introducción · 2020-06-11 · los datos del costo de producción, el control gener al de los...

La auditoría de costos permite dar certeza de la situación real del Sistema de InformacióndeCostos(SIC),ydeloscambiosquesedebenrealizar,paraeliminarla incertidumbre y riesgos en los datos al momento de la toma de decisiones. La auditoría de costos ofrece el aseguramiento de la información de costos y de estamanerabrindaconianzaalasdirectivasempresarialesparaquepercibanla

objetividad de los datos inancieros de costos con que analizan la situación de la empresa.

Paradesarrollareltemadeauditoríadecostos,seanalizaráprimeroelcon-cepto de indicadores de costos y montajes de los sistemas de información de costos; temas importantes para poder abordar con mayor claridad la auditoría de costos. Estos tres temas están dirigidos a personas con niveles avanzados en conocimientodecostos:analistasdecostos,especializacióndecostos,olama-teria de costos III; se requiere conocer a fondo la conceptualización para poder abordar los temas con facilidad.

La auditoría de costos es un tema que se encuentra en proceso de investi-gaciónydesarrollo,ytodavíafaltanavancesparallegaraunniveldemadurezen términos académicos. En la actualidad existen investigaciones escasas sobre desarrollos en el tema. Esta publicación hace parte de los resultados de las in-vestigacioneshechasenelgrupoGestiónyProductividadContable,CategoríaBColciencias,delaUniversidadLibredeCali,enColombia.Estudioquellegaauna conceptualización y claridad sobre la importancia del aseguramiento de la información de costos.

Introducción

La auditoría de costos es el proceso de aseguramiento de la información sobre los indicadores de costos que entregan los sistemas de información. Dichos indicadoressonnecesariosenlatomadedecisiones,enlademarcacióndees-trategias y en la sensibilización de las directivas empresariales sobre cuestiones determinantesenlagestión.Parapoderconiarenlosresultadosdelosindica-dores debe ser coherente todo el proceso del sistema. El producto de la auditoría sonlasobservacionespositivasonegativasdelsistema,quepermitenreconocerelgradodeincertidumbreocertezadelosresultados,pueslosresultadosdelainformación de un sistema se convierten por un proceso de análisis y raciocinio eninteligenciaempresarial,conlacualejecutaránlaplaneaciónorganizacional,en esto radica la importancia de la certeza de la información.

Las directivas desarrollan un método de trabajo según la inteligencia empresa-rial.Coniadosenunplan,generalmenteconstruidoenactividadesypresupuestos,que hace parte de las consecuencias futuras esperadas. Las empresas requieren planearparairalacontiendacomercialprecavidasyprogresivas;primero,co-nocedoras de sus límites y restricciones, segundo, analíticas sobre sus metas.Lo incierto del futuro lleva a que las empresas planiiquende la maneramásacertada posible los resultados esperados; independientemente de que siempre sonhipotéticos.ElmercadodelsigloXXIesinconstante,vacilanteycambiante,dondelosgustosytendenciassonvolubles.Elmovedizomundocomercial,esestudiado con detalle para interpretarlo en cifras indicativas que permiten hacerse ideas del posible devenir al que está supeditada la empresa; y con ello armar el plan estratégico de la organización.

Desde la era industrial los costos han sido una herramienta de apoyo im-prescindible en la toma de decisiones. En su momento hubo gran evolución en herramientascomoloscostosorganizadosporórdenesdeproducción,procesosestándar,presupuestos,entreotros;quepermitieronunavancesustancialenlos

Módulo 1.

Auditoría de costos:

un proyecto de investigación

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Carlos Augusto Rincón

procesosproductivos,generalmente,delsectorindustrial.“Conlaintegracióndelacontabilidadylacontabilidaddecostos,desde1910,sepropiciaelregistrodelosdatosdelcostodeproducción,elcontrolgeneraldeloscostosyseproveeinformaciónparalaijacióndepreciosylaevaluacióndeproyectosespeciales.Desde 1920 surgen los costos predeterminados y el concepto de presupuesto lexible,deimportanciaenloscostosestándar”(Sinisterra&Polanco,1994).“Noobstante,para1925lamayorpartedeesteénfasissehabíaabandonadoafavordelcosteodeinventario”(Hansen&Mowen,2003).Algunosautoresdemarcanun gran avance en los sistemas de información de costos de 1888 a 1925 dado a que estos modelos fueron excepcionales para su época y cumplieron con las necesidades de la era industrial.

Lasociedaddelainformaciónpermeadaporlatecnología,hapermitidoelmanejodeprogramasquecontrolanmáscantidaddeinformación,cálculosyarticulación de datos en formas que anteriormente era complicado llevar de maneracontinua,estoaccedióal ingresodemodelosdecosteoqueanalizanla empresa en un número de detalles avanzado e indican puntos claves que las directivas pueden analizar y controlar; modelos avanzados de distribución como elABCdeKaplanyCooper,ysuadelantoalTDABCdeKaplanyAnderson.Todosestos modelos de contabilidad de costos han propiciado la necesidad de modelos de contabilidad de gestión que intervienen en las necesidades de la planeación estratégicadelasorganizaciones.Modelosdecostosobjetivosometa,costosABM, modelos de restricciones, Kaisen, JAT, cadena de valor, entre otros; hanproporcionado a las directivas empresariales modelos que sirven para soportar mejores instrumentos de planeación. La contabilidad de gestión es hoy un área robusta que incluye la contabilidad de costos entre sus instrumentos de apoyo y es parte importante para las empresas en la planeación y evaluación.

Los modelos de costos son representados en un sistema de información de costos que permite integrar la contabilidad como instrumento de registro de los sucesosytransacciones,delospresupuestos,delcontrolydegestión.Laintegra-cióndeprogramasparadistribución,porejemplo,delABC,TDABC,costeopordepartamentalización,procedimientos,entreotros;requieredeconocimientosespecíicosysaberesespecializadoseneltemadecostos.Loscontablestienendiferentesespecializacionesenáreascomolatributaria,revisoríaiscal,auditoría,inanzas,contabilidadycostos;además,estasmismastienensub-especializacionescomo:controlinterno,auditoríalaboral,auditoríaintegral,auditoríainanciera,au-ditoríaiscal,auditoríainformática,etc.,yenmuchoscasos,segúnlacomplejidad,estándivididasteniendoencuentaelsectoreconómicoobjetivo:inanzasparaelsectorsalud,bancario,minero,etc.Decirhoyqueuncontableesespecialistaentodoslostemasysectoresesdifícil,poreso,dependiendolanecesidadseencuentran especialistas en cada tema. La contabilidad de costos es igualmente un tema robusto y especializado.

La auditoría integral que abarca los procesos de revisión de los estados inancieros, los procesos de control interno y cumplimiento generalmente noanaliza los sistemas de información de costos. Esta es información especializada

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Auditoría de costos

de laorganización.Pero lasdirectivasrequierenconiaren los indicadoresdecostosqueentregaelsistema,yestobásicamentesedacuandolosespecialistasevalúanelsistema,losindicadoresydansuvistobueno.Sonmuchaslassitua-ciones y experiencias obtenidas en donde los empresarios tienen un sistemas de informacióndecostosimplementado,peronoconfíanenlosindicadores.Losresponsablesdelacontabilidad,especialistasenotrasáreas,notienenlaspreci-sionesnecesariasparaevaluarloyadecuarlo.Estaesunáreadetrabajoespecial,noesexplícita,muypocostextoshablandelaseguramientodelainformacióndecostos.Sepodríapensarqueestaesunatareadelaauditoríaintegral,yencierto caso es verdad; pero si se ve a la contabilidad de costos con la robustez y especializaciónquesemerece,nosepuedeesperarquelaauditoríainancieraabarque todos los saberes contables. La apreciación parcial de un no especialista en costos resultaría en una estimación no ajustada de las causas del problema.

Lacontabilidaddegestióndecostosesunárearobusta,hastaparalaspymes,pero necesaria. Los indicadores que entrega el sistema de información de costos son fundamentales para la creación de estrategias en la planeación organizacional. Lasempresasdeestaeratecnológicaplaniicansufuturo,noestándeterminadaspor procesos caprichosos o al azar.

Los sistemas de información de costos son procesos robustos que requieren devarioselementos:diseño,diccionariodeprocesos,diccionariodetérminos,diccionario de drivers,diccionariodeindicadores,software,personal,entreotrosnecesarios para crear los indicadores de costos. Debe ser un especialista en cos-tosquiencreeelsistemadeinformación,aligualquecuandosedeseeevaluary asegurar. Son muchos los casos en los que una empresa requiere evaluar su sistemadeinformacióndecostos:cuandocreaunproductonuevo,cambiaelprocesodeproducción,serevalúanlossistemasproductivos,ingresaunnuevojefedecostos,cambiaelsistemacontable,cambiaelsoftware,etc.

Laideadeauditarlossistemasdeinformacióndecostosnacedelasempresas,cuandovenlanecesidadderevisarlos,porsudesconianzaenlosindicadoresdecostos.Anteriormente,lamayoríadelosserviciosquesolicitabanlasempresaseraimplementarelsistemadeinformacióncostos;ahora,muchasorganizacionesrequieren asegurarse sobre la veracidad en la información de estos sistemas. Y lo anteriornoesdebidoaqueesténmalimplementados,sinoaquelossistemasempresarialessonprocesosdinámicos,y lossistemasdecostosseadecúanaellos,porlotanto,tambiénlossistemasdeinformacióndecostossondinámicos.

Hayexperienciasdeempresasqueochoañosatrásimplementaronelsiste-madeinformacióndecostosdelaorganización,peroactualmentenoconfíanenlosindicadoresdecostos.Elresultadoesquelosproductossondiferentes,los procesos han cambiado y el sistema de información de costos es el mismo. Laempresa,enmuchoscasos,norequieremodiicarelsistema,sinoevaluarloy adecuarlo a su nueva dinámica organizacional. Estas tareas de evaluación son reconocidas en el área contable como auditoría y aseguramiento especializado. Hacemásde15añossehablabarudimentariamentedelaauditoríadesistemasodelaauditoríalaboral,procesosquehoylaacademiaylaexperienciaempresarial

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vienen especializando con formalidad. La auditoría de sistemas es actualmente reconocida como auditoría informática.

Estas necesidades persistentes en las organizaciones de auditar y asegurar los sistemas de información de costos se han convertido en un proyecto de investigación en desarrollo continuo para el grupo de investigación Gestión y ProductividadContable.Continuo,dadoquelosmodelosdecostosdegestiónevolucionan,demodoquenosepuededarlaúltimapalabra,perosílasprimeras.

Con los estudiantes de investigación del grupo se desarrolló un proceso de reconocimientoenlaciudadSantiagodeCali.Elmismoconsistióenveriicarconlosespecialistasdecostosquiéneshabíanescuchadodelaauditoríadecostos,yseencontróqueeltérminonoleserafamiliar,peroqueloasociaban,enmu-choscasos,atareasquehabíandesarrolladoenempresas.Estoessigniicativo,dadoque,aunqueeltérminocomotalnoesexplícito,sulaborenlosprocesosempresariales sí ha sido ejecutada por especialistas en costos. En entrevistas con auditoresinancierosespecialistas,planteabanqueeraunprocesonecesario,perogeneralmentesusauditoríasnollegabanaesasinstancias,yalgunosformalizabanque no tenían los conocimientos de contabilidad de costos para realizar esas tareas,-esposiblequealgunoslohagan,peronotodos.

La cuestión es que el empresario requiere coniar en los indicadores decostos.Laediicacióndelaproduccióndelosindicadoresestáenelsistemadeinformacióndecostos,esteesunprocedimientoespecializado.Enentrevistascon gerentes de empresas con sistemas de información de costos integrados en lacontabilidady,enalgunoscasos,desarticuladosdelacontabilidad,muchosdeellosplantearonquenoconiabanenlosdatosdelsistemaypreferíanseguirsu lógica en las negociaciones sobre lo que ellos suponían debían dar los datos. Estoescaótico,teniendoencuentaqueenmuchassituacioneslainversiónendichossistemashasidomillonaria.Sería,enestoscasos,razonablemodiicarelsistemayvolverloconiable.Paratalessituaciones,laauditoríadecostosesunaherramienta que brinda veracidad a la gerencia sobre la información que produce elsistema,yrecomiendaprocesosqueenmiendenelmismopararectiicar lainformaciónenindicadoresconiables.

Laauditoríadecostos,comoaseguramientodelossistemasdeinformacióndecostos,debereconocerqueevalúaelsistemayelproductodelsistema,osealosindicadoresdecostos.Poresarazón,antesdeingresarenestedocumentoa ampliar el tema de la auditoría de costos se plantea determinar cuáles son los indicadoresdecostosqueentregaelsistema,posteriormenteseanalizacómoesel montaje de un sistema de información de costos y los elementos que se deben tener en cuenta en una implementación; para posteriormente conceptualizar la auditoríadecostosy,inalmente,verelposiblecontextoenqueseencuentralaauditoríadecostos,tomadodelosespecialistasdecostosdelaciudaddeCali.Es impertinente ingresar a reconocer la auditoría de costos sin estudiar los indi-cadores de costos y el sistema de información de costos; es como decir que es posible analizar la auditoría tributaria sin saber sobre el proceso de los impuestos.

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Comoeltemadeauditoríadecostosesparaespecialistasencostos,sereco-nocequeparaverestematerialsedebesaberanticipadamentedelossistemas,métodos,modelosyteoríasdecostos,igualmentedelosindicadoresysistemasde información de costos. Estos dos últimos temas no son tan precisados en los textosydiscursosdelosespecialistas,necesariosparapresentarlaauditoríadecostos.Noesquenosereconozcaalosindicadoresinancieroscomoconocimien-to,sinoquealosindicadoresdecostosaunqueselesconocecomoproductosdelosmétodosymodelosnoselesve,enalgunoscasos,comoindicadores.Poresarazón,antesdeabarcarlaauditoríadecostosenestelibroseestudiaránlosindicadores de costos y los sistemas de información de costos.

Hablardelsistemadeinformacióndecostosmetafóricamenteseríacomolafábrica(personal,software,materiaprima:datos,etc.)queprocesalosdatosdela empresa y entrega productos determinados en indicadores de costos. Lo que hacelaauditoríadecostosesveriicarqueesafábricatrabajeconlosestándaresde calidad necesarios para que el cliente confíe en los productos. En la actuali-dad se lleva a cabo una plena convergencia de los estándares internacionales en contabilidad,loquepuedeserunmomentoespecialpararealizarlasprimerasaplicacionesdelaauditoríadecostos,yveriicarqueelsistemadeinformacióndecostos trabaja y ofrece los nuevos indicadores de costos que NIC/NIIF plantean para el valor de los inventarios y determinación de los gastos.

Entodocaso,esmejordeciralinaldeesteescritoqueestenoesuntrabajoacabadosobreauditoríadecostos,sino,untrabajocomenzado.

2.1. Resumen

Estaexploraciónexpresaclaraydeterminadamente,entérminoseconómicos,inancierosydegestión,losdatosquearrojanlossistemasdeinformacióndecostos,reveladosenindicadoresdecostos,importantesparaelanálisisinancieroylagestiónadministrativa,segúnlanecesidaddelosdatosrequeridosporlagerencia y del sistema de información que pueda adecuarse a las condiciones de la empresa.

2.2. Introducción a los indicadores de gestión de costos

El proceso de implantación de los sistemas de información tiene un orden lógico ycorrespondecomenzarpordeinirlosrequerimientosyresultadosinalesquedebeentregarelsistemadeinformaciónalosdiferentesusuariosdelaempresa,internos y externos.1Básicamente,serevelanlosproductosqueofreceelsistema,paraquésirven;requerimientos,dadosenindicadoresoperativosdecontrolyinancieros, que utilizarán los usuarios internos en la toma de decisiones, losusuarios externos en la evaluación de la empresa y el Estado para calcular los montosdelosimpuestosacobrar,enlarealizacióndeestadísticasycontroldeimportaciones, desperdicios ambientales, desechos, etc. Los usuarios internosdirectivostomandecisionesanalizandolainformaciónempresarial,identiicadaen indicadores. Cuando la gerencia requiere continuamente indicadores que el sistemanoentrega,elsistemadeinformacióndebemodelarseparacumplirconlas necesidades de los datos solicitados.

Módulo 2.

Indicadores inancieros de gestión

de costos

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1 Elplanearunsistemadeinformacióncontableydecostosdebeiniciarporplantearelinaldelsistemadeinformación,osea,deinirlosindicadoresqueelsistemadebeentregar,teniendoen cuenta los requerimientos a donde se debe llegar. Un sistema contable debe iniciarse por plantearlasnecesidadesinalesoinformesinalesdelsistema.

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La información de costos que generalmente es requerida por los usuarios directivosparalatomadedecisiones,esentregadaenindicadoresqueelsiste-ma de información contable debe calcular y que se diferencia según el tipo de empresa,sectoreconómico,tamaño,productos,lugargeográico,políticasdelpaís,necesidadescompetitivas,políticasadministrativas,conceptosdecalidad,efectividadyeiciencia,software,estándarescontables,modelodecostos,méto-dosdecontroldeinventarios,sistemadeinformacióndecostos,entreotros.Lagestión administrativa actualmente está mediada por la costumbre económica delmercadomundial,lacualescompetitiva,acelerada,mediáticay,enmuchoscasos,abusiva,necesitandopresagiareldestino,peroafaltadeestarevelacióndebeconseguirlosdatos(indicadores),utilizarlalógicayjugarconlosescenarios.Entremásdatos,máscálculos,mejorlógicaymayorprecisióndelosescenarios.

Lossistemasdecostossehacenmáscomplejosydetallados,conmáspre-cisión,individualizaciónypuntualidad,paraofrecerindicadoresquepresentenrevelaciones a los diferentes escenarios. Las condiciones de una organización a otrasondiversas,losindicadoresdecostosnonecesariamentesoniguales,y,porlotanto,seencuentransistemasdeinformacióndecostosdistintosdeunaempresa a otra.

El término indicadores de costos,sugeridoparalajergapráctica,empresarialyacadémicadeloscostos,hacereferenciaalosdatos inancieros,operativos,logísticos y de control; que se obtienen por medio de sistemas de información de costos y se utilizan para la toma de decisión empresarial. Los indicadores tienenelobjetivodesensibilizaralosusuariosdemanerafavorable,desfavora-ble o neutra sobre una situación que advierte ser examinada desde los saberes técnicos. El indicador como sensibilizador plantea que la señal que entrega debe ser reconocida por los saberes técnicos y tocar al usuario para que actúe sobre los elementos que afectan el cálculo y reconocimiento del indicador.

Los indicadores de costos son una variedad de datos importantes para la toma dedecisiones,ylagerenciadebetenerlosencuentasegúnlasnecesidadesdeinformación.Peroelmomentomásadecuadoparaplaniicarlos,esenelmontajedel sistema de información contable o en una reestructuración del sistema. De estamanera,eldesarrolladordelmontajetendráencuentaqueelsistema,alinaldelaimplementación,debeentregarlosindicadoresqueladirectivaexigeparaelanálisis,cálculoycontroldelainformacióndecostosyproducción.Losindicadores de costos son el producto de los sistemas de información de costos; igualquesediseñaunafábricasobreelplandeproductos,sediseñaunsistemade información sobre el plan de indicadores.

Académicamente los indicadores deben ser explícitos en el proceso de ense-ñanzayprácticadeloscostos,comounarelación imprescindible y elemental entre el sistema de información y sus resultados (SIC = productos),conlaintención de que en el aprendizaje se plantee la relación directa entre los costos ylosindicadoresdecostoscomoelinúltimodelsistema.Estoessemejantealosindicadoresinancierosobtenidosdelsistemadeinformacióncontable,dondeelconceptodelosdatos(indicadoresinancieros),hacenpartedelconocimientocomún de todo profesional relacionado con la administración empresarial.

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La intención de relexionar sobre los indicadores de costos es apoyar a ladirecciónadministrativaconunaideaaproximadadecuálessonlosindicadores,paraquépuedenservir,enquétipodesistemasepuedenobtenerycuálespue-den ser aprovechados en los diferentes esquemas y programas empresariales. Se debe intervenir en los procesos de las implantaciones o reestructuraciones de los sistemas de información contables y de costos. En este material no se plantearan lasfórmulasmatemáticas,nilasestructurasparacalcularlosdiferentesindicadores,pues estos se supone hacen parte del conocimiento básico del analista o espe-cialista de costos. Lo que se plantea en este primer módulo es darle importancia al indicador de costo como resultado del sistema de información de costos.

“En la toma de decisiones la medición es fundamental porque permite reco-ger y analizar los datos pertinentes, pronosticar los resultados, eliminar las apreciaciones subjetivas como ‘me parece, yo creo, yo pienso’, fomentar la participación en la toma de decisiones a partir de observaciones comunes a todos y evitar discusiones tontas por tener diversos criterios o puntos de vista diametrales, dedicar la gerencia a lo importante en vez de perderse en lo urgente. Por tanto, la medición en la toma de decisiones no es solamente acumular datos por acumular, ella debe contar con un marco teórico que permita concatenar, caracterizar, clasiicar, establecer relaciones, estudiar frecuencias e interpretar los datos con la inalidad de mejorar los procesos gerenciales.” (Mora,2010).

2.3. La necesidad de los análisis de costos en las empresas contemporáneas

Las empresas manejan y controlan negocios donde venden productos tangibles ointangibles,conloscualesbuscanobtenerunarentabilidadpositivaporcentualsobrelasinversionesdesarrolladas,valoragregadoycapacidadcompetitiva.Lacompetenciaentreempresas,países,productossemejantes,valoresagregados,cambiodegustosyplaceresdelosclientes,pactospolíticos,problemassocialesydemás;hacenquesurjanodesaparezcannegociosyproductos,peroestode-penderá de la capacidad visionaria de las directivas gerenciales de que sucumba laempresaconlosnegociosyproductososetransforme,innoveyevolucioneennovedosaspropuestas,aprovechandoymanipulandolosnuevosconceptoseconómicos,políticosysociales.Lasempresasrequierentomardecisionesrápi-dasyacertadas,hacermovimientoslogísticosadecuados,tenerconocimientoasertivo de sí mismas y de su nicho de mercado. Para esto deben contar con informacióneconómica,inanciera,logísticaycomparativaconstanteydetallada,paraanalizarsuestadopasado,presenteyplanearelfuturo.Losanálisisdecostosorganizan,describen,diseñan,calculan,representanydibujanesainformacióneconómicayinancieradetalladaenindicadoresinancierosdecostos,sobrelasnecesidadesparticularesdelaempresaylasdirectivas,paraqueestospuedanleerla,entenderla,analizarlaytomardecisiones.

Losnegociosylosproductoscambian,mejoranyvaríanencuestióndedías,lospreciossemodiicanenhoras,aumentandoodisminuyendosegúnelmovimiento

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delasmonedasinternacionales,problemaspolíticosyescasezoabundanciadematerias primas. Es por esto que los planes de producción e inversión deben ser proyectados en tiempos más cortos y visionando las posibles alteraciones que podríandarse,creandoempresasquepuedanvariarconelentornoyfortalecerseconloscambios(Rincón,2010).Laproduccióndebeplaniicarseencapacidaddemercado,distribución,producción,rentabilidadytiempo,puesloscambiosde los sistemas económicos así lo ameritan. Se necesitan estudios más precisos que llevenadecisionesmásacertadasymenosriesgosas. “Enotraspalabras,cualquier compañía debe tener como propósito producir los más altos resultados conelmínimodeinversión,yunadelasformasdecontrolardichaminimizaciónde la inversión es mediante el cálculo periódico de la rotación de los diversos activos”(Flórez,1994).

La información inanciera ayuda a los suministradores de capital a tomar mejores decisiones, lo que deriva en un funcionamiento más eiciente de los mercados de capitales y un costo inferior del capital para la economía en su conjunto.

IFRS for Sme’s párrafo 2.13

2.4. Los indicadores de costos como brújula para las empresas

Losindicadorescumplenlamisióndeserlabrújuladelaempresa,ayudanaco-nocerelnortedelaempresa,haciadóndesedebeir,enquélugarseencuentran,cuánto les falta para llegar a la meta empresarial.

Cuandouncapitándebarcosalesinsubrújula,instrumentodenavegaciónque le ayuda a mantener la orientación del rumbo a dónde se quiere llegar (por mediodeindicadoresdeubicación),generalmentesepierdeenelcaminoynuncallegaallugardeseado.Cuandoungerentesalesinsusindicadoresinancierosgeneralmentenoconocelasituacióndelaempresa,lasoportunidadesyhaciadóndevaeconómicamente.Todocapitándebarcoqueserespete,pormásgrandeopequeñaqueseasuembarcación,debetenerunabrújulaysaberlamanejar,igualmente todo gerente o administrador de empresa debe tener sus indicado-resinancierosdiarios,semanales,mensualesyanuales,ysaberlos interpretar.

Lo importante de un sistema de información es los resultadosqueofrece,pro-ductosrelejadosendatos,indicadoresqueseñalanunasituacióndeterminada.2 Porlotanto,enelhacerdelsistemadeinformaciónestáimplícitalaobtencióndelosindicadorescomoinalidaddelreporte,paralatomadedecisiones.Enlaimplantación de un sistema de información se debe tener en cuenta esencialmen-te,ycomoprimerpaso,deinircuálessonlosindicadoresquearrojaráelsistema.

2 Elsistemamuestraunarealidaddeterminadaenunindicadorinancierodecostos.Cuandoelsistema no muestra la realidad se debe realizar una auditoría de costos para asegurarse de que lainformaciónseaveraz,oparaarreglarelprocesoquenoestáuniformeytransparente,conlacalidadrequeridayquenoofrececonianzaalaadministración.

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Todo el montaje debe estar articulado a obtener los respectivos indicadores den-

trodesusreportes,delocontrarioelsistematendrádebilidadesalnocumplircon la informaciónsolicitada.“Los indicadoresdegestiónseconviertenen los‘signosvitales’delaorganización,ysucontinuomonitoreopermiteestablecerlascondicioneseidentiicarlosdiversossíntomasquesederivandeldesarrollonormaldelasactividades”(Beltrán,2008).

Enprimerlugar,elmodeloCOBIT4.0,sobreauditoríaeninformática,plantealainformación como un elemento importante en el desarrollo de la consecución de

losobjetivosempresariales;peroparaellosedeberecolectar,condensarymedirlainformación,yobtenerlosindicadoresrequeridosparaelanálisisyevaluación,necesaria en la toma de decisiones.

Ensegundo lugar,en loscomplejosambientesdehoyendía, ladirecciónbuscacontinuamenteinformaciónoportunaycondensada,paratomardecisio-

nesdifícilesrespectoariesgosycontroles,demanerarápidayexitosa.¿Quésedebe medir y cómo? Las empresas requieren una medición objetiva de dónde

seencuentranydóndeserequierenmejoras,ydebenimplantarunacajadehe-

rramientasgerencialesparamonitorearestamejora.Laigura1muestraalgunaspreguntas frecuentes y las herramientas gerenciales de información usadas para

encontrarlasrespuestas,aunqueestostablerosdecontrolrequierenindicadores,los marcadores de puntuación requieren mediciones y los benchmarking requieren

una escala de comparación.3

Figura 1. Administración de la información. Tomado del modelo COBIT 4.0

3 Tomadode:ModeloCOBIT4.0.ElITGovernanceInstitute(ITGI,porsussiglasenInglés). (www.itgi.org),juniode2006,México.

Indicadores

Mediciones

Escalas

Administración de la información

¿Cómohacenlosgerentesresponsables para mantener el barco en curso?

¿Cómopuedelaempresalograrresultadosque sean satisfactorios para la mayor parte de los participantes?

¿Cómopuedelaempresaadaptarsede manera oportuna a las tendencias y avances del ambiente empresarial?

TABLEROS DE CONTROL

MARCADORES DE PUNTUACIÓN

BENCHMARKING

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Figura 2. Interrelaciones de los componentes de COBIT. Tomado del modelo COBIT 4.0

2.5. Montaje del sistema de información de costos

Para comprender un poco el proceso de montaje de sistemas de información de costos es preciso conceptualizar de manera breve y sustancial sobre lo que se debeentenderporsistema(s)deinformacióny,asíreferirsealoquesepuedeconocer como sistema de información de inversión empresarial o sistema de información de costos (SIG).4

Elsistemadeinformaciónsereiereaunconjuntodeelementosyrecursosquesirvenpararecolectaryprocesarlainformacióncomo:personas,documentos,procedimientos,técnicasyreportes;queinvolucrandiversasáreasfuncionalesdeunaorganización,interactuandocomountodoyconunobjetivoencomún:pro-porcionar conocimiento sobre la situación presente o futura de una organización o proyecto. En un sistema de información de costos se obtienen indicadores de costosempresarialesparaanálisisdelaeicienciayefectividadencuantoalusodelosrecursos.Cuandoseexponenlosindicadoresdeeicienciadelosrecursossedeterminan y evalúan los controles de consumo de acuerdo con las necesidades realesdelaempresa.Loanteriorsereierealconsumovslosingresos,entendiendoestadiferenciacomolosindicadoresderentabilidad,oseaquétanefectivoeselusodelosrecursosparaobtenerbeneiciosinancierosreales.

4 DadoquealossistemasdeinformacióncontableselesllamaSIC,alossistemasdeinformacióndecostosselesvaallamarSIG.CuandosereierenaloscostoslasnormasinternacionalessoloplanteanlapalabraGASTOS,sinembargo,paraeldesarrollodeestetrabajoCOSTOyGASTOseránexactamentelomismo, inversionesquerealiza laempresaconla intencióndeobtenerbeneiciospresentesyfuturos.

Negocio

Procesos TI

Objetivosde control

Prácticasde control

Directricesde Auditoría

Metas deactividades

Requerimientos Información

Modelosde

madurez

Indicadoresclaves

de meta

Indicadoresclaves de

desempeño

Controlado por

Auditadopor

Medido porHecho

efectivo yeficiente con

Paradesempeño

Pararesultados

Paramadurez

Traducidoa

Implementadocon

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2.6. Efectividad vs. eiciencia de los recursosCostos eicientes: es la medición del uso considerado y ajustado de los recursos delaempresaonegocio,cotejandolosdesaprovechamientosyaprovechamientosdelosrecursosconlosestándares.Generalmente,cuandosehabladeeicienciase está evaluando o controlando el presente.

Costos efectivos: es la medición y evaluación de la rentabilidad que producen losrecursosutilizadosenlaempresaonegocio,ylacapacidad,eneltiempo,paraseguirproduciéndolos.Habitualmente,cuandosehabladeefectividadseestáevaluando o controlando el presente y el futuro de la empresa.

Laeicienciasinefectividadenelpresentepuedeser,afuturo,unproblemadeineiciencia,iliquidezdelaempresa,malafamadelosproductos,regularatenciónalclienteinternoyexterno, incumplimientoenlacalidadtotaldelaempresa,entre otros. Lo anterior puede llevar al cierre total de una compañía. Una em-presa debe buscar ser eiciente y efectiva al mismo tiempo,entregarenelperíodopactadosusproductosconlacalidadesperada,teneruntratoadecuadoymotivaciónconsusempleados,realizarelpagocumplidoasusproveedores,mantenerunexcelentetratoconelclienteyediicarmodelosadministrativosdemejoramientocontinuo.Laeicienciasiempredebellevaraunamejorefectividad.

Enunprocesoempresarialesmásimportanteserefectivoquesereiciente.Haymuchas empresas que malgastan los recursos pero producen grandes utilidades ytienenclientessatisfechos;mientras,hayotrasquesonmuyeicientesenelusodelosrecursos,pagoaproveedores,entregaalosclientes;perosusutilidadesestán por debajo del estándar del sector.5 Aunque los dos conceptos dentro del proceso empresarial son importantes y los indicadores de costos ayudan a medir laeicienciaylaefectividad,hayquetenerpresentequelosindicadoresdecostosmás importantes dentro de un sistema de costeo son los indicadores de efecti-vidad.Estosseconocenenlosestadosdegananciasypérdidas,convirtiéndoseen la última palabra del resultado empresarial.

Posterioralosindicadoresdeefectividad,seanalizanlosindicadoresdeei-cienciaque,segúnelsistemadecostosinstalado,puedensermuycomplejosydetalladoscomolosdecosteoporprocesosocosteoporactividades,o,senci-llos como los de costeo general. Según sea la necesidad de la empresa hay que tenerencuentaquelaeicienciapuedellevaralaefectividad.Laeicienciaayuda a que una empresa sea organizada y que el control de consumo de los recursos sea bien aprovechado. Los sistemas de costos ayudan a las empresas a medirla eiciencia,mostrandomayorcantidaddeindicadoresdecontrol.Encambio,laefectividad puede ser medida tanto con un sistema de costos sencillo o complejo (Goldratt,1996).

5 En el modelo de restricciones de Goldratt se plantea que existen módulos que deben tener ineicienciasplaniicadas,mientrasotrosmódulos,reconocidoscomocuellosdebotella,debensermuyeicientes.

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2.7. Concepto de costos

“Loscostossonlasinversiones que se realizan con la expectativa de obtener beneiciospresentesyfuturos”(Rincón&Villarreal,2010).Porlotanto,recono-cer los costos de una actividad es reconocer el monto de la inversión realizada.

Losingresossonlosbeneiciostotalesobtenidosencontraprestacióndelasinversiones realizadas.

Ingresos-inversiones realizadas = utilidad

Siendoelmismosigniicadode:ingresos-costos=utilidad

Lautilidadeselexcedenteobeneicionetoquedejólainversión.

Inversión: es el consumo de un bien o derecho que se destina a una actividad especíicaconlaesperanzadeobtenerbeneiciospresentesofuturos.Estapuedesereltiempo,eldinero,elusodeunamáquina,elconocimiento,lamateriaprima,elusodelapropiedadplantayequipo,entreotros.

Reconocertodosloscostosygastosdeunaempresa,comolasinversionesquedesarrollaparapoderllegaraobtenerutilidades,esboza una nueva forma de mirar los costos,6puesdeentradacreaunavisióninancieradondesedebeesperar una retribución económica positiva de estos. Decir que costos son inver-sión para la empresa permite manejar una ideología de ganancia futura sobre todoegresoquesigniiquecosto.Estaformadeconceptualizarloscostoscreaun ambiente positivo hacia el crecimiento de las ganancias de la empresa.

2.8. Contabilidad de costos

Es un sistema de información tecnológico integrado por procesos que recopi-lan,ordenan,custodian,resumenyreportan,pormediodeestadosinancieroseindicadores,lainformacióndelasinversionesrealizadasporlaempresaparael desarrollo de su actividad. A la vez que cumple con parámetros normativos nacionales e internacionales del manejo de la información contable.7 Siendo una transacción contable de costos la recopilación de los valores invertidos en una transacción económica.

