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INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE - IDRD -
INFORME DE GESTIÓN OFICINA DE CONTROL INTERNO VIGENCIA 2018
BOGOTÁ, D. C., DICIEMBRE 2018
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INFORME DE GESTIÓN OFICINA DE CONTROL INTERNO
VIGENCIA 2018 El presente informe tiene por objeto describir la gestión adelantada por la Oficina de Control Interno del IDRD, durante la vigencia 2018, en el marco de cada uno de los roles asignados en la normatividad vigente, así: ROL LIDERAZGO ESTRATÉGICO En el marco de este rol, en enero de 2018 se presentó al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del IDRD los resultados del Plan Anual de Auditorías aprobado para la vigencia 2017, el estado de las acciones de mejoramiento interno y externo, los resultados de la gestión de riesgos y el grado de oportunidad del Instituto para atender los requerimientos de los entes externos de control. Así mismo, se presentó el Plan Anual de Auditoría para la vigencia 2018, el cual fue aprobado en el primer Comité. Se realizó la revisión y ajuste a la documentación del proceso Control, evaluación y seguimiento, en lo relacionado con Control Interno de Gestión; producto de lo cual se actualizaron y crearon los siguientes 15 documentos:
TIPO DE
DOCUMENTO DOCUMENTO
Procedimiento Auditoría Interna de Control Interno Plan de Mejoramiento Institucional Rendición de Cuentas a la Contraloría de Bogotá
Ficha Ficha seguimiento instrumentos de gestión
Formato
Seguimiento a solicitudes de entes de control Prueba de Auditoría Matriz de Análisis de Respuesta Planeación de Pruebas de Auditoría Autoevaluación del Proceso de Auditoría Plan de auditoria / evaluación Evaluación proceso de auditoría adelantado por la OCI Informe de auditoría Compromiso Ético Auditores Internos Carta de Representación Esquema Caracterización Auditoría
Tabla No. 1 Documentación proceso CES actualizada Fuente: Oficina de Control Interno
De otra parte, dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto 648 de 2017 se
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creó el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno mediante Resolución 327 de junio de 2018, el cual en su primera sesión llevada a cabo el 29 de junio 2018, aprobó el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del Auditor. Estos documentos fueron adoptados mediante la Resolución IDRD 569 del 06 de septiembre de 2018, dando cumplimiento a lo establecido en el mencionado Decreto. Con el fin de obtener información relevante sobre la percepción que la comunidad IDRD tiene del Sistema de Control Interno del Instituto y de la gestión realizada por la Oficina de Control Interno, se inició la estrategia “Grupos Focales” de la cual se obtendrá los resultados de evaluación del Sistema vigencia 2018 así como las acciones de mejora necesarias para el proceso de control adelantado por esta Oficina. Teniendo en cuenta la necesidad de implementar la Dimensión de Control Interno del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, se generó la estrategia denominada “Red SCI” mediante la cual se busca apropiar en la comunidad IDRD los componentes relacionados con el Sistema de Control Interno, armonizados con el modelo. En este sentido se gestionó la primera capacitación en MIPG para los integrantes de la Red. Finalmente, en el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del 19/12/2018 se decidió someter a aprobación la Política de Administración del Riesgo actualizada al MIPG. ROL ENFOQUE HACIA LA PREVENCIÓN Teniendo en cuenta la importancia de este rol, en la vigencia 2018 se emitieron 11 boletines con destino a la Comunidad IDRD, así: ● No. 87 - "Una experiencia exitosa en la contratación" ● No. 88 - "Nueva resolución 012 de febrero 28 de 2018 - Plan de
Mejoramiento" ● No. 89 – “Nuestro sistema de control interno es el mejor” ● No. 90 – “Inicio de las sensibilizaciones sobre el Sistema de Control Interno” ● No. 91 – “Participa y gana con la OCI” ● No. 92 – “Resultados concurso” ● No. 93 – “Decreto 648 2017” ● No. 94 – “Derechos de petición” ● No. 95 – “MIPG para la comunidad del IDRD” ● No. 96 – “Directiva 003 de 2013” ● No. 97 – “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”
