Identifier et gérer vos achats

Catégories d’achatsCatégories d’achatsCatégories d’achatsCatégories d’achats

Les prestations intellectuelles :Les prestations intellectuelles :Les prestations intellectuelles :Les prestations intellectuelles : Les prestations de services :Les prestations de services :Les prestations de services :Les prestations de services :

Les matériels et équipements :Les matériels et équipements :Les matériels et équipements :Les matériels et équipements : Les consommables :Les consommables :Les consommables :Les consommables :

Mise à disposition de « matière grise »

pour la réalisation de prestations dont le résultat final n’est pas connu au moment

de la commande.

Ex : Etudes

Mise à la disposition de« moyens »

de la part d’un fournisseur pour la réalisation d’un service

Ex : SAV, Maintenance

Fourniture de « biens durables »

dont la nature, la valeur nécessite un amortissement même réduit au sens

comptable

Ex : Bâtiments, machines

Fourniture de« biens à cycle de vie court »

usage unique ou inférieur à 1 an.

Ex : Papeterie, EPI

ACHATS DE FONCTIONNEMENT

Management

Fonctionnement des bâtiments

Process de production

Marketing - CommunicationTransport - Logistique

Services Généraux

Investissements - T Neufs

R&D

Prestations Biens

Services Intellectuelles DurablesConsommables

Classification (clients internes)Classification (clients internes)Classification (clients internes)Classification (clients internes)

Exemple : achats hors production

�L’analyse du portefeuille permet de:

Repérer famille par famille, les achats à risques à partir de leurs contraintes

D’estimer le profit potentiel en fonction des actions à mener

De définir les profils des acheteurs en fonctions de la segmentation achats.

La segmentation achats

Organisation des achatsOrganisation des achatsOrganisation des achatsOrganisation des achats

FaibleFaibleFaibleFaible FortFortFortFort

FortFortFortFort

Accroissement de la performance achats Accroissement de la performance achats Accroissement de la performance achats Accroissement de la performance achats

Niveau de centralisation Niveau de centralisation Niveau de centralisation Niveau de centralisation

Achats centralisés Achats centralisés Achats centralisés Achats centralisés externalisésexternalisésexternalisésexternalisés Achats centralisés intégrésAchats centralisés intégrésAchats centralisés intégrésAchats centralisés intégrés

Achats localisésAchats localisésAchats localisésAchats localisés Achats coordonnésAchats coordonnésAchats coordonnésAchats coordonnés

Site leader Site leader Site leader Site leader

Site Site Site Site

Tiers Tiers Tiers Tiers Dir.Dir.Dir.Dir.Achats Achats Achats Achats

Globalisation et Globalisation et Globalisation et Globalisation et centralisation centralisation centralisation centralisation

Globalisation et Globalisation et Globalisation et Globalisation et décentralisation décentralisation décentralisation décentralisation Centrale d’achats Centrale d’achats Centrale d’achats Centrale d’achats

Organisation des achatsOrganisation des achatsOrganisation des achatsOrganisation des achats

Produits communs ( marché et fournisseurs )

CentraliséCoordonnéLocaliséExemples de critères

Degré d’intérêt : ++ Fort / + Moyen / Degré d’intérêt : ++ Fort / + Moyen / Degré d’intérêt : ++ Fort / + Moyen / Degré d’intérêt : ++ Fort / + Moyen / ---- Faible.Faible.Faible.Faible.

---- ----------------

----

------------

++++++++++++++++++++++++

++++++++++++++++

++++++++++++++++++++++++++++++++

++++++++

++++

++++++++

++++

++++

Importance des volumes achetés sur la famille

Nombre important de références communes

Nombre important de fournisseurs communs

Nombre important de prescripteurs

Prescription décentralisée

Besoin spécifique

Systèmes d’information hétérogènes

Finances

Gestion

Technique

Négociation

Com.