6 Cuando los costos sean vistos como inversión su estructura de análisis empresarial obtendrá un análisissigniicativo.Estoseexponedesdeelinconscientelingüísticodeltérminoinversionesvscostos,dadoqueuninancierocuandopiensaenloscostos,sienteunpequeñotemorporsuscálculos,comosifueralasperdidas.Mientraseneltérminoinversiónsucedealgodiferente,loextrapola a pensar en la rentabilidad. En el inconsciente del término costo debe suceder algo semejantealdeinversión,sisetieneclaroelconceptodecostos.

7 En la actualidad en Colombia se debe cumplir con las normas de los principios de contabilidad generalmenteaceptados.Estossonlosdecretos2649y2650del93.Pero,paraelaño2014sedebenregir,segúnley1314de2009,lasnormasinternacionalesdecontabilidadNICyNIIFentodas las empresas.

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2.8.1. Clasiicación de la contabilidad de costosLa contabilidad de costos es una herramienta (sistema de información) que acu-mulayorganizalosegresosdecostosdeunamanerasistematizada,ordenada,codiicadaycalculada.Lacontabilidaddecostosaportainformaciónrelevanteparaelcumplimientodelosobjetivosdelacontabilidadinanciera8 y la conta-bilidad gerencial.9

Figura 3.Clasiicacióndelacontabilidaddecostos

Fuente:Rincón,C.A.&Villarreal,F.(2010)Costos, decisiones empresariales.Bogotá,Colombia:Ediciones de la U.

La contabilidad inanciera entrega datos monetarios de los movimientoseconómicosparaelcálculodelosestadosinancierosexigidosporlosusuariosexternos.10

La contabilidad gerencial permite obtener los datos necesarios con los que se pueda tomar decisiones sobre los procesos de la empresa. Por lo que escoger elmétododecostostieneunajustiicaciónrelevanteparalagerencia,dadoquela veracidad y minuciosidad de la información será compensada en la toma de decisiones. Lo cual hace que estos métodos se revalúen en búsqueda de una información más detallada.

El cálculo de los costos en una empresa es obtenido para conocer cuáles son los beneicios históricos aprovechados, presentes obtenidos y futuros

8 Lacontabilidadinancieraserelacionabásicamenteconlaelaboraciónypresentacióndeinfor-maciónalosusuariosexternosdelaempresa(sonaquellosquetienenefectossobrelacompañía,peronoestándentrodeldesarrollodeltrabajodelamisma.Ejemplo:bancos,entidadesestatales,proveedoresyclientes,entreotros).Losusuariosinternossonaquellosqueestánrepresentadosen el organigrama de la empresa.

9 La contabilidad gerencial está relacionada con la elaboración y presentación de información a losusuariosinternosdelaempresa.Estetipodecontabilidadnecesitaestadosinancierosqueentregueninformaciónprecisaydirigidaalosobjetivosespecíicosenloscualesestátrabajandola gerencia o cualquier otro usuario interno.

10 Losestadosinancierosestánreglamentadosporlasnormasdecadapaís,sinembargo,seestánintentando crear normas internacionales.

Contabilidad financiera: (usuariosexternos). Estados financierosgenerales. 1. Valor de los costostotales y 2. Valor de los inventarios.

Contabilidad gerencial: (usuarios internos).1. Valor de los costos por producto, 2. Valorde los costos unitarios, materiales, mano deobra, servicios, CIF y gastos, 3. Valor de lasáreas, procesos, departamentos y personal,4. Indicadores de producción, 5. Indicadoresde productividad y rentabilidad, 6. Indicadoresde metas, 7. Indicadores de costos, 8. Utilidadpor producto, 9. Presupuestos y 10. Valor delos inventarios.COSTOS

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esperados. Y sobre esta información manipular el medio para llegar a la meta empresarial,lacualserealizaconlasestrategiasadministrativasygerenciales.

Sisetomalapremisapopulardeque“solosepuedellegaradominaraquelloqueseconoce”,sediríaqueloscostossonlaherramientaconlacuallaempresapuede llegar a obtener el conocimiento de los procesos económicos y productivos que le proveerán el dominio.

2.9. Conceptualización del sistema de información de costos

Sistema de costos: es el conjunto sistemático de procesos con que se recopilan los datosdeconsumos,egresosyproductividaddeunaempresa,paraadjudicarlos,pormediodeunmodelodecosteo,alosproductosyreconocerlosingresosylasutilidadesindividualesygenerales,precisandolosindicadoresinancierosdecostos que permitirán tomar de decisiones gerenciales.

El sistema de información de costos está constituido por un conjunto de pro-cedimientos preestablecidos destinados a cubrir las necesidades de información deunente,enloreferidoalasactividadesdeproduccióndebienesyserviciosqueelmismorealiza,cuantiicandolosrecursosutilizadosendichasactividadesy relacionándolos con los productos obtenidos y los servicios prestados.

Los procedimientos de un SIG comprenden:

• Las actividades operativas ejercidas tanto en forma previa (acciones so-bre el input) como posteriormente (tratamiento y destino del output) al procesamiento electrónico referido. Es decir que las operaciones que conforman el sistema alternan procesos computarizados con procesos deejecuciónpersonal;estosúltimosreferidosatrasladosentresectores,autorizaciones o cualquier otra rutina no computarizada.

• Un sistema computarizado (software de costos) que, integrado al restodelossistemasdelaorganización,captayprocesaenformainstantánealosdatosnecesariosconelindeemitirinformacióndeformaanticipadaehistórica,paralaadecuadagestiónytomadedecisionesdeinversión.

Loscriteriosdecosteoasumidos, losmétodoselegidosytodas lasdemáscaracterísticasqueledanformaalSIGhacenpartedelacalidadyeicienciadelsistema.Seincluyendentrodeestegrupo:lasespeciicacionesdelosproductos(procesos,desperdicios,tiempos);ladeinicióndeladepartamentalización,yaseaesta contable o extracontable; la determinación de la capacidad de producción o de servicio de cada centro de costos referida a niveles normales; las hojas de costo; el comportamiento de cada naturaleza de costos en los centros de costos ante oscilaciones en el nivel de actividad del centro; la dotación de personal de loscentrosdecostosy,engeneral,todainformacióndeingenieríadeproductoo de proceso que sea indispensable para el cálculo de costos.

• Objetivos: El sistema de información de costos (SIG) tiene como objetivo fundamental cubrir en forma integral las necesidades de información del

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enteenloconcernientealaactividaddeproduccióndebienesyservicios,vinculandolosrecursosutilizadosconlosproductosobtenidos,propor-cionando elementos claves para la inversión empresarial. Este objetivo puede sintetizarse en los siguientes conceptos que constituirán las salidas (outputs) del sistema:

a. la información resultante de las transacciones contables por los hechos registrables que ocurran en el desarrollo de la actividad de producción de bienes y servicios. Este producto del sistema de costos constituye el módulo de“contabilidaddecostos”enlasempresas,quenosolosetrasladaalsistemadeinformacióndecostos(SIG),11 sino también a otros sistemas de informaciónenlaempresacomoelcontable(SIC),siendoparteintegrantedel mismo. Los registros contables son elaborados con base en:

• los criterios contables asumidos en forma interna por la organización y,

• las normas legales y técnicas dispuestas externamente.

b. la información no necesariamente basada en registros contables que tanto los sectores operativos como de dirección o de gestión requieran para la toma de decisiones. Esta información es elaborada en función de las normas internasdelente,encuantoa:

• Unidades de medida,dadoqueestassalidaspuedenserelaboradasenotrasunidadesmonetarias,diferentesalasutilizadasparaejecutarla transacción contable dentro de los parámetros de la partida doble o en unidades no monetarias.

• Periodicidad, independiente de los ciclos contables, generalmenteconmayorfrecuenciaqueestos,esdecir,referidaaunidadesdetiem-pomenoresomayoresalosperíodosiscales.

• Variables a controlar teniendo en cuenta que pueden existir variables

queenlacontabilidadesténcontenidasenotrasyqueconinesope-rativos o de control sea conveniente su individualización o viceversa.

• Agrupamiento de la información dado que las variables conside-radas podrán agruparse con criterios diferentes a los de los registros

contables.

• Relaciones y comparaciones entre las variables o sus agrupamien-tos determinando relaciones proporcionales y comparaciones de tiempo o espacio.

• Diversidad,unmismotipodeinformaciónpodrámostrarseendife-rentes formatos según el uso al que esté destinada, preservando launiformidad únicamente en los casos en que sea utilizada para efec-

tuar las relaciones y comparaciones mencionadas en el punto anterior.

30


Figura 4. Flujo general del sistema de información contable

Figura 5. Flujo general del sistema de información de costos

2.10. Componentes de los costos por productos

Losingresosdeunaempresa,negocio,áreaoproductodebencontenerloscostosdirectoseindirectosdeproducción,costosoperacionales,gastosimpositivos,lasreservas y la utilidad.

El precio de venta de un producto debe cubrir los siguientes rubros para ser rentable en una empresa: costo de obtención del bien (sea productor de bienestangiblesointangibles),costosdeadministraciónyventas,impuestosyutilidad neta.

Sistemade información

contable

Indicadoresfinancieros

Toma dedecisiones

Resúmenes contables(estados

financieros)

Proceso Resultados

Sistemade información

de costos

Indicadoresde costos

Toma dedecisiones

Resúmenes(estados

financieros)

Proceso Resultados

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Figura 6. División de los componentes del precio de venta de un producto

Fuente:Rincón&Villarreal,Op.Cit.

En el estudio de costo de un producto se trata de analizar hasta qué punto se puede reconocer la rentabilidad o utilidad neta que deja el producto. A mayor alcancedelestudiomejoranálisisdeldesarrollodelainversión,delprocesodeoperación,delprocesolegalydelprocesodelmercado.

Los métodos de cálculo existentes para analizar los costos de una actividad enunaempresasediferencian,ensumayoría,porelnivelenquevanalcanzan-do el análisis de la rentabilidad. A mayor nivel más complejo es el análisis de loscostos.Lossistemasmásdetalladossonutilizadosporlosusuariosinternos,mientrasquelosusuariosexternossesirvendelainformaciónglobal,recogidacon sistemas simples.

Preciode venta

Preciode venta

Beneficios o ingresos - venta del producto

Costos

Costos deproducción

Costosoperacionales

Impuestosy utilidad neta

Utilidad

Costo MP

Costos directos

Costo bruto

Costo inversión

Costo neto

Rentabilidad corriente

Rentabilidad neta

Rentabilidad gravable

Rentabilidad marginal

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Existenmétodosdecosteoquevandesdeelprimernivel,dondeserecono-cenlosindicadoresderentabilidadcorriente,hastaelnivelenqueseidentii-can los indicadores de rentabilidad neta. La complejidad depende del nivel de conocimientosrequeridos,nosolointervieneneláreadelasmatemáticasylacontable,sinotambiénotrasdisciplinas(laeconomía,laestadística,lasociología,elmercadeo,entreotras).

2.11. Indicadores

El indicador es un dato cuantitativo y/o cualitativo obtenido de una operación matemáticay/ológica,queresumelasituación,evolución,presentacióndelestadoenqueseencuentraalgo,siendoesealgo,paraelanálisisinancierodecostosdeunaempresa,elresumendeciertapartey/odeuntodo,delasituacióneconómica,inancieray/ologísticadesuprocesoproductivo.Elindicadorpermitealusuariosensibilizarsesobrelasituaciónseñalada,paraprocederytomardecisiones.

El proceso productivo de una empresa corresponde a la sumatoria de los pro-cesosyrecursosinvertidosenadministrativos,ventasyfabricaciónquecirculan,conlametadeproducirbeneiciosmayoresalosrecursosinvertidos.

Los indicadores cuantitativos son aquellos que representan datos moneta-rios,comoelcostounitario,utilidadporproducto,valordeventaporproducto,margendecontribución,margenderentabilidadeingresostotales,entreotros.

Losindicadorescualitativossonlosqueestánplanteadosconuncaliicativoporcentual o en una escala representativa y requieren una conceptualización o revelaciónexplicativa.Allíseencuentran losdatosderentabilidad,porcentajedeeicienciadelamanodeobra,cumplimientodelametadefabricacióndiaria,escalademotivacióndelosempleadosycaliicacióndeunempleado,entreotras.

Tanto los indicadores representados en datos cuantitativos como cualitativos sirvenalaempresaparatomardecisiones,compararactividadesysituacioneseconómicas y logísticas; planear posibles sucesos futuros y evaluar sucesos pre-sentes y pasados.

ElprofesorAníbalMora(2010,pág.2)planteaque“unindicadoresunamagnitud que expresa el comportamiento o desempeñodeunproceso,que al compararse con algún nivel de referencia permite detectar des-viaciones positivas o negativas. También es la conexión de dos medidas relacionadasentresí,quemuestranlaproporcióndelaunaconlaotra”.

Losindicadorespuedenser:medidas,números,hechos,opinionesopercep-ciones; los cuales señalan circunstancias que ayudan a sensibilizar al usuario de lainformaciónsobreunasituaciónespecíica.

2.11.1. Diccionario de indicadores

Es recomendable que toda empresa tenga un diccionario de indicadores con los quetrabajecontinuamente,pueshacepartedelosprocesosdecalidaddelaorganización.Estediccionariodebecontenerelnombredelindicador,grupoal

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quepertenece,maneradecalcularlo,responsabledelindicador,formadecontrolygestión,mododeleerlo;entreotroselementosqueseveránacontinuaciónyson determinados de manera clara por el profesor Luis Aníbal Mora García en su libro Indicadores de la gestión logística.

2.11.2. Organización de los indicadores

Para organizar los indicadores se deben proponer los siguientes elementos:

1)Nivelesdereferencia,2)responsabilidad,3)puntosdelecturaeinstrumen-tos,4)periodicidad,5)Sistemadeinformacióny6)consideracióndegestión.

1. Niveles de referencia: la medición generalmente se realiza por medio de unreferentedecomparación,quepermitedeiniryestablecerlasituaciónenlacualseencuentraunindicador.Porlotanto,sedebenestablecerlosreferentes de comparación cuando se plantea el indicador.

2. Responsabilidad: quién debe ser responsable de la actuación del indicador.

3. Puntos de lectura e instrumentos:sedebedeinirquiénhaceyorganizalasobservacionesydeinelasmuestrasylosinstrumentos.

4. Periodicidad: frecuencia con que se debe realizar la medición de los in-dicadores:horas,diaria,semanal,mensual,anual,etc.

5. Sistemas de información: reconocer en qué puntos del sistema de in-formaciónqueseestárealizandodebeplanearse,diseñarse,registrarse,medirse,calcularse,entregarseyarchivarse.

6. Consideraciones de gestión: se debe guardar una bitácora sobre los in-dicadores,lecturasypresionesalascualessehallegadoenlasreunionesde gerencia y directivas.

2.11.3. Principales funciones de los indicadores

• Pueden medir cambios en una condición o situación a través del tiempo.

• Facilitan mirar de cerca los resultados de iniciativas o acciones.

• Son instrumentos muy importantes para evaluar y dar surgimiento al pro-ceso de desarrollo.

• Son valiosos para determinar cómo se pueden alcanzar mejores resulta-dos en proyectos de desarrollo.

• Apoyan y facilitan los procesos de toma de decisiones.

• Controlan la evolución en el tiempo de los principales procesos y variables.

• Racionalizan el uso de la información.

• Sirven de base para la adopción de normas y patrones efectivos y útiles para la organización.

• Se utilizan para el desarrollo de sistemas de remuneración e incentivos.

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• Seempleanparalacomprensióndelaevolución,situaciónactualyfuturode la organización.

• Propician la participación de las personas en la gestión de la organización.

2.11.4. Vigencia

Losindicadoresseclasiicanentemporalesypermanentes:

Temporales:cuandosuvalideztieneunlapsoinito,porloregularcuandose asocian al logro de un objetivo o a la ejecución de un proyecto. Al cumplirse el objetivo o cuando este pierde interés para la organización los indicadores asociadosdeberándesaparecer(Mora,2010,pág.7).

Permanentes: son indicadores relacionados a variables o factores que están presentessiempreen laorganizaciónyseasocian,por loregular,aprocesos.Estos indicadores deben ser objeto de constante revisión y comparación con las características cambiantes del entorno y de la organización (Ibíd. pág. 7).

2.11.5. Atributos a tener en cuenta para la información12

Exactitud: la información debe presentar la situación o el estado como realmente es.

Forma:lainformaciónpuedesercuantitativa,cualitativa,numéricaográica;impresaovisualizada;resumidaydetallada.Realmente,laformadebeserelegi-dasegúnlasituación,necesidades,habilidadesdequienlarecibeylaprocesa.

Frecuencia:medidadecuánamenudoserequiere,seproduceoseanaliza.

Extensión: es el alcance en término de cobertura del área de interés.

Origen: puede originarse dentro o fuera de la organización. Lo fundamental es que la fuente que la genera sea la correcta.

Temporalidad:lainformaciónpuedehablardelpasado,delossucesosactualeso de las actividades o eventos futuros.

Relevancia: la información es relevante si es necesaria para una situación particular.

Integral: una información completa proporciona al usuario el panorama ge-neral de lo que necesita saber acerca de una situación determinada.

Oportunidad: la información debe estar disponible y actualizada cuando se necesita.

Indicadores de costos: permitencontrolar,dirigiryevaluareldesempeñoy el resultado en cada proceso productivo de la empresa; representados en los procesosdeadministración,ventayfabricacióndelproductooservicio,enuntiempo determinado.

12 Mora,Op.cit.,pág.11.

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2.11.6. Objetivos de los indicadores

• Identiicarytomaraccionessobrelosproblemasoperativos• Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competido-

res nacionales e internacionales

• Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reducción del tiempo de entrega y la optimización del servicio prestado

• Mejorar el uso de los recursos y activos asignados para aumentar la pro-ductividadyefectividadenlasdiferentesactividadeshaciaelclienteinal

• Reducirgastosyaumentarlaeicienciaoperativa

2.11.7. Utilidad de los indicadores

• Estandarizan las actividades logísticas

• Miden los procesos y actividades

• Proyectan y evalúan logros y metas

• Identiicanparamejorasinternas• Dinamizan los procesos logísticos de mercancías mediante la interrela-

ción de las actividades internas

• Planiican,controlanyevalúanlasactividadescomerciales• Representan la realidad empresarial

• Miden la capacidad real

• Miden la capacidad instalada

2.11.8. Características de los indicadores

Cuantiicables: deben ser expresados en números o porcentajes y sus resultados obedecer a la utilización de cifras concretas.

Consistentes: deben expresar la realidad de los escenarios establecidos.

Agregables: un indicador debe generar acciones y decisiones que redunden en el mejoramiento de la calidad de los servicios industriales.

Comparables: deben tener un instrumento de comparación.

2.11.9. Patrones para especiicación de los indicadoresLos indicadores deben estar caracterizados y detallados con pautas para facilitar su identiicaciónyrelaciónconlaoperaciónquecontrolan,midenyevalúan;ademásde gestionar la comunicación y el uso del dato para la toma de decisiones. Las pautas mínimas que debe tener cada indicador son:

1. Nombre

2. Forma de cálculo

3. Unidades

4. Glosario

5. Metas establecidas

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6. Comportamiento histórico del indicador

7. Generación de valor

2.12. Concepto de producción

Elconceptodeproducciónoproductividaddelaempresanosoloestádeinidapor el área de fábrica sino que se plantea en términos de la capacidad de ob-tenerutilidades.Pues,siunaempresafabricaperonovendenoseráproductivarealmente,ositienelacapacidadinstaladaparafabricar,peroadministraciónnoentregalosrecursos,igualmentenoseráproductiva.Una empresa es productiva cuando sus partes de fábrica, administración y ventas funcionan articula-damente y producen utilidades. La palabra productividad estará destinada a lacapacidaddeproveeringresoscirculantes,dondelasumadeestosingresos,menoslosgastosseráigualalautilidad(Goldratt,1995).

Figura 7

Fuente:Rincón&Villarreal,Op.Cit.

2.13. Indicadores de costos y producción

Losindicadoresdecostosyproductividadseplanteanendosclasesdedatos,indicadoresdecostosinancierosyoperativos.Losprimerosproyectanelconceptodeefectividadylossegundos,elconceptodeeiciencia.Losindicadoresdecostosinancierosdeefectividadindicanlacapacidaddecrearutilidades,productos,ser-viciosydemás.Sereconocenporqueestánplanteadosentérminoscuantitativos,expresados en moneda. Los indicadores operativos de costos indican la capacidad de la empresa de aprovechar sus recursos en el tiempo y pueden estar planteados en términos cualitativos y/o cuantitativos. Estos indicadores generalmente sirven para ejecutar procesos de control y evaluación de la empresa.

PRODUCTOS

Administración

Fábrica

Ventas

RECURSOS

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Deinición de indicadores de costos para el diseño de los sistemas de información de costos:

Un sistema de información de costos es la acumulación de información de las transaccionesdeconsumosygastosparaproduciringresos,ysudiferenciaeslautilidad o pérdida de la empresa. Esta información simboliza diferentes indica-doresinancierosyoperativosqueserequierenparatomardecisiones,lascualesestán representadas en: rentabilidad por producto, cantidad mínima de ventaparapuntodeequilibrioymetasproductivaslaborales,entreotras;quebuscanobtenerunamayorefectividadinanciera,lacualseverárelejadaenlautilidado pérdida del ejercicio. El diseño del sistema de información debe reconocer de manerapreliminarlosindicadoresparaidentiicarlasentradasdeinformación,procesosycálculosqueelsistemadeberealizar,deestamaneraseobtienenlosdatos que va entregar o las salidas de información. Esa es la razón por la que se planeanprimerolassalidas,parapoderestructurarlasentradas,procesosycálculos.

2.14. Indicadores de costos inancieros, logísticos y de control13

Indicadores

Financieros Control Logísticos

Costos totales

Utilidad bruta

Gastos totales (costos operacionales)

Utilidad neta

Costosijos(modelovariable)Costos variables (modelo variable)

Costos de materia prima

Costos de mano de obra

Costos contratos de servicios

Costos indirectos de fabricación

Costo unitario

Precio unitario

Rentabilidad unitaria

Margen de rentabilidad

Costos primos

Costos de conversión

Costo dpto. (método de costos por departamentos)

Costo proceso (método de costos por procesos)

Costo actividad (método de costos ABC)

Punto de equilibrio (modelo variable)

Costo estándar

Costo estimado

Variación precio

Variación cantidad

Variación tasa

Variación capacidad

Bandas de variaciones

Margen de contribución

% de venta por producto

Metas empresariales

Costo unitario promedio

Rentabilidad unitaria promedio

% de costos de 5D

Punto de nuevo pedido

Tamaño óptimo de inventario

Presupuestos

Indicadores de límites

Costo de tiempo ocioso

Costo de tiempo adecuación

Tiempo estándarCantidad estándar

Tiempo-movimiento por actividad

Medición de tiempo ocioso

Medición de tiempo de adecuación

Medición de desperdicio

Medición de daño ambiental

13 Algunos de los indicadores pueden ser mixtos.

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Losindicadoresinancierosmidenbásicamenteelrendimientodelainversiónen sus diferentes etapas. “Los indicadores de rendimientos sirven para medirla efectividad de la administración de la empresa para controlar los costos y gastos,ydeestamanera,convertirlosingresosenutilidades”(Flórez,1994).Losindicadoresdeinancieros,controlylogísticosseintegranentresí,paraayudara reconocer la calidad de la gestión administrativa en las diferentes áreas de productividad de la empresa.14Losindicaresinancierossedividenenevaluativosy de apreciación. Los primeros son datos que juzgan el resultado real de la em-presa,generalmentedeunaño,ysirvenparaevaluarlagestiónadministrativa.15 Losindicadoresdeapreciaciónsonaquellospresupuestadosoreales,medidosentiemposcortos,quesirvenparaevaluarlasituacióndelaempresaenelprocesodegestión,conelindetomarmedidasoplanesdeacciónporpartedelaadmi-nistración. Los indicadores de control y logísticos son indicadores de apreciación que sirven a la administración en el control de su gestión y cumplimiento de las metaseconómicasyinancierasdelaempresa,losevaluativossonparaquelosdirectivoscaliiquenlagestiónadministrativa.

2.14.1. Indicador de costos totales:16

Costo total y/o gasto total es el indicador de costos que suma todos los costos deventasmásloscostosadministrativos,enunperíododeterminado.Estedatosirveparadeinir lautilidadopérdidade laempresacuandoserestaconlosingresos totales de la empresa. La cifra de la utilidad o pérdida de la empresa es unosdelosindicadoresinancierosmásimportantes,dadoquepermitemediryevaluarelcumplimientodelametainanciera.

2.14.2. Indicador de costos de venta:

Los costos que se encuentran en el estado de ganancias y pérdidas se dividen entresclases:1)loscostosdeventas,2)loscostosoperacionalesy3)loscostosinancieros.Loscualespermitenelcálculodetresutilidades:1)utilidadbrutaoutilidadoperativa,2)utilidadoperacionaly3)utilidadneta.

14 Unademostracióndelaformacomopuedenintegrarsealgunosdelosindicadoresinancieroslaconstituye el denominado sistema Dupont. Este sistema correlaciona los indicadores de actividad conlosindicadoresderendimiento,paratratardeestablecersielrendimientodelainversiónprovieneprimordialmentedelaeicienciaenelusodelosrecursosparaproducirventaso,delmargen neto de utilidad que tales ventas generan.

15 Cuandosehacenmedicionesdeindicadoresentiemposcortos,comohoras,díasosemanas,es factible que la gestión administrativa tome medidas de acción y replantee controles para cumplirlasmetasmensuales,bimestrales,semestralesyanuales.Losresultadosdelafechadeevaluación es la sumatoria de las mediciones de los tiempos cortos de gestión administrativa. Si cumple las metas de los tiempos cortos el resultado será el cumplimiento de la meta en la fecha de evaluación.

16 Enlasnormasinternacionaleslosconceptosdecostoygastosolamentesedeinencomogasto,noseencuentraladobledeinición.Tampocoseaprecianloscostosdeproducción,dadoqueaestosselesdeinecomoexistencias(inventarios).

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El costo de venta es el valor de los inventarios vendidos. El valor del costo de venta se diferenciará en dos clases de modelos:

1. Modelo variable

2. Modelo absorbente17

Los modelos se diferencian básicamente en la forma de valoración del inven-tario. Cuando el inventario se ha vendido completamente los costos totales de los dos modelos son idénticos. Aunque se diferencian en el valor de los costos de venta y de los costos operacionales.

Modelo variable: el modelo variable divide los costos en dos clases: 1) costos variablesy2)costosijos.Losprimerospertenecenalvalordelcostodeventa;yelvalordeloscostosijoshacepartedeloscostosoperacionales.Alvalordelinventariosesumantodosloscostosvariablesdemateriaprimadirecta,manodeobradirecta,serviciosdirectos,gastosdeventasvariablesygastosadminis-trativosvariables.Aloscostosoperacionalessesumantodosloscostosijos:CIFijos,gastosadministrativosijosygastosdeventasijos.

Figura 8

Modelo absorbente: El modelo absorbente divide los costos en dos clases: 1) costos de producción y 2) gastos. Los costos de producción están compuestos porloscostosdemateriaprimadirecta,manodeobradirecta,serviciosdirec-tos y los costos indirectos de fabricación. Los gastos están divididos en costos administrativos y costos de ventas.

Figura 9

17 El modelo absorbente es aceptado por el Estatuto tributario colombiano para el cálculo del costo de venta. El modelo variable se calcula para los usuarios internos de la empresa.

Costosvariables

Costosde venta

Costosfijos

Costosoperacionales

Costos producción:materia prima, mano de obra,

servicios directos y CIF.

Costosadministrativos

y ventas

Costosde venta

Costosoperacionales

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Cadamodeloentregaindicadoresinancierosdiferentes,porejemplo,conelmodelo variable se puede obtener el indicador de costos de punto de equilibrio ycantidaddeunidadesavenderparallegaralameta,entreotros.Conelmodeloabsorbente se conocen los costos necesarios para desarrollar el proceso de fabri-cación,independientedeloscostosdeproducción.18 El valor de los costos variables comparadosycontrastadosconloscostosijossonindicadoresinancierosquesirvenparaelanálisisytomadedecisiones(Goldratt,1999).Lasempresaspuedencalcular al mismo tiempo ambos modelos para el análisis empresarial; pero a nivel decontrolelmodelonormativoenColombiaeselmodeloabsorbente,puesconeste modelo se establece el cálculo del pago de los impuestos.

Datos que se deben obtener para desarrollarlos indicadores en el modelo de costeo variable:19

• Costo de materia prima directa

• Costo de mano de obra directa

• Costo de servicios directos

• Costo de producto terminado variable

• Gastos administrativos variables

• Gastos de ventas variables

• CIFijos

• Gastosijos

• Costo unitario

• Precio de venta por producto

Con los datos del costeo variable se pueden obtener los siguientes indicadores:

• Punto de equilibrio

• Margen de contribución

• Margen de rentabilidad

• Porcentaje de venta por producto

18 En el modelo por restricciones se separan los costos de fabricación de los costos de producción. Los costos de producción son la sumatoria de costos de fábrica + gastos administrativos + gastos deventas;seidentiicaqueunaempresanopodríaserproductivasiunodeestostressectoresdelaempresanofunciona.Siunaempresafabricaynovendenoesproductiva,poresarazónseidentiicaelconceptodefábricacomounodeloselementosqueserequierenparaqueunaempresa sea productiva (produzca utilidades).

19 Losdatosparacalcularlosindicadoresdecostos(medida,valoryreconocimiento)sontambiénindicadores.

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• Cantidad de unidades a vender para la meta empresarial

• %decostosijo

• % de costo variable (porcentaje por cada uno de los elementos del costo)

Indicadores que se deben obtener para desarrollarlos datos en el modelo de costeo por absorción:

• Costos de producción

a. Directos

b. Indirectos

c. Costos primos

d. Costos de conversión

• Costo de productos

• Gastos administrativos

• Gastos de ventas

Con los datos del costeo absorbente se pueden obtener:

• Costo total de fabricación

• Costo unitario de fabricación

• Costo total de operación

• Costos directos

• Costos indirectos de producción

• Costos por departamentos

• Costos por procesos

2.15. Indicadores de importancia general

2.15.1. Costo unitario de fabricación:

a. Modelo por absorción:sonloscostosdirectosdelproducto,máslapropor-cióndeabsorcióndeloscostosijosdeproducción.

b. Modelo variable: es la sumatoria de los costos variables por unidad de productodeloscostosdemateriaprima,manodeobra,serviciosygastosvariables.

2.15.2. Costo unitario total: la diferencia de los costos unitarios de fabricación y totales es que los primeros solo incluyen los valores de los elementos del costo defabricación,lossegundosincluyenademásdeestoslosgastosadministrativos,identiicandounafracciónequitativaaunvalorporcadaproductovendido.

42


Losdatosdeloscostosunitariossonimportantesparadeinirelmargenderentabilidad,preciodeventaylacantidaddeunidadesqueserequierenvenderpara llegar a las metas de la empresa.

2.15.3. Costo unitario promedio: es el valor de los ingresos totales obtenidos

porlaventadelosdiferentesproductos,divididoporlacantidaddeproductosvendidos. Este dato sirve para tener una idea del cumplimiento de la meta en

cantidad de unidades vendidas.

Los datos de los costos de fabricación unitario y total se pueden llevar a in-

dicadoresdeporcentajesdeconsumo,igualsucedeconlossaldosdelosinven-

tarios.Estosirveparaidentiicarcuáleselementostienenmayorincidenciaenelproducto,yporlotantosedebenmonitorearyhacerlesseguimientocontinuodado que cualquier aumento porcentual en ellos puede ocasionar incrementos

altos en los costos totales y unitarios de los productos.

División de inversión en productos

% de costos de materiales

% de costo de personal

% de costo de servicios directos

% de costo CIF

% de gasto

División de inversión en inventarios

% inventario materia prima

%inventario producto en proceso

%inventario producto terminado

%inventario producto vendido

División de saldo inventarios

% inventario materia prima

%inventario producto en proceso

%inventario producto terminado

%inventario producto vendido

2.15.4. Rentabilidad por producto: es el margen entre el precio de venta y el

costo de fabricación. Este dato es importante para reconocer la capacidad de

utilidades que puede entregar la empresa.

43


División del costo contable

% de costo de venta

% de gasto administrativo

% de gasto ventas

%degastoinanciero

Indicadores de costos diarios

Rentabilidad diaria

Costos diarios

Ingresos diarios

Para obtener el indicador diario de utilidad se deben realizar algunos presu-

puestosdegastosycostosprobablesyllevarlosasuconsumodiarioestándar,de esta manera se puede prever si la empresa ganó o perdió diariamente. Este

indicador inanciero genera un hábito diario en el control de la utilidad porpartedelagerencia.Siundíanosecumplelameta,aldíasiguientesedebenelaborar y crear estrategias para lograr no solo la meta de ese día sino también

la del día anterior.

Otras metas diarias que se pueden calcular son la recolección de dinero diario

por parte de cartera o realización de productos al día y demás indicadores que

sepuedenmedirconmetasdiarias,favoreciendolagestiónadministrativaylosresultadosalinaldelmes.Esmásfácilentregarresultadosgrandescontralandosuspartesenseccionesmanejables.Comolapremisade“cuidaloscentavosquelospesossecuidaránsolos”.Eldichoaquísería“cuidalasinanzasdelashorasylosdías,quelosresultadosdelosmesesylosañossecuidaránsolos”.

2.15.5. Punto de equilibrio: el punto de equilibrio de una empresa puede re-

presentarse en tres clases de datos:

• Unidades

• Tiempo

• Unidades monetarias

Cadaunodelosdatosdeunidades,tiempoyunidadesmonetariasrelejalacapacidad productiva de la empresa para proporcionar utilidades. El indicador

de punto de equilibrio se puede realizar para un solo producto o para varios

según la necesidad.

Punto de equilibrio y análisis de ventas: el punto de equilibrio es el margen

deventasdondelautilidadesigualacero,oseadondenosehaperdidonada,perotampocosehaganado.Gráicamenteseríaasí:

44


Figura 10

Para analizar el punto de equilibrio de un producto se debe representar la fórmuladelautilidadenunautilidad=cero.

Punto de equilibrio del producto estrella: cuando una empresa tiene varios productos realiza el cálculo del punto de equilibrio con el modelo para varios productos,perotambiénpuedehacerloporcadaproducto.Paradeterminarcuálde los productos entrega mejor margen de utilidad se selecciona el producto que esté más cerca o llegue por sí solo al punto de equilibrio de la empresa y este será el producto estrella. Si se fortalece este producto la empresa encuentra unagarantíaeconómica,ylosdemásproductosrefuerzanlasgananciasdelaorganización.20

2.15.6. Costos estándar

Sontodoslosindicadoresdecostosquedeterminanpatrones(materiaprima,manodeobra,servicios,CIFygastosgenerales)deconsumosmedidos,estudia-dos,controladosyesperadosenlaproduccióndeunproducto.

