del libro a imprimir

Indicar el número de copias que se desean del

documento


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USO DE FÓRMULAS Una fórmula es la técnica básica que se utiliza para analizar los datos que se encuentran en la hoja de cálculo. Combina en una celda valores y operadores, para producir un nuevo valor a partir de los ya existentes. Con una fórmula se pueden realizar operaciones, tales como suma, multiplicación, división y comparaciones, entre otras. Las fórmulas pueden hacer referencia a otras celdas en la misma hoja de cálculo, a celdas en otras hojas del mismo libro o a celdas en hojas de otros libros.

A continuación se muestran ejemplos de diferentes tipos de fórmulas que contienen algunos de los elementos que se pueden incluir.

Fórmula con referencias

Referencia de celda

Operador de división

Operador de suma

=(B4/25)+100

Constante numérico

Fórmula con funciones

Funciones para hoja de cálculo

=SUMA(B2:B6)PROMEDIO(B1:E1)

Rangos de celdas

Sintaxis de la fórmula La sintaxis de una fórmula es la estructura o el orden en que deben ir sus elementos. En Excel las fórmulas siguen una sintaxis específica que incluye un signo de igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos) y los operadores de cálculo, Cada operador puede ser un valor que no cambie (valor constante), una referencia de celda o de rango, un rótulo, un nombre o una función de la hoja de cálculo.

De forma predeterminada una fórmula se calcula de izquierda a derecha comenzando por el signo igual. Sin embargo se puede modificar el orden en que se ejecutan los cálculos cambiando la sintaxis de la fórmula. Por ejemplo, la fórmula =5+2*3 da un resultado de 11 porque se calcula la multiplicación antes que la suma.

Por el contrario si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuación multiplicar el resultados por 3, resultando 21, =(5+2)*3.

Los operadores Se utilizan para especificar el tipo de cálculo que se va a realizar con los elementos de una fórmula. Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores; de cálculo, aritmético, de comparación, texto y de referencia.

Operadores aritméticos Realizan operaciones matemáticas básicas, cambian valores numéricos y producen resultados numéricos. Por ejemplo, la fórmula =20^2*15%, eleva 20 al cuadrado y multiplica el resultado por 0,15 para producir un resultado de 60.

Los operadores aritméticos son:

Operador Significado Ejemplo

(+) Signo más Suma 8+7

(-) Signo menos Resta 17-4

(-) Negación -1

(*) Asterisco Multiplicación 5*6

(/) Diagonal División 125/9


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(%) Signo de porcentaje

Porcentaje 120%

(^) Acento circunflejo Exponente 3^2 (el mismo que 3*3)

Algunos operadores requieren de dos valores para poder dar un resultado, y otros actúan sobre uno. Por ejemplo: La fórmula =5+2 contiene el operador de suma que requiere de dos o más valores, mientras que la fórmula =3% utiliza el operador de porcentaje, que requiere de un sólo valor, divide 3 entre 100 para producir el valor 0,03.

El resultado de una fórmula depende del orden en que se realicen las operaciones. Por ejemplo, =3+2*5 variará si se realiza primero la suma o la multiplicación. En el primer caso el resultado será 25, en el segundo será 13. Para calcular este tipo de expresiones, Excel realiza las operaciones conforme al orden de prioridad que se indica en la tabla siguiente:

Operador Descripción Prioridad

- Signo negativo 1

% Porcentaje 2

^ Exponencial 3

* y / Multiplicación y división

4

+ y - (resta) Suma y resta 5

& Concatenación 6

=, <, >, <=, >=, >< Comparación 7

En el ejemplo anterior, la prioridad del operador (*) es más alta que la del operador (+), por lo que se efectúa primero la multiplicación, siendo el resultado 13.

Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad. Excel evalúa de izquierda a derecha, =8+4/2*3 es igual a 14. Los operadores de mayor prioridad son (/) y (*). El primero de izquierda a derecha es (/), por lo que la primera operación que se efectúa es 4/2=2. El resultado se multiplica por 3, 2*3=6. Por último al producto anterior se le suma 8, lo que nos da el resultado final, 6+8=14.

Si se requieren efectuar las operaciones en un orden diferente se deben utilizar paréntesis. Las expresiones encerradas entre paréntesis se calculan en primer lugar. Si en el ejemplo anterior se desea calcular primero 8+4, la fórmula será la siguiente; =(8+4)/2*3, cuyo resultado es 18.

Los paréntesis se pueden anidar, en este caso Excel calcula en primer lugar las expresiones encerradas entre los paréntesis más interiores. La fórmula =((6*3)+(5+2))*4 es igual a 100. La primera operación que se efectúa es 6*3=18. La segunda 5+2=7. A continuación se suman ambos resultados, 18+7=25. Por último, se calcula 25*4=100.

Operadores de comparación: Comparan dos valores y generan el valor lógico VERDADERO o FALSO.

Los símbolos que se utilizan son:


(=) Igual A1=B1

> Mayor que A1>B1

< Menor que A12<B1

>= Mayor o igual que A1>=B1

<= Menor o igual que A1<=B5

<> Distinto de A1<>B6

Operador de texto (&): Conecta o concatena dos valores de texto para generar una única porción de texto. Ejemplo: “Viento” & “norte” genera Viento del norte


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Referencias Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel en qué lugar debe buscar los valores o los datos que se desean utilizar en una fórmula. Con las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo dentro de una fórmula, o bien, utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias de celdas a otros libros se denominan Referencias Externas. Las referencias a datos de otros programas se denominan Referencias remotas.

De forma predeterminada Excel utiliza el estilo de referencia A1, que rotula las columnas con las letras (desde A hasta IV, en un total de 256 columnas) y las filas con número (del 1 al 65536).

Dentro de las fórmulas se pueden utilizar referencias o rangos de celdas que le indican a Excel la ubicación de los valores para realizar los cálculos, lo anterior se indica utilizando los operadores de referencia.

Operadores de referencia: Combinan rangos de celdas para los cálculos.


(:) Dos puntos Indica un rango de celdas incluido en dos referencias

A5:B15

(,) Coma Operador de unión, que combina varias referencias en una sola

SUMA(B5:B15,D5:D15)

(Un espacio) Intersección de celdas SUMA(B115:B15 A7:D7) en este ejemplo la celda B7 es común a ambos rangos

Dependiendo de la tarea que se desea ejecutar, es el tipo de referencia a utilizar. En las fórmulas se utilizan tres tipos de referencias:

Referencias relativas Una referencia relativa describe la posición de una celda en función de su distancia, en filas y columnas, respecto de la celda que contiene la fórmula.

En el siguiente ejemplo, en la celda D5 se introdujo la fórmula =B5-C5 que calcula el saldo del mes de enero. Excel lo interpreta como: “El valor de la celda que está dos columnas a la izquierda en la misma fila menos el valor de la celda que está una columna a la izquierda en la misma fila”.

Para los meses de febrero y marzo se requieren fórmulas semejantes, que tomen los valores de las filas 6 y 7. Para introducirlas basta con copiar la fórmula de la celda D5 a las celdas D6 y D7, obteniéndose el resultado que se muestra a continuación.


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Excel modificó automáticamente las referencias, quedando la fórmula de la celda D6 como =B6-C6 y la de la celda D7 como =B7-C7. A este tipo de referencia se le asigna el nombre de RELATIVA

Referencias absolutas Si se requiere que al copiar fórmulas, las referencias no sufran modificaciones, se deben emplear referencias ABSOLUTAS, las cuales toman la forma de $A$1.

En el siguiente ejemplo en el rango B7:B10 se presentan los precios de mayoreo de diferentes productos, en el rango C7:C10 se deben introducir fórmulas que calculen el precio al menudeo agregándole el porcentaje que se indica en la celda D5.

La fórmula para la celda C7 es =B7+B7*D5, al copiarse a las celdas del rango C8:C10 la referencia D5 debe permanecer invariable, es decir debe ser absoluta. Una celda es absoluta cuando se antepone el signo de “$” a la letra de la columna y al número de la fila ($A$1).

De esta manera la fórmula de la celda C7 queda =B7+B7*$D$5. Como se observa en la siguiente ilustración, la referencia absoluta no sufrió modificaciones al ser copiada en el rango C8:C10, la referencia D5 debe permanecer invariable, es decir debe ser ABSOLUTA.

Para convertir una referencia relativa en absoluta:

Editar el contenido de la celda (oprimiendo F2, o dando doble clic .

Seleccionar la referencia.

Oprimir la tecla F4, Excel transforma automáticamente la referencia relativa en absoluta.

Referencia mixta En algunas situaciones es necesario emplear referencias en las que sea absoluta la fila o la columna pero no ambas. Este tipo de referencias se denominan MIXTAS, debido a que combinan las propiedades de las referencias relativas y de las absolutas. Una referencia mixta toma la forma $A1 ó A$1.

En el siguiente ejemplo se desea elaborar una tabla en la que a los precios de lista introducidos en el rango B6:B9, se les apliquen los descuentos indicados en el rango C5:E5.

