INSTRUCTIVO PARA LA REUNIÓN DE APERTURA DE LA AUDITORÍA

Versión: 1.0 Código: IPC 3-254 Fecha: MAYO 06 DE 2011

OBJETO:

El presente instructivo pretende dar a conocer la manera de realizar una reunión de apertura en una auditoría. ALCANCE:

Este instructivo tiene como alcance las auditorias, tanto internas como externas, realizadas por los integrantes que conforman el grupo de auditores de la empresa EBS Ltda. RESPONSABILIDADES: El responsable de organizar y coordinar la reunión de apertura de la auditoría es el LEA o, siendo necesario, la persona quien él mismo asigne en su lugar. DEFINICIONES Y SIGLAS: LEA: líder del equipo auditor PA: Programa de Auditoría. PAA: Plan de auditoría. EAA: Equipo auditor DESARROLLO:

La reunión de apertura de la auditoría tiene principalmente tres funciones que son:

1. Confirmar plan de auditoría (PAA) y canales de comunicación. 2. Explicar las actividades de la auditoría. 3. Resolver dudas e inquietudes del auditado.

Para cumplir con estos tres aspectos la reunión debe ser clara y coherente. Siendo el LEA la máxima autoridad en las actividades relacionadas con la auditoría, es de entenderse que la responsabilidad y la coordinación de la reunión de apertura también son del LEA. Se considera caso extraordinario que el LEA deba retirarse de la auditoria por algún motivo, en cuya situación tendrá la autoridad para designar a alguien quien lo reemplace el cual debe pertenecer al equipo auditor que realiza la auditoría. En la reunión de apertura no solo se muestra el PAA, también se plantean y establece los posibles cambios relacionados con las actividades de la Auditoría. Para dar claridad en cuanto a los temas y actividades de la reunión de apertura, el LEA (ó auditor asignado como líder) debe ceñirse al siguiente protocolo de presentación :

1. Presentar al equipo auditor y permitir la presentación de los auditados. Dando nombres completos y cargos que desempeñan en la Compañía, así como las respectivas responsabilidades en cuanto a las actividades de la auditoría.

2. Confirmar el objetivo, los criterios y el alcance de la auditoría. Cabe anotar que en el alcance de la auditoría es conveniente enunciar no solo los procesos a auditar sino también los lugares físicos en los cuales se desarrollará la auditoría, el tiempo asignado para la auditoría, y otros de ser necesarios.

3. Explicar y confirmar la agenda de la auditoría. Se ratifica las actividades y los auditores responsables de las mismas. Este es un buen momento para definir si se necesita el apoyo de guías y observadores para la realización de una o más actividades de la auditoría.

4. Establecer los métodos de recopilación de información que serán usados en la auditoría. Los métodos utilizados son los descriptos en la Norma ISO 9011 Directrices para la Auditoría de Sistemas de Calidad y Ambiental, y son: la entrevista, observación de actividades y revisión de documento.

5. Explicar y confirmar los canales de comunicación entre el equipo auditor y el auditado. La auditoría es completa responsabilidad del LEA, por ningún motivo se le debe permitir la influencia de personas ajenas a la misma o que se cambien los canales de comunicación planteados, sin previa autorización del LEA.

6. Confirmar que los recursos y la logística estén disponibles para la oportuna realización de las actividades de la auditoría.

7. Confirmar y determinar bajo que condiciones no es viable la auditoria. Es importante dejar este punto muy claro, ya que, en caso de una eventualidad las partes deben tener claro si la auditoría se cancela, se suspende o se da por terminada.

La reunión de apertura debe ejecutarse de manera formal, siguiendo un comportamiento adecuado a la responsabilidad que se requiere en un acto como lo es la auditoría. DOCUMENTOS RELACIONADOS Y DE REFERENCIA:

­ PLAN DE AUDITORÍA. ­ LISTA DE VERIFICACIÓN. ­ HOJA DE HALLAZGOS. ­ NORMA ISO 19001 DIRECTRICES PARA LA AUDITORÍA DE LOS SISTEMAS

DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y/O AMBIENTAL. ­ ISO 9001:2008 SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD – REQUISITOS. ­ ISO 14001 SISTEMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL – REQUISITOS. ­ ISO 9000 FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO.