instructivo recaudo siigo.doc

INSTRUCTIVO DE RECAUDO SIIGO

1. OBJETIVO.

Registrar en lìnea las transacciones y conceptos de pago realizadas por los conductores en el sistema SIIGO y hacer conciliaciòn diaria de caja.

2. TERMINOS:

2.1 PAGO PRODUCIDO EN EFECTIVO:

Son los pagos que realizan los conductores/mandatrios diariamente, como resultado del contrato de mandato, donde Admitaxi Ltda, entrega un vehìculo al conductor, para que lo conduzca en un turno Diurno, Nocturno o Turno largo y como compensaciòn el conductor paga un producido diario.

2.2 DOBLE TURNO Y TURNO LARGO

Los vehìculos se trabajan en dos modalidades: Doble Turno y Turno Largo.

El Doble Turno està compuesto por dos turnos cada uno de 12 horas, uno diurno y otro nocturno. Lo que significa que un taxi doble turno tienen dos conducotres

El Turno Largo: Se hace en los vehìculos con màs de 4 años de uso. Estos vehìculos trabajan con un solo conductor , un solo turno de aproximadamente 17 horas.

2.3 TIPOS DE CONDUCTORES: Turno Diurno/Turno Largo y Turno Nocturno

Partiendo de los conceptos del item 2.2, en SIIGO existen dos modalidades de conductores: Turno Diurno/ Turno Largo y Turno Nocturno. Siempre que un vehìculo sea turno Doble, tendrà registrados dos conductores, uno por cada tipo; al contrario, cuando se trate de un vehìculo turno Largo, solo registrarà un conductor “Turno Diurno/Turno Largo”

15-jul-13 INSTRUCTIVO PROGRAMA ESPECIAL RECAUDO 1

2.3 TURNO Y MEDIO

Cuando un vehìculo que trabaja en doble turno, se queda sin uno de los conductores, el Gerente de Mandatarios puede autorizar que el conductor que queda haga un Turno y Medio, es decir, que cubra su Turno oficial (sea diurno o nocturno) y que pague medio turno del compañero que hace falta. El cuyo caso, el conductor estarà trabajando un Turno Largo Temporal, al que se le llama Turno y Medio

En el sistema se registra el Turno normal del conductor como Producido y el medio turno como “Relevo”

2.4 RELEVO:

Se considera relevo al turno que hace un mandatario/conductor en un vehìculo de asignaciòn temporal. Ya sea porque el conductor titular de dicho vehìculo estè en vacaciones o haya renunciado.

Igualmente, en el sistema se registra como relevo, el medio turno que hace un conductor, en un Turno y Medio.

2.5 DEPOSITO:

Se define como depòsito al Dinero que el conductor entrega a Admitaxi como dinero de respaldo en caso de accidentes, infracciones de trànsito o daños al vehìculo por causa del conductor.

Existen dos tipos de depòsito: El depòsito inicial, dinero que entrega el conductor cuando inicia contrato con Admitaxi y un depòsito diario, el cual es pagado por el conductor a Admitaxi cada vez que paga el producido. Actualmente es de $5.000

2.6 SANCION DE INCUMPLIMIENTO:

La sanciòn de incumplimiento, corresponde a una multa que se cobra a los mandatarios/conductor por $10.000 por el no pago oportuno del producido

2.7 VALES DE TAXI:

Los vales de taxi, son documentos que utiizan los usuarios para pagar las carreras de Taxi y que los conductores traen a ADMITAXI LTDA, para que los recobren con el operador . Ej. Telecooper. Estos vales se reciben por un 4.5% menos de su valor nominal.


2.8 VALES DE TIEMPO

Los vales de tiempo, son documentos que utiizan en el taller para aprobar que se de un descuento al mandatario/conductor sobre el producido de un dìa especìfico. Este Vale viene valorizado por una o màs horas. ( Ej. $5.000/ hora * 3 horas = $15.000).

2.9 BONOS DE PRODUCIDO/ DEPOSITO

Son documentos que emitè ADMITAXI LTDA, como reconocimiento a los mandatarios que recomiendan a un conductor y que se aprueban cuando el conductor recomendado lleva màs de un mes. Se dan como bonos de PRODUCIDO, cuando el conductor tiene saldos pendientes en producido, para que este beneficio cubra su cartera y se dan como BONOS de DEPOSITO, cuando el conductor està al dìa, para aumentar su respaldo.

2.10 QLZ

Significa vehìculo “Estrellado”

2.11 QR1

Significa Vehìculo “Varado”


3. INGRESO AL SISTEMA

El Programa de Recaudo de Amitaxi, es un programa desarrollado especialmente por SIIGO para ADMITAXI LTDA.