Para hacer este cálculo se introdujo en la celda C6 la fórmula =$B6-$B6*C$5 en donde las referencias $B6 y C$5 son mixtas. La referencia $B6 permite que, al copiarse la fórmula hacia la derecha las nuevas fórmulas continuan haciendo referencia a la columna B. Por otra parte, la referencia C$5 hace posible que al copiarse la fórmula hacia abajo las nuevas fórmulas continúen haciendo referencia a la fila 5.

Introducir una fórmula para calcular un valor 1. Hacer clic en la celda en que se desea introducir la fórmula.

2. Escribir un signo de igual (=).

3. Introducir la fórmula, tomando en cuenta la sintaxis.

4. Presionar ENTER.

Introducir referencias Es posible introducir las referencias en las fórmulas escribiéndolas. Sin embargo, la manera más fácil es seleccionar las celdas o el rango directamente en la hoja de cálculo. Después de escribir un signo de igual o un operador, simplemente se hace clic en la celda o por el rango de celdas. La selección está rodeada por una línea punteada llamada borde móvil y la referencia a la celda o al rango aparece en la fórmula.


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Nota: Cuando se escribe una fórmula y Excel no convierte una referencia a letra mayúscula, no es válida y se debe comprobar que no tenga errores.

Análisis de datos usando funciones Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinados. Por ejemplo, la función SUMA agrega valores o rangos de celdas. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido.

La sintaxis de una función inicia con el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia la fórmula escribir un signo de igual (=) antes del nombre de la función.

Por ejemplo, en lugar de escribir en la fórmula

=A1+A2+A3+A4

se puede utilizar la función Suma para construir la fórmula:

=SUMA(A1:A4)

Las funciones se utilizan como complemento de las fórmulas, y se debe seguir un orden en los caracteres para introducir una fórmula válida.

La siguiente ilustración es un ejemplo de una función y sus sintaxis:

Aunque se puede escribir una función directamente en una fórmula, el método más fácil para insertarlas es con el Asistente.


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Uso del Asistente para funciones El Asistente para funciones es una herramienta, de gran utilidad para seleccionar la función más adecuada para realizar el calculo que se requiere, agrupar los elementos correctamente e insertar la función en la fórmula.

Difusión Tecnológica 38

Para agregar una función a una fórmula:

Activar el Asistente para funciones haciendo clic en el botón de la barra de herramientas

Seleccionar la categoría y nombre de la función

Hacer clic en el botón “Aceptar”

Introducir los argumentos, en los cuadros de edición

5. Hacer clic en el botón de “Aceptar”, para que se inserte la función en la hoja.

Categoría de la

Nombre de la función

Descripción de la función

Función para obtener el

Trabajo con nombres Si se tienen rótulos para las columnas y filas en las hojas de cálculo, pueden utilizarse para crear fórmulas que hagan referencia a los datos. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de funciones utilizando como argumentos el nombre de las columnas y filas.

Celdas o rango de

ld d l

Para utilizar el rótulo de las filas y las columnas, no se requiere hacer ninguna operación previa. Si se cambia el rótulo de las filas y

Resultado de la

Funciones con Definición de

arót l d fil Resulta

do de gument

la

Excel Básico


columnas, Excel lo cambia de forma automática en las fórmulas en donde se hace referencia a ellos.


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Errores más comunes en las fórmulas Si una fórmula no puede evaluar adecuadamente un resultado, Excel presentará un valor de error. Por ejemplo lo valores de error pueden ser el resultado de utilizar texto en donde una fórmula espera un valor numérico, de eliminar una celda a la que se hace referencia en una fórmula o bien de utilizar una celda que no sea suficientemente ancha como para presentar el resultado.

Error Posible causa Solución

####### El contenido de la celda es demasiado ancho para verlo.

Cambiar el ancho de la columna arrastrando el borde de los encabezados

#¡VALOR!? El argumento u operador es incorrecto, se ha introducido texto y la fórmula requiere un número o un valor lógico

Verificar que la fórmula o la función para el operador es o el argumento necesario y de que las celdas a las que hace referencia contenga valores válidos

#¡DIV/0!? Se produce cuando se divide una fórmula por cero

Cambiar la referencia de celda o introducir un valor que no sea cero en la celda que se utiliza como divisor

#¿NOMBRE??

Aparece cuando Excel no reconoce texto en una fórmula o se ha eliminado un nombre utilizado en la fórmula, o bien, se ha utilizado un nombre que no existe

Asegurarse de que el nombre existe, corregir si es un error ortográfico, definir los nombres que se eliminaron

#N/A? Un valor no está disponible para una función o fórmula, se han omitido uno o más argumentos de una función de la hoja de cálculo

Verificar que todos los valores se encuentren en la hoja de cálculo

#¡REF!? Se da cuando una referencia de celda no es

Cambiar las referencias de las fórmulas

Error Posible causa Solución válida

#¡NUM!? Se da cuando hay un problema con algún número en una fórmula o función

Asegurarse de que los argumentos que se utilizan en la función son correctos y pertenecen al tipo de argumento .

