Editorial  !Over  the  next  few  days  people  from  all  across  the  world  will  be  converging  on  Orlando  for  IBM  Connect  2014.  The  five-­‐day  conference  is  an  informaDon-­‐packed,  session-­‐jammed,  energy-­‐demanding  deep  dive  into  IBM's  current  and  future  work  with  IBM  ConnecDons  (and  its  other  collaboraDon  and  social  business  products),  along  with  case  studies  from  leading  organizaDons  puMng  ConnecDons  to  good  use.  Conference  aNendees  have  opportuniDes  to  meet  IBM  execuDves,  ask  quesDons  of  the  product  managers,  and  network  with  like-­‐minded  peers.  If  you  will  be  aNending  IBM  Connect  2014,  have  a  great  Dme.  !My  Session  at  IBM  Connect  2014  I  will  be  aNending  IBM  Connect  for  the  third  year  running,  and  for  the  first  Dme  will  be  speaking.  My  session  is  a  collaboraDve  effort  with  Knowledge  Accelerators  and  has  a  focus  on  user  adopDon.  My  part  of  the  joint  session  will  focus  on  the  user  adopDon  challenge  with  new  collaboraDon  tools  and  report  on  how  organizaDons  using  IBM  ConnecDons  are  approaching  user  adopDon.  In  the  second  part  of  the  session,  Fred  Doyle  from  Knowledge  Accelerators  will  be  addressing  the  

User  AdopDon  Toolkit  for  IBM  ConnecDons  that  he  and  his  colleagues  have  been  developing.  Our  session  is  on  Wednesday,  January  29,  from  3.30pm  to  5.00pm  in  Peacock  2,  one  of  the  room  at  the  SWAN.  It  would  be  great  to  meet  you  there.    !Finally,  while  we  are  talking  about  IBM  Connect,  if  you  need  some  more  copies  of  Doing  Business  with  IBM  Connec2ons  (2013),  it  will  be  in  the  Connect  bookstore  in  limited  quanDDes  at  a  reduced  rate.  !January  2014  Edi:on  This  second  issue  of  Insights  on  Connec2ons  has:  

• A  case  study  of  how  Evonik  Industries  has  approached  its  use  of  IBM  ConnecDons.  

• A  review  of  three  add-­‐on  products  for  extending  the  capabiliDes  of  ConnecDons.  

• An  invitaDon  to  parDcipate  in  my  current  research  on  governance  for  ConnecDons.  !

Keep  up  the  good  work!  And  I  hope  to  meet  you  at  IBM  Connect  next  week.  !Michael  Sampson  is  a  Collabora2on  Strategist.  He  advises  organiza2ons  around  the  world  on  making  collabora2on  work,  with  focus  areas  of  culture,  governance,  and  adop2on.  Michael  is  the  author  of  six  books  on  collabora2on,  including  Doing  Business  with  IBM  Connec2ons.  Contact  Michael  at  michael@michaelsampson.net.

!Insights  on  Connec:ons  (January  2014)

Insights  on  Connec:ons

�1

INSIGHTS  O

N  CO

NNECTIO

NS

MICHAEL  SAMPSON

 Contents      Editorial                  1      Evonik  Industries  and  IBM  ConnecDons          2      Extending  IBM  ConnecDons              4      Governance  for  IBM  ConnecDons            6      Success  with  IBM  ConnecDons              6

