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Período: Noviembre a diciembre de 2019

INFORME DE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE DEL ESTADO DEL

SISTEMA DE CONTROL INTERNO Oficina de Control Interno

INFORME DE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Jefe de Control Interno

José Ricardo Tobo González

Periodo Evaluado

Noviembre 1 a Diciembre 31 de 2019

Fecha de Elaboración

Enero 29 de 2019

La Oficina de Control Interno en cumplimiento de la Ley 1474 de 2011, artículo 9° Reportes del responsable de control interno, que establece:

“(…) El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno deberá publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un informe pormenorizado del estado del control interno de dicha entidad, so pena de incurrir en falta disciplinaria grave. (…)”

De conformidad con el Decreto No. 2106 del 22 de Noviembre de 2019 “Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública”, establece en su artículo 156. Reportes del responsable de control interno.

“(…) El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces deberá publicar cada seis (6) meses, en el sitio web de la entidad, un informe de evaluación independiente del estado del sistema de control interno, de acuerdo con los lineamientos que imparta el Departamento Administrativo de la Función Pública, so pena de incurrir en falta disciplinaria grave. (…)

Se presenta a continuación el Informe de Evaluación Independiente del Estado del Sistema de Control Interno de la Presidencia de la República del período evaluado, tomando como principal fuente de información el aplicativo SIGEPRE así como la reportada por las áreas responsables en la página web. El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (DAPRE), desde el año 2007 inició el proceso para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno –MECI y del Sistema de Gestión de Calidad – SGC, articulados con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG. Adicionalmente, en 2017 integró el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente - SGSSTMA y el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI, fortaleciendo el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República (SIGEPRE).

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Es así como en la Resolución No. 0172 del 07 de marzo de 2019 en el artículo No. 2 se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión y el Sistema Integrado de Gestión del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (SIGEPRE): “El Sistema Integrado de Gestión del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (SIGEPRE), será la herramienta de gestión sistemática y transparente encaminada a permitir y facilitar la planeación, dirección, evaluación y control del desempeño de la Entidad, en términos de calidad, seguridad y satisfacción en la prestación de los servicios a sus partes interesadas, de manera armónica con la versión actualizada del Modelo Integrado de Gestión y Planeación (MIPG)…” El SIGEPRE es un sistema que estructura el estilo de gestión de la Presidencia de la República de forma dinámica y adaptable a las transformaciones que demanda el servicio de lo público, en virtud igualmente de las demandas sociales. La implementación y mejora del sistema es posible, gracias al compromiso de la Alta Dirección y a la participación activa de todos los servidores públicos. La Entidad propende por el aseguramiento de la calidad en la prestación de los servicios, en la asistencia y el apoyo administrativo al Presidente de la República, así como en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. Para la vigencia 2017 se integró al SIGEPRE, el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente - SGSSTMA y el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI. Más tarde, la Entidad establece la Oportunidad de Mejora OM-0369 denominada Plan de gestión del cambio Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG con el fin de adoptar los lineamientos establecidos en el Decreto 1499 de 2017, en cumplimiento del artículo No. 133 de la Ley 1753 de 2015, que integra los Sistemas de Desarrollo Administrativo de que trata la Ley 489 de 1998 y de Gestión de la Calidad que trata la Ley 872 de 2003 y lo articula con el Sistema de Control Interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27° al 29° de la Ley 489 de 1998, en un solo Sistema de Gestión. Para el funcionamiento del Sistema de Gestión y su articulación con el Sistema de Control Interno, se adoptó la versión actualizada del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG con el fin de consolidar los elementos requeridos para que la Entidad funcione de manera eficiente y transparente atendiendo las 17 políticas de Gestión y Desempeño lideradas por 11 entidades1, que de acuerdo con el Manual Operativo MIPG, funcionara a través de 7 dimensiones.

1 Manual Operativo MIPG (Versión 2), Función Publica

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1. Dimensión Talento Humano 2. Dimensión Direccionamiento Estratégico y Planeación 3. Dimensión Gestión con Valores para el Resultado 4. Dimensión Evaluación para el Resultado 5. Dimensión Información y Comunicación 6. Dimensión Gestión del Conocimiento y la Innovación 7. Dimensión Control Interno

En concordancia con lo anterior, el Control Interno se integra, a través del MECI, como una de las dimensiones del Modelo, y en el mismo Decreto 1499 de 2017 se establece la actualización del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, en 5 componentes:

1. Ambiente de Control 2. Evaluación del Riesgo 3. Actividades de Control 4. Información y Comunicación 5. Actividades de Monitoreo

Conforme a lo anterior, la Oficina de Control Interno de la Presidencia de la República presenta el Informe Pormenorizado de Control Interno, de acuerdo con las 7 dimensiones MIPG y los 5 componentes del Modelo Estándar de Control Interno, desarrollados en el Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, según artículo 2.2.22.3.5 del Decreto 1149 de 2017.

1. INSTITUCIONALIDAD DE MIPG

1.1 Comité Sectorial de Gestión y Desempeño En cumplimiento del artículo 2.2.22.3.6 del Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República conformó mediante Resolución 0983 del 22 de diciembre de 2017 el Comité Sectorial de Gestión y Desempeño, estableciendo las funciones y directrices emanadas en el Decreto en mención. En adición, la Resolución 0093 del 11 de febrero de 2019 contempla la conformación de dicho Comité en el DAPRE, y la Resolución 0148 de 2019, actualizó la reglamentación del Comité Sectorial de Gestión y Desempeño. Durante el período de evaluación se llevó a cabo, con corte 30 de septiembre de 2019, el Comité Sectorial de Gestión y Desempeño, en el cual se abordó el Seguimiento al Plan

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Estratégico Sectorial de acuerdo con las políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. La presentación respectiva del Comité se encuentra publicada en el link: https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Plan-Estrategico-Sectorial-2019-3trimestre.pdf

1.2 Comité Institucional de Gestión y Desempeño

En cumplimiento del artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República conformó mediante Resolución 0982 del 22 de diciembre de 2017 el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, estableciendo las funciones y directrices emanadas en el Decreto en mención. Más adelante, se suscribió la Resolución de Delegación 0093 del 11 de febrero de 2019 y la Resolución No. 0148 de 2019 con el fin de actualizar la reglamentación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

Durante el período de evaluación, se llevó a cabo con corte al 30 de septiembre de 2019 el Comité Institucional de Gestión y Desempeño donde se efectuó el seguimiento al cumplimiento de las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional.

La presentación del Comité se encuentra publicada en el link: https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Planeacion-Institucional-2019-3.pdf

1.3 Comité Sectorial de Auditoría En cumplimiento del artículo 2.2.21.3.13 del Decreto 648 del 19 de abril de 2017, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República conformó mediante Resolución 0494 del 07 de julio de 2017 el Comité Sectorial de Auditoría, estableciendo las funciones y directrices emanadas en el Decreto en mención. Más adelante, se suscribió la Resolución de Delegación No. 0093 de 2019 y la Resolución No. 0148 de 2019 con el fin de actualizar la reglamentación del Comité Sectorial de Auditoría. Durante el período evaluado, se llevó a cabo sesión el día viernes 15 de noviembre de 2019. Las actas suscritas a la fecha se encuentran publicadas en el link: https://dapre.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/F-DE-11-Acta-03-Comite-Sectorial-de-Auditoria-Presidencia-2019.pdf

https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Plan-Estrategico-Sectorial-2019-3trimestre.pdf

https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Plan-Estrategico-Sectorial-2019-3trimestre.pdf

https://dapre.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/F-DE-11-Acta-03-Comite-Sectorial-de-Auditoria-Presidencia-2019.pdf

https://dapre.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/F-DE-11-Acta-03-Comite-Sectorial-de-Auditoria-Presidencia-2019.pdf

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1.4 Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno En cumplimiento del artículo 2.2.21.1.5 del Decreto 648 del 19 de abril de 2017, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República conformó mediante Resolución 0493 del 07 de julio de 2017 el Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno, estableciendo las funciones y directrices emanadas en el Decreto en mención. Más adelante, se suscribió la Resolución de Delegación No. 0093 de 2019 y la Resolución No. 0148 de 2019 con el fin de actualizar la reglamentación del Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno. Durante el período evaluado, se llevó a cabo la sesión No. 5 el día 02 de diciembre de 2019. Las respectivas presentaciones se encuentran publicadas en el link: https://dapre.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/CCSCI-Acta-2019-05.pdf

1.5 Autodiagnóstico El Proceso de Direccionamiento Estratégico lideró y realizó el autodiagnóstico de MIPG frente a los requisitos del SIGEPRE; de acuerdo con los resultados obtenidos se formuló la Oportunidad de Mejora OM-0369 denominada Plan de gestión del cambio Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG, con 8 actividades cumplidas y durante el período de análisis la Oficina de Control Interno declaró la eficacia del plan de mejoramiento.

El Proceso de Talento Humano del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República realizó un autodiagnóstico tomando como referencia el Código de Integridad del Departamento Administrativo de la Función Pública y estableció la Mejora OM-0391 denominada TH-Articulación del Manual de Excelencia Ética del DAPRE, con el nuevo Código de Integridad del Servicio Público, con 4 actividades cumplidas y durante el período de análisis la Oficina de Control Interno declaró la eficacia del plan de mejoramiento.

1.6 Avances del MIPG

La Entidad diligenció y presentó el formulario FURAG II correspondiente a la vigencia 2018, se analizó la información y se está desarrollando un planteamiento de una línea base, dado que para la vigencia 2018 se plantearon distintas variables respecto de la vigencia 2017.

https://dapre.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/CCSCI-Acta-2019-05.pdf

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De conformidad con lo reportado para la vigencia 2018, el DAPRE alcanzó un índice de desempeño institucional de 82,8. El resultado por cada una de las dimensiones es el siguiente:

Fuente: DAFP – Resultados FURAG 2018

1.7 Adecuaciones y ajustes para la completa y adecuada implementación de MIPG Una vez obtenidos los resultados del FURAG II por la vigencia 2017, la Oficina de Planeación lideró la coordinación de la aplicación de la herramienta de autodiagnóstico recomendada por el Departamento Administrativo de la Función Pública, con el fin de que la Entidad identificara los aspectos a fortalecer, y se conocieran en detalle y oportunamente el estado de la Implementación del MIPG. De acuerdo con lo anterior, se formuló la Mejora OM-0444 denominada Plan de Mejoramiento - Autodiagnóstico MIPG con un total de 43 actividades que a la fecha de este informe se encuentran en el paso de ejecución y seguimiento. De otra parte, una vez revisados los resultados obtenidos en la medición del FURAG 2018, se generó Plan de Mejoramiento OM-0519 - Cumplimiento acciones FURAG 2018, con un total de 42 actividades que a la fecha de este informe se encuentran en el paso de ejecución y seguimiento hasta diciembre de 2022.

Índice de

Desempeño

Institucional

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA 82,8

D1: Talento Humano 81,9

D2:Direccionamiento Estratégico y Planeación 83,5

D3: Gestión para Resultados con Valores 83,5

D4: Evaluación de Resultados 78,8

D5: Información y Comunicación 82,5

D6: Gestión del Conocimiento 72,9

D7: Control Interno 87,5

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1.8 Adopción de la versión actualizada del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG

Mediante Resolución 0172 del 07 de marzo de 2019 en su artículo 1 se adoptó la versión actualizada del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. En su artículo 2, establece que “el Sistema Integrado de Gestión del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (SIGEPRE), será la herramienta de gestión sistemática y transparente encaminada a permitir y facilitar la planeación, dirección, evaluación y control del desempeño de la Entidad, en términos de calidad, seguridad y satisfacción en la prestación de los servicios a sus partes interesadas, de manera armónica con la versión actualizada del Modelo Integrado de Gestión y Planeación (MIPG) que se adopta en el presente acto administrativo”. Por último, en su artículo 3 derogó la Resolución 0575 del 03 de marzo de 2010. A continuación se presentan los resultados de los avances por cada una de las dimensiones de MIPG, de acuerdo con la alineación liderada por el Proceso de Direccionamiento Estratégico en el Plan Estratégico Institucional.

2. AVANCE DIMENSIONES MIPG

2.1 Dimensión Talento Humano De acuerdo con el Manual Operativo MIPG, para el desarrollo de esta dimensión se tendrán en cuenta las siguientes 2 Políticas de Gestión y Desempeño Institucional:

1. Gestión Estratégica del Talento Humano 2. Integridad

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2.1.1 Plan Estratégico Institucional De acuerdo con lo establecido en el Mapa Estratégico Institucional DAPRE 2019-2022, las políticas de Talento Humano e Integridad, se encuentran alineadas con el objetivo institucional 5, así:

Pactos Plan Nacional de Desarrollo

Política(s) de Gestión y Desempeño Institucional

Objetivos Institucionales

Equidad

14. Talento Humano

5. Innovar los procesos estratégicos y de apoyo, a través de los recursos logísticos para fortalecer la gestión de la Entidad con calidad y seguridad de la información

Emprendimiento

Legalidad

Fuente: SIGEPRE - Mapa Estratégico Institucional DAPRE 2019-2022 El objetivo institucional 5. Se encuentra compuesto por los siguientes indicadores:

Indicador Meta Valor Resultado

Porcentaje de funcionarios objeto que participan de las capacitaciones programadas

70 78.82 100%

Porcentaje en la medición de efectividad de la información comunicada

70 89 100%

Oportunidad en la realización de las evaluaciones del desempeño laboral y concertación de compromisos

70 92.65 100%

Porcentaje de ejecución del Plan Anual de Bienestar e Incentivos

70 100 100%

Porcentaje de funcionarios que complementan su información en el Sistema de Gestión Humana

50 70.22 100%

Porcentaje de avance de cumplimiento de los requisitos establecidos en la Norma ISO 45001 de 2018 DAPRE

40 71.43 100%

Índice de percepción de satisfacción de las actividades Bienestar Social y Salud Ocupacional

95 94 100%

Cumplimiento de las Competencias de los Servidores Públicos

100 100 100%

No. de incumplimiento en la liquidación de novedades laborales y prestacionales

0 1 0%

Fuente: SIGEPRE - Seguimiento Indicadores 31/12/2019 De lo anterior, se observa que el talento humano fue gestionado de acuerdo con las prioridades fijadas en la dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación.

