intern projektrealisierung: benutzerkonten und berechtigungen sap business one release 9.0
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INTERN
Projektrealisierung:Benutzerkonten und BerechtigungenSAP Business One Release 9.0
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Lernziele: Benutzerkonten festlegen Allgemeine Berechtigungen für Funktionen und Menüs in SAP
Business One gewähren Allgemeine Berechtigungen für mehrere Benutzer kopieren Zugriff auf Belege über Berechtigungen für Dateneigentum erlauben
oder verweigern
Lernziele
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DG Industries verfügt im Vertrieb über 15 Benutzer. Diese Benutzer greifen alle auf dieselben Funktionen und Berichte in SAP Business One zu.
Bei der Verarbeitung von Verkaufsbelegen müssen die Benutzer dieselben Formulareinstellungen zur Verfügung haben.
Der Vertriebsleiter benötigt ebenfalls Zugriff auf dieselben Funktionen und Berichte, muss aber zudem auf zusätzliche Verkaufsberichte und Umsatzanalyse-Dashboards zugreifen können.
Lösung: Richten Sie einen Benutzer mit dem Basisprofil für Formulareinstellungen ein. Kopieren Sie die Formulareinstellungen anschließend auf die anderen Benutzer. Richten Sie allgemeine Berechtigungen für einen Vertriebsbenutzer ein und kopieren diese anschließend auf die anderen Vertriebsbenutzer. Führen Sie für den Vertriebsleiter eine Feinabstimmung der allgemeinen Berechtigungen durch.
Unternehmensszenario
Agenda Benutzerkonten Allgemeine Berechtigungen
Dateneigentum und Berechtigungen
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Benutzerkonten
Sie können Benutzerkonten wie folgt anlegen:
Administration Definition Allgemein BenutzerAssistent zur Expresskonfiguration
Benutzer Benutzer Haben standardmäßig keine Berechtigungen
Unter „Allgemeine Berechtigungen“ und „Berechtigungen für Dateneigentum“ festgelegte Berechtigungen
SuperuserSuperuser
Haben standardmäßig alle Berechtigungen
Benötigen eine Professional-Lizenz
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Benutzereinstellungen
Administration > Definition > Allgemein > Benutzereinstellungen
Zu den Standardwerten gehören:Zu den Standardwerten gehören: Allgemein (Adress- und Allgemein (Adress- und
Kommunikationsdaten)Kommunikationsdaten)
StandardlagerStandardlager
Sachkonten für Bargeld und SchecksSachkonten für Bargeld und Schecks
DruckeinstellungenDruckeinstellungen
KreditkartenkontenKreditkartenkonten
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Formulareinstellungen kopieren
Formulareinstellungen für einen Benutzer festlegen
Formulareinstellungen für andere Benutzer kopieren
Agenda Benutzerkonten
Allgemeine Berechtigungen Dateneigentum und Berechtigungen
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Berechtigungen – Überblick
Benutzerkonto
Lizenz-art
Allgemeine Berech-tigungen
SAP Business OneFunktionen
Der Zugriff auf Funktionen wird über Lizenzen und allgemeine Berechtigungen gesteuert
Alle neu angelegten Benutzer, die nicht Superuser sind, haben keinerlei Berechtigungen auf Funktionen in SAP Business One
Für Nicht-Superuser müssen allgemeine Berechtigungen festgelegt werden
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Allgemeine Berechtigungen
Berechtigungsobjekte Berechtigungsobjekte
Gewählter BenutzerGewählter Benutzer
Vollzugriff, Zugriff mit Leseberech-tigung oder keinen Zugriff auf eine Funktion oder ein Menü zuweisen
Administration Systeminitialisierung Berechtigungen Allgemeine Berechtigungen
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Berechtigungen und Rollen
Drag & Drop
Gewählter BenutzerGewählter Benutzer
Berechtigungen nach Rolle für einen repräsentativen Benutzer festlegen, diese anschließend für andere Benutzer kopieren
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Berechtigungsbericht
Bericht mit Berechtigungen für gewählte Benutzer drucken
Liste mit Berechtigungen in Microsoft Excel exportieren
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Änderungen verfolgen
Änderungen an Berechtigungen werden im Änderungsprotokoll protokolliert
Extras > Historie anzeigen
Agenda Benutzerkonten
Allgemeine Berechtigungen
Dateneigentum und Berechtigungen
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Eigentum für Belege
Ein Beleg kann optional mit einem festgelegten Vertriebs- oder Einkaufsmitarbeiter verknüpft werden
Ein Beleg kann einen festgelegten Eigentümer aufweisen, der sich vom Vertriebsmitarbeiter oder Einkäufer oder von der Kontaktperson des Geschäftspartners unterscheiden kann
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Vertriebsmitarbeiter/Einkäufer
Administration > Definition >Allgemein > Vertriebsmitarbeiter/Käufer
Die Standardwerte für Vertriebsmitarbeiter/ Einkäufer werden aus den Geschäftspartner-Stamm-daten übernommen1.Vertriebsmitarbeiter und Einkäufer im System festlegen2.Vertriebsmitarbeiter oder Einkäufer den Geschäfts-partner-Stammdaten zuweisen3.Gewählte Vertriebs-mitarbeiter oder Einkäufer in Belegen für den Geschäftspartner
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Belegeigentümer
Der Eigentümer ist in der Regel der Benutzer, der den Beleg anlegt
Wenn es jedoch einen festgelegten Vertriebsmitarbeiter oder Einkäufer für einen Beleg gibt und der Vertriebsmitarbeiter/Einkäufer mit einem Mitarbeiter-Stammdatensatz verknüpft ist, wird der Vertriebsmitarbeiter/Einkäufer zum Eigentümer des Belegs
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Berechtigungen für Dateneigentum
Wer sonst soll einen Beleg oder Belegzeilen anzeigen oder ändern können?