Evonik  Industries:  Increasing  Employee  Adhesion  with  IBM  Connec:ons  !Evonik  Industries  is  a  global  specialty  chemicals  company,  employing  33,000  people  in  100  countries,  with  24  of  those  countries  hosDng  producDon  sites  (including  Germany,  the  United  States,  China,  and  South  America).  Specialty  chemicals  from  Evonik  include  the  super  absorbents  used  in  baby  diapers,  agents  for  de-­‐icing  runways,  and  a  strengthening  agent  used  in  the  creaDon  of  a  new  generaDon  of  ice  hockey  sDcks.  !As  a  business,  Evonik  has  grown  through  a  series  of  mergers  and  acquisiDons  and  has  followed  a  decentralized  organizaDonal  structure.  In  the  past  couple  of  years  there  has  been  a  growing  convicDon  that  a  new  way  of  working  is  required  across  Evonik,  driven  by  major  trends  such  as  globalizaDon,  new  digital-­‐savvy  employees,  and  the  conDnued  growth  and  expansion  of  Evonik’s  business.  The  old  ways  of  working  together  through  phone  calls,  face-­‐to-­‐face  meeDngs,  and  email  are  no  longer  sufficient  to  drive  new  levels  of  effecDveness  and  efficiency.  As  a  consequence,  Evonik  has  been  developing  a  company-­‐wide  employee  network  to  foster  cross-­‐unit  and  cross-­‐region  knowledge  exchange  and  collaboraDon.  The  new  network  is  based  on  IBM  ConnecDons.    !Evonik’s  work  with  IBM  ConnecDons  dates  back  to  September  2011  with  a  kick-­‐off  phase  to  get  ready  for  a  closed  pilot  during  the  first  half  of  2012.  The  closed  pilot  with  a  limited  set  of  people  allowed  for  careful  exploraDon  of  the  opportuniDes  presented  by  ConnecDons,  and  at  the  end  of  the  closed  pilot  the  decision  was  made  to  keep  going  

for  another  15  months  in  order  to  prepare  the  company  for  ConnecDons.  In  September  2013,  two  years  afer  its  iniDal  work  with  ConnecDons  had  begun,  Evonik  embarked  on  a  company-­‐wide  rollout  of  IBM  ConnecDons.      !Uncovering  Innova:on  with  an  Idea:on  Jam  !One  of  the  success  stories  with  IBM  ConnecDons  happened  during  the  second  phase  of  the  pilot.  Evonik  ran  an  ideaDon  jam  using  IBM  ConnecDons  

with  a  central  quesDon  of  what  Evonik  could  do  in  the  future  to  help  reduce  noise  in  ciDes.  Selected  experts  from  across  Evonik  were  invited  to  parDcipate  in  the  jam,  which  was  held  over  five  days.  Many  of  these  experts  gave  acDve  parDcipaDon  in  the  jam,  along  with  other  Evonik  employees  who  were  able  to  join  if  they  wanted  to.  The  jam  was  supported  by  13  moderators,  who  helped  with  structuring  the  ideas,  sDmulaDng  discussion,  and  ulDmately  steering  the  jam  to  a  Dmely  conclusion.    !Numerous  tradiDonal  and  various  out-­‐of-­‐the-­‐ordinary  ideas  were  proposed  during  the  jam,  and  the  three  best  ideas  

were  formally  recognized  at  Evonik’s  annual  Christmas  Colloquium.  And  more  importantly,  plans  are  being  developed  to  take  the  ideas  from  the  jam  and  create  new  products  or  new  lines  of  business  around  the  best  of  them.  At  the  conclusion  of  the  jam,  just  under  90%  of  parDcipants  voted  for  holding  another  ideaDon  jam  in  the  new  year.    !Lessons  Learned  at  Evonik  !The  team  responsible  for  ConnecDons  at  Evonik  have  noted  numerous  lessons  during  the  pilot  phases  of  the  iniDaDve.    

!Insights  on  Connec:ons  (January  2014)

�2

INSIGH

TS  ON  CONNEC

TIONS

Lessons  include:  

• Expect  and  Prepare  for  Resistance.  IBM  ConnecDons  introduces  significant  changes  to  how  people  work  together  and  who  has  the  right  to  publish  content.  These  changes  challenge  long  term  working  habits  and  threaten  established  experDse,  and  are  therefore  uncomfortable  for  many  people.  Resistance  is  to  be  expected.  

• Involve  People  at  an  Early  Stage.  Taking  an  early  and  ofen  approach  to  involving  the  employees  and  managers  who  will  use  IBM  ConnecDons  in  their  work  is  essenDal  to  success.  In  Germany  this  means  including  the  Workers  Council  as  a  representaDve  group.  The  Council  has  significant  power  with  respect  to  introducing  new  communicaDon  channels,  such  as  IBM  ConnecDons.  