Los indicadores de los costos estándar se calculan antes de las operaciones fabriles.Determinandeunamaneratécnicaelcostounitariodeunproducto,basadoseneicientesmétodosysistemas,enfuncióndeunvolumendeactividaddado. Son indicadores de costos rigurosamente predeterminados que sirven de base para medir la actuación real. Los estándares de los indicadores de costos de fabricación generalmente están integrados de manera formal dentro de las cuentascontablescontroldecostos.Cuandoestoocurre,lossistemassecono-cen como sistemas de contabilidad de costos estándar. Los costos estándar son indicadoresinancierosquesirvenparaejecutar,controlar,evaluaryanalizardemanera anticipada los consumos del proceso productivo. La información de los costosestándarsepuedehacercontableoextracontable,loimportanteesqueelinformeinancierosepresenteparatomadedecisiones.

20 Elcálculodelaproducciónentreelcosto-beneiciodelosdiferentesproductossepuederela-cionar algebraicamente para obtener indicadores de maximización de las utilidades.

Margen de ganancia

Costos fijos

Costos variablesPunto de equilibrio

$ Ingresos

45


Los indicadores de costos estándar se deben establecer bajo rígidos principios

decalidad,cumpliendoelroldecostosobjetivos,informandoaladministradorsobre el grado de cumplimiento de la planta de los indicadores de costos meta.

Los principios de calidad están regidos por el concepto de repetición exacta del

producto,consumo,proceso,estudioyparámetrosplaneados.Paraofrecerca-

lidadnoserequiereentregarunproductodeparámetrosuperior,tansolodebeserigualalasnormasestablecidas.Unaplantaeseicazcuandocumpleconesteconceptodecalidad,yeseicientesilohaceeneltiempoacordadooenunmejortiempodeproducción,sinafectarlaefectividaddelacalidad.

Los costos estándar son generalmente discordes de los costos reales en el

manejodeltiempo,perodebensercercanamenteparecidosenelvalordesusmontos. Pues los costos estándar deben ser una anticipación futura al valor de los

costos reales. Los costos reales son los costos históricos que se han incurrido en

un período. La diferencia entre la comparación del costo real y el costo estándar

se denomina indicador de variación.

Las variaciones indican el grado en que se ha logrado un determinado nivel

de actuación establecido por la gerencia y pueden agruparse por departamen-

to,porcostooporelementodelcosto.Unejemploeselindicadordevariaciónprecio y cantidad. El grado en que puede controlarse una variación depende de

lanaturalezadelestándar,delcostoimplicadoydelascircunstanciasparticularesque originaron la variación.

Los indicadores de costos estándar son los siguientes:

• Costos estándar unitarios

a. % costo de mano de obra estándar

b. % costo de materia prima estándar

c. % costo de servicios estándar

d. %costodeCIFijosyvariablesestándar

• Tiempo estándar de actividades

• Consumo estándar de materia prima

• Tiempo estándar de entregas

Indicadores de variación

• Variación estándar precio

• Variación estándar volumen

• Variación estándar

• Variaciones que pasan las bandas

46


2.16. Análisis de los indicadores de variación entre costos reales y costos presupuestados

Figura 11. Variaciones

Generalmente, los costos reales tienen variaciones con respecto a los costosplaniicadosoaplicados.Aestasvariacionesseleconocecomoindicadoresdevariación es favorables o desfavorables. Si los indicadores de costos de varia-ciónsonpositivosparalaempresaesporquedisminuyeronloscostos,yselellama variación favorable. Si la variación es negativa para la empresa es porque aumentaronloscostosalosplaniicadosporelestándar,ysedicequeesunavariación desfavorable.

Niveldeeicienciasellamaaltiempodeproducciónyentregadelproductoestándar. Si el producto es entregado con una calidad diferente a la establecida porlosparámetrosdelestándarsedicequeelprocesonofueefectivo,asíestehayasidoeiciente.

2.17. Indicadores de bandas como controles en los indicadores de variación

Las bandas son topes o indicadores que indican hasta dónde es normal que unvalordecosto,tiempoy/ocantidadsedesplacedesuestándarplaniicado.Mientraselcostoestédentrodelasbandasnohaynecesidaddecambiar,analizaroevaluarelproceso,puesestesediodentrodeloproyectado.

Cuandouncosto,consumo,tiempoocantidaddeunavariacióntraspasalasbandasesporqueestáporfueradeloplaniicadoyestesucesodebeanalizarseporque pudo haber sucedido un desfase en la producción que se debe solucio-naro,almenos,soportar,paraquelasdirectivaslotenganencuentadentrodesus decisiones o proyectos a desarrollar. Las variaciones favorables por fuera de lasbandasnonecesariamentesonpositivasconrespectoalcosto,puesdebeanalizarse si son a causa de disminución de calidad.

Variación real = estándar

Variación negativa - banda superior

Variación positiva - banda inferior

Cantidad prendas

Costo

47


2.18. Indicadores de costos por departamentos

Figura 12

Loscostospordepartamentosonlaasignaciónsistemática,lógicayequitativadelosconsumosdelosrecursosdelaempresa,yaseandirectoseindirectos,comoCIFygastos,aunasáreascontareasclasiicadasyseparadasporfunciones,comodepartamentos,procedimientos,operacionesoprocesos.Posteriormente,cadadepartamento,pormediodeinductores,envíasuscostosalosdepartamentosque le prestan algún servicio hasta que todos los costos queden asignados a los departamentos,operaciones,procedimientosoprocesosproductivos.Puessetiene como disposición en este método que los departamentos directamente rela-cionadosconlosproductosdebenserlosúltimosdepartamentosasignados,paraque estos por medio de inductores de costos envíen los costos a los productos.

Ejemplo: costo unitario: $1000

Dpto. A $200 20%

Dpto. B $300 30%

Dpto. C $100 10%

Dpto. D $400 40%

2.19. Indicadores de costo por proceso

En varias empresas el costeo basado por departamentos no les transmite in-formación relevante para reconocer sucesos de los costos de producción. Se presentan entonces dilemas de distribución del costo en varios departamentos ya sea porque los productos que transitan por estos no se realizan de la misma manera,determinadosproductosconsumenmástiempo,espacio,manodeobra,insumos,recursos,precisióndelamaquinaria;osepresentatiemposimilarperomayoresfuerzofísico,cantidaddiferentedeprocesosydepersonaloenalgunoscasos se realiza en máquinas homogéneas pero con diferente tecnología. Por lo tanto,sureferenteesusarelmismomodelodecostosbasadopordepartamentos,con algunos parámetros y estrategias de la metodología de asignación de costeo basado en actividades pero a un nivel de procesos.

EnEuropa,aestosmodelosselesreconocecomosistemasdecostoshíbri-dos que se adecúan a las necesidades de información de las empresas. Ejemplo: en una empresa de lavado de ropa pasan por los siguientes macro-procesos o funciones(lavado,centrifugado,secadoyplancha),cadaunoconsumaquinariaespecializada por función. En el departamento de producción de lavado tienen 10

Departamentos

Procedimientos

Procesos

Actividades

48


máquinasdediferentesmarcasytecnología,alutilizarunamáquinauotra,aunquesepasaporelmismoproceso,seobtienencostosdiferentesportresrazones: 1) algunas son más rápidas, 2) otras tienen mayor capacidad y 3) consumenmenosenergía.Lasactividadesparaunauotramáquinasonlasmismas:cargar,introducir insumos,descargar,trasladaracentrifugado.El indicadorrequeridoes conocer el costo de cada máquina por kilo de ropa lavado y de esta manera conirmarcuálessonlasmáquinasmáseconómicasylasmáscostosas.

2.20. Indicadores de costo por actividades

Seutilizaparaaquellasempresasindustrialesygeneralmentedeservicios,congran variedad de actividades dentro de sus operaciones. Busca que los productos consuman los recursos de las actividades que realmente respectan a ellos. De esta manera,seubicauncostomásexactoparaestosproductosysepuedenplantearmétodosdedisminucióndecostos,porejemplo,elmejoramientodeltiempoyconsumoderecursodelaactividadespecíica.Esutilizadoporempresasconva-riedaddeproductosyconmercadosrápidamentevariables(Flórez.1994,pág.8).

2.21. % de gasto por desperdicios en la actividad NIC 02

Enlasnormasinternacionalesdeinformacióninancierasemuestraquelapro-porción de costo21demás,quenoestéplaniicadasobreelestándarnormaldeproducción,nohacepartedevalordelproducto(costodefabricación),sinoqueesunexcesoadministrativo,pordeicienciasenlagestióndelasdirectivasdelaempresa.Porlotanto,estaproporcióndelincrementodelcostoesungastooperacional administrativo; esto se hace con la intención de que aumente el índice deporcentajedegastoadministrativo,yelresponsabledelaincidenciadeestecosto,noesdefabricacióncomotal,sinodelasdirectivas,porsubajosprocesodecontrol,oporproblemasdegestiónenventas,administraciónydirección.

El indicador de porcentaje de gastos que viene de fabricación a incrementar losgastosadministrativosrevelaquehaydeicienciaenelcumplimientodelasmetas administrativas y de gestión de las directivas de la empresa.

2.22. Indicadores de % 5D. Gestión de las 5D

Indicadores de unidades disminuidas, dañadas, defectuosas; desechos y desperdicios

Los problemas generales en producción que afectan el costo de los productos fabricadossonlasunidadesperdidasodisminuidas,dañadas,defectuosas;losdesechos y los desperdicios; reconocidos como los problemas de las 5D. Cada

21 Para la caracterización en el orden de los costos en Colombia se tiene la separación de que los costos hacen parte del área de fabricación y los gastos hacen parte del área de administración y ventas.Estonoincideencambiosdefondo,sinodeforma.Independientementedequeselleveenunsolonombreodos,seguirásiendoelmismoconceptoparalosSIG.

49


unadeellaspuedeconvertirseenunacrisisinancierasisesuperanlosíndicesdelasbandassuperioresdelosestándaresplaniicadosyafectandirectamentelasutilidadesesperadas.Porestarazón,losadministradoresdebenestudiarcómodisminuir las pérdidas causadas por cualquiera de los componentes problemá-ticos de las 5D. Un modelo de gestión de las 5D está determinado en la visión y determinación de la gerencia en hacer seguimiento por medio de cálculo de indicadoresdecostosdelas5D,paradisminuirloscostospor5Daceroovalo-resimperceptibles,pormediodeestrategiasadministrativasydeseguimientocontinuo(Rincón&Villarreal,Op.Cit.)

Los modelos de calidad total buscan dar estrategias para disminuir los por-centajes de los indicadores de 5D a cero. Pues estos son trastornos en el proce-soempresarialyproductivo,dondelosrecursossedesperdiciansinrelejodeproducir utilidades.

2.23. Tamaño óptimo de inventario(indicadores logísticos de costos)

Figura 13. Indicador de determinación del tamaño óptimo del inventario

Es importante que una empresa analice el inventario necesario en bodega para eldesarrollodelaproducciónyventadebienes.Anteriormente,lasempresaspensaban que tener altos stock de inventario les daba estabilidad y seguridad en laproducciónyloshacíamáscompetentes.Hoyendía,estaformadepensaresmuydebatida,entérminodecostos.Tenerexcesivainversiónenlosinventarios,másdelarequerida,signiicaaumentarcostosporpérdidasendeterioroyposi-blementeterminarconinventariosobsoletos,pueslamayoríadelosmaterialesse dañan con el tiempo (convirtiendo los productos en defectuosos o de mala

Unidades

Consumo promedioen el tiempo dereabastecimiento

Punto de nuevo pedido

Tiempo dereabastecimiento

Tiempo

Consumo antes dereabastecimiento

Stock deinventariomáximo

Consumopromedio

Margendeseguridad

50


calidad)yrequierenespaciosadecuadosparasubodegaje,ademáselpeligropor robos y daños aumenta.

Otro de los problemas básicos es los ingresos que deja de percibir por tener el dineroenotrolugar,conmayorcostodeoportunidad,olospréstamosygastospor intereses en los que tiene que incurrir por iliquidez. Esto no indica que se debatenermenosinventariodelrequerido.Lainversióninsuicienteesincurrirenpeoresproblemas,pérdidasportrastornosenlaproducción,costospormanodeobranoempleada,subutilizaciónenlacapacidaddelaplanta,inconsistenciasydiscusionesconlosclientes,pérdidasdeventas,clientesycréditosmercantilesycostosextraencomprasytransportes,entreotros.Lasoluciónalproblemadelainversióninsuicientenoeslainversiónexcesivaniviceversa,eslaplaneaciónyelcontroldelacompradelinventario.Hoyendía,lasempresassevuelveneicientesparatenerventaseicaces.Unióndecadenasdeempresaseicientes,cumplidasyhonestashacenmercadoscompetentes,económicosyestables.

Las empresasdebenunirse con todas sus cadenasproductivas, estohaceque la competencia de un país se vuelva fuerte en un modelo donde la inter-nacionalización de la producción es cada vez más arrasadora y descomunal. La eiciencia,honestidadycumplimientoharáunmodelodenegociacióninternodegana-gana.<Mevuelvoeicienteparaquemisclientesganen,yoganeymisproveedoreseicientesganen>.Lasbuenasnegociacionesnosondondealguienpierde,dondeseamarraalotroensusdebilidades,esdondeseleayudaaserfuerte,paradeesamanerafortalecertodalaestructuradelaorganización.

Problemas de la inversión excesiva

• Pérdida por deterioro e inventarios obsoletos

• Mayores costos de almacén o espacio ocupado

• Más costos en seguros e impuestos

• Mayortrabajodeoicinaycostosdepapelería

• Costos de oportunidad de los fondos que no están siendo utilizados por producción

Problemas de la inversión insuiciente

• Desaprovechamiento de descuentos por volumen

• Interrupciones y trastornos en la producción

• Pérdidas de ventas y de clientes

• Pérdida del crédito mercantil

• Costos extras en compras y transporte

• Subutilización en la capacidad de almacenamiento

• Pago de mano de obra en tiempos de no producción

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2.24. Indicadores de los presupuestos de producción

Los presupuestos entregan información pautada por el sistema de información contabledecostosqueoperelaempresa,conindicadoresdecostossemejantes,peroanalizadoshaciaelfuturo,paraquelaempresaplaniiquelasmetasyloscontroles para llegar a ellos.

Lospresupuestostienengranimportanciaenlaplaniicaciónempresarialyenelanálisisdelosindicadoresdecostos,pueslaempresacomparalosresultadosdelosindicadoresreales,conlosresultadosdelosindicadorespresupuestadospara determinar si se tuvo la capacidad de cumplimiento.

2.25. Limitaciones (indicadores de límites)

Toda empresa trabaja administrando recursos escasos para volverlos rentables. Básicamente,elestudiodelaeconomíasebasaenelmanejodelosrecursosescasos,loscualessonunlímitequetienelaempresaparamanipularlosyquesean productivos y rentables. En un proceso productivo existe mayor o menor escasez de algunos recursos; los de mayor escasez serán para la empresa la línea de las limitaciones y los deben tener presentes en el desarrollo del presupues-to. Si una empresa puede vender 2.000 unidades mensuales pero solo puede producir 1.500 unidades tiene una limitación y debe trabajar con relación a las restricciones,oplanearunainversiónenplantaparaaumentaren500omáslaproducción. De nada sirve presupuestar ventas por 2.000 unidades cuando su capacidad real no lo posibilita. Planear sin tener en cuenta las restricciones pro-mueve un presupuesto falso.

2.25.1. Límites para la planeación presupuestaria

Los límites son indicadores de situaciones o elementos que coartan el avance de unaovariasactividades,dadolaescasezexistentedeunrecurso.Esimportanteenun presupuesto tener en cuenta cuáles son los recursos escasos que intervienen en el proceso y al proyectar no traspasar la magnitud de un recurso inexistente. Muchos proyectos quedan sin terminar o se incrementa el valor de su inversión demaneraexcesiva, inclusoproduciendopérdidas,pornopreverdemaneraanticipada los indicadores de los límites como proceso de la investigación inicial necesaria para hacer el presupuesto.

2.25.2. Tipos de indicadores productivos problemáticos que se deben tener en cuenta para realizar un presupuesto:

1. Cuello de botella

2. Las barreras

3. Escasa información

4. Información errónea

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1. Cuello de botella: en una cadena productiva como es la empresa el eslabón más débil o menos productivo es el que plantea el nivel de fabricación y entrega. Aunque todas las áreas productivas puedan desarrollar 1.500 unidades por día y un áreadelcentrodelacadenasolopuedadesarrollar1.000unidades,lacapacidadproductiva de la empresa estará en 1.000 unidades. La única manera de cambiar esto es que el área de 1.000 unidades produjera 1.500 o más. Cuando el área de cuello de botella sea mejorada el próximo cuello de botella pasará a ser otra área de menos productividad. En ciertos casos el área de ventas puede ser el cuello debotelladeunacadenaproductiva,aunquetodaslasáreasproductivaspuedanrealizar2.000unidadesaldíayventastengaporentregar1.500aldía,elnivelproductivoestaráen1.500,denadasirveplanearproducirmásdelacapacidadproductivadelcuellodebotella,estocausaráestancamientodeinventarioenalgunadelasáreas,ydarácomoresultadocapitaldetrabajodetenido.

Algunos departamentos de fabricación realizan productos a su capacidad máximasintenerencuentaelcuellodebotella,utilizandocomoindicadori-nancieroelcostounitariopordepartamento,estodisminuiráelcostounitariodeproduccióndeldepartamento,peroaumentaráelcostounitariototalinal.Poresarazón,cuandoserealizaunpresupuestosedebemirarlaempresacomouna cadena productiva y tener en cuenta los cuellos de botella para planear la producción.

2. Las barreras: lasempresas,al trabajarenuncontornosocialypolítico,enalgunoscasos,tienenbarreraslegalesquenolespermitentomardecisionessobreáreascomo:precios,usoambiental,contaminación,capacidadproductiva,cantidaddeempleados,cantidaddecapital,cantidaddeimportación,cantidadde exportación y demás. Cuando las empresas infringen alguna de estas limi-taciones el Estado les impone multas y sanciones. Al realizar un presupuesto se tiene que analizar si existe alguna barrera a tener en cuenta para el desarrollo del presupuesto y ejecutar sus controles respectivos.

La relación imprescindible entre el sistema de información y los indicadores:

Los indicadores son el resultado de los sistemas de información.22 Son los datos quesecalculan,procesanyanalizanparaofrecerunaidea,conclusiónoimagenreal o predictiva de una estructura organizacional. Los profesionales contables y inancierossecomunicanatravésdelalecturaquelogranhacerentrelaimagensubjetiva de sus apreciaciones y la imagen objetiva de los datos que ofrece el sistema,paraevidenciarconianzaenlasestrategiasymetasorganizacionalesquevalidan.Elestudiodelosindicadoresesunprocesocontinuo,quedebeestardentrodel lenguajecomúnde losespecialistasdecostos,para la integraciónevidente en los procesos de manipulación y montaje de los SIG.

22 Dichodeotramanera,eslainalidadporlacualseoperaunsistemadeinformación.

53


2.26. Conclusiones de los indicadores inancieros– Losindicadoresdecostos,aligualquelosindicadoresinancieroscontables

yadministrativos,sonimportantesparaanalizarlasituacióndelaempresa.

– AntesdediseñarorediseñarlossistemasdeinformacióndecostosSIG,sedebeplaniicareidentiicarcuálessonlosindicadoresquerequierenlosusuariosinternosyexternos.Comodatosparaanálisis,evaluación,segui-mientoomonitoreodelasactividadeslogísticas,controlyinancierasdelaempresa,paraquedeestamaneraelSIGsediseñeeimplementedeacuerdo con las necesidades reales.

– Debeserlanecesidadparticulardelainformaciónempresarial,deinidaenindicadoresdecostos,elrequerimientoparaelmontajedelSIG.La(s)aplicación(es) informática(s) a utilizar debe(n) cumplir con las salidas de los indicadores. Para evaluar la decisión de compra de la aplicación informática en un proceso de implantación se debe tener previamente el diseño del sistema y de esta manera comparar los requerimientos del diseño con los productos que ofrece el software.

– Losindicadoresdecostossepuedenagrupareninancieros,logísticosydecontrol,paraobtenerunagamadedatosqueayudenaanalizar,evaluar,hacer seguimientos y tomar decisiones.

– El término indicador de costos es el adecuado para referirse a los datos inancieros,logísticosydecontrolqueentreganlossistemasdeinformacióndecostos,porloquesuusoenlajergacontable,académicayempresarialdebería ser establecido y generalizado.

– Los indicadores de costos que entregan los sistemas de información de costos(SIG)puedenserexageradosyexcesivos,porloquesedebentenerestrategias para crear un colador de los indicadores más relevantes e im-portantes,ydeestamanerapercatarsedelosprocesosqueestáncreandoinsatisfaccionesproductivasyinancieras.

Lossistemasdeinformaciónsonestructurasdeprocesosquesirvenpararecopilar,procesaryentregarinformacióndemaneracontinua,duranteelproyectooproce-so. Los tipos y formas de sistemas son establecidos según las necesidades de los entornos(externoseinternos)quetienelaorganización.Losentornosexternos,planteados como económicos, iscales, sociales y tecnológicos, particularizanunos requerimientos y posibilidades de manejo de la información que deben ser analizadas antes del diseño del sistema. Después de analizar los requerimientos delosentornosexternosseplanteanlosrequerimientosdelosentornosinternos,comoinanzas,mercadeo,producción,personalygestióndelriesgo.Losentornosafectandemaneradirectalosrequerimientosdelossistemasdeinformación,sielEstadoproponeunimpuestosobrelasconsignaciones,entonceselsistemadeberecaudar esa información y reportarla. La economía se organiza y pone reglas inancierasyeconómicascomotiposdeleasing; y la información debe reportar suscualidadesyestrategias,entreotras.

Módulo 3.

Montaje del sistema

de información de costos

55

56


Figura 14. Efecto de los entornos en los SIC

Tomado de:Delgadillo,D.(2001)El sistema de información contable.Cali,Colombia:Univer-sidad del Valle

ElprofesorDiegoDelgadillo,ensulibroElsistemadeinformacióncontable,decía:

La importancia de la información contable no tiene discusión. Desde una pequeña empresa comercial hasta la gran organización transnacional requie-ren de información contable… El sello distintivo de una empresa con éxito es su área contable bien administrada. Dicho de otra manera, no hay empresa con éxito que no haya solucionado sus problemas de información contable.

Para comprender el proceso de montaje de sistemas de información de cos-tos es preciso conceptualizar de manera breve y sustancial sobre lo que se debe entender por sistema(s) de información y, así continuar con lo que se puedeconocer como sistema de información de inversión empresarial (SIG) o sistema de información de costos (SIG).23

Cuando se habla de sistemas de información se hace referencia a un conjunto deelementoscomo:personas,documentos,procedimientos,técnicaseinformes;

23 SegúnellibroCostos,decisionesempresarialessedeinecostoygastocomolasinversionesquehacelaempresaconlaexpectativadetenerbeneiciospresentesy/ofuturos,porlotanto,decircostosogastos es lo mismo que decir inversión; el término inversión no solo se plantea para las inversiones encapitales,sinotambiénparalasinversionesdeproducción(Rincón&Villarreal,Op.Cit.).

SIC

Producción

MercadeoFinanzas

Personal

Entorno económico Entorno legal

Entorno tecnológicoEntorno político y social

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que involucrandiversasáreas funcionalesdeunaorganización, interactuandocomountodoyconunobjetivoencomún:proporcionarinformacióninancieraeindicadoresdecostosempresarialesparaanálisisdelaeicienciayefectividadencuantoalusodelosrecursos.Aldecireicienciadelosrecursossehacemenciónaloscontrolesdelosconsumos,alasnecesidadesrealesdelaempresa.Cuandose habla de efectividad del uso de los recursos se hace referencia al consumo vs.losingresos,relacionandoestadiferenciaconlarentabilidad,oseaquétanefectivoeselusoderecursosparaobtenerbeneiciosinancierosreales.

Figura 15. Proceso para el montaje del SIG

3.1. Montajes del SIG

Es importante tener en cuenta que para desarrollar un SIG la primera tarea a emprenderesplantearelproblema,estosehaceantesdeldiseñodelsistema.Paraestosprocesosesimportanteidentiicarlosindicadoresdecostos,loscualesseránlosresultadosinales,esdecirlasMetasdetodoelSIG,queserviráncomoinformación para el análisis, control y evaluación de la realidad empresarial yproductiva.Despuésdeidentiicarlosindicadoresdecostos,quedebeobtenerelSIG,setienequecrearlainfraestructurasegúnlasnecesidadesdelainformacióndelaempresa,teniendoencuentalainstalacionesdelaorganización,elpersonalquevaatrabajarenelproceso,lacantidaddepersonasquerequiereparacumplircontodoslosprocesos,lainformaciónquesedeberecogerylasaplicacionesinformáticasqueseimplementarányapoyaránlosprocesosplanteados,segúnel diseño del SIG.

Evaluación de las metas de la empresa

Diseños procesos del SIG

Metas - Indicadores financieros

Indicadores - Resultados de la empresa

Informes

Infr

aest

ruct

ura

Per

son

as

Info

rmac

ión

So

ftw

are

58


Los informes que entregan los procesos del SIG deben servir para obtener los indicadores de costos planeados como meta del SIG. Los mismos deben servir para controlar,evaluar,analizar,ytomardecisiones.LosprocesosdelSIGdebenserejecu-tadossegúneldiseñoylasmetasdelSIG,oseaobtenerlosindicadoresdecostos.

Las empresas modernas necesitan conocer a profundidad qué deben medir, dónde es conveniente hacerlo, en qué momento, con qué frecuencia y quién debe medir; cómo se debe medir y cómo se van a difundir los resultados; quién y con qué frecuencia va a revisar y/o auditar el sistema de obtención de datos, etc.

Néstor Díaz Granados Sarmiento

Los procesos requieren controles: control se deine como las políticas,procedimientos,prácticasyestructurasorganizacionalesdiseñadasparabrindaruna seguridad razonable,paragarantizarque losobjetivosdel sistemaestántrabajando bien; o sea que los informes están generando los indicadores de costosnecesariosylosdatossonconiablesyreales.Losprocesosdecontroldel sistema hacen parte de los procesos de la auditoría de costos. Se brinda un aseguramiento al buen funcionamiento del sistema de información de costos.

La obtención de una visión objetiva del nivel de desempeño propio de una empresanoessencilla.¿Quésedebemedirycómo?Lasempresasdebenmedirdóndeseencuentranydóndeserequierenmejoras,eimplementarunjuegodeherramientas gerenciales para monitorear estas mejoras.

Un sistema de información24cumpletresactividadesbásicas:entrada,proce-samiento y salida de información (ver igura 16).

3.1.1. Entrada de información: es el proceso mediante el cual el sistema de información toma los datos que requiere para procesar la información. Estas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se propor-cionanenformadirectaporelusuario,mientrasquelasautomáticassondatoso información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas.

3.1.2. Procesamiento de información: es la capacidad del sistema de información para efectuar cálculos y análisis de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecidas. Estos procesos pueden efectuarse con datos introducidos recien-temente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puedeserutilizadaparalatomadedecisiones,loquehaceposible,entreotrascosas,queuntomadordedecisionesgenereunaproyeccióninancieraapartirdelosdatosquecontiene,comoejemplo,unestadoderesultadosounbalancegeneral de un año base.

24 Tomadode<http://www.monograias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml>

59


3.1.3. Salida de información: la salida es la capacidad de un sistema de infor-mación para sacar la información procesada o datos de entrada al exterior. Es importante aclarar que la salida de un sistema de información puede constituir la entrada a otro sistema de información o módulo.

Figura 16. Ejemplo de un sistema de información:

Tomado de: autor desconocido

Conbaseenloanterior,esoportunoaclararqueunsistemadeinformacióndecostos no es un subsistema del sistema de información contable o un elemento de este último; debido a que el SIG como herramienta de análisis de la inversión empresarialdiieresobrelacontabilidaddecostos.Esunconceptomásamplio,esuna herramienta fundamental para el control de gestión y la toma de decisiones de inversión empresarial.25

3.2. Conceptualización de un sistema de costos

Sistema de costos: es el conjunto sistemático de procesos con que se recopilan losdatosdeconsumos,egresosyproductividaddeunaempresa;paraadjudicar-los,pormediodeunmodelodecosteo,alosproductosyreconocerlosingresosylasutilidadesindividualesygenerales,deiniendoindicadoresinancierosdecostos que sirvan para toma de decisiones gerenciales.

25 Elmodeloderestriccionesplanteaqueunsistemadeinversiónempresarial,SIG,debeanalizarla rentabilidad que proveen los recursos calculados en los sistemas de información de costos.

ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

CAPTACIÓNDE DATOS

ENTRADA (input) PROCESO SALIDA (output)

PROCESO DETRANSFORMACIÓN

Y PRODUCCIÓNDE INFORMES

REVELACIÓNDE LA

INFORMACIÓN

Documentosde soporte

ÁREAS

FUNCIONALES

USUARIOS

DELAINFORMACIÓN

- Recepción- Registro- Clasificación- Asignación y reasignación- Análisis y control- Preparación de informes

Informes

TOMA DEDECISIONES

60


El sistema de información de costos está constituido por un conjunto de pro-cedimientos preestablecidos destinados a cubrir las necesidades de información deunente,enloreferidoalasactividadesdeproduccióndebienesyserviciosqueelmismorealiza,cuantiicandolosrecursosutilizadosendichasactividadesy relacionándolos con los productos obtenidos y los servicios prestados. A su vez,estosprocedimientoscomprenden:

• Unsistemacomputarizado,softwaredecostos,que,integradoalrestodelossistemasdelaorganización,captayprocesa,enformainstantánea,losdatosnecesariosparaemitirinformacióndeformaanticipadaehistórica,para la adecuada gestión y toma de decisiones de inversión.

• Procedimientos operativos ejercidos tanto en forma previa (acciones so-bre el input) como posteriormente (tratamiento y destino del output) al procesamientoelectrónicoreferido.Esdecir,quelosprocedimientosqueconforman el sistema alternan acciones computarizadas con métodos de ejecuciónpersonal;estosúltimosreferidosatrasladosentresectores,au-torizaciones o cualquier otra rutina no computarizada.

Además,cabemencionarqueporloscriteriosdecosteoasumidoselolosmétodos elegidos y todas las demás características que le dan forma a la estruc-turadecostosydecuyacalidaddependerálaeicienciadelsistemaseincluyendentrodeestegrupo:lasespeciicacionesdelosproductos(procesos,desper-dicios,tiempos),ladeinicióndeladepartamentalizaciónyaseaestacontableoextracontable,ladeterminacióndelacapacidaddeproducciónodeserviciodecadacentrodecostosreferidaanivelesnormales,losturnosdetrabajo,lashojasdecosto,elcomportamientodecadanaturalezadecostosenloscentrosde costos ante oscilaciones en el nivel de actividad del centro; la dotación de personaly,engeneral,todainformacióndeingenieríadeproductoodeprocesoque sea indispensable para el cálculo de costos.

3.2.1. Objetivos del SIG

El SIG tiene como objetivo fundamental cubrir en forma integral las necesidades de información del ente en lo concerniente a la actividad de producción de bienes yservicios,vinculandolosrecursosutilizadosconlosproductosobtenidos,pro-porcionando elementos claves para la inversión empresarial. Este objetivo puede sintetizarse en los siguientes conceptos que constituirán las salidas del sistema:

a. La información resultante de las transacciones contables por los hechos registrables que ocurran en el desarrollo de la actividad de producción de bienes y servicios. Este producto del sistema de costos constituye el mó-dulocontabilidaddecostos,quenosoloseintegradentrodelsistemadeInformacióndecostos(SIG),sinotambiénaotrossistemasdeinformaciónenlaempresacomoelcontable(SIC),siendoparteintegrantedelmismo.Los registros contables son elaborados con base en:

• Los criterios contables asumidos en forma interna por la organización

• Las normas legales y técnicas dispuestas externamente

61


b. La información no necesariamente basada en registros contables que tanto los sectores operativos como de dirección o de gestión requieran para la toma de decisiones. Esta información es elaborada en función de las normas internas del ente en cuanto a:

• Unidadesdemedida,dadoqueestassalidaspuedenserelaboradasenotrasunidadesmonetarias,diferentesalautilizadaporlacontabi-lidad o en unidades no monetarias

• Periodicidad,independientedeloscicloscontables,generalmenteconmayorfrecuenciaqueestos,esdecir, referidaaunidadesdetiempomenores

• Variablesacontrolar,teniendoencuentaquepuedenexistirvariablesqueenlacontabilidadesténcontenidasconotrasy,queconinesope-rativosodecontrol,seaconvenientesuindividualizaciónoviceversa

• Agrupamiento de la información, dado que las variables consideradaspodrán agruparse con criterios diferentes a los de los registros contables

• Relaciones y comparaciones entre las variables o sus agrupamientos determinando relaciones proporcionales y comparaciones de tiempo o espacio

• Diversidad,dadoqueunmismotipodeinformaciónpodrámostrarseendiferentesformatossegúnelusoalqueestédestinada,preservandola uniformidad únicamente en los casos en que sea utilizada para efec-tuar las relaciones y comparaciones mencionadas en el punto anterior

3.3. El papel del sistema de información contable (SIC) y de la contabilidad

de costos en el sistema de información de costos (SIG)

Elsistemadeinformacióncontablesedeinecomoelconjuntodeprocedimientospreestablecidosdestinadosacaptar,procesaryregistrar la informaciónsobrehechos ocurridos; y al proceso de obtención de los estados contables de una empresa.Dichosestadosdebenposeerintegralidad,enrelaciónconlacaptacióndelarealidadeconómicayinancieradelente;estacaptacióntienequeabarcartodaslasáreassusceptiblesdegenerarhechosregistrables.Unadeesasáreas,quizálaprincipal,seráladeproduccióndebienesy/oprestacióndeservicios,plasmadaenlosestadoscontablesatravésdelacontabilidaddecostos,debidoaqueestaseenfocaaorganizar,ordenaryreportarlastransaccioneseconómicasdemanufacturaconelindelaelaboracióndeestadoscontablespatrimonialesyderesultadosperiódicos,sobretodomensuales.

Se considera entonces a la contabilidad de costos como un módulo integran-tedelsistemadeinformacióncontableque,porlaparticularcomplejidaddelarealidadquerepresenta,noesgenuinodelsistemadeinformacióncontablesinoprovisto por el SIG.

Además, la contabilidad de costos no conigura exactamente lo que po-dríallamarseunaentradaalSIC,sinountramoqueambossistemastienenen

62


comúnyenelquesehayansuperpuestoporquenosondatosenestadobruto,sino que ya ha surgido un proceso de transformación primaria en el sistema de información contable de donde provienen. Es información elaborada que con-cluirásuprocesamientoenelSIG,alintegrarsealrestodelainformaciónqueeste sistema contiene y completará convenientemente lo que el mismo requiere para cumplir su objetivo.

En la igura 17 se aprecia cómo se relacionan el sistemade informacióncontable,elsistemadeinformacióndecostosylacontabilidaddecostosenlaempresa. De los diferentes sectores de la organización se reciben datos referidos asusactividadesyselesenvíalapertinenteinformación.Asuvez,losotrossis-temas de información existentes en la empresa entregan y reciben información de ambos sistemas.

Figura 17

Tomado de: Material sin Autor

3.4. Sistemas de costeo híbridos26

El sistema de costos requerido en una empresa no siempre se ajusta exactamente dentrodeunsistema,métodoy/omodelodecosteo,sinrequerirdeelementosde otros modelos o parte de los productos y la planta requieran de otros métodos más complejos o sencillos. El sistema de costeo depende de las necesidades de información y control que requiere la gerencia de las actividades y depen-dencias de la empresa,poresamismarazónsedebeproyectarunsistemadecostos a las necesidades de la gerencia y dirección y no solo del sistema de costos.

26 Tomado de: autor desconocido.

Usuarios externosUsuarios internos

Usuarios internos

Información Datos

SISTEMA DEINFORMACIÓN

DE COSTOS

Información

Información Información

Otros sistemas de información de la empresa

Información contabledestinada al sistema

de costos

Contabilidad de costos

InformaciónInformación

SISTEMA DEINFORMACIÓN

CONTABLE

63


Lossistemashíbridossonlaunióndevariossistemas,métodosymodelosde costos que se amoldan a las necesidades de la información de la dirección delaempresa.Estossistemassonmáslexiblesyseenfocanminuciosamenteen las actividades o sectores donde se requiere mayor o menor información,disminuyendo el costo del montaje del sistema y recolección de datos donde no es necesaria información tan detallada. Con un modelo híbrido una empresa puede implantar un sistema de costos por órdenes de producción y costos por procesooenlíneaalmismotiempo;pues,algunosdesusproductosrequierenun seguimiento diferente o el mismo producto se requiere costear y analizar de diferentes maneras. Una empresa puede implementar una asignación para sus CIF de planta con costos por actividades y la parte administrativa y ventas con un sistema de asignación por departamento o viceversa; según sea la necesidad en reconocimiento de sus costos. Esto lleva a que el sistema de costos se enfoque dondelaempresamásrequieredeinformacióndetallada,conlosindicadoresdecostosplanteadosyarrojadosporelanálisisdelsistema,queayudaránalagerencia a tomar los controles y decisiones administrativas.

Tenerunsistemarígidoautoritario,enunaempresaquerequiereunsistemalexible,puedellevaraobtenermenoromayorinformaciónalarequerida,siendoelsistemadecostoinsuicienteo,porlocontrario,saturadodeinformaciónquenosevaaanalizaryquepuedesigniicarsobrecostosdeprocesoparaobtenerdatos no requeridos.

Dentrodelinventariohayproductosquesonperecederosyotrosqueno,porlotanto,requierencuidadosdiferentesymodelosdecontroldistintos.Noporqueestén en una misma empresa es necesario utilizar un solo método de control deinventario,cadaproducto,segúnsunecesidad,deberíatenersucontrol.Porejemplo,losperecederosdebenutilizarkárdexconmétododecontrolprimerasenentrar,primerasensalirylosnoperecederosdebenemplearelmétodopro-medioponderado.Sinembargo,enalgunasempresasseimplementaunsolométodo,yaseaporqueelsoftwarenotienelacapacidaddeidentiicardiferentesmétodos o porque el sistema instaurado por el ingeniero de costos es muy rígido ynoaceptavariedaddemétodos,asísetengavariedaddeproductos.

Esimportantetenerlexibilidadenlossistemasymétodosdecontroldelin-ventario,yaque,unaempresaaltenersistemasdecostospromedioponderadocomo único sistema puede estar teniendo perdidas por falta de control a los productos perecederos. Las necesidades de la información de costos y el control de los datos e indicadores de las empresas deben ser diferentes y el sistema de costosdebeserlexibleparaadecuarsealanecesidaddecadaorganización.

64


Las empresas deben implementar sistemas de costos al tamaño y necesidad de las

organizaciones. Un sistema de costos muy complejo para una empresa pequeña será muy costoso y la información que ofrecerá será mayor a la necesaria; esto haría que la administración siguiera dirigiendo con los indicadores de siempre, o con los que

maneja habitualmente. Por su parte, un sistema de costos muy sencillo, con pocos indicadores de costos, para una compañía grande, puede ser insuiciente, dado que la gerencia requiere mayor información para hacer una dirección efectiva. Un sistema de costos muy complejo, en una empresa pequeña será como un motor de tractor en un carro pequeño, y a la inversa; el carro pequeño se dañará rápido dado que

no soportará la vibración del motor de tractor, o en el caso contrario ni siquiera lo

alcanzará a mover. Cada SIG se debe realizar teniendo en cuenta la necesidad de la empresa, eso es lo que plantean los sistemas de costos híbridos.

3.5. Pasos para desarrollar un montaje de sistema de información de costos

Cadaorganizaciónesúnicaytienesupropiacombinaciónexclusivadehombres,recursoseconómicos,máquinas,materialesymétodos.Nosolamentesondife-rentesloscomponentesindividualesdelaorganización,sinotambiénelgradodeevolución de su sistema de información para la administración. Esta singularidad hacenecesarioquecadaempresadesarrollelasespeciicacionespropiasdesusistemadeinformacióndecostos,medianteunaevaluaciónsistemáticadesuambienteexternoeinternoydesupuntodevista,deacuerdoconsuspropiasnecesidades.Esporelloque,conbaseenestudiossistemáticos,sehandesarro-llado siete pasos que deben ser tenidos en cuenta para el adecuado montaje de un SIG (sistema de información de inversión empresarial o sistema de información de costos) en una empresa:

Paso 1. Diagnóstico,planeacióndelprocesodeimplementación.

Paso 2. Análisis y diseño de la estructura del SIG.

Paso 3. Costos y análisis de implementación del SIG.

Paso 4.Ubicación,contratacióndelpersonalparaeldesarrollodelmontajedel sistema de costos y capacitación.

Paso 5. Recolección de la información y análisis de los documentos e infor-mación a parametrizar.

Paso 6. Pruebas informáticas al SIG.

Paso 7. Integración del sistema de información de costos al proceso gerencial.

3.5.1. Paso 1. Diagnóstico y planeación del proceso de implementación

Diagnóstico general: en esta etapa es necesario realizar un trabajo preliminar de investigación en campo que permita satisfacer las siguientes características:

• Actividad(es) de la empresa

• Producto(s) de la empresa

65


• Problemas y necesidades de la organización

• Ventajas y distintivos de la empresa

• Estudio del sector económico

• Examinar costos y utilidades relativas al mercado y a la empresa

• Evaluarelsistemadeinformacióndecostosvigente,métodosyusos(SIGactual)

• Identiicarlosprincipalessegmentosdelaempresa

• Conocerlos principales procesos dentro de cada segmento

• Cuantiicarlasprincipalesfuentesdediversidadycomplejidad(volumen,producto/servicio/cliente,procesoycosto)

• Recolección de planes de gerencia

• Conocer las necesidades de la gerencia

Esporello,quesehacenecesariolaaplicacióndeentrevistasyalgunasob-servacionespreliminaressobredocumentos,procedimientos,informescontablesyinancieros,técnicasyfuncionesquetienelaempresaysuselementosenlaactualidad.

Planeación: una vez hecha una observación preliminar de la organización en cuantoasuestructura,funcionamiento,esenciaeimpactoensuentorno,versanlas siguientes características que se deben tener en cuenta para una adecuada implementación:

• Alcance del proyecto

• Sistema de costo requerido

• Tiempodemontajedelsistemadecostos,ycronogramadetrabajo

• Personal requerido como:

k Líder o director del proyecto,eselmásimportante,tienelaresponsa-bilidaddeplanificar,controlarydirigirlasactividadesdelproyecto.Amenudo,estasresponsabilidadessuponenlacoordinacióneintegraciónde actividades llevadas a cabo en diferentes unidades organizacionales. Porende,esdeseablequeposealassiguientescualidades:capacidaddeliderazgo,aptitudparaseleccionarelpersonalmáscapacitado,com-prensióntécnica,competenciaenlasactividadesdegestión,presteza,capacidad de decisión y de previsión (aptitud para anticiparse a los problemasyaportarsoluciones),versatilidadyflexibilidad

k Analistas dedicados

k Consultores externos

• Recursorequerido(equipos,dinero,etc.)

• Toma de conciencia en la fábrica y gerencia

66


Plan de trabajo: independientemente del tamaño de un proyecto de SIG este debecontenerunplanqueespeciiquelasactividadesquedebenrealizarse;sucoordinacióneneltiempo,losrecursosnecesarios(dóndeyquiénllevaráacabodichasactividades,necesidadesde“software”,“hardware”,entreotros),loscostosasociados y la forma en que las tareas serán controladas.

El plan de trabajo debe:

• Proporcionar un resumen del proyecto a los directivos de la empresa

• Ser comprensible para todas las personas que lo utilizan

• Permitir tanto al director del proyecto como a los destinatarios supervisar el progreso del proyecto desde las etapas iniciales del mismo

• Serundocumentobase,quecuentaconlaaprobacióndelclienteyquese puede actualizar mediante un procedimiento formal

• Serlexible,fácilmentemodiicable

• Proporcionar en detalle las actividades críticas

• Estar basado en estimaciones de costos apropiadas y ajustarse a los re-cursos disponibles

• Ser compatible con los planes de otros proyectos que comparten los mis-mos recursos

Elplandeproyectovaríadependiendodelasituación,complejidadyalcance,pero hay elementos esenciales que siempre deben estar presentes. Entre los más importantes a incluir se destacan:

• Unresumendelproyecto,escritoenunlenguajesimpleycomprensibleparacualquierpersona,queindiquelos«productosentregables»defor-maque,cuandoseproduzcan,sepuedacomprobarqueseajustanalplan

• Una lista de los hitos alcanzables. Un hito representa un suceso o un eventodelquealgúnmiembrodelproyectosehaceresponsable,yquese utiliza para medir el progreso del proyecto

• Unplanquedeinalosmecanismosdecomunicaciónentrelaorganiza-ción de desarrollo y los destinatarios del sistema

• Los procedimientos y estándares que se van a aplicar

• Unaespeciicacióndelprocesoderevisiónquedeterminequién,cómoycuándo se va a revisar el proyecto y con qué propósito

• Un diagrama de descomposición del trabajo

• Una lista del personal del proyecto y su asignación en relación a la estruc-tura de descomposición del trabajo que se ha establecido

• Un diagrama que muestre la secuencia de actividades en el tiempo y su relación entre ellas

• Presupuestos y calendarios para todas las tareas que tienen un responsable

67


Diagramadelujodecostos(DFC):sondiagramasquerepresentanlosprocesoso funciones que debe llevar a cabo un sistema en distintos niveles de abstracción y losdatosqueluyenentrelasfunciones.Losprocesosmáscomplejossedescom-ponen en nuevos diagramas hasta llegar a procesos sencillos. El DFC es la técnica más importante del análisis estructurado y se emplea en todas las metodologías de análisis y diseño estructurado. Pero este a su vez debe estar acompañado por undiccionariodedatos(DD),elcualcontieneelconjuntodedeinicionesdelosdatos que aparecen en el DFC; ya sea almacenados o indicados en los diferentes lujosdedatos.EldiccionariodedatossecreaalavezquelosDFCduranteelprocesodeanálisisdelsistema,elcualdebenestardiseccionadosobre:

• Fórmulas de producto

• Diagramadelujodeinformación

• Diagrama de información contable

• Manuales de procedimiento

• Manuales de funciones

• Diccionario de indicadores

• Diccionariodeprocedimientos,procesosy/oactividades

• Diccionario de driver o inductores

Figura 18.Ejemplodeundiagramadelujodecostos:

FLUJO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE S.I.C.

Transacciones: Soportadas en:

Documentos: Se contabilizan en: Resumidas en:

EconómicasProducciónContablesTributarias

Estados financieros:

Básicos:Balance GeneralEstado de ResultadoEstado de cambio en el PatrimonioEstado de cambios en la situaciónFinancieraEstado de flujo de efectivoEspeciales:Estado de CostosEstado de CarteraEstado de inventarioEstados ExtraordinariosEstado de LiquidaciónBalance inicialEntre otros.

Indicadores financieros:

• Indicadores de Liquidez • Indicadores de endeudamiento. • Indicadores de Actividad • Indicadores de Lucratividad • Entre otros

* Análisis Financieros* Evaluación de la situación

de la empresa.* Visión de la empresa

* Cumplimiento de la metaempresarial.

Fuentes Soportes Anexos

CuentasDecreto 2650/93Normas 2649/93Partida Doble:INVERSION = FINANCIACIÓN Débitos Créditos Activos Pasivos Gastos Patrimonio Costos Ingresos

Partida Doble: En toda contabilización los débitosdeben ser iguales a los créditos.INVERSION = FINANCIACIÓN Débitos Créditos Activos Pasivos Gastos Patrimonio Costos Ingresos

Control interno:Disponible: Caja General - Ajustes - Consignación Caja Menor - Arqueos Bancos - ConciliaciónDeudores - provisionesInventario - KárdexPropiedad, Planta y Equipo - DepreciaciónPasivos - AjustesPatrimonio - Ajustes

68


Figura 19

Flujograma Contable de Costos de Producciónde una Empresa Industrial

CostoServicios D.

CostoMano deobra D.

CostoInd.

Fabricación

Inv. MateriaPrima

Orden deProducción

Inv. Productoen Proceso

Inv. ProductoTerminado

Bienterminado

Bienvendido

Costode venta

Flujograma Contable de información de Costos de Producciónde una Empresa de Servicios

CostoServicios D.

CostoMano deobra D.

CostoInd.

Fabricación

Inv. MateriaPrima

Orden deProducción

Inv. Contratosen Ejecución

Bienterminado

Bienvendido

Costode venta

69

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Transacciones y Movimientos:

Usos de materia prima

Usos de mano de obra

Usos de servicios

Usos de costos generales

Traslados de productos entre departamentos

Traslados de productos entre procesos

Traslado de productos en proceso a

productos terminados.

Venta de materia prima

Venta de producto en proceso

Venta de productos terminados

Ajuste variaciones

Predeterminadas

Leyes, Decretos y Normas

Documentos:Fuentes,soporte,anexosHojadecostos(O.T.)Traslado de productores entre Dpto.documentos de almacén: entrada de materia prima entrada de materiales salida de materia prima salida de materiales indirectos devolución de materia prima a almacén devolución de materiales a almacén devolución de materia prima a proveedor devolución de materiales indirectos a proveedor gasto de materia prima (daños,defectuosos,desperdicios) gasto de materiales indirectos (daños,defectuosos,desperdicios) gasto de materiales indirectos (daños,defectuosos,desperdicios)

documentos de mano de obra: relación de mano de obra directa relación de mano de obra indirecta

documentos de servicios: relación de uso de servicios requisición

Movimiento de CuentasPUC Decreto 2650 de 1993

Inversión=Financiación1. Activos 2. pasivos1405 inv. MP1410 inv. PP 3. patrimonio 7. Costos de Producción 71. MP 4. Ingresos 72. MO 73. CIF 74. SERV1430 inv. PT1455 inv. PT1460 inv. E…

5. Gastos51 Admón52 Ventas

61. Costos

Ventas

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nstrucción en curso

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Resúmenes inancieros:

Estado de Resultado:

Real y Proyectado (Empresa, actividad, producto)

Estado de costo de venta

Estado de Ingresos

Estado de Gastos Admón

Estado de Gastos Ventas

Estado de Producción

Estado de uso de MPD (Empresa, Actividad, Dpto, Proceso, Producto)

Estado de uso de MO (Empresa, Actividad, Dpto, Proceso, Producto)

Estado de uso de servicios (Empresa, Actividad, Dpto, Proceso, Producto)

Estado de uso de CIF (Empresa, Actividad, Dpto, Proceso, Producto)

Asignación por productores

Estado de variaciones

Estado de productos Defectuosos

1 Indicadores Financieros:

Productividad

(Empresa,Actividad,Dpto, Proceso,Producto)

Rentabilidad


Margen de contribución


Desperdicio


…

Toma de decisiones:

• Producirmenosomásunidadesde un producto.

• Sacaroimplementarunproducto.

• RealizarinversionesdePropiedad, Planta y Equipo

• DisminuiroaumentarloscostosdeMP,MO,Serv,CIF.

• Aumentarodisminuirjornadas de trabajo.

• Controles,enCompras, Almacenamiento,Producción y Ventas

• Capacitaralpersonal

• HacerestudiosdeMercadeo

• Realizarodisminuirgastos en publicidad

• Aumentarodisminuirla capacidad de producción de la planta.

…

71


Figura 20

3.5.2. Paso 2. Análisis y diseño de la estructura del SIG.

Análisis del sistema de información actual: en esta tarea se lleva a cabo el estudio de los sistemas de información actuales afectados por el proceso de planiicacióndelSIG.Paracadasistemadeinformaciónserecogen,almenos,lascaracterísticasbásicasrelativasadatos,softwaredeaplicación,procesosdelaorganizaciónalosquedasoporteydequéformalohace,lexibilidad,carencias,riesgos y posibles amenazas.

En función del tipo de sistema de información y de los objetivos de su estudio serecopilaademás,paracadaunodeellos,informaciónprocedentedediversospuntosdevista(laopinióndeusuariosdelossistemasdeinformación,deana-listasdedesarrolloydepersonaldeoperación,entreotros.).

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Método de control de inventarios

MétodoAsignación

de CIFMétodo de asignación

Asignación de Gastos

Método de asignación

Órdenes de

producción

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Línea o Procesos continuos

Absorbente

y/o

Directo

Materia prima:

1. Documento control de consumo.

2. Inductores

3. Estándares

4. Estado de resultado

Mano de obra:

1. Inductores

2. Documento control de tiempo

3. Estándares


Servicios:

1. Inductores

2. Documento control

3. Estándares


Periódico

o

Permanente:

1. PEPS

2. UEPS

3. Promd. pond

3. Retail

4. Individual

Real

y/o

Presupuestado:

1. Estándar

2. Estimados

Con variaciones:

1. Totales

2. Precio (costo)

3. Capacidad (volumen)

Con topes:

1. Altos

2. Bajos

Estados de Resultados - Gasto

o

Producto:

1. General

2. Individual

3. Dpto.

4. Proceso

5. Actividades

Directo

Escalonado

Álgebra lineal

Integral


o

Producto:

1. General

2. Individual

3. Dpto.

4. Proceso

5. Actividades

Directo

Escalonado

Álgebra lineal

Integral

73


Estructura:

1. El sistema de información de costos se estructura de acuerdo con:

a. El sistema de acumulación de los costos:

• Sistemadecostosporlotesuórdenes

• Sistemadecostosporlíneaoprocesocontinuo

b. El modelo de costeo:

• Absorbentey/o

• Directo

c. Los elementos de costeo directo:

• Materiaprima:

3 Documento de control de consumo

3 Inductores

3 Estándares

3 Estado de resultado

• Manodeobra:

3 Inductores

3 Documento de control de tiempo

3 Estándares


• Servicios:

3 Inductores

3 Documento de control

3 Estándares


Inductores:escuandoelcostodemateriaprima,manodeobraoserviciosse totaliza de manera real yes asignado al producto por medio de un inductor que ayude a porcentualizar el consumo.

Estándar:existeunaichatécnicaestándardeconsumodelcostodemateriaprima,manodeobrayservicios,elcualsetomacomoelvalorrealdeconsumoa las órdenes de producción.

Documento control: es cuando el costo es controlado por medio de un do-cumento y enviado a la hoja de costos de la orden de producción según se vaya causando.Lamateriaprimaporremisión,lamanodeobraporcontroldetiempopor O.P. y los servicios por remisión o factura de venta del servicio.

74


Estado de resultado: es cuando el costo no es asignado al producto sino que es tomado como un gasto.

d. El método de control de inventarios:

• Periódico • Permanente: 3 PEPS(primerasenentrar,primerasensalir) 3 UEPS(últimasenentrar,primerasensalir) 3 Promedio ponderado

3 Retail

3 Individual

e. El método de determinación de los costos:

• Costoshistóricos,realesoresultantes • Costospresupuestados: 3 Estándares

3 Estimados:

3 Variaciones:

I. Totales

II. Precio (costo)

III. Capacidad (precio)

3 Topes o bandas:

I. Altos

II. Bajos

f. Asignación de los costos de fabricación indirectos (CIF) por:

• Estadoderesultados(gastos) • Producto: 3 General

3 Individual

3 Departamento

3 Proceso

3 Actividades

g. Método de asignación de costos de fabricación indirectos (CIF):

• Directo • Escalonado • Álgebralineal

• Integral

75


h. Asignación de los gastos por:

• Estadoderesultados(gastos)

• Producto:

3 General

3 Individual

3 Departamento

3 Proceso

3 Actividades

i. Método de asignación de costos de fabricación indirectos (CIF):

• Directo

• Escalonado

• Álgebralineal

• Integral

2. Cabe agregar que en todo sistema de costos se busca establecer una rela-ciónentreloscostos(causa)yelobjetodelcosteo,adquiriendoesteúltimoladenominacióndeunidaddecosteo.Lasunidadesdecosteopuedenser,entre otras:

• El producto o artículo

• La línea de artículos

• El tiempo de ejecución (horas hombre - horas máquina)

• Eltiempodecontrol(día,semana,mes)

• El centro de costos

• El lote u orden

• La actividad

Cadaunadeestasunidadesdecosteopuedeserutilizadaconuninpropio(costo del producto) o una etapa necesaria para obtener otra unidad de costeo (el costo por hora máquina de un proceso como inductor de costos de la carga fabril). Es importante destacar que la utilización combinada y adecuada de las distintas unidades de costeo es una herramienta idónea para obtener otros ob-jetivos del costeo tales como:

• Establecer el costo de paralización de actividades

• Establecer el costo de la capacidad ociosa

• Decidir entre fabricar o comprar

• Elaborarpresupuestoslexibles

76


Además es pertinente tener presente:

• Análisisdelacapacidadinstalada(propiedad(plantayequipo),personalyrecursosinancieros)

• Receta de producción (manuales de procedimientos)

• Determinación de costos de los productos (directos e indirectos)

• Determinacióndeloscostos(ijos,variablesomixtos)• Análisisdelpuntodeequilibrio(empresa,actividadesyproductos)• Análisis del mercado

• Determinación de la asignación de los costos indirectos de fabricación

• Determinación de los costos unitarios

• Análisisderentabilidad(empresa,actividadyproducto)• Análisis del punto máximo de rentabilidad

3.5.3. Paso 3. Costos y análisis de Implementación del SIG.

Después de conocer las necesidades y el diseño del sistema de información de costos,sepasaademandarunsoftware que cumpla con las características que requiere la empresa. Cuando se obtiene primero el software y después se anali-zanlasnecesidadessetiendeacumplirconlascaracterísticasdelsoftwareynocon las necesidades de la empresa. Las aplicaciones informáticas son elaboradas con parámetros que se ajustan a ciertas empresas y se busca que estos tengan aplicacionesgeneralesenotrasorganizaciones,masnoexisteunatotalestan-darización para todas las empresas.

Características que debe tener la empresa que vende el software:

• Ser una empresa constituida

• Tener soporte técnico

• Tener manuales elaborados

• Entregar listados de clientes - historial

• DemostrarconsuicienciaelcumplimientodelasnecesidadesdelaempresaSi no se encuentra una empresa con tales características se puede mandar

a elaborar el software con una organización legalmente constituida y que el lis-tado de clientes demuestre que es una empresa responsable. El contrato con la empresadebeidentiicarobligatoriamentelosmanualesylossoportestécnicos.

La evaluación del precio del software depende de las diferentes alternativas existentes y del cumplimiento de los elementos establecidos.

Deacuerdoconloanterior, loscostosmásusualesquesedebentenerencuenta son:

• Costos de personal informático implicado en el proyecto

• Costos de consultoría

77


• Costosdesoftwareadicional

• Costosdehardwareadicional

• Costosdeinfraestructura(obras,mobiliario,etc.)

• Costos de capacitación de usuarios

• Costos continuos (alquiler de equipamiento y software, mantenimientodelsistema,entreotros).

• Costos de oportunidad (los recursos económicos que se invierten en el proyecto no pueden participar en otros proyectos que llegaran a surgir y que sean más rentables).

3.5.4. Paso 4. Ubicación, contratación del personal para el desarrollo del montaje del sistema de costos y capacitación.

Enestepasolaplaniicaciónylaejecucióndelmontajeversansobre:

• Necesidades en el alcance del trabajo

• Análisisdelperillaboral

• Ubicación del personal de la empresa que se requiere y evaluación del peril

• Contratación de nuevo personal

• Cronograma de trabajo del personal

• Capacitación para la utilización del SIG

• Tabla de evaluación del personal

Cultura y adaptabilidad en el proceso de montaje de los sistemas de información de costos (SIG): tanto la cultura y adaptabilidad como el adecua-do proceso de montaje del SIG en una empresa están dados por los siguientes elementos:

Figura 21

Concientización

Crear Sistemasy Normas

Seguimiento

Planes de acción

Educación

Estrategias

78


Crear sistemas y normas: el gerente de la empresa debe comunicar y esta-blecerlasnormas,indicando,enprimertérmino,queloslíderesy/odirectoresde cada área deben apoyar al líder del proyecto del SIG con la información que este les pedirá para organizar el sistema de costos.

Concientización: el gerente debe concientizar a todos los trabajadores y líderesdeáreas,en la importanciadelsistemade informacióndecostosquesevaaimplementardentrodelaempresa,exigiendolacolaboracióndetodos.

Estrategias: el líder del proyecto del SIG debe planear las herramientas con lascualespodrárecaudarlainformacióndelasdiferentesáreas,sinperturbarlos procesos productivos. Para esto debe realizar reuniones con los líderes de lasdiferentesáreasconmirasaqueestosapoyenelprocesoyplaniiqueneldesarrollo de las estrategias planeadas.

Educación: instruir a las personas sobre lo que es el sistema de costos y al personalquevaadesarrollarlaslaboresdeacumulación,digitacióneimpresiónde la información.

Planes de acción: es el desarrollo de la acumulación de la información y montajedenuevosprocesospararecoleccióndeinformación,digitacióneim-presión de indicadores.

Seguimiento: el líder del proyecto del SIG debe analizar si el montaje del sis-tema se adecúa a los planes iniciales del SIG y al sistema que requiere la empresa.

Estos elementos permiten que cada uno de los componentes que hacen parte deesteprocesodediseñoymontajepuedan,deformaadecuada,cumplirconlas expectativas empresariales de sistematizar todo lo relacionado con proceso de costos en su organización.

3.5.5. Paso 5. Recolección de la información y análisis de los documentos e información a parametrizar.

Técnicas y/o métodos de recolección de información: las técnicas de recolec-ción de información tienen como objetivo obtener un análisis sustancial para alimentaryparametrizarelnuevoSIG.Porello,esoportunotraeracolaciónlastécnicasderecoleccióndeinformaciónmásutilizadasyadecuadas,entrelasquese encuentran:

• Entrevista: es quizás la técnica más empleada y la que requiere una mayor preparación (y experiencia por parte del analista). En ella el desarrollador entrevista a uno de los futuros usuarios del SIG

• Cuestionarios: resultan útiles para recoger información de un gran núme-rodepersonasenpocotiempo,especialmenteensituacionesenquesedaunadispersióngeográicaodisparidaddehorariosdetrabajo

• Desarrollo conjunto de aplicaciones: se crean equipos de futuros usuarios y desarrolladores que se reúnen para trabajar conjuntamente en la deter-minación de las características que debe tener el software para satisfacer las necesidades de los usuarios

79


• Prototipo: consiste en la construcción de un modelo o maqueta del siste-maquepermitealosusuariosevaluarmejorsusnecesidades,analizandosi el prototipo que ven tiene las características de la aplicación que ne-cesitan

• Observación: consiste en observar cómo funciona la unidad o el depar-tamento que se quiere informatizar. Aporta grandes ventajas sobre las otrastécnicas,yaquesepuedenanalizartodoslosdetallesdelprocesoyse llega a captar mejor el funcionamiento real de la empresa (que a me-nudonocoincideconlosmétodosinformados“oicialmente”),asícomoel ambiente en el que se va a desarrollar el proyecto y se va a instalar el futuro sistema

• Estudio de documentación: en casi todas las organizaciones existen do-cumentosquedescribenelfuncionamientodelasmismas,quevandesdeplanes estratégicos hasta manuales de operación. El analista debe estu-diar la documentación para hacerse una idea de las normativas que rigen a la empresa. También es conveniente que recopile muestras del material impresoqueseutiliza(tablas,reportes,etc.),yaquepermitenapreciarlosdatos que se manejan y cómo se los opera

• Tormenta de ideas (Brainstorming): es una técnica que fomenta la creati-vidad.Muyutilizadaenpublicidad,diseñoindustrial,diseñográico,etc.Consiste en reuniones de cuatro o preferiblemente hasta 10 personas (futurosusuarios)enlascuales,enunaprimeraetapa,sesugierentodaclase de ideas sobre el tema es cuestión; sin efectuar ningún juicio de va-lorsobrelasmismas,apesardequealgunasideasparezcandisparatadas.Enunasegundafaseseefectúaunanálisisdetalladodecadapropuesta,en algunos casos se recomienda crear una tabla para ponderar las ideas. Se propone la utilización de este tipo de reuniones como medio para identiicarunprimerconjuntoderequisitosenaquelloscasosenlosqueno están muy claras las necesidades que se deben cubrir.27

Enlapráctica,eshabitualefectuarcombinacionesdediversastécnicaspararecogerinformacióndelosusuarios.Loscuestionarios,laobservaciónin situ y el estudiodedocumentaciónsontécnicasque,porsísolas,nobastanparaobtenerlainformaciónnecesariaparaelanálisis.Porello,sesuelenemplearademásconlas entrevistas y el desarrollo conjunto de aplicaciones. El prototipo constituye una técnicamuyespecial,yaqueimplicaunaformadistintadeconcebireldesarrollodel software.Noobstante,paraconstruirunprimerprototipoytenerunmínimoconocimiento de las necesidades del usuario debe recurrirse a las otras técnicas.

27 Tomadode:http://www.gestiopolis.com/canales/emprendedora/articulos/46/brainstorming.htm.Vertambién:http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Ofline/Empresarios/Brainstorming.htm

80


Determinación de documentos a parametrizar en el SIG:

• Documentos de almacén:

3 Entrada de materia prima

3 Entrada de materiales

3 Salida de materia prima

3 Salida de materiales indirectos

3 Devolución de materia prima a almacén

3 Devolución de materiales a almacén

3 Devolución de materia prima a proveedor

3 Devolución de materiales indirectos a proveedor

3 Gastodemateriaprima(daños,defectuososydesperdicios)

3 Gastodematerialesindirectos(daños,defectuososydesperdicios)

• Documentos de mano de obra:

3 Relación de mano de obra directa

3 Relación de mano de obra indirecta

• Documentos de servicios:

3 Relación de uso de servicios

3 Requisición

• Documentos de CIF:

3 Documentos de producción que alimentan la hoja de costos

- Hoja de costos por orden de trabajo

Materia prima:

3 Salida de materia prima a la orden de producción y al dpto. o proceso

3 Devolución de materia prima de la O.P. al almacén

Mano de obra:

3 Relación de tiempos por orden de producción de mano de obra directa

Servicios:

3 Relación de costos de servicios por orden de producción

Costos indirectos de fabricación:

3 Relacióndematerialesindirectos(dpto.actividades,productos)

3 Relacióndemanodeobraindirecta(dpto.actividades,productos)

3 Relacióndeserviciosindirectos(dpto.actividades,productos)

3 Relacióndegastosdetrasportes(dpto.actividades,productos)

81


3 Relacióndegastosdedepreciación(dpto.actividades,productos)

3 Relacióndegastosdeespacio(dpto.actividades,productos)

Lasalidadematerialindirectopuederelacionarseconestedocumento,nonecesita tener la orden de producción.

El inventario dañado en bodega debe darse por una salida de inventario y car-gada a la cuenta 7305. El manejar esta información provee un control que puede ayudar a disminuir este sobre-costo si se conoce la situación en que se incurrió.

El inventario dañado en proceso tiene que cargarse a la orden de trabajo correspondiente.Lossupervisoresdebentenerinformacióndeestossucesos,deestamanera,cuandolasvariacionesmuestrenlasdiferenciaspuedansoportarcuáles han sido los percances.

Estos documentos contabilizarán el costo real de producción. Los estándares calculanelcostopresupuestal,queserácomparadoalinalconelcostorealparaobtener los cálculos de las variaciones.

3.5.6. Paso 6. Pruebas (auditoría de informática)

Antes de introducir los sistemas de costos y los programas informáticos de costosa un trabajo continuo de introducción de datos y reportes se deben hacer pruebas deconiabilidadparaaceptarquelosdatosdesalidasoncálculosexactosoalmenos lógicos.

Las pruebas son las mismas que se desarrollan para un programa contable. Cuandosetieneunsistemaanteriorquetodavíaesconiableosemi-coniablesedebenmanejarlosdossistemasporunoodosmeses,hastaestarsegurosdequeelprocesosecontrolademaneraestable,yevaluarquelosresultadosseanparecidosenlosdossistemas;deestamanerasecaliicaqueelnuevosistemaessólido.Sinosetieneunsistemadesarrolladooelsistemaanteriornoesconiablesetrabajasoloelsistemanuevoysecaliicademaneramanual,haciendoloscómputos en bases de hojas de cálculo.

La parametrización del sistema informático de costos es una tarea dispendio-saysedebehacerconprofesionaleseneltema.Introducirdatos,inductoresoporcentajeserróneosseráigualopeorquenotenerningúnsistema,yaquelosresultadosinalesserándiscordantesconlarealidaddelaempresa.Ysetomarándecisionesposiblementetambiénequivocadas,ocasionandopotencialespérdidaseconómicas y estructurales en la empresa.

Pasos para desarrollar las pruebas:

1. Revisar la parametrización según el estudio de costos realizados

2. Introducirdatospilotodeentradadeproducciónyveriicarlosresultados,calculándolos de manera manual

3. Introducir10datosrealesdeproduccionesanterioresyveriicarlosresul-tados,yaseaconelsoftware precedente o de manera manual en una hoja de cálculo

82


4. Ponerdatosdelmesanterioryveriicarresultados

5. Introducirdatosdelmesactual,manejandolosdosprogramas

6. Evaluar el sistema y empezar a utilizarlo como único programa

3.5.7. Paso 7. Integración del sistema de información de costos al proceso

gerencial

La gerencia debe aprender a utilizar la información inanciera de costos parala planeación y la toma de decisiones. De nada sirve invertir en información de gerencia de costos si esta no se utilizará para hacer más competitiva y rentable la empresa.