Welche Beziehung hat die Person zum Belegeigentümer?
Berech-tigungen für Daten-eigentum
Belege
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Berechtigungen für Dateneigentum – Beispiel
Marc ManagerGeschäftsführer
Marc VerkäuferAccount Manager
Georg ProfitVertriebsleiter
Fred EinkäuferVertriebsmitarbeiter
Maria SkontoVertriebsmitarbeiterin
Manager
Unterstellter
Gleichgestellter
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Mitarbeiterstammdaten
Personal > Mitarbeiterstammdaten Sie können die Berichtsstruktur
der Organisation anhand der Mitarbeiterstammdaten modellieren
Felder wie Filiale und Abteilung gelten gleichermaßen für die Mitarbeiterstammdaten und das Benutzerkonto
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Berechtigungen für Dateneigentum aktivieren
Administration > Systeminitialisierung > Berechtigungen > Ausnahmen für Dateneigentum
Dateneigentum systemweit aktivieren/deaktivieren
Nach der Festlegung haben Benutzer eingeschränkten Zugriff auf Belege und Opportunities und sogar auf Belegzeilen. Der Zugriff basiert auf einer definierten Beziehung zum Belegeigentümer
Sie können die Beschränkung für einzelne Belege durch einen Filter umgehen
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Berechtigungen für Dateneigentum zuweisen
Administration Systeminitialisierung Berechtigungen Berechtigungen für Dateneigentum
Beleg Gleich-gestellter Manager Unterstellter Abteilung Filiale Team
Kunden-auftrag
Voll-ständig
Keine Keine Nur Lesezugriff
Keine Voll-ständig
Ausgangs-rechnung
Bestellung
. . .
Benutzer:
Fred Einkäufer
Der nächste Schritt nach dem Aktivieren von Filtern für Dateneigentum besteht im Festlegen der Berechtigungen für jeden Benutzer für jede Beziehung nach Beleg
Fred Einkäufer kann Kundenaufträge nach Gleichgestellten und Teamkollegen anzeigen (und optional aktualisieren).
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Die wichtigsten Punkte
Die wichtigsten Punkte dieser Lektion:
Es gibt zwei Arten von Benutzerkonten: Ein Superuser hat standardmäßig die volle Zugriffsberechtigung auf jede
Funktion und benötigt eine Professional-Lizenz Nicht-Superuser haben keine Berechtigung für Funktionen, und Sie
müssen jedem Benutzer allgemeine Berechtigungen gewähren
Die einfachste Möglichkeit zum Gewähren von Berechtigungen erfolgt nach Rolle. Sie können dann die Berechtigungen von einem Benutzer auf andere Benutzer kopieren
Sie können Benutzer als Vertriebsmitarbeiter oder Einkäufer benennen und einen Standardvertriebsmitarbeiter oder -einkäufer für einen Geschäftspartner zuweisen
Mit den Mitarbeiterstammdaten können Sie eine Organisationsstruktur mit Berichtszeilen festlegen. Die Mitarbeiterstammdaten sind für Berechtigungen für Dateneigentum erforderlich
Wenn der Geschäftspartner einen ernannten Vertriebsmitarbeiter oder Einkäufer aufweist, der mit Mitarbeiterstammdaten verknüpft ist, ist dieser der Eigentümer der für den Geschäftspartner angelegten Belege.