Divers

Prestations de services

Prestations Intellectuelles

Biens consommables

Biens durables

-

+

+Coopératifdynamique

++

++

+

++

+

Partenarial

-

+

-Agressif

dynamique

++Budgets très

serrésSystème D

Connaissances en Dt du travail

Sécurité/environ.SAV : Vices cachés

Connaissances en Dt social

Code du travailDt des transports

++

+

++

++Connaissances en

Dt du travailDt informatiques

Droit c. la publicité

Partenarial

Profils des acheteursProfils des acheteursProfils des acheteursProfils des acheteurs

Degré d’intérêt : ++ Fort / + Moyen / Degré d’intérêt : ++ Fort / + Moyen / Degré d’intérêt : ++ Fort / + Moyen / Degré d’intérêt : ++ Fort / + Moyen / ---- Faible.Faible.Faible.Faible.

� Le poids des fournisseurs dans le CAA (analyse par Pareto)

AB C

20 % 50 % 100 %

100 %

95 %

80 %

Nombre defournisseurs

C A A

Analyse CA fournisseurs Analyse CA fournisseurs Analyse CA fournisseurs Analyse CA fournisseurs

Indice d’engagement

Indice de risques

Classement des achats en fonction deleurs risques techniques et financiers.risques techniques et financiers.risques techniques et financiers.risques techniques et financiers.

ACHATS LOURDS

ACHATS SIMPLES

ACHATS STRATEGIQUES

ACHATS RISQUES

Marché fournisseurs Marché fournisseurs Marché fournisseurs Marché fournisseurs –––– Analyse des risquesAnalyse des risquesAnalyse des risquesAnalyse des risques

L ’objectif est de visualiser le portefeuille

achats en mettant en évidence la nature et la nature et la nature et la nature et

llll ’importance des difficultés à traiter.’importance des difficultés à traiter.’importance des difficultés à traiter.’importance des difficultés à traiter.

Compléxité

externe

Complexité commerciale

Schématise la complexité externe

et

Caractérise les différents types de marchés fournisseurs

MARCHESTECHNIQUES

MARCHESPLACIDES

MARCHESTURBULENTS

MARCHES COMMERCIAUX

Caractérisation des marchés fournisseursCaractérisation des marchés fournisseursCaractérisation des marchés fournisseursCaractérisation des marchés fournisseurs

ACHATS HORS PRODUCTION : ACHATS HORS PRODUCTION : ACHATS HORS PRODUCTION : ACHATS HORS PRODUCTION :

4 CLASSES4 CLASSES4 CLASSES4 CLASSES

� Réglementations nombreuses, hétérogènes et évolutives

� Contraintes fournisseurs très variées� Proximité entre fournisseurs et clients internes

� Innovations dans la gestion via les NTCI : e - business

� Coûts en hausse, notamment 35h & revalorisation sectorielle : gardiennage, transports

� Euro : risque de favoriser des hausses déguisées

� Résistance au changement

� Marché d ’externalisation en développement� Marché fournisseurs se structurant en

EUROPE

SWOT d’un marché fournisseurs SWOT d’un marché fournisseurs SWOT d’un marché fournisseurs SWOT d’un marché fournisseurs

�FAIBLESSES : �FORCES :

�RISQUES : �OPPORTUNITES :

Exemple

Les achats sont "l'affaire de tous"

Dépensesannée n

Dépensesannée n+1

"Acheter au meilleur prix"

Prix

"Mieux spécifier"

Prescription"Acheter moins"

Consommation

Acheteur

Répartitiondes rôles

PrescripteurUtilisateur

Prescripteur

Acheteur

Utilisateur

Prescripteur

Acheteur

Utilisateur

Leviers achats

�Massification des achats (multi-sites)

� Réduction du nombre de fournisseurs

� Consultations avec Cahier des charges fonctionnel

� Identification et Réduction de la « sur-qualité »

� Plan de réduction des coûts élaborés avec les fournisseurs

Stratégies d’achat

Pouvoir d’achat faible

Déterminer un «

Ré

Utiliser les obligations de résultat

Optimiser les coûts liés au cycle de vie

Pouvoir d’achat fort

Consolider les volumes achetés par les différents sites Regrouper plusieurs catégories différentes Optimiser le nombre de fournisseurs et le nombre de références

allouer les volumes entre fournisseurs

Homologuer des fournisseurs alternatifs

Comparer les prix des différents sites

Etablir et comparer les

structures de coûtscoût cible

Élargir géographiquement le panel fournisseurDévelopper de nouveaux fournisseurs

Tirer avantage des déséquilibres du marchéUtiliser un système d’agrément, de sélection et d’évaluation des fournisseurs