Los cajeros de Recaudo en ADMITAXI , tendràn ingreso solamente al Programa Especial de Recaudo, con un unico usuario y clave y con un Documento “L” ùnico por caja.

Se dejaràn habilitadas en el sistema 5 cajas:

Caja PyP, Caja1, Caja2, Caja3, Caja4 y Caja5.

Cada vez que se cree un usuario, deberà tener claramente definida la caja en que trabajarà y se crearà ejemplo como Caja PyP.1, ( para uno de los usuarios de caja) Caja PyP.2(para el usuario 2), etc.

Teniendo en cuenta que los usuarios de PYP (Pico y Placa) son rotativos y que estos estaràn en las Cajas del dìa. Tendràn un usuario para Caja PyP y otro para la Caja del turno normal.

Los usuarios podràn tener solo un usuario de CAJAS DE DIA: CAJA 1, CAJA2, CAJA3 ó CAJA4, ejemplo. Si un usuario es creado como CAJA1.1 no podrà tener clave, ni usuario de las cajas 2,3 o 4-

El Ingreso al RECAUDO se hace en SIIGO con el USUARIO y CLAVE ASIGNADOS por el Administrador del sistema.


Despuès de ingresar a SIIGO se da click sobre la barra de “SIIGO WINDOWS ESTÀNDAR”

Esto nos lleva al menù principal, donde seleccionamos Documentos / Notas:

Luego elegimos “Si” en la pantalla emergente, “tiquetes de Recaudo S/N”


Damos Click sobre documento L, y elegimos el documento que para nuestra caja corresponda:

Caja PYP = L70

Caja1= L71

Caja2= L72

Caja3= L73

Caja4= L75

Recuerde que segùn su usuario y caja usted tiene autorizado un tipo de documento y que siempre que estè atendiendo pagos de Pico y Placa, deberà usar el usuario CAJAPYP asignado y cuando estè en las cajas de atenciòn diurna/normal, deberà usar el USUARIO OFICIAL asignado Ejemplo CAJA1.1


4. PROCESO DE RECAUDO

Exija siempre al conductor presentar su carnè, y en el caso de conductores de Doble Turno, el carnè del compañero tambièn, para registrar los pagos con los còdigos de barra del carné.

Recuerde que este documento minimiza los errores en los datos y disminuye los tiempo de proceso.

4.1 Coloque el carnè de mandatario a quien se le registrarà el pago frente al lector de codigo de barras.

4.2 Verifique con el conductor el nombre y vehìculo que registra el sistema, los cuales deben corresponder a la realidad. Si coinciden : continue. ( Si es un conductor Turno Diurno o Turno Largo, su nombre y tarifas estaràn registrados a mano izquierda de la pantalla; si es un conductor nocturno, estaràn ubicados a mano derecha). En caso de que no coincidan conductor con nùmero de placa , proceda como se indica en el capìtulo 5 “INGRESO DE RECAUDO POR PLACA DEL VEHICULO”


4.2 Valide el Saldo Producido del conductor registrado a mano derecha de la pantalla. ( en la primera etapa y hasta tanto se hayan realizado los cuadres de cuentas de los conductores, este saldo no serà confiable) . Con este saldo usted sabrà el estado de cartera del conductor y podrà gestionar su cobro en el mismo momento de hacer el recaudo.

4.3 Pregunte al Conductor, cuànto va a pagar, revise contra la tarifa registrada en el sistema y realice el recaudo con la tarifa oficial. Si el Conductor va a pagar màs de un dìa por retraso o un dìa con retraso , cobre la sanciòn de incumplimiento de $10.000

4.4 Cuando estè recaudando Pico y Placa, mantenga a la mano el calendario de Pico y Placa y recuerde las condiciones de pago, para que el recaudo se realice apropiadamente.

TURNO CONDUCTOR

DIURNO SI TIENE PICO Y PLACA NO PAGA

NOCTURNOLUNES MARTES Y MIERCOLES, NO PAGAN, LOS DEMÀS DIAS PAGAN PLENO.

LARGOLUNES O MARTES NO PAG, LOS DEMAS DIAS CANCELA $30.000,oo

4.5 Una vez valide la anterior informaciòn, de enter y

4.6 Elija cada concepto de pago dando doble ckick. Se debe registrar de manera uno a uno el valor a cancelar por cada concepto.


Los conceptos de pago definidos en el SIIGO son:

401 PAGO PRODUCIDO 192 VALES DE TAXI107 VALES DE TIEMPOS BONO PRODUCIDO405 RELEVO402 DEPOSITO

BONO DEPOSITO403 SANCION INCUMPLIMIENTO

4.7 Una vez elige el concepto, lo ùnico que debe registrar es el valor a pagar por dicho concepto. El programa lo devuelve a que usted elija el siguiente concepto a pagar y continue registrando los valores por concepto.