Figura 22

3.6. Estudios de factibilidad en el montaje del SIG

Cuandosevanaejecutarenlapráctica,losproyectosdedesarrollodesistemasde información de inversión empresarial se caracterizan por la escasez de recur-sosyporladiicultaddecumplirlosplazosestablecidos.Porlotanto,antesdeprocederasudesarrollo,debeevaluarsesufactibilidadyanalizarlosriesgosqueconlleva su ejecución. Es por ello que un estudio de factibilidad debe abordar los siguientes aspectos:

Factibilidad técnica:conocidaslafuncionalidad,elrendimientoesperadoylasrestriccionesdeinidasenelestudiopreliminar,elestudiodefactibilidadtéc-nica consiste en determinar si el SIG es realizable. Deben contestarse preguntas

Sistemas deProducción

Órdenes oPedidos SISTEMA DE

COSTOSProcesosContinuos

Métodos devaluación deinventarios

PEPS - FIFO - UEPS - LIFO -

MEDIAPONDERADA

Estándar

Manejo deInventarios

Teorías económicas delCosto de Producción

Absorción

Directo o marginal

Permanente

Periódico

Metodología de Asignación indirectos

Basado en volumen

Basado en actividades

83


talescomo:¿puedellevarseacaboelproyectoconelequipamientoactualyelpersonalylatecnologíadisponibles?,encasoderequerirnuevatecnología¿quéprobabilidades hay de que pueda desarrollarse?

Factibilidad económica:supropósitoesdeterminarsielbeneicioesperadocompensaloscostos.Debendarserespuestasacuestionestalescomo:¿existensuicientesbeneiciosenlacreacióndelsistemaparahacerquesuscostosseanaceptables?o,enformainversa,¿sontanaltosloscostoscomoparaqueelpro-yecto no deba llevarse a cabo?

Factibilidad operativa: su objetivo es determinar si el SIG se puede implantar de manera efectiva en la organización. Se deben contestar preguntas tales como: ¿seutilizaráelSIGsiselodesarrollayponeenmarcha?,¿elnuevosistemaseajustaalailosofíadelaempresayalaculturadelpersonal?,¿habráresistenciaporpartedelpersonal?,¿puedecoordinarseconlosmétodosexistentesy lasprácticasdetrabajoactuales?,entreotras.

Factibilidad legal:dilucidarsilosrequisitosdeinidosatentancontraalgunaley o reglamento o violan disposiciones legales de contratos y/o responsabilidad civil.Generalmente,se lesueleprestarmásatenciónalanálisiseconómicodetipocosto-beneicio,quedebepermitirseleccionarlaalternativamásapropiadaypreverlasnecesidadesinancieras.Unbuenanálisisdebetenerencuentanosololoselementostangiblesquesepuedenvalorardirectamente,talescomogastos de equipo, tiempo empleado en el desarrollo, salarios pagados, entreotros;sinotambién los intangibles,quenosepuedenvalorarconprecisiónysuelen ser subjetivos. Entre ellos pueden mencionarse las ventajas económicas decontarconmejorinformaciónparadecidirobeneicioseconómicosdetenerun mejor entorno de trabajo.

Engeneral,elanálisiscosto-beneiciodeunproyectodemontajedeSIGsedesarrollaenformagráica.Esteseobservaráenelsiguientetema“ciclodevidadeunsistemadeinformacióndecostos(SIG)”endondesemuestraquétanbe-neiciosovaaresultarelprocesoparalaempresa.

3.7. Ciclo de vida de un sistema de información de costos (SIG)

Uno de los principales problemas que enfrentan las empresas en la actualidad es deinirunmarcodereferenciacomún,enelqueseespeciiquenlasactividades,tareas y procesos que se deben llevar a cabo durante la implementación de un sistema de información y que pueda ser empleado por todas las personas que participen en el desarrollo. Las actividades a las que se hace referencia abarcan elestudiodefactibilidadylatomadeladecisióndellevaracaboelproyecto,eldesarrollodelmismo,lautilizacióndelsistemayelmantenimientodelmismodurante su vida útil. Todas las actividades que pertenecen a este período son las que conforman el ciclo de vida del sistema.Estecicloabarca,porlotanto,todalavidadelsistema,comenzandoconsuconcepciónyinalizandocuandoyanose lo utiliza. A menudo también se habla de ciclo de desarrollo,que,comosediscutiráenseccionesposteriores,esunsubconjuntodelanterior(empiezaenelanálisisyinalizaconlaentregadelsistemaalosusuarios).

84


Procesos del ciclo de vida según la Norma ISO 12207-1

De acuerdo con la Norma ISO 12207-1 los procesos que se deben contemplar en el ciclo de vida del softwaresonlosquesedetallanenlaigura23.Comoseobserva,lasactividadesseagrupanencincoprocesosprincipales,ochoprocesosde soporte y cuatro procesos generales o de la organización. Es importante recal-carqueestanormanofomentaoespeciicaningúnmodeloconcretodeciclodevida,gestióndesoftware o metodología de desarrollo. Tampoco prescribe cómo debenllevarseacabolasactividades(MartínezA.,pág47).

Figura 23.ProcesosdelciclodevidadelsoftwaresegúnlaNormaISO12207-1

Procesos principales28

Los procesos principales son aquellos que resultan útiles o en los que participan personasqueinicianorealizaneldesarrollo,laexplotaciónoelmantenimientodel sistema durante su ciclo de vida. Estas personas son principalmente los com-pradores,losproveedores,elpersonaldedesarrollo,losoperadoresyusuariosy el personal de mantenimiento.

28 MartínezAparisi, Albert.A4M1-Ciclo de desarrollo de sistemas. Valencia: Departamento de organización de empresas de la Universidad Politécnica de Valencia.<http://es.scribd.com/doc/70800586/45/Procesos-de-apoyo>.

PROCESOS PRINCIPALES PROCESOS DE SOFTWARE

Adquisición Documentación

Suministro

Explotación

Mantenimiento

Gestión de configuración

Procesos de la Organización

Gestión Infraestructura

Mejora Formación

Aseguramiento de calidad

Verificación

Resolución de problemas

Validación

Revisión conjunta

Auditoría

Desarrollo

85


Losprocesosprincipalesqueidentiicalanormason:29

• Proceso de adquisición: contiene las actividades y las tareas que el com-prador,elclienteoelusuariorealizanparaadquirirunsistema.Tambiénincluyelapreparaciónypublicacióndeunasolicituddeofertas,laselec-ción de los proveedores y la gestión desde la adquisición hasta la acep-tación del producto.

• Proceso de suministro: comprende las actividades que realiza el provee-dor. Se inicia con la decisión de preparar una propuesta para responder a unapeticióndeunclienteoporlairmadeuncontratoconuncompra-dor para proporcionarle un producto de hardware y software.

Tambiéncomprendelaidentiicacióndelosprocedimientosydelosrecursosnecesariosparagestionarygarantizareléxitodelproyecto,incluyendoeldesa-rrollo de los planes del proyecto.

• Procesodedesarrollo:contienelasactividadesdeanálisisderequisitos,diseño,codiicación,integración,pruebas,instalaciónyaceptación.Entresus principales actividades pueden mencionarse:

3 Análisis de los requisitos del sistema: se especifican los requisitos del sistema,incluyendolasfuncionesycapacidadesquedebeposeer,losrequerimientosdeseguridad,deinteraccióndehombre-máquina,deinterfaces,deoperacionesydemantenimiento,etc.

3 Diseño de la arquitectura del sistema: se establece la arquitectura de altonivel,enlacualseidentificaránlosprincipalescomponentesdehardware y software del sistema

3 Análisis de los requisitos de software: se establecen y se documentan dichos requisitos, incluyendo aspectos tales como especificacionesfuncionales,interfacesexternas,requisitosdeaceptación,detallesdeseguridadyprotección,referenciasdeinteracciónhombre-máquina,definición de los datos con los que se trabajará, requerimientos debasesdedatos,deinstalaciónydeaceptacióndelsoftware entregado

3 Diseño de la arquitectura del software: se transforman los requisitos del softwareenunaarquitecturaoestructuradealtonivelqueidentificasuscomponentes principales. También se elabora una versión preliminar de los manuales de usuario y de la documentación del sistema

3 Diseño detallado del software: se realiza un diseño detallado de cada componente,incluidaslasbasesdedatos.Secompletanlosmanualesde usuario y se definen y documentan los requisitos que deben cumplir las pruebas de cada componente del software

3 Codiicación y prueba del software: se desarrollan y documentan los dis-tintoscomponentesylasbasesdedatos.Posteriormente,sepruebacadauno de ellos para asegurarse de que satisface los requisitos estipulados previamente. Se continúan completando los manuales de usuario

29 Ibid. Pág. 48 y 49.

86


3 Integración del software: se integran los componentes del software y se prueban según sea necesario. Se continúa la actualización de los manuales de usuario

3 Prueba del software: se lleva a cabo la prueba de cualificación en función de los requisitos estipulados

3 Integración del sistema: se integran los elementos de software y hardware junto con las operaciones manuales

3 Prueba del sistema: es análoga a la del software,perosedebellevaracabo de acuerdo con los requisitos de calificación estipulados para el sistema

3 Instalación del sistema en el entorno de explotación final donde va a funcionar

3 Soporte del proceso de aceptación del sistema

• Proceso de explotación u operación: incluye las actividades vinculadas a la utilización del sistema y al soporte operativo a los usuarios.

• Proceso de mantenimiento: surge cuando el sistema necesita que se llevenacabomodiicaciones,yaseaenelcódigooenladocumentaciónasociada,debidoaunerror,unadeiciencia,unproblemaolanecesidadde mejora o adaptación originada por nuevos requerimientos. El objeti-vo es modiicar el sistema existente manteniendo su consistencia. Esteproceso puede incluir las actividades de migración a un nuevo entorno operativo.

Procesos de soporte30

Estos procesos sirven de apoyo al resto y se aplican en cualquier punto del ciclo devida.Losprocesosdesoporteidentiicadosporlanormasonlossiguientes:

• Proceso de documentación: registra la información producida por un proceso o actividad del ciclo de vida

• Proceso de gestión de la coniguración: este proceso aplica procedi-mientos administrativos y técnicos durante todo el ciclo de vida del sis-tema para:

3 Controlarlasmodificaciones(porejemplo, lamodificaciónalsistemafue realizada por la persona Z) y las versiones de los elementos que componenelsistema(ejemplo,laúltimaversióndelprogramaesla8.5)

30 Ibíd. Pág. 50.

87


3 Registrar e informar sobre el estado de los elementos que conforman el sistema y las peticiones de modificación

3 Controlarelalmacenamiento,lalogísticaylaentregadeloselementos31

• Proceso de aseguramiento de calidad: conjunto de actividades pla-niicadas y sistemáticas necesarias para aportar la conianza en que elproducto (hardware-software) va a satisfacer los requisitos estipulados de calidad32

• Proceso de veriicación: determina si los requisitos de un sistema están completos y son correctos. Puede ser responsabilidad de una organiza-cióndeservicios,encuyocaso,sedenominaprocesodeveriicaciónin-dependiente33

• Proceso de validación: sirve para determinar si el sistema cumple con los requisitos previstos para su uso34 Proceso de revisión conjunta: este proceso se ocupa de la evaluación del sistema durante una actividad de su ciclo de vida. Las revisiones con-juntas son pertinentes tanto a nivel de gestión como a nivel técnico a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto

• Proceso de auditoría:permiteestablecer,enloshitospredeterminados,sisehancumplidolosrequisitos,losplanesyelcontrato

• Proceso de resolución de problemas: este proceso posibilita el análisis y la eliminación de los problemas (disconformidades con los requisitos oelcontrato)descubiertosduranteeldesarrollo,laexplotación,elman-tenimiento u otro proceso. El objetivo es aportar un medio apropiado y documentado para asegurar que todos los problemas descubiertos se analizarán y eliminarán

Elinnoesimplementarunsistemadecostoscomplejosinoesnecesario,porque volverá lento el proceso de acumulación y manipulación de información ydetomadedecisionesyporlotantoelcrecimiento,lasestrategiasyposicio-namiento de la empresa. Es lo mismo que ponerle el motor de un tractocamión a un automóvil, se pone lento el automóvil porque su infraestructura(llantas,amortiguadores,…)noresistentalpresión.Deigualmanerasucedealrelacionaruntractorconunmotordeautomóvil,andarámuylentoysedañarárápidamente.

31 Ibíd.32 Ibíd.33 Ibíd.34 Ibíd.

88


Sistema de información adecuado

Figura 24

S1 = sistema inicial de información de costos

S2 = sistema nuevo de información de costos

R1 = nivel máximo de satisfacción del S1

R2 = nivel máximo de satisfacción del S2

Enlaigura24seobservaunprocesonormaldeimplementacióndeunnuevosistemadeinformación.Sedenominaprocesonormal,debidoaqueescasine-cesario que el grado de satisfacción del SIG inicial disminuya para que se pueda implementarunonuevo,deacuerdoconelcrecimientodelaempresa.

Cuando el segundo SIG se implementa tarde

Figura 25

cambio de sistemade SIIE

100% R2R1

75%

50%

25%

Nivel de Satisfacciónde la información

Crecimiento dela empresa

S1 S2

R2R1100%

75%

50%

25%



S1 S2

P

89


P =enestepuntolosdatosnosatisfacenlasnecesidadesdeinformación,enotraspalabras,elSIGyanoesutilizadoparalaconsultaydebidatomadedecisiones por parte de la gerencia. Es un punto de crisis total de la información decostos,yanoesnormal.

Figura 26

EsteesuncasoenelcualseimplementaunSIGmuysoisticado(ejemplo,unSAT)cuandolaempresanolonecesitaenelmomento,yasea,debidoasutamañoo a que sus exigencias de información no son muy rigurosas y/o complejas. Como semencionabaenpárrafosanteriores,esiguala“ponerleelmotordeuntracto-camiónaunautomóvil”,noseaprovecharíalainversiónrealizadaenelmismo.

Se debe realizar el diseño de costos que el especialista crea pertinente para cadaejerciciosegúnsuconocimientoyapreciacióndelainformación,ademástiene que indicar qué otra información requiere para analizar la empresa.

3.8. Ejemplo del SIG:

LaempresaTRELtda.,tieneelsiguientemodelodecostosadecuadoaunsistemacontable. La empresa cree que no le funciona o no le permite obtener el control y la información de los costos para toma de decisiones.



100%

75%

50%

25%S2

Etapa de larga insatisfacción

90

Carlo

s Augusto

Rin

cón

3.8

.1. M

od

elo

actu

al:

Fig

ura

27


directos


MétodoAsignación




Órdenes de

producción

o


Absorbente

y/o

Directo

Materia prima:


2. Inductores

3. Estándares


Mano de obra:

1. Inductores


3. Estándares


Servicios:

1. Inductores


3. Estándares


Periódico

o

Permanente:

1. PEPS

2. UEPS

3. Promd. pond

3. Retail

4. Individual

Real

y/o

Presupuestado:

1. Estándar

2. Estimados

Con variaciones:

1. Totales

2. Precio (costo)


Con topes:

1. Altos

2. Bajos


o

Producto:

1. General

2. Individual

3. Dpto.

4. Proceso

5. Actividades

Directo

Escalonado

Álgebra lineal

Integral


o

Producto:

1. General

2. Individual

3. Dpto.

4. Proceso

5. Actividades

Directo

Escalonado

Álgebra lineal

Integral

91


Descripción del modelo actual del sistema de costos de la empresa:

El modelo que se tiene en la empresa es por el sistema costos por órdenes de producción.Porunlado,semanejaunmodeloabsorbenteparaloscostosdeproducción directos de materia prima, mano de obra y CIF. Por otro lado, elcontrol de los inventarios se realiza con el modelo permanente por medio del kárdex,utilizandoelmétodopromedioponderado.ElcálculodelosCIFsehacede manera real, llevándolos al costo del producto con modelo general y conasignación directa. El cálculo de los gastos administrativos y de ventas es llevado alestadoderesultado,sinpasarporelproducto.

Problemas del sistema para la empresa:

• La forma de calcular los costos directos es por documento según consu-moreal,peronotienencomparaciónconelestándar,segúnichadeloquedeberíanconsumirrealmente,paraobteneruninductordedesperdi-cios de materia prima

• En el cálculo de la mano de obra no se analiza el consumo del costo real• Los costos por servicios directos de maquila son enviados directamente al

estadoderesultado,quedandocomoungastoadministrativo• El control de los inventarios para los productos perecederos se hace con

el método promedio ponderado• No existe estudio de los estándares de producción de los costos directos.

Porlotanto,noseconocesiestánexistiendodesperdiciosenelconsumodemateriaprima.Igualmente,noseidentiicanlosdesperdiciosdetiem-pos de producción y de los costos totales

• El método de los CIF no deja información sobre cómo se está compor-tandocadadepartamentoconlosconsumos.Además,existenvariasmá-quinas de producción y se necesita conocer cuáles de las maquinas y procesos son los más costosos

• El método de asignación de los CIF no deja ver la mezcla de servicios que se prestan entre departamentos

• La asignación de los gastos administrativos y de ventas debe hacerse al producto y conocer los costos totales unitarios.

Recomendaciones:

Deben hacerse estudios y calcular los costos directos e indirectos de producción yrealizarlasichastécnicasdecadaproducto.

Tienen que crearse los documentos de control para los consumos reales de materiaprima,manodeobra,serviciosyCIF.

Se debe manejar el inventario de materia prima perecedera con el método PEPS(primerasenentrar,primerasensalir).

Es necesario hacer el estudio de presupuestos para calcular los costos están-dar,teniendoencuentaelcálculodevariacionesconsusrespectivoscálculosdetopes,yaquesetratadeunaempresaconmuchosproductos.

La asignación de los CIF debe hacerse con el método escalonado.Se deben asignar los gastos administrativos y de ventas al producto con el

método por procesos y asignación escalonada.

92

Carlo

s Augusto

Rin

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3.8

.2. M

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Fig

ura

28


directos


MétodoAsignación




Órdenes de

producción

o


Absorbente

y/o

Directo

Materia prima:


2. Inductores

3. Estándares


Mano de obra:

1. Inductores


3. Estándares


Servicios:

1. Inductores


3. Estándares


Periódico

o

Permanente:

1. PEPS

2. UEPS

3. Promd. pond

3. Retail

4. Individual

Real

y/o

Presupuestado:

1. Estándar

2. Estimados

Con variaciones:

1. Totales

2. Precio (costo)


Con topes:

1. Altos

2. Bajos


o

Producto:

1. General

2. Individual

3. Dpto.

4. Proceso

5. Actividades

Directo

Escalonado

Álgebra lineal

Integral


o

Producto:

1. General

2. Individual

3. Dpto.

4. Proceso

5. Actividades

Directo

Escalonado

Álgebra lineal

Integral

Laauditoríadecostoseslainspección,consulta,investigación,revisión,veriica-ción,comprobaciónyevidenciadetodoslosconsumos,egresosyproductividaddelaempresaylaformacomoadjudicanestosalosproductos,losingresosylautilidad. Analiza que los reportes entregados por el modelo de costos utilizado seanlógicos,adecuados,eneltérminodeltiemporequerido,realesyabarquenlasnecesidadesdeinformacióndelagerenciaylasdependenciasdeoperación,para la toma de decisiones.

Indicadores de logro

• Determinar si el sistema de costos actual es adecuado para las necesida-des de la empresa

• Analizar que el monto de los costos generales sea el mismo al de la suma-toria de los costos individuales

• Veriicar y examinar si los controles e información de los costos de losinventarios de materias primas utilizados en el proceso productivo son lógicos y reales

• Explorar si los egresos y consumos de materia prima están reconocidos adecuadamente en los productos

• Veriicarsiexisteunadecuadocálculodelcostodelamanodeobrautili-zada en la producción (ya sean productos y/o servicios).

Módulo 4.

Aseguramiento de los sistemas

de información de costos:


93

94


• Examinaryanalizarlaeicienciayeicaciaenlautilizacióndeloselemen-tos del costo en el proceso productivo

• Veriicar la calidad del margen de utilidad desde el punto de vista delcosto del producto y/o servicio producido

4.1. Introducción

Los costos son un área de aplicación empresarial para analizar los consumos de inversióndelaempresa,importantesparaveriicarlarentabilidad.Losdiversosmodelosdeproducción,productos,tamañosdeempresa,modosdecontrolary administrar; permiten realizar modelos de costos especiales para cada orga-nización,conlaintencióndequeelSIGofrezcalainformaciónquelagerenciarequiere.Loscambiosdelaeconomía,crecimientodelaempresa,tecnologíasnuevas y cambios sustanciales de producción; hacen posible que el sistema de costos pueda perder semejanza con la realidad de la información de la em-presa.Porestarazón,sedeberealizarunainvestigacióndelsistemadecostosy analizar si este tiene vigencia con las nuevas necesidades de información y si están funcionando adecuadamente los controles y procedimientos del sistema como fueron diseñados inicialmente.

A este método de estudiar el sistema de información de costos se le llama auditoría de costos,elcualesunprocesodeinspección,investigación,consulta,revisión,veriicación,comprobaciónyevidenciaquerealizaunespecialistaeneltema de costos. Este profesional debe indicar si el sistema aplica a las necesi-dadesdelaempresa,siloscontrolessonlosdebidos,sifuncionabien,siestánentregando los datos e informes que se requieren y si estos datos son reales. La auditoría de costos se aplica básicamente al sistema de costos de la empresa.

Antes de abordar el tema es adecuado precisar algunos detalles entre los cuales están:ladeinicióndeauditoría,lostiposcomunesdeauditoríaexistentesyenquéconsisteunprocesodeauditoría;losmismosfacilitaránlaidentiicacióndecaracterísticas propias para conceptualizar sobre el tema a tratar en este capítulo.

4.2. Deinición

Eslainspección,investigación,consulta,revisión,veriicación,comprobaciónyevidenciaaplicadaalaempresa;realizadaporpersonalcualiicadoeindependientedeacuerdoconnormasdecontabilidad;conelindeesperarunaopiniónquemuestre lo acontecido en el negocio. Requisito fundamental es la independen-cia.LaAsociaciónAmericanadeContadores(A.A.A)ladeinecomounprocesosistemático que obtiene y evalúa objetivamente la evidencia con respecto a las declaracionesacercadeaccioneseconómicasyeventos,determinandoelgradodecorrespondenciasentreestasdeclaracionesyloscriteriosestablecidos,paraluego hacer un debido comunicado a los usuarios interesados.

95


4.3. Concepto universal de auditoría

Auditoría,ensuacepciónmásamplia,signiicaveriicarquelainformacióninan-ciera,administrativayoperacionalquegeneraunaentidadesconiable,verazyoportuna.Enotraspalabras,esrevisarqueloshechos,fenómenosyoperacionesse den en la forma en que fueron planeados; que las políticas y lineamientos es-tablecidossehayanobservadoyrespetado,quesecumpleconlasobligacionesiscales,jurídicasyreglamentariasengeneral.Asimismo,signiicaevaluarlaformaenqueseadministrayoperaconelindeaprovecharlosrecursosalmáximo(Santillana,2004).

Las normas de auditoría son los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidaddelauditor,altrabajoquedesempeñayalainformaciónquerindecomo resultado de este trabajo.

Lasnormasdeauditoríadeestadosinancierostienencomoobjetivoconstituirel marco de actuación a que debe sujetarse el contador público independiente queemitedictámenesparaefectosanteterceros,conelindeconirmarlavera-cidad,pertinenciaorelevanciaysuicienciadelainformaciónsometidaaexamen.

4.4. Concepto de auditoría de costos

Laauditoríadecostoseslainspección,consulta,investigación,revisión,veriica-ción,comprobaciónyevidenciadetodoslosconsumos,egresosyproductividaddelaempresaylaformacomosegreganyadjudicanestosalosproductos,losingresos y la utilidad; analizando que los reportes entregados por el modelo de costosutilizadoseanlógicos,adecuados,eneltérminodeltiemporequerido,reales y abarquen las necesidades de información de la gerencia y las dependen-ciasdeoperación,paralatomadedecisiones.

Escomprensiblequenosepercibadeformaexplícitalaauditoríadecostos,debido a que a esta última comúnmente la relacionan como un complemento deunaauditoríadeproducción;lacualdiiereensusobjetivossobreladecos-tos. Es por ello que no se considera la auditoría de producción y/o operacional como una herramienta clave para auditar los sistemas de información de costos en las empresas.

Lafuncióndelauditordecostoseseminentementeconstructiva,nosetienequelimitaracriticarlasdeicienciasobservadas;debeproponerlasmedidasqueconsidereconvenientes,señalandolasposiblesmejoras.Estalaborsecomple-mentaconlaveriicacióndelasmedidasaprobadasporlaaltadirecciónconbaseensusrecomendaciones,siestassehanplanteadocorrectamente.

Clasiicación de las normas de auditoría:Normaspersonales,normasdeejecucióndeltrabajoynormasdeinformación.

4.5. Tipos de auditorías

Entre los tipos más comunes de auditorías se pueden mencionar:

96


Figura 29

4.6. Proceso de la auditoría

4.7. Diferencia entre la auditoría de costos y la auditoría de gestión

La auditoría de gestión en el proceso productivo puede enfocarse en plantear cambiar un proceso donde una persona mantiene un tiempo considerable im-productivoonorealizalaslaboresplaniicadas.Adiferenciadelalcancedelaauditoríadecostos,enelqueesfundamentalmenteanalizarqueelsistemadecostos esté expresando los indicadores que muestren si una persona mantiene un tiempo considerable improductivo o que no está realizando las labores requeridas.

4.8. La auditoría de costos y el sistema de información de costos

El sistema de información de costos entrega a la contabilidad información relevan-tesobretodoelconceptoproductivoempresarial,dependiendodelmontajedelsistema.Estainformaciónsirveparatomadedecisionesadministrativas,logísticas,inancierasycomerciales;ydondeserequierealtoniveldeconiabilidadenlosdatosdelsistema.Delocontrario,podráhaberriesgoenlatomadedecisionesyposiblemente,amenazasinancieras.

TIPOS DE AUDITORÍAS

FISCALGESTIÓN OPERACIONAL y/o

PRODUCCIÓN

CONTROL INTERNO

CUMPLIMIENTO

FORENSE

INFORMÁTICACOSTOS

AMBIENTAL

FINANCIERA

Se realiza un estudio yevaluación bajo diferentesparámetros de las normas,políticas, procedimientos,

actividades, tareas y/otécnicas contempladas

en la empresa.

Se obtiene evidenciarelacionada con el tipode auditoría a ejecutar.

Se emite un informe deauditoría con respecto

a lo encontrado.

Se entrega alcliente el informe

de auditoría.

Se determina larazonalidad deltema a auditar.

Se debe teneruna discusiónprevia con losinteresadossobre loshallazgos.

97


Asegurarse de que los datos de los indicadores de costos que la gerencia tieneensusmanossonequitativosesunprocesodecontrolestimable,paranocometerriesgosenlasdecisiones.Además,posibilitamantenerprocesosdealtacalidad,estándaresmanipuladosycontrolados,paraasíobtenerdatosdealtaconiabilidaddelsistemadeinformacióndecostos.

La auditoría al sistema de información de costos no se reconoce como una de lasauditoríasespeciales,dadoaquelosmontajesdesistemasdeinformacióndecostos de las empresas anteriormente no se reconocían como una contabilidad de información obligatoria, obteniendo más relevancia la contabilidad iscal.35 Además, pocas empresas tenían montajes de sistemas de costos robustos,36 generalmente,eransistemassencillos.Perohoylacantidaddeindicadoresdecostosque las gerencias manipulan se hacen más detallados y se requieren con mayor exactitud,teniendoquerealizarsistemasdeinformacióndecostosmásrobustosy herramientas informáticas especiales para la condensación de esta información.

Los elementos, modelos, métodos, cálculos, sistemas y herramientas paracalcular la información de costos y entregar los indicadores de costos son hoy endíamásespecializadosyrobustos,yporsísolosyasonsistemascomplejos.Poresarazón,lametodologíaparallegaraasegurarlaconiabilidaddelosda-tos del sistema de información de costos requiere de personal especializado en análisisdecostosymontajedesistemasdeinformacióndecostos.Porlotanto,dichas metodologías especiales no están recogidas en los manuales de auditoría inancieraeintegrales,puesestasnoalcanzanaanalizardemaneradetalladayconiableelsistemadeinformacióndecostos.Esaeslarazónporlaquesecrea en esta publicación un modelo a escala de manual que apoye el proceso de aseguramientodelainformacióndecostos,quetengaencuentaloselementosespeciales de este sistema.

La importancia de los sistemas de información de costos en el modelo comer-cialcompetitivohaempezadoadarrelevanciaalosindicadoresqueentrega,yaevolucionarparabrindarmayorrapidezyconiabilidaddelainformación.Estopermite hablar en la actualidad del aseguramiento de la información de los indi-cadores de costos. Y no es que no se realice o que la auditoría de costos sea un temainnovadoryporesosetrateenelpresentelibro.Hoyendía,seencuentraimplícitamente en el concepto de aseguramiento de la información que hacen las empresasconsultoras,lo innovador de este trabajo está en volverlo explícito para el medio académico.37

35 Hoy,conlasIFRSseledamayorimportanciaalainformacióninancieraparalaestructuracon-tablequealaestructuraiscal.

36 Los sistemas de costos con metodologías ABC o con Balanced Scorecard son sistemas de informa-ciónconmuchoscálculos,diseñoscomplejosybrindangrancantidaddeindicadoresdetodaslasactividades,procesos,productosydemás.ParalocualserequiereestudiarelABM(metodologíapara la administración y toma de decisiones con los datos que ofrecen dichos sistemas).

37 Empresasdecontabilidad,auditoresyanalistasdecostosrealizanauditoríasdecostos,soloqueel concepto y métodos de acción no están explícitos dentro de los procesos académicos.

98


4.9. Cuándo se debe desarrollar una auditoría de costos

• Cuando las directivas y gerencia no confíen en los datos que entrega el sistema de información de costos

• Cuando ingresa un nuevo jefe de costos

• Cuando se vincula un nuevo gerente o director administrativo(opcional)

• Cuando el SIG no entrega a tiempo los datos ni la cantidad de indicadores que la gerencia requiere

• Cuando se va a cambiar a un software de costos

• Cuando se ha cambiado de software contable (ERP)

• Cuando se ha remodelado el sistema de información de costos

• Cuando ha ingresado un nuevo producto o línea productiva

• Terminado el nuevo montaje de un sistema de información de costos

• Cuando las directivas requieran mayor cantidad de información de indi-cadores de costos

• Cuando la organización planea cambiar a otro sistema de información de costos

4.10. Objetivos de la auditoría de costos

General: examinar las actividades de medición del sistema de costos sobre los consumos,egresosyproductividaddelaempresa;ycómoestosseadjudicanalosproductos,losingresosylautilidad,analizandoquelosreportesentregadosporelmodelodecostosutilizadoseanlógicos,adecuados,eneltérminodeltiemporequerido,realesyqueabarquenlasnecesidadesdeinformacióndelagerenciaylasdependenciasdeoperación,paralatomadedecisiones.

Especíicos:• Corroborar si el sistema de costos actual es adecuado para las necesida-

des de la empresa

• Analizar que el monto de los costos generales sea el mismo al de la suma-toria de los costos individuales

• Veriicar y examinar si los controles e información de los costos de losinventarios de materias primas utilizados en el proceso productivo son lógicos y reales

• Examinar si los egresos y consumos de materia prima están reconocidos adecuadamente en los productos

• Veriicarsiexisteunapropiadocálculodelcostodelamanodeobraem-pleada en la producción de productos y/o servicios

• Examinaryanalizarlaeicienciayeicaciaenlautilizacióndeloselemen-tos del costo en el proceso productivo

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• Comprobar la calidad del margen de utilidad desde el punto de vista del costo del producto y/o servicio producido

• Analizarquelosindicadoresinancierosdecostosqueofreceelsistemaestén de acuerdo con la realidad de la empresa

• Comparar que los inductores escogidos sean lógicos a la realidad de los costos asignados

• Comprobar si los elementos del costo están adecuadamente reconocidos en el modelo de costos de la empresa y en el reconocimiento del costo unitario

• Veriicarsiexisteunadecuadocálculodelcostodelosserviciosutilizadospor la empresa en el proceso productivo

• Cotejar si hay un adecuado cálculo del costo operacional con el cálculo de loscostosempresariales,unitarios,deprocesosydemás

• Analizar si la empresa tiene los indicadores necesarios para plantear las metas empresariales

• Investigarsilosreportesdelosestadosinancierosdecostosquebrindael sistema de costos son adecuados y oportunos para el debido proceso económico y de toma de decisiones por parte de la gerencia

• Veriicarsiexisteunaapropiadamanipulacióndeladocumentaciónqueestá relacionada con el proceso productivo

• Revelar irregularidades y desviaciones en cualquiera de los elementos examinados dentro de la empresa que afecten la determinación y la iden-tiicacióndeloscostos

• Determinar si la empresa tiene establecidos los tiempos de producción

• Observar si los tiempos de producción que tiene la empresa reconocen de forma adecuada el proceso productivo

• Indagar si la información suministrada al sistema de costos es la adecua-da para la determinación del punto equilibrio en el proceso productivo

• Permitir que el trabajo de auditoría realizado complemente un proceso de certiicacióndecalidadenlaempresa

4.11. Valores del auditor de costos

Honestidad:“esunaformadevivircongruenteentreloquesepiensaylacon-ductaqueseobservahaciaelprójimoque,juntoalajusticia,exigeendarcadaquienloqueleesdebido”.

Contodaseguridad,esunadelascualidadesquemásbuscanyexigenlasorganizaciones de los analistas de costos. Este valor es indispensable para que lasrelacioneshumanassedesenvuelvanenunambientedeconianzayarmonía.Garantizarespaldo,seguridadycredibilidadenlaspersonas.

100


Compromiso:“comprometersevamásalládecumplirconunaobligación,esponer en juego las capacidades de la persona para sacar adelante todo aquello queselehaconiado”.

Un profesional comprometido es aquel que cumple con sus obligaciones,haciendosiempresutrabajodemaneraexcelente,puessuempeñodebeserconstante y sus metas claras.

Es importante tener en cuenta que la aceptación de un compromiso conlleva laresponsabilidadentodoslosaspectos,alcancesyobligacionesenquesein-curreconeste.Porlotanto,paraelcumplimentoacabalidaddedichovaloresfundamentalolvidarlapereza,elegoísmoyelegocentrismo.

Responsabilidad:“laresponsabilidadesunaobligación,yaseamoraloinclusolegal,decumplirconloqueunapersonasehacomprometido”.

Estevalorsigniicaefectuareneltiempoadecuadoyconcalidadloscompro-misosadquiridos,segúnlaobligacióncomoprofesionales.

