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INFORME N° 002/CCI/IGN
PARA : GRAL BRIG RODRÍGUEZ MONGE MARCOS JEFE DEL INSTITUTO GEOGRÁFICO NACIONAL
DE : CRL EP RISCO CHOQUE FÉLIX VLADIMIR
PRESIDENTE DEL COMITÉ DE CONTROL
INTERNO DEL INSTITUTO GEOGRÁFICO
NACIONAL
ASUNTO : INFORME DEL PLAN DE TRABAJO PARA LA
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO EN EL INSTITUTO GEOGRÁFICO
NACIONAL
FECHA : SURQUILLO, 12 DE SETIEMBRE DE 2018
1. ANTECEDENTES
El Control Interno en las entidades del sector público debe ser entendido dentro del
contexto de sus características específicas, tomando en cuenta su enfoque para lograr
objetivos institucionales de gestión, la utilización de los fondos públicos, la importancia
del ciclo presupuestario y de planeamiento y la complejidad de su funcionamiento.
Esto significa hacer un balance entre los valores tradicionales como la legalidad, la
integridad y la transparencia, presentes por su naturaleza en los asuntos públicos y los
valores gerenciales modernos como la eficiencia y la eficacia. Las entidades públicas
requieren del cumplimiento de normativas que dependiendo de las funciones asignadas
o de los sistemas administrativos pueden ser abundantes y especializadas.
En éstas se reglamenta la gestión de la entidad y la forma de operar. Los ejemplos
incluyen la ley de presupuesto, los tratados internacionales, la ley general de
contratación pública, las leyes sobre la administración y gestión pública, la ley de
contabilidad, la ley de derechos civiles y protección del medio ambiente, las
regulaciones sobre el manejo de los impuestos y las acciones que eviten el fraude y la
corrupción.
Es así que con la dación de la Ley N° 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Control y de la Contraloría General de la República, se establece que el control
gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y
resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia y eficacia,
transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así
como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes
de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su
mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes.
La citada Ley Orgánica, establece que el control interno comprende las acciones de
cautela previa, simultánea y verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control,
con la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta
y eficientemente, siendo responsabilidad del Titular de la entidad fomentar y supervisar
el funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluación de la gestión y
el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas, propendiendo a que éste contribuya con
el logro de la misión y objetivos de la entidad a su cargo.
Asimismo, la Ley N° 28716 – Ley de Control Interno de las Entidades del Estado,
establece que la Contraloría General de la República es la entidad competente para
dictar la normativa técnica de control que oriente la efectiva implantación y
funcionamiento del control interno en las entidades del Estado, así como su respectiva
evaluación.
Por otra parte, el Ministerio de Economía, con la dación en la Ley N° 30372, Ley de
Presupuesto del Sector Público para el año fiscal 2016, en su Quincuagésima Tercera
Disposición Complementaria Final, establece la obligación de todas las entidades de los
tres niveles de gobierno de implementar su Sistema de Control Interno en un plazo
máximo de treinta y seis (36) meses, contados a partir de su entrada en vigencia; para
lo cual la Contraloría General de la República emitirá las disposiciones conteniendo los
plazos por cada fase y nivel de gobierno y los demás lineamientos que sean necesarios.
Complementariamente, se tiene la Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la
Gestión dl Estado y el Decreto Supremo N° 004-2013-PCM, que aprueba la Política
Nacional de Modernización del Gestión Publica al 2021.
Específicamente, la Contraloría General de la República emitió la Resolución de
Contraloría N° 149-2016-CG, que aprueba la Directiva N° 013-2016-CG/GPRO
denominada “Implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del
Estado” y la Resolución de Contraloría N° 004-2017-CG, que aprueba la “Guía para la
implementación y fortalecimiento del Sistema de Control Interno en las entidades del
Estado”, con la finalidad de dar cumplimiento a lo dispuesto en la Quincuagésima
Tercera Disposición Complementaría Final de la Ley N° 30372, Ley de Presupuesto del
Sector Público para el año fiscal 2016, con el fin de fortalecer el control interno en las
entidades del Estado para el eficiente, transparente y correcto ejercicio de la función
pública en el uso de los recursos del Estado.
El desarrollo del Control Interno busca complementarse con nuevos modelos como el
“Cuadro de Mando Integral” que reposa en una gestión por procesos altamente
desarrollada, en la que ambos se orientan, en última instancia, hacia la elevación
creciente y sostenible de la eficiencia y eficacia de la organización. Estudios sobre el
tema realizados en los últimos lustros coinciden en reconocer un conjunto de
necesidades de primer orden, como son:
a. La necesidad de que el Control Interno se integre al desarrollo del conjunto de
actividades que forman parte de la misión de la organización, de manera que forme
parte de los procesos regulares de trabajo y, al tiempo, se identifique como un
proceso continuo y singular, constituyéndose en un sistema.
b. La necesidad de que los objetivos del sistema de Control Interno se correspondan y
refieran a los propósitos fundamentales de la organización, esencialmente
vinculados a su eficiencia y eficacia estratégica y operacional.
c. La necesidad de unificar el significado que el Control Interno tiene para todos los
miembros de la organización y demás personas implicadas.