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2.1.2 Plan de Acción Talento Humano

El Área de Talento Humano estableció las siguientes estrategias en el Plan de Acción para la vigencia 2019 alineado con el Plan Estratégico DAPRE:

# Estrategias Fecha Inicial

Fecha final

Avance de cumplimiento

1

Implementar acciones que permitan el mejoramiento del clima laboral y bienestar, como ejes fundamentales en la calidad de vida y productividad de los funcionarios de la Entidad.

01 de enero de

2019

31 de diciembre de 2019

100%

2

Contribuir al fortalecimiento de las habilidades, capacidades y competencias de los servidores de la Entidad para el desarrollo de sus funciones, a través de actividades de capacitación y formación.

100%

3

Optimizar el uso de las herramientas tecnológicas internas y externas que permita una gestión más eficiente en el ingreso, desarrollo y retiro de los funcionarios de la Entidad.

100%

4 Afianzar el proceso de Evaluación del Desempeño Laboral como herramienta de gestión, para el cumplimiento de las metas institucionales

100%

5 Certificar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SGSST de la Entidad, bajo la Norma ISO 45001:2018.

100%

6 Mantener el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República 2019 - Área de Talento Humano

100%

7

Afianzar la Comunicación Interna en el DAPRE, por medio de lineamientos claros, con información de calidad y de interés interno, haciendo uso efectivo de los canales disponibles, en el marco de los Pilares del Plan Nacional de Desarrollo.

100%

Fuente: Módulo Planes: PA-2019-2022 Área de Talento Humano – Estrategia – Avance al 31/12/2019. De conformidad con lo anterior, en el Plan de Acción se establecieron estrategias y acciones que fortalecen los aspectos del ciclo del servidor público en la Presidencia de la República, como el clima laboral, capacidades y competencias evaluación de desempeño. Por otro lado, el Área de Talento Humano realizó el autodiagnóstico de la Gestión Estratégica del Talento Humano de acuerdo a la herramienta establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública denominada Matriz GETH, la cual contiene el inventario de requisitos que se deben cumplir conforme a los lineamientos de la política.

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De los resultados obtenidos formuló las siguientes 2 actividades asociadas a la Mejora OM-0444:

De acuerdo con lo informado por el Proceso de Talento Humano para la actividad No. 42, se están ejecutando acciones para realizar la actualización de la información de caracterización de los servidores del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, a través del Sistema de Gestión Humana - Kactus. Esta actividad hace parte del Plan de Acción 2019 en la estrategia Optimizar el uso de las herramientas tecnológicas internas y externas que permita una gestión más eficiente en el ingreso, desarrollo y retiro de los funcionarios de la Entidad. Actualmente se está realizando la actualización de la nueva estructura organizacional en el Sistema de Gestión Humana de acuerdo con el Decreto 1784 del 04 de octubre de 2019, de la nomenclatura de acuerdo con el Decreto 1785 del 04 de octubre de 2019 y Planta de Personal de acuerdo con el Decreto 1786 del 04 de octubre de 2019. En relación a la actividad No. 43, el Área de Talento Humano reportó que de acuerdo con los aspectos que se deben fortalecer del Modelo Integrado de Planeación y Gestión con respecto a la Gestión Estratégica del Talento Humano, se incluyeron las siguientes estrategias en el Plan de Acción 2019, así: 1. Implementar acciones que permitan el mejoramiento del clima laboral y bienestar, como

ejes fundamentales en la calidad de vida y productividad de los funcionarios de la Entidad. 2. Contribuir al fortalecimiento de las habilidades, capacidades y competencias de los

servidores de la Entidad para el desarrollo de sus funciones, a través de actividades de capacitación y formación.

3. Optimizar el uso de las herramientas tecnológicas internas y externas que permita una gestión más eficiente en el ingreso, desarrollo y retiro de los funcionarios de la Entidad.

4. Afianzar el proceso de Evaluación del Desempeño Laboral como herramienta de gestión, para el cumplimiento de las metas institucionales.

5. Certificar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud - SGSST de la Entidad, bajo la Norma ISO 45001:2018.

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Ver en el link https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/planeacion/planeacion-estrategica-sectorial-2019-2022 el Plan Estratégico de Talento Humano - GETH 2019-2022.

2.1.3 Temáticas asociadas a Rutas de Creación de Valor

2.1.3.1 Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo - SGSST De acuerdo con la Resolución 0312 del 13 de febrero de 2019 “por el cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SG SST”, el Área de Talento Humano reportó un avance en la implementación por cada uno de los estándares, con corte al 30 de septiembre de 2019, como se detalla a continuación:

Fuente: https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Planeacion-Institucional-2019-3.pdf

En cuanto a la realización de los Exámenes Médicos Ocupacionales Periódicos, actividad que seguía pendiente de la implementación de estándares de la Resolución 1111 de 2017, el área de Talento Humano reportó un avance en la ejecución, con corte al 30 de septiembre de 2019, como se detalla a continuación:

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2.1.3.2 Plan Institucional de Capacitación – PIC

El Proceso de Talento Humano informó que con el fin de dar cumplimiento a los objetivos internos enmarcados como eje principal del Plan Estratégico del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República – DAPRE, se llevó a cabo la construcción y diseño del Plan Institucional de Capacitación PIC 2019 y se adoptó a través de la Resolución 0062 del 31 de enero de 2019. Tiene un presupuesto asignado para la vigencia 2019 de $165.000.000. El Área de Talento Humano distribuyó el consolidado de las necesidades de capacitación de las diferentes dependencias del DAPRE, alineados a lo dispuesto por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, en la Guía de Gestión Estratégica del Talento Humano GETH para el Sector Público. Se categorizaron los Ejes Temáticos enunciados a continuación, e incluyó las actividades de Desarrollo del Talento Humano alusivas al proceso de Inducción y Reinducción, y a la promoción del aprendizaje del idioma inglés en la Entidad, dentro del mencionado plan.

EJES TEMÁTICOS

Administración y Gestión del Talento Humano

Administración y Gestión Financiera

Administración y Gestión Pública

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EJES TEMÁTICOS

Normatividad

Gestión Documental

Habilidades de Comunicación y Atención al Usuario

Idiomas

Planeación, Control y Seguimiento de la Gestión

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Fuente: Informe Plan Institucional de Capacitación – Enero – Diciembre de 2019

Para el período octubre a diciembre de 2019, se efectuaron las siguientes capacitaciones:

Nº CURSO ASISTENCIA FECHA LUGAR HORA CAPACITADOR COSTO

1

DIPLOMADO VIRTUAL

GERENCIA DEL TALENTO HUMANO

3 07/10/2019

al 13/12/2019

N/A VIRTUAL UNIVERSIDAD D

ELA SABANA $8.235.000

2 CURSO

AVAVANZADO DE ARCHIVO

15 16/10/19 17/10/19 18/10/19

AGN 8:00 AM A 4:30 PM

AGN $4.200.000

3 CAPACITACION

APLICATIVO ESCRIBE

9 27/11/19 11/12/19

AUDITORIA ALEJANDRIA

2:30 PM A 4:30 PM

GRUPO DE ATENCION A LA

CIUDADANIA SIN COSTO

4

JORNADA DE CAPACITACION

ETAPA PRECONTRACTUAL

19 5/11/2019 AUDITORIA

ALEJANDRIA 9:00 AM A 10:30 AM

AREA DE CONTRATOS

SIN COSTO

5

XVII CONFERENCIA DE LA CAMARA DE

COMERCIO INTERNACIONAL

SOBRE ARBITRAJE INTERNACIONAL

EN AMERICA LATINA

1 10 AL 12 DE CONIEMBRE

DE 2019

MIAMI, FLORIDA

N/A

CAMARA DE COMERCIO

INTERNACIONAL MIAMI FLORIDA

$6.000.000

6

JORNADA DE SOCIALIZACION

ESTPA CONTRACTUAL-

PRECONTRACTUAL

10 6/12/2019 AUDITORIA

ALEJANDRIA 9:00 AM A 10:30 AM

AREA DE CONTRATOS

SIN COSTO

Fuente: Informe Plan Institucional de Capacitación – Octubre – Diciembre de 2019

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En resumen, en el Cuarto Trimestre 2019 se efectuaron 6 capacitaciones y asistieron 57 personas.

2.1.3.3 Programa de Inducción y Reinducción Del Programa 2019 podemos extraer la información de las actividades de Inducción. De acuerdo con lo informado por el Proceso de Talento Humano, durante el IV Trimestre de 2019 se mantuvo la práctica de hacer inducciones personalizadas o Preinducciones, inducciones y reinducciones. De esta manera y teniendo en cuenta la importancia de realizar Inducciones periódicas a los nuevos funcionarios, así como, la necesidad de dar a conocer los cambios en la estructura organizacional y en la normatividad para todos los funcionarios de la Entidad a través de las reinducciones, se planteó el Programa de Inducción y Reinducción para el año 2019. Cabe destacar, que con el fin de dar la guía e información necesaria a los nuevos funcionarios una vez ingresan, respecto a la Entidad en general como a sus puestos de trabajo y datos generales, se efectúan reuniones personalizadas con cada uno de ellos, las cuales tienen duración de una hora aproximadamente y son llamadas Preinducciones. En éstas, se explican las características propias de la Entidad, la cultura organizacional que la rodea, las políticas internas en cuanto a horarios de trabajo, código de vestido, permisos, situaciones especiales, fechas de pago de salario, así como se comunican a los participantes, los beneficios a los que tienen derecho por ser funcionarios, entre otros Las actividades desarrolladas fueron las siguientes: IV Trimestre 2019

N° CURSO ASISTENCIA FECHA LUGAR HORA CAPACITADOR

1 PREINDUCCIÓN 8 01 al 11 de Noviembre

2019

Oficina de Talento Humano

N.A Todas las Áreas

2 INDUCCION 9

CUESTIONARIOS DILIGENCIADOS

18/12/2019 Virtual N.A Todas las áreas

3 REINDUCCIÓN 61 10//12/2019 Auditorio Alejandría 7:45 A.M. A 12:05

A.M. Área de Talento

Humano

Fuente: Informe Avance Programa de inducción y Reinducción – Octubre – Diciembre de 2019

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2.1.3.4 Programa de Bienestar e Incentivos

Mediante Resolución 0062 del 31 de enero de 2019 de adoptó el “…Plan Anual de Bienestar Social, Plan Anual de Incentivos…” y que se detalla en el documento “Plan Institucional de Capacitación, Plan de Bienestar Social e Incentivos y Plan de Responsabilidad Social del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Vigencia 2019” Para el período enero a septiembre de 2019, el Área de Talento Humano reportó el siguiente avance de actividades, con un cumplimiento del 100% frente a la planeación:


2.1.3.5 Sistema de Evaluación del desempeño De acuerdo con la Resolución 0010 del 06 de enero de 2017, por la cual se establece el Sistema Propio de Evaluación del Desempeño Laboral para las Entidades del Sector Presidencia de la República y se dictan otras disposiciones. Para el periodo de evaluación comprendido entre el 1° de febrero de 2018 y el 31 de enero de 2019, se llevó a cabo el ciclo completo determinado en el Sistema Propio de Evaluación del Desempeño Laboral, iniciando en el mes de febrero con la concertación de los compromisos funcionales y comportamentales, seguido de las evaluaciones parciales eventuales presentadas durante el primer semestre y la evaluación parcial semestral con corte a 31 de julio de 2018.

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Posteriormente, y con ocasión del cambio de gobierno, fue necesario realizar varias evaluaciones parciales eventuales por cambio de evaluador, así como la concertación de compromisos para el personal que se vinculó después del 7 de agosto de 2018. Finalmente, en el mes de febrero de 2019, se llevó a cabo la evaluación correspondiente al segundo semestre, con corte a 31 de enero de 2019, así como la respectiva consolidación de resultados de la evaluación final del desempeño laboral. Los funcionarios del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República que fueron evaluados durante el periodo ordinario del 1° de febrero de 2018 al 31 de enero de 2019 se relacionan de la siguiente manera:

FUNCIONARIOS EVALUADOS

TIPO DE VINCULACIÓN TOTAL PORCENTAJE

Carrea Administrativa 86 11%

Libre Nombramiento y Remoción 656 88%

Gerentes Públicos 7 1%

Total 749 100%

De los 749 funcionarios evaluados, el 93% obtuvo el nivel Sobresaliente en su calificación definitiva, el 6% alcanzó el nivel Alto, el 1% Satisfactorio. Solo dos (2) funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción obtuvieron el nivel No Satisfactorio, los cuales se les formuló el respectivo Plan de Mejoramiento.