#¡NULO! Se da cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se cruzan, se ha utilizado un operador de rango incorrecto

Comprobar si hay errores en la referencia a los rangos


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Ejercicio ¿Qué es una fórmula?

¿Cuántos tipos de operadores existen y cuáles son?

¿Qué es una referencia?

Escriba la forma correcta para hacer referencia a las celdas o rangos de celdas

Para hacer referencia a Utilizar

La celda en la columna A y la fila 10

El rango de celdas en la columna A y las filas de la 10 a la 20

El rango de celdas en la fila 15 y las columnas desde la B hasta la E

Todas las celdas en la fila 5

Todas las celdas en las filas de la 5 a la 10

Todas las celdas en la columna H

Todas las celdas desde la columna H hasta la J

¿Cuál es el formato de las referencias?

a. Relativas

Mixtas

b. Absolutas

¿Qué es una función?

¿Qué fórmulas se deben utilizar para calcular la Venta, Utilidad y Total en el siguiente ejemplo?


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GRÁFICOS Un Gráfico, se utiliza para mostrar de forma esquemática los datos de una hoja de cálculo, lo que se facilita la lectura de los mismos la creación de informes de una manera más clara e interesante, así como el evaluar y comparar entre distintos valores de la hoja de cálculo para una mejor toma de decisiones.

Para lo cual Excel cuenta con 14 tipos de gráficos, que a su vez, tienen dos o más subtipos, de los cuales se puede elegir el más representativo.

Los valores de la celda, o puntos de datos, aparecen en el gráfico en forma de barras, líneas, columnas, secciones de un gráfico circular o en otras formas. Los puntos de datos se agrupan en series de datos y se distinguen por sus diferentes colores o diseños.

Creación de un gráfico Al generar un gráfico, existen dos formas; como un gráfico incrustado*, o como una hoja de gráfico independiente.

Para crear un gráfico:

1. Seleccionar los datos que se desean mostrar en el gráfico

2. Dar un clic en el botón Asistente para gráficos

* Es el gráfico que se muestra junto con los datos a los que esta asociado

3. Seleccionar el tipo y subtipo de gráfico que se va a utilizar, dar un clic en el botón Siguiente

4. Indicar la orientación de los datos (es decir, si las series de datos están en las filas o columnas), dar un clic en el botón Siguiente


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5. Si se desea, escribir el título del gráfico y de los ejes, dar un clic en

el botón Siguiente

6. Seleccionar el lugar en donde va aquedar el gráfico, incrustado como un objeto en la hoja de datos o en una hoja independiente

El gráfico incrustado siempre aparece cuando la hoja de cálculo está activa y, al imprimirla, el gráfico se imprime junto con los datos. En una hoja nueva el gráfico aparece independiente de los datos y se imprime solo.

Cuando se crea un gráfico, éste se vinculan a los datos de hoja de cálculo utilizada para su creación. Siempre que se cambien los datos de la hoja el gráfico se actualizara automáticamente.

Estructura de un gráfico

Las series de datos se obtienen de las

Categorías de las filas


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Modificar un gráfico Al crear un gráfico éste se presenta con un formato predeterminado. Sin embargo es posible alterar el aspecto del mismo para conseguir la apariencia deseada. Cada elemento del gráfico tienen características que pueden modificarse, como el color, la trama, el estilo de línea, el aspecto del texto o de los números y la ubicación. Para ver un cuadro de diálogo con las opciones de formato disponibles para un elemento del gráfico, hacer doble clic en el elemento.

Cambiar los marcadores de datos Los elementos que indican valores numéricos en un gráfico, como líneas, barras, columnas, y sectores son marcadores de datos. Para cambiarle el formato, hacer doble clic en uno de los marcadores y a continuación realizar los cambios en el cuadro de diálogo.

Agregar rótulos a los marcadores de datos Los rótulos de datos son texto o valores opcionales, asociados a marcadores de datos, que ofrecen información adicional. La información se extrae de los datos de origen asociados. Para agregar los rótulos en los marcadores de un gráfico, hacer clic en Opciones de gráfico del menú Gráfico y seleccionar las alternativas en el cuadro de diálogo.