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De otra parte, se realizó la primera jornada de sensibilización sobre el Sistema de Control Interno con el propósito de promover la cultura del control en el IDRD, la cual fue dirigida al equipo de trabajo del área Técnica de la Subdirección Técnica de Construcciones. La temática abordada comprendió los siguientes temas: Ciclo PHVA; principios del Sistema de Control Interno; y la nueva estructura del Modelo Estándar de Control Interno – MECI de acuerdo con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG. Así mismo, a través del correo Comunidad IDRD se inició la estrategia para socializar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG a los colaboradores del Instituto, a través del concurso “Participa y gana con la Oficina de Control Interno”, mediante el cual se publicaron micro videos con contenidos secuenciales sobre el modelo y se realizaron test semanales para verificar el grado de apropiación de esta información por los participantes. En este concurso se contó con un promedio de 66 personas durante las 10 semanas, de las cuales, las Áreas y Subdirecciones que tuvieron mayor participación fueron: Oficina Asesora de Planeación, la Subdirección Administrativa y Financiera y la Subdirección Técnica de Recreación y Deporte. Teniendo como criterio el porcentaje de acierto en los test se premiaron 31 personas cuyo reconocimiento se otorgó en el marco del Evento de Rendición de Cuentas del IDRD, el 06 de diciembre de 2018. Adicionalmente se emitieron boletines de índole preventiva con destino a la Dirección General del IDRD, mediante los cuales se brindó información sobre situaciones que requirieron atención tales como: ● No. 1 “Oportunidad en la atención de requerimientos de entes de control
externo” ● No. 2 “Información documentada de cada proceso institucional con miras a
las auditorías internas de calidad 2018” ● No. 3 “Ejecución Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría de Bogotá” ● No. 4 “Seguimiento al plan de mejoramiento a septiembre de 2018”
Finalmente, con el fin de fortalecer la experticia de los integrantes del equipo de trabajo de la Oficina de Control Interno, se realizaron jornadas de auto capacitación relacionadas con: a) "Formulación de Indicadores" b) “SECOP II – Insumo para auditoría" c) “Administración de riesgos” d) “Novedades normativas para tener en cuenta en desarrollo de los roles de la OCI” tres sesiones (mayo - agosto - diciembre)
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e) “Normas internacionales de auditoría” f) “Uso de GOOGLE DRIVE” g) “Buenas prácticas de la gestión documental relacionada con el Proceso Control Evaluación y seguimiento” h) “Buenas prácticas en uso de la herramienta excel” i) “Socialización instrumentos de auditoría interna” En el marco de la labor de acompañamiento y asesoría a cargo de esta Oficina, se asistió a:
● Comité de Archivo ● Audiencias de procesos contractuales ● Comité de Contratación ● Comité de Conciliación ● Comité de Inventarios ● Comité de Sostenibilidad Contable ● Comité de Excedentes de liquidez ● Comité Financiero ● Acompañamiento en la aplicación del la Ley 1712 de 2014 ● Sesiones de trabajo internas y con la Secretaría de Hacienda para la
implementación del nuevo marco normativo contable ● Acompañamiento a la actualización de la cadena de valor de los Procesos
Institucionales ● Acompañamiento jornada programa Recreación Incluyente
ROL RELACIÓN CON ENTES EXTERNOS DE CONTROL Frente a la gestión relacionada con este rol, la Oficina de Control Interno realizó seguimiento y acompañamiento sobre los planes de mejoramiento, las rendiciones de cuentas y la atención a requerimientos de entes de control externo, así: ● Planes de Mejoramiento Institucional – origen externo
En la vigencia 2018 el Plan de Mejoramiento institucional – componente origen externo se integra por 219 acciones de mejoramiento, así: Archivo General de la Nación: 11 Contraloría de Bogotá: 204 Veeduría Distrital: 4 Con la Contraloría General de la República, se suministraron las evidencias para las acciones de tres hallazgos que permitieron su cierre. La Oficina de Control Interno realizó seguimiento a todas las acciones de mejoramiento durante lo corrido de 2018. A continuación, se presenta la gestión