2. OBJETIVO
Definir el curso de acción a seguir para cerrar las brechas identificadas en el Informe de
Diagnóstico del Sistema de Control Interno del Instituto Geográfico Nacional (IGN).
3. METODOLOGÍA
3.1. El Informe de diagnóstico del Sistema de Control del IGN dió como resultado un
conjunto de acciones a ser implementadas con la finalidad de cerrar las brechas
que fueron identificadas. Se ha determinado la necesidad de priorizar el conjunto
de acciones a implementar según su factibilidad de acuerdo a los criterios de
priorización y la escala de calificación conforme se aprecia en la siguiente matriz:
Criterios Escala de calificación
Criticidad
Muy crítico = 3 Crítico = 2 No crítico = 1
Impacto
Gran impacto = 3 Mediano impacto = 2 Bajo impacto = 1
Factibilidad
Alta = A Mediana = M Baja = B
3.2. Criterios de priorización.
a. Criticidad: Este criterio tiene que ver con el grado de urgencia e importancia
que tiene una acción respecto a su implementación en la entidad.
b. Impacto: Este criterio tiene que ver con las repercusiones que tiene la acción a
implementar respecto a la superación de la debilidad que la genero.
c. Factibilidad: Este criterio mide la capacidad que tiene la entidad para
implementar la acción en el corto, mediano o largo plazo.
4. PLAN DE ACCIÓN
Para la elaboración del Plan de Trabajo se han considerado los resultados obtenidos del
Informe de Diagnóstico del Sistema de Control Interno del IGN. Las acciones
consideradas guardan correlación con los planes operativos de la entidad con el fin de
asegurar los recursos necesarios y la sostenibilidad del mismo. Las acciones a
implementar para el cierre de brechas y generar oportunidades de mejora han sido
clasificadas según su pertenencia a los diferentes componentes de Control Interno, tal
como se muestra a continuación:
4.1. Componente: Ambiente de Control
4.1.1. Filosofía de la Dirección
- Reuniones periódicas del Comité de Control Interno para verificar el
cumplimiento de la implementación del Sistema de Control Interno
en el IGN.
- Programar un mayor número de charlas y/o talleres en la que
participe el personal militar y civil del IGN a fin de interiorizar el
conocimiento del Sistema de Control Interno.
- Considerar el Control Interno como política institucional.
- Incluir en el Plan de Capacitación cursos sobre el Sistema de Control
Interno, a efectos de actualizar los conocimientos adquiridos por el
personal militar y civil del IGN.
4.1.2. Integridad y valores éticos
- Realizar charlas periódicas sobre el código de ética institucional.
4.1.3. Administración Estratégica
- Disponer el monitoreo continuo de los avances del POI del IGN.
- Difundir los lineamientos del PEI hasta los niveles inferiores del IGN.
4.1.4. Estructura Organizacional
- Continuar el seguimiento del trámite que sigue el proyecto de Ley del
IGN en el Sector Defensa.
- Continuar realizando el proceso de tránsito a la Ley Servir a fin de
actualizar los documentos de gestión del IGN (CAP y MOF).
4.1.5. Administración de recursos humanos
- Continuar realizando el proceso de tránsito a la Ley Servir a fin de
mejorar la escala remunerativa del personal civil.
- Implementar la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo en la entidad.
- Formular el Plan de Desarrollo de Personas (PDP) del IGN.
- Coordinar con el COPERE (Ejército) para incrementar la asignación de
personal militar al IGN.
4.1.6. Competencia profesional
- Continuar el proceso de tránsito a la Ley Servir con la finalidad de
estructurar las competencias profesionales del personal militar y civil
del IGN y reformular el CAP correspondiente.
- Coordinar con COPERE (Ejército) a fin de prolongar la permanencia
del personal del área administrativa en el IGN.
4.1.7. Órgano de Control Institucional
- Disponer que los órganos del IGN atiendan a la brevedad y en los
plazos establecidos los requerimientos de información del OCI del
IGN.
4.2. Componente: Evaluación de riesgos
4.2.1. Planeamiento de la administración de riesgos
- Implementar la Ley de Seguridad en el Trabajo en el IGN a fin de
efectuar una adecuada planificación de administración de riesgo.
4.2.2. Identificación de los riesgos
- Programar en el Presupuesto Institucional un mayor número de
cámaras de seguridad y renovación de las redes de luz y agua en
algunos sectores del IGN.
- Capacitar al personal en la identificación de riesgos en la entidad.
4.2.3. Valoración de los riesgos
- Implementar la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo en el IGN.
4.2.4. Respuesta al riesgo
- Implementar la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo en el IGN.
4.3. Componente: Actividades de control gerencial
4.3.1. Procedimiento de autorización y aprobación
- Actualizar los documentos de gestión de la entidad.
4.3.2. Segregación de funciones
- Continuar el proceso de tránsito a la Ley Servir con la finalidad de
optimizar la segregación de funciones en los distintos niveles
jerárquicos de la entidad.
4.3.3. Evaluación costo-beneficio
- Realizar talleres con el personal del IGN para promover el
conocimiento de la evaluación costo beneficio en la entidad.
4.3.4. Controles sobre los accesos a los recursos o archivos
- Realizar una mayor capacitación con el personal del IGN a fin de
garantizar la seguridad de los recursos y archivos de la entidad.
4.3.5. Verificación y conciliación
- Actualizar la documentación normativa relativa a verificaciones y
conciliaciones.
4.3.6. Evaluación de desempeño
- Capacitar al personal en las tareas de evaluación y desempeño
institucional.
4.3.7. Rendición de cuentas
- Capacitar permanente al personal encargado de las rendiciones de
cuentas, incidiendo en el cumplimiento de sus funciones y
responsabilidades.
- Sensibilizar al personal sobre el proceso de rendición de cuentas en
el ejercicio de sus funciones, como del uso de los bien y recursos
recibidos de la entidad (Difusión, charlas).
4.3.8. Documentación de procesos, actividades y tareas
- Capacitar al personal del IGN en la elaboración de procesos de
adquisición de bienes y contratación de servicios.
4.3.9. Revisión de procesos, actividades y tareas
- Capacitar al personal del IGN en la revisión de procesos, actividades
y tareas.
4.3.10. Controles para las tecnologías de la información y comunicación
- Programar en el presupuesto institucional la adquisición de un data
center y un Sistema Backup para asegurar la integridad de la
información en caso de contingencias.
4.4. Componente: Información y comunicación
4.4.1. Funciones y características de la información
- Definir niveles de acceso al sistema de información del IGN.
- Gestionar la asignación de mayor presupuesto para la elaboración de
cartografía básica oficial.
4.4.2. Información y responsabilidades
- Implementar medidas para asegurar una comunicación eficiente
entre el personal operativo y administrativo.
4.4.3. Calidad y suficiencia de la información
- Implementar los procedimientos de control de calidad para la
elaboración de la cartografía básica oficial y otros procesos.
4.4.4. Sistema de información
- Continuar implementando el sistema de información potenciado los
servidores y terminales.
4.4.5. Flexibilidad al cambio
- Promover charlas y talleres con la finalidad de sensibilizar al personal
para migrar la resistencia al cambio.
4.4.6. Archivo institucional
- Implementar el archivo institucional con mayor mobiliario y
sistematización de la información.
- Capacitar al personal con relación al ordenamiento y procedimiento
de los archivos existentes.
4.4.7. Comunicación interna
- Implementar un sistema de intranet de la entidad.
4.4.8. Comunicación externa
- Estricto cumplimiento de la Ley de Transparencia y acceso a la
información pública.
- Implementar el geoportal institucional mediante la actualización de
sus sistemas.
4.4.9. Canales de comunicación
- Continuar mejorando los sistemas existentes (portal web, RRPP,
imagen institucional, etc).
4.5. Componente: Supervisión
4.5.1. Actividades de prevención y monitoreo
- Continuar mejorando los procedimientos para el monitoreo
existentes mediante la adopción de medidas específicas para cada
proceso.
- Evaluar las actividades de prevención y monitoreo, reajustándolas
(actualización) en caso de ser necesarias al término de cada proceso.
4.5.2. Seguimiento de resultados
- Continuar mejorando los procedimientos para el seguimiento de
resultados a nivel CCI y OCI.
- Los órganos del IGN deberán formular un informe de resultados al
término de cada proceso para ser evaluado por el comité de control
interno de la entidad.
4.5.3. Compromiso de mejoramiento
- Fomentar la identificación y compromiso del personal mediante
charlas, talleres y actividades de integración.
4.5.4. Autoevaluación
- Captar al personal para realizar actividades de autoevaluación.
5. MATRIZ PRIORIZADA DE LAS ACCIONES A SER IMPLEMENTADAS EN EL PLAN DE
TRABAJO PARA EL CIERRE DE BRECHAS
Considerando la metodología establecida se procedió a realizar la programación de las
acciones a implementar en el Plan de Trabajo para el cierre de brechas, teniendo el
resultado siguiente:
Matriz priorizada con prioridad A (8 acciones)
Acciones a implementar Factores a ponderar Resultado
Criticidad Impacto Factibilidad
Continuar el seguimiento del trámite que sigue el proyecto de Ley del IGN en el Sector Densa.
3 3 A 9A
Continuar realizando el proceso de tránsito a la Ley Servir a fin de actualizar los documentos de gestión del IGN (CAP y MOF).
3 3 A 9A
Continuar realizando el proceso de tránsito a la Ley Servir a fin de mejorar la escala remunerativa del personal civil.
3 3 A 9A
Implementar la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo en la entidad.
3 3 A 9A
Programar un mayor número de charlas y/o talleres en la que participe el personal militar y civil del IGN a fin de interiorizar el conocimiento del Sistema de Control Interno.
2 3 A 6A
Disponer que los órganos del IGN atiendan a la brevedad y en los plazos establecidos los requerimientos de información del OCI del IGN.
2 3 A 6A
Capacitar al personal del IGN en la elaboración de procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios.
2 2 A 4A
Promover charlas y talleres con la finalidad de sensibilizar al personal para migrar la resistencia al cambio.
2 2 A 4A
Matriz priorizada con prioridad B (16 acciones)
Acciones a implementar Factores a ponderar Resultado
Criticidad Impacto Factibilidad
Coordinar con el COPERE (Ejército) para incrementar la asignación de personal militar al IGN.
3 3 B 9B
Definir niveles de acceso al sistema de información del IGN.
3 3 B 9B
Implementar el archivo institucional con mayor mobiliario y sistematización de la información.
3 3 B 9B
Capacitar al personal en las tareas de evaluación y desempeño institucional.
3 2 B 6B
Los órganos del IGN deberán formular un informe de resultados al término de cada proceso para ser evaluado por el comité de control interno de la entidad.
2 3 B 6B
Realizar charlas periódicas sobre el código de ética institucional.
2 3 B 6B
Realizar talleres con el personal del IGN para promover el conocimiento de la evaluación costo beneficio en la entidad.
2 3 B 6B
Implementar un sistema de intranet de la entidad.
2 3 B 6B
Difundir los lineamientos del PEI hasta los niveles inferiores del IGN.
2 2 B 4B
Capacitar permanente al personal encargado de las rendiciones de cuentas, incidiendo en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.
2 2 B 4B
Capacitar al personal con relación al ordenamiento y procedimiento de los archivos existentes.
2 2 B 4B
Evaluar las actividades de prevención y monitoreo, reajustándolas (actualización) en caso de ser necesarias al término de cada proceso.
2 2 B 4B
Captar al personal para realizar actividades de autoevaluación
2 2 B 4B
Coordinar con COPERE (Ejército) a fin de prolongar la permanencia del personal del área administrativa en el IGN.
2 2 B 4B
Actualizar la documentación normativa relativa a verificaciones y conciliaciones.
2 1 B 2B
Continuar mejorando los procedimientos para el monitoreo existentes mediante la adopción de medidas específicas para cada proceso.
1 2 B 2B
Matriz priorizada con prioridad M (21 acciones)
Acciones a implementar Factores a ponderar Resultado
Criticidad Impacto Factibilidad
Formular el Plan de Desarrollo de Personas (PDP) del IGN.
3 3 M 9M
Capacitar al personal en la identificación de riesgos en la entidad.
3 3 M 9M
Actualizar los documentos de gestión de la entidad.
3 3 M 9M
Sensibilizar al personal sobre el proceso de rendición de cuentas en el ejercicio de sus funciones, como del uso de los bien y recursos recibidos de la entidad (Difusión, charlas).
3 3 M 9M
Capacitar al personal del IGN en la revisión de procesos, actividades y tareas.
3 3 M 9M
Programar en el presupuesto institucional la adquisición de un data center y un Sistema Backup para asegurar la integridad de la información en caso de contingencias.
3 3 M 9M
Gestionar la asignación de mayor presupuesto para la elaboración de cartografía básica oficial.
3 3 M 9M
Implementar los procedimientos de control de calidad para la elaboración de la cartografía básica oficial y otros procesos.
3 3 M 9M
Continuar implementando el sistema de información potenciado los servidores y terminales.
3 3 M 9M
Implementar el geoportal institucional mediante la actualización de sus sistemas.
3 3 M 9M
Fomentar la identificación y compromiso del personal mediante
3 3 M 9M
charlas, talleres y actividades de integración.
Implementar medidas para asegurar una comunicación eficiente entre el personal operativo y administrativo.
2 3 M 6M
Programar en el Presupuesto Institucional un mayor número de cámaras de seguridad y renovación de las redes de luz y agua en algunos sectores del IGN.
2 3 M 6M
Realizar una mayor capacitación con el personal del IGN a fin de garantizar la seguridad de los recursos y archivos de la entidad.
2 3 M 6M
Estricto cumplimiento de la Ley de Transparencia y acceso a la información pública.
2 3 M 6M
Continuar mejorando los sistemas existentes (portal web, RRPP, imagen institucional, etc).
2 3 M 6M
Continuar mejorando los procedimientos para el seguimiento de resultados a nivel CCI y OCI.
2 3 M 6M
Considerar el Control Interno como política institucional.
2 2 M 4M
Incluir en el Plan de Capacitación cursos sobre el Sistema de Control Interno, a efectos de actualizar los conocimientos adquiridos por el personal militar y civil del IGN.
2 2 M 4M
Disponer el monitoreo continuo de los avances del POI del IGN.
2 1 M 2M
Reuniones periódicas del Comité de Control Interno para verificar el cumplimiento de la implementación del Sistema de Control Interno en el IGN.
1 2 M 2M
6. CONCLUSIONES
6.1. El Plan de Trabajo para la Implementación del SCI en el Instituto Geográfico
Nacional tiene como objetivo fortalecer el SCI existente al nivel de lograr un nivel
puntuación que le permita contar con un grado de desarrollo mayor a la inicial.
6.2. El Plan de Trabajo para la Implementación del SCI del Instituto Geográfico Nacional
se desarrolló orientado a la entidad, dado que la entidad aún se encuentra
desarrollando las acciones correspondientes para implementar la Gestión por
Procesos.
6.3. La ejecución de las acciones del Plan de Trabajo para implementación del SCI son
responsabilidad de los órganos encargados de su implementación, los cuales
deberán informar respecto a los avances de su ejecución.
6.4. Las acciones planteadas en el Plan de Trabajo suman 45, las cuales han sido
priorizadas por el grado de factibilidad (A=Alta, M=Mediana y B=Baja)
7. RECOMENDACIONES
Remitir el Plan de Trabajo del SCI, aprobado por el Comité de Control Interno, al jefe del
Instituto Geográfico Nacional para que formalice su aprobación y disponga que las
Direcciones y Oficinas ejecuten las acciones contenidas en el citado Plan de acuerdo a
los plazos establecidos.
ANEXO
1. Modelo de reporte de avance sobre la ejecución del Plan de Trabajo.
2. Matriz del Plan de Trabajo para el cierre de brechas
Ministerio de Defensa
Comité de Control Interno
“Año de la Integración Nacional y el Reconocimiento de Nuestra Diversidad”
ANEXO 1: Reporte de avance sobre la ejecución del Plan de Trabajo
I. Descripción de la acción:
1.1 Acción No (Señalar el numero de la Acción según Plan de Trabajo) (Descripción de la Acción según Plan de Trabajo) 1.1.2 Acción Especifica (Descripción de la acción específica correspondiente a cada acción según Plan de Trabajo) 1.2 Responsable Operativo de la Acción Informe el resultado) (Descripción de responsable operativo de la acción según Plan de Trabajo) 1.3 Órgano de apoyo y asesoramiento de la acción según Plan de Trabajo
II. Ejecución de la acción
2.1 Frecuencia de la evaluación Trimestral 2.2 Estado de cumplimiento de la Acción específica señalada en el numeral 1.1.2 (Marque con una X el estado de la acción)
Ejecutada En proceso No ejecutada
Medio de verificación Fecha de inicio Fecha de termino
(señalar y adjuntar el medio de verificación que dé cuenta del Estado de cumplimiento de la acción específica, teniendo en consideración, el medio señalado en el Plan de Trabajo)
(señalar la fecha de inicio efectiva de la acción específica, teniendo en consideración, los plazos establecidos en el Plan de Trabajo, en caso no coincidan señalar el motivo en la sección III)
(Señalar fecha de término efectiva de la acción específica, teniendo en consideración los plazos establecidos en la Plan de Trabajo, en caso no coincidan señalar el motivo en la sección III)
III. Información adicional respecto al cumplimiento de la Acción.
3.1. Dificultades/Observaciones/Comentarios sobre el cumplimiento de la Acción. (Señalar las dificultades, observaciones, comentarios sobre el cumplimiento de la Acción).
……………………………………………… Crl EP RISCO CHOQUE Vladimir
Instituto Geográfico Nacional PERÚ
OBJETIVO Determinar las acciones a seguir a fin de cerrar cada brecha identificada en el Informe de Diagnóstico del SCI - IGN
N° Descripción de las acciones
Prioridad
RESPONSABLE Cronograma de Trabaja
Responsabilidad
Órgano de Apoyo y/o asesoramiento
Fecha de inicio
Fecha de término
Acciones Especificas Medio de Verificación
2018 2019
O C T
N O V
D I C
E N E
F E B
M A R
A B R
M A Y
J U N
J U L
A G O
S E T
O C T
N O V
D I C
1
Continuar el seguimiento del trámite que sigue el proyecto de Ley del IGN en el Sector Defensa.
9A
SUB JEFATURA IGN
OAJ-OPP 01/10/18 PERMAN
Mantenerse en contacto frecuente con los órganos del MINDEF que revisan el proyecto de Ley
Documento de remisión del proyecto de Ley hacia la PCM y luego al Congreso X X X X X X X X X X X X X X X
2
Continuar realizando el proceso de tránsito a la Ley Servir a fin de actualizar los documentos de gestión del IGN (CAP y MOF).
9A OFICINA
ADMINISTRATIVA OPP 01/10/18 15/12/18
Verificar el cumplimiento de cada una de las etapas del proceso de tránsito a la Ley SERVIR
Resolución de SERVIR señalando la culminación del proceso de implementación de Ley SERVIR en el IGN
X X X
3 Implementar la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo en la entidad.
9A OFICINA
ADMINISTRATIVA OPP 01/10/18 15/12/18
Verificar la formulación del Mapa de Riesgos, Matriz IPER y otros documentos
Documentos de capacitación Mapa de Riesgos, Matriz IPER, Registros y Reglamentos de Seguridad y Salud en el Trabajo
X X X
4
Programar un mayor número de charlas y/o talleres en la que participe el personal militar y civil del IGN a fin de interiorizar el conocimiento del Sistema de Control Interno.
6A
COMITÉ DE CONTROL INTERNO
CCI 01/10/18 15/12/18
Programación de charlas y talleres de sensibilización de Control Interno
Informe escrito sobre la realización de charlas y talleres
X X X
5
Disponer que los órganos del IGN atiendan a la brevedad y en los plazos establecidos los requerimientos de información del OCI del IGN.
6A
SUB JEFATURA IGN
OA 01/10/18 15/12/18 Supervisión de la atención a los requerimientos del OCI
Oficio de respuesta a requerimientos del OCI X X X
COMITÉ DE CONTROL INTERNO
CCI 01/10/18 PERMANENTE
Seguimiento al cumplimiento de la presentación de la documentación al OCI
Oficio de respuesta a requerimientos del OCI
X X X X X X X X X X X X X X X
6
Capacitar al personal del IGN en la elaboración de procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios.
4A OFICINA
ADMINISTRATIVA
UNIDAD ABASTO -
OPP 01/10/18 15/12/18
Programación de charlas y talleres de capacitación
Informe escrito sobre la realización de charlas y talleres de capacitación X X
ENTIDAD INSTITUTO GEOGRÁFICO NACIONAL
Anexo N° 2 (Matriz del Plan de Trabajo para el cierre de Brechas)
N° Descripción de las acciones
Prioridad
RESPONSABLE Cronograma de Trabaja
Responsabilidad
Órgano de Apoyo y/o asesoramiento
Fecha de inicio
Fecha de término
Acciones Especificas Medio de Verificación
2018 2019
O C T
N O V
D I C
E N E
F E B
M A R
A B R
M A Y
J U N
J U L
A G O
S E T
O C T
N O V
D I C
7
Promover charlas y talleres con la finalidad de sensibilizar al personal para migrar la resistencia al cambio.
4A OFICINA
ADMINISTRATIVA UP- OPP 01/10/18 15/12/18
Programación de charlas de sensibilización de desarrollo personal e institucional
Informe escrito sobre las acciones realizadas
X X X
8
Coordinar con el COPERE (Ejército) para incrementar la asignación de personal militar al IGN.
9B OFICINA
ADMINISTRATIVA UP-OPP 01/11/18 15/12/18
Formulación de la relación nominal de requerimientos de personal militar para el AF-2019
Oficio remitido sobre el pedido de asignación de personal militar al IGN
X
9
Implementar el archivo institucional con mayor mobiliario y sistematización de la información.
9B OFICINA
ADMINISTRATIVA ORA-
OEINFO 01/04/19 15/04/19
Gestionar implementación de mobiliario y equipos adecuados para los archivos de la entidad
Documento en la que se ha gestionado implementar el archivo institucional
X
10 Capacitar al personal en las tareas de evaluación y desempeño institucional.
6B SUB JEFATURA IGN UP-OPP 01/11/18 30/11/18 Programación de charlas de capacitación
Informe de realización de charlas de capacitación
X
11
Los órganos del IGN deberán formular un informe de resultados al término de cada proceso para ser evaluado por el comité de control interno de la entidad.
6B SUB JEFATURA
IGN OPP PERMAN PERMAN
Supervisión de los procesos que se realizan en la gestión
Informe sobre resultados al termino de cada proceso
X X X X X X X X X X X X X X X
12
Realizar charlas periódicas sobre el código de ética institucional.
6B
OFICINA ADMINISTRATIVA
UP-ORP 01/10/18 30/11/18
Programación charlas de capacitación sobre el código de ética de la entidad al personal militar y civil de la entidad
Informe sobre la realización de charlas de capacitación
X X
13
Realizar talleres con el personal del IGN para promover el conocimiento de la evaluación costo beneficio en la entidad.
6B SUB JEFATURA
IGN OPP
U ABASTO 01/10/18 30/11/18
Programación de charlas y talleres para promover el conocimiento de la evaluación costo-beneficio
Informe sobre la realización de charlas y talleres
X X
14 Implementar un sistema de intranet de la entidad.
6B SUB JEFATURA
IGN OEINFO
ORP 01/10/18 30/11/18
Supervisar con la implementación del sistema de intranet
Desarrollo de un sistema de intranet en la entidad
X X
N° Descripción de las acciones
Prioridad
RESPONSABLE Cronograma de Trabaja
Responsabilidad
Órgano de Apoyo y/o asesoramiento
Fecha de inicio
Fecha de término
Acciones Especificas Medio de Verificación
2018 2019
O C T
N O V
D I C
E N E
F E B
M A R
A B R
M A Y
J U N
J U L
A G O
S E T
O C T
N O V
D I C
15 Difundir los lineamientos del PEI hasta los niveles inferiores del IGN.
4B SUB JEFATURA
IGN OPP-UP 01/10/18 30/10/18
Realizar charlas y talleres para la difusión de los lineamientos del PEI
Informe de realización de charlas y talleres
X
16
Capacitar permanente al personal encargado de las rendiciones de cuentas, incidiendo en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.
4B OFICINA
ADMINISTRATIVA UT -UE 01/10/18 30/11/18
Programar charlas y talleres de capacitación sobre rendición de cuentas
Informe de realización de charlas y talleres
X X
17
Capacitar al personal con relación al ordenamiento y procedimiento de los archivos existentes.
4B OFICINA
ADMINISTRATIVA ORA - USG 01/10/18 30/11/18
Programar charlas y talleres de capacitación sobre el ordenamiento y procedimiento de los archivos existentes
Informe de realización de charlas y talleres
X X
18
Evaluar las actividades de prevención y monitoreo, reajustándolas (actualización) en caso de ser necesarias al término de cada proceso.
4B COMITÉ DE
CONTROL INTERNO CCI 01/10/18
PERMANENTE
Evaluación de los procesos que se realizan en el IGN
Informe de la realización de estas evaluaciones
X X X X X X X X X X X X X X X
19 Capacitar al personal para realizar actividades de autoevaluación.
4B OFICINA
ADMINISTRATIVA UP-OPP 01/10/18 30/10/18
Programar charlas y talleres de capacitación sobre actividades de autoevaluación
Informe de realización de charlas y talleres
X
20
Coordinar con COPERE (Ejército) a fin de prolongar la permanencia del personal del área administrativa en el IGN.
4B OFICINA
ADMINISTRATIVA UP-OPP 01/10/18 30/11/18
Formulación de documentación para gestionar ante el COPERE (Ejército)
Documentos remitidos al COPERE sobre la prolongación de la permanencia en el IGN del personal del área administrativa
X X
21
Actualizar la documentación normativa relativa a verificaciones y conciliaciones.
2B OFICINA
ADMINISTRATIVA UAJ-URP 01/10/18 30/11/18
Formular la normatividad relativa a verificaciones y conciliaciones
Directiva que norme las verificaciones y conciliaciones
X X
N° Descripción de las acciones
Prioridad
RESPONSABLE Cronograma de Trabaja
Responsabilidad
Órgano de Apoyo y/o asesoramiento
Fecha de inicio
Fecha de término
Acciones Especificas Medio de Verificación
2018 2019
O C T
N O V
D I C
E N E
F E B
M A R
A B R
M A Y
J U N
J U L
A G O
S E T
O C T
N O V
D I C
22
Continuar mejorando los procedimientos para el monitoreo existentes mediante la adopción de medidas específicas para cada proceso.
2B COMITÉ DE
CONTROL INTERNO CCI 01/10/18
PERMANENTE
Implementar las evaluaciones de los procesos que se realizan en el IGN
Informe de las evaluaciones realizadas
X X X X X X X X X X X X X X X
23 Formular el Plan de Desarrollo de Personas (PDP) del IGN.
9M JEFE DEL IGN UP-OPP 01/10/18 30/11/18 Elaboración del Plan de Desarrollo de Personas
Plan de Desarrollo de Personas del IGN
X
24 Capacitar al personal en la identificación de riesgos en la entidad.
9M OFICINA
ADMINISTRATIVA UP-OPP 01/10/18 30/11/18
Programar charlas y talleres de capacitación para la identificación de riesgos de la entidad
Documento sobre la realización de la capacitación a darse
X X
25 Actualizar los documentos de gestión de la entidad.
9M SUB JEFATURA
IGN OPP 01/10/18 30/11/18
Cumplimiento en la elaboración de los documentos de gestión
MOF, MAPRO Y CAP actualizados
X X
26
Sensibilizar al personal sobre el proceso de rendición de cuentas en el ejercicio de sus funciones, como del uso de los bien y recursos recibidos de la entidad (Difusión, charlas).
9M OFICINA
ADMINISTRATIVA UT - UE 01/10/18 30/11/18
Programar charlas y talleres de capacitación sobre el proceso de rendición de cuentas
Informe sobre las charlas y talleres
X X
27
Capacitar al personal del IGN en la revisión de procesos, actividades y tareas.
9M OFICINA
ADMINISTRATIVA UP-OPP 01/10/18 15/12/18
Programar charlas y talleres de capacitación sobre revisión de procesos, actividades y tareas
Informe sobre las charlas y talleres
X X X
28
Programar en el presupuesto institucional la adquisición de una data center y un Sistema Backup para asegurar la integridad de la información en caso de contingencias.
9M OFICINA
ADMINISTRATIVA U ABASTO
OPP 01/10/18 15/12/18
Incluir la adquisición de un data center y un sistema de backup en el Proyecto de Inversión Pública del IGN
Proyecto de Inversión Pública conteniendo la adquisición de un data center y sistema de backup
X X X
N° Descripción de las acciones
Prioridad
RESPONSABLE Cronograma de Trabaja
Responsabilidad
Órgano de Apoyo y/o asesoramiento
Fecha de inicio
Fecha de término
Acciones Especificas Medio de Verificación
2018 2019
O C T
N O V
D I C
E N E
F E B
M A R
A B R
M A Y
J U N
J U L
A G O
S E T
O C T
N O V
D I C
29
Gestionar la asignación de mayor presupuesto para la elaboración de cartografía básica oficial.
9M SUB JEFATURA
IGN
DIR. CASTOGRAFICA OPP
01/08/18 30/11/18
Formulación de un Proyecto de Inversión Pública para mejorar las capacidades del IGN en cuanto a la elaboración de cartográfica básica oficial
Documento de gestión para la asignación de más recursos
X X
30
Implementar los procedimientos de control de calidad para la elaboración de la cartografía básica oficial y otros procesos.
9M OFICINA
ADMINISTRTATIVA
DIR. CARTOGRA
FICA UC
01/10/18 30/03/19
Implementar la elaboración de procesos para mejorar la calidad del producto
Proyecto de Inversión Pública con viabilidad
X X X X X X
31
Continuar implementando el sistema de información potenciado los servidores y terminales.