Para cambiar la fuente, el tamaño, el formato de número u otra características, en los rótulos. Hacer doble clic en el rótulo de una serie de datos. Las selecciones que se realicen en el cuadro de diálogo, Formato de rótulos de datos se aplicarán a todos los rótulos de la serie.

Total de ventas primer trimestre

34%Enero29%

$ 901,000.00

EneroFebreroMarzo

Asignar títulos al gráfico y a los ejes Es conveniente agregar títulos al gráfico para clarificar el tipo de datos mostrados. Si no se incluyeron los títulos al crear el gráfico, se pueden agregar en cualquier momento.

Marcadores de datos con un di ñ

Cada grupo de marcadores es una serie de d

Leyenda de datos

Los valores se representan

l j Y

Las categorías se muestran en el

Rótulos de datos con diferente


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Hacer clic en Opciones de gráfico del menú Gráfico en la ficha Títulos escribir los títulos que se desean.

Para modificar el texto de un título hacer clic en él. Para cambiar el formato, hacer doble clic en el borde y seleccionar las opciones en el cuadro de diálogo.

Dar formato y colocar la leyenda La leyenda de un gráfico identifica la serie de datos. Se puede agregar una leyenda al momento de estar creando el gráfico con el Asistente o después en Opciones de gráfico del menú Gráfico y, a continuación, en la ficha Leyenda. Se puede mover la leyenda, cambiar su forma y tamaño, y dar formato a las entradas y claves. Al cambiar el color o diseño de una entrada cambiarán también los marcadores de la serie de datos asociada. Para mover la leyenda dentro del área del gráfico, nada más se arrastra.

Dar formato al fondo y ajustar el tamaño del gráfico Existen dos áreas de fondo en un gráfico, el área del gráfico y el área de trazado, y se les puede cambiar el formato con colores y tramas.

Para cambiar el formato hacer doble clic en el área del gráfico o en el área de trazado. Especificar los cambios que se desean en el cuadro de diálogo que se muestra. Título del

Título del eje de valores

Área del gráfico

Título del

Cuadros de control, para modificar el tamaño del gráfico

Área de trazado

Entrada de leyenda

Clave de


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Agregar datos al gráfico Los datos cambian con frecuencia. Cuando esto ocurre es necesario que se agreguen o eliminen datos de los gráficos.

Cuando el gráfico se encuentre en una hoja de cálculo, dar un clic en él para ver los rangos codificados con colores, indicadores que esquematizan los datos de la hoja de cálculo usados en el gráfico. A continuación ajustar el rango con los controladores de arrastre. Si se está trabajando en una hoja de gráfico utilizar los comandos Copiar y Pegar para agregar los datos.

Si los datos que se agregaron son incorrectos, se pueden quitar con el botón Deshacer (Se pueden deshacer hasta 16 acciones anteriores).

Para eliminar una serie de datos utilizar los controladores de arrastre o seleccionarla en el gráfico y a continuación presionar la tecla SUPRIMIR. Para eliminar un solo punto, borrar ese valor en la hoja de cálculo.

Mostrar datos en un mapa Cuando se trabaja con datos relacionados a regiones geográficas, la forma más clara de mostrarlos es con un mapa. Excel cuenta con la herramienta Microsoft Map, la cual permite analizar y presentar los datos de una forma más interesante y efectiva.

Crear un mapa El primer paso para crear un mapa es seleccionar los datos. La selección debe contener una columna de datos que identifique las regiones geográficas, como estados y países y también las columnas de datos. Hacer clic en el botón Mapa. Arrastrar en la hoja de cálculo para indicar el tamaño y la ubicación del mapa.

Arrastrar el cuadro de control para seleccionar los datos que se desean

El mapa se crea colocando colores a las zonas geográficas que se mencionan en la tabla de datos, la intensidad del color se relaciona con los valores que le corresponde a cada zona.

Leyenda de los

Regiones geográfic

Los nuevos datos se

muestran automáticament

El color de la sombra de los datos se relaciona con el


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Ejercicio ¿Cuál es la utilidad de un gráfico?

¿Cuáles son los puntos de datos de un gráfico?

¿Qué identifica la leyenda de un gráfico?

¿Cómo se seleccionan los elementos de un gráfico para cambiarles el formato?

Realizar un gráfico, con los siguientes datos, que represente el porcentaje de ventas por empleado.


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LISTA DE DATOS La lista es un conjunto de filas de una hoja de cálculo que contienen datos relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y números de teléfono de clientes. Una lista puede utilizarse como una base de datos en que las filas corresponden a los registros y las columnas a los campos. La primera fila de la lista corresponde a los rótulos de las columnas.