• Encourage  Management  to  Join.  The  acDons  and  acDviDes  of  managers  and  execuDves  in  a  system  like  IBM  ConnecDons  set  an  important  context  that  draws  in  employees.  Rather  than  trying  to  urge  employees  to  use  the  plajorm,  focus  on  winning  the  involvement  of  management.      

• Create  Success  Stories.  Being  able  to  point  to  specific  situaDons  where  IBM  ConnecDons  has  been  used  successfully  creates  a  pull  for  parDcipaDon  from  other  people.  Being  able  to  see  the  business  impact  of  IBM  ConnecDons  enables  employees  to  view  the  system  as  much  more  than  an  IT  iniDaDve.  The  ideaDon  jam  on  miDgaDng  noise  in  ciDes,  

for  example,  is  a  success  story  that  was  wriNen  up  and  published  in  elements43,  Evonik’s  Quarterly  Science  NewsleNer,  a  great  way  of  sharing  the  success.  

• Experiment  to  Discover  Opportuni:es.  While  IBM  ConnecDons  is  only  a  set  of  tools  to  enable  communicaDon  between  people,  the  potenDal  for  applying  those  tools  within  a  firm  like  Evonik  is  wide-­‐ranging.  Most  of  these  opportuniDes  cannot  be  legislated  in  advance  and  must  bubble  up  through  actual  pracDce.  The  experimentaDon  mindset  allows  for  learning  and  discovery.    !

Against  the  backdrop  of  its  early  work  with  IBM  ConnecDons,  combined  with  the  lessons  and  principles  the  team  learned  during  the  pilot  and  iniDal  go-­‐live  phases,  Evonik’s  enterprise  social  network  is  becoming  part  of  the  day-­‐to-­‐day  business.  While  the  eventual  impact  on  the  culture  of  Evonik  cannot  be  known  with  certainty  in  advance,  the  firm  believes  the  ulDmate  outcome  will  deliver  the  next  level  of  effecDveness  and  efficiency  required  to  sustain  and  grow  the  Evonik  business  in  the  global  marketplace.

!Insights  on  Connec:ons  (January  2014)

�3

INSIGHTS  O

N  CO

NNECTIO

NS

Your  Approach    What  is  happening  with  IBM  ConnecDons  at  your  organizaDon?  What  lessons  have  you  learnt  through  your  early  acDviDes?  Please  send  your  comments  and  experiences  to  michael@michaelsampson.net

Extending  IBM  Connec:ons  with  Third-­‐Party  Products  !One  sign  of  health  for  a  sofware  product  like  IBM  ConnecDons  is  the  ecosystem  that  has  formed  around  it.  In  the  ConnecDons  ecosystem  are  a  number  of  ISVs  (independent  sofware  vendors)  that  have  created  add-­‐on  products  for  ConnecDons.  Let’s  look  at  three  such  products.    !ISW  Kudos  Boards  for  IBM  Connec:ons  !ISW  Development,  the  team  behind  the  Kudos  Badges  gamificaDon  engine  for  IBM  ConnecDons,  has  just  announced  a  new  product:  Kudos  Boards.  The  new  offering  transforms  AcDviDes  in  IBM  ConnecDons  into  a  visual  drag-­‐and-­‐drop  Kanban  

Board  interface  for  new  ways  of  working  with  tasks  and  entries.  In  the  screenshot  a  standard  AcDvity  has  been  rendered  in  a  visual  layout,  which  can  ofen  increase  people’s  comprehension  of  the  status  of  an  AcDvity  (see  Figure  1).  !Here  are  my  iniDal  thoughts  about  Kudos  Boards:  

• A  visual  layout  of  a  project  provides  an  insight  into  current  status  and  next  acDons  that  a  flat  or  hierarchical  list  is  usually  unable  to  do.  Even  the  way  people  have  piles  of  paper  or  reading  on  their  desks  is  reflecDve  of  such  a  visual-­‐based  way  to  manage  current  work,  and  in  various  occupaDons  

Kanban  Board  style  interfaces  are  used  for  geMng  work.  I  have  seen  my  coffee  barista  do  this  whenever  a  new  order  is  received,  and  it  is  a  common  way  of  managing  work  flow  in  cafés  and  some  restaurants.  

• Being  able  to  go  back-­‐and-­‐forth  between  the  list  view  of  an  AcDvity  and  the  new  Boards  view  is  excellent.  Some  people  will  naturally  prefer  one  over  the  other,  and  with  Boards,  they  will  now  have  a  choice  to  do  something  beyond  looking  at  the  list.  

• OrganizaDons  that  purchase  and  deploy  Kudos  Boards  will  need  to  do  some  rapid  experimentaDon  and  learning  about  the  best  way  to  lay  out  the  secDons  within  AcDviDes.  By  secDon  is  one  of  the  ways  you  can  visualize  the  structure  of  an  AcDvity,  so  making  it  work  for  a  board-­‐style  visual  layout  

will  take  some  trial-­‐and-­‐error.  For  example,  if  the  secDons  in  your  AcDvity  align  with  the  three  or  four  phases  in  an  AcDvity,  a  Board  style  view  will  align  perfectly.  !

Kudos  Boards  was  only  announced  in  mid-­‐January  and  will  be  displayed  publicly  for  the  first  Dme  on  the  Vendor  Show  Floor  at  IBM  Connect  2014.  If  you  will  be  at  IBM  Connect  and  your  people  make  use  of  AcDviDes,  make  sure  you  visit  the  ISW  booth  for  a  deep  dive.  And  if  you  can’t  make  IBM  Connect,  reach  out  to  ISW  to  learn  more.  See  www.kudosbadges.com  for  more  informaDon. !

Insights  on  Connec:ons  (January  2014)

�4

INSIGH

TS  ON  CONNEC

TIONS

Figure  1   Kudos  Boards  enables  users  to  work  with  Ac2vi2es  in  a  visual  Kanban  Board  layout.  

Lialis  File  Jockey  for  IBM  Connec:ons  !Any  discussion  of  the  rise  of  social  business  is  usually  accompanied  with  the  three  other  big  IT  trends:  mobile,  cloud,  and  big  data.  On  the  mobile  side,  people  are  making  increasing  use  of  touch-­‐based  devices  such  as  the  Apple  iPad  and  are  ofen  choosing  to  leave  behind  their  laptop  for  short  duraDon  trips  away  from  the  office.  IBM  offers  an  app  for  accessing  IBM  ConnecDons  from  an  iPad,  but  it  is  not  the  only  approach  on  the  market.  And  it  is  not  necessarily  the  best  approach  for  all  organizaDons  and  employees.  !An  ISV  in  the  Netherlands,  Lialis  B.V.,  provides  an  alternaDve  approach  through  File  Jockey,  a  server-­‐based  soluDon  that  gives  mobile  device  users  the  opDon  of  accessing  files  in  ConnecDons  through  other  iPad  apps.  Two  examples  are:  

• GoodReader.  A  highly-­‐recommended  iPad  app  for  reading  and  annotaDng  PDFs.  With  the  addiDon  of  the  File  Jockey  soluDon,  users  are  able  to  access  PDF  documents  stored  in  IBM  ConnecDons.  PDFs  can  be  browsed  in  real-­‐Dme  or  synchronized  locally  for  offline  access.  If  the  user  has  appropriate  rights,  they  can  annotate  a  PDF  in  GoodReader  and  upload  their  changes  to  IBM  ConnecDons.  

• Notability.  A  note-­‐taking  app  for  sketching  ideas,  recording  voice  notes,  annotaDng  PDFs,  and  more.  Using  File  Jockey,  users  can  open  documents  from  IBM  ConnecDons,  update  them  using  Notability,  and  then  put  the  revised  version  back  in  ConnecDons.  !

