implementación del sgc - uis.edu.co · procedimiento escrito. •evidencia: ... los requisitos de...
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1. Qué es una auditoria?
2. Para qué realizar auditorías?
3. Qué se verifica en la auditoría?
4. Qué resultados puedo esperar de una auditoria?
5. Tipos de auditorias
6. Desarrollo de la auditoría
7. Preguntas frecuentes
ONTENIDOC
07/10/2010 Versión 2
•Sistemático: No aleatorio, las auditorias usualmente son una actividad
planificada y programada
•Independiente: Los auditores deben ser independientes del área auditada
•Documentado: El proceso de auditoria ha sido publicado como un
procedimiento escrito.
•Evidencia: Evidencia objetiva
•Evaluarla objetivamente: Comparar la evidencia con los criterios de auditoria,
usando hechos antes que percepciones subjetivas, opiniones, sentimientos
•Criterios de auditoria: Los requisitos de la auditoria
•Se cumplen: Ocurren realmente
UDITORIAA“Proceso sistemático, independiente, documentado, para
obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de
determinar en que grado se cumplen los criterios de la
auditoria” ISO 19011
07/10/2010 Versión 2
EL PROCESO DE AUDITORIA
CRITERIOS
Lo Que se debe hacer
•Especificaciones /Normas
•Pliego de condiciones
•Reglamentos
•Manual de calidad
•Procedimientos
•Plan de calidad
REALIDAD DE
Lo Que se hace
PROCESOS
OBJETIVO
Cumplir sistemáticamente
requisitos de calidad
especificados
Lo que se quiere
lograr
Conveniente
Adecuado Eficaz
07/10/2010 Versión 2
•Detectar oportunidades para la mejora continua.
•Asegurar la implementación eficiente y eficaz de
los procesos.
• Identificar fortalezas y debilidades del Sistema de
Gestión.
ARA QUE REALIZAR AUDITORIAS? P
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•Evaluar el compromiso del talento humano de la
empresa.
•Ejecutar seguimiento de las acciones correctivas
y preventivas (eficacia).
•Conocer la capacidad del SGC para cumplir con
los requisitos de las normas NTC ISO 9001: 2008
y NTC GP 1000:2009, y otros requisitos legales y
reglamentarios.
ARA QUE REALIZAR AUDITORIAS? P
07/10/2010 Versión 2
•Adecuación de la documentación que describe la
operación de los procesos
•Disponibilidad de documentos y de registros.
• Indicadores de Control de procesos
•Aplicación de las Acciones correctivas y preventivas en
cada proceso
• Satisfacción de los remitentes y de las partes
interesadas
•Planes de mejora
UÉ SE VERIFICA EN UNA AUDITORIA? Q
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• Seguimiento del desempeño de los procesos y control
de no conformidades
•Asignación clara de responsabilidades y niveles de
autoridad.
•Compromiso y cultura de calidad por parte del
talento humano de la organización.
• Suficiencia de los recursos y ambiente de trabajo
•Despliegue de directrices y objetivos de calidad y de
proceso
UÉ SE VERIFICA EN UNA AUDITORIA? Q
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1. Conocimiento acerca de cómo funciona un proceso
• La forma en que el procedimiento actual dice que se ejecuta
• La forma en que la Dirección piensa que ejecuta
• La forma en que realmente se ejecuta
2. Una mejor comunicación entre proceso
3. Confirmación de que el SGC funciona eficazmente
4. Mejora de la eficiencia del proceso
UÉ RESULTADOS PUEDO ESPERA DE
UNA AUDITORÍA?
Q
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IPOS DE AUDITORIAT
Internas
De primera parte
Son realizadas por la propia organización o
en nombre de ésta para revisión por la
dirección y otros propósitos internos
Externas
De segunda parte
La realizan las partes que tienen interés en la
organización, por ejemplo clientes/
beneficiarios
De tercera parte
La realizan organismos externos e
independientes, por ejemplo los que
ofrecen registros de certificación de
conformidad con los requisitos de la norma
ISO 900107/10/2010 Versión 2
ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA
Programa de Auditorías
Revisión de la Documentación
Preparación de la auditoria de campo
Realización de las actividades de auditoria
Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoría
Finalización de la Auditoría
Realización de las actividades de seguimiento de la auditoría
Conformar Equipo Auditor
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REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
MANUAL DE CALIDAD
1. Verificar la adecuación del manual de
calidad.
2. Conocer la configuración del SGC.
3. Tomar elementos claves del SGC.
Adecuación: Suficiencia para satisfacer Requisitos y DEBES.
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• Procedimientos, guías,instructivos, etc.: Entender demanera más detallada cómoes el HACER del proceso.
• Reportes de auditoría, noconformidades, accionestomadas, etc.: En lasauditorías de seguimiento,muestra la evolución delproceso y su historia a travésde resultados.
REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
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PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA DE CAMPO
AuditorPreparación de documentos
de trabajo:
• Plan de auditoria
• Listas de verificación
Auditado
Preparación de documentos
a presentar:
• Manual de calidad
• Documentos de los procesos
• Registros
• Indicadores
• Acciones Correctivas
• Acciones Preventivas
• Productos no Conformes
• Indicadores
• Mejoras
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REUNIÓN DE APERTURA
RESPONSABLE
Auditor Líder
• Confirmar el Plan de Auditoría
• Describir las actividades de la
auditoría en sitio.
• Confirmar los Canales de
comunicación.
• Responder dudas e
inquietudes.
