implementacion de una oficina de gestion de proyectos en la empresa conéctese a la red global s

7/23/2019 Implementacion de Una Oficina de Gestion de Proyectos en La Empresa Conctese a La Red Global s

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FICINA DE GESTIN DE PROYECTOS EN LA EM

- Llanos Snchez, Eleanne.- Nuez Quispe, Roxana.- Yanccehuallpa Paulino, Rocio.


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INDICE:

1.OBJETIVOS2.JUSTIFICACION3.DISEO BASICO DE LA OFICINA

3.1 MODELO3.2 PRINCIPALES RESPONSABILIDADES DE

LA PMO3.3 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

3.4 PERSONAL4.RESULTADO DEL PROYECTO5.PLAZO6.COSTO.RIES!OS".CRITERIORES DE PRIORIZACION DEL

PORTAFOLIO


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IMPLEMENTACIN !E "NA #ICINA !E $ESTIN !E PRYECTS EN LAEMPRESA CN%CTESE A LA RE! $L&AL S.A.C

'. &(ETI)S

El objetivo general consiste en elaborar una propuesta para la

implementacin de una Oficina de Administracin de Proyectos en la

empresa Conctese a la Red Global SACPlantear la reali!acin de un diagnstico de la situacin actual de la

empresa en cuanto a Administracin de Proyectos" para determinar la

factibilidad de implementar una Oficina de Administracin de Proyectos

#efinir el tipo de Oficina de Administracin de Proyectos $ue sea m%s

adecuada a las necesidades de la empresa para valorar su implementacinProponer una estrategia de implementacin de una Oficina de

Administracin de Proyectos" planteando misin" visin y objetivos de la

oficina" as& como la estructura organi!acional" ubicacin dentro de la

empresa" actividades a corto mediano y largo pla!o y responsables' con el

fin de definir el plan de trabajo necesario para implementar la Oficina de

Administracin de Proyectos

*. ("STI#ICACIN

Al establecer una Oficina de Administracin de Proyectos su funcionalidad

se dar% como una opcin para administrar la amplitud de los proyectos en

ra!n de mejorar las %reas de conocimiento del mismo

(ambin se mejorar% la estimacin de los tiempos de cumplimiento de los

proyectos al incluir personal $ue planee los cronogramas" los contratiempos

y los problemas $ue se presenten cuando se realicen las

implementaciones

Se espera $ue al brindar una mejor visibilidad de los nuevos proyectos los

clientes se sientan satisfec)os y brinden nuevas oportunidades de negocio

a la empresa $ue generen m%s ingresos


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Se obtendr% el control real de los proyectos al tener un encargado $ue

administre las actividades y siga el rumbo inicial Se dar% una efectividad

mayor en las futuras implementaciones debido a la transferencia de

conocimiento reali!ada por los mismos involucrados" al ser distribuidos en

futuros trabajos $ue re$uieran de actividades similares

+. !ISE &ASIC !E LA #ICINA

+.'M!EL

To--e e con/-ol

Este modelo plantea una cuota diferente de responsabilidad a los

miembros de la oficina de proyectos En l se consideran

organi!aciones $ue cuentan fuera de la Oficina de Administracin de

Proyectos con gerentes de proyectos calificados $ue aplican sus propios

protocolos para la planificacin" presupuestos y seguimiento de sus

proyectos

En este enfo$ue se concede a estos gerentes de proyectos el suficiente

espacio para la *creatividad+ y mantiene al mismo tiempo" un adecuado

control desde la oficina de proyectos sobre la asignacin de recursos y

la coordinacin del *espacio areo+ de la organi!acin" esto mediante la

coordinacin por mediciones de control sobre al avance de las etapas

de los proyectos y la metodolog&a" seguimiento de riesgos" roles"

responsabilidades" comunicacin" lecciones aprendidas y )erramientas

+.*PRINCIPALES RESPNSA&ILI!A!ES !E LA PM

,otivar a todo el personal de la organi!acin para presentar y

proponer proyectos en sus respectivas %reas del trabajo

Evaluar y priori!ar las propuestas de proyectos aline%ndolas con

los objetivos estratgicos y el presupuesto establecido para la

inversin en proyectos

Gestionar recursos compartidos a travs de todos los proyectos

dirigidos por la P,O

#esarrollar y gestionar pol&ticas" procedimientos" plantillas y otra

documentacin compartir de los proyectos

Orientar" capacitar y vigilar el cumplimiento de los est%ndares"

pol&ticas" procedimientos y plantillas de la direccin de proyectos

mediante auditorias control y seguimientos de avances de los

proyectos as& como informes a la alta gerencia


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Coordina la comunicacin entre proyectos

Consolidar los informes finales de los proyectos

+.+MATRI0 !E RESPNSA&ILI!A!ES

A continuacin se muestran los roles" responsabilidades y competencias$ue se desarrollar%n dentro de cada proyecto $ue dirija la oficina

3.43.5


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+.1 PERSNAL

-os funcionarios a laborar en la oficina de proyectos no deber%n laborar en

el mismo a tiempo completo

#ebido a $ue los ejecutivos de la empresa no podr%n abandonar sus

funciones diarias" por ello las actividades del proyecto re$uieren reali!arsemediante sesiones de trabajo semanales de un grupo variable de

funcionarios" de los cuales el .nico permanente en todos los grupos es el

Administrador del Proyecto

En las sesiones" el Administrador del proyecto plantea al grupo asignado los

objetivos espec&ficos de las labores a reali!ar" se reali!a una discusin para

aportar conocimientos adicionales y otros elementos o aclaraciones del

objetivo y finalmente se reparten labores o tareas entre los diferentes

participantes" definiendo las correspondientes fec)as de entrega

-as siguientes sesiones permiten la presentacin de las labores asignadas

por cada uno de los responsables" el an%lisis y discusin de las mismas y

reasignaciones adicionales de responsabilidades )asta concretar los

objetivos propuestos

-os grupos de trabajo se conformar%n de acuerdo a los conocimientos

especiali!ados re$ueridos por cada una de las actividades y ser%


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responsabilidad del Administrador del proyecto la solicitud del personal

idneo conforme las competencias re$ueridas por cada actividad

1. RES"LTA! !EL PRYECT

/ueva estructura de la Organi!acin

Oficina P,O implantada con las responsabilidades Personal Contratado y Capacitado en el funcionamiento de la P,O

,anuales de procedimientos y procesos de la organi!acin detallado

Reporte e informes de progreso de los proyectos

0ndicadores de costo

0nforme de lecciones aprendidas


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2. PLA0


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3. CSTS

Descripcin CostosI#$%&'()*+,' & %) /*+') &$0&*( 15


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A'%++ !"##Inicio $ p%&ni'c&cin (e% pro$ecto )"##Di&*nstico (e %& sit+&cin &ct+&% ,.##Des&rro%%o (e% c&so (e% ne*ocio ,".##D+& 2"4

De'nir estr+ct+r& or*&ni/&cion&% ,0"##Des&rro%%&r e% p%&n (e c&p&cit&cin 0"##+#$%&'()*+,' "44Des&rro%%&r e% p%&n (e p+est& en 1&rc2& ,3)##Poner en 1&rc2& %& o'cin& (e pro$ectos -PMO 0##

4. RIES$S

R1 Resistencia al cambio de organi!acin de parte de la Alta gerencia

R2 Resistencia al cambio de parte de las gerencias funcionales y directoresde ProyectosR3 Retraso en ad$uisicin del personal clave de la P,OR4 5alta de compromiso en los miembros de la P,OR6 Planificacin optimista respecto a l&neas basesR7 ,ala estimacin de tiempos en la curva de aprendi!aje

IMPACTO

PROBABILIDAD

# , " 3 ..3 R R." R R3,

CO# R0ESGO ES(RA(EG0A ACC0O/ RESPO/SA8-E

R1 ,itigar Reuniones para

e9poner los

beneficios de

P,O a los

objetivos

estratgicos

#irector del

proyecto de

implementacin de

P,O

R2 ,itigar C)arla sobre los

beneficios de la

nueva distribucin

de

responsabilidades

con la

implementacin de

5uturo director de

la oficina P,O


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la P,O

R3 (ransferir Encargar la

seleccin del

personal a una

empresa

especiali!ada en

reclutamiento de

personal

#irector de

proyecto de

implementacin de

P,O

R4 ,itigar Conseguir

motivacin con

reuniones para

fomentar el

esp&ritu de e$uipo

5uturo #irector de

la oficina P,O

R6 ,itigar Planificacin

objetiva con

informacin

referencial de

proyecto

anteriores

#irector del

proyecto de

implementacin de

P,O

R7 Aceptar Accin correctiva:

Colaboracin

entre los

miembros para

mejorar

aprendi!aje

5uturo director de

la oficina de P,O

5. CRITERIS !E PRIRI0ACIN !E PRTA#LI

PROYECTO CAPE4 5AN TIR DURACION

PRIORIDAD

6USTIFICACION

TELECOMUNICACIONES GDT

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,.7 . , A1p%i&cin(e %&(e1&n(& $rent&8i%i(&(

ESTACIN EBC ).#MM

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,#7 3 " Cre&cin (en+e9&sse(es:

NUE5A SUCURSAL 33.MM

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0 . D&(o e%creci1iento(e% sector:


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