idea als instrument der digitalen betriebs- und ... · idea wurde 1985 für den kanadischen...
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© 2010 Dr. Hübenthal & Partner * Wirtschaftsprüfungsgesellschaft * Steuerberatungsgesellschaft– Digitale Datenanalyse mit IDEA
IDEA als Instrument der digitalen Betriebs- und
Jahresabschlussprüfung
Dipl.-Kfm. Gero HübenthalWirtschaftsprüfer · Steuerberater
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VortragsgliederungVortragsgliederung
(1) IDEA – Die Prüfungssoftware der Finanzverwaltung
(2) Rechtliche Basis – Datenträgerüberlassung
(3) Ablauf der digitalen Prüfung mit IDEA§ Planung§ Prüfung (Datenimport und Datenanalyse)§ Auswertung
(4) Konsequenzen der Datenanalyse
(5) Vor- und Nachteile der digitalen Datenanalyse mit IDEA
(6) Weiterführende Informationen
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IDEA wurde 1985 für den kanadischen Rechnungshof entwickelt und ist in über 40 Ländern als Analyseprogramm für das Finanzamt, Wirtschaftsprüfer, Buchhalter, Investoren, Planungsstäbe und Unternehmen im Einsatz.
IDEA-Begriff: Interactive Data Extraction and Analysis Dialoggestützte Daten-Filtrierung undAnalyse
Einsatzgebiet: Software zum Import, zur Selektion und zur Analyse von großen Datenmengen
Die offizielle PrDie offizielle Prüüfungssoftware der Finanzverwaltungfungssoftware der Finanzverwaltung
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Rechtliche Basis Rechtliche Basis -- DatentrDatenträägergerüüberlassungberlassung
„Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden.“ (§ 147 Abs. 6 Satz 2 AO)
§ Überlassung der gespeicherten Unterlagen auf maschinell verwertbaren Datenträgern
§ Alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informa-tionen sind in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen
§ Rückgabe der Datenträger und Löschung der Daten nach Auswertung
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IDEA-Seminare an der BFA
IDEA-Seminare an der BFA
Schulung/ Einsatz von IDEA
Lfd. Betreuung der IDEA-Multiplikatoren
AktivitAktivitääten der Finanzverwaltungten der Finanzverwaltung
Ausdehnung ca. 60-80 %
Erwerb von ca. 14.000 Lizenzen
Schulung für IDEA-
Multiplikatoren
Erprobungsphase in den Dienststellen
Ende 2001 Frühjahr 2002 Mitte 2002 Mitte 2004 Ende 2009
Einführung Erprobung Erste Umsetzung Ausdehnung
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Ablauf einer PrAblauf einer Prüüfung mittels IDEAfung mittels IDEA
PrüfungPlanung
IDEA zur Erreichung
der Prüfungsziele
geeignet?
Für welche Prüfungsschritte
ist IDEA einzusetzen?
Welche Daten werden für die
Prüfung benötigt?
Datenaufbereitung und Datenanalyse
mit IDEA
Auswertung
Auswertung der Prüfungsergebnisse
- Lückenanalyse
- Dateien vergleichen
- Mehrfachbelegung
- Altersstruktur
- Feldstatistik
- Benford-Analyse
...
Konsequenz
Datenimport in IDEA
- Anforderungen- Formate- Schnittstellen
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Mitwirkungspflichten im Rahmen der PrMitwirkungspflichten im Rahmen der Prüüfung (Z3)fung (Z3)
ü Bereitstellung von Daten in maschinell auswertbarer Form (Bildformate sind grundsätzlich nicht ausreichend)
ü Bereitstellung von Informationen über Datenstruktur, Datensatz, Feldbeschreibung, interne und externe Verknüpfungen in maschinell auswertbarer Form
ü Datenüberlassung auch, soweit sich die Daten bei Dritten befinden
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Datenimport Datenimport –– Der Importassistent in IDEADer Importassistent in IDEA
Dateiformateü ASCII Dateien
ü dBASE
ü MS-Excel
ü MS-Access
ü SAP/ AIS
ü EBCDIC fixe Länge
ü Lotus 123
ü Druckdateien
ü Sonstige
Datenbankformate
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Feldstatistiken numerischFeldstatistiken numerisch
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Feldstatistiken DatumFeldstatistiken Datum
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LLüückenanalyseckenanalyse
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Ergebnis der LErgebnis der Lüückenanalyseckenanalyse
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MehrfachbelegungsanalyseMehrfachbelegungsanalyse
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AltersstrukturanalyseAltersstrukturanalyse
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AltersstrukturanalyseAltersstrukturanalyse
Wertberichtigt? Wertberichtigung nötig?