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Fuentes de Información
Recopilación mediante muestreo y verificación
Evaluación vs. Criterios – Generación de hallazgos
Revisión
Conclusiones de auditoría
REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE
AUDITORIA
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FUENTES DE INFORMACIÓN
MEDICIÓN
CONDICIONES
DE
OPERACIÓN
EQUIPO EN
FUNCIONAMIENTO
REGISTROS
CONDICIONES DE
ALMACENAMIENTOESTADÍSTICAS
(DATOS)
OBSERVACIÓN
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PROCESO DE ENTREVISTA
PREGUNTAR ANALIZAR
ESCUCHAR
REGISTRAR EVALUAR
OBSERVAR
ACTIVIDADES
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PROCESO DE ENTREVISTA
COMO
FUNCIONA EL
PROCESO DE
...?
COMO LO PLANIFICA?
COMO LO
IMPLEMENTA?
COMO LO MIDE?
COMO
RETROALIMENTA?
Describa el proceso de...?
Como ha establecido los
controles para...?
Muéstreme el acta de
divulgación?
Como evidencia la
ejecución del proceso
Permítame los registros
de...
07/10/2010 Versión 2
CRITERIOS DE AUDITORÍA VS.
EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA
• Aspectos Relevantes
• Fortalezas
• Aspectos a proyectar
• Oportunidades de mejora
• Debilidades
• Aspectos por mejorar
OBSERVACIÓN – NO CONFORMIDAD
Requisito Incumplido:
• Evidencia
• Impacto
GENERACIÓN DE LOS HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
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CORRECCIÓN, ACCIÓN CORRECTIVA Y
ACCIÓN PREVENTIVA
CORRECCIÓN ACCIÓN
CORRECTIVA
ACCIÓN
PREVENTIVA
MEJORA DE LA CALIDAD
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NO CONFORMIDADES: ORIENTADAS A…
• Hallazgos que evidencian fallas e impactos a losobjetivos de la auditoría y el objetivo definido.
• Hallazgos que incumplen requisitos del cliente, legaleso de la entidad que impactan en los resultados.
• Hallazgos repetidos durante la recolección de lainformación.
• El hallazgo que genera un alto impacto para laentidad.
• La documentación es diferente a lo que sucede en larealidad.
• El auditado no tiene conocimiento de las disposicionesdocumentadas aplicables.
• Contradicciones en políticas, procedimientos,formatos, guías, etc.07/10/2010 Versión 2
REALIZACIÓN DE LA REUNIÓN DE
CIERRE
Auditor Líder
•Procesos auditados, interacciones, niveles de la
organización.
•Hallazgos y conclusiones de la auditoría. Solicitud de
acción correctiva.
•Fechas tentativas para las Acciones Correctivas.
•Eventualmente, acuerdos sobre la precisión de las
No Conformidades.
07/10/2010 Versión 2
PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL
INFORME DE AUDITORÍA
Responsable:
Auditor Líder
•Objetivo, alcance y criterios
•Auditor líder, equipo auditor
•Agenda de la auditoría
•Descripción de las actividades realizadas enla auditoría
•Procesos auditados
•Responsables de los procesos y personalentrevistado
•Aspectos favorables
•Aspectos débiles
•Solicitud de acciones correctivas
•Conclusiones de la auditoría
07/10/2010 Versión 2
FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA
Auditor Líder
• Plan de Auditoría cumplido.
• Informe de auditoría aprobado.
• Disposición de documentos y registros
(Listas de verificación)
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REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE
SEGUIMIENTO DE UNA AUDITORÍA
Auditor Líder, Equipo Auditor, Auditado
• Verificar las respuestas a las solicitudes de acciones
correctivas
• Verificar la eficacia de las acciones implementadas
• En caso de tener acciones pendientes, reprogramar un
nuevo seguimiento
• Elaborar el programa de la auditoría de seguimiento, de
ser necesario
07/10/2010 Versión 2
.
Demostrar
seguridad
Confianza
Tranquilidad
Cortesía
Escuchar muy bien las preguntas
Contestar
claramente y sin
extenderse a
temas no
relacionados con
la pregunta
Respetar al Auditor
ACTITUD FRENTE A LA AUDITORIA
PLANEAR
¿ Como planeo mis actividades?, ¿En cuales procesos participo? ¿ Cuales son los
propósitos de esos procesos? ¿Quienes son mis clientes al interior de la
organización?, ¿Cual es la política de calidad de la empresa?, ¿Como contribuyo a
lograr la política de calidad de la empresa?, ¿Sobre cuales objetivos de calidad es
responsable mi cargo?, ¿Cual es la meta establecida para ese objetivo de calidad?,
¿En cuanto esta el nivel de cumplimiento de ese objetivo?, ¿Que estoy haciendo
para mejorar y poder cumplir con los objetivos de calidad sobre los cuales participo?,
HACER
¿Que registros directamente soy responsable de diligenciar?, ¿ En cuales
documentos estoy involucrado?
VERIFICAR
¿Que mecanismos tengo para hacer seguimiento o control de las actividades que
desarrollo?, ¿Sobre que indicadores del proceso soy responsable ?, ¿Que productos
no conformes se han generado en las actividades que desarrollo?
ACTUAR
¿Que mecanismos se tienen para mejorar continuamente en la organización?,
¿Que tratamiento se da a las acciones correctivas y preventivas que se generan?,
¿Que se hace cuando se genera un producto no conforme o una no conformidad?
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