Objetividad:“laobjetividadeselvalordeverelmundocomoesynocomosequierequesea”.

Hayqueentenderquecadapersonaesunamezcladesentimientos,raciocinio,experiencias y aprendizaje; y todos estos pueden conllevar a la percepción de alguna situación errada.

Poreso,esimportantequecuandoseplanteeunasituaciónseanaliceafondoynodemanerasupericial.Pueslaobjetividadexigeproporcionarunenfoquemásrealista,dondeseequilibrelaemociónyelrazonamiento.Esfuncióndelanalistade costos dar un peso justo a los acontecimientos y obrar de forma coherente.

Sociabilidad:“estevaloreselcaminoparamejorarlacapacidaddecomuni-caciónydeadaptaciónenlosambientesmásdiversos”.

La sociabilidad impulsa a las personas a relacionarse y a cultivar armonía entre losquelasrodean,encaminandolosidealeshaciaunbiencomún;independientedelascircunstanciasquerodeanacadauno,pueselhechoderelacionarseesfundamental para una vida social en armonía y puede ser trascendental en el futuro de cada quien.

Aprender:“elvalorqueayudaalaspersonasadescubrirlaimportanciadead-quirirconocimientosatravésdelestudioylarelexióndelasexperienciasdiarias”.

Estevalorpropiciaaadquirirconocimientosatravésdelestudio,larelexión,las experiencias de vida y a tener una visión profunda de la realidad. Basados en estos se adquieren las herramientas y lógica para dar solución a los problemas que se presenten.

Coherencia:“eselvalorquehacedelaspersonasseresintegrales,actuandosiempredeacuerdoasusprincipios”.

Conestevaloresposiblequesecumplanconeiciencialasmetaspropues-tas,pueshacefaltaserhonestoyresponsablelaboralmente;yenlasrelacionespersonalesesindispensablesersinceros,coniablesyejercerliderazgopositivoparaconlasdemáspersonas,losclientesyconunomismo.

101


Este ayuda a fortalecer el carácter y a comprender la vida como un compro-miso verdaderamente auténtico.

Trabajo y laboriosidad:“eslaconstanteproductividadydinamismoenbuscadel aprovechamiento del tiempo para dar efectividad a las actividades que una persona se ha comprometido.

Estenercomocaracterísticarealizarlaslaboresencomendadas,ademásdeorganizarymantenerelequilibriodesuscosasyloquesehace,siendorespon-sablesenterminarlaslaboresencomendadas,siendocadavezmáscompetitivos.

Comunicación: “una buena comunicación puede hacer la diferencia entreunavidafelizounavidallenadeproblemas”.

Estevaloresindispensableparamantenerbuenarelacioneslaborales,ayudaaintercambiardeunamaneramuyefectivapensamientoseideas,lograndoar-monía.Además,demuestraeducaciónytratodelicadohacialaspersonas.Saberpreguntar o responder puede ser el comienzo o la terminación de una importante relación laboral.

Prudencia:“adelantarsealascircunstancias,tomarmejoresdecisiones,con-servar la compostura y el trato amable en todo momento forjan una personalidad decidida,emprendedorayconstructiva”.

Estevalorayudaalaspersonasarelexionaryaconsiderarlosefectosquepueden producir las palabras o acciones en los demás. La prudencia se forja de la maneraenqueunapersonasecomportadiariamente,esimportanteaprendeamantener la calma pues los desaciertos son muy comunes; por lo tanto se deben controlarlaprecipitación,lasemociones,elmalhumorylapercepciónequivoca-dadelosasuntos.Dichovalorllevaalaspersonasabrindaruntratojusto,asergenerosasyatenerunapersonalidadrecia,ecuánimeyconelliderazgosuicientepara afrontar las metas.

Crítica constructiva:“hacerunacríticaconstructivaparaayudaralosdemásesunaactitudmadura,responsableyllenaderespetoporlossemejantes”.

Este valor se fundamenta en el propósito de lograr un cambio favorable que beneicieatodaslaspersonasinvolucradasconlasmetasdeunapersona,igualpara las que están fuera de ellas.

Hayquetenerencuentaqueunacríticaconstructivadesarrollaotrosvalores:lealtad,honestidad,sencillez,respetoyamistad.Conestareferenciaseríaabsurdopasarporaltolaimportanciadeviviresevalor,yaquenadiepuedejactarsedetenerbuenjuiciocrítico,sinohalogradoestablecerunequilibrioentrelamaneracomo acepta las críticas y la forma o intención con que se expresa.

4.12. El auditor de costos no debe ser un mecanicista

Escomúnqueelauditordecostossoporteyjustiiquesusanálisisconcálculosmatemáticos exactos y otros inexactos como los estadísticos, pero no todoslos análisis inancieros y de costos pueden estar soportados en los números

102


o,másexactamente,sobreeldinero,pueshayelementoscomoelconocimiento, goodwill,motivacióndelpersonal,ambientepositivoonegativo,atenciónpositiva,satisfacción del cliente y otros; que son estratégicos dentro de las ventajas compe-titivas para la obtención de ganancias. Pero los análisis económicos actuales no los tienenencuentaporsudiicultadparaequipararcondinero,númerosotiempo.La falta de comparabilidad de estos elementos hace que muchas veces se les deje por fuera de los proyectos económicos y por lo tanto de las decisiones gerenciales. El analista de costos debe tener en cuenta en sus consultorías estos elementos intangiblesdesdelavisióninanciera,comorecomendacionesparalosmovimientosycambiosdeprocesosydesarrollodeproyectos(Rincón&Villarreal,Op.Cit.).

4.13. Proceso y metodología de la auditoría de costos

Este proceso no está alejado de un proceso normal de auditoría debido a que cada examen de auditoría de costos cumple con el siguiente proceso:

4.13.1. Planeación

En esta etapa el auditor investiga el proceso productivo como un todo y trata de conocerelcomportamientodeloscostosenlaempresa,comotambiénsusistemay/omodelodecostos,elcualproporcionaráunanálisisgeneralyunaadecuadaplaneación de la auditoría. Esta investigación preliminar guía al auditor hacia las áreas y/o procesos que requieren examen desde la perspectiva de los costos y queseríandeinterésparalosgerentesyjefesdeproducción,entreotros.Esteesun paso esencial para lograr los objetivos establecidos en la empresa.

Despuésdeidentiicarglobalmentelasáreasydereconocerfactoresimpor-tantesparaelexamen,elauditorrealizaunainvestigaciónpreliminarsobrelosaspectos seleccionados. Esta se hace con mayor detalle que en el análisis general. Estesondeopreliminarpermiteenfocarelolosprogramasdeauditoría,loscualesabarcan aspectos importantes como:

3 Análisis del sistema de costos

3 Materia prima

3 Mano de obra

3 Servicios de externalización de los procesos

3 CIF

3 Perildelpersonaldeldpto.decostos3 Programa informático de costos

3 Procesos por los cuales se llevan los consumos al producto

3 Gastos administrativos y de ventas

3 Asignación de inductores

3 Fichas técnicas

3 InformesinancieroseIndicadoresdecostos

3 Lecturayusodelosindicadoreseinformesinancieros,entreotros.

103


Igualmente,duranteestafaseelauditorpuedediseñarprogramasdeauditoríamásdetalladosyadecuados,comotambiénotrasayudas(diagramasdelujos)necesarias para realizar una evaluación integral sobre todo lo relacionado con los costos.

No está de más mencionar la importancia de que antes de iniciar con la planeación del trabajo el auditor de costos debe ser presentado frente a todo el personal de la empresa y este último debe ser comunicado del proceso que se va a llevar a cabo en la misma. Esto permitirá al auditor envestirse de autoridad parallevaracabosulabory,alavez,contarconelapoyodelaaltagerencia.

4.13.2. Ejecución

Durante esta fase corresponde realizar lo planeado en la fase anterior. Se debe mantenerelordenenlaejecucióndeltrabajodeauditoríaconcebido,iniciandoconlosprocesoscríticos(hechospotencialmentesigniicativos),luegoseguirconlosdemásaspectosimportantesyporúltimo,conaquellosqueesténrelaciona-dos con el proceso productivo; de tal manera que pueda construir una evidencia concluyente debidamente apoyada.

3 El auditor analiza los datos y formula su juicio con respecto a cada asunto. Durante la ejecución de la auditoría este discute sus conclusiones con el personalrelacionado.Estoledaconianzaasushallazgosycredibilidadasu trabajo.

4.13.3. Diagnóstico

- Esta fase debe desarrollarse con una técnica de indagación metódica,relexionandosobre:

1. ¿Quésehace?,¿dónde?,¿cuándo?,¿quién?,¿cómo?y¿conqué?

2. ¿Porquéloanterior?

3. ¿Quéindicadoresrequierelaempresa?

4. ¿Interpretaciónlógicadelosindicadores?

Lospasos1y2sereierenalainterpretacióndelainformaciónobtenidaylos pasos 3 y 4 representan la parte creativa de la auditoría de costos ya que es dondeseproporcionanrecomendacionesadecuadasalasdeicienciasobservadas.

- Discutir con los interesados las recomendaciones. Este trabajo debe desa-rrollarse a medida que progresa el análisis y que atienda a:

3 Aprovechar la enorme experiencia que suele tener el personal de la empresa

3 Evitar errores de interpretación por fallas de comunicación al levantar la información

3 Hacerpartícipe,enlalaborcreativa,alpersonaldelaempresa,moti-vando a intervenir activamente en la superación

104


4.13.4. Informe

Elinformedeauditoríaeselproductoinaldeltrabajodeauditoría.Noexisteunformatoespecíicoparalosinformesdeauditoríadecostos,perogeneralmente comienzan con un resumen de hallazgos y recomendacio-nes. Los hechos se relacionan con el comportamiento de los costos en la empresa:materiaprima,manodeobra,servicios,CIF,perildelpersonalde costos, software, gastos administrativos y de ventas, asignación deinductoresyichastécnicas,entreotros.

Uninformedeauditoríadecostosademásresaltaloslogrosdegerencia,jefedecostos,contador,asícomodetodosaquellosquedeformadirectae indirecta están relacionados con el área de costos. También da a co-nocerlaslimitacionesbajolascualeslaempresahaestadofuncionando,especialmente bajo la gestión de la medición de los costos en el proceso productivo. Las recomendaciones contenidas en el informe señalan de manera general las pautas de acción para obtener un sistema de costos viable,adecuado,eicazyeicienteparaelprocesodetomadedecisiones.

Los auditores proporcionan recomendaciones que le sirven a la gerencia para mejorar el consumo de costos y gastos y aumentar la productividad con respecto a la utilidad; por medio de indicadores que sirven para eje-cutar controles y metas a la dirección departamental.

La importancia de la independencia y objetividad de un auditor no pueden serfranqueadas.Éldebesentirselibredeponerenmaniiestocualquieradelasconclusiones que sean justiicadas. Para que el auditor de costos obtenga lamáxima independencia de llevar a cabo sus revisiones deberá estar situado dentro delaempresa,especialmenteenelprocesoproductivoy/ocomportamientodecostos,detalmodoquepuedainformarseenelnivelmáscercanoyprácticode la organización.

4.14. Programas de auditoría de costos

4.14.1. Papeles de trabajo

Uno de los objetivos de este capítulo es proporcionar un programa que sirva de guía para los procedimientos básicos de una auditoría de costos. Cada paso debe ser realizado de acuerdo con las condiciones particulares de la empresa y según lascircunstanciaspropias,talcomolomaniiestaelcomitédeprocedimientosdeauditoríadelInstitutoAmericanodeContadoresPúblicosCertiicados(AICPA)ensuinformeespecialtitulado“Fijaciónprovisionaldenormasdeauditoría”.Enelcualdeclaró:“…Noespráctico,porlagrandiversiicacióndelascircunstanciasocondicionesqueseencuentran,expedirunprogramadeauditoríaparatodoslosines…”Esporestoque,deacuerdoconelpronunciamienton.º7sobrere-visoríaiscal,38sesugierealrevisoriscalrealizarunaauditoríaintegral,lacual

38 Pronunciamiento del Consejo Técnico de la Contaduría Pública.

105


debeestarconformadaporcuatrotiposdeauditoría,entrelasqueseencuentranlaauditoríainanciera,laauditoríadecumplimiento,laauditoríadegestiónylaauditoría de control interno.

Conbaseenelplanteamientoanterior,sesugiereunaauditoríadecostosintegral,lacualtrabajadeformasistemáticaenlosfocosdeaccióndelsistemadecostos,comoseapreciaacontinuaciónenlaigura30.

Estosfocosdeaccióndelsistemadecostos,deacuerdoconciertoselemen-tospara identiicarlos,debenserauditadosdeformalógicaysistemáticaporlasauditorías:decontrolinterno,deprocedimiento(“cumplimiento”ygestión)yinanciera;bajolaperspectivadeloscostos.Esteprocesopermitequelaauditoríadecostosnosediiculteparallevarlaacabodesdesuplaneaciónhastaelmismomomentodelaemisióndelinforme.Porelcontrario,sugiereunordensistemáticoe integral para reconocer ciertos elementos claves que están relacionados con el comportamientodeloscostosdurantetodoelprocesoproductivo,yasí,obtenerla consecución de los objetivos planteados en este tipo de auditoría. Esto es más fácildeapreciardesdeelanálisisycomprensióndelaigura31.

4.14.2. Áreas de estudio del sistema de costos

Figura 30

Ingeniería de costos, crear el sistema de costos: recoge y agrupa los procesos ydatosdelaempresacomoactividad,productividad,procedimientos,procesos,tiempos,consumos,egresos,gastos,ingresos,planesdeadministración,reportesque requieren; y establece el diseño del sistema de costos más adecuado que permitaobtenerdemaneraoportunalosinformesnecesarios,conlosindicadoresde costos que las directivas administrativas necesitan. El analista de costos no se focalizaenmejorarlosprocesosdefabricación,lamisiónescostearlos,mostrarindicadores,hacerrecomendaciones,proyeccionesyanálisisinancierosdenuevosplanes por medio del sistema de costos que establece para la empresa.

Contabilidad de costos, alimentar el sistema de costos: se encarga de reco-gerlosdocumentos,reportesydatosqueelsistemadecostostieneplaniicadocaptardelosconsumos,productividad,procesoseingresos;paraalimentarelprogramadecostosyentregarlosreportesyestadosinancierosalasdirectivasadministrativas para veriicar y evaluar la gestión de trabajo o para planiicarfuturas labores.

Crear el sistema

Ingeniería

ContabilidadFinanzas

Alimentar el sistemaReportes del sistema

106


Finanzas de costos, reportes del sistema: se encarga de tomar los repor-tes,estadosinancieroseindicadoresqueentregaelprograma;parahacerunalecturayanálisissobrelasmetasempresariales,conelindeevaluarlagestióndetrabajoyplanearnuevasmetas.Igualmente,conlosdatossebuscaelaborarpresupuestos,metasyplanesdetrabajo.Lasinanzasdecostoshacenlecturashorizontalesyverticalesdelosreportes,graicanlosfactoresimportantesyen-treganuninformeinancierodecostosfácildeinterpretar,elcualpuedecontenerrecomendacionesparadesarrollodeproyectos,mejoramientodeprocesosdefabricaciónynuevosmétodosdetrabajo;conelindequelasdirectivasyjefesde departamentos tengan en cuenta en sus decisiones.

Finanzas de costos

- Planes estratégicos de producción y ven-tas

- Indicadores de me-tasdeproductividad,costos,ingresosyde-más

- Indicadoresinancie-ros de análisis de uso de los recursos

- Control de los recur-sos utilizados

- Evaluación de los re-cursos empleados

- Análisisdeeicaciadeuso de los recursos

- Análisis de efectivi-dad de uso de los recursos

- Analizar los estados inancieros

- Obtener los indica-dores de los estados inancieros

- Planear modelos de disminución y mejor uso de los recursos

- Planear modelos ad-ministrativos para aumentar la produc-tividad

Contabilidad de costos

- Educación, control ymanejo del personal de contabilidad de costos

- Reconocer a cabalidad el lujo del sistema decosto

- Recopilar la información de las transacciones de la planta de producción

- Diligenciar los docu-mentos contables para los registros

- Ordenar la información según las normas de contabilidad de costos

- Realizar los registros correspondientes en las cuentas según las normas de contabilidad y decreto 2649 del 93

- Veriicarquelainforma-ción esté acorde a las normas de contabilidad de costos

- Custodiar que la infor-mación se mantenga segura

- Reportar la informa-ción por medio de los estados inancieros decostos y su utilidad

Ingeniería de costos

- Levantamiento y estudio de procesos

- Diseño del sistema de costos

- Diseño de documentos con-tables y de control

- Diseño e instalación de soft-ware y hardware de costos

- Cálculo de indicadores de costos

- Cálculo de inductores de costos

- Auditoría de costos (análisis de la calidad del sistema de costos)

- Estudios de factibilidad de producción

- Presupuestos

- Estándares de producción y de consumo

- Diseño de controles al in-ventario

- Modelos de administración y productividad de la mano de obra

- Análisis,manejoycontroldeproducción por sistemas de maquila u outsourcing

- ControldelosCIF,análisisdelos indicadores de costos del producto

107


4.14.3. Auditoría integral de costos

Analizar desde la perspectiva de los costos:

• Control interno: si el proceso o método existe en el sistema de costos

• Procedimental (cumplimiento y gestión): si el proceso o método fun-ciona bien en el sistema de costos

• Financiero:silosresultadosdelosestadosinancierosdecostossonrea-les, lógicos, exactos, oportunos y requeridos.Además, si el sistemadecontabilidad de costos cumple con las normas de contabilidad general-mente aceptadas en Colombia.

Figura 31

Además,comoserepresentaenlaigura31,conlaauditoríadecostosintegralsepuedeobtenerunsistemadecostosviable,coniabilidadyidelidadenlosdatosylainformación,adecuadaalatomadedecisionesdesdeindicadoresdecostoslógicosyreales,entreotros.

PROCESO EN LAS ÁREAS DE ACCIÓN DEL SISTEMA DE COSTOS

Auditoría de ControlInterno de Costos

Ingeniería de Costos

SISTEMA DE COSTOS

Crear el sistema Inicia el Proceso

Reporte de losindicadores financieros

de costos.

Auditoría deProcedimiento

de Costos

AuditoríaFinancierade Costos

Finanzasde Costos

Contabilidadde Costos

Alimentar el sistema

* Sistema viable de costos.* Seguridad en los datos.* Toma de decisiones desde indicadores de costos lógicos y reales.* Confiabilidad en la información.

108


4.14.4. Programa de auditoría

De acuerdo con lo establecido por la Comisión de Procedimientos de Auditoría delInstitutoMexicanodeContadoresPúblicos,ensuboletínn.°4,deenerode1957,elprogramadeauditoríaes:

Un enunciado lógicamente ordenado y clasiicado de los procedimientos de auditoría que han de emplearse, la extensión que se les ha de dar y la oportunidad en que se han de aplicar. En ocasiones, se agregan a esto al-gunas explicaciones o detalles de información complementaria, tendientes a ilustrar a la persona que va a aplicar los procedimientos de auditoría sobre características o peculiaridades que deben conocer.

Ademásdelossiguientesprogramasdeauditoría,elaboradosparatenerunaguía,sesugiererealizarcálculos,diagramasdelujos(actividadesy/oprocesos),entre otros recursos; para llevar a cabo la auditoría de costos.

En estos programas se pueden incluir documentos justiicados (hallazgos)que permitan complementar la información (evidencias), incluyendo, segúnseaelcasooconsideracióndelauditor,comentariosy/omarcasenlacolumnaestablecida para ello.

Ejemplo de programa de auditoría: es importante tener en cuenta que el programa de auditoría que se entrega es un ejemplo corto de algunas preguntas que se deben realizar al desarrollar una auditoría de costos.

N/A = no aplica

M/C = marca y/o comentario

Serecomienda,antesdeempezarconlospapelesdeauditoríadelsistemadecostos,realizareldiseñodelSIGactualqueustedreconoceenlaempresa,estole dará una visión rápida y catalogará las preguntas más adecuadas.

Objetivos de la auditoría de costos

1. Veriicarqueelmontajedelsistemadecostosimplantadofuncioneconrespecto a las necesidades particulares de la empresa.

2. Veriicarqueelsoftware y hardware del sistema informático son adecuados y funcionan bien con respecto al diseño del sistema implantado.

3. Analizar que la empresa controla el sistema de costos y tiene los recursos demanodeobra,conocimiento,diseñosycontrolesrespectivosparaqueel sistema funcione adecuadamente.

4. Veriicarquelosdocumentosquerecogenlainformacióndecostossonadecuados a las necesidades del sistema de costos.

5. Comprobar que el sistema recoge todos los recursos que consume el pro-ceso productivo y que estos son asignados adecuadamente por el diseño del sistema de costos.

6. Evaluar que los indicadores y tasas de costos unitarios sean equitativos y lógicos.

109


Figura 32. Metodología para el diseño de pruebas de control y pruebas sustantivas operaciones para la contabilidad de costos.

Tomado de:Auditoríaunenfoqueintegral,Alvin.AArens,RandalJ.Elder,Marks.Beasley

4.14.5. Programa de control interno de costos

Control interno en costos N/A SÍ NO M/C

Preguntas generales / análisis del sistema

• Elsistemadecostosquemanipulalaempresaestádeter-minado por escrito

• Elsistemadecostosentregaunvalorunitariodelospro-ductos

• Elsistemadecostosentregaunvalorgeneraldeloscostosde la empresa

• Laempresatienedeterminadoslosprocesosdeproducción

• Elsistemadecostosdelaempresatieneundiccionariodel sistema

• Elsistemadecostosimplantadoenlaempresatieneunmanual de costos

• Laempresatienedeterminadaslasactividadesgeneralesde los procesos

• Laempresaconoceelpuntodeequilibrioenproductividadpor temporada

• Laempresaconoceelpuntodeequilibriomonetarioportemporada

Comprender el control interno -sistema de contabilidad de costos

Evaluar el riesgo de control -sistema de contabilidad de costos

Determinar el alcance delas pruebas de control *

Diseñar las pruebas de control y pruebassustantivas de operaciones para que el

sistema de contabilidad de costoscumpla con los objetivos de auditoría

relacionados con las operaciones.

Procedimiento de auditoría

Tamaño de la muestra

Partidas a seleccionar

Tiempo propicio

110



Preguntas generales / análisis del sistema

• Laempresamanejapresupuestosgenerales: 3 Anuales

3 Semestrales

3 Trimestrales

3 Mensuales

3 Otros

• Laempresamanipulaalgúnsoftware de costos

• Elsistemadecostosplanteadoporlaempresaestádeterminado por el programa informático de costos

• Paralagerenciasonimportanteslosdatosdecostos

• Lagerenciautilizalosdatosdecostos

• Elsistemadecostostienedeterminadoslosdocumentosfuente con que se alimenta

• Laempresatienemetasdeproduccióndeterminadas

• Laempresatienedeterminadasmetasdeingresos

• Laempresatienedeterminadasmetasdecostostotales

• Elsistemadecostosentregareportesdeindicadores

• Elsistemadecostosentregareportesdedesperdicios

• Segúneldepartamentodecostos,lasotrasdependenciasreconocen la importancia del departamento

• Segúneldepartamentodecostos,lasotrasdependenciascolaboran con la entrega de la información y documentos de reportes de costos

• Existeundepartamentodecostos,conpersonalcapacitadoy con labores determinadas básicamente para costos

• El departamento de costos tiene el personal requeridopara cumplir las labores

• Elsistemadecostosestáunidoalsistemacontable

• Elsistemadecostosestáunidoaunsistemaoperativo

• Elsistemadecostosreconocelostiemposdeproducción

• Elsistemadecostosrequeridoessemejantealprogramainformático de costos

111


Control interno en costos N/A SÍ NO M/CMateria prima

• Elsistemadecontroldelinventarioespermanente• Elsistemadecontroldelinventarioesmanejadoporun

sistema informático• Elsistemadecostostienedocumentosfuenteparaasig-

nar la mercancía de inventario de materia a inventario de producto en proceso

• Loscostosdemateriaprimadirectasonmuyrepresentati-vos dentro de los consumos totales de la empresa (superan el 5% dentro de los costos totales de la organización)

• Loscostosdemateriaprimaindirectasonmuyrepresenta-tivos dentro de los consumos totales de la empresa (supe-ran el 5% dentro de los costos totales de la organización)

• Elsistemadecostostienedocumentosparaelcontroldemateria prima (kárdex)

• Elsistemaseparalamateriaprimadirectadelaindirecta• Elsistemadecontroldeentradaysalidademateriaprima

se hace desde la contabilidad gerencial por kárdex

• Elkárdextienecontrolesdepuntosmínimos(stockmínimo)• El kárdex tiene controles de puntos máximos (stock máximo)

• Elmétododekárdexdetodoslosproductosestádeter-minado por las características de tiempo del inventario:

3 Perecederos,PEPS(primerosenentrar,primerosensalir) 3 Noperecederos,PP(promedioponderado)• Setienearchivodehojadevidadelasmateriasprimas• Loscostosdeletesydemás,generadosantesdequela

materiaprimallegueabodega,sonañadidosdemaneraunitaria a la materia prima

• Secontrolanlosdesperdiciosdemateriaprima• Sevigilanlasfechasdevencimientodelamateriaprima• Seregistranlasdevolucionesdemateriaprimanoutilizada

desde producción hacia inventario• Existentopesparaevaluarlaspérdidasdemateriaprima

dañada,perdida,malgastadaylosdesperdicios• Secontrolanlasdevolucionesdemateriaprimaporkárdex• Lamateriaprimaestádebidamentecodiicada• Losproveedoresentreganlamateriaprimaatiempo• Setieneunestudiodepuntodenuevopedidoystockde

inventario por escrito y con responsables• Setieneunestudiodepresupuestosdeconsumoycosto

de materia por temporada• Lamateriaprimaenbodegadematerialesestáorganizada

y separada por características• Elsistemadecostosreconoceelconsumodetiempopor

proceso

112



Mano de obra

• Elsistemadecostostieneclarocuálessonloscostosdi-rectos e indirectos de mano de obra

• El sistema de costos separa el costo de mano de obradirecto e indirecto de producción

• Elsistemadecostosmanejaelcostodemanodeobraporsistema en línea o proceso

• Elsistemadecostosmanejaelcostodemanodeobraporel sistema orden de producción

• Elcostodemanodeobradirectaesrepresentativodentrode los consumos de la empresa (supera el 5% dentro de los costos totales de la empresa)

• Elcostodemanodeobraindirectaesrepresentativodentrode los consumos de la empresa (supera el 5% dentro de los costos totales de la empresa)

• El sistema de costos reconoce el tiempo productivo delamanodeobradirectacomodirectoy,elimproductivocomo indirecto

• El tiempo improductivo de la mano de obra directa eindirecta es medido como indicador de costos

• Elcostodemanodeobradirectaesasignadoadeparta-mentos y/o procesos

• Elcostodemanodeobraindirectaesasignadoadepar-tamentos y/o procesos

• Seutilizauninductordiferentealtiempoparaasignarelcosto de mano de obra directa a las órdenes de producción (sistema de orden de producción)

• Elsistemadecostosasignaeltiempodemanodeobradirecta real a la orden de producción (sistema de orden de producción)

• Elsistemadecostosasignaeltiempodemanodeobraestándar a la orden de producción (sistema de orden de producción)

• Elsistemadecostoscomparalostiemposdemanodeobraconsumidos con la orden de producción real y estándar

• Elsistemadecostosreconocelashorasextrasdelamanode obra como costos directos de la orden de producción (sistema de orden de producción)

• Elsistemadecostosasignalosconsumosdetiemposdemano de obra directa e indirecta por departamentos

• Elprogramainformáticodecostoseslexiblefrentealoscambios de horas de mano de obra

113



Mano de obra

• Elprogramainformáticodecostosreconocelashorasdemano de obra por orden de producción (sistema de orden de producción)

• Elsistemadecostosreconoceeltiempodedescansodelpersonal o tiempo improductivo

• Existenmetasdeproducciónparacadapersonadelpro-ceso productivo

• Eljefedeproducciónconocelasmetasenproducción:

3 Diarias

3 Semanales

3 Mensuales

3 Trimestrales

3 Semestrales

3 Anuales

• El jefe de producción conoce la capacidad máxima deunidades que puede producir la mano de obra por planta

• El jefe de producción conoce la capacidad máxima deunidades que puede producir la mano de obra por:

3 Planta

3 Departamento

3 Procesos

3 Máquina

• El jefe de producción conoce la capacidad mínima deunidades que debe producir

• Eljefedeproducciónconocelacapacidadpromediodeproducción del personal de su área

• El programa informático de costos se encuentra para-metrizado de acuerdo con la capacidad en unidades de producción de mano de obra

• El programa informático de costos se encuentra para-metrizado de acuerdo con la capacidad en unidades de producción de mano de obra por temporada

• Elpersonaldeláreadeproducciónconocelacapacidadmínima que debe producir

• Elpersonaltieneunsistemaquemanejaelingresoysalidadel trabajo

114



Servicios de externalización de los procesos

• Los procesos de producción de la empresa consumenmaquila outsourcing directos y/o indirectos

• Losprocesosproductivostienenmaquila directa ___ y/o indirecta ____

• Losprocesosproductivostienenoutsourcing

directo ___ y/o indirecto ____

• Elsistemadecostosdiferenciaenlacontabilidadlosser-vicios de externalización de los procesos con la cuenta 74

• Elprogramainformáticoreconocelosserviciosdeexter-nalización

• Losserviciosdeexternalizacióndirectossoncalculadosenla hoja de costos real y/o estándar para ser asignados al producto que los consume

• Elsistemadecostostienedocumentosdecontrolinternoparalosconsumos,entradasysalidasdeproductosparamaquila directa

• Losserviciosdirectosdeplantasonmuyrepresentativosdentro de los consumos totales de la empresa (superan el 5% dentro de los costos totales de la empresa)

• Losserviciosindirectosdeplantasonmuyrepresentativosdentro de los consumos totales de la empresa (superan el 5% dentro de los costos totales de la empresa)


CIF (Costos indirectos de fabricación)

• El sistema de costos reconoce en el valor del productounitario los costos indirectos de fabricación

• Elsistemadecostostieneunpresupuestodeloscostosindirectos de fabricación

• Elpresupuestodeloscostosindirectosestáasignado,poralgúnindicador,alashojasdecostosyalasunidadesdeproductos

• Se conoce el nombre del sistema de asignación de loscostos indirectos de fabricación.

Nombre: ___________________________________________________

115



CIF (Costos indirectos de fabricación)

• Existeunpresupuestodecontrolparalosjefesdedpto.conelindelimitarelconsumodecostosindirectosdefabricación

• Elsistemadecostosidentiicaloscostosdemanodeobraindirecta

• Loscostosindirectosdefabricaciónreconocenlostiemposimproductivos de mano de obra directa

• El tiempodecapacitacióndelpersonalescontempladocomo un costo indirecto de fabricación

• Elsistemadecostosidentiicaloscostosdelosmaterialesindirectos

• Elsistemadecostosidentiicaloscostosdelosserviciosindirectos

• Elsistemadecostosidentiicalosdemáscostosquenosean los de mano de obra indirecta y materiales indirectos

• El pago de nómina del jefe de producción se reconocecomo un costo de mano de obra indirecto o como gasto

• El programa informático permite reconocer los costosindirectos de fabricación en el proceso productivo

• Loscostosindirectosdefabricacióntotalesenelmessonmayores que los costos directos de producción totales en el mes

• Los gastos administrativos y costos indirectos de fabri-cación son mayores en el mes a los costos directos de producción

• Loscostosindirectossonmuyrepresentativosdentrodelos consumos totales de la empresa

• Lospagosdenóminadelpersonaladministrativosereco-nocen como un costo de mano de obra indirecta

• Ladepreciacióndelosequiposdefábricaesconsideradacomo un costo indirecto de fabricación

• Ladepreciacióndelosequiposdeoicinaesconsideradacomo costo de fabricación

• Laempresatieneerogacionesporpagodearriendodeequipos o local(es)

• Laempresatienealgúntipodeerogaciónopagorelacio-nado con la producción

• Laempresatieneprocesosrealizadosfueradelamismaopor outsourcing

116



Peril del personal del dpto. de costos

• Existeunmanualdefuncionesparacadacargodelpersonalque maneja el sistema de información de costos

• Cadaempleadoharecibidosumanualdefunciones

• Elpersonaldeproduccióneselidóneoparaelcargo

• Eljefedeproduccióncumpleconelperilrequeridoparael cargo en mención

• Elpersonalessometidoaunprocesodecapacitaciónenel cargo a asumir

• Laspersonasquerealizanlacapacitaciónsonidóneasparaeste proceso

• Existe una adecuada evaluación en el momento de laselección del personal

• Hayunexamenparamedirelconocimientodelpersonalsobre los temas de gestión de costos

• Existe un adecuado seguimiento al desempeño de lasfunciones de cada persona que hace parte del proceso de producción

• Sehaceunaevaluaciónaldesempeñodelasfuncionesdecada persona

• Aplicancorrectivosfrentealosresultadosdelasevalua-ciones realizadas

• Existeunadocumentaciónsobreelseguimientoyevalua-ción de las funciones de cada persona desde su ingreso a la empresa


Programa informático de costos

• El programa informático de costos está basado en sutotalidad en hojas de cálculo

• Elprogramainformáticodecostosestáinstauradoenunabase de datos.

Sí ____. Nombre: __________________________________________

• ElprogramainformáticoesunERP Sí ____. Nombre: __________________________________________

• Elprogramainformáticodecostosenbasededatosutilizahojas de cálculo en el procesamiento de datos para los informes

• El programa de costos fue desarrollado para el objetosocial de la empresa o directamente para la empresa

117




• Elprogramadecostosinformáticoespropiodelaempresa

• Elmodelodelsistemadecostosdelprogramainformáti-coutilizadoesigualalsistemainformáticoplaniicadoynecesario para la empresa en todos sus parámetros39

• El programa de costos puede ser manejado en red pordiferentes usuarios

• Elprogramatieneunaempresa,instituciónopersonaquepueda ofrecer soporte constante

• Laempresacuentaconlosmanualesdeusodelprograma

• Laempresacuentaconunmanualpropiodeprocesosdeuso del sistema por cargos y procedimientos

• Los empleados de la empresa conocen los manuales yestos están a disposición de los empleados

• Selehacemantenimientotrimestralalprogramainformá-tico o a la base de datos

• Elhardware utilizado es adecuado para los requerimientos del programa informático de costos40

• Selehacenactualizacionesymejorasalprogramainfor-mático de costos

• Elprogramainformáticodecostosestáunidoconelpro-grama contable de la empresa

• El programa de costos requiere un auxiliar diferente alcontable para acumulación de la información. SÍ ___ y lo tiene SÍ ___ NO ___

• Los datos que transiere la contabilidad son adecuadospara la información que requiere el programa informático de costos

• Los informes que entrega el programa informático decostos se ajustan a las necesidades de la información de la empresa

• Los informes que entrega el programa informático decostos deben ser procesados en hojas de cálculo para reportar análisis

39 En caso contrario realizar M/C anexos a este punto de las diferentes contradicciones encontradas entre el sistema planeado y el sistema informático.

40 En caso contrario realizar M/C anexos a este punto de las diferentes contradicciones encontradas entre el sistema planeado y el sistema informático.

118



Gastos administrativos y de ventas

• Losgastosadministrativossonreconocidoscomocostosindirectos de fabricación

• Losgastosadministrativosy losgastosdeventasestánseparados en el sistema

• Losgastosadministrativossonasignadosalproductoy/ose conoce su indicador para las hojas de costos

• Losgastosdeventassonasignadosalproductooseco-noce su indicador para las hojas de costos

• Losgastosadministrativosydeventassonasignadosse-gúnelsistemaalosdepartamentos,áreas,procesosy/oactividades

• Sereconoceelnombredelsistemadecostosconqueseasignan los gastos administrativos y de ventas.

Nombre: ___________________________________________________

• Elpersonaldeventastrabajaporcomisionesyestassoncalculadas directamente al producto dentro del análisis de costos y presupuestos

• Elgastoadministrativoydeventasespresupuestado

• Existen límites de consumopara los diferentes gastosadministrativos y de ventas según los presupuestos

• Lascomisionesdeventassonreconocidascomocostosindirectos de fabricación

• Losgastosadministrativossonrepresentativosdentrodelos consumos totales de la empresa (superan el 5% dentro de los costos totales de la empresa)

• Losgastosdeventasson representativosdentrode losconsumos totales de la empresa(superan el 5% dentro de los costos totales de la empresa)

119


Control interno en costos N/A SÍ NO M/CProcesos por los cuales se llevan

los consumos al producto

• Elsistemadecostostienedocumentosfuenteodecontrolpara asignar el paso del producto a través de procesos por losdiferentesdepartamentos,áreasométodosproductivos

• Eldocumentofuenteodecontroldelpuntoanteriortieneespeciicadoelresponsablequeentregayrecibe

• El sistema informático controla o reporta el tiempo detrasladodelproductoenprocesopordpto.,áreaoproceso

• Elsistemadecostosmanejaeldocumentodecontroldelinventariodeproductoenproceso“hojadecostos”

• Lahojadecostosesoperadademaneraestándar

• Lahojadecostosesmanejadademanerareal

• Elsistemainformáticooperalahojadecostos

• El sistema de costos según presupuesto, producción yventa diaria entrega indicadores de utilidad cada día


Fichas técnicas

• Existenichastécnicasdetodoslosproductos

• Lasichastécnicassonutilizadasparaelcosteodelpro-ducto con el modelo estándar

• Existe lanormadeauditarconalgúnmétodo lasichastécnicasperiódicamenteparaveriicarsudebidocumpli-miento con la realidad

• Lasichastécnicasllevanelcálculodeloscostosunitarios

• Lasichastécnicastienencalculadoeltiempodeproduc-ción para deducir el costo de mano de obra directa


Asignación de inductores

• Lahojadecostostieneensuinformaciónlarecopilaciónde los inductores que requiere para la asignación

• Losinductoresconqueseasignanloscostosestándarsoniguales a los costos reales

• Losinductoresqueescogierontienenporescritosures-pectivo soporte lógico

• El programa informático recoge los inductores con queasigna el sistema los costos indirectos

120



Informes e indicadores de costos

• Elsistemadecostosentregaelestadodeventa:

3 Diario

3 Semanal

3 Mensual

3 Anual

• Elsistemadecostosentregaelestadoderesultado:

3 Diario

3 Semanal

3 Mensual

3 Anual

• Seconoceelinformedecostosporproductoporelmesproducido

• Sesabeelcostounitariopromediodetodoslosproductospor el mes producido:

3 Materiales estándar/real

3 Personal estándar/real

3 Servicios estándar/real

3 Indirectos estándar/real

• Seconocenloscostosdelosdepartamentosdeproduccióny se tienen informes

• Seconocenlosindicadoresdeproductividadpordepar-tamento

• Se tienen las metas de producción y se analizan con larealidad:

3 Diario

3 Semanal

3 Mensual

3 Anual

• Seanalizalospresupuestosconloscostosreales:

3 Diario

3 Semanal

3 Mensual

3 Anual

121


Control interno en costos N/A SÍ NO M/CLectura y uso de los indicadores

e informes inancieros• Lasdirectivasconocenelconcepto,signiicadoycálculo

delosinformesinancierosdecostosquearrojaelsistema• Lasdirectivasconocenelconcepto,signiicadoycálculo

de los indicadores de costos que arroja el sistema

• Las directivas han tomado algún curso para aprenderamanejar los informes e indicadores que arroja el sistema de costos

• Lasdirectivasutilizanlosindicadoresdelsistemadecostospara toma de decisiones

• Losindicadoreseinformesdecostossonanalizadosenlas reuniones de las directivas

4.14.6. Programa de procedimiento de auditoría en costos

Procedimiento de auditoría en costos Hecho por Fecha P/T

Sistema general de costos /análisis del sistema

Dibujar y detallar el diseño del SIG real que tiene la empresa

Dibujar y detallar el diseño del SIG real que tiene el software de costos

Comparar los dibujos entre el diseño del SIG de la empresa y del software

Realizar un reporte de todas las tablas de costos con nom-bres,usuariosyresponsablesdesudesarrollo(sobreindi-cadoresderentabilidad,procesosycostosquesemanejenen hojas de cálculo)

Detallar todos los indicadores de costos que ofrece el sis-tema real

VeriicarqueexistanmanualesdelSIG:sistematizados___.Impresos ___. Otros: ____________

Veriicarquelosmanualesesténcompletosconrespectoala estructura del sistema. Sí ____. No ____.

Veriicarquelosmanualesdecostosesténactualizados

Veriicarsilaempresarealmentetieneunresponsablequeestéactualizandolosmanuales,diccionariosdeprocesosoactividades,diccionariodedriver o indicadores y diccionario de procedimientos sobre el sistema de la empresa

Veriicarsilosindicadoresqueofreceelsistemaestánde-tallados en el diccionario del sistema de costos implantado en la empresa

122



Sistema general de costos /análisis del sistema

Detallar los indicadores de costos que el sistema no ofrece y son importantes y realizar un reporte sobre estos

Elaborar un reporte soportando las diferencias entre el SIG real,sistematizadoyelideal

Veriicarqueelhardware de la empresa es adecuado para la capacidad que requiere el sistema informático y el número de usuarios

Ver las actas de reunión de las directivas y determinar si analizan los datos que entrega el departamento de costos

El sistema de costos ha tenido una auditoría de costos ante-rior,veriicarlosresultadosyanalizarsilasrecomendacioneshechas fueron tenidas en cuenta


Materia prima

Realizar un conteo físico de los inventarios de materia prima directosyveriicarqueelvaloresigualocercanoalqueelsistema reporta en cantidades y costos

Hacerunconteofísicodelosinventariosdemateriasprimasindirectas y cerciorarse de que el valor es igual o cercano al que el sistema reporta en cantidades y costos

Veriicarquetodaslasmateriasprimassoncontroladasconel sistema de manera permanente

Veriicarqueparalacontabilizaciónolosreportesinancierosde la materia prima se separa la directa de la indirecta

Cerciorarse de que las materias primas directas e indirectas perecederas son controladas en el sistema con el método PEPS

Veriicar que las entregas de materias primas directas eindirectasperecederassonplaniicadasdesdeelsistemayrealizadas de la misma manera

CalcularoveriicarenalgúnreportelatasadecostosdeMPDen el(los)producto(s) de manera unitaria

Veriicarqueparalosinventariosdemateriaprimadirectaeindirecta el sistema de control de inventario sea permanente con uso del Kárdex

Veriicarqueelsistemadecostosyprogramainformáticoreporte sobre punto de nuevo pedido (PNP) por cada una de las materias primas directas

123



Materia prima

Veriicarqueelsistemadecostosyprogramainformáticoreporte sobre punto de nuevo pedido (PNP) por cada una de las materias primas indirectas

Veriicarqueexistanlashojasdevidadetodaslasmateriasprimas utilizadas

VeriicarquelosPNPestánbiencalculadosyquelaempresano tiene problemas con respecto a las existencias agotadas o dañadas de materia prima

Veriicarqueexisteunresponsablequeestéanalizandolosin-formesPMR,realicelospedidosyestépendientedesullegadaVeriicarqueellugardemateriaprimaseencuentraadecua-do para sus necesidades y que el costo por materia prima dañada,perdida,malgastadaydesperdiciosescerooqueestá por debajo de los topes de metas

Veriicarqueexistepresupuestodeconsumodemateriaprima


Mano de obra

Veriicarlosdocumentosexistentesparacontrolarelcostode la mano de obra directa

Veriicarlosdocumentosexistentesparacontrolarlamanode obra indirecta de los departamentos de apoyo

Veriicar si existe un documento que controle los costosindirectosdelamanodeobradirectaportiemposociosos,faltadeinventario,dañosdemaquinaria,mantenimiento,etc.Veriicarsielcostoociosodelamanodeobradirectaesenvia-do a los costos indirectos dentro de los indicadores de costos

Calcular la importancia de consumo de recursos de la mano de obra directa en los porcentajes de consumos totales de la compañía

Calcular la tasa de costos de MOD en el(los) producto(s) de manera unitaria

Veriicarquetodoslosintegrantesdeproduccióntengansusmanuales de funciones

Cerciorarse de que todos los integrantes de producción ten-gan conocimiento de las exigencias y metas de producción

Veriicarqueexistepresupuestodemanodeobradirectae indirecta

Preguntar al personal si encuentra problemas con los cálculos de liquidacióndesalariossobresushorasextras,recargosydemás

124



Servicios de externalización de los procesos

Realizar un reporte de todos los servicios de externalización directoseindirectosquetengalaempresa,separadosporlossectoresodepartamentosdeservicios,administrativos,ventas,apoyoyproducción

Efectuar un reporte sobre todos los procesos de la empresa en los cuales se tienen fuertes debilidades y que pueden ser posibles sectores para externalizar

Realizar o veriicar en un reporte existente cuáles son losprocesos intangibles de la empresa donde los costos son superiores comparados con el mercado

Realizaroveriicarenunreporteexistentecuálessonlospro-cesos tangibles del producto de la empresa donde los costos son superiores comparados con los que tiene el mercado

Realizar o veriicar en un reporte existente cuáles son losprocesos tangibles del producto de la empresa donde la capacidad productiva es muy inferior a las necesidades de ventas de la empresa

Realizar o veriicar en un reporte existente cuáles son losprocesos tangibles del producto de la empresa donde la calidad productiva no alcanza los estándares requeridos

Realizar o veriicar en un reporte existente cuáles son losprocesos tangibles en los cuales se tiene una producción sobrante,yquesepuedetenerencuentaparamaquilaraotras empresas

Realizaroveriicarenunreportelasdebilidadesyfortalezasde las empresas que prestan el servicio de externalización y cuáles son las garantías del contrato

Veriicarqueelcontratoconlasempresasdeexternalizaciónno comprometa laboralmente a sus empleados con la com-pañía con respecto a las obligaciones laborales

CalcularoveriicarenunreportelatasadecostosdeSDenel(los)producto(s) de manera unitaria

Veriicarqueexistepresupuestodeserviciosdeexternaliza-ción directos e indirectos

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CIF

Analizar o elaborarla tabla de costos indirectos encontrados enlospresupuestostotales,veriicarlatabladecostosindi-rectos contables reales y comparar si están todos los ítems

Elaboraroveriicarunatabladecostosindirectoscontablecon los respectivos inductores utilizados y la explicación del inductor. Realizar un reporte sobre los hallazgos

Calcularoveriicarsobrealgúnreporteexistenterealelnivelde importancia del consumo de recursos totales y si allí están los costos indirectos de fabricación

Calcular o veriicar en algún reporte los costos indirectospor departamentos de apoyo y productivos por separado

CalcularoveriicarenalgúnreportelatasadecostosdeCIFen el(los) producto(s) de manera unitaria

VeriicarqueexistenpresupuestosdeCIF


Asignación de inductores

Veriicar que los inductores de todos los estamentos sonlógicos y realizar un reporte que muestre el respectivo análisis

Veriicarquelosinductoresutilizadosenlospresupuestosy costos estándar son los mismos empleados en las asig-naciones reales

Veriicarquetodoslosinductorestomadostenganunsistemay/o documento de control


Peril del personal de costos

Veriicarqueexistanlosperilesenlosmanualesdefuncionespara el personal de costos y analizar si estos cumplen con las necesidadesactualesdehabilidades,actitudes,actividadesy conocimientos

Tomar todas las hojas de vida del personal de costos y los manualesdefuncionesyveriicarsicumplenconladeter-minacióndelperilEn caso de no existir manuales de funciones y/o que el perilnoestébienconstruidoelanalistadebeevaluarsilaspersonascumplenconelperilnecesarioVeriicarellistadodelossueldosqueselepagaalpersonalde costos y analizar si estos están de acuerdo con el número detareas,conocimiento,nivelacadémicoyresultados

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Peril del personal de costos

Veriicarqueelpersonalcumpleacabalidadsusfunciones

Veriicar que los digitadores mantienen actualizada la in-formación

Veriicarqueelcontadortieneajustadoelsistemasobrelasnecesidades de los reportes

Veriicarquelosreportes,estadosinancieroseindicadoresson entregados a sus usuarios internos en los momentos adecuados o en cualquier instante requerido

Veriicarqueexistelacantidadnecesariadepersonalparaalimentar el programa y mantenerlo actualizado

Veriicarqueelpersonaldetrabajotienelosconocimientospara alimentar el sistema



Veriicarqueelprogramainformáticoentregalosreportesque la gerencia necesita en cualquier momento

Conirmarqueelsoportesobreelsoftware cumple con las necesidades de la empresa

Veriicarqueexistenlosmanualesdelsoftware y que estos sean completos

Conirmar que cualquier cambio o actualización que serequiera hacer en el programa se puede realizar

Veriicar que el sistema pueda integrar o realizar nuevosreportesdeestadosinancierosoindicadores

Cerciorarse de que se pueden obtener capacitaciones cons-tantes del software por parte de los implantadores

El programa informático de costos ha tenido una auditoría decostosanterior.Veriicar losresultadosyanalizarsi lasrecomendaciones hechas fueron tenidas en cuenta

127


Procedimiento de auditoría en costos Hecho por Fecha P/TAnálisis de procesos

Comprobar que existen manuales de procesos y que estos están actualizadosVeriicarqueelprocesodeacumulacióndecostos,escritosdecontrol,documentosdesoporteydemásseanbienllevadosTomar los documentos soporte de los productos que están enprocesoyveriicarquesuvaloreselmismoencontradoen las hojas de costos de los productos en procesoTomar los documentos de mano de obra, sumar su valory veriicar que su asignación a los productos, por tiempoutilizadoencadauno,estábiendeterminadaporelsistemaComprobar que el sistema recibe oportunamente los datos necesarios para realizar el proceso de información de costosVeriicarquelosmismoscostosdelinventariodeproductoen proceso encontrados en el sistema son la sumatoria de las hojas de costos sin cerrarComprobar que el diseño de las hojas de costos corresponde a la interpretación del sistema utilizadoVeriicarqueelsistemadecostosestándardelsistemadecostos es comparado con la realidadRealizar un conteo físico de los inventarios de productos terminados y cerciorarse de que el valor es igual o cercana-mente igual al que el sistema reporta en cantidades y costosCerciorarse de que los inventarios de productos terminados perecederos son controlados en el sistema con el método PEPSVeriicarquelasentregasdelos inventariosdeproductosterminadosperecederossonplaniicadasdesdeelsistemay realizadas de la misma manera en la realidad

Procedimiento de auditoría en costos Hecho por Fecha P/TGastos administrativos y de ventas

Calcularoveriicarenlosreportesdecostoselsigniicadode los porcentajes de recursos consumibles por los depar-tamentos de administración y ventas para toda la compañía

Veriicar el nivel de análisis de los gastos (general, dpto.,procesos,actividades,tareas)esadecuadoparalosanálisisrequeridos

Comprobar que los inductores utilizados para la asignación de los costos sean adecuados

Losreportesinancierosobtenidosparalosgastossonade-cuados y sirven para la toma de decisiones

Calcular o veriicar en algún reporte la tasa de costos degastos en el(los) producto(s) de manera unitaria

Analizar que existan presupuestos de gastos

128



Fichas técnicas

Cerciorarsedequelaempresatengalasichastécnicasdetodoslosproductos,conconsumos,materiaprima,tiempo,costos e indicadores de CIF.

Veriicarquelasichastécnicasdelosproductosesténporescritoysalvaguardadasporunapersonadeconianza

Sielproductotienepropiedadesespecíicasquerequieransersalvaguardadas,veriicarquelosprocesosseanmaneja-dosporpersonaldeconianzaysectorizado

Conirmarqueloscostosdirectosycantidadesdelasichastécnicas utilizadas para costos estándar están actualizados con la realidad de la producción

VeriicarquelastasasdeCIFcalculadasenloscostosestán-darsonadecuadasyestáncercanamentedeinidasaunarealidad futura

Comprobar que las tasas de gastos calculadas en los costos estándarsonadecuadasyestáncercanamentedeinidasauna realidad futura

Veriicarqueexistanlasbandasdecostos

Cerciorarsequelasbandasestándeinidassobreposiblesvariaciones de desperdicio, tiempo, cantidades y costosaceptables para el producto


Informes inancieros e indicadores de costos

Veriicar que por lo menos una vez al año se realizan lospresupuestos necesarios para planear los controles de costos por directiva

Conirmarquelospresupuestosanalizantodoslossectoresde la empresa

Comprobar que en los años anteriores se haya realizado el análisis de variaciones sobre presupuestos y reales

Veriicarqueexistenlosreportesdeindicadoresdepuntode equilibrio general y por producto

Cerciorarse que los reportes de punto de equilibrio están bien construidos y que los datos utilizados son cercana-mente reales

Veriicarquelaempresaproducemásdesupuntodeequi-librio y que su capacidad productiva y ventas está por fuera de esta

129



Informes inancieros e indicadores de costos

Analizar la temporalidad con que los usuarios internos exigen los indicadores de costos

Examinar la temporalidad con que el sistema entrega los indicadores de costos

Veriicarquelosdatosobtenidosenelestadoderesultadosean los mismos del estado de costo de venta

Comprobar que los datos obtenidos para el estado de costos deventaseanlosmismosquelosestadosdeMPD,MOD,SD y CIF

Silosdatosconqueseobtuvieronlosestadosinancierossonestándar,veriicarquesehicieronlosrespectivoscálculosde datos reales

Conirmarque laempresatengaporescrito lasmetasdeproductividad

Veriicarqueelsistemadecostosdelaempresaevalúalosresultados con respecto a las metas

4.15. Informe de auditoría inancieraLosinformesdeauditoríainancierasirvenparaanalizarlosindicadoresinan-cieros,losestadosdecostosdeventayestadosinancierosespecialesdecostos;queserequierencaliicarenlosprocedimientosdeauditoría.

Laauditoríadecostosdebeevaluarcadaunodelosindicadoresyveriicarquesuvalorvienedeuncálculológico,enusodedriversoinductoresválidos,fórmulas matemáticas adecuadas y métodos y modelos bien implementados,obtenidosdedocumentosytransaccionesiables.

Algunos informes que se deben evaluar en la auditoría de costos son:

• Punto de equilibrio

• Metas de la empresa

• Estado de costo de venta

• Estado de resultado

• Costos por departamento

• Costos unitarios

• Estado de variaciones y bandas

• Costos por actividades

• Costosporprocesos,entreotros

130


4.16. Informe inal de la auditoría de costosLafuncióndelaauditoríaseexponeexclusivamenteporescrito,pormediodereporte, donde se indican los percances encontrados y las recomendacionespertinentes.Porlotanto,laelaboracióninaleslamuestrasobrelacalidaddeltrabajo desarrollado.

Resulta evidente la necesidad de ir redactando en el proceso de la auditoría decostoslospercancesyrecomendaciones;paraalinalelaborarlosborradoresdelinformeinal.

Estructura del informe inalEl informe comienza con la fecha de inicio de la auditoría y la fecha de redacción del mismo. Se incluyen los nombres del equipo auditor de costos y los de todas laspersonasentrevistadas,conindicacióndejefatura,responsabilidad,problemasqueevidenciaron,tiemposperdidosycostosociosos.

• Deinicióndelosobjetivosyalcancesdelaauditoríadecostos• Detalles encontrados en la auditoría

• Resultados de la auditoría de costos

• Carta de introducción

Deinición de objetivos y alcance de la auditoría de costosSedebendeinirlosdepartamentosquesevanaestudiaryelalcancedelaaudito-ríadecostos,quetópicosnoseestudiaránycuálessonlosresultadosesperados.

Detalles que se exponen

Para cada tema se seguirá el orden descrito a continuación:

a. Situación actual. Cuando se trate de una revisión periódica en la que se analiza no solo una situación sino además su evolución en el tiempo. Se expondrá la situación prevista y la situación real

b. Tendencias. Se tratará de hallar parámetros que permitan establecer ten-dencias futuras

c. Procesos y consumos donde hay fortalezas no explotadas y debilidades no tenidas en cuenta

d. Recomendaciones y tareas para realizar

e. Redacción posterior a la carta de introducción o presentación

Modelo conceptual de la exposición del informe inalElinformeinaldeunaauditoríadecostosdeberelejarlossiguientesresultados:

• Si el sistema de costos se adecúa a las necesidades de la empresa

• Si el sistema de costos se está utilizando adecuadamente

131


• Si los datos de costos son detallados y corresponden a la necesidad de la empresa

• Si los indicadores de costos entregados por el sistema son adecuados y exactos a las necesidades de la empresa

• Cuáles indicadores que requiere la empresa no entrega el sistema de costos

La inclusión de hechos poco relevantes o accesorios desvía la atención del lector. El informe debe consolidar los hechos que se describen en el mismo. El término“hechosconsolidados”adquiereunespecialsigniicadodeveriicaciónobjetivaydeestardocumentados,probadosysoportados.

Laconsolidacióndeloshechosdebesatisfacer,almenos,lossiguientescriterios:

• El hecho debe poder ser sometido a cambios. Las ventajas del cambio deben superar los inconvenientes derivados de mantener la situación

• No deben existir alternativas viables que superen al cambio propuesto. La recomendación del auditor sobre el hecho debe mantener o mejorar las normas y estándares existentes en la instalación

• La aparición de un hecho en un informe de auditoría implica necesaria-mente la existencia de una debilidad o fortaleza no utilizada que ha de ser corregida:

1. Hechos encontrados: 3 Deben ser relevantes para el auditor y para la empresa

3 Handeserexactosyademásconvincentes

3 No deben existir hechos repetidos

2. Consecuencias de los hechos: las consecuencias deben redactarse de modo que sean directamente deducibles de los hechos. Tiene que documentarse el efecto de los hechos encontrados sobre la obtención de la información, los indicadores de costos y los resultados de losestados financieros de costos

3. Repercusión de los hechos: se redactarán las influencias directas que los hechos puedan tener sobre aspectos informáticos u otros ámbitos de la empresa

Recomendación del auditor de costos:

• Elinformedebeserclaroylegible,nopuedetenerincógnitas,sinores-puestas

• Los detalles de la auditoría deben estar soportados en el estudio y en las evidencias de la auditoría de costos

• Las recomendaciones se pueden implementar por la empresa

• Lasrecomendacionesdebenincluirlosdepartamentos,personasyresul-tados esperados

132


Carta de introducción o presentación del informe inalLacartadeintroduccióntienequeresumirlosresultadosdel informeinaldeauditoría de costos y debe ser enviada a la persona contratante del proceso.

La carta de introducción poseerá los siguientes atributos:

• Incluiráfecha,naturaleza,objetivosyalcance

• Cuantiicarálaimportanciadelasáreasanalizadas

• Proporcionaráunaconclusióngeneral,especiicandoenlasáreasdegrandebilidad

• Presentará las debilidades en orden de importancia y gravedad

• Mostrará las fortalezas no utilizadas por la empresa en orden de impor-tancia

• En la carta de Introducción no se escribirán las recomendaciones

Ejercicio práctico:

Escojaunaempresaconproductosindustrialesoservicios,realiceeldiseñodelSIGactual,hagalaauditoríadecostosencontrolinterno,auditoríadeprocedi-mientoyauditoríainancieradecostos.Escribalasrecomendacionesdebidasenuninformeinal.

Estudiantes de Contaduría Pública, Universidad Libre de Cali:Lina Marcela Ávila Dávila

Cinthia Tatiana Benítez Caicedo

Introducción

Esteestudiotuvolainalidadderecogerlosconocimientostácitosdeloscon-tables,auditoreseingenierosdecostosenlaciudaddeSantiagodeCali,sobrecómoevalúan,controlanyanalizancontinuaoesporádicamentelavalidacióndeloscálculosdelainformacióndecostos,paradeterminarelniveldeconiabilidaddelosindicadoresinancierosdecostosqueseentreganalagerencia;ysiestoscumplenconlasnecesidadesyestructuradelaorganización,equidad,equilibriode las asignaciones y legitimidad en reconocimiento de todas las actividades y procesos.

Lainformacióndecostosentregaindicadoresderentabilidad,ingresos,inver-sióndeproducción,gastosdeadministraciónyventas,etc.;porloqueesdelicadohacer un reconocimiento o cálculo inadecuado de estos datos, pues de ellosdependen muchas de las decisiones operativas y de gestión de la organización. Porlotanto,esnecesariodesarrollaraccionesqueofrezcanconiabilidadenlosprocesos de los sistemas de información que entregan los indicadores.

133

Módulo 5.

Artículo sobre las prácticas

profesionales en las actividades

de la auditoría de costos

134


Para desarrollar un proceso de aseguramiento de la información de costos se debe distinguir cuáles son las actividades prácticas llevadas a cabo por los conta-dores,auditoresyespecialistasdecostosparaaseguraryevaluarquelossistemasde información de costos de las organizaciones cumplen con los requerimientos necesariosparaentregarinformaciónconiable.Estasactividadesdeanálisisyevaluación de los sistemas de información de costos cumplen básicamente con la intención de crear un método de aseguramiento y/o auditoría41 a los sistemas de información de costos; o sea una auditoría de costos. Sobre esta temática no seencuentramuchainformaciónentérminosacadémicos,nimétodosexplícitosparasudesarrollo.Peroenlapráctica,lasempresasyprofesionalesdesarrollanactividadeslaboralesenfocadasaestainalidad,porloquesehizountrabajoderecoleccióndeinformacióntácitadelosprofesionales,enlasactividadesdela auditoría de costos.

Laauditoríadecostossiguesiendounáreaacadémicarelativamentenueva,que requiere todavía mucho campo de investigación para llegar a una madurez logísticayestandarizada.Estetrabajointentaofrecerunapoyoacadémico,de-tallando algunas tareas y elementos importantes que se deben tener en cuenta eneldesarrollodelaseguramientode lossistemasde informacióndecostos,trazado por docentes y profesionales que trabajan directamente en esta área.

Pregunta de investigación:

¿Las empresas y los contadores públicos especializados en costos desarrollan actividades de aseguramiento y auditoría de la información a los sistemas de información de costos?

JustiicaciónLos sistemas de información de costos son los procesos y actividades que desa-rrollalaempresaconlaintencióndealmacenar,valorarycontrolarlainformacióndelasinversionesdelaproductividaddelaempresa(Rincón&Villareal,2010),conlaideadeobtenerresúmeneseindicadoresdecontrol,logísticosyinancierosde costos; para poder tomar decisiones y controlar las mismas actividades orga-nizacionalesconlaintencióndedisminuirloscostosyaumentarlosingresos,enúltimas,conelindeacrecentarlarentabilidaddelosaccionistas.

Los valores que la organización obtiene de los resúmenes e indicadores del sistemade informacióndecostosdebenserconiablesparaasegurarque lasdecisiones sean inequívocas. Los sistemas de información de costos tienen que variar con los cambiosorganizacionales, nuevosmétodosde valoración, exi-genciasestatalesycomerciales,nuevosmodelosproductivosydefabricación,nuevosproductos,maquinariasmodernaseinfraestructurasdiferentesydemás.

41 Elanálisisdelriesgoempresarial,comoelementosustancialdelaseguramiento,enlaauditoríanofueanalizadoenestetrabajo,massereconocequeexisteunamarcadadiferenciaentrease-guramiento y auditoría.

135


Cuando los sistemas se vuelven estáticos y empiezan a entregar información incompletay/onoconiableesposiblequelaadministraciónrequierarealizarunanálisisalosprocesosderecoleccióndelainformación.Estoconelindeveriicarlaiabilidaddelosdatosqueentregaelsistema;estaaccióndeveriica-ción y aseguramiento de la información es un proceso de una auditoría especial.

Para las organizaciones económicas son importantes los datos a la hora de la toma de decisiones. La información de costos entrega cifras y conceptos tanprimordialesenelanálisisdelarentabilidad,eicienciayefectividaddelaorganización que debe asegurarse en la coniabilidad de la información parano equivocarse en las decisiones. Es evidente que las empresas deben tener metodologías para analizar que los procesos de recolección y valoración de la información sean validos.

Los costos en los procesos contables tienen la particularidad de que no son modelosgenerales,niestáticos,niestánceñidosaunanormatividadlegal,42 sino queserequierediseñarlossegúnlanecesidaddelaorganización,complicandolosprocesosdeaseguramientoyauditoría.Porlotanto,dentrodelasempresasdeben existir actividades de auditoría independientes al sistema de información de costos. La auditoría de costos todavía no es académicamente reconocida como unáreadeconocimientoconmadurez.Sinembargo,enlaprácticaesunáreaexplorada implícitamente y de importancia logística dentro del aseguramiento de lainformación.Sepodríadecirquehacepartedelaauditoríainancieraintegral,pero el conocimiento de los costos no hace parte de la especialidad de todos los contablesyauditores,porloqueestaauditoríarequieredeunanálisisparticular.

Los contables de las organizaciones realizan varias actividades en busca del aseguramientodelainformacióndelossistemasdecostos,peroestosconoci-mientossontácitos,esnecesarioquelaacademialosvuelvaexplícitos,conmirasa capacitar a los estudiantes y especialistas en costos en dichas actividades.

Planteamiento del problema

Es importantereconocer,organizarycompartir losconocimientostácitosquetienenloscontadores,auditoresyespecialistasdecostos,sobrelasactividadesque se deben desarrollar para realizar auditorías a los sistemas de información decostos;conelindecrearmétodos,pasosyestándaresdeactividadesquemaniiestenlaformaciónenlaauditoríadecostos.

La coniabilidad de los datos inancieros es parte esencial en el éxito delasdecisionesdeunaorganización,yestadependedelbuenfuncionamientodel sistema de información de costos y de procesos de evaluación, análisis y

42 Dentro de los sistemas de información de costos hay información para los usuarios externos (Estado,entidadesinancieras,etc.),perolossistemasdecostosapoyanconinformaciónydatosparticulares,enmayormedida,a losusuarios internos.Estohaceque lossistemasdecostosseanrobustosyentreguengrancantidaddeindicadoresparatomadedecisiones,quesuplenlanecesidad directiva y administrativa antes que la necesidad tributaria o legal.

136


mejoramiento continuo del sistema. La auditoría a los sistemas de información decostosesunatemáticabásicamentenueva,noestáexplícita,niexistentextosque apoyen este tipo de proceso de manera sistemática.

Objetivo general

Recoger los conocimientos existentes en la práctica docente y empresarial sobre el aseguramiento y control de los sistemas de información de costos de las empresas.

Objetivos especíicos

1. Conoceryanalizarlosconceptos,teoríasyestándaresinternacionalesparael desarrollo de las auditorías

2. Conoceryanalizarlosconceptos,teoríasyestándaresinternacionalesdelos sistemas de información de costos

3. Analizar e interpretar los conceptos básicos de aseguramiento y control de un sistema de información de costos

4. Examinar la teoría y los conceptos de normas y estándares en el desarrollo de una auditoría de costos

5. Elaborarherramientasdeconsultaparalasempresas,docentesyprofe-sionales especializados en costos, sobre cómo reconocen, desarrollan,procesan el aseguramiento a los sistemas de información de costos

6. Consultar con los docentes de costos de Contaduría Pública y auditoría sobre el aseguramiento a los sistemas de información de costos (auditoría de costos).

7. Preguntar a las empresas que manejen un sistema de información de costos sobre el aseguramiento al sistema de información de costos

8. Indagar con los contadores públicos especializados en costos sobre el aseguramiento a los sistemas de información de costos

9. Analizar e interpretar los datos obtenidos de la información recogida con la herramienta de consulta

Metodología

Estetrabajocorrespondeaunestudioexploratorioydescriptivo,quepermitióabordarunanecesidadacadémicadeexplicaralgunosdelosprincipios,procesosy actividades que se hacen para el aseguramiento de los sistemas de informa-cióndecostos,identiicandolosconocimientostácitosquetienenlosdocentesy profesionales que laboran en esta área de costos.

El tipo de análisis exploratorio permitió aproximarse a fenómenos descono-cidos,conelindeaumentarelgradodefamiliaridaddelsaber,haciendounalectura sobre las temáticas escritas hasta el momento (no fue muy extensa) y empleando las encuestas y entrevistas para intentar llegar al conocimiento tácito

137


que tienen los docentes y profesionales sobre el tema de auditoría de costos. Este proceso descriptivo de una realidad circundante y práctica en la realidad empresarial sirve para recolectar información de varios sectores y formular ideas sobre la importancia de estructurar un proceso sistemático para el desarrollo integral de una auditoría de costos.

Técnicas de recolección de información

Análisis documental: está basado en los estudios y análisis de los archivos aportados por la empresa con el objeto primordial de conocer los factores que intervienenenelprocesodedocumentación,registro,análisisdecuentas,reportesdesistemayestadosinancierosparaelperíodoeconómicoenestudio.

Entrevistas estructuradas y cuestionarios: se realizaron a los docentes,profesionales,empresariosyestudiantes,paraconocersusopinionesrespectoalaauditoríadecostos,ysaberhastadóndehandesarrolladometodologíasdeauditoría de costos.

Proceso de recolección de la información de los conocimientos tácitos de los docentes y profesionales sobre la auditoría de costos

Conocimientos tácitos son los saberes y habilidades de los profesionales en algu-nasactividadespormediodelaexperimentación,peroquenosehanextraídoyvueltoexplícitos,paraquecualquierpersonadelaempresaoacademiasepuedabeneiciar de ese saber. Existen muchos profesionales que en sus actividadeslogísticas-laborales han descubierto estrategias para mejorar el desarrollo de procesos,nuevoscálculosydemás;peroquenolostrasladanalacomunidadacadémica,dadaladiicultaddealgunosprofesionalesdeescribirlos,organizarlosy promoverlos. Ya sea por el tiempo laboral o porque no manejan el gusto por laescritura,laexposición,olasdiferentesmanerasdedaraconocerlossaberes.