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realizada para el plan de mejoramiento según cada ente de control externo. Contraloría de Bogotá Se realizó el seguimiento a este plan de mejoramiento trimestralmente durante la vigencia 2018, con el fin de rendir la cuenta anual de que tratan las Resoluciones 011 de 2014 y 004 y 023 de 2016 así como de suministrar la información pertinente para las Auditorías (Regular y de Desempeño) realizadas por este Ente de Control. Así mismo, se revisó la información correspondiente a las evidencias de ejecución de las 207 acciones de mejora que integraban el plan de mejoramiento al 30 de junio de 2018, recopilándolas y organizándolas digitalmente para ser entregadas al Ente de Control según sus requerimientos. De las 207 acciones mencionadas, el Ente de Control evaluó 140 en la auditoría de regularidad a la vigencia 2017, verificando 139 para las cuales dio cierre y calificando como incumplida 1 para la cual se aplicó el procedimiento establecido en la Resolución 012 de 2018 de dicho organismo. Una vez finalizada la Auditoría Regular, en el informe final se formularon 68 nuevos hallazgos Posteriormente se recibió la Auditoría de Desempeño Cod. 6, y dando cumplimiento al Rol de Atención con Entes Externos la Oficina de Control Interno, realizó la gestión para brindar la información solicitada por el equipo auditor monitoreando los términos de respuesta de las Áreas y acompañó todo el proceso de la Auditoría. De lo cual, se recibió el Informe Final el día 20 de diciembre 2018, suscribiendo 8 hallazgos nuevos para los cuales se formularon 15 acciones de mejoramiento por parte de los Procesos involucrados con el acompañamiento y asesoría de la Oficina de Control Interno. Por lo que el Plan de Mejoramiento con este ente de control quedó conformado por 204 acciones de mejora, así:
Año Código
auditoría No. hallazgos
en PM
Estado acciones de mejoramiento Total
acciones Incumplidas Inefectivas Abiertas con plazo 2018
Abiertas con plazo 2019
2016 30 1 1 0 0 0 1
2017 16 22 0 0 30 0 30
210 27 0 0 37 0 37
2018 1 68 0 0 33 88 121 6 8 0 0 0 15 15
TOTAL 118 1 0 100 103 204 Tabla No. 2 Composición Plan de Mejoramiento Contraloría de Bogotá a 30-dic-18 Fuente: SIVICOF – Reporte Plan de Mejoramiento.
De las 204 acciones suscritas, 101 debieron ejecutarse a 31 de diciembre de 2018; aspecto sobre el cual la Oficina de Control Interno realizará en enero 2019 la
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evaluación del seguimiento trimestral reportado por las dependencias responsables de ejecutar este plan para reporte al SIVICOF. Archivo General de la Nación En agosto de 2017 el IDRD suscribió con el Archivo General de la Nación un plan de mejoramiento archivístico para dar tratamiento a 4 hallazgos identificados por dicha entidad. Este plan fue aprobado por el Comité de Archivo en sesión llevada a cabo el 25 de agosto de 2017. La periodicidad de seguimiento a este plan es trimestral iniciando el 1 de septiembre de 2017 y con plazo para finalización diciembre 31 de 2018. El estado de este plan de mejoramiento a diciembre de 2018 (quinto corte) es el siguiente:
VIGENCIA HALLAZGO No.
ACCIONES (Tareas)
ACCIONES (Tareas)
GRADO DE AVANCE
AVANCE ACUMULADO REPORTADO
2017
1 3 1 39%
80% 2 100% 3 100%
2 3 1 85%
65% 2 80% 3 30%
3 2 1 100%
100% 2 100%
4 3 1 100%
100% 2 100% 3 100%
TOTAL 11 86% Tabla No. 3 Plan de Mejoramiento AGN a diciembre 2018 Fuente: Matriz Plan de Mejoramiento Archivístico AGN – Secretaría General IDRD
De las 11 acciones propuestas por el IDRD para atender los hallazgos, un 64% se encuentran ejecutadas, otro 18% presentan un avance igual o superior al 80% y el 18% restante aún no ha alcanzado al 50% de ejecución. Veeduría Distrital En el primer trimestre de 2018 la Veeduría Distrital realizó una evaluación al Contrato 3873 de 2015 mediante el cual se contrataron las obras del Parque Porvenir. Producto de esta evaluación, realizó 3 observaciones para las cuales el IDRD formuló 4 acciones de mejora que serán ejecutadas por las Subdirecciones de Contratación y de Construcciones. Una de las acciones de mejora formuladas venció el 21 de diciembre de 2018 y no se presentó avance, dicha acción era de responsabilidad de la Subdirección Técnica de Construcciones, y las 3 restantes tiene plazo de ejecución hasta julio de 2019.