4.8 Se entiende que los ùnicos dos valores no recaudados en efectivo son los Vales de Taxi , los Vales de Tiempos y los Bonos de Producido y Depòsito

Los vales de taxi se registran en el sistema como un pago de 4.5% menos de su valor nominal. Ejemplo si el vale es por $10.000, se multiplica con 95.5% y se registra dicho valor como pago = $9.550.

Por el contrario los vales de tiempo, Bonos de Producido y Depòsito se registran por el valor pleno del vale.

4.9 RECAUDOS ESPECIALES:

Pago QLZ: Si un conductor cancela un valor “X” por concepto de QLZ, este valor debe cargarse al concepto Depòsito y registra en la Nota del Ticket el valor del QLZ Ej. “QLZ por $300.000.”

Una vez usted termine de registrar todos los conceptos del conductor y vehìculo al que està cargando el recaudo, de “Escape”


4.10 Una vez en la pantalla siguiente de “F1” para que el comprobante quede contabilizado y Responda “Si” a la pantalla emergente de “Comprobante OK S/N”


4.11 El sistema le mostrarà una pantalla emergente con el nùmero de documento, por precauciòn, registre a mano en una libreta el nùmero de L y el Numero de comprobante . Ejemplo L 70- 46449 y de Enter

Aquí inicia el proceso de impresiòn, continùe dando enter hasta llegar al pantallazo donde debe elegir el estilo de fuente y elija negrita.


4.12 Una vez llegue a la pantalla de Mensajes Notas registre notas en los siguientes casos:

1. Para turno y Medio ( Registre “R1/2”)2. Si el conductor no pago completo el producido registro “PPP y el valor pendiente de pago

del dìa ej. $10.000)3. Para vales de Taxi, registre el Vale nùmero ###, el nombre del operador y la fecha del vale

(ej. Vale 2312, Telecooper, 15-07-2013)


4. Si se trata de un Deposito inicial “ Registre Depòsito Inicial”5. Si el conductor està haciendo pago de un QLZ. Registre “ Pago QLZ y el Valor ej. $300.000,6. En el caso de Tiempos . Registre “QLZ” (estrellado) o “QR1” (varado) segùn corresponda.

Depuès de escribir la/s Nota/s relacionadas con el ticket ingresado, de click sobre la banderita y en la siguiente pantalla en Archivo, elija imprimir.

Imprima. Entregue una copia al Conductor firmada y conserve una copia para hacer la conciliaciòn de caja al cierre del turno.


5. INGRESO DE RECAUDO POR PLACA DEL VEHICULO

Solo en caso de que al pasar el carnè por el lector de còdigo de barras se encuentre que el Conductor, no se encuentra trabajando con el vehìculo que registra en el sistema, sino con otro vehìculo, de “F7” en la pantalla inicial.

Digite la placa correcta

Seleccione el tipo de Nit / Conductor :

Turno Dìa/Turno Largo o

Turno Noche.


SELECCIONE NUMERO (123)

Y pase nuevamente el carnè por el lector de còdigo de barras y de enter


Segùn el tipo de Conductor Diurno/Turno Largo o Nocturno, se reflejarà la actualizaciòn del conductor y los datos de recaudo en la pantalla de datos del vehìculo.

CONTINUE PROCESO DE RECAUDO COMO SE HIZO POR CODIGO DE BARRAS, (Capítulo 4, numeral 4.2 en adelante)


6. CONCILIACION DE CAJA

Diariamente cada responsable de caja deberà hacer conciliaciòn, bajando el total recaudado por cuenta del sistema y cruzando contra el valor efectivo enviado por la tubo de succiòn.

Para hacer dicha conciliaciòn se debe proceder como sigue:

1. Durante el proceso de recaudo, cada media hora parar 5 minutos y contar $2.000.000 (dos millones de pesos), separàndolos en sobres de hasta $500.000.oo, marcarlos con el valor empacado por sobre, escribir su nombre, empacarlos cada uno en un tarro y enviarlos por el tubo de succiòn.

2. Registrar el nùmero de tarros enviados en la planilla, con sus valores.3. En la medida en que va imprimiendo los tickets depositarlos en la urna. 4. Al cierre del turno, sumar los tarros enviados y sus valores y reportarlo al Gerente de

mandatarios y al responsable de contabilidad. 5. Junto con el responsable de contabilidad, bajar el informe de pagos por concepto para

cada caja y conciliar vs. los tarro enviados y valor total enviados por el tubo de succiòn.

NOTA: Siempre el dinero deberà enviarse por el tubo de succiòn.


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