0

100

200

300

400

500

600

700

Sobresaliente Alto Satisfactorio NoSatisfactorio

Porcentaje 93% 6% 1% 0%

No. Funcionarios 694 44 9 2

RESULTADOS CONSOLIDADOS POR NIVEL ALCANZADO

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El Área de Talento Humano, durante la vigencia de 2019, asesoró a las dependencias que lo requirieron en la elaboración de las evaluaciones parciales eventuales, así como en la concertación de compromisos para el periodo febrero de 2019 a enero de 2020. Acuerdos de Gestión El Área de Talento informó que, se asesoró a los gerentes públicos que lo solicitaron en la concertación de los acuerdos de gestión del año 2019. Se entregaron en los términos señalados por el Área de Talento Humano. Estas concertaciones se realizan a través del Sistema de Gestión Humana Kactus, el cual se encuentra en ajuste de acuerdo a la estructura organizacional, planta de personal y nomenclatura, de conformidad con los Decretos 1784, 1785 y 1786 del 4 de octubre de 2019, y la Resolución 0965 del 28 de noviembre de 2019. Adicionalmente, el Área de Talento informó que en el mes de septiembre de 2019, se prestó asesoría en el seguimiento de los Acuerdos de Gestión correspondiente al primer semestre de 2019, en relación con el diligenciamiento del formato y porcentajes de cumplimiento.

2.1.3.6 Manual de Integridad y Buen Gobierno Para el período de este informe, el M-DE-03 Manual de Integridad y Buen Gobierno no presentó nuevas versiones, manteniéndose en la versión 7 del 15 de agosto de 2018.

Durante el período en mención y con el fin de socializar los valores, el Área de Talento Humano realizó las siguientes publicaciones en la Intranet de la Entidad: VALOR MES DE SOCIALIZACIÓN: COMPROMISO NOVIEMBRE DE 2019 DILIGENCIA DICIEMBRE DE 2019 Fuente: intranet.presidencia.gov.co

Por último, en los escenarios de los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno2 y en desarrollo de la función 8 “Sensibilizar al interior de cada proceso y dependencia los valores y el principio establecidos en el Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno, propendiendo por su aplicabilidad en el transcurso de cada vigencia” del artículo 95 de la Resolución 0093 del 11

2 Resolución 0093 del 11 de febrero de 2019. “(…) Artículo 93.- SUBCOMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. El Subcomité de Coordinación del Sistema de Control Interno es un instrumento que busca facilitar la gestión de la Entidad, con el fin de establecer aspectos que permiten valorar en forma permanente la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Entidad (…)”

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de febrero de 2019, la Oficina de Control Interno propendió por la aplicabilidad de los valores y los principios al interior de cada proceso y dependencia.

2.1.3.7 Manual de funciones, competencias y requisitos

El Manual Específico de Funciones, Competencias Laborales y Requisitos de los empleos de la Planta de Personal del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, a través de la Resolución 0817 del 04 de octubre de 2019, con ocasión de la nueva estructura establecida en el Decreto 1784 de 2019, para cargos de nivel directivo. El Manual Específico de Funciones, Competencias Laborales y Requisitos de los empleos de la Planta de Personal del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, para los demás cargos está establecido en la Resolución 0943 del 6 de noviembre de 2015. El Manual de Funciones para los empleos de carrera administrativa no presentó modificaciones, continua vigente la Resolución 1751 del 15 de abril de 2013.

2.2 Dimensión Direccionamiento Estratégico y Planeación De acuerdo con el Manual Operativo MIPG, para el desarrollo de esta dimensión se tendrán en cuenta las siguientes Políticas de Gestión y Desempeño Institucional:

1. Planeación institucional 2. Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público

2.2.1 Planeación Institucional

El DAPRE formuló el plan estratégico 2019-2022 con base en los lineamientos establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo3 4. Se armonizaron las competencias institucionales y siete de los once pactos transversales 5 : Pacto por la ciencia, la tecnología y la innovación Pacto por la transformación digital Pacto por la identidad y la creatividad: Economía Naranja

3 Ley 152 de 1994, Artículos 26 y 29 4 Ley 1955 del 25 de mayo de 2019: Por el cual por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 "Pacto por

Colombia, Pacto por la Equidad" 5 Plan Estratégico Institucional. Presidencia de la República.

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Pacto por la construcción de paz Pacto por la equidad de oportunidades para grupos étnicos Pacto por la inclusión y la dignidad de todas las personas con discapacidad Pacto por la igualdad de la mujer

Igualmente, el plan está formulado con base en la misión, visión y política de la Entidad; el análisis DOFA, el Modelo Integrado de Planeación y Gestión6 y el plan estratégico sectorial. El plan estratégico se soportó en los planes de acción 2019 de cada dependencia, los cuales se alinearon con los proyectos de inversión y el plan anual de adquisiciones. Se establecieron 5 objetivos institucionales7 para el cabal cumplimiento de las funciones así como los respectivos indicadores que permitieron evaluar los resultados obtenidos. Durante el período de análisis no se presentaron ajustes a la misión, la visión 8 y Política del SIGEPRE9 y fueron permanentemente difundidos en la página web de la Entidad, Intranet y Aplicativo SIGEPRE:

Misión Corresponde al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, asistir al Presidente de la República en su calidad de Jefe de Gobierno, Jefe de Estado y Suprema Autoridad Administrativa, en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y prestar el apoyo administrativo necesario para dicho fin.

Visión La Presidencia de la República será la primera entidad del Estado, modelo de la gestión pública, transparente y referente internacional, orientada a la coordinación efectiva del plan de gobierno para la construcción de un pacto social, basado en la equidad, con mentalidad innovadora, flexible, abierta al cambio tecnológico y al emprendimiento.

Política del SIGEPRE

En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, nos comprometemos a armonizar, mantener y mejorar un Sistema Integrado de Gestión, que nos permita asistir y apoyar al Presidente de la República en el cumplimiento de su Plan de Gobierno, coordinando esfuerzos con entidades del sector público y privado. Para esto, se cuenta con personal calificado, tecnología de última generación, gestión financiera con estándares internacionales y la aplicación de buenas prácticas administrativas, que permiten el cumplimiento de requisitos técnicos y legales para el mantenimiento y mejora de la seguridad y salud en el trabajo, medio ambiente y

6 Decreto 1499 de 2017 7 Ley 190 de 1995, Artículo 48

8 Visión aprobada en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 20 de noviembre de 2018

9 Política aprobada en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 22 de marzo de 2018.

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seguridad de la información, con el fin de prestar los servicios a nuestros clientes y cumplir con las necesidades y expectativas pertinentes de las partes interesadas con eficiencia, transparencia y oportunidad.

2.2.1.1 Mapa Estratégico

La Entidad definió el Plan Estratégico Institucional 2019-2022. De acuerdo al Decreto 1499 de 2017 Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, la entidad adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG como instrumento de articulación y reporte de la planeación, fundamentado en el desarrollo de 17 Políticas de Gestión y Desempeño Institucional. El DAPRE adoptó las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional definidas en el Decreto 1499 de 2017, las cuales se encuentran alineadas a los objetivos institucionales y estrategias del Plan Nacional de Desarrollo, como se puede consultar en el link: https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/planeacion/planeacion-estrategica-institucional-2019-2022 La Oficina de Planeación informó que con corte a 30 de septiembre de 2019 se presentó el avance del Plan Estratégico Institucional. Adicionalmente, formuló el plan de mejoramiento OM-0505 para articularlo con la Ley 1955 de mayo de 2019 – PND.


https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/planeacion/planeacion-estrategica-institucional-2019-2022


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De acuerdo con lo establecido en el Plan Estratégico Cuatrienal del DAPRE 2019, la política de Planeación Institucional se encuentra alineada con los objetivos institucionales y está conformada por los siguientes indicadores, así:

Fuente: SIGEPRE – Módulo Indicadores

2.2.1.2 Plan de Acción e Indicadores de gestión

En cuanto al seguimiento al Plan de Acción de la Entidad, con corte a septiembre de 2019 se reportó el avance en actividades e indicadores asociados a los planes de acción de las dependencias dela entidad como se observa a continuación:


De acuerdo con los resultados de los indicadores asociados a los planes, a continuación se observan los que obtuvieron un cumplimiento menor al 90%:

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DESPACHO DEL VICEPRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

Nombre Último valor

Último meta

Último % cumplimiento

Observación

Seguimiento a los compromisos adquiridos en los comités técnicos de infraestructura y transporte

74.70% 90% 83%

Las fechas de los compromisos a los que se les realiza el seguimiento son posteriores a las fechas de corte del indicador.

CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LA ESTABILIZACIÓN


Último meta


Observación

Avance Plan Marco de implementación del Acuerdo Final (PMI)

0 25 0

El PMI establece los compromisos más estratégicos que se derivan de la implementación del Acuerdo Final de Paz. En este sentido, la Consejería para la Estabilización y la Consolidación tiene bajo su responsabilidad 40 indicadores con un horizonte de temporalidad a 2031 que incluyen responsabilidades tanto de la implementación del punto 6 del Acuerdo Final como la operatividad del PNIS. Si bien se ha avanzado en el cumplimiento de los mismos, la mayoría de los indicadores tienen fechas de cierre entre el 2020 y 2031, por lo que se seguirá gestionando el cumplimiento a medida que se produzca el cierre de los mismos. Para el cierre de esta vigencia se deberán cumplir once (11) indicadores.

ÁREA DE TECNOLOGÍAS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN


Último meta


Observación

Índice de impresiones por dependencia

32,24 2 0

las dependencias que reportan mayor número de impresiones son: Consejería Presidencial para la Estabilización y la Consolidación, Casa Militar, Consejería Presidencial para las Regiones Y Secretaría Jurídica.


En relación a la Gestión de Actividades Planes de Acción 2019, con corte a 31 de diciembre, cumplió con los resultados esperados tanto en sus planes como en indicadores para el Cuarto Trimestre de 2019. Los aspectos a resaltar durante el período de análisis, son:

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La estrategia Fortalecer la cultura de la legalidad y la transparencia basados en el

autocontrol y la autoevaluación que ha permitido retroalimentar a las dependencias sobre la oportunidad, calidad y resultado de la información registrada en los planes de acción, indicadores y riesgos, como adelantar las modificaciones a que haya lugar.

Los Comités Institucionales de Gestión y Desempeño efectuados con el fin de presentar los

resultados de los seguimientos trimestrales para revisión y toma de decisiones de la Dirección.

La estrategia Mantener el Sistema de Control Interno Institucional que permitió realizar

seguimiento a la gestión de los procesos y dependencias en forma trimestral por parte de la Oficina de Control Interno, con el fin de generar alertas tempranas en los distintos escenarios de revisión y control institucional.

Los Subcomités de coordinación del Sistema de Control Interno, a través de los cuales se

realizó seguimiento al cumplimiento de la gestión, de conformidad con el plan estratégico, los planes anuales de las dependencias, indicadores, mejoras necesarias, socialización de valores.

Los Comités Institucionales de Coordinación del Sistema de Control Interno efectuados en

forma trimestral con el fin de revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a las dependencias y procesos de la Entidad.

Planeación Estratégica Institucional 2019 - 2022 El Modelo de alineación del Plan Estratégico Institucional se presenta de la siguiente manera:

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Alineación Plan Estratégico Institucional

Fuente: https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/planeacion/planeacion-estrategica-institucional-2019-2022

Con el Plan Estratégico Institucional se logra que la Entidad encamine sus esfuerzos hacia el cumplimiento de la misión, visión, valores y objetivos institucionales, midiendo los resultados de la gestión realizada para la toma de decisiones de manera oportuna. El Departamento adoptó las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional definidas en los Decretos 1499 de 2017 y 1299 de 2018, armonizándolas con los objetivos institucionales y los pactos del Plan Nacional de Desarrollo.

Objetivos Estratégicos Institucionales




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Formulación Plan Estratégico Institucional La formulación del Plan Estratégico Institucional es un proceso que se fundamenta en la misión, visión, valores, grupos de valor, la política del SIGEPRE y el Plan Nacional de Desarrollo.

Esquema formulación Plan Estratégico Institucional 2019 – 2022


En el proceso de formulación de los planes de acción de las dependencias se priorizaron las estrategias con los respectivos indicadores, en un encadenamiento armónico con el Plan Estratégico Institucional de la Entidad, como se muestra en el esquema de formulación.

Mapa Estratégico de la Presidencia de la República 2019 – 2022






26




Planes estratégicos que conforman la planeación estratégica de la Entidad La Planeación Estratégica de la Entidad se formula, alinea, integra y da respuesta al Plan Nacional de Desarrollo, el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, así como a los siguientes planes estratégicos que logran fortalecer aspectos como la gestión documental, el talento humano, la seguridad vial y las tecnologías de la información y las comunicaciones, que en conjunto proveen el cumplimiento de la misión, visión, valores y objetivos estratégicos institucionales de la Presidencia de la República.

Integración Planeación Estratégica Institucional

De conformidad con la Resolución 0757 de 201710, el documento Plan de Acción 2019 se aprobó por parte del Director de Gestión General y se publicó en los términos normativos. La aprobación de la presente modificación del documento se efectuó a través del SIGEPRE con código de mejora MPA-694. Por último y de acuerdo con los Lineamientos del Proceso de Direccionamiento Estratégico, el seguimiento al cumplimiento del Plan de Acción se efectúa en forma trimestral y se presentan los avances correspondientes en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. A lo largo del informe se incluyen resultados y avances de la más reciente sesión cuyo período de análisis comprende el tercer trimestre de 2019. La próxima sesión se llevará a cabo con corte 31 de diciembre de 2019 y está programada para febrero de 2020.

10 Derogada mediante Resolución No. 0093 del 11 de febrero de 2019.

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2.2.2 Política Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público

De acuerdo con lo establecido en el Plan Estratégico Cuatrienal del DAPRE 2019-2022, la política Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público, se encuentra alineada con su respectivo objetivo institucional, así:

PACTO PND Políticas de Gestión y Desempeño Objetivo Institucional

LEGALIDAD 16. Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto Público

5. Innovar los procesos estratégicos y de apoyo, a través de los recursos logísticos para fortalecer la gestión de la Entidad con calidad y seguridad de la información. 2019 - 2022

Fuente: SIGEPRE - Seguimiento Plan Estratégico Cuatrienal 2019-2022 Los indicadores asociados a la Dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación, relacionados con la política 16. Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto Público, son los siguientes:


Mecanismos de socialización del ciclo de inversión pública, implementados

3 3 100%

Oportunidad en la atención de solicitudes de modificaciones al PAA

100 90 100%

Fuente: SIGEPRE - Indicadores 31/12/2019

De lo anterior, se observa que a la fecha los indicadores reportaron un nivel de cumplimiento del 100%, ubicándose en un nivel sobresaliente.

2.2.3 Planeación Institucional Los indicadores asociados a la Dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación, relacionados con la política de Planeación Institucional, son los siguientes:


Estrategias implementadas 5 5 100%

Personas que acceden a la información disponible 12.300 12.300 100%

Documentos de recomendaciones para el posicionamiento de los temas de juventud realizados

1 1 100%

Fuente: SIGEPRE - Indicadores 31/12/2019

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2.3 Dimensión Gestión con Valores para Resultados

De acuerdo con el Manual Operativo MIPG, esta dimensión se entenderá desde dos perspectivas con sus respectivas políticas, así:

A. Referente a una adecuada operación de la Entidad, en adelante “de la ventanilla hacia adentro”:

1. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos 2. Gestión Presupuestal y eficiencia del Gasto público 3. Gobierno Digital, antes Gobierno en Línea: TIC para la gestión y Seguridad de la

información 4. Seguridad Digital 5. Defensa jurídica 6. Mejora normativa

B. Referente a la relación Estado Ciudadano, “de la ventanilla hacia afuera”:

1. Racionalización de Trámites 2. Participación ciudadana en la gestión pública 3. Servicio al Ciudadano 4. Gobierno Digital, antes Gobierno en Línea: TIC para el servicio y TIC para Gobierno

Abierto 5. Integridad

2.3.1 Perspectiva de la ventanilla hacia adentro

De acuerdo con lo establecido en el Plan Estratégico Cuatrienal del DAPRE 2019-2022, las 6 políticas de Gestión y Desempeño asociadas con la perspectiva de la ventanilla hacia dentro, se encuentran alineada con los siguientes objetivos institucionales:

Pactos PND Políticas de Gestión y Desempeño Objetivos Institucionales

Legalidad

3. Defensa Jurídica 4. Generar los mecanismos oportunos, adecuados y eficientes para el cumplimiento de las funciones del señor Presidente. 2019 - 2022

17. Mejora Normativa

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8. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos

5.Innovar los Procesos estratégicos y de apoyo, a través de los recursos logísticos para fortalecer la gestión de la entidad con calidad y seguridad de la información

11. Gobierno Digital

12. Seguridad Digital

16. Gestión Presupuestal y eficiencia del Gasto público

Fuente: SIGEPRE 2019

2.3.1.1 Defensa Jurídica

Esta política se encuentra alineada al objetivo institucional 4 “Generar los mecanismos oportunos, adecuados y eficientes para el cumplimiento de las funciones del señor Presidente” y tiene asociados los siguientes indicadores:


Tasa de éxito procesal en la Presidencia de la República 80% 98% 100%

Eficacia en la atención Judicial y administrativa de procesos y acciones judiciales DAPRE

95% 100% 100%

Tasa de éxito procesal 90% 94.4% 100%


De lo anterior, se observa que a la fecha los indicadores reportaron un nivel de cumplimiento del 100%, ubicándose en un nivel sobresaliente.

2.3.1.2 Mejora normativa La Secretaria Jurídica definió en su Plan de Acción PA 2019-2022 Secretaría Jurídica - Estrategia No. 2 Gestionar la defensa jurídica y promover la seguridad jurídica del Presidente de la República y del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. 2019, con un total de 6 actividades, las cuales se ejecutaron con un cumplimiento del 100% al 31 de diciembre de 2019, así:

# Actividades Fecha Inicial

Fecha final


1

Asesorar a los funcionarios del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en todos los asuntos o consultas jurídicas que se presenten en el ejercicio de sus funciones.

02 de enero de

2019

31 de diciembre de 2019

100%

30




# Actividades Fecha Inicial

Fecha final


2

Colaborar con el Presidente en la preparación de mensajes de urgencia para las cámaras legislativas o mensajes similares a las autoridades judiciales de conformidad con la Constitución Política y la ley.

100%

3 Preparar y revisar los decretos con fuerza de ley que deba expedir el Presidente de la República

100%

4 Presentar al Presidente para su sanción, u objeción por inconstitucionalidad o inconveniencia, los proyectos aprobados por el Congreso de la República

100%

5 Realizar la defensa jurídica del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República

100%

6

Revisar estudiar, formular observaciones y emitir conceptos sobre los proyectos de decretos, resoluciones ejecutivas y directivas presidenciales sometidas a consideración del Presidente de la República.

100%


2.3.1.3 Política Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos a. Estructura Organizacional La estructura organizacional establecida en el Decreto 1784 del 04 de octubre de 2019, actualmente se encuentra publicado en la página Web de la Presidencia de la República en el link: https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/conozca-el-dapre/organigrama.

A continuación, se presenta el esquema del Organigrama DAPRE:

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Fuente: https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosSIGEPRE/D-DE-07-Organigrama-DAPRE.pdf

Igualmente, durante el período la entidad emitió la Resolución 0965 del 28 de noviembre de 2019 "Por la cual se establecen los Grupos de Trabajo en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República". b. Modelo de Operación por procesos El DAPRE en cumplimiento de su misión, visión Institucional y con el propósito de satisfacer las necesidades de sus clientes (Señor Presidente, Entidades Estatales y Población Beneficiaria) cuenta con un modelo de operación por procesos con enfoque sistémico, el cual se encuentra debidamente caracterizado, reflejando así las interacciones, las entradas y las salidas, garantizando una ejecución eficiente y el cumplimiento de los objetivos Institucionales. Durante el período en mención, no se modificó al Mapa de Procesos del DAPRE:

32




Fuente: https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/sigepre/mapa-de-procesos-del-sigepre

c. Divulgación de los Procedimientos La Oficina de Planeación estableció una estrategia transversal en los planes de acción de las dependencias del DAPRE, denominada Mantener el Sistema Integrado de Gestión – SIGEPRE con el fin que las actividades como Documentar o actualizar los procesos, procedimientos, manuales, lineamientos, guías, instructivos, formatos u otros documentos a cargo de la dependencia, incluidos documentos de origen externo. GCIN-2019, permitieran a las dependencias determinar cómo se realizan sus actividades y documentarlas en el aplicativo SIGEPRE. Durante el período evaluado, los 11 procesos de la Entidad solicitaron: creación, ajustes y actualizaciones de documentos y formatos en pro de del mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, así:

https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/sigepre/mapa-de-procesos-del-sigepre

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Proceso C D F G L M N P Total

1. Proceso de Direccionamiento Estratégico

2 4 1 1 1 9

2. Proceso de Atención al Usuario 1 2 1 4

3. Proceso Gestión de Asuntos Estratégicos

2 1 4 7

4. Gestión de Seguridad, apoyo logístico presidencial, comunicación y prensa

18 1 1 1 21

5. Talento Humano 1 8 2 2 2 2 17

6. Gestión Financiera 1 1 1 1 4

7. Gestión Administrativa 1 1 1 1 7 11

8. Tecnología de Información y Comunicaciones

3 1 2 6

9. Adquisición de Bienes y Servicios 3 3

10. Gestión Documental 1 1

11. Gestión Jurídica 1 1

12. Evaluación, Control y Mejoramiento 0

TOTAL 1 6 38 4 7 6 6 16 84

C: Caracterización, D: Documento General, F: Formato, G: Guía, L: Lineamiento, M: Manual, N: Normograma, P: Procedimiento

Fuente: SIGEPRE / DOCUMENTOS

En el aplicativo SIGEPRE – módulo Documentos, se pueden consultar las caracterizaciones, lineamientos, guías, procedimientos, manuales y formatos asociados a todos los procesos de la Entidad con el registro del control de cambios. El establecimiento de nuevos documentos y actualizaciones, permite identificar la forma de operación de los servidores de la Entidad, así como entender la dinámica requerida para el logro de los objetivos y obtención efectiva de los servicios, al identificar los métodos, los puntos de control para realizar las tareas, la asignación de responsabilidades y la autoridad en la ejecución de las actividades. Posterior a cada actualización la Oficina de Planeación en cumplimiento a su Política de Operación, divulgó la aprobación de los documentos a través del correo del SIGEPRE para conocimiento y aplicación de todos los servidores.

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2.3.1.4 Gobierno Digital

Indicadores Gobierno Digital

Esta política se encuentra alineada al objetivo institucional 5 (Innovar los procesos estratégicos y de apoyo, a través de los recursos logísticos para fortalecer la gestión de la Entidad con calidad y seguridad de la información) y tiene asociados los siguientes indicadores:


Documento de diagnóstico de la Política de Gobierno Digital DAPRE

1 1 100%

Sello de Excelencia en Gobierno Digital 1 1 100%


Con relación al indicador “Sello de Excelencia en Gobierno Digital”, una vez se respondieron las observaciones del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se recibe confirmación del otorgamiento del sello de Excelencia Datos Abiertos Nivel 1 al conjunto de datos abiertos "Educación en el Riesgo de Minas - ERM". Resultados FURAG 2018

En el seguimiento a la Planeación Institucional del primer trimestre de 2019, el proceso de TICS presentó los resultados FURAG 2018 con respecto a la Política de Gobierno Digital (la cual alcanzó un puntaje de 87.5), y Seguridad Digital (la cual alcanzó un puntaje de 96.3), incluyendo los índices detallados “Empoderamiento de los ciudadanos mediante un Estado abierto”, “Trámites y servicios en línea o parcialmente en línea”, “Fortalecimiento de la Arquitectura Empresarial”, y “Seguridad de la información”, como se observa en la siguiente gráfica:

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Plan Estratégico de Tecnologías de la Información Se consolidó una nueva versión del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI), teniendo en cuenta las necesidades de la Entidad y la nueva política de Gobierno Digital, incluyendo la Directiva Presidencial 02 de 2019, que ordena la integración al Portal GOV.CO. El documento actualizado se puede consultar en el siguiente enlace: https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosSIGEPRE/D-TI-02-Plan-estrategico-tecnologias-informacion.pdf Sello de Excelencia Gobierno Digital

El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones otorgó el “Sello de Excelencia en Gobierno Digital”, Datos Abiertos Nivel 1 al conjunto de datos abiertos "Educación en el Riesgo de Minas - ERM". Estrategia TI Sectorial

Se llevaron a cabo reuniones de seguimiento con las Entidades del Sector Presidencia, con el objetivo de hacer seguimiento a la Política de Gobierno Digital y a la Directiva Presidencial 02 de 2019, incluyendo el diligenciamiento de la herramienta de autodiagnóstico de Gobierno Digital, y el diligenciamiento del plan de integración al portal GOV.CO. 2.3.1.5 Seguridad Digital

Esta política se encuentra alineada al objetivo institucional 5 (Innovar los procesos estratégicos y de apoyo, a través de los recursos logísticos para fortalecer la gestión de la Entidad con calidad y seguridad de la información) y tiene asociados los siguientes indicadores:


Mantenimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Privacidad de la Información

85% 85% 100%

Capacitaciones de Seguridad de la Información 100% 100% 100%

Reporte oportuno de incidentes, revisiones y eventos de seguridad de la información

100% 100% 100%

Campañas de sensibilización de seguridad de la información

100% 100% 100%

Incumplimiento de requisitos legales de seguridad de información

0 0 100%


https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosSIGEPRE/D-TI-02-Plan-estrategico-tecnologias-informacion.pdf

https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosSIGEPRE/D-TI-02-Plan-estrategico-tecnologias-informacion.pdf

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Mejoramiento del Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información

El Proceso de TICS reportó la realización de las siguientes acciones en el marco de la Política de Seguridad Digital:

- Se desarrollaron planes de mejoramiento encaminados a la mejora continua del Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información de la Presidencia de la República, y a su conformidad con la norma técnica ISO 27001:2013.

- Se definieron actividades para la mejora continua del Sistema de Gestión de Seguridad

de la Información en el plan de acción del Proceso de Tecnología de Información y Comunicaciones, correspondiente a la vigencia 2019.

2.3.2 Perspectiva de la ventanilla hacia afuera De acuerdo con lo establecido en el Plan Estratégico Cuatrienal del DAPRE 2019-2022, las 6 políticas de Gestión y Desempeño asociadas con la perspectiva de la ventanilla hacia fuera, se encuentran alineados con los siguientes objetivos institucionales:

Pacto PND Políticas de Gestión y Desempeño Objetivos Institucionales

Legalidad

2.Defensa Jurídica 4. Generar los mecanismos oportunos, adecuados y eficientes para el cumplimiento de las funciones del señor Presidente. 2019 - 2022

5. Participación ciudadana en la gestión pública


16. Gestión Presupuestal y eficiencia del gasto publico

6. Servicio al Ciudadano

7. Racionalización de Trámites

8.Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos

3. Fortalecer las políticas públicas encaminadas a la legalidad, la seguridad nacional y la transparencia. 2019 - 2022

Fuente: SIGEPRE – PAAPC 2019 En cumplimiento de las políticas de Defensa jurídica Participación ciudadana en la gestión pública, 6. Servicio al Ciudadano y 7. Racionalización de Trámites y Gestión Presupuestal y

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eficiencia del gasto público se relaciona a continuación el esquema Seguimiento a la ejecución del Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana 2019.

Fuente: SIGEPRE – PAAPC 2019

Como vemos el cumplimiento de las actividades de cada dependencia del PAAPC 2019 es del 100%, como también se puede observar el resultado de los indicadores de cada uno de los componentes del PAAPC. En relación al Plan de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2019, la Oficina de Control Interno efectuó seguimiento al tercer cuatrimestre de 2019 y se puede consultar en el link: https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/planeacion/anticorrupcion-atencion-participacion-ciudadana El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, elabora el Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana teniendo en cuenta las políticas de gestión y desempeño institucional relacionadas con Servicio al Ciudadano, Racionalización de Trámites, Participación Ciudadana, Transparencia y Acceso a la Información Pública y Lucha contra la Corrupción. Este plan se encuentra alineado con el Pacto de Legalidad del Plan Nacional de Desarrollo 2019-2022 “Pacto por Colombia-pacto por la Equidad”, teniendo en cuenta los lineamientos para la formulación de la vigencia 2019 de la entidad, donde todas las dependencias incluyeron dentro

38




de sus planes de acción, estrategias y actividades encaminadas a fortalecer la transparencia, la participación de la ciudadanía y de las partes interesadas del DAPRE. A continuación, se muestra la forma como las políticas de gestión y desempeño institucional se integran a los componentes de las estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.


2.4 Dimensión Evaluación de Resultados. De acuerdo con el Manual Operativo MIPG, esta dimensión se aborda desde la siguiente política:

1. Seguimiento y evaluación del desempeño institucional La Entidad ha establecido mecanismos de medición y seguimiento que le permiten conocer el logro de los objetivos y metas y dispone de indicadores que brindan la información pertinente para establecer el grado de avance y logro de los resultados esperados, así:

39




Metas de Gobierno PND 2018 - 2022:

Con corte a septiembre de 2019 se reportó el avance de los Indicadores Bases del Plan Nacional de Desarrollo, así:

Pacto Dependencia Indicador Periodici

dad Línea Base

Meta 2019

Avance septiembr

e

% Avance septiembr

e

Avance octubre

% Avance octubre

XII. Pacto por la equidad de oportunidades para grupos étnicos: indígenas, negros, afrocolombianos, raizales, palenqueros y Rrom

Consejería Presidencial para la Juventud - Colombia Joven

Asistencias técnicas a entidades territoriales realizadas

Anual 0 1 0 0% 0 0%

III. Pacto por la equidad: política social moderna centrada en la familia, eficiente, de calidad y conectada a mercados


Jóvenes beneficiados de la estrategia SACÚDETE

Anual 0 57.216 0 0% 0 0%



Nodos SACÚDETE creados

Anual 0 20 0 0% 4 20%

I. Pacto por la legalidad: seguridad efectiva y justicia transparente para que todos vivamos con libertad y en democracia

Consejería Presidencial para los Derechos Humanos y Asuntos Internacionales

Entidades territoriales asistidas técnicamente en la inclusión del componente de empresas y derechos humanos en los instrumentos de planeación territorial

Anual 12 *N.A. NA N.A. 5 N.A.



Mapas de riesgos de vulneraciones de Derechos Humanos publicados

Anual 2 2 4 200% 4 200%

I. Pacto por la legalidad: seguridad efectiva y justicia transparente para que todos vivamos


Medidas de reparación ordenadas por órganos internacionales de derechos humanos atendidas

Anual 5 5 0 0% 1 20%

40





dad Línea Base

Meta 2019

Avance septiembr

e

% Avance septiembr

e

Avance octubre

% Avance octubre

con libertad y en democracia



Municipios asistidos en la construcción e implementación de la política de prevención del reclutamiento, uso, utilización y violencia sexual contra Niñas, Niños y Adolescentes por Grupos Delictivos Organizados

Semestral

0 30 9 30% 28 93,33%



Municipios que implementan iniciativas comunitarias de fortalecimiento de entornos de protección de niños, niñas y adolescentes

Semestral

50 60 0 0% 0 0%



Observatorios activados en la Red Nacional de Observatorios de Derechos Humanos y DIH

Anual 5 3 3 100% 3 100%

XII. Pacto por la equidad de oportunidades para grupos étnicos: indígenas, negros, afrocolombianos, raizales, palenqueros y Rrom

Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer

Política Pública para la Equidad de la Mujer formulada

Anual 1 NA* NA 0% NA 0%

XI. Pacto por la Construcción de Paz: Cultura de la legalidad, convivencia, estabilización y víctimas

Consejería Presidencial para la Estabilización y Consolidación - Grupo PNIS

Área de cultivos ilícitos erradicados en el marco de los acuerdos de sustitución

Anual 33.00

0

43.000 LB:

33.000 + Año

2019: 10.000

40.271 Avance sin LB: 7.271

72,71% De 10.000

avanza 7.271

40.271 72,71%

41





dad Línea Base

Meta 2019

Avance septiembr

e

% Avance septiembr

e

Avance octubre

% Avance octubre



Porcentaje de familias con proceso de sustitución finalizado

Anual NA 7% 0,88% 12,6% 0,88% 12,6%


Oficina del Alto Comisionado para la Paz -Grupo de Acción Integral contra Minas Antipersonal

Intervenciones de Educación en el Riesgo de Minas en Zonas Afectadas

Anual 1.476

3.151 LB:

1.476 +

Año 2019: 1.675

1.694 Avance sin

LB: 218

13,01% De 1.675 avanza

218

1.698 Avance sin LB:

222

13,25% De

1.675 avanza

222



Intervenciones en asistencia técnica a las Entidades Territoriales para la implementación y seguimiento de la Acción Integral Contra Minas Antipersonal (AICMA)

Anual 120

180 LB: 120

+ Año

2019: 60

165 Avance sin

LB: 45

75% De 60

avanza 45

170 Avance sin LB:

50

83% De 60 avanza

50



Porcentaje de municipios libres de sospecha de Minas Antipersonal

Anual 65,41

% 72,54% 2,77% 3,82% 2,77% 3,82%



Porcentaje de familias con proceso de sustitución finalizado

Anual NA 7% 0,88% 12,6% 0,88% 12,6%



Intervenciones de Educación en el Riesgo de Minas en Zonas Afectadas

Anual 1.476

3.151 LB:

1.476 +

Año 2019: 1.675


218

13,01% De 1.675

avanza 218


222

13,25% De

1.675 avanza

222

42





dad Línea Base

Meta 2019

Avance septiembr

e

% Avance septiembr

e

Avance octubre

% Avance octubre



Intervenciones en asistencia técnica a las Entidades Territoriales para la implementación y seguimiento de la Acción Integral Contra Minas Antipersonal (AICMA)

Anual 120

180 LB: 120

+ Año

2019: 60

165 Avance

sin LB: 45

75% De 60

avanza 45

170 Avance sin LB:

50

83% De 60 avanza

50



Porcentaje de municipios libres de sospecha de Minas Antipersonal

Anual 65,41

% 72,54% 2,77% 3,82% 2,77% 3,82%


Proyectos de Inversión: Con corte al tercer trimestre 2019, se presentaron los resultados en el Seguimiento a la Planeación Institucional. Se puede consultar en el link: https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Planeacion-Institucional-2019-3.pdf

Mediciones y análisis de percepción La Entidad cumplió con las mediciones y análisis de la percepción y satisfacción ciudadana. La variable “Satisfacción del cliente externo DAPRE” tiene una calificación de 89.37 puntos con corte al 30 de mayo de 2019, sobre una meta de 87 puntos. La variable “Satisfacción de los usuarios frente a los trámites y otros procedimientos administrativos que presta el DAPRE” tiene una calificación de 92,09 puntos con corte al 30 de junio de 2019, sobre una meta de 85 puntos. La variable “Nivel de satisfacción del cliente frente a la respuesta a peticiones DAPRE” tiene una calificación de 89,4 puntos con corte al 31 de diciembre de 2019, sobre una meta de 80 puntos. Fuente: SIGEPRE - DAPRE

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Decisiones basadas en análisis De acuerdo con los diferentes escenarios institucionales de seguimiento y control establecidos en la Entidad, como Comités Sectoriales e Institucionales mencionados en el numeral 1 del presente Informe, se han tomado las decisiones basadas en el análisis de los resultados de los seguimientos y evaluaciones y se gestionaron los recursos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos. Ver: https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Planeacion-Institucional-2019-3.pdf

Seguimiento a la gestión de procesos Desde la Oficina de Control Interno, se llevó a cabo la evaluación del cumplimiento de los atributos de calidad, oportunidad y resultado en el desempeño institucional que corresponden al tercer trimestre 2019, cuyos resultados fueron presentados en el quinto Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno, como se puede consultar en los siguientes links: Presentación: https://dapre.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/CCSCI-Presentacion-2019-05.pdf Acta: https://dapre.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/CCSCI-Acta-2019-05.pdf

Rendición de Cuentas El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República desarrolla su gestión acorde con los principios de la democracia participativa y democratización de la gestión pública, razón por la cual ha realizado la Rendición de Cuentas a la ciudadanía, de acuerdo con lo establecido en la Constitución Política de Colombia, la Ley 489 de 1998, el CONPES 3654 de 2010 y la Ley 1712 de 2014 y el Manual Único de Rendición de Cuentas, como se evidencia en el link: https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/rendicion-de-cuentas/rendicion-cuentas , así mismo la Oficina de Control Interno, ha cumplido con la evaluación anual como se evidencia en el link https://dapre.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/Dapre-2019-informe-participacion-ciudadana-RC.pdf , que corresponde al informe más recientemente elaborado. En cuanto a la medición de este punto, está definido el indicador de control asociado al Plan Anticorrupción: Acciones de rendición de cuentas y participación ciudadana ejecutadas, con una frecuencia de medición anual. La medición más reciente está a corte del 31 de diciembre de 2019 con un resultado de 100% en el cumplimiento de las acciones. Fuente: Reporte Indicadores 2019 Plan Anticorrupción de Atención y Participación Ciudadana – SIGEPRE 31/12/2019

https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/rendicion-de-cuentas/rendicion-cuentas

https://dapre.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/Dapre-2019-informe-participacion-ciudadana-RC.pdf

https://dapre.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/Dapre-2019-informe-participacion-ciudadana-RC.pdf

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2.5 Dimensión Información y Comunicación

De acuerdo con el Manual Operativo MIPG, esta dimensión se entenderá desde las siguientes políticas:

1. Gestión Documental 2. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción

De acuerdo con lo establecido en el Plan Estratégico Institucional DAPRE 2019-2022, estas políticas se encuentran alineadas con los siguientes objetivos institucionales, así:


Legalidad

4. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción. Desarrollada en los numerales 2.2.3 y en la Dimensión 7 Control Interno – MECI – Información y Comunicación.

3. Fortalecer las políticas públicas encaminadas a la legalidad, la seguridad nacional y la transparencia. 2019 - 2022

10. Gestión Documental


Fuente: SIGEPRE - Seguimiento Plan Estratégico 2019-2022

2.5.1 Gestión Documental El Proceso de Gestión Documental informó que de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Decreto 1499 de 2017 frente a la dimensión Información y Comunicación, se presenta a continuación la información correspondiente a la aplicación de la política de Gestión Documental del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República:

Política de Gestión Documental “En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, nos comprometemos a aplicar los criterios legales, técnicos y de la organización para el desarrollo de la Gestión Documental a través de los procesos de planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación y valoración, garantizando la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información producida y recibida por la Entidad en sus diferentes medios y soportes, en el marco del Sistema Integrado de Gestión – SIGEPRE.”

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De acuerdo con lo anterior, la Entidad está comprometida en la aplicación de la legislación y normatividad vigente relacionada con la gestión de los documentos, para lo cual se ejecutan las actividades archivísticas con el enfoque de transversalidad hacia los demás procesos del DAPRE. El Proceso de Gestión Documental para éste periodo está desarrollando actividades para llevar a cabo la organización técnica de documentación del Archivo Central correspondientes a temáticas de Paz, de Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Conflicto Armado, como también digitalizar y microfilmar los documentos del Archivo Central DAPRE. También se están desarrollando actividades con el fin de fortalecer los Instrumentos Archivísticos tales como realizar acompañamiento técnico a las dependencias para la aplicación de la TRD en los Archivos de Gestión, actualizar y hacer seguimiento al PINAR, hacer seguimiento al Plan Anual de Transferencias Documentales y actualizar las TRD de acuerdo con la nueva estructura del DAPRE. En el Mapa de Procesos, en el Proceso de Gestión Documental se encuentran todos los documentos que regulan la dimensión de Información y Comunicación, como manuales, guías, lineamientos y procedimientos con el objetivo de garantizar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad y disponibilidad de los soportes documentales. La divulgación de los aspectos a aplicar, por parte de los usuarios internos, frente a la gestión de la documentación se realiza mediante manuales, lineamientos, guías, instructivos, procedimientos etc., construidos a partir de las normas expedidas por el Archivo General de la Nación y de conformidad con otras políticas internas, tales documentos se encuentran disponibles para la consulta de todos los funcionarios del DAPRE a través del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República. La gestión archivística en la entidad se identifica a través de los componentes establecidos para ésta dimensión de la siguiente manera:

1. Componente Estratégico 2. Componente Administración de Archivos 3. Componente Documental 4. Categoría: Tecnológico 5. Categoría: Cultural

2.5.1.1 Programa de Gestión Documental

Dando cumplimiento al artículo 21 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos para Colombia, Decreto 2609 de 2012 y el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014, mediante Acta 02 de

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2015, el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del 5 de marzo de 2015 dio la aprobación al Programa de Gestión Documental PGD del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. El Proceso de Gestión Documental viene desarrollando actividades con respecto a la actualización del Programa de Gestión Documental PGD de acuerdo con la metodología definida por parte del AGN, cuyas actividades ya iniciaron su desarrollo. Este documento fue actualizado el 13 de abril de 2018, y se encuentra en el SIGEPRE en versión 2 Para una nueva actualización del PGD, se requiere un diagnóstico integral y un documento que contenga la línea de tiempo, los cuales ya se encuentran elaborados. De igual forma, como uno de los requisitos para un ejercicio participativo, se ha conformado un grupo interdisciplinario, conformado entre otros, por funcionarios designados de la Oficina de Planeación, Oficina de Control Interno, Área de Tecnología y Sistemas de Información, Área de Talento Humano, Área Financiera, quienes bajo la orientación del Grupo de Gestión Documental identificarán los requerimientos del documento y establecerán las actividades necesarias para su implementación.

2.5.1.2 Manual de Gestión Documental Durante el período evaluado, no se presentaron ajustes al Manual de Gestión Documental manteniéndose en la versión 14 del 06 de noviembre de 2018.

2.5.1.3 Programa de Auditoría y Control documental

El Proceso de Gestión Documental realiza seguimiento y acompañamiento a los archivos de gestión, adicionalmente, en las auditorías internas existe el componente que verifica el cumplimiento del Manual de Gestión Documental; producto de esto se solicitan, elaboran y ejecutan los planes de mejoramiento requeridos. En desarrollo del Programa Anual de Auditoría Internas 2019, se llevó a cabo la Auditoría al Proceso de Gestión Documental, entre el 15 de noviembre y 06 de diciembre de 2019, en la cual se concluyó que el PGD se encuentra documentado de acuerdo con la normatividad vigente; se determinaron unos aspectos no conformes que requieren la formulación de planes de mejoramiento, así como recomendaciones, todo esto con el fin de asegurar la integridad, la confidencialidad y la integridad de la información en la entidad.

47




2.5.1.4 . Reporte de la actualización de las Tablas de Retención Documental de la Entidad

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República radicó ante el Archivo General de la Nación, la actualización de las Tablas de Retención Documental conforme la estructura orgánica de los Decretos 670 y 970 de 2017, al igual que con la Resolución 0970 de 2016. Mediante el oficio remisorio del DAPRE No. OFI19-00004557 y el radicado AGN No. 1-2019-00644, se enviaron además de las tablas, los soportes correspondientes a la metodología, informe de análisis e interpretación de la información recolectada, matrices de series y sub series, acta de aprobación del instrumento por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño y el acto administrativo de adopción de las TRD. Por otra parte, mediante el Decreto 1784 del 04 de octubre de 2019 se modificó la estructura orgánico-funcional del DAPRE, para lo cual se está llevando a cabo una nueva actualización de la Tabla de Retención Documental, así: Actividades en desarrollo:

# Actividad principal Actividades secundarias

1 Análisis de cambios en la estructura de la Entidad Decreto 1784 de 2019

Identificación inicial de los cambios en denominaciones, nuevas dependencias y dependencias que se supriman

identificación de unidades administrativas asignadas (jerarquía)

Análisis detallado de modificación en las funciones de las dependencias.

2 Análisis de cambios en grupos internos de trabajo

Identificación inicial de los cambios en denominaciones, nuevos grupos y los que se eliminan

Identificación de unidades administrativas asignadas (jerarquía)

Análisis detallado de modificación en las funciones de los grupos de trabajo.

3 Proyección del Cuadro de Clasificación Documental

Elaboración (actualización) Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por la Entidad, en el que se registren las secciones y subsecciones

4

Recopilación de actos administrativos adicionales que deleguen otras funciones a las dependencias

Validación de la vigencia de actos administrativos recopilados anteriormente

Identificación de otros actos administrativos no incluidos o generados recientemente.

5 Elaboración de proyecto de TRD

A partir de las funciones asignadas y de las anteriores versiones de TRD, proyectar el borrador de la tabla.

6 Reunión con los productores documentales para presentar proyecto de TRD

Se presenta al jefe de la dependencia o quien éste asigne, el borrador de la TRD, en la reunión se complementa la información sobre la producción documental y se acuerdan los ajustes del caso

7 Preparación y compilación de documentación adicional para la presentación

Metodología de actualización de las TRD, Matriz de series y sub series documentales, organigrama, codificación dependencias.

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Actividades pendientes por desarrollar:

# Actividad principal Actividades secundarias

8 Aprobación de la dependencia de la versión final de la TRD

El jefe de la dependencia firma el formato de TRD dando su aprobación a la información registrada

9 Presentar ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Se presentan las TRD definitivas y aceptadas por la dependencia, a consideración del Comité Institucional de Gestión y Desempeño

10 Elaborar acto administrativo de adopción de la TRD

Se gestiona el Acto administrativo con el cual el DAPRE adopta la actualización de la TRD

11 Presentar ante el Archivo General de la Nación

Se radica la actualización de la TRD, junto con la demás documentación, ante el Archivo General de la Nación para la evaluación técnica y convalidación.

Fuente: Informe reportado por el Proceso de Gestión Documental

2.5.1.5 Aplicación de la Ley 1712 de 2014 De acuerdo con la información presentada por el Proceso de Direccionamiento Estratégico en el seguimiento a la Planeación Institucional del segundo trimestre11 de la vigencia 2019, se obtuvo el 100% en el cumplimiento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, de acuerdo con la matriz de autodiagnóstico de la Procuraduría General de la Nación. Adicionalmente, también fueron reportados los siguientes ajustes:

- Calendario de Eventos: Dentro de la estrategia transversal del Sigepre las Áreas Misionales incluyeron la actividad “Reportar eventos, actividades y fechas relacionadas con los procesos clave en el calendario de eventos de la entidad”. En atención a esta actividad algunas dependencias han venido reportando las fechas clave de su gestión.

https://dapre.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/calendario

- Directorio de Funcionarios y Contratistas: Se ajustó el vínculo al SIGEP.

https://www.funcionpublica.gov.co/dafpIndexerBHV/?find=FindNext&query=DEPARTAMENTO&dptoSeleccionado=&entidadSeleccionado=0018&munSeleccionado=&tipoAltaSeleccionado=&bloquearFiltroDptoSeleccionado=&bloquearFiltroEntidadSeleccionado=&bloquearFiltroM

unSeleccionado=&bloquearFiltroTipoAltaSeleccionado

11 https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Planeacion-Institucional-2019-3.pdf

https://dapre.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/calendario

https://www.funcionpublica.gov.co/dafpIndexerBHV/?find=FindNext&query=DEPARTAMENTO&dptoSeleccionado=&entidadSeleccionado=0018&munSeleccionado=&tipoAltaSeleccionado=&bloquearFiltroDptoSeleccionado=&bloquearFiltroEntidadSeleccionado=&bloquearFiltroMunSeleccionado=&bloquearFiltroTipoAltaSeleccionado




49




- Información para Niñas, Niños y Adolescentes: La Página “Casa de Nariño para Niños”, se actualizó de acuerdo con la imagen institucional.

http://wsp.presidencia.gov.co/Portal/Especiales/Documents/especial_ninos/index.html

2.6 Gestión del Conocimiento De acuerdo con el Manual Operativo MIPG, esta dimensión se entenderá desde la siguiente política:

1. Gestión del Conocimiento y la Innovación Esta política se encuentra alineada al objetivo institucional 5. y tiene asociado el siguiente indicador con nivel de cumplimiento del 100% a la fecha, y este indicador es de periodicidad Anual:

Política de Gestión y Desempeño Objetivo Institucional

9. Gestión del conocimiento y la innovación 5. Innovar los procesos estratégicos y de apoyo, a través de los recursos logísticos para fortalecer la gestión de la Entidad con calidad y seguridad de la información

Fuente: Plan Estratégico Institucional 2019-2022 Y se encuentra conformado por el siguiente indicador:

Fuente: SIGEPRE / Indicadores

http://wsp.presidencia.gov.co/Portal/Especiales/Documents/especial_ninos/index.html

50




2.7 Dimensión Control Interno

De acuerdo con el Manual Operativo MIPG, esta dimensión se entenderá desde la política de Control Interno, que se desarrollará a través del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, el cual fue actualizado en el marco general de MIPG y fundamentado en 5 componentes. Esta política de Control Interno se encuentra alineada al objetivo institucional 5, de acuerdo con el Mapa Estratégico Institucional DAPRE 2019-2022, así:

Pactos Plan Nacional de Desarrollo

Políticas de Gestión y

Desempeño Objetivos Institucionales

Legalidad 13. Control Interno 5. Innovar los procesos estratégicos y de apoyo, a través de los recursos logísticos para fortalecer la gestión de la Entidad con calidad y seguridad de la información

Fuente: SIGEPRE El objetivo 5. se encuentra conformado por los siguientes indicadores que, a la fecha del presente informe, presentan un nivel consolidado de cumplimiento del 99.09%, como se detalla a continuación:


Proporción de Planes de mejoramiento aprobados por autocontrol

5 35.05 100%

Nivel de percepción del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República

4.40 4.20 95.45%

Cumplimiento del Programa de auditorías del DAPRE 100 100 100%

Nivel de desempeño de los auditores internos 99 98 100%

Informes presentados fuera de las fechas establecidas 0 0 100%

Fuente: SIGEPRE - Indicadores 2019 Control Interno 31/12/2019

Los indicadores formulados se encuentran alineados a los roles que enmarcan el funcionamiento de la Oficina de Control Interno de acuerdo con el Decreto 648 de 2017 así como, a los 5 componentes del Modelo Estándar de Control Interno establecidos en el Decreto 1499 de 2017.

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2.7.1 Ambiente de Control De acuerdo con el Manual Operativo MIPG este componente se encuentra relacionado con las siguientes Dimensiones, presentadas previamente en el numeral 2 del presente informe, así:

Dimensión MIPG presente Informe

Talento Humano 2.1

Direccionamiento Estratégico y Planeación 2.2

Gestión con Valores para Resultados 2.3

Lo anterior, se complementa con lo presentado en el numeral 1 ACTUALIZACIÓN DE LA INSTITUCIONALIDAD DE MIPG. Adicionalmente, y como se reportó en el período anterior, la Entidad tiene definido:

Los estándares de conducta y de integridad que direccionan el quehacer institucional, a través del Manual de Integridad y Buen Gobierno M-DE-03 versión No. 7 del 15 de agosto de 2018. Los niveles de autoridad y responsabilidad que facilitaron la consecución de los objetivos

institucionales, a través de la estructura establecida, en el Decreto 1784 de 2019 así como en el Organigrama de la Entidad, correspondientes a la versión No. 30, publicados en la página web https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/conozca-el-dapre/organigrama

Los objetivos de la Entidad 2019 - 2022, como se evidencia en el link:

https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/planeacion/planeacion-estrategica-institucional-2019-2022 de acuerdo a las funciones de cada proceso y dependencia y a su vez, con el Manual de Funciones del DAPRE.

2.7.2 Administración del Riesgo

Durante el período evaluado, se actualizó a la versión 15 de los L-DE-01 Lineamientos para la Administración del Riesgo de la Entidad. La política de administración de riesgos está determinada por las opciones de tratamiento: Evitar el Riesgo, Reducir el Riesgo, Compartir o transferir el Riesgo y Asumir un riesgo.

La Entidad tiene establecido un sistema de gestión que le permite gestionar y documentar los riesgos institucionales, denominado SIGEPRE. El cual consta de un módulo específico “Gestión del Riesgo” con el siguiente flujo para la administración de los mismos:



52




Estas acciones se encuentran evidenciadas en el Módulo Gestión del Riesgo del Aplicativo SIGEPRE al observar con corte a 11 de noviembre de 2019 que se encuentran identificados, analizados y valorados 85 riesgos institucionales, así:

TOTAL DE RIESGOS IDENTIFICADOS POR PROCESOS Proceso Total Riesgos

Entidad Riesgos de Corrupción

Riesgos del SGSI

Direccionamiento Estratégico 5 0 0

Evaluación Control y Mejoramiento 4 1 0

Atención al Usuario 6 0 0

Gestión de Asuntos Estratégicos 27 1 1

Gestión Jurídica 2 0 0

Gestión de Seguridad, Apoyo logístico Presidencial y

Comunicación y Prensa

7 0 0

Gestión Administrativa 5 0 0

Gestión Financiera 6 4 0

Adquisición de Bienes y Servicios 4 1 0

Gestión Documental 4 1 2

Talento Humano 4 3 0

Tecnología de Información y Comunicaciones 11 5 7

Total 85 16 10

Fuente: SIGEPRE – Riesgos 2019 a 11/11/2019

53




Gestión de Riesgos: En el seguimiento realizado al III Trimestre de 2019 los riesgos que se materializaron fueron los siguientes: • Proceso Atención al Usuario

Vencimiento de los términos legales en la atención (Respuesta, Información del Trámite y Notificación por Aviso) de peticiones, sugerencias, quejas, reclamos o denuncias: durante el Tercer Trimestre del año 2019, se presentaron respuestas fuera de los términos establecidos de PSQRS por parte 6 dependencias.

• Proceso Talento Humano Incumplimientos legales en la liquidación de las novedades laborales y prestacionales: falla en la aplicación del control "Revisión Técnica y normativa de la pre-nómina por parte del Grupo de Pagaduría“, teniendo en cuenta que el grupo de nómina realizó cambio por novedad de incapacidad y no se informó al Grupo de Pagaduría, ocasionando error en el pago.

Fuente: https://dapre.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/CCSCI-Presentacion-2019-05.pdf

2.7.3 Actividades de Control De acuerdo con el Manual Operativo MIPG este componente se encuentra relacionado con las siguientes Dimensiones, presentadas previamente en el presente documento, así:

Dimensión MIPG presente

documento

Talento Humano 2.1

Direccionamiento Estratégico y Planeación 2.2

Gestión con Valores para Resultados 2.3

Lo anterior, se complementa con la información presentada en el desarrollo del presente informe. Adicionalmente, durante lo corrido de 2019, la Entidad: Definió e Implementó controles preventivos y correctivos para mitigar los riesgos.

54




Se evaluaron los controles directamente en el aplicativo SIGEPRE – Módulo Gestión del Riesgo, en aspectos como: documentación, aplicación y efectividad para minimizar el riesgo.

Los controles tienen propósitos establecidos, en relación con la causa y efecto.

Los controles tienen definidos responsables, frecuencia y descripción de operación.

En el monitoreo y seguimiento, que se efectúa directamente en el aplicativo SIGEPRE – en el Módulo de Gestión del Riesgo, se observan evidencias de la aplicación de los controles.

Los procesos y dependencias han definido políticas y procedimientos, que se encuentran

en las respectivas caracterizaciones como en la documentación asociada a cada proceso, ver presente documento en numeral 2.3.1.3 literal c).

Para el seguimiento en 2019, cada dependencia contó con la estrategia transversal “Mantener el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República 2019” en los planes de acción, en la cual se incluyó la actividad “Administración de los riesgos de la dependencia”, como se puede evidenciar en el anexo 3 del Plan Anticorrupción, publicado en: https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/planeacion/anticorrupcion-atencion-participacion-ciudadana

En el Plan de Acción 2019 de las dependencias, las actividades relacionadas con este componente tienen el identificador R-PAAPC-2019, al final del nombre; y está establecido por el Proceso de Direccionamiento Estratégico, el reporte en forma trimestral.

La Oficina de Control Interno con el fin de fortalecer el Control Interno Institucional, elabora el seguimiento a la gestión de los procesos y dependencias en forma trimestral, que comprende el “Estado y Monitoreo de Riesgos” en términos de materialización, oportunidad y calidad.

Los resultados del seguimiento a la gestión de los procesos y dependencias, se presentan por la Oficina de Control Interno en los escenarios de control y seguimiento institucional, como el Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno.

Se llevó a cabo la Auditoría Interna al SIGEPRE 2019 liderada por la Oficina de Control

Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, la cual se llevó a cabo entre el 13 de mayo y 6 de junio de 2019. La Auditoria se realizó a 12 procesos que corresponde a 28 dependencias. En la revisión de eficacia de los Planes de Mejoramiento establecidos en el DAPRE se declararon 47 Planes Eficaces y se identificaron 6 Planes de Mejoramiento No eficaces.

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2.7.4 Información y Comunicación Durante la vigencia 2019, el Manual de Comunicación Interna y Externa M-SA-01 presentó actualización a la versión No. 04 del 17 de julio de 2019, el cual establece las directrices generales para el manejo efectivo de la comunicación interna y externa, asociado a todos los procesos que hacen parte del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (DAPRE), en el marco de las funciones, responsabilidades y la normatividad aplicable. 2.7.4.1 Información Comunicada a nivel Externo La Entidad tiene identificados los mecanismos de recolección de información externa, los cuales se encuentran caracterizados por el Proceso de Atención al Usuario del DAPRE, en:

1. Formulario web para la recepción de PSQR´s 2. Formulario web para la recepción de peticiones dirigidas al señor Presidente de la

República (Link Escríbale al Presidente). 3. Línea 01 8000 913666 4. Sistema para el registro y gestión de correspondencia ESCRIBE 5. Buzón PSQR 6. Atención presencial

Durante el período en mención, el proceso de Atención al Usuario presentó el informe trimestral 2019 pormenorizado del trámite de PSQR´s, publicado en el link: https://dapre.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/informes-pormenorizado-peticiones-sugerencias-quejas-reclamos El Grupo de Atención a la Ciudadanía informó que se mantiene el control de reportar las PSQR pendientes de las áreas críticas en los comités de seguimiento de la Subdirección General. Por otro lado, se observó que se encuentran publicados los registros públicos de peticiones recibidas en la Entidad de los meses de enero de 2019 a noviembre de 2019, como se puede consultar en el siguiente link: https://dapre.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/registro-publico-peticiones En cuanto a la Evaluación de Satisfacción del cliente frente a las respuestas de las PSQRD, en el link: https://dapre.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/evaluacion-satisfaccion-psqrd se encuentran publicados los resultados obtenidos por trimestre en la vigencia. Los resultados con corte al cuarto trimestre 2019, se ubicaron en el 100% de

https://dapre.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/informes-pormenorizado-peticiones-sugerencias-quejas-reclamos

https://dapre.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/informes-pormenorizado-peticiones-sugerencias-quejas-reclamos

https://dapre.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/registro-publico-peticiones

https://dapre.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/registro-publico-peticiones

https://dapre.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/evaluacion-satisfaccion-psqrd

https://dapre.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/evaluacion-satisfaccion-psqrd

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cumplimiento al obtener un nivel de satisfacción del cliente frente a las respuestas de las peticiones del 89.4% frente a la meta de 80%. Por último, la Oficina de Control Interno presentó el Informe de Auditoría de Evaluación al trámite y respuesta de las PSQR, correspondiente al primer semestre de 2019, como se puede consultar en el link: https://dapre.presidencia.gov.co/oci/informes-de-ley/psqrd y en el mes de diciembre 2019 se realizó la Auditoria No. 17 Evaluar el trámite de las PSQR, correspondiente al primer semestre de 2019.

2.7.4.2 Seguimiento a compromisos de la Ley 1712

Durante el período evaluado y de acuerdo con la información suministrada por la Oficina de Planeación y presentada en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño12 con corte al tercer trimestre 2019, el cumplimiento en la implementación de la Ley 1712 de 2014 es del 100%, ubicándose en nivel sobresaliente; las falencias identificadas en el último trimestre de 2018 relacionadas con el calendario de eventos, directorio de funcionarios y contratistas e información para niñas, niños y adolescentes fueron subsanadas. De acuerdo con lo anterior, dentro de la estrategia transversal del SIGEPRE las áreas misionales incluyeron en el Plan de Acción 2019 la actividad “Reportar eventos, actividades y fechas relacionadas con los procesos clave en el calendario de eventos de la entidad”, para lo cual algunas dependencias han venido reportando las fechas clave de su gestión. Otro aspecto es referente al Directorio de Funcionarios y Contratistas, para lo cual se ajustó el vínculo al SIGEP y con relación a la Información para Niñas, Niños y Adolescentes: la Página “Casa de Nariño para Niños”, se actualizó de acuerdo con la imagen institucional. Por último, la Oficina de Control Interno en el Plan de Acción 2019 desarrolló la actividad Efectuar seguimiento a la publicación de la Información en la Página Web de la presidencia; lo anterior se lleva a cabo utilizando una matriz de control la cual incluye todas las solicitudes realizadas al Área de Tecnologías y Sistemas de Información durante el primer semestre de 2019. 2.7.4.3 Información comunicada a nivel Interno En lo corrido de la vigencia 2019, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República mantuvo la comunicación a través de los medios dispuestos por la Entidad, como: 12 https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Planeacion-Institucional-2019-3.pdf

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Correo Outlook, correos informativos, Aplicativo SIGEPRE, Intranet, página web, boletines informativos, entre otros; a través de los cuales se informaron los temas de interés institucional a los servidores públicos del DAPRE. 2.7.4.4 Divulgación y consulta de la documentación del Sistema de Gestión

Las directrices para el control de documentos se establecieron en el Procedimiento Generación y Control de Documentos P-DE-05 y la Guía para la elaboración y control de documentos-G-DE-01: Los documentos vigentes son los publicados en el SIGEPRE, allí están disponibles para su

consulta y uso. La creación, modificación o eliminación de documentos se hace a través del SIGEPRE -

Módulo Documentos. Con el fin de dar cumplimiento a las políticas de Gestión Documental y de Fortalecimiento

organizacional y simplificación de Procesos, establecidas en el Decreto 1499 de 2017, no se entregan copias físicas de los documentos vigentes a los usuarios internos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia Sigepre.

Los Responsables de los Procesos durante el período evaluado, garantizaron que los documentos usados, correspondieron a las versiones vigentes, como se detalla en el presente documento en el numeral 2.3.1.3 literal c). Divulgación de Procedimientos. 2.7.4.5 Satisfacción de los usuarios frente a trámites y servicios del DAPRE Durante el período de análisis, la Satisfacción de los usuarios frente a los trámites y otros procedimientos administrativos que presta el DAPRE obtuvo un cumplimiento del 100%, según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación para el primer semestre 2019, esto se debió a que se superó la meta de 85% al obtener un 92.09% de usuarios que respondieron las encuestas, otorgando una calificación entre 4,0 y 5,0 a la atención de las solicitudes recibidas en el primer semestre del año 2019 y que comparado con el segundo semestre de 2018 (96,27%), disminuyó en 4.18 puntos porcentuales de clientes satisfechos de los trámites de Publicación de Hojas de Vida - Aspirantes, Campañas Publicitarias de las Entidades Públicas del Orden Nacional, Comisiones al Exterior y el procedimiento administrativo de Visitas Guiadas a la Casa de Nariño.

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2.7.4.6 Sistemas de Información y Comunicación Durante el período evaluado, el DAPRE continúo con el manejo de los sistemas que permitieron la administración eficiente de:

La correspondencia a través del ESCRIBE y consulta histórica en SIGOB. Los bienes a través de ALADINO: se realizó implementación de Aladino Terrenos y

Aladino Software. Liquidación de nómina y prestaciones sociales a través de KACTUS: Interoperabilidad

parcial de Kactus con Comisiones DAPRE. Presupuesto y Contabilidad de la Entidad en SIIF NACIÓN II El Sistema Integrado de Gestión a través del Aplicativo SIGEPRE Viáticos y Gastos de Viaje a través del SISTEMA GESTIÓN DE COMISIONES Calificación de la Información a través del aplicativo TAURUS. Entre otros.

2.7.5 Actividades de Monitoreo 2.7.5.1 Evaluación continua o Autoevaluación Teniendo en cuenta que la autoevaluación de gestión, lleva a cabo el monitoreo a la operación de la Entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos y, los planes de mejoramiento. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño13. A continuación, se describen los mecanismos implementados en el marco del proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento: 1. Comité Sectorial de Auditoría En cumplimiento del artículo 2.2.21.3.13 del Decreto 648 del 19 de abril de 2017, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República conformó mediante Resolución 0494 del 07 de julio de 2017 el Comité Sectorial de Auditoría, estableciendo las funciones y directrices emanadas en el Decreto en mención.

13 Manual Operativo MIPG 2018. Página 86.

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Más adelante, se suscribió la Resolución de Delegación No. 0093 de 2019 y la Resolución No. 0148 de 2019 con el fin de actualizar la reglamentación del Comité Sectorial de Auditoría. Durante el período evaluado, se llevó a cabo la sesión del Comité Sectorial de Auditoria el 15 de noviembre de 2019 Las actas suscritas se encuentran publicadas en el link: https://dapre.presidencia.gov.co/oci/sistema-de-control-interno/comite-sectorial-de-control-interno 2. Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno – CICSCI En cumplimiento del artículo 2.2.21.1.5 del Decreto 648 del 19 de abril de 2017, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República conformó mediante Resolución 0493 del 07 de julio de 2017 el Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno, estableciendo las funciones y directrices emanadas en el Decreto en mención. Más adelante, se suscribió la Resolución de Delegación No. 0093 de 2019 y la Resolución No. 0148 de 2019 con el fin de actualizar la reglamentación del Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno. Durante el periodo evaluado se llevó a cabo la siguiente sesión del Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno:

Sesión No. 05 el 02 de diciembre de 2019. Las respectivas presentaciones se encuentran publicadas en el link: https://dapre.presidencia.gov.co/oci/sistema-de-control-interno/presentaciones-ccsci 3. Subcomité de Control Interno Durante la vigencia 2019, se ejecutaron 71 subcomités de los 66 programados los cuales obedecen al Decreto 672 de 2017, obteniendo un 108% de cumplimiento; la Oficina de Control Interno participa como invitada con voz pero sin voto, cuyo fin es la asesoría y acompañamiento en el cumplimiento de la gestión de las dependencias y procesos de la Entidad, como lo establece la Resolución 0093 del 11 de febrero de 2019 la cual fue modificada por la Resolución 0148 del 25 de febrero de 2019.

