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Guatemala, Septiembre 2010

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INTRODUCCION

La guía para el registro y aprobación del FR03 en el Sistema de Contabilidad Integrada

(Sicoin), tiene como objetivo facilitar al usuario el registro de la documentación que

respalda una Rendición, Rendición Parcial Final, Rendición Final del Fondo Rotativo

Interno por parte de las Unidades Ejecutoras y Actividades Presupuestarias.

Algunos de los beneficios al utilizar la herramienta del Sicoin son:

1. El encargado del Fondo Rotativo Interno registrará directamente en el Sicoin una

a una las facturas pagadas, se capta el Nit, Serie, Número de Factura (estos los valida

ante la Superintendecia de Administración Tributaria –SAT-) y el valor sin IVA, al

concluir el ingreso de facturas, se solicita, aprueba, firma y sella el FR03.

2. Al efectuar consultas en el Sicoin aparecerán aquellos pagos a proveedores

realizados a través del uso del Módulo de Fondos Rotativos, generando certeza,

confianza y transparencia en la revelación de la información.

3. Con relación a los controles internos únicamente será necesario continuar con

los registros en libros, formatos y controles de cheques que se utilizan para el Fondo

Rotativo Interno.

4. La consolidación del FR03 estará a cargo del Departamento de Contabilidad o de

las Divisiones de Administración Financiera –DAF- o Unidades Ejecutoras

Desconcentradas a quienes les corresponde realizar la consolidación y generación del

FR02 “Documento de Consolidación del Fondo Rotativo”, el cual afectará el

presupuesto y la cuota financiera, realizará contabilidad y generará la reposición del

Fondo.

3

Ingresa al Sistema de Contabilidad Integrada (Sicoin), en el espacio en blanco de

Datos del Usuario se coloca el nombre del Usuario que el Departamento de Informática

le asignó. Luego en el espacio en blanco de Clave se coloca el identificador de la Clave,

el cual también proporciona el Departamento de Informática, éste se puede cambiar en

la opción Utilitarios.

4

El Usuario con los perfiles asignados, lo lleva directamente al módulo de Fondos

Rotativos, al darle Enter en la Opción antes mencionada, se despliega una serie de

submenús, en el cual la primera de éstas es la del FR03 – Rendición / Rendición Final,

allí se le da Enter.

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FR03 RENDICION / RENDICION FINAL

El Documento de Rendición de Fondos Rotativos “FR03” es el registro utilizado para la

rendición de fondos rotativos, el sistema mostrará el menú de Unidades Administrativas

disponibles, incluyendo la Unidad Ejecutora (según el perfil del usuario) y dentro de

ellas las unidades administrativas que la conforman.

Al seleccionar una unidad administrativa se muestra una pantalla donde el usuario

puede realizar las operaciones de: crear, modificar, consultar, marcar con error,

solicitar, desolicitar, aprobar, imprimir y agregar facturas a un FR03,* las opciones

están sujetas a los perfiles con los cuales cuente el usuario en particular.

El usuario desde ésta pantalla podrá hacer las operaciones de Rendición y Rendición

Final de FR03. Entra a cada opción y tiene acceso a la primera parte del FR03 que son

los datos generales, se posesiona en la primera carpeta (fólder amarillo), y le da Enter,

con está opción se crea una cabecera que se presenta en la siguiente imagen:

*

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Algunos datos son desplegados automáticamente por el sistema, tales como:

Ejercicio, Entidad, Unidad Administrativa, No. de Entrada, Tipo de Documento y

secuencia (que en todos los casos será: 06 COMPROBANTES ADMINISTRATIVOS

DE GASTOS, SECUENCIA 08 RENDICION DE FONDO ROTATIVO), el NIT, Clase

de apertura y clase de fondo.

Luego, el dato del número de fondo, aparece el menú de fondos disponibles y se debe

escoger el número de fondo y asignarlo en el campo correspondiente, y la Clase de

Registro siempre será Rendición, sólo cuando liquide el Fondo se coloca Rendición

Final, esto hace que no haga reposición del mismo. Número de la boleta de depósito

que corresponde al No. de Recibo de Ingresos Diversos, que permitirá acceder siempre

que se trate de rendición final.

La clase de modificación es normal en todos los casos actuales.

La descripción será asignada por el usuario de registro y solicitud (esto es requisito

indispensable). Podría ser: Liquidación Parcial del Fondo Rotativo Interno de la Unidad

(Nombre de la Unidad Ejecutora) y el período.

El estado del registro será asignado automáticamente por el sistema y el monto

aprobado será asignado conforme se ingrese el detalle de las facturas.(Nit, Serie, No.

Factura).

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Después de que el usuario registra los datos generales del FR03, procede a presionar

el icono detalles de facturas

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Esta pantalla muestra las posibles opciones como regresar a la pantalla anterior,

consultar, crear registro, modificar, borrar, detalles y cargar todos los registros.

Si se presiona el icono de crear factura (se desplegará otra pantalla)

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En dicha pantalla se tiene la posibilidad de llenar los campos requeridos con los detalles

de facturas, y al pulsar en la parte inferior crear factura, se habilitará automáticamente

la opción para ingresar el detalle presupuestario, y en la casilla monto renglón, se

coloca el valor de la factura sin IVA, como se ve en las pantallas siguientes:

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Los montos asignados en las estructuras presupuestarias se irán acumulando y

sumarán el monto de la factura de manera automática (cuando la factura afecta varios

renglones de gasto presupuestario) y también al monto del FR03, se coloca en la parte

inferior para darle crear.

Después de completar todos los detalles de facturas se construye la Rendición del

Fondo Rotativo, forma FR03.

Este documento se Solicita y Aprueba.

Luego se imprime adjuntando la documentación de soporte.

La CONSOLIDACION del FR03 (RENDICIONES), estará a cargo del Departamento de

Contabilidad, las Divisiones de Administración Financiera –DAF- y Unidades

Desconcentradas, dando origen al FR02 Documento de Consolidación del Fondo

Rotativo.

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FR03 DOCUMENTO DE RENDICION DE FONDO ROTATIVO