ALLES GEHABELT. ALLES GEREGELT.

Informationsflussstatt PapierflutDas Dokumentenmanagement für den Mittelstand und Großunternehmen.

ALLES GEHABELT. ALLES GEREGELT.

HABEL ist das halbe Leben

Das HABEL Dokumentenmanagement

Fein säuberlich archiviert. und Fix wiedergeFunden.

ZeitFreiräumeZeit zu verschwenden für das Kopieren und Able-gen von Dokumenten, für die Verteilung im Un-ternehmen oder für das Suchen von Unterlagen – das ist nicht mehr zeitgemäß. Das HABEL Doku-mentenmanagement sorgt für eine sichere und automatisierte Ablage. Und genauso für einen sekundenschnellen Zugriff auf archivierte Doku-mente und deren parallele Weiterbearbeitung. Treffsicher, einfach und ortsunabhängig.

alles im geschäFts-FlussHABEL macht alle Anwender blitzschnell aus-kunftsbereit gegenüber Geschäftspartnern. Dank strukturierter und lückenloser Ablage werden sämtliche Informationen, Dokumente, Daten und E-Mails einheitlich verwaltet. Dabei werden auch Vorversionen chronologisch dargestellt. Ein

habel ist rentabelHABEL hilft bei der konsequenten innerbetriebli-chen Kostensenkung. Denn neben Einsparungen bei Papier, Druckern, Kopierern, Ordnern, Schrän-ken und Räumen überwacht das Dokumenten-management ständig die schnelle Dokumentbe-arbeitung. Durch die eingesparte Ablage- und Suchzeit erreichen HABEL-Kunden den ROI nach nur 6 Monaten.

weiterer Vorzug: HABEL als zentrales Überwa-chungsinstrument sichert den ununterbrochenen Informationsfluss. So können sich Ihre Mitarbei-ter intensiver ihren Kernaufgaben wie z. B. Kun-denbetreuung oder Einkaufsoptimierung widmen und Geschäftsprozesse erfolgreich vorantreiben.

maximum an sicherheitDas HABEL Dokumentenmanagement berück-sichtigt höchste Sicherheitsstandards. Das Re -sultat: revisionssichere Archivierung von Doku-menten, streng nach den gesetzlichen Anforde-rungen. Umfangreiche Kontroll- und Prüfsysteme. Durchgängige Nutzung dank einfacher Handha-bung. Bis ins kleinste Detail steuerbare Zugriffs-rechte, die unbefugte Zugriffe sicher abwehren. Und schnelle Reaktionszeiten durch lückenlosen Informationskreislauf ohne Dokumentenverlust.

ZugriFF von unterwegs Ihr Außendienstmitarbeiter benötigt unterwegs einen raschen und nachvollziehbaren Einblick in die vollständige Kundenakte? Die Mitarbeiter Ihrer Niederlassung müssen tagesaktuell über die Geschäftsereignisse in der Zentrale und al-len anderen Niederlassungen informiert sein? In sekundenschnelle stehen Ihnen die Dokumente über Ihr Smartphone, Tablet oder Notebook zur Verfügung – überall und jederzeit.

30% der Arbeitszeit werden täglich mit der Suche nach Dokumenten verschwendet. (Quelle: Fraunhofer Institut)

Das war gestern. Mit HABEL wan­dern Dokumente aller Art einfach und automatisch ins elektronische Archiv. Säuberlich gebündelt pro Geschäftsvorgang. Schnell, sicher und fehlerfrei.

archivierung. MÜHELOS.HABEL sichert, verwaltet und organisiert alle Informationen aus den ver-schiedensten Dokumenten eines Unternehmens wie Office-Dokumente, CAD-Daten, E-Mails etc. nach einem automatisierten und absolut revisi-onssicheren Verfahren. Sehr leistungsfähige Schnittstellen (COLD-Archivie-rung) gewährleisten eine sichere Archivierung der Dokumente aus ERP-, CRM- und Finanzbuchhaltungsprogrammen. Hochleistungsscanner erfas-sen in Sekundenschnelle eine Vielzahl von Papierbelegen und übergeben diese an das HABEL Dokumentenmanagement.

Übersicht. KOMFORTABEL.Bei Eingabe eines einzigen Suchkriteriums – etwa einer Auftragsnummer – präsentiert HABEL in Sekundenschnelle gleich den gesamten Vor-gang auf dem Bildschirm: Anfrage, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und alle weiteren Belege sowie sämt-liche Korrespondenz geben Aufschluss über den vollständigen Geschäftsvorgang. Wie das geht? Ganz einfach: HABEL legt bereits beim automa-tischen Archivieren alle Belege und Dokumente fein säuberlich beim entsprechenden Vorgang ab.

erweiterungen. VIELFäLTIG.Hier sind vielfältige Lösungen mit erprobtem Praxisnutzen verfügbar, wie beispielsweise das „Vertragsmanagement“ für die sichere Überwachung von Verträgen und das „Personalmanagement“ für die schnelle Einsicht in elektronische Personalakten. Ein „Geschäftsführerarchiv“ für sensible Daten ist ebenfalls möglich. Die „Beleginterpretation“ liest Textinhalte aus und er-möglicht eine automatische Dokumentenprüfung und -freigabe bis hin zur automatischen Eingangsrechnungsprüfung und -buchung. Auf Knopfdruck erstellt der „DOKUeditor“ aus archivierten Dokumenten individuelle Handbü-cher und Dokumentationen. Mit dem „CRM“ verwalten Sie Ihre Kunden- und Lieferantenkontakte. Unternehmen mit mehreren Standorten profitieren von der „Standortanbindung“, mit der in allen Niederlassungen standortübergrei-fend alle Informationen und Dokumente einheitlich abrufbar sind.

Die Stärken von HABEL: Akribische Sorgfalt und höchste Zuverlässigkeit. bearbeiten. EINFACH.

Auf den Dokumenten können problemlos Noti-zen, Textmarken, Stempel und sonstige Markie-rungen angebracht werden. Mehr noch: mithilfe der Versionierung kann auf ältere Versionen eines Dokumentes zugegriffen werden. So sind alle Än-derungen und die verschiedenen Arbeitsstände jederzeit nachvollziehbar. Die optional erhältliche Exportfunktion auf externe Medien sorgt für zu-sätzliche Unabhängigkeit und variablen Einsatz.

Die HABEL Lösungen für den schnellen Durchblick.

alles gehabelt. alles geregelt.

workFlow. LÜCKENLOS.Der „Workflow“ ermöglicht die automatische und elektronische Verteilung von Dokumenten im Unternehmen – schnell, einfach und stand-ortübergreifend. Damit wird ein durchgängiger Informationskreislauf mit wesentlich kürzeren Durchlaufzeiten gewährleistet. Mehr noch: Für jeden Mitarbeiter ist jederzeit nachvollziehbar, an welcher Stelle und in welchem Bearbeitungs-status sich die Dokumente befinden. Es entfallen Druck-, Kopier- und Versandkosten. Zudem kön-nen Termine leichter überwacht und Kompetenz-regeln besser eingehalten werden.

Die täglich steigende Fülle an Informationen auf Papier und digitalen Medien stellt Unternehmen vor ständig neue Herausforderungen. Um alle Mitarbeiter sekundenschnell auf aktuellem Wissensstand über Informatio-nen von Lieferanten und Kunden sowie Geschäftsprozesse zu halten, bietet HABEL intelligente Lösungen, die wesentliche Organisations-, Verteilungs- und Sicherheitsaufgaben im Betrieb übernehmen.

recherche. BLITZSCHNELL.HABEL überzeugt beim unkomplizierten Auffinden von archi-vierten Daten. Über komfortable Suchmasken ruft der Anwen-der treffsicher alle Dokumente eines Geschäftsvorganges ab und erhält eine transparente Übersicht auf einen Blick. Von überall und jederzeit. Damit sind Sie im Nu auskunftsbereit bei jeglichen Anfragen und entscheidungsbereit bei wichtigen ge-schäftlichen Verhandlungen. So bleibt auch Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig. Ein überzeugendes Plus: HABEL

mobile. Mit Smartphones, Tablets oder Notebooks jederzeit von unterwegs informiert sein.

HABEL Softwarelösungen sind perfekte Anpassungskünstler, denn sie fü-gen sich einfach in Ihre bestehende Systemumgebung ein. Unterschied-liche Lösungen lassen sich genau auf Ihre Anforderungen, Ihre Branche und Ihre Betriebsgröße zusammenstellen. Über 36.000 Anwender weltweit haben es bestätigt: Bis zu 70% der Aufwände für Suchen und Ablegen entfallen mit HABEL.

Gebündelt. Geordnet. Geregelt. HABEL hält die Fäden Ihres Unter­nehmens zusammen. An jedem Arbeitsplatz. Von überall. Intern und extern.

Einfache und anwender­ freundliche Handhabung.

Praxistauglich und bewährt.

die habel-vorZÜge in kÜrZe: §Startpaket fix und fertig vorkonfiguriert, kann individuell um Ihre Anforderungen erweitert werden§Branchenlösung inklusive, z. B. für Industrie, Handel, Logistik, Hotels u.v.m.§Viele nützliche Lösungen optional verfügbar, z. B. DOKUeditor, Vertragsmanagement §Automatische Erfassung von Dokumenten mittels Beleginterpretation§Schnittstellen zu fast allen ERP-, CRM-, HR- und FiBu-Systemen§Integriert in Office-Anwendungen und Mailsysteme§Nutzbar für alle gängigen Server-Varianten §Einfaches, schnelles Scannen von Papier§Standortübergreifend§Mehrsprachenfähig

ausZug unserertechnologiePartner

und archiviert: was habel dokumentiert

Während sich viele Firmen im Dickicht der täglichen Dokumentenver-waltung verirren und wertvolle Arbeitszeit verlieren, ebnet HABEL seinen Kunden den Weg zu einer strukturierten und erfolgreichen Arbeitsweise. So praxisbezogen unsere Softwarelösungen sind, so überschaubar ist auch die Einführung in Ihrem Betrieb. In kürzester Zeit kann jeder Mitarbeiter in allen Abteilungen das neue System nutzen.

In nur 5 Schritten begleiten wir Sie bei der Planung und Imple­mentierung Ihrer HABEL Lösung.

beratung. DER WEGWEISER. Wer Neuland betreten will, braucht einen weitsichtigen Partner. Damit Sie von Anfang an den richtigen Weg einschlagen, setzen wir uns zu-nächst intensiv mit Ihrer Unterneh-mensstruktur und den einzelnen Ar-beitsabläufen auseinander. Danach präsentieren wir Ihnen individuell ausgearbeitete Lösungsvorschläge an hand beispielhafter Abläufe aus Ihrer täglichen Betriebspraxis.

sYstem deFinieren. DIE MARSCHROUTE. Gemeinsam mit Ihnen erstellen wir das Pflichtenheft: Darin definieren wir Belegarten, Suchkriterien, Indexdaten, Schnittstellen und Standortanbindun-gen. Über 70 Schnittstellen stehen be-reits zur Verfügung. Parallel dazu halten wir die Dokumenteneingangs- und -ur-sprungsorte fest und übertragen diese auf HABEL. In dieser Phase analysieren wir auch Ihre Aufgabenstellung an den Workflow und gestalten den Projektab-lauf. Darüber hinaus besprechen wir Ihre individuellen Anforderungen und dokumentieren diese im Pflichtenheft.

schulung. DIE AUSRÜSTUNG.Damit alle Mitarbeiter das Tagesge-schäft in kurzer Zeit sicher und flie-ßend beherrschen, schulen wir Ihr gesamtes Team in einer intensiven Einweisung – entweder direkt bei Ihnen im Betrieb oder bei uns in der HABEL Akademie. Sobald die Anwen-der-Schulungen abgeschlossen sind, heißt es Echtstart. Nun wird das HABEL System in Betrieb genommen. Dabei sind unsere Anwenderbetreuer vor Ort, um alle Benutzer bei auftre-tenden Fragen zu unterstützen.

ProFit. DIE ZIELLINIE.Unter’m Strich zahlen sich HABEL Lö-sungen langfristig nicht nur in barer Münze durch erhebliche Kostenein-sparungen bei Verbrauchsmaterial und Geräten aus, sondern vor allem durch zwei wegweisende Vorzüge: Erstens Zeitgewinn – denn es geht nie mehr ein Dokument verloren und Ihre Mitarbeiter können nun endlich ihr volles Potenzial für die wichtigen Aufgaben von heute und morgen ausschöpfen. Zweitens Imagegewinn– denn jeder in Ihrem Betrieb ist nun in jeder Sekunde an jedem Ort top-informiert über Kunden- und Lie-ferantendaten, Projektverläufe, Ver -kaufszahlen, Buchungen.

installation. DAS ETAPPENZIEL.Nachdem wir gemeinsam mit Ihnen das Pflichtenheft erstellt haben, kon-figurieren wir Ihr HABEL System und koordinieren alle Testaufgaben in einer detaillierten Feinabstimmung mit Ihnen. Gerne realisieren wir Ihre individuellen Anforderungen. Parallel dazu sorgen wir für die erforderlichen Schnittstellen zu Ihren vorhandenen Software-Systemen. Unmittelbar da -nach erfolgt die Installation der Hard -ware und Software bei Ihnen vor Ort und die Einweisung des Systemver-antwortlichen in Ihrem Haus.

Der HABEL Weg.marschbereit FÜr Produktives arbeiten.

äGyPTEN deutschland MALAySIA SAUDI-ARABIEN äTHIOPIEN VENEZUELA schweiZ ALBANIEN KASACHSTAN ALGERIEN ANDORRA DOMINIKANISCHE REPUBLIK ANGOLA ARGENTINIEN Österreich ANTIGUA UND BARBUDA NORWEGEN ARMENI-EN MAROKKO ASERBAIDSCHAN AUSTRALIEN BAHAMAS MAZEDONIEN BAHRAIN BANGLADESCH BARBADOS LIBERIA GHANA ungarn BELGIEN SAMOA BHUTAN BOLIVIEN BOSNIEN UND HERZEGOWINA BOTSUANA BRASILIEN BRUNEI usa MONTENE-GRO BULGARIEN BURKINA FASO BURUNDICHILE COSTA RICA DOMINICA DSCHIBUTI ECUADOR EL SALVADOR ELFENBEINKÜS-TE ERITREA ESTLAND FIDSCHI GABUN GAMBIA GEORGIEN KROATIEN GRENADA VANUATU GRIECHENLAND niederlande GUATEMALA GUINEA GUINEA-BISSAU GUyANA HAITI HONDURAS INDIEN INDONESIEN IRAK IRLAND ISLAND ISRAEL JAMAIKA JAPAN JEMEN KAMERUN JORDANIEN sPanien KAMBODSCHA IRAN KAP VERDE KATAR KENIA italien ALGERIEN KIRGISTAN tschechien KIRIBATI TAIWAN KOMOREN KONGO REPUBLIK KONGO DEMOKRATISCHE REPUBLIK KUBA KUWAIT LAOS LESO-THO SLOWENIEN LIBANON BELIZE LIByEN SURINAME LIECHTENSTEIN NIUE LITAUEN Frankreich LUxEMBURG MADAGAS-KAR NEPAL Polen MALAWI MALEDIVEN MALI MALTA VATIKANSTADT MARSHALLINSELN MAURETANIEN dänemark MAU-RITIUS BENIN MIKRONESIEN MOLDAWIEN MONACO MONGOLEI MONTENEGRO BULGARIEN MOSAMBIK MyANMAR NAMIBIA SAN MARINO NAURU NICARAGUA NIGER tÜrkei NIGERIA äQUATORIALGUINEA OMAN PAKISTAN PALAU PALäSTINENSISCHE GEBIETE PANAMA PAPUA-NEUGUINEA PARAGUAy PERU PHILIPPINEN PORTUGAL RUANDA RUMäNIEN RUSSLAND SAHARA SALOMONEN NEUSEELAND SAMBIA SãO TOMé UND PRíNCIPE SCHWEDEN kanada SENEGAL SERBIEN SEyCHELLEN USBE-KISTAN china SIERRA LEONE SIMBABWE SINGAPUR VENEZUELA SLOWAKEI SOMALIA SRI LANKA ST. KITTS UND NEVIS ST. LUCIA AFGHANISTAN ST. VINCENT UND DIE GRENADINEN SUDAN SÜDAFRIKA SÜDKOREA LETTLAND SWASILAND SyRIEN TAD-SCHIKISTAN TANSANIA KOLUMBIEN THAILAND MExIKO TIMOR-LESTE FINNLAND TOGO IRAN TONGA RUANDA TRINIDAD UND TOBAGO TSCHAD TUNESIEN NORDKOREA TURKMENISTAN TURKS- UND CAICOSINSELN TUVALU UGANDA UKRAINE URUGUAy VEREINIGTE ARABISCHE EMIRATE großbritannien VIETNAM WEISSRUSSLAND ZENTRALAFRIKANISCHE REPUBLIK ZyPERN

HABEL sorgt weltweit für Ordnung.

mit weitblick und wissen.

Michael JoosGeschäftsführer

Fritz HabelGeschäftsführer

inhabergeFÜhrtes soFtware-hausAuf dem Gebiet des Dokumentenmanagements ist HABEL eines der führenden Soft-wareunternehmen mit über 1.500 nationalen und internationalen Kunden. Als hoch spezi-alisierter Projektpartner mit hoher Fachkompetenz und langjähriger Erfahrung entwickelnwir branchenspezifische Dokumentenmanagement-Systeme, die individuell an die Wün-sche unserer Kunden angepasst werden können.

Uneingeschränkte Praxistauglichkeit und einfache Anwendung – das sind Markenzeichen, die uns bei HABEL seit der Gründung im Jahr 1991 auszeichnen. Daher beherrschen alle HABEL Softwarepakete gleich mehrere Sprachen. HABEL Installationen rund um den Glo-bus managen umfangreiche Organisationsprozesse, speichern Unternehmenswissen und sorgen so für den entscheidenden Informationsvorsprung.

Dafür stehen wir bei HABEL.

ALLES GEHABELT. ALLES GEREGELT.

„Im Zuge des Umstiegs auf ein neues ERP-System haben wir uns für die Einführung eines neuen Dokumenten-Managementsystems entschieden. Zuvor nutzten wir ein von uns entwickeltes elektronisches Archiv, mit dem wir bereits über 880.000 Dokumente verwalteten, das aber die unternehmensweiten Anforderungen für die über 1.800 Mitarbeiter der MEIKO-Gruppe nicht mehr erfüllte. von den am markt angebotenen dms-Systemen überzeugte uns HABEL aufgrund viel-fältiger Vorzüge: Die intuitive und einfache Benutzer-oberfläche war jedem Mitarbeiter in Kürze verständlich. Die zentral archivierten Dokumente finden wir durch die Gruppierungsfunktion schnell wieder und erhalten einen direkten Überblick über den gesamten Vorgang.“

Walter Armbruster | Leiter EDV/Organisation

„Wir sind ein europaweit tätiges Dienstleistungsunter-nehmen im Bereich der Windenergie und erbringen Leis-tungen von der elektrischen Planung über Errichtung bis hin zu Service & Wartung der Anlagen. Die Situation vor HABEL war teilweise sehr chaotisch. Es fehlte an einheit-lichen Ablagen und so war es, insbesondere fachbereichs-übergreifend, sehr schwierig Projekte zu dokumentieren. Seit HABEL ist der Dokumentationsprozess deutlich trans-parenter geworden. Die Wartezeit des Kunden bei Rückfragen reduzierte sich von etwa einem halben Tag auf nur noch wenige Minuten. Gleiches gilt zwi-schenzeitlich auch für die Verwaltungsabteilungen. Mit HABEL haben wir eine verbindliche und verlässliche Do-kumentation in allen Projektabteilungen umgesetzt und gleichzeitig unsere Prozesse deutlich schlanker und trans-parenter gestaltet. Insgesamt profitieren alle Mitarbeiter von der quasi sofortigen Auffindbarkeit der Dokumente.“

Jens Gehler | Leiter EDV

„Vor der Einführung von HABEL war das tägliche Be-legvolumen der eingehenden Lieferantenrechnungen für die damals 50 Märkte der BabyOne-Gruppe mit der verwendeten Lösung nicht mehr zu bewältigen. Allein 5 Mitarbeiter waren mit der Bearbeitung dieser Belege voll ausgelastet. Es bestand also dringender Optimie-rungsbedarf. HABEL bot auf allen Ebenen die besten Voraussetzungen. Mit der elektronischen Archivie-rung und automatischen Belegerkennung bear-beiten wir heute rund 40.000 Belege pro Monat in den derzeit 88 babyone-märkten. Dabei bewäl-tigen wir das um mehr als 50 % gestiegene Belegvolu-men mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern. Durch diese Entlastung erreichen wir eine deutlich verbesser-te Dienstleistungsqualität. Außerdem konnten wir mit HABEL den Platzbedarf für das Papierarchiv um 60 % reduzieren.“

Thomas Quibeldey | Leitung IT Services

unsere reFerenZen – die erFolgsgeschichten unserer kunden.Wenn es um den Nachweis der Leistungsstärke des HABEL Dokumentenmanagements in der Praxis-anwendung geht, übergeben wir einfach das Wort an unsere Kunden, die sich die Vorteile unserer Lösungen tagtäglich zunutze machen und damit ablesbare Erfolge erzielen.

"Bei uns wird nicht archiviert, sondern geHABELt."

was habel kunden berichten.

„Früher gingen wir weite Wege zur Einsicht in ein Doku-ment, welches unter Umständen am falschen Ort oder noch nicht abgelegt war. Seit wir HABEL einsetzen hat sich die Transparenz unserer kaufmännischen Prozesse deutlich erhöht und der Zugriff auf Dokumente aller Art erfolgt in einem Bruchteil der Zeit. Anhand einer belie-bigen Belegnummer finden wir den gesamten Vorgang in Sekundenschnelle und können unseren Kunden sofort Auskunft geben. Binnen eines Jahres konnten wir das Stauraumvolumen um ca. 120 Laufmeter Ord-nerfläche verringern. Der gewonnene Raum wurde in eine Wohlfühl- und Begegnungszone für Kunden sowie Mitarbeiter umgebaut. Es ist ein gutes Gefühl alle Verträ-ge und Vereinbarungen sicher eingeHABELt zu wissen.“

René J. Eberhard | Verkaufskoordinator | Head SAP / CRM

deutschlandHABEL GmbH & Co. KGUntere Hauptstraße 1– 5D-78604 Rietheim-WeilheimFon +49 7461 9353–0Fax +49 7461 9353–99www.habel.de | info@habel.de

Niederlassung LeipzigMesse-Allee 2D-04356 LeipzigFon +49 341 678–27322Fax +49 341 678–28322www.habel.de | info@habel.de

schweiZHABEL Dokumentenmanagement GmbHRheinstrasse 36CH-8212 Neuhausen am RheinfallFon +41 52 674–8151Fax +41 52 674–8150www.habel.ch | info@habel.ch