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Consejo Distrital de Archivo Se realizó acompañamiento a la visita realizada por el Consejo Distrital de Archivo el 3 de septiembre de 2018 a petición de esta instancia. ● Rendición de Cuentas a la Contraloría de Bogotá
Conforme a lo establecido en la Resolución Reglamentaria No 011 de 2014, 004 y 023 de 2016, la Oficina de Control Interno brindó acompañamiento en la consolidación y reporte de la cuenta anual 2017 y de las cuentas mensuales correspondientes a los meses de enero a diciembre de 2018. Los certificados de rendición de cuentas a través del sistema SIVICOF se encuentran en la carpeta compartida de la Oficina. ● Rendición de Cuentas a la Contraloría de General de la República
Se brindó acompañamiento para la rendición de la información requerida por medio del “Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes – SIRECI” – Plan de mejoramiento, vigencia 2017, en el mes de enero y en el mes de junio 2018, SIRECI – informe categoría presupuestal, personal y costos en el mes de marzo 2018. ● Atención de requerimientos de entes de control externo
Durante el periodo informado se realizó la asignación y seguimiento permanente a la atención de los 1358 requerimientos formulados por los entes de control externo, emitiendo alertas tempranas sobre el vencimiento del plazo máximo para respuesta y brindando el acompañamiento requerido para agilizar el trámite de elaboración, revisión, aprobación y envío de respuestas. A continuación, se presenta el consolidado de requerimientos por Ente al 31 de diciembre de 2018:
ENTE DE CONTROL No. De Solicitudes
Contraloría de Bogotá 279
Contraloría General de la República 4
Personería de Bogotá 396
Procuraduría General de la Nación 36
Concejo de Bogotá 377
Congreso de la República 21
Contaduría General de la Nación 1
Fiscalía General de la Nación 3
Veeduría Distrital 120
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ENTE DE CONTROL No. De Solicitudes
Veeduría Ciudadana 1
Defensoría del Pueblo 7
Otras Solicitudes 113
Total 1358 Tabla No. 4 Requerimientos entes de control vigencia 2018 Fuente: Oficina de Control Interno
De los 1.358 requerimientos gestionados durante la vigencia 2018, el 11% fueron atendidos de forma extemporánea (152 solicitudes) siendo más reiterativa esta situación frente a las peticiones de la Contraloría de Bogotá, del Concejo de Bogotá y de la Personería de Bogotá. De otra parte, se recibió reiteración de los entes de control para 22 peticiones (2%) cuya respuesta no satisfizo el requerimiento inicial.
ENTE DE CONTROL EXTERNO
NÚMERO DE RESPUESTAS EXTEMPORÁNEAS
T4 T3 T2 T1 TOTAL
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA 0 2 0 0 2
PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 2 1 0 0 3
CONGRESO DE LA REPUBLICA 7 2 0 2 11
VEEDURIA DISTRITAL 5 8 0 1 14
PERSONERIA DE BOGOTÁ 5 8 7 3 23
CONCEJO DE BOGOTÁ 11 8 4 13 36
CONTRALORIA DE BOGOTÁ 10 13 14 3 40
OTRAS ENTIDADES 8 5 9 1 23
TOTAL 48 47 34 23 152 Tabla No. 5 Respuestas extemporáneas a entes de control vigencia 2018 Fuente: Oficina de Control Interno
ROL EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO Con el fin de evaluar la gestión de las dependencias en este aspecto, en la vigencia 2018 se realizó el seguimiento y verificación de las acciones propuestas por cada proceso para administrar los 48 riesgos de gestión identificados en la vigencia 2017 y su transición al mapa de riesgos de 2018, así como los 44 riesgos identificados y gestionados en 2018. Así mismo, se evaluaron los controles implementados por cada dependencia al momento de realizar la valoración de los riesgos por proceso y se realizó seguimiento a las acciones de tratamiento propuestas para el riesgo residual, así como a las evidencias de ejecución de cada acción.