9M OFICINA
ADMINISTRATIVA OEINFO-
URP 01/10/18 30/11/18
Implementar con equipos de última generación los servidores y terminales
Documento de gestión solicitando dichos equipos
X X
32
Implementar el geoportal institucional mediante la actualización de sus sistemas.
9M OFICINA
ADMINISTRATIVA OEINFO-
URP 01/10/18 15/11/18
Implementar información actualizada de la entidad
Informe sobre la actualización de los sistemas
X X
33
Fomentar la identificación y compromiso del personal mediante charlas, talleres y actividades de integración.
9M OFICINA
ADMINISTRATIVA UP-URP 01/10/18 30/11/18
Programación de charlas y talleres sobre identificación y compromiso del personal en actividades de integración
Informe sobre las charlas y talleres
X X
34
Implementar medidas para asegurar una comunicación eficiente entre el personal operativo y administrativo.
6M OFICINA
ADMINISTRATIVA
ORP-UP 01/10/18 30/11/18
Implementar la comunicación entre el personal operativo y administrativo
Informe sobre la implementación
X X
N° Descripción de las acciones
Prioridad
RESPONSABLE Cronograma de Trabaja
Responsabilidad
Órgano de Apoyo y/o asesoramiento
Fecha de inicio
Fecha de término
Acciones Especificas Medio de Verificación
2018 2019
O C T
N O V
D I C
E N E
F E B
M A R
A B R
M A Y
J U N
J U L
A G O
S E T
O C T
N O V
D I C
35
Programar en el Presupuesto Institucional un mayor número de cámaras de seguridad y renovación de las redes de luz y agua en algunos sectores del IGN.
6M OFICINA
ADMINISTRATIVA
US USG OPP
01/10/18 30/10/18 Gestión, presupuestal para la adquisición de cámaras de seguridad
Documento sobre las gestiones realizadas para la adquisición de nuevas cámaras
X
36
Realizar una mayor capacitación con el personal del IGN a fin de garantizar la seguridad de los recursos y archivos de la entidad.
6M OFICINA
ADMINISTRATIVA ORA-UP 01/10/18 30/11/18
Programar charlas y talleres sobre seguridad de los recursos y archivos de la entidad
Informe sobre las charlas y talleres
X X
37
Estricto cumplimiento de la Ley de Transparencia y acceso a la información pública.
6M SUB JEFATURA
IGN OEINFO
URP 01/10/18
PERMANENTE
Verificar el cumplimiento de plazos de la Ley de Transparencia
Portal de Transparencia del IGN actualizado permanentemente
X X X X X X X X X X X X X X X
38
Continuar mejorando los sistemas existentes (portal web, RRPP, imagen institucional, etc).
6M OFICINA
ADMINISTRATIVA ORP-
OEINFO 01/10/18
PERMANENTE
Supervisar la optimización de los sistemas existentes
Verificación de la situación de optimización de los sistemas existentes
X X X X X X X X X X X X X X X
39
Continuar mejorando los procedimientos para el seguimiento de resultados a nivel CCI y OCI.
6M
TODAS LAS OFICINAS UNIDADES
Y DIR
TODAS LAS OFICINAS UNIDADES
Y DIR
01/10/18 30/12/18 Cumplimiento a los requerimientos del OCI y CCI
Documento de respuesta ante los requerimientos del CCI y OCI
X X X
40 Considerar el Control Interno como política institucional.
4M JEFATURA
IGN
CCI OPP
01/10/18 30/12/18
Considerar el Control Interno dentro de los lineamientos de la Política Institucional
Lineamientos de la Política Institucional del IGN considerando al Control Interno
X X X
N° Descripción de las acciones
Prioridad
RESPONSABLE Cronograma de Trabaja
Responsabilidad
Órgano de Apoyo y/o asesoramiento
Fecha de inicio
Fecha de término
Acciones Especificas Medio de Verificación
2018 2019
O C T
N O V
D I C
E N E
F E B
M A R
A B R
M A Y
J U N
J U L
A G O
S E T
O C T
N O V
D I C
41
Incluir en el Plan de Capacitación cursos sobre el Sistema de Control Interno, a efectos de actualizar los conocimientos adquiridos por el personal militar y civil del IGN.
4M OFICINA
ADMINISTRATIVA UP 01/10/18 30/11/18
Considerar en el PDP del IGN cursos de capacitación sobre Control Interno
PDP del IGN considerarlo cursos de capacitación sobre Control Interno
X X
42 Disponer el monitoreo continuo de los avances del POI del IGN.
2M SUB JEFATURA
IGN 0PP 01/10/18 30/12/18
Supervisar el monitoreo de los avances del POI
Presentar un informe trimestral de los avances del POI
X X X
43
Reuniones periódicas del Comité de Control Interno para verificar el cumplimiento de la implementación del Sistema de Control Interno en el IGN.
2M COMITÉ DE
CONTROL INTERNO CCI 01/10/18 30/11/18
Programar reuniones periódicas para verificar la implementación del SCI en el IGN
Actas de las reuniones realizadas
X