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En el mismo sentido, la Oficina de Control Interno efectúa su rol de acompañamiento y evaluación en los comités directivos de seguimiento, los comités institucionales de gestión y desempeño, los comités sectoriales e institucionales de coordinación del sistema de Control Interno y las reuniones de seguimiento por dependencias y procesos. Estos mecanismos de autoevaluación permiten obtener una visión integral del comportamiento en conjunto de los indicadores de gestión de los procesos, planes de acción, de adquisiciones, proyectos de inversión, la obtención de sus metas y de los resultados previstos, así como la identificación de desviaciones sobre las cuales se toman los correctivos necesarios, que garanticen el cumplimiento de los objetivos. 4. Enfoque hacia la Prevención La Oficina de Control Interno estableció para la vigencia 2019 las siguientes actividades en la Estrategia Fortalecer la cultura de la legalidad y la transparencia basados en el autocontrol y la autoevaluación 2019:

De acuerdo con lo anterior se desarrollaron las siguientes actividades durante la vigencia 2019: Los subcomités que son una herramienta de Autocontrol que utilizan las dependencias y se encuentran reglamentados en la Resolución 093 del 11 de febrero de 2019; se llevó a cabo la semana del SIGEPRE con enfoque de Autocontrol del 29 de abril al 03 de mayo de 2019 en la

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cual se contó con la participación de 145 funcionarios, se realizaron asesorías en la formulación de planes de mejoramiento por autocontrol a las dependencias, y se desarrollaron Mesas de Red de Hablantes que tienen como objetivo lograr mejores prácticas en la gestión y articulación entre los procesos y/o dependencias. Por último, es importante resaltar que la Oficina de Control Interno participó en los Comités Asesores de Contratación, de Seguridad de la Información, de Conciliación, Sectoriales e Institucionales de Gestión y Desempeño, de Capacitación de la Entidad, entre otros, con voz pero sin voto, donde ha efectuado las respectivas recomendaciones. 5. Resultados del seguimiento trimestral a la gestión de los Procesos y Dependencias La Oficina de Control Interno, realiza seguimiento a las dependencias a través de la estrategia trasversal Mantener el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República 2019 y del indicador Porcentaje en la gestión de cada una de las dependencias que se desarrolla en forma trimestral, contribuye a generar alertas tempranas en los distintos escenarios de revisión y control institucional, presentando los resultados del seguimiento a la gestión en términos de oportunidad, calidad y resultado en los Comités Institucionales de Coordinación del Sistema de Control Interno. Los resultados al tercer trimestre de 2019 se pueden consultar en el link: https://dapre.presidencia.gov.co/oci/sistema-de-control-interno/presentaciones-ccsci 6. Calificación de servicios internos de la Oficina de Control Interno La Oficina de Control Interno a través de la plataforma de servicios compartidos, facilitó a los servidores públicos y contratistas del DAPRE el acceso para las solicitudes de asesoría y acompañamiento en el desarrollo de la gestión de los procesos y estableció el mecanismo de evaluación a ese servicio, mediante encuesta de percepción diligenciada por los usuarios internos. El servicio de asesoría y acompañamiento, se realiza en los temas de:

ASESORÍA ACOMPAÑAMIENTO

Planes de mejoramiento Gestión del Riesgo Relación entes externos Mesas de red de hablantes

Sub-comités de Control Interno Cierre de Procesos Contractuales Arqueos de Cajas Menores Otros: Se registra el tema y la descripción en observaciones

Los resultados obtenidos en la vigencia 2019 de la evaluación efectuada por los usuarios internos que recibieron los servicios de asesoría y acompañamiento, son los siguientes:

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Fuente: Oficina de Control Interno SIGEPRE– Indicador Calificación Servicios Internos OCI (31-12-2019)

Como conclusión de lo anterior, el 100% de los clientes están satisfechos con el servicio ofrecido en el III Trimestre, manteniendo la tendencia en criterio Satisfactorio. 2.7.5.2 Auditoría Interna Vigencia 2019

El Programa Anual de Auditorías Internas aprobado por el Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno el 28 de febrero de 201914, contiene un total de 46 auditorías internas, así:

a. Programa Anual de Auditorías Internas DAPRE 2019: 18 auditorías, clasificadas en 13 de cumplimiento y 5 de desempeño.

b. Programa Anual de Auditorías Internas al SIGEPRE 2019: 28 auditorías de desempeño

internas al SIGEPRE (Ciclo de calidad – MECI – MIPG – SG SST MA.

El cumplimiento del Programa Anual de Auditorías corresponde al 100% equivalente a la ejecución de 46 auditorías de las 46 aprobadas, así:

14 https://dapre.presidencia.gov.co/oci/sistema-de-control-interno/comite-coordinacion-sistema-control-interno

4,82

5 5

4,97

4,7

4,75

4,8

4,85

4,9

4,95

5

5,05

2019 TRM I 2019 TRM II 2019 TRM III 2019 TRM IV

63




Tipo de Auditoría Descripción Avance

De Cumplimiento

1 Administración al Riesgo ( 1 )

( 13 ) / 13

1 Control Interno Contable ( 1 ) 1 Legalidad del Software ( 1 ) 2 Jurídica / eKOGUI ( 2 ) 2 Atención al Usuario / PSQR ( 2 ) 1 Catálogo Clasificación Presupuestal ( 1 ) 1 Convergencia Norma Internacional NIIF ( 1 ) 1 Programa de Gestión Documental (1) 1 Auditoría Integral al Proceso de Gestión Administrativa

( 1 )

1 Seguridad y Salud en el Trabajo ( 1 ) 1 Seguridad de la Información ( 1 )

De Desempeño

1 Evaluación Eficacia Planes de Mejoramiento ( 1 )

( 33 ) / 33

1 Evaluación SIGEPRE 1 FONDOPAZ 1 Grupo de Comisiones y Viáticos del Área de Talento Humano 1 CP para la Estabilización y la Consolidación

(1) ( 1 ) ( 1 )

(1) 28 Auditorías Internas al SIGEPRE ( 28 )

2.7.5.3 Auditorías de cumplimiento presentación otros informes de Ley La Oficina de Control Interno realiza seguimiento permanente a la presentación de los 135 informes de Ley programados, previa validación y evaluación de la información requerida para su elaboración. Posteriormente, son comunicados en los términos señalados en los respectivos requisitos legales. El grado de cumplimiento en la vigencia 2019 es del 100% que corresponde a 135 Informes realizados de 135 programados, como se detalla a continuación:

INFORMES Avance

Informe de seguimiento y Verificación Acción de Repetición Art 3 Decreto 1167 de 2016.

1

Informe Ejecutivo Anual FURAG II MECI 1

Informe Cuenta Fiscal a la Contraloría General de la República. CGR SIRECI 1

Relación de Personal y Costos 1

Evaluación CI Contable CHIP 1

Informe de Legalidad del Software 1

Informe a la Cámara de Representantes 1

Auditoría de Desempeño Evaluación al SIGEPRE 1

Evaluación a la eficacia de los Planes de Mejoramiento SIGEPRE 1

Seguimiento a Ley de Cuotas Femeninas 1

Informe para el Congreso de la República 1

Informe Rendición de Cuentas, Participación Ciudadana 1

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INFORMES Avance

Informe Directiva 04 DE 2019 Regalias. 2

Informes Seguimiento a los planes de mejoramiento. CGR SIRECI 2

Certificación Informe a la Dirección de Defensa Judicial eKOGUI 2

Informes Derechos de Petición PSQR 2

Seguimiento-Estrategias-Plan-Anticorrupción 2

Informes Pormenorizado Ley 1474 de 2011 3

Informe de Control Interno Contable 3

Informes trimestral de Austeridad del Gasto 4

Informes de Celulares Resolución 1623 de julio de 2011 4

Actas Comité de Coordinación de Control Interno 4

Informes Resultados a los planes de mejoramiento. CGR 4

Informes a la Ejecución Presupuestal 4

Informes PM ARCHIVO 4

Seguimiento y verificación SIGEP Planta 4

Seguimiento y verificación Decreto 1068 Art 2.8.4.3.11 del 26/05/2015 DAPRE.

4

Seguimiento y verificación SIGEP Contratos y FP 4

Informes Gestión Contractual. CGR SIRECI 7

Informes mensuales Austeridad Decreto 1068 12

Arqueos Sorpresivos 12

Evaluación Anual de Gestión Dependencias Ley 909 40

RESULTADOS 135

Fuente: SIGEPRE Plan de Acción 2019 OCI- Estrategia 10 Es importante resaltar que la Oficina de Control Interno remite en forma mensual correos preventivos a los líderes de los procesos y dependencias, con la finalidad de

1. Recordar la presentación oportuna de los informes 2. Reportar los posibles nuevos informes, por cambios normativos o nuevas

disposiciones legales. Estas acciones coadyuvaron al cumplimiento de la meta. 2.7.5.4 Planes de mejoramiento Durante el período evaluado, la Oficina de Control Interno realizó seguimiento permanente a los Planes de Mejoramiento, efectuó reportes semanales remitidos vía correo electrónico a los responsables de los procesos para que se tomaran las acciones pertinentes. Así mismo, se presentó un reporte consolidado del estado de las mejoras al Comité Directivo quincenal, al Comité Institucional de Gestión y Desempeño como al Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno. Los reportes se realizaron con base en la información del Aplicativo SIGEPRE - Módulo de Mejoras. Cabe resaltar que en el aplicativo SIGEPRE - Módulo Mejoras, se controla la información relativa a los Planes de mejoramiento de los procesos de la Entidad y todas las mejoras relacionadas cumplieron con el flujo establecido y con las actividades dispuestas para su validación y

http://es.presidencia.gov.co/oci/sistema-de-control-interno/comite-coordinacion-sistema-control-interno

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aprobación, de acuerdo con el Procedimiento (P-EM-06) Formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento y la Guía (G-EM-01) Formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento. 2.7.5.4.1 Planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República activos. Auditoría Externa CGR 2018 En desarrollo del Plan General de Vigilancia y Control Fiscal PVCF 2018, la CGR desarrolló en el DAPRE las siguientes 3 auditorías: Auditoría de Cumplimiento. La CGR instaló la Auditoría de Cumplimiento para vigilar la

gestión fiscal a la ejecución del contrato de fiducia mercantil 124 de 2017 y los recursos del Fondo Colombia Sostenible, con sujeción a la normatividad aplicable. El 6 de agosto de 2018, la CGR presentó el informe final de auditoría, determinando 5 hallazgos. A los hallazgos del informe, el Fondo Colombia en Paz formuló un plan de mejoramiento con 5 acciones de mejora y 8 actividades ejecutadas y cumplidas a 31 de diciembre de 2018. Hallazgo No.1 Contrato 541 de 2018 (IP Y D). NCR-0735. Mediante la comunicación EXT19-00038087 Orden archivo IP SYNERSIS.pdf, la Contraloría General de la República informa “que

mediante Auto No. 026 de fecha 10 de abril de 2019, la Contraloría General de la República, por intermedio de la Dirección de Vigilancia Fiscal de la Contraloría Delegada para la Gestión Pública e Instituciones Financieras, dispuso el archivo de la indagación preliminar de la referencia, tramitada por hechos relacionados con la terminación del Contrato No. 541 de 2018, suscrito entre el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - Patrimonio Autónomo Fondo Colombia En Paz con la firma SYNERSIS S.A.S”.

Este Plan de Mejoramiento está Finalizado.

Hallazgo No.2 - Condiciones Análisis Preliminar de la Contratación (D). NCR-0736. Incumplimientos frente al manual de contratación. Este Plan de Mejoramiento está Finalizado. Hallazgo No.3 Documento de Disponibilidad Presupuestal –DDP. NCR-0737. El Documento de Disponibilidad Presupuestal fue expedido de forma posterior. Este Plan de Mejoramiento está Finalizado. Hallazgo No. 4 Garantías. NCR-0738. Contratos no cumplen con relación a las pólizas. Este Plan de Mejoramiento está Finalizado. Hallazgo No.5 Soportes contractuales. NCR-0739. No se está dando cumplimiento a "custodia y archivo del expediente contentivo del contrato, en todas las etapas”. Este Plan de Mejoramiento está Finalizado.

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Auditoria Externa CGR 2019 Auditoría de Desempeño a las actividades desarrolladas por la Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer, para evaluar la preparación de los sistemas de protección y cuidado del tema de género en Colombia, para implementar el Objetivo de Desarrollo Sostenible, No. 5. La cual se encuentra en desarrollo del Plan de Mejoramiento de un Hallazgo detectado. Hallazgo No. 01. CGR - 2019 HALLAZGO No. 1 PLANES DE DESARROLLO TERRITORIALES (PDT). NCR-0782. Está en etapa de Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento. La Contraloría General de la República el 21 de enero de 2019 instaló la Auditoría de Cumplimiento – Catastro Multipropósito al Departamento Administrativo de la Presidencia, en la que se determinaron dos hallazgos, así:

Hallazgo No. 01. H2 . Creación del Comité Catastro Registro - DAPRE (D). NCR-0808. En etapa de Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento. Hallazgo No. 02. H2 . H4 . Asistencia y Compromisos CONPES 3859 de 2016 - DAPRE. NCR-0809. En etapa de Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento.

De conformidad con el gráfico anterior, se observa la tendencia a la baja en la cantidad de los hallazgos obtenidos como resultado de la estrategia 0 hallazgos y a todas las actividades ejecutadas para el cumplimiento de la misma. Lo que permitió que, en el último ejercicio auditor de éste organismo de control, solo se hayan obtenido tres hallazgos para la vigencia 2019.

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Teniendo en cuenta que para realizar el informe de avance semestral a la Contraloría General de la República a través del aplicativo SIRECI, se deben consolidar en un solo archivo los planes vigentes, se adicionaron los planes de mejoramiento y a la fecha se presenta el siguiente avance:

Fuente: http://es.presidencia.gov.co/oci/sistema-de-control-interno/comite-coordinacion-sistema-control-interno 2.7.5.4.2 Planes de Mejoramiento Institucional La Oficina de Control Interno en lo corrido de la vigencia, ha efectuado monitoreo semanal a los planes de mejoramiento suscritos por los procesos y dependencias, a través de correos informativos que generaron alertas a los responsables de la ejecución a fin de dar cumplimiento al Procedimiento P-EM-06 Formulación, Ejecución y Seguimiento de Planes de Mejoramiento.

MEJORA FINALIZADA EN EJECUCIÓN

NCR 565 171

NCP 228 6

OM 384 67

Total 1.177 244

% 83% 17%

TOTAL 1.421 Fuente: Sigepre/ Planes de Mejoramiento

Desde el inicio del aplicativo SIGEPRE se han formulado 1.419 Planes de mejoramiento con corte a Noviembre 21 del 2019, de los cuales se encuentran Finalizados el 83% y en Ejecución el 17%.

http://es.presidencia.gov.co/oci/sistema-de-control-interno/comite-coordinacion-sistema-control-interno

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El paso actual de los Planes de Mejoramiento en Ejecución es el siguiente:

Formular el Plan de Mejoramiento 4

Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento 1

Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 131

Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 3

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 105

TOTAL 244

3. DIFICULTADES

Las normales que se presentan en el desarrollo de las funciones en cumplimiento de la misión institucional y los requerimientos normativos, las cuales se ajustaron al momento de ser detectadas, garantizando de esta forma la continuidad del servicio con eficiencia y eficacia.