Mise en concurrence

Réorganisation des relations fournisseurs

Sourcing global

Concentration des volumes

Stratégie d’achat

Estimation d’un prix optimal

Amélioration commune du processus

Amélioration de la spécification des produits et

services

Acheter un système plutôt que plusieurs

Standardiser les besoins

Contracter avec obligation de progrès

Contracter avec obligation de résultat

Développer les contrats à moyen

terme avec les fournisseurs clés

Complexité faible Complexité forte

Pratiquer l’analyse de la valeur

Utiliser les produits de substitution

composants

Repenser les processus partagés par le

client et le fournisseur

Partager les gains de productivité

Intégrer la logistique

Aider le fournisseur à améliorer son

processus

»

� GERER UNE FAMILLE D’ACHAT INDUSTRIEL

1. SEGMENTATION DES ACHATS (Domaines, familles)

2. IDENTIFICATION DES PERIMETRES ACHAT

3. VOLUMETRIE ACHAT

4. STRATEGIES D’ACHAT

5. LES ACTEURS

6. LE PROJET ACHAT

Classification fonctionnelle (source CEGOS)

les achats de matières premièresles achats de composants de productionles achats de sous-traitanceles achats de frais généraux, consommablesles achats de prestations de services de maintenanceles achats de transportles achats d’ingénierie et des travaux neufsles achats informatiquesles achats high-tech et systèmeles achats de compensation, sous licence et intra-groupe

La segmentation achats

Périmètre achat

� Exemple :

Achats hors production

Prestations de maintenance (externalisation)

Investissements / travaux neufs

Fournitures industrielles

Energie (gaz, électricité)

Utilités (eau, traitement des déchets)

Catégories d’achat et volumétrie (sources SI ou compta)Type Domaine Famille CA

B00 Entretien Bâtiment Travaux du bâtiment BTP

B05 Entretien Bâtiment Nettoyage administratif

B10 Entretien Bâtiment Nettoyage indus/sanitation

B15 Entretien Bâtiment Gestion des déchets

B20 Entretien Bâtiment Entretien espaces verts

B25 Entretien Bâtiment Gardiennage

B30 Entretien Bâtiment Certification/Contrôle réglementaire

B35 Entretien Bâtiment Chauffage/Climatisation

F00 Energie & Fluides Gaz

F05 Energie & Fluides Electricité

F10 Energie & Fluides Eau

F15 Energie & Fluides Lubrifiant

F20 Energie & Fluides Carburant

P00 Production Equipement fabrication

P05 Production Equipement conditionnement

P10 Production Equipement autres

P15 Production Maintenance - Pièces de rechange

P20 Production Maintenance prestations

P25 Production Consommables

P30 Production Produits chimiques

P35 Production Rayonnage / stockage

P40 Production Manutention / Levage

P45 Production Hygiène & Sécurité - EPI

P50 Production Hyg & Séc - Vêtements travail

P55 Production Laboratoire

Identifier les acteurs

Direction des achats

W X ZY

Contrats de maintenance

Fonction Support HA

Fournitures industrielles et petits matériels

Maintenance Equipements de production

Sécurité § Environnement

Contrôles et inspections réglementaires

Manutention (usines, dépôts)

Investissements industriels

Privilégier des fournisseurs communs

Politique achat commune

Contrats cadre

Des problématiques communes

Sites industriels

Pourquoi mutualiser les achats

Acquérir une culture achat commune:

Une politique achats communecontribue à l’amélioration des performances financières et àl’atteinte des objectifs de l’entreprise

- C’est un levier primordial pour l’optimisation des délais et des coûtsglobaux (budgets)

- Il faut favoriser les économies d’échelle par la mise en commun de volumes d’achats(organisation multi-sites)

Pour cela, il faut :

- Structurer le processus achat

- Travailler avec un panel limité de fournisseurscompétents et responsables, capables d’accompagner le client dans le développement de ses activités

- Mettre en place des partenariats avec les fournisseurs performants en développant des contrats long termepour mutualiser les achats de même nature

Faire circuler et partager l’information entre les sites industriels• Cartographie achat, contrats existants, tarifs négociés localement