Conrespectoalmanejodelaauditoríadecostos,losqueatiendenestaáreadeben desarrollar continuamente tareas y actividades para intentar controlar la informaciónymantener laconiabilidaddelsistema.Loscostosdentrodelasempresasnosonmontajeslineales,dadoquegeneralmenteseajustanalane-cesidad de la organización y de sus modelos productivos y administrativos. Esto hace que las estrategias y manuales de auditoría sean diferentes o se tengan en cuentaelementosdistintosalosdelaauditoríainanciera.

Para que una persona pueda desarrollar una auditoría de costos debe tener conocimientosprofundosenelmanejodelossistemasdeinformacióndecostos,tema que no todos los profesionales manipulan de manera clara.

Se hicieron entrevistas a docentes que trabajan en el área de costos y de audi-toría,aprofesionalesdeempresasyentidadesdesoftware,lascualesplanteabanladiicultadparaimplementarlosmódulosdelossistemasdeinformacióndecostos,dadoquelamayoríadeloscontadoresdelasorganizacionesesperabanque los ingenieros de la empresa de software les diseñaran el sistema de costeo

138


y producción de la empresa; conocimientos que la organización internamente debeteneridentiicadosydeinidos.

Diseño de las encuestas

Laintencióndelasencuestaseraanalizarlaprecisiónqueteníanlosdocentes,profesionalesespecialistaseneláreadecostos,entidadesquetrabajanenlaase-soría y montajes de sistemas de costos y desarrolladores de software en costos; sobrelaimportanciadeauditarlossistemasdecostos,lasauditoríasdecostosenlasprácticasempresariales,siseconsideraimportanteenseñarlaauditoríadecostos y en qué parte de la academia se debe enseñar.

Diseño de las entrevistas

En la entrevista se trataron de recoger los conocimientos tácitos de los docen-tes,profesionalesespecialistaseneláreadecostos,entidadesquetrabajanenla asesoría y montajes de sistemas de costos y desarrolladores de software en costos,sobrelasactividadesprácticasdelaauditoríadecostosenlasempresas.Recolectar esta información es de gran importancia para futuras investigaciones enestetema,locualpuedepromovereldesarrollodemanuales,modelosymé-todos para el desarrollo de auditorías de costos y hasta crear una normatividad o estándar de auditoría.

Resultados de las encuestas con docentes de costos y auditoría

Pregunta 1. ¿Conoce sobre auditoría de costos?

Respuesta No. docentes

Sí 19

No 5

Total 24

Conocimiento sobre auditoríade costos

19

5

Sí

Sí79%

21%

No


139


Pregunta 2. ¿Es importante para usted que las empresas realicen una

auditoría de costos?


Sí 24

No 0

Total 24

Pregunta 3. ¿Conoce o tiene una metodología o herramienta para realizar una auditoría de costos?


Sí 6

No 18

Total 24

Importancia en que las empresasrealicen auditoría de costos

Sí

No

0%

100%

NoSí

24

0

Importancia en que las empresasrealicen auditoría de costos

Conoce una metodologíao herramienta para realizar

una auditoría de costos

Sí

No

25%

75%

NoSí

6

18

Conoce una metodologíao herramienta para realizar

una auditoría de costos

140


Pregunta 4. ¿Ha manejado auditoría de costos o algo cercano en su

experiencia profesional o docente?


Sí 11

No 13

Total 24

Pregunta 5. ¿Le han solicitado realizar una revisión a los datos del sistema de información de costos de alguna empresa?


Sí 10

No 14

Total 24

Manejar auditoría de costos ensu experiencia profesional

Manejar auditoría de costos ensu experiencia profesional

Sí

No

46%

NoSí

11

13

54%

Revisión a los datos del sistemade información de costos


Sí

No

42%

NoSí

10

14

58%

141


Pregunta 6. ¿Usted considera que un analista de costos debe saber realizar

una auditoría de costos?


Sí 24

No 0

Total 24

Pregunta 7. ¿Se siente en capacidad de realizar una auditoría de costos?


Sí 5

No 19

Total 24

Analistas de costos deben saberrealizar auditoría de costos


Sí

No

0%

100%

NoSí

24

0

En capacidad de realizar unaauditoría de costos


Sí

No

21%

NoSí

5

19

79%

142


Resultados de las encuestas con directores y analistas de costos:

Pregunta 1. ¿Conoce sobre auditoría de costos?

RespuestaNo.

profesionales

Sí 12

No 5

Total 17

Pregunta 2. ¿Es importante para usted que las empresas realicen una

auditoría de costos?

RespuestaNo.

profesionales

Sí 17

No 0

Total 17

Pregunta 3. ¿Conoce o tiene una metodología o herramienta para realizar una auditoría de costos?

RespuestaNo.

profesionales

Sí 3

No 14

Total 17

Pregunta 4. ¿Ha manejado auditoría de costos o algo cercano en su ex-periencia profesional?

RespuestaNo.

profesionales

Sí 5

No 12

Total 17


Sí

No

29%71%

Importancia que las empresasrealicen auditoría de costos

Sí

No

0%

100%

Metodología o herramientapara realizar una auditoría de costos

Sí

No82%

18%

Manejar auditoría de costosen su experiencia profesional

Sí

No

29%

71%

143


Pregunta 5. ¿Le han solicitado realizar una revisión a los datos del sistema de información de costos de alguna empresa?

RespuestaNo.

profesionales

Sí 5

No 12

Total 17

Pregunta 6. ¿Usted considera que un analista de costos debe saber realizar una auditoría de costos?

RespuestaNo.

profesionales

Sí 17

No 0

Total 17

Pregunta 7. ¿Se siente en capacidad de realizar una auditoría de costos?

RespuestaNo.

profesionales

Sí 2

No 15

Total 17

Resultados de las entrevistas

Cuando se les preguntó a los docentes y profesionales sobre si conocían qué esunaauditoríadecostos,lamayoríasabíayhabíatenidoqueverconalgúnproceso de evaluación o análisis directamente a los sistemas de información de costos. El 100% de los especialistas estuvieron de acuerdo en la importancia de hacerlaauditoríadecostos,ytambiénenqueaunqueesuntemabásicamentenuevosuintegracióndentrodelprocesorealdelaempresaesunarealidad,odebe ser una realidad su implementación.

La mayor parte de los docentes y profesionales no manejan ni conocen he-rramientas de auditoría de costos sistemáticas, básicamente han desarrolladoalgunasactividadessueltas,sinunaintegraciónquelespermitaevaluarciertaspartes o áreasdelsistema,ynohanllevadoacabounprocesototalointegral.


Sí

No

29%

71%


Sí

No

0%

100%


Sí

No

12%

88%

144


Varios plantean que entidades de auditoría externa le realizan revisiones esporádi-casalsistema,perotampocosonprocesosintegrales,sinoactividadesdispersas.Detodosmodos,seestáhablandounatemáticanueva,noexigibletodavíaporlagerencia,niporlosestándaresdecalidaddelossistemasdeinformación.

Loqueopinanlosdocentesyprofesionales,ensumayoría,esquelasgeren-cias sienten continuamentedesconianzaenlosdatosdeloscostos.Son los datos en que más desconfíanydelosquepreierenalgunasvecesprescindirpor no sentirse cómodos tomando decisiones con dicha información (en la cual notienenconianzaolatienensinactualizar).

Los analistas o especialistas de costos deben saber realizar una auditoría decostos,puessonlosprofesionalesconlosconocimientostécnicosylógicosparaevaluarlos.Unauditorinancieroquesepadelosprocesoscontables,porlogeneral,nomanejaconclaridadlosprocesosdelossistemasdeinformacióndecostos,estonopermitetenerconianzaenlaevaluacióndelosindicadoresinancierosdecostos.Lamayoríadelosdocentesyprofesionalesqueseencues-taronyentrevistaroncreíanqueesimportantelaauditoríadecostos,peronosesentíanconlascapacidadesparadesarrollarunaauditoríadeestetipo.Larazón,por desconocimiento de cuáles debían ser los procesos sistemáticos para hacerla demaneraintegral,puesalhacerunaauditoríadecostosesnecesariotodounproceso de planeación y proyección antes de ejecutarla. En lo que sí están de acuerdo es en la importancia de obtener ese saber.

La mayoría planteó que este saber de auditoría de costos debería integrarse dentrodelaenseñanzadeloscostosenelpregrado,almenosdarseaconocerdemanerasupericial.Peroversedemaneraprofundaenlasespecializacionesde costos.

Resumen de la entrevistas

La auditoría de costos está muy ligada al reconocimiento del valor de los inven-tarios,delconsumodelosrecursosdegastosadministrativosydeventas,ensí,detodaslasinversionesdeproducción.Peroelvalordelosinventariosy/oproductos del objeto social de la empresa es parte vital para el reconocimiento deloscostos,preciosdeventaydemásindicadoresparalatomadedecisiones.

Lossistemasde informacióndecostosenColombia,anivelde laspymes,todavíasonsistemasmuyineicientesoinexistentes,puesnoselehadadolaimportancia debida a la información de gestión. La falta de este elemento hace que las pymes no sean competitivas en sus decisiones organizacionales. Por el contrario,lasgrandesempresasinviertenfuertecapitalendesarrollarsistemasdeinformacióndecostosrobustos,enalgunoscasossinlamadureztodavíadelosprocesos,perotienenintegradodentrodesumentalidadlaimportanciadela información. Y contratan entidades que desarrollan auditorías continuas en búsquedadelmejoramientodelossistemasdeinformación,conmirasaencontrarla continua madurez de la organización en el manejo del conocimiento de sus procesos productivos. Lo que es claro es que la auditoría de costos busca desarro-llarcontrolesenbeneiciodelacalidad del sistema de información de costos.

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El recurso humano que trabaja en los procesos de recolección y análisis de la información de costos hace parte importante del sistema de información de costos.Esesencialauditarsutrabajo,dadoqueeselfactormásimportanteenel desarrollo de un sistema de calidad.

Segúnlosdocentesyprofesionales, lasempresasdebenrealizarauditoríasdecostoscuandodesconfíandelainformación,enunmontajenuevocontableyalgunosproponenquedebeserunaprácticacontinuayplaniicadadelasor-ganizaciones.Igualmente,debenproducirseajustesenlossistemascuandolasorganizacionescrecen,cambiandeproductos,seinternacionalizanomodiicandrásticamentesusmodelosdedistribución,cambiandeclientes,ajustanlacalidaddelosproductosohacenmodiicacionesqueafectanlasactividadesprincipalesde la organización.

Según los entrevistados, en una auditoría de costos tendrían en cuenta lacapacidaddelagerenciaparadar importanciaa los indicadoresdecostos, laplaniicacióndelosindicadores,lospuntosderecoleccióndelainformación(do-cumentos)yelanálisisdelosrecursostecnológicos,puntoqueparalamayoríafueimportante,dadoquelasaplicacionesinformáticasdeinenelseguimientoycontroldeloscostosyhacenparteesencialdelproceso,alfacilitarlageneracióndecientosy/omilesdecálculosinternos.Elauditordebeconocersuicientementela empresa para reconocer si se están haciendo bien los procesos de recolección ycálculodelainformación,porloquenoesunatareasencilla,sinounalaborespecializada.

La asignación de los CIF sigue siendo un elemento preocupante en el proceso deanálisisdelossistemasdeinformacióndecostos,yparalamayoríadeentre-vistados es un punto clave para la auditoría de costos. Un proceso de asignación que no sea equitativo hace que el sistema sea equívoco en todo su proceso y resultado.

Un sistema de información de costos debe entregar los datos que la gerencia necesita,delocontrarioelsistemaestarádesactualizadoydeberáauditarse,pararediseñarlo,e implementarnuevamenteloscambios.Elsistemasiempredebefuncionar de acuerdo con las necesidades de la organización.

El auditor de costos debe ser un especialista con conocimientos generales eningenieríaindustrial,física,diseñodesistema,algoritmia,álgebra,cálculoydemás elementos que le permitan tener habilidades para desarrollar un sistema de información adecuado a las necesidades de información de la organización. AlgoimportanteplanteabaelprofesoryprofesionalÁlvaroParrado,expertoengestióndecostosdeingeniosygerentedeCetaSigloXXI,enpalabrasmuycortas:“para ser analista de costos, deben gustarle los costos”.

Para los docentes y profesionales más versados en normas Internacionales es importante que una empresa antes de implementar los estándares de las normas universales realice una auditoría de costos para reconocer qué debe cambiar,rediseñarosinecesitaunareingenieríatotalalsistemadeinformación.Con las normas internacionales ingresa el concepto de valor razonable (valor

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netorealizable),revelaciónquepermiteingresarinformaciónnosolocuantita-tiva,sinotambiéncualitativa;queinvolucreotroselementosdelaorganizaciónimportantesparavaluarlaempresa,comoelvalorocostodelconocimientodelcapitalhumano,elmedioambiente,lacontaminaciónydemás.Casitodoslossistemasdelasempresasdebenrediseñarseparaintegrarestoselementos,sisedesea valuar de manera integral las organizaciones.

Los manuales de procesos y de funciones son elementos importantes para elanálisisdelasactividadesdelaorganización,muchasempresasnolostienendiseñadosydiicultaelseguimientoycontrol.Loslujogramasayudanaanalizarel macro sistema y los procesos que deben cambiar y a estructurar cómo debe quedarelnuevolujo.Estogarantizalacalidadenloselementosdelsistema,aesto se suma que hay estándares como el ISO que los exige como parte impor-tante del sistema de calidad y aseguramiento de la organización.

Lossistemasdecostossehacen,enmuchoscasos,conbaseenanálisissubje-tivos,queintentanllegaradatosobjetivosoequitativos;justos.Esofomentaquelos sistemas de costos varíen continuamente con los cambios estratégicos de la organización.Enmuchoscasos,laempresacambia,perolossistemasdecostosno,siguenanalizando laorganizacióncon lamismametodologíadelpasado,cuando la organización es otra.

Conclusiones

1. Los docentes y profesionales especialistas en la temática de costos y au-ditoría reconocen que es importante desarrollar actividades en pro del aseguramientode lossistemasde informacióndecostos,enbúsquedadeacrecentarlaconianzaenlainformacióneindicadoresinancierosdecostos.

2. Los docentes y profesionales especialistas en la temática de auditoría reco-nocenquelaaplicacióndelasauditoríasinancierayoperativanoabarcanel reconocimiento a fondo de los sistemas de información de costos.

3. Los docentes y especialistas en la práctica laboral de los sistemas de infor-mación de costos reconocen y describen muchas actividades y estrategias que se desarrollan como aseguramiento y/o auditoría a los sistemas de informacióndecostos,peroseobservaquenotienenunasestructurasorganizadas para desarrollar en forma sistemática este proceso.

4. Los profesionales y docentes más versados en normas internacionales de contabilidad plantearon como necesario para la implementación las NIC y NIIFdesarrollaralgunasactividadesdeauditoríadecostos,comoestrategiaparaanalizarlosindicadoresinancierosactualesqueentregaelsistemaylos que va a ser necesario implementar para las normas internacionales.

5. Esprecisoconstruirunmaterialdidáctico,académicoylogísticoparade-sarrollarunprocesodeauditoríadecostosintegral,quepermitatenerencuentatodosloselementosnecesariosconelindedesarrollarunbuendictamen del SIG.

Figura 33

ElinaldelsigloXIXdeparócambiossigniicativosenlaeconomíaorganizacional.Losfactoresproductivos,comercialesypublicitarioshanvariado;creandonue-

vas metodologías y formas de actuar. Los países se han vuelto más consumistas

y las empresas multinacionales buscan absorber el mercado. La competencia

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Módulo 6.

La información de costos

y la tecnología

Información

Materiales

Personal

RecopilaciónReportes eindicadores

S

O

F

T

W

A

R

E

Gerencia ydirectivas

Servicios deExternalización

CIF

Gastos

Procesos

Tiempos ymovimientos

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es aguerrida,elmantenerseycreceresunatareadecreatividad,innovaciónycontrol.Lacomercializacióninvadefronteras;lacalidad,precios,distribuciónypublicidad son los elementos constitutivos de las ventas.

Lasgrandesempresas,generalmentedepaísesricosydesarrollados,optimizansutecnologíaylogísticaparamejorarsusproductos,disminuyendosuscostos.Estospaísespatrocinanintensivamentelainvestigaciónencienciaytecnología,aumentando su capacidad de innovación y de productos potencialmente co-

merciables.Lasuniversidadessevuelvenlabasedeesepotencialinvestigativo,creativo y productivo.

Las organizaciones se vuelven lexibles para poder estar al alcance de loscambios.Lainformacióninanciera,productivayadministrativaeselinstrumentotrascendental en la toma de decisiones. Las alternativas de inversión deben ser

evaluadas constantemente y en algunos casos revaluarlas. La información es po-

tencialmente útil si se tiene en el momento adecuado y con la mayor precisión.

La inversión en tecnología se torna en la búsqueda de obtener competitividad

productivayadministrativa.Lasinnovacionesenlasáreaseléctrica,electrónica,informática,robóticaydemásseponenadisposicióndelasorganizacionesparaapoyar su progreso. Solo las empresas que tengan visión y capacidad de realizar

inversión podrán usufructuar y optimizar los procesos de su organización. La

tecnologíabuscarealizarlosprocesosconmayorrapidez,capacidad,eliminacióndeerrores,desperdicios,disminucióndecostosyespacio.Eltalentoempresarialseexploraenlainnovación,creatividad,publicidadytecnología.

Anteriormente,losprocesosdeacumulacióndedatosdelasorganizacionesnopodíanirmásalládeunainformaciónglobalydesactualizada,quegeneralmentebuscabacumplirconunosparámetroslegislativosytributarios.Coneltiempo,latecnología ha permitido tener el control a un mayor nivel de detalle y actualiza-

ción.Lainformacióncontableahoraacumuladatosdefactoresadministrativos,laborales,productivosydemás,queantesnopodíancuantiicarse.Además,sepuedenalmacenardatoscuantitativosdiferentesalaapreciaciónmonetariay,datos cualitativos importantes para el análisis organizacional.

La labor de acumulación de datos que antes era una tarea engorrosa y de-

bíarealizarlaminuciosamenteunexpertocontablesevuelveunatareasencilla,que enseñan en las instituciones técnicas comerciales de secundaria. El espacio

laboral del profesional contable y del analista de costos en las organizaciones

hasidoreplanteadoporlatecnología,ascendiendosuposiciónlaboraltécnicaa una profesional universitaria.

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6.1. El analista de costos y la tecnología

Elanalistadecostosdelamodernidadcomputacionalesunprofesionaldiferente,latecnologíahapermeadoelespaciolaboral,dejándoloenotrocontexto.Elanalistade costos que recopilaba la complicada información de producción de la empresa está destinado a montar sistemas de información de costos con las herramientas del nuevo siglo. La tecnología es una inversión obligatoria para las empresas que están en crecimiento y más aún si integran el sector competitivo internacional. La información basada en potentes bases de datos ofrece oportunamente el dato soporteparaladecisión.Puedeserfataldesfasarseenporcentajes,perderunaventa,cliente,inanciación,producciónovenderapérdida.Elmanejodeltiempoy del dinero es mucho más preciso y rápido.

Elanalistadecostosdebesercreativoeinnovador,laexperienciadejadeserlapanaceaenelprocesolaboralyempresarial.Hayrápidoscambioseconómi-cos,socialesyculturalesquedejanlossistemasyconocimientostradicionalesestáticos,rezagados.Lossistemasdebenseramoldables,lexiblesyremovibles.Se requiere un analista que aprenda rápidamente las nuevas tecnologías y las pueda amoldar a las necesidades de la organización.

Lasnuevastecnologíasmejoranlosprocesosderecoleccióndelainformación,utilizando,enmuchoscasos,procesosautomatizadosalpuntoquenonecesitandemanodeobrapararealizarlos.Estohacequeseamásrápidayiablelatecnologíaparalarecoleccióndelainformación.Porejemplo,lasmáquinasdefabricaciónalmacenanenservidoreslosdatosdeproducción,degastodeenergía,detiem-po y de otras variables. Las necesidades de la información empresarial privada yestatalsevuelvenmáscomplejas.Serequierendatosambientales,humanos,sociales,inancieros,tributariosydemásdefácilrecolección;yprocesamientoscon los métodos automatizados precisos.

El analista de costos necesita formación en el uso de las competencias tecno-lógicas(electrónica,mecánica,informática)útilesparaeldiseñoydesarrollodeprocesos que mejoren la información y disminuyan el riesgo sobre las decisiones gerenciales.Debepensarelmedioytenerlasherramientasparacrearlasteorías,modelos,métodosydiseñosquepodránutilizar losotrosprofesionalesen lacreacióndenuevastecnologíasparaelmejoramientodelarecolección,impresióny análisis de la información de inversión empresarial.

6.2. La informática

La computación ha cumplido un papel muy importante en los cambios de la recopilación de la información inanciera y operativa de las organizaciones. El hardware y software se perfeccionan para optimizar la condensación de datos y ejecutar controles a los factores operativos de la empresa.

La informática hace que la acumulación y condensación de la información en el análisis e implementación de estrategias de optimización de recursos sea viable. Es posible la ejecución constante de métodos de control de tiempos y movimientos,laasignacióndecostosindirectos,ijosygastosacadaproducto

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pormediodeunaabundanciadecálculosmatemáticosporcentuales, logarít-micos,algebraicosygeométricosquerealizaensegundosconlaconiguraciónapropiada.Estosmétodospudieronhaberseplanteadoenelpasado,perosunivelexcesivo de cálculos las hacía inasequibles de manera manual.

Las organizaciones invierten millones de dólares en mejorar la recopilación deinformaciónycontroloperativo.Hoy,lamanodeobrasepuederegistrarpormedio de sensores (tarjetas de código de barra y huella dactilar) que indican las entradas,salidasytareasrealizadas;enviandolosdatosenformacuantitativaycualitativaalosdepartamentosdeproducción,contabilidadyrecursohumano.Las entradas y salidas de inventario se realizan por medio de lectores ópticos de códigos de barras que controlan los niveles de inventario existentes; cuando estos llegan al mínimo de inventario en bodega reportan por medio de las redes decomunicaciónalproveedor,almacénytesoreríapararealizarelrespectivocu-brimientodeinventario.Planealafabricacióndeproductos,comprademateriaprimaydemás;segúnlasventasplaniicadas.Lossistemasmanejanlostiemposprecisos en que deben llegar los inventarios del proveedor a producción para tener niveles de inventario cero. Los datos que antes eran inadvertidos conscien-tementeporlacomplejidadensurecolecciónsevuelvenhoysigniicativosenlaplaneación productiva de la empresa.

Los programas informáticos de producción y costos para el control operativo yinancierodelafabricacióndeproductossetornanfundamentalesenlasor-ganizaciones.Lainversiónenestatecnologíaesunrubrodesumaimportancia,porlotantoelsistemarequiereunanálisisdetalladosobresuvalor,beneicio,manejo y tiempo en que será revaluado por una nueva y mejorada tecnología. Los programas informáticos son realizados generalmente por organizaciones desistemasinformáticosnacionaleseinternacionales,lascualeshanrealizadosu programación sobre las necesidades particulares de un sector con intentos generalistas. Las pequeñas y medianas empresas obtienen el software de organi-zacionesnacionaleso,loqueespocorecomendable,lorealizanconingenierosinformáticos independientes. Las grandes empresas generalmente compran el softwareaorganizacionesinternacionales,realizanunaaltainversión,consoportecostoso y complicado. Algunas empresas contratan con entidad es nacionales (organizaciones,universidadesoinstituciones)oplaneanrealizarsupropiatecno-logíaconsudepartamentodeinformática,enfocadaalasnecesidadesparticularesdelacompañía,estoesrecomendable,teniendoencuentaqueelsoftware de costos se debe amoldar a las necesidades de la empresa y no la empresa a la necesidades del software.

Antes de elegir el softwarehayqueveriicarqueestecumplaconlosdiseñosdelsistemadeinformaciónde laorganización.Usualmente, lasempresaspri-mero compran el softwareydespuéscreanelsistemadeinformación,teniendoposteriormente que realizar el proceso de montaje contable sobre las pautas del softwareynodelaempresa.Deestamanera,quedalainformaciónrelegadaalosreportes del software,másquealasnecesidadesdelainformaciónparalatomade decisiones gerenciales. Obtener un sistema de información computacional es

151


una tarea de cuidado. La compra de hardware(computadores,impresora,redes,etc.), como de los programas informáticos, debe planearse con anticipación.La recomendación de algunos auditores de costos es separar la fabricación del

diseño del sistema de información de costos de las empresas vendedoras de

programasinformáticosdecostos,puesescasiseguroquelodiseñaránsobrelas pautas de su propio software.

Laauditoríacostosesunabuenaestrategiaparaveriicarsielsistemacom-

putacionalquetienelaempresa,sejustiicaparasusnecesidades.Estaauditoríaquevienetomandofuerzaenelnuevosiglo,evalúayrevisaloscontroles,sistemasyprocedimientosdeinformática,asícomodelosequiposdecómputo,suuso,eiciencia,eicaciayseguridad,paraelmanejodela informacióndeinversiónempresarial.

6.3. El programa informático de costos

El programa informático de costos es una herramienta gerencial que ayuda a los

administradoresatenerlainformaciónespecíicaparalatomadedecisiones.Losprogramasmodernospuedenayudaracontrolarlosprocesos,entradas,salidasy los puntos mínimos y máximos de los procedimientos de la empresa.

Sedebetenerencuentaquelosprogramasnotomandecisionesporsísolos,disminuyen o aumentan los costos, gastos, mejoran los ingresos, controlan uorganizan,etc.Losprogramasinformáticossoninstrumentosqueentreganinfor-maciónsobrelaempresaparaquelosadministradoresrevisen,evalúencontrolen,tomendecisiones,disminuyanloscostos,gastosymejorenlosingresos.Losad-

ministradores son los que deben exigir la información que requieren y sobre esto

setienequedesarrollareldiseñodelprogramainformático,igualmentedebenindicarloscontrolesqueestepuedaejecutar,comogastosmáximos,inventariosmínimosymáximos,entradasysalidasdepersonal,etc.

La contabilidad de costos tradicional o la moderna sigue siendo una herra-

mientadeinformación,Loquehacambiadosonlosreportesqueofrece.Muchade la literatura de costos exalta equivocadamente la contabilidad de costos

moderna como un ente vivo que toma decisiones por sí sola. El administrador

debe aprender a leer e interpretarla información que recibe de los reportes del

programayanalizarlasobre laposicióneconómica,competitivaysocialde laempresa.Pues,unainformaciónsininterpretaciónesigualaunainversiónentecnología perdida.

La tecnología ha aumentado los indicadores de costos utilizados para el aná-

lisis y evaluación de la situación de la empresa. Un nivel mejor de detalle precisa

los datos sin dejarlos a la estimación. Se debe saber cuál es la interpretación de

cada indicador y apreciar los indicadores que se requiere analizar. Una lluvia de

indicadorespuedecreardistracciónentrelainformaciónvitalytrivial,quedandonumerosos reportes y mucho tiempo desperdiciado. La información a analizar

debe centralizarse en los indicadores con mayor valor agregado para la empresa.

152


6.4. El futuro de la información empresarial

Los factores productivos y económicos están variando constantemente, losmodelos de comercialización se vuelven más competitivos y coordinados. La

información es importante si se tiene en el momento adecuado. Las necesidades

socialessedestinanaunreferenteambiental,humanoyculturalquelainforma-

cióninancieranotieneencuenta.Elreferentecapitalistasedestinaaunmodeloimperialista y de poderío que requiere mayor coordinación. Los gustos de los

clientes son variados y temporales .El cambio de productos es algo constante. La

sobrepoblación mundial es un problema de recursos. Los recursos ambientales

están en crisis. Los cambios geológicos son constantes y problemáticos. El comer-

cio exterior es un norte obligatorio. Los medios de comunicación se vuelven el

instrumento con mayor poder en el mundo. Las enfermedades por alimentación

e iluminación solar aumentan. Todo puede variar rápidamente.

Predecirelfuturoesalgodemagos,enlasempresasseplaneayselexibilizanlosproyectosdeacuerdoconloscambiosambientales,económicosysociales.Hoyendíaelambienteylasociedadsonunfactorquesedebetenerencuenta.Los datos cualitativos pueden ofrecer ingresos o pérdidas cuantitativas. La infor-

maciónesyseguirásiendouninstrumentodepoderydecisión.Esporesto,quelasempresasinvierteneninvestigación,desarrollocientíicoytecnológico,paraestar a la vanguardia de las necesidades sociales y económicas.

6.5. Las instituciones educativas y la enseñanza de la tecnología

EnContaduríaPública,AdministracióndeEmpresasyEconomía; laenseñanzasobreeldiseñoeimplementacióndetecnologíaesmuyescasa,siendohoyunanecesidad de las empresas. Es común que se ilustre un softwareespecíicoysumanejo,peronoseenseñalaestructuradetodoslossoftware’s. Un profesional

contable y administrativo debe estar capacitado para aprender a manipular con

facilidad cualquier software de costos y exigir el diseño que requiere.

Es común que el único módulo que analicen en su proceso educativo sea el de

un softwarecomercial,perolaestructuradelossoftware’sdeproducción,costosyotros no es considerada. Para los analistas de costos modernos es una exigencia

naturalelmanejarlosprogramasinformáticosdecostos,sabersuestructuraylaconiguraciónqueserequieresobrelosinductoresydemás.Manejarunsistemade información de costos sin software es muy complejo.

El analista de costos y el uso de la tecnología de costos es una necesidad

comoinstrumentoparalarecopilación,selecciónycompilacióndelainforma-

ción gerencial de la empresa; para la toma de decisiones. La preparación de los

profesionales que abordarán esta labor debe ser rigurosa y corresponde a las

instituciones educativas proyectar inversión en investigación y tecnología. Las

organizaciones requieren de profesionales formados integralmente en esta área.

Lasempresastienenquecompetirconlosmercadosinternacionales,loscualesson fuertes rivales en este proceso de ganar mercados.

153


Para no concluir:

La auditoría de costos es un área de trabajo especializada que la academia apenas estáreconociendo,enprimerplano,delasexperienciasrecogidasenelcampolaboral por los especialistas de costos. Para que la auditoría de costos llegue a serunárearobusta,dadasuimportanciaenlaseguridadyconianzaparalasdirectivas,lasuniversidadesdebendarleunespacioacadémicoenlasprácticasempresariales,trabajosdegrado,tesisdeespecializacionesymaestrías.Volverformal este saber apoya a que los sistemas de información de costos de las organizacionestenganrelevanciaenlatomadedecisiones,enotrocaso,silagerencianotieneconianzaenlosindicadoresdecostosescomplicadoqueeljefe de costos posea relevancia en la mesa directiva.

Enelmundosecreancontinuamentemetodologíasdecontabilidaddegestión,seestudianmodelosexitosos,seinviertencapitalesenimpulsarlaobtencióndelainformación,estrategiasparausarlaysecreanespaciosparaenseñarestoscamposdelsaberquefomentanelcrecimientoempresarial.Esporeso,quedesarrollarprácticasquemejorenlacalidaddelainformacióndelosindicadoresdecostos,espartedelainversión,ligadaalsistemadeinformacióndegestióndecostos.Un sistema dinámico como el de costos no puede formularse de manera estática. Además,debenrealizarsetareaspos-operacionalesdespuésdelaimplantación,revisión,evaluaciónycontroldelsistema.Laauditoríadecostosesunametodo-logía pos-operacional de control y mejoramiento del sistema.

Comotemadeestudio,laauditoríadecostosdebepasarporunprocesodecontrastación por la academia y los especialistas en costos. Con apoyo de los especialistas en auditoría se debería crear un debate en torno a la auditoría de costos,analizarsusdebilidadesparasertransformadasenfortalezas,lasamenazasparavolverlasoportunidades,laadecuaciónalosestándaresinternacionalesyla recopilación de experiencias formales de auditoría de costos. Todo este pro-ceso tiene que ver con la aplicación de metodologías de disminución de riesgo y aseguramiento de la información. La necesidad de la disminución del riesgo enelmanejoycontroldelainformación,hasidoplanteadaporlasdiferentesorganizacionesenestándares internacionales comoel ERMdelCOSO II, ERP,principios del gobierno corporativo y demás.

Laauditoríadesistemasintroducidaenlosaños80,reconocidaactualmentecomoauditoríadeinformática,sigueformulandoestrategiasdemejoramientoprácticoyacadémico.Laauditoríadecostosdebepasarporelmismoproceso,laideanoescriticarlohecho,sinomejorarlo,replantearloycompartirlo.Elpresentegrupodeinvestigaciónestáabiertoarecibirapoyo,atrabajarencompañíalasprácticas,tesisydemásestudiossobreestetema.Elcorreodelgrupoinvestigador,desarrollador,[email protected].

Esimportanteaclararquedesdeunaposturapersonal,laauditoríadecostosesuncampodelosanalistasencostos,másquedelosauditoresinancieros,porlosconocimientosyexperienciasespecializadasenelcampo.Además,comodiríaelprofesoryamigoÁlvaroParrado“lacontabilidaddecostosesparalos

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quegustandeloscostos”;esopodríaresumirdemaneratangencialelproblema,pero lo que se debe reconocer es que los costos son un área extensa del saber contable,yquerequierenunprocesodeconocimientoespecializado.Detodasmaneras,estapremisaquedaabiertaaldebateacadémico.

La contabilidad de gestión de costos ofrece un gran campo de acción a los profesionalescontablesdecostos,dadoqueesunáreadinámica,abiertayenevolución constante en las organizaciones. En la academia sirve de apoyo a los procesos laborales. La auditoría de costos es un campo accesible a nuevos aportes,debatesycríticasquecultivenpartedeléxitodelasimplantacionesdelossistemasymétodosdecontabilidaddegestióndecostos.Poresarazón,notodoestádicho,ytodoestápordecir.

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- Albert Martínez Aparisi.A4M1-Ciclo de desarrollo de sistemas. Departamento de organización de empresas de la Universidad Politécnica de Valencia. Tomado de:<http://es.scribd.com/doc/70800586/45/Procesos-de-apoyo>

- Gustavo Morales.Outsourcing.(citado el 15 octubre de 2009). Tomado de:<http://www.monograias.com/trabajo3/outsourcing/outsourcing>

- JuanÁngelDíaz Beltrán.Outsourcing.(citado el 15 octubre de 2009). To-mado de: <www.monografias.com/trabajos30/outsourcing/outsourcing.shtml?monosearch>

- Wikipedia.Conceptodemaquilayoutsourcing.(citadoel15octubrede2009).Tomadode:<http://www.wikipedia.com>

introducción · 2020-06-11 · los datos del costo de producción, el control gener al de los...

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