iinformativo_ oc 1er scl aiesec trujillo (feb2014)
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OC - SCL TRUJILLO
¡Sé parte de la organización Primer Congreso Local de
AIESEC Trujillo!
¿Qué es el SCL?
El Seminario de Capacitación Local es el evento de culminación del ciclo de inducción a newbies y que busca la integración de todo el comité
(Oldies+Newbies).
Como AIESEC Trujillo, este será el primer SCL que realizaremos por ello esperamos contar con el apoyo de cada uno, desde el área que se decida, a hacer del primer SCL, uno MEMORABLE para todo AIESEC Trujillo. Esperamos contar con toda su disposición a apoyar y a la vez aprender en la organización de este evento. AIESECAmente, ~EB Roots ~
Objetivos del SCL
Introducir a nuestros newbies al ambiente
AIESECo.
Lograr que todos los miembros se conozcan más
y aprendan a trabajar en equipo.
Comprender el rol que AIESEC realiza en el
desarrollo de individuos y las oportunidades
específicas que nos brinda.
Forjar la identidad de equipo y reforzar el WHY de
cada miembro.
Integrarnos como un solo AIESEC Trujillo y
comprometidos a cumplir nuestras promesas.
AGENDA
DATOS IMPORTANTES
Asistencia
• Todo el LC. Será 1 día y medio. Lo chévere de los SCL es que es un día en todo el LC se integra, en nuestro caso será acampando la noche del sábado
Lugares
• Sábado por la mañana: Casa de Claudita
• Sábado por la tarde y domingo: Restaurant Turístico “Laredo Grande”
Inversión
• El día Lunes debe estar definido la inversión de cada miembro. (Alimentación y movilidad-ya tenemos contacto de van)
OC STRUCTURE
OCP Cecilia Zárate
MKT: Clau Vallejos
FINANZAS: Alejandra
Miembro de logística
LOGÍSTICA: ¿?
Miembro Miembro Miembro
ENTRETENIMIENTO Claudia Cáceres
Miembro
OC – SCL TRUJILLO
Funciones de cada área
OCP Rol
Responsable de la coordinación y realización del congreso de forma satisfactoria.
Responsabilidades
- Seguimiento al cumplimiento del timeline
- Asegurarse que todo el equipo trabaja de forma coordinada por el bien del SCL.
- Responsable de que todas las necesidades de los delegados sean cubiertas.
Reporta a:
LCP
MKT
ROL
Es la encargada de la planificación y ejecución de toda la estrategia de comunicaciones para la divulgación y promoción del evento. Por otra parte, a través de este trabajo, asegura la asistencia de un número razonable de delegados, apoyando al cumplimiento de los objetivos del evento.
RESPONSABILIDADES Responsable de asegurar que la comunicación se transmite a los delegados de la mejor manera.
Mantener activa la comunicación entre los participantes antes del evento.
Asegurarse de que el número de delegados no sólo atraídos, también inscritos.
Elaborar y publicar el booklet informativo y el survey de asistentes.
Recopilar el material gráfico necesario para posteriormente publicar un video y fotos .
REPORTA A:
OCP
FINANZAS ROL
Responsable de cumplir con el presupuesto, los procesos financieros y asegurar la sostenibilidad del evento.
RESPONSABILIDADES
- Crear y dar seguimiento al presupuesto del evento
- Gestionar los cobros, pagos y recepcionar las facturas de las compras
- Dar la correcta información (facturas, información financiera) al equipo encargado de las compras.
-Verificar que todo el dinero haya sido empleado según lo presupuestado y las facturas correctamente entregadas
REPORTA A:
OCP
LOGÍSTICA
ROL
Planificar, controlar y preparar todo el trabajo logístico necesario para ofrecer un excelente SCL en términos de organización. Luego, durante el evento, esta persona debe coordinar la ejecución de actividades logísticas.
RESPONSABILIDADES - Plan de control y preparar todo el trabajo logístico necesario para ofrecer una organización del evento. A) Materiales para el evento (equipo) B) Ambiente de las sesiones C) Alimentación (insumos para la parrilla)
- Coordinar con el local de la llegada de los delegados y de FACIs - Asegurar que tenemos todo el equipo y los materiales necesarios para las sesiones.
- Realizar el inventario de materiales días y reportar al OCP por ello.
- Tener planes de respaldo para todos los equipos, materiales y necesidades logísticas.
- Administrar los almuerzos y los breaks
- Responsable del transporte para todos los delegados - Realizar un Check list un día anterior al evento
REPORTA A:
OCP
ENTRETENIMIENTO
ROL
Velar por que el SCL sea muy dinámico, entretenido y que todos los delegados se diviertan y la pasen bien (aparte de las sesiones).
RESPONSABILIDADES
-Conocer los gustos de todos los asistentes (saber qué les divierte, qué actividades extras les gustaría realizar en los espacios libres) - Preparar juegos y dinámicas para los breaks y tiempos libres / o imprevistos (free time).
- Organizar todo lo referente a la fogata (logística y actividades a realizar: karaoke, guitarra, etc.)
REPORTA A:
OCP
ANTI OC
3 MIEMBROS También del OC
Velar por el orden y cumplimento de
reglas.
Crear los castigos y aplicarlo cuando algún
miembro incumplan las reglas del SCL
Levantar a los miembros de la forma más creativa posible
Hacer la cotorra ( caja de chismes del
congreso).
TIMELINE
Para alguna consulta: [email protected]
Para inscripción a las áreas: [email protected]
Agenda y Timeline del SCL Link:
¡TU COLABORACIÓN ES IMPORTANTE! Tienes hasta el día Viernes 10 PM para elegir desde qué área vas a
colaborar. Escribir un correo a Cecilia Zárate, indicando el área y por qué te interesa esa área.
Y el día sábado por la mañana será la reunión de coordinación.