Définir les priorités :• sujets communs, fournisseurs communs, .• règle de gestion de la relation fournisseurs (achats, sites)

Appels d’offre• Domaines et familles validées avec les utilisateurs

Mise en place de contrats• Cadre juridique - Responsabilités

Suivi des actions :• Etablir des tableaux de bord communs• Suivi des gains réels vs appel d’offres

STRUCTURER ET ORGANISER

Le résultat du service se fait à partir d ’un constat :

« est-ce que le ou les critères du besoin définis au départ sont remplis »

D’ou la nécessité dD’ou la nécessité dD’ou la nécessité dD’ou la nécessité d ’une parfaite rédaction ’une parfaite rédaction ’une parfaite rédaction ’une parfaite rédaction du cahier des charges et du contratdu cahier des charges et du contratdu cahier des charges et du contratdu cahier des charges et du contrat

Prestations de services Prestations de services Prestations de services Prestations de services Nécessité de la mesure des résultatsNécessité de la mesure des résultatsNécessité de la mesure des résultatsNécessité de la mesure des résultats

Mesure de la performance des achatsMesure de la performance des achatsMesure de la performance des achatsMesure de la performance des achats

Actions à menerActions à menerActions à menerActions à menerAnalyseAnalyseAnalyseAnalyseDésignationDésignationDésignationDésignation� Nb de fournisseurs avec esquels un contrat est en cours / nb de fournisseurssans contrat

� Non maîtrise de la relation

fournisseur

� Faible maturité achats

� Monter en compétence des acheteurs

� Nb de commandes faisant référence à un contrat / nb total de commandes

� Non communication des achats en interne

� Faible pouvoir des achats/ clients internes

� Partenariats fournisseurs

� Communication achats

� Processus achats =>e.procurement

� Nb de commandes en urgence ( < 1semaine ) / nb total de commandes

� Pas d’anticipation ou de connaissance des besoins en amont par les achats

� Organisation d’un système de management des achats

� Processus achats

� Nb de factures ne faisant pas référence à une commande / nbtotal de commandes

� La fonction achats couvre peu les achats HP

� Tout le monde achète

� Manque de visibilité de la fonction sur les achats réels

� Programme de réduction des coûts

� Organisation de la fonction

� Maîtrise des achats généraux, segmentation, construction d’une politique achats

� Mise en œuvre de tableau de bord

Taux de contractualisation

Taux d’utilisation des contrats cadres

Taux de commandes urgentes

Taux de commandes hors SI

matérialité décroissante selon le type de servicesmatérialité décroissante selon le type de servicesmatérialité décroissante selon le type de servicesmatérialité décroissante selon le type de services

LOCATION DE VEHICULES

TRANSPORT

MAINTENANCE

ETUDES ET ASSISTANCE TECHNIQUE

Le service se caractérise uniquement par la mise à disposition d ’un bien matériel

Le service mixte l ’utilisation de biens matériels et de moyens humains

Le service est l ’utilisation ou la mise à disposition d ’un droit ou d ’une possibilité sur le plan économique.

Prestations de services Prestations de services Prestations de services Prestations de services –––– Caractéristiques particulièresCaractéristiques particulièresCaractéristiques particulièresCaractéristiques particulières

� En complément des clauses habituelles régissant les contrats commerciaux, des clauses spécifiques et indispensables sont à prévoir selon le type de service concerné :

Location : mise à disposition d ’un bien matériel Assurance des biens confiés

Transport : mise en œuvre de moyens matériels et humains

Pénalités sur non respect des délais assurance transport

Maintenance : mise en œuvre de moyens humains et outillages

Hygiène et sécuritédécret 92.158 /20.02.1992 du code du travail

Assistance technique : mise à disposition de moyens humains

Délit de marchandagecode du travail art.125.1/125.3

Prestations de services Prestations de services Prestations de services Prestations de services –––– Clauses de contrat spécifiquesClauses de contrat spécifiquesClauses de contrat spécifiquesClauses de contrat spécifiques

� Contrat de prestations de services, points particuliers à surveiller lors de la mise à disposition de moyens humains :