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Finalmente se efectuó retroalimentación a cada proceso sobre los resultados de la evaluación independiente a la gestión de sus riesgos, indicando: ● El grado de cumplimiento del plan de tratamiento para el riesgo residual,
incluyendo el estado de las acciones y las recomendaciones a que haya lugar.
● El grado de aplicación de los controles identificados al momento de efectuar la valoración de riesgos inherentes.
● El grado de cumplimiento de las metas propuestas para los indicadores del mapa de riesgos de gestión.
● Los riesgos materializados, teniendo en cuenta los resultados de los indicadores, el grado de aplicación y efectividad de los controles, el avance del plan de tratamiento, así como información recopilada por la OCI en sus ejercicios de auditoría y seguimiento.
El seguimiento al mapa de riesgos de gestión del IDRD que adelanta la Oficina de Control Interno para la vigencia completa 2018, se realizará a mediados del mes de enero de 2019 razón por la cual los datos siguientes, corresponden a corte tercer trimestre acumulado.
No. Riesgos Acciones para administrar los riesgos de gestión
cerradas No cumplidas En ejecución de acuerdo al cronograma
117 250 94 27 129
Tabla No. 6 Información del Mapa de riesgos de gestión del IDRD corte 30 de septiembre 2018 Fuente: Oficina de Control Interno
Con relación a la gestión del riesgo en 2018, con el acompañamiento y asesoría de la Oficina Asesora de Planeación se formuló el mapa de riesgos de la Oficina para esta vigencia, a través del cual se busca administrar 3 riesgos de gestión relacionados con:
1. Deficiencias de calidad y oportunidad en la entrega de los productos de la Oficina de Control Interno
2. Resultados de auditorías y evaluaciones de control interno que no contribuyan al cumplimiento de los objetivos planteados en los planes de auditoría
3. Productos a cargo de la Oficina que no se elaboren y entreguen de acuerdo con los requisitos legales aplicables.
ROL EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO ● Rendición de informes a cargo de la OCI
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La Oficina de Control Interno, reportó en oportunidad a través de los diferentes medios los informes sobre los cuales tiene responsabilidad, de acuerdo con el cronograma establecido, así:
No. Informe Normatividad Total
1 CUENTA CONSOLIDADA ANUAL A TRAVÉS DEL SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL – SIVICOF
Resolución Reglamentaria 13 de 2011 y 011 de 2013 de la Contraloría de Bogotá
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2 CUENTA CONSOLIDADA MENSUAL A TRAVÉS DEL SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL – SIVICOF
Resolución Reglamentaria 13 de 2011 y 011 de 2013 de la Contraloría de Bogotá
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3 SISTEMA DE RENDICIÓN ELECTRÓNICA DE CUENTA E INFORMES – SIRECI, PLAN DE MEJORAMIENTO
Circular Externa DDP 02. del 10 enero de 2018 SDH 2
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SISTEMA DE RENDICIÓN ELECTRÓNICA DE CUENTA E INFORMES – SIRECI, INFORME CATEGORÍA PRESUPUESTAL, PERSONAL Y COSTOS
Resolución Orgánica No. 0007 del 9 junio de 2016 1
5 EVALUACIÓN DE GESTIÓN POR DEPENDENCIAS
Ley 909 de 2004, Art. 39 Decreto 1227 de 2005, Art. 52 Presidencia de la República de Colombia Circular 04 de 2005 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno
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6 PLAN ANUAL DE AUDITORÍAS Decreto 215 de 2017 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.
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7 AVANCE DE LA EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE AUDITORIAS.
Decreto 215 de 2017 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.
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8 SEGUIMIENTO Y RECOMENDACIONES ORIENTADAS AL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS DEL PLAN DE DESARROLLO.
Decreto 215 de 2017 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.
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9 SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE Y ESTADOS FINANCIEROS O CONTABLES
Resolución Reglamentaria 13 de 2011 y 011 de 2013 de la Contraloría de Bogotá
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Instructivo No. 003 de 2015, líteral 2.2.3. de la Contaduría General de la Nación Resolución 00001 de 2010 y 357 de 2008 del Contador General de Bogotá Decreto 1027 de 2007 de la Presidencia de la República de Colombia Decreto 642 de 2017. Presidencia de la República.
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AUSTERIDAD EN EL GASTO (Revisar con abogados lo referente a la verificación mensual - Decreto 1068 art. 2.8.4.8.2)
Decreto 1737 de 1998, Art. 22 Decreto 0984 de 2012
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11 INFORME AVANCE DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO MARCO NORMATIVO CONTABLE
Resolución 533 de 2015. Contaduría General Directiva 01 de 2016 Alcaldía Mayor
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VERIFICACIÓN, RECOMENDACIONES Y RESULTADOS SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS EN MATERIA DE DERECHOS DE AUTOR SOBRE SOFTWARE
Directivas Presidenciales 01 de 1999 y 02 de 2002 Circulares 07 de 2005 y 04 de 2006 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial Circular 017 de 2011 de la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor
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13 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO Ley 1474 de 2011, Art. 9 3
14 ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO
Ley 1474 de 2011 art. 76 Decreto 2641 de 2012 art. 5
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15 INFORME DE AUDITORIA DECRETO 371 DE 2010 - Control Interno
Decreto 371 de 2010 de la Alcaldía de Bogotá, artículo 5 numeral 8.
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No. Informe Normatividad Total
16 INFORME DE AUDITORIA DECRETO 371 DE 2010 - PQRS (INCLUIDO SEGUIMIENTO ESTANDARES PARA LA ATENCIÓN PQRS)
Ley 1474 de 2011, art. 76. Decreto 371 de 2010 de la Alcaldía de Bogotá, artículo 5 numeral 8.
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17 INFORME DE AUDITORIA DECRETO 371 DE 2010 – Participación ciudadana y control social
Decreto 371 de 2010 de la Alcaldía de Bogotá, artículo 5 numeral 8.
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18 INFORME DE AUDITORIA DECRETO 371 DE 2010 - Contratación
Decreto 371 de 2010 de la Alcaldía de Bogotá, artículo 5 numeral 8.
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INFORME CONTENTIVO DE LAS ACTUACIONES PROGRAMADAS Y REALIZADAS PARA DAR CUMPLIMIENTO A LA DIRECTIVA 003 de 2013
Directiva 003 de 2013 de la Alcaldía Mayor de Bogotá Instructivo Directiva 003 de 2013 de la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios (Rad. ORFEO No. 248322)
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24 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO ENTES DE CONTROL
Resolución Reglamentaria 12 de 2018 de la Contraloría de Bogotá
4
21 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO (Trimestral al PMA).
Decreto 106 de 2015. PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN Articulo 18 parágrafo No. 2
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22 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO INTERNO (SIG - Auditorias de CI)
MECI 4
23 SEGUIMIENTO AL MAPA DE RIESGOS MECI SIG
4
24 REPORTE INDICADORES OFICINA DE CONTROL INTERNO
MECI SIG
4
25 SEGUIMIENTO AL PLAN OPERATIVO OCI MECI SIG
4
26 INFORME ACUMULADO DE GESTIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
MECI SIG
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TOTAL INFORMES RENDIDOS VIGENCIA 2018 76 Tabla No. 7 Informes presentados por la OCI a diciembre 2018 Fuente: Oficina de Control Interno
● Auditorías internas de calidad
En cuanto a la auditoría interna de calidad en el IDRD, se ejecutaron las actividades contempladas en el plan de mejoramiento suscrito con ICONTEC, relacionadas con la asignación de personal con perfil técnico para adelantar este ejercicio en los procesos misionales, así como en el de TIC. Una vez concluido el programa de auditoría interna de calidad, la auditoría externa realizada por ICONTEC concluyó que el hallazgo sobre el aspecto mencionado, fue superado e informó del cierre de esta no conformidad. De otra parte, se desarrollaron las Auditorías Internas de Calidad en tres etapas: I etapa: del 12 al 22 de junio de 2018, II etapa: del 10 al 19 de julio de 2018 y III etapa del 27 al 23 de agosto de 2018, con una participación de 26 personas, de las cuales 22 se desempeñaron como auditores entre líderes y/o acompañantes y 4 expertos técnicos. Finalmente, se realizó el cierre del ciclo de auditoría interna de calidad 2018 en el cual se evaluó el ejercicio recopilando las observaciones, sugerencias y