Instrucciones para crear una lista en una hoja de cálculo Excel tiene varias características que facilitan la gestión y el análisis de los datos de una lista. Para aprovechar estas características, introducir los datos tomando en consideración las siguientes observaciones.

Procurar no tener más de una lista en una hoja de cálculo ya que algunas características administrativas, tal como la filtración, sólo se pueden usar en una lista dentro de una hoja de cálculo.

Dejar en blanco, como mínimo, una columna y una fila entre la lista y los demás datos de la hoja de cálculo. Excel podrá detectar con mayor facilidad y seleccionar la lista cuando se haga una clasificación, un filtrado o se inserten subtotales automáticamente.

Evitar la colocación de filas y columnas en blanco para que Excel pueda detectar y seleccionar con mayor facilidad la lista.

Evitar la colocación de datos a la derecha o a la izquierda de la lista, los datos podrían ocultarse cuando se filtre la lista.

Rótulos de columna Crear rótulos de columna en la primera fila de la lista. Excel

utiliza los rótulos para generar informes, así como para buscar y organizar los datos.

En los rótulos de columna, utilizar una fuente, alineación, formato, trama, borde o un estilo de letras mayúsculas que sea diferente del formato que se asigne a los datos de la lista.

Cuando se requiera separar los rótulos de los datos, utilizar bordes de celda, no usar filas en blanco ni guiones para insertar líneas debajo de los rótulos.

Contenido de filas y columnas Diseñar la lista de forma que las filas tengan elementos similares en la misma columna.

No insertar espacios adicionales al inicio de una celda ya que afectarán a las clasificaciones y a las búsquedas.

No utilizar una fila en blanco para separar los rótulos de columna de la primera fila de datos.

Una lista puede ser hasta del tamaño de una hoja de cálculo: 16384 filas por 256 columnas.

Los rótulos de las columnas, al igual que las demás celdas, contienen un máximo de 255 caracteres.

Diseñar la lista de forma tal que todas las filas tengan elementos similares en la misma columna

Usar el mismo formato para todas las celdas de una columna

Se pueden usar fórmulas para calcular los valores de las columnas, al igual que se hace con cualquier otra celda de la hoja de cálculo. Al ordenar o buscar valores Excel utiliza los valores que las fórmulas proporcionan, no las fórmulas propiamente dichas

Mantenimiento de una lista Una vez creada una lista, se pueden agregar, buscar, editar o eliminar datos mediante el cuadro de diálogo Formulario.


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Funcionamiento del formulario El cuadro de diálogo de Formulario consta principalmente de: título, nombre de los campos, cuadros de edición y botones de comandos.

Barra de título Muestra el nombre de la hoja de cálculo que contiene la lista.

Campos de la lista de datos El cuadro de diálogo muestra los campos de la siguiente manera:

Los campos que contienen los valores constantes, que se pueden editar, aparecen con un cuadro de edición.

Los campos calculados, no se podrán editar, estos campos contienen los resultados de las fórmulas.

Los campos se muestran en el orden en que aparecen en la lista de datos de izquierda a derecha. La columna más ancha de la lista determinará la longitud de los cuadros de edición para los campos del cuadro de diálogo Formulario.

Nombres de campos. Los nombres de campos se crean a partir de los rótulos de las columnas tal y como aparecen en la lista. Para cambiar un nombre se deberá hacer en la lista.

Barra de desplazamiento. La barra de desplazamiento ubicada a la derecha de los campos muestra la ubicación aproximada del registro presentado en la lista y permite hojear los registros.

Número de registro. Indica el número del registro que se está presentando y cuantos conforman la lista.

Botones de comandos Usar los botones de comandos para:

Agregar un nuevo registro.

Eliminar el registro que se muestra.

Restaurar los cambios efectuados.

Desplazarse entre registros adyacentes.

Buscar registros según criterios especificados.

Nota: El formulario tiene capacidad para presentar un máximo de 32 campos.

Búsqueda de registro Existen tres formas de buscar un registro usando el Formulario:

Hojeando los registros que conforma la lista con los botones “Busca anterior” y ”Buscar siguiente” en el cuadro de diálogo.

Hojeando con la barra de desplazamiento del cuadro de diálogo.

1. Usando el botón “Criterios” para buscar un subconjunto de registros que cumplan ciertas características.

Cuando se opte por el botón “Criterios”, escribir en los cuadros de edición las condiciones de búsqueda denominadas criterios de comparación, que pueden comparar una serie de caracteres que se deseen igualar, tal como “>300”. Asimismo, especificar criterios para campos calculados.