The  Apple  iPad  is  only  one  of  the  devices  supported  by  File  Jockey.  Other  devices  are:  

• Android.  For  users  with  Android  devices,  the  FolderSync  app  can  be  used  to  interact  with  files  stored  in  IBM  ConnecDons.    

• Apple  Mac.  Mac  users  can  make  use  of  the  Forklif  app  from  Binarynights  to  access  files  in  ConnecDons.  This  is  helpful  for  both  frequent  and  infrequent  users;  for  the  first  group,  it  provides  a  streamlined  way  of  working  with  files  in  IBM  ConnecDons.  For  the  second  group,  it  provides  an  alternaDve  to  using  a  browser.  

•Microso[  Windows.  Lialis  recommends  the  use  of  the  Bitkinex  applicaDon  for  Microsof  Windows,  given  its  full  fidelity  support  of  File  Jockey.  Other  applicaDons  lack  some  fidelity.  

There  is  a  developer’s  kit  available  for  embedding  File  Jockey  capabiliDes,  which  would  mean  that  an  organizaDon  could  build  their  own  app  that  accessed  and  presented  documents  out  of  IBM  ConnecDons  to  staff  without  making  it  evident  that  the  documents  were  actually  in  ConnecDons.  In  certain  situaDons  and  with  parDcular  groups  of  users,  the  fact  that  the  file  is  stored  in  ConnecDons  is  more  important  than  leMng  the  user  know  what  is  happening  in  the  background.  !While  File  Jockey  can  be  used  to  give  access  to  IBM  ConnecDons  from  an  iPad  and  other  mobile  devices,  it  can  be  used  to  help  with  other  tasks  too,  such  as  migraDng  documents  out  of  a  Lotus  Notes  database  into  a  ConnecDons  community  library.  !File  Jockey  is  available  as  a  server  offering  and  as  a  cloud  service.  It  works  against  IBM  ConnecDons  and  also  IBM’s  SmartCloud  ConnecDons  service,  among  other  document  repositories.  To  learn  more,  see  www.file-­‐jockey.com.  !Epacta  OrgChart  for  IBM  Connec:ons  !Epacta  Systemy  is  an  IBM  Premier  Business  Partner  based  in  Poland.  It  has  developed  a  number  of  add-­‐ons  for  IBM  ConnecDons,  including:  

• Orgchart.  Provides  a  visual  representaDon  of  an  individual’s  locaDon  in  the  orgchart.  It  is  displayed  when  perusing  their  Profile  in  IBM  ConnecDons  (see  Figure  2).    

Figure  2.  Visualizing  the  organiza2onal  structure  in  IBM  Connec2ons,  using  Epacta  Orgchart.  

• Knowlimpics.  A  tool  for  experDse  idenDficaDon,  using  gamificaDon  approaches  to  idenDfy  and  rank  experts.  The  areas  of  experDse  awarded  to  an  individual  are  displayed  in  their  Profile  in  ConnecDons.    !

Epacta  is  a  full-­‐service  IBM  partner  offering  sofware  development,  consulDng  services,  workshops  and  training.  See  www.epacta.com.pl. !

Insights  on  Connec:ons  (January  2014)