Article L 125-1 : « toute opération à but lucratif de fourniture de main d ’œuvre qui a pour effet de causer un préjudice au salarié qu ’elle concerne ou d ’éluder l ’application de la loi, de règlement ou de convention collective, ou marchandagemarchandagemarchandagemarchandage est interdite. »

Article L125 - 3 : « toute opération à but lucratif ayant pour objet exclusif le prêt de main d ’œuvre est interdite sous peine de sanctions prévues à l ’article L152 -2, dès lors qu ’elle n ’est pas effectuée dans le cadre des dispositions du livre I, titre II, chapitre IV du présent code relatif au travail temporairetravail temporairetravail temporairetravail temporaire. »

Prestations de services Prestations de services Prestations de services Prestations de services –––– LégislationLégislationLégislationLégislation

Pour être licite un achat de prestations doit cumuler sans exception les caractéristiques suivantes :

1/ tâches confiées parfaitement identifiées1/ tâches confiées parfaitement identifiées1/ tâches confiées parfaitement identifiées1/ tâches confiées parfaitement identifiées

2/ autonomie du prestataire2/ autonomie du prestataire2/ autonomie du prestataire2/ autonomie du prestataire

3/ fourniture par le prestataire des moyens3/ fourniture par le prestataire des moyens3/ fourniture par le prestataire des moyens3/ fourniture par le prestataire des moyens

4/ réunion d4/ réunion d4/ réunion d4/ réunion d ’ouverture de chantier’ouverture de chantier’ouverture de chantier’ouverture de chantier

5/ rémunération forfaitaire5/ rémunération forfaitaire5/ rémunération forfaitaire5/ rémunération forfaitaire

6/ spécifications techniques du prestataire6/ spécifications techniques du prestataire6/ spécifications techniques du prestataire6/ spécifications techniques du prestataire

7/ obligation de résultats du prestataire7/ obligation de résultats du prestataire7/ obligation de résultats du prestataire7/ obligation de résultats du prestataire

8/ risques à la charge du prestataire8/ risques à la charge du prestataire8/ risques à la charge du prestataire8/ risques à la charge du prestataire

� Il n'existe pas de Droit de l'externalisation.

� Le sort du personnel qui était attaché à l'activité externalisée est réglementé par le Code du travail et plus particulièrement par l' Article L122-12 :

" la cessation de l'entreprise, sauf cas de force majeure ne libère pas l'employeur de l'obligation de respecter le délai-congé et de verser, s'il y a lieu, l'indemnité prévue L122-9.

S'il survient une modification dans la situation juridique de l'employeur, notamment par succession, vente, fusion, transformation du font, mise en société, tous les les contrats de travail en cours au jour de la modification subsistent entre le nouvel employeur et le personnel de l'entreprise."

� En fonction de l'importance de l'opération d'externalisation envisagée il convient d'informer et de consulter le Comité d'Entreprise.Le projet doit faire l'objet d'une information précise et écrite au CE qui doit bénéficier d'un délai suffisant pour exprimer son avis ou faire des observations auxquelles le chef d'entreprise doit répondre.

Prestations de services Prestations de services Prestations de services Prestations de services –––– aspects sociaux (externalisation)aspects sociaux (externalisation)aspects sociaux (externalisation)aspects sociaux (externalisation)

� Si incorporation d ’une clause de révision des prix dans le contrat, 4 conseils pratiques :

� vérifier la pertinence des indices proposés et leurs poids dans la formule,� contrôler la date de parution de ces indices par rapport à la date de

résiliation du contrat : il faut que les indices soient connus avant la date de préavis de résiliation pour éviter d ’être mis devant le fait accompli et anticiper la rupture du contrat,

� faire un calcul historique sur les 3 années précédentes,� intégrer une partie fixe pour limiter l ’impact des hausses :

ex : Po = 50 / S = 103 / So = 100 / Psd = 105 / Psdo = 100

P = Po 0.65 (S / So) + 0.35 ( Psd /Psdo ) =>1.037 x 50 =51.85

P = Po 0.3 + 0.50 (S/So ) + 0.20 ( Psd /Psdo ) =>1.025 x 50 = 51.25, soit - 1.2 %

CONTRATS CONTRATS CONTRATS CONTRATS ---- Clause de révision des prixClause de révision des prixClause de révision des prixClause de révision des prix