Para presentar los registros que cumpla con los criterios especificados, elegir el botón “Buscar siguiente”., ”Buscar anterior”. En este caso los botones de búsqueda se desplazan solamente entre los registros que cumplen todos los criterios indicados. Para obtener nuevamente acceso a toda la lista, elegir el botón “Criterios” y seleccionar el botón “Borrar”.

Barra de título

Cuadros de

Número de registro

Campos de la lista de

Botones de comando

Barra de desplaza


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Edición de un registro Por medio del Formulario se puede editar cualquier campo excepto los calculados o protegidos, los datos que se pueden editar se presentan con un cuadro de edición. Para realizar los cambios, hacerlo directamente en el cuadro de edición y Aceptar. El programa reflejará los cambios en la lista.

Ordenar y filtrar datos Excel facilita la organización y creación de informes con los datos de una lista, utilizando comandos de:

Ordenar para organizar los datos de una lista en orden alfabético, numérico o cronológico.

Filtrar para encontrar y trabajar rápidamente con un grupo de datos sin tener que moverlos u ordenarlos.

Ordenar datos en una lista Puede reorganizar las filas o las columnas de una lista basándose en los valores que contiene, ordenándolos. Al ordenarlos, Microsoft Excel reorganizará las filas, las columnas o las celdas individuales utilizando el orden que se especifique.

El criterio de ordenación constituye la forma de organización de los datos deseada. Por ejemplo, cuando se usa un criterio de ordenación ascendente, los números se ordenan del 1 al 9; el texto de A a la Z, y las fechas en orden cronológico. En el orden descendente, los números se ordenan del 9 al 1; el texto de la Z a la A, y las fechas de la más antigua a la más reciente.

Para ordenar una lista entera, basta con seleccionar una sola celda de la misma y luego elegir el comando Ordenar del menú Datos. Excel seleccionará de forma automática toda la lista, si existen rótulos de columnas en la primera fila, el programa los excluye de la ordenación y los utiliza para ayudar a elegir la columna “Primer criterio”.

Por ejemplo:

Columna de ordenación

Seleccionar la columna de datos para ordenar. Se pueden indicar hasta tres niveles Indicar el criterio

de ordenación

Indicar si la lista tiene fila de encabezado

La lista cambia de estructura y queda ordenada por Entidad

Cómo funciona la filtración La filtración constituye un método fácil y rápido para encontrar subconjuntos de datos en una lista. Cuando se filtra una lista, Excel sólo muestra las filas que contienen cierto valor o que cumplen un conjunto de condiciones de búsqueda llamado criterio.


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A diferencia de la ordenación la filtración no reorganiza las listas. La filtración oculta provisionalmente las filas que no se desean mostrar.

Filtración de una lista El Autofiltro permite mostrar un subconjunto de datos de la lista.

Seleccionando el comando Filtro en el menú Datos y luego Autofiltro, Excel coloca flechas desplegables directamente en los rótulos de las columnas de la lista. Si se hace clic en una flecha aparecerá una lista de todos los elementos únicos de la columna. Si se selecciona un elemento de la lista de una columna específica, ocultará instantáneamente todas las filas que no cumplen con el criterio del filtro seleccionado.

Por ejmplo:

Si se selecciona una sola celda antes de elegir el comando Filtro automático, se aplicarán flecha a todos los rótulos de columnas que figuran en la lista. Sin embargo se pueden seleccionar los rótulos de las columnas que se desean filtrar, antes de elegir el comando Autofiltro.

Para eliminar los criterios de filtración de una sola columna elegir “Todas “ en la lista desplegable de la columna. Para mostrar todas las filas ocultas en la lista, elegir el comando Filtro en el menú Datos y luego Mostrar todo. Para mostrar todas las filas ocultas y quitar las flechas del filtro, elegir el comando Filtro y desactivar el comando Autofiltro.

Seleccionar el criterio para

Columna

Se ocultan las filas que no cumplen con el criterio de filtración


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Ejercicio ¿Qué es una Lista de datos?

¿Qué es un registro?

¿Qué es un campo?

¿Qué operaciones se pueden realizar en el cuadro de diálogo Formulario?

¿Para qué se utiliza la ordenación?

¿Para qué se utilizan los filtros?

¿Qué diferencia existe entre ordenar y filtrar una lista


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GLOSARIO

Área de destino Rango de celdas que se seleccionan para conservar los datos resumidos. El área de destino puede estar en la misma hoja de cálculo que los datos fuente o en una hoja de cálculo diferente.

Área de pegado El lugar de destino para los datos que han sido cortados o copiados.

Área de trazado Área de un gráfico en la que se trazan los datos.

Área gráfico Toda la región que rodea al gráfico, ubicada inmediatamente fuera del área de trazado.