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DatenvergleichDatenvergleich
IDEA kann Daten und Informationen aus verschiedenen Auf-zeichnungen (unterschiedliche Dateien) verknüpfen und aussagefähige Relationen bilden.
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BenfordBenford--AnalyseAnalyse
Benford‘s Law: Die Frequenz der ersten Ziffer von Zahlen einer Grundgesamtheit nimmt mit zunehmender Höhe der Ziffer ab.
„Es gibt mehr Steinchen als Steine, mehr Steine als Berge, mehr Berge als Gebirge. Überhaupt gibt es mehr kleine Dinge als große. So verhält es sich auch mit Zahlen. Die Ziffer 1 kommt häufiger vor als die Ziffer 2, diese wiederum häufiger als die Ziffer 3, und so weiter.“
Mögliche Schlussfolgerung: Wer betrügt, denkt sich irgendwelche Zahlen aus, und für ausgedachte Zahlen gilt Benford`s Gesetz nicht.
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Ergebnis der Ergebnis der BenfordBenford--AnalyseAnalyse
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Weitere AnalysemethodenWeitere Analysemethoden
§ Der Zeitreihenvergleich greift zur Überprüfung auf Elemente des Unternehmens zurück, die in wechselseitiger Beziehung zu einander stehen und sich gegenseitig beeinflussen (z.B. Vergleich Umsatz- und Wareneinkaufsentwicklung)
§ Stichprobenauswahl- Zufällige Auswahl- Systematische Auswahl- Geschichtete Auswahl- Monetary Unit Sampling
§ Dateien sortieren/ summieren/ indizieren/ filtern
§ Berechnungen durchführen
§ Chi-Quadrat-Anpassungstest – Analyse, ob die jeweilige Grundgesamtheit einer bestimmten Verteilung folgt
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Konsequenzen der DatenanalyseKonsequenzen der Datenanalyse
Sanktionen- Bußgeld- Zwangsmittel (§§ 328 ff. AO)- Schätzung (§ 162 AO)
Resultat: Die digitalen Unterlagen entsprechen nicht den GoBS
Auflage: Herstellung der GoBS-Konformität für kommende Prüfungen
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Zusammenfassung: VorZusammenfassung: Vor-- und Nachteile des Analysetoolsund Nachteile des Analysetools
Vorteile§ Schnellere Prüfungsabwicklung§ Mehr Prüfungen bei geringerem Zeitaufwand§ Externe brauchen keine Detailkenntnisse der firmeneigenen Fibu
Programme§ Selbständigere Arbeit der Prüfer möglich§ Reduzierung interner Zuarbeiten für Prüfer§ Deutlich geringere Zugriffszeiten auf Informationen§ Eigene Aufbereitung des Anwenders möglich
Nachteile§ Ggf. höhere Kosten für Datenhaltung, Schulung und Personalein-
weisung§ Deutlich höheres Entdeckungsrisiko von Fehlern
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Ausblick: AIS TaxAudit Ausblick: AIS TaxAudit –– Die automatisierte PrDie automatisierte Prüüfungfung§ TaxAudit basiert auf IDEA und SmartX und nutzt unverändert
deren Möglichkeiten zur elektronischen Datenprüfung. (Erweiterungvon IDEA à speziell für die digitale Betriebsprüfung)
§ Von Seiten der Firma Audicon vordefinierte automatisierte Prüfungsmakros
§ Ein intuitiver Workflow führt vom Datenimport über die Feldzuordnung in die Auswahl der Prüffelder und zur Ausführung der Prüfungsmakros
§ Der Anwender erhält sofort einen Bericht, der unmittelbar eine weitere Analyse der Daten in IDEA ermöglicht
§ Zu allen Prüfungsschritten sind sowohl die Prüfungsziele als auch die gesetzlichen Grundlagen hinterlegt
§ AIS TaxAudit ermöglicht es auch einem weniger erfahrenen Anwender, sich leicht in die digitale Datenprüfung einzuarbeiten
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WeiterfWeiterfüührende Informationenhrende InformationenGDPdU-Portal (www.gdpdu-portal.com)
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WeiterfWeiterfüührende Informationenhrende InformationenForum elektronische Steuerprüfung(www.elektronische-steuerpruefung.de)
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WeiterfWeiterfüührende Informationenhrende InformationenIDEA (www.audicon.net)