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recomendaciones formuladas por los auditores internos de calidad, con el fin de documentar aquellos aspectos sobre los cuales es necesario implementar acciones de mejora en los futuros procesos auditores de este tipo, insumo suministrado a la Oficina Asesora de Planeación, quién liderará este proceso en adelante. ● Auditorías de Control Interno
Durante la vigencia se revisó la documentación del proceso de control, evaluación y seguimiento y se modificaron e incluyeron algunos formatos necesarios para la recopilación de evidencias y trazabilidad del proceso auditor. Estas modificaciones se efectuaron teniendo en cuenta los lineamientos contenidos en la Guía de Auditoría para Entidades Públicas emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Así mismo, se ajustó el procedimiento de auditorías de control interno, el cual se encuentra publicado en Isolución. De otra parte, se finalizó la elaboración de los instrumentos de auditoría interna de que trata el Decreto 648 de 2017, los cuales fueron aprobados por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno en sesión del 29 de junio de 2018 y adoptados con Resolución 569 del 6 de septiembre de 2018. Durante lo corrido de 2018 se ejecutaron las auditorías para dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 371 de 2010, en cuanto a la verificación y evaluación de:
● Proceso de contratación ● Proceso de atención al ciudadano, sistemas de información y atención de
PQRS ● Proceso de participación ciudadana y control social ● Sistema de Control Interno
Así mismo, se desarrollaron las auditorías a la gestión de los siguientes procesos: ● Administración y mantenimiento de parques y escenarios ● Diseño y construcción de parques y escenarios ● Fomento al deporte ● Promoción de la recreación ● Gestión Jurídica ● Gestión TIC ● Adquisición de bienes y servicios ● Gestión Financiera ● Gestión Documental ● Atención al ciudadano
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En las cuales se identificaron:
Proceso Fortalezas Oportunidades de mejora Hallazgos Seguimiento al Decreto 371 de 2010 – Control Interno 2 5 0
Seguimiento al Decreto 371 de 2010 – Contratación 0 14 3
Seguimiento al Decreto 371 de 2010 – Participación ciudadana y control social 0 51 2
Seguimiento al Decreto 371 de 2010 – PQRS 0 18 2 Administración y mantenimiento de parques y escenarios
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Diseño y construcción de parques y escenarios (Versión preliminar) 15 39 14
Fomento al deporte 10 15 2 Promoción de la recreación 18 30 12 Gestión Jurídica 7 6 2 Gestión TIC 13 15 4 Adquisición de bienes y servicios (Versión preliminar) 2 17 18
Gestión Financiera 13 14 7 Gestión Documental 10 22 4 Atención al ciudadano 11 11 1 Total 108 194 56
Tabla No. 8 Número de fortalezas – oportunidades de mejora y hallazgos que se suscribieron en las Auditorías Internas Fuente: Oficina de Control Interno
Los anteriores informes de auditoría fueron dados a conocer a los líderes de las dependencias del IDRD; quienes se encuentran en proceso de formulación de los planes de mejoramiento correspondientes. ● Plan de mejoramiento institucional – origen interno
Durante lo corrido de 2018, la Oficina de Control Interno realizó seguimiento a 90 acciones de mejora provenientes de auditorías internas las cuales presentan el siguiente estado al 30 de septiembre de 2018:
Origen de la acción de mejora Acciones que permanecen
abiertas
Acciones cerradas a 30-sept-18
Acciones sobre las que se realizó seguimiento
Auditorías Internas 39 51 90 TOTAL ACCIONES 43% 57% 100%
Tabla No. 9 Estado Plan de Mejoramiento Institucional – origen interno a 30-sep-18 Fuente: Isolución
Producto del seguimiento efectuado tanto por los líderes de cada proceso como por la Oficina de Control Interno, durante lo corrido de 2018 se modificó el plazo de 10 acciones (11%) del total que integran el plan de mejoramiento institucional – origen interno; teniendo en cuentas las justificaciones presentadas por los mencionados líderes.