Área fuente Rango de celdas de donde se obtiene los datos para resumir en una área de destino especificado.

Autoformato Características de formato, tales como diseño y letra que pueden aplicarse rápidamente a una tabla o gráfico, para cambiar su apariencia.

Barra de estado Barra ubicada en la parte inferior de la pantalla que muestra información de un comando seleccionado o una operación en curso.

Barra de fórmulas Barra ubicada en la parte superior de la ventana de Excel que se usa para escribir o editar valores o fórmulas en las celdas o en gráficos. Muestra el valor o la fórmula constante usado en la celda activa.

Barras de desplazamiento

Barras sombreadas ubicadas a la derecha y en la parte inferior de la ventana. Con estas barras es posible desplazarse por todas las filas y columnas de una hoja.

Casilla de verificación Casilla que indica con una marca de verificación si una opción está activa prescindiendo del estado de otras opciones en el cuadro de diálogo.

Cuadro de diálogo Es el cuadro que aparece cuando se elige un comando que requiere información adicional. Puede incluir áreas en las que se puede escribir

texto o números, y ver cambiar la configuración para las opciones relacionadas con el comando.

Fórmula Secuencia de valores, referencias de celdas, nombres, funciones u operadores contenidos en una celda, que producen un valor nuevo a partir de valores existentes. Una fórmula siempre inicia con un signo de igual (=):

Función Tipo de cálculo indicado para combinar datos.

Gráfico Representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo.

Gráfico incrustado Gráfico ubicado en una hoja de cálculo y guardado en esa hoja de cálculo al momento de guardar el libro de trabajo.

Hoja activa Hoja en la que se esta trabajando dentro de un libro. El nombre de la etiqueta de la hoja activa siempre está en negrita.

Hoja de cálculo Una hoja de cálculo consiste en celdas organizadas por columnas y filas. Es el documento principal utilizado en Excel.

Hoja de gráfico Hoja en un libro de trabajo que contiene un gráfico. Las hojas de gráfico se vinculan con los datos de la hoja de cálculo y se actualizan al cambiarse los datos de la hoja de cálculo.

Leyenda Cuadro que contiene entradas y claves de leyendas, que ayudan a identificar las series de datos (o abscisas) en un gráfico.

Líneas de división Líneas que pueden agregarse al gráfico, que se extienden a partir de las marcas de graduación de un eje a través del área de trazado. Facilitan la evaluación y visión de los datos en un gráfico.

Lista Serie rotuladas de filas de hojas de cálculo que contiene grupos similares de datos, donde las filas son registros y las columnas campos.

Menú contextual Menú que muestra una lista de comandos referentes a un elemento en particular, dicho menú se muestra cuando se da un clic con el botón derecho del ratón.


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Ordenación Manera de ordenar datos basada en un valor o en tipo de datos.

Portapapeles Área de almacenamiento temporal para los datos que se cortan o copian. Los datos permanecen en el Portapapeles hasta que se copien o corten otros datos o al salir de Excel.

Puntos de datos Valores individuales trazados en un gráfico, que se originan en las celdas individuales de una hoja de cálculo. Los puntos de datos se representan por barras, columnas, líneas, sectores circulares o de anillos u otras figuras. Estas figuras se llaman marcadores de datos. Los marcadores de datos de un mismo color constituyen una serie de datos.

Rango Dos o más celdas de una hoja de cálculo. Los rangos pueden ser adyacentes o no adyacentes.

Referencia de celda Grupo de coordenadas que una celda ocupa en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección en la columna B y en la fila 3 es B3.

Rótulo de datos Rótulo que provee información individual acerca de un marcador de datos. Dependiendo del tipo de gráfico, los rótulos de datos pueden mostrar valores, nombres de series de datos (o abscisas), porcentajes o una combinación de los mismos.

Seleccionar Resaltar una celda o rango de celdas en una hoja de cálculo. El próximo comando o acción afectará a las celdas seleccionadas.

Selección no adyacente

Selección de datos, celdas o rangos de celdas que no se tocan.

Serie de datos Grupo de puntos de datos relacionados, trazados en un gráfico, que se originan en columnas o filas individuales de una hoja de cálculo. Cada serie de datos en un gráfico se distinguen con un color o con un diseño único.

Tabla Datos sobre un tema específico que se almacenan en registros (filas) y en campos (columnas).

Títulos a imprimir Filas o columnas elegidas para su impresión en la parte superior o a la izquierda de la página de las hojas de cálculo seleccionadas. Los títulos son parte de la hoja y no están en los márgenes, como los encabezados y los pies de página.


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introduccin a word

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