�5

INSIGHTS  O

N  CO

NNECTIO

NS

Governance  for  IBM  Connec:ons:  Your  Approach?  !In  my  governance  book,  Collabora2on  Roadmap  (2011),  I  lay  out  a  strategic  approach  for  handling  the  business  and  human  factors  of  collaboraDon  technology  in  organizaDons.  While  the  whole  book  is  wriNen  within  a  governance  frame  of  reference,  the  specific  chapter  on  governance  in  the  book  talks  about  the  need  for  governance,  proposes  a  structure  for  governing  the  use  of  collaboraDon  technology,  outlines  a  decision  process  for  key  governance  themes,  and  then  explores  a  set  of  governance  themes  that  need  to  be  addressed  by  each  organizaDon.  The  book  is  a  good  complementary  resource  to  Doing  Business  with  IBM  Connec2ons  (2013);  you  can  order  it  online  at  michaelsampson.net/collaboraDonroadmap/.    !What  the  book  does  not  have  is  data  on  how  organizaDons  using  IBM  ConnecDons  today  are  approaching  the  quesDons  of  governance  as  laid  out  in  the  book.  That  is  perfectly  acceptable  at  one  level  since  the  book  is  product-­‐agnosDc  and  vendor-­‐independent,  but  with  more  organizaDons  exploring  and  embracing  IBM  ConnecDons  in  their  day-­‐to-­‐day  work  processes,  the  Dme  is  right  to  look  more  closely  at  governance  within  organizaDons  using  IBM  ConnecDons.  The  intent  in  doing  so  is  to  reveal  current  approaches  to  governance,  share  best  pracDces,  and  highlight  addiDonal  areas  that  need  to  be  brought  into  alignment  so  as  to  drive  mature  use  of  IBM  ConnecDons  in  the  market.  !You  are  invited  to  parDcipate  in  this  research  project  through  an  interview.  Here  is  how  it  works:  

•The  interview  is  phone-­‐based,  or  in-­‐person  if  you  will  be  at  IBM  Connect  2014.  

•The  interview  is  30-­‐60  minutes  in  duraDon.  

•The  discussion  is  confidenDal,  and  your  organizaDon  will  not  be  named  in  the  research.  At  this  Dme  I  am  looking  for  a  broad  understanding  of  current  approaches.  

•The  target  interviewee  is  the  person  or  group  in  your  organizaDon  with  responsibility  for  making  IBM  ConnecDons  work  at  a  strategy  or  business  level.    !

To  schedule  your  interview,  please  contact  Michael  via  the  web  site  at  michaelsampson.net/contact/.    

Success  with  IBM  Connec:ons  !To  help  you  successfully  navigate  the  business  and  human  aspects  of  achieving  value  from  IBM  ConnecDons,  we  offer  three  core  resources.  !Doing  Business  with  IBM  Connec:ons  (2013)  Michael’s  book,  Doing  Business  with  IBM  Connec2ons,  is  a  400-­‐page  exploraDon  of  the  many  ways  people  can  make  use  of  the  power  of  IBM  ConnecDons  in  their  day-­‐to-­‐day  work.  The  book  examines  how  ConnecDons  can  be  used  to  support  ten  core  collaboraDon  scenarios,  including  document  co-­‐authoring,  managing  meeDngs,  and  running  projects.    !Order  your  copy  now,  available  exclusively  from  michaelsampson.net/doingbusinesswithconnecDons/.  !In-­‐House  Workshop  Bring  together  15-­‐25  of  your  people  for  a  two-­‐day  in-­‐house  working  session  to  plan  your  business  and  human  strategy  for  IBM  ConnecDons.  The  two-­‐day  workshop  is  presented  and  facilitated  by  Michael  Sampson  and  builds  on  the  frameworks  and  strategies  presented  in  Michael’s  recent  books.  !View  the  workshop  agenda  atmichaelsampson.net/doingbusinesswithconnecDons-­‐workshop/.    !Professional  Services  Engage  with  Michael  for  a  longer-­‐term  project  to  help  with  maximizing  the  business  and  human  value  of  IBM  ConnecDons  in  your  organizaDon.    !Please  contact  Michael  via  the  web  site  at  michaelsampson.net/contact/.

!Insights  on  Connec:ons  (January  2014)

About  Insights  on  Connec:ons  Insights  on  ConnecDons  is  a  publicaDon  of  The  Michael  Sampson  Company  Limited  for  people  interested  in  maximizing  the  business  and  human  value  of  IBM  ConnecDons  in  their  organizaDon.  It  builds  on  the  theory,  scenarios,  and  approaches  presented  in  Doing  Business  with  IBM  Connec2ons  (2013),  authored  by  Michael  Sampson.  For  more  on  the  book,  see  michaelsampson.net/doingbusinesswithconnecDons/  !Get  the  latest  ediDon  of  Insights  on  ConnecDons  from  michaelsampson.net/connecDons-­‐insights/

6

INSIGH

TS  ON  